Как нужно правильно заполнять книгу движения трудовых книжек. Журнал учета движения трудовых книжек
Журнал учета трудовых книжек - правила заполнения и ведения
Все трудовые книжки работников, вместе с вкладышами и бланками, в обязательном порядке хранятся у работодателя. Помимо хранения, требуется вести учет этих документов, для чего предназначен специальный журнал, или книга учета.
Необходимо ведение журнала учета трудовых книжек, как работодателями – организациями, так и работодателями – индивидуальными предпринимателями. Заполнение этого документа имеет определенные правила, исключающие произвольную форму.
Что такое журнал по учету трудовых книжек?
Трудовые книжки учитываются в журнале, который представлен в виде книги с множеством страниц. Он имеет 13 граф и утвержден Министерством труда России. Формат журнала – А4.
Эта книга имеет производственный выпуск, ее можно приобрести. Так же допускается изготовление этого документа в учреждении при условии соблюдения специальных требований.
Учет документов производится сотрудником кадровой службы. В него заносятся данные принятых книжек сотрудников, которых оформляют на рабочее место. Так же в него записываются сведения из впервые созданных книжек, и тех, которые выдаются работникам.
Вкладыш тоже регистрируется, если он присутствует в книжке. В ситуации, когда вкладыш был получен работником в другом учреждении, требуется внести лишь сведения, которые есть в его трудовой книжке. Данные из вкладыша записываются в следующую строку журнала.
Заполнение
Законодательство установило строгую форму ведения журнала. Перечислим по графам все сведения, которые фиксируются в нем:
- 1-я графа служит для простановки по порядку всех номеров книжек, которые сдали сотрудники;
- 2,3,4-я графа служат для того, чтоб записать в них дату принятия работника. Нужно учесть, что порой даты принятия сотрудника на работу и оформления его трудовой книжки могут быть различными;
- в 5-й графе записываются имя, фамилия и отчество сотрудника без сокращения;
- 6-я графа служит для записи серии и номера книжки. Когда работник в преклонном возрасте, его трудовая книжка может не иметь серию и номер. В этом случае работник службы кадров обозначает прочерком отсутствие нужных данных;
- в 7-й графе записывается специальность и профессия рабочего. Вместе с этим указывается категория, разряд и квалификация;
- 8-я графа нужна для записи наименования предприятия, куда поступил работник;
- 9-я графа служит для записи того, на каком основании принят рабочий и для записи номера приказа, соответствуя которому он начал выполнение своих обязанностей;
- 10-я графа – для подписи кадровика, которому передавалась трудовая книжка;
- в 11-ю графу заносят сведения о сумме, которую заплатил сотрудник за трудовую книжку (бланк), либо за вкладыш к ней. Эту графу заполняют в случае, когда книжка заводится вновь. В остальных случаях в ней просто ставится пометка в виде прочерка;
- в 12-й и 13-й графах будут занесены сведения при увольнении работника из организации. В 12-й графе запишут дату, когда сотруднику выдадут книжку, в 13-й графе работник должен поставить роспись, заверив получение книжки на руки.
При отсутствии работника в тот день, когда произошло увольнение, и передать трудовую книжку лично в руки нет возможности, необходимо уведомить его о том, что он обязан придти и получить ее, либо разрешить переслать книжку почтой. Так же поступают, когда рабочий на получение трудовой книжки ответил отказом.
В связи с этим, в 12-ю и 13-ю графу журнала пишут дату и номер уведомления, которое отправлено сотруднику, а так же дату отправления почтой (если сотрудник дал согласие).
В том случае, если на предприятии сотруднику оформляли вкладыш, увольняясь, ему необходимо поставить подпись не только за то, что он получил трудовую книжку, но и за получение вкладыша, так как он был зарегистрирован отдельно.
Опломбирование
Журнал необходимо опломбировать или опечатать сургучом, захватывая частично бумажный лист, кончики шнуровки и часть обложки. Когда книга пломбируется, пломбу ставят на кончики шнуровки, которые выступают.
Пломба для опломбирования – номерная, индикаторная. Она сделана в виде уникального индикаторного устройства с однократным применением. С помощью нее можно обнаружить незаконный доступ к журналу. Требуется фиксирование номера пломбы на титульном листе. Без наличия этой записи опломбирование журнала считается недействительным.
Как заверить журнал учета движения трудовых книжек? Об этом рассказывается в видеоролике.
Оформление
Журнал учета движения трудовых книжек образец заполнения скачать вы можете, если перейдете по ссылке.Ввиду того, что книга учета движения трудовых книжек используется в течение долгого периода, предпочтительнее, чтобы она была в твердой и плотной обложке. Страницы прошиваются с помощью ниток. Требуется обозначение нумерации страниц. Журнал необходимо прошнуровать, кончики шнуровки закрепить на обложке внутри. Для этого на них нужно приклеить небольшой бумажный листок.
На лицевую обложку книги учета приклеивается этикетка, на которой пишется название учреждения, название самого журнала (книги), и даты, когда он начат, и когда закончен. Так же на нее ставится роспись работника — кадровика. Подпись может ставиться и на оборотную сторону. Записи в книге учета производятся шариковыми, гелевыми или чернильными ручками. Цвет чернил – синий, фиолетовый, черный.
Недопустимо делать зачеркивания и исправления. Также запрещается прибегать к помощи корректирующей жидкости. При допущении кадровиком ошибки, он должен написать, что она недействительна. Можно предварительно сделать графу для примечаний перед началом ведения журнала, куда будут вноситься сведения о сделанных ошибках.
Книга, отвечающая за учет трудовых книжек, должна быть заверена подписью руководства учреждения. Необходимо поставить количество страниц и дату. Все эти данные записываются на бумажном листке, который приклеен на обложку внутри. Журнал ведут до тех пор, пока он полностью не будет заполнен. Достигнув последней страницы, в нем ставят число и передают на архивное хранение. Храниться в архиве он должен 75 лет.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас: +7 (495) 212-90-15 (Москва)+7 (812) 332-54-12 (Санкт-Петербург) Это быстро и бесплатно!
101million.com
Бланк журнала учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
В соответствии с нормами трудового законодательства, все сведения о назначении на работу, увольнении с нее, поощрениях за достижения заносятся в трудовую книжку.
На каждом предприятии ведется строгий учет трудовых книжек сотрудников. Ответственный работник или кадровая служба заполняют их и хранят в отдельном помещении.
Кроме того, после поступления они регистрируются в журнале учета.
Содержание статьи
Что это такое?
Прошитая и пронумерованная тетрадь, скрепленная в соответствии с установленными правилами печатью и подписью руководителя, называется журналом учета трудовых книжек и вкладышей к ним.
На ее страницах напечатаны утвержденные бланки, представляющие собой таблицу из 13-ти пунктов.
Каждый пункт заполняется ответственным работником в строго определенном порядке, разборчиво и аккуратно. Книгу ведут не один год, а продолжают регистрацию в течение нескольких лет, пока не будут заполнены все страницы. Только после этого ее заканчивают и передают в архив на длительное хранение.
На основании каких нормативных документов действует?
Правила ведения, оформления, заполнения и хранения документа регулируются следующими нормами:
- Постановлением «О трудовых книжках» РФ № 225 от 16.04.2003;
- Постановлением министерства труда и социального развития «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» № 69 от 10.10.2003.
В третьем приложении постановления №69 дана форма журнала. Выглядит она следующим образом.
Ответственность за ведение
Вносить записи может только назначенный руководителем предприятия сотрудник. Он должен быть усидчивым, внимательным, обладать понятным разборчивым почерком. Кроме того, он должен внимательно ознакомиться с инструкциями заполнения журнала. В учреждении с небольшим штатом работников такая обязанность может вменяться бухгалтеру или секретарю приказом по учреждению. Вести кадровую документацию может и сам руководитель. В крупных предприятиях ведением занимается кадровик или кадровая служба.
Если работник, отвечающий за ведение кадровой документации:
- увольняется,
- уходит на длительный больничный,
- собирается в декретный отпуск,
- находится в длительном отсутствии на рабочем месте по другой уважительной причине,
то возникает необходимость произвести передачу всех дел другому работнику и зафиксировать передачу в акте.
В нем указывают количество переданных бланков работающих сотрудников предприятия, уволившихся и не забравших документы, а также чистые бланки. После проведения передачи, издается приказ о назначении нового ответственного лица.
Требования к оформлению и процесс опломбирования
Книгу установленного образца можно приобрести в готовом виде или изготовить в типографии на заказ. Если книга распечатывается на принтере организации, то ей необходимо заказать твердый переплет. Мягкая обложка не рекомендуется, ведь журнал может вестись не один год. Кроме того, после окончания, следует длительный срок хранения, во время которого бумага может обветшать.Также документ должен отвечать таким требованиям.
- Внешний вид. Размер должен соответствовать формату А4. На титульном листе располагают название организации.
- Форма. На каждой странице должен быть отпечатан бланк, состоящий из 13-ти пунктов. Внизу каждого листа проставляется порядковый номер до начала ведения. После журнал прошивают таким образом, чтобы свободные концы можно было завязать крепким узлом и закрепить бумажным листком внутри обложки при помощи клея.
Заверение. На приклеенном листке пишется количество листов цифрами и прописью, фамилия, имя, отчество руководителя, дата скрепления журнала. Заверение документа подписью ответственного лица или кадровой службой недопустимо.- Опломбирование. В соответствии с установленными правилами, необходимо опломбирование прошитого документа, допускается опечатывание сургучом. При этом пломба обязательно должна захватывать концы шнура, которым прошивали книгу. В случае нанесения сургучной печати, ее располагают таким образом, чтобы она захватывала концы шнура, часть листа с данными о количестве прошитых страниц и часть обложки.
Видеообзор требований и полезных советов к оформлению данного журнала приведен ниже:
Порядок заполнения
В журнале регистрируются все трудовые книжки сотрудников организации:
- тех, кого приняли с уже имеющимся документом;
- тех, кто пришел на первое место работы и получил новую трудовую;
- тех, кому выдали вкладыш к трудовой.
Если работник подает с трудовой вкладыш, который регистрировали в другом учреждении, то в журнал не вносятся данные о нем. Регистрируют только книжку.
Данные вносятся гелевой или шариковой ручкой синего, черного или фиолетового цвета последовательно с первой по тринадцатую графу.
1. Регистрационный номер, нарастающий из года в год.
2 – 4. Дата о приеме, о внесении записи в трудовую или во вкладыш. Идет речь о нескольких датах, которые могут не совпадать. Поэтому в целях целесообразности рекомендуют ставить дату поступления на работу.
Образец заполнения журнала учета трудовых книжек
5. В 5 графе записывают имя, отчество и фамилию работника полностью.
6. Серия и номер. При заполнении этой графы стоит учитывать особенности бланков разных лет. Если книжка старого образца не имеет номера, нужно поставить прочерк.
7. Должность. Ее указывают в соответствии со штатным расписанием. Если невозможно указать специальность или должность, пишут направление работы или обозначенные в трудовом договоре функции сотрудника.
8. Подразделение, отдел или сектор учреждения. Для крупных организаций удобно указывать не только мелкую часть подразделения, но и название структуры полностью.
9. Реквизиты документа о принятии на работу. При этом, название, номер и дату, а также тип документа указывают без сокращений.
10. Подпись. Проставляется личная подпись работника, принявшего трудовую и отдавшего ее.
11. Стоимость. Графа заполняется, если книжка заводится впервые и покупается предприятием.
12 -13. Дата и подпись. Графа заполняется при получении документа после увольнения работника.
Уволенный сотрудник обязан забрать свою книжку. Если он не делает этого сразу, то ответственное лицо обязано сообщить в письменном виде о необходимости явится. Работодатель может по согласию работника отослать документ по почте.
Последовательность и образец заполнения журнала учета трудовых книжек можно посмотреть на следующем видео:
Можно ли исправлять ошибки?
Допускать исправления или ошибки в регистрационных журналах нельзя. Но делая скидку на то, что вся информация вносится от руки и возможность заведения нового журнала после каждой ошибки исключена, неправильную информацию исправляют определенным образом.
Что надо делать?
- Строку с неверной записью аккуратно перечеркивают. Рядом пишут так: «Исправленному верить». Ставится подпись лица, сделавшего исправление и дата.
- Ниже пишется правильная информация.
Исправление ошибок указанным образом проводится в соответствии с общепринятыми нормами заполнения журналов.
Сколько хранится журнал?
Срок хранения составляет 75 лет после передачи в архив.
znaybiz.ru
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
У каждого работника на предприятии, принятого по основному месту работы, должна существовать трудовая книжка, которая считается бланком строгой отчетности. Поэтому независимо от того выдала ли организация ее самостоятельно, либо сотрудник передал во время устройства на работу, трудовая должна быть отражена в специальном регистре, который называется книга учета движения трудовых книжек.
Оглавление статьи
Порядок применения журнала
Учет трудовых книжек в компании возлагается на кадровую службу или иное ответственное должностное лицо.
При работе с ними необходимо пользоваться утвержденными Правилами хранения и ведения трудовых книжек, согласно нормам которых данные документы должны находиться в сейфах или других аналогичных местах с соответствующей защитой.
При приеме от работника трудовой книжки или ее выписке, инспектор по кадрам принимает ответственность за ее сохранность. В случае утери этого документа, компания и ее должностные лица могут быть наказаны мерами административного воздействия.
На фирму также могут быть наложены штрафы за отсутствие или неправильное ведение самой книги учета.
Журнал учета движения трудовых книжек помимо записей о приеме и выдаче трудовых, также должен содержать номера выписанных к ним вкладышей. Обязательное его ведение должно производится как в компании, так и у индивидуального предпринимателя, выступающего работодателем.
Форма этого регистра должна соответствовать ряду требований, установленных законодательством. Типографии печатают журнал учета трудовых книжек, утвержденный постановлением Минтруда №69 от 10.03.2003 г.
Он должен быть пронумерован, прошнурован, и скреплен подписью руководителя с указанием его должности и личных данных. Книга учета должна быть скреплена индикаторной пломбой, которая имеет уникальный номер. Он вносится в соответствующую графу, предусмотренную в конце журнала.
В хронологическом порядке в нее вносятся записи о каждой поступающей или выбывающей книжке (вкладыше).
В приеме расписывается ответственное за ведение учета этих документов лицо, а при увольнении, когда работнику производится возврат трудовой, сам сотрудник.
При поступлении на работу лиц, ранее нигде не занятых, организация им обязана завести данный документ, при этом стоимость бланка компенсируется работником. Эти суммы инспектор по кадрам также отражает в данном регистре.
Книга учета трудовых книжек рассчитана на значительный временной период, и если она заканчивается, то открывается новая. При этом предыдущий журнал находится в кадровой службе, пока на предприятии хранится хотя бы одна книжка, отмеченная в нем. После этого он передается в архив, где должен содержаться не менее 75 лет.
Как правильно заполнить журнал учета движения трудовых книжек
Сама книга является таблицей, имеющей 13 столбцов.
В первой графе отражается порядковый номер сделанной записи. В следующих столбцах проставляется число, месяц и год оформления на работу, заполнения трудовой или выдачи вкладыша к ней.
В графу 5 полностью заносятся фамилия, имя, отчество оформляющегося на работу сотрудника. В следующем столбце записывается серия, а также номер трудовой работника. Далее необходимо указать должность нового сотрудника.
В графу 8 заносится информация о месте работы с расшифровкой наименования структурного подразделения. Затем указываются номер и дата распоряжения о приеме на работу.
В столбце 10 ответственное за ведение учета и осуществление хранения трудовых должностное лицо ставит свою подпись в подтверждении приема этого документа.
Если работнику на предприятии выписывается новая трудовая книжка или вкладыш, и он компенсирует затраты компании на их приобретение, то в графе 11 проставляется соответствующая денежная сумма, выраженная в рублях.
Во время увольнения трудовая с записью передается работнику, при этом менеджер по кадрам заносит в нее дату выдачи, а увольняющийся человек подтверждает данный факт своей росписью в столбце 13.
Нюансы
При заполнении журнала учета трудовых могут быть допущены ошибки. Законодательство разрешает их исправлять. Если есть место, неправильная запись перечеркивается одной чертой, делается правильная и ставится надпись «Исправленному верить». Тем не менее желательно использовать порядок внесения исправления, предусмотренный для самих трудовых. То есть отдельной строкой делается отметка «Запись №… недействительна», а ниже записывается правильная информация. При этом первоначальная запись остается не зачеркнутой.
Бланк и образец книги учета
Скачать бланк книги учета движения трудовых книжек. 
Скачать образец заполнения книги учета движения трудовых книжек.
blankionline.ru
Книга учёта движения трудовых книжек: образец заполнения
После принятия работодателем решения о приеме на работу сотрудника на вакантную должность, между сторонами оформляется трудовой договор. Новый работник передаёт руководителю субъекта хозяйствования или его представителю из кадровой службы свою трудовую книжку. В неё вносится запись о принятии на работу. Обязательно указание должности и номера приказа о зачислении. Факт передачи документации фиксируется на специальном бланке трудовой книжки и в журнале учёта.
Ответственным за ведение книги обычно назначают кадрового работника
Для чего нужна книга учёта движения трудовых книжек
Ведение книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них регламентировано на законодательном уровне.
Процедура необходима для обеспечения проведения обязательной регистрации документов, целью которой является фиксирование факта их передачи на хранение. В журнале регистрируют все переданные книжки. В случае если работник был переведён на другую должность или в другое подразделение, необходимо отразить эту информацию в соответствующей документации. Одновременно с книгой учёта ведётся расходно-приходная книга, в которую вносятся записи о приобретённой за счёт компании документации.
Форма приходно-расходной книги по учёту бланков
Назначение ответственного лица за ведение документации
Сотрудник, ответственный за заполнение книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, назначается приказом руководителя. Обычно такие функции возлагаются на работника по кадрам, который занимается ведением и хранением документации строгой отчётности. Законодательные нормы не предъявляют особых требований к форме распорядительной документации. Однако в ней обязательно должна присутствовать информация, идентифицирующая личность ответственного работника с указанием перечня обязанностей в сфере кадрового делопроизводства.
Требования, предъявляемые к оформлению кадровой документации
Книга учёта и движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть в твёрдом переплёте. Это обеспечит сохранность журнала в презентабельном виде на длительный период. Все страницы документа должны быть пронумерованы. Он должен быть прошит таким образом, чтобы концы шнура можно было заклеить бумагой с внутренней стороны книги. На бумаге необходимо описать, сколько листов пронумеровано и прошито, а также указать дату проведения мероприятия. Руководитель субъекта хозяйствования заверяет документ своей подписью и печатью. Её оттиск должен попадать на наклеенную бумагу, шнур и журнал.
Правила заполнения
Бланк книги учёта движения трудовых книжек
В журнале тринадцать разделов, каждый из которых оформляется в соответствии с определёнными правилами. Образец заполнения книги учёта движения трудовых книжек поможет компетентно оформить документацию, учитывая действующие правовые нормы.
В журнале необходимо отобразить информацию:
- Порядковый номер записи, являющийся регистрационным для конкретного документа. Трудовые книжки и вкладыши к ним регистрируются отдельно. При этом каждому документу присваивается свой номер.
- Дата заключения трудового договора. Числа должны быть указаны арабскими цифрами.
- Информация, идентифицирующая личность устроившегося на работу сотрудника, включающая инициалы и данные трудовой книжки.
- Должность владельца книжки и структурное подразделение, на которое он принят для выполнения производственных задач, указанные в соответствии со штатным расписанием.
- Номер приказа о зачислении на работу и дата его регистрации.
- Подпись специалиста, уполномоченного оформлять журнал и принимать на хранение трудовые книжки.
- Для работника, оформляющего новую трудовую книжку, следует указать размер денежной суммы, оплаченной на приобретение бланка. Эти средства подлежат взысканию с работника. Они также могут быть выделены ему на безвозмездной основе, в случае, если это предусмотрено нормами внутренней документацией.
- Информация о возврате трудовой документации заполняется при увольнении его владельца.
Смена ответственного лица
В случае увольнения ответственного лица или снятия с него соответствующих полномочий, необходимо правильно оформить процедуру передачи дел, которая заключается в составлении Акта приёма-передачи документации с возложением обязанности на другого работника. В Акте должно быть отражено фактическое количество передаваемых бланков.
Как исправить допущенную ошибку
Порядок исправления ошибок в книге учёта трудовых книжек
Книга учёта трудовых книжек, скачать образец которой можно для предварительного изучения с целью обеспечения компетентного оформления журнала, хранится в архиве субъекта хозяйствования на протяжении 50 лет. В связи с тем, что она заполняется вручную, нередки случаи ошибочного внесения данных. Поскольку в законодательных нормах, регламентирующих ведение журнала, не упоминается о порядке исправления ошибок, рекомендовано ориентироваться на общепринятые правила реализации процедуры. Они определяют необходимость зачёркивания ошибочной записи с припиской «исправленному верить». Обязательно указание должности ответственного сотрудника, а также его подписи. Допустимо не зачёркивать ошибки, а строкой ниже делать надпись о том, что запись недействительна.
Вконтакте
Одноклассники
Google+
101biznesplan.ru
Как нужно правильно заполнять книгу движения трудовых книжек
Существуют Правила по ведению и хранению трудовых книжек, изготовлению бланков для них и обеспечению ими работодателей. Они предусматривают, что все трудовые документы работников, вкладыши, находящиеся в них, а также запасные их бланки должны фиксироваться в специальном журнале, а именно в книге учета движения трудовых книжек. Чтобы документ содержал достоверную информацию, нужно знать, как правильно заполнить книгу движения трудовых книжек.
Регистрационная форма трудовой книжки
Учет документации осуществляется благодаря регистрации в определенной форме. Регистрация представляет собой занесение записи учетных данных о документе строго по установленному образцу, где должны быть указаны факты о создании трудовой книжки, ее отправлении или же получении. Регистрации подвергается вся документация, которая связана с исполнением, учетом и использованием в справочных целях. При регистрации документа происходит включение его в информационно-поисковую систему фирмы по присвоенному ему регистрационному номеру.
Понятие о регистрации документов, значение этой процедуры с юридической стороны и значимость процесса в делопроизводстве показывают, что кадровой службе любой организации приходится работать с большим числом регистрационных журналов и книг, которые в большинстве случаев не имеют строгой формы. Исключением является журнал, регистрирующий трудовые книжки. Приходно-расходная книга, предусмотренная в бухгалтерии, содержит информацию о вкладышах и бланках книжки, тогда как в книге учета движения хранятся данные о заполненных бланках книжек и их вкладышей. Вся эта работа ведется людьми из кадровой службы или теми, кто является ответственным за кадровое делопроизводство.
Форма, предусмотренная для книги учета
Ранее, до 1974 года, форма книги о движении трудовой документации имела 14 граф, но после постановления Минтруда России был введен новый образец, включающий в себя на одну графу меньше. Вследствие этого было внесено незначительное изменение: две графы, которые до этого момента отражали информацию о том, сколько в рублях и копейках было получено с претендента за бланк трудовой книжки при ее первоначальном оформлении или за бланк вкладыша, были объединены в общую графу с записью о сумме в рублях. При всем этом книга отличается от прочих учетных форм существенной особенностью.
Книга движения трудовых книжек заполняется не на протяжении всего календарного года, как многие формы по учету документации, а до того момента, как все ее страницы будут использованы по назначению, поэтому ведется несколько лет.
Как правильно завершить книгу
Проблема решается иным способом, если в организации велся учет в книге по произвольной форме. В таком случае книгу, которая не соответствует официально установленной, нужно закрыть, при этом дается пояснение о причине прекращения ее ведения и делается пометка об общем количестве зарегистрированных в документе трудовых книжек всех работающих в организации. После проведения этой процедуры начинается учет по строго установленной форме.
Стоит принять к сведению, что та книга, которая оказалась «неправильной», ни в коем случае не должна быть уничтожена. Это связано с тем, что в ней содержится информация не только о работниках, принятых ранее, но и отметки о получении трудовых книжек увольняемых сотрудников.
В журнал по учету движения трудовых книжек должна быть занесена следующая информация:
- о трудовых книжках, отданных в кадровую службу сотрудниками при устройстве на работу}
- о трудовых книжках и их вкладышах при трудоустройстве в первый раз в данную организацию, а также пометки о вкладышах, которые выдаются на протяжении работы в этой компании.
Если работником были предоставлены вкладыши с предыдущего места работы, то вносятся данные только о трудовой книжке.
Как заполнять графы в книге учета движения трудовых книжек
Графы в книге по учету документации заполняются в соответствии с установленными правилами.
- В первой графе должны находиться данные о регистрационных номерах как книжки, так и ее вкладышей. Обычно они регистрируются по очереди.
- Во второй, а также третьей и четвертой должны быть пометки о дате приема на работу, а также дата заполнения бланков вкладыша и самой трудовой книжки. Прописываются и год, и число, и месяц.
Нужно заметить, что зачастую эти даты не совпадают по следующим причинам:
- если работник проработал в компании больше 5 лет}
- если работник оформляется в первый раз, и дата о приеме на работу вносится позднее.
Итак, прием на работу и дата, когда была заполнена трудовая книжка, могут не совпадать. Если произошла подобная ситуация, то рекомендуется записывать в журнал учета данные о дне приема на работу. Дата вносится так же, как и в другие регистрационные формы и служебные документы: число и месяц прописываются арабскими цифрами, а год состоит из четырех.
- Пятая графа содержит информацию о фамилии владельца трудовой книжки, его полном имени и отчестве. Не допускается запись инициалов.
- В шестой графе делаются пометки о номере и серии трудовой книжки и, соответственно, ее вкладыша. Стоит заметить, что нужно внимательно отнестись к тому, как правильно заполнять книгу учета движения трудовых книжек в таких случаях:
- работник оформляется впервые}
- работник сам предоставил документ.
Работники в возрасте могут предъявить документ старого образца, в котором отсутствуют серия и номер. Чтобы пустая графа не была воспринята как небрежность и невнимательность при заполнении журнала, в ней ставится прочерк.
Бланки и вкладыши трудовых книжек 1974 года содержали буквы АТ и римские цифры, номер же был семизначным. Современные бланки также содержат буквы, но цифр нет, они имеются в номере, который так и остался семизначным. На бланках трудовых документов колхозников также имеют место и номер, и серия.
Нужно быть внимательным при оформлении книжки впервые, так как она должна быть зарегистрирована в соответствующей книге по приходу и расходу. Использование неоприходованного бланка трудового документа недопустимо, ведь их серия и номер должны быть занесены в специальную книгу.
- Седьмая графа несет в себе информацию о должности, на которую заступает работник. Пометка делается с учетом штатного расписания организации. Сначала указывается при заключении договора, а затем во всех документах по учету труда и его оплаты:
- приказ о приеме на работу}
- документ учета рабочего времени}
- личная карточка сотрудника}
- трудовая книжка.
Также вместо профессии может быть записана конкретная рабочая функция.
- В восьмой графе принято записывать подразделение компании, куда принят на работу сотрудник. В случае, если организация сложно структурирована, то во избежание путаницы и ошибок записывается не только подразделение, где будет выполнять свои функции работник, но и вышестоящий орган, в составе которого находится предыдущий.
- Девятая графа содержит записи о дате и номере документа, на основании которого был принят работник. К примеру, протокол совещания участников общества с ограниченной ответственностью, распоряжение или же приказ о приеме на работу. Запись имеет место лишь при регистрации трудовых книжек (как предъявляемых сотрудником, так и при оформлении первый раз). Информация о регистрации вкладыша неприемлема в данной графе, поэтому никаких ссылок на приказ не должно быть, ставится прочерк.
- В десятой графе должна быть поставлена подпись лица, которое приняло у работника трудовой документ или оформило его впервые. Подпись собственноручная и обычно принадлежит сотрудникам кадрового отдела организации.
- В содержание одиннадцатой графы должны быть внесены пометки о сумме, которую отдал работник за бланк трудовой книжки или вкладыша. Правила хранения и ведения трудовых книжек не прописывают конкретную цифру, но указывают, что при осуществлении выдачи трудового документа или вкладыша работодатель берет с работника определенную плату, которая рассчитывается с учетом расходов на ее приобретение. Данный столбец заполняется тогда, когда работник устраивается впервые. В остальных вариантах принято ставить прочерк, показывая таким образом, что деньги с сотрудника не были приняты.
Также, если организация имеет возможность выдавать трудовые книжки и их вкладыши бесплатно, и это зафиксировано в правилах внутреннего распорядка, то в одиннадцатой графе ставится прочерк, который будет свидетельствовать о том, что в данной компании эта информация не вносится.
- Как двенадцатая, так и тринадцатая графа заполняется при увольнении работника. В двенадцатой указывается дата, когда сотруднику возвращается трудовая книжка, а в тринадцатой он оставляет свою подпись.
Если же в день увольнения работник не смог по каким-либо причинам забрать документ, то работодатель должен отправить работнику уведомление о том, что ему необходимо забрать трудовую книжку или дать разрешение на то, чтобы она была отправлена по почте. В таком случае в графах указывается:
- номер уведомления и дата}
- дата, когда была отправлена почтой трудовая книжка. Дополнительно нужно указать номера квитанций с почты, которые подшиваются в дело так же, как и копии отправленного уведомления.
Если за период работы сотруднику был выдан вкладыш, то он расписывается за него отдельно, ведь регистрация этого документа выделена отдельной строкой.
Исправление записей
Если учитывать тот факт, что записи в книгу учета заносятся от руки, то кадровик может допустить ошибку, которая непременно должна быть исправлена. Однако нет конкретных правил о том, как именно должны исправляться такие записи. Поэтому одним из вариантов по исправлению ошибок в рукописных документах и формах регистрации является зачеркивание одной чертой. При этом написанное закрепляется пометкой об исправлении и подписью сотрудника кадровой службы, который внес изменения в документ. Единственный минус данного метода – это отсутствие места для пояснения и подписи.
В связи с наличием такой проблемы, можно применить один из способов исправления ошибок в трудовой книжке, а именно под неверной записью делается пометка о том, что она недействительна, и ниже вносятся новые данные. Никакие зачеркивания не потребуются.
Требования для книги учета
Кроме знаний о том, как заполнить документ, в котором будет зафиксировано движение трудовых книжек, нужно следить за тем, чтобы книга соответствовала следующим требованиям:
- Желательно переплет книги прошить нитками или подобрать твердую оболочку, так как данный журнал ведется достаточно долго, а потом длительное время находится в архиве организации.
- До того момента, как книгу начнут заполнять, нужно проследить, чтобы каждая ее страница была пронумерована.
- Книга должна быть опломбирована или иметь сургучную печать, которая захватывает часть листа бумаги, концы шнура, выступающие из-под него, и обложку. Если же вместо печати из сургуча использована пломба, то она может быть поставлена на концы шнура. По правилам ведения и хранения книг по учету движения трудовых книжек не предполагается ставить оттиски печатей при заполнении документа.
- В книге должна присутствовать заверительная надпись с пометкой цифрами и прописью о количестве пронумерованных прошнурованных страниц. По правилам ведения и хранения учетной книги заверяется она подписью руководителя компании, а не кем-то из работников кадрового отдела.
После того, как книга была заполнена от первого до последнего листа, начинается ведение нового документа по учету движения трудовых книжек. Заполненная книга не сдается в архив, а остается на рабочем месте одного из работников кадрового состава организации, так как она понадобится при увольнении работника, которому нужно будет расписаться в журнале.
В последующем книга учета трудовых книжек и их вкладышей сдается по описи в архив организации. Хранение данного документа происходит до определенного срока, а именно 50 лет.
hr-portal.ru
Книга учета трудовых книжек: образец заполнения
Этот вид документации является одним из основных и отражает информацию о передвижении трудовых книжек рабочих. Другое наименование данного документа – журнал движения трудовых книжек. В самом конце статьи имеется ссылка на скачивание примера учетной книги трудовых книжек.
Книга учета трудовых книжек. Особенности
Многие служащие в кадровой сфере порой многого не понимают. Особенно те, кто только пришел на работу, и не знает всей специфики. С чем могут возникнуть трудности?
- С заключением трудовых договоров.
- Оформление приказов (кадровых).
- Хранением книжек.
Однако, есть и другие сферы, которые вызывают много вопросов у рабочих в этой сфере. Некоторые не понимают о том, обязательно ли создавать на производстве учетный журнал трудовых книжек и как это делать.
На что стоит обратить внимание при заполнении?
- Многие ведущие специалисты думают о том, что могут «прожить» без различных журналов и других учетных документаций. Это не верно, ведь учетная книга движения трудовых книжек в обязательном порядке должна быть, как у юр. лиц, так и у ИП.
- В случае отсутствия данного документа могут наложить штрафные санкции.
Ведение учета для трудовых договоров не обязательно, но лучше всего это делать для наилучшей структуризации. Здесь можно также скачать журнал регистрации трудовых договоров.
Для учета другой документации используются другие журналы, которые также можно скачать здесь.
Как произвести процесс оформления книги учета трудовых книжек?
Процесс этот не такой простой, поэтому стоим обратить внимание на следующее:
- Эта книга создается на производстве для учета выданных работниками трудовых книжек.
- В этом же месте создаются отметке о том, когда выдаются их трудовые книжки.
- То, как вести учет журнал прописано в постановлении вышестоящей инстанции.
- Самый легкое – купить журнал с готовым оформлением.
- Если же не можете позволить себе покупку, то можно завести огромную тетрадку.
- Тринадцать граф – ровно столько должно быть в учетном журнале.
- 1 графа фиксирует номер, со второй по четвертую – дату приема рабочего в компанию.
- 5 графа раскрывает инициалы рабочего (владеющего трудовой книжкой).
- 6 графа необходима для того, чтобы прописать серийный номер трудовой книжки.
- 7 графа включает в себя данные о должности работника.
- 8 графа – информация о наименовании отдела.
- 9 графа фиксируется номерной знак приказа.
- 10 графа – здесь заверяют подписью главного отдела кадров.
- 11 графа – фиксирует сумму, оплаченной рабочим за приобретение книжки.
- 12 и 13 графа – здесь производится заполнение только во время увольнения. Ставится дата и номерной знак приказа на увольнение рабочего вместе с заверением рабочего. Если рабочий отсутствует, то ставят номер и время уведомления.
Это еще не все этапы, которые выполняются при создании учетной книги. Необходимо пронумеровать, прошить и запломбировать бланк. Соблюдая эти условия, книга будет заверена и будет правомерной.
Скачать книгу учета трудовых книжек. Образец заполнения
Здесь Вы можете скачать примеры заполнения книги учета БСО и движения трудовых книжек.
Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓Консультация бесплатная Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58Звонок в один клик Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16
Звонок в один клик
online-buhuchet.ru
Журнал учета трудовых книжек: образец 2018
Как заполнить журнал учета трудовых книжек и как его вести? Читайте в нашей стате, скачайте готовый образец документа.
Читайте в нашей статье:
Требования к учету трудовых книжек
Трудовые книжки сотрудников относятся к документам строгой отчетности. Все книжки действующего основного персонала хранятся у нанимателя, и он полностью ответственен за них.
Для четкого отслеживания движения документов закон обязывает предприятия вести «Журнал учета трудовых книжек и вкладышей в них» (пост. Правительства №225 от 16.04.2003). В нем делаются отметки о создании новой книжки или вкладыша, принятии на сохранение документа от нового служащего, окончательной выдаче при расчете.
Учёт кадровой документации обязателен для всех без исключения работодателей.
Порядок заполнения журнала учета трудовых книжек
Лучше всего приобрести готовый журнал унифицированного образца, с ним будет удобно работать, он долговечен и практичен. Все реже возникает вопрос о форме книги, но, тем не менее, кое-где он встречается и нужно его прояснить. В настоящее время действительна форма Минтруда от 10.10.2003, содержащая 13 граф.
Читайте по теме в электронном журнале
Однако, в некоторых компаниях продолжают действовать реестры от 1974 г с 14-ю графами, и они имеют право на существование до тех пор, пока страницы в них не закончатся. После этого нужно будет перейти на формуляр нового образца.
За ведение журнала старого образца грозит штраф. Его нужно закрыть, письменно пояснив причину закрытия, и завести новый. При этом старый документ недопустимо уничтожать, ведь он содержит важные сведения. Следует также учесть, что преждевременная утилизация ведомости будет большей ошибкой, нежели ведение ее не по форме.
Заполнение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в 2018 году не представляет особой сложности, поскольку структура ее довольно проста и понятна. Достаточно лишь придерживаться общих правил.
Графа 1. Нумерация событий сквозная, в хронологическом порядке и не обновляется по окончании календарного года.
Графы 2, 3, 4. Дата (день-месяц-год, только цифрами). Во избежание недоразумений при проверке, здесь правильнее вписывать дату по приказу.
► Когда сомневаетесь, что дальше делать с трудовой книжкой: пять ситуаций с готовыми решениями
Графа 5. ФИО сотрудника – полностью, разборчиво
Графа 6. Реквизиты документа, в отношении которого произошло событие. Если происходит выдача нового документа, предварительно нужно проверить, зафиксирован ли он в приходно-расходной книге.
При приеме от сотрудника уже заполненного на другом месте трудоустройства бланка с вкладышем, регистрируется только трудовая книжка.
Графа 7. Вакансия сотрудника по штатному расписанию.
Графа 8. Наименование подразделения, куда зачисляется владелец книжки. Нет подразделения – ставим прочерк, не оставляем ячейку пустой.
Графа 9. Реквизиты распоряжения, являющегося основанием события.
Графа 10. Подпись лица, осуществившего прием/выдачу и внесшего в ведомость запись.
Графа 11. Взнос, уплаченный служащим за бланк документа. Если оплата имела место, ее размер прописан в документе-основании. При бесплатном предоставлении - прочерк.
Графа 12. Дата выдачи на руки - совпадает с датой увольнения. Если выдача лично в руки невозможна, документ отправляется почтой с отметкой о реквизитах уведомления.
Графа 13. Роспись служащего в получении.
Книга ведется до полного окончания места для записей.
Кто должен вести и заполнять
Согласно закону, ведет и заполняет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в 2018 году назначенный служащий кадрового отдела. Если такового не имеется, обычно эта функция передается другой службе, чаще всего, бухгалтерии. В небольших фирмах ведением занимается лично директор.
► Как внести в книгу учета запись о вкладыше в трудовую книжку
Как правильно оформить
Два главных правила оформления журнала регистрации трудовых книжек:
- нумерация страниц;
- прошивка.
Оба действия выполняются до начала заполнения книги. Начать стоит с оформления титульного листа, но здесь все предельно просто – вписывается номер тома и дата начала. Остальные данные вносятся тогда, когда журнал будет окончен.
В готовом журнале странички уже пронумерованы, если же используется самодельный (соблюдающий установленную форму), то нумеруется каждая страница. В следующем томе будет продолжаться нумерация из предыдущего.
► Как скорректировать обложку книги учета трудовых книжек, если компания изменила организационно-правовую форму
По окончании книги она продолжает храниться у кадровика, поскольку многие сведения должны быть под рукой. За ненадобностью передается в архив, где хранится 75 лет (согласно п. 695 Перечня, утверждённого Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
Как прошить и опломбировать
Прошивается журнал при помощи полиамидной нити, банковского шпагата через предварительно сделанные отверстия. Концы выводятся на обороте обложки и заклеиваются контрольным листком с указанием количества листов и визой руководителя. Подробнее о прошивке читайте здесь.
Опломбировать контрольный листок надо сургучной печатью, голограммой или пломбой.
Как исправить ошибки
Ошибки в журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей в них крайне нежелательны, тем более, что в законодательных актах нет пояснений по их исправлению. Основываясь на практике кадровиков, можно сказать, что оптимальным способом будет внесение ниже ошибочной записи в этой же графе отметки о том, что запись недействительна и текста правильной записи.
Никаких зачеркиваний делать не нужно. Каждое исправление заверяется автографом сотрудника, который его сделал, проставляется дата.
► Семь грубых ошибок в работе с трудовыми книжками, которые не пропустит инспектор
Ответственность за отсутствие
Ответственность за неведение книги учета трудовых книжек предусматривается ст.5.27 КоАП. Штрафы могут быть весьма существенными:
|
Первичное нарушение, руб |
Повторное нарушение, руб |
|
|
ИП и должностные лица |
1000-5000 |
10000-20000 |
|
Организации |
30000-50000 |
50000-70000 |
www.pro-personal.ru
