Как правильно вести журнал о регистрации приказов о приеме на работу? Срок издания приказа о приеме на работу
Статья 68. Оформление приема на работу
Статья 68. Оформление приема на работу
Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
Комментарий:
Факт приема на работу документируется в соответствующем приказе. Такой приказ (или распоряжение) согласно статье 68 Трудового кодекса РФ издается работодателем на основании заключенного с работником трудового договора.
В этой связи остановимся подробнее на рассмотрении порядка издания приказа о приеме на работу и основных требованиях к его подготовке. Одним из них является, в частности, требование об издании приказа о приеме на работу в пределах определенного срока, тем более что в новой редакции Трудового кодекса РФ этот срок определяется иначе, чем ранее.
Примечательно, что в Трудовом кодексе РФ не содержится исчерпывающих указаний относительно того, в течение какого именно срока должен быть издан приказ о приеме на работу. В то же время в статье 68 Трудового кодекса РФ содержится предписание, согласно которому приказ о приеме на работу должен быть объявлен работнику под роспись в трехдневный срок с даты фактического начала работы. Следовательно, приказ о приеме на работу должен быть издан не ранее даты вступления трудового договора в силу, но и не позже, чем по прошествии трех дней после того, как работник фактически приступил к работе, поскольку в противном случае работодателем уже не может быть своевременно выполнено упомянутое требование об объявлении приказа работнику под роспись. Проиллюстрируем это еще одним примером.
ПРИМЕР
Гражданин Петров П. П. подписал трудовой договор 21 мая (понедельник), а руководитель ООО "Глобус" – 25 мая (пятница). 28 мая Петров П. П. приступил к работе. В этом случае приказ о приеме на работу должен быть издан не позднее четверга, 31 мая, и в тот же день доведен под роспись до сведения работника.
Необходимо обратить внимание читателей и на то, что по требованию работника, выраженному в форме письменного заявления, работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). Порядок выдачи работникам копий документов, связанных с работой, справок о работе и т.п. установлен статьей 62 Трудового кодекса РФ и обязывает работодателя к выполнению необходимых действий в течение трех рабочих дней с даты получения от работника соответствующего заявления.
Не следует однако рассматривать требование об издании приказа о приеме на работу лишь как соблюдение формальностей, упорядочивающих процедуру приема на работу. Соответствующий приказ является основанием для выполнения целого ряда управленческих действий, без которых начало выполнения работником порученной ему в соответствии с трудовым договором работы (трудовой функции) было бы затруднено.
Возможные препятствия на этом пути устраняются посредством своевременного доведения приказа о приеме на работу того или иного работника до сведения должностных лиц предприятия в виде копий или выписок. В этой связи будет уместным сослаться на Инструкцию по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.
Данная инструкция, в частности, определяет функциональное назначение приказа о приеме на работу, а также общее содержание управленческих действий, подлежащих исполнению должностными лицами предприятия в связи с его объявлением (доведением до их сведения). Согласно инструкции приказ (распоряжение) о приеме на работу применяется для оформления и учета лиц, принимаемых на работу на основании заключенного с ними трудового договора. Подготовка проекта приказа производится уполномоченным должностным лицом предприятия.
На основании приказа, зарегистрированного в соответствии с действующими на предприятии правилами, вносятся необходимые записи в:
в трудовую книжку работника;
личную карточку работника;
личное дело работника.
Кроме того, на основании приказа о приеме на работу в бухгалтерии (подразделении, выполняющем ее функции) работнику открывается лицевой счет.
Обратимся далее к рассмотрению наиболее существенных требований, предъявляемых к приказу о приеме на работу. Важнейшими из них являются требования к содержанию и оформлению документа.
Как следует из статьи 68 Трудового кодекса РФ, содержание приказа (распоряжения) о приеме на работу прежде всего должно в точности соответствовать условиям заключенного с данным работником трудового договора. Инструкция по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты конкретизирует это положение, устанавливая следующий состав сведений, подлежащих фиксации в приказе о приеме на работу:
фамилия, имя и отчество работника; наименование структурного подразделения, в которое принят работник; профессия (должность) работника; испытательный срок; условия приема на работу; характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).
Этой же инструкцией установлена и форма приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 (Т-1а)). Формулировки приказов о приеме на работу приведены в разделе 4 настоящего справочника (вместе с примерными формулировками записей в трудовую книжку).
xn--80aefurcfeajeho7k.xn--p1ai
Существует мнение, что дата издания приказа о приеме должна совпадать с датой приема, это так? Если договор от более ранней даты (а внутри текста - вступает в силу с_____), разве это будет нарушением? html
В трудовом законодательстве не предусмотрено данных требований. Статья 57 Трудового Кодекса РФ закрепляет обязательные условия трудового договора, одним из них является дата начала работы. Так же унифицированная форма приказа № Т-1 о приеме работника на работу предполагает графу - дата составления приказа и отдельно графу «Принять на работу с ......» т.е. законодатель предполагает, что дата заключения трудового договора, дата издания приказа о приеме может быть отличной от даты начала работы.
Самое главное, помните, что приказ о приеме на работу издается на основании заключенного трудового договора (статья 68 Трудового Кодекса РФ), т.е. дата издания приказа не может быть ранее даты заключенного трудового договора. Выписки из нормативных актов: ТРУДОВОЙ КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Статья 57. Содержание трудового договор (Извлечение)
Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия: дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, - также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом
Статья 68. Оформление приема на работу
Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). (в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
nsconsult.ru
можно ли приказ о приеме на работу зарегистрировать датой позднее даты приема?
можно ли приказ о приеме на работу зарегистрировать датой позднее даты приема?
Ответ на вопрос:
Ка мы понимаем, речь идет о дате составления приказа о приеме на работу. Да, дата может быть 18.08.2017.
1. Обязательным реквизитом любого документа является его дата – дата, когда документ был фактически составлен (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003, который утвержден постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст). Иной трактовки эта дата не допускает.
Дата составления приказа и дата начал работы может быть разной. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора (ч. первая ст. 68 ТК РФ). При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе (ч. вторая ст. 67 ТК РФ). Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы (ч. вторая ст. 68 ТК РФ). В любом случае обязательно дата начала работы в призе должна совпадать с датой начала работы в трудовом договоре
Таким образом, для того, чтобы оформить приказ о приеме на работу, во-первых, нужен заключенный трудовой договор.
Во-вторых, дата составления приказа о приеме на работу может быть:
- до дня начала работы, например, заключили трудовой договор за две недели до первого дня работы и на его основании оформили приказ;
- в день начала работы, заключили трудовой договор, дата заключения совпала с первым днем работы, оформили приказ о приме, получается «день в день»;
- работник приступил к работе, но трудовой договор оформили спустя три дня после начала работы, на его основании оформили приказ, то есть приказ оформили позже даты начала работы либо приказ на основании заключенного трудового договора, оформили в течение трех дней после его заключения.
Таким образом, приказ о приеме на работу может быть издан позднее даты начала работы.
2. Если вы регистрируете приказ о приеме на работу, в журнале регистрации приказа о приеме на работу, то, форма журнала произвольная, так как он не является обязательным для ведения. В таком случае дата регистрации может быть аналогичной дате приказа о приеме на работу, но может быть и более поздней датой – именно «дата регистрации в журнале приказа о приеме на работу», если в журнала предусмотрена такая графа.
Подробности в материалах Системы Кадры:
Журнал регистрации приемов сотрудников на работу
|
«Альфа» ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423 |
| полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО) |
ЖУРНАЛ
регистрации приемов на работу
| Начат | 9 января | 2017 | г. |
| Окончен | 200 | г. | |
|
№ п/п |
Ф.И.О. сотрудника |
Табельный номер |
Дата поступления на работу |
Структурное подразделение |
Должность (профессия) |
Трудовой договор, приказ о приеме (дата, номер) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| ... | ||||||
| 35 |
Иванова Елена Васильевна |
56 | 27.10.2017 |
Административ- ный отдел |
руководителя организации |
Трудовой договор от 27.10.2017 № 80-ТД, приказ от 27.10.2017 № 66-к |
| ... |
21.08.2017
С уважением и пожеланием комфортной работы, Ирина Павлова,
эксперт Системы Кадры
www.kdelo.ru
Статья 68 ТК РФ. Оформление приема на работу
Новая редакция Ст. 68 ТК РФ
Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
Комментарий к Статье 68 ТК РФ
Факт приема на работу документируется в соответствующем приказе. Такой приказ (или распоряжение), согласно статье 68 Трудового кодекса РФ, издается работодателем на основании заключенного с работником трудового договора.
В этой связи остановимся подробнее на рассмотрении порядка издания приказа о приеме на работу и основных требованиях к его подготовке. Одним из них является, в частности, требование об издании приказа о приеме на работу в пределах определенного срока, тем более что в новой редакции Трудового кодекса РФ этот срок определяется иначе, чем ранее.
Примечательно, что в Трудовом кодексе РФ не содержится исчерпывающих указаний относительно того, в течение какого именно срока должен быть издан приказ о приеме на работу. В то же время в статье 68 Трудового кодекса РФ содержится предписание, согласно которому приказ о приеме на работу должен быть объявлен работнику под роспись в трехдневный срок с даты фактического начала работы. Следовательно, приказ о приеме на работу должен быть издан не ранее даты вступления трудового договора в силу, но и не позже, чем по прошествии трех дней после того, как работник фактически приступил к работе, поскольку в противном случае работодателем уже не может быть своевременно выполнено упомянутое требование об объявлении приказа работнику под роспись. Проиллюстрируем это еще одним примером.
Пример.
Гражданин Петров П.П. подписал трудовой договор 21 мая (понедельник), а руководитель ООО "Глобус" - 25 мая (пятница). 28 мая Петров П.П. приступил к работе. В этом случае приказ о приеме на работу должен быть издан не позднее четверга, 31 мая, и в тот же день доведен под роспись до сведения работника.
Необходимо обратить внимание уважаемых читателей и на то, что по требованию работника, выраженному в форме письменного заявления, работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). Порядок выдачи работникам копий документов, связанных с работой, справок о работе и т.п. установлен статьей 62 Трудового кодекса РФ и обязывает работодателя к выполнению необходимых действий в течение трех рабочих дней с даты получения от работника соответствующего заявления.
Не следует, однако, рассматривать требование об издании приказа о приеме на работу лишь как соблюдение формальностей, упорядочивающих процедуру приема на работу. Соответствующий приказ является основанием для выполнения целого ряда управленческих действий, без которых начало выполнения работником порученной ему в соответствии с трудовым договором работы (трудовой функции) было бы затруднено.
Возможные препятствия на этом пути устраняются посредством своевременного доведения приказа о приеме на работу того или иного работника до сведения должностных лиц предприятия в виде копий или выписок. В этой связи будет уместным сослаться на указание по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденное Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1.
Данное указание, в частности, определяет функциональное назначение приказа о приеме на работу, а также общее содержание управленческих действий, подлежащих исполнению должностными лицами предприятия в связи с его объявлением (доведением до их сведения). Согласно указанию приказ (распоряжение) о приеме на работу применяется для оформления и учета лиц, принимаемых на работу на основании заключенного с ними трудового договора. Подготовка проекта приказа производится уполномоченным должностным лицом предприятия.
На основании приказа, зарегистрированного в соответствии с действующими на предприятии правилами, вносятся необходимые записи в:
трудовую книжку работника;
личную карточку работника;
личное дело работника.
Кроме того, на основании приказа о приеме на работу в бухгалтерии (подразделении, выполняющем ее функции) работнику открывается лицевой счет.
Обратимся далее к рассмотрению наиболее существенных требований, предъявляемых к приказу о приеме на работу. Важнейшими из них являются требования к содержанию и оформлению документа.
Как следует из статьи 68 Трудового кодекса РФ, содержание приказа (распоряжения) о приеме на работу, прежде всего, должно в точности соответствовать условиям заключенного с данным работником трудового договора. Указание по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты конкретизирует это положение, устанавливая следующий состав сведений, подлежащих фиксации в приказе о приеме на работу:
фамилия, имя и отчество работника;
наименование структурного подразделения, в которое принят работник;
профессия (должность) работника;
испытательный срок;
условия приема на работу;
характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).
Этим же указанием установлена и форма приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 (Т-1а)). Формулировки приказов о приеме на работу приведены в разделе 3 настоящего справочника (вместе с примерными формулировками записей в трудовую книжку).
Другой комментарий к Ст. 68 Трудового кодекса Российской Федерации
1. Приказ (распоряжение) оформляет прием лица на работу к конкретному работодателю и является односторонним правовым актом последнего, но не выступает в качестве правообразующего юридического факта, которым является вступивший в силу трудовой договор.
Правовое значение приказа (распоряжения) о приеме на работу заключается в том, что на его основании в трудовую книжку работника вносится соответствующая запись (см. ст. 66 ТК РФ и комментарий к ней). В связи с этим законодатель особо оговаривает, что, во-первых, содержание приказа (распоряжения) должно соответствовать условиям трудового договора и, во-вторых, он объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Следовательно, издание приказа (распоряжения) никак не связано с вступлением договора в силу и началом работы. Если по каким-либо причинам трудовой договор не вступил в силу и был аннулирован (см. ст. 61 ТК РФ и комментарий к ней), об этом должен быть издан новый приказ (распоряжение) с внесением соответствующей записи в трудовую книжку работника (см. ст. 66 ТК РФ и комментарий к ней).
2. Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 установило следующую унифицированную форму Приказа (распоряжения) о приеме работника на работу.
Унифицированная форма N Т-1
Утверждена
Постановлением
Госкомстата России
от 05.01.2004 N 1
ПРИКАЗ
(распоряжение)
о приеме работника на работу <*>--------------------------------<*> Не приводится.
3. Поскольку условия труда определяются не только непосредственным соглашением сторон, но и локальными правовыми актами, закон возлагает на работодателя обязанность при приеме лица на работу ознакомить его с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
Кодекс не определяет форму, в которой работодатель должен реализовать обязанность, возложенную на него законом. На практике возможны два варианта ознакомления работника с указанными правовыми актами: перечень этих актов может быть указан в трудовом договоре либо факт ознакомления работника с указанными правовыми актами оформляется отдельным документом, подписываемым работником и прилагаемым к трудовому договору в качестве части последнего.
Правовое значение ознакомления работника с действующей в организации работодателя системой локальных нормативных актов и коллективным договором заключается в том, что тем самым работник соглашается на работу в условиях, устанавливаемых этими актами. В противном случае стороны установят своим соглашением иное правило, которое будет составлять условие трудового договора. Например, фактом ознакомления под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка работник обозначает согласие на работу в режиме рабочего времени и времени отдыха, определенном работодателем в указанных правилах; в случае же, если существует необходимость в установлении иного режима труда и отдыха, он будет согласован сторонами в качестве условия трудового договора, "обязательного для включения в трудовой договор" (см. ст. 57 ТК РФ и комментарий к ней).
4. Издание приказа (распоряжения) о приеме на работу, как следует из содержания комментируемой статьи, является обязательным для работодателя.
Однако существуют случаи, когда издания такого приказа (распоряжения) не требуется. Как вытекает из смысла гл. 48 ТК, не требуется издания приказа (распоряжения) о приеме на работу работодателем - физическим лицом, не являющимся индивидуальным предпринимателем; о приеме на работу руководителя организации, избираемого на должность в порядке, определяемом уставом организации. В этом случае в трудовую книжку руководителя вносится запись с указанием даты и номера протокола собрания членов (акционеров), избравшего данное лицо на должность.
tkodeksrf.ru
Журнал о регистрации приказов о приеме на работу – образец 2018
Документооборот организаций обязан быть систематизирован для упрощения не только ведения текущей документации, но и поиска бумаг за прошедшие года. Приказы на предприятиях играют основную законодательную роль. Именно они вводят в действия или отменяют принятые ранее решения руководителя. Все финансовые операции совершаются только на основании изданного и подписанного руководителем приказа. Данный факт дает основания для особого учета этого вида документа. По установленным правилам, распоряжения директора регистрируются в книгах учета.
Журнал о регистрации приказов о приеме на работу
Регистрация приказов — это практика, которая применяется во всех юридических объектах. В зависимости от размеров предприятия, разнообразия трудовой деятельности, количества работающих сотрудников, книги учета могут быть разграничены по областям распоряжений или совмещать в себе сразу несколько направлений. Заполнение журнала направлено на регистрацию изданного распоряжения и систематизацию приказов о приеме на работу. В крупных организациях принято заводить отдельные журналы для учета приказов о приеме сотрудников на работу. Для регистрации трудовых договоров заводится отдельный журнал.
Скачать образец журнала
Обязательно ли ведение документа – законодательная база
Регистрировать приказы о приеме на работу новых сотрудников можно по желанию самого нанимателя. Никаких законодательных норм, устанавливающих обязательность данного документа, нет. Обычно вопрос о ведении отдельной книги учета распоряжений о приеме на работу решается внутри конкретной организации. Наличие книги учета распоряжений о приеме сотрудников упрощает работу организации, а также позволяет быстро сориентироваться в поиске документов за прошедшие годы.
Кто является ответственным за ведение журнала?
Необходимость ведения журнала должна возлагаться на конкретного сотрудника предприятия, который будет отвечать за его своевременное и правильное заполнение. Обычно эта обязанность возлагается на сотрудника отдела кадров. Ведь именно эта служба занимается подготовкой приказов по приему сотрудников. Ответственность за книгу учета прописывается в должностной инструкции работника отдела. А как правильно вести журнал о регистрации приказов о приеме на работу? Этот вопрос будет рассмотрен подробно ниже.
Какие требования к документу?
Требования к оформлению книги законодательно не установлены. Но есть нормы, которые определены для ведения иных книг учета. Целесообразно применять данные нормы и для указанного бланка. В зависимости от желания руководства компании, бланк можно купить в готовом виде, либо сформировать самим, руководствуясь собственными нюансами ведения работы. Вне зависимости от количества граф и их содержания, обязательным является правильное оформление титульного листа и последней страницы документа.
Форма журнала
Форма документа сохраняется вне зависимости от способа ведения — в электронном виде или бумажном. Обычно используют следующие графы:
- Порядковый номер распоряжения.
- Дата издания приказа о приеме на работу.
- Номер изданного документа.
- Вид распоряжения – о приеме, переводе, увольнении.
- Ф.И.О. принятого работника.
- Его табельный номер.
- Основания для издания документа.
Разрабатывая форму бланка целесообразно оставить одну графу для примечаний. В ней можно указывать необходимые дополнительные данные.
Скачать образец журнала
Как заполнять бумажную форму?
Ведение книги в бумажном виде накладывает определенные обязательства по оформлению документа. На титульном листе проставляется юридическое название организации и наименование самого бланка. Внизу страницы обязательно пишется дата начала и конца ведения книги, которая нумеруется и шнуруется. Шнуровка закрепляется листом бумаги, сургучной печатью или голографической наклейкой. Эта предосторожность направлена на предотвращение удаления или замены страниц.
Как вести электронный журнал?
Многие предприятия уже перешли на ведение книги учета в электронном виде. Это очень удобно, а в большинстве случаев и систематизировано, что облегчает труд сотрудника, отвечающего за своевременность введения данных. Внесение новой информации можно осуществлять также вручную посредством программ Word или Excel. Но такая форма ведения распоряжений обязывает ответственного периодически распечатывать данные и оформлять их по всем правилам делопроизводства, для дальнейшего хранения в архиве.
Какой срок хранится журнал о регистрации приказов о приеме на работу на предприятии?
Все документы по личному кадровому составу, их перемещению, увольнению, уходу в отпуск, отправлению в командировки, хранятся 75 лет. Это же правило распространяется и на книги учета соответствующих распоряжений.
Скачать примерную форму журнала
Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста
Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):- +7 (499) 350-88-72 — Москва и обл.;
- +7 (812) 309-46-73 — Санкт-Петербург и обл.;
- +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.
Похожие записи
legionfg.ru
Как правильно вести журнал регистрации приказа о приеме на работу?
Вся деятельность организации сопровождается оформлением приказов руководителя. В связи с этим на любом предприятии накапливается очень много документов для ежедневного пользования. Все они должны быть учтены и правильно храниться, чтобы ими легко было воспользоваться. Учётные данные о документах записываются по установленной форме в журнал (книгу, базу данных). В него переносятся номер, дата и название документа.
Для оформления трудовой деятельности каждого сотрудника фирмы любого юридического статуса нужны приказы по личному составу.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - звоните по телефонам: Москва +7(499)653-60-87, Санкт-Петербург +7(812)313-26-64.
На их основании работникам начисляют зарплату, премии, бонусы, компенсации. Сотрудников отпускают в отпуск, оплачивают больничные листы, выдают справки для оформления кредита или других целей также руководствуясь приказами.
Приказ о приёме на работу — это первый официальный документ, на основании которого на сотрудника заводится личная карточка, отдел персонала вносит запись в трудовую книжку, бухгалтер открывает счёт и присваивает сотруднику табельный номер.
Чем больше организация и количество работающих в ней сотрудников, тем больше будет заведено журналов, так как документы должны группироваться в зависимости от типа и сроков хранения. В крупных компаниях приказы о приёме на работу всех сотрудников должны быть зарегистрированы и храниться в отдельном журнале регистрации приказов.
Функции журнала
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - звоните по телефонам: Москва +7(499)653-60-87, Санкт-Петербург +7(812)313-26-64.
- сохранность документов. У журналов есть сроки хранения, которые обязано соблюдать каждое предприятие;
- систематизация. Все приказы идут строго по порядку, при проведении проверок это облегчает поиск нужной информации;
- контроль над исполнением;
- узаконивание документов. Регистрация документа даёт ему юридическую силу.
В связи с тем, что в законодательстве обозначены конкретные сроки хранения данных документов, ведение таких журналов является обязательным.
Внешний вид и структура
Унифицированной формы журнала регистрации нет, но есть обязательные пункты, которые должны быть в него включены. Его можно купить, а можно разработать самим.
Титульный лист должен содержать наименование документа и название предприятия, дату начала и окончания ведения. Дата окончания вписывается непосредственно перед сдачей в архив.
Бланки представляют собой таблицу, в отдельные графы которой вносятся сведения: порядковый номер, номер и дата приказа, его вид, ФИО сотрудника, присвоенный сотруднику индивидуальный табельный номер, основание приказа.
Например:
| № | Дата приказа | Номер приказа | Вид | ФИО сотрудника | Табельный номер сотрудника | Основание |
Также можно добавить иные данные: примечание, кто подписал приказ, куда был передан (бухгалтерия или другой отдел), расписка о получении с датой, ФИО и должность лица, вносящего запись в журнал.
Страницы нельзя изымать, заменять, портить или добавлять новые. Скачать образец журнала регистрации приказов о приеме на работу можно здесь. Защита
Для защиты от замены листов и внесения ложной информации или её подмены, все листы нумеруются и прошнуровываются. Шнуровка должна быть закреплена пломбой и бланком, на котором указано количество страниц буквами и цифрами, руководитель, ответственное лицо, подписи. Даются указания о том, что пломбу вскрывать нельзя.
Пример:
В данном Журнале регистраций приказов о приёме на работу прошнуровано, пронумеровано и опломбировано 76 (семьдесят шесть) страниц.Руководитель:
О. П. Ульянов _____________________________
Ответственный: руководитель службы персонала
В. П. Савченко _____________________________
Дата: __________________
Пломбу не вскрывать.
Шнуровку можно закрепить и сургучной печатью. На готовых журналах, которые есть в продаже, уже есть нумерация, шнуровка и голографическая пломба-стикер. Контрольная пломба не позволяет развязать шнуровку. При попытке её срыва появляется надпись «ВСКРЫТО». Она содержит свой индивидуальный номер, который вносится в скрепляющий бланк.
Электронный вид
Законодательством не регламентируется форма ведения журнала, поэтому допускается его ведение в электронном виде. Это очень удобно для поиска всей информации по конкретному сотруднику.
В тех организациях, где документооборот ведётся в 1С, приказы сохраняются автоматически. Можно также дополнительно вести журнал регистрации в файле Excel.
Если в организации ведут журнал в электронном виде, перед сдачей в архив все листы нужно распечатать, пронумеровать и прошить.
Ведение
- Титульный лист обязательно должен быть заполнен, сзади должна присутствовать подпись ответственного за ведение журнала лица, печать.
- Нумерация строк последовательная.
- Все записи вносятся строго в хронологическом порядке.
- ФИО сотрудника, в отношении которого был составлен приказ, пишутся полностью, сокращения (инициалы) не допускаются.
- Информация, вносимая в журнал, должна полностью соответствовать содержанию приказа.
Например:
| № | Дата приказа | Номер приказа | Вид | ФИО сотрудника | Табельный номер сотрудника | Основание |
| 37 | 21.03. 2016 | 3799-ЛС | Приём | Завьялов С.Г. | 00345 | Трудовой Договор№ 31 от 21.03.2016 |
| 38 | 29.04. 2016 | 101-ЛС | Приём | Топорщенко Г.П. | 00346 | Трудовой Договор № 32 от 29.04.2016 |
| 39 | 25.05. 2016 | 103-ЛС | Приём | Савушкина Н.В. | 00347 | Трудовой Договор № 33 от 25.05.2016 |
Например:
| № | Дата приказа | Номер приказа | Вид | ФИО сотрудника | Табельный номер сотрудника | Основание |
| 20 | 15.01. 2016 | 23-ЛС | Перевод | Сыч Е.Л. | 00032 | Доп. с. от 11.01.2016 к Трудовому соглашению № 5 от 8.09.2014; заявление от 5.01.2016 |
| 21 | 20.03. 2016 | 24-ЛС | Приём | Петренко Н.В. | 00109 | Трудовое соглашение № 18 от 20.03.2016 |
| 22 | 13.05. 2016 | 25-ЛС | Увольнение | Маркин Г.Н. | 00045 | Доп. с. от 9.05.2016к Трудовому соглашению № 7 от 16.09.2016 |
Исправления в журнале
Если были ошибочно внесены данные, нельзя их полностью замазывать корректирующим средством или стирать ластиком так, что прочтение станет невозможным. Можно зачеркнуть неверную запись одной чертой, внести верную информацию и сделать запись об исправлении, поставить дату и подпись. Сплошное зачёркивание не допускается.
Ответственное лицо
Ведение журнала регистрации обычно возлагают на сотрудника службы персонала. Это оформляется приказом либо прописано в должностных обязанностях.
Если этот сотрудник уходит в отпуск, его полномочия возлагаются на другое ответственное лицо соответствующим приказом.
В небольших компаниях ведением журнала может заниматься секретарь.
Хранение
Хранится журнал в течение 75 лет.
Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 653-60-87, Санкт-Петербург +7 (812) 313-26-64 или задайте вопрос юристу через форму обратной связи, расположенную ниже.
zakonguru.com
Приказ о приеме на работу. Как оформить и издать?
Значение правильного оформления приказа о приеме на работу понимают все кадровики. Достаточно вспомнить, что документ хранится 75 лет и на его основании в трудовой книжке работника делается запись о приеме на работу. Значит, подходить к его оформлению нужно ответственно. В «Теме дня» мы опишем тонкости издания приказа о приёме на работу
Значение правильного оформления приказа о приеме на работу понимают все кадровики. Достаточно вспомнить, что документ хранится 75 лет и на его основании в трудовой книжке работника делается запись о приеме на работу. Значит, подходить к его оформлению нужно ответственно. В «Теме дня» мы опишем тонкости издания приказа о приёме на работу.
Факт приема на работу отражается в соответствующем приказе. Такой приказ, согласно ст. 68 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ), издается работодателем на основании заключенного с работником трудового договора.
Проблема
В ТК РФ не содержится указания о сроке подготовки и дате издания такого приказа.
Однако в ст. 68 ТК РФ содержится норма о том, что приказ о приеме на работу должен быть объявлен работнику под роспись в трехдневный срок с даты фактического начала работы.
Таким образом, получается, что и приказ о приеме на работу должен быть издан в пределах вышеуказанного срока, иначе работодателем будет нарушена норма о порядке ознакомления работника с таковым приказом.
Приказ составляется лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
Теперь, что касается формы приказа. С 1 января 2013 г. в связи с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" организации должны утвердить формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты. При разработке указанных форм работодатели могут брать за основу применяемые ранее унифицированные формы, предусмотренные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление № 1), изменив их содержание с учетом специфики организации и ее потребностей, либо утвердить их в неизменном виде. В случае, если работодатель утвердил и продолжает применять унифицированные формы, то для оформления приема на работу используется форма № Т-1 (если одновременно принимается несколько работников - форма № Т-1а).
Полезный совет об учёте специфики организации при разработке форм первичных учетных документов вы можете получить, подключившись к демо-версии Электронной системы кадровика.
Рассмотрим порядок оформления приказа о приеме на работу на примере указанной унифицированной формы. В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением № 1 при оформлении приказа о приеме работника(ов) на работу указываются наименование структурного подразделения (если конечно работник принимается на работу с указанием на конкретное подразделение), должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).
Внимание
При заключении с работником(ами) трудового договора на неопределенный срок в реквизитах "Дата" (форма № Т-1) или "Период работы" (форма № Т-1а) строка (графа) "по" не заполняется.
Приказ может быть подписан как руководителем организации, так и иным уполномоченным на это лицом.
На основании приказа работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке работника, личном деле (при ведении личных дел в организации).
Должен ли работодатель при первичном поступлении работника на работу вносить в его трудовую книжку запись: "До поступления на работу трудового стажа не имел(а)"? Обязательно ли ведение личной карточки работника? Ответы на эти вопросы читайте в Электронной системе кадровика.
На практике могут возникнуть ситуации, когда положения приказа противоречат содержанию трудового договора, такое положение дел недопустимо и не может быть признано законным. В таком случае нужно привести приказ в соответствие с заключенным трудовым договором.
Пример
Например, если в трудовом договоре указан срок испытания – 1 месяц (допустим, даже по ошибке), а в приказе работодатель решил "исправить" свою ошибку и указать 3 месяца (о чем, предположим, работодатель договорился на собеседовании с кандидатом), то независимо от обстоятельств будут применяться положения трудового договора.
По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа.
Порядок выдачи работникам копий документов, связанных с работой установлен ст. 62 ТК РФ и обязывает работодателя к выполнению необходимых действий в течение трех рабочих дней с даты получения от работника соответствующего заявления.
Однако не рекомендуем в данном случае применять вышеуказанную норму, так как, на наш взгляд, в целях ст. 68 ТК РФ требование работника может быть выражено и в устной форме, ведь здесь не упоминается о письменной форме такого требования, также здесь нет упоминания и о сроках выдачи копии приказа, поэтому выдать последнюю следует в возможно кратчайшие сроки с момента предъявления такого требования, ну и уж конечно не позднее трех рабочих дней.
В заключении хотелось бы упомянуть, что не следует пренебрегать положениям действующего трудового законодательства об издании данного приказа, полагая, что он не несет никакой смысловой нагрузки и является формальностью в оформлении трудовых отношений.
Ответственность
Отсутствие такого приказа является нарушением трудового законодательства и может привести к наложению административного штрафа по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, предусматривающей ответственность за нарушение трудового законодательства.
Экспертная группа журнала "Справочник кадровика".
www.pro-personal.ru
