Заполняем личную карточку работника: заполненный образец. Образец заполнения личной карточки работника форма т 2
личная карточка работника (образец заполнения 2018)
Процесс трудоустройства нового сотрудника оканчивается издание приказа о приеме на работу. После это кадровый специалист должен завести личную карточку работника и внести запись в трудовую книжку. Предлагаем вашему вниманию образец заполнения личной карточки работника по форме № Т-2, актуальный на 2018 год.
Что такое личная карточка
Личная карточка – это основной документ кадрового учета, в котором содержится вся информация, касающаяся работника. Личную карточку нужно завести на каждого сотрудника организации (п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, п. 12, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Для этого можно использовать форму №Т-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1 или разработать бланк самостоятельно (ст. 7, 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1). Использовать самостоятельно разработанные формы могут все организации, кроме государственных и муниципальных учреждений и иных организаций государственного сектора экономики.
В личной карточке работника отражаются все события трудовой деятельности работника, поэтому вести карточку нужно в течение всего времени работы сотрудника в организации.
К сведениюДля заполнения личной карточки используются специальные коды. Они установлены:
- ОКАТО Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 № 413;
- ОКИН Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-2014, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.12.2014 № 2019-ст;
- ОКСО Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 № 276-ст;
- ОКПДТР Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367.
Сведения, содержащиеся в карточке
Информация в личную карточку работника, в общем случае, вносится на основании документов, например:
- трудовой книжки;
- паспорта;
- диплома об образовании;
- военного билета;
- пенсионного свидетельства.
Хотя есть и сведения, вносимые со слов работника. Например, контактный телефон, информация о родственных связях и т.д.
Разделы карточки
Личная карточка работника по форме №Т-2 состоит из следующих разделов:
- Общие сведения;
- Сведения о воинском учете;
- Прием на работу и переводы на другую работу;
- Аттестация;
- Повышение квалификации;
- Профессиональная переподготовка;
- Награды (поощрения) и почетные звания;
- Отпуск;
- Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством;
- Дополнительные сведения;
- Основание прекращения трудового договора (увольнения).
Для удобства читателей наши специалисты подготовили образец заполнения личной карточки по форме №Т-2.
Скачать (DOC, 244KB)
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
blogkadrovika.ru
Как заполнить личную карточку работника по форме Т-2
Ведение в компании личных карточек — один из эффективных способов учета персонала. С их помощью формируется своего рода картотека сотрудников компании. Ее наличие значительно облегчает поиск нужной информации по тому или иному работнику.
О том, что собой представляет личная карточка по форме Т-2 и как ее правильно заполнять мы и расскажем в этой статье.
Что это за документ
Личная карточка представляет собой унифицированный бланк по форме Т-2 и является первичным документом по учету персонала и оплате труда. Ведение данного документа обязательно для каждой компании на все категории работников (основных, временных, совместителей, сезонных и т. д.). Это прямо указано в постановлении Госкомстата России от 05.01.2004г.
Она состоит из 4-х страниц, имеющих несколько разделов. В них отражаются все основные сведения о сотруднике (его биографии и трудовой деятельности). При приеме на работу на нового сотрудника заводится личная карточка. Изначально заполняется только основная часть этого документа. В дальнейшем, в процессе трудовой деятельности по мере необходимости этот бланк дополняется другими записями. Закрывается личная карточка только при увольнении работника из организации.
Карточки хранятся в специальном ящике или папке. Но обязательное условие ее хранение – отдельно от личных дел сотрудников.
Для удобного и быстрого поиска нужной информации карточки располагают либо в алфавитном порядке, либо по подразделениям.
Ведением этого документа занимается, как правило, специалист отдела кадров. В случае, если фирма небольшая, и такого специалиста нет, то ответственным за их ведение назначается любой другой работник в организации. Лучше, если это лицо назначено ответственным за ведение трудовых книжек и личных дел сотрудников.
Подготовка документов
В нормах трудового законодательства строго не оговорен срок, когда именно следует заводить личную карточку. Лучше всего это делать после приема сотрудника на работу, а именно после издания приказа о его приеме. В этом случае, работая со всеми документами работника, можно сэкономить достаточно много времени.
Для заполнения этого бланка потребуется весь основной перечень документов на сотрудника, который предъявляется им при оформлении на работу, включая трудовую, договор и приказ о приеме на работу.
Также, в бухгалтерии необходимо взять коды по вашей организации согласно общероссийским классификаторам – ОКИН, ОКСО, ОКПДТР и другие.
Порядок заполнения карточки
В карточке нельзя указывать следующие символы – косая черта, двоеточие, равенство и т. д. Зона, которая выделана для кодирования, не должна содержать никакой иной информации, в противном случае карточка считается испорченной и требует переписывания.
Карточка может заполняться как вручную, так и в электронном виде. После первичного ее заполнения она распечатывается, и с ней знакомят работника под роспись.
Кодированные разделы карточки заполняются на основе общероссийских классификаторов. Сама карточка состоит из шапки и 11 разделов. Пройдемся по каждому из них с подробными пояснениями (далее указанная нумерация – это разделы в личной карточке).В шапке указывается полное наименование компании и проставляется код вашей организации по ОКПО. Также следует указать дату, когда вы заполнили эту карточку. Чтобы не путаться, лучше указывать дату приема сотрудника на работу. Дата указывается цифрами, например, 26.05.2014. Ниже этой шапки идет небольшая таблица, в которую нужно внести ряд сведений по самому работнику и характеру его деятельности. С их заполнением проблем возникнуть не должно.
Далее идут основные разделы:
- 1 – Общие сведения.Строки:
- 1 – ФИО работника заполняется разборчивым почерком без сокращений.
- 2, 3 – место и дата рождения. Эти данные берутся из паспорта работника.
- 4 – гражданство – заполняется также без сокращений, например, гражданин Российской Федерации или другого государства.
- 5 – языки и степень их владения – это относится только к русскому языку и только в том случае, если эти сведения требуются для данной должности или вида работ. Эти данные заполняются сотрудником отдела кадров со слов работника. Впрочем, если работник знает несколько языков, то эти данные также можно вписать в карточку.
- 6 – здесь нужно указать все имеющиеся сведения по образованию работника – специальность, квалификацию и прочее.
- 7 – в этой строке на основании трудовой книжки заполняется профессия работника.
- 8 – стаж работы сотрудника, следует рассчитать на основании данных трудовой книжки (дней, месяцев, лет).
- 9 – состояние работника в браке (например, состоит в браке, никогда не состоял в браке и т. д.).
- 10 – состав семьи. В этой строке сведения заполняются только на ближайших родственников работника (мать, отец, сын, дочь и т. д.).
- 11 – паспортные данные без сокращений переносятся соответственно из паспорта.
- 12 – информацию о месте жительства следует брать из паспорта и со слов работника. В случае совпадения места регистрации и места жительства, данную информацию дважды записывать не нужно.
- 2 – Воинский учет. Этот раздел заполняется только для военнообязанных лиц. Для качественного его заполнения нужен или военный билет или удостоверение лица, подлежащего призыву на службу в нашей стране.
- 3 – Оформление приема сотрудника в компанию и дальнейшие его внутренние переводы. В этот раздел вносится информация на основании изданных приказов на приемы и переводы работника. От его правильного и качественного оформления зависит то, насколько верно в последующем будет рассчитан стаж работы в данной фирме. По сути, все записи из этого пункта в полном объеме дублируются в трудовой книжке.
- 4 – Раздел с аттестацией заполняется только после ее прохождения в компании. Информация записывается на основании приказа.
- 5 – Повышение квалификации. В этот раздел вносится информация из официальных документов, представленных работником.
- 6 – Информация о переподготовках сотрудника вносится аналогичным способом.
- 7 – Различного рода поощрения и награды. Здесь указываются полученные работником звания и награды в соответствии с нормами ТК РФ.
- 8 – Отпуск. Здесь указываются все виды отпуска, которые когда-либо были оформлены в данной компании сотруднику.
- 9 – Льготы социального характера – здесь указываются льготы, положенные сотруднику на основании соответствующих законов.
- 10 – Дополнительные сведения. Здесь вносятся те данные, которые не соответствуют другим подразделением карточки.
- 11 – Причины прекращения трудового договора с сотрудником. Здесь причины увольнения дублируются из приказа на увольнение, то есть дается ссылка на ТК РФ. Указанная информация в обязательном порядке заверяется как специалистом по персоналу, так и самим сотрудником.
Таким образом, перед тем как начать заполнять данный бланк, требуется тщательное изучение всех документов сотрудника. Также потребуется изучение основных правил заполнения личной карточки.
Для удобства специалиста по персоналу существуют различные автоматизированные программы, позволяющие намного быстрее заполнять такого рода документы. Однако дальнейшее ведение карточки в любом случае предполагает письменное оформление, поскольку требует подтверждения внесенных в нее данных подписью работника.
Подробнее о заполнении карточки в специализированной кадровой программе:
znaydelo.ru
Личная карточка работника (форма Т-2)
После приема на работу на работника должна быть оформлена личная карточка работника, которая ведется на протяжении всего времени работы. Форма личной карточки утверждена постановлением Госкомстата (форма Т-2). Личная карточка работника, образец которой приведен ниже, подготовлена по этой форме. Ниже вы также можете скачать форму личной карточки работника.
Личная карточка работника (образец заполнения)
При заполнении личной карточки работника в ней указываются персональные данные работника, сведения о приеме на работу, отпуске, переводе, увольнении у данного работодателя (ИП или организации). При этом должны быть указаны коды сведений по установленным классификаторам. В основном по ОКИН (общероссийский классификатор информации о населении).
Ниже приведены основные классификаторы ОКИН, которые используются при заполнении личной карточки работника.
ОКИН - Общероссийский классификатор информации о населении04 - Языки народов Российской Федерации и иностранные языки
Код ОКИН Наименование010 - Албанский011 - Алеутский012 - Алтайский013 - Алюторский014 - Английский017 - Андийский018 - Арабский019 - Армянский020 - Арчинский021 - Ассирийский022 - Афганский
02 - Гражданство
Код ОКИН Наименование1 - Гражданин Российской Федерации2 - Гражданин Российской Федерациии иностранного государства (двойное гражданство)
3 - Иностранный гражданин4 - Лицо без гражданства
05 -Степень знания иностранных языков и языков народов Российской Федерации
10 - Состояние в браке
Код ОКИН Наименование
1 - Никогда не состоял (не состояла в браке)2 - Состоит в зарегистрированном браке3 - Состоит в незарегистрированном браке4 - Вдовец (вдова)
30 Образование
Код ОКИН Наименование
01 - Дошкольное образование02 - Начальное (общее) образование03 - Основное общее образование07 - Среднее (полное) общее образование10 - Начальное профессиональное образование11 - Среднее профессиональное образование15 - Неполное высшее образование18 - Высшее образование19 - Послевузовское образование
Личная карточка работника (форма Т-2)
Также рекомендую ознакомиться со следующей видеоконсультацией.
Вы также можете ознакомиться с образцами трудового договора и приказа о приеме на работу.
russia-in-law.ru
Форма Т2 - личная карточка работника: образец заполнения
Что это и для чего необходима эта форма?
Прежде всего необходимо отметить, что личная карточка имеет унифицированную форму,именуемую, №Т-2. Такая унификация необходима, для того чтобы о каждом сотруднике компании имелась информация по одним и тем же вопросам и разделам.
Карточка работника по форме Т-2 — это полная личная информация о каждом сотруднике официально числящегося в штате компании. Прежде всего, это форма призвана учитывать личные данные, касающиеся дополнительных навыков и умений сотрудников компании. В зависимости от норм установленных в фирме, такая карточка может быть заполнена в печатном варианте и храниться в архивах компании либо же в электронной базе данных.
Как правило, больше всего такая информация необходима руководству компании или кадровому отделу, для поиска сотрудника на новую должность внутри организации или же для расширения обязанностей внутри подразделений. Однако, с недавних пор, такая форма может пригодиться и соискателям работы на бирже труда.
Заполняется такая карточка по частям. 1 и 2 раздел заполняется сотрудником, при приеме на работу. Остальные, 8 разделов заполняются кадровиком, уже после того, как сотрудник проработал в компании определенное количества времени. Из-за определенной специфики карточки, информация постоянно обновляется.
Структура формы Т-2, разделы
Личная карточка Т-2, содержит всего 10 разделов:
Раздел №1
Заполняется лично сотрудником. Это своего рода стандартная личная информация о сотруднике вне компании. Личные данные в этом разделе включают:
- Ф. И. О., гражданство, дату и место рождения.
- Образование, причем как основное, так и дополнительное.
- Знание иностранных языков + уровень.
- Профессия, занимаемая должность, стаж работы, степень (если таковая предусмотрена).
- Семейное положение, наличие детей.
- Паспортные данные.
- Адрес проживания.
Всего раздел состоит из 12 вопросов.
Раздел № 2
Данный раздел посвящен сведениям о воинском учете, соответственно необходим к заполнению только мужчинам. Состоит из 8 вопросов. Заполняется сотрудником лично.
Раздел № 3
Включает информацию о приеме на работу и о переходах на другую должность. Здесь указывается дата, тарифная ставка, структурное подразделение и основание для приема на должность (как правила номер приказа).
Раздел № 4
Аттестация. Как известно не у каждой профессии существует подобная процедура. Однако результаты аттестации являются весьма важными сведениями для любого руководителя.
Раздел № 5
Повышение квалификации. Эти данные также не упустит из виду ни один руководитель и тем более кадровик. В некоторых компаниях такая процедура является обязательной, а некоторые, наоборот, предоставляют своему сотруднику выбор.
Раздел № 6
Профессиональная переподготовка. Включает в себя информацию о сроке обучения, наименование специальности и сведений о полученном документе.
Раздел № 7
Награды, почетные звания. Сведения о наградах включает в себя информацию о наименование и подтверждающем документе.
Раздел № 8
Отпуск. Здесь указывается точные даты всех отпусков сотрудника, номера приказов и пр. Обязательно указание отпусков без содержания.
Раздел № 9
Социальные льготы. Если таковые имеются.
Раздел № 10
Может содержать совершенно различную информацию о сотруднике. К примеру, имеет водительское удостоверение «С» категории или сведения о медицинских показаниях.
Дополнительные сведения
Заполнение формы личной карточки
Как уже было отмечено ранее, лишь только первых два раздела заполняются сотрудником лично, остальные же заполняются по мере его профессиональной деятельности в компании. Причем в зависимости от структуры компании, заполнять последние 8 пунктов, может как секретарь, так и сотрудник кадрового отдела. Форма может заполняться от руки, а может быть, напечатана на компьютере.
Документы необходимые для заполнения личной карточки
Конечно, все зависит от стандартов и нормах компании о приёме на работу, однако, стандартный набор документов для заполнения карточки выглядит следующим образом:
- Трудовой договор.
- Паспорт сотрудника.
- Приказ руководства о приеме на работу сотрудника.
- Трудовая книжка.
- Страховое свидетельство.
- Свидетельство о браке.
- Дипломы о высшем образовании.
- Дипломы, грамоты, сертификаты о получение дополнительного образования.
- Сертификаты, свидетельства, книжки и прочие документы о прохождении профессиональной переподготовке, повышения квалификации.
- Заявление на отпуск.
- Военный билет.
И прочие.
Форма личной карточки работника Т-2 — скачать (в формате word)
Правила заполнения
- Прежде всего, следует обратить внимание на наименование организации. То есть при заполнении личной карточки, указывается полное наименование компании. К примеру, «Общество с ограниченной ответственностью «Ретранс». Сокращенные наименования можно использовать только в том случае, если это прописано в учредительных документах.
- Каждому сотруднику присваивается табельный номер. Он не должен превышать 6 цифр. При этом номер не меняется при любых перемещениях сотрудника внутри компании.
- В пункте «Алфавит» проставляется первая буква фамилии сотрудника.
- Пункты ф. и. о., информация о месте жительства и рождения, а также дата рождения и семейное положение прописываются только на основе документов, чаще всего паспорта.
- Код даты рождения указывается цифирным обозначением. К примеру, если дата рождения сотрудника будет 3 сентября 1980 года, то его код 03.09.1980.
- Следует отдельно указать рекомендации по заполнению графы о месте рождения:
- Общий размер записи должен быть не более 100 символов.
- Области и районы сокращаются в соответствии с паспортными данными, то есть:
- Город — гор.
- Район — рн.
- Станция — ст.
- и так далее.
- По данным общероссийского классификатора объектов административно-территориального деления устанавливается, и присваиваются код. К примеру, если сотрудник был рожден в городе Омске, то его код 52.
- Гражданство записывается без сокращения. Кодирование данной графы также происходит согласно общероссийскому классификатору. Российское гражданство — 1.
Изменение сведений о работнике
Во время работы сотрудников личные данные могут измениться, но это не повод заводить новую карту, тем более что очень сложно обновить все подписи.
Для того чтобы обновить измененные данные в карточке следует придерживаться инструкции:
- Аккуратно зачеркнем устаревшие данные.
- Вписываем новые данные.
- Ставим визу начальника отдела кадровой службы и самого работника.
- В 10 разделе «Дополнительные сведения» сделаем запись о новом изменении и укажем данные о документе на основании которого были внесены корректировки.
Хотя некоторые компании идут другим путем. Меняют страницу. Причем в карточку прикладывается обе страничке- ничего не выкидывается. Просто на одной ставиться пометка о замене листа.
Как делать исправления в личной карточке
Человеческий фактор никому не чужд, и сделать ошибку в записи, может, любой. Для исправления необходимо аккуратно зачеркнуть описку, рядом прописывается верный вариант и ставится ремарка «исправлено». Также необходимо заверить подписью начальника кадрового отдела.
Особенности и ошибки заполнения
Наверно самой распространенной ошибкой заполнения личной карточки, является путаница между разделами «Повышение квалификации», «Профессиональная переподготовка».
Повышение квалификации, это своего рода специализированное образование, курсы, семинары, которые могут быть, как долгосрочными (т. е. более 100 академических часов), так и краткосрочными (от 72 до 100 академических часов). Обучение может проходить как в самой компании, так и в образовательном учреждении специализированного типа.
Профессиональная переподготовка длится, как правило, не менее 500 академических часов. Проводиться, так же как и повышение квалификации на базе высшего образования. Однако по окончании сотрудник получает диплом или свидетельство.
После того как сотрудник увольняется из компании заводиться новый раздел № 11 «Основания увольнения». Здесь указывается причина увольнения, точная расшифровка в соответствии с ТК РФ, дата и номер приказа. После чего личная карточка работника закрывается. Для этого кадровый работник ставит соответствующую запись и свою подпись, если работник компании согласен с каждым пунктом документа, то он также расписывается.
arenateam.ru
Личная карточка работника форма Т-2 бланк и образец
Личная карточка работника форма Т-2 – посредством приказа о приеме на работу человека, профессия которого относится к любой категории, заполняется унифицированная данного документа.
Важно: форма имеет утверждение от 5 января 2004 года Постановлением в соответствующем разделе.
Заполняется личная карточка на каждого принятого работника в обязательном порядке, при наличии личного дела ее бланк включается в его состав. Изначально в бланк Т-2 вносятся обязательные сведения о самом работнике, заполняемые на основании представленной документации, вносится запись о приеме на работу на основании соответствующего приказа, вносятся сведения об опыте работы, образовании, воинском учете. Сведения о предоставляемых отпусках, наградах, переводах, аттестации, увольнении вносятся в бланк личной карточки при возникновении такого факта.
Скачать бланк личной карточки Т-2 и образец его заполнения можно по ссылка в конце статьи.
Как заполнять бланк Т-2
Заполнение личной карточки работника Т-2 выполняет делопроизводитель. Работник, на которого заводится такая форма, проверяет подлинность внесенных дыннах и расписывается в конце 2 раздела на последней странице формы.
Чтобы заполнить личную карточку, требуется наличие пакета официальных бумаг:
- Трудовой договор – уже имеющийся;
- Приказ о приеме на должность — по форме Т-1;
- Паспорт или прочее свидетельство об удостоверении личности;
- Трудовую книжку;
- Военный билет;
- Диплом об образовании, свидетельство о соответствующей категории или спецзваний;
- Идентификационный код;
- Страховой полюс из государственного пенсионного фонда.
Прочая информация пишется благодаря устному изложению человека. В варианте специфических особенностей труда, требуются различного рода бумаги, но разрешенные законодательством России.
Порядок заполнения Т-2:
- Название организации без сокращений, они допустимы только в случае, когда такое название имеется в учредительных бумагах;
- Табельный номер – не больше 6 цифр. Он в обязательном порядке присваивается всем без исключения сотрудникам и сохраняется в любом случае на протяжении всего периода сотрудничества;
- ИНН вновь приступившего к обязанностям человека и номер страхового пенсионного полюса;
- Столбец «Алфавит» обозначается начальной литерой фамилии будущего сотрудника;
- Вид работы – постоянная или временная;
- Вид деятельности в полном объеме – постоянная или по совместительству;
- Пол — единственной начальной буквой;
- ФИО записывается не сокращая;
- Дата рождения пишется в личной карточке Т-2 в текстовом ряду прописью, запись выполняется посредством представленного документа о личности;
- Запись о месте рождения в бланка Т-2 имеет свои нюансы – вся она с пробелами и разделительными знаками соответствует размеру в 100 символов. При этом сокращение населенных пунктов указывается с учетом требований заполнения этих граф, без запятых в родительном падеже;
- Код региона проживания формируется посредством данных Общероссийского классификатора объектов административно-территориального деления ОК 019-95;
- Гражданство – в полном объеме, имеет код по Общероссийскому классификатору информации о населении ОК 018-95. при этом российском гражданство имеет код №1, двойное – №2, иностранное – №3, его отсутствие — №4;
- Языки – наличие их знаний не сокращая слов, при этом степень знаний имеет кодировку двумя числами, первое из которых указывает на код языка, а второе на степень им владения, где:
- 3 – владение свободное;
- 2 – чтение и возможность изъясняться;
- 1 – чтение, однако перевод со словарем.
- Образование – вносится и располагает кодом в соответствии с ОКИН и Общероссийскому классификатору специальностей, полученных в результате обучения. По ОКИН специальность располагает кодировкой такими символами:
- Начальное общее образование – 02;
- Основное среднее – 03;
- Среднее полное общее – 07;
- Начальное профессиональное – 10;
- Среднее профессиональное – 11;
- Неполное высшее – 15;
- После полного окончания высшего учебного заведения – 18;
- Приобретенное, после училища – 19.
- Профессия главная и при необходимости или заинтересованности учреждения дополнительная;
- Стаж работы – непрерывный, дающий право на льготы и надбавку, высчитывается посредством записей в трудовой книжке;
- Состояние в браке имеет свои кода, указанные в ОКИН;
- Состав семьи – родственники первой линии с фиксированием степени родства;
- Паспортные данные – исключительно по документу, адрес жительства пишется в 2-х графах по прописке и по факту.
На основании приказа о приеме на работу вносятся запись в соответствующий раздел формы Т-2 с указанием номера и даты приказа. Раздел о воинском учете заполняется при наличии соответствующих документов.
Любая запись в личной карточке Т-2 выполняется при наличии обосновывающего документа, чаще всего приказа. Последняя запись в форму вносится при расторжении трудовых отношений на основании приказа об увольнении в последний раздел личной карточки.
Скачать образец и бланк Т-2
Личная карточка работника форма Т-2 бланк — скачать.
Личная карточка образец заполнения Т-2 — скачать.
kadromir.ru