Сканирование подтверждающих документов. Требования к отсканированным документам

Требования к сканированию документов на Едином портале государственный услуг

Наиболее быстрый и удобный способ получения государственных услуг, предоставляемых различными ведомствами, в том числе Министерством внутренних дел Российской Федерации, – это обращение через федеральную государственную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» - www.gosuslugi.ru.

Гражданин, зарегистрировавшись на указанном портале один раз, получает доступ в режиме реального времени к различным видам государственных услуг. По линии информационных центров территориальных органов МВД на региональном уровне посредством ЕПГУ можно подать заявление на выдачу справки о наличии (отсутствии) судимости, архивной справки, справки о реабилитации жертв политических репрессий. Порядок регистрации на ЕПГУ размещен на сайте УМВД России по Мурманской области.

Заявителям следует обратить внимание, что при подаче заявления на выдачу справки о наличии (отсутствии) судимости в соответствии с требованиями Административного регламента Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по выдаче справок о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования, утвержденного приказом МВД России от 07.11.2011 № 1121, на Портале необходимо представить изображения заполненных страниц паспорта, содержащих сведения о личности владельца паспорта, о регистрации по месту жительства и снятии с регистрационного учета, об отношении гражданина к воинской обязанности. Предоставление неполного комплекта документов является одним из оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.

Практикой установлено, что для сканирования страниц паспорта лучше выбрать формат с достаточно сильным сжатием – jpg (jpeg), а качество сканирования установить примерно ~ 200 DPI (точек на дюйм). Если установки программы сканирования в сантиметрах – соответственно ~ 130 точек на см, если используются другие понятия (например «качество в %»), то ориентироваться надо на размер итогового файла не меньше 50 Кб. Указанный размер позволит представить изображения 5-6 страниц. При разрешении в 100 DPI (или меньшем размере) изображение, как правило, не читаемо, а при 300 DPI - в утвержденный объем помещается только одна страница.

51.xn--b1aew.xn--p1ai

Сканирование документов

При работе с казначейством, клиентам постоянно требуется предоставлять сканированные копии подтверждающих документов (ПД). Как показала практика, это очень "трудный" вопрос, в отдельных случаях просто "нерешаемый". Проблема заключается в отсутствии программного обеспечения для работы со сканированными документами и в отсутствии представлений о графических форматах.

В предыдущей инструкции, по данному вопросу, мной был предложен графический формат DJVU. Он очень хорошо себя зарекомендовал, когда мы работали в АРМ СЭД, нагрузка на базу данных была минимальна. Времена изменились, изменилось и программное обеспечение. Базы данных "перекочевали" в управления и превратились в порталы.

DJVU это удобный и "легкий" формат, но он к сожалению не вошел в "требования к форматам сканированных документов" ни в АСФК (СУФД), ни в ООС. А как можно предоставлять копии документов если на "другой стороне" их не смогут просмотреть или не захотят?

Перечень требований к электронным копиям документов, предоставляемым через Официальный сайт выглядят так:

IX. Требования к электронным копиям документов, предоставляемым через Официальный сайт

9.1. Размер одного файла, предоставляемого на Официальном сайте, содержащего электронную копию документа, не должен превышать 50 Мб.

9.2. На Официальный сайт допускается предоставлять файлы следующих форматов: bmp, jpg, jpeg, gif, tif, tiff, docx, doc, rtf, txt, pdf, xls, xlsx, rar, zip, ppt, odf. Предоставление файлов, имеющих форматы отличных от указанных форматов (например, mp3, avi, exe), не допускается.

9.3. Файлы, предоставляемые на Официальный сайт, не должны содержать вирусов и вредоносных программ.

В АСФК (СУФД) требования к форматам еще жестче:

15 Требования к графическим электронным копиям документов-оснований, предоставляемых в ОрФК

15.1 Графические электронные копии документов-оснований

Требования, предъявляемые к графическим электронным копиям документов-оснований, используемым при реализации требований приказа

Министерства финансов Российской Федерации от 01.09.2008 № 87н «О Порядке санкционирования оплаты денежных обязательств получателей средств федерального бюджета и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета»:

изображение черно-белое;
размер одной отсканированной страницы формата А4 – не более 1240 точек на 1754 точек;
допустимые форматы графических файлов – JPEG, TIFF, PDF;
разрешение сканирования не более 150 точек на дюйм (DPI).

Как вы сами видите - выбор невелик: JPEG, TIFF, PDF. Мое убеждение, что формат должен поддерживать многостраничность, следовательно JPEG можно исключить из списка. Остается TIFF, PDF. Если выбирать из этих двух форматов, то мое предпочтение склоняется в сторону PDF.

Итак, с форматом определились. Необходимо найти программное обеспечение, которое сможет сканированное изображение сохранить в формат PDF. Важно, чтобы эта программка была бесплатна.

Ко все этим требованиям подходит большинство графических "вьюверов". Т.е. это программки которые умеют показывать вам различные изображения. Самые знаменитые из бесплатных это XnView→ и FastStone Image Viewer→

Эти просмотрщики умеют многое и невероятно удобны. Помимо показа изображений, умеют делать скриншоты (захватывать область экрана), даже редактировать изображение возможно. Умеют сканировать документы, что нам и необходимо.

Предлагаю использовать программу FastStone Image Viewer. Для этого вам необходимо скачать дистрибутив программы→, а после, установить на компьютер, где подключен сканер.

После установки, на рабочем столе будет ярлычок с именем "FastStone Image Viewer", который следует запустить.

Далее заходим в меню "Файл - Получить изображение со сканера", либо нажимаем кнопку в панели инструментов обведенную красной рамочкой.

В появившемся окне, вбираем сканер установленный на вашем компьютере и нажимаем кнопку "Сканировать".

Появляется диалоговое окно настройки сканируемого изображения. У каждого сканера свое диалоговое окно, поэтому у вас будет другое, но принцип везде одинаков. Необходимо выбрать разрешение 150Х150 (или 150 dpi), размер бумаги A4 лист, и решить будет ли ваш документ иметь цвет, либо сделать его черно-белым. В важных документах я все же рекомендую ставить цвет в 24bit, по крайне мере видно печать и подпись. Жмем "Scan" или "какая там у вас кнопка".

Документы сканируются и помещаются вверх окна в виде значков. Тут можно немного подредактировать листы, если выявились недостатки. Например я часто поворачиваю листы на 90 гр., чтобы их было удобно читать.

Затем необходимо листы сохранить в pdf формате. За это отвечает блок "Настройки" показанный на изображении ниже. Выбираем "Формат" - PDF формат. Ставим отметку напротив графы "Многостраничный файл". Экспериментальным путем установил, что оптимальны параметр "Качество" для документов составляет 50. Далее указываем папку для сохранения документов. Еще можно задать начало имени файла в поле "Файл".

Кликаем кнопку "Сохранить".

Появится окно с информацией об успешном сохранении. Можно отметить пункт "Открыть в проводнике" и нажать "ОК".

Откроется папка содержащая файл в формате pdf, в котором сохранились сканированные изображения.

Вот мы и получили копию подтверждающего документа. Обратите внимание на относительно небольшой размер данного файла. Это значит, что его удобно загружать и так же удобно скачивать для просмотра. Это важно!

Будьте уверены, в таком формате, ваши документы будут доступны для просмотра на любом компьютере.

sedkazna.ru

Росреестром опубликованы требования к электронным образам бумажных документов, необходимым для внесения сведений в государственный кадастр недвижимости

На официальном сайте Росреестра опубликован Приказ Росреестра от 30 апреля 2014 года № П/203 «О размещении на официальном сайте Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» Требований к электронным образам бумажных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью лиц, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации уполномочены заверять копии таких документов в форме документов на бумажном носителе, представляемых органами государственной власти и органами местного самоуправления» (далее — Приказ № П/203).

Приказ № П/203 подготовлен в целях реализации постановления Правительства Российской Федерации от 3 февраля 2014 года № 71 «Об утверждении Правил направления органами государственной власти и органами местного самоуправления документов, необходимых для внесения сведений в государственный кадастр недвижимости, в федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный в области государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, кадастрового учета и ведения государственного кадастра недвижимости, а также о требованиях к формату таких документов в электронной форме».

Таким образом, работы по подготовке органами государственной власти и органами местного самоуправления документов, необходимых для внесения сведений в государственный кадастр недвижимости, содержащих сведения о административно-территориальных границах, территориальных зонах и зонах с особыми условиями использования территорий, могут быть продолжены в соответствии с требованиями Приказа № П/203.

Приказом № П/203 установлены следующие требования к электронным образам бумажных документов:

электронные образы бумажных документов оформляются в виде файлов в формате PDF в целях обеспеченности визуальной идентичности его бумажному оригиналу в масштабе 1:1;

качество представленных электронных образов документов должно позволять в полном объеме прочитать текст документа и распознать его реквизиты;

в случае, если бумажный документ состоит из двух или более листов, электронный образ такого бумажного документа формируется в виде одного файла;

для сканирования документов необходимо использовать режим сканирования документа «оттенки серого» с разрешением 200 dpi.

С текстом Приказа № П/203 можно ознакомиться в приложении к новости.

Материалы для скачивания:

itpgrad.ru

Основные требования, предъявляемые к документу

Чтобы служить полноценным источником информации, управленческие документы должны отвечать требованиям, установленным законом и нормами. Кроме того, документ должен иметь вид, удобный для восприятия, т.е. должен быть максимально наглядным. Документ нельзя рассматривать в отрыве от управленческой функции.

1.1. Основные требования к документу

Документ издается полномочным органом или должностным лицом соответственно компетенции, при этом он не должен противоречить действующему законодательству и директивным указаниям вышестоящих и государственных органов.

Достоверность документа отвечает задачам конкретного руководства, основывается на фактах и содержит определенные и реальные предложения или указания.

Документ составляется по установленной форме. Для документов всех видов обязательны:

наименование автора документа;

наименование вида документа;

изложение содержания;

подпись автора;

дата

Установленная форма документов регламентируется ГОСТами. ГОСТ – это государственный стандарт.

ГОСТы на оформление документов были разработаны и утверждены еще в 1972 г. (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72). В 1978 г. эти ГОСТы были переутверждены с изменениями.

С 1 января 1991 г. ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 были заменены одним – ГОСТ 6.38-90 “УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”

В 1997 году вышел ГОСТ Р 6.30-97 «УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 г. № 273. С изменением № 1, принятым и утвержденным Постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 № 9-ст «О принятии и введении в действие изменения ГОСТ Р 6.30-97». Дата введения – 01.04.2000.

В 2003 году был принят последний стандарт – ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст, дата введения 01.07.2003 г.

ГОСТ устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации. Правила и требования ГОСТ 6.30-2003 носят универсальный характер.

Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управленческого труда.

1.2. Форматы бумаги

В соответствии с действующим в настоящее время ГОСТ 9327-60 «Бумага. Потребительские форматы» стандартные форматы обязательны в нашей стране для подготовки управленческой документации. Эти форматы приняты и Международной организацией по стандартизации (ISО).

Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата А0 (841 мм х 1189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны.

Форматы делятся на три основных ряда – А, В, С.

В делопроизводстве используется в основном два формата бумаги ряда А:

А4 (210 х 297 мм) – используется для основного массива документов;

А5 (148 х 210 мм) – используется для небольших писем, справок.

studfiles.net