Как посчитать среднесписочную численность работников за год. Среднесписочная численность работников формула за год
Как определяется среднесписочная численность работников за год.
Среднесписочная численность работников за год – это показатель, который определяется путем математического суммирования списочного количества персонала за каждый день в году, затем полученная сумма делится на количество дней в году (365 или 366 дней). Что касается праздничных и выходных дней, то для расчета в эти дни количество работников принимают равным количеству работников за предыдущий день, но рабочий. Если же праздничных и выходных дней больше, чем 2 подряд, то списочное количество работников за такие дни равняется количеству двух работников от списочного состава за ближайший перед праздниками (выходными) рабочий день.
Однако редко бывает, что среднесписочная численность работников за год на предприятиях считается за каждый день в году. Большинство предприятий и организаций в течении года подсчитывают данный показатель за больший отчетный период: полугодие, квартал, месяц. Это позволяет в конце года, при составлении отчетности за весь год, использовать уже имеющиеся данные и уже на основании их выводить годовой показатель. Но ежедневный учет списочного количества работников на предприятии ведется постоянно. В данных отчетах за каждый день количество персонала уточняется и на основании распоряжений и приказов (о переводе или временном убытии, приеме на работу или увольнении), вносятся соответствующие изменения. Ежедневные показатели по среднесписочной численности должны соответствовать данным, отображаемым в табелях по учету рабочего времени. Табель же учета является основным документом, который используется при начислении работнику заработной платы.
Сведения о среднесписочной численности работников зачастую используются бухгалтером при составлении отчетности по труду. Кроме этого, данные сведения используются как основание для подсчета производительности труда, коэффициента оборота текучести, средней заработной платы на предприятии и других не менее важных показателей.
Но имется ряд случаев, которые предполагают, что среднесписочная численность работников за год может не включать в себя всех работников предприятия. К таким категориям работников относятся женщины, находящиеся в декретном отпуске или в отпуске по беременности; матери, которые заняты по уходу за детьми. А также работники, которые откомандированы с предприятия (организации) для выполнения сельскохозяйственных сезонных работ, связанных с уборкой урожая.
Кроме этого, работники, которые обучаются (поступают) в учебных заведениях (как высших, так и средних) и находятся в дополнительных отпусках, также не входят в среднесписочную численность. В данный критерий также не входят и студенты-практиканты, которые могут быть зачислены на должность.
Работники, которые приняты на работу на неполную ставку или неполный рабочий день, также учитываются. Расчет по ним выполняется пропорционально времени, отработанному на производстве. Среднесписочная численность в таком случае определяется в следующем порядке: за отчетный период (как правило, это неделя или месяц) подсчитывается полное количество человеко-часов, затраченных на работу данным работником, после чего данное количество человеко-часов делится на реальное значение рабочего времени в день, и в результате получаем количество дней за отчетный период, которое и включается в общий подсчет среднесписочной численности. По аналогичной схеме рассчитываются данные и по другим работникам, задействованным на дому или удаленно.
Среднесписочная численность работников за год или другой отчетный период при работе предприятия меньше, чем отчетный период, по причине его запуска или ликвидации, или связанности с сезонными работами, подсчитывается немного по-другому. В таком случае суммируется количество работников за все дни, когда предприятие работало (включая выходные и праздничные дни), а затем данная сумма делится на количество дней за отчетный период. Но опять же, как правило, считать за год данный показатель непрактично и трудоемко. Поэтому зачастую годовой показатель считается по данным за каждый месяц. То есть суммируется численность за все месяцы в году, а затем сумма делиться на 12 (число месяцев в году).
fb.ru
Как рассчитать среднесписочную численность работников за месяц, квартал, год
Расчет этого фактора также определяет форму подачи отчетности в налоговую инспекцию, так как если среднее число сотрудников в организации превышает 100, она обязана подавать отчетность в электронном виде.
Порядок расчета по разным промежуткам времени
Поскольку отчетные периоды по разным налогам, уплачиваемым организацией, могут быть различными, то и среднесписочная численность сотрудников должна быть рассчитана за соответствующие отрезки времени, исходя из потребностей налогообложения.
Принцип расчета среднесписочной численности за конкретный период времени достаточно прост.
Расчет за месяц производится путем сложения списочной численности за каждый день месяца и деления полученной суммы на количество дней в месяце. Среднесписочная численность сотрудников за выходной день берется по состоянию на предыдущий рабочий день.
Например: на 1 марта в организации было трудоустроено 28 сотрудников. 5 марта один из них уволился. С 10 марта был принят новый сотрудник, 12 марта еще один. На период с 20 по 25 марта было привлечено 3 временных сотрудников по причине пиковой нагрузки.
Расчет среднесписочной численности будет выглядеть следующим образом:
- С 1 по 4 марта включительно 28 сотрудников (28+28+28+28=112)
- С 5 по 9 марта 27 сотрудников (27+27+27+27+27=135)
- 10 и 11 снова 28 сотрудников (28+28 = 56)
- Далее с 12 по 19 было 29 сотрудников (29+29+29+29+29+29+29+29=232)
- С 20 по 25 было 32 сотрудника (32+32+32+32+32+32=192)
- С 26 по 31 марта снова 29 сотрудников (29+29+29+29+29+29=174)
Для того, чтобы узнать среднее значение за месяц, сложим количество всех сотрудников за каждый день (112+135+56+232+192+174=901) и разделим на число дней в месяце – 31 (901/31=29,06). Таким образом, среднесписочная численность за март получится 29.
Расчет за квартал производится суммированием численности за каждый месяц квартала и деления полученной суммы на три.
Расчет за год аналогичен квартальному, но делить нужно уже на двенадцать. При этом, если начало работы организации не совпадает с началом календарного года и, соответственно, срок работы составляет неполный год, делить нужно все равно на двенадцать. Этот же принцип применяется и к неполному месяцу – независимо от даты начала работы, делить нужно на фактическое число календарных дней в месяце.
Например: численность в марте -29, в апреле – 34, в мае – 40. Тогда среднее значение будет равно (29+34+40)/3=34 сотрудника за квартал.
Предположим, что организация начала работу с 15 июня. Первоначально в ней работали 2 человека. Через 3 месяца – с 15 сентября – их количество увеличилось до 5. С 1 декабря сотрудников стало 20.
Чтобы рассчитать среднюю численность за год, сначала вычислим это значение для каждого месяца отдельно:
- Июнь: 2 * 16 / 30=1
- Июль: 2 * 31 / 31=2
- Август: 2 * 31 / 31=2
- Сентябрь: (2*14 + 5*16) / 30=4
- Октябрь: 5 * 31 / 31=5
- Ноябрь: 5 * 30 / 30=5
- Декабрь: 20*31 / 31 = 20
Итого сотрудников в течении года: 1+2+2+4+5+5+20=39.
Среднесписочное за год: 39 / 12 = 3.
В данном примере следует обратить внимание на то, что действие умножения применяется только потому, что в течении каждого месяца количество сотрудников практически не меняется. Поэтому вместо суммирования для понимания принципа проще умножить на количество дней. На самом деле эти значения получаются суммированием за каждый день числа сотрудников, которое взято из документации по учету труда.
Как рассчитать НДФЛ, рассказано здесь.
Особенности расчета пени по налогам рассмотрены в следующей статье.
Порядок расчета подоходного налога с зарплаты изложен в данном материале.
Детальный порядок и правила расчета представлены в следующем видеоматериале:
Нюансы и особенности проведения вычислений
В расчет численности должны включатся все фактически занятые сотрудники, в том числе сезонные, работающие удаленно, временные и сотрудники на испытательном сроке.
Не учитываются при подсчете численности адвокаты, сотрудники, трудоустроенные на основаниях внешнего совместительства, а также те, с кем трудовые отношения оформлены гражданско-правовым договором.
Отдельно следует отметить те категории сотрудников, которые могут быть учтены либо не учтены, в зависимости от определенных факторов:
- Совместители – как уже говорилось, если это внешний совместитель, он не входит в отчетность, если совместительство внутреннее, то такой сотрудник учитывается один раз (как один человек), а не по количеству ставок или человеко-часов;
- Учредители – учитываются, если им начисляется заработная плата. Если учредитель ведет на предприятии какую-либо трудовую деятельность, но зарплата ему при этом не выплачивается (получение дивидендов не относится к данному пункту), то в списочную численность он не войдет;
- Командированные за границу – учитываются в зависимости от длительности командировки. Если она краткосрочная, такой сотрудник включается в общую численность, если командировка длительная – то нет;
- Проходящие обучение (в том числе, если они направлены от организации и получают от нее стипендию) – учет зависит от того, сохранена ли за сотрудником заработная плата. Если да, то даже если обучение происходит с отрывом от работы, такой сотрудник учитывается.
Если имеются сотрудники, работающие неполный рабочий день, они также должны учитываться при расчете среднесписочной численности. Например, если два сотрудника работают на полставки, то учесть их можно как одного человека (этот вариант подходит для любого четного количества сотрудников, работающих ровно половину рабочего дня). Но если количество таких сотрудников больше и время, отработанное ими за день отличается, то понадобится расчет человеко-часов.
При таком способе учета нужно подсчитать общее количество часов, отработанных за день всеми сотрудниками, работающими неполный день. Далее расчет производится в зависимости от продолжительности рабочего дня в организации и количества рабочих дней в неделе. Если график работы стандартный – восьмичасовой рабочий день при пятидневной неделе, то общее количество человеко-часов за день делится на 8. Таким образом достигается сопоставимость числа сотрудников, работающих неполный день.
Например, если в организации трудится 10 сотрудников со стандартным графиком и 4 человека работают по 6 часов в день, то путем приведенных выше расчетов получим:
- 4 * 6 = 24 человеко-часа в день
- 24/8 = 3
Таким образом все сотрудники, работающие неполный день соответствуют 3 сотрудникам, оформленным на полную ставку.
В таком случае списочная численность за один день составит 10 + 3 = 13 человек.
Если при расчете человеко-часов сумма сотрудников в пересчете на один день получилась дробной, в отчет указывается целое число, полученное в соответствии с правилами округления.
Необходимо помнить, что помимо сотрудников, которым предоставлен график с неполным рабочим днем на основании обоюдного соглашения или по условиям трудового договора, есть отдельная категория лиц, которым работодатель в любом случае обязан предоставить возможность работать неполный день.
К этой категории относятся несовершеннолетние сотрудники, кормящие женщины, инвалиды первой и второй групп, работники, занятые на вредных или опасных условиях работы.
Особенности и нюансы процедуры вычисления рассмотрены в следующем видеоролике:
Если расчет среднесписочной численности требуется для подачи отчетности в ПФР и ФСС по формам РСВ-1 и 4-ФСС соответственно, к тому значению, которое было рассчитано по указанным выше принципам потребуется дополнительно вычислить средние значения численности за отчетный период по тем категориям сотрудников, которые в это значение не включаются, а именно уже упомянутые внешние совместители и сотрудники, оформленные по гражданско-правовым договорам.
znaybiz.ru
Как посчитать среднесписочную численность работников за год: формулы расчета
Достаточно много людей, которые осуществляют предпринимательскую деятельность в соответствие с законодательством нашего государства, сталкиваются с вопросом просчета среднесписочной численности сотрудников. Те предприниматели, которые не имеют специализированных программ, к примеру, 1С, задаются вопросом того, как правильно это определить.
Отметим, что данная информация необходима при составлении отчетов, которые подаются в налоговую и фонд социального страхования. Следует отметить, что каждое из ведомств предлагает свои правила ведения подсчета сотрудников.
Проводить расчет среднесписочной численности работников в любом случае нужно. Именно поэтому к реализации данного действия следует подходить с максимальной ответственностью. В противном случае, ФНС может наложить штраф на сотрудника, предоставляющего отчет, а также подвергнуть административной ответственности руководство.
Содержание статьи
Что представляет собой ССЧ
- Совместители, основным местом работы которых является стороннее предприятие.
- Находящиеся в декрете по уходу за ребенком.
- Взявшие отпуск для учебы.
К примеру, за первые шесть месяцев работало 60 сотрудников. Во вторые шесть месяцев года только 40. Таким образом, средний годовой показатель количества работников составляет 50.
В том случае если за период осуществления расчетов количество работников предприятия не изменялось, то есть никто не подавал заявление об увольнении, не увольнялся по решению руководства, а также не переходил на 0,5 ставки, то целесообразно просто посчитать количество сотрудников.
При этом, как показывает практический опыт, подобные ситуации возникают крайне редко. Сотрудники могут увольняться, предприятие может брать новых работников и так далее. Чтобы не запутаться, расчет среднесписочной численности работников необходимо выполнять в соответствие с нижеизложенной инструкцией. При небольшом количестве работников предприятия или фирмы, скорее всего инструкции будет достаточно для того, чтобы верно выполнить расчет.
Пример расчета
Изначально необходимо произвести просчет среднесписочной численности сотрудников, работающих полный день. Для этого нужно выполнить суммирование количества сотрудников за все месяцы в году. В учет необходимо взять даже тех работников, которые временно выбыли по состоянию здоровья или находились в отпуске. Далее необходимо разделить полученное число на дни в месяце. Таким образом, необходимо посчитать за все 12 месяцев.
К примеру, в январе месяце в компании работало 5 сотрудников. Еще один начал работу с середины января.
Формула для расчета выглядит следующим образом:
(a1 * b1 + a2 * b2) / c, где
а1 – количество дней до момента прихода нового сотрудника, b1 – количество до момента трудоустройства нового, а2 – количество дней после прихода нового сотрудника, b2 – новое количество работников, c – количество дней в месяце.
Расчеты примера выглядят следующим образом:
(15 * 5 +16 * 6) / 31 = 5,5 (человек за январь)
Следующим этапом является просчет среднесписочной численности работников, имеющих неполную ставку. В том случае если такие сотрудники отсутствуют, то этот этап расчетов пропускается, что, безусловно, упрощает процедуру. Если же они осуществляют рабочую деятельность, то нужно посчитать, какое количество часов они отработали каждый месяц.
Пример следующий. В компании двое специалистов осуществляют деятельность на 0,5 ставки. За январь месяц на двоих они отработали 120 часов.
Часы, которые были отработаны, необходимо разделить на дневное количество рабочих часов, умноженное на количество дней в месяце, которые были рабочими. Для этого используется следующая формула:
a / (b * c), где
a – количество проработанных часов в январе за 15 дней на двух сотрудников, оформленных на 0,5 ставки, b – стандартный рабочий день (в часах), c – количество рабочих дней в месяце.
Расчеты выглядят следующим образом:
120 / (8 * 15) = 1 (человек)
Теперь выполняется расчет среднесписочной численности всех сотрудников. С этой целью необходимо произвести суммирование ССЧ сотрудников, работающих целый день, и тех, которые работают на неполную ставку. При этом необходимо выполнить процедуру за каждый из месяцев. Полученные данные необходимо округлить до целого значения. После этого произвести разделение количества месяцев и опять выполнить округление до целого числа.
В том случае если необходимо произвести получение данных для налоговой, нужно выполнить расчеты за один год. Поэтому рекомендуется подсчитывать ССЧ работников, начиная с января и заканчивая декабрем.
В том случае, если данные предоставляются для фонда социального страхования, то численность должна быть предоставлена за определенные периоды. Здесь идет речь про квартал, 6 месяцев, 9 месяцев, 1 год.
Для расчетов нужно посчитать количество за нужный период и разделить на количество месяцев периода. К примеру, для квартала делится на 3.
Таким образом, для получения среднесписочной численности необходимо выполнить расчет за каждый месяц и суммировать его. К примеру, получилось, что с января по декабрь работало 98 человек.
Формула для просчета ССЧ следующая:
a / c, где
а – количество работающих с января по декабрь, с – количество месяцев в году.
Расчет выглядят следующим образом:
98 / 12 = 8,2 (чел)
Полученный результат 8,2 необходимо округлить до 8.
Результат численности сотрудников за период в один год требуется исключительно для предоставления в Федеральную налоговую службу.
Кого считать и кто не подлежит учету
Те сотрудники предприятия, которые работают полный день, должны быть включены при выполнении расчетов. Показатели должны быть взяты из формы учета явки на работу наемных работников. Одним из оснований для того, чтобы включить их в списочную численность, является приказ руководства про прием на работу, основанную на подписанном трудовом договоре.
Для того чтобы верно произвести все расчеты, нужно понимать, какие именно сотрудники не должны быть включены в среднесписочную численность. В данном случае к ним относят:
- Тех, кто совмещает работу с другой основной деятельностью.
- Устроенные на основе гражданско-правового договора.
- Подавшие заявление об увольнении.
- Предоставляющие услуги защиты юридических интересов.
- Ушедшие в декретный отпуск.
- Учредители, не получающие заработную плату.
Необходимость показателей
Разбираясь в данном вопросе и, соответственно, осуществляя просчет, следует владеть информацией о том, какие сотрудники должны быть взяты в расчет, а какие – нет. Информация про среднесписочный учет должна вноситься в большинство существующих ведомостей, которые рассматриваются для того, чтобы определить гражданские права на получение льгот и, в результате, подать достоверную информацию в Федеральную налоговую службу.
Следует отметить, что данный отчет является самым первым, который необходимо подать в налоговую в начале года.
Особенности составных формул
Выполнение процедуры расчета хоть и является не сильно сложной процедурой, но требует внимательности и ответственности.
Дело в том, что неверно выполненные просчеты могут привести к тому, что в Федеральную налоговую службу при сдаче годовой отчетности будут предоставлены недостоверные данные, которые, в свою очередь, будут сопровождаться последующими проблемами.
Для того чтобы упростить все просчеты, существует формула, которая была представлена Росстатом.
В данном случае идет речь про выполнение расчета среднесписочной численности работников за 12 месяцев, в качестве суммарного значения показателей численности за все месяцы и последующее разделение на количество нужных месяцев.
В отдельных ситуациях возникает потребность в выполнении расчета численности не за 12 месяцев, а к примеру, за 6. В данной ситуации необходимо просуммировать показатели каждого из нужных месяцев и произвести деление на количество исследуемых месяцев.
Данные, которые связаны с численностью, к примеру, за 6 или 3 месяца, могут использоваться для того, чтобы предоставить отчетность в Фонд социального страхования. В налоговую службу предоставляются только данные за годовой период. При этом алгоритм выполнения просчета везде является идентичным.
В связи с тем, что интересуемый показатель будет влиять на точность расчета количества налогов, которые нужно оплатить, то руководство предприятия должно быть уверенным в том, что все расчеты были выполнены с максимальной точностью.
Именно по этой причине на сегодняшний день существуют специализированные программные продукты, которые нашли широкое распространение среди специалистов бухгалтерского отдела. Составив список работников, а также указав категорию, к которой они относятся и период их работы, можно автоматически получить расчет среднесписочной численности работников.
Следует отметить, что использование таких программных продуктов стоит не сильно дорого и при этом обеспечивает гарантию того, что данные, предоставленные в налоговую, будут максимально точными и с их стороны каких-либо вопросов не возникнет.
Заключение
В данном материале была изложена основная информация про то, каким образом выполняется расчет среднесписочной численности работников предприятия, частной организации, тех кто работает на индивидуального предпринимателя. Необходимо отметить, что просчет численности по тем сотрудникам, которые работают не целый день, осуществляется по другой формуле.
В данном случае не прибегают к способу обычного суммирования показателей, как и в случае со списочным показателем численности сотрудников, которые заняты на работе на протяжении всего дня.
Если в предоставляемом отчете будут допущены ошибки или же он будет подан не вовремя, то ответственное лицо может получить штраф. Помимо этого, к административной ответственности может быть привлечен руководитель предприятия. Именно поэтому крайне важно доверять процедуру ответственным работникам, которые прекрасно ознакомлены с данным вопросом и владеют информацией про нюансы ее осуществления.
Также информацию про расчет среднесписочной численности работников можно получить в ФНС.
Дополнительная информация по расчетам представлена ниже.
znaybiz.ru