Разработка должностных инструкций и правила оформления. Оформление должностная инструкция
Разработка должностных инструкций и правила оформления
Должностные инструкции, в соответствии с ОКУД, включены в группу документов, предназначенных для обеспечения организационно-нормативного регулирования работы предприятия. Они являются неотъемлемой частью комплекса организационно-распорядительной документации – системы документов, фиксирующих вопросы по управлению, взаимодействию, регулированию деятельности конкретных сотрудников или отдельных категорий работников. Рассмотрим далее основные правила оформления должностной инструкции в соответствии с ГОСТ.
Понятие
Должностная инструкция является письменным организационно-нормативным документом. В ней четко регламентируются вопросы по взаимодействию, управлению, отчетности, регулирования и обеспечения деятельности конкретного сотрудника организации. В должностных инструкциях устанавливается порядок применения положений отраслевого законодательства и локальных актов.
Назначение
Разработанные в соответствии с правилами, согласованные друг с другом, должностные инструкции позволяют достичь:
- Рационального разделения труда между сотрудниками.
- Равномерной загрузки работников.
- Оптимального распределения поручений (заданий) между сотрудниками с учетом уровня квалификации и сложности работы.
- Понимания служащими ответственности за совершенные ими действия.
Кроме этого, обеспечивается эффективный и своевременный контроль деятельности служащих.
Наличие должностных инструкций ускоряет обучение работников, принятых в штат и перемещенных на новую должность.
Взаимосвязь с другими документами
Должностная инструкция тесно связана с трудовым договором, а также актами, оформляющими дисциплинарные взыскания. В трудовом договоре могут содержаться отдельные ее положения, и многие наниматели считают, что этого документа достаточно для закрепления возложенных на работника полномочий и обязанностей. В Правилах оформления должностных инструкций, однако, указано, что если в договоре присутствует указание на то, что руководитель может поручать сотруднику не только обязанности, включенные в контракт, но и прочие, закрепленные в иных локальных актах, наличие должностной инструкции обязательно.
Особое значение этот документ имеет при урегулировании споров. В таких случаях при определении степени ответственности работника учитывается, насколько полно и точно он исполнял свои обязанности, закрепленные в должностной инструкции.
Особенности составления
Существуют определенные правила составления и оформления должностной инструкции.
Поскольку этот документ относится к группе локальных актов предприятия, его содержание, структура, стиль изложения должны соответствовать ряду специфических требований. Важнейшими из них являются убедительность и информационная емкость. Достичь ясности содержания можно, используя предельно точные формулировки и отдельных предложений, и текста в целом.
Информационная емкость обеспечивается за счет включения в содержание выражений, состоящих из минимума слов, но несущих максимальную смысловую нагрузку. Убедительность текста зависит, в первую очередь, от последовательности расположения смысловых компонентов, логической обоснованности структуры.
В Правилах разработки должностных инструкций и их оформления рекомендовано использовать в качестве основы положения КСДС (Квалификационного справочника должностей служащих). Их можно адаптировать к условиям работы любой организации или структурного ее подразделения.
Правила оформления должностной инструкции: образец
В настоящее время разработаны так называемые типовые инструкции для отдельных должностей. Они формируются с учетом специфики трудовой деятельности конкретных работников. Однако при этом существует определенный перечень вопросов, который должен быть отражен в документе.
Согласно Правилам оформления должностной инструкции (по ГОСТу 6.30-2003), в ней указываются:
- Название должности сотрудника, ее место в структуре организации.
- Статус служащего, порядок назначения на должность и снятия с нее.
- Уровень квалификации, необходимый для выполнения порученной работы.
- Требования к работнику (например, наличие специальных знаний).
- Трудовые функции, поручаемые сотруднику.
- Вид деятельности (конкретные операции), который будет осуществляться работником.
- Требования по ОТ (охране труда), выполнение которых обязательно для служащего.
- Перечень полномочий работника, краткое их описание.
- Порядок взаимодействия с другими сотрудниками.
- Меры ответственности, предусмотренные в отношении служащего в случае ненадлежащего исполнения или невыполнения возложенных обязанностей.
- Порядок изменения и правила оформления новой должностной инструкции.
Образец документа может прилагаться к пакету организационно-распорядительных актов предприятия.
Основные реквизиты
Во исполнение Правил оформления должностной инструкции в ГОСТ Р 6.30-2003 закреплен следующий перечень обязательных реквизитов документа:
- Название организации. Она выступает в качестве разработчика инструкции.
- Наименование документа.
- Дата составления.
- Регистрационный номер.
- Место составления.
- Гриф утверждения.
- Заголовок.
- Текст (содержание).
- Отметка о наличии приложений.
- Гриф (визы) согласования.
- Отметка о заверении экземпляра.
- Указание на исполнителя.
- Идентификатор электронного экземпляра.
Согласно Правилам оформления должностной инструкции по ГОСТ, в образец типового бланка предприятия, относящегося к ведению субъектов РФ, в которых русский является не единственным официальным языком, наименование указывается на всех официальных языках.
Над полным наименованием разработчика документа должно присутствовать сокращенное (или полное) название вышестоящей организации (структуры управления/власти), если она имеется. Краткое наименование предприятия указывается в инструкции, если оно закреплено в учредительной документации.
Название подразделения (обособленного в т. ч.) указывается, если оно выступает в качестве составителя.
Наименование документа
Код и класс инструкции необязательно указывать в образце. В Правилах оформления должностной инструкции сказано только, что наименование документа должно соответствовать видам, установленным в ОКУД. Документ включен в класс "Организационно-распорядительная документация" (0200000). Код инструкции -0253051.
Название вида документа следует располагать с отступом на 2-3 строки вниз от последних слов в реквизите "Название организации". Для написания используются заглавные буквы в полужирном начертании.
Дата документа
Этот реквизит указывает на календарное число, в которое инструкция была утверждена, подписана и пр. Как правило, при оформлении должностных инструкций проставляется дата их утверждения. Этот реквизит следует располагать с отступом на 1-2 строки вниз от названия вида документа.
Регистрационный номер
Он присваивается, согласно порядку регистрации документации, установленному на предприятии. Следует уточнить, что регистрационный код, кроме порядкового номера, установленного в рамках функциональной подгруппы, может содержать и другие цифровые обозначения. Речь, в частности, об:
- индексе дела (в котором предполагается хранение контрольного экземпляра инструкции) по номенклатуре, принятой на предприятии;
- условном буквенном обозначении названия вида документа;
- информации об исполнителе и пр.
Регистрационный номер дополняется обозначением "№" и указывается в той же строке, что и реквизит "Дата документа" после утверждения.
Место составления документа
Как правило, при оформлении должностной инструкции в реквизите "Наименование организации" упоминается и место ее нахождения. Если соответствующих сведений нет, то отдельно указывается место составления документа. К примеру, из названия "Негосударственное образовательное учреждение Кировский центр творчества" следует, что организация расположена в г. Кирове. Соответственно, отдельно указывать место составления инструкции не нужно.
Согласно Правилам оформления, в должностной инструкции адрес составления (издания) приводится в соответствии с установленной системой административно-территориального деления. Для юрлиц местом оформления будет выступать непосредственный адрес нахождения (по юр. адресу). Названия населенных пунктов при необходимости дополняются общепринятыми сокращениями.
Утверждение документа
Его осуществляет должностное лицо, обладающее соответствующими полномочиями. Как правило, разработка должностных инструкций и их оформление возлагаются на начальника кадровой службы или юридического отдела. Утверждение же осуществляется руководителем организации. Обычно на документе указывается слово "Утверждаю" (без кавычек, прописными буквами), после него – название должности уполномоченного лица, подпись и ее расшифровка (фамилия, инициалы), а также дата утверждения. Этот реквизит размещают в верхней части документа справа на титульном листе.
Текст
В соответствии с Правилами оформления должностной инструкции, содержание документа излагается на русском языке и на официальных языках, принятых в тех или иных регионах страны.
Изложение осуществляется в форме связного текста, содержащего логически и грамматически согласованные сведения о полномочиях, ответственности, взаимоотношениях сотрудника (или категории служащих).
Если в текс предполагается включить таблицы, необходимо:
- Указать в графах и строках заголовки, выраженные существительными в именительном падеже.
- Согласовывать подзаголовки строк и граф с заголовками.
Ключевыми элементами структуры текста инструкции выступают разделы. У них должна быть нумерация римскими цифрами и наименования. Отображать названия можно прописными буквами. Точки в конце наименований не проставляются.
Если в составе разделов присутствуют пункты и подпункты, то они названий не имеют, а обозначаются арабскими цифрами.
Если инструкция разрабатывается на основании документов иных организаций (структур власти) либо уже изданных актов (например, типовой инструкции), в тексте должно присутствовать указание на это.
Содержание документа начинают излагать с отступом на 1-2 строки вниз от заголовка. Текст выравнивают по ширине.
Страницы нумеруются арабскими цифрами.
Указание на наличие приложений
Оно используется в 2-х случаях.
Первый случай, когда должностная инструкция является основным документом и имеет приложение (одно или несколько). При упоминании его в тексте, отметку о его наличии оформляют с отступом в 1-2 строки от последних слов текста. Выглядит упоминание может так: "Приложение: на 2 л. в 3 экз."
Если приложение в тексте не упоминается, отметку оформляют так: "Приложение: график осмотра объекта на 2 л. в 2 экз."
Если у приложения тоже есть приложение, оформление будет таким: "Приложение: график осмотра объекта и приложение к нему, всего на 3 л."
Второй случай, когда должностная инструкция сама является дополнением к другому документу, к примеру, к приказу, на основании которого она утверждается или вводится в действие. В такой ситуации соответствующую отметку располагают в верхней части титульного листа справа. В ней должно содержаться слово "Приложение", знак "№" с арабской цифрой (проставляется через пробел), указывающей на порядковый номер, название вида документа, к которому инструкция прилагается, его дата и регистрационный код. Можно использовать прописные буквы ("ПРИЛОЖЕНИЕ"), разместить слова по центру.
Подпись
Ее ставит уполномоченное должностное лицо. В состав этого реквизита входит не только собственноручная роспись служащего, но и:
- Название должности.
- Расшифровка подписи. Здесь указывается фамилия и инициалы.
Гриф согласования
Этот реквизит проставляется, если необходимо согласие заинтересованных лиц, не являющихся авторами инструкции. Согласование – результат оценки обоснованности содержания документа, его соответствия нормам права, управленческим решениям и пр.
В реквизите должно присутствовать слово "Согласовано" (прописными буквами без кавычек), название должности служащего, с которым это согласование осуществляется, наименование организации, от имени которой действует лицо, его подпись и дата. Если у заинтересованных лиц возникли возражения по содержанию документа, гриф согласования не подписывают. Визирование осуществляется после устранения недочетов и неясностей.
Реквизит следует располагать с отступом на 1-2 строки от реквизита "Подпись". В некоторых случаях допускается его оформление на отдельном листе. К примеру, предприятию необходимо в одно время согласовать большое количество однотипных документов. В таких ситуациях оформляется "Лист согласования". На проекте инструкции перед реквизитом "Подпись" разработчик должен сделать отметку "Лист согласования прилагается".
Правила оформления должностной инструкции в Беларуси
При оформлении должностных инструкций также используются:
- Единый квалификационный справочник должностей.
- Госстандарт РБ 6.38-2004.
Заключение
Разработка должностных инструкций может возлагаться на начальников кадровых служб или руководителей подразделений. Выбор зависит от сложности структуры и размера предприятия. Как правило, подготовка инструкций осуществляется при:
- Создании нового предприятия или его подразделения.
- Введении в штат новой должности. Такая ситуация может возникнуть, к примеру, при вступлении в силу изменений в штатном расписании.
- Изменении трудовой функции, возложенной на работника, либо других условий трудового договора. К примеру, это может быть увеличение объема полномочий в связи с расширением производства.
В настоящее время издано достаточно много рекомендаций и пояснений к правилам составления и порядку оформления должностных инструкций. Очень детальное описание, например, можно найти в справочнике Ю. М. Михайлова. Кратко технологию разработки инструкции можно разделить на следующие этапы:
- Разработка проекта инструкции в соответствии с требованиями работодателя и КСДС.
- Согласование предварительного варианта документа с начальниками подразделений, с которыми работник будет взаимодействовать.
- Корректировка и оформление окончательной редакции инструкции.
- Утверждение документа руководителем организации, регистрация в системе.
- Передача инструкций работникам, с которыми будет взаимодействовать сотрудник, должность которого описана в документе.
- Ознакомление с содержанием служащего, приступающего к трудовой деятельности по данной инструкции.
Если осуществляется разработка или изменение документа для сотрудника, уже находящегося на соответствующей должности, эти действия должны согласовываться с ним в обязательном порядке. Если служащий возражает, то работодателю необходимо руководствоваться положениями ТК, закрепляющими порядок изменения существенных условий договора.
fb.ru
Оформление должностной инструкции | Статьи
Должностная инструкция — нормативно-правовой акт, действие которого ограничивается одним предприятием. Юридическая значимость этого документа определяется, в том числе и соответствием требованиям к оформлению должностных инструкций. Как правильно оформить должностную инструкцию рассказано в статье.
Из статьи вы узнаете:
- каковы особенности должностной инструкции как вида организационно-распорядительной документации;
- чем определяется юридическая значимость должностной инструкции;
- каковы требования к оформлению должностной инструкции;
- какими документами нужно руководствоваться при оформлении должностных инструкций.
Должностная инструкция — внутренний организационный документ, имеющий статус юридически значимого. Поэтому важно не только правильно составить ее текст, но и грамотно оформить, не забыв указать все реквизиты, являющиеся обязательными для это вида локальных нормативных актов.
Особенности должностной инструкции как организационно-распорядительного документа
Системой делопроизводства должностная инструкция определяется как организационно-нормативный документ, которым устанавливается функционал, права и обязанности лица, занимающего данную конкретную должность. И, хотя этот документ по закону не относится к числу обязательных, его разработка позволяет:
Читайте по теме в электронном журнале
- разграничить функции и полномочия сотрудников одного подразделения, коллективно выполняющих какой-то общий объем работы;
- оптимальным образом распределить обязанности и нагрузку между сотрудниками в соответствии с их правами и обязанностями;
- рационально распределить между ними требующие разной степени подготовленности и квалификации виды выполняемой работы;
- установить и использовать четкие критерии оценки эффективности трудовой деятельности каждого сотрудника;
- своевременно и эффективно контролировать качество выполняемой сотрудником работы;
- определить порядок взаимодействия как между сотрудниками одного подразделения, так и между подразделениями-смежниками;
- установить и довести до понимания работником его ответственности за надлежащее исполнение оговариваемых инструкцией обязанностей.
Чем определяется юридическая сила должностной инструкции
Поскольку по своей сути должностная инструкция является локальным нормативным актом, то есть документом, имеющим юридическую силу в рамках организации-разработчика. Статья 8 ТК РФ содержит определение локальных нормативных актов и их юридического статуса. Основным требованием, предъявляемым к этому виду подзаконных актов является условие соответствия излагаемых в них норм положениям действующего трудового законодательства. То есть, они не должны отменять установленные законом гарантии или ухудшать положение работников. В некоторых случаях закон обязывает согласовывать локальные нормативные акты с профсоюзным комитетом или представительным органом работников. Но к должностным инструкциям данное требование не относится.
Должностная инструкция секретаря: оформляем правильно
Данная инструкция, как и всякий нормативный акт, должна быть изложена четким, понятным языком, быть убедительной и максимально информативной. При этом определенные требования предъявляются не только к содержанию должностной инструкции, но и оформлению. Пунктом 25 статьи 2.1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» юридическая сила документа определяется совокупностью таких отличительных признаков, как соответствие действующему законодательству, компетенции принявшего его органа и установленному порядку оформления. Из чего следует, что соблюдение правил оформления должностных инструкций - одно из основных условий юридической и смысловой значимости этого документа, подлинности информации, которая в нем изложена, и обязательности применения тех положений, которые в нем содержатся.
Требования к оформлению должностной инструкции
Основным регламентом, устанавливающим требования к оформлению текстовых документов, является ГОСТ Р 6.30-2003 (далее — ГОСТ). И, хотя эти требования носят только рекомендательный характер, их следует изучить и применять в максимально полном объеме.
Так, ГОСТом устанавливается перечень реквизитов, которые должна содержать должностная инструкция. Это наименование предприятия и самого документа, его дата и номер, место издания документа, заголовок к тексту инструкции (наименование должности, для которой она разработана), грифы согласования и утверждения, подписи разработчиков инструкции и отметка о том, что работник с документом ознакомился, содержащая поля для его подписи и даты ознакомления.
Внимание: Класс должностной инструкции как вида документа по ОКУД — 0200000 - «Организационно-распорядительная документация», код, который необходимо указать в реквизитах, 0253051.
В соответствии с ГОСТом определяется и расположение этих реквизитов на стандартном листе. Так, например, гриф утверждения и первые пять из перечисленных реквизитов должны быть расположены до основного текста инструкции, а гриф согласования и подписи — после него.
Профессиональные стандарты в Российской Федерации
Текст должностной инструкции должен быть разбит на несколько разделов, внутри которых, при необходимости, могут содержаться подразделы. В документе должны с максимальной степенью подробности рассматриваться такие вопросы, как:
- основные трудовые функции и виды работ;
- полномочия и их краткое описание;
- ответственность и меры наказания, применяемые в случае несоблюдения работником требований должностной инструкции.
Нумерация разделов и подразделов выполняется римскими цифрами, точки в конце их наименований не проставляются.
Отметка о наличии приложений делается в зависимости от того, упоминается или нет данное приложение в тексте инструкции. Сами документы-приложения также должны быть оформлены в соответствии с ГОСТом и иметь все необходимые реквизиты, предусматриваемые для этого вида документов.
Поскольку должностная инструкция является внутренним документом, действие которого ограничивается одной организацией, в соответствии с ГОСТом допускается размещать реквизит «Согласовано» в нижней части оборотной стороны последнего листа оригинала. Проставление визы согласования на каждом листе также допускается.
После того, как должностная инструкция будет утверждена директором организации или руководителем подразделения (при разветвленной структуре), к ней прикладывают лист ознакомления с подписями работников, нумеруют листы, сшивают. Концы нити, которой сшивается документ пломбируют, наклеив поверх них небольшой кусок бумаги. На последнем листе делается отметка о том сколько прошнуровано и пронумеровано листов, ставится подпись исполнителя и печать организации.
Делопроизводство в компании: как взять под свой контроль. 7 главных шагов
Основные регламентирующие документы, которыми следует руководствоваться при оформлении должностной инструкции
- «Общероссийский классификатор управленческой документации» ОК 011-93, утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года №299;
- Постановление Госстандарта РФ от 3 марта 2003 года №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации»;
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Минкультуры РФ от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»).
www.sekretariat.ru
Правила составления и оформления должностных инструкций / Право
Санкина П.В.,канд. ист, наук, доц. кафедры документоведения РГГУ24 февраля 2004 г.
- Формуляр и структура текста должностной инструкции
- Содержание должностной инструкции. Раздел "Общие положения"
- Разделы "Функции", "Должностные обязанности", "Права", "Ответственность" и "Взаимоотношения"
Правовое положение работника в организации регламентируется должностной инструкцией. Этот документ устанавливает функции, права, обязанности и ответственность работника организации.
Порядок разработки должностных инструкций сложился достаточно давно. Формуляр этого документа и структура текста унифицированы.
Формуляр и структура текста должностной инструкции
Для оформления должностной инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов. Она должна содержать наименование организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения.
| Закрытое акционерное общество "Дельта"
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ 20.09.2003 Москва |
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Кратов (подпись) В.В. Кратов 24.09.2003 |
Заголовок к тексту должен быть согласован в падеже-с наименованием документа (как и в других управленческих документах).
Должностная инструкция (кого?) менеджера по персоналу.
Должностная инструкция (кого?) секретаря-референта.
Так же формулируют заголовок и в том случае, если инструкция разрабатывается как типовая для работников разных подразделений, выполняющих одни и те же обязанности (например, для секретарей структурных подразделений, делопроизводителей и др.).
Руководитель структурного подразделения разрабатывает и подписывает должностные инструкции; утверждает эти документы руководитель организации. При необходимости они могут быть согласованы с юридической службой или другими структурными подразделениями.
Каждый работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под расписку, которую располагают на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает слова "С инструкцией ознакомлен (на)", личную подпись работника, инициалы и фамилию, дату ознакомления.
| Руководитель подразделения | Личная подпись | Расшифровка подписи |
| С должностной инструкцией ознакомлен | Экземпляр получил. Личная подпись работника Дата | Расшифровка подписи |
Структура текста должностной инструкции включает следующие разделы:
1. Общая часть (общие положения)
2. Функции
3. Должностные обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимоотношения (связи по должности)
Содержание разделов излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в рамках каждого раздела.
Основные требования к тексту должностной инструкции - это полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей. Если в должностной инструкции обязанности сформулированы в общем виде, неконкретно и обтекаемо, то этот документ является чисто формальным и не выполняет своего назначения. Положения должностной инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемых по той или иной должности, исключая их неоднозначное толкование. Глаголы следует употреблять в изъявительном наклонении: "Инспектор выполняет", "Инспектор организует", "Референт составляет " и т. д.
Содержание должностной инструкции. Раздел "Общие положения"
Квалификационный справочник носит рекомендательный характер.
Общеотраслевые квалификационные требования Минтруда России разработаны вне связи со структурой конкретной организации, особенностями её деятельности и поэтому содержат только наиболее характерные обязанности и определяют минимальный уровень профессиональной подготовки по той или иной должности.
Содержание должностной инструкции во многом определено государственными нормативными документами. В их числе Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и; других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 (далее - Квалификационный справочник), в котором содержится регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Справочник является нормативным документом и рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей независимо от форм собственности и организационно-правовых форм.
Квалификационная характеристика каждой должности, включенной в справочник, содержит три раздела:
Должностные обязанности - перечисляются функции, которые полностью или частично выполняются работником, занимающим данную должность.
Должен знать - излагается обязательный состав специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые работник должен учитывать и уметь использовать при выполнении своих должностных обязанностей.
Требования к квалификации - в этом разделе перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также требования к стажу.
Первые два раздела квалификационной характеристики могут быть полностью использованы при составлении должностной инструкции в конкретной организации, с учетом присущей ей специфики работы.
При составлении должностных инструкций можно взять за основу соответствующие типовые документы. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений. Наличие типовых инструкций существенно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностная инструкция является документом, регламентирующим правовое положение работника в конкретной организации, то ее необходимо составлять для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.
Помимо названных документов, при разработке должностных инструкций следует опираться на положение о структурном подразделении. Положение и должностные инструкции - взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, т. к. обязанности каждого работника вытекают из задач и функций структурного подразделения. Инструкции регламентируют задачи и функции работников, устанавливают их распределение между членами трудового коллектива, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого из них, исходя из общего объема работы, закрепленного в положении.
Должностная инструкция, как правило, состоит из 4-6 разделов.
Раздел I "Общие положения" содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника, требования к профессиональной подготовке и квалификации.
Квалификационные требования делятся на два основных направления: уровень образования (общее, среднее, высшее, специальное) и практический опыт, т. е. стаж работы на аналогичной должности. Источником для их установления служат разделы "Должен знать" и "Должен уметь" Квалификационного справочника, однако каждая организация может конкретизировать требования к квалификации и образованию работника, исходя из своей политики работы с персоналом.
В этом же разделе отдельным пунктом перечисляют законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться работник в своей профессиональной деятельности. Помимо актов общего действия сюда включают перечень внутренних организационных и распорядительных документов, которые должны быть известны работнику, занимающему ту или иную должность (устав, приказы и распоряжения руководителя организации, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка и др.).
Разделы "Функции", "Должностные обязанности", "Права", "Ответственность" и "Взаимоотношения"
В разделе II "Функции" формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее перечисляются конкретные виды работ, из которых складывается выполнение основной задачи.
Например, основная задача работника канцелярии регистрация документов. В разных организациях она может предусматривать выполнение целого ряда разнородных и порой трудоемких работ. В одном случае регистрация документов ограничивается ведением одного или нескольких журналов. В других случаях к этому добавляются заполнение карточек, ведение компьютерного банка данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т. д.
В этом же разделе отмечаются особенности подготовки, обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения тех или иных функций, порядок исполнения отдельных поручений.
Формулируя перечень обязанностей работника при составлении конкретной должностной инструкции, учитывают принятую в организации технологию работы с документами и особенности применяемых технических средств. Инструкция должна закрепить виды работ и порядок их выполнения, а это связано с принятой в организации технологией документирования.
Состав функций в конкретной должностной инструкции всегда индивидуален, даже если она составлена на основе типового документа
В разделе III "Должностные обязанности" устанавливается порядок исполнения функций, видов работ, отдельных поручений, а также этические нормы, которые работник обязан соблюдать в ходе трудовой деятельности.
Например, перечень должностных обязанностей работника отдела кадров может выглядеть следующим образом.
Инспектор отдела кадров обязан;
1. Сохранять конфиденциальность служебной информации, а также персональных данных о работниках организации (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни),
2. Выполнять указания и распоряжения руководителя кадровой службы, директора организации.
3. Обеспечивать сохранность служебных документов, бланков, печатей, штампов и соблюдать правила их использования.
4. Соблюдать правила эксплуатации организационной техники, не допускать к работе на технических средствах посторонних лиц.
5. Тщательно контролировать качество изготовления и оформления документов по личному составу работников организации, а также документов, представляемых на подпись директору
6. Соблюдать сроки исполнения документов, заданий и поручений руководства,
7. Придерживаться установленной в организации субординации, соблюдать правила делового общения и нормы служебного этикета.
Раздел IV "Права" закрепляет круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него функций, а также порядок осуществления этих прав. Как правило, к ним относятся: доступ работника к определенной информации, принятие решений, получение данных, необходимых в работе, право визирования определенных видов документов, а также контроля (за оформлением документов, работой подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. д.). Содержание раздела "Права" напрямую взаимосвязано с набором функций. Он устанавливает компетенцию конкретного работника и права, предоставляемые ему для выполнения возложенных на него обязанностей.
Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.
Раздел V "Ответственность" раскрывает содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. В инструкции может быть установлена административная, дисциплинарная и материальная ответственность. Меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и с учетом специфики работы организации. При подготовке этого раздела за основу следует брать разд. "Функции" и "Должностные обязанности", в соответствии с которыми и детализируется ответственность должностного лица.
В разделе VI "Взаимоотношения (связи по должности)" регулируются производственные контакты между должностными лицами данного и иных структурных подразделений организации, устанавливается круг служебных связей. В этом же разделе могут перечисляться связи со сторонними организациями.
Для повышения качества должностной инструкции целесообразно установить в данном разделе порядок и периодичность предоставления (а также получения) данным работником отчетов, планов и других документов.
Несмотря на то, что должностная инструкция - документ унифицированный по правилам оформления и структуре текста (разделов), в дополнение к основным разделам в должностную инструкцию могут быть включены и иные разделы.
Например, в должностную инструкцию может быть включен раздел "Оценка работы", где на основе разделов "Функции" и "Должностные обязанности" устанавливаются критерии оценки труда. К таким критериям можно отнести, например, соблюдение сроков подготовки документов и их соответствие установленным нормам, обеспечивающим юридическую силу документа.
К дополнительным разделам относится и разд. "Порядок пересмотра должностной инструкции". В нем устанавливают или срок действия инструкции (например: "Инструкция подлежит пересмотру 1 раз в год"), или условия пересмотра должностной инструкции, в числе которых: изменение организационной структуры, пересмотр штатного расписания, появление новых видов работы, ведущих к перераспределению должностных обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и др. Данный раздел располагают в заключение должностной инструкции.
Более информативно выглядят инструкции, в которых устанавливаются виды ответственности за каждый вид выполняемой работы.
Для кадровых служб, например, характерны связи с территориальными отделениями Пенсионного фонда России, отделом соцобеспечения, военкоматом, Центром занятости и др.
Санкина П.В.,канд. ист, наук, доц. кафедры документоведения РГГУГазета "Ведомости"
www.kadrotvet.ru
