На какие документы можно ставить факсимильную подпись. Можно ли ставить факсимиле на бсо
На какие документы можно ставить факсимильную подпись
Вопрос о правомерности проставления в первичных учетных документах факсимильной подписи не имеет однозначного ответа. Позиция же Минфина РФ относительно использования факсимиле при заверении платежных документов и доверенностей вполне понятна. В данной статье постараемся разобраться, на какие документы можно ставить факсимильную подпись, а на какие — нельзя, основываясь на положениях действующих законов, официальных письмах ведомств и судебной практике.
На какие документы можно ставить факсимильную подпись — документы, имеющие финансовые последствия
О возможности применения факсимиле при заверении документов, имеющих финансовые последствия, можно сказать однозначно — проставление факсимильной подписи не допускается. Согласно положениям Письма Минфина РФ от 15.03.2010 № 03-02-08/13, Письма Минфина РФ от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404, Письма МНС РФ от 01.04.2004 № 18-0-09/000042, использование факсимиле не допускается на платежных документах, доверенностях и иных документах, которые имеют финансовые последствия. Поэтому по данному вопросу споров возникать не должно.
Читайте также статью ⇒ «Приказ о праве подписи первичных документов«.
На какие документы можно ставить факсимильную подпись — первичные учетные документы
Факты хозяйственной жизни предприятия отражаются в бухгалтерском учете на основании первичных учетных документов (ч. 1 ст. 9 и ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Сведения, содержащиеся в первичных учетных документах, используются также для расчета налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в целях налогового учета (ст. 313 НК РФ).
БСО (бланк строгой отчетности) признается первичным учетным документом, посредством которого происходит оформление хозяйственной операции с определенной суммой денег (Информация Минфина РФ от 26.12.2002 № 16-00-24/61). БСО может быть приравнен к кассовому чеку на основании Постановления Правительства РФ от 30.07.1993 № 745. Исходя из вышесказанного, бланк строгой отчетности, утвержденный на предприятии, должен включать в себя обязательные реквизиты, перечень которых содержится в тексте ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, начиная с 01.01.2013 года.
Поэтому в отношении БСО в обязательном порядке необходимо соблюдать нормы п. 6 и 7 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, согласно которым первичный учетный документ должен содержать, помимо прочего, подписи каждой из сторон сделки (операции), которые отвечают за правильность ее оформления, или лиц, которые несут ответственность за правильность оформления имевшего место события. В законе уточняется, что подписи должны включать реквизиты, однозначно идентифицирующие личность данных лиц — фамилии, инициалы и т.д.
Каких-либо иных требований сверх того, о чем было сказано выше, упомянутый нами федеральный закон в отношении подписей на первичных документах не предъявляет. Ничего не говорится и о возможности применения факсимиле при заверении документов первичного учета, в частности, бланков строгой отчетности. Не говорится здесь и о необходимости проставления подписей собственноручно.
Важно! До 1 января 2013 года действовал Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ. В отличие от Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, действие которого началось позднее, он предусматривал требование о необходимости проставления личной подписи лиц в первичных учетных документах (пп. «ж» п. 2 ст. 9 закона № 129-ФЗ). Однако, в тексте закона не было раскрыто понятие личной подписи.
На какие документы можно ставить факсимильную подпись — судебная практика
До 2011 года судебная практика по вопросу использования факсимиле для заверения документов на предприятии была противоречива. В отдельных случаях суды признавали факсимильную подпись надлежащей подписью на документах бухгалтерского учета и не считали за нарушение применение факсимиле при заверении документов. В качестве примера можно привести Постановление ФАС Московского округа от 26.04.2005 № КА-А40-2975-05 и Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2007 № А42-4217/2006.
Тем не менее, в большинстве случаев суды при принятии решений руководствовались тем фактом, что действующее законодательство о ведении бухгалтерского учета, а также о налогах и сборах не предусматривает применение факсимильной подписи в процессе оформления документов первичного учета. Соответственно, логично полагать, что факсимиле в данном случае применять неправомерно. Здесь примером могут служить Постановление ФАС Центрального округа от 09.10.2007 № А09-8896/06-4, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 30.06.2008 № Ф04-3913/2008(7322-А03-25).
Однако, с середины 2011 года абсолютно все суды приняли вторую позицию о невозможности применения факсимильной подписи при оформлении первичных учетных документов. Причиной тому стало вступление в силу Постановление Президиума ВАС от 27.09.2011 № 4134/11. В документе присутствовали ссылки на утративший силу Федеральный закон № 129-ФЗ и статью 169 НК РФ и запрет на использование факсимильного воспроизведения подписи при составлении документов бухгалтерского учета и счетов-фактур. Основанием для принятия такого решения послужило отсутствие разрешения в действующем законодательстве на применение факсимиле в рассматриваемых случаях. Вывод — закон не предусматривает возможности заверения документов таким способом.
На какие документы можно ставить факсимильную подпись — выводы
Факсимильную подпись не следует использовать при заверении документов, имеющих финансовые последствия, поскольку это напрямую запрещают такие ведомства как Минфин РФ и МНС РФ. Что касается применения факсимиле при заверении первичных учетных документов, делать этого не следует по причине того, что суды определились во мнении и постановили, что подобные действия недопустимы.
Читайте также статью ⇒ «Факсимиле на счетах-фактурах в 2018 году«.
Законодательные акты по теме
Типичные ошибки
Ошибка: На бланках строгой отчетности, принятых в организации, отсутствовали обязательные реквизиты первичных учетных документов. Кроме того, БСО был заверен с использованием факсимиле.
Комментарий: Бланки строгой отчетности приравниваются к первичной учетной документации, а потому должны содержать обязательные для нее реквизиты. Заверение факсимильной подписью не допустимо с тех пор, как суды сошлись во мнении, что что возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных учетных документов законодательством не предусмотрена.
Ошибка: Бухгалтер заверяет платежные документы факсимильной подписью.
Комментарий: В официальных Письмах Минфина РФ и МНС РФ содержится запрет на использование факсимиле при заверении документов, имеющих финансовые последствия, к которым относится, в частности, платежный документ.
Ответы на распространенные вопросы о том, на какие документы можно ставить факсимильную подпись
Вопрос №1: Чем грозит неверное оформление первичной учетной документации, почему лучше не использовать для заверения документов факсимиле?
Ответ: Информация, содержащаяся в первичных учетных документах, используется при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Соответственно, неверное оформление упомянутых документов повлечет за собой невозможность признания расходов в целях уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.
Вопрос №2: Поддерживают ли суды налогоплательщиков в делах, касающихся использования факсимиле для заверения первичных учетных документов?
Ответ: Нет. С тех пор, как вступило в силу Постановление Президиума ВАС от 27.09.2011 № 4134/11, суды признают нарушение налогоплательщика в случае, если тот использует факсимиле при заверении первичной учетной документации.
Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓Консультация бесплатная Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58Звонок в один клик Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16
Звонок в один клик
online-buhuchet.ru
Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле | Журнал «Главная книга»
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 11 февраля 2011 г.
Содержание журнала № 4 за 2011 г.В.А. Полянская, экономист
Использование факсимиле вместо собственноручной подписи очень удобно. Появляется возможность завизировать большее количество документов, не тратя на техническую работу свое драгоценное время. Но все ли документы можно подписывать, используя факсимиле?
По договоренности с контрагентом использовать факсимиле можно
Судебные решения, упоминаемые в статье, можно найти: раздел «Судебная практика» системы КонсультантПлюс
Гражданский кодекс РФ допускает использование факсимильного воспроизведения подписи при совершении сделок в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторонп. 2 ст. 160 ГК РФ. Так как порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно не установлен, то единственным основанием для его применения остается соглашение.
Факсимиле — клише-печать, воспроизводящая собственноручную подпись.
Иными словами, подписывать факсимиле договор и иные документы, оформляемые при совершении сделок (счета, накладные, акты и т. д.), можно, только предварительно заключив соглашение о его использовании. Такое соглашение можно составить как для конкретного договора, так и для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом. Соглашение может предусматривать, что факсимиле будет использовать только одна из сторон.
Составить этот документ можно так.
Соглашение об использовании факсимиле
г. Москва
01.02.2011
Общество с ограниченной ответственностью «Энергия» в лице А.Е. Зуевой, действующей на основании доверенности от 14.01.2011, и Общество с ограниченной ответственностью «Смелость» в лице генерального директора Н.П. Сокольского, действующего на основании устава, договорились о возможности использования факсимильного воспроизведения подписей своих представителей при подписании договоров, актов, счетов, требований и иных документов (кроме счета-фактуры), связанных с исполнением договора.
| ООО «Энергия» | ООО «Смелость» | |||||
|
А.Е. Зуева |
|
Н.П. Сокольский | |||
 |
 |
|||||
НАПОМИНАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ
Подписывать с помощью факсимиле договоры, счета, акты и т. д. можно, только если такая возможность письменно согласована с контрагентом.
Соглашение об использовании факсимиле нужно заверить собственноручными подписями сторон. Ведь если соглашение будет подписано с использованием факсимиле, нельзя будет утверждать, что в нем выражена воля лица, чья подпись воспроизведена (что согласие действительно достигнуто). Если возникнет спор, связанный с выполнением условий договора, подписанного факсимиле, отсутствие такого соглашения станет причиной признания договора судом недействительным либо незаключеннымПостановления ФАС ЗСО от 27.01.2010 № А02-413/2009; ФАС УО от 06.10.2009 № Ф09-7622/09-С5; ФАС ДВО от 13.08.2009 № Ф03-3794/2009.
Возможность использования факсимиле для подписания документов, оформляемых в ходе исполнения договора, можно предусмотреть самим договором. Тогда именно его нужно подписать собственноручно.
Что нельзя подписывать факсимиле
Без соглашения подписывать факсимиле нельзя никакие используемые в работе документы. Именно поэтому не получится использовать факсимильную подпись:
- на налоговых декларациях. С тем, что декларация, подписанная факсимиле, не соответствует законодательству, согласен не только Минфин, но и судыПисьмо Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404; Постановление ФАС ВВО от 11.04.2008 № А11-2499/2007-К2-24/126;
- на банковских документах (к ним относятся платежки, чеки, заявление на открытие счета, карточка с образцами подписей и т. п.)п. 2.8 Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации, утв. ЦБ РФ 03.10.2002 № 2-П. Более того, применение факсимиле для подписания карточки прямо запрещено Банком Россиип. 7.2 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 № 28-И;
- на доверенности. С такой позицией согласны и контролирующие органыПисьмо МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@, и, как правило, судыПостановления ФАС УО от 05.04.2010 № Ф09-2085/10-С3; ФАС ЦО от 09.10.2007 № А09-8896/06-4; ФАС ВВО от 29.04.2005 № А11-1742/2003-К1-10/164.
В перечисленных случаях это соглашение просто не с кем заключать. К тому же к налоговым и другим финансовым и административным отношениям гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено самим законодательствомп. 3 ст. 2 ГК РФ.
Факсимиле на счетах-фактурах и первичке — вопрос спорный
Контролирующие органы считают, что применение факсимиле при оформлении счетов-фактур и первичных документов неправомерно. Обосновывают они это тем, что такая возможность не предусмотрена налоговым и бухгалтерским законодательствомПисьма Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33, от 17.09.2009 № 03-07-09/48, от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404; ФНС России от 07.04.2005 № 03-1-03/557/11, от 14.02.2005 № 03-1-03/210/11; УМНС России по г. Москве от 02.06.2003 № 11-14/29297. Есть судебные решения, подтверждающие позицию налоговиковПостановления ФАС УО от 14.08.2007 № Ф09-6377/07-С3; ФАС ДВО от 28.07.2008 № Ф03-А37/08-2/2876; ФАС ПО от 19.07.2007 № А65-3666/2006, от 03.05.2007 № А57-4249/06.
В то же время имеется обширная судебная практика более поздних периодов, которая опровергает мнение контролирующих органов. Суды указывают на то, что налоговое и бухгалтерское законодательство не устанавливает допустимые способы подписания документов и не содержит запрета на совершение подписи путем проставления штампа-факсимилеПостановления ФАС МО от 16.02.2010 № КА-А41/338-10; ФАС ДВО от 14.10.2009 № Ф03-5231/2009; ФАС ВСО от 13.10.2009 № А33-16226/08; ФАС ПО от 26.03.2009 № А55-6067/2008; ФАС СКО от 12.10.2009 № А32-12030/2007-19/302; ФАС УО от 09.12.2008 № Ф09-9114/08-С2; ФАС СЗО от 30.08.2007 № А42-4217/2006.
***
Как видим, сфера применения факсимиле ограничена. Кстати, все вышесказанное касается и ситуации, когда подпись воспроизводится посредством компьютерной техники (например, в электронный вариант документа вставляется отсканированная подпись). Поэтому в большинстве случаев проще оформить доверенности сотрудникам на право подписи определенных документов.
Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:
2018 г.
- Гарантии в договоре: от налоговых убытков и не только, № 4
- Оформляем доверенность правильно, № 3
- Применяем УПД с середины года, № 2
- Грамотное письмо контрагенту облегчит бухгалтеру работу, № 17
- Исправляем ошибки в первичных документах, № 14
- Заверение копий документов: новые правила, № 12
- Нумерация документов с нового года, № 1
2017 г.
- Риски внедоговорной поставки: если договор и накладная «не дружат», № 11
2016 г.
- Электронный документ — не просто созданный на компьютере, № 5
- Оформляем приказ о возложении обязанностей главбуха на директора, № 4
- Передаем учет аутсорсеру, № 3
- Документооборот, № 24
- Восстанавливаем утраченные документы, № 20Бухгалтерские документы: составляем, заполняем, подписываем, № 20
- В электронную подпись желательно включить отметку о времени, № 15
- ФНС может принимать электронные документы только утвержденных форматов, № 13
- Исправляем бухгалтерскую первичку, № 10
glavkniga.ru
Возможно ли использование факсимильной подписи на бланках строгой отчетности и других бухгалтерских документах?
На основании Информации Минфина РФ от 26.12.2002 N 16-00-24/61 «О проставлении идентификационного номера налогоплательщика на бланках строгой отчетности» бланки строгой отчетности являются первичными учетными документами, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, и в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 30.07.1993 N 745 приравниваются к чеку контрольно-кассовой машины.
Следовательно, БСО, утвержденный организацией, с 1 января 2013 года также должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
Пунктами 6 и 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ к обязательным реквизитам первичного учетного документа отнесены, в частности, подписи лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события. При этом установлено, что подписи этих лиц должны быть поставлены с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.
Иных требований к подписям, проставляемым на первичных документах, Закон N 402-ФЗ не предъявляет. В частности, не разъясняется, должны ли данные подписи быть собственноручными или допускается применение факсимиле.
Отметим, что, в отличие от Закона N 402-ФЗ, Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ, действовал до 1 января 2013 года) предусматривал требование о том, что в первичных учетных документах должны быть указаны личные подписи перечисленных выше лиц (пп. ж п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Однако понятие личной подписи Закон N 129-ФЗ не раскрывал.
Таким образом, вопрос о правомерности использования факсимильной подписи в первичных учетных документах однозначного ответа не имеет.
Официальная позиция по данному вопросу заключается в том, что использование факсимиле не допускается на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия (смотрите письма Минфина России от 15.03.2010 N 03-02-08/13, от 26.10.2005 N 03-01-10/8-404, МНС России от 01.04.2004 N 18-0-09/000042).
Что касается судебной практики, то до 2011 года она была противоречива. Некоторые суды придерживались позиции, что факсимильная подпись может рассматриваться в качестве надлежащей подписи на документах бухгалтерского учета (постановления ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2007 N А42-4217/2006, ФАС Московского округа от 26.04.2005 N КА-А40/2975-05).
Однако большинство судей склонялись к мнению, что, поскольку законодательство о бухгалтерском учете, а также о налогах и сборах не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов, использование факсимиле в таких документах неправомерно (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 30.06.2008 N Ф04-3913/2008 (7322-А03-25), Поволжского округа от 19.07.2007 N А65-3666/2006, от 03.05.2007 N А57-4249/06, Северо-Западного округа от 09.07.2007 N А42-5794/2006, Центрального округа от 09.10.2007 N А09-8896/06-4 (определением ВАС РФ от 07.02.2008 N 653/08 в пересмотре данного постановления в порядке надзора отказано)).
В 2011 году Президиум ВАС в постановлении от 27.09.2011 N 4134/11 со ссылкой на Закон N 129-ФЗ и ст. 169 НК РФ указал, что возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счетов-фактур и документов бухгалтерского учета законодательством не предусмотрено. После «выхода в свет» данного постановления судебные органы придерживаются однозначной позиции, выражающейся в том, что использование факсимиле в первичной документации не предусмотрено действующим законодательством (смотрите, например, постановления Восьмого арбитражного апелляционного суда от 14.02.2013 N 08АП-11607/12, Четвертого арбитражного апелляционного суда от 14.01.2013 N 04АП-5609/12).
Еще раз хотим обратить Ваше внимание, что первичные учетные документы содержат информацию, необходимую для определения налоговой базы по налогу на прибыль в налоговом учете (ст. 313 НК РФ). Неверное оформление данных документов влечет за собой невозможность признания в целях налогообложения тех или иных затрат (ст. 252 НК РФ). В связи с этим с учетом позиции контролирующих органов и судов рекомендуем факсимильную подпись при оформлении первичных учетных документов не использовать.
Дополнительно рекомендуем ознакомиться со следующим материалом:— Энциклопедия решений. Факсимильная подпись на счетах-фактурах.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
www.belgarant.ru
Где можно использовать факсимиле в 2018 году
Оформление многих документов требует постановки личной подписи ответственного лица. В отдельных случаях подпись заменяется иными вариантами подтверждения подлинности документа.
Где в 2018 году применяется факсимиле в России? Использовать собственноручную подпись ответственного лица на документах не всегда возможно.
Уполномоченный сотрудник может находиться в отъезде, отпуске, на больничном. При этом электронная подпись не единственный выход, да и не все ее используют.
В хозяйственном обороте широко распространено применение факсимиле. Где разрешается использовать факсимильную подпись в 2018 году?
Общие моменты
Компания, использующая факсимильные подписи, должна выработать стандарты их применения. Необходимо документально оформить порядок использования и хранения оттиска подписи.
Руководитель организации обязан издать приказ, утверждающий, кто может применять факсимиле, для каких документов, и какая ответственность предусмотрена за неправомерное использование.
Нормами гражданского законодательства допускается использование при заключении сделок факсимильного воспроизведения подписи.
Но такая возможность должна быть предварительно оговорена сторонами и закреплена соглашением или законодательными нормами.
Поскольку официального правового статуса факсимильная подпись не имеет, то основанием для ее использования может выступать только письменное соглашение участников сделки.
Составляется соглашение в произвольной форме, как отдельный документ или приложение к основному договору. В нем указывается:
- Ф.И.О. и должности работников, имеющих право использовать факсимиле;
- образцы факсимильных оттисков используемых подписей;
- действия сторон в случае увольнения указанных лиц;
- период действия соглашения (точный срок или по уведомлению одной из сторон).
Подписывается соглашение собственноручными подписями. В дальнейшем документооборот между участниками соглашения может вестись при использовании факсимиле.
Несколько иначе обстоит дело с иной документацией – счетами-фактурами, товарными накладными, актами выполненных работ, налоговой отчетностью и т. д.
В некоторых случаях применение факсимиле весьма рискованно, а порой и вовсе запрещено.
Приказ об изготовлении и использовании факсимиле можно скачать здесь. Бланк соглашение об использовании факсимиле можно скачать здесь.
Необходимые термины
Факсимиле это фотографически точное изображение (клише) документа, печати и подписи на нем. Фактически это печать, оставляющая на бумаге оттиск собственноручной подписи ответственного лица.
То есть факсимильная подпись точно воспроизводит подпись конкретного лица, являясь ее аналогом, выполненным механическим способом.
К факсимиле можно отнести и копию отсканированной подписи, добавляемую к электронным документам.Факсимиле является некоторой разновидностью печатей и штампов, но имеет и отличия.
Функция печати заключается в подтверждении подлинности документа. На ней содержится основная информация о компании – наименование, логотип, ИНН/ОГРН.
Оттиск штампа содержит надпись, необходимую для организационной работы внутри компании (получено, оплачено и прочее).
Документы, заверенные печатью, обладают юридической силой. Штамп не влияет на правовой статус бумаг. По смыслу факсимиле ближе к печати, поскольку имеет юридическую силу.
Но при этом применять факсимильную подпись можно в ограниченных случаях, не связанных с финансовыми вопросами.
Каково его назначение
Основными факторами необходимости использования факсимиле является:
- отсутствие ответственного лица;
- высокая загруженность руководства;
- большой объем документов, требующих подписи.
Суть применения факсимиле в том, что оно заменяет подпись определенного лица на документе. При этом преимущество факсимильной подписи – в ускорении документооборота.
Например, нужно срочно подписать договор, но руководитель отсутствует на месте. Работник, ответственный за использования факсимиле, может заверить документ от имени руководителя факсимильной подписью.
Вместе с тем, применения факсимиле это достаточно высокий риск. Если оттиск попадет в чужие руки, то велика вероятность неправомерного его использования.
Доказать впоследствии, что факсимиле применялось неправомерно достаточно сложно. Потому очень важно предусмотреть порядок хранения и использования факсимиле.
При этом в компании может одновременно использоваться столько оттисков подписи, сколько сочтет нужным ответственное лицо.
Нормативное регулирование
Возможность использования факсимиле предусмотрена п.2 ст.160 ГК РФ. Данная норма предусматривает, что использовать факсимильное воспроизведение подписи при помощи копирования допускается в случаях, предусмотренных законом, правовыми актами или соглашением сторон.
Хотя использование факсимиле довольно рискованно, оно часто применяется в хозяйственном обороте.
При этом арбитражная практика благосклонно относится к применению факсимиле между контрагентами даже при отсутствии соглашения сторон.
А вот ФНС и Минфин полагают, что применение факсимиле для заверения документов не порождает последствий налогового характера.
По мнению указанных ведомств нельзя использовать факсимиле на платежных документах, отчетности и доверенностях.
Поскольку порядок применения факсимиле не достаточно урегулирован законом, то зачастую отношение к документам с факсимильной подписью крайне неоднозначное.
Периодически судом рассматриваются дела на предмет правомерности применения использования факсимиле на тех или иных документах.
Где можно использовать факсимиле подписи
Несмотря на все существующие риски, факсимиле используется и весьма активно. Однако, планируя применение клише, следует четко разграничить возможность применения для различных документов.
Желательно, чтобы в компании был предусмотрен подробный список документов, какие можно заверить копией подписи.
До составления такого перечня нужно изучить правовые нормы и судебную практику, связанную с применением факсимиле.
Неправомерное употребление факсимиле ведет к признанию недействительности бумаг, что может привести к негативным последствиям, в том числе и финансового характера.
Для подписания договоров
Закон позволяет использовать факсимиле при оформлении договоров, если имеется соответствующее соглашение меж сторонами. Однако есть и нюансы.
Соглашение о применении факсимиле может быть включено в сам договор. В таком случае действительность факсимильного заверения не внушает сомнений.
Если основной договор подписывается собственноручной подписью, а последующие документы – факсимиле, то важно предусмотреть вероятность подделки оттиска.
При составлении соглашения нужно приложить к нему таблицу с образцами собственноручных росписей лиц, полномочных использовать факсимиле и образчиками соответствующих оттисков. Дополнительно следует оговорить действия сторон в ситуации утери клише.
Когда договор заверяется факсимиле при отсутствии надлежащего соглашения, сделка может быть оспорена.
Суд может признавать договор правомерным, если после подписания стороны совершали ряд действий, свидетельствующих о принятии договорных условий.
Но договор, подписанный факсимиле без предварительной договоренности в отсутствие ответственного лица почти всегда считается недействительным «по причине заверения ненадлежащим лицом».
На товарных накладных
Формально товарные накладные допустимо визировать посредством факсимиле, если имеется соответствующее соглашение контрагентов.
Но налоговые органы могут счесть такое заверение неправомерным, доначислив налог на прибыль покупателю и при этом отказав в вычете НДС.
Основанием высказывается то, что товарные накладные признаются первичными документами и обязаны соответствовать существующим требованиям.
А первичная документация в качестве обязательного реквизита должна обладать личной подписью уполномоченного лица.
Но норма о наличии непременных реквизитов действует лишь для документов, для каковых не предусмотрены типовые формы. Для товарных накладных применяются учрежденные Госкомстатом формы.
Требования по их заполнению не указывают на использование «живой» подписи и не содержат запрета на факсимильное воспроизведение подписи.
То есть использовать факсимиле можно для унифицированной формы товарной накладной, но нельзя применять для самостоятельно разработанной формы документа. Но нужно быть готовым, что ФНС не согласится с такой позицией.
На актах выполненных работ
Для акта о выполнении работ унифицированной формы не предусмотрено. По этой причине документ оформляется в свободной форме с отображением обязательных реквизитов, в том числе и собственноручных подписей должностных лиц.
Но суды обращают внимание, что факсимильная подпись это отнюдь не копия, а метод воспроизведения оригинала личной подписи.
При этом ни бухгалтерское, ни налоговое законодательство не уточняет определения личной подписи. Соответственно, личная подпись может быть собственноручной, цифровой или факсимильной.
Видео: использование факсимилеИ если меж контрагентами существует соглашение об использовании факсимиле, то его разрешено применять для заверения актов выполненных работ и иных документов.
В кассовых документах
Можно ли использовать факсимиле при подписании первичных документов и кассовой документации?
По п.2 ст.9 Закона «О бухучете» первичная учетная документация к учету принимается при наличии собственноручных подписей ответственных за свершение хозопераций лиц.
Первичными признаются все документы, выступающие основанием для ведения бухгалтерского учета. То есть кассовые документы могут заверяться исключительно оригинальной подписью.
На счетах-фактурах
Факсимиле на счетах-фактурах препятствует реализации прав на вычет НДС. Вероятность принятия НДС к вычету на основании счета-фактуры, заверенного факсимиле долго оставалась спорной.
Окончательный запрет был установлен в 2011 году Президиумом ВАС РФ. И все же, арбитражные суды нередко занимают сторону налогоплательщиков.
Что касается налоговой службы и Минфина РФ, то они считают использование факсимиле нарушением норм при оформлении счета-фактуры. Вычет НДС в подобной ситуации не предоставляется.
В кадровых документах
Согласно ст.67 ТК РФ нельзя использовать факсимиле при оформлении трудовых договоров. Распространяется запрет и на все приказы руководителя, связанные с приемом персонала на работу.
Среди непременных реквизитов, которые придают распорядительным документам юридическую силу, числится собственноручная подпись руководителя.
Документы, заверенные факсимиле, будут недействительны. Поскольку кадровая документация в большинстве своем требует подтверждения ответственного лица, то и применение факсимиле вместо личной подписи неправомерно.
На доверенностях
Выдача доверенности зачастую предполагает последствия финансового характера. По п.1 ст.185 доверенность это сделка односторонняя.
По этой причине невозможно применения факсимиле по соглашению. Поэтому заверять доверенность следует собственноручной подписью ответственного лица.
Если лицо, действующее на основании доверенности с факсимиле, подпишет какой-либо договор, то при взаимодействии с налоговым ведомством такой документ не будет признан действительным.
Попросту потому, что полномочия такого лица не будут признаны. На недопустимость применения факсимиле в доверенностях ФНС указало еще в 2004 году в Письме № 18-0-09/000042@.
На бухгалтерских бланках
Вопрос о применении факсимиле на бухгалтерских документах довольно давно относится к спорным ситуациям.
Налоговое и бухгалтерское законодательство не содержит прямого запрета в отношении факсимильной подписи. Но недопустимость использования оттиска подписи вытекает из обратных норм.
В частности первичная документация должна содержать личную подпись руководителя или иного ответственного лица.
Позиция о недопустимости использования факсимиле для документов, влекущих финансовые последствия, поддерживается и судами.
Разъясняется такая точка зрения тем, что подпись на финансовых документах свидетельствует о личном согласии ответственного лица, а факсимильное воспроизведение в данном случае нельзя считать личным согласием.
Плюсы и минусы
Применение факсимиле имеет, как преимущества, так и недостатки. К несомненным плюсам можно отнести возможность заверения документов в отсутствие ответственного лица, особенно когда требуется срочное подписание.
Это ускоряет и упрощает документооборот. Но вместе с тем использование факсимильной подписи сопряжено с рисками.
Например, лицо, владеющее оттиском подписи, может использовать его в своих целях. Или же клише может попасть к постороннему человеку.
По этой причине так важно предусмотреть порядок применения факсимиле, а именно:
| В соглашении с контрагентом | Должно четко прописываться, для каких случаев и кем может использоваться факсимиле |
| В рабочее время храниться факсимиле | Должно у ответственного сотрудника, в недоступном для прочих лиц месте |
| В нерабочее время | Сохранять клише следует в сейфе |
Каждый факт выдачи и приема факсимильного оттиска должен строго фиксироваться. Периодически следует проверять наличие клише у ответственных лиц.
В случае увольнения ответственного лица клише должно быть своевременно изъято или уничтожено.
В целом использование факсимиле создает для предприятия существенные правовые риски.
Целесообразнее применять альтернативу факсимильной подписи, выдавая доверенность сотруднику, уполномоченному на подпись документов.
jurist-protect.ru
Можно ли использовать факсимиле на счетах-фактурах?
Факсимиле на счетах-фактурах может лишить покупателя налогового вычета. В нашей статье мы расскажем, как избежать этой неприятности, что предпринять, чтобы факсимиле не усложняло коммерсанту жизнь, а также иные интересные подробности об использовании этого знака.
Факсимиле — от древности до наших дней
Факсимиле на договоре
Факсимиле на первичке и счетах-фактурах
Отстаиваем вычет по счету-фактуре с факсимиле
Снижаем риски при работе с факсимиле
Факсимиле и электронный документооборот
Электронный счет-фактура — альтернатива факсимиле
Преимущества электронного счета-фактуры перед факсимиле
Итоги
Факсимиле — от древности до наших дней
Прародителем современного факсимиле можно считать древний знак (часто с изображением животного), который наши предки ставили на имущество или скот, чтобы обозначить свою собственность. Это помогало при решении споров и разногласий по поводу определения собственника какой-либо материальной ценности.
Постепенно печати приобретали более цивилизованный вид, вместо знаков и картинок на них стали появляться именные гербы, удостоверяющие личность владельца печати. Использовались они для заверки различных документов. Печати такого вида, к которому мы все привыкли, впервые появились на Древнем Востоке, где хорошо была развита торговля — ими скреплялись торговые договоры.
В наше время можно встретить огромное разнообразие печатей и штампов — от штампика «Погашено», используемого в кассовых документах, до гербовых печатей, которые венчают важные правительственные постановления.
Одной из разновидностей современной печати является факсимиле. Словари расшифровывают этот термин как «точное воспроизведение графического оригинала фотографическим или печатным способом». Коммерсанты же под этим словом подразумевают клише-печать, воспроизводящее подпись официального лица.
Факсимиле на договоре
Поясним на примере, можно ли ставить факсимиле на счете-фактуре и какие неожиданности могут его подстерегать, если он решит им воспользоваться.
Директор ООО «Бытовые приборы» Константинов Р. П. по своим должностным обязанностям вынужден подписывать ежедневно сотни документов (договоры, соглашения, счета, накладные, акты и др.). Чтобы сократить свои трудозатраты на подписание горы документов, он заказал себе факсимиле и стал его использовать. Кроме того, при отъезде в командировку он оставлял его в бухгалтерии, чтобы бумаги не накапливались в его отсутствие, а были своевременно подписаны.
Такое легкомыслие директора обернулось для него серьезными проблемами: один из его контрагентов долгое время не погашал свою задолженность, но при обращении в судебные органы для взыскания с него долга ООО «Бытовые приборы» оказалось проигравшей стороной, а долг — безнадежным к взысканию. Причина — проставление факсимиле на договоре и акте с указанным контрагентом в то время как соглашение о применении факсимиле отсутствовало, а договор соответствующей оговорки не содержал.
Суд признал договор, подписанный факсимиле, недействительным (п. 1 ст. 160, п. 1 ст. 162 ГК РФ) из-за отсутствия надлежащих доказательств наличия договорных правоотношений (см., например, постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 26.05.2008 по делу № А55-16332/2007).
Важно! Факсимиле можно использовать для подписания тех документов, которые не возлагают на подписывающее лицо материальную ответственность (ч. 2 ст. 160, п. 3 ст. 2 ГК РФ).
Факсимиле на первичке и счетах-фактурах
Но это были еще не все сюрпризы, связанные с факсимиле: главбух ООО «Бытовые приборы» тоже был плохо осведомлен в вопросах правомерности применения факсимиле на счете-фактуре и первичке, поэтому допускал к учету такие документы от контрагентов. По этой причине после проверки налоговиками ООО «Бытовые приборы» часть налоговых вычетов и расходов сняли, доначислив НДС и налог на прибыль.
На первичных документах, по мнению Минфина, должна быть исключительно собственноручная подпись руководителя (письмо Минфина от 13.04.2015 № 03-03-06/20808).
Подробнее о том, можно ли учесть расходы на основании первички с факсимиле, читайте в материале «Первичкой с факсимиле нельзя подтвердить расходы».
Не предусмотрено применение факсимиле на счете-фактуре и Налоговым кодексом. Это подтверждают чиновники (письмо Минфина России от 27.08.2015 № 03-07-09/49478).
О том, что делать с вычетом, если счет-фактура подписан факсимиле, читайте в материале «Факсимиле на счете-фактуре препятствует вычету».
Отстаиваем вычет по счету-фактуре с факсимиле
Позиция судей по вопросу налогового вычета по счетам-фактурам с факсимиле неоднозначна. Так, Верховный Суд РФ в своем определении от 03.08.2015 № 303-КГ15-8444 отметил, что факсимиле на счете-фактуре не соответствует порядку их заполнения, указанному в ст. 169 НК. Аналогично по этому вопросу высказывался ВАС в постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 и по ряду других дел (№ А57-8362/2013, № А57-4665/2013, № А79-13124/2012, № А42-3909/2012, № А72-7108/2012).
При этом другие суды признавали правомерность факсимиле на счете-фактуре (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 03.12.2010 № А45-16746/2009 и др.).
Подробнее о том, при каких ошибках в счетах-фактурах не придется идти в суд для подтверждения права на налоговый вычет, читайте в материале «Минфин напомнил, что не все ошибки в счетах-фактурах лишают вычета».
Какие же коммерсанту нужно предпринять шаги, чтобы факсимиле на счете-фактуре не преподносило неприятных сюрпризов?
Снижаем риски при работе с факсимиле
Для снижения у покупателя рисков отказа в налоговых вычетах нужно, чтобы со счетами-фактурами правильно работал продавец. Именно на него возлагается обязанность по составлению счетов-фактур, соответствующих требованиям ст. 169 НК и служащих основанием для вычета у покупателя (постановление Президиума ВАС от 20.04.2010 № 18162/09).
Если руководитель и главбух не имеют возможности подписывать счета-фактуры, можно найти другие выходы из этой ситуации — например, передоверить право подписи счетов-фактур другим лицам. Для этого требуется оформить локальный акт (приказ, распоряжение и др.) или закрепить полномочия доверенностью и в счете-фактуре рядом с подписью и расшифровкой уполномоченного лица указать реквизиты приказа или доверенности. Если доверенность на право подписания счетов-фактур выдаст ИП, в счете-фактуре нужно будет указать реквизиты сразу двух документов — выданной доверенности и свидетельства о гос. регистрации ИП.
ВАЖНО! Налоговый вычет придется отстаивать в суде, если счет-фактура будет подписан неуполномоченным лицом. Исход предсказать затруднительно, так как одни судьи поддерживают в этом вопросе контролеров и отказывают в вычете (постановление Президиума ВАС РФ от 11.11.2008 № 9299/08), а другие выступают за налогоплательщиков (постановления Президиума ВАС РФ от 20.04.2010 № 18162/09, АС Уральского округа от 07.11.2014 № А76-2528/2014).
Подробнее о том, какие неточности в счете-фактуре допустимы, читайте в материале «Какие ошибки в заполнении счета-фактуры не критичны для вычета НДС?».
Факсимиле и электронный документооборот
Применение факсимиле призвано сэкономить время, но при этом юридическая сила счета-фактуры как документа, обосновывающего налоговый вычет, резко снижается. В такой ситуации коммерсанта волнует, существует ли способ, при котором и время можно сэкономить, и с вычетом у покупателя проблем не возникнет.
На сегодняшний день проблему с факсимиле возможно разрешить с помощью перехода на электронный документооборот. При этом электронные документы, которыми обмениваются контрагенты, должны отвечать всем требованиям, предъявляемым к первичным документам, и подписаны электронно-цифровой подписью (ЭЦП).
О позиции Минфина, связанной с подписанием электронных первичных документов, читайте в материале «Как подписывать электронную первичку: позиция Минфина-2015».
О том, какие документы можно подписывать ЭЦП, читайте в материале «Авансовый отчет можно подписать электронной подписью».
Электронный счет-фактура — альтернатива факсимиле
Электронные счета-фактуры (ЭСФ) представляют собой обычные счета-фактуры, которые можно передавать по каналам связи. Для этого ЭСФ имеют утвержденный приказом ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@ формат, порядок их выставления описан в приказе Минфина от 10.11.2015 N 174н .
Возможность применять электронные счета-фактуры закреплена в п. 1 ст. 169 НК.
Подробнее о форматах электронных книг покупок и продаж читайте в материале «У счетов-фактур - новый электронный формат. И не только у них».
Если коммерсант решит перейти на ЭСФ, то в первую очередь ему нужно согласовать со своими контрагентами техническую возможность такого обмена (п. 1.4 приказа № 174н). Затем потребуется получить квалифицированную электронно-цифровую подпись (письмо Минфина от 05.05.2015 № 07-01-06/25701) в удостоверяющем центре и заключить договор с оператором электронного документооборота (п. 1.3 приказа Минфина № 174н, приказ ФНС России от 20.04.12 № ММВ-7-6/253@). После того как это будет выполнено, все «факсимильные проблемы» со счетами-фактурами уйдут в прошлое.
Преимущества электронного счета-фактуры перед факсимиле
Во-первых, для подписания ЭСФ не требуется личного присутствия руководителя и главбуха (или уполномоченных лиц) — достаточно одной квалифицированной электронно-цифровой подписи (п. 6 ст. 169 НК). Факсимиле, конечно, тоже не требовало личного присутствия при подписании счета-фактуры, однако риски отказа в вычетах НДС при этом были высоки, в то время как ЭСФ лишен этого значимого недостатка.
Во-вторых, применение ЭСФ экономит значительно больше времени, чем использование для подписания счетов-фактур факсимиле. Кроме того, сокращаются расходы на распечатку бумажных экземпляров и отпадает необходимость тратиться на доставку счетов-фактур контрагенту — это берет на себя оператор ЭДО.
В-третьих, при запросах налоговиками счетов-фактур для проверки ЭСФ можно просто передать по ТКС (письмо ФНС России от 09.09.2015 № СА-4-7/15871) — в случае с факсимиле такое невозможно.
Говоря о достоинствах ЭСФ, нельзя обойти его возможные недостатки. Поскольку обмен ЭСФ возможен только по каналам связи через спецоператора, при отсутствии доступа к Интернету или техническом сбое автоматизированных систем сторон сделки и оператора невозможным становится извещение о получении ЭСФ покупателем. ЭСФ в этом случае не считается выставленным (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н), вследствие чего продавцу приходится оформлять бумажный счет-фактуру.
Итоги
- Факсимиле на счетах-фактурах использовать не рекомендуется, так как в этом случае право на налоговый вычет придется доказывать в суде, исход которого трудно предсказать.
- Избавить коммерсанта от подписания счетов-фактур и при этом обойтись без факсимиле возможно, если передоверить эту обязанность уполномоченным лицам (на основании приказа или доверенности).
- Еще один способ отказаться от факсимиле на этих документах — использовать электронные формы. Это позволит сэкономить время, избавиться от претензий контролеров, сэкономить на распечатке бумажных экземпляров и т. д.
nalog-nalog.ru
Факсимильная подпись на различных документах в 2018 году
Создание визы факсимильным методом (с приспособлением для механического копирования) являет собой аналог выполненной самим гражданином подписи (ст. 160 ГК РФ).
Механический аналог собственноручно сделанной подписи (факсимиле) выполняет функции персонального визирования, идентифицируя при этом подписывающего гражданина.
Что такое факсимиле и зачем оно нужно
Процесс изготовления приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.
Штампы с факсимиле используются организациями с большим объемом документооборота, требующим от руководителя значительных затрат времени на подписание бумаг, или в случаях частого отсутствия и занятости руководства.
Использование аналога живой подписи предполагает возникновение определенной ответственности у компании-работодателя и у сотрудника, чья подпись используется в виде штампа.
Приспособление выдается уполномоченному работнику, который несет ответственность за его применение, при этом перечень его полномочий должен строго оговариваться.
Важно! Оттиск следует хранить в условиях, предотвращающих возможность злоупотребления или несанкционированного использования.
Аналог подписи и правоотношения в сфере налогов
Гражданский Кодекс РФ предусматривает применение оттиска, заменяющего собственноручную подпись, при совершении любого типа соглашений (контрактов) в случае наличия договоренности между сторонами (ст. 160 ГК РФ).
По системе бухгалтерского учета полученное от контрагента документальное подтверждение выполнения условий контракта (акты, накладные) признается первичным документом для учета.
Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст. 9 ФЗ № 402, 06.12.2011). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы.
Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания. Хозяйственная деятельность имела место и нашла отражение в документах, на основании которых факты получили отражение в учете одной из сторон.
По ФЗ о ведении бухгалтерского учета (№ 402, ст. 9) непринятие документации к учету может иметь место при наличии единственной причины – оформлении не случившихся в действительности событий хозяйственной деятельности, включая относящиеся к ложным (притворным) сделкам.
Поэтому факсимильный штамп не может служить принципиальной преградой при приеме документарных форм к бухгалтерскому учету.
Важно! На бланках бухгалтерской отчетности должна присутствовать выполненная собственноручно виза руководителя (ст. 13 ФЗ № 402).
Счета-фактуры и учетные документы
Использование на счетах-фактурах, необходимых для применения вычетов НДС (после принятия на учет товаров), оттиска факсимиле не признается законным проверяющими структурами ФНС, несмотря на то что подобное заверение не препятствует постановке бланка на учет.
Позиция налоговых служащих подкреплена письмом МФ РФ № 03-07-09/49478 (27.08.2015), в котором отмечается, что договоренности сторон отнесены к процедурам гражданско-правового характера, а счет-фактуры включены в формы, регулируемые налоговым законодательством. Правила по оформлению указанных форм не подпадают под сделки гражданско-правового характера (ст. 2 ГК РФ).
Органами ФНС не признаются в качестве законных документы с нерукописной визой руководителя организации, включая используемые для учета по налогу на прибыль (письмо МФ РФ № 03-03-06/20808, 13.04.2015).
В документе МФ речь шла об учете расходов. Но суммы, отнесенные к счетам расходов одной из сторон сделки, у другой стороны числятся в доходах. Поэтому под сомнение могут попасть и ситуации с признанием доходов.
Затраты считаются подтвержденными при предоставлении соответствующих подтверждающих документов (ст. 252 НК РФ), которыми являются подтверждающие показатели НУ первичные (учетные) документы (ст. 313 НК РФ). По закону, касающемуся бухгалтерского учета, не запрещено принимать в учет формы с факсимиле. Всегда есть возможность получить справку бухгалтера, объясняющего недочет в оформлении первичного бланка. Тем не менее контролирующие структуры отказываются принимать документы без персональной подписи.
Судебной практикой расходы признаются, когда доказан их реальный характер, не принимая во внимание несущественные недостатки, допущенные при формировании первичного документа (Постановление арбитражного апелляционного суда № 07АП-233/09, 27.02.2009). Учитывая также тот факт, что удержание налогов производится при наличии у плательщика налоговых начислений фактической способности и возможности по их выплате (ст. 3 НК РФ), судами отклоняются отказы в признании расходов по формальным причинам при учете налога по прибыли.
Важно! В любой ситуации нежелательно доводить проблему до судебного разбирательства. Практика судов по использованию факсимиле характеризуется неоднозначностью, поэтому сложно предположить поддержит или нет суд налогоплательщика.
Допустимые и запрещенные сферы использования факсимиле
Факсимильный оттиск может ставиться на:
- Почетных листах и грамотах.
- Страховых (медицинских) полисах.
- Служебных и наградных удостоверениях.
- Извещениях, уведомлениях, приглашениях, благодарственных или поздравительных текстах (письмах).
- Патентах, свидетельствах ФС по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от31.05.2007).
- Подтверждениях итогов ЕГЭ (единого государственного экзамена) согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006).
- Договорах и дополнениях к ним, если таковая возможность прописана в указанных текстах или установлена иным соглашением сторон.
Рядом правовых, нормативных актов предусматривается прямой запрет в отношении использования оттиска факсимиле, к примеру:
- Законодательные и другие акты правового характера. ФЗ в РФ визируются Президентом страны собственноручно, в субъектах государства законы также должны содержать собственноручные подписи.
- Бланк (карточка) с образцами подписей руководителей и оттиском печати компании. Инструкция ЦБ РФ № 28-И (14.09.2006) разрешает заполнение бланка с использованием компьютерной техники или печатной машины, но не предусматривает аналог собственноручной визы.
- Аукционная (конкурсная) информация. В актах по процедуре ведения аукционов и тендеров установлен прямой запрет на использование факсимильного аналога. К примеру, подобное требование содержится в приказе департамента по конкурентной политике г.Москва № 70-01-167/7 (13.07.2007), в приказе Рособразования № 1182 (02.07.2007).
- Декларация соответствия товара (изделия) требованиям сертификата соответствия или технических регламентов. Требование фактической подписи содержится в рекомендациях, утвержденных приказами Министерства промышленности и энергетики РФ № 53 (22.03.2006), № 54 (22.03.2006).
- Заявления граждан и организаций.
- Векселя.
- Налоговые декларации.
- Документы, по которым требуется нотариальное оформление. Подпись должна ставиться собственноручно и в присутствии нотариуса (ст. 44 Основ законодательства о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993).
Некоторые нюансы применения клише
Если руководство предприятия решило использовать факсимильную копию, то следует издать соответствующее распоряжение (приказ), а также подготовить положение об использовании аналога подписи руководителя.
В положении должны перечисляться все разрешенные случаи и ситуации, назначен работник, ответственный за хранение и работу со штампом, указаны меры наказания за нарушения или превышение полномочий ответственного лица.
Налоговое и гражданское законодательства РФ не содержат регламентирования порядка применения факсимиле. Поэтому удобное средство замены оригинала не всегда может быть безопасным.
Перед оформлением договоров или иных значимых текстов следует составить соглашение, по которому оба участника признают правомерным оттиски факсимиле, и приложить к нему образцы.
При возникновении каких-либо споров по поводу использования штампов главным аргументом будет служить взаимная договоренность участников в виде соглашения, дополнения или пункта в тексте договора. В противном случае применение такого документа по суду может признаваться неправомерным, а документ — недействительным.
Широкое применение оттиска лучше ограничить до тех пор, пока по данному вопросу не будет законодательно установлен четкий регламент.
assistentus.ru
на каких документах можно ставить, а где нельзя
В современных деловых взаимоотношениях очень часто применяют подпись факсимиле. Но для уверенности в том, что ваш документооборот соответствуют действующим нормативно-правовым актам, нужно точно знать, на каких типах документации такой тип подписи допускается, а на каких неприемлем.
Запомните, что факсимильная подпись допускается к применению только на документах, подписание которых не возлагает на подписывающего человека материальную ответственность.
Договора с контрагентами
Использование факсимиле в договорах применяется довольно часто. Но есть один нюанс. Стороны договора в обязательном порядке должны предварительно заключить письменное соглашение об использовании факсимильных подписей. В нем должны находиться образцы личных подписей лиц, которые уполномочены заключать контракт.
Если этот принцип не выполняется — заключенный таким образом контракт будет не действителен. Значит, при решении любых спорных вопросов в судебных инстанциях, с виновной стороны будет невозможно потребовать никаких штрафов и материальных средств, покрывающих убытки.
Бухгалтерские и налоговые документы
Принципы оформления бухгалтерской документации утверждаются Министерством Финансов. Нормативно-правовые акты разрешают подписывать первичную документацию:
- лично;
- подписью факсимиле;
- другим механическим или электронным способом.
Но кассовые и расчетные документы заверять, используя факсимильную подпись факсимиле не разрешается.
Помните, что способ заверки разрешенных документов внешнего применения с использованием факсимильной подписи, должен быть записан в контракте, приложении к нему или в дополнительном соглашении. Также там должен находиться перечень документов, в которых может использоваться факсимиле. Только таким образом подпись факсимиле будет иметь ту же юридическую силу, как и поставленная собственноручно.
Но есть случаи, когда при оговоренных принципах применения факсимильной подписи в дополнительных соглашениях, судебные инстанции признавали эти документы недействительными.
При документообороте, используемом для внутреннего пользования, регламент заверки его факсимиле должен быть оговорен в приказе или распоряжении. Директор предприятия обязан собственноручно подписывать все первичные бухгалтерские документы.
Официально на государственном уровне не запрещено заверять налоговые документы с использованием факсимиле. Но по этому поводу постоянно ведутся судебные споры. Поэтому, во избежание конфликтов с налоговыми органами, все-таки советуется на налоговых документах подписываться собственноручно.
Налоговые накладные должны быть подписано собственноручно лицом, уполномоченным налогоплательщиком осуществлять продажу товаров, работ или услуг, и быть заверены печатью.
Налоговые декларации
Так как субъекты хозяйствования и государство не заключают между собой никаких договоров об использовании факсимильных подписей, в налоговой отчетности они не допускаются. По букве закона, даже если налоговая декларация подана, подпись факсимиле плательщика налогов не доказывает подтверждение им представленной информации.
Отрицательные последствия при несоответствии подписей принятым нормам могут возникнуть как у налогоплательщиков, так и у государства.
Факсимильные счета-фактуры
Официально, государственные налоговая инспекция разрешает применение факсимильных подписей на документах при соблюдении условия договоренности сторон. Тем не менее, они утверждают, что счета-фактуры с такими подписями не могут быть допущены к налоговому учету.
Следуя Налоговому кодексу, счет-фактура должен быть подписан руководителем предприятия и главным бухгалтером, или другими людьми, уполномоченными на это приказом или доверенностью. Факсимиле — это штамп, а не личная подпись, поэтому его использование довольно часто вызывает трудности при зачете НДС. Хотя, если покупателю отказывают в вычете НДС, было бы хорошо это оспорить. Но такие судебные разбирательства занимают много времени и требуют немало денег. Так что лучше до возникновения спорных ситуаций не допускать.
Налоговики утверждают, что налогоплательщик не имеет права предъявлять к вычету или возмещению НДС, заплаченный поставщику на основании счета-фактуры с факсимильной подписью. Но при рассмотрении споров, некоторые высшие судьи признавали законность факсимиле на счетах-фактурах, и такая документация была признана годной к налоговому учету.
Читайте также: Последние изменения по единому налогу на вмененный доход (ЕНВД).
Как открыть расчетный счет в банке для ООО: пошаговая инструкция
Как вести кассовую книгу в бумажном виде для ООО и ИП: http://boss-consult.ru/buch/docs/kak-vesti-kassovuyu-knigu.html
Что нельзя подписывать факсимиле
Вот перечень документов, факсимильная подпись которых запрещена на государственном уровне:
- доверенность;
- трудовой контракт и другие коллективные документы;
- вексель;
- документы публичных правоотношений;
- финансовые отчеты;
- первичная бухгалтерская документация.
Тем не менее, есть некоторые исключения. На законодательном уровне допускается применение факсимильных подписей:
- на чеках, предназначенных для выплаты пенсий;
- на договорах и доверенностях выданных физическим лицом, не предприятием.
Перечень первичной документации, которую не разрешается подписывать факсимиле:
- платежные требования и поручения;
- платежные поручения или заявки на покупки или продажу валюты и банковских металлов;
- денежные чеки;
- кассовые документы.
Налоговые нормативно-правовые акты допускают предоставление налоговой отчетности в электронном виде с применением электронных подписей. Но это не относится к другим аналогам личных подписей документов, в том числе факсимиле. Также не допускается подпись факсимиле при заполнении первичных бухгалтерских документов и счетов-фактур.
Также, чтобы обезопасить себя от значительных финансовых потерь не советуется подпись факсимиле применять при заключении договоров на особо крупную сумму.
Подведем итоги:
Факсимильная подпись может применяться, если существует нормативно-правовой акт, оговаривающий ее использование. Применение факсимильной подписи ограничивается хозяйственными взаимоотношениями между предпринимателями, и то, с некоторыми ограничениями. При административно-налоговых взаимоотношениях применять факсимиле не разрешается.
Правомерность использования факсимиле:
boss-consult.ru
