Порядок оформления личной карточки Т-2. Как заполняется личная карточка т 2 образец заполнения
Оформление личных карточек (Т-2)
Как поступить, если работник отказывается заверить своей подписью сведения, внесенные в личную карточку при его увольнении?
В этом случае составляется акт об отказе работника от подписания личной карточки. Также факт отказа работника от подписания личной карточки может быть отражен и в едином акте об отказе работника от подписания приказа об увольнении, трудовой книжки и личной карточки, в случаях, когда составляется именно единый акт по поводу столь многочисленных отказов.
Общество с ограниченной ответственностью «Ресурс»
(наименование организации)
АКТ №_16 _
об отказе работника от подписания приказа личной карточки
г. Волгоград «16» мая 2005 г.
Мною инспектором по кадрам Бочкаревой Еленой Юрьевной составлен настоящий акт о нижеследующем:
(должность, фамилия, имя, отчество)
Сегодня в 12 часов 15 минут в кабинете №7 «отдел кадров» ООО «Ресурс»
(время) (указать место)
в присутствии: бухгалтера Петровой Пелагии Ильиничны, офис-менеджера Скалкиной Раисы Сергеевны, юриста Легкой Веры Петровны
работник Некрасова Антонина Владимировна отказалась от проставления подписи в личной карточке.
(должность, фамилия, имя, отчество)
Свой отказ от подписания личной карточки Некрасова А.В. мотивировала несогласием с увольнением .
(фамилия, имя, отчество) (указать причины отказа от
предоставления объяснений)
Содержание настоящего акта удостоверяем личными подписями
бухгалтер Петрова Пелагея Ильинична Петрова
офис-менеджер Скалкина Раиса Сергеевна Скалкина
юрист Легкая Вера Петровна Легкая
Настоящий акт составил:
инспектор по кадрам Бочкарева Елена Юрьевна Бочкарева
ВОПРОСЫ ПО ВНЕСЕНИЮ ИЗМЕНЕНИЙ И ИСПРАВЛЕНИЙ В ЛИЧНУЮ КАРТОЧКУ
Можно ли удалять лишние для нашей организации реквизиты из Т-2?
Нет, форма Т-2 утверждена в установленном порядке, и согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденному Постановлением Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. N 20 удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Можно ли изменять форму личной карточки путем введения новых реквизитов?
Постановлением Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. N 20 был утвержден Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, согласно которому в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа), и удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободных) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Таким образом, в случае обоснованной необходимости новые реквизиты в личную карточку могут быть внесены. Правда, если они не противоречат закону, не дискриминируют работников.
Например, в разделе IХ «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством» унифицированной формы карточки указаны только такие реквизиты документа, подтверждающего льготу работника, как номер и дата выдачи. А вот для указания наименования этого документа графу в форме Т-2 Госкомстат указать забыл. В данном случае будет обоснованным введение такого реквизита в таблицу раздела по инициативе кадровой службы.
Также в форме Т-2 не был пропечатан реквизит «адрес работника». Это упущение Госкомстата кадровики ликвидировали путем введения такого реквизита.
При внесении новых реквизитов, иные должны оставаться без изменения.
Не забывайте, что введение новых реквизитов должно оформляться приказом (распоряжением).
Общество с ограниченной ответственностью «Ресурс»
(наименование работодателя)
Номер документа | Дата составления | |
приказ | 91-к | 13.12.2005 |
об утверждении изменений в форму личной карточки работника
В связи с необходимостью учета сведений о документах, дающих право на получение социальных льгот работникам,
(указываются причины, обоснование внесения изменений)
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Включить в графу «Документ» раздела IХ «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством» унифицированной формы личной карточки дополнительный столбец с текстом «наименование».
2. Изменить нумерацию столбцов графы «Документ» раздела IХ «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством»:
- столбец с текстом «наименование» считать столбцом 2,
- столбец с текстом «номер» считать столбцом 3,
- столбец с текстом «дата выдачи» считать столбцом 4,
- столбец с текстом «основание» считать столбцом 5.
3. Начальнику отдела кадров Песниной Ольге Васильевне обеспечить отдел кадров бланками унифицированной формы Т-2 с внесенными изменениями в срок до 30.12.2005г..
Руководитель организации | директор | Иванов | Иванов И.И. | ||
(должность) | (личная подпись) | (расшифровка подписи) |
С приказом ознакомлены:
Начальник отдела кадров | Песнина | Песнина О.В. | 13.12.2005 | ||
(должность) | (личная подпись) | (расшифровка подписи) | (дата) | ||
Юрист | Петров | Петров П.П. | 14.12.2005 | ||
(должность) | (личная подпись) | (расшифровка подписи) | (дата) |
У работника изменилась фамилия в связи с вступлением в брак. Как правильно отразить это в личной карточке? Аналогичный вопрос по поводу изменения других сведений о работнике.
Существует несколько вариантов внесения таких изменений.
Прежняя фамилия может быть зачеркнута одной чертой и справа можно указать новую фамилию. Ранее мы писали, что для этого в строке, предназначенной для указания фамилии, таковую желательно писать ближе к левому краю. Тогда остается место, чтобы новую фамилию указать правее. Также следует указать на основании какого документа внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая – «Свидетельство о браке II-МТ №115116 от 10.08.2005г.». Данную запись здесь же кадровик заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений.
1. Фамилия Тихомирова Точкина Имя Ольга Отчество Степановна | Свидетельство о браке II- МТ №115116 от 10.08.2005г Смирнова 15.08.2005 |
Если справа места нет, то новую фамилию можно написать сверху:
Точкина 1. Фамилия Тихомирова Имя Ольга Отчество Степановна | Свидетельство о браке II- МТ №115116 от 10.08.2005г Смирнова 15.08.2005 |
Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разделе Х личной карточки «Дополнительные сведения».
Еще один вариант, используемый в данном случае в кадровой практике – эта распечатка страницы личной карточки с внесенными изменениями. При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены.
Аналогичные рекомендации по поводу изменения других сведений о работнике.
Как правильно исправлять ошибки, допущенные при заполнении личной карточки?
Неправильную запись (текст, цифры) зачеркивают одной чертой. Над зачеркнутым пишется верный текст или соответственно верные цифры. Рядом с произведенным исправлением или на поле личной карточки кадровый работник делает надпись «исправлено», заверяет ее своей подписью и указывает дату исправления.
В процессе работы до конца заполнен раздел «Отпуска» («Прием на работу и переводы на другую работу», другой раздел). Как дальше указывать в карточке сведения об отпусках?
Традиционно в таких случаях на практике изготовляются дополнительные вкладные листы. При этом на печать выводятся идентификационные реквизиты личной карточки (табельный номер, фамилию работника и др.), заголовок раздела и таблица раздела. Можно присвоить заголовки и номера вкладным листам, например «Вкладной лист №1 к личной карточке» или «Дополнение №1 к личной карточке». Чтобы в процессе эксплуатации вкладные листы не потерялись, их рекомендуется вшивать. В конце каждого заполненного раздела делается отметка о том, что к разделу заведен вкладной лист
hr-portal.ru
Личная карточка работника. Форма Т-2 образец и рекомендации по заполнению
Оглавление:
- Основные правила работы с Т-2
- Можно ли заводить Т-2 на самого себя? И зачем?
- Как заполнять и вести форму Т-2
- Исправления в форме Т-2
- Итог
Основной документ кадрового учета – личная карточка работника. Форма Т-2, как ее еще называют, по требованиям ТК РФ обязательно должна вестись юридическими лицами – работодателями. Однако, если Т-2 на своих сотрудников заведет ИП, это не будет нарушением закона. Наоборот, в случае конфликтной ситуации именно запись в Т-2 может сыграть решающую роль в споре.
Считается, что правильно заполнить и вести Т-2 может только опытный кадровик. На самом деле вести Т-2, зная логику документа, не так уж сложно и требует для первоначального заполнения не более 1,5 – 2 часа времени у новичка.
Основные правила работы с Т-2
Форма Т-2 личная карточка работника – документ типовой (унифицированный), но не строгой отчетности. Отсюда вывод: добавлять дополнительно нужные графы можно, но исключать существующие нельзя. Если где-то записать нечего, оставляем эту графу пустой. Прочерк ставить нежелательно: записи в Т-2 можно исправлять и дополнять, а писать поверх прочерка нельзя.
По той же причине записи, которые со временем, возможно, придется изменить (например, фамилию незамужней работницы или адрес постоянного местожительства, отличный от адреса регистрации, или контактный телефон) лучше писать поплотнее и ближе к левому концу поля для записи. Записи сомнительные можно делать простым карандашом, но в юридическом аспекте такой записи вообще нет, это просто информация для себя.
Т-2 можно вести в электронном виде, но при первоначальном заполнении нужно распечатать на бумаге, чтобы работник мог расписаться. Если его подпись понадобится потом, распечатывают лист под подпись, и вкладывают в соответствующий раздел. Если у работника есть сертификат электронной подписи, его можно указать в дополнительных сведениях, но правил электронного кадрового учета пока не существует, так что и подпись на бумаге нужна.
Можно ли заводить Т-2 на самого себя? И зачем?
Если вы ИП и в своем руководящем составе едины во всех лицах – можно и желательно. По постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 г. №1, утвердившему форму Т-2, сам работник не имеет права заполнять и вести Т-2. Но вы не работник, вы владелец и руководитель, даже если весь персонал предприятия – вы один, и вы сами копаете землю и таскаете тяжести.
Но по тому же постановлению-1, как его называют, вести Т-2 может не только специалист-кадровик, но и любой сотрудник по поручению руководства. Вот и поручите сам себе завести на себя Т-2 и вести ее аккуратно.
Форма Т-2 может повлиять на индивидуальный бизнес. Допустим, вы в процессе работы получили профессиональное образование. В трудовую книжку вы его не внесете: вы как были ИП, так и остались. А вот в Т-2 внести можно и нужно. И с такой записью в Т-2 у вас появляется дополнительный аргумент в деловых переговорах. Легче будет войти в новый вид деятельности, увеличить цену услуг, доказать свою правоту в суде и т.п.
Как заполнять и вести форму Т-2
Если вы решили завести на себя и на своих сотрудников формы Т-2, образец заполнения можно скачать здесь .
Мы же поясним некоторые моменты. При этом рекомендации опытных кадровиков дополнительно сверены консультациями юристов. Форма Т-2 заводится и заполняется по приказу директора о приеме сотрудника, на основании его заявления о приеме на работу, трудового соглашения, договора и т.п. Как в таком случае быть ИП – индивидуалу? Дать приказ самому себе.
Раздел I: общие учетные сведения
Главное правило при заполнении раздела: все сведения по документам, подтверждающим личность и квалификацию (паспорт, права, военный билет, диплом и т.п.), а также ИНН и сведения об обязательном пенсионном страховании, заполняем только по документам. Остальное можно писать со слов работника.
Здесь первый камень преткновения – табельный номер. Многие предприятия в табельном номере зашифровывают внутренним кодом подразделение, в котором работает сотрудник, его должность и пр., но постановление-1 требует, чтобы табельные номера были просто цифрами и шли в порядке следования.
Юридически правильным в таком случае будет ввести в графу «Табельный номер» две подграфы: «Табельный номер п/п» и «Табельный номер код». Добавлять графы по потребности можно.
Затем, графа «Алфавит». Тут просто указывается первая буква фамилии работника.
Графы «Характер работы» и «Вид работы» взаимосвязаны для целей соцобеспечения: исчисления трудового стажа, льгот по выслуге и пр. Поэтому в графе «Характер работы» пишем только, временная она или постоянная. А уж пришел работник по переводу, или он совместитель, или подменный, или нанят на аккорд – пишем в «Виде работы». Ни в характере, ни в виде работы не нужно указывать ее вредность, опасность, сменный или вахтовый характер. Это учитывается другими документами.
При заполнении пункта «Гражданство», желательно потребовать от работника сведения о двойном гражданстве или отсутствии гражданства.
В пункте «Образование» название учебного заведения можно писать с сокращениями, но так, чтобы понятно было. К примеру: «Воронежск. лес.-тех. ин-т» (Воронежский лесотехнический институт) можно, но ВЛТИ – нельзя.
В пунктах «Состояние в браке» и «Состав семьи» нужно указать, состоит ли работник в браке. Нужно помнить, что к числу членов семьи, по ГК РФ, кроме единокровных родственников, относятся и состоящие на иждивении либо проживающие совместно и находящиеся в юридических отношениях. Например, несовершеннолетние дети гражданской супруги от предыдущего брака. Или, если троюродная внучатая племянница живет у вас – она член вашей семьи. Регистрация на вашей жилплощади – юридические отношения.
С адресом работника Госстат здорово промахнулся: такого пункта просто нет, лишь целых три строки для данных паспорта. Но по тому же правилу: «Добавлять можно», туда вписываем, после паспортных данных, «Регистрация там-то» и «Фактический адрес проживания такой-то».
Раздел II: воинский учет
Здесь нюансов всего два:
- Весь раздел заполняем карандашом, иначе потом замучаешься с исправлениями категорий учета, ВУС, мобпредписаниями и т.п. Раздел этот – целиком «для себя». Основной учет ведет военкомат, и в случае юридического казуса по воинской части органы сведения получат оттуда.
- Если работник не снят с воинского учета по возрасту, а в военном билете или в удостоверении призывника не указана категория учета, пишем: «А» (годен без ограничений). Медицинские справки, акты врачебной экспертизы игнорируем. Категорию учета может изменить только военкомат, пусть туда с ними и идет.
Раздел III: прием на работу и переводы на другую работу
В этом разделе кадровики, простоты ради, часто рекомендуют данные об основной профессии и должности на основной работе совместителей указывать в разделе «Дополнительные сведения».
Взять сведения об основной работе тем более нужно, что иначе можно принять совместителем человека без основной работы, а это запрещено ТК РФ. Но на временную, разовую работу и по трудовому соглашению без основной работы принимать можно.
Разделы IV–VI: аттестация, переквалификация, профессиональная переподготовка
Сюда нужно записывать только то, что работник прошел у вас и за ваш счет. То, что было раньше, он должен подтвердить дипломом, удостоверением и т.п., и заносятся эти сведения в раздел общего учета.
Исключение – если работник за ваш счет учился на стационаре вуза. В таком случае, если он по окончании присмотрел себе другого работодателя, запись в форме Т-2 будет дополнительным аргументом при требовании возврата потраченных на него денег.
Разделы VII–IX
Существенных особенностей в заполнении не имеют.
Раздел Х: дополнительные сведения
При приеме на работу вы можете то ли лично, то ли назначив кандидату беседу с психологом, выяснить, каковы его психологические и нравственно-волевые качества, как он относится к табаку, алкоголю, наркотикам, азартной игре, не состоит ли он и не состоял ли на психиатрическом и/или наркологическом учете, не был ли судим.
Но ни в коем случае не заносите эту информацию в «Дополнительные сведения» Т-2! Форма Т-2 – не конфиденциальный документ, и сведения такого рода будут разглашением личной информации, полученной в ходе частной беседы. Но вот если выяснится, что кандидат, допустим, фотограф-любитель и выставлялся в галереях или на фотосайтах, или, скажем, увлекается моделированием судов и выступал на соревнованиях, или член ассоциации спортивного покера (который не запрещен), то эти сведения указывать можно, т.к. он сам ранее уже провозгласил об этом публично.
Раздел XI: основание прекращения трудового договора (увольнения)
Здесь формальных сложностей нет, но нерадивые работники, уволенные за разного рода провинности, частенько отказываются подписать приказ об увольнении. В таком случае выход простой: акт об его отказе подписаться, а вместо его подписи – данные акта. Юридических сложностей в пользу уволенного разгильдяя в таких случаях чаще всего не возникает.
Исправления в форме Т-2
Исправлять записи в Т-2 можно, это не документ строгой отчетности. Исправляют, зачеркивая неверное одной чертой, чтобы был читаем прошлый текст. Верную запись делают над прежней, а на свободном поле графы пишут «Исправлено, инспектор по кадрам (или ответственный за кадровую работу) ФИО, подпись».
Один лишь нюанс: если ИП ведет Т-2 сам на себя, то вписывать себя в данном случае нужно не владельцем или руководителем, а именно ответственным по кадрам.
Итог
Как видим, форма Т-2, личная карточка работника, — документ весьма информативный, и может оказаться полезной не только собственно для кадрового учета, но и в деловой и юридической практике.
Скачать бланк формы Т-2 можно здесь .
moyafirma.com
Личная карточка работника форма Т-2 бланк и образец заполнения.
Учетные сведения по каждому работнику отражаются в индивидуальных личных карточках. Для оформления обычно используется типовая форма Т-2, которая представляет собой объект сводной информации о трудящемся — персональные данные, образование, прием на работу, отпуска, перемещения, увольнение. В статье можно бесплатно скачать бланк личной карточки работника Т-2 и образец заполнения данной формы.
Ведение и заполнением личных карточек занимается кадровый специалист, данную функцию он выполняет на стадии приема на работу. Информация для заполнения бланка Т-2 берется из таких документов:
Образец заполнения карточки Т-2
Перед заполнением разделов личной карточки работника нужно указать в верхней части формы Т-2 — вписывается название организации работодателя, ОКПО, адрес компании, дата, соответствующая дню приема сотрудника на работу.
Работник получает личный табельный номер, под которым он будет фигурировать во всех документах внутреннего значения. При предъявлении принятым сотрудником ИНН, его номер вносится в соответствующее поле.
Номер СНИЛС указывается обязательно, согласно ч.1ст.65 кодекса. Если СНИЛС работник в ПФР еще не получал (первое трудоустройство), то необходимо осуществить его получение, после чего заполнить строку с номером страхового свидетельства.
Поле «Алфавит» заполняется начальной буквой фамилии работника.
В поле «характер работы» карточки Т-2 заполняется информация из одноименного поля приказа Т-1 (постоянная, временная), в поле «вид работы» также отражается информация из приказа о том, основная работа для сотрудника или совместительство.
Далее следует приступить к заполнению разделов бланка личной карточки, на стадии начального заполнения формы Т-2 при приеме на работу нужно внести данные в раздел 1, 2 и 3. Причем второй раздел заполняется только по военнобязанным работникам, которые предъявили военный билет.
В первом разделе личной карточки Т-2 приводится информация общего характера:
- ФИО без сокращений — переписывается точно из паспорта;
- сведения о рождении — также берутся из паспорта, место жительство не должно содержать более 100 символов;
- гражданство с указанием кода, для граждан РФ — код 1;
- степень знания языка заполняется по желанию;
- данные о приобретенном образовании — заполняется на основании диплом или иного документа, предоставленного работником, неоконченное образование в личной карточке Т-2 значится как неполное;
- профессия — берется из трудовой книжки;
- стаж работы — также заполняется на основании данных предъявленной трудовой книжки;
- семейное положение — наличие мужа/жены, детей, сведения о них и ближайших родственниках;
- из паспорта переписываются реквизиты о номере, серии, месте и дате получения документа;
- элементы адреса — по прописке и фактический.
Во втором разделе личной карточке Т-2 нужно заполнить сведения по воинскому учету, данный раздел не нужно заполнять, если это неактуально для конкретного работника. Указанные в разделе сведения заверяются лично тем лицом, которое заполнило раздел формы Т-2.
Информация в разделе 2 бланка Т-2 заполняется по гражданам, подлежащих призыву и находящихся в запасе, по разному. Для первых не нужно заполнять поля 1, 3, 4, 7, в поле 2 написать — подлежит призыву, далее в поле 5 внести категорию годности, в поле 8 — отметка о снятии с учета (актуально для лиц старше 50 лет и лиц, которые сняты с учета по медицинским показаниям.
Для лиц в запасе нужно заполнить все поля данного раздела бланка карточки Т-2.
Заполнение третьего раздела личной карточки проводится также при устройстве работника на работу. Здесь приводятся данные из приказа о приеме на работу, нужно четко переписать все данные из приказа, его реквизиты. Данная информация заверяется лично принятым работником.
Если в процессе работы сотрудник переводится на другую должность, в другое подразделение, то эти действия совершаются также на основании приказа о переводе и подлежат отражению в третьем разделе бланка Т-2 на основании приказа о переводе.
В процессе работы могут заполняться остальные разделы личной карточки, например, в 8-м отражаются данные по всем предоставляемым отпускам, раздел заполняется на основании приказа на отпуск.
Последний 11 раздел заполняется при расторжении трудового договора, в это поле личной карточки вносится информация из приказа об увольнении — его номер, дата, основание увольнения.
На заполненном образце личной карточки Т-2 должна стоять подпись работника после ознакомления и подпись кадрового сотрудника, заполнившего бланк.
Если у работника есть награды, почетные звания, то они показываются в личной карточке на основании ст.191 ТК РФ.
Раздел с дополнительными сведениями заполняется по желанию, если имеется дополняющая информация, которую нужно отразить в сводном кадровом документе о работнике.
Исправление личной карточки работника форма Т-2 проводится с помощью аккуратного зачеркивания ошибочных данных и написания рядом верных сведений. Исправление заверяется личной подписью исправителя.
На сотрудника также заполняется личный листок по учету кадров, бланк и образец заполнения которого можно скачать здесь.
Бланк и образец карточки Т-2
Бланк личной карточки работника форма Т-2 — скачать.
Образец заполнения личной карточки работника Т-2 — скачать.
blandoc.ru