Как составить и ввести в действие должностную инструкцию? Как правильно написать должностную инструкцию
Оформление должностной инструкции: образец
Этот документ относится к внутренним обязательным актам, регулирующим деятельность предприятия. Такие инструкции обычно регламентируют особенности управления, отчетности, обеспечения и координирования деятельности сотрудников. Поэтому не следует забывать про общие правила оформления должностных инструкций.
Особенности
Современное делопроизводство требует составления согласованных и непротиворечивых локальных актов. Их разрабатывают для достижения трех целей:
- создать организационно-правовую основу для служащих;
- повысить уровень ответственности;
- увеличить производительность труда.
Каждый образец оформления должностной инструкции имеет свои нюансы. При этом каких-либо единых правил закон не устанавливает.
Этот правовой акт должен успешно выполнять следующие задачи:
- рационально распределять обязанности между сотрудниками с учетом их уровня квалификации, знаний, производительности труда и других особенностей;
- обеспечивать своевременный контроль над качеством выполнения трудовых обязанностей;
- определять права всех сторон;
- давать конкретные критерии оценки качества труда.
Должностные инструкции обычно разрабатывают руководители структурных подразделений фирмы на основе выполняемых сотрудником функций и внутренних правил компании.
Требования к оформлению должностной инструкции
Рассматриваемый документ является локальным нормативно-правовым актом, поэтому имеет свою специфику. Его оформляют в трех экземплярах:
- 1-й – передают сотруднику отдела кадров и прилагают к штатному расписанию;
- 2-й – остается у начальника структурного подразделения, так как в его обязанности входит контролировать качество работ;
- 3-й – отдают работнику организации, для которого предназначена должностная инструкция.
Должностная инструкция может выступать приложением к трудовому договору или быть издана отдельно. При необходимости содержание согласуют с профсоюзом.
Вот основные требования, которые нужно учитывать в процессе составления текста:
- однозначность – информация должна излагаться так, чтобы не возникало двусмысленных толкований;
- информационная емкость;
- убедительность – фразы должны быть убедительными и логически обоснованными;
- освещение всех основных вопросов, касающихся деятельности сотрудника.
Что включать в должностную инструкцию
По общепринятым форматам, документ должен раскрывать все вопросы, которые касаются трудовой деятельности служащего. При подготовке содержания рекомендуем руководствоваться постановлением Минтруда № 37. Это Квалификационный справочник должностей, содержащий общие характеристики для всех них. Текст нужно только адаптировать для конкретной организации.
Основные разделы должностной инструкции:
- Общие положения.
- Должностные обязанности.
- Права работника.
- Документы для руководства при исполнении трудовых обязанностей.
- Порядок взаимоотношений с персоналом.
- Ответственность работника.
- Критерии оценки качества работы.
В заключительной части ставится подпись, дата вступления в силу. Также см. «Должностная инструкция для заместителя главбуха».
Как оформить должностную инструкцию: этапы
В зависимости от сложности документа его составлением могут заниматься начальники отделов или непосредственно руководители организаций. Такая процедура может потребоваться:
- если открывается новый филиал или подразделение;
- при введении новой должности;
- при изменении трудовых функций.
На основании правил, установленных государственными стандартами, в [составе инструкции] должны присутствовать такие реквизиты:
- название предприятия – указывают полностью в соответствии с учредительными документами;
- дата утверждения;
- регистрационный внутренний номер;
- гриф, придающий юридическую значимость;
- отметка о наличии приложения – ставят при наличии такого условия в ней, когда должностная инструкция является приложением к отдельным распорядительным документам;
- виза руководителя – включает должность и название отдела предприятия. Ее располагают ниже подписи.
На первом этапе оформления документа подготавливают предварительный вариант содержания с учетом:
- требований руководителя;
- квалификационного справочника должностей;
- профстандарта (если принят для этой профессии и в какой-то части обязателен). Также см. «Профессиональные стандарты: инструкция по применению».
На втором этапе проект согласовывают с начальниками отделов, которых он касается. При необходимости вносятся поправки.
Третий этап предполагает утверждение должностной инструкции руководителем предприятия. Кроме того, требуется наличие подписи начальника отдела кадров и структурного подразделения, для которого предназначен документ. После этого происходит ознакомление сотрудника с содержанием (под роспись) и лиц, которых могут коснуться произошедшие изменения.
Также см. «Ознакомление с должностной инструкцией: порядок и сроки».
Далее по ссылке можно ознакомиться с образцом оформления должностной инструкции для позиции главного бухгалтера в фирме. Скачать образец.
Как внести изменения в должностную инструкцию
В процессе трудовой деятельности обязанности работника могут меняться. Такая ситуация возникает, например, при изменении цели компании или расширении сферы услуг. При существенной коррекции функционала потребуется сделать поправки в должностной инструкции, чтобы в дальнейшем избежать множества конфликтов. Расскажем, как как оформить все изменения.
Последовательность действий такова:
- Подготовка новой должностной инструкции с учетом всех нюансов. Обязательное условие – соответствие нормам действующего законодательства.
- Издают приказ, на основании которого происходит утверждение документа.
- Ознакомление заинтересованных служащих с содержанием обновленной инструкции. А от ответственного за выполнение трудовых функций понадобится получить подпись и письменное согласие о сотрудничестве на новых условиях.
- Составление и подписание дополнительного соглашения к трудовому договору. Один экземпляр передают служащему.
По окончании всех формальностей сотрудник приступает к выполнению обязанностей на новых условиях соглашения.
Заметим, что должностная инструкция не является индивидуальным личным документом для конкретного работника. Ее составляют согласно определенной должности, и она вообще не содержит имен. При несоблюдении этого условия работодателю придется переделать документ при увольнении служащего.
Также см. «Должностная инструкция для бухгалтера по зарплате».
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
buhguru.com
Двенадцать правил составления должностной инструкции
Б.В.БахтеревRayter
Статья посвящена общим принципам составления нормативных документов, в частности таких, как положения о структурных подразделениях, регламенты выполнения рабочих операций и персональные должностные инструкции. Рассмотренные в статье двенадцать правил составления нормативных документов помогут вам сделать документы ясными, пригодными для использования в реальной жизни.
В этой статье речь пойдет о корпоративных письменных нормативных документах. Существует три основные разновидности таких документов: положения о структурных подразделениях, регламенты выполнения рабочих операций и персональные должностные инструкции. В действительности, с точки зрения техники написания нет никакой разницы между положениями о подразделениях и регламентами операций. Если какой-то рабочий процесс организован просто, прямолинейно, как конвейер, то его проще описать с помощью специального регламента. Если, напротив, результат зарождается в недрах рабочей группы (структурного подразделения) после плохо формализуемых взаимодействий (вдохновение, творческий акт, мозговой штурм и прочее), то проще воспользоваться шаблоном положения о структурном подразделении. Структура обоих документов останется практически одинаковой, только в регламенте будет акцент на формальных критериях выполнения работы на каждом этапе (при передаче работы и ответственности смежнику), а в положении больше будет сказано об общих целях и задачах подразделения. Что касается персональных должностных инструкций, то они являются просто извлечением, иногда несколько более детализированным, из документов первых двух разновидностей.
Статья посвящена общим принципам составления нормативных документов, а не их разновидностям, поэтому в тексте слова «документы», «положения», «регламенты» и «инструкции» будут часто использоваться как синонимы. Теперь перейдем к делу.
Зачем существуют инструкции: Что делать? и Кто виноват?
Все согласятся с тем, что главные достоинства любого нормативного документа — краткость и ясность. Совершенно очевидно, что неясный, то есть двусмысленный или противоречивый документ, просто невозможно исполнять. Также совершенно очевидно, что пользоваться длинным документом неудобно — его утомительно читать, в нем трудно ориентироваться, в нем легко пропустить что-нибудь важное. Более того, чем длиннее инструкция, тем больше вероятность появления в ней несовместимых или двусмысленных положений. Все это знают, однако большинство должностных инструкций длинные и неясные. В чем дело?
Большинство авторов нормативных документов не вполне понимают, что такое инструкция. Не понимают этого и большинство руководителей, заказывающих эти нормативные документы. И руководители, и исполнители склонны недооценивать и одновременно преувеличивать возможности письменных нормативных документов. С одной стороны, они недооценивают служебные инструкции, полагая, что начальственного рыка вполне достаточно, чтобы вправить подчиненным мозги и направить их на путь истинный. С другой стороны, они наивно полагают, что инструкция может заменить этот самый начальственный рык на то время, когда исполнитель выпадает из поля зрения руководства. Оба заблуждения связаны с непониманием скромной роли должностной инструкции в управлении крупной организацией.
В действительности, единственное предназначение нормативного документа — ответить на вопрос исполнителя «Что делать?» перед началом работ и на вопрос руководителя «Кто виноват?» в случае, когда полученный результат не совпал с задуманным. Все остальное должно быть самым безжалостным образом вычищено из инструкции. Это первое правило .
Назначение инструкции — объяснить подчиненному, что от него требуется. Мотивировать подчиненного к выполнению его должностных обязанностей инструкция не может!
В первую очередь оставьте иллюзию, будто, прочитав инструкцию, подчиненный бросится ее выполнять. Совсем нет, руководителю придется его мотивировать к этому. Способы мотивации могут быть лучше или хуже. На подчиненного можно наорать, выплатить ему премию, пообещать повышение или пригрозить увольнением и так далее. Важно, что все это никак не связано с его должностной инструкцией. Наличие должностной инструкции избавит руководителя от необходимости каждый раз подробно указывать обязанности подчиненного и позволит сосредоточиться на воспитательной работе.
Если это понятно, можно приступать к «чистке» документа. Исключите из должностной инструкции все призывы, пожелания, обороты типа «исполнитель обязан…», «исполнитель должен…». Все это лишнее. Должностная инструкция должна содержать как можно более простые предложения: «Он побежал…», «Она сделала…». Одно положение инструкции ничуть не менее важно, чем любое другое, поэтому нет необходимости подчеркивать некоторые из них красочными оборотами. Попробуйте выбросить этот мусор, и вы увидите, что нормативный документ становится процентов на 20 короче и намного яснее. Это второе правило .
Помните: вы пишете инструкции конкретным людям
Еще одна крайность, в которую часто впадают составители должностных инструкций, это мания описать все и вся. Иногда складывается впечатление, что инструкция составлена для маленьких детей или, наоборот, для зловредных саботажников, которые только и думают, как извратить благородный замысел руководства и обратить его во зло.
Как правило, такие опасения совершенно беспочвенны. Сотрудники вашей организации, скорее всего, искренне желают добросовестно исполнять свои обязанности. Им достаточно внятно объяснить цель их действий, а подходящие средства они найдут сами! Это третье правило . Обратите внимание: более сложные и ответственные функции в организации выполняют самые квалифицированные и опытные специалисты, соответственно, они меньше других нуждаются в длинных, подробных и заумных инструкциях. Представьте себе того человека, которому вы пишете инструкцию — и вы с легким сердцем сократите ее раза в полтора! Если это не так, то, может, вам обратить внимание на подбор кадров?
Парадокс заключается в том, что для дворника и оператора на атомной электростанции должностные инструкции получатся почти одинаковой длины!
Цели, задачи, функции: от общего к частному
Итак, из нормативного документа следует исключить все необязательные эпитеты и призывы, а также все то, что исполнитель знает безо всякой инструкции просто в силу своего образования, квалификации и опыта. А что же там должно остаться?
Раздел 1 «Общие положения». Содержание этого раздела полностью определяется традициями каждой конкретной организации и практически не влияет на качество самого документа. Каждый юрист или кадровик имеет свое представление о том, как должен выглядеть этот раздел. Оставим его на их усмотрение. Отметим только, что этот раздел должен быть унифицирован во всех корпоративных документах. Если этого не будет, то значение приобретут не сами формулировки, а различия в них. Зачем вам это надо?
Раздел последний «Заключительные положения». То же самое.
Раздел 2 «Цели и задачи». С этого раздела собственно и начинается нормативный документ. Если общие и заключительные положения можно написать «на автопилоте» или просто позаимствовать из другого документа, то к «Целям и задачам» нужно приступать, четко понимая, зачем вообще вы взялись за этот документ. Следующий раздел «Функции» можно поручить составлять подчиненному, которому в будущем предстоит эти функции осуществлять, но «Цели и задачи» должен определить руководитель лично. Как бы ни был для него мучителен этот процесс, это и есть его основная работа.
Как правильно сформулировать цели?
Правило четвертое. Цели должны быть одного масштаба. Вспомните анекдот о собрании, где на повестке дня стояло два вопроса: 1) починка сарая и 2) строительство коммунизма. Подумайте, если вы пишете инструкцию строительства коммунизма, то зачем вам сарай? А если — починки сарая, то при чем коммунизм?
Правило пятое. Избегайте указания второстепенных и побочных целей. Предположим, ваш путь проходит по маршруту А — Б — В. Если вы указали в качестве цели пункт В, то не стоит упоминать пункт Б, вы и так там будете!
Правило шестое. Избегайте несвязанных или, еще хуже, противоположных целей.
И в заключение о целях: не бойтесь декларативных целей. Цель может быть в принципе недостижимой. Если воспользоваться аналогией с Боевым уставом, то цель — это то, что в боевом приказе на наступление называется «направлением дальнейшего движения». Важно, чтобы ваши подчиненные не перепутали тыл с фронтом, все остальное — детали.
Теперь о задачах.
Правило седьмое. В отличие от целей задачи должны быть достижимыми. Более того, задачи должны быть измеряемы! Выполнение поставленных задач должно быть измеряемо в штуках, тоннах или километрах в зависимости от специфики организации.
Закройте глаза и представьте вашего подчиненного, которому вы только что указали цели и поставили вот эти самые задачи. Представьте теперь его же спустя некоторое время, докладывающего о выполнении этих задач. Каких доказательств успешной работы вы от него ожидаете? Если вы сам не можете представить, как ваш подчиненный будет отчитываться о выполненной работе — значит, вы плохо поставили задачу!
Помните: формулируя задачу, вы тем самым определяете форму отчетности!
Правило восьмое. Задачи должны соответствовать целям. Каждой цели может соответствовать несколько непосредственных задач. Каждая задача может вести к достижению нескольких целей. Это нормально. А вот чего не может быть, так это задачи, которая бы не вела хотя бы к одной из ранее поставленных целей. Также не может быть, чтобы для ранее поставленной цели не нашлось хотя бы одной конкретной задачи.
Продолжая аналогию с Боевым уставом, заметим, что цели и задачи соотносятся, как объект атаки (наступления) с направлением дальнейшего движения. Проще говоря, конкретная задача никак не может лежать совсем уж в стороне от общей цели.
Раздел 3 «Функции» занимает по объему около 60 процентов всего документа. Это важнейшая часть нормативного документа. Однако, если вы правильно сформулировали цели и задачи, трудностей с описанием функций у вас не возникнет.
Правило девятое. Задачи и функции соотносятся так же, как цели и задачи. Представьте «самого» шефа, начальника подразделения и специалиста-исполнителя. То, что шеф указал начальнику как конкретную задачу, для специалиста является общей целью, к которой он хотя и стремится, но за которую он лично не отвечает. Его конкретной задачей будет то, что ему укажет его непосредственный начальник, то есть как раз то, что в нормативном документе будет называться «функцией».
Повторим правила семь и восемь. Функции должны быть выполнимы, то есть функция должна быть сформулирована так, чтобы в любой конкретной ситуации на вопрос: «выполнено или нет», можно было ответить односложно. Да — да, нет — нет, а что сверх этого, то «от лукавого». Функции должны соответствовать задачам. Подумайте, если ваш подчиненный выполнит все предписанные ему функции, то сможете ли вы подготовить приемлемый доклад шефу?
Теперь остановимся на лингвистических, если так можно выразиться, аспектах техники составления должностных инструкций.
Правило десятое. Формулируя цели, задачи и функции, используйте одну и ту же конструкцию предложения. Пример из недавнего прошлого:
Цели:
- ускорение развития страны;
- подъем трудовой активности масс;
- формирование нового человека;
- утверждение социалистического образа жизни.
Соответствующие задачи:
- поднять благосостояние советских людей на качественно новую ступень;
- обеспечить такие уровень и структуру потребления материальных, социальных, и культурных благ, которые…
Вытекающие из указанных целей и задач функции (действия):
- намечается удвоить объем ресурсов, направляемых…
- партия придает особое значение усилению…
- предстоит осуществить комплекс мер…
- будет проводиться линия на…
- будет делаться все необходимое для…
- будут продолжены ускоренный рост и совершенствование распределения…
- партия считает задачей первостепенной важности…
- намечается осуществление крупных мер по созданию современной сферы обслуживания,
- партия считает делом особой социальной значимости ускорение решения жилищной проблемы и так далее.
Обратите внимание: цели сформулированы с помощью предложений с подлежащими-существительными без сказуемых-глаголов. Задачи сформулированы иначе — с использованием глаголов в неопределенной форме. При формулировании функций использовано несколько конструкций: «намечается/предстоит осуществить то-то и то-то», «будет сделано то-то и то-то», «партия считает важнейшим делом/задачей то-то и тот-то». Возможно, различия имеют под собой какую-то основу, а может быть, все это исключительно для красоты. Если вы пишете не новую программу КПСС, то лучше воздержитесь от лишних красивостей.
Почему важно придерживаться единого стиля? Да просто потому, что стилистический разнобой отвлекает инструктируемого, заставляет задумываться, а нет ли здесь скрытого смысла? Зачем забивать голову лишним — пишите проще!
Правило одиннадцатое. Инструкция должна быть исчерпывающей, то есть описывать все действия, которые могут потребоваться от подчиненного. Как убедиться, что с этим все в порядке?
Есть один технический прием. Включите в регламент рабочей операции раздел «Обязанности должностных лиц в связи с исполнением настоящего регламента». Аккуратно выпишите всех должностных лиц, упомянутых в разделах «Цели и задачи» и «Функции». Аккуратно распределите все функции между этими должностными лицами. Остались лишние функции, которые непонятно кто выполняет? Остались должностные лица, которым не досталось ни одной функции?
Обратите внимание, что система нормативных документов — это целостная система. Положения о структурных подразделениях должны сопрягаться с регламентами рабочих операций. Персональные должностные инструкции, по существу, представляют собой один из разделов положения о подразделении, оформленный в отдельный документ исключительно для удобства пользователей. Поэтому старайтесь использовать во всех документах одинаковые формулировки — смотри правило десятое.
Правило двенадцатое. Люди — для того, чтобы принимать решения. Многие авторы инструкций стараются описать ситуацию, когда все нормально. Но инструкция нужна как раз в тот момент, когда что-то происходит не так. Большинство инструкций оказываются бессильными в этот момент. Что же делать?
Реакций на нештатную ситуацию может быть только две: принять решение самому или доложить «по команде». Если вы не решаетесь прямо доверить подчиненному принимать определенные решения — не стесняйтесь включить в должностную инструкцию обязанность доложить о ЧП. Избавьте подчиненного от участи буриданова осла. Особенно важно обеспечить целостность регламента операции. Не поленитесь нарисовать блок-схему всего процесса. Убедитесь, что на каждой развилке есть четкое указание, что делать: передать работу дальше, вернуть обратно, направить в вышестоящую инстанцию или бросить в корзину для бумаг.
Мы рассмотрели двенадцать правил составления нормативных документов. Следование этим правилам сделает нормативные документы ясными, пригодными для использования в реальной жизни. Что касается краткости, то приведем пример. Автору пришлось анализировать инструкцию по кредитованию коммерческого банка. Исходный текст состоял из 13 026 слов или 92 187 символов. После обработки текст сократился до 6011 слов (42 246 символов).
Увы, проблема составления кратких и ясных нормативных документов не сводится к решению чисто технических вопросов. В большинстве случаев и заказчики, и авторы документов целенаправленно, хотя и бессознательно, «размывают» и «раздувают» должностные инструкции. Тем самым они создают определенный «люфт» в отношениях. И начальники, и подчиненные получают возможность маневрировать. Начальники избавляются от необходимости четко ставить задачи, подчиненные — безупречно их исполнять, и те и другие избавляются от необходимости отвечать за свою работу.
Смотрите образцы должностных инструкций в этом разделе
hr-portal.ru
Разработка должностных инструкций - Все о кадрах
Если требование о наличие должностной инструкции указано в законодательном акте, то она должна быть разработана в обязательным порядке. Во всех остальных случая должностные инструкции разрабатываются на добровольной основе.
Должностная инструкция упрощает взаимоотношения работника и работодателя, т.к. она точно обозначает круг ответственности и обязанностей работника, что значительно снижает трудовых споров.
В должностной инструкции, указываются квалификационные требования, задачи, функции, права и ответственность работника.
Должностные инструкции могут быть разработаны как отдельный документ, так и как приложение к трудовому договору.
Как правильно составить инструкцию
В законодательстве не установлено специальных требований к разработке должностных инструкций, поэтому необходимо придерживаться общих правил разработки и утверждения локальных нормативных документов. Кроме того, работодатель может утвердить собственный порядок разработки должностных инструкций. Однако, положения данного документа не должны противоречить требованиям законодательства.
При разработки инструкций необходимо учитывать структуру организации и ее подразделений, особенности условий работ ы сотрудников, для которых разрабатываются инструкции, положений локальных актов организации.
Так же при разработки должностных инструкций следует применять положения квалификационных справочников и профессиональных стандартов.
После согласования со всеми, инструкция утверждается руководителем организации, заверяется печатью (при ее наличии). Оригиналы инструкций могут хранится у ее разработчика, в отделе кадров, у секретаря или в другом месте. Копии инструкций выдаются работникам под роспись.
Должностная инструкция действует до ее замены на новую.
Структуру и содержание должностной инструкций определяется работодателем самостоятельно.
Пример структуры
| Раздел | Название раздела | Содержание раздела |
| 1 | Общие положения | Включает:
|
| 2 | Должностные обязанности |
|
| 3 | Права работника | перечень прав работника |
| 4 | Ответственность | виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение работником своих обязанностей |
| 5 | Заключительные положения | дополнительная информация |
Внесения изменений в инструкцию
В результате кадровых изменений, а также при принятии новых федеральных и локальных нормативных актов, может возникнуть необходимость внесения изменений в инструкцию.
При внесении изменений следует учитывать следующие моменты:
- В какой форме составлена инструкция;
- Приводят ли изменения к изменению трудовых функций работника;
- Согласен ли работник с изменением положений инструкции (данный пункт особенно актуален, если в результате изменений у работника появляются новые должностные обязанности).
Если инструкция разработана и утверждена в форме отдельного документа и вносимые изменения не влекут за собой изменение трудовой функции, а только конкретизирует некоторые обязанности работника, то работодатель может разработать и утвердить новую инструкцию не запрашивая согласия работника.
Копия новый инструкции выдается работнику под роспись. Старую должностную инструкцию рекомендуется изъять и утилизировать.
Если вносимые изменения влекут изменение трудовых обязанностей или появление новых должностных обязанностей, то получение согласия работника необходимо. Изменения в этом случае вносятся в порядке ст. 72 ТК РФ по соглашению сторон.
Если инструкция была разработана в форме приложения к трудовому договору, то внесение изменений может быть связано с изменением обязательных условий договора. О вносимых изменения работника нужно надо уведомить в письменном виде не менее чем за 2 месяца.
При согласие работника изменения вносятся в порядке, установленном ст. 72 ТК РФ. В противном случае работник может подлежать увольнению в порядке ст. 74 ТК РФ по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — за отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора. Однако у работодателя должны иметься основания для изменений (изменение организационных или технологических условий труда). До увольнения работодатель обязан предложить работнику перевод на другую вакантную должность.
При внесении изменений в должностную инструкцию работодатель издает приказ. При этом работодатель может утвердить либо новую инструкцию, либо внесенные изменения в старую.
Если инструкция являлась приложением к трудовому договору, то изменения вносятся в оба указаниях документа, с помощью заключения дополнительного соглашения с работником.
Значение должностных инструкций
Рассмотрим причины необходимости разработки должностных инструкций.
Обоснованный отказ в приеме на работу
Трудовое законодательство запрещает необоснованный отказ в заключении трудового договора.
Обосновать отказ можно, например, не соответствие деловых качеств и состояния здоровья работника требованиям предъявляем к вакантной должности.
Под деловыми качествами, в данном случае будет пониматься способность работника выполнять трудовую фикцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств (например, уровня образования, опыта работы по данной специальности, в данной отрасли).
Таким образом именно наличие требований, указанных в инструкции поможет избежать работодателю судебных разбирательств.
Привлечение работника к дисциплинарной ответственности
В соответствии со ст. 192 ТК РФ дисциплинарным проступком является неисполнение или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей.
Если трудовые обязанности не утверждены работодателем в форме должностной инструкции, то привлечение работника к ответственности будет затруднительно.
Работник легко может оспорить такие действия работодателя обратившись в суд. Более того, при обращение работника в трудовую инспекцию, работодатель может быть привлечен к административной ответственности за нарушение требований трудового законодательства.
Увольнение работника, не прошедшего испытание
В трудовом договоре может быть предусмотрен испытательный период, в целях проверки соответствия работника поручаемой работе (ст. 70 ТК РФ).
При неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения испытательного срока расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее чем за 3 дня, указав причины, послужившие основанием для признания данного работника не выдержавшим испытание (ст. 71 ТК РФ).
Основанием, в данном случае, может случить не выполнение или не надлежащие исполнение работником трудовых обязанностей, указанных в должностной инструкции или трудовом договоре.
info-personal.ru
Как правильно написать должностную инструкцию инженера
Управление персоналом – это необходимый процесс для каждой компании, поскольку от квалификации и качества работы сотрудников зависит достижение финансовых целей организации. При этом существует ряд документов, которые позволяют регламентировать и упорядочить процесс управления кадрами.
Одним из них является должностная инструкция, которая, хоть и не является обязательной с точки зрения законодательства, позволяет наладить коммуникации между отделами и их руководителями и предотвратить дублирование функций.
Особенности данной должности
Инженер – это сотрудник, который вовлечен во все технологические процессы на предприятии. Это не только конструирование и разработка определенных технологий, но также и планирование, проектирование, испытание, техническое обслуживание, ремонт и эксплуатация оборудования.
К ним предъявляются жесткие требования с точки зрения образования и стажа работы , которые различаются в зависимости от присвоенной категории. Существует 3 основных категории инженеров:
- 1 категория: у специалиста, претендующего на эту должность, должно быть оконченное высшее техническое образование, при условии наличия опыта в должности инженера второй категории сроком 3 года.
- 2 категория: специалист также должен иметь оконченное высшее образование по специальности и стаж работы на инженерно-технической должности, равный 3 годам.
- 3 категория: может не иметь опыта работы в случае наличия высшего образования. Если он имеет только среднее профессиональное образование, то стаж должен составлять 3-5 лет.
Кроме того, выделяется должность инженера без категории, на которую могут назначить человека с образованием и без стажа работы. Основная задача – это оптимизация существующих или разработка новых решений.
Обоснование необходимости инструкции на предприятии
Должностная инструкция позволяет более четко определить обязанности работника. В ней выделяются права сотрудника и ответственность за нарушение правил, установленных в организации. Кроме того, она позволяет четко контролировать то, как лицо справляется с вверенным ему кругом обязанностей.
На основе выстроенной системы контроллинга можно организовать систему мотивации сотрудников, которая может заключаться в выплате премий за достижение целевых показателей или перевыполнение плана либо в определенных штрафах за невыполнение обязанностей.
Очень важным достоинством документа является тот факт, что он может служить официальным обоснованием решения об отказе в приеме на работу. Без его наличия претендент на вакансию инженера, которого не взяли в штат, может подать исковое заявление, которое с большой вероятностью будет удовлетворено судом.
Более подробную информацию об этом документе вы можете почерпнуть из следующего видео:
Кто составляет данный документ и осуществляет его утверждение
Составление инструкции обычно осуществляется менеджером по персоналу. При этом обязательно осуществляется согласование с непосредственным руководителем отдела, где он будет работать. Таких отделов (особенно в крупных компаниях и корпорациях) может быть очень много, поскольку у каждого из них своя специфика.
После внесения корректив документ должен быть подписан руководителем компании.
Каждый сотрудник при найме на работу проходит этап ознакомления с содержанием этого документа. В случае выявления несоответствий с текстом трудового договора работодатель обязан обсудить все расхождения с будущим работником и в случае необходимости изменить условия трудового соглашения.
В инструкцию могут вноситься изменения (например, в случае диверсификации деятельности предприятия и, как следствие, расширения обязанностей инженера). В этом случае необходимо оговаривать эти коррективы с работающими сотрудниками.
Основные положения
Должностная инструкция вне зависимости от специфики деятельности компании является достаточно типовым документом, который обязательно содержит как минимум 4 раздела:
- Общие вопросы – раздел, оговаривающий должность непосредственного начальника для сотрудника, требования к претендентам на вакансию, условия выполнения обязанностей инженера, который находится не на рабочем месте (по причине больничного, отпуска и т. д.). Также рассматривается процедура вступления в должность и ухода с нее.
- Должностные обязанности – часть, в которой указаны все основные виды деятельности, которыми будет заниматься специалист. В частности, это может быть проведение технико-экономического анализа, выполнение деятельности по проектированию и участие в исследовательских работах.
- Права – раздел, где перечисляются сферы распространения полномочий инженера: так, он может сообщать о выявленных в процессе деятельности недостатках и путях совершенствования работы оборудования, запрашивать необходимую документацию, привлекать специалистов более низкого уровня для решения определенного круга задач и т. д.
- Ответственность – здесь перечислены ситуации, в которых специалист несет ответственность за совершенную им деятельность. Так, среди них можно выделить ненадлежащее выполнение обязанностей, причинение материального ущерба и различные правонарушения.
Также документ может описывать основную цель деятельности инженера, дополнительные условия его работы (например, при необходимости находиться на рабочем месте сверхурочно) и регламентировать участие в обучающих семинарах или конференциях.
Таким образом, наличие детальной инструкции позволяет предотвратить целый ряд возможных конфликтов и повысить эффективность управления кадрами. Данный факт положительно скажется на лояльности сотрудников к компании и уровне прибыльности.
znaydelo.ru
Должностная инструкция
Автор: Екатерина Романченко, менедженр-консультант Консалтингового центра "Паллада"
Должностная инструкция - одна из основных разновидностей корпоративных письменных нормативных документов. Кроме них, существуют еще положения о структурных подразделениях и регламенты выполнения рабочих операций. Если какой-то рабочий процесс организован просто, пошагово, то его проще описать с помощью специального регламента. Если результаты деятельности должны появиться в ходе какого-либо творческого процесса группы работников, то проще использовать вариант положения о структурном подразделении.
По структуре оба документа практически одинаковы, только в регламенте будут прописаны формальные критерии выполнения работы на каждом этапе, а в положении больше будет сказано об общих целях и задачах подразделения. Персональные должностные инструкции являются просто извлечением, иногда несколько более детализированным, из документов первых двух разновидностей.
Кому и зачем нужны должностные инструкции?
1. Работодателям!
Руководители различных предприятий и организаций совсем недавно считали (а некоторые до сих пор считают), что могут обойтись без должностных инструкций.
Аргументы:
1. В Трудовом Кодексе РФ должностная инструкция только упоминается. Если она не является обязательным документом, не стоит тратить на ее написание силы и время.
2. Определяющую роль при формировании условий труда работника играет трудовой договор. В договоре можно указать обязанности, выполнение которых требуется от работника, и условия, на которые он может рассчитывать.
3. Многие должности имеют стандартный набор требований. В таких случаях принятый в компанию новый сотрудник обычно сам знает, что его ожидает. Подробности и нюансы можно обозначить на собеседовании при приеме на работу.
4. При подборе персонала на каждую вакансию руководителем, кадровиком составляются требования к кандидатам. Этот список может стать приложением к договору.
5. Испытательный срок дает возможность понять, соответствует данный работник занимаемой должности или нуждается в замене.
Однако получить полное представление о служебных обязанностях из текста договора, списка требований довольно сложно. Поэтому между работником и работодателем часто возникает непонимание, доходящее порой до открытого конфликта, а то и до судебного разбирательства. Должностная инструкция как раз и является документом, призванным устранить все возможные разногласия сторон по поводу служебных обязанностей и максимально конкретизировать функции подчиненного.
Столкнувшиеся с подобными ситуациями руководители вынуждены сами либо с помощью кадровых консультантов со стороны создавать инструкции в срочном порядке, чтобы оградить себя от претензий со стороны подчиненных.
Некоторые компании включают должностные инструкции в свой перечень внутренних документов, считая это очередным модным веянием. Для престижа им необходим современный подход, наличие корпоративной культуры, полная система документации.
Кроме того, все больше людей бизнеса стали рассматривать правильно и грамотно составленную должностную инструкцию как один из инструментов эффективного управления персоналом. Такой документ упорядочивает трудовой процесс и делает его управляемым и подконтрольным. Должностная инструкция призвана ограничить круг обязательных действий каждого работника в конкретной компании, так как название одной и той же должности в разных организациях может истолковываться по-разному.
Тем не менее, должностные инструкции для многих компаний - тема нелюбимая. Сначала на их составление тратят много времени и сил, а потом про них стараются быстрей забыть и убрать подальше. Вспоминают только тогда, когда начальственного наставления оказывается недостаточно, либо подчиненные выпадают из поля зрения руководства. Если все хорошо, зачем тогда инструкции? Когда же складывается нештатная ситуация, большинство инструкций оказываются бессильны, так как не объясняют работнику степень его ответственности в случае ЧП.
Другая крайность - это составление подробнейших инструкций, которые прописывают каждый шаг работника, ограждая рабочий процесс от его возможных неточностей и ошибок, но в то же время от его инициативности и самостоятельности.
Таким образом, большинство руководителей относятся к должностным инструкциям как к официальному документу, следование которому прописано в контракте и в законодательстве, на основании нарушения которого сотрудника можно штрафовать или увольнять. Эту функцию должностной инструкции руководители видят в первую очередь и радостно используют. Наличие подобных документов дисциплинирует коллектив и каждого сотрудника в отдельности.
2. Работникам!
Большинство сотрудников различных компаний относится к должностным инструкциям настороженно, некоторые даже негативно. Доводы работников вполне понятны:
1. Инструкции - это бюрократический элемент, который никак не помогает в работе. Скорее мешает. Словарь определяет слово «бюрократия» как: «чрезмерная забота о формальностях, канцелярских условностях, в ущерб сути дела».
2. В большинстве своем инструкции длинны, чтение их утомительно, ориентация в них невозможна.
3. Данные документы редко соответствуют реальности. Те, кто их пишет, не знает и не понимает специфику данного участка работы.
4. Часто инструкции содержат только список необходимых действий, к тому же слишком большой для одного работника. А вот способы действий не указываются.
5. Инструкции специально создаются руководителями, чтобы переложить всю ответственность на исполнителей. Они нужны для наказаний и штрафов.
6. Большинство инструкций «раздуты» и «размыты» и не дают четкого понимания, как достигнуть конкретных результатов.
7. Должностные инструкции работников одного подразделения часто дублируют либо, наоборот, противоречат друг другу, и тогда обязанности перекладываются с одной «головы» на другую, не находя постоянной «прописки».
В ситуации «кадрового голода» наличие четких и грамотных инструкций по каждой должности может стать преимуществом одной компании перед другой. «Дефицитные» специалисты отдадут предпочтение той организации, в которой система управления и взаимодействия персонала тщательно продумана, прописана и закреплена.
3. Мнение кадровых специалистов:
В чем же состоит значимость должностных инструкций?
В чем ценность того, что компания составила должностные инструкции, и они не пылятся в ящике, а реально «работают»?
1. Адаптация новых сотрудников проходит быстрее и легче при наличии подобных документов. Когда новички могут прочитать, что они должны делать, за что отвечать, кому подчиняться и на что они имеют право, меньше будет растерянности, опасений и суеты.
2. Должностные инструкции могут и должны описывать каждый шаг работы сотрудника. Чем детальнее будет это описание, тем меньше будет разногласий с коллегами, руководством и непонимания целей и задач своей деятельности. Это удобный инструмент для всех. Новому сотруднику дает возможность принять более взвешенное решение о своих дальнейших планах. Менеджер по персоналу или непосредственный руководитель может более эффективно организовать работу сначала с кандидатами, затем с новичками, спланировать их обучение. Кроме этого, должностные инструкции позволяют быстрее выявить самые проблемные этапы и скорректировать их.
3. Четко прописанный документ предоставляет каждому сотруднику возможности самоуправления и самоконтроля своей деятельности. Если инструкция детально описывает должностные обязанности, ожидаемые результаты и критерии оценки эффективности работы, на которые будет ориентироваться непосредственный руководитель, у работника появляется дополнительная возможность оценивания своей деятельности, что в значительной мере облегчит руководителю применение разнообразных взысканий и поощрений. Так же этим облегчается и процесс внесения корректив в процесс работы. Но для этого инструкции должны соответствовать действительности и быть вручены новому сотруднику (один из экземпляров).
В идеале, должностные инструкции должны быть не «бюрократическими излишествами», а внутренними «законами» компании. Если соблюдать требования и рекомендации по их составлению, то они такими и получатся: краткими, четкими, без двусмысленности и возможностей разного толкования. Но такой документ требует ответственности не только от работника, но и от работодателя. В соответствии с положениями документа, руководитель обязан обеспечивать прописанные права сотрудников, обязан дополнительно оплачивать то, что не входит в перечень должностных обязанностей. В противном случае, он рискует потерять авторитет и положительную репутацию своей компании. Может быть, поэтому некоторые руководители так не любят должностные инструкции?..
Важно найти «золотую середину»! С одной стороны, не свести все управление персоналом к межличностному общению, основанному на авторитете, дружеских связях и симпатиях. А с другой стороны, не подменить живое взаимодействие с сотрудниками предписаниями и «бумажками». Как государству необходимы и четкие правильные законы, и механизмы их реализации, так и компании равно требуются четкие формализованные описания должностных обязанностей сотрудников и средства обеспечения этих обязанностей.
Правила составления должностных инструкций.
Главные достоинства любого нормативного документа - краткость и ясность. Двусмысленный или противоречивый документ невозможно будет исполнять. Пользоваться им тоже будет неудобно: утомительно читать, трудно ориентироваться, легко запутаться и пропустить что-то важное. Однако в некоторых организациях они именно такие!
Самое главное назначение должностной инструкции - объяснить подчиненному, что от него требуется. Все остальное необходимо вычеркнуть! Должностная инструкция не может мотивировать подчиненного к выполнению его должностных обязанностей! Способы мотивации придется разрабатывать руководству или службе персонала отдельно. Должностная инструкция избавит руководство от необходимости каждый раз подробно указывать обязанности своих подчиненных.
В должностную инструкцию не следует включать призывы, пожелания, красочные обороты. Положения необходимо формулировать просто и ясно. Составляя нормативные документы, важно придерживаться единого стиля в формулировке основных положений.
Данный документ обязательно должен объяснять цели действий сотрудников, а вот средства достижения их расписывать необязательно - они найдут их сами в процессе выполнения работы. Кроме этого, цели должности должны быть одного масштаба и не противоречить друг другу. Чтобы сохранить ясность и лаконичность документа, лучше избегать указания второстепенных и побочных целей. Они и так подразумеваются при достижении основных!
В отличие от целей, задачи должны быть достижимыми и измеряемыми. Они должны позволить сотрудникам через определенное время отчитаться о выполненной работе. Часто формулировка задач определяет форму отчетности подчиненных. Нельзя забывать, что каждой цели может соответствовать несколько непосредственных задач, а каждая задача может вести к достижению нескольких целей. А вот задач, которые не вели хотя бы к одной из ранее поставленных целей, не должно быть вовсе!
Функции должности, следующие за задачами, соотносятся с ними таким же образом, как задачи с целями. Они являются непосредственными конкретными задачами специалиста и одновременно частью единой целостной функциональной системы организации или предприятия.
Составляя должностные инструкции, необходимо учесть нештатные ситуации, ситуации ЧП и прописать указания в подобных случаях.
Данные рекомендации позволят сделать важные нормативные документы ясными и удобными для исполнения и контроля.
Форма должностной инструкции.
Название компании УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
____________ А.Н.Петров
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
(Дата утверждения)
(Населенный пункт)
(Наименование должности)
(Наименование структурного подразделения)
Общие положения
Основной целью деятельности (наименование должности) является (цель/цели деятельности).
(Наименование должности) назначается на должность и освобождается от должности приказом руководства (название компании)
(Наименование должности) подчиняется непосредственно (наименование должности вышестоящего должностного лица).
(Наименование должности) руководит работой (наименование должностей нижестоящих сотрудников).
Обязанности (наименование должности) на время его отсутствия (отпуск, болезнь) возлагаются на лицо, назначенное руководством Департамента, которое несет ответственность за их надлежащее исполнение.
(Наименование должности) замещает (наименование должности замещаемого сотрудника).
(Наименование должности) в своей работе руководствуется действующим законодательством РФ, настоящей инструкцией, трудовым договором, приказами и распоряжениями руководства (название компании), а также непосредственного руководителя.
Обязанности
На (наименование должности) возлагаются следующие обязанности: (перечень задач, возлагаемых на сотрудника.)
Требования
На должность (наименование должности) назначаются лица, имеющие (перечень требований к образованию, квалификации, опыту и т.д.)
(Наименование должности) должен знать: (перечень нормативных актов и других документов и материалов, а также вопросов и процедур, знание которых необходимо для надлежащего выполнения обязанностей).
Права
(Наименование должности) имеет право: (печень прав сотрудника, предоставлемых ему для выполнения поставленных перед ним задач).
Ответственность
(Наименование должности) несет ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на него обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав в соответствии с действующим законодательством РФ, трудовым договором и настоящей инструкцией.
СОГЛАСОВАНО
Непосредственный руководитель
HR
Юрист
Отдел технологий
pallada-center.ru
Как составить и ввести в действие должностную инструкцию?
Должностная инструкция – основной документ, который определяет трудовую функцию работника, круг его должностных обязанностей, пределы ответственности за невыполненную работу. Поэтому, не смотря на то, что этот документ не является обязательным, иметь его работодателям рекомендуется. В данной статье, рассмотрим как составить и ввести в действие должностную инструкцию.
Как составить должностную инструкцию?
Порядок составления должностных инструкций нормативно-правовыми актами не урегулирован. Поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее составить, оформить и вносить в нее изменения1.
Должностную инструкцию можно составить в качестве приложения к трудовому договору или оформить в качестве самостоятельного документа. В статье рассмотрено оформление должностной инструкции в качестве отдельного документа.
Кем разрабатываются должностные инструкции?
Чаще всего, руководители организаций, поручают разработку должностных инструкций работникам кадровой службы. Учитывая, что кадровые работники, как правило, не знают всю специфику работы в конкретной должности, у них возникают трудности с четким описанием трудовой функции. Поэтому, чтобы грамотно составить должностную инструкцию, советуем кадровикам обратиться к руководителю того структурного подразделения, для сотрудников которого она разрабатывается. Ведь именно они знают всю специфику работы в конкретной должности. Работникам кадровой службы следует составить основу должностных инструкций, определить структуру и указать, что должно входить в их содержание, и, после ее составления руководителем структурного подразделения, проконтролировать, чтобы она соответствовала указанным требованиям.
Структура должностной инструкции
Структура должностной инструкции, как правило, состоит из следующих разделов:
- Общие положения. В данном разделе указывается к какой категории относится определенная должность (руководитель, специалист, технический исполнитель), устанавливается порядок назначения на должность и освобождения с нее, определяется подчиненность работника.
- Квалификационные требования. В данный раздел включаются требования к определенному уровню профессиональной подготовки, указываются требования к стажу работы.
- Должен знать. Здесь указываются требования в отношении специальных знаний по определенной должности (например, знание определенных технологий производства, знание порядка заключения договоров и т.д.) и знаний нормативно-правовых актов, применение которых потребуется при выполнении должностных обязанностей.
- Должностные обязанности. Этот раздел должен быть наиболее подробным, так как в него включается перечень функций, которые поручается выполнять работнику по определенной должности. Должностные обязанности следует формулировать максимально четко, конкретно, с подробными разъяснениями.
- Права. Данный раздел определяет полномочия работника, необходимые ему для выполнения возложенных обязанностей. Например, знакомиться с проектами решений руководства организации, вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы и т.д.
- Ответственность. Здесь определяется мера ответственности работника за несоблюдение своих должностных обязанностей и требований законодательства.
Где можно взять квалификационные характеристики?
Квалификационные характеристики должностей, должностные обязанности, а также требования к знаниям, которыми должен обладать работник, советуем брать в квалификационных справочниках (например, в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих). На это указали внимание специалисты Роструда в письме от 30.11.2009 г. №3520-6-1.
Данные справочники носят рекомендательный характер и являются помощником для работодателя при составлении должностных инструкций.
Исходя из специфики деятельности организации, перечень обязанностей работника по конкретной должности может быть расширен по сравнению с перечнем обязанностей, установленным справочником.
Какие положения нельзя включать в должностную инструкцию?
В должностную инструкцию нельзя включать положения об обязанности работника уволиться по определенным основаниям (например, по собственному желанию в случае падения производственных показателей), так как это не относится к трудовой функции работника.
Какие реквизиты должна содержать должностная инструкция?
Готовая должностная инструкция должна включать в себя следующие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дата и номер;
- гриф утверждения;
- текст;
- подпись разработчика;
- визы согласования;
- подпись работника, подтверждающая ознакомление с инструкцией.
Согласование, утверждение и введение в действие должностной инструкции
Перед утверждением должностную инструкцию желательно согласовывать с юридическим отделом организации (или корпоративным юристом). Он проконтролирует, чтобы инструкция была разработана в рамках законодательства. При необходимости ее можно согласовать с другими функциональными подразделениями организации. Утверждает должностную инструкцию руководитель организации, но он может передать эту функцию и другому должностному лицу. После утверждения инструкция вступает в силу и действует до замены на новую. Работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под роспись. Только после ознакомления с ней положения инструкции становятся для работника обязательными.
______________________________
1 Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 31 октября 2007 г. №4412-6.
www.experto24.ru
