На основании чего составляется должностная инструкция. Должностная инструкция как составляется
понятие, составление и для чего нужна
Что такое должностная инструкция и профессиональный стандарт. Для каких должностей разрабатывают эти документы. Порядок ознакомления и применения их в работе.
Что такое должностная инструкция?
Имеется на каждом предприятии.
Должностная инструкция — это важный локальный документ, содержащий сведения об обязанностях и правах сотрудника, работающего на данном предприятии. На основании нормативных актов за лицом, заключившим трудовой договор, закрепляется ряд задач и полномочий, которые он должен знать и качественно исполнять.
Хотя в Трудовом Кодексе об этом не прописано, но во многих Правилах ссылка на наличие на предприятиях должностных инструкций имеется, поэтому руководство требует разработки этого документа.
Должностная инструкция составляется индивидуально для каждого лица на предприятии, сюда относятся инженерно-технические работники и служащие, если у человека рабочая специальность, то применяются выкопировки из ЕТКС по данной профессии.
Документ содержит разделы:
- Общие требования;
- Функциональные обязанности;
- Что работник должен знать;
- Права сотрудника;
- Ответственность за невыполнение или ненадлежащее исполнение им трудовых обязанностей.
Этот документ применяется на практике с содержанием всех регламентирующих основ.
Необходимость разработки должностной инструкции
Ситуации, в которых инструкция необходима.
Введение в действие нормативных документов, связанных с трудовой деятельностью работника, не является обязательством работодателя, однако должностные обязанности во многом ограничивают, к, примеру, прием на работу, перевод на иное место, установление квалификации и иные регулирующие моменты.
Наличие должностной инструкции необходимо:
- При приеме на работу, если человек по каким-либо характеристикам, изложенным в документе, не подходит, то у работодателя имеется основание отказать ему. Например, не соответствует стаж или недостаточно квалификации;
- При испытательном сроке, указанном в документе — это основание уволить неподходящую кандидатуру после приема на работу;
- Для равномерного распределения трудовых обязанностей между работающими и четкого пояснения, какие поставленные задачи они должны выполнять;
- Для обоснованного перевода работника на иную работу временно;
- При необходимости проведения оценки качества выполняемых задач.
Закрепление документально всех обязанностей, которые должен выполнять работник важно как для руководителя, так и для работающего. В процессе трудовой деятельности может возникнуть множество спорных ситуаций, связанных с выполнением какой-либо функции.
У двух сторон, подписавшихся в трудовом договоре, есть основание отстаивать свои интересы как лично, так и с привлечением комиссии по трудовым спорам.
На практике встречаются и такие примеры, когда человека уволили за неисполнение обязанностей, не прописанных в должностной инструкции. В этом случае суд будет всегда на стороне работника и работодатель должен будет восстановить его в должности.
Раздел I должностной инструкции «Общие положения»
Содержит общие сведения.
Общие положения. В разделе указываются цели и назначения данной инструкции, на основании какого нормативного документа она разработана. В нем же указывается, какое образование должно быть и какая степень профессиональной подготовки.
Требования к стажу по данному направлению деятельности, какой нормативной базой должен владеть специалист, чтобы качественно выполнять свои обязанности. Какие структурные подразделения находятся в его подчинении, при их наличии, каков порядок замещения временно отсутствующих коллег по работе.
Раздел содержит следующую информацию:
- указывается полное название структурного подразделения или четко прописывается должность, согласно штатному расписанию;
- кому должен подчиняется работник. Не исключено, что функционально он подчиняется одному руководителю, а административно — иному;
- каким образом осуществляется назначение на должность, и как производится освобождение;
- обязательно указывать, какие требования к профессиональной подготовке необходимы.
Можно в этом разделе указать, какие нормативные правовые акты федерального, территориального и локального характера необходимо знать.
Это могут быть законы, постановления, приказы, распоряжения, ГОСТы, стандарты и иное.
Раздел II должностной инструкции «Должностные обязанности»
Должностные обязанности работника. Прописываются все функции, которые он должен выполнять. При необходимости их количество может быть увеличено или напротив, сокращено, все зависит от поставленных задач.
Работодатель должен ответственно подойти к этому вопросу, чтобы не получилось так, что какой-то функции не хватает или напротив, их избыток.
Для этого можно подключать самого сотрудника непосредственно, чтобы он грамотно сформулировал, поставленные ему задачи. При любом положении рассматривать содержание инструкции будут специалисты юридического отдела.
Раздел III должностной инструкции «Права»
Обозначены все права работников.
В следующем разделе необходимо подробно расписать права работника, занимающего данную должность, в том числе внести конкретизирующие данные. К таковым относятся:
- Осуществление допуска сотрудника к конфиденциальной или секретной информации по виду его деятельности;
- Какие решения он может принимать самостоятельно, без информирования руководства;
- Какие сведения он имеет право получать для осуществления трудовых функций;
- Имеется ли право подписывать документы;
- Обладает ли правом контролировать работу иных сотрудников, имеющихся в его подчинении;
- И иные, регламентирующие деятельность права.
Этот раздел непосредственно связан с функциональными обязанностями.
В его содержании изложена информация о предоставленных правах сотрудника.
Понятная формулировка предложений способствует изложению следующего раздела инструкции.
Раздел IV должностной инструкции «Ответственность»
В данном подразделе должны быть полностью и кратко раскрыты виды ответственности по результатам трудовой деятельности работника.
Расписывается, какую степень ответственности несет работник за несвоевременное, некачественное или невыполнение своих задач. Как известно, согласно трудового и гражданского законодательства устанавливается административная, материальная, дисциплинарная или уголовная ответственность, в зависимости от проступка.
Иные разделы
Можно включать иные разделы в документ.
На основании регламентирующих документов, изданных организациями или иных соображений можно в должностную инструкцию включать и иные разделы, к примеру, о взаимоотношениях между другими сотрудниками предприятия.
Этим будут четко определены связи при выполнении должностных функций. Отношения сотрудника со сторонними организациями, например, это может быть заключение контрактов и договоров.
В ином разделе может быть указана периодичность подготовки планирующих документов, а также отчетов по результатам деятельности. Не исключена возможность включения раздела об установлении критерия об оценке работы сотрудника.
Опытные кадровики рекомендуют в качестве дополнения включать в содержание инструкции изменения структуры предприятия, внедрение новых методов работы, а также появление новых производственных заданий.
Правила составления
Составляется по особым правилам.
Должностная инструкция является организационно-распорядительным документом, в котором отражаются следующие данные:
- непосредственные трудовые функции работника или сотрудника штата;
- какими правами и обязанности наделен работник;
- субординация подчиненности;
- какие взаимоотношения устанавливаются с работающими в иных подразделениях предприятия;
- какую ответственность несет работник в процессе трудовой деятельности.
Разработка осуществляется при помощи ЕТКС (тарифно-квалификационного справочника), а также самостоятельное издание проекта инструкции не будет ошибочным.
Общеустановленные правила:
- В правом верхнем углу прописывается сокращенное или полное название организации, оставляют место для подписи работодателя и даты, когда инструкция будет рассмотрена;
- В заголовке указывается «Должностная инструкция…», и для какой специальности она разработана, к примеру, «… инженер по испытаниям»;
- Далее, согласно установленного порядка прописывается содержание;
- Подпись разработчика и дата проставляются в конце локального акта.
Обязательно следует учесть, что в инструкции необходимо указать действия, какие должен выполнять работник в процессе трудовой деятельности.
Инструкция должна быть разработана кратко, лаконично, легко восприниматься. После ее прочтения у любого сотрудника не должно оставаться вопросов, чем ему заниматься на рабочем месте.
Для разработки данных документов можно воспользоваться требованиями из ГОСТа. Все разработанные документы должны быть учтены в делопроизводстве предприятий или организаций.
О недостатках и достоинствах должностных инструкций
Четко прописаны права и обязанности работника.
У этого важного документа, регламентирующего взаимоотношения между работником и работодателем существуют неоспоримые достоинства:
- При любых обстоятельствах подчиненный знает, что ему нужно выполнять, а его руководитель имеет право спрашивать с него об исполнении порученных задач. В инструкции все подробно расписано, и никаких неясностей не должно возникнуть;
- Для руководящего состава введение документа станет настольной книгой для организации управления производственным процессом;
- Сотрудничество между двумя сторонами будет надежным, так как весь необходимый материал будет изложен в должностной инструкции;
- Повышение квалификации работающих — это тоже важный аргумент для карьерного роста, изложенный в должностных обязанностях;
- Наличие должностных инструкций на всю штатную численность персонала придает престиж организации или предприятию и говорит о том, что здесь порядок.
О недостатках должностных инструкций: если документ составлен неграмотно, а лишь бы он вообще был разработан, то такая инструкция может сыграть отрицательную роль. Например, при предъявлении к работнику замечаний к его работе или невыполнении им поручений руководства, не прописанных в документе, к человеку сложно будет применить дисциплинарное наказание.
Взвешивая все обстоятельства о положительных и отрицательных сторонах документа, напрашивается вывод: инструкция должна быть составлена четко, лаконично, должна быть понятна для всех, а также легко восприниматься.
Обязательно ли наличие должностных инструкций
Наличие документа о регламенте взаимодействия между работниками не является обязательным, но, тем не менее важно для обеих сторон. При ее отсутствии возникает множество спорных вопросов, которые будет сложно разрешить.
Во многих организациях специально разрабатываются нормативные акты о необходимости разработки должностных инструкций на рабочих местах, то есть при приеме на работу или в процессе трудовой деятельности у руководителя и работника не возникает вопросов, чем сотрудник будет заниматься в течение рабочей смены, и что конкретно у него будет спрашивать его начальник.
Организация работы по разработке и введению документа
Следует согласовать со всеми руководителями подразделений.
Разработка должностных инструкций — это прерогатива отдела кадров или работника БТЗ.
Для организации работ по разработке документа рекомендуется выполнить следующее:
- подготовить проект Положения о разработке или переработке должностных инструкций. Соответственно организовать прохождение юридической экспертизы, согласование с заинтересованными лицами и утвердить руководителем предприятия;
- при подготовке проектов должностных обязанностей следует подключить всех руководителей подразделений, чтобы совместными усилиями правильно составить правовой документ. На это должно быть отведено время, указанное в Приказе;
- в процессе разработки можно организовывать совещания и решать спорные вопросы в присутствии руководства;
- после того, как вся информация будет собрана, необходимо ее облечь в документ, который тоже будет подписываться и утверждаться;
- при подготовке всех должностных инструкций рекомендуется издать приказ о завершении проведения этой работы и введение в действие разработанных документов;
- не менее важным этапом будет ознакомление с должностной инструкцией работника. Для этого рекомендуется завести журнал, где будет вестись учет подписей.
Организованная таким образом работа придаст статус предприятию.
Хранение инструкций осуществляется в отделах кадров, а после истечения срока пользования передается на хранение в архив.
Ответственность за отсутствие инструкции
Отсутствие должностных инструкций не влечет за собой наказания, так как этот документ не является обязательным.
Но, несмотря на этот факт многие предприятия проводят работу по разработке и введению в действие инструкций, это действительно удобно и регулирует многие отношения.
Из этого видео вы узнаете о структуре должностной инструкции.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
naimtruda.com
Должностная инструкция. Правила составления — e-xecutive.ru
Ссылки
- Об ответственности и безответственности, или Как определить должностные обязанности?
- Персоналу на пользу, или Для чего нужны должностные инструкции?
- Почему должностные инструкции необходимы? Три причины
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция — это внутренний организационно-нормативный документ, цель которого:
- Четко регламентировать вопросы управления, взаимодействия персонала, отчетности, обеспечения деятельности и регулирования рабочих обязанностей для каждой отдельной должности в компании.
- Разъяснить и урегулировать порядок взаимоотношений работника и работодателя.
Должностная инструкция не относится к обязательным нормативно-правовым актам на предприятии с наемной рабочей силой, ведь трудовое законодательство никаким образом не регулирует наличие подобного документа. Поэтому в каждой организации должностные инструкции разрабатываются и утверждаются собственными силами, по инициативе руководителя. Главное, чтобы этот документ не противоречил трудовому договору и трудовому законодательству.
Преимущества наличия должностной инструкции
По своей сути должностная инструкция – это не что иное, как Приложение к трудовому договору и полезна для всех участников трудовых отношений следующими особенностями:
1) Содержит полный, исчерпывающий и развернутый перечень квалификационных требований к должности, а также определяет меру дисциплинарной ответственности работника. Дело в том, что Трудовой договор, который подписывается в обязательном порядке всеми сотрудниками чаще всего одинаковый по содержанию для всех. Соответственно функциональные обязанности в нем указываются размыто и не конкретизировано, слишком обобщенно.
В должностной инструкция прописываются абсолютно все полномочия, обязанности, ответственность и прочие детали, которые не указаны в действующем контракте сотрудника. Соответственно, если работника переводят на новую должность, его новые функциональные обязанности регулируются другой должностной инструкцией.
2) Каждому сотруднику предприятия должностная инструкция помогает иметь четкие представления о своих полномочиях, возможностях и степени ответственности перед предприятием. Если какой-либо круг обязанностей не имеет отношения к должности работника, то он имеет право отказаться выполнять такую работу без негативных последствий.
3) Требования к должности, прописанные в инструкции, определяют критерии, на основании которых работодатель делает вывод о результатах прохождения испытательного срока новым сотрудником.
4) При увольнении персонала по инициативе работодателя (за несоответствие) именно должностная инструкция будет в суде аргументированной оценкой эффективности исполнения сотрудниками своих трудовых обязанностей или позволит избежать судебных тяжб вообще. Иными словами, должностная инструкция — это своеобразный гарант и весомая защита для работодателя в случае каких-то споров с подчиненными.
5) Также этот документ упорядочивает работу каждого отдела в частности и всего предприятия в целом, способствует организации и структурированию работы персонала.
Рекомендации по составлению должностной инструкции
Главное отличие должностной инструкции от Трудового договора то, что она не составляется для каждого работника индивидуально, а формируется в установленном порядке для тех или иных специалистов. Трудовой кодекс не содержит строгих правил оформления должностной инструкции с новым работником. Она составляется с учетом особенностей должности и деятельности организации. Документ этот рекомендуется оформлять в трех экземплярах:
- первый – для работника отдела кадров;
- второй – для руководителя подразделения, где работает соответствующий сотрудник;
- третий – для сотрудника, должностные обязанности и права которого описывает соответствующий документ.
Должностная инструкция может выступать в качестве дополнения к трудовому договору или издаваться отдельно. В случае необходимости ее содержание нужно обсуждать с профсоюзом. Перед утверждением должностная инструкция должна быть согласована со всеми необходимыми подразделениями организации (юридический отдел, отдел кадров, начальник соответствующего отдела и т.д.).
Структура должностной инструкции
1. Заголовок с указанием должности, организации, даты утверждения и номера должностной инструкции.
2. Преамбула с указанием фамилии, имени, отчества работника, для которого составлена должностная инструкция, и документов на основании которых она утверждена: Трудовой договор с работником, Трудовой кодекс Российской Федерации.
3. Общие положения:
- к какой категории работников относится лицо, для которого составлена инструкция;
- кто принимается на работу и увольняет работников данной категории;
- какими законодательными, нормативными и учредительными документами, методическими материалами, внутренними правилами и приказами компании руководствуется работник;
- какие документы, нормы, правила и процессы обязан знать работник;
- кто выполняет обязанности работника во время его отсутствия.
4. Функциональные обязанности работника.
5. Должностные обязанности работника.
6. Права работника.
7. Ответственность работника.
8. С кем и по каким вопросам работник взаимодействует в рамках своих должностных обязанностей (с подчиненными, с руководителями и смежными подразделениями организации, с внешними контрагентами организации).
9. Подпись руководителя структурного подразделения, в составе которого действует работник.
10. Отметка о согласовании должностной инструкции с руководителем или начальником юридического отдела организации.
11. Дата составления инструкции.
12. Отметка об ознакомлении с должностной инструкцией работника.
13. Дата ознакомления с инструкцией.
Пример составления
Должностная инструкция заместителя главного бухгалтера
Это заготовка энциклопедической статьи по данной теме. Вы можете внести вклад в развитие проекта, улучшив и дополнив текст публикации в соответствии с правилами проекта. Руководство пользователя вы можете найти здесь
www.e-xecutive.ru
На основании чего составляется должностная инструкция
Должностная инструкция — это важный документ, имеющий значение для работника и организации. От того, насколько правильно составлен этот нормативный акт, зависит многое. Нерадивому работнику можно будет указать на документ, чтобы заставить ответственнее подходить к своим обязанностям. А в споре с требовательным начальником должностная инструкция поможет избавиться от лишних задач. Как же составляется этот документ?
Основные моменты
При создании должностной инструкции необходимо ознакомиться со следующими аспектами:
1. Статья 8 ТК РФ разрешает создание таких инструкций и обосновывает их существование. Таким образом, факт составления подобного норматива сам по себе является законным действием.
2. О важности наличия должностных инструкций для сотрудников предприятия, а также о том, что в них следует учитывать, указано в письме № 3042-6-0 Министерства Труда от 09.08.2007.
3. В определении должностных обязанностей для каждой профессии помогут квалификационные справочники.
Также стоит обратиться к нормативам по вопросам льгот и ограничений. В них указаны дополнительные требования к должностным инструкциям, в частности, по формулировкам.
Типовая должностная инструкция
Чтобы составить должностную инструкцию грамотно, достаточно найти ее типовой вариант. Потом свериться с квалификационным справочником и внутренними нормативами вашей фирмы, внести нужные изменения и заверить окончательную версию документа.
В структуре должностной инструкции принято выделять следующие моменты:
1. Общие положения, в которых прописываются основные данные о должности, подразделении, где работает специалист. Обозначаются требования к квалификации, определенному уровню образования.
2. Должностные обязанности и порядок их выполнения сотрудником. Также обозначаются цели работы.
3. Основные права и полномочия сотрудника.
4. Вопросы руководства (кто начальство), места в служебной иерархии.
5. Сроки и порядок сдачи отчетности.
6. Нормы взаимодействия должности с остальными отделами организации.
7. Ответственность сторон.
Такая инструкция охватывает все вопросы трудового взаимодействия между начальством и должностным лицом. Этот документ также можно указывать или даже полностью отражать в трудовом договоре — законом это не возбраняется.
Теги по материалу: на основании чего составляется должностная инструкция, на каком основании составляются должностные инструкции, на основании каких документов составляется должностная инструкция.
hr-portal.info
Для чего нужна должностная инструкция
Многие руководители не понимают, для чего нужна должностная инструкция, и формально относятся к ее составлению. Некоторые компании совсем не составляют этот документ, ограничиваясь ознакомлением работников с их обязанностями в устной форме, оправдывая такое положение вещей попыткой избежать бюрократических проволочек.
Такое мнение ошибочно, так как должностная инструкция – один из важнейших рабочих документов, который может уберечь работодателя и работника от многих неприятностей и конфликтных ситуаций.
Чтобы понимать, как правильно составлять должностную инструкцию, рассмотрим, что представляет собой данный документ, какое значение имеет должностная инструкция для работодателя, и предложим неформальный подход к ее составлению. Так как в Трудовом кодексе понятие «должностная инструкция» не раскрывается, обратимся за разъяснениями к этимологическим словарям.
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция представляет собой документ, который указывает круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность в компании, на предприятии, фирме. Из данного определения видно, что основной акцент делается на определение круга трудовых обязанностей, которые возлагаются на конкретную должностную единицу.
В Письме Роструда от 09.08.2007 №3042-6-0 сказано, что должностная инструкция – это не просто формальный документ. Он призван регламентировать организационно-правовое положение работника, его обязанности, права, ответственность, предъявляемые к нему квалификационные требования, порядок приема, увольнения, замещения.
В должностной инструкции определены обязанности, права и ответственность каждого работника, занимающего конкретную должность, начиная с заместителей руководителя подразделения. Круг прав и обязанностей руководителя, директора организации и их заместителей определен в Уставе, а руководителей подразделений-специальными положениями. Такой порядок позволяет работодателю эффективнее распределить обязанности между работниками.
Функции должностной инструкции
Должностная инструкция выполняет две основные функции:
- структурирует производственные процедуры;
- регулирует деятельность сотрудника, занимающего соответствующую штатную единицу.
Должностная инструкция, в которой права, обязанности и границы ответственности работника четко и в полном объеме зафиксированы документально помогает предотвратить многие конфликтные ситуации, ведущие к применению необоснованных взысканий, что невыгодно ни работнику, ни работодателю.
Должностная инструкция находится в основании иерархии локальных нормативных актов, принимаемых работодателем. С помощью этого документа руководитель может донести до работника свои ожидания и критерии оценки его деятельности. Отметим, что традиционно должностная инструкция составляется для конкретной должности, то есть речь идет об описании не трудовых обязанностей конкретного сотрудника, а функционала определенной должности.
Задачи должностной инструкции
Рассмотрим задачи, которые поможет решить должностная инструкция в рамках трудовых отношений:
- четко сформулировать трудовую функцию работника;
- скоординировать действия работников, избегая дублирования;
- равномерно распределить нагрузку на работников;
- определить необходимую квалификацию персонала;
- обоснованно привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности за невыполнение возложенных на него трудовых обязанностей;
- эффективно проводить аттестацию рабочих мест и персонала;
- при необходимости-обосновать затраты организации на привлечение сторонних специалистов.
ООО «Олимп» воспользовалось услугами стороннего бухгалтера, имея при этом в штате своего. При расчете налога на прибыль ООО «Олимп» учло расходы на оплату данных услуг. Налоговые органы не согласились с таким расчетом, и обратились в суд, ссылаясь на то, что вышеуказанные расходы экономически не обоснованны.
Должностная инструкция, в которой подробно расписаны обязанности штатного бухгалтера, поможет доказать, что спорные затраты являются обоснованными. Из нее будет ясно, что сторонний бухгалтер выполнял задания, не входящие в компетенцию штатного сотрудника.
instrukzii.ru
