Как оформить вкладыш в трудовую книжку — нюансы оформления. Заполнить вкладыш трудовой книжки образец

Какие существуют правила заполнения вкладыша в трудовую книжку?

Ответственность за заполнение вкладыша трудовой книжки обычно возлагается работодателем на работника кадровой службы. Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку ничем не отличаются от правил заполнения самой книжки, однако в каждом вопросе есть небольшие нюансы, которые мы и рассмотрим далее.

Вкладыш в трудовую книжку и его заполнение

Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку Данный вкладыш - это отдельный документ. Однако он не является фактически действительным без предоставления трудовой книжки, на которой должны быть проставлены реквизиты этого вкладыша. Оформление вкладыша производится лишь в том случае, когда в трудовой книжке в любом из разделов закончилось место для записи. Количество вкладышей в трудовую не ограничивается никакими нормативными документами, их следует заводить по мере необходимости.

Полученный специалистом по кадрам бланк вкладыша следует зарегистрировать во всех необходимых учетных документах и вшить крепкими нитками в трудовую книжку соответствующего работника. Далее необходимо проставить в этой трудовой книжке на титульном листе специальный штамп, где есть обозначение «Выдан вкладыш», и указать в нем серию и номер вшитого вкладыша.

Как правильно заполнить вкладыш трудовой книжки?

Первая страница вкладыша содержит те же сведения, которые заполнялись на титульном листе трудовой книжки работника. Однако надо быть особо внимательным при заполнении этой страницы вкладыша и не стоит переписывать все данные из трудовой книжки, поскольку у сотрудника за период его трудовой деятельности в данной организации могли измениться профессия (специальность) и уровень его образования, да и фамилия —} тоже. Специалист по кадрам должен вносить все записи только на основании подтверждающих документов, действительных в данный период времени, которые ему обязан предоставить этот сотрудник.

Датой заполнения вкладыша обычно считается та дата, с которой началась первая запись в этом вкладыше.
Заполнявший первую страницу вкладыша специалист по кадрам в конце нее должен поставить свою подпись.
Заверяется вкладыш печатью работодателя.
Личная подпись работника на первой странице вкладыша в его трудовую книжку также необходима.
Записи во вкладыше являются продолжением записей в трудовой книжке, поэтому их нумерация также должна быть продолжена.
Все сведения о работе данного сотрудника и его награждениях следует вносить во вкладыш так же, как и в трудовую книжку.

Исправление допущенных ошибок при заполнении вкладыша

При заполнении вкладыша к трудовой книжке могут быть допущены ошибки. Специалист по кадрам должен знать правильный выход из этой ситуации.

Если запись или ее часть попала в другой раздел

Нередко по невнимательности допускается еще одна ошибка. Когда закончились свободные строчки в разделе трудовой книжки «}Сведения о работе»} работники кадровых служб, перелистывая страницу, продолжают начатую запись уже на странице «}Сведения о награждениях»}, при этом не замечая, что нужный им раздел уже закончен. Каким образом в таком случае нужно внести исправление и как правильно сделать запись в вкладыш в трудовую книжку?

Заполнение вкладыша трудовой книжки В п.30 Правил №225 о ведении трудовой книжки прописано, что не допускается исправлять ошибочную запись методом ее зачеркивания. Ее возможно будет изменить только путем внесения в трудовую книжку записи о ее недействительности с последующим внесением правильной записи.

Если запись о работе частично попала в раздел «}Сведения о награждениях»}, то сперва нужно будет пронумеровать эту ее часть, вписать полное и сокращенное название организации, которая вносит изменения, а затем проставить следующий порядковый номер и признать ошибочную запись недействительной.

Рассмотрим вариант, когда часть записи об увольнении работника попала на страницу «}Сведения о награждениях»}, и специалист по кадрам заметил это до того, как заверил ее своей подписью и поставил печать. В этом случае ошибочную запись можно не дописывать, а сразу начинать ее исправление. Например:

1	2			3	4
1				кодекса Российской Федерации
				Закрытое акционерное общество «}Лининвест»}
				(ЗАО «}Лининвест»})
2	17	01	2014	Запись за номером 1 недействительна
				Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина
				Печать

Теперь во вкладыше в нужном разделе можно сделать правильную запись, которая будет продолжать ранее сделанные записи в трудовой книжке.

В нашем случае следует внести недописанную часть записи об увольнении в графу №3 раздела вкладыша «}Сведения о работе»}, а затем заверить ее подписью специалиста по кадрам и печатью организации. Например:

1	2	3	4
		кодекса Российской Федерации
		Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина
		Печать

Изменение фамилии

Допустим, что у работника поменялась фамилия, например, сотрудница вышла замуж, либо расторгла брак. На основании ее заявления и предоставленных ею подтверждающих документов необходимо издать соответствующий приказ. Затем специалист по кадрам должен внести изменения не только в трудовую книжку работника, но и во вшитый и оформленный вкладыш. Для этого на титульном листе обоих документов следует аккуратно зачеркнуть одной чертой прежнюю фамилию и рядом с ней вписать новую фамилию работника.

Затем на внутренней стороне обложки трудовой книжки нужно сделать ссылку на предоставленный работником документ, подтверждающий факт изменения его фамилии, заверить подписью специалиста по кадрам и поставить печать организации.

Например:

Фамилия изменена на фамилию «}Кузнецова»} на основании свидетельства о браке серия _____ № ______ от «}___»} _____ 20___г. и паспорта серия _____ № ______ выданного ________________________________________»}___»} _____ 20___г.Инспектор по кадрам Подпись Н.К. ГалкинаПечать

&nbsp}

hr-portal.ru

Нумерация во вкладыше в трудовую книжку

Главная » Кадры » Как заполнить и подшить вкладыш в трудовую книжку

Ситуация, когда трудовая книжка оказывается полностью заполненной, не так уж распространена в повседневной жизни, поэтому иногда даже опытные сотрудники отдела кадров не всегда осведомлены, как осуществляется ведение вкладыша в трудовую книжку, оформляемого после того, как в основном документе не осталось свободных граф.

Как оформить

Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку обозначен в Постановлении Правительства № 225 от 16.04.03. В этом правовом акте поясняется, что если хотя бы один из разделов трудовой книжки заполнен полностью, то к основному документу подшивается вкладыш, ведение которого аналогично ведению самой книжки. Также в данном Постановлении указывается, что вкладыш не действителен без основного документа, подтверждающего трудовой стаж.

Обратите внимание! При оформлении вкладыша в трудовой книжке проставляется штамп с надписью о том, что была произведена выдача соответствующего документа с указанием его серийного номера. Так как документ имеет строго унифицированную форму, идентичную самой трудовой книжке, его оформление осуществляется по тем же принципам.

Несмотря на то, что принцип оформления вкладыша идентичен тому, что применяется при оформлении самой трудовой книжки. существуют некоторые нюансы. Так, если на момент заведения этого документа у работника произошли существенные изменения личных данных или сведений об образовании, в оформляемый вкладыш вносится информация, которая является актуальной на момент заведения документа. Например, если работник, имевший среднее профессиональное образование на момент начала трудовой деятельности, окончил ВУЗ, при необходимости заведения вкладыша в соответствующем разделе указывается наличие высшего образования.

Нумерация во вкладыше

Сам по себе вкладыш не является самостоятельным документом, поэтому нумерация в нем не начинается с начала, а продолжается с учетом уже имеющихся записей в самой книжке. Возможны даже ситуации, когда запись о приеме служащего на работу была произведена в основном документе, а сведения об увольнении обозначены в прикрепленном вкладыше ввиду отсутствия места. Таким образом, при нумерации записей следует отталкиваться от уже имеющихся в самой трудовой книжке, продолжая порядок с учетом последней сделанной отметки.

Образец записи

Как пояснялось выше, заполняется вкладыш идентично трудовой книжке. То есть, на титульном листе вносятся основные сведения о работнике, согласно указанным строкам:

Фамилия работника;
Имя сотрудника;
Отчество;
Полная дата рождения;
Имеющееся образование;
Профессия или специальность;
Проставляется дата заполнения документа;
Ставятся подписи владельца и лица, несущего ответственность за ведение данной документации.

Вот так выглядит образец записи на развороте документа:

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 455 09 86 (Москва)

+7 (812) 332 53 16 (СПБ)

Это быстро и бесплатно!

В самом бланке буквенные обозначения соответствуют:

Обратите внимание! Произведенная запись заверяется печатью учреждения и подписью руководителя. Идентично приведенному примеру происходит заполнение раздела о награждениях.

Как вшить вкладыш

В законодательстве не определено, каким именно образом надлежит подшивать вкладыш непосредственно к трудовой. Обычно оба документа скрепляются обыкновенной скрепкой для удобства, а уже после заполнения сшиваются. Так как каких-либо предписаний с точки зрения закона по этому поводу нет, чаще всего вкладыш помещают на развороте последней страницы книги, прокалывают при помощи шила оба документа в нескольких местах, после чего прошивают двойной нитью, сделав несколько стежков. Таким же образом подшивается дополнительный вкладыш при необходимости, если нужно завести его взамен на полностью заполненный текущий бланк.

Кто должен покупать вкладыш

Как правило, приобретается данный бланк за счет организации, но, в отличие от самой трудовой книги, стоимость вкладыша может быть удержана с работника. Предполагается, что предприятие может приобрести данную документацию по заказу в специализированной типографии, но в то же время закон не запрещает гражданам приобрести этот документ самостоятельно – его можно найти в любом магазине канцелярских товаров.

Обратите внимание! Приобретение в магазине может оказаться значительно дешевле, чем выплата стоимости учетного документа в бухгалтерию организации, ведь при заказе из типографии компания понесет дополнительные расходы, например, связанные с доставкой.

Где в трудовой книжке пишется о выдаче вкладыша

В законе не регламентировано, где именно следует проставлять штамп о выдаче вкладыша, поэтому он может быть проставлен либо непосредственно на титульной странице, либо на листе, примыкающем к самой обложке. И тот и другой вариант допустимы. При выборе места проставления штампа кадровый работник должен ориентироваться на то, чтобы печать со штампом не перекрывала иную имеющуюся запись. При отсутствии специального штампа кадровик делает обычную запись от руки, в которой значится, что был выдан вкладыш, и указывается его серия и номер.

Дубликат вкладыша

Любая документация может быть утеряна или испорчена. Например, если произведена ошибочная запись во внутренних разделах, достаточно проставить отметку об ее недействительности и внести актуальные сведения. Но, если ошибка допущена при оформлении титульной страницы, бланк подлежит изъятию с последующим списыванием, а вместо него выдается дубликат.В дубликат вносится информация об общем трудовом стаже. Однако если у сотрудника имеется возможность посетить всех прошлых работодателей для внесения сведений об имевших место приемах на работу и увольнениях в хронологическом порядке, то дубликат может быть заполнен идентично утерянному или испорченному бланку.

Поделитесь с коллегами:

Вкладыш в трудовую книжку — правила оформления

Если в один из разделов трудовой книжки больше нет возможности вписывать сведения о сотруднике, в таком случае необходимо использовать так называемые вкладыши. Дополнительные страницы стали отличной альтернативой для того, чтобы каждый раз не заводить новое рабочее удостоверение. Они являются актуальными для тех, кто ведет деятельность активно и достаточно часто меняет рабочие места. И хотя основные принципы заполнения дополнительных страниц являются аналогичными с теми, которые применяются для основных листов, но определенные нюансы присутствуют, и их следует учитывать.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Вопрос оформления регламентируется Постановлением Минтруда и другими нормами от Правительства. За заполнение вкладыша в трудовую книжку отвечает именно тот работодатель, у которого в данный момент работает человек. Особенностью оформления титульного листа является тот факт, что проставлять нужно фактическую дату внесения данных, а не дату, когда была заведена книга. В данной ситуации кадровые работники вписывают актуальные сведения о сотруднике, поскольку нередко фамилия и другая информация может меняться с течением времени. Под каждой записью также проставляется подпись и печать.

Нумерация во вкладыше в трудовую книжку должна продолжать установленный в книге порядок. Поэтому если последняя страница в книге – 16-я, то первый дополнительный лист будет – 17-й.

Для чего нужен вкладыш в трудовую книжку

Дополнительные страницы применяются, когда закончились основные. Даже если на основных страницах не хватило места для последней записи, то ее можно перенести на дополнительные.

Многих интересует, кто покупает вкладыш в трудовую книжку работник или работодатель. Сама функция оформления соответствующего процесса относится к обязательным действиям нанимателя. Если в момент, когда нужно внести новые данные, основные страницы в книге работника заканчиваются, то кадровые сотрудники обязаны позаботиться о новых вкладываемых листах. Однако за оплату этих листов отвечает именно работник. Он должен возместить полную стоимость этих бланков. Оплата выполняется одним из следующих способов:

Перечисление на банковский счет;
Перечисление средств через кассу;
Удержание нужной суммы с зарплаты.

В любом случае работодатель с работником должны заранее договориться о том способе, при помощи которого будет осуществлена оплата.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

В правилах заполнения и учета рабочих удостоверений каждого гражданина указано, что при необходимости имеется возможность вшить новые страницы в этот документ. Других сведений об этом в установленном порядке нет. Поэтому качество применяемых ниток и точное место для вшивания выбирается непосредственно работодателем, занимающимся оформлением книги. На практике кадровые сотрудники для вшивания выбирают место сразу за последней страницей и непосредственно перед задней обложкой. При этом использовать степлер вместо ниток запрещено, потому что со временем металл окисляется, и соответственно страницы с внесенными записями могут быть испорчены.

Заявление на выдачу вкладыша в трудовую книжку – образец

Перед оформлением нового бланка подчиненный должен составить надлежащее заявление на имя руководителя организации. После указания в верхней части обращения ФИО и должности заявителя в тексте приводится просьба о выдаче нового листа. По существующим правилам упоминается стоимость бланка и согласие с тем, что деньги будут удержаны с заработной платы за следующий период. В завершении обращения требуется поставить подпись и датировать документ.

Скачать образец заявления на выдачу вкладыша в трудовую книжку

Запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку – образец

Наиболее стандартный вид данной записи представляет собой проставление специальной печати, которая служит подтверждением выдачи дополнительного листа для рабочего удостоверения. В содержании представленного документа отмечается, что был выдан дополнительный бланк, а также упоминается серия с номером этой страницы. На этом же листе традиционно вносятся и другие данные – об образовании, специальности, изменениях и прочее.

Скачать образец записи о выдаче вкладыша в трудовую книжку

Книга учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них — образец

Основной документ, при помощи которого осуществляется контроль за рабочими удостоверениями трудящихся — журнал учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них. Поэтому именно в журнал учета и движения в обязательном порядке вносится информация о дополнительных бланках. От работника при увольнении могут затребовать подпись в этом журнале, которая подтвердит получение на руки книги. В соответствующий акт последовательно вносятся данные о документах работника и о самом работнике.

Скачать образец книги учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них

Важным условием при оформлении рабочих отношений является следование установленным законом нормам. Это касается в особенности тех случае, когда речь идет о внесении данных в рабочий документ трудящегося. Корректное заполнения представленного акта имеет важное значение, в частности, при выходе на заслуженных отдых.

Оформление вкладыша к трудовой книжке

Иногда в оформлении трудовой деятельности сотрудника возникает ситуация, что раздел сведений о работе заполнен до конца, и вносить новые записи некуда. В этом случае заводится вкладыш к трудовой книжке утвержденной формы. Кратко требования к его ведению можно сформулировать так:

Оформляется вкладыш, если в трудовой книжке все страницы раздела заполнены.
Заполнение и ведение его осуществляется работодателем по тем же принципам, что и сама книжка.
Вкладыш крепится к ней посредством вшивания и отдельно, без трудовой книжки, не является действительным документом.
При выдаче вкладыша в верхней части титульного листа трудовой книжки проставляется отметка с номером и серией заведенного вкладыша.

Несмотря на то, что правила оформления вкладыша в трудовой книжке широко известны и закреплены нормативными документами, существует ряд нюансов в его оформлении. У работников, занятых ведением трудовых книжек, периодически возникают вопросы, на которых стоит остановиться поподробнее.

Как вставить вкладыш в трудовую книжку?

Работник, которому предстоит оформление вкладыша в трудовую книжку, предъявляет паспорт с документами об образовании. На их основании будут заполнены сведения титульного листа вкладыша. Его датой заведения будет фактическая дата, когда были внесены первые записи.

Бланки вкладышей в трудовую книжку изготавливаются специализированными организациями. Они имеют соответствующую степень защиты от подделок. Работодатели обеспечиваются ими на платной основе по договору с распространителями или изготовителями. Работник возмещает работодателю средства, затраченные им на приобретение бланка вкладыша. Но если он был неправильно заполнен или испорчен в процессе первичного заполнения не по вине работника, то стоимость нового бланка оплачивается работодателем.

Уже заполненный вкладыш подшивается в трудовую книжку. У некоторых работников таких дополнений может быть несколько. Все они должны быть подшиты в порядке заведения под обложкой трудовой книжки и отражены в отметках на ее титульном листе.

Правила заполнения вкладыша к трудовой книжке строго не предписывают места, куда он должен быть вшит. Также не регламентируется качество используемых для этого ниток. Обычно его подшивают в самом конце трудовой книжки, между обложкой и последней из страниц. Хотя многие считают более удобным с технической точки зрения пришивание вкладыша к середине документа.

Первый лист вкладыша в трудовую книжку обязательно должен быть заверен разборчивой подписью лица, ответственного за работу с трудовыми книжками, и печатью организации или кадровой службы. Это нужно сделать сразу при оформлении вкладыша. Ведь печати имеют обыкновение периодически меняться из-за реорганизаций, изменения названия или ведомственной принадлежности организации.

Как внести запись в трудовую книжку о вкладыше?

Во избежание ошибок, нужно сначала завести вкладыш, и только потом внести соответствующую отметку в штампе на трудовой книжке. Ведь в случае неправильного заполнения испорченный вкладыш подлежит уничтожению, а в трудовой книжке останутся его номер и серия. При этом придется ставить новый штамп, места для которого на титульном листе книжки не так уж много.

Запись в трудовой книжке о вкладыше, как правило, представляет собой специальный штамп с оттиском «Выдан вкладыш…» размером 10х25 мм, проставляемый в книжке. В нем указываются данные документа, его серия и номер. Причем правила заполнения вкладыша в трудовую книжку говорят именно о штампе, а это значит, что будет не очень корректной запись этих данных от руки. Хотя если трудовая книжка уже имеет рукописную запись таких сведений, то это еще не является основанием признать такой вкладыш недействительным.

Также правила не регламентируют, где именно в трудовой книжке должен стоять такой штамп. Обычно он ставится в правом верхнем углу первой страницы (титульного листа) трудовой книжки. Причем делается это так, чтобы он не закрывал собой других записей, содержащих сведения о работнике.

Отметка проставляется при выдаче первого вкладыша и всех последующих. Сколько их будет, столько и штампов должно быть в трудовой книжке. Поэтому работодателю все же лучше иметь соответствующий требованиям штамп для этих целей.

Каким должен быть порядковый номер во вкладыше в трудовую книжку?

Нумерация записей вкладыша начинается не с начала, а является продолжением нумерации каждого из разделов книжки. То есть порядковый номер внесения записи во вкладыш трудовой книжки будет следующим после того, которым закончились записи по данному разделу в книжке. Нумерация сквозная, как и в трудовой книжке. В ней исключены номера с дробными, литерными и другими индексами.

Но в практике заполнения вкладыша в трудовую книжку номер записи может быть тем же, что и в книжке. Это возможно в случае, если текст ее, начатый в одном из разделов трудовой книжки, продолжается в соответствующей части вкладыша.

К примеру, запись под номером 28, начатая в разделе сведений о работе трудовой книжки, вместила в себя только сведения о приеме работника с указанием профессии (должности), а все остальное уже не поместилось. Тогда оставшиеся данные о структурном подразделении (месте работы) будут занесены уже в соответствующий раздел вкладыша. И номер записи будет тот же – 28.

Заполняем вкладыш в трудовую книжку без ошибок

Во избежание возможных проблем с трудовой книжкой в будущем, например, при оформлении пенсии, стоит знать, что в оформлении вкладышей категорически запрещено. К таким серьезным нарушениям относятся:

использование вместо вкладышей новых бланков трудовых книжек>
зачеркивание слов «о награждении» в наименовании соответствующего раздела и последующая их замена словами «о работе» с занесением в сведений о работе в полученный путем переименования раздел>
вшивание или вклеивание в качестве вкладышей чистых листов>
зачеркивание неточных или неверных записей.

Если в разделах вкладыша в трудовую книжку о работе или о награждениях обнаружена ошибка, ни в коем случае нельзя зачеркивать ранее внесенные сведения. Правильное оформление вкладыша в трудовую книжку предписывает другой способ исправления ошибок. Он заключается в изменении записей путем признания неверных сведений недействительными с последующим внесением точных записей.

Так, к примеру, если допущена ошибка в графе 3 записи раздела сведений о работе, то она остается без изменения. А записью под следующим номером будет текст: «Запись за номером (указывается номер предыдущей записи)… недействительна». И здесь же должна быть занесена правильная формулировка графы 3 записи. В графе 4 все верные данные ранее сделанной записи повторяются. Таким способом нужно исправлять любую имеющуюся в трудовой книжке или вкладыше неточность. Даже если это будет всего лишь ошибочный номер записи во вкладыше в трудовую книжку.

Правилами предусмотрено исправление выявленных неточностей там, где неправильные записи были внесены, либо на новом месте работы при предъявлении работником официального документа с предыдущего места за подписью работодателя о допущенной ошибке. Вносимые изменения должны соответствовать подлиннику или заверенной копии приказа (распоряжения). В случае, если он не сохранился или содержит ошибку, то правильная запись делается на основании других подтверждающих сведения о работе документов. Показания свидетелей не могут служить таким основанием, за исключением случаев, в отношении которых имеется решение суда.

Как правильно заполнить трудовую книжку со вкладышем при изменении фамилии работника?

Если сотрудница, уже имеющая вкладыш в трудовой книжке, сменила фамилию в связи с замужеством, то соответствующие изменения необходимо внести не только в трудовую книжку, но и одновременно во вкладыш. Это касается любых сведений титульного листа: имени с отчеством, даты рождения и образования. Все изменения вносятся на основании соответствующих документов со ссылкой на их реквизиты. Для этого на титульных листах и вкладыша, и трудовой книжки одной линией перечеркиваются старые сведения, после чего рядом или выше (где есть место) вносятся новые. Ссылки на подтверждающие изменения документы наносятся на внутреннюю сторону обложки, заверяются подписью ответственного лица и печатью.

Нужно не забывать при оформлении вкладыша делать соответствующую запись в книге учета движения трудовых книжек, указав его серию и номер. Ведь вкладыш, хоть и является дополнением трудовой книжки, все же – отдельный документ.

Оформление и нумерация записей во вкладыше в трудовой книжке

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Официальное трудоустройство предполагает обязательное оформление записей в трудовой книжке. Это регламентировано Трудовым Кодексом (ТК) РФ. Трудовая – главный документ работающего человека, отражающая все этапы трудовой деятельности: от первого трудоустройства и до пенсии. Поэтому она является основанием для оформления пенсионного обеспечения в РФ.

Про заполнение трудовой книжки при смене фамилии читайте в этой статье .

Случается, что работник часто меняет место работы или же активно продвигается по служебной лестнице. Поэтому трудовая такого гражданина содержит огромное количество записей. Ведь все события в трудовой жизни человека находят свое отражение в этом документе: прием на работу, назначение на новую должность, увольнение, получение дополнительного образования, поощрения, увольнение и т. д.

Трудовая книжка имеет определенное количество листов, и, если записей много, она заканчивается. Согласно трудовому законодательству, данный документ у гражданина может быть только один. Поэтому, для возможности внесения новых записей существует специальный вкладыш (Постановление Правительства №225 от 16.04.2003 года ). Рассмотрим, как заполнить, и как вшить вкладыш в трудовую книжку в соответствии с законодательством.

Куда клеить голограмму в трудовой книжке можно узнать здесь .

Вкладыш для трудовой

Вкладыш представляет собой дополнительные листы для трудовой книжки, отпечатанные, как и сама трудовая, в объединении «ГОЗНАК» Министерства финансов РФ. Вкладыш – унифицированный документ установленного образца. Он является продолжением основной трудовой книжки, поэтому отдельно от нее вкладыш не действителен.

Вкладыши должны храниться в бухгалтерии и выдаваться отделу кадров по требованию. Вкладыши также можно приобрести в магазине, где продаются различные бланки документов.

Пошаговая инструкция оформления

Оформлением вкладыша, как и основной трудовой книжки, занимается уполномоченный на это сотрудник. В крупной организации это начальник отдела кадров, в небольшой – главный бухгалтер или руководитель организации.

Важно: действующими Правилами точно не установлено, куда нужно ставить штамп о выдаче вкладыша, можно ли сделать эту отметку вручную, и куда подшивать сам вкладыш. Исходя из сложившейся практики, в том числе судебной:1) штамп о выдаче вкладыша лучше проставить так, чтобы он не вытеснял другие записи, но был читаем; 2) вручную отметку сделать можно, но желательнее использовать штамп; 3) подшивают вкладыш, как правило, в конце книжки, перед обложкой, хотя логичнее это сделать перед разделом «Сведения о награждениях», а удобнее в середине на самой прошивке вкладыша.

Рассмотрим, что должен сделать сотрудник кадровой службы при оформлении вкладыша:

шаг 1 – получить документ в бухгалтерии или приобрести его в специальном магазине;
шаг 2 – зарегистрировать вкладыш в специальной учетной книге (реестре) движения трудовых книжек и вложений к ним;
шаг 3 – вшить вкладыш в основную трудовую книжку;
шаг 4 – в полностью заполненную трудовую поставить оттиск штампа «Выдан вкладыш» и вписать его номер. Выбор места для данного штампа законодательно не регламентируется. Оптимальный вариант – поставить его на титульном листе трудовой книжки в правом верхнем углу;
шаг 5 – заполнить титульный лист вкладыша и поставить на нем печать организации. Следует учесть, что все данные о владельце документа в трудовой и во вкладыше должны быть идентичными, иначе документ не будет являться действительным;
шаг 6 – занесение необходимых сведений во вкладыш трудовой. Стоит отметить, что во вкладыше в трудовую книжку нумерация продолжается. Пример: последняя запись в трудовой была за номером 55, следовательно, первая запись во вкладыше будет за номером 56.

Для минимизации действий в случае допущения ошибки при заполнении бланка документа, целесообразно шаги 5 и 6 выполнить после шага 2.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку смотрите в видео

Способы крепления вкладыша

Вкладыш – неотъемлемая часть трудовой, поэтому он должен быть вшит в данный документ. Законодательство не регламентирует четких правил по способу крепления вложения в документ. На практике чаще всего скрепление производят путем вшивания вкладыша в трудовую крепкими нитями толстой иглой между последней страницей и обложкой.

Рассмотрим немного подробней, как прошить вкладыш в трудовую книжку:

нужно развернуть вкладыш посередине и проколоть отверстия для нескольких стежков. Как правило, достаточно трех-четырех дырочек;
вдеть толстую крепкую нить в иглу с большим ушком и пришить вкладыш по проделанным отверстиям к обложке трудовой;
в завершении необходимо тщательно закрепить нить, чтобы она впоследствии не развязалась.

вместо оформления вкладыша в трудовую книжку использовать новый бланк трудовой;
подшивать или приклеивать в трудовую книжку чистые листы;
вычеркивать в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на слово «работе».

Исправление ошибок во вкладыше

Исправление ошибок во вкладыше методом зачеркивания, как и в основной трудовой, не допускается. Исключение составляет корректировка сведений на титульном листе при изменении личных данных, например, при смене фамилии. Данный случай предполагает зачеркивание неактуальных сведений и вписывание новых. Стоит обратить особое внимание, что корректировка титульного листа вкладыша производится в точном соответствии с корректировкой заглавной страницы основной трудовой.

Если же допущена ошибка при начальном заполнении вкладыша, то порядок исправления допущенного промаха выглядит следующим образом:

сотрудник отдела кадров должен вынуть и уничтожить вшитый вкладыш и составить об этом специальный акт;
сделать запись в основной трудовой, что оттиск штампа «Выдан вкладыш» с реквизитами вкладыша является недействительным;
внести в журнал движения трудовых книжек запись о недействительности ранее сделанной записи.

Затем лицо, ответственное за оформление трудовых, должно оформить и вшить новый вкладыш.

Задавайте вопросы в комментариях к статье и получите ответ эксперта

Как вести нумерацию записей во вкладыше в трудовую книжку?

Главная / Кадры / Как вести нумерацию записей во вкладыше в трудовую книжку?

Нумерация во вкладыше в трудовую книжкудолжна вестись таким образом, чтобы новый номер был больше, чем предшествующий, то есть система номеров должна быть нарастающей на протяжении всего документа. Однако есть некоторые нюансы, которые нужно учитывать работникам кадровой службы. Разберемся, какие сложности могут тут возникнуть.

Как присваивается номер записи во вкладыше в трудовую книжку

Вкладыш должен использоваться в тех случаях, когда в каком-то из разделов больше не осталось места. Если это произошло, работодатель обязан не заводить новый документ, а оформить именно вкладыш. Более того, использование нового бланка самой книжки является неправомерным.

Порядок оформления и заполнения вкладышей установлен тем же нормативным актом, что и заполнение самой трудовой книжки, — постановлением № 225, которое было утверждено Правительством РФ 16.04.2003. Раздел V этого нормативного акта как раз и касается вкладышей, устанавливая следующее:

Порядок ведения вкладыша — тот же самый, что и для книжки, оформленной на имя работника.
Вкладыш как таковой не значит ничего и не может быть использован самостоятельно — он должен быть вшит в основной документ, вместе с которым используется. При этом требуется именно вшивание — просто вкладывать, вклеивать или прикреплять степлером вкладыш нельзя, поскольку в таком случае он может выпасть или оторваться.
Вкладышей может быть несколько, при этом выдачу каждого должен подтверждать штамп с отметкой о серии и номере выданного документа.

Кроме правил ведения постановление № 225 устанавливает форму бланка для вкладыша и его объем (9 разворотов — для сведений о работе, 8 — для сведений о награждении).

Нумерация записей во вкладыше в трудовую книжку ведется по правилам, которые устанавливает уже другой акт — Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция). Согласно п. 3.1 этого документа, в трудовой книжке ведется последовательная нумерация записей, касающихся сведений о работе; согласно п. 4, точно так же должны нумероваться и сведения о награждениях.

Поскольку вкладыш заполняется так же, как книжка, и является ее непосредственным продолжением, эти правила касаются и его. Таким образом, первая запись во вкладыше должна иметь номер, следующий за тем, который имела последняя запись в трудовой книжке.

Всегда ли продолжается нумерация?

При этом важно понимать, что бывают и случаи, когда нумерацию во вкладыше в трудовую книжку необходимо вести с отступлениями от общих правил. Такая ситуация возникает, когда места в трудовой книжке не хватило и текст записи продолжается в соответствующем разделе вкладыша. В этом случае, согласно п. 3.1 или 4 Инструкции, в графе 1 вкладыша должен быть поставлен тот же номер, который имеет продолжаемая запись. Новый номер будет иметь уже следующая запись.

В том случае, когда в трудовой книжке или уже во вкладыше запись была сделана с ошибками, исправляющая запись во вкладыше должна быть пронумерована уже следующим номером, а не тем, который имеет исправляемая запись.

Исправление нумерации, образец записи во вкладыше

К сожалению, иногда возникают и ситуации, когда кадровики, заполняя вкладыш, по ошибке начинают нумеровать записи заново — причем нередко такая ошибка обнаруживается лишь после того, как состоялось увольнение и работник устроился на новом предприятии. Что делать в этом случае — продолжать ошибочную нумерацию или вносить исправления, признавая ошибочные записи недействительными?

Согласно позиции, изложенной в январе 2015 года заместителем руководителя Роструда в одном из интервью (официальные разъяснения Минтруда по этому вопросу отсутствуют), в этом случае кадровик по новому месту работы должен действовать следующим образом:

Внести во вкладыш к трудовой книжке запись о том, что предыдущая запись с неправильным номером недействительна.
Скопировать текст неверно пронумерованной записи с теми же реквизитами.
Присвоить номер, следующий за последней правильной записью в трудовой книжке .

Исправляющие записи при этом должны быть сделаны для всех предыдущих записей, нумерация которых была проставлена неправильно. После того как процесс исправления завершен, дальнейшие сведения во вкладыш вносятся под последующими номерами.

Приведем пример того, как примерно должна выглядеть исправляющая запись при ошибке нумерации во вкладыше. Допустим, у работника записи в трудовой книжке заканчивались на № 35, а во вкладыше кадровик по ошибке запись об увольнении из ООО «Пример» внес под № 1, а не № 36, как полагалось. Книжка при трудоустройстве досталась кадровику ООО «Образец», который должен исправить записи. Как он будет это делать?

В этом случае образец записи во вкладыше будут выглядеть примерно так:

pravostoriya.ru

образец и порядок заполнения, зачем он нужен

оформляемая документация Если человек часто меняет работу, быстро поднимается по карьерной лестнице или имеет много поощрений, то процессе длительной деятельности возможно заполнение всех страниц трудовой книжки.

В таком случае в документ надлежит вшить специальный вкладыш. Правила его заполнения не отличаются от требований к ведению трудовых, однако при оформлении порой возникают вопросы.

Для чего он нужен?

Неправильное заполнение книжек может повлечь за собой проблемы при выходе на пенсию. Именно поэтому нельзя совершать следующие действия:

изменять название раздела «Сведения о награждении» на «Сведения о работе»;
вклеивать, вшивать чистые листы;
вшивать пустые бланки трудовых для последующего заполнения;
оформлять работнику новую трудовую и вести её после окончания предыдущей.

Чтобы продолжать вносить записи в книжку, следует оформить специальный документ — вкладыш.

Это особый бланк строгой отчётности, который выдается в случае, если один или несколько разделов трудовой полностью заполнен, то есть отсутствуют свободные поля для внесения новых записей.

Он имеет законодательно установленную форму и состоит из нескольких разворотов:

9 для сведений о работе;
8 для информации о награждениях.

Порядок оформления и заполнения

Оформление вкладыша состоит из нескольких этапов:

Выдача бланка. Документ приобретает работодатель, в штате которого человек вёл трудовую деятельность на момент окончания свободных полей в книжке. Каждый вкладыш имеет особую защиту от подделки, серийный номер. Работодатель должен купить бланк у специализированной типографии. Предприятие заключает контракт с учреждением, после чего приобретённые документы регистрируются в приходно-расходной книге. Не допускается самостоятельная покупка сотрудниками, однако возмещение средств, потраченных на приобретение, разрешается.
Первичное оформление. На первой странице бланка указываются сведения о работнике:
- полные ФИО согласно паспорту;
- дата рождения;
- образование — информация заполняется на основании диплома, аттестата или других документов;
- профессия, при этом вносятся данные из документа об образовании;
- дата заполнения, ей считается момент внесения первой записи;
- фамилия кадрового работника.
Как и в трудовой, подлинность сведений титульного листа заверяется собственноручной подписью сотрудника и ответственного лица. Данные титульного листа могут отличаться от информации в книжке. Такое случается, если работник сменил фамилию, получил ещё одно образование и т. д.
Внесение записей. Информация вносится так же, как и в трудовую:
- нумерация записей сквозная, то есть продолжает сделанную в книжке;
- во втором столбце пишется дата записи;
- третий столбец отражает сведения о приёме на работу, увольнении, при этом нельзя делать сокращения в словах;
- в четвертый столбец вносится название, дата и номер документа, служащего основанием для записи.

внесение данных Информация о выдаче фиксируется в трудовой. При этом на титульном листе книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш». Он должен быть легко читаемым, чётким, при этом не перекрывать другие записи. Также указывается серия и номер документа. Законодательно не установлено точное положение информации о выдаче бланка, однако его ставят, как правило, в верхнем правом углу.

Рекомендуется ставить штамп только после окончательного оформления документа. В случае ошибок или неправильного заполнения его нельзя продолжать заполнять. Бланк уничтожается по соответствующему акту. При этом, если его серия и номер уже внесены в трудовую, придётся ставить другой штамп на титульную страницу, на которой не слишком много места.

Количество вкладышей законодательством не ограничено. У человека может быть вшито и два, и три бланка. Все их номера должны быть зарегистрированы в книжке.

Сам документ без трудовой не предоставляется и недействителен.

Нужно ли вшивать?

После заполнения титульной страницы вкладыша и регистрации его выдачи кадровый работник должен вшить оформленный надлежащим образом бланк в трудовую. Рекомендуется проводить эту процедуру с уже полностью готовым документом, так как в случае ошибок придётся извлекать форму, составлять акт порчи.

Законодательством не установлено конкретное место, где именно должен быть вшит вкладыш. То есть прикреплять его можно в начале, в середине или в конце. Это не принципиально для проверяющих органов, однако чаще всего форму вшивают именно как продолжение книжки — между последней страницей и задней обложкой.

Удобнее всего было бы закрепить документ в середине. Для этого не нужно делать дополнительных отверстий, соблюдать соответствие проколов. Но данный способ затруднит последующее чтение, так как вкладыш будет прерывать старые записи.

Документ должен исключительно вшиваться. Не допускается приклеивание скотчем, скрепление скобами, также его нельзя просто вложить в трудовую. Эти способы не обеспечивают достаточную сохранность.

Процедура вшивания несложная, она состоит из нескольких действий:

Острым шилом делают четыре или более отверстия по линии сгиба. Расстояние между ними должно быть одинаковым.
Аналогичные проколы делают и на задней обложке трудовой. При этом количество отверстий и расстояние должны быть одинаковыми.
Нить вводится в проколы. Лучше всего использовать хлопковую №10. Концы нити должны выходить из одного отверстия.
Завязывается узел.

Такой способ обеспечит надёжную сохранность от потери.

Наглядно данный процесс можно посмотреть на следующем видео:

Распространённые ошибки

Требования к оформлению и ведению вкладыша не отличаются от правил заполнения трудовых. Однако кадровые сотрудники на практике иногда допускают ошибки при работе с такими документами.

Эти недочёты можно отнести к двум видам:

Допущенные при оформлении. Наиболее распространённой ошибкой при первичном заполнении является внесение неправильных сведений об образовании, фамилии сотрудника. Ситуация возникает, если кадровый работник оформляет соответствующие строки со слов лица, а не на основании правильным образом составленных документов. В случае такой ошибки следует уничтожить бланк и воспользоваться другим.
Сделанные в процессе ведения. Большое количество ошибок совершается именно в процессе внесения сведений о работе. К ним относятся:
- неправильная дата приёма на работу;
- не указано наименование организации;
- отсутствует наименование должности, структурного подразделения;
- сокращение слов в любых полях;
- заверение подписью руководителя и печатью записи о переводе работника, исправить такой недочёт нельзя;
- внесение информации о работе в графы сведений о поощрениях.

внешний вид документов Эти ошибки можно откорректировать только в том месте работы, где была внесена неправильная запись. Допускается исправление новым работодателем на основании официального документа от организации, кадровый работник которой допустил неточность. При этом нельзя зачёркивать запись.

Внесение дополнений и исправлений осуществляется только другой строкой, в которой указывается недействительность сведений, а также записывается правильная информация.

Данные ошибки могут повлечь за собой проблемы у человека, связанные:

с дальнейшим трудоустройством, например, если он не может подтвердить свою должность, причину увольнения;
с невозможностью доказать свой реальный трудовой стаж — это происходит в случае, если сведения не соответствуют паспортным данным.

znaydelo.ru

Выдан вкладыш в трудовую книжку - образец записи

«Образец записи - выдан вкладыш в трудовую книжку» — такой запрос часто вводят в строки поисковиков кадровики, которые не знают, каким образом и куда ставится отметка о выдаче вкладыша. Между тем такая отметка необходима, когда кончается свободное место в графах книжки. Разберемся, как именно и в каком месте она должна проставляться.

Когда требуется запись о вкладыше в трудовую книжку?

Где ставится отметка о выдаче вкладыша в трудовую книжку?

Штамп «Выдан вкладыш в трудовую книжку» — установлен ли законом его образец, где можно получить штамп?

Штамп или запись — что правильно?

Читайте нас в Яндекс.Дзен

Яндекс.Дзен

Когда требуется запись о вкладыше в трудовую книжку?

Обязанность работодателя заполнять трудовые книжки работников, которые трудятся у него дольше 5 дней, установлена ст. 66 ТК РФ. В книжке указываются следующие основные данные работника:

его место работы и должность;
дата приема на работу;
дата перевода на другое место;
дата и причина увольнения;
сведения о поощрениях, которые получал работник, и таком виде взыскания, как увольнение.

Таким образом, в книжке накапливается значительный объем информации. Поскольку сведения, согласно п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее для простоты — Инструкция), записываются только полностью, без каких-либо сокращений (даже общеупотребительных), за исключением сокращенных наименований юридических лиц, указанных при регистрации, может наступить момент, когда места в соответствующем разделе книжки больше не останется. Именно для этого и существует такой документ, как вкладыш к книжке.

Форма вкладыша и порядок, в котором он должен вестись, установлены Правилами ведения и хранения трудовых книжек (далее — Правила), утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. В п. 39 этих Правил сказано, что в ситуациях, когда к книжке выдается вкладыш, полагается делать соответствующую отметку об этом в самой трудовой.

Где ставится отметка о выдаче вкладыша в трудовую книжку?

Согласно п. 40 Правил, ведение книжек подразумевает и их обязательный учет. Работодатель обязан вести приходно-расходную книгу (ведется бухгалтерией), а также книгу учета движения самих книжек и вкладышей к ним (ведется кадровым подразделением предприятия).

Таким образом, можно сделать следующий вывод: о том, что к трудовой выдан дополнительный документ — вкладыш, должны свидетельствовать минимум 3 записи:

В трудовой книжке (ставится штамп с надписью, говорящей о выдаче, и пустыми полями, в которые затем вписываются реквизиты). При этом ни Правилами, ни Инструкцией не установлено, где конкретно он проставляется. На практике он ставится либо на титульном листе (так, чтобы не закрывал собой сведения, касающиеся работника), либо на внутренней стороне обложки (этот вариант используется реже).
В приходно-расходной книге.
В книге учета движения.

Штамп «Выдан вкладыш в трудовую книжку» — установлен ли законом его образец, где можно получить штамп?

Согласно п. 39 Правил, при выдаче вкладыша ставится штамп «Выдан вкладыш в трудовую книжку». Образец штампа при этом нормативными актами не установлен, поэтому он может быть изготовлен по произвольному шаблону. Необходимо лишь, чтобы сам штамп имел для заполнения пустые строки, в которых затем указываются реквизиты вкладыша (его серия и номер). Как и сама трудовая книжка, вкладыш является номерным документом, изготавливается централизованно на Гознаке и имеет защиту от подделки.

В Правилах указано, что вкладыш должен вшиваться в трудовую, при этом без нее, т. е. как самостоятельный документ, рассматриваться не может. Именно из-за требований п. 38 Правил не допускается ни вклеивание, ни скрепление степлером, т. к. оба способа соединения вкладыша с книжкой не обеспечивают достаточной надежности.

Получить штамп организация может одним из следующих способов:

Заказать его изготовление. Такие услуги могут предоставляться, к примеру, фирмами, занимающимися оперативной полиграфией, или рекламными агентствами. Сейчас даже в райцентрах можно найти компанию, изготавливающую штампы и печати, а в крупных городах их и вовсе десятки. Плюс этого способа состоит в том, что можно самостоятельно разработать эскиз для штампа (поскольку он официально не утверждался, допускается некоторый творческий подход) и выбрать любую оснастку (от старомодной ручной до современной автоматической). Минус — это достаточно дорогое удовольствие.
Купить готовый. В отличие от печати организации или ИП штамп о выдаче не содержит индивидуальных данных работодателя, поэтому некоторые крупные магазины канцтоваров предлагают своим покупателям готовые штампы. Обычно это обходится дешевле, чем заказывать изготовление. Минусом данного способа является то, что штампы продаются не в каждом магазине.
Использовать самонаборный штамп, где можно выложить буквами необходимый текст и сделать графы для заполнения.

Для того чтобы штамп был действительным, он должен быть заполнен. Заполнение его производится посредством указания реквизитов вкладыша, которые включают индивидуальный номер и серию выпуска. Номер имеет 7 цифр, серии же различаются в зависимости от времени, когда был изготовлен бланк. Так, все вкладыши, изготовленные после 2010 года, имеют серию «ВТ-I», ранее была серия «ВТ», до 2003 года — серии «АТ» с римскими цифрами от I до IV. Самая старая из них, серия «АТ-I», была начата еще при СССР в 1974 году. Таким образом, штамп с заполненными графами будет выглядеть примерно следующим образом: «ВЫДАН ВКЛАДЫШ. Серия ВТ-I № 8124855».

Штамп или запись — что правильно?

Можно ли штамп, свидетельствующий о выдаче вкладыша, заменить записью об этом? Например, если организация создана недавно, до сих пор никому из работников еще не выдавались вкладыши, поэтому руководство упустило это обстоятельство из виду и до сих пор не заказало штамп. Что делать в таком случае?

Ответ на вопрос о том, допустимо ли вместо штампа делать в трудовой книжке запись о выдаче вкладыша, содержится в п. 39 Правил, который четко определяет, что в книжке ставится именно штамп. Это означает, что ситуация, когда работники кадровой службы делают запись о выдаче и заверяют ее печатью предприятия, нормам законодательства не соответствует (говоря проще, такая запись ничего не значит). При обнаружении этого (например, при увольнении), работнику следует немедленно потребовать от кадровиков поставить именно штамп — в противном случае при устройстве на новое место могут возникнуть проблемы.

nsovetnik.ru