Минимальный срок хранения чеков — четыре года. Срок хранения кассовых чеков организации
Срок хранения кассовых документов \ Консультант Плюс
Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения кассовых документов (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Нормативные акты: Срок хранения кассовых документов
Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558(ред. от 16.02.2016)"Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"(Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380) Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.)
Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Срок хранения кассовых документов
Путеводитель по корпоративным спорам. Вопросы судебной практики: Учет и отчетность, документы акционерного общества. Информация об обществе Порядок и перечень документов, которые акционерное общество обязано хранить, установлен Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 N 03-33/пс, а также Перечнем архивных документов. Согласно п. 402 Перечня архивных документов организации обязаны в течение 5 лет хранить документы (планы, справки, отчеты, протоколы, акты, докладные записки, переписку) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и т.д., при условии проведения проверки (ревизии). Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс
www.consultant.ru
Как правильно и надо ли хранить чеки по эквайрингу?
При осуществлении платежа за товары или услуги все чаще используется оплата при помощи банковской карты. Почти все магазины и торговые точки используют эквайринг – банковскую услугу, обеспечивающую возможность оплачивать покупки безналичным методом при помощи карты, которую прикладывают к специальному терминалу. Так отпадает необходимость снимать наличные в банкомате. При покупке банк производит списание денежных средств со счета покупателя. Продавец распечатывает два чека: для покупателя и продавца. Нужно ли хранить чеки по эквайрингу? Что должен знать продавец? Для каких целей используют слип-чеки, нужно ли их оставлять в соответствии с правилами? Какие правовые нормы определяют порядок таких расчетов?
Нужен ли чек при эквайринге?
Необходимость хранить чеки при осуществлении онлайн-платежей постоянно обсуждается. В 2003 году был принят закон (No54-ФЗ), определявший использование ККМ (кассовых аппаратов) во время платежей с помощью карты или наличными деньгами. Этот закон не учитывал возможность оплачивать услуги онлайн.
Чек был нужен при расчетах наличными или через платежный терминал.
Федеральный закон No 290, вышедший 3 июля 2016 года, со всей ясностью утверждает, что чек необходимо сохранять, когда была произведена оплата:
- любых товаров и услуг;
- награждения при участии в лотерее;
- при осуществлении электронных платежей через приложение мобильного телефона;
- платного контента в виде игр, книг и так далее.
Так надо ли хранить чеки при эквайринге? Ответ на этот вопрос положительный. Нужно учитывать, что их оставляют на определенный временной период. Рассмотрим, в течение какого времени нужно сохранять чеки в 2018 году.
Сколько хранить чеки по эквайрингу?
Постановление Правительства РФ No 470 от 23 июня 2007 года определяет срок хранения первичных кассовых документов в течение 5 лет. Сколько хранить чеки по эквайрингу? Как правило, срок хранения чеков, подтверждающих то, что оплата была совершена, составляет три года. Слипы-чеки должны быть переданы в банк не позднее трех дней с момента поступления из него запроса.
Для чего нужно сохранять чеки?
Хранение чеков необходимо для самой производственной компании:
- так можно избежать возможных штрафов со стороны налоговой службы при утере Z-отчета;
- для соблюдения требований бухучета;
- для предотвращения возможных конфликтов с потребителем услуг и урегулирования споров;
- для возможности возврата денег клиенту;
- для подтверждения статуса платежа (осуществлена оплата или нет, были ли зачтены деньги).
Кроме того, банк, с которым организация заключила договор на услуги эквайринга, имеет право запросить слип-чеки на требуемую дату или определенный срок. При этом документы должны быть предоставлены в течение 3 дней, что при правильном их хранении не доставит труда.
Как хранить чеки по эквайрингу?
Чеки печатаются на специальной термоленте, которая устроена так, что имеющиеся на ней данные выцветают через некоторое время. Так как хранить чеки по эквайрингу, если нанесенная на них информация исчезает?
После того как чек будет получен, необходимо сделать его ксерокопию.
Важно! К копии чека обязательно прикладывается его оригинал, даже в том случае, когда данные с него совершенно исчезли. На копию документа ставится подпись ответственного лица компании, которую закрепляют печатью организации. При составлении Z-отчета к нему в обязательном порядке прикрепляют справку, составленную по форме КМ-6.
Чеки помещают в папку, разделяющуюся закладками с указанием даты создания. Прикреплять их к расчетно-кассовым документам не требуется.
Если слипы не были востребованы, или срок их хранения давно истек, они передаются в архив или уничтожаются.
Передача слип-чеков в банк
Сверка итоговых расчетов осуществляется каждый день без перерывов. Эквайрер получает полные сведения по всем осуществленным транзакциям. Закрывающий отчет по терминалу подтверждает действия.
Но эквайер может запросить чеки для изучения деталей расчетов. Часто это делается с целью предупреждения мошенничества.
В таблице представлена полная инструкция по предоставлению информации финансовой организации.
| № п/п | Действия | Примечание |
| 1. | Банк запрашивает слипы | Запрос идет на определенную дату или на указанный период |
| 2. | Формируется папка с требуемыми документами | Если чеки выцвели к ним, прикладывается заверенная ксерокопия |
| 3. | Составляется опись документов и вкладывается в папку | — |
| 4. | Документы передаются банку | Их можно отвести в офис лично или отправить с курьером |
| 5. | Банк ставит отметку в описи, о том, что документы были им приняты | — |
bankischet.ru
Какой срок хранения кассовой книги?
Срок хранения кассовой книги, как и прочих бухгалтерских документов, не может быть менее 5 лет после завершения отчетного периода. Причем хозяйственный субъект должен обеспечить приемлемые условия хранения с защитой от внешних изменений.
Ведение кассовой книги
Сколько хранится кассовая книга?
Ведение кассовой книги
Кассовая книга предназначена для контроля за движением денежных средств на предприятиях и у ИП. Она представляет собой регистр бухгалтерского учета и имеет утвержденную Госкомстатом форму № КО-4.
Бланк можно найти на нашем сайте в материале «Скачать актуальный бланк кассовой книги в формате Excel».
Оформление может вестись как на бумажных носителях, так и с применением технических средств. Причем в обоих случаях пользователь обязан обеспечить сохранность документа.
Подробнее о возможных вариантах документирования см. в материале «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».
При условии применения технических средств кассовые листы распечатываются по итогам рабочего дня с автоматическим использованием нумерации. Оформление документа на бумажном носителе предполагает изначальную нумерацию и прошивку.
Количество итоговых листов заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера. Ответственность за ведение первичной кассовой документации также лежит на главном бухгалтере или, в случае его отсутствия, на руководителе.
Подробно с порядком ведения книги вы можете ознакомиться в статье «Порядок ведения и заполнения кассовой книги – образец».
Сколько хранится кассовая книга?
Кассовая книга, как и прочие первичные документы и бухгалтерские регистры, подлежит хранению в течение определенного времени. Период установлен федеральным законом № 402-ФЗ от 06.12.2011 (п. 1 ст. 29) и определен сроками хранения в соответствии с государственным архивом, но не менее 5 лет по истечении отчетного периода.
Ненадлежащее хранение, равно как и некорректное ведение кассовой книги, подлежит административной ответственности.
Подробнее о кассовой дисциплине и ответственности за ее несоблюдение см. в материале «А ваша кассовая дисциплина в порядке?».
Хранение кассовой книги необходимо, так как обоснование доходов и расходов в процессе деятельности субъектов предпринимательства должно иметь подтверждение. Отсутствие требуемых документов влечет за собой наступление налоговой и административной ответственности.
nalog-nalog.ru
Минимальный срок хранения чеков — четыре года
Сотрудники нашей компании часто делают закупки наличными, поэтому у нас накапливается большое количество кассовых чеков. Подскажите, каким образом их хранить и в течение какого срока?
Расскажем по порядку. И начнем с того, как хранить кассовые чеки.
Вообще такие документы, как правило, подтверждают расходы подотчетника на покупку товаров. Поэтому чеки прилагают к авансовым отчетам. Для сохранности лучше наклеивать оригиналы чеков на листы бумаги. Кроме того, делайте копии, поскольку чеки постепенно выцветают и информация на них становится не видна. Подобные дубликаты заверяйте подписью руководителя компании и печатью. Об этом сказано в письме Минфина России от 17 сентября 2008 г. № 03-03-07/22.
Теперь о сроках. Хранить чеки необходимо минимум четыре года, но безопаснее ориентироваться на пять лет. Объясняется это так. Прежде всего, для целей налогового учета кассовый чек — это первичный документ, подтверждающий затраты на покупку товаров (работ, услуг) за наличный расчет. Поэтому действует срок четыре года, который предусмотрен в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ.
Однако законодательство о бухучете требует хранить первичку на протяжении пяти лет. Такой же срок для первичных документов и приложений установлен к ним в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
У вашей компании есть убытки? Тогда обеспечить сохранность чеков придется в течение всего периода, в котором вы учитываете убытки в расчете налоговой базы. Это следует из пункта 4 статьи 283 НК РФ. Причем к этому сроку прибавьте еще четыре года. Ведь налоговики могут провести проверку уже после того, как ваша компания полностью спишет убытки.
www.gazeta-unp.ru
| Вид документа | Срок хранения | Примечание |
| Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним: | ||
| по основной деятельности | постоянно | присланные для сведения – до минования надобности |
| по личному составу | 75 лет | ЭПК. О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках – 5 лет |
| по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет | |
| Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним: | ||
| сводные годовые | постоянно | |
| годовые | постоянно | |
| квартальные | 5 лет | при отсутствии годовых – постоянно |
| месячные | 1 год | при отсутствии квартальных – постоянно |
| передаточные, разделительные,ликвидационные балансы;приложения, пояснительные запискик ним | постоянно | |
| аналитические документы (таблицы,записки, доклады) к годовымбалансам и отчетам | Постоянно | |
| переписка об утверждении иуточнении балансов и отчетов | 5 лет | |
| документы (протоколы, акты,заключения) о рассмотрении иутверждении балансов и отчетов | постоянно | квартальные — 5 лет |
| сообщения (свидетельства) опостановке на учет в налоговыхорганах | 5 лет после снятия с учета | |
| отчеты по перечислению денежныхсумм по государственному инегосударственному страхованию(пенсионному, медицинскому,социальному, занятости) | постоянно | |
| Отчеты по налогам: | ||
| годовые | постоянно | |
| квартальные | 5 лет | при отсутствии годовых – постоянно |
| месячные | 1 год | при отсутствии квартальных – 5 лет |
| документы (расчеты, справки,таблицы, сведения) о начисленныхи перечисленных суммах налогов вбюджеты всех уровней.Переписка о разногласиях повопросам налогообложения,взимания акцизных и других сборов | 5 лет | ЭПК |
| документы (расчеты, сведения,заявления, решения, списки,ведомости, переписка) обосвобождении от оплаты поналогам, предоставлении льгот,кредитов, отсрочек уплаты илиотказе в ней по налогам, акцизными другим сборам | 5 лет | ЭПК |
| документы о зачислении налоговыхпоступлений в бюджеты разногоуровня и во внебюджетные фонды,задолженности по ним | 5 лет | |
| Отчеты об исполнении сметы расходов: | ||
| сводные годовые | Постоянно | |
| годовые | Постоянно | |
| квартальные | 5 лет | при отсутствии годовых – постоянно |
| Иная документация по ведению производственно-хозяйственной деятельности | ||
| синтетические, аналитические,материальные счета бухгалтерскогоучета | 5 лет | |
| документы (планы, отчеты,протоколы, акты, справки,докладные записки, переписка) опроведении документальных ревизийфинансово-хозяйственнойдеятельности,контрольно-ревизионной работе, втом числе проверке кассы,правильности взимания налогов идр. | 5 лет | в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения |
| бухгалтерские учетные регистры(главная книга, журналы-ордераразработочные таблицы и др.) | 5 лет | при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения |
| первичные документы и приложенияк ним, зафиксировавшие фактсовершения хозяйственной операциии явившиеся основанием длябухгалтерских записей (кассовые,банковские документы, корешкибанковских чековых книжек,ордера, табели, извещения банкови переводные требования, акты оприеме, сдаче, списании имуществаи материалов, квитанции, корешкик ним, счета-фактуры, накладныеи авансовые отчеты и др.).Документы о приеме выполненныхработ (акты, справки) | 5 лет | при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения |
| документы (акты, сведения,переписка) о взаимных расчетах иперерасчетах между организациями | 5 лет | |
| переписка офинансово-хозяйственнойдеятельности (об учете фондов, оналожении взысканий, штрафов,приеме, сдаче, списанииматериальных ценностей и др.) | ||
| переписка о выдаче и возвратессуд | 5 лет | |
| документы (справки, акты,обязательства, переписка) одебиторской и кредиторскойзадолженности, недостачах,растратах, хищениях | 5 лет | |
| гарантийные письма | 5 лет | |
| документы (протоколы, акты,расчеты, заключения) о переоценкеосновных фондов, определенииизноса основных средств, оценкестоимости имущества организации | постоянно | |
| документы (заявления,распоряжения, справки-графики,акты) об оплате, размене,приеме-передаче векселей | постоянно | |
| договоры, соглашения (кредитные,хозяйственные, операционные),договоры имущественногострахования, с аудиторами(аудиторскими фирмами) | 5 лет после истечения срока действия договора (соглашения). ЭПК | |
| договоры о материальной ответственности | 5 лет после увольнения материально-ответственного лица | |
| документы (протоколы заседанийинвентаризационных комиссий,ведомости) об инвентаризацииосновных средств, имущества,зданий и сооружений,товарно-материальных ценностей | 5 лет | при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения |
| документы (счета, справки,переписка и др.) по финансовымвопросам благотворительнойдеятельности | 5 лет | ЭПК |
| По учету кадров, оплаты труда и т.п. | ||
| лицевые счета работников | 75 лет | ЭПК |
| положения о премировании работников | 5 лет | ЭПК. Эти документы хранятся пять лет после замены новыми |
| документы (сводные расчетные(расчетно-платежные) ведомости(табуляграммы) на выдачузаработной платы, пособий,гонораров, материальной помощи идр. выплат; доверенности наполучение денежных сумм итоварно-материальных ценностей, втом числе аннулированныедоверенности) | 5 лет | Срок хранения 5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения. Приотсутствии лицевых счетов эти документы (кроме доверенностей) хранятся 75 лет |
| переписка о выплате заработнойплаты;сведения, справки о совокупномдоходе работников за год и уплатеналогов;сведения об учете фондов, лимитовзаработной платы и контроле за ихраспределением, о расчетах поперерасходу и задолженности позаработной плате, об удержании иззаработной платы, из средствсоциального страхования, овыплате отпускных и выходныхпособий;документы (копии отчетов,заявления, списки работников,справки, выписки из протоколов,заключения) о выплате пособий,оплате листков нетрудоспособности | 5 лет | |
| документы (заявления, решения,справки, переписка) об оплатеучебных отпусков | до минования надобности, но не менее 5 лет | |
| Книги, журналы, карточки учета: | ||
| ценных бумаг | постоянно | |
| основных средств (зданий, сооружений) | 5 лет после ликвидации основных средств при условии завершения проверки (ревизии) | |
| приходно-расходных кассовыхдокументов (счетов, платежныхпоручений) | 5 лет при условии завершения проверки (ревизии) | |
| хозяйственного имущества;вспомогательные, контрольные(транспортные, грузовые, весовыеи др.) | 5 лет при условии завершения проверки (ревизии) | |
| депонированной заработнойплаты | 5 лет при условии завершения проверки (ревизии) | |
| реализации товаров, работ,услуг, облагаемых и не облагаемыхналогом на добавленную стоимость | 5 лет с даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии) | |
| депонентов по депозитнымсуммам; доверенностей | 5 лет с даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии) | |
finbazis.ru
