Принятие на работу нового сотрудника: как принять и оформить без ошибок

Содержание

Прием нового сотрудника на работу: пошаговая инструкция в 2022

Оформлением приема новых сотрудников занимается, как правило, специально выделенный отдел, называемый кадровый. Кадровые работники проводят отбор соискателей, выбирают подходящих кандидатов, проводят собеседования, оформляют прием новых сотрудников в должность, оформляют их отпуск, переводы, увольнение и решают прочие моменты, связанные с кадрами. Как происходит прием новых работников в 2022 году?

Если кадровой службы на предприятии нет, то занимается приемом новых сотрудников любой уполномоченный на то работник.

Прохождение медосмотров новым сотрудником

Для определенных категорий работников обязательным является прохождение медицинских осмотров перед началом трудовой деятельности. Медосмотры проходят за счет средств работодателя.

Первичные медосмотры обязательны далеко не для всех должностей. Перечень категорий работников, для которых необходимо пройти медицинское обследование перед началом работы, приведен в ст. 213 ТК РФ:

Работающие во вредных и опасных условиях труда;
Работа которых связана с движением транспорта;
Работники пищевой промышленности, общественного питания и торговли;
Работники водопроводных сооружений;
Медицинский персонал;
Работающие в детских учреждениях;
В возрасте до 18 лет.

Указанных выше работников нужно предварительно отправить проходить медкомиссию перед оформлением в штат предприятия. Подробнее о прохождении медосмотров, налоговом и бухгалтерском учете расходов на медосмотры можно почитать здесь.

Должностные обязанности нового сотрудника

Далее человека необходимо ознакомить с его должностными обязанностями, особенностями трудового распорядка в организации, а также с другими нормативными документами предприятия.

Должностные обязанности прописываются в должностной инструкции, которую человек должен внимательно изучить. Для каждой должности разрабатывается своя должностная инструкция.

На заметку! Скачайте должностные инструкции: → главного бухгалтера, → кассира, → специалиста по кадрам, → кладовщика, → уборщика, → секретаря, → офис-менеджера, → заведующего складом, → водителя, → менеджера по продажам, → экономиста, → менеджер по персоналу.

Помимо данного документа работника также нужно познакомить с правилами внутреннего трудового распорядка, образец которых можно найти здесь.

Кроме того, в организации может иметься коллективный договор и другие внутренние локальные акты, регулирующие вопросы, связанные с персоналом. Работник также должен ознакомиться с этими документами, чтобы знать свои права и обязанности.

Прием работника на работу: пошаговая инструкция

Трудовой договор с работником

Следующий шаг, который необходимо выполнить при приеме нового человека на работу – это заключить с ним трудовой договор. Он может быть срочный или бессрочный. Первый заключается на определенный срок, что актуально при разовых работах, при замещении другого сотрудника, например, на время его нахождения в отпуске по уходу за ребенком, а также в других случаях. Бессрочный трудовой договор не имеет срока окончания его действия, то есть заключается на неопределенный срок.

Трудовой договор – это соглашение между работником и работодателем, содержащее права и обязанности сторон. Составляется в двух экземпляра: для работника и работодателя, подписывается обеими сторонами.

С работником также может быть заключен гражданско-правовой договор. Для работодателя это очень удобно, нет необходимости оформлять отпуск сотрудникам, платить больничные, отчисления в фонды. Но заключить его можно не всегда, должны соблюдаться определенные условия, в частности он должен предполагать конечный результат. Подробнее об этом виде договора поговорим в другой статье.

Договор о материальной ответственности

Если человек принимается на должность, предполагающую материальную ответственность, то необходимо с ним заключить договор о полной или частичной материальной ответственности.

Примерами таких работников можно назвать сотрудников бухгалтерии, склада, продавцов и прочего персоналом, имеющего доступ к материальным или денежным ценностям.

О материальной ответственности работников можно почитать здесь (см. → скачать договор о полной материальной ответственности).

Договор коммерческой тайны

При необходимости при приеме нового сотрудника с ним заключается договор, гарантирующий неразглашение коммерческой тайны, скачать образец такого договора можно по ссылке.

После того как необходимые договора оформлены и подписаны, они регистрируются в специальной регистрационной книге, в которой работник ставит свою подпись. Данная запись поможет в дальнейшем работодателю доказать, что договора с работником были заключены (трудовой, о материальной ответственности, о неразглашении коммерческой тайны).

Заявление на прием на работу

После выполнения действий, указанных выше, работник пишет заявление о приеме на работу. Данный документ не является обязательным, но, тем не менее, большинство работодателей его все же требуют.

Пишется он работником на листе формата А4 в произвольной форме на имя руководителя организации.

Образец написания заявления о приеме на работу можно скачать здесь.

Приказ о приеме на работу

На основании заявления работника составляется приказ о приеме на работу. Для оформления можно воспользоваться унифицированной формой Т-1 или Т-1а. Первая используется при приеме на работу одного человека, вторая – при приеме группы сотрудников.

Порядок оформления приказа можно посмотреть здесь, где представлены бланки унифицированных форм приказов для скачивания, а также образец заполнения приказа.

Заполнение трудовой книжки

На основании утвержденного приказа о приеме на работу кадровый работник или другой ответственный специалист делает запись в трудовой книжке. При этом указывается, какого числа принят новый сотрудник, в какую должность, в какую организацию. Данные для заполнения берутся из приказа. Как заполнить трудовую книжку?

Иногда этот шаг можно выполнить позже, но трудовую книжку все равно нужно получить от работника.

Сведения о внесенной записи в трудовой книжке подлежат отражению в книге учета движения трудовых книжек.

После этого работник может приступить к своим обязанностям, а кадровый работник оформляет на него личную карточку по форме Т-2, при необходимости заводит личное дело и лицевой счет.

Для оформления этих документов от работника требуется получить паспорт, документы об образовании, военный билет, заявление о приеме на работу, анкету с биографическими данными.

Далее трудовая деятельность нового работника подлежит отражению в табеле учета рабочего времени, оформленного по форме Т-12 или Т-13. В табеле фиксируются все явки и неявки работника с указанием причины отсутствия.

На нового сотрудника также нужно оформить медицинский полис на обязательное медицинское страхование, а также пластиковую зарплатную карту (если зарплата на предприятии выдается безналичными средствами).

Прием и оформление на работу новых сотрудников

Содержание статьи

1 Предварительные действия, проводимые работодателем
- 1.1 Гарантии для соискателей
2 Подготовительный этап процедуры оформления принятия на работу
3 Оформление трудоустройства

Трудовое законодательство довольно четко регламентирует порядок, согласно которому должно осуществляться заключение трудового договора и прием на работу новых сотрудников. Данные гарантии направлены на защиту прав, как работника, так и работодателя и не могут быть изменены по соглашению сторон. Исключения составляют лишь федеральные законы, которые согласно с ТК РФ могут определять правовое положение участников данных правовых отношений.

Предварительные действия, проводимые работодателем

С целью подбора необходимого персонала наниматель проводит ряд мероприятий, направленных на поиск и отбор нужных ему работников. Такие действия могут проводиться посредством размещения рекламных объявлений в средствах массовой информации, использования посреднических услуг различных рекрутских компаний или же обращения в государственную службу занятости.

Работодатель имеет право самостоятельно выбирать нужных ему работников в зависимости от наличия у последнего необходимых деловых качеств. При этом, под деловыми качествами следует понимать профессиональный опыт, способности, состояние здоровья и возможности выполнять определенную работу. Свобода выбора работодателя также подтверждается существующей судебной практикой.

С юридической точки зрения исключено любое давление на работодателя во время принятия решения о заполнении существующих вакантных должностей и заключении трудового соглашения. Таким образом, прием работника на работу осуществляется в большей степени в интересах нанимателя.

Гарантии для соискателей

С целью обеспечения защиты прав нанимающихся работников, законодательством предусмотрен ряд обязанностей и ограничений для работодателей, во время проведения процедуры приема на работу новых сотрудников. Например, запрещено необоснованно отказывать соискателям в трудоустройстве, то есть отказ без учета деловых качеств кандидата, идущий в разрез с требованиями действующего законодательства будет неправомерным.

Любая дискриминация, по отношению к кандидатам, при проведении процедуры приема на работу, будет незаконной.

Поскольку по требованию соискателя, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменном виде, любой отказ при наличии каких либо нарушений, может быть обжалован в судебном порядке.

Что касается обязанностей работодателя, то можно отметить отдельные случаи, при которых прием на работу отдельных сотрудников является обязательным. Например, в отдельных случаях устанавливается квота на принятие инвалидов, т.е. определяется минимальное количество рабочих мест для заполнения которых, должен быть заключен договор о приеме на работу с инвалидами.

Подготовительный этап процедуры оформления принятия на работу

Дополнительные процедуры. В определенных законом случаях, для того, чтобы возникли трудовые отношения между работодателем и нанимающимся, необходимо наличие совокупности определенных юридических фактов. В частности, когда трудоустройство обусловлено проведением дополнительных процедур: направление на работу, избрание по конкурсу; назначение или утверждение в должности,
Предоставление документов. В соответствии нормами Трудового кодекса РФ соискатель, для подтверждения деловых качеств и надлежащего оформления трудового договора, должен предоставить работодателю ряд необходимых документов. Формы документов для приема на работу нового сотрудника условно можно разделить на общие и специальные. Общие документы предоставляются всеми без исключения работниками и могут включать в себя паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство, документы воинского учета и др. К специализированным можно отнести документы, предусмотренные действующим законодательством, которые подтверждают определенные качества, необходимые для выполнения трудовых обязанностей. Никто не вправе требовать предоставление документов, подача которых не предусмотрена соответствующими нормативно-правовыми актами, в том числе не может устанавливаться обязанность подачи документов локальными нормативными актами работодателя.
Трудовая книжка. Основным документом о трудовой деятельности гражданина является трудовая книжка. Здесь содержатся сведения о возрасте, профессии, квалификации физического лица, его предыдущих местах работы. На основании внесенной информации, в последующем будет определяться трудовой и страховой стаж, необходимый для проведения различных социальных выплат. Трудовая книжка должна храниться у работодателя на протяжении всего времени действия трудового договора. Она выдается на руки работнику только в день его увольнения.
Медицинские документы. Среди документов, которые может потребовать работодатель, могут быть только те которые предусмотрены ТК РФ и иными нормативно-правовыми актами. В частности, под данную категорию попадает требование о наличии санитарной книжки для персонала в сфере общественного питания и торговли, а также обязательный предварительный медицинский осмотр лиц, не достигших восемнадцатилетнего возраста (ст. 69 ТК РФ).
Сообщение обязательных сведений. В соответствии со ст. 64.1 ТК РФ, граждане на протяжении двух лет после увольнения с должностей государственной (муниципальной) службы, перечень которых установлен НПА РФ, обязаны при трудоустройстве сообщить новому работодателю сведения о последнем месте службы.

Оформление трудоустройства

Заявление о приеме на работу. По сложившейся практике, до заключения трудового соглашения, будущий работник письменно обращается к работодателю с заявлением о принятии. Однако ответ на вопрос о том, является ли заявление о приеме на работу обязательным в процедуре приема на работу, довольно однозначный. Это правило в большинстве случаев отголосок советского прошлого. На сегодняшний день, трудовое законодательство не содержит такой обязанности для большинства работодателей. Обязательная подача заявления о приеме на работу предусмотрена только при оформлении на государственную и муниципальную службу. Однако подобный документ может пригодиться при принятии на работу с установлением испытательного срока, поскольку в заявлении работник фиксирует свое согласие на такое условие принятия.
Ознакомление с коллективным договором и локальными нормативными актами работодателя. Статья 68 ТК РФ, предусматривает обязанность работодателя провести ознакомление под роспись сотрудника со всеми документами, которые регламентируют его деятельность. Такое ознакомление должно проводиться до того как оформлен прием на работу по контракту и подписано трудовое соглашение. Перечень документов должен включать в себя: должностную инструкцию; правила внутреннего трудового распорядка; локальные нормативные акты, связанные с трудовыми обязанностями; коллективный договор.
Заключение трудового договора. Законодатель предусмотрел соблюдение обязательной письменной формы при заключении трудовых договоров (ст. 67 ТК РФ). Такой документ составляется в двух экземплярах, один из которых, после подписания, передается работнику, другой — работодателю. Рекомендуется, чтобы на экземпляре, который остается у работодателя, была проставлена отметка о получении работником второго экземпляра. Таким образом, будет подтверждено выполнение условий, предусмотренных ст. 67 ТК РФ. Фактически, с момента заключения трудового соглашения, возникают правоотношения между работником и работодателем. Однако данное правило может быть изменено в случае, если сотрудник был реально допущен к выполнению своих служебных обязанностей с согласия работодателя, но их правоотношения не были оформлены надлежащим образом.
Содержание трудового договора. Данное соглашение должно содержать обязательные сведения и условия, которые предусмотрены ч. 1 и ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Если же по каким либо причинам требования указанной статьи не были выполнены, данное обстоятельство не является основанием для признания договора незаключенным. Соглашение должно быть дополнено соответствующими недостающими сведениями и условиями. При этом важно помнить, что сведения вносятся в текст договора, а условия оформляются в виде отдельного документа. Также, в соответствии с ч. 4 ст. 57 ТК РФ в трудовой договор могут быть включены дополнительные условия. Здесь речь может идти об уточнении места работы, установлении испытательного срока и др.
Регистрация. После подписания договоров о полной материальной ответственности и трудового, они должны быть надлежащим образом зарегистрированы в контрольных журналах.
Приказ о приеме на работу. После подписания трудового договора обеими сторонами, работодатель издает соответствующий приказ. Приказ не может отличаться от условий, предусмотренных в договоре, и должен содержать основание для приема на работу.
Ознакомление с приказом. В соответствии с требованиями статьи 68 ТК РФ, работник должен быть ознакомлен с изданным приказом на протяжении трех дней со дня фактического выхода на работу.
Оформление трудовой книжки. После того как проведены все вышеуказанные действия, кадровой службе можно приступить к оформлению трудовой книжки работника. В соответствии со ст. 66 ТК РФ, все надлежащие работодатели обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, который проработал у них, как на основном рабочем месте свыше пяти дней. При отсутствии трудовой книжки у работника, работодатель обязан оформить ее за свой счет. Данные обо всех трудовых книжках лиц, работающих на предприятии, должны быть внесены в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Личная карточка работника. Кадровая служба на предприятии оформляет на всех сотрудников личные карточки, в которые должны быть внесены все сведения о работнике. Также в данном документе работник ставит свою роспись о том, что ознакомлен с записью, сделанной в трудовой книжке. Личные карточки подлежат регистрации в установленном работодателем порядке.
Личное дело. Трудовой кодекс Российской федерации не предусматривает обязанности ведения личных дел для большинства работодателей. Однако в некоторых случаях, предусмотренных законом, оформление и ведение личных дел все-таки должно производиться. Это касается, например, оформления государственных и муниципальных служащих, работников прокуратуры, судов.

После окончания процедуры оформления нового работника, следует обратить внимание на его предыдущее место работы. Поскольку, если новый сотрудник ранее являлся государственным или муниципальным служащим, статья 64.1 ТК РФ предписывает на протяжении 10 дней проинформировать о факте его трудоустройства бывшего работодателя.

Как нанять сотрудников | Шаги по найму людей

Наем сотрудников неизбежен для любого владельца бизнеса, основной целью которого является рост. Тем не менее, добавление большего количества членов команды просто для удовлетворения спроса может быть не самым разумным выбором. Подбор персонала может быть дорогостоящим, а наем не того человека только увеличивает общие расходы бизнеса. Итак, как работодатели находят подходящего кандидата — того, кто способен продвигать повестку дня бизнеса и улучшать культуру на рабочем месте? Следующие советы могут помочь.

Содержание

Определить тип необходимых должностей
Определить должностные роли и обязанности
Найти кандидатов
Проведение интервью
Выбрать кандидата
На борту новый сотрудник

Определить тип необходимых должностей

Нанимать штатного сотрудника для краткосрочного проекта не больше смысла, чем забивать гвоздь кувалдой. Рекрутеры, как и торговцы, которым нужен правильный инструмент для работы, должны понимать тип роли, которая наиболее эффективно заполнит вакансию. Их варианты включают в себя:

Работники, работающие полный рабочий день
Работники, работающие 30 и более часов в неделю, могут увеличить продуктивность, но они обходятся дороже, чем другие категории работников, поскольку они обычно имеют право на получение пособий работодателя.
Работники, занятые неполный рабочий день
Работодатели, которые не совсем поняли, в каком объеме помощи они нуждаются, могут найти сотрудников, занятых неполный рабочий день, как экономически выгодный вариант.
Временные работники
Эти типы работников могут помочь быстро удовлетворить краткосрочные потребности и, как правило, не имеют права на льготы.
Сезонные сотрудники
Если бизнес процветает в определенное время года, может иметь смысл нанимать сотрудников исключительно на то время, когда нужны дополнительные рабочие руки.
Независимые подрядчики
Фрилансеры работают не по найму и могут предоставлять специализированные знания для каждого конкретного проекта. При работе с такими лицами работодатели должны проявлять осторожность, чтобы они не ошибочно классифицировали независимого подрядчика как сотрудника или наоборот.
Стажеры
Стажировки позволяют студентам получить начальный опыт работы или в интересующей их области и дают работодателям возможность развивать потенциальных будущих сотрудников. Обратите внимание, однако, что программы стажировок должны соответствовать требованиям к заработной плате и часам. Обстоятельства, при которых стажеры могут не получать заработную плату, весьма специфичны и узки.

Определение должностных ролей и обязанностей

Поиск кандидата, на которого можно положиться, начинается с понимания обязанностей на этой должности. Некоторые из ключевых аспектов, которые следует учитывать:

Основные функции
Основные должностные обязанности состоят из повседневных функций, а также обязанностей, которые повторяются нечасто. Если ожидается увеличение рабочей нагрузки и временных затрат, например, в пиковые сезоны или во время мероприятий, эти детали должны быть прояснены с самого начала.
Надзор
Некоторые работы автономны, в то время как другие требуют серьезного контроля. Также важно иметь в виду, будет ли человек в этой роли однажды руководить другими.
Физические требования
Работодатели должны указать в должностной инструкции, требует ли работа подъема тяжестей, ходьбы, длительного стояния или любых других физических требований.

Создать список требований

Одна из самых больших ошибок, которую совершают владельцы бизнеса, — это установление стандартов, которым не может соответствовать ни один кандидат. Чтобы избежать этой ловушки, задавайте следующие вопросы, отделяя «обязательные» от «желательных»:

Сколько лет опыта работы в конкретной отрасли или роли необходимо?
Требуется ли для этой должности высшее образование или определенные лицензии и сертификаты?
Если поездки являются частью работы, как часто они бывают и что они влекут за собой?
Существуют ли приемлемые альтернативы ожидаемой квалификации?

Сейчас самое время решить, какая компенсация будет предложена в зависимости от опыта кандидата. Фактически, некоторые штаты и населенные пункты требуют, чтобы работодатели раскрывали диапазоны заработной платы для любой работы, продвижения по службе или возможностей перевода, которые они рекламируют.

Технологические решения для управления персоналом могут предоставить отраслевые и географические данные для сравнения, чтобы помочь в принятии решений о вознаграждении. Или, не имея технологий, работодатели могут обратиться в Бюро статистики труда за информацией о рыночных ставках для конкретных рабочих мест. Обратите внимание, однако, что данные о вознаграждении в основном используются для оценки конкурентоспособной оплаты на рынке и не предназначены для защиты от проблем с равной оплатой труда.

Поиск кандидатов

Как только работодатели четко понимают, кто и что им нужно, чтобы помочь их бизнесу расти и добиваться успеха, их следующий шаг — найти кого-то на эту вакансию. Этот процесс, известный как привлечение талантов, в основном состоит из создания описания работы и подбора подходящих кандидатов.

Составление описания работы

Должностные инструкции, побуждающие квалифицированных кандидатов подавать заявления, обычно содержат следующие элементы:

Краткий обзор компании
Опишите отрасль бизнеса, продукты и услуги, миссию и видение. Чтобы максимизировать привлекательность, эту часть рекламы также можно использовать, чтобы подчеркнуть льготы и преимущества компании.
Квалификация и основные функции
Укажите как можно более конкретно должностные обязанности и желаемые навыки и опыт, чтобы ограничить количество заявок от неквалифицированных кандидатов. Также не забывайте отделять «обязательные» требования от «необходимых».
Требования к отбору
Включите все требования проверки перед приемом на работу — сертификаты, анкеты, тесты на наркотики, проверки на наличие судимостей и т. д. — и убедитесь, что они соответствуют применимым федеральным, государственным и местным правилам.
Заявление о равных возможностях работодателя (EOE)
Продемонстрируйте, что бизнес не допускает дискриминации на основании каких-либо характеристик, охраняемых законом, с помощью заявления EOE.
Диапазон заработной платы
В соответствии с любыми государственными или местными требованиями, касающимися прозрачности заработной платы и окладов, укажите диапазон вознаграждения за должность, чтобы кандидаты понимали ожидаемую заработную плату.
Место работы
Укажите местонахождение офиса или места работы, если работа в основном будет выполняться лично. Или укажите, приемлема ли гибридная и виртуальная или удаленная работа.

Где размещать вакансии

Чтобы объявление о работе или вакансия попали в поле зрения нужных пар глаз, требуется средство, которое охватывает несколько групп кандидатов. Вот несколько способов заявить о себе:

Онлайн-реклама
Карьерные веб-сайты и доски объявлений о вакансиях, как правило, являются недорогим способом охватить широкую аудиторию, но выделиться среди конкурентов может быть сложно без решения для управления персоналом и подбора персонала, которое может помочь управлять размещением рекламы по различным каналам и измерять отдачу по инвестициям (ROI).
Нишевые торговые точки
Примеры включают общественные бюллетени, агентства профессиональной реабилитации, Национальную городскую лигу, Совет частной промышленности, Корпус занятости, группы деловых союзов, местные торговые палаты и т. д.
Газетная реклама
Газетная реклама с ограниченным количеством слов и географическим охватом лучше всего подходит для ручных, административных, начальных или местных должностей.
Торговые журналы
Работодатели, которые ищут людей с профессиональными или специальными навыками, например практикующих врачей или техников, могут получить выгоду от публикации вакансий в профессиональном журнале.
Профессиональные ассоциации
Связавшись с профессиональной организацией или организацией выпускников, можно сосредоточиться на кандидатах, имеющих многолетний опыт работы в определенной области.
Ярмарки вакансий и центры карьеры в колледжах
Личное продвижение работы имеет дополнительное преимущество в виде личного общения, что позволяет рекрутерам с самого начала задавать вопросы и оценивать, подходит ли кто-то.

Ограничение круга кандидатов

Резюме и формы заявлений являются ценными инструментами для оценки опыта работы и образования кандидата. Внимательно изучите эти документы, чтобы увидеть, насколько опыт и квалификация кандидата соответствуют ожиданиям, изложенным в описании вакансии. Если получено мало резюме, пересмотрите содержание и место размещения объявления.

Предварительные вопросы и тесты перед приемом на работу — другие эффективные способы оценки кандидатов. В идеале они должны измерять только знания или навыки, которые потребуются соискателю для выполнения работы, и не должны оказывать непропорциональное негативное влияние на возможности трудоустройства представителей любой расы, пола, этнической группы или другой применимой защищенной категории. Тесты перед приемом на работу также должны соответствовать Закону об американцах-инвалидах, если бизнес подпадает под действие этого закона. Работодатели должны проверить, применяются ли какие-либо дополнительные государственные или местные требования, которые могут повлиять на соблюдение требований.

Проведение интервью

Интервью — это возможность для горстки многообещающих людей проявить себя лично, но они не единственные, на кого давят. Рекрутеры, которые не прилежны, могут потерпеть неудачу на этом этапе. Рекомендации:

Подготовка
Каждый человек, который будет проводить собеседование, а не только HR, должен выделить достаточно времени для изучения резюме или заявки кандидата и подготовить список соответствующих вопросов. Этот шаг может потребовать особой координации, когда в интервью участвуют несколько человек из разных компаний.
Будьте последовательны
Все кандидаты на данную должность должны соответствовать одному и тому же набору требований. Это не только позволяет рекрутерам проводить достоверные сравнения, но также помогает продемонстрировать приверженность разнообразию, справедливости и инклюзивности.
Задавайте вопросы только о работе
Федеральные законы, законы штатов и местные законы запрещают работодателям задавать на собеседовании вопросы, касающиеся защищенных характеристик, таких как возраст, семейное положение, раса, религия, национальность, военное положение или инвалидность.
Рассмотрите вопросы, основанные на поведении
Попросив кандидатов описать проблему, с которой они столкнулись на предыдущем месте работы, и то, как они ее решили, вы получите представление об их компетентности и характере.
Делайте заметки
Заметки о навыках и опыте каждого кандидата, ответы на интервью и любую другую информацию, связанную с работой, которая обсуждалась, должны быть распространены среди интервьюеров. Когда такая корреспонденция является своевременной, она часто приводит к консолидированному рассмотрению и принятию решения.

Выбрать кандидата

Выбрать кандидата не всегда легко, особенно когда несколько из них имеют блестящие резюме и успешно прошли собеседование. Задайте эти вопросы, чтобы помочь принять решение:

Какой кандидат лучше всего соответствует требуемому опыту и набору навыков для работы?
Кто приносит наибольшую пользу проекту и команде, к которой он присоединится?
Какой кандидат лучше всего соответствует видению компании и ее культуре?

Также полезно иметь решение для управления персоналом и найма, которое может объединять записи интервью и оптимизировать процесс проверки перед тем, как сделать предложение.

Продлить предложение о работе

Когда кандидат окончательно выбран, обычно предлагается расширить предложение по телефону, после чего следует письмо, в котором указывается следующее:

Должность
Оплата
Ожидаемая дата начала
Имя руководителя
Краткое описание преимуществ
Освобожденная или не освобожденная классификация позиции
Является ли должность частичной или полной
Трудовые отношения по желанию (признаны во всех штатах, кроме Монтаны)
Условный характер предложения (непредвиденные обстоятельства, основанные на проверке биографических данных и проверке рекомендаций)
Любые другие требования, продиктованные законом

Те, кому было отказано в приеме на работу, также должны получить письмо с благодарностью за проявленный интерес и с пожеланиями удачи в продолжении поиска работы. При использовании решения для управления персоналом и подбором персонала работодатели могут создать пул предыдущих кандидатов, которые могут подойти для будущих должностей в компании.

Запустить проверку биографических данных

В зависимости от отрасли и характера должности проверка биографических данных может быть полезным способом оценки предыдущей работы, образования, судимостей и водительских прав потенциального нового сотрудника. Однако различные государственные и местные законы устанавливают ограничения на получение и использование такой информации для принятия решений о трудоустройстве.

Работодатели, инициирующие проверку биографических данных, как правило, обязаны:

Уведомить работника в письменной форме посредством отдельного документа из формы заявления
Получить письменное разрешение физического лица
Соответствие всем требованиям Закона о достоверной кредитной отчетности (FCRA)
Не допускать дискриминации заявителя или сотрудника или иного неправомерного использования информации

Могут применяться и другие правила, поэтому работодатели должны проконсультироваться с юристом, прежде чем проводить проверку биографических данных.

Выполнение требований законодательства

При приеме на работу сотрудников все работодатели должны заполнить необходимые документы — форму W-4, свидетельство работника об удержании налогов, форму I-9., новые отчеты о найме и т. д. Однако начинающие работодатели должны выполнить еще несколько обязательств, прежде чем их сотрудники смогут приступить к работе. Чтобы избежать нарушения нормативных требований, они, как правило, должны:

Подать заявку на получение идентификационного номера работодателя (EIN)
Если он еще не был получен во время регистрации компании, EIN необходим для оплаты труда сотрудников и подачи налоговых деклараций.
Приобретение страховой компенсации работникам
Компенсация работникам покрывает медицинские и реабилитационные расходы, а также потерю заработной платы для работников, получивших производственную травму.
Демонстрация плакатов на рабочем месте
Министерство труда (DOL), а также государственные и местные департаменты труда требуют, чтобы предприятия США размещали на своих рабочих местах правильные плакаты.
Выберите услугу по расчету заработной платы
Работа с поставщиком услуг по расчету заработной платы, таким как ADP, упрощает процесс оплаты труда сотрудников и подачи налогов, что значительно упрощает расширение команды.
Настройка учета
Работодатели должны хранить записи о заработной плате в течение определенного периода времени, установленного федеральными законами и законами штата.

Отслеживание хода и завершение оформления документов на работу часто упрощается с помощью цифрового решения для управления персоналом, которое интегрируется с платежной ведомостью. Мобильные возможности, характерные для этого типа технологий, также делают адаптацию более гибкой и удобной для новых сотрудников.

Прием на работу нового сотрудника

Качественный адаптационный опыт может повысить лояльность и продуктивность новых сотрудников, в то время как плохой опыт часто приводит к отсутствию вовлеченности сотрудников и высокой текучести кадров. Для того, чтобы начать работу с новыми сотрудниками, как правило, требуется ориентация в доброжелательной среде, где они могут узнать о миссии и видении компании и встретиться со своими коллегами. Обучение также обычно проводится для обеспечения безопасности и производительности труда. Возможности обучения должны продолжаться после адаптации, сопровождаемой частыми встречами с руководителями, для долгосрочного роста и развития.

Советы по найму удаленных сотрудников и поддержанию их вовлеченности

Наем удаленных сотрудников значительно расширяет кадровый резерв работодателя, поскольку они больше не ограничены одной географической областью. Однако процесс найма немного отличается от личных кандидатов. Чтобы увеличить свои шансы на успех с сотрудниками, которые будут работать удаленно, работодатели должны:

Эффективно использовать технологии
Средства видеоконференцсвязи позволяют рекрутерам лучше узнать удаленных кандидатов посредством личного общения.
Адаптация критериев работы к удаленной работе
В объявлениях о вакансиях должны быть четко указаны ожидания, чтобы помочь гарантировать, что только те, кто обладает организацией и самодисциплиной, необходимыми для успешной удаленной работы.
Предоставить необходимые инструменты
Учетные данные сотрудников, ноутбуки и любое другое оборудование, необходимое для удаленной работы, должны быть предоставлены работодателем до предполагаемой даты начала работы.
Держите линии связи открытыми
Из-за отсутствия личного контакта руководителям важно регулярно общаться с удаленными новыми сотрудниками и решать любые вопросы, которые у них могут возникнуть.

Часто задаваемые вопросы о найме сотрудников

Что необходимо для начала найма сотрудников?

Прежде чем нанимать сотрудников, начинающим работодателям обычно требуется следующее:

Идентификационный номер работодателя (EIN)
Плакаты Министерства труда (DOL) на рабочем месте
Страхование компенсации работникам
Программное обеспечение для расчета заработной платы или поставщик услуг

Как быстро нанять сотрудников?

Спешить с процессом найма, как правило, не рекомендуется, но иногда вакансии нужно заполнить быстро. Чтобы избежать найма не того кандидата, работодатели могут выполнить следующие действия:

Понять основные обязанности и необходимые навыки
Убедитесь, что кандидат хорошо вписывается в культуру организации
Заранее создайте смесь различных вопросов для интервью
Попросите нескольких человек провести собеседование с кандидатом одновременно
Устраните любые проблемы в группе, прежде чем расширять предложение

Как малые предприятия нанимают сотрудников?

Владельцам малого бизнеса может быть сложно конкурировать с более крупными организациями за таланты. Чтобы повысить свои шансы найти и удержать лучших кандидатов в своей области, они могут:

Улучшите работу кандидатов, чтобы их было легко находить и подавать заявки на вакансии
Создайте бренд работодателя и сделайте его видимым для целевой аудитории
Подберите таланты из каналов, которые дают наиболее квалифицированных кандидатов
Рассмотрите возможность аутсорсинга процесса найма, чтобы заполнить пробелы в кадрах

Каковы этапы процесса найма?

Работодатели, которые хотят заполнить вакансии , должны быть в курсе того, что требуется для поиска кандидатов и их найма. Вот основные шаги:

Определите тип необходимой помощи (полный рабочий день, неполный рабочий день и т. д.)
Определите должностные обязанности и требования к идеальному кандидату
Напишите описание работы и разместите его там, где оно дойдет до нужных людей
Определить перспективных кандидатов и пригласить их на собеседование
Выберите наиболее квалифицированного кандидата и продлите условное предложение о работе
Проводить проверку биографических данных и рекомендаций, связанных с работой, в соответствующих случаях
Прием на работу нового сотрудника в полном соответствии с правилами приема на работу

Эта статья предназначена для использования в качестве отправной точки при анализе найма и не является исчерпывающим источником требований. Он предлагает практическую информацию по предмету и предоставляется с пониманием того, что ADP не предоставляет юридические или налоговые консультации или другие профессиональные услуги.

10 основных действий при приеме на работу нового сотрудника

Вы наконец нашли идеального кандидата на вакантную должность в компании, но еще не время сидеть сложа руки и расслабляться. Правильное приветствие новых сотрудников и совершенствование процесса адаптации сотрудников так же важно, как и хорошо продуманный процесс найма. Хорошо структурированный процесс адаптации не только повысит уровень удержания сотрудников в вашей компании, но и сэкономит вам деньги, необходимые для найма и обучения замены.

Что нужно, чтобы приветствовать новых сотрудников с положительным опытом адаптации?

Вот 10 главных вещей, которые нужно сделать при приеме на работу нового сотрудника:

1. Настроить сотрудника в платежной ведомости и других системах компании

После подписания предложения пришло время обновить записи компании, чтобы включить ваш новый сотрудник. Это означает, что работнику необходимо начислить на заработную плату и льготы. Настройку расчета заработной платы можно легко выполнить с помощью бесплатного программного обеспечения для расчета заработной платы, которое настраивается для любого типа бизнеса, и многие инструменты для расчета заработной платы также предлагают регистрацию льгот.

Вы также должны добавить своего сотрудника к любому программному обеспечению или компьютерным приложениям, которые ему необходимо будет использовать на регулярной основе. Новому сотруднику также может понадобиться номер сотрудника, идентификатор сотрудника и биометрический профиль, чтобы предоставить ему доступ к помещениям. Разрешения на парковку, если таковые имеются, также должны быть обеспечены.

2. Заполните документы для нового найма

Соблюдение налоговых и юридических требований служит защитой как для вас, так и для вашего нового сотрудника. Обязательно заполните необходимые документы:

Если у вашей компании еще нет идентификационного номера работодателя (EIN), вам понадобится его, прежде чем вы наймете своего первого сотрудника.

Форма

I-9 для подтверждения права на работу новых сотрудников-граждан и неграждан.

Форма

W-4 для удержания надлежащей суммы федерального подоходного налога. Штаты, которые взимают подоходный налог, также имеют свою форму W-4.
Получите имя и номер социального страхования каждого сотрудника и введите их в форму W-2 (которую вы предоставите сотруднику во время налогового сезона). Если вы используете программное обеспечение для расчета заработной платы, большинство из них предварительно заполнит форму W-2 этой информацией.
Сообщайте новые данные о найме в новую программу отчетности о найме вашего штата до установленного срока.
Правильно классифицировать работников для целей федеральной и государственной налоговой отчетности.
Получите компенсационную страховку для вашего нового сотрудника.
Подписанная копия инструкции для сотрудников.

Хотя это покрывает большую часть документов, которые вам нужно будет получить от вашего нового сотрудника, в некоторых штатах и населенных пунктах могут быть дополнительные требования, поэтому лучше всего связаться с отделом труда вашего штата.

3. Настройте рабочий стол и телефон

Чтобы произвести хорошее первое впечатление, необходимо подготовить рабочее место вашего нового сотрудника с необходимым оборудованием и расходными материалами. В зависимости от их должностных обязанностей это может включать письменный стол, компьютер, телефон, ключи от офиса, официальный адрес электронной почты компании и доступ к вашим цифровым и онлайн-ресурсам. Не забудьте обновить каталог компании новой информацией о найме. И если вы предоставляете визитные карточки или именные бирки, вы также можете подготовить их. Если новый сотрудник должен быть обеспечен каким-либо оборудованием компании, мобильным телефоном, ноутбуком или ключами, вы должны заказать их заранее, чтобы они были готовы в первый день.

4. Проведите проверку биографических данных

Часть должной осмотрительности включает в себя проверку биографических данных новых сотрудников, как только предложение будет принято. Проверка перед приемом на работу помогает подтвердить, что ваши новые сотрудники являются теми, за кого себя выдают. Пожалуйста, убедитесь, что ваш новый сотрудник знает и разрешил вашей компании проводить проверку биографических данных. Это мера безопасности для вашего бизнеса, сотрудников и клиентов.

Несколько сторонних поставщиков услуг предлагают услуги проверки занятости. Они предлагают различные проверки биографических данных в зависимости от уровня безопасности, связанного с ролью нового сотрудника. Базовая проверка биографических данных включает в себя подтверждение образования и сведений о предыдущем месте работы, в то время как более продвинутая проверка биографических данных также включает проверку кредитоспособности, кредитной истории и проверки криминального прошлого.

5. Запланируйте инструктаж для сотрудников

Новый сотрудник должен пройти полный инструктаж в первый рабочий день, чтобы он мог ознакомиться с политиками и преимуществами компании. Это включает в себя встречу с менеджером по найму или персоналом отдела кадров по вопросам стандартов, процедур и корпоративной культуры.

Он должен включать:

Экскурсию по офису, чтобы помочь им сориентироваться – туалеты, комната отдыха и расходные материалы.
Сидячий обзор руководства компании, политики компании и техники безопасности.
Обзор пособий по медицинскому страхованию, пенсионных пособий, пособий на поездки и других льгот, которые сотруднику может потребоваться просмотреть и подписаться.
Сотрудник встречается и здоровается с обзором того, с кем поговорить для определенных задач.
Неформальное обсуждение корпоративной культуры, дресс-кода, предпочтений в общении.
Подведение итогов, позволяющее новичкам задавать вопросы, например, куда пойти пообедать.

Ориентация на сотрудников также гарантирует, что работник подпишется на получение льгот и поймет их, а также знает, как и когда они будут выплачиваться.

6. Запланируйте обучение сотрудников

Обучение сотрудников гарантирует, что новый сотрудник понимает процедуры и процессы компании, например, как использовать программное обеспечение компании и документооборот. Если у вас есть должностная инструкция, предоставьте копию сотруднику. Подумайте о том, чтобы запланировать 30–60-минутные встречи один на один для новых сотрудников, чтобы они встретились с ключевыми игроками в течение первой недели, чтобы узнать больше о том, как работает компания, кто чем занимается и как работа сотрудника поддерживает и связана с каждым отделом.

Еще один способ организовать обучение сотрудников — позволить вашему новому сотруднику посидеть с сотрудниками, выполняющими аналогичную роль, и понаблюдать за ними в течение нескольких часов. Дайте им время посидеть с одним человеком на каждом процессе, показав вашему новому сотруднику, как выполняется один процесс. Это не только помогает им сконцентрироваться на одной теме и задавать вопросы тому, с кем они могут себя идентифицировать, но также служит хорошим ледоколом среди сотрудников. Сотрудникам часто удобнее задавать вопросы коллеге, чем HR или их менеджерам.

7. Организуйте приветствие нового члена команды

В дополнение к электронному сообщению всем сотрудникам, представляющим нового сотрудника, подумайте о том, чтобы устроить завтрак с кофе или рогаликом, чтобы поприветствовать нового члена команды. Также не повредит, если вы закончите мероприятие, подарив новому сотруднику фирменные жетоны, чтобы они чувствовали себя желанными, например одежду с логотипом или фирменную ручку и папку. Это также хорошее время, чтобы представить новичка коллеге-наставнику или «приятелю», чтобы задать вопросы в течение первых недель.

8. Поставьте перед сотрудниками цели

После того, как ваш сотрудник прошел базовое обучение, важно сесть с ним и установить цели. Это позволяет вам быть на одной волне с вашим новым сотрудником и убедиться, что он знает, что ему нужно для достижения успеха. Установите действенные, измеримые цели на следующие 30 дней, 90 дней и 6 месяцев. Убедитесь, что атмосфера непринужденная, и объясните, что цель ранней постановки целей состоит в том, чтобы настроить их на успех. Он сообщает им, чего от них требует работа, и вооружает их инструментами для ее правильного выполнения.

9. Поощрение сотрудников

Наконец, не забудьте отмечать вехи вашего нового сотрудника – первую продажу, завершение программы обучения работе с программным обеспечением, успешное выполнение рабочего процесса или заучивание меню. Признание сотрудниками этих первых успешных рабочих достижений важно для всесторонней программы адаптации. Исследования показывают, что признание на критическом этапе адаптации оставляет лучшее впечатление о компании у новых сотрудников. Этот положительный опыт адаптации приводит к улучшению долгосрочных показателей удержания и повышению производительности труда сотрудников.

Так что подумайте о том, чтобы сделать что-то важное по поводу месячной годовщины нового сотрудника – например, подарив коробку визитных карточек или подарочный сертификат в ближайшую кофейню с благодарственной карточкой, на которой написано: «Мы рады, что вы присоединился к нашей команде».

10. Свяжитесь с новым сотрудником за несколько дней до его первого рабочего дня. Долгий промежуток между принятием предложения и первым днем работы может вызвать неуверенность, особенно если вы ничего не слышите от нового работодателя все это время.

Вы можете узнать, есть ли у них вопросы, и подтвердить дату начала, время и график работы. Сообщите им, что им нужно взять с собой в первый день – удостоверение личности? SSN-карта? Обед? Подумайте о том, чтобы предоставить им имя и номер контактного лица, если им нужно связаться до первого рабочего дня.

Если вы ищете продуктивных и лояльных сотрудников, помогите новым сотрудникам с самого начала адаптироваться к социальным и профессиональным аспектам своей работы. Позвольте им почувствовать себя желанными гостями и частью команды. Убедитесь, что у них есть инструменты, необходимые для достижения успеха, кто-то, кому можно задать вопросы, и четкое представление о рабочих ожиданиях и целях, которых они должны достичь, чтобы добиться успеха.