Нумерация приходных кассовых ордеров. Последовательность заполнения пко
Нумерация приходных кассовых ордеров
С 2013 года юридическим лицам и предпринимателям законодатели дали возможность разрабатывать собственные первичные документы, но кассовых документов это не коснулось. Они используются утвержденными унифицированными бланками, порядок которых регулируется законодательным документом Банка России и Указанием по использованию и оформлению форм первичной документации.
Назначение приходного кассового ордера
Для учета и порядка ведения дисциплины в кассе бухгалтерия использует приходные кассовые регистры по форме КО-1 и расходные документы КО-2. Назначение КО-1 заключается в оприходование «налички» в кассу компании по хозяйственным операциям, с сопровождением бухпроводок:
- Оплата от клиента – Дт50 Кт62;
- Розничная выручка – Дт50 Кт90;
- Возврат неизрасходованных денежных средств от подотчетного лица – Дт50 Кт71;
- Возвратные средства от поставщика – Дт50 Кт60;
- Расчетные операции по кредитам и займам — Дт50 Кт66;
- Оприходование наличных денежных средств из банка – Дт50 Кт51;
- Другие поступления.
Порядок заполнения приходных ордеров
Заполнение КО-1 возлагается на материально-ответственного сотрудника (кассир, бухгалтер, сам ИП или руководитель). КО-1 можно заполнить следующими способами:
- Обычной шариковой ручкой;
- Компьютерное заполнение с распечаткой на бумаге;
- Электронно-кассовый ордер. Такой документ подписывается электронной цифровой подписью.
Сам приходный ордер делится на два раздела, которые заполняются ответственным лицом. Правую часть (квитанция) вручаем покупателю после взноса «налички» в кассу предприятия. Печать обязана стоять на двух частях КО-1: 60% на самом приходном ордере, 40% — на квитанции для покупателя.
Важно знать, что при оформлении ордеров КО-1 и КО-2 исправления или помарки допускать нельзя.
Порядок номеров документов КО-1 и КО-2
Все ответственные лица за соблюдением кассовой дисциплины начинают нумерацию кассовых ордеров с начала нового года заново. Но Банк России не дает никаких указаний по поводу присвоения порядковых номеров КО-1 и КО-2. Нумерация КО может обновляться ежегодно или ежеквартально. Выбор способа обновления КО необходимо закрепить в положении об учетной политике.
Допускается использование дробной нумерации, буквенных, цифровых обозначений — главное соблюдение нумерации в порядке хронологии.
Если коммерческая компания или ИП содержит несколько филиалов компании, то соблюдения порядка в КО-1 и КО-2 и их нумерация устанавливается по каждому подразделению в отдельности. Например, номера с дефисом, где первая часть – код обособленного филиала, а через дефис – номер кассового регистра.
За нарушение нумерации кассовых ордеров штрафных санкций не предусмотрено. Нарушением будет считаться при не оприходовании наличности в кассу компании, невыдача КО-1 или КО-2, на крупных предприятиях соблюдение лимита кассы.
Интересно знать, что соблюдение лимита кассы малым организациям и ИП отменено.
Пример оформления кассовой книги КО-1, КО-2
Операции по движению наличности организаций или ИП, посредством кассовых регистров, фиксируется в кассовой книге. Рассмотрим на примере постановку порядковых номеров документов КО-1 и КО-2 у филиала организации, где первая часть нумерации – номер самого филиала, вторая часть – порядковый номер КО-1 и КО-2.
Образец 3, 5, 7, 9 и т. д. страниц формы № КО-4
Проверка кассовой дисциплины предприятий
За соблюдением правильности ведения по движению КО-1 и КО-2 ранее принадлежало банкам, но с 2012 года такие полномочия перешли ИФНС России. Инспекция, при выездной проверке, имеют право проверить остаточную наличность по кассе, распечатав с фискальной памяти ККМ и сравнить с документальным оформлением.
Грубым нарушением будет считаться не совпадение сумм «налички» по кассе с кассовой книгой.
Постановка нумерации кассовых ордеров в книге учета не по порядку не считается нарушением кассовой дисциплины.
Правила соблюдения кассовой дисциплины заключаются в учете хозяйственных операций наличности предприятия. Ответственным за порядком учета хоздействий в кассе назначается материальное лицо, которое действует по должностной инструкции.
Ведение кассы сопровождается оформлением таких документов: КО-1, КО-2 и кассовая книга. Соблюдайте правила заполнения этих документов, и вы избежите нарекания со стороны ИФНС РФ.
Нужно помнить, что налоговая инспекция за нарушение кассовой дисциплины налагает штрафные санкции не только на организацию, но и на должностное лицо.
buh-spravka.ru
Приходный кассовый ордер: порядок заполнения :: ashanet.ru
Где применяется ПКО
Независимо от организационно-правовой формы, каждое предприятие обязано вести бухгалтерский и налоговый учет. От распоряжений руководства и выбранной системы (УСН, ЕНВД, КСНО) зависит полнота его ведения. В любом случае основанием для внесения бухгалтерской информации в отчетность являются задокументированные хозяйственные операции. Приходный кассовый ордер является первичным бухгалтерским документом, отражающим движение денежных средств в кассе предприятия. Все организации, осуществляющие операции с наличностью, обязаны фиксировать перемещение средств по счету 50 «Касса». Для поступления конкретных сумм применяют приходные кассовые ордера, для расходных операций – расходные. Параллельно для учета наличности устанавливается ККМ. Данные учета по активному балансовому счету 50 и журнала регистрации кассовых чеков должны быть сопоставимы на конец каждого рабочего дня.
Бланк ПКО
Приходный кассовый ордер заполняется в строгом соответствии с формой, утвержденной Госкомстатом РФ 18 августа 1998 года, постановлением № 88. Унифицированная форма КО-1 используется для автоматизированной системы учета и заполнения вручную. Единый бланк ПКО состоит из двух частей, содержащих однозначное подтверждение факта внесения наличных средств. Отрывной частью является квитанция, которая оформляется для подтверждения внесения определенной суммы физическим лицом. Информация, содержащаяся в ней, подтверждается подписями главного бухгалтера и кассира, принявшего денежные средства. Обязательным условием достоверности документа является печать на приходном кассовом ордере: большая часть оттиска располагается на квитанции, но обязательно небольшой фрагмент должен отпечататься на ПКО. Основная часть ордера остается в организации, заверяется подписями кассира, руководителя (в случае отсутствия бухгалтерии), главного бухгалтера или сотрудника, имеющего право подписи на основании приказа. ПКО является документом, в котором не допускаются исправления, поэтому его заполнение должно полностью соответствовать утвержденным стандартам и отражать достоверные данные.
Порядок заполнения ПКО
Заполнению ПКО стоит уделить особое внимание, ведь кассир несет материальную ответственность за содержимое кассы и достоверность документов, которые подписывает. Так же тщательно приходный кассовый ордер проверяет главный бухгалтер предприятия, т. к. при некорректном заполнении корреспонденции счетов контрагентов ошибка отражается во всех регистрах бухгалтерского, управленческого и налогового учета. Заполнение ПКО происходит поэтапно, с первой строки бланка, в следующей последовательности.
Пошаговая инструкция заполнения ПКО
- Наименование организации. В данной строке указывается правовая форма предприятия и его наименование, которое должно соответствовать данным ЕГРЮЛ в полном или сокращенном виде. Структурное подразделение организации прописывается в случае его наличия, иначе ставится прочерк.
- Порядковый номер документа заносится в соответствии с журналом регистрации ПКО, который формируется с начала календарного года.
- В графу дата вписывается число фактического прихода средств, формат записи стандартный для документов ДД. ММ. ГГГГ.
- Ячейки для указания корреспондирующих счетов могут быть заполнены не кассиром, а бухгалтером, который производит дальнейшее отражение данной информации по счетам и регистрам бухгалтерского учета. В строке "Дебет" отражается счет 50 "Касса", возможно использование валютной кассы или аналитического субсчета, прописанного в учетной политике предприятия. Для заполнения строки "Кредит" необходимо знать источник поступления средств.
- Сумма, полученная в кассу, прописывается цифрами с указанием копеек.
- Следующая графа заполняется в случае использования на предприятии кодов назначения; если данная информация не прописана в учетной политике, то ставится прочерк.
- Далее прописывается, от кого принята указанная сумма. При внесении средств сотрудником компании записывается его фамилия и инициалы; если сумму вносит физическое лицо, представляющее стороннюю фирму, то необходимо указывать полное название организации контрагента, а данные физического лица и номер его доверенности можно указать в приложении.
- Основанием для поступления наличных средств может быть договор с контрагентом, распоряжение руководителя организации, авансовый отчет и т. д., в зависимости от источника поступления.
- Сумма прописью, копейки можно писать цифрами. При заполнении данной строки свободное от текста поле обязательно маркируется прочерком, для исключения возможности дописки.
- При работе предприятия с НДС его сумма указывается в строке «В том числе»; если налог не платится или не включен в данную сумму, ставится прочерк либо пишется «Без НДС».
- В приложении указываются дополнительные документы, например, номер и дата доверенности на сотрудника другой организации, номер отгрузочного документа, который оплачивает покупатель, дата и номер приказа о возмещении сотрудником ущерба и т. д. Квитанция ПКО должна полностью дублировать информацию, содержащуюся в ордере. После заполнения она отрывается и передается лицу, внесшему денежные средства, иногда возможно подтверждение поступления наличности при помощи кассового чека (если предприятие имеет ККМ). Бланк приходно-кассового ордера в бухгалтерских программах идентичен типографским бланкам, так же аналогичен порядок их заполнения.
Основные источники поступления наличных в кассу
- Расчетный счет предприятия.
- Частичная или полная оплата от покупателей.
- Возврат подотчетной суммы.
- Поступление средств от прочих дебиторов и кредиторов.
- Средства, полученные от филиалов/подразделений.
- Возврат выданной сотруднику ссуды.
- Сумма, излишне уплаченная поставщикам.
- Погашение задолженности, возникшей в результате проведения инвентаризации и т. д.
Кто вправе подписывать приходный кассовый ордер
Все кассовые документы, в том числе и ПКО, имеют право подписывать, на основании Положения-373 П, следующие лица:
- главный бухгалтер;
- бухгалтер, имеющий право подписи на основании приказа;
- кассир;
- руководитель предприятия.
Заполнять бланк имеет право любой бухгалтер. Кассир подписывает документ после получения указанной суммы в кассу организации и тщательной проверки заполнения документа. При отсутствии в штате бухгалтера или его временном отсутствии на рабочем месте, оформить и подписать кассовый ордер может руководитель предприятия.
Движение ПКО по регистрам бухгалтерского учета
ПКО после проведения находит отражение в кассовой книге, которая заполняется кассиром ежедневно. Для сверки всех полученных за день кассовых документов с фактическим наличием в кассе предприятия средств кассир и ведет данную книгу. При оформлении очередного листа в него вносятся данные обо всех приходных кассовых ордерах и расходниках. На начало каждого дня записывается остаток по кассе, который в конце дня пересчитывается с учетом всех поступлений и расхода. Контроль над своевременным внесением записей в кассовую книгу и достоверностью отраженной информации осуществляет главный бухгалтер или руководитель предприятия, который подписывает каждый лист кассовой книги.
ПКО в автоматизированном учете
При применении предприятием автоматизированной системы учета, что в настоящее время является правилом, а не исключением, значительно упрощается процесс заполнения ПКО. Программы, при помощи которых организации ведут бухгалтерский, управленческий и налоговый учет позволяют в автоматическом режиме заполнять большую часть документации. Каждый заполненный в программе документ проводится (проходит по всем соответствующим регистрам) и распечатывается. При использовании специализированных программ значительно снижается возможность некорректного заполнения не только кассовых, но и всех бухгалтерских бланков.
ashanet.ru
Приходный кассовый ордер (ПКО)
Документ, по которому организация принимает деньги в свою кассу называется приходный кассовый ордер. Этот документ не должен иметь дубликатов, ПКО всегда в одном экземпляре. В нем обязан расписаться главбух либо сотрудник, временно выполняющий эти функции. Человеку, вносящему деньги в организацию, выдается квитанция, подтверждающая факт приема денег. Квитанция считается действительной если на ней присутствует печать организации, она подписана главным бухгалтером, кассиром, принявшим деньги, в случае несоответствия любому из пунктов квитанция считается недействительной. В данном документе не должно быть помарок и исправлений, если таковые имеются документ не имеет силы, его необходимо выписать заново.
В каких случаях оформляется
Строго регламентированы случаи, при которых заполняется ПКО:1. Документ заполняется при приеме выручки. Если услуга, работа, товар выполнялась за наличные (а в случае с товаром был куплен за наличные) потребитель получит чек БСО либо КТО, а если говорить о магазинах, то в конце рабочего дня составляется приходный кассовый ордер в одном экземпляре.
2. ПКО заполняется если выданные подотчетные деньги не использованы.
3. Если деньги были переведены с расчетного счета получатель обязан заполнить ПКО.
4. В случае возврата взятых в долг денег ПКО заполняется по общим правилам.
5. При внесении денег в уставной капитал фирмы.
Порядок оформления
ПКО оформляется главным бухгалтером, при отсутствии главного бухгалтера ПКО заполняет лицо, замещающее главного бухгалтера, причем обязательно утвержденное приказом руководителя организации, проинструктированное на этот счет. В случаях, когда главный бухгалтер и лицо его замещающее отсутствуют ПКО должен оформить руководитель организации. Приходный кассовый ордер должны подписать обязательно 2 человека иначе документ теряет силу – это либо главный бухгалтер и любой другой бухгалтер, а в случаях их отсутствия функции полагаются на руководителя и кассира организации. В организациях где сам руководитель ведет все операции с кассой, приходной кассовый ордер подписывает непосредственно руководитель.ПКО может быть выполнен как на бумаге, так и в электронном виде. ПКО выполненный в электронном виде удобен тем, что его можно всегда распечатать, что и необходимо делать всякий раз переходя к оформлению документа.
Порядок заполнения ордера
ПКО выписывается в одном экземпляре кем-то из бухгалтеров, далее идет на подпись к главбуху либо человеку, выполняющему его обязанности, что касается квитанции к ПКО ее также изначально подписывает главный бухгалтер, либо человек его заменяющий, также документ подписывает кассир, он же ставит печать организации.Пример заполнения:
1. Необходимо указать название организации без аббревиатур и сокращений, а также ее код по ОКПО, присвоенный статистами, в строчке «Организация».2. Строчку, следующую за строчкой «Организация» заполнять не обязательно, она заполняется в случаях если деньги поступили из другого подразделения организации, например, если деньги поступили из филиала фирмы или дочерней компании.
3. В строчке «Номер документа» ставится порядковый номер ПКО, счетчик номеров обнуляется с каждым новым годом, например, в декабре номер ПКО может быть 343, а первый ПКО наступившего года будет значится под цифрой 1.
4. В строке «Дата составления» указывается день составления документа.
5. В строки «Дебит» и «Кредит» записываются цифры счетов.
6. В строчку «Сумма» вписывается сумма полученных в кассу средств.
7. Строка «Код целевого назначения» вписывается код, это касается организаций, использующих систему кодирования.
8.Графа «Принято от» заполняется следующим образом: если деньги вносит работник той же организации, то вписывается только ФИО, если же надежные средства внесены со стороны – вписывается название фирмы и ФИО сотрудника, передавшего сумму. Слово «через» ставится между ФИО и названием фирмы, в случаях с представителями фирм.
9. В графу «Основания» вписывается причина, по которой денежная сумма поступает в кассу.
10. В графу «Сума» записывается сумма вносимых денег, число записывается прописью, например – «Девятнадцать тысяч шестьсот семьдесят три», если есть копейки, то они должны быть записаны цифрами. Свободное место (если таковое остается) в графе с суммой в рублях прочеркивается.
11. Графа «В том числе» заполняется так: записывается сумма налога на добавочную стоимость, эта сумма записывается цифрами, также можно не писать число, а просто написать фразу «без НДС»
12. В поле «Приложение» располагаются дополнительные документы с записью их дат и номеров. Когда деньги переданы на прилагаемую документацию ставится штамп «Получено» с датой получения.
1clenta.ru
