Чем печать отличается от штампа? Где нужно ставить печать, а где штамп? Печать организации печать для документов

Когда можно использовать дополнительные печати | Журнал «Главная книга»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 августа 2011 г.

Содержание журнала № 16 за 2011 г.

Н.А. Мацепуро, юрист

Подробнее о том, когда нужна печать на документах, см.: 2010, № 9, с. 73

Многие организации, помимо основной печати, используют в работе еще и дополнительные. Они могут быть идентичны основной, а могут содержать различные надписи, указывающие на вид структурного подразделения компании (например, «Отдел кадров», «Бухгалтерия», «Склад», «Секретариат», «Филиал») или тип документов, на которые ставится печать («Для финансовых документов» «Для счетов», «Для справок», «Для договоров» и др.). Это особенно удобно, когда нужно срочно поставить печать, а доступа к основной печати нет. Однако контрагенты часто подозрительно относятся к таким печатям и иногда даже просят заменить документ. К специальным печатям порой цепляются и налоговикиПостановление ФАС СЗО от 13.10.2009 № А21-8887/2008. Выясним, правомерны ли подобные претензии.

Можно ли иметь дополнительные печати

Сомнения в действительности заверенных дополнительной печатью документов возникают из-за того, что Законы об ООО и АО указывают на обязанность общества иметь «печать», а не «печати»п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»; п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Но ведь и запрета иметь дополнительные печати нет. Суды с этим согласныПостановления ФАС ЦО от 07.09.2010 № А23-2563/09А-13-48; Третьего ААС от 31.03.2009 № А33-11861/2008-03АП-548/2009; Четвертого ААС от 14.12.2009 № А78-4869/2009 и даже признают наличие нескольких печатей обычаем делового оборотаПостановление Четвертого ААС от 30.11.2009 № А10-2163/2009.

Как может выглядеть дополнительная печать

Вспомним, как должна выглядеть основная печать, и, исходя из этого, выделим виды дополнительных печатей.

1п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»; п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»

На каких документах можно ставить дополнительную печать

Если печать на документе не обязательна, то вы можете проставить на нем любую печать, даже штамп.

Если же печать на документе обязательна, то вы можете использовать специальную печать, но лишь при соблюдении нескольких правил.

Мнение читателя

“Отправили водителя получать товар по доверенности с печатью «Для документов». Товар ему не отгрузили — сказали, что такая печать недействительна. Объясняли, что они не правы, ведь печать круглая и на ней указаны наименование и место регистрации организации, не помогло. Пришлось переделывать доверенность и ехать еще раз”.

Юлия, бухгалтер, г. Москва

ПРАВИЛО 1. Специальные печати должны соответствовать требованиям, предъявляемым к основной печатиПостановления ФАС ПО от 29.06.2009 № А06-6474/2008; Четвертого ААС от 30.11.2009 № А10-2163/2009.

ПРАВИЛО 2. Специальные печати применяются в соответствии с их назначениемПостановления Седьмого ААС от 17.12.2010 № 07АП-10623/10; ФАС ВВО от 16.04.2004 № А43-10946/2003-25-340. К примеру, печать «Для счетов» не следует ставить на договорах, а печать филиала — на документах головного подразделения. А вот у печати «Для документов» назначение общее, поэтому ее можно использовать для любых документовПостановление ФАС ЗСО от 11.11.2010 № А70-4089/2010.

ПРАВИЛО 3. На договорной документации, а также документах приема-передачи товаров (работ, услуг) специальная печать применяется, если договор этого не запрещаетПостановление Седьмого ААС от 17.12.2010 № 07АП-10623/10. Например, если в договоре нет оговорки, что стороны могут использовать лишь основную печать, то можно поставить на документах печать «Для документов».

Совет

На документы для госорганов лучше все-таки ставить основную печать. Это избавит компанию от возможных придирок с их стороны и споров. А для удобства можно изготовить несколько одинаковых печатей.

Напомним, что печать обязательна, например, на таких документах:

***

Советуем руководителю

Если печатей в компании несколько, то, чтобы не возникало путаницы, какую печать на какой документ нужно ставить, лучше издать приказ или утвердить положение, регламентирующие эти вопросы.

При использовании дополнительных печатей помните, что налоговикам до них особого дела нет. Важно это в основном контрагентам. К примеру, в ситуациях, когда ваша компания — покупатель. Поскольку они опасаются, что вы, поставив на приемо-сдаточных документах дополнительную печать, впоследствии откажетесь оплачивать товары (работы, услуги). То есть будете оспаривать факт их приемки, ссылаясь на то, что ни печать, ни подписи в этих документах к вам никакого отношения не имеютПостановления ФАС УО от 03.06.2011 № Ф09-2118/11-С5; Восемнадцатого ААС от 01.06.2011 № 18АП-4749/2011; Восьмого ААС от 19.04.2010 № А70-10916/2009; Четвертого ААС от 22.12.2009 № А19-12082/09; Тринадцатого ААС от 25.08.2008 № А56-43993/2007.

Поэтому из этих же соображений и вы внимательно проверяйте полномочия ваших покупателей на подписание отгрузочных документов и соответствие поставленных ими печатей названным нами требованиям.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

2018 г.

Гарантии в договоре: от налоговых убытков и не только, № 4
Оформляем доверенность правильно, № 3
Применяем УПД с середины года, № 2
Грамотное письмо контрагенту облегчит бухгалтеру работу, № 17
Исправляем ошибки в первичных документах, № 14
Заверение копий документов: новые правила, № 12
Нумерация документов с нового года, № 1

2017 г.

Риски внедоговорной поставки: если договор и накладная «не дружат», № 11

2016 г.

Электронный документ — не просто созданный на компьютере, № 5
Оформляем приказ о возложении обязанностей главбуха на директора, № 4
Передаем учет аутсорсеру, № 3
Документооборот, № 24
Восстанавливаем утраченные документы, № 20Бухгалтерские документы: составляем, заполняем, подписываем, № 20

В электронную подпись желательно включить отметку о времени, № 15
ФНС может принимать электронные документы только утвержденных форматов, № 13
Исправляем бухгалтерскую первичку, № 10

glavkniga.ru

Когда применяется печать для документов? - Новости

Собственный бизнес – это неустанная работа. При продвижении компании к новым вершинам вас поджидает большое количество тонкостей и правил ведения предприятия. Особое место в жизни любой фирмы занимают печати. Сколько их должно быть и куда ставится печать на документах? Как открыть штамп для документов, кто должен ими заведовать и где они хранятся? Стоит ли ограничиться основной, или же удобнее вести бизнес имея несколько различных вариантов?

Однозначного ответа на данные вопросы не существует, однако есть наработанная практика, опыт и практичный пример оттиска для документов. Сейчас существует огромный выбор инструментов для офиса: печати различных видов, штампы, нумератор страниц автоматический или ручной, факсимиле и т.д. Нужно только правильно подобрать необходимый вариант.

В нашей статье вы узнаете, когда применяется печать для документов, куда ее можно ставить, и оправдано ли вообще использование печати для документов.

Гербовая печать и печать для документов: в чем разница?

В современных деловых отношениях без штемпелей не обойтись. В любой компании должны быть в наличии так называемые гербовые или приравненные к ним печати. Стоит сразу же обозначить, что гербовая печать представляет собой уникальную категорию, которая предназначена для органов государственной власти и непосредственных государственных учреждений. Помимо этого, подобного вида печати могут использовать организации, имеющие соответствующие полномочия. В противном случае предполагается наличие основного оттиска, который по своей функциональности приравнивается к гербовой, однако им не является.

Гербовая - должна быть выполнена на круглом клише и включать в себя следующие элементы: государственный герб в центре, по окружности наименование организации.
Основная - имеет круглую форму и вмещает в себя: полное название фирмы на русском языке, а также адрес, ИНН, ОГРН и т.п. Допустимо дублирование названия фирмы на иностранном языке, наличие собственной эмблемы, товарного знака и другие индивидуальные отличия.

Использование одной основной печати не всегда удобно. Ведь за каждым экземпляром закреплен сотрудник, который обладает правом ее использования. В вопросе главного штемпеля, который имеет абсолютную силу, подобные функции разрешены только директору, а выдавать посторонним людям на руки такой могущественный инструмент готов далеко не каждый. Для того чтобы разграничить ответственность работников, упорядочить документацию и обезопасить бизнес от мошенников, во многих компаниях наряду с основной печатью используется клише с надписью для документов. Они имеют ряд отличительных черт, однако в базовом содержании основываются на тех же требованиях что и основной инструмент.

Круглая печать для документов представляет собой клише, в котором указаны полное название фирмы и точный адрес. Эти данные дополняются надписями: «Отдел кадров», «Филиал» или «Для документов», «Для счетов» и т.д. Все зависит от того, где и кто будет использовать данный оттиск.

Присутствие же герба государства на печати организации недопустимо, так же как и использование его видоизмененных вариантов. Подобные действия могут быть расценены, как подделка геральдических знаков и их использование, а это является прямым нарушением закона.

Сегодня печать предприятия для документов может иметь различный внешний вид. Удачный пример клише для документов: внешне оттиск основной и для документов идентичны, но с необходимыми дополнениями во вспомогательном клише. Однако при желании дизайн может быть выполнен абсолютно в самостоятельной компоновке, различной формы и наполнения. Хотя такие инструменты уже относятся к категории штампов, нежели печатей. Главное чтобы основная информация была читаема и в полном объеме. Поэтому как правильно сделать печать для документов, решать исключительно вам.

Использование печати для документов

Использование печати для документов крайне удобно и функционально. Введение подобных дополнительных инструментов позволяет грамотно распределить ответственность и наладить заверку любых бумаг. Дополнительным бонусом становится распределение загрузки на клише, что продлевает срок службы основного экземпляра в несколько раз.

На момент принятия решения о введении дополнительных щтемпелей каждый директор уже знает ответ на вопрос, зачем нужна печать для документов именно ему. Главная причина: гарантия того, что основная печать будет иметь ограниченное количество пользователей, вплоть до одного. Такой подход позволяет отслеживать все важные бумаги и исключать возможные махинации со стороны персонала. Куда ставить печать на документах, а где использовать основную – руководитель решает сам, основываясь на допустимом уровне доверия к сотрудникам и безопасности для своего бизнеса. В целом использование такого оттичка приравнивается по силе к основному, однако это актуально только в тех случаях, когда стороны согласны с внедрением печати для документов.

Дополнительный инструмент является универсальным решением. И если вы задались вопросом как правильно оформить печать для документов и учли при этом все требования к основному клише, то вы получаете средство, которое подойдет во многих ситуациях и не вызовет никаких проблем.

Как открывается печать для документов, и как закрыть печать для документов?

В зависимости от той или иной компании при изготовлении придется представить различные документы, подтверждающие наличие фирмы, ее директора и т.д. Полный список таких свидетельств может отличаться в разных мастерских. В вопросах закрытия печати все довольно просто. При изъятии из оборота, компании следует уничтожить ее, при этом данное действие фирма может выполнить: своими силами, обратиться в мастерскую или орган по учету штампов. Самый простой способ – удалить клише самостоятельно, при этом в момент данной процедуры составляется акт об уничтожении, в котором фиксируется информация:

место и время уничтожения;
состав комиссии;
причина уничтожения;
оттиск уничтожаемой печати;
способ уничтожения: опиливания 2-мя линиями, сжигание или разрезание;
заключение комиссии о непригодности к использованию даннго штемпеля и их подпись.

Таким образом, вы фиксируете наличие данной печати в прошлом и ее законность, при этом полностью исключаете возможность проведения махинаций, так как использование старого оттиска после зафиксированного уничтожения будет довольно просто отследить и доказать свою правоту в борьбе с мошенниками. При этом рекомендуется вести учет всех печатей и штампов, применяемых на производстве. Когда применяется печать для документов?

Где и куда можно ставить печать для документов?

Печать для документов на договоре, можно ли использовать ее как полноценную замену основной? Использование дополнительного оттиска ничем не ограничено, если дело не касается работы с государственными учреждениями, подачей отчетов и других бумаг, где прописано применение только основной круглой печати. Однако некоторые затруднения могут возникать и при работе с партнерами. Дополнительный оттиск может быть использован, в случае если наличие штампа необязательно или условия договора не предусматривают обязательное использование основного.

Перечень вариантов, где можно поставить печать:

Различные договора о предоставлении услуг и товаров, как внешние, так и внутренние.
Дополнительные соглашения.
Акты приема-сдачи работ.
Справки и характеристики.
Командировочная документация.
Ходатайства и гарантийные письма.

Трудовые книжки.
Дополнительные внутренние бумаги, инструкции, расписания и т.д.

В целом ситуаций, когда применяется печать для документов, по-настоящему много и большинство из них представляют ежедневные рабочие процессы. Поэтому и дополнительные клише пользуются большим спросом у предпринимателей разной величины. Но в процессе работы могут возникать и недопонимания. Не все партнеры доверят ту или иную сделку бумагам, заверенным дополнительной печатью. И чтобы не происходило подобных ситуаций, такие моменты сотрудничества необходимо обговаривать заранее. Да и назначение печати для документов может быть совершенно разным. Важным является лишь тот факт, что штамп организации для документов не подходит для заверки банковских бланков, счетов, финансовых отчетов в налоговые и статистические органы, фонды и т.д. Когда применяется печать для документов?

Куда ставить печать на документах?

Как и любая другая, печать для документов ставится в отведенное для нее место. Во многих бумагах эта область помечается как «Место печати» или «М.П.». Вторым важным моментом в вопросе как пользоваться печатью для документов становится правило, в котором сказано, что оттиск не должен залезать на текст, подпись и ее расшифровку.

Все символы печати и заключаемого договора должны быть максимально читаемыми. И, конечно же, сам оттиск обязан иметь четкий рисунок. При соблюдении этих правил печать для документов на договоре не вызовет сомнений и вопросов.

Источник Graver.ru.

youtube03.com

Какие бывают виды печатей и штампов для документов в организации?

Прочитав нашу статью, вы будете точно знать, какие бывают виды печатей и штампов для документов, а также их классификацию по применению.

Сегодня можно встретить большое количество компаний, которые могут предложить различные печати, штампы, факсимиле, нумератор автоматический или ручной и т.д. Однако весь ассортимент данной продукции можно разделить на несколько основных групп, а именно:

Гербовые печати. Данные виды круглых печатей предназначаются только для государственных органов власти и организаций. При создании таких инструментов используются символы государства как федерального, так и областного характера. Их особенность в том, что сделать подобный вариант для частного использования недопустимо. Любые копии государственных гербов, в печатях организаций, не имеющих соответствующего постановления, являются незаконными и это наказуемо.
Основные печати организаций – второй по важности тип. Такие виды печатей используются всеми компаниями. По своей значимости они приравнены к гербовым и имеют такую же юридическую силу.
Дополнительные печати. Помимо основных, вы можете встретить варианты с меньшей юридической силой и значимостью. В большинстве случаев подобные типы печатей для документов, имеют узконаправленную область применения. Как, например, использование печати тем или иным отделом организации: филиал, бухгалтерия, отдел кадров и т.д. Или же по виду бумаг: общие для документов, для счетов, справок и др.
Штампы. Отдельный вид оттисков, которые используются для внутренних бумаг. В них включают реквизиты фирм, должности и ФИО работников, трафареты для даты и подписи, подтверждение копий, разрешений, имитация подписи руководителей и т.д.

В большинстве современных компаний используется сразу несколько типов печатей и штампов. Такой подход позволяет грамотно распределить обязанности сотрудников и, что немаловажно, продлить срок службы основного варианта. Главное помнить о четком надзоре за всеми печатями, которые были введены в работу.

Виды печатей организации

Подразделяются как по своему наполнению, так и внешнему виду. Все разнообразие различных клише можно структурировать в несколько простых групп:

Основная печать. В ней указывается подробная информация об организации, ее адрес, ИНН и другая информация. В таких инструментах можно использовать отличительные особенности, эмблемы и другую атрибутику. Они всегда имеют круглую форму.
Различные варианты печатей для документов повторяют форму и содержание основных клише. Однако дополняются информацией о том, для каких именно документов и отделов компании предназначено тот или иной инструмент.
Штампы более демократичны к своему внешнему виду. Здесь можно встретить круглые, овальные, квадратные, прямоугольные и треугольные варианты. При этом информация штампа может включать в себя ФИО хозяина, его контакты, занимаемую должность и другую актуальную информацию.
Нумераторы. Настоящая находка для компаний, в которых существует необходимость строгого учета бумаг и их нумерация.
Факсимильные штампы. Клише подписи директора или иного должностного лица. Такие варианты необходимы в ситуациях подписания важных бумаг при отсутствии руководителей на месте, а все операции выполняются определенным доверенным лицом.
Подарочные печати. Имеют исключительно декоративную функцию потому никаких норм и правил при создании такого изделия нет.
Медицинские виды печатей и штампов. Отличаются от других клише обязательным наличием слова «врач», с ним же указываются ФИО. Помимо этого могут быть данные лечебного учреждения, или дополнения в виде «для рецептов», «для справок» и т.д.

Где и как использовать те или иные печати и штампы каждый решает сам. Однако введение в ежедневную деловую жизнь различных инструментов позволяет упорядочить процесс работы даже большого предприятия.

Виды печатей для документов

Это так называемые вспомогательные печати. Данная категория представляет собой клише, которое в точности повторяет макет основной печати предприятия. Однако имеет ряд дополнений или уточнений. Подобные виды популярны в фирмах, где директор не всегда бывает на рабочем месте или поток документов настолько велик, что справиться с ним самостоятельно, не представляется возможным. Распространена практика введения подобных печатей и для филиалов.

Условно все виды печатей для документов можно разделить на категории:

По месту использования. Сюда входят варианты, при которых на печати указывается, для каких бумаг она предназначена. Это могут быть счета, справки, письма и др;
По обособленным подразделениям. Здесь разделение исходит из того, в каком отделе используется та или иная печать: бухгалтерия, отдел кадров, филиал, секретариат и т.д.;
Универсальные. Обычно на таких экземплярах присутствует надпись «для документов» и ими проштамповываются все необходимые бумаги от трудовых книжек до внешних договоров.

В остальном каждая печать для документов содержит полное название предприятия на русском языке, ИНН, адрес и другую полезную информацию. Использовать такой инструмент можно в большинстве случаев, однако стоит помнить, что печать с надписью «для справок» не должна находиться на договорах и различных ведомостях.

Не всегда остаются довольны и деловые партнеры. Некоторые руководители, дабы оградить себя от дополнительных рисков, сотрудничают только на условиях использования основной печати на ведомостях, договорах и актах. Но это больше личные предпочтения, чем правило. Если выполнить дизайн печати для документов, в общих чертах повторяя основную печать, то проблем практически не возникает. Единственное что стоит отметить, такие печати не подходят для ведения дел с банками, налоговыми и другими отчетными службами.

Виды печатей и штампов

Помимо основных и вспомогательных вариантов печатей, на производстве может использоваться большое количество различных штампов. Они служат как формальная замена рукописного текста, а также придают различной документации официальный характер.

Угловой или адресный штамп. Проставляется в верхнем правом углу. Может содержать в себе информацию о компании, ее адрес и реквизиты. Такой вид оттисков заменяет собой типографские или электронные бланки.
Нумераторы. Еще один вид печатей, который пользуется большой популярностью во многих фирмах. Главное достоинство таких устройств в том, что они позволяют превратить рутинное проставление номеров на страницах в секундное дело. Они могут быть автоматическими или полуавтоматическими.
Штампы с надписями копия, сдано, осмотрено, также востребованы. Подобные инструменты позволяют в значительной мере автоматизировать работу с документацией, при этом все бумаги будут иметь опрятный вид и общую стилистику. Это выгодно подчеркнет статусность абсолютно любой компании.
Факсимиле. Еще один практичный вариант штампов, которые повсеместно используются бизнесменами разных категорий. В своем изначальном виде факсимиле может содержать герб, эмблему, фамилию и другие отличительные знаки определенного человека. В организациях они выполняются в виде клише, которое повторяет подпись директора или любого другого должностного лица. При этом работать такой печатью может жестко ограниченный круг сотрудников. Документ, подписанный таким образом, имеет юридическую силу, но в случае подписания финансовых и расчетных документов, факсимиле не в состоянии заменить живую подпись.

Какие бывают печати?

Печать склонна к износу и повреждениям, особенно при неправильном хранении. Какие печати бывают, в чем их разница и что же предпочесть? По истории своего создания печати могут быть как совершенно новыми, так и повторять своих предшественников.

Новая печать по эскизу выполняется с нуля. Здесь можно корректировать расположение элементов, шрифты и устанавливать необходимое количество различной защиты.
Восстановленные печати по оттиску являются полной копией старых инструментов. Такая услуга требуется при изнашивании старого клише и утере макета. Для качественной работы мастеру необходим максимально четкий оттиск. При этом стоит понимать, что похожие печати делают многие фирмы, но по-настоящему точные копии, единицы. Так как это требует не только навыков, но и знание тонкостей в деле производства печатей.

Какой из этих вариантов предпочесть, и какие печати выбрать, каждый решает сам. В первом случае полная замена печати, во втором более длительные работы и соответствующая цена.

Не стоит полагаться на кустарных мастеров. Маленькие мастерские практически никогда не могут обеспечить высокое качество изготавливаемого клише и его долговечность. Помимо этого фирмы без рекомендаций и истории могут стать настоящей проблемой в вопросах распространения ваших оттисков и печатей в среде мошенников.

Но какой бы путь вы ни предпочли, необходимо помнить об учете всех печатей и штампов, задействованных на производстве. У каждой из них должно быть ответственное лицо с сопутствующим распоряжением. Вовремя уничтожайте, обновляйте свои печати и штампы с составлением необходимых актов и бумаг. Это не только поможет упорядочить ведение дел, но и защититься в любой спорной ситуации.

По материалам Graver.ru.

sorokainfo.com

Чем печать отличается от штампа? Где нужно ставить печать, а где штамп?

Насколько я помню, то печать является подтверждением какого-либо официального документа и недействительна без подписи. Печать заверяет согласие фирмы на какое-либо действие направленное на совершение чего-либо.

А вот штамп нест в себе информационный характер и не имеет никакой юридической силы!

Печать - это матрица для проставления оттисков, вырезанная на твердом предмете. Печать бывает круглой или треугольной. Предназначена печать для засвидетельствования чего-либо, удостоверения чего-либо.

А штамп - это вид печати, только форма у штампа в отличие от печати - треугольная.

Печатью заверяют, а штамп штамп проставляют и в нем что-то вписывают. Пример штампа - штамп о регистрации брака в паспорте, куда вписываются некоторые данные. Печати ставятся на справках, сметах, уставах,заявлениях, договорах и так далее.

Штамп, как правило, прямоугольный. А печать, как правило, круглая.

Штамп, обычно, ставится в правом верхнем углу документа, а печать - месте печати (МП)

В кадровых и исходящих документах ставится печать. Часто на одном документе ставят и печать, и штамп одновременно. На штампе можно прочесть (если повезт) название предприятия, его юридический и фактический адрес, банковские реквизиты, телефон предприятия. На печати - только название предприятия, город его регистрации и код плательщика налогов.

На справках, которые выдат предприятие по требованию, ставится печать.

Пример:

-Сим удостоверяю, что предъявитель сего Николай Иванович провел упомянутою ночь на балу у сатаны, будучи привлечен туда в качестве перевозочного средства... поставь, Гелла, скобку! В скобке пиши боров. Подпись - Бегемот.

-А число? - пискнул Николай Иванович.

-Чисел не ставим, с числом бумага станет недействительной, - отозвался кот, подмахнул бумагу, откуда-то добыл печать, по всем правилам подышал на не, оттиснул на бумаге слово уплочено и вручил бумагу Николаю Ивановичу.

Штампы ставят адресные на бланках, где нет типографского оттиска адреса. Ставят штамп при регистрации, для ограничения доступа, на штампе указывают реквизиты учреждения и штампы используются для маркировки.

Печать отличается от штампа изображение герба РФ в круглом поле печати, называется гербовая печать или же будет написано quot;секретариат, quot;для счетовquot;, quot;для копийquot; и другие надписи с названиями учреждений.

Штамп и печать отличаются формой, печати могут быть только круглой формы, а штампы бывают в форме треугольника или прямоугольника. И еще отличие по размеру, у печати строгое клише, это диаметр, он не может быть более 50,1 миллиметра , но не должен быть менее 40 миллиметров.

Штампам штампуют реквизиты, а печати заверяют оригинальность документа.

Штам ставят обычно в левом верхнем углу документа и содержит он, как правило, дату и название учркеждения. Печать ставят в конце документа на визирующую подпись и содержать она может, как личные данные (печать врача), так и официальные (гербовые) данные фирмы, учреждения, завода, мастерской.

Когда ставится печать, а когда штамп.

Штамп ставится в любых случаях для придания стандартизированной формы документу, и одной его постановки недостаточно для заверения документа.
Печать ставится когда нужно официально заверить данный документ. Проставить печать для этого достаточно

Штамп отличается от печати возможностью дополнительных записей в нем.

Слева штамп, справа печать

Отличие печати и штампа:

печати и штампы - особый вид инструмента предназначенный для выполнения оттиска на бумажных документах. Печать и штамп обычно содержит в основном текстовую информацию об организации или учреждении. Оттиск выполненный при помощи печати или штампа может быть любой формы. В некоторых случаях в печати и штампы добавляются изображения логотипов или эмблем организации. Печати и штампы государственных организаций могут иметь изображение герба. Печати и штампы проставляются на документах в местах определнных положением о документообороте организации. Печать отличается от штампа, тем что на е оттиске никогда не дописываются какие либо дополнения. В штампе обычно всегда присутствуют различные дополнения - номера, даты, подписи заверения и т.д.

Прежде всего, хочу сказать, как отличать печать от штампа.

Вс, что круглой формы это печать,

вс, что другой формы (овал, прямоугольник, квадрат, треугольник) это штампы.

Для функционирования Юридического лица обязательно иметь печать (называется простая печать круглой формы). Бывает ещ гербовая печать для государственных органов. Штампы заказывают только для того, чтобы облегчить свою повседневную работу. Если нужно постоянно писать что-то одно и то же, то тогда лучше сделать штамп с этим содержанием, и ставить, хоть 1 000 раз в день.

Где ставится круглая печать?

Она ставится на договорах, протоколах согласования цены, на отпускных накладных и пр.

Где ставится штамп?

На накладных при примке товара, на справках, на гарантийных документах и пр.

В чем разница между печатью и штампом? Обычно штамп не имеет юридической силы, а печать имеет юридическую силу. Поэтому печать можно встретить на договорах и накладных. Печать бывает только круглой формы. Треугольной или квадратной формы может быть только штамп.

По сути печать и штамп - одно и то же, только оттиск печати, в отличие от штампа, не может быть исправлен или дополнен, формулировки quot;гербовый штампquot; также не встречала.

печать имеет юридическую силу и любой текст подтвержденный печатью является документом,который признается любыми гос.органами.штамп-это оттиск какой-либо информации или изображения.

У печати приоритет больший, чем у штампа. Она, как правило, имеет круглую или треугольную форму. Печать заверяет документы, а штамп придает документу определенные реквизиты (типа Оплачено, гриф Секретно и т.п.). Так же, как правило, печать используется для внешних документов, а штампы - для внутренних документов организации.

info-4all.ru

Оттиск печати: на каких документах ставить?

Елена ШИРИМОВА, юрист, ведущий эксперт журнала "Кадровое дело"

Еще со школьной скамьи мы усвоили: документ без печати недействителен. Вот и ставим печать чуть ли не на всех бумагах – каши маслом не испортишь. Но так ли это необходимо? На каких кадровых документах действительно нужно ставить оттиск печати, а какие могут обойтись и без него?

К нам в редакцию часто приходят письма с вопросами, которые так или иначе связаны с правильным использованием оттиска печати. "Нужна ли печать на трудовом договоре?" – спрашивает предприниматель из Самары. "Где найти перечень документов, на которых обязательно ставить оттиск печати?" – интересуется московский менеджер по персоналу. "Я случайно поставила в трудовой книжке работника печать другой организации. Что же теперь делать?" – сетует кадровик из Ставрополя. Сегодня мы разрешим эти и многие другие проблемы.

Знакомьтесь: печать

Вначале немного расскажем о том, что представляет собой печать. Это клише из твердой резины для нанесения оттисков на бумагу в целях подтверждения подлинности документа. Технические требования к гербовым печатям – их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам – изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511-2001*.

* Государственный стандарт РФ "Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" (утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст).

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены. В законодательстве почти ничего не сказано о правилах использования печатей. Неясно, например, какие печати должны быть в организации, в каких случаях их нужно ставить, кто несет ответственность за их сохранность, сколько у фирмы должно быть печатей и т. п. Все эти вопросы остаются на усмотрение руководства организации. Печати бывают трех видов: гербовые, приравненные к гербовым и простые. Гербовые печати (с изображением герба РФ) используются только в органах государственной власти и государственных учреждениях. Кроме того, гербовую печать получают организации, которые наделены государственными полномочиями. Например, частные нотариальные конторы.

Акционерное общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование и адрес

Коммерческие фирмы используют печати, приравненные к гербовым. На них изображена фирменная эмблема, логотип или просто написано название компании. Как на гербовых, так и на приравненных к ним печатях указывается ИНН юридического лица и номер свидетельства о государственной регистрации. Есть свои печати и у частных предпринимателей. По своему статусу они считаются приравненными к гербовым. Но на такой печати вместо герба и эмблемы располагается фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также указывается его местонахождение, ИНН и регистрационный номер.

Штампы, датеры, факсимиле Штамп – это вид печати прямоугольной формы с каким-либо текстом. Чаще всего штампы используют, чтобы нанести на документ реквизиты организации. Бывают штампы, подтверждающие определенное действие. Например "Оплачено", "Выдан вкладыш". Датер – штемпельный прибор для автоматического проставления дат. Порядок использования штампов и датеров в законодательстве не урегулирован, поэтому организация должна определить его самостоятельно. Факсимиле – это печать или клише, с помощью которого воспроизводится подпись человека. В соответствии со статьей 260 Гражданского кодекса факсимиле можно использовать только в установленном законом порядке. Однако такого порядка пока не существует. На кадровой и бухгалтерской документации факсимиле ставить нельзя – там нужна только собственноручная подпись должностного лица. А вот на письмах, грамотах, поздравлениях – вполне допустимо.

Гербовые и приравненные к ним печати ставят на документы, требующие особого подтверждения подлинности, – договоры, грамоты и свидетельства, трудовые книжки, служебные удостоверения и т. п. Простыми считаются печати структурных подразделений компании, печати для отдельных видов документов, штампы. Они бывают разной формы – круглые, треугольные, прямоугольные, квадратные. Ставятся на те документы, которые не требуют особого подтверждения подлинности (справки, пропуска, копии и т. п.).

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены

Где расположить оттиск печати?

Оттиск печати должен располагаться внизу документа, рядом с подписью должностного лица. Обратите внимание: печать ставится таким образом, чтобы частично закрыть слово, которое обозначает должность, но не попасть на подпись и расшифровку подписи.

На некоторых документах стоит специальная отметка "М. П." (место печати). Если она есть – одной заботой меньше: ставьте оттиск прямо на нее. Буквы "М. П." присутствуют на титульном листе трудовой книжки, на бухгалтерских бумагах, бланках удостоверений.

Для чего нужна печать?

Печать придает документу юридическую силу – она подтверждает подлинность подписи должностного лица. Но далеко не все кадровые документы нуждаются в этом реквизите. К сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и какую именно печать. На основе сложившейся практики мы составили список кадровых документов, заверяемых оттиском печати в коммерческих организациях. Он представлен в таблице на стр. 33.

Печатью заверяются не только кадровые документы, но и бухгалтерские бумаги (поручения, реестры, сметы), а также учредительные документы организации, коллективный договор, различные соглашения. Документы, не упомянутые в данном перечне, заверения печатью не требуют.

Письма, выполняемые на бланках (кроме гарантийных), заверять печатью не нужно

На каких документах какие печати ставить

ДОКУМЕНТ	ВИД ПЕЧАТИ
Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним, договоры о полной материальной ответственности, гражданско-правовые договоры	Приравненная к гербовой
Акты (списания, экспертизы, приема-передачи дел и т.п.)	Приравненная к гербовой
Командировочные удостоверения	Печать отдела кадров или приравненная к гербовой
Справки и характеристики с места работы	Печать отдела кадров, бухгалтерии (если это справка о зарплате), структурного подразделения, где работает сотрудник
Представления и ходатайства (о награждении орденами, медалями, премиями)	Печать структурного подразделения, где работает сотрудник
Грамоты и свидетельства, выдаваемые работникам	Приравненная к гербовой
Служебные удостоверения	Приравненная к гербовой
Архивные копии и архивные справки	Приравненная к гербовой
Доверенности (на получение материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и суде и т.п.)	Приравненная к гербовой
Гарантийные письма (на выполнение работ, услуг и т.п.)	Приравненная к гербовой
Штатные расписания, инструкции, правила, положения и другие локальные акты организации	Приравненная к гербовой
Трудовые книжки	Приравненная к гербовой или печать отдела кадров

Заверяем документы по правилам

Конечно, ничего страшного не произойдет, если вы по ошибке поставите печать на кадровом приказе или письме. Но если вы не заверите печатью документ, который действительно в этом нуждается (например, договор), последствия могут быть весьма плачевными. Такой договор не будет иметь юридической силы, а суд скорее всего не станет рассматривать его как доказательство. Чтобы избежать подобных неприятностей, советуем вам четко прописать порядок использования печати на локальном уровне. Сначала нужно определить перечень документов компании, на которых вы будете в обязательном порядке ставить печать. Затем необходимо составить инструкцию по использованию печатей, в которой написать, когда ставится печать, приравненная к гербовой, а когда – простая, как используются штампы, если они есть в организации. Отдельно оговорите, где будет храниться печать и кто назначается ответственным за ее хранение (обычно этот вопрос решает руководитель организации).

Эту инструкцию вместе с перечнем целесообразно сделать приложением к общей инструкции по делопроизводству вашей компании, а если таковой нет – самостоятельным документом или дополнением к уставу. В дальнейшем, если понадобится заверить печатью документ, не указанный в локальном акте, руководитель организации издает об этом специальный приказ. Список документов, заверяемых печатью, можно со временем дополнять.

В инструкции по использованию печатей необходимо прописать порядок уничтожения устаревших печатей

Печать в трудовой книжке

Отдельно нужно сказать об оттиске печати в трудовой книжке работника. Порядок заполнения трудовых книжек четко прописан в двух нормативных актах – Правилах ведения и хранения трудовых книжек* и Инструкции по заполнению трудовых книжек**, которые нужно соблюдать неукоснительно. Изучив эти документы, делаем вывод: существует всего три случая, когда в трудовой книжке сотрудника ставится печать организации или кадровой службы (можно использовать любую из них):

при первичном оформлении книжки – на титульном листе;
при изменении анкетных данных сотрудника – на внутренней стороне обложки;
при увольнении – после записи об увольнении в разделе "Сведения о работе".

* Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. No 225. ** Утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. No 69.

Кроме того, есть один случай, когда в трудовой книжке нужно поставить штамп – если работнику выдан вкладыш. Проставляется этот штамп на внутренней стороне обложки книжки или на титульном листе и представляет собой прямоугольный оттиск со словами "Выдан вкладыш".

Лариса САНКИНА, доцент кафедры документоведения Российского государственного гуманитарного университета:

– К сожалению, ни один из нормативных актов, регламентирующих работу с трудовой книжкой, не говорит о том, как аннулировать неверно поставленную печать (например, печать другой организации). А между тем такая ошибка может вызвать вопросы у органов Пенсионного фонда при назначении работнику пенсии. Полагаем, что исправить ее можно в том же порядке, что и неправильную запись в разделе "Сведения о работе" трудовой книжки. После последней записи поставьте следующий порядковый номер и напишите, что печать такой-то организации поставлена ошибочно. Например: "Печать открытого акционерного общества "Глория" поставлена ошибочно". Затем поставьте рядом с этой печатью правильную. Не исключено, что сотруднику с такой отметкой в трудовой книжке все-таки придется подтверждать период работы в вашей организации копиями приказов. Поэтому выдайте сотруднику необходимые копии, когда он будет увольняться.

Подробнее с материалом можно познакомиться в журнале "Кадровое дело" N7, июль 2005

www.eos.ru

требования, перечень документов для изготовления, положение, закон, образец приказа

Деятельность любого предприятия всегда сопровождает необходимость оформления достаточно большого объема документов, достоверность которых должна быть подтверждена не только подписью руководителя, но и во многих случаях – печатью.

Общие сведения про печать предприятия

После получения свидетельства о регистрации компании и результативного визита в Росстат и остальные внебюджетные фонды наступает время получения печати. Так как в Гражданском кодексе требования по применению печатей отсутствуют, ориентироваться в этом случае надо на другие нормативные акты:

14-ый федеральный закон об ООО.
208-ой ФЗ о деятельности АО.
129-ый ФЗ о регистрации юрлиц и ИП.
ГОСТ 51511-2001 с техническими требованиями к печати.

В соответствии с этими документами круглая печать (диаметром 38 или 42 мм) должна нести обязательную информацию:

Кроме того там может присутствовать дополнительная информация, а именно коды:

Как отмена печатей подставит честных и подыграет мошенникам, расскажет это видео:

Закон 82-ФЗ

Данный закон, принятый в 2015-ом году изменил требования к применению или использованию печати в деятельности предприятий. Им определены следующие правила:

Наличие печати у предприятия уже не является обязательством, а лишь правом, которым компания может воспользоваться, а может и нет.
Если у организации печать имеется, то ее наличие должно быть зафиксировано уставом общества.

Какие ЮЛ ее используют

Право на использование круглой (но не гербовой) печати имеют:

Сколько может быть печатей у фирмы

Законодательство количество печатей используемых на предприятии не ограничивает. Поэтому их может быть несколько. Главное условие – это должно быть оговорено в Уставе. Дополнительные печати могут быть выделены для:

Например:

При этом дополнительные печати могут иметь треугольную или прямоугольную форму. Ограничения следующие:

На всех используемых компанией печатях наименование предприятия должно быть написано одинаково.
Использование товарного знака допускается только по согласованию с Роспатентом.

Как получить

Для получения печати сейчас особого разрешения не надо. Это только решение руководства компании. Но правила документооборота в этом случае требуют создания специальной инструкции, регламентирующей применение печатей в компании. Она должна содержать такую информацию:

Перечень всех печатей (основной и дополнительных). Указание количества по каждой из позиций.
Место хранения каждого экземпляра.
Список сотрудников, имеющих право использования печати и ответственных за хранение.
Регламент по их применению.
Реестр документов, в которых должна стоять печать по каждому виду в отдельности.

Изготовить печати предприятия (кроме гербовых) можно в любой специализированной компании. Для этого надо предоставить:

Заявку с оговоренной в ней причиной заказа и эскизом или эскизами печатей.
Копию устава.
Свидетельство о госрегистрации и его копию.
Документальное решение учредителей или акционеров (для АО и ООО).
Доверенность.

Так как на законодательном уровне порядок получения печати не утвержден, то в некоторых случаях этот список может быть откорректирован.

Стоимость и скорость изготовления печатей зависит выбранной заказчиком степени защиты.

Это видео научит вас самостоятельно заправлять печать:

Если начата ликвидация ЮЛ

При ликвидации ЮЛ печать должна быть уничтожена. Если печать уничтожается в самой компанией, то процедура следующая:

Руководитель пишет приказ.
Создается специальная комиссия, в присутствие которой печать приводится в негодность.
Составляется акт с указанием даты, места и причины уничтожения. К нему прикладывается образец подписи, после чего члены комиссии ставят свои подписи.

Бланк приказа можно скачать здесь.

Образец приказа и приложения к нему об уничтожении печати предприятия

Еще один вариант сдать печать фирме изготовителю. Для этого надо:

Написать заявку.
Составить акт передачи печати.
Предоставить доверенность на уничтожение.
Получить документ, подтверждающий ликвидацию печати.

Подобная процедура выполняется и в случае замены печати по причине износа. Бланк приказа о смене можно скачать здесь.

Образец приказа для замены печати

Образец приказа для замены печати предприятия

Создание макета печати компании с помощью CorelDRAW показано в этом видео:

uriston.com

Как заказать печать ООО – Изготовление и регистрация

Главная » Как заказать печать ООО – Изготовление и регистрация

СохранитьSavedRemoved 0

До апреля 2015 года регистрация организации считалась завершенной, когда имелась печать ООО. Однако был принят закон, который делает изготовление печати правом, а не обязанностью, как и в случае с печатью ИП.

Это значительно упрощает процесс оформления договоров с деловыми партнерами.

Содержание

Изменения относительно печати ООО с учетом нового закона

Ранее для каждой организации требовалась круглая печать, диаметр которой составлял 38-42 мм. Оттиск содержал название ООО и сведения о местонахождении.

С учетом закона №82-ФЗ, принятым 6.04.15, были введены следующие изменения:

Организация уполномочена решать самостоятельно, будет ли использоваться печать. Не требуется ее регистрация в налоговом органе или реестре.
Сведения о ее наличии директор вносит в Устав.
По значению она приравнивается к товарному знаку и прочим средствам индивидуализации.
Снято требование к форме.

Если регистрация фирмы была проведена раньше, чем был принят закон, это не значит, что нужно отказаться от использования печати.

В будущем для таких ООО может потребоваться ставить на документах оттиск. Если директор организации (к примеру, генеральный директор ООО) принимает решение оставить печать, в работе ничего не меняется.

Если же решено отказаться от нее, соответствующие поправки вносятся в Устав предприятия. Сведения о внесенных изменениях директор передает уполномоченным органам.

Важно: несмотря на поправки, в ряде случаев законодательство требует использовать печать: оттиск ставится при внесении пометок в трудовую книжку (если утеряна, можно восстановить), заполнении бланков строгой отчетности, предоставлении документов для ИФНС.

Требования к оформлению печати

Гражданским кодексом РФ не предоставляется конкретный образец для изготовления печати. Касающиеся этого вопроса требования можно найти в п.5 ст. 2 закона №14-ФЗ и п. 7 ст. 2 закона №208-ФЗ.

Основываясь на этих законах, можно составить примерный перечень требований. Организации, специализирующиеся на печатях, готовы изготовить оригинальные и содержащие необходимые сведения изделия.

Требования к оформлению и данные, которые обязательно указать:

полное наименование согласно реестру;
организационно-правовая форма;
регистрационный номер;
местонахождение предприятия.

Печать ООО

По желанию заказчика, оттиск может дополнительно содержать:

ИНН и ОГРН;
КПП;
логотип;
товарный знак.

Помимо названия организации на русском языке, оттиск может иметь наименование на одном из языков России либо иностранном языке.

Наряду с основной печатью, наличие которой директор вносит в Устав, предприятию разрешается изготовить дополнительные с соответствующей пометкой («отдел кадров» и т. п.).

Особые требования касательно формы отсутствуют, они могут быть как круглыми, так и треугольными или квадратными.

Какая документация нужна для заказа печати

Чтобы заказать печать у соответствующей организации, потребуются следующие документы:

заявление и приложенный эскиз печати;
свидетельство о регистрации;
свидетельство о постановке на учет в налоговой (если на оттиске будет виден ИНН).

При заказе дополнительной печати оставляют письмо, которое заверил директор организации, и копию свидетельства о регистрации.

Когда предъявлены документы, на изготовление уходит 2-3 дня. За доплату возможно срочное изготовление за день. На федеральном уровне регистрация не требуется.

Важно: в регионах может быть обязательным внесение печатей не только в Устав фирмы, но и во внутренний реестр. Уточнить, каковы требования и необходима ли регистрация, можно в местных представительствах.

При утере печати предприятия либо ее сильном износе, придется заказать новую. Также это необходимо сделать при изменении данных, касающихся наименования предприятия либо его расположения.

Если приобретена новая печать, директор вносит соответствующие поправки в Устав.

Чем отличаются штампы

Штампы представляют собой печать прямоугольной формы. Их заказывают с целью избежать многократного переписывания данных организации или сведений о согласовании.

Оттиск с информацией о наименовании и месте регистрации фирмы позволит быстрее оформлять документы и экономить время при заполнении типовых договоров.

Чтобы изготовить штампы, потребуется предоставить письмо и передать реквизиты, которые нужно на него перенести. Заявление заверяют основной печатью компании. Ниже приведен пример штампа.

Печать ООО

Защита средств индивидуализации

При желании, можно заказать печать с защитой от подделок. Это могут быть гильоширные сетки, которые формируются из тончайших линий и образуют сложные рисунки.

Заказать можно полутоновые изображения и невидимые метки, которые обнаруживаются только при попадании на документы ультрафиолетового света.

Отмена обязательного использования печати упрощает для представителей фирмы подписание договоров. Ее наличие в обязательном порядке вносится в Устав фирмы.

Однако не стоит спешить отказываться от ее применения. В некоторых случаях законодательство требует подтверждение печатью. Использование штампов, содержащих реквизиты фирмы, позволяет заполнять типовые договоры быстрее и удобнее.

yurface.ru

г.Москва, м.Шоссе Энтузиастов, ул. Электродная, д.88, стр.14

Политика конфиденциальности