Инструкция по заполнению трудовых книжек и их ведению. Образец заполнения трудовой книжки образец
Заполнение трудовой книжки при приеме на работу – образец 2018
Рабочие отношения сторон регулируются государством. По закону, работодатель обязан правильно принять и оформить нового сотрудника. Оформление начальной документации заключается в обоюдных обязанностях сторон. Будущий сотрудник должен предоставить указанный пакет бумаг, подтверждающий его квалификацию и опыт. Заявление о приеме завершает действия работника. Наниматель, после выраженного письменного желания гражданина приступить к работе, закрепляет свою волю распоряжением о пополнении штата. Кадровые работники обязаны внести соответствующую ситуации запись в трудовую книжку.
Правильное заполнение трудовой книжки при приеме на работу
Внесение письменных сведений в трудовую книжку — это весьма ответственное дело. Сам бланк является строго отчетным, поэтому выбросить испорченный и завести новый весьма трудно. По этой причине оформление документа о начале работы должно быть правильным и без помарок. Трудовой кодекс РФ обязывает нанимателя оформлять записи при приеме, перемещении и увольнении сотрудника. Указанная обязанность закреплена в статье 66. Наниматель должен уметь не только правильно оформлять записи о приеме на работу, но и иметь возможность предоставить и заполнить новый бланк по необходимости.Новые бланки выдаются:
- Тем, кто только начинает свою рабочую деятельность.
- Кто потерял данный документ.
Учет и выдача нового документа или дубликата также является обязанностью нанимателя.
Скачать текст 66 статьи ТК РФ
Правила заполнения трудовой книжки при приеме на работу
Правила ведения документа описаны в Постановлении Правительства РФ №2258 2003 года и Постановлении Минтруда №69 того же года. Оформляющему записи необходимо знать основные нюансы работы с трудовыми книжками:
- Писать необходимо синими или черными шариковыми ручками.
- Заполнение в РФ производится исключительно на русском языке.
- Вносимые сведения должны быть основаны приказом и полностью ему соответствовать.
- Даты и номера пишутся арабскими цифрами.
Записанное должно быть внесено четким разборчивым почерком. В документе недопустимы подтирания или исправления.
Порядок заполнения трудовой книжки при приеме на работу
Порядок ведения книжки при приеме на работу определен законодательно и не может быть нарушен. Он выглядит следующим образом:
- Производится прием документов для оформления работника. В перечне документов обязательным пунктом является предоставление трудовой книжки.
- Создается приказ о приеме нового работника в коллектив. Приказ визируется генеральным директором предприятия.
- На основании изданного распоряжения производится запись: при оформлении соглашения в течение 5 дней после начала работы; при расторжении соглашения в день увольнения.
- Каждое новое внесение должно быть закреплено личной росписью владельца.
- Все внесенные сведения дублируются в карточке, там также проставляется обязательная роспись.
Принятые временно сотрудники также должны оформляться соответствующим образом. А вот работающие по совместительству могут лично изъявлять желание о заполнении или не заполнении документа.
Оформление трудовой книжки при приеме на работу впервые — образец 2018
Первичное оформление бланка требует не только заполнения граф о заключении рабочих отношений, но и заполнения титульного листа. Правильность внесения записей описана в статье 65 ТК РФ. Принятому первично сотруднику необходимо выдать новый бланк. Его выдача фиксируется в журнале учета трудовых книжек.
Заполнение титульного листа должно производиться на основании предоставленного удостоверения личности. Из паспорта переносится Ф.И.О. и дата рождения сотрудника. Совершеннолетним сотрудникам вносятся сведения о полученном к этому моменту образовании. Там же проставляются сведения о приобретенной профессии и присвоенной специальности. Записи о профессии должны быть основаны исключительно на предоставленных документах об образовании. Внизу страницы ставятся подписи заполняющего и владельца, которые скрепляются печатью предприятия.
Скачать текст 65 статьи ТК РФ
Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу 2018
Имея соответствующие инструкции не трудно оформить записи. Для этого необходимо просто следовать следующим правилам:
- В графе о рабочих сведениях вносится запись о наименовании принимающей организации. Эта строка как бы отделяет одну запись от другой.
- Ниже начинаем вносить поэтапно сведения по графам слева направо.
- Проставляем порядковый номер.
- Дата преступления к обязанностям. Должна быть идентична указанной в приказе.
- Данные о должности.
- Номер приказа, регламентирующий вступление в должность.
- Дата подписанного распоряжения.
Скачать образец заполнения трудовой
Похожие записи
Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста
Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):- +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
- +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
- +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.
legionfg.ru
Заполнение трудовой книжки - правила, инструкция и образец заполнения титульного листа, при приеме на работу и увольнении, заполнение дубликата трудовой книжки
В нынешнее время стаж работы является важным критерием для получения более перспективной должности. Подобным «накопителем опыта» является трудовая книжка. Этот документ необходим для каждого официально трудоустроенного человека. Благодаря трудовой книжке можно проверить опыт работы соискателя, что является важным обстоятельством для каждого работодателя. В данной статье рассматриваются основные правила по заполнению трудовых книжек и работе с ними. Ознакомиться с обзором что такое вексель и виды можно здесь.На фото обложка трудовой книжки
Содержание статьи
Правила заполнения 2015
На первый взгляд правила ведения трудовой книжки кажутся достаточно простыми, тем не менее, здесь есть свои подводные камни. Записи в трудовой книжке можно делать только с помощью шариковой ручки темного цвета. Использование гелевых ручек недопустимо. Читайте инструкцию, как выполнить расчет пени по ставке рефинансирования на этой странице.
Необходимо помнить, что при сокращении наименований организаций документ становится недействительным и есть риск потерять наработанный стаж.
В трудовую книжку вносится информация следующего вида:
- должность владельца;
- смена владельцем должности;
- причины увольнения сотрудника;
- информация об особых заслугах и наградах сотрудника.
Каждой новой записи присваивается свой номер в зависимости от порядкового номера предыдущей записи. Как правило, за сохранность трудовых книжек отвечает представитель кадрового отдела.
Инструкция
На видео ниже представлен процесс заполнения трудовой книжки:
Как правильно заполнить?
Инструкция по заполнению:
- В третью графу (сведения о работе) вносится полное название организации с расшифрованной аббревиатурой.
- Следом необходимо вписать дату официального приема на работу. Дата должна находиться в своей графе, но сразу на следующей строке после названия организации работодателя. Пропуск строки категорически запрещен.
- Опять же в третью графу, на одном уровне с датой, вносятся сведения о должности, на которую приняли работника, а так же название отдела, в котором он будет работать.
- И, наконец, в четвертую графу вносится номер и дата издания указа о приёме нового работника. Как и в случае с предыдущими пунктами, эта запись должна находиться с ними на одной строке.
Помимо самой трудовой может существовать её дубликат, который выдается в случаях:
- потери трудовой книжки;
- если трудовая книжка испортилась, пришла в негодное состояние;
- если сведения оказались недействительными;
- если сотрудник был уволен из-за привлечения к уголовной ответственности, однако потом был оправдан.
В дубликате, на титульном листе в верхнем правом углу должна стоять надпись «Дубликат». Обзор что такое дифференцированный платеж и как он рассчитывается здесь: http://biz-faq.ru/baza-znanij/formuly-i-raschety/obzor-chto-takoe-differencirovannyj-platezh-i-kak-on-raschityvaetsya.html. Весь стаж до поступления на нынешнюю работу должен быть выражен суммарным числом. Так же необходимо перечислить все предыдущие места работы, а в графе четыре указывать документы, по которым эта информация была восстановлена. Если трудовая книжка есть на руках, то на её титульном листе необходимо написать «Взамен выдан дубликат» и указать его номер.
Образец записи в трудовой книжке об увольнении на фотоПри приеме сотрудника на работу, запись об этом должна появиться в трудовой книжке не позднее, чем через пять дней после начала работы. Читайте что такое маржа и как это рассчитывать.
На фото образец записи в трудовой книжке о приеме на работуВыписка из трудовой книжки представляет собой копии титульного листа и прочих необходимых для владельца страниц.
Сотрудник должен подать соответствующее заявление на получение выписки, а работодателю необходимо издать соответствующий указ. Выписку оформляет представитель кадрового отдела, ответственный за хранение и оформление трудовых книжек. Каждый лист выписки должен быть заверен.
Образец выписки из трудовой книжки представлен на снимкеВ титульном листе трудовой книжки перечисляется вся общая информация о соискателе, в том числе и уровень его образования. В случае если работник поменяет фамилию, его старая фамилия аккуратно перечеркивается, а новая вписывается рядом. Работодатель заверяет информацию на титульном листе своей печатью. Так же на титульном листе указывается дата начала заполнения трудовой книжки. Дата заполнения может не сходиться с датой начала работы сотрудника, так как запись о приеме на работу может оформляться до пяти дней.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей – это документ, благодаря которому можно проконтролировать информацию обо всех прошлых и нынешних сотрудниках, работающих в организации. Читайте что такое диверсификация и обзор видов . По сути, книга учета — это кипа прошитых документов, заключенных в толстый переплет. Как и любой документ, книга учета заверена печатью и имеет заверительную надпись на торце. Перед эксплуатацией необходимо заполнить основную информацию на первой странице книги.
На снимке образец книги учетаВидео
Смотрите на видео о сроках внесения записи о приеме на работу в трудовую книжку:
Трудовая книжка является важным документом, из-за потери которого далеко не всегда получается восстановить наработанный стаж. Так же следует помнить, что трудовую книжку можно отдавать на руки только самому владельцу или его доверенному лицу.
Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам открытия и организации бизнеса (предпринимательскому праву), онлайн-кассам, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:
Москва и область: +7 (499) 455-12-46
Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82
Также вы можете задать вопрос онлайн-консультанту:
Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам открытия и организации бизнеса (предпринимательскому праву), онлайн-кассам, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:
Москва и область: +7 (499) 455-12-46
Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82
biz-faq.ru
Дубликат трудовой книжки: образец заполнения 2017
Актуально на: 27 февраля 2017 г.
В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки? В таких случаях, как:
Дубликат трудовой книжки при утере
Сначала определимся с тем, кто выдает дубликат трудовой книжки при утере. Как известно, трудовые книжки работников хранятся у работодателей (п. 42 Правил, утв. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Соответственно, сам работник может потерять книжку в период, когда является безработным – т.е. когда уволился с одной работы, но еще не устроился на другую. И в некоторых других случаях, когда работнику организации на время выдается трудовая книжка на руки под расписку. К примеру, для представления в отделение ПФР (ст. 62 ТК РФ).
Так вот, если гражданин потерял свою трудовую книжку, будучи безработным, то оформление дубликата трудовой книжки ложится на плечи его последнего бывшего работодателя (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). А новый работодатель, если таковой будет, этим заниматься не должен. Он может лишь оформить работнику обычную новую трудовую книжку по его заявлению и сделать в ней первую запись о приеме к себе на работу.
Так что если к вам, как к новому работодателю, придет только что принятый на работу сотрудник и спросит, как получить дубликат трудовой книжки при утере, посоветуйте ему обратиться с этим на прежнее место работы.
Далее поговорим о том, как сделать дубликат трудовой книжки.
Порядок оформления дубликата трудовой книжки
Предположим, вы и есть тот самый работодатель, чей бывший работник потерял свою трудовую книжку и теперь пришел к вам с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Утвержденной формы такого заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме.
Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки (образец)
В такой ситуации вы, как работодатель, должны оформить дубликат в течение 15 дней со дня подачи заявления работником (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Для этого вам понадобятся сведения о предыдущих местах работы вашего бывшего сотрудника. Их вам должен предоставить он. Это могут быть копии его трудовых договоров, справки с предыдущих мест работы, выписки из приказов о приеме на работу, об увольнении (их копии), справки из государственного или муниципального архива.
Как оформить дубликат трудовой книжки (образец)
На новом бланке трудовой книжки:
- на титульном листе в левом верхнем углу указывается «Дубликат». Все основные сведения о работнике заполняются в общем порядке;
- на первом развороте книжки в разделе «Сведения о работе» сначала отражается общий трудовой стаж работника, заработанный им до трудоустройства к вам на работу. Затем в дубликате указываются периоды работы у конкретных работодателей на основании копий документов и справок с предыдущих мест работы, предоставленных работником. При этом записи не нумеруются. Первая нумерация должна появиться в дубликате в строке с записью о приеме на работу этого сотрудника в вашу организацию.
В идеале в дубликате трудовой книжки должны быть восстановлены все сведения о трудовой деятельности сотрудника. Но если каких-то данных нет, к примеру, оснований увольнения с тех или иных мест работы, то вносить их в дубликат со слов работника не нужно (п. 32 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере приведен ниже.
Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере
Последний этап – это выдача дубликата трудовой книжки. Дату выдачи необходимо зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69). И в ней же сотрудник должен поставить подпись, свидетельствующую о том, что дубликат книжки он получил.
Если работодатель потерял трудовую книжку или внес в нее не ту запись
Если работодатель потеряет трудовую книжку работника, ему также придется ее восстанавливать. Но в такой ситуации, раз уж вина лежит на работодателе, нужно будет помочь работнику собрать сведения о стаже с его предыдущих мест работы. Например, разослав бывшим работодателям пострадавшего сотрудника запросы о предоставлении соответствующей информации.
В целом, образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам с других мест работы будет выглядеть так же, как и в случае с утерей книжки самим работником.
А еще бывает, что работодатели по ошибке вносят недействительные записи в трудовые книжки своих работников. Такая ситуация – самый простой случай, когда понадобится оформление дубликата трудовой книжки. Образец для его заполнения – это оригинал трудовой книжки. То есть в дубликат надо будет просто перенести все записи из первоначальной трудовой книжки, кроме последней недействительной записи.
Аналогичным образом оформляется дубликат, если книжка пришла в негодность. То есть ее состояние таково, что требуется замена (п. 33 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
glavkniga.ru
Образец заполнения трудовой книжки. Прием на работу
При приеме на работу нового сотрудника работодатель обязан заполнить трудовую книжку сотрудника. И необходимо знать, как правильно это сделать. Согласно письму Роструда от 09.08.2015 было внесены уточнения, в соответствии с которыми работодатель теперь может и не вписывать название организации, а поставить вместо этого штамп. Упрощение не столь серьезное, но о нем все же необходимо знать. В статье приведем для вас образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу.
Оглавление статьи
Заполнение трудовой книжки
Прием нового сотрудника на работу сопровождается передачей сотрудником необходимого пакета документов при трудоустройстве, одним из которых является трудовая книжка. Если гражданин трудоустраивается впервые, то компания должна предоставить ему трудовую книжку, где необходимо внести первую запись, а если данный документ уже был заполнен ранее, то запись вносится в хронологическом порядке.
Для этого полное и краткое (если такое имеется) наименование организации вписывается в графе 3 (согласно утвержденной Минтрудом РФ инструкции от 10.10.2003 №69, п.3.1). При этом согласно этой инструкции запись может быть внесена ручкой-роллером (шариковой), гелевой или перьевой чернилами фиолетового, синего, а также черного цветов. Про штамп в данной инструкции сказано ничего не было, пояснение Роструда было внесено в письме от 09.08.2015.
Как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу нового сотрудника
Использование штампа организации при внесении записи в трудовую книжку сотрудника не является нарушение, такое мнение озвучил Роструд. Штамп приравнивается к обычно записи. Чтобы не возникло вопросов – цвет чернил при постановке штампа необходимо выбрать из разрешенных, т.е. черного, синего или фиолетового, также он должен содержать полное наименование организации и сокращенное при его наличии.
Для заполнения трудовой этих сведений будет достаточно, другими сведениями ее перегружать не стоит – добавлять ИНН, телефон или адрес организации. Тем не менее не будет являться нарушением внесение дополнительных сведений, если они являются верными.
Если штамп содержит только сокращенное наименование организации, перевернут или плохо пропечатан, то безопаснее всего будет признать его недействительным, для чего внести соответствующую запись, как в примере ниже. Такие исправления можно вносить, потому как перед штампом отсутствует как номер записи, так и дата, при этом такая запись не нумеруется.
Написать ее можно в следующем виде: «Штамп с наименованием организации недействителен» или как на прилагаемом образце. После чего ниже, в графе №3, вписывается полное наименование компании (и сокращенное при наличии) или ставится штамп без ошибок. Далее делается запись о трудоустройстве нового сотрудника: ставится порядковый номер записи, дата трудоустройства, реквизиты приказа о приеме на работу, и сведения о приеме – как на примере ниже.
Трудовая книжка – образец заполнения. Прием на работу
Правильное заполнение трудовой книжки при приеме нового сотрудника на работу приведено на фотографии ниже.
Полезная информация
Как правильно заверить трудовую книжку сотрудника.
infportal.ru
Порядок заполнения трудовой книжки - образец 2018
Правильно заполнить трудовую книжку - образец для этого должен быть в отделе кадров каждой организации. Если компания является первым работодателем специалиста, она обязана завести для него трудовую книжку, а значит, корректно заполнить необходимые разделы. Однако и когда в фирму приходит человек с опытом, работодателю важно следить за актуальностью содержащейся в книжке информации, а также вносить соответствующие записи. Как корректно это делать, расскажем в нашей статье.
Заполнение трудовой книжки: общие правила
Пример заполнения трудовой книжки: сведения о работнике
Как заполнить трудовую книжку в части сведений о работе
Как правильно заполнить трудовую книжку: образец-2018
Итоги
Заполнение трудовой книжки: общие правила
По общему правилу сотруднику, впервые поступающему на работу, должна быть заведена трудовая книжка. Причем обязанность по заведению и заполнению трудовой книжки возложена на первого работодателя (ст. 65 ТК РФ).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если фирма нанимает человека по гражданско-правовому договору, то заведение и заполнение трудовой книжки не требуется, даже если у работника ее нет.
В дальнейшем, когда работник увольняется и идет устраиваться на новое место работы, он должен передать свою трудовую книжку новому работодателю, а тот продолжит делать в ней соответствующие записи.
Поэтому любая компания должна знать, как заполнить трудовую книжку корректно.
Основные требования и порядок заполнения трудовых книжек закреплены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек (утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), а также в Инструкции по заполнению трудовых книжек (утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69).
Что именно важно знать компании?
1. В трудовой книжке нужно фиксировать любые изменения в карьерном положении работника (повысилось служебное положение, переведен в другой отдел/департамент, присвоены награды и т. д.).
2. Записи в трудовой книжке должны быть обязательно на русском языке. Однако если там, где функционирует организация (к примеру, в национальной республике), кроме русского дополнительно принят еще один язык, то в трудовой книжке можно также делать дублирующую запись фактов биографии специалиста на этом языке (п. 6 Правил № 225).
3. Следует следить за выполнением некоторых технических требований. Так, все факты трудовой биографии должны отражаться в книжке без каких-либо сокращений, в строгой хронологической последовательности со сквозной нумерацией. Специальное требование существует даже относительно типа и цвета ручки, которой компания заполняет трудовую книжку: перьевая или гелевая, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции № 69, п. 11 Правил № 225).
Нас ждут электронные трудовые книжки? Ответ здесь.
Пример заполнения трудовой книжки: сведения о работнике
Итак, «стартовые» сведения о работнике вносит в трудовую книжку его первый работодатель. Что это за сведения? Это фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование работника на момент заведения трудовой книжки. Вся эта информация должна быть вписана в соответствующие графы титульного листа.
О налоговых последствиях для работодателя при выдаче трудовой книжки см. в материале «Минфин напомнил, как быть с НДС и прибылью при выдаче трудовых книжек».
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Организация заполняет такие графы, основываясь на предоставленных сотрудником оригиналах подтверждающих документов (паспорта или другого удостоверяющего личность документа, диплома об образовании и т. д.). Но если оригиналов сотрудник по каким-либо причинам предоставить не может, то компания вправе заполнить титульный лист трудовой книжки и на основании копий, которые должны быть заверены нотариально.
После того как вся указанная информация о сотруднике была внесена в трудовую книжку, необходимо завершить процедуру заполнения. Для этого на титульном листе компания проставляет дату заполнения и демонстрирует лично сотруднику ту информацию, которая была внесена в книжку. Далее сотрудник, если вся внесенная информация верна, должен поставить свою подпись на титульном листе, после чего на этом же самом листе расписывается представитель кадрового отдела. На этом информация о сотруднике считается внесенной.
После заполнения трудовая книжка остается в отделе кадров компании-работодателя.
Однако если какие-либо «стартовые» сведения о работнике претерпели изменения (к примеру, изменилась фамилия или имя), то компания должна актуализировать информацию в трудовой книжке. Для этого следует зачеркнуть старые данные и вписать новые (если изменения касаются имени, фамилии или отчества специалиста). В случае если изменения касаются образования/профессии, то следует просто добавить актуальные сведения в трудовую книжку в качестве дополнительной записи сразу после предыдущих данных (п. 2.3–2.4 Инструкции № 69).
Как заполнить трудовую книжку в части сведений о работе
«Стартовые» сведения, как было указано выше, вносятся в трудовую книжку единожды, а далее только актуализируются при необходимости.
Однако основное содержание рассматриваемого документа — это не информация об образовании работника и его личности; это сведения о местах, где он трудился в различные периоды своей жизни.
Для фиксации такого рода информации в трудовой книжке предусмотрен раздел «Сведения о работе». Рассмотрим, как заполнить в трудовой книжке этот раздел. Сведения о работе начинает заполнять первый работодатель специалиста и в дальнейшем при каждом переходе в новую организацию, а также при каждом изменении в служебном (карьерном) положении работника.
В указанном разделе отражается как общая информация о месте, где трудится работник, так и конкретные сведения о его должности, выполняемых функциях. Кроме того, если имеет место переход работника из одного структурного подразделения фирмы в другое либо увольнение из компании, то такой факт также отражается в этом разделе.
Сам раздел состоит из 4 граф.
В первой из них следует указывать порядковый номер события. Вторая графа предназначена для указания даты, когда такое событие имело место. Содержание факта трудовой биографии сотрудника отражается в третьей графе. Там фирма-работодатель указывает (в случае с приемом на работу нового специалиста) полное и сокращенное наименования, а также на какую должность и в какой отдел он был зачислен.
О корректном указании наименования фирмы см. в статье «Роструд разрешил "штамповать" трудовые книжки».
Четвертая графа служит для документального подтверждения достоверности отражаемого события. Здесь фирма указывает, на основании какого документа, например, приказа руководителя, специалист был зачислен в штат организации. При этом в этой графе следует прописать основные реквизиты такого документа (п. 3.1 Инструкции № 69).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если новый сотрудник до прихода в компанию успел отслужить в армии, то непосредственно перед записью о приеме в штат компании следует указать также годы и место его службы (п. 21 Правил № 225). При этом в качестве подтверждающего документа выступает военный билет. Аналогичное правило действует и в случае, когда работник до трудоустройства проходил какие-либо курсы по повышению квалификации.
В указанном выше алгоритме должны фиксироваться все факты смены работником основного места трудовой деятельности, а также его продвижения по карьерной лестнице. Кроме того, здесь же могут отражаться и сведения о работе специалиста по совместительству у другого работодателя. Как заполнить трудовую книжку при работе по совместительству, указано в п. 20 Правил № 225. Согласно им вносить в трудовую книжку сведения о работе по совместительству у другого работодателя должен именно основной работодатель (п. 20 Правил № 225). Для этого сотруднику нужно запросить у второго, неосновного, работодателя корректно оформленный документ, подтверждающий работу у него в качестве совместителя.
Наряду с указанным в трудовой книжке предусмотрен еще один раздел для отражения сведений о работе специалиста — «Сведения о награждении», который также состоит из 4 граф и порядок заполнения которого, по сути, аналогичен алгоритму внесения записей в раздел «Сведения о работе». В этом разделе фирма указывает факты присвоения сотруднику госнаград, званий, грамот и др.
Если же работник покидает компанию, то этой факт также фиксируется в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе». При этом обязательно указывается (в графе 3), на основании чего (причина и соответствующая норма) был расторгнут трудовой договор. Например: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
ВАЖНО! Запись об увольнении специалиста должна быть датирована его последним рабочим днем (п. 5.1 Инструкции № 69).
При этом работодателю следует помнить, что если причиной для увольнения послужили основания, в связи с которыми у работника возникают какие-либо льготы, то такие основания также следует перечислить в графе 3 при внесении записи об уходе специалиста из фирмы (например, увольняется по причине ухода за ребенком до 14 лет).
О том, в каком порядке при увольнении происходит возврат сотруднику трудовой книжки, см. в статье «Какие правила выдачи трудовой книжки при увольнении?».
Как правильно заполнить трудовую книжку: образец-2018
Выше были отражены основные правила и подходы к заполнению трудовой книжки независимо от рода деятельности специалиста и характера выполняемой работы.
Чтобы понять, как правильно заполнить трудовую книжку, можно скачать образец на нашем сайте.
Скачать образец заполнения трудовой книжки
Итоги
Порядок заполнения трудовой книжки детально отрегулирован Инструкцией № 69 и Правилами № 225. Для того чтобы знать, как заполнить трудовую книжку правильно, кадровому подразделению нужно ознакомиться с этими документами, изучить приведенные в них положения и нормы — как технические, так и содержательные. В частности, при заполнении трудовых книжек законодатель требует проставлять сквозную нумерацию вносимых событий, фиксировать записи на русском языке и др. Основное же содержательное требование — отражать абсолютно все факты из трудовой биографии сотрудника, приводящие как к карьерному продвижению, так и к смене места труда. При этом важно следить за достоверностью таких фактов. А именно: вносить записи в трудовую книжку только на основании оригиналов документов либо заверенных нотариально копий.
nalog-nalog.ru
Инструкция по заполнению трудовых книжек — образец
В законодательстве Российской Федерации существует несколько правовых актов, содержащих инструкции по заполнению трудовых книжек (далее – ТК), их ведению и хранению. Правила ведения включают в себя, прежде всего, требования к оформлению записей в данном документе. Рассмотрим эти требования.
Правила заполнения трудовых книжек
В настоящий момент в обороте делопроизводства имеются ТК трех видов. Это книжки 2004, 1973 и 1938 годов выпуска. Независимо от года выпуска, правовой статус этих документов не изменился, поэтому менять их на книжки нового образца не нужно.
Российское законодательство посредством правовых актов, предъявляет определенные требования к ведению, заполнению и хранению трудовых книжек граждан.
Правила внесения записей:
- Согласно правилам заполнения, вся информация записывается аккуратным почерком шариковой или гелевой ручкой, содержащей светостойкие и водостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета. Это защищает написанную информацию от повреждения. Необходимость данной меры обусловлена тем, что срок использования трудовой книжки достаточно большой (до 75 лет), а информация, отраженная в ней, представляет ценность.
- Также, согласно Инструкции по правильному заполнению и ведению, в данном документе неприемлемо сокращения слов. Такие слова как «приказ», «распоряжение», «пункт» и т.д. вносятся полностью, независимо от желания и возможностей специалиста. Этим требованием специалисты отдела кадров, иногда, пренебрегают, нарушая тем самым правила заполнения трудовых книжек.
- Одним из условий по правильному заполнению и, является необходимость пронумеровать каждую запись. Специалист, заполняющий трудовую книжку, должен в определенной, предназначенной для этого графе, указать порядковый номер каждой записи.
Инструкция по ведению записей в трудовой книжке
Несмотря на многонациональность нашей родины, инструкция по ведению трудовых книжек обязывает заполнять документ на русском языке. Республики, входящие в состав Российской Федерации, имеют права дублировать записи на своем языке, если он признан для данной территории официальным.
Как правильно заполнить трудовую книжку, или состав записей:
- Запись сведений о работнике. В документе отражаются следующие персональные данные владельца: ФИО, дата его рождения, информация о его образовании, профессии, специальности.
- Запись сведений о стаже. Это наиболее объемная информация документа, содержит данные об обязанностях сотрудника, переводе на другую работу или должность, увольнение, присвоение нового разряда, повышении квалификации. Помимо этого, отражается информация о времени учебы, о прохождении службы в рядах российской армии, об отбывании наказания. Данные сведения размещаются в соответственной графе, как показано на образце в конце статьи.
Как заполнить раздел записей сведений о награждениях работника? Для отражения этой информации выделен специальный раздел: «Сведения о награждении». Вся история рабочей доблести нашла свое отражение на страницах данного документа: государственные награды, присвоение почетных званий, почетные грамоты, награждение нагрудными знаками, дипломами, другие виды поощрении.
Содержание записей трудовой
- Сведения, вносимые в документ должны быть максимально полными и включать в себя: порядковый номер, дату внесения записи, ссылку на документ – основания
- Информация, внесенная в документ, должна отражать истинное положение дел.
- Персональные данные работника (ФИО), согласно Инструкции по правильному заполнению, вносится в именительном падеже. Не допускается сокращения данной информации, замены ее инициалами.
- Даты пишутся полностью, арабскими цифрами, при этом, используется двухзначное обозначение дней и месяцев (09, а не 9) и четырехзначное обозначение года (2003 г., а не 03 г.).
- На титульном листе ставится разборчивая подпись ответственного лица, и заверяется печатью.
- При выдаче дубликата, сверху титульного листа ставятся соответственные записи. Они могут быть написаны от руки, либо проштампованы.
Правила ведения трудовых книжек
- Внесение записей в ТК работника обязательно только для тех сотрудников, для которых данное предприятие – основное место работы.
- Руководитель предприятия обязан трудоустроить сотрудника и, соответственно внести запись в ТК, если его стаж более пяти дней.
- При оформлении отношений с работодателем посредством договора, вносить записи в ТК работника нет необходимости.
Примите к сведению:
- Правильное заполнение предусматривает, что этот документ заводится сотруднику работодателем на предприятии, являющемся для него первом месте работы. Заполняется документ в присутствии его будущего владельца не позднее семи дней с момента устройства на работу. Независимо от лица, оформлявшего данный документ, ответственность за правильное заполнение и ведение, несет руководитель предприятия.
- Бланки предыдущих годов выпуска имеют такую же юридическую силу, как и нового, и не подлежат обмену. Однако, заполнять их необходимо в соответствии с новыми требованиями.
- В период рабочей деятельности формуляр хранится у работодателя как документ строгой отчетности. Руководитель предприятия несет полную ответственность за хранение и ведение документа.
- В случае прекращения с работником отношений, вносится запись об увольнении, и документ выдается на руки в этот же день. Если произошла задержка выдачи по вине работодателя, тогда изменяется дата увольнения.
Трудовая книжка – это юридический документ, отражающий весь трудовой путь владельца. Она в некотором роде является лицом работника, поэтому правила оформления трудовой книжки следует строго соблюдать.
Образец заполнения трудовой книжки
ktovdele.ru