Как написать должностную инструкцию, которая сработает? Как написать должностную инструкцию
Как написать должностную инструкцию, которая сработает?
Когда в компании заходит разговор о необходимости создания упорядоченных правил работы, то сотрудники сразу же разделяются на два полюса — «горячий» и «холодный».
«Горячие» верят в то, что должностные инструкции необходимы и очень им помогут, «Холодные» — что это совершенно не сработает.
И самое удивительное, что и первые и вторые будут по-своему правы.
К чьему бы мнению вы сейчас не присоединились — хочу показать вам на примере, почему у одних это работает, а у других документация так и пылится на верхней полке.
Так-так! Посмотрим, чем мы встречаем нового сотрудника?
Должностная инструкция — «это документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника. Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных.»
Перефразирую известную пословицу: «Скажите мне, как вы пишете инструкции, и я скажу вам как вы работаете!»
С типовыми формальными инструкциями сотрудники разного уровня сталкиваются повсеместно.Подписывают их при приеме на работу «не глядя». Практически не улавливая суть.
В типовых документах, скачанных в сети — совершенно нет ценности.Инструкции, составленные подобным образом, в большинстве компаний — это фикция.
Ну посмотрите сами на рабочий документ крупного предприятия. Что может быть в этом интересного? Возникают только новые вопросы!
Полный документ смотрите по ссылке. Там дальше — не меньшая тоска…
Читая подобные инструкции хочется прислушаться к мнению тех, кто не верит в понятные документы.
Большинство сотрудников из тех «кто не верит» даже не представляет, как можно составить документ более понятно и менее «обобщенно».
Но если не составлять инструкцию в деталях и более подробно, тогда какова ее ценность для сотрудника и его руководителя?
Сотрудник не получает никакой пользы, руководитель — ничего толком не объясняет.
И оба с умным видом ставят свои подписи в листке ознакомления: «доведено» и «ознакомлен»
В личной беседе и в плотном контакте позже приходится получать ответы на все те вопросы, которые выше отмечены желтым маркером.
Примером рабочей инструкции с четкой структурой и предельной детальностью для меня являются инструкции компании IKEA.
Ну разве это не чудо?
Здесь и демонстрация ситуаций, когда требуется работа в команде. И показан наглядный результат в виде собранной мебели или детали интерьера. Представлены только те инструменты, которые понадобятся в работе.
Ничего лишнего. Никаких заумных фраз и общих формулировок.
Посмотрите по ссылке на полную инструкцию по сборке кровати на шести страницах.
Я наложу визуальный ряд инструкции IKEA на предыдущий пример типовой инструкции менеджера отдела сбыта.
- Какой конкретный результат необходимо получить? Продемонстрируйте общую схему получения результата, укрупненно.
- Кто еще участвует в получении результата, какова команда? В каких ситуациях необходимо обратиться за помощью и куда?
- Какие инструменты, подсказки, шпаргалки и детали существуют для получения результата? Какие есть ограничения в применении инструментов?
4. Что следует выполнять, как именно использовать инструменты для достижения результата? Предусмотрены ли все возможные ошибки?
На этих четырех базовых тезисах можно построить очень эффективную инструкцию на 3-4 страницы.
И она будет прекрасно работать у вас с самой первой редакции!
Информация в документе возымеет высокую ценность для нового сотрудника и силу «первоисточника» для руководителя.
- Результат — описанный, измеренный и оцифрованный (Вес, ДхШхВ, ценность, показатель).
- Помощники — кто, когда и чем помогает, условия работы в команде.
- Инструменты — чем конкретно пользоваться, какими полномочиями и каковы их ограничения.
- Применение — что следует делать, в какой последовательности и как избегать ошибок.
Когда ваши документы будут отвечать на важные вопросы простым и понятным языком — в вашем коллективе станет гораздо больше «горячих» приверженцев должностных инструкций!
Ну и напоследок, покажу вам другую должностную инструкцию для отдела сбыта на 12 листах.
Упрощайте себе и своим коллегам работу в компании! Постепенно внедряйте системный подход.
А какие у вас сейчас инструкции,«Горячие» или «Холодные»?
redhotmotor.ru
Как написать должностную инструкцию | Советы от «Импелтех»
В Трудовом кодексе понятия должностной инструкции не существует, но без этого законодательно не существующего инструмента невозможно создать эффективно работающую структуру или подразделение.
Поэтому в необходимости таких нормативов для сотрудников убеждаются все без исключения компании. Как написать инструкцию, которая окажется полезной и действительно будет работать?
Хорошая должностная инструкция требует хорошей подготовки
Условность или необходимость
Должностная инструкция – это внутренний нормативный документ, в котором отражены функциональные обязанности, права и обязанности работника, условия труда, общие правила взаимодействия организации и конкретного сотрудника.
Иногда приходится слышать мнение о том, что инструкция – всего лишь бюрократический документ, который «требуют сверху». Однако, без этого документа невозможно оптимизировать работу, выстроить эффективные бизнес-процессы. Неслучайно создание информационной системы начинается с написания функциональных должностных инструкций.
- Что такое должностная инструкция?
Это структурированное описание задач, которыми сотруднику предстоит заниматься: как именно он должен их исполнять, что конкретно от него ожидает руководство компании, что сотрудник получит за выполнение его функциональных обязанностей.
- Какой должна быть работающая должностная инструкция?
Четко определяющая функционал, цели и приоритеты, не оставляющая разночтений в отношении прав и обязанностей сторон трудовых взаимоотношений и определяющая критерии, по которым оценивается работа на данной позиции. Хорошая инструкция содержит структурированную и четкую информацию о функциях, правилах и нормативах, которые должен исполнять сотрудник в данной должности.
Задача должностной инструкции – обозначить «правила игры», дать дорожную карту и объяснить новенькому, что от него ожидает компания и за что она готова платить.
Источники
Инструкция имеет статус регламентирующего и нормативного документа, поэтому она пишется на основании и в соответствии с уже существующей нормативной базой:
- Управленческой структурой.
- Классификатором должностей.
- Классификатором управленческого функционала.
- Нормативами труда и правилами техники безопасности.
- Положениями об отделах, департаментах и других структурных подразделениях.
Все эти документы устанавливают общие правила и требования, на которых и базируется должностная инструкция.
Правила дресс-кода часто прописаны в должностных инструкциях системных компаний
Структура и содержание должностной инструкции
Создание должностной инструкции требует соблюдения определенных правил, которые регулируются нормативными письмами различных министерств и ведомств. Поэтому структура должностной инструкции для большинства компаний будет одинаковой. Какие основные информационные блоки в ней должны быть и каким смыслом их следует наполнить?
Общие положения
Этот раздел имеет двойное значение: разъяснить квалификационные требования к должности и дать организационные ориентиры для будущего сотрудника. Поэтому в общих положениях должностной инструкции прописывают:
- название должности, порядок ее занятия и освобождения;
- необходимый уровень образования и стажа для сотрудника в данной должности;
- требования к специальным знаниям и навыкам;
- перечень основных нормативных актов организации, которыми следует руководствоваться сотруднику в процессе выполнения своих квалификационных обязанностей.
Общий раздел может быть расширен за счет дополнений, которые помогут работнику лучше понимать общий функционал. Например, здесь же прописывают порядок замещения или подмены сотрудника.
Общие положения инструкции не нужно путать со списком всех нормативных актов компании. В них нужно вписывать то, что необходимо знать лицу, занимающему конкретную должность. Избыточная информация только запутает новичка.
Основные задачи сотрудника
Их можно разделить на две группы: общие и конкретные. Общие задачи для всех сотрудников – это соблюдение трудового распорядка, дресс-кода, правил техники безопасности, санитарно-гигиенических требований и так далее.
Конкретные задачи сотрудника – это функционал, в котором отражаются все виды работ, которые сотрудник выполняет для обеспечения выполнения своей основной задачи. Что касается действий, которые сотрудник предпринимает в рамках исполнения отдельной задачи, то их в инструкции не прописывают.
При создании этого раздела его необходимо проверять на соответствие нормативным актам компании и уже существующим должностным инструкциям, чтобы исключить дублирование функций или хотя бы свести его к разумному минимуму.
Для некоторых должностей в разделе могут быть обозначены полномочия, которые компания делегирует лицу, занимающему конкретную должность, например:
- вносить вопрос на обсуждение Совета директоров;
- инициировать внутренние или служебные расследования;
- управлять мотивационной системой подчиненных и так далее.
Права сотрудников
В разделе закреплено то, на что человек имеет право как участник трудовых взаимоотношений и как должностное лицо. Меру использования и применения своих прав каждый сотрудник определяет самостоятельно. В разделе могут прописаны:
- Порядок очередного и внеочередного отдыха (отпуска).
- Причины и возможность приостановления работы.
- Правила выплаты составляющих вознаграждения и мотивации: заработная плата, премии, дополнительные вознаграждения, компенсации и так далее.
Обязанности сотрудника
На первый взгляд этот раздел кажется формальным, но в нем отражают ожидания компании от сотрудника: что он обязан делать для обеспечения выполнения своей основной задачи. Чем четче и яснее составлен раздел, тем лучше понимает сотрудник, что хочет получить в результате сотрудничества компания-работодатель.
Требования к работнику
Этот раздел не всегда включается в состав инструкции, так как частично требования к сотруднику содержатся в общих положениях, функционале и обязанностях. Собранные в отдельном пункте, требования позволяют сотруднику сориентироваться в структуре его будущего функционала. Для начинающих трудовую деятельность в компании этот раздел – своеобразный ориентир, дорожная карта, пункты которой помогают интеграции в новую среду.
Положения должностной инструкции подготовят работника к рабочим ситуациям
Какой должна быть работающая инструкция?
Если с базовой структурой должностной инструкции все относительно ясно, то содержание разделов часто вызывает вопросы. Какой должна быть эффективная инструкция?
- Понятной. Она должна быть написана на языке человека, а не бюрократического аппарата. И конечный вариант инструкции должен быть понятен будущему сотруднику.
Совет: отнеситесь к инструкции как к конечному продукту, ориентированному на определенную целевую аудиторию, это поможет приблизить ее содержание к адресатам.
- Четкой. Особенно в пункте функционала, требований и обязанностей. Человек должен знать критерии, по которым будет признаваться и оцениваться его работа.
Совет: пишите инструкцию вместе с начальниками подразделений, они помогут яснее описать функционал и основные требования.
- Полной. Информация в самой инструкции не должна дублироваться. Если есть повторяющиеся пункты, то их лучше оставить в одном разделе, а не разбрасывать по всему тексту.
Совет: возвращайтесь к черновику инструкции несколько раз, через время будет легче найти и устранить все недостатки.
- Структурированной. Если инструкция занимает несколько страниц, информацию нужно максимально структурировать. Используйте для этого списки и таблицы. Так человеку легче будет воспринять объем новой информации, выделить важное и запомнить его.
Совет: в объемной инструкции можно использовать цветные блоки для выделения основных положений.
- Функциональной. В идеале, работающая инструкция – это та, после прочтения которой сотрудник выполняет свои функциональные обязанности хорошо.
Совет: постарайтесь представить рабочий день нового сотрудника. Сможет ли он, следуя инструкции, выполнять хотя бы 30 % своих обязанностей?
Работающая инструкция – это не бюрократический, а регламентирующий и нормативный документ, призванный эффективно интегрировать сотрудника в новую для него бизнес-среду.
impeltech.ru
12 правил составления должностной инструкции
В этом материале речь пойдет о корпоративных письменных нормативных документах. Существует три основные разновидности таких документов: положения о структурных подразделениях, регламенты выполнения рабочих операций и персональные должностные инструкции. В действительности, с точки зрения техники написания нет никакой разницы между положениями о подразделениях и регламентами операций. Если какой-то рабочий процесс организован просто, прямолинейно, как конвейер, то его проще описать с помощью специального регламента. Если, напротив, результат зарождается в недрах рабочей группы (структурного подразделения) после плохо формализуемых взаимодействий (вдохновение, творческий акт, мозговой штурм и прочее), то проще воспользоваться шаблоном положения о структурном подразделении. Структура обоих документов останется практически одинаковой, только в регламенте будет акцент на формальных критериях выполнения работы на каждом этапе (при передаче работы и ответственности смежнику), а в положении больше будет сказано об общих целях и задачах подразделения. Что касается персональных должностных инструкций, то они являются просто извлечением, иногда несколько более детализированным, из документов первых двух разновидностей.
Данная статья посвящена общим принципам составления нормативных документов, а не их разновидностям, поэтому в тексте слова «документы», «положения», «регламенты» и «инструкции» будут часто использоваться как синонимы. Теперь перейдем к делу.
Зачем существуют должностные инструкции: Что делать? и Кто виноват?
Все согласятся с тем, что главные достоинства любого нормативного документа – краткость и ясность. Совершенно очевидно, что неясный, то есть двусмысленный или противоречивый документ, просто невозможно исполнять. Также, совершенно очевидно, что пользоваться длинным документом неудобно – его утомительно читать, в нем трудно ориентироваться, в нем легко пропустить что-нибудь важное. Более того, чем длиннее должностная инструкция, тем больше вероятность появления в ней несовместимых или двусмысленных положений. Все это знают, однако большинство должностных инструкций длинные и неясные. В чем дело?
Большинство авторов нормативных документов не вполне понимают, что такое должностная инструкция. Не понимают этого и большинство руководителей, заказывающих эти нормативные документы. И руководители, и исполнители склонны недооценивать и одновременно преувеличивать возможности письменных нормативных документов. С одной стороны, они недооценивают служебные инструкции, полагая, что начальственного рыка вполне достаточно, чтобы вправить подчиненным мозги и направить их на путь истинный. С другой стороны, они наивно полагают, что должностная инструкция может заменить этот самый начальственный рык на то время, когда исполнитель выпадает из поля зрения руководства. И то, и другое заблуждение связано с непониманием скромной роли должностной инструкции в управлении крупной организацией.
В действительности, единственное предназначение нормативного документа – ответить на вопрос исполнителя «Что делать?» перед началом работ и на вопрос руководителя «Кто виноват?» в случае, когда полученный результат не совпал с задуманным. Все остальное должно быть самым безжалостным образом вычищено из должностной инструкции. Это первое правило составления должностной инструкции.
Назначение должностной инструкции – объяснить подчиненному, что от него требуется. Мотивировать подчиненного к выполнению его должностных обязанностей должностная инструкция не может!
В первую очередь оставьте иллюзию, будто прочитав должностную инструкцию, подчиненный бросится ее выполнять. Совсем нет, руководителю придется его мотивировать к этому. Способы мотивации могут быть лучше или хуже. На подчиненного можно наорать, выплатить ему премию, пообещать повышение или пригрозить увольнением и так далее. Важно, что все это никак не связано с его должностной инструкцией. Наличие должностной инструкции избавит руководителя от необходимости каждый раз подробно указывать обязанности подчиненного и позволит сосредоточиться на воспитательной работе.
Если это понятно, можно приступать к «чистке» документа. Исключите из должностной инструкции все призывы, пожелания, обороты типа «исполнитель обязан...», «исполнитель должен...». Все это лишнее. Должностная инструкция должна содержать как можно более простые предложения: «Он побежал...», «Она сделала...». Одно положение должностной инструкции ничуть не менее важно, чем любое другое, поэтому нет необходимости подчеркивать некоторые из них красочными оборотами. Попробуйте выбросить этот мусор и вы увидите, что нормативный документ становится процентов на 20 короче и намного яснее. Это второе правило составления должностной инструкции.
Помните: вы пишете должностные инструкции конкретным людям.
Еще одна крайность, в которую часто впадают составители должностных инструкций, это мания описать все и вся. Иногда складывается впечатление, что это инструкция для маленьких детей или, наоборот, для зловредных саботажников, которые только и думают, как извратить благородный замысел руководства и обратить его во зло.
Как правило, такие опасения совершенно беспочвенны. Сотрудники вашей организации, скорее всего, искренне желают добросовестно исполнять свои обязанности. Им достаточно внятно объяснить цель их действий, а подходящие средства они найдут сами! Это третье правило составления должностной инструкции. Обратите внимание: более сложные и ответственные функции в организации выполняют самые квалифицированные и опытные специалисты, соответственно, они меньше других нуждаются в длинных, подробных и заумных должностных инструкциях. Представьте себе того человека, которому вы пишете должностную инструкцию – и вы с легким сердцем сократите ее раза в полтора! Если это не так, то может вам обратить внимание на подбор кадров?
Парадокс заключается в том, что для дворника и оператора на атомной электростанции должностные инструкции получатся почти одинаковой длинны!
Кто и зачем читает должностные инструкции, или цели, задачи, функции: от общего к частному.
Итак, из нормативного документа следует исключить все необязательные эпитеты и призывы, а также все то, что исполнитель знает безо всякой должностной инструкции просто в силу своего образования, квалификации и опыта. А что же там должно остаться?
Раздел 1 «Общие положения». Содержание этого раздела полностью определяется традициями каждой конкретной организации и практически не влияет на качество самого документа. Каждый юрист или кадровик имеет свое представление о том, как должен выглядеть этот раздел. Оставим его на их усмотрение. Отметим только, что этот раздел должен быть унифицирован во всех корпоративных документах. Если этого не будет, то значение приобретут не сами формулировки, а различия в них. Зачем вам это надо?
Раздел последний «заключительные положения». То же самое.
Раздел 2 «Цели и задачи». С этого раздела собственно и начинается нормативный документ. Если общие и заключительные положения можно написать «на автопилоте» или просто позаимствовать из другого документа, то к «Целям и задачам» нужно приступать четко понимая, зачем вообще вы взялись за этот документ. Следующий раздел «Функции» можно поручить составлять подчиненному, которому в будущем предстоит эти функции осуществлять, но «Цели и задачи» должен определить руководитель лично. Как бы ни был для него мучителен этот процесс, это и есть его основная работа.
Как правильно сформулировать цели?
Правило четвертое составления должностной инструкции: цели должны быть одного масштаба. Вспомните анекдот о собрании, где на повестке дня стояло два вопроса: 1) починка сарая и 2) строительство коммунизма. Подумайте, если вы пишете инструкцию строительства коммунизма, то зачем вам сарай? А если – починки сарая, то причем коммунизм?
Правило пятое составления должностной инструкции: избегайте указания второстепенных и побочных целей. Предположим, ваш путь проходит по маршруту А – Б – В. Если вы указали в качестве цели пункт В, то не стоит упоминать пункт Б – вы и так там будете!
Правило шестое составления должностной инструкции: избегайте несвязанных или, еще хуже, противоположных целей. Помните пословицу: «В огороде бузина, а в Киеве дядька».
И в заключение о целях: не бойтесь декларативных целей. Цель может быть в принципе недостижимой. Если воспользоваться аналогией с Боевым уставом, то цель – это то, что в боевом приказе на наступление называется «направлением дальнейшего движения». Важно, чтобы ваши подчиненные не перепутали тыл с фронтом, все остальное – детали.
Теперь о задачах
Правило седьмое составления должностной инструкции: в отличие от целей задачи должны быть достижимыми. Более того, задачи должны быть измеряемы! Выполнение поставленных задач должно быть измеряемо в штуках или рублях, тоннах или километрах в зависимости от специфики организации.
Закройте глаза и представьте вашего подчиненного, которому вы только что указали цели и поставили вот эти самые задачи. Представьте теперь его же спустя некоторое время, докладывающего о выполнении этих задач. Какие доказательства успешной работы вы от него ожидаете? Если вы сам не можете представить, как ваш подчиненный будет отчитываться о выполненной работе – значит вы плохо поставили задачу!
Помните: формулируя задачу, вы тем самым определяете форму отчетности!
Правило восьмое составления должностной инструкции: задачи должны соответствовать целям. Каждой цели может соответствовать несколько непосредственных задач. Каждая задача может вести к достижению нескольких целей. Это нормально. А вот чего не может быть, так это задачи, которая бы не вела хотя бы к одной из ранее поставленных целей. Также не может быть, чтобы для ранее поставленной цели не нашлось хотя бы одной конкретной задачи.
Продолжая аналогию с Боевым уставом, заметим, что цели и задачи соотносятся как объект атаки (наступления) с направлением дальнейшего движения. Проще говоря, конкретная задача никак не может лежать совсем уж в стороне от общей цели.
Раздел 3 «Функции» занимает по объему около 60% всего документа. Это важнейшая часть должностной инструкции. Однако, если вы правильно сформулировали цели и задачи, трудностей с описанием функций у вас не возникнет.
Правило девятое составления должностной инструкции: задачи и функции соотносятся так же, как цели и задачи. Представьте «самого» шефа, начальника подразделения и специалиста-исполнителя. То, что шеф указал начальнику как конкретную задачу, для специалиста является общей целью, к которой он хотя и стремится, но за которую он лично не отвечает. Его конкретной задачей будет то, что ему укажет его непосредственный начальник, то есть как раз то, что в должностной инструкции будет называться «функцией».
Повторим правила семь и восемь. Функции должны быть выполнимы, то есть функция должна быть сформулирована так, чтобы в любой конкретной ситуации на вопрос: «выполнено или нет», можно было ответить односложно. «Да, да», «нет, нет»; а что сверх этого, то от лукавого». Функции должны соответствовать задачам. Подумайте, если ваш подчиненный выполнит все предписанные ему функции, то сможете ли вы подготовить приемлемый доклад шефу?
Теперь остановимся на лингвистических, если так можно выразиться, аспектах техники составления должностных инструкций.
Правило десятое составления должностной инструкции. Формулируя цели, задачи и функции, используйте одну и туже конструкцию предложения. Например:
Цели: 1) ускорение развития страны, 2) подъем трудовой активности масс, 3) формирование нового человека, 4) утверждение социалистического образа жизни.
Соответствующие задачи: 1) поднять благосостояние советских людей на качественно новую ступень, 2) обеспечить такие уровень и структуру потребления материальных, социальных, и культурных благ, которые...
Вытекающие из указанных целей и задач функции (действия): 1) намечается удвоить объем ресурсов, направляемых... 2) партия придает особое значение усилению... 3) предстоит осуществить комплекс мер... 4) будет проводиться линия на... 5) будет делаться все необходимое для... 6) будут продолжены ускоренный рост и совершенствование распределения... 7) партия считает задачей первостепенной важности... 8) намечается осуществление крупных мер по созданию современной сферы обслуживания, 9) партия считает делом особой социальной значимости ускорение решения жилищной проблемы и так далее.
Обратите внимание: цели сформулированы с помощью предложений с подлежащими-существительными без сказуемых-глаголов. Задачи сформулированы иначе – с использованием глаголов в неопределенной форме. При формулировании функций использовано несколько конструкций: «намечается/предстоит осуществить то-то и то-то», «будет сделано то-то и то-то», «партия считает важнейшим делом/задачей то-то и тот-то». Возможно, различия имеют под собой какую-то основу, а может быть все это исключительно для красоты. Если вы пишете не новую программу КПСС, то лучше воздержитесь от лишних красивостей.
Почему важно придерживаться единого стиля? Да, просто потому что стилистический разнобой отвлекает инструктируемого, заставляет задумываться, а нет ли здесь скрытого смысла? Зачем забивать голову лишним – пишите проще!
Правило одиннадцатое составления должностной инструкции. Должностная инструкция должна быть исчерпывающей, то есть описывать все действия, которые могут потребоваться от подчиненного. Как убедиться, что с этим все в порядке?
Есть один технический прием. Включите в регламент рабочей операции раздел «обязанности должностных лиц в связи с исполнением настоящего регламента». Аккуратно выпишите всех должностных лиц, упомянутых в разделах «Цели и задачи» и «Функции». Аккуратно распределите все функции между этими должностными лицами. Остались лишние функции, которые непонятно кто выполняет? Остались должностные лица, которым не досталось ни одной функции?
Обратите внимание, что система нормативных документов – это целостная система. Положения о структурных подразделениях должны сопрягаться с регламентами рабочих операций. Персональные должностные инструкции, по существу, представляют собой один из разделов положения о подразделении, оформленный в отдельный документ исключительно для удобства пользователей. Поэтому старайтесь использовать во всех документах одинаковые формулировки – смотри правило десятое.
Правило двенадцатое составления должностной инструкции: люди – для того, чтобы принимать решения. Многие авторы должностных инструкций стараются описать ситуацию, когда все нормально. Но должностная инструкция нужна как раз в тот момент, когда что-то происходит не так. Большинство должностных инструкций оказываются бессильными в этот момент. Что же делать?
Реакций на нештатную ситуацию может быть только две: принять решение самому или доложить «по команде». Если вы не решаетесь прямо доверить подчиненному принимать определенные решения – не стесняйтесь включить в должностную инструкцию обязанность доложить о ЧП. Избавьте подчиненного от участи буриданова осла. Особенно важно обеспечить целостность регламента операции. Не поленитесь нарисовать блок-схему всего процесса. Убедитесь, что на каждой развилке есть четкое указание, что делать: передать работу дальше, вернуть обратно, направить в вышестоящую инстанцию или бросить в корзину для бумаг.
Заключение
Мы рассмотрели двенадцать правил составления должностных инструкций. Мы утверждаем, что следование этим правилам сделает нормативные документы ясными, пригодными для использования в реальной жизни.
Увы, проблема составления кратких и ясных нормативных документов не сводится к решению чисто технических вопросов. В большинстве случаев и заказчики и авторы документов целенаправленно, хотя и бессознательно, «размывают» и «раздувают» должностные инструкции. Тем самым они создают определенный «люфт» в отношениях. И начальники и подчиненные получают возможность маневрировать. Начальники избавляются от необходимости четко ставить задачи, подчиненные – безупречно их исполнять, и те и другие избавляются от необходимости отвечать за свою работу.
hr-portal.info
Человеческие должностные инструкции — как правильно составить + 15 готовых образцов
База знаний по продажам » Человеческие должностные инструкции — как правильно составить + 15 готовых образцов
В этой базе знаний собраны человеческие должностные инструкции, которые реально можно использовать в бизнесе, а не только для отписки бухгалтерии.
В первую очередь давайте разберемся что такое должностные инструкции, зачем они нужны и из каких разделов они должны состоять.
Должностная инструкция — это документ, по которому сотрудник сможет выполнить работу, даже если он впервые с ней столкнулся
По этому критерию 95% тех сотен и тысяч сухих инструкций, написанных юридическим языком можно сразу выбросить. Признаю, что когда я вижу очередной шедевр юридического языка, реально хочется спать. У меня есть свое видение того, как на самом деле должны выглядеть должностные инструкции для персонала.
3 критерия, которым должны отвечать человеческие должностные инструкции
Они должны быть актуальными, понятными и пошаговыми.
Актуальность инструкций и обязанностей заключается в том, что у каждого сотрудника во всех празделениях и филиалах должна быть самая свежая и актуальная должностная инструкция, а так же система, которая будет уведомлять сотрудников о том, что произошли изменения в бизнес-процессах, отчетности и так далее.
Наиболее удобный способ хранения и актуализации таких инструкций это корпоративная база знаний, доступная через веб-интерфейс.
Раньше мы печатали должностные инструкции для филиалов, но они очень быстро устаревали и пылились на полках, но когда компания перешла на веб-документы, которые были собраны в корпоративной базе знаний, а так же в общей папке dropbox (или google drive) сразу все стало актуальным.
Должностная инструкция и обязанности должны быть написать простым языком, чтобы любой человек с улицы и без опыта, обладающий достаточными навыками для работы смог выполнить задачу, следуя вашей инструкции.
Пошаговый план старта в новой должности
Любая должностная инструкция должна содержать список действий, которые должен выполнить сотрудник на новой должности, это так называемая программа адаптации новичка, которая обычно длится от 2-х до 5-ти дней и включает в себя
- Получение доступов к коммерческой информации, подписание документов о неразглашении и так далее
- Представление сотрудника в коллективе и инструктаж от наставника
- Теоретический блок — что прослушать, прочитать или посмотреть (обычно записывается на видео, загружается на youtube или в общую папку компании) + это так же могут быть:
- корпоративный сценарий продаж, включающий конкретные скрипты для отдела продаж
- шаблоны и образцы документации, отчетов и правила их заполнения
- и так далее в зависимости от должности
- Перечень вопросов, на которые должен знать ответы сотрудник в новой должности (экзамен)
- Список простых заданий, которые он должен выполнить, чтобы закрепить теоретический материал
Что еще должна включать в себя понятная должностная инструкция:
- Навыки — какими навыками должен обладать сотрудник, навыки это то, чему нельзя научить и что необходимо смотреть в первую очередь, такие как обучаемость, умение наладить отношения в коллективе, работа на результат
- Перечень должностных обязанностей — конкретных функций, которые предстоит выполнять сотруднику
- Формальные требования к вакансии — высшее образование, опыт работы и так далее
- Карьерная лестница — возможные варианты карьеры, куда расти сотруднику, если он хочет больше зарабатывать
- Схема мотивации и расчета заработной платы
- Ключевые показатели эффективности (KPI) с привязкой к плану и схеме мотивации, пояснение от чего они зависят
Собрав все воедино мы получаем крайне полезный документ — аватар должности, который позволяет организовать работу любого сотрудника.
Аватар сотрудника, как современная альтернатива скучным должностным инструкциям
Посмотрите фрагмент коучинг-программы «Кузница кадров» из которого вы узнаете, что еще необходимо включить в аватар сотрудника:
Фрагмент 30-ти дневной коучинг-программы — кузница надежных кадров
Типовые должностные инструкции и обязанности на популярные вакансии в отделе продаж
Мы постоянно пополняем этот раздел, выкладываем новые инструкции и обновляем существующие, сохраните к себе на стену или в избранном, чтобы найти их, когда они вам понадобятся
- Продавец консультант
- руководитель отдела продаж
- менеджер по продажам
- менеджер по активным продажам
- менеджер по работе с клиентами
- торговый представитель
- коммерческий директор
- линейный менеджер
- начальник отдела продаж + руководитель отдела продаж
- Cтарший продавец
- администратор отдела продаж
- офис менеджер
- секретарь
- региональный менеджер
- директор филиала
guruopta.ru
Как написать должностную инструкцию | GetSolution
Наверное, перед любой компанией, которая переходит на новый уровень развития и формализует свою деятельность, встаёт вопрос налаживания чёткой, слаженной, продуктивной деятельности каждого из сотрудников. Одним из способов может быть описание деятельности сотрудников в должностных инструкциях.
Что должна содержать в себе инструкция и как её правильно составить?
Что такое должностная инструкция?
Давайте ответим на вопрос «Зачем нужна должностная инструкция?». Инструкция помогает донести до сотрудника устройство компании. Из каких отделов состоит компания и что делает каждый из них. В каком отделе работает сотрудник и что делает его отдел. Инструкция помогает разъяснить задачи сотрудника. Инструкция описывает, какие задачи должен выполнять сотрудник, какие результаты от него ожидаются.
Инструкция описывает область ответственности сотрудника и помогает решать спорные вопросы и противоречия. Инструкция позволяет наладить согласованное взаимодействие подразделений компании.
Инструкция является неким путеводителем для сотрудника. Она описывает, что необходимо знать для полноценного выполнения им своих функций. Какие качества и профессиональные знания, навыки необходимо развивать сотруднику, чтобы вырасти по карьерной лестнице. Инструкция описывает, какие правила установлены в компании и где их можно найти. Определяет, какие правила сотрудник должен знать обязательно.
Можно сказать, что должностная инструкция является руководством действования (или руководством к действию) сотрудника в компании.
А теперь внимание. Инструкция сама по себе не является описанием системы. Она лишь отражает часть системы устройства бизнеса сочень конкретной и узкой точки зрения. С точки зрения сотрудника. Для сотрудника.
Если вы начинаете изменения в своей компании с написания инструкций, приостановитесь.
С чего начать составление должностной инструкции?
Да. Для того чтобы инструкция была действительно инструментом, помогающим каждому сотруднику вашей компании действовать в интересах компании, упорядочивая и направляя его работу, начинать нужно с постановки целей бизнеса.
Согласен. Это сложнее, чем просто скачать шаблон инструкции из интернета, подставить логотип своей компании и распространить среди сотрудников. Однако, такой подход позволит получить работающую, приносящую пользу документацию.
Давайте проследим логическую цепочку построения должностной инструкции, и всё станет на свои места.
Из каких элементов строится инструкция
Давайте возьмём для примера один раздел. Пусть это будет описание должностных обязанностей менеджера активных продаж. А точнее, результатов его деятельности.
Если мы начинаем описание непосредственно с инструкции, то мы невольно начнём описывать своё представление чем «по-идее» должен заниматься менеджер.
«Менеджер активных продаж должен развивать клиентскую базу, выявлять потребности клиентов, осуществлять продажи новым клиентам, поддерживать отношения с клиентами. Он должен выписывать счета, составлять договоры, вовремя передавать документацию в бухгалтерию». И так далее. Конечно, как обычно для наглядности, утрировано.
Вот только есть нюанс. Вы, как владелец бизнеса, ставите перед ним определённые цели. Например, увеличить объём продаж в два раза в течение трёх месяцев.
Что изменится в должностных инструкциях сотрудников Вашей компании, если Вы измените цель бизнеса на текущий год. Например, сохранить текущий объём продаж и увеличить прибыльность бизнеса на двадцать процентов?
Цель бизнеса меняется значительно.
Если при этом инструкции, как руководство к действию ваших сотрудников останутся прежними, как они связаны с Вашей компанией?
Инструкция в полной мере может выполнять своё назначение, если она будет отражать суть и направленность вашего бизнеса для конкретного сотрудника. Если она будет справочником и руководством к действию для каждого из сотрудников компании. Если она будет «вписывать» и регулировать работу и результаты каждого из них.
Можете прикинуть, как могут измениться должностные инструкции в Вашей компании, если Вы сможете сохранить целостность цепочки её построения.
- Строим дерево целей компании, исходя из её стратегии.
- Строим дерево показателей, с помощью которых мы будем отслеживать достижение целей.
- Формируем чёткие области ответственности за результат каждого из подразделений компании.
- Распределяем (декомпозируем) цели на функциональные подразделения компании. Показатели в виде желаемых и измеримых результатов распределяем по организационным подразделениям и должностям.
- Определяем систему оценки результатов и распределения вознаграждения.
- И только после этого описываем, что должен делать (на уровне понятных конкретных действий!) каждый сотрудник.
Чувствуете разницу?
При таком подходе, если компания ставит новую цель, это точно отразится на каждом из сотрудников и изменит его ежедневную работу.
Как в Вашей компании используются должностные инструкции?
- Отражает ли должностная инструкция устройство бизнеса?
- Как изменятся инструкции в случае постановки новых целей бизнеса?
- Какие функции, кроме формального «обязательного», существования выполняют инструкции в Вашей компании?
get-solution.ru
Двенадцать правил составления должностной инструкции
В этой статье речь пойдет о корпоративных письменных нормативных документах. Существует три основные разновидности таких документов: положения о структурных подразделениях, регламенты выполнения рабочих операций и персональные должностные инструкции. В действительности, с точки зрения техники написания нет никакой разницы между положениями о подразделениях и регламентами операций.
Если какой-то рабочий процесс организован просто, прямолинейно, как конвейер, то его проще описать с помощью специального регламента. Если, напротив, результат зарождается в недрах рабочей группы (структурного подразделения) после плохо формализуемых взаимодействий (вдохновение, творческий акт, мозговой штурм и прочее), то проще воспользоваться шаблоном положения о структурном подразделении. Структура обоих документов останется практически одинаковой, только в регламенте будет акцент на формальных критериях выполнения работы на каждом этапе (при передаче работы и ответственности смежнику), а в положении больше будет сказано об общих целях и задачах подразделения. Что касается персональных должностных инструкций, то они являются просто извлечением, иногда несколько более детализированным, из документов первых двух разновидностей.
Эта статья посвящена общим принципам составления нормативных документов, а не их разновидностям, поэтому в тексте слова "документы", "положения", "регламенты" и "инструкции" будут часто использоваться как синонимы. Теперь перейдем к делу.
Зачем существуют должностные инструкции: Что делать? и Кто виноват?
Все согласятся с тем, что главные достоинства любого нормативного документа - краткость и ясность. Совершенно очевидно, что неясный, то есть двусмысленный или противоречивый документ, просто невозможно исполнять. Также, совершенно очевидно, что пользоваться длинным документом неудобно - его утомительно читать, в нем трудно ориентироваться, в нем легко пропустить что-нибудь важное. Более того, чем длиннее должностная инструкция, тем больше вероятность появления в ней несовместимых или двусмысленных положений. Все это знают, однако большинство должностных инструкций длинные и неясные. В чем дело?
Большинство авторов нормативных документов не вполне понимают, что такое должностная инструкция. Не понимают этого и большинство руководителей, заказывающих эти нормативные документы. И руководители, и исполнители склонны недооценивать и одновременно преувеличивать возможности письменных нормативных документов. С одной стороны, они недооценивают служебные инструкции, полагая, что начальственного рыка вполне достаточно, чтобы вправить подчиненным мозги и направить их на путь истинный. С другой стороны, они наивно полагают, что должностная инструкция может заменить этот самый начальственный рык на то время, когда исполнитель выпадает из поля зрения руководства. И то, и другое заблуждение связано с непониманием скромной роли должностной инструкции в управлении крупной организацией.
В действительности, единственное предназначение нормативного документа - ответить на вопрос исполнителя "Что делать?" перед началом работ и на вопрос руководителя "Кто виноват?" в случае, когда полученный результат не совпал с задуманным. Все остальное должно быть самым безжалостным образом вычищено из должностной инструкции. Это первое правило.
Для многих отечественных организаций должностная инструкция - практически единственный регламентирующий (организационно-распорядительный) документ, определяющий задачи, на решение которых должны быть направлены усилия ее сотрудников
Назначение должностной инструкции - объяснить подчиненному, что от него требуется. Мотивировать подчиненного к выполнению его должностных обязанностей должностная инструкция не может!
В первую очередь оставьте иллюзию, будто прочитав должностную инструкцию, подчиненный бросится ее выполнять. Совсем нет, руководителю придется его мотивировать к этому. Способы мотивации могут быть лучше или хуже. На подчиненного можно наорать, выплатить ему премию, пообещать повышение или пригрозить увольнением и так далее. Важно, что все это никак не связано с его должностной инструкцией. Наличие должностной инструкции избавит руководителя от необходимости каждый раз подробно указывать обязанности подчиненного и позволит сосредоточиться на воспитательной работе.
Если это понятно, можно приступать к "чистке" документа. Исключите из должностной инструкции все призывы, пожелания, обороты типа "исполнитель обязан…", "исполнитель должен…". Все это лишнее. Должностная инструкция должна содержать как можно более простые предложения: "Он побежал…", "Она сделала…". Одно положение должностной инструкции ничуть не менее важно, чем любое другое, поэтому нет необходимости подчеркивать некоторые из них красочными оборотами. Попробуйте выбросить этот мусор и вы увидите, что нормативный документ становится процентов на 20 короче и намного яснее. Это второе правило.
Помните: вы пишете должностные инструкции конкретным людям
Еще одна крайность, в которую часто впадают составители должностных инструкций, это мания описать все и вся. Иногда складывается впечатление, что это инструкция для маленьких детей или, наоборот, для зловредных саботажников, которые только и думают, как извратить благородный замысел руководства и обратить его во зло.
Как правило, такие опасения совершенно беспочвенны. Сотрудники вашей организации, скорее всего, искренне желают добросовестно исполнять свои обязанности. Им достаточно внятно объяснить цель их действий, а подходящие средства они найдут сами! Это третье правило. Обратите внимание: более сложные и ответственные функции в организации выполняют самые квалифицированные и опытные специалисты, соответственно, они меньше других нуждаются в длинных, подробных и заумных должностных инструкциях. Представьте себе того человека, которому вы пишете должностную инструкцию - и вы с легким сердцем сократите ее раза в полтора! Если это не так, то может вам обратить внимание на подбор кадров?
Парадокс заключается в том, что для дворника и оператора на атомной электростанции должностные инструкции получатся почти одинаковой длинны!
Кто и зачем читает должностные инструкции, или цели, задачи, функции: от общего к частному
Итак, из нормативного документа следует исключить все необязательные эпитеты и призывы, а также все то, что исполнитель знает безо всякой должностной инструкции просто в силу своего образования, квалификации и опыта. А что же там должно остаться?
Раздел 1 "Общие положения". Содержание этого раздела полностью определяется традициями каждой конкретной организации и практически не влияет на качество самого документа. Каждый юрист или кадровик имеет свое представление о том, как должен выглядеть этот раздел. Оставим его на их усмотрение. Отметим только, что этот раздел должен быть унифицирован во всех корпоративных документах. Если этого не будет, то значение приобретут не сами формулировки, а различия в них. Зачем вам это надо?
Раздел последний "заключительные положения". То же самое.
Раздел 2 "Цели и задачи". С этого раздела собственно и начинается нормативный документ. Если общие и заключительные положения можно написать "на автопилоте" или просто позаимствовать из другого документа, то к "Целям и задачам" нужно приступать четко понимая, зачем вообще вы взялись за этот документ. Следующий раздел "Функции" можно поручить составлять подчиненному, которому в будущем предстоит эти функции осуществлять, но "Цели и задачи" должен определить руководитель лично. Как бы ни был для него мучителен этот процесс, это и есть его основная работа.
Как правильно сформулировать цели?
Правило четвертое: цели должны быть одного масштаба. Вспомните анекдот о собрании, где на повестке дня стояло два вопроса: 1) починка сарая и 2) строительство коммунизма. Подумайте, если вы пишете инструкцию строительства коммунизма, то зачем вам сарай? А если - починки сарая, то причем коммунизм?
Правило пятое: избегайте указания второстепенных и побочных целей. Предположим, ваш путь проходит по маршруту А - Б - В. Если вы указали в качестве цели пункт В, то не стоит упоминать пункт Б - вы и так там будете!
Правило шестое: избегайте несвязанных или, еще хуже, противоположных целей. Помните пословицу: "В огороде бузина, а в Киеве дядька".
И в заключение о целях: не бойтесь декларативных целей. Цель может быть в принципе недостижимой. Если воспользоваться аналогией с Боевым уставом, то цель - это то, что в боевом приказе на наступление называется "направлением дальнейшего движения". Важно, чтобы ваши подчиненные не перепутали тыл с фронтом, все остальное - детали.
Теперь о задачах
Правило седьмое: в отличие от целей задачи должны быть достижимыми. Более того, задачи должны быть измеряемы! Выполнение поставленных задач должно быть измеряемо в штуках или рублях, тоннах или километрах в зависимости от специфики организации.
Закройте глаза и представьте вашего подчиненного, которому вы только что указали цели и поставили вот эти самые задачи. Представьте теперь его же спустя некоторое время, докладывающего о выполнении этих задач. Какие доказательства успешной работы вы от него ожидаете? Если вы сам не можете представить, как ваш подчиненный будет отчитываться о выполненной работе - значит вы плохо поставили задачу!
Помните: формулируя задачу, вы тем самым определяете форму отчетности!
Правило восьмое: задачи должны соответствовать целям. Каждой цели может соответствовать несколько непосредственных задач. Каждая задача может вести к достижению нескольких целей. Это нормально. А вот чего не может быть, так это задачи, которая бы не вела хотя бы к одной из ранее поставленных целей. Также не может быть, чтобы для ранее поставленной цели не нашлось хотя бы одной конкретной задачи.
Продолжая аналогию с Боевым уставом, заметим, что цели и задачи соотносятся как объект атаки (наступления) с направлением дальнейшего движения. Проще говоря, конкретная задача никак не может лежать совсем уж в стороне от общей цели. Раздел 3 "Функции" занимает по объему около 60% всего документа. Это важнейшая часть должностной инструкции. Однако, если вы правильно сформулировали цели и задачи, трудностей с описанием функций у вас не возникнет.
Правило девятое: задачи и функции соотносятся так же, как цели и задачи. Представьте "самого" шефа, начальника подразделения и специалиста-исполнителя. То, что шеф указал начальнику как конкретную задачу, для специалиста является общей целью, к которой он хотя и стремится, но за которую он лично не отвечает. Его конкретной задачей будет то, что ему укажет его непосредственный начальник, то есть как раз то, что в должностной инструкции будет называться "функцией".
Повторим правила семь и восемь. Функции должны быть выполнимы, то есть функция должна быть сформулирована так, чтобы в любой конкретной ситуации на вопрос: "выполнено или нет", можно было ответить односложно. "Да, да", "нет, нет"; а что сверх этого, то от лукавого". Функции должны соответствовать задачам. Подумайте, если ваш подчиненный выполнит все предписанные ему функции, то сможете ли вы подготовить приемлемый доклад шефу?
Теперь остановимся на лингвистических, если так можно выразиться, аспектах техники составления должностных инструкций.
Правило десятое. Формулируя цели, задачи и функции, используйте одну и туже конструкцию предложения. Например:
Цели: 1) ускорение развития страны, 2) подъем трудовой активности масс, 3) формирование нового человека, 4) утверждение социалистического образа жизни. Соответствующие задачи: 1) поднять благосостояние советских людей на качественно новую ступень, 2) обеспечить такие уровень и структуру потребления материальных, социальных, и культурных благ, которые…
Вытекающие из указанных целей и задач функции (действия): 1) намечается удвоить объем ресурсов, направляемых… 2) партия придает особое значение усилению… 3) предстоит осуществить комплекс мер… 4) будет проводиться линия на… 5) будет делаться все необходимое для… 6) будут продолжены ускоренный рост и совершенствование распределения… 7) партия считает задачей первостепенной важности… 8) намечается осуществление крупных мер по созданию современной сферы обслуживания, 9) партия считает делом особой социальной значимости ускорение решения жилищной проблемы и так далее.
Обратите внимание: цели сформулированы с помощью предложений с подлежащими-существительными без сказуемых-глаголов. Задачи сформулированы иначе - с использованием глаголов в неопределенной форме. При формулировании функций использовано несколько конструкций: "намечается/предстоит осуществить то-то и то-то", "будет сделано то-то и то-то", "партия считает важнейшим делом/задачей то-то и тот-то". Возможно, различия имеют под собой какую-то основу, а может быть все это исключительно для красоты. Если вы пишете не новую программу КПСС, то лучше воздержитесь от лишних красивостей.
Почему важно придерживаться единого стиля? Да, просто потому что стилистический разнобой отвлекает инструктируемого, заставляет задумываться, а нет ли здесь скрытого смысла? Зачем забивать голову лишним - пишите проще!
Правило одиннадцатое. Должностная инструкция должна быть исчерпывающей, то есть описывать все действия, которые могут потребоваться от подчиненного. Как убедиться, что с этим все в порядке?
Есть один технический прием. Включите в регламент рабочей операции раздел "обязанности должностных лиц в связи с исполнением настоящего регламента". Аккуратно выпишите всех должностных лиц, упомянутых в разделах "Цели и задачи" и "Функции". Аккуратно распределите все функции между этими должностными лицами. Остались лишние функции, которые непонятно кто выполняет? Остались должностные лица, которым не досталось ни одной функции?
Обратите внимание, что система нормативных документов - это целостная система. Положения о структурных подразделениях должны сопрягаться с регламентами рабочих операций. Персональные должностные инструкции, по существу, представляют собой один из разделов положения о подразделении, оформленный в отдельный документ исключительно для удобства пользователей. Поэтому старайтесь использовать во всех документах одинаковые формулировки - смотри правило десятое.
Правило двенадцатое: люди - для того, чтобы принимать решения. Многие авторы должностных инструкций стараются описать ситуацию, когда все нормально. Но должностная инструкция нужна как раз в тот момент, когда что-то происходит не так. Большинство должностных инструкций оказываются бессильными в этот момент. Что же делать?
Реакций на нештатную ситуацию может быть только две: принять решение самому или доложить "по команде". Если вы не решаетесь прямо доверить подчиненному принимать определенные решения - не стесняйтесь включить в должностную инструкцию обязанность доложить о ЧП. Избавьте подчиненного от участи буриданова осла. Особенно важно обеспечить целостность регламента операции. Не поленитесь нарисовать блок-схему всего процесса. Убедитесь, что на каждой развилке есть четкое указание, что делать: передать работу дальше, вернуть обратно, направить в вышестоящую инстанцию или бросить в корзину для бумаг.
В.Бахтерев, Рейтер
Постоянный адрес материала: http://www.hr-life.ru/article/dvenadtsat-pravil-sostavleniya-dolzhnostnoi-instruktsii
www.hr-life.ru
Правила составления должностных инструкций
Отсутствие в организации должностных инструкций нарушением не является. Однако их наличие лишь облегчает задачу работодателя по обеспечению эффективности производственного процесса и дисциплины труда. Всегда можно понять, что сотрудник должен делать, с кем взаимодействовать и, если что-то пошло не так, виноват ли он на самом деле. В статье приводятся правила составления должностных инструкций.
Должностная инструкция – это организационно-распорядительный документ компании, в котором:
- указывается трудовая функция работника;
- определяются его основные трудовые права и обязанности в организации:
- система подчинения;
- взаимодействие с работниками других структурных подразделений;
- ответственность при осуществлении трудовой деятельности.
Разработать ее можно самостоятельно или руководствоваться при этом тарифно-квалификационными справочниками. Единый тарифно-квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденный постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 № 787, не единственный документ, который можно использовать. Существуют также соответствующие документы Минздравсоцразвития России, и более ранние – Минтруда, Госкомтруда и т. д. Они в основном регулируют правила, связанные с отраслевыми особенностями труда работников.
Общие правила
В шапке должностной инструкции пишут название организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения.
Заголовок к тексту должен быть согласован в родительном падеже с наименованием документа. Например, «Должностная инструкция (кого?) главного бухгалтера». Впрочем, это относится ко всем управленческим документам.
Руководитель структурного подразделения разрабатывает и подписывает должностные инструкции. Утверждает эти документы руководитель организации. Если есть необходимость, то их можно согласовать с юридической службой или другими структурными подразделениями.
Каждого работника нужно ознакомить с его должностной инструкцией под поспись, пометка о которой находится на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает:
- слова «С инструкцией ознакомлен»;
- личную подпись работника;
- инициалы и фамилию;
- дату ознакомления.
Положения должностной инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемых по той или иной должности, исключая их неоднозначное толкование. Глаголы следует употреблять в изъявительном наклонении: «выполняет», «организует», «составляет» и т. д. При споре сотрудник не сможет заявить, что действия из инструкции он делать «мог», но не был обязан. Требования к тексту должностной инструкции – полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей.
Заполнение основных разделов должностной инструкции
Теперь рассмотрим, что именно следует писать в каждом из разделов должностной инструкции.
Раздел I «Общие положения» содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней:
- название структурного подразделения;
- подчиненность работника;
- порядок назначения и освобождения от должности, замещения должности в период временного отсутствия работника;
- требования к профессиональной подготовке и квалификации.
В этом же разделе отдельным пунктом перечисляют законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться работник в своей профессиональной деятельности.
Помимо упоминания актов общего действия (например, «соблюдение Трудового кодекса» или «соблюдение законодательства РФ») сюда надо включить перечень внутренних организационных и распорядительных документов. Это устав, приказы и распоряжения руководителя организации, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка и др.
В разделе II «Функции» или «Должностные обязанности» формулируется основная задача работника, которую он должен выполнить на своей должности, предмет его непосредственной ответственности, участок работы. Далее следует описать конкретные виды работ, из которых складывается выполнение трудовой функции.
Необходимо отметить, что состав работ в конкретной должностной инструкции всегда должен быть индивидуален.
Раздел III «Права» закрепляет круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него задач, а также порядок осуществления этих прав. Как правило, к ним относятся:
- доступ работника к определенной информации;
- принятие решений;
- получение данных, необходимых в работе;
- право визирования определенных видов документов;
- право контроля за оформлением документов, работой подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. д.
Содержание раздела «Права» напрямую взаимосвязано с набором функций. Оно устанавливает компетенцию конкретного работника и права, предоставляемые ему для выполнения возложенных на него обязанностей.
Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.
Раздел IV «Ответственность» раскрывает содержание и формы ответственности за результаты и последствия деятельности, а также за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к обязанностям сотрудника. В инструкции может быть описана уголовная, административная, дисциплинарная и материальная ответственность.
Меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и с учетом специфики работы организации. При подготовке этого раздела за основу следует брать разделы «Функции» и «Должностные обязанности», в соответствии с которыми и детализируется ответственность работника.
Какие дополнительные разделы можно включить
Также в должностную инструкцию можно включить раздел «Взаимоотношения (связи по должности)», которым регулируются производственные контакты между сотрудниками одного и разных отделов. Раздел поможет определить круг служебных связей. В этом же разделе могут перечисляться связи со сторонними организациями. Например, то, каким образом сотрудник обязан взаимодействовать с контрагентами и как информировать об этом своего руководителя.
Для повышения качества должностной инструкции целесообразно установить в этом разделе порядок и периодичность представления (а также получения) работником отчетов, планов и других документов.
В должностную инструкцию могут быть включены и иные разделы. Например, раздел «Оценка работы», где на основе разделов «Функции» и «Должностные обязанности» устанавливаются критерии оценки труда.
Советуем включать в должностную инструкцию раздел «Порядок пересмотра должностной инструкции». В нем можно установить срок действия или условия пересмотра должностной инструкции, в числе которых:
- изменение организационной структуры;
- пересмотр штатного расписания;
- появление новых видов работы, ведущих к перераспределению должностных обязанностей;
- внедрение новых технологий, меняющих характер работы.
Данный раздел располагают в конце текста должностной инструкции.
Редакция журнала «Зарплата»
hr-portal.ru