Отражаем перенос отпуска в личной карточке работника (образец). Дополнение к карточке т2 отпуск

Приложение к карточке т 2 отпуск. lawyertop.ru

Дополнения к личной карточке т 2

Что делать, если в личной карточке работника Т2 закончились графы? | Вопросы подписчиков

Заполнен раздел отпуска в личной карточке

Как сделать в карточке Т-2 запись об отпуске за разные периоды? | Вопросы подписчиков

Когда используются дополнительные листы в карточку Т2? | Вопросы подписчиков

Переносим отпуск в личной карточке

Личная карточка работника по форме Т-2

Унифицированная форма Т-2 Личная карточка работника

В разделе 8 «Отпуск» Унифицированной формы № Т-2 «Личная карточка» мало строк и они уже все заполнены

Как оформляется личная карточка работника

Простые секреты личной карточки

Отражаем перенос отпуска в личной карточке работника (образец)

Личная карточка работника Т-2

Личная карточка работника, форма Т-2

Всё об оформлении личной карточки ф

Личная карточка работника формы Т-2 — скачать образец

Личная карточка работника по форме т-2. образец заполнения

Дополнение к личной карточке т-2 (отпуск)

Что делать, если в личной карточке работника т2 закончились графы?

Унифицированная форма n т-2

Форма т-2: личная карточка как источник сведений о работнике

Дополнение к личной карточке т-2

Перед изменением информации в карточке должен быть выпущен приказ

Отражаем информацию в личной карточке

Подробнее о личной карточке работника Т2 читайте здесь:

Эти разделы заполняются по документам человека, устраивающегося на работу, или по информации отдела подготовки кадров. Особых трудностей в их заполнении нет. Даты нужно указывать в формате ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех разделов обязательно (кроме случаев, когда написать нечего – например, при отсутствии квалификации или переподготовки).

Шапка содержит коды ОКУД и ОКПО. При этом ОКУД – код самой карточки, а ОКПО – код учреждения, основанный на статистических данных. Помимо этого, нужно вписать полное название учреждения (сокращения недопустимы). После названия нужно поставить запятую и написать адрес (лучше фактический, а не юридический). Это на ваше усмотрение, в примере мы указывать не стали.

При оформлении личной карточки по форме № Т-2 применяются классификаторы информации, в которых содержатся, в частности, коды для заполнения ячеек: ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении), ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию) и другие. Раньше кодирование применялось для обработки данных автоматизировано. Сейчас необходимость в кодировании информации отпала. Если работодатель примет решение не проставлять коды, ячейки для кодов в карточке необходимо оставлять незаполненными. Убирать их из унифицированной формы Т-2 нельзя.

Личную карточку работника можно вести по форме, разработанной и утвержденной работодателем самостоятельно, или по унифицированной форме Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г № 1. Если работодатель ведет личную карточку по унифицированной форме Т-2, он должен внести в нее все сведения, предусмотренные данной формой.

В настоящее время очень малое число организаций заказывает унифицированные формы в типографии, что еще больше упрощает решение данной проблемы – обычно все это печатается на принтере. По окончании граф в разделе 8 (так же, как и граф в любом другом разделе) изготовляется дополнительный документ (образец в Примере). Данное приложение вкладывается в личную карточку работника и хранится вместе с ней.

Внесение дополнений в личную карточку каким-либо иным образом, кроме создания вкладышей-приложений, например, путем оформления новой карточки и присоединения ее к уже имеющейся, законодательством не предусмотрено. Более того, поскольку компетентный орган предусмотрел порядок разрешения описанной проблемы, составление дополнительных личных карточек будет являться прямым противоречием его указаниям.

После внесения всех имеющихся сведений в первые два раздела личной карточки сотрудник отдела кадров ставит свою подпись, расшифровку и должность. После ознакомления работника с внесенными данными, от него требуется также постановка подписи с датой для подтверждения правильности внесенных данных.

Сведения о трудовом договоре: его номер и дата заключения.
Фамилия, Имя и Отчества работника, которые записываются полностью. При смене фамилии старый вариант зачеркивается, новый вариант отмечается сверху над прежним. Все изменения должны быть заверены кадровиком, и внесены на основании Приказа «О внесении изменений в персональные данные работника».

Дата рождения: число и год проставляются цифрами, а месяц рождения прописью. Например, 04 августа 1973 года.
Место рождения указывается, учитывая сокращения, принятые в ОКАТО (к примеру, р-н – район, с. – село).
Гражданство работника подлежит указанию без сокращений с кодом по ОКИН 1-4.
Знание иностранного языка. Наименование языка пишется полностью, далее пишется уровень владения этим языком: от чтения и перевода со словарем до свободного владения.
Образование на момент поступления на работу: от начального до послевузовского. Данные в этот пункт вносятся на основании дипломов, справок о незаконченном образовании и свидетельств об образовании. К послевузовскому образованию относят докторантуру либо аспирантуру.
Профессия: указывается основная профессия, по которой работник будет трудиться в организации, и другая, полученная работником в ходе обучения, но не имеющая отношения к основной работе.
Стаж работы: общий, непрерывный и специальный, дающий право на надбавку за выслугу лет за тяжелые условия труда.

Состояние в браке: состоит ли работник в официальном или незарегистрированном браке, разведен, вдов, либо никогда в браке не состоял.
Состав семьи: здесь указываются сведения о членах семьи работника, а также о родственниках, находящихся у него на иждивении, либо требующих ухода.
Паспортные данные работника.

В связи с введением в действие ТК РФ и уже наработанной более чем годовой практикой его применения в настоящее время разработан новый проект унифицированных форм. На момент написания этой статьи он проходит процесс согласования, но стоит заметить, что в разработке таких нормативных документов всегда прослеживается процесс преемственности. Рекомендуем взять эту информацию на заметку и не пропустить момент введения в действие новых унифицированных форм документов, чтобы в кратчайшие сроки внедрить их в своей организации.

В рамках внесения изменений и дополнений следует коснуться еще одного вопроса, который часто возникает в работе с формой Т-2. С правой стороны карточка формы Т-2 содержит вертикальную таблицу для внесения кодов в соответствии с общероссийскими классификаторами информации о населении (ОКИН), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), специальностей по образованию. Коды заполняются в том случае, если на предприятии внедрена и действует автоматизированная система управления, предполагающая машинную обработку информации. Во всех остальных случаях коды могут не заполняться, но поле, предусмотренное для кодирования, исключать из формы Т-2 нельзя.

Процедура переноса отпуска начинается с заявления работника, если конечно инициатива исходит от него самого (подробнее об этом см., «Заявление о переносе отпуска (образец)»). Если же инициатором переноса является организация (предприниматель), то работнику под роспись выдается соответствующее уведомление.

Несмотря на то, что в общем случае унифицированные формы документов перестали быть обязательными, и организации (индивидуальные предприниматели) могут разрабатывать собственные бланки, на практике продолжает использоваться форма №Т-2 (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 №1).

Если сотрудник трудится на предприятии давно и в отпуска ходит периодически, рано или поздно графы данного раздела закончатся. В этом случае необходимо сделать дополнительный лист, в котором будет продублирована таблица данного раздела. Лист надо вклеить в карточку Т-2.

В настоящее время, когда большинство процессов автоматизировано и исполняется в электронном виде, данный документ, как нам кажется, в принципе не нужен и представляет собой рудимент кадрового делопроизводства, отвлекающий ресурсы на его заполнение и хранение, а храниться он должен постоянно, пока человек работает, и еще плюс 75 лет после его увольнения.

Сюда записывается информация о проведении переподготовки. Здесь указываются период прохождения переподготовки, наименование профессии, по которой провозилась она, информация о документе, выданном в подтверждение обучения и основание направления на обучение.

Затем вид переквалификации, название учебного заведения, в котором проходили курсы и информация о документе, подтверждающем прохождение курсов. Последняя графа – основание для переквалификации, обычно это данные о приказе, согласно которому сотрудник отправился на обучение.

Правила заполнения формы Т-2 определены Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, содержащимися в Постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Помимо этого, действует утвержденный Госкомстатом (постановление от 24 марта 1999 г. № 20) общий для всех видов унифицированных форм Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации.

Табельный номер может присваиваться каждому вновь принятому работнику и не должен изменяться при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения. Количество знаков в табельном номере зависит от численности работников организации.

Сведения о нем: Ф. И. О., данные о рождении, гражданстве, образовании, профессии, стаже на дату приема на работу, составе семьи, месте проживания.
Данные о воинском учете.
Сведения о событиях, связанных с его отношениями с работодателем, оформившим карточку: приеме на работу и переводах на другую работу или должность, аттестации, повышении квалификации, переподготовке, предоставленных отпусках, имеющихся льготах и об увольнении.

Личная карточка работника формы Т-2 представляет собой документ, в котором собирается вся информация, относящаяся к человеку, принятому на работу к конкретному работодателю. Форма Т-2 утверждена Госкомстатом, но с 2013 года взамен нее можно использовать документ аналогичного назначения, разработанный работодателем самостоятельно (информация Минфина РФ от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Однако удобным остается применение привычной стандартной формы.

05 Авг 2018 toplawyer 21 Поделитесь записью

lawyertop.ru

Старые советские кадровики» еще помнят специальные вкладыши в карточку Т-2, которые заказывались дополнительно к бланкам. На таких вкладышах обычно указывалось: «Приложение к Личной карточке работника», затем дублировалось поле с номером и датой трудового договора и пункты с 1 по 4 Раздела 1 «Общие сведения», после чего на двух сторонах листа шли графы Раздела 8. Причем подписи в конце этого приложения, на наш взгляд, являются обязательными, поскольку законодатель требует «закрытия» подписью работника всех данных, включенных в личную карточку. В настоящее время очень малое число организаций заказывает унифицированные формы в типографии, что еще больше упрощает решение данной проблемы – обычно все это печатается на принтере. По окончании граф в разделе 8 (так же, как и граф в любом другом разделе) изготовляется дополнительный документ (образец в Примере).

Внимание

Использовать географические сокращения (гор., обл., пос. и т.д.) можно, но такие слова, как село, станица, кишлак, аул нужно писать целиком.При двойном гражданстве нужно указывать название страны, гражданином которой является работник.Название образовательного учреждения, которое закончил работник, можно сокращать без ущерба для смысла.Стаж нужно рассчитывать на основании пункта 61 Инструкции, которая утверждена постановлением №192п Правления ПФР.ФИО членов семьи вписываются полностью, без сокращений. Если прописка и место фактического проживания идентичны, то адрес не нужно дублировать.

Вторая графа просто не заполняется. Самый сложный пункт раздела 1 – кодировки.

Важно

Если ранее уволенный из организации работник будет вновь принят на работу, на него заводится новая личная карточка формы Т2, поскольку прежний документ был закрыт записью о том, что трудовой договор с ним был расторгнут. Форма Т2 бланк скачать вы можете на нашем электронном портале.

Если форма Т2 личная карточка закончена делопроизводством до 1 января 2003 года, срок ее хранения составляет 75 лет, если позже — храниться она должна 50 лет. Личные карточки государственных служащих хранятся 75 лет независимо от того, когда она были закрыты. Если унифицированная форма Т2 ведется на предприятии в электронном виде, ее все равно необходимо распечатать, поскольку вносимые в нее данные по личному составу должны подтверждаться подписью сотрудника. То, на какой бумаге распечатываются личные карточки (обычной или повышенной плотности), значения не имеет, но может быть определено локальным актом.

Кадровые документы в системе электронного документооборота
Перспективы перехода к системе электронного документооборота кадровой документации

Структура унифицированной формы Т2 Форма Т2 личная карточка работника бланк состоит из одиннадцати разделов:

Общие сведения.
Сведения о воинском учете.
Прием на работу и переводы на другую работу.
Аттестация.
Повышение квалификации.
Профессиональная переподготовка.
Награды (поощрения) и почетные звания.
Отпуск.
Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством.
Дополнительные сведения.
Основание прекращения трудового договора (увольнения).

Внебюджетные предприятия вправе самостоятельно разработать форму Т2 и включить в нее только некоторые из указанных разделов.

Вопрос В личной карточке работника Т2 закончились графы Отпуск, Перевод и др. и теперь нужно оформить дополнение к личной карточке. Нужно ли эти дополнения утверждать на каждого работника приказом организации? Ответ Ответ на вопрос: Обычно, дополнения к карточке приказом не утверждают.

Не пропустите: главные изменения в кадровой работе Что принято и вступило в силу в этом месяце. Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, не содержат разъяснений о заполнении личной карточки, в случае если какой-либо из ее разделов окажется полностью заполненным. Подробнее о личной карточке работника Т2 читайте здесь: Однако, на практике работодатели поступают следующим образом. После того как раздел «Отпуск» окажется полностью заполненным, в личную карточку сотрудника вносят дополнение.

В этом случае, на наш взгляд, необходимо руководствоваться разъяснениями Госкомстата России, которые были даны относительно ранее действовавших бланков и до настоящего времени не утративших силу: Фрагмент документа СвернутьПоказать Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Для этого на чистом листе бумаги соответствующего формата делают запись «Дополнение к личной карточке работника» (форма № Т-2), указывают дату заполнения и вносят данные сотрудника (фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и структурное подразделение, а также реквизиты трудового договора). Затем указывают номер и заголовок соответствующего раздела (например, VIII. ОТПУСК) и переносят его табличную часть. Такие дополнительные листы могут быть оформлены к любому закончившемуся разделу личной карточки. Количество дополнений неограниченно, поэтому вести унифицированную форму можно в течение многих лет. Либо заводить новую карточку дополнение: В настоящее время законодательством не регламентирован вопрос о заполнении личной карточки, оформленной в дополнение к основной в связи с окончанием каких-либо граф.

alfa-urist.ru

В личной карточке работника Т2 закончились графы Отпуск, Перевод и др. и теперь нужно оформить дополнение к личной карточке. Нужно ли эти дополнения утверждать на каждого работника приказом организации?

Ответ на вопрос:

Обычно, дополнения к карточке приказом не утверждают.

Не пропустите: главные изменения в кадровой работе

Что принято и вступило в силу в этом месяце.

Узнать подробности

Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, не содержат разъяснений о заполнении личной карточки, в случае если какой-либо из ее разделов окажется полностью заполненным.

Однако, на практике работодатели поступают следующим образом.

После того как раздел «Отпуск» окажется полностью заполненным, в личную карточку сотрудника вносят дополнение. Для этого на чистом листе бумаги соответствующего формата делают запись «Дополнение к личной карточке работника» (форма № Т-2), указывают дату заполнения и вносят данные сотрудника (фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и структурное подразделение, а также реквизиты трудового договора). Затем указывают номер и заголовок соответствующего раздела (например, VIII. ОТПУСК) и переносят его табличную часть.

Такие дополнительные листы могут быть оформлены к любому закончившемуся разделу личной карточки. Количество дополнений неограниченно, поэтому вести унифицированную форму можно в течение многих лет.

Либо заводить новую карточку дополнение:

В настоящее время законодательством не регламентирован вопрос о заполнении личной карточки, оформленной в дополнение к основной в связи с окончанием каких-либо граф.

В связи с чем, представляется, что можно заполнять только те графы, которые закончены в предыдущей карточке, например, «Отпуск» и «Прием на работу и переводы на другую работу».

Т.е., по нашему мнению, нужно заполнять те графы, которые необходимы Вам для работы, чтобы постоянно не обращаться к основной карточке.

Примечание:

Чтобы не потерять и не перепутать данные основную карточку и ее продолжение, целесообразно их сшить. На второй (дополнении) карточке в верхнем углу можно указать, что это продолжение личной карточки работника.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Как внести запись об отпуске, если свободные строки в личной карточке закончились

Н.З. Ковязина

На практике работодатели поступают следующим образом.

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2011, N 4

Вопрос: Согласно существующим требованиям к оформлению личных карточек N Т-2 мы вносим сведения об использовании отпусков в разд. VIII. Как вести учет сведений об использовании работником отпусков, если, например, у одного сотрудника к настоящему времени все графы этого раздела заполнены и свободного места для указания информации о следующем предоставляемом отпуске больше нет?

Ответ: Поскольку в разд. II "Сведения о воинском учете" формы N Т-2 личной карточки работника предусмотрены личные подписи работника кадровой службы и того работника, на которого ведется личная карточка, то эта форма должна обязательно вестись в бумажной форме. В соответствии с Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (ст. 658) личные карточки работников хранятся в течение 75 лет, причем дополнительная отметка ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) обозначает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения "постоянно". Как должен выглядеть сам бланк формы N Т-2, оформляется ли он на картоне или на обычной бумаге, т. е. может быть распечатан на принтере, - является предметом дискуссий специалистов по делопроизводству. Но поскольку в данном случае вопрос о виде бланков в организации явно уже решен, личная карточка на этого и на других работников заполнена, то следует идти по проторенному пути.

Порядок оформления личной карточки работника регламентируется Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, которым утверждена унифицированная форма N Т-2 "Личная карточка работника". В разд. VIII "Отпуск" личной карточки работника вносится запись о том, что отпуск является ежегодным, указываются периоды работы, количество календарных дней, даты начала и окончания, а также основание отпуска (реквизиты приказа о предоставлении отпуска).

Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации утвержден Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 (далее - Порядок). Порядком установлено, что в унифицированные формы первичной учетной документации организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты уже утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается, но возможно внесение изменений в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Итак, если форма N Т-2 в организации оформляется на обычной бумаге, то при заполнении всех строк разд. VIII "Отпуск" достаточно распечатать дополнительный лист из этого раздела, т. е. его табличную форму. Но заголовок также должен присутствовать на дополнительном листе. Кроме заголовка самого раздела вполне уместно подписать его еще и как "вкладной лист" или "вкладыш", проставить дату заведения, должность работника кадровой службы и его подпись. Если личная карточка изготовлена из картона, то можно порекомендовать наклеить на картон распечатку. На самой личной карточке надо поставить отметку о том, что в разд. VIII "Отпуск" добавлен вкладной лист (вкладыш, приложение), также поставить дату, указание должности и фамилии кадровика и подпись.

Примерный образец

Вкладыш в личную карточку работника N 1

Заведен инспектором отдела кадров

Курочкиной И. Е. _______________

подпись

01.03.2011

VIII. ОТПУСК

Примерный образец

В разд. VIII "Отпуск" добавлен вкладыш N 1

Заведен инспектором отдела кадров

Курочкиной И. Е. _______________

подпись

01.03.2011

Унифицированная форма N Т-2

┌───────┐

│ Код │

├───────┤

Форма по ОКУД │0301002│

ООО "Эвкалипт" ├───────┤

------------------------------------------------ по ОКПО │ │

наименование организации └───────┘

Дата состав - ления	Табель-ный номер	Идентифи-кационныйномер на-логопла - тельщика	Номер страхо - вого свиде - тельства го - сударственногопенсионного страхования	Ал-фа-вит	Характер работы	Вид ра - боты (основ - ная, по совмес - титель - ству)	Пол (муж - ской, жен - ский)
01.12.2004	17			И	Постоянно	Основная	М

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА

работника

I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

┌───────┬─────────────┐

Трудовой договор │ номер │ 47/04 │

├───────┼─────────────┤

│ дата │от 01.12.2004│

└───────┴─────────────┘

Ильюхин Андрей Иванович

1. Фамилия ---------------- Имя ---------------- Отчество -------------------

┌──────────┐

│ Код │

15 ноября 1960 г. ├──────────┤

2. Дата рождения ----------------------------------------------- │ │

день, месяц, год ├──────────┤

г. Москва │ │

3. Место рождения ------------------------------------- по ОКАТО │ │

Российская Федерация ├──────────┤

4. Гражданство ---------------------------------------- по ОКИН │ │

├──────────┤

английский свободно │ │

5. Знание иностранного языка ----------------- -------- по ОКИН │ │

наименование степень │ │

знания ├──────────┤

_________________ _______ по ОКИН │ │

высшее ├──────────┤

6. Образование ---------------------------------------- по ОКИН │ │

среднее (полное) общее, └──────────┘

начальное профессиональное, среднее

профессиональное, высшее профессиональное

В. Пустозерова

Юрист,

заместитель главного редактора

журнала "Кадровик"

Подписано в печать

31.03.2011

hr-portal.ru

Как правильно отразить отпуск в личной карточке, если часть отпуска взята за один рабочий год, а вторая часть за другой: нужно ли эту запись делить на две? Приведите, пожалуйста, пример. Спасибо!

Ответ на вопрос:

В разд. VIII личной карточки работника, оформляемой по форме N Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1), вносится запись о том, что отпуск является ежегодным основным оплачиваемым, указываются рабочий год, количество календарных дней, даты начала и окончания, а также основание отпуска (реквизиты приказа о предоставлении отпуска). С внесенной в личную карточку записью знакомить работника не нужно.

Если отпуск предоставлен за несколько рабочих периодов, то отразить это можно следующим образом:

VIII. ОТПУСК

Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.)	Период работы		Количество календарных дней отпуска	Дата		Основание
	с	по	Количество календарных дней отпуска	начала	окончания	Основание
1	2	3	4	5	6	7
Ежегодный основной оплачиваемый	01.06.2009 01.06.2008	31.05.2010 31.05.2009	14 14 28	01.04.2010	28.04.2010	Приказ от 17.03.2010 N 10

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Как заполнить раздел «Отпуск» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

В разделе «Отпуск» личной карточки зафиксируйте все виды отпусков (ежегодный, учебный, без сохранения зарплаты и т. п.). Имейте в виду, что в графе «Период работы» в любом случае нужно указать полный рабочий год, за который предоставляется отпуск. В качестве основания выступает либо график отпусков, либо приказ об отпуске.

Если сотрудник берет часть ежегодного оплачиваемого отпуска, то в графе «Вид отпуска» сделайте об этом отметку. Кроме того, отмечайте в личной карточке момент, когда отпуск за данный рабочий год использован полностью. Это поможет вам точнее учесть отпуска.

Вопрос из практики: как внести запись об отпуске, если свободные строки в личной карточке закончились

На практике работодатели поступают следующим образом.

После того как раздел «Отпуск» окажется полностью заполненным, в личную карточку сотрудника вносят дополнение. Для этого на чистом листе бумаги соответствующего формата делают запись«Дополнение к личной карточке работника» (форма № Т-2), указывают дату заполнения и вносят данные сотрудника (фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и структурное подразделение, а также реквизиты трудового договора). Затем указывают номер и заголовок соответствующего раздела (например, VIII. ОТПУСК) и переносят его табличную часть.

Совет: в личной карточке не рекомендуется замазывать и заклеивать уже имеющуюся информацию, освобождая таким образом раздел для дальнейшего заполнения.

Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

04.09.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

www.kdelo.ru

В личные карточки по форме Т-2 приходиться в течение большого периода трудовой деятельности сотрудников вносить записи, особенно в разделы III и VIII (отпуска, прием на работу), а они как правило очень маленькие, узкие и быстро заканчиваются. Что делать? Я распечатываю отдельные листы нужных страниц и подкалываю к карточке. Будет ли это считаться ошибкой или нарушением при проверках? Прочитала все ваши инструкции на которые вы ссылаетесь по заполнению, но такого там нет. Спасибо.

Ответ на вопрос:

Однако, на практике работодатели поступают следующим образом.

Что касается скрепления личной карточки. В процессе ведения данной карточки законодательство не запрещает для удобства скреплять ее металлическими скрепками, степлером и т.д. Однако, личные карточки уволившихся сотрудников передаются на хранение в архив. При этом, в соответствии с пунктом 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. сказано, что при подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Таким образом, можно сказать, что скреплять личную карточку ф. Т-2 в процессе использования Вы можете любым удобным для Вас способом. Однако, при подготовке карточки для сдачи в архив, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В связи с чем можно предложить сшивать документы ниткой.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ответ:Как оформить личную карточку сотрудника по форме № Т-2

Оформление личной карточки

Личные карточки на сотрудников должны вести все организации независимо от организационно-правовых форм (п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, п. 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Обязательность их ведения подтверждается и тем, что в личной карточке дублируются сведения, вносимые в трудовые книжки сотрудников, и с каждой такой записью работодатель обязан знакомить сотрудника под подпись в личной карточке (п. 12, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Особенности заполнения карточки приведены в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Применять унифицированную форму № Т-2 обязаны лишь организации государственного сектора. Негосударственные организации вправе использовать личные карточки по самостоятельно разработанной форме. При этом такая форма должна содержать ряд обязательных реквизитов. Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также подтверждаются письмами Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012 и Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Таким образом, личную карточку оформите на каждого сотрудника, принятого по трудовому договору. Заведите ее при приеме на работу и ведите в течение всего периода трудовой деятельности сотрудника в организации. С увольнением сотрудника карточку закройте, но продолжайте хранить в организации.

Раздел «Отпуск»

Совет редактора: если сотрудник берет часть ежегодного оплачиваемого отпуска, то в графе «Вид отпуска» сделайте об этом отметку. Кроме того, отмечайте в личной карточке момент, когда отпуск за данный рабочий год использован полностью. Это поможет вам точнее учесть отпуска.

Ситуация:Как внести запись об отпуске, если свободные строки в личной карточке закончились

На практике работодатели поступают следующим образом.

Совет редактора: в личной карточке не рекомендуется замазывать и заклеивать уже имеющуюся информацию, освобождая таким образом раздел для дальнейшего заполнения.

Ситуация:Может ли организация вести личные карточки сотрудников в электронном виде (не распечатывая)

Нет, не может.

В действующем трудовом законодательстве нет запрета на ведение личных карточек сотрудников в электронном виде. Однако реквизиты самой карточки предусматривают подтверждение подписью сотрудника вносимых данных, что делает ведение личной карточки в электронном виде невозможным. В частности, подпись сотрудника потребуется при заполнении раздела «Прием на работу и переводы на другую работу». С каждой записью, вносимой в данный раздел, организация обязана ознакомить сотрудника под подпись в графе 6. Такой порядок установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

<...>

Нина Ковязина заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

19.08.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

www.kdelo.ru

Сотрудник обратился с заявлением о переносе отпуска. Издан приказ. Теперь нужно внести информацию о переносе отпуска в личную карточку работника. Как это сделать правильно? Ведь информация о планируемом отпуске работника уже содержится в карточке. Поможет образец.

Затем, кадровая служба подготавливает приказ о переносе (подробнее об этом см., «Издаем приказ о переносе отпуска (образец)»).

Вид отпуска (ежегодный, учебный, безсохранения заработной платы и др.)

Период работы

Количество календарныхдней отпуска

Основа-ние

Личная карточка работника – это документ, содержащий всю кадровую информацию о работнике (п. 2 постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, п. 12, 41 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Помимо прочих сведений в карточке отражается информация об отпусках работника. Если отпуск перенесен, то это должны найти отражение в карточке. Образец внесения корректировки поможет кадровому специалисту исправить данные в личной карточке без ошибок.

В частности, в графе 4 нужно указать количество отгулянных дней. Для этого первоначальную цифру нужно зачеркнуть и написать фактическое количество. В графе 6 нужно указать реальную дату окончания отпуска, а в графе 7 дату и номер приказа о переносе отпуска работника.