Должностная инструкция в соответствии с профессиональным стандартом. Должностная инструкция делопроизводителя 2018 профстандарт образец

Должностная инструкция делопроизводителя 2018 года

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции делопроизводителя, образец 2018 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий начальным профессиональны мобразованием без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Не забывайте, каждая инструкция делопроизводителя выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать делопроизводитель. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

2. Делопроизводителем принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Делопроизводитель должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— структуру предприятия и его подразделений;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

— законодательством РФ,

— Уставом организации,

— приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно __________ (заведующему канцелярией, директору организации, начальнику отдела, др.)

6. На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель:

1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

9. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

10. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

11. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

12. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:

1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

— по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями;

— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности, критерии оценки качества исполнения трудовых обязанностей.

3. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих трудовых обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция делопроизводителя - образец 2018 года. Должностные обязанности делопроизводителя, права делопроизводителя, ответственность делопроизводителя.

hr-portal.info

регламент, нужный и работодателю, и работнику

Должностная инструкция делопроизводителя - документ, которым специалист будет руководствоваться в своей работе. На основании должностной инструкции и работодатель сможет объективно оценить, насколько работник соответствует этой должности.

Из статьи вы узнаете:

Нужна ли на предприятии должностная инструкция делопроизводителя

Должностная инструкция делопроизводителя не относится к числу обязательных документов. То есть законодательство не устанавливает наличие таких регламентов в организации. Поэтому каждый работодатель вправе самостоятельно решить вопрос о необходимости этого вида документов. Но, если этот вопрос будет решен положительно, должностные инструкции необходимо будет включить в учетную политику предприятия.

Подробнее о должностных инструкциях читайте здесь:

Те положения и разделы, которые, как правило, содержатся в должностной инструкции делопроизводителя, могут быть также включены в такой документ, как трудовой договор. Какую-то часть этих положений можно найти в локальных нормативных актах, действующих в организации.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Полный справочник должностных инструкций по всем отраслям деятельности.

Скачать все инструкции

Скачать документы по теме:

Но объединение всех требований и регламентов в одном документе – должностной инструкции делопроизводителя, более рационально:

во-первых, ни работнику, ни работодателю не придется поднимать договоры, соглашения и локальные акты, чтобы уточнить какие-то вопросы по трудовой функции, требованиям к должности;
во-вторых, подпись работника под этим документом является неоспоримым доказательством того, что с обязанностями по данной должности он ознакомлен;
в-третьих, внести изменения в должностную инструкцию будет проще, чем в трудовой договор или иной (помимо инструкции) локальный нормативный акт.

Читайте по теме в электронном журнале

Что содержат должностные инструкции делопроизводителя в организации

Структура должностной инструкции делопроизводителя на предприятии состоит из нескольких разделов. Как правило, это:

Общие положения.
Должностные обязанности делопроизводителя.
Права.
Ответственность.
Порядок пересмотра должностной инструкции.

Содержание разделов 1, 3, 4 и 5 может быть одинаковым для всех должностей, которые связаны с делопроизводством. В разделе 2 должны быть подробно описаны конкретные функциональные обязанности делопроизводителя с учетом специфики именно этой должности. Перечень этих обязанностей во многом определяется производственной и организационной спецификой предприятия.

Существенно облегчает составление должностной инструкции делопроизводителя профессиональный стандарт. Он называется «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» и утвержден приказом Минтруда России от 6 мая 2015 года № 276н.

Обратите внимание! Для коммерческих предприятий требования профстандартов являются рекомендуемыми. Работодатель вправе сократить или дополнить их при разработке собственной должностной инструкции делопроизводителя.

На рисунке ниже представлена должностная инструкция делопроизводителя, образец заполнения раздела «Общие положения».

Раздел «Общие положения» должностной инструкции делопроизводителя

В этом разделе следует оговорить порядок назначения на должность делопроизводителя и освобождения от нее. Кроме этого, здесь же можно закрепить подчиненность по должности и оговорить порядок замещения работника на время его отсутствия или болезни.

Среди сведений, которые включают в этот раздел, также нужно перечислить документы, которыми делопроизводитель будет руководствоваться в своей работе.

Справка

К ним относятся:

правовые и нормативные документы, которыми регламентируется трудовая деятельность делопроизводителя, в том числе государственные и отраслевые стандарты, локальные нормативные акты работодателя,
правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, устав организации и т.п.;
трудовой договор и настоящая должностная инструкция делопроизводителя.

Поскольку квалификационные требования к этой должности невысоки, нет смысла выделять их в отдельный раздел. Поэтому в «Общем разделе» можно указать лишь требуемый уровень квалификации, установленный профстандартом, и то, что кроме среднего профессионального образования кандидат должен пройти программы специализированные подготовки квалифицированных рабочих, служащих.

В этом разделе должностной инструкции делопроизводителя также можно указать, что для должности не устанавливаются ни требования к опыту практической работы, ни особые условия допуска к ней.

Скачать чистый бланкСкачать в .doc

Скачать заполненный образец Скачать в .doc

Что включить в раздел «Должностные обязанности делопроизводителя»

К числу общих обязанностей, которые должен выполнять любой специалист по делопроизводству, должностная инструкция отнесет:

прием и обработку входящих документов;
обработка и отправка исходящих документов;
просмотр, сортировку и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции;
подготовку документов для рассмотрения руководством в соответствии с полномочиями должностных лиц, закрепленными приказом руководителя;
доставка документов исполнителям;
ведение базы данных документов предприятия;

организация текущего хранения документов;
ведение консультационной и организационно-справочной деятельности;
организация работы по учету, хранению и передаче в структурные подразделения текущей документации делопроизводства;
контроль движения и своевременного исполнения документов.

Обратите внимание! При составлении документа следует учесть специфику работы организации. Например, должностная инструкция делопроизводителя в школе 2018 может содержать такую функциональную обязанность, как выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора школы и его заместителей.

Чтобы качественно выполнять обязанности делопроизводителя, специалисту потребуются определенные навыки.

Справка

Укажите в инструкции, что он должен:

иметь представление о структурах баз данных и уметь пользоваться системами управления базами данных, используемыми на предприятии;
уметь использовать в своей работе справочно-правовые и информационно-справочные системы;
уметь пользоваться специальным программным обеспечением, автоматизированными системами учета, регистрации и контроля.

Чем подробнее и полнее в должностной инструкции делопроизводителя будут описаны обязанности и необходимые специалисту навыки и умения, тем проще будет работодателю контролировать и оценивать его работу. Да и самому делопроизводителю будет легче работать, четко понимая круг своих должностных обязанностей.

Поэтому в должностной инструкции делопроизводителя можно оговорить требование знать структуру предприятия, руководство подразделений и его иерархию. Это позволит специалисту понимать, кто из руководителей вправе решать те или иные вопросы. Это, в свою очередь, поможет существенно ускорить и упростить контроль исполнения документов.

Как заполнить другие разделы должностной инструкции делопроизводителя

В разделе «Права по должности» укажите права, которые позволят делопроизводителю эффективно исполнять свои обязанности и взаимодействовать как с рядовыми исполнителями, так и с руководителями подразделений. Здесь можно указать, что сотрудник имеет право:

своевременно и в полном объеме знакомиться с решениями руководства, касающимися его работы;

выдвигать предложения по улучшению работы в рамках своих трудовых функций;
информировать непосредственного руководителя о недостатках, выявленных в процессе исполнения работы по должности и вносить предложения по их исправлению;
обращаться к руководству с требованием о содействии при исполнении своих должностных обязанностей и прав;
запрашивать информацию и документы, необходимые для работы.

В раздел «Ответственность» должностной инструкции делопроизводителя включите пункты:

об ответственности за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей;

В разделе «Порядок пересмотра должностной инструкции» пропишите периодичность пересмотра документа. Как правило, он составляет пять лет. В этом разделе также установите обязанность ознакомления работника со всеми корректировками, которые, при необходимости, будут вноситься в действующую должностную инструкцию делопроизводителя.

www.kdelo.ru

Профстандарт документоведа: каких специалистов затронут перемены?

Введение профстандарта документоведа может значительно повлиять на работников этой профессии в 2017 году. Узнайте, стоит ли корректировать требования к кандидатам и вносить изменения в должностную инструкцию.

Из статьи вы узнаете:

Документовед — это обобщенное название специалистов в сфере делопроизводства и документоведения. Спрос на данную профессию возрастает с развитием информационных потоков и увеличением числа документов во всех областях бизнеса. Работа документоведа во многом схожа с работой секретаря, делопроизводителя или архивиста, хоть и имеет свои особенности. В настоящее время профстандарты для этих специалистов едины и носят рекомендательный характер. Однако многие компании уже взяли на вооружение требования, содержащиеся в них.

Повлияло ли введение профстандарта на работу документоведа в 2017 году?

Федеральный закон, устанавливающий порядок разработки профстандартов, действует на территории Российской Федерации с 1 июля 2016 года. К концу 2017 года Министерство труда успело утвердить более 2000 обязательных профстандартов. В действующем Трудовом кодексе существует статья, регулирующая порядок их применения (ст. 195.2 ТК РФ). В настоящее время работодатель обязан ориентироваться на стандарты для ряда должностей, перечень которых утвержден законодательно. Для остальных отраслей до начала 2020 года установлен переходный период, в течение которого все необходимые стандарты должны быть приняты. Таким образом, на данный момент для большинства работников их применение носит рекомендательных характер.

Профессиональный стандарт представляет собой документ, содержащий ряд норм, касающихся того или иного направления деятельности. Он не охватывает конкретную профессию и может распространяться на несколько должностей. Так, например, профстандарт №447, регулирующий сферу документоведения и документационного обеспечения управления, распространяется на библиотекарей, библиографов, документоведов, служащих, занятых приемом и информированием посетителей.

Он содержит ряд норм для этих профессий, а именно:

перечень трудовых функций сотрудника в соответствие с занимаемой должностью и квалификацией;
требования к уровню профессиональных знаний и практическому опыту;

Несмотря на то, что данный документ не является обязательным, многие работодатели используют его в качестве точки опоры для организации многих рабочих процессов:

обучения и аттестации персонала;
формирования кадровой политики;
управленческих процессов;
расчета внутренних тарифов на определенные работы;
классификации тарифных разрядов;
разработки систем оплаты труда с учетом специфики предприятия;

Так, например, профстандарт документоведа может облегчить составление должностной инструкции, позволяет корректно определить название должности, разграничить трудовые функции, выставить целесообразные требования к образованию, квалификации и опыту работника.

Как оформить должностную инструкцию документоведа по профстандарту?

Законодательство обязывает работодателя использовать профессиональные стандарты для сотрудников, в отношении квалификации которых законом или нормативными актами установлены специальные требования. Кроме того, статья 57 ТК РФ предусматривает обязательное применение стандарта для работников, получающих дополнительные льготы, компенсации и премии в соответствие с занимаемой должностью.

Документовед не относится к категории должностей, для которых профессиональный стандарт обязателен к применению. Эта должность чаще всего подразумевает работу, связанную с официальной документацией. В ведении данного специалиста находятся базы данных, электронный документооборот, работа с корреспонденцией, проверка соответствия официальных документов стандартам компании. Таким образом, при составлении должностной инструкции работодатель может использовать нормы документов, регулирующих деятельность сотрудников сферы делопроизводства:

Профессиональный стандарт №447 "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией";
Профессиональный стандарт №1044 "Специалист по управлению документацией организации";

При составлении должностной инструкции для документоведа из профстандарта переносят профессиональные требования к сотруднику, занимающему данную позицию:

уровень образования;
профессиональный стаж;
опыт работы;
уровень квалификации;

Если должностная инструкция была разработана до введения соответствующего профстандарта, работодатель может внести в нее ряд изменений с учетом следующих нюансов:

Если поправки носят технический характер и не касаются функциональных обязанностей, согласие сотрудника не потребуется.

При изменении должностной инструкции необходимо издать соответствующее распоряжение и оформить «Изменения к должностной инструкции» или разработать новую редакцию акта.

Какие требования к документоведу содержит профстандарт?

Профстандарт документоведа определяет требования к сотруднику в данной должности согласно его трудовым функциям. Так стандарт 1044 регламентирует необходимый уровень образования и наличие дополнительных навыков для работников сферы документационного обеспечения управления предприятием.

Согласно стандарту документовед или специалист подразделения документационного обеспечения управления должен обладать высшим образованием уровня бакалавриата или иметь дополнительное профессиональное образование по профилю деятельности.

Узнайте, как разработать эффективную стратегию самообучения на год вперед

Кроме того, стандарт содержит перечни необходимых умений для различных трудовых функций документоведа:

Трудовая функция	Необходимые умения	Необходимые знания
Разработка и внедрение локальных актов в сфере ДОУ	Анализировать локальные нормативные акты Проводить классификацию информации Подготавливать проекты
Документирование управленческой деятельности	Проводить унификацию форм документов Применять конкретные виды документов для реализации функций управления	Правила составления различных видов управленческих документов Структура организации и порядок распределения полномочий в области делопроизводства
Организация документооборота	Организовывать взаимодействие подразделений Разрабатывать систему индексации Контролировать выполнение процедур движения и обработки документов	Состав локальных нормативных актов Распределение функций и вопросов деятельности между руководством и структурными подразделениями

Таким образом, профстандарт документоведа достаточно подробно описывает все необходимые специалисту знания и умения для успешной работы в данной должности.

Как профстандарт определяет должностные обязанности документоведа?

Должностные обязанности документоведа определяются трудовым соглашением и должностной инструкцией. Работодатель вправе использовать соответствующий профстандарт для точного формулирования обязанностей и их разграничения в зависимости от трудовых функций данного сотрудника. Как правило, обязанности документоведа включают:

Разработку и внедрение технологических процессов работы с документацией;
Участие в организации деятельности службы документационного обеспечения управления;
Разработку и внедрение унифицированных систем документации;
Систематизацию документов и информационных показателей;
Постановку задач в сфере проектирования автоматизированных информационных систем;
Изучение и внедрение передового опыта в области документационного обеспечения управления;
Разработку нормативно-методической документации;
Участие в подборе кадров службы ДОУ;

Профстандарты разграничивают трудовые функции документоведа в соответствии с уровнем квалификации сотрудника. Так в обязанности ведущего документоведа по профстандарту входит руководство деятельностью по документационному обеспечению управления и управление официальной документацией. Этот специалист отвечает за информационные потоки организации и отслеживает работу подразделений. Для этого необходимы не только глубокие знания в сфере делопроизводства, но и понимание механизмов деятельности и развития компании в целом.

Должностная инструкция делопроизводителя в 2018 году

Должностная инструкция делопроизводителя – локальный документ, действующий внутри одного предприятия. В нем должны быть указаны все обязанности и права, которые касаются трудовой деятельности работника на этой должности. Если на должность претендует специалист по делопроизводству, должностная инструкция должна содержать четкую и подробную информацию о том, что придется делать сотруднику на его рабочем месте. Какими должны быть обязанности делопроизводителя и как нужно составить должностную инструкцию, чтобы не нарушить законодательные нормы?

Должностные обязанности специалиста по делопроизводству – основные понятия

Должностная инструкция делопроизводителя – важный документ, касающийся трудовой деятельности специалиста. Оттуда он узнает обязанности, которые должен выполнять на своем рабочем месте и, что важно, ответственность, которая наступит для него, если будут нарушены пункты должностной инструкции. И стоит отметить, что работодатель не имеет права наказывать сотрудника за то, что он не выполнил работу, которая не была указана в должностной инструкции.

Чаще всего ответственным за нарушение должностной инструкции будет признан именно работодатель. Всё дело в том, что большинство проблем, возникающих с этим локальным документом, возникают из-за туманных формулировок или неточного описания. Именно те пункты, за которые работодатель несет полную ответственность. Так что больше всего внимания стоит уделять именно тому, насколько подробно и точно составлена должностная инструкция.

Также стоит отметить, что должностная инструкция может стать инструментом в руках сотрудника. Если она будет составлена некорректно или неточно, то, в случае, если работнику покажется, что его права нарушены, он может обратиться в суд, используя этот локальный документ как доказательство.

Необходимо заметить, что каждая должностная инструкция делопроизводителя, в ДОУ, секретаря или где-то ещё, будет отличаться. Они должны составляться в соответствии с теми специфическими моментами, которые присущи только этому предприятию. Так что, если организации нужна должностная инструкция делопроизводителя, образец можно взять из типовых документов.

После того, как определен пример документа, руководитель должен отдать его на доработку специалисту из отдела кадров. Он лучше разбирается в насущных проблемах корпорации и в том, какая специфика у местного производства. При этом большинство предприятий предпочитают создать должностную инструкцию с нуля. Дело в том, что четких законодательных норм, которые контролируют форму подобного документа, нет. Так что, по факту, работодатель может написать её таким образом, каким ему будет удобнее.

Единственное, что контролирует государство – содержание должностной инструкции. Например, в Письме Роструда от 30.11.2009 №3520-6-1 говорится о том, что работодатель не имеет права включать в текст должностной инструкции дополнительные причины, которые могут стать поводом для увольнения сотрудника. Весь перечень причин, которые являются юридическим основанием для такого шага, установлен в законодательстве и включение в текст локального документа дополнительных условий будет противоречить законам.

Но при этом, учитывая то особое внимание, которое нужно уделить созданию и разработке должностной инструкции, работодатель должен тщательно перечитать документ, составленный кадровиками, и только после этого утвердить его. В ином случае могут быть пропущены какие-нибудь важные ошибки, которые приведут к серьезным последствиям.

Для того чтобы лучше разобраться в том, как должна выглядеть должностная инструкция, стоит ознакомиться с образцом. Это стандартный документ, который берут за основу большинство предприятий, дополняя его текст собственной спецификой.

Порядок составления должностной инструкции делопроизводителя

Первым пунктом, который должен содержаться в документе, являются общие положения. Здесь необходимо оказать общую информацию, касающуюся профессии. Например:

К какой категории персонала относится делопроизводитель, работающий на этом предприятии. В большинстве случаев это технический исполнитель, но в некоторых организациях этот пункт может отличаться.
Каким образом делопроизводитель назначается на должность. Сюда же нужно написать, какой порядок нужно соблюсти, чтобы снять человека с места работы.
В этом пункте описывают вопросы подчинения. Кому именно подчиняется делопроизводитель, кто является его прямым начальником.
Кто займет должность делопроизводителя, пока его временно нет на рабочем месте. Кто будет замещать человека, пока тот в отпуске по болезни, например.
В этом пункте руководитель должен указать требования, которые выдвигаются к квалификации сотрудника, претендующего на должность. Здесь нужно написать, какими профессиональными и личными качествами должен обладать человек, чтобы начать работать делопроизводителем на предприятии.
Чем должен руководствоваться делопроизводитель в своей работе. Обычно здесь указываются нормативные документы или законодательные акты, которые напрямую касаются рабочей деятельности сотрудника.

Второй пункт должностной инструкции – трудовые обязанности делопроизводителя. Что входит в список его обязанностей, которые человек должен делать регулярно. Стандартный список должностных обязанностей делопроизводителя выглядит следующим образом:

Делопроизводитель должен принимать всю корреспонденцию, направленную в организацию, внутреннюю или внешнюю. Также он должен её зарегистрировать и отправить в то структурное подразделение, куда она предназначается.
В соответствии с указом руководителя предприятия, должен создать специальный банк данных. Если от начальника организации поступили соответствующие распоряжения, то он обязан передать документы на исполнение и завести на них специальные регистрационные карточки.
В его обязанности входит ведение картотеки, где будет собран учет по прохождению материалов документального характера. Они должны контролировать то, как выполняются бумаги, отправленные на исполнение. Если возникает необходимость, то делопроизводитель выдает справки по тем документам, которые были получены и прошли процесс регистрации.
Сотрудник должен вести процесс учета корреспонденции, которая поступила в организацию. Он обязан регистрировать документацию, отправленную из компании и вносить её в учетные документы. Текущий архив должен быть систематизирован силами делопроизводителя.
Делопроизводитель должен провести систематизацию полученных документов, обеспечив достаточно быстрый и простой поиск нужных бумаг по архиву.
Делопроизводитель обязан подготавливать и сдавать архивные документы о тех документальных материалах, которые были завершены и закрыты. Регистрационная картотека и описи получаемых дел, хранящихся в компьютерных банках данных, подпадают под ответственность делопроизводителя.
Принимает бумаги, которые нужно потом отдать на подпись его прямым начальникам. Также он должен проверить, чтобы эти документы были составлены правильно и оформлены без ошибок. С примерами бумаг, которые сотруднику придется проверять, лучше всего знакомить сотрудника непосредственно на рабочем месте.
Вся служебная документация, которая проходит через делопроизводителя, должна быть в сохранности. Он ответственен за целостность полученных документов.
Если у непосредственного начальника делопроизводителя появляются отдельные поручения, то сотрудник должен их выполнить.

Следующий обязательный пункт должностной инструкции – права работника. То, на что он имеет право во время рабочего процесса. В основном этот пункт касается особых условий работы и проектов, в которых работник может участвовать:

Делопроизводитель имеет право ознакомиться с решениями, которые приняло руководство. Это касается проектов и будущих изменений, касающихся деятельности сотрудника.
Делопроизводитель может участвовать в улучшении качества рабочей деятельности. Предлагать способы и методы увеличения эффективности производства на предприятии, если они связаны с теми обязанностями, которые обусловлены в должностной инструкции.
Делопроизводитель имеет право запрашивать информацию, которая касается его прямой деятельности. Он может запрашивать дополнительные сведения у своего прямого руководителя или руководителей других структурных подразделений, и даже специалистов, работающих в организации. Он может это делать самостоятельно или через доверенных поручителей.
Если этого требует ситуация, то делопроизводитель может требовать от своего прямого руководства содействия в том, что касается исполнения должностных обязанностей и соблюдения прав.

Последним пунктом, который необходимо указывать в должностной инструкции – ответственность:

Делопроизводитель должен понести ответственность, если его должностные обязанности будут выполнены халатно или несвоевременно. Если, конечно, это случилось по вине специалиста, а не третьего лица.
Если делопроизводитель не соблюдает инструкции и приказы, распространенные на предприятии. Также во многих организациях добавляют пункт, что специалист понесет ответственность за то, что не соблюдал правила коммерческой тайны и конфиденциальности информации.
Делопроизводитель понесет ответственность, если не будет соблюдать рабочий график, установленный на предприятии. То же самое касается и правил, норм пожарной безопасности или охраны труда.

Как можно увидеть из всего, что написано выше – должностная инструкция должна касаться всех частей трудовой деятельности специалиста. Чем подробнее она будет написана, тем меньше будет шансов, что сотрудник поймет что-то неправильно и нарушит какой-нибудь из пунктов.

Как составить должностную инструкцию делопроизводителя

Должностная инструкция должна присутствовать на каждом предприятии и в каждой организации. Она является основным источником информации для сотрудника о его будущем месте работы. И стоит отметить, что наличие должностной инструкции фиксируется в действующем законодательстве. За то, что на предприятии нет нужных локальных документов, на работодателя будет наложен штраф в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Также каждый работник должен быть ознакомлен с текстом должностной инструкции. Свидетельством этого будет служить его подпись, которую сотрудник поставит при оформлении трудового договора. А если подписи не будет, то в случае нарушения у работодателя не будет возможности наказать своего сотрудника. Ведь он не был ознакомлен со своими должностными инструкциями.

В большинстве случаев разработкой и составлением должностных инструкций занимаются специалисты из кадрового отдела. Руководитель занимается только контролем и окончательным утверждением. Когда он решает, что должностная инструкция готова и соответствует выдвигаемым требованиям, то он фиксирует это своей подписью и издает приказ по предприятию.

Также стоит отметить, что большинство предприятий, которые занялись разработкой собственных локальных документов, берут за основу один из существующих образцов. Но нельзя забывать, что в образцы нужно добавлять подробности и дополнительную информацию. Ту, что будет отражать специфику работы на производстве и поможет сотруднику верно выполнять свои функции.

delatdelo.com

Должностная инструкция в соответствии с профессиональным стандартом

Отвечаем на вопрос: нужно ли переделывать имеющиеся должностные инструкции в соответствии с утвержденным профстандартами?

Из статьи вы узнаете:

Профессиональные стандарты

Ранее за систематизированной информацией по должностным обязанностям мы обращались к квалификационным справочникам, сейчас сводка функциональных обязанностей, требований к опыту работы и образованию содержится в профессиональных стандартах. Информация там более актуальная и современная по сравнению с квалификационными справочниками – время требует новых специалистов, учебные заведения должны знать, на что ориентироваться в подготовке кадров.

Для работодателя в целях решения вопроса обязательны ли профстандарты, следует обратиться к ст. 195.3 Трудового кодекса РФ. Так, по общему правилу они обязательны в случае, если законы устанавливают требования к квалификации работников. А также, когда работа дает право на определенные льготы и компенсации либо имеет ограничения, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами (см. ч. 2 ст. 57 ТК РФ). В других случаях - они носят рекомендательный характер.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Полный справочник должностных инструкций по всем отраслям деятельности.

Скачать все инструкции

Скачайте документы по теме:

Работодатели руководствуются профстандартами, когда необходимо сформулировать требования к определенной должности, разработать должностные инструкции (это указано п. 25 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 22 января 2013 г. № 23). Как ввести в компании профессиональные стандарты, а также документы, необходимые для принятия на данном этапе, можно увидеть здесь.

На текущий момент принято уже достаточно много профессиональных стандартов и их разработка и утверждение продолжается. Здесь можно посмотреть, какие стандарты уже есть и с какого времени они действуют.

Читайте по теме в электронном журнале

Должностные инструкции

Итак, разобравшись с вопросом об обязательности применения профстандартов, необходимо ответить на вопрос, обязательно ли приводить в соответствие им должностные инструкции. Думается, что если в конкретной организации применение стандартов к должности носит обязательный характер, то и должностные инструкции должны соответствовать всем требованиям данного стандарта. Если компания не обязана придерживаться ПС, то должностные инструкции она может приводить в соответствие им согласно собственным интересам.

Какие это могут быть интересы? Например, если требования к конкретной должности прописаны в компании в должностной инструкции, то кандидату, не соответствующему данным требованиям, можно отказать в приеме на работу, сославшись на утвержденный локальный нормативный акт.

Однако уволить действующего сотрудника за несоответствие профстандартам нельзя. Подробнее об этом здесь.

Должностная инструкция в соответствии с профессиональными стандартами разрабатывается таким образом, что компания адаптирует под свои цели, задачи и специфику тот перечень функционала, который перечислен в описании должности. То есть можно перефразировать, можно брать отдельные должностные обязанности, которые присущи и необходимы конкретной компании.

Должностная инструкция по профстандарту разрабатывается и утверждается в том порядке, как и иные локальные нормативные акты. Сначала идет процесс разработки и согласования, затем документ подписывается руководителем (для этого либо предусмотрен специальный гриф «утверждаю» на самой инструкции, либо утверждается она отдельным приказом). В процессе разработки можно использовать образцы должностных инструкций по профстандартам. С момента утверждения и ознакомления с ней заинтересованных сотрудников она приобретает юридическую силу.

Отметим, что должностная инструкция также может быть оформлена в качестве приложения (неотъемлемой части) трудового договора.

Таким образом, работодатель не может совсем игнорировать профстандарты - должностные инструкции (а они все-таки должны отвечать современным реалиям и требованиям) разрабатываются именно на основе принимаемых профстандартов.

Примеры должностных инструкций

Должностные инструкции по профстандартам 2017 года разрабатываются по тем должностям, профстандарты по которым приняты относительно недавно, или в тех компаниях, которые приняли решение использовать их в своей деятельности и привести в соответствие с ними свои локальные акты.

Рассмотрим некоторые примеры инструкций, разработанных в соответствии с последними требованиями, по некоторым должностям.

Справка

Учитель

Должностная инструкция учителя в соответствии с профстандартом должна быть разработана на основе тех компетенций, которые указаны в Приказе Минтруда РФ от 18.10.2013г. № 544н. Профессия в данном стандарте называется «педагог». Стандарт охватывает педагогическую деятельность в области общего школьного и дошкольного образования и содержит в себе подробный перечень компетенций, необходимых специалисту для полноценного выполнения педагогических функций.

Подробнее про профстандарт педагога читайте здесь.

Тренер

Должностная инструкция тренера в соответствии с профстандартами принимается на основе функциональных обязанностей, перечисленных в стандарте, утвержденном Приказом Минтруда России от 07.04.2014 N 193н. Согласно стандарту, тренер осуществляет тренировочный процесс на разных этапах – на спортивно-оздоровительном, на этапе начальной подготовки, спортивной специализации, совершенствования мастерства, а также занимается подготовкой спортивных команд.

Подготавливая к утверждению должностную инструкцию тренера, выбирается из описанного функционала тот, который подходит под конкретную должность. В инструкции следует максимально приблизить описание видов работ и деятельности под реалии – тогда данный локальный акт будет жизнеспособным и работать как в интересах работодателя, так и на благо работника.

Должностная инструкция тренера с учетом требований профстандарта «Тренер»

Скачать чистый бланкСкачать в .doc

Скачать заполненный образец Скачать в .doc

Сварщик

Должностная инструкция сварщика по профстандарту разрабатывается на основе Приказа Минтруда России от 28.11.2013 N 701н. Из стандарта видим, что наименований профессий и должностей может быть много – сварщик пластмасс, электрогазосварщик, газосварщик и т.д. Кроме того, предусматриваются разные квалификации и разряды.

Работодатель может составить одну должностную инструкцию для всех разрядов и видов работ (термитная, газовая, электросварка и т.д.). При этом необходимо разделить обязанности и квалификационные требования для рабочих с разными уровнями. Это выполнимо, если на предприятии трудится несколько сварщиков одного квалификационного уровня. При большем количестве сотрудников по этой профессии должностная инструкция может стать чересчур объемной и трудной для восприятия. Поэтому оптимальнее составить их несколько по разным разрядам или квалификации.

Подробнее можно прочитать здесь, а про профстандарт сварщика здесь..

Справка

Воспитатель

Должностная инструкция воспитателя в соответствии с профстандартом должна содержать в себе компетенции, перечисленные в Приказе Минтруда России от 18.10.2013 N 544н. Данный стандарт един для педагога – как для учителя, так и для воспитателя.

Профстандарт педагога дошкольного образования следует учитывать при проведении обучения, аттестации, составлении должностных инструкций и трудовых договоров, а также формировании политики оплаты труда.

В указанном документе содержится перечень навыков и умений, которыми должен обладать воспитатель ДОУ.

Подробнее о должностной инструкции воспитателя здесь

Делопроизводитель

Должностная инструкция делопроизводителя по профстандарту основывается на Приказе Минтруда России от 6 мая 2015 года № 276н. Профстандарт этот называется «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». Он является рекомендательным для коммерческих организаций.

Скачать образцы должностной инструкции и узнать подробнее про вопросы составления и утверждения можно здесь.

Таким образом, используя в работе профессиональные стандарты, работа над разработкой должностных инструкций становится легче и результативнее.

Должностная инструкция делопроизводителя - Народный СоветникЪ

Должностная инструкция делопроизводителя утверждается сотрудником отдела кадров или лицом, ответственным за охрану труда в организации. Для работника должностная инструкция является своеобразной настольной книгой и указывает на основные направления деятельности и обязанности. О том, как правильно составить документ, мы расскажем в статье.

Делопроизводитель

Как утверждается должностная инструкция делопроизводителя?

Должностная инструкция делопроизводителя

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя

Делопроизводитель

Делопроизводитель – это работник, который отвечает за документооборот в организации. В его обязанности входит, как правило, принятие, обработка, отправка и хранение документов.

Подписывайтесь на&nbspнаш канал в&nbspЯндекс.Дзен!

Подписаться на канал

В квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, который утвержден постановлением Минтруда РФ 21.08.1998 № 37, указано, что к делопроизводителю при трудоустройстве не должны предъявляться требования о наличии определенного уровня образования и стажа работы по профессии. Соискателю достаточно иметь начальное профессиональное или среднее полное образование и пройти специальную подготовку.

Делопроизводитель в своей работе может использовать различные технические средства. Речь идет как о компьютерах, принтерах и сканерах, так и о телефонии. За все вверенное имущество работник несет материальную ответственность.

Отличие делопроизводителя от секретаря заключается в том, что секретарь, как правило, отвечает за документацию определенного руководителя, в то время как делопроизводитель занимается бумагами всей компании. В последнее время набирает обороты тенденция объединения этих двух профессий в одну – секретарь-делопроизводитель. Как правило, это явление наблюдается в небольших организациях, где документооборот небольшой.

Ниже мы рассмотрим пример составления должностной инструкции секретаря и особенностей работы секретаря-делопроизводителя.

Как утверждается должностная инструкция делопроизводителя?

Должностная инструкция делопроизводителя разрабатывается служащим отдела кадров или работником, отвечающим за охрану труда на предприятии. Документ обязательно должен быть согласован с непосредственным начальником сотрудника; при необходимости начальник вправе вносить в текст изменения. Инструкция утверждается руководителем учреждения и представляется делопроизводителю на ознакомление в момент заключения с ним трудового договора. Работник должен поставить на документе свою подпись: это будет означать, что он уведомлен о своих правах и обязанностях и дает согласие на то, что будет их исполнять. Если по каким-то причинам уполномоченное лицо не ознакомит служащего с инструкцией, то потребовать с него выполнения каких-либо прописанных в бумаге пунктов будет невозможно, так как окажется, что он о них не знал.

При необходимости в текст документа можно внести изменения. Однако сотрудник должен быть уведомлен об этом; без его согласия никакие новшества должностной инструкции не будут иметь юридической силы.

Важно! Если делопроизводитель по каким-либо причинам отказывается подписывать документ, об этом за подписью сотрудника отдела кадров составляется соответствующий акт, в котором отражается нежелание сотрудника знакомиться с должностной инструкцией. Копия акта подшивается в личное дело служащего.

Должностная инструкция делопроизводителя

Должностная инструкция делопроизводителя состоит из следующих разделов.

Общие положения.В этой части документа указывается наименование должности и структурного подразделения – места работы делопроизводителя в соответствии с утвержденным в организации штатным расписанием. Еще здесь нужно прописать квалификационные требования к соискателю на вакансию и порядок назначения и снятия с должности, а также варианты замещения сотрудника в случае его отсутствия.
Функции и задачи.Раздел содержит перечисление основных направлений деятельности делопроизводителя. Как правило, к таковым относится прием и обработка документации. Помимо этого речь может идти об организации хранения и учета бумаг.
Должностные обязанности.Должностные обязанности делопроизводителя зависят в большинстве своем от размеров предприятия и наличия/отсутствия автоматизированных систем, технических средств и т. д. Чем организация больше по размерам, тем вероятнее, что в ее штате несколько должностей делопроизводителей, за каждым из которых закреплена своя сфера деятельности. Например, один отвечает только за входящую документацию, второй за архивирование и т. д. Мы обобщим обязанности служащего с учетом того, что такая должность в учреждении одна.
К основным обязанностям делопроизводителя, на наш взгляд, относятся:
- прием и регистрация входящей корреспонденции;
- исполнение резолюции руководителя на документе;
- оформление регистрационных карточек на бумаги или ведение базы предприятия;
- ведение картотеки учета документации и выдача справки по вопросу нахождения конкретного документа;
- рассылка корреспонденции по адресатам;
- организация хранения и архивирования документов;
- обеспечение сохранности всей проходящей через него документации.
Права.Для реализации возложенных на него обязанностей делопроизводитель наделяется комплексом прав. В частности, сотрудник имеет право на:
- требование от работников организации исполнения резолюций руководителя в срок;
- запрос необходимой информации;
- получение доступа ко всем информационным системам учреждения, необходимым для осуществления его деятельности;
- ознакомление с проектами решений руководителя, которые тем или иным образом касаются направления работы сотрудника;
- иное содействие со стороны руководителей и сотрудников предприятия.
Ответственность.В этом разделе указываются виды ответственности, к которым может привлекаться работник в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения должностных обязанностей. Речь, в частности, идет о дисциплинарной и материальной ответственности, административной, а в некоторых случаях даже уголовной.

Важно! В связи с тем, что делопроизводитель работает практически со всеми документами компании, при трудоустройстве с ним может быть заключено соглашение о неразглашении коммерческой тайны, которая станет ему известна. Несоблюдение пунктов этого документа может привести к тому, что служащий будет наказан вплоть до применения мер уголовной ответственности.

Для справки: законодательство РФ не содержит обязательных требований к составлению должностных инструкций делопроизводителя относительно количества и названия разделов документа. Именно поэтому уполномоченные лица вправе вносить изменения в текст инструкции, убирая или добавляя различные его части по своему выбору.

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя

Организации, осуществляющие широкий спектр деятельности, как правило, могут себе позволить содержать в штате и секретаря, и делопроизводителя. Однако небольшие предприятия, которые не отличаются большим количеством работников, как правило, объединяют эти две должности в одну – секретарь-делопроизводитель.

Секретарь – это служащий, основной обязанностью которого является обеспечение работы руководителя предприятия с организационной и документационной точки зрения. Здесь прослеживается конкретика в должностных обязанностях. Если к работе секретаря прибавить функции делопроизводителя, то круг деятельности расширится: сотрудник должен будет отвечать за обработку документации всего учреждения.

В должностной инструкции секретаря-делопроизводителя, помимо основных обязанностей в сфере делопроизводства, которые были перечислены нами в предыдущем пункте, указываются также следующие направления деятельности:

прием и обработка входящих звонков;
работа с резолюциями руководителя;
составление рабочего плана начальника;
решение организационных вопросов и т. д.

Секретарь-делопроизводитель должен знать основы архивного дела, так как в его обязанности будет входить учет и сохранность документации, а также ее последующая передача в архив. Если в организации нет работника, ответственного за эту сферу, то заниматься архивированием придется именно секретарю-делопроизводителю.

Таким образом, должностная инструкция делопроизводителя является документом организационно-распорядительного характера, которая после ознакомления с ней становится обязательной для исполнения сотрудником. Мы рекомендуем прописать должностные обязанности служащего самым подробным образом, охватив все направления его деятельности, для того чтобы в процессе работы не возникало вопросов относительно правильности действий сотрудника.

nsovetnik.ru

Должностная инструкция делопроизводителя 2017 профстандарт образец

Должностная инструкция делопроизводителя

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность делопроизводителя.

1.2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе не менее 3 месяцев, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Делопроизводитель относится к категории служащих, принимается и увольняется в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора организации.

1.4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется действующим законодательством РФ, Уставом организации, настоящей должностной инструкцией, положениями, приказами и распоряжениями вышестоящего руководства организации.

1.5. В своей деятельности делопроизводитель подчиняется непосредственно начальнику управления административно-хозяйственного обеспечения и находится в оперативном подчинении офис-менеджера.

1.6. На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь) его обязанности может исполнять лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Квалификационные характеристики

2.1. Делопроизводитель должен знать:

- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

- основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

- структуру предприятия и его подразделений;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

- основы организации труда;

- правила эксплуатации вычислительной и оргтехники;

- основы законодательства о труде;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности.

2.2. Делопроизводитель должен уметь:

- пользоваться современными техническими средствами обработки информации, коммуникаций и связи, вычислительной техники.

3.1. В своей деятельности делопроизводитель обязан:

3.2. Соблюдать регламентирующие документы, указанные в п. 1.4.

3.3. Соблюдать требования охраны труда, установленные законодательством и иными правовыми актами, а также правилами и инструкциями по охране труда.

3.4. Немедленно извещать своего непосредственного или вышестоящего руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае, происшедшем на производстве или об ухудшении своего здоровья.

3.5. Выполнять служебные поручения своего руководителя точно и в установленный срок.

3.6. Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в структурные подразделения.

3.7. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки или создавать банк данных.

3.8. Вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.

3.9. Отправлять исполненную документацию по адресатам.

3.10. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.

3.11. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.

3.12. Готовить и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив.

3.13. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность проходящей служебной документации.

3.14. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

3.15. Обеспечивать порядок в канцелярии, требовать от сотрудников обеспечения порядка и тишины.

3.16. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать их в архив.

3.17. Копировать необходимые для работы документы.

Делопроизводитель имеет право:

4.1. Требовать в пределах возложенных на него обязанностей от непосредственного руководителя создания условий для работы и обеспечения всем необходимым для выполнения своих обязанностей.

4.2. Знакомиться с решениями руководства предприятия, касающимися его деятельности.

4.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

4.4. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Делопроизводитель несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

5.2. За достижение поставленных перед ним целей и задач.

5.3. За невыполнение приказов, распоряжений и указаний вышестоящего руководства в части, его касающейся.

5.4. За совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

5.5. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.

5.6. За неразглашение коммерческой тайны.

5.7. За недостоверную информацию, предоставляемую руководству.

6. Критерии эффективности деятельности делопроизводителя

6.1. Своевременное получение и отправление корреспонденции подразделениям и сторонним организациям.

6.2. Качественное выполнение должностных обязанностей.

7.1. Взаимодействует со всеми работниками, руководителями подразделений и руководством организации по вопросам, входящим в его компетенцию.

7.2. Взаимодействует с представителями сторонних предприятий, организаций, учреждений по вопросам, относящимся к его компетенции.

Согласование инструкции зависит от того, кто ее утверждал. Если ДИ утверждает генеральный директор, то, как правило, она согласовывается с директором по персоналу, возможно согласование с начальником юридического управления.

наименование организации, предприятия]

[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного

должностного лица, уполномоченного утверждать

[число, месяц, год]

Должностная инструкция делопроизводителя

(ответственного за входящую корреспонденцию) [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1.1. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению [заведующего канцелярией, начальника отдела документационного обеспечения].

1.4. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, должен знать:

- основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

- структуру предприятия и его подразделений;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

- основы организации труда;

- правила эксплуатации вычислительной техники;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда.

1.5. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, в своей деятельности руководствуется:

- положением о [канцелярии, отделе документационного обеспечения, ином структурном подразделении];

- инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;

- настоящей должностной инструкцией;

1.6. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, непосредственно подчиняется [заведующему канцелярией, начальнику отдела документационного обеспечения].

1.7. Во время отсутствия делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное руководством предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.8. [Вписать нужное].

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию:

2.1. Выполняет работы по учету и регистрации корреспонденции, поступившей на предприятие из органов государственной власти, органов местного самоуправления, банков и других организаций.

2.2. Обеспечивает контроль за передачей указанных документов руководству и исполнителям.

2.3. Передает заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения) корреспонденцию, требующую предварительного просмотра.

2.4. Направляет документы на исполнение в соответствии с резолюцией руководства, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

2.5. Ведет картотеку прохождения документов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документальным материалам.

2.6. Осуществляет контроль (с проставлением необходимых отметок на карточках) за прохождением и своевременным возвращением исполнителями документов, подлежащих возврату в канцелярию (отдел документационного обеспечения), со всеми материалами по их исполнению.

2.7. Формирует документы и дела по закрепленному участку работы и в соответствии с утвержденной номенклатурой.

2.8. Осуществляет подготовку документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив предприятия.

2.9. Принимает участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.

2.10. Выполняет отдельные поручения заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения).

2.11. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

2.12. [Вписать нужное].

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, имеет право:

3.1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения) предложения по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.

3.2. Запрашивать от исполнителей информацию о прохождении и окончательном исполнении документов.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать [заведующему канцелярией, начальнику отдела документационного обеспечения] о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

3.6. [Вписать нужное].

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет персональную ответственность за:

- состояние учета и регистрации документов, указанных в п.1 раздела 2 настоящей должностной инструкции;

- формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, подготовку их к последующему хранению и использованию;

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Пример должностной инструкции делопроизводителя

Должностная инструкция делопроизводителя, бесплатно

Любая должностная инструкция (ДИ) состоит из 5 разделов (может быть больше, может быть меньше, 5 - это классика)

общие положения
обязанности
права
ответственность
заключительные положения

Название должности можно взять из ЕКС или ЕТКС.

В общих положениях пишем, к какой категории относится данный специалист, кому подчиняется, порядок назначения и увольнения, квалификационные требования, чем руководствуется в своей деятельности и т.д.

В правах описываем, какими возможностями специалист обладает.

В обязанностях обозначаем рабочие функции сотрудника.

Затем формулируем, за что работник отвечает: за отчетность, за сохранность информациии, соблюдения этики и т.д.

В заключительных положениях указываем все, что угодно, вплоть до места и времени хранения ДИ.

Образец должностной инструкции делпроизводителя по профстандарту, который называется "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией" (утвержден приказом Минтруда от 06.05.2015 № 276н), переработать в должностную инструкцию не составит особого труда, перенеся из соответствующих разделов стандрата нужную информацию в тот или иной раздел, в зависимости от того, что данный человека будет обеспечивать функционально:

организационную деятлеьность;
документарное сопроводжение;
информационное сопровождение руководства компании;
информционно-аналитическая деятельность;
или иное в комбинированном виде.

Внимание, только СЕГОДНЯ! Загрузка...

amvtrade.ru

г.Москва, м.Шоссе Энтузиастов, ул. Электродная, д.88, стр.14

Политика конфиденциальности