Организация делопроизводства и документооборота в организации. Документ фирма
Обязательные документы компаний
Обязательные организационные документы можно определить как комплекс взаимосвязанных бумаг, регламентирующих структуру, функции организации, права и обязанности работников и руководителей.
Какие организационные документы считаются обязательными?
К числу обязательных организационных относятся следующие бумаги:
1. Положения – нормативные документы, регламентирующие организационные и трудовые отношения. Положение может регулировать как деятельность всей компании, так и работу единственного должностного лица. Типичный вариант положения – документ, регламентирующий деятельность филиала, определяющий его внутреннюю структуру, ключевые функции, порядок реорганизации и упразднения.
2. Устав – перечень правил, регулирующих взаимоотношения организации с другими юридическими образованиями, частными лицами и государством. Устав составляется учредителями организации и обязательно регистрируется.
Этот документ включает такие данные, как:
- название, вид, местонахождение фирмы;- цель функционирования;- порядок образования имущества и распределения прибыли между акционерами;- сведения о внутренней структуре.
Также есть конкретные требования к отдельным категориям организаций: например, акционерные общества обязаны прописывать условия приобретения акций и доли участников.
3. Штатная численность и штатное расписание. Штатная численность устанавливает названия должностей и количество кадровых единиц для каждой должности. Документ подписывается начальником кадровой службы и руководителем фирмы и визируется главным бухгалтером.
Штатное расписание устанавливает численный состав сотрудников, а также общий фонд заработной платы. Его составляет главный бухгалтер.
4. Должностные инструкции устанавливают права и обязанности сотрудников организации. Создаются инструкции кадровым специалистом, подписываются руководителем фирмы и юридическим консультантом. Срок хранения должностных инструкций – 3 года.
5. Договор – правовой документ, регулирующий хозяйственные отношения между субъектами экономической деятельности. Договор имеет обязательные реквизиты – к ним относятся подписи, печати, юридические адреса и банковские реквизиты участников сделки.
Обязательные кадровые документы
К числу обязательных кадровых документов относятся такие бумаги, как:
1. Положение о защите личных (персональных) данных работников дается работнику под подпись при найме и хранится постоянно.
2. Трудовые книжки хранятся вплоть до увольнения работника (невостребованные хранятся постоянно). Исключение – совместители: от них трудовая не требуется.
3. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Этот документ постоянно заполняется и содержится в отделе кадров в течение 50-ти лет. При упразднении фирмы документ должен быть перемещен в городской архив – там срок его хранения достигает 75 лет.
4. Приказы по кадровому составу. К этой категории документов относятся приказы о трудоустройстве, об увольнении, о командировках и перемещениях сотрудников на другие должности. Приказы хранятся 75 лет.
5. Приказы по отпускам издаются по письменному заявлению сотрудников и оформляются минимум за три дня до того, как сотрудник отправляется в отпуск. Срок хранения приказов – 5 лет. К этому блоку еще можно отнести график отпусков, который оформляется за две недели до наступления нового календарного года. График сохраняется в течение 12 месяцев, после чего утрачивает актуальность.
6. Положения об оплате труда, а также ТУРВы. Положения содержат схему премирования персонала, информируют о доле окладной части при сдельно-премиальной системе. ТУРВ (табель учета рабочего времени) позволяет судить, сколько дней фактически отработал сотрудник за определенный период.
Охрана труда: обязательные документы
Обязательными являются такие документы по охране труда:
1. Инструкция по охране труда (обязательна по Трудовому Кодексу – статья 212).
2. Листы ознакомления, подтверждающие, что сотрудники знают требования охраны труда, определенные нормативными актами.
3. Сами регулирующие нормативные акты.
4. Журналы инструктажей по технике безопасности.
5. Перечень должностей, которые освобождены от инструктажей, потому как не связаны с эксплуатацией потенциально опасных объектов.
6. Документы, удостоверяющие, что работник прошел инструктаж.
7. Приказ о делегации полномочий, если руководитель передал ответственность за охрану труда штатному специалисту.
utmagazine.ru
Внутренние документы организации: основные характеристики :: BusinessMan.ru
Внутренние документы организации включают в себя следующие типы: организационные, служебные и распорядительные.
Организационные документы предприятия
Абсолютно вся деятельность фирм и предприятий должна быть зафиксирована. Для этого предусмотрены различные типы документов.
На основании действующего законодательства все учреждения, фирмы и частные предприятия действуют на основании издаваемых уставов, положений, штатных расписаний и инструкций. Все перечисленные документы и составляют подгруппу документов, именуемых организационными. Все они являются необходимыми элементами любого предприятия.
Таким образом, организационными документами предприятия можно назвать группу бумаг, которые регламентируют функции, задачи и общую структуру предприятия или фирмы. Они регулируют организацию его работы, обязанности и права, а также ответственность его специалистов и руководящего персонала. Это внутренние нормативные документы организации.
Устав
Устав – правовой акт, который регламентирует порядок образования организации, ее компетенцию, основные функции, условия работы и задачи. По сути, это свод правил, который регулирует деятельность любой организации, общества или граждан.
При образовании юридического лица устав должен быть утвержден группой его учредителей и в обязательном порядке зарегистрирован согласно законодательству. Является основным документом в деятельности организаций абсолютно любых правовых форм собственности и регулирует их взаимоотношения с иными организациями или физическими лицами, также устанавливает их обязанности и права в рамках направления деятельности. Устав относится к обязательным внутренним документам организации.
Содержание устава должно соответствовать требованиям действующего законодательства. В состав устава должны быть включены:
- наименование и вид предприятия;
- его почтовый адрес;
- цель и направление деятельности;
- порядок образования уставного капитала и распределения прибыли;
- прочие аспекты деятельности.
Положения
К положениям относят нормативные акты, которые определяют порядок образования и организацию работы предприятия. Они могут регулировать рамки деятельности различных должностных лиц. Но на практике, как правило, создаются положения, которые регулируют общую совокупность трудовых отношений.
Наиболее распространенным видом положения является документ, который регламентирует общую деятельность организации или деятельность ее структурного подразделения в частности. Если положение касается организации в целом, то оно определяет статус предприятия, его компетенцию, а также порядки ликвидации и реорганизации. Положения, касающиеся структурных подразделений, фиксируют порядок разграничения их функций. Какие нюансы имеют эти внутренние документы организации?
Все положения имеют унифицированный формуляр и оформляются на общем бланке предприятия. В обязательном порядке они должны содержать информацию о наименовании предприятия или подразделения, дату и гриф утверждения. Сам текст положения включает в себя цели, задачи, функции, права и обязанности, общие положения, руководство.
Положения должны быть утверждены директором, завизированы юристом и подписаны непосредственно теми, кто их разрабатывал. Это могут быть заместители руководителя или руководители структурных подразделений.
Штатное расписание и штатная численность
Документ, закрепляющий наименование подразделений, имеющихся должностей и количество единиц в штате, именуется штатной численностью. Как и положения, штатная численность унифицирована в системе организационно-распорядительной документации. Также она должна быть оформлена на общем бланке. Штатная численность имеет визу главного бухгалтера предприятия, инспектора отдела кадров, непосредственно руководителя и должна быть заверена печатью.
Ниже будут рассмотрены и другие внутренние и внешние документы организации.
Документ, закрепляющий на предприятии должности и численность сотрудников, а также фонд заработной платы, именуется штатным расписанием. Форма документа имеет унифицированное название Т-3 и представляет собой таблицу, в которой содержатся наименования должностей, тарифные ставки, размеры окладов, надбавки и прочая информация. Составление и утверждение штатного расписания находится в компетенции главного бухгалтера предприятия.
Какие еще внутренние документы организации существуют?
Должностные инструкции
Это нормативные акты, определяющие права и обязанности сотрудников организации, сферу их деятельности, рамки ответственности. Занимают особенное место в структуре внутренних документов предприятия. Именно на основании должностных инструкций разрабатывается и заключается договор с работником. Таким образом, именно трудовой договор и штатное расписание используются для разрешения конфликтной ситуации между работником и работодателем в случае ее возникновения.
Разработка должностной инструкции входит в компетенцию инспектора отдела кадров, затем она согласуется с юридическим отделом и заверяется руководителем. Любое изменение, имеющее существенное значение, должно вноситься на основании приказа директора. Этого требуют внутренние нормативные документы организации.
Договоры
Договор – многофункциональный документ. Он регулирует любые взаимоотношения между субъектами экономической деятельности. Договор может оформляться при покупке или аренде помещений, поручительстве или ценообразовании, продаже товаров или услуг, найме сотрудников или подрядчиков, привлечении сторонних организаций. Он является, как правило, основным документом, который регулирует различные связи экономического характера между категориями граждан, юридическими лицами.
Основной частью договора являются положения о взаимных правах и обязательствах сторон, порядок и сроки расчета, полные реквизиты. Организация работы с внутренними документами лежит на руководителе предприятия.
Служебные документы
Служебные документы – официальные документы, используемые в текущей организационной деятельности предприятия. Основными видами служебной документации являются акты, протоколы, служебные записки и справки.
Акты
Это внутренние документы, отражающие те или иные события или факты и составленные несколькими лицами.
Составляются данные документы в различных ситуациях, поэтому имеют огромное количество разновидностей: это акты приема-передачи, акты списания, коммерческие акты. Должны быть составлены постоянно действующей или назначенной руководителем комиссией. Оформляются на общем бланке предприятия (если являются внутренними), должны иметь информацию об организации (если являются внешними).
Состоят акты из двух частей. В первой они несут информацию о предмете и основании составления, членах комиссии. Во второй содержится непосредственно информация о проведенной комиссией работе, ее результатах.
Подписывается всеми членами комиссии. Если акт несет какую-либо материальную или финансовую нагрузку, он должен утверждаться руководителем и заверяться печатью.
Если акт затрагивает деятельность других структурных подразделений или должностных лиц, то последние должны быть с ним ознакомлены. Внутренние регламентирующие документы организации часто запрашиваются проверяющими органами.
Акты, касающиеся важных вопросов в деятельности организации (реорганизация, проверка, ревизия), должны храниться на постоянной основе. Менее важные подлежат хранению в течение пяти лет.
Протоколы
Фиксируют ход собраний и совещаний, обсуждаемые на них вопросы и принятые решения. Порядок организации внутренних документов должен соблюдаться.
Как правило, протокол собрания и заседания ведется секретарем путем конспектирования или стенографирования. Включает в себя основные тезисы выступающих с докладами, проекты решений по поднятым вопросам. Составляется на общем бланке предприятия с указанием наименования протоколируемого события, даты его проведения, списком участников и порядковым номером.
Протокол состоит из вводной части (указываются председатель, секретарь и присутствующие должностные лица, а также повестка дня) и основной (включает в себя разделы, соответствующие повестке дня, описания выступлений и постановление – решение).
В перечень внутренних документов организации также входят акты о порче имущества, недостачах, повреждениях или нарушениях при транспортировке. Таковые должны составляться на фирменном бланке без каких-либо исправлений или помарок.
Докладные, служебные, объяснительные записки
Служебные и докладные записки представляют собой документы, которые адресуются руководителю предприятия или любого подразделения (в редких случаях - вышестоящему органу). Содержат информацию по какому-либо вопросу, касающемуся деятельности предприятия или должностных лиц, предложения или выводы.
Служебная записка – это элемент внутренней переписки. Составляется в том случае, если вопрос между подразделениями не может быть решен устно. При необходимости визируется у руководителя. Может быть составлена как в рукописном, так и в печатном виде.
Служебная записка должна иметь заголовок и основной текст, раскрывающий суть события, которое послужило поводом к ее составлению, а также выводы и предложения. Датой является дата составления. Должна быть подписана составителем, а в случае направления в вышестоящие органы - еще и руководителем организации.
Служебные записки, касающиеся деятельности предприятия и направляемые в вышестоящие органы, хранятся постоянно, а документы внутреннего контроля организации – пять лет.
Объяснительные записки составляются в произвольной форме и несут информацию по трудовым отношениям. Как правило, содержат информацию о причинах, которые привели к каким-либо нарушениям. В зависимости от важности хранятся от одного года до пяти лет.
Справки
Это внутренние документы, которые описывают и подтверждают факты и события. Наиболее часто используемыми справками на предприятии являются справки о заработной плате и подтверждающие факт работы сотрудника на данном предприятии. По его требованию организация обязана выдать ему подобную справку.
Зачастую на предприятии используются формализованные бланки справок для ускорения процесса их подготовки и последующей выдачи.
Справка должна содержать данные о сотруднике, которому она предоставляется, его должности и окладе. В обязательном порядке должна иметь дату составления, подписи руководителей, печати предприятия.
Отдельным видом справок являются справки по производственной тематике, которые могут быть предоставлены по запросу руководства. Таковые составляются в двух экземплярах: один предоставляется адресату, второй прикладывается к делу.
Учет внутренних документов организации должен быть строгим.
Распорядительные документы организации
Различают следующие виды распорядительных документов:
- Приказ. Издается руководством организации с целью решения производственных задач. Различают приказы по производственным вопросам и приказы по личному составу. К первым относятся приказы в отношении финансирования, снабжения, реализации товаров или услуг, распределения ресурсов. Ко вторым - о приеме на работу или увольнении, об отпуске или командировании сотрудника. Должен быть подписан руководителем и доведен до сведения тех лиц, деятельность которых он затрагивает.
- Решения и распоряжения. Акты, издаваемы с целью оперативного решения возникших на производстве вопросов. Преимущественно носят методический и информационный характер. Решения и распоряжения оформляются идентично приказам и издаются в одном из следующих случаев: при необходимости распределения обязанностей или определении сроков выполнения той или иной задачи; при определении порядка использования автотранспорта и так далее. Распоряжения, как правило, состоят из распорядительной части и констатирующей, имеют отдельным пунктом назначение контролирующего органа в виде подразделения или должностного лица. Подписываются директором, нумеруются в границах календарного года. Если касаются основной деятельности предприятия, то хранятся постоянно, по хозяйственно-административным вопросам – пять лет.
Внутренние документы кредитной организации
Обычно кредитные организации разрабатывают и утверждают различные документы, которые регулируют деятельность их подразделений и должностных лиц. Это документы о совершении банковских операций и других сделок (некоторые виды правил, процедур, положений, распоряжений, решений, приказов, методик, должностных инструкций и иных документов в формах, принятых международной банковской практикой).
businessman.ru
его основные правила и этапы, цели и порядок действий
Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки официальных бумаг.
Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение. Задача сотрудников этого отдела — организация потоков документов.
Определение и назначение
Документооборот — это процесс движения официальных бумаг, начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.
Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие компании.
Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы. Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности. Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.
Правильно организованный документооборот — неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.
Типы документов
В документообороте предприятия участвуют три типа бумаг:
Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.
К общим атрибутам относятся:
- Регистрационный номер. Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер. Его структура может различаться для исходящих и входящих бумаг. Организации устанавливают её самостоятельно.
- Код по номенклатуре дел. Этот реквизит относит бумагу к определённому типу вопросов, которые предприятие решает в течение своей работы.
- Источник. Этот атрибут показывает, откуда был получен официальный документ. В исходящих проставляется наименование структурного подразделения. Для входящих — название сторонней организации, отправившей запрос.
- Исполнитель. Этот реквизит указывает должность и фамилию сотрудника, которому поручается исполнить документ. В исходящих и внутренних им является составитель.
Некоторые атрибуты проставляются в зависимости от того, к какому типу относятся документы.
Входящие бумаги, кроме общих реквизитов, имеют также специальные:
- Срок исполнения — он определяется либо исходя из текста, либо согласно законодательным нормам.
- Контролирующее лицо — его назначает руководитель или заместитель, после завершения обработки документа этот факт доводится до сведения указанного сотрудника.
Внутренние могут иметь следующие атрибуты:
- список исполнителей, то есть составителей;
- срок исполнения;
- перечень подразделений, которые должны ознакомиться с бумагой.
Исходящие также имеют некоторые дополнительные реквизиты:
- список рассылки, то есть перечень лиц, которым необходимо отправить запрос или уведомление;
- срок ответа, чаще всего этот атрибут не указывается;
- основание, этот реквизит является обязательным, в документе указывается его регистрационный номер.
Предприятия могут добавлять в документы дополнительные атрибуты, если посчитают это необходимым для обеспечения управленческого учёта.
Правила и этапы обработки документов
Все документы находятся в ведении руководителя организации. Он несёт за их сохранность персональную ответственность.
Приём и обработку официальных бумаг всех типов производит специально выделенный работник или секретарь-референт. Документация проходит несколько ступеней рассмотрения:
- Первичная обработка. На данном этапе проверяется правильность доставки письма. Все конверты, кроме личной корреспонденции, вскрываются. Далее проверяется целостность вложений. Для этого устанавливается соответствие фактического наличия документов с описью. При отсутствии одной или нескольких бумаг отправитель ставится в известность, а на документе и в журнале регистрации делается отметка. Конверты чаще всего уничтожаются, исключение составляют следующие случаи:
- обратный адрес есть только на нём;
- конверт представляет собой документ, подтверждающий оплату корреспонденции;
- дата написания и время отправления бумаг отличаются;
- на конверте имеются пометки отправителя.
Документация после получения сортируется на подлежащую и не требующую регистрации. На бумагах первого типа делается отметка о поступлении, в которой содержится информация о получателе, дате, входящем номере. Не регистрируются приложения, а также журналы, каталоги, рекламные буклеты и рассылки. Документы, полученные по электронной почте или факсу, также должны быть рассортированы и обработаны.
- Предварительное рассмотрение. На этом этапе ответственное лицо определяет наиболее важные документы, которые следует передать руководителю. Как правило, их общий объём составляет всего 20%. Остальные бумаги направляются заместителям, начальникам структурных подразделений либо непосредственно исполнителям. Они передаются в день их получения. В первую очередь рассматриваются телеграммы, срочные письма.
- Регистрация. На данной стадии документам присваивается уникальный номер. Он указывается на самой официальной бумаге, а также в специальном журнале. Эта процедура необходима для обеспечения сохранности, удобства поиска и контроля за исполнением. Любой документ может быть зарегистрирован только однократно. Вся документация в процессе подразделяется на несколько групп, каждая из которых учитывается отдельно:
- внутренняя;
- входящая;
- исходящая;
- конфиденциальная;
- коммерческая.
Коды, присваиваемые бумагам, имеют особую структуру:
- для внутренних и коммерческих — порядковый номер по журналу, например, 01 или 46;
- коды входящих и исходящих состоят из обозначения подразделения, дела, порядкового номера по журналу, например, 05-11/86.
- Рассмотрение руководителем. На следующем этапе документы анализируются руководством организации, принимается решение об их исполнении. Результат отражается в виде резолюции. Этот реквизит содержит следующую информацию:
- фамилия и должность исполнителя;
- сроки выполнения.
Эти сведения также вносятся в журнал регистрации.
- Направление на исполнение. На этом этапе ответственное лицо исполняет документ. При необходимости ход работы отображается в журнале. Результат передаётся секретарю-референту на проверку вместе со всеми бумагами, на основании которых подготавливался документ. Этот проект подписывается, регистрируется, после чего передается на отправку.
- Контроль выполнения. На данном этапе проверяется соблюдение сроков, а также осуществляется анализ результатов выполнения. Существует три вида контроля:
- текущий, при этом секретарь ежедневно проверяет стадию работы над документами, срок исполнения которых истекает в этот день;
- предупредительный, он заключается в уведомлении исполнителя за 2-3 дня о скором окончании периода подготовки проекта;
- итоговый, при этом проводится анализ неисполненных бумаг, выяснение причин задержек.
Раз в месяц сотрудник канцелярии составляет список всех невыполненных проектов.
- Подшивка. Эта стадия является завершающей. Ответная бумага и документ, служащий основанием для составления проекта, подшиваются в дело. Эту процедуру проводит секретарь-референт. Дела формируются не только работниками канцелярии. Сотрудники структурных подразделений тоже могут осуществлять такую деятельность. Правильность оформления и ведения дел проверяется заведующим канцелярией или секретарём.В дело подшиваются документы, содержащие сведения по сходному вопросу. Например, приказы о предоставлении отпуска хранятся отдельно от распоряжений о приёме на работу. Внутри папки бумаги должны быть расположены в хронологическом порядке. Это значительно облегчает их поиск.
Электронный документооборот
Технологии позволяют значительно сократить процесс приёма, обработки и хранения бумаг. Чтобы облегчить работу, организации вводят электронный документооборот.
Чтобы воспользоваться этой возможностью, предприятие должно приобрести специальное программное обеспечение, а также ЭЦП.
Составленный с помощью ПО документ представляет собой совокупность информации, представленной в цифровой форме и заверенной ЭЦП.
Он должен соответствовать следующим требованиям:
- создаётся, хранится и передаётся с помощью программного обеспечения;
- может быть представлен в бумажной форме;
- содержит все обязательные атрибуты;
- имеет структуру, соответствующую бумажным документам.
Возможность ведения делопроизводства в электронной форме значительно упрощает работу сотрудников канцелярии. Однако полностью исключить бумажные документы нельзя, так как законодательство требует наличия оригиналов именно в таком виде.
О том, что дает автоматизация документооборота на предприятии, смотрите на следующем видео:
znaydelo.ru
Документация компании. Ненужные бумаги или корпоративная память?
Елена Ходак,
руководитель департамента корпоративного консалтинга ОАО «Промышленные
Информационные Системы»
Исследования показывают, что системы электронного документооборота увеличивают производительность труда на 20–25%, а стоимость архивного хранения электронных документов снижается на 80% (по сравнению со стоимостью хранения бумажных архивов).
Что такое хорошая память?
Хорошая память заключается не только и не столько в том, что человек помнит массу нужных и совершенно бесполезных вещей, а когда он может быстро вспомнить то, что необходимо в данный момент. Один из признаков склероза заключается в том, что чело век прекрасно помнит то, что происходило с ним 20 лет назад, но не помнит того, что было вчера. С документооборотом компании часто происходит то же самое.
Эффективно налаженный документооборот имеет следующие характеристики:
● быстрый доступ к необходимым документам;
● доступ к документам имеют только те сотрудники, которым они необходимы. Есть возможность фиксации попыток несанкционированного доступа;
● никто кроме вас (или известного вам ограниченного круга сотрудников) не может внести в документ изменения. Что такое неэффективный документооборот, большинство из нас, наверное, еще помнит. Для тех, кто не помнит – немного истории.
Традиционный документооборот
Это огромное количество документов, аккуратно подшитых в папки. Для того чтобы хотя бы «взглянуть» на один из них, нужно подойти к секретарю и, если она на месте, спросить: «можно ли…?». Она, естественно, поинтересуется: «зачем?» и, если сочтет причину уважительной, даст вам требуемый документ (посчитайте, сколько ушло времени на его получение). Однако приключения на этом не заканчиваются. С документом вы вернулись на рабочее место. Что дальше?
Сценарий первый: «благополучный»
В этом случае секретарь отмечает, что документ «А» «выдан такому-то, такого-то числа», и если вы не вернете документ в оговоренные сроки – она вам об этом напомнит.
Сценарий второй: «как в воду канул»
Однако часто учет документов, отданных сотрудникам компании «для работы», не ведется, и многие сотрудники, поработав с документом, забывают его вернуть. Обычно это происходит из-за лени: «успею, он никуда не убежит». При таком подходе к работе через некоторое время вы обнаруживаете, что самых востребованных документов на месте нет, и где они – никому не известно. А они лежат у какого-нибудь сотрудника в столе, который давно забыл, что когда-то брал их на время и обещал вернуть. В данном случае мы имеем дело с «прогрессирующим корпоративным склерозом», когда «вспомнить» необходимую информацию становится все труднее.
Сценарий третий: «не пущать»
Это логическое завершение второго сценария. Допустим, все документы найдены и возвращены на свои места. Теперь для всех желающих ознакомиться с ними действует строгое «нельзя». «Никому не брать, никуда не уносить, еле нашли». А если очень надо? Страдает дело, появляется повод для конфликтов.
Сценарий четвертый: «преступная халатность»
Нередко встречается вариант, когда документы стоят, а «цербера» нет, т. е. за сохранность документации не отвечает никто. Она доступна всем. В данной ситуации высока угроза утраты компанией конфиденциальной информации.
Проблемы традиционного документооборота
1. Когда сотрудники уходят с работы, бумажные архивы навсегда исчезают. Разумеется, пропадают только самые нужные документы. На месте документ или нет, можно узнать, только когда он понадобится.
Допустим, одно крупное предприятие производит самолеты на контрактной основе. Несколько лет назад одна из стран третьего мира заказала самолет и проплатила оговоренный транш. Началась работа, но через некоторое время заказчик приостановил финансирование проекта. Работа была временно остановлена. Через год заказчик возобновил финансирование. Однако год для современной России – очень большой срок. Предприятие переживало не лучшие времена, зарплаты были небольшими, многие из разработчиков этого заказа уволились. Значительную часть документации по этому заказу предприятию пришлось разрабатывать заново и за свой счет. Оставшиеся сотрудники помнят, что эти документы были созданы, но не представляют, где они могут находиться сейчас. После этого случая руководство предприятия приняло решение внедрить КИС.
2. Когда нам нужно найти какой-то документ – мы знаем, что он точно был: «я же делал эту справку в прошлом квартале», но не помним, где он находится и, может быть, даже как он называется. В результате найти такой документ очень сложно, и мы тратим свое драгоценное время, которое можно использовать гораздо более эффективно.
3. Еще одна распространенная болезнь: «давайте это сохраним – вдруг оно еще когда-нибудь понадобится». В результате документы накапливаются очень быстро. Образуется ворох бумаг, а вероятность, того, что они когда-нибудь кому-нибудь понадобятся, очень низкая. Сразу отвечаю на распространенный вопрос: «разве можно заранее знать, каким категориям сотрудников какой из документов может понадобиться»? Можно. И даже нужно.
4. С одним документом может работать только один человек. Это похоже на ситуацию в библиотеке с одним экземпляром книги: «кто не успел…», в лучшем случае поставят в очередь и информируют, когда нужный документ вернут. А если он необходим срочно?
Неизбежность разработки системы корпоративного документооборота понятна. Следующий этап – постановка целей.
Зачем компании система корпоративного документооборота?
Перед разработкой системы управления корпоративным документооборотом (СКД) необходимо определить назначение и цели этой системы в компании и получить ответы на следующие вопросы:
1. Почему в компании возникла необходимость оптимизации документооборота?
2. Что компания планирует делать с документами?
3. Почему компания должна это делать?
В каждой организации ответы на эти вопросы будут разными. Например, в авиакомпании приоритетом является оперативность, а в конструкторском бюро при авиазаводе важно иметь возможность работать с большими объемами информации и ограниченный допуск к документам.
Цели системы управления документацией
Чаще всего целями системы управления документацией являются:
● увеличение эффективности деятельности сотрудников с помощью ограничения числа документов, с которыми они работают. Для обеспечения этой цели и необходимо знать, кому из сотрудников и какие документы могут быть нужны. В этом случае компания регулирует доступ к информации по критерию достаточность/избыточность. Например, финансовый директор еженедельно подготавливает для генерального директора отчет по дебиторской задолженности по всем клиентам, а менеджеры по работе с клиентами имеют доступ только к тем фрагментам отчета, которые относятся к «их» клиентам;
● увеличение производительности труда благодаря оптимальному использованию документов;
● получение максимально возможной пользы от информации, содержащейся в документах. Для обеспечения этой цели заранее продумываются комплектность и состав информации, чтобы избежать дублирования;
● упрощение совместного использования документов;
● возможность проследить процесс принятия решений и отчетность по документам;
● снижение себестоимости получения, обработки, использования и уничтожения документов;
● определение ответственности сотрудников за порядок отчетности и контроль использования документов. Для обеспечения этой цели у каждого документа появляется свой «куратор», который знает ответ на вопросы: «Где документ расположен? Когда он выпущен? Можно ли с ним ознакомиться»?
Причины разработки системы корпоративного документооборота
Основными причинами, по которым компания разрабатывает систему корпоративного документооборота (СКД), чаще всего являются:
1. Решение проблемы потери средств из-за отсутствия возможности быстро найти информацию.
2. Получение преимущества перед конкурентами.
Эти причины актуальны для высококонкурентного рынка, например сети аптек. Если нужного лекарства нет в одной аптеке, покупатель не будет ждать, пока его завезут. Он пойдет в другую, потому что лекарство необходимо ему сейчас. А если покупателю подскажут адрес аптеки, где лекарство есть, и забронируют необходимое количество – он не обратится к конкуренту, а поедет по указанному адресу.
На рисунке представлен фрагмент схемы документооборота аптечной сети, необходимой для обеспечения запроса покупателя о наличии конкретного препарата в конкретной аптеке.
Если уже понятно, зачем нужна СКД, какие выгоды и преимущества компания получит в результате ее внедрения, известны проблемы, от которых компания избавится (потери, задержки, ошибки, опоздания), то следующий шаг – это проектирование последовательности этапов по построению системы корпоративной документации. Рассмотрим каждый из этих этапов подробно.
Этап первый: анализ документации
1. Составляем список документов, которые должны войти в СКД.
2. Строим модель документооборота и сводим документы в СКД.
3. Сопоставляем модель с реально существующими в компании документами.
В результате этих действий мы получим:
● полный список внешней документации компании;
● список документов, унаследованных от старой системы, который, в свою очередь, делится на «подсписки»: документы, конвертировать которые в СКД необходимо; документы, конвертировать которые невозможно, или в этом нет необходимости; невостребованные СКД документы;
● список документов, необходимых в СКД, но отсутствующих в старой системе. Наиболее часто такими документами являются разные отчеты. В ситуации с сетью аптек это могут быть отчеты о сроках оборачиваемости, товарных остатках, невыполненных запросах (по поставщикам, аптекам, препаратам).
Этап второй: создание комплекта документов
На данном этапе определяются потребности каждого подразделения компании. С этой целью во всех ее подразделениях проводится опрос сотрудников. На основе результатов этого опроса составляется список требований (часто взаимоисключающих и недостаточно аргументированных, сформированных по старому принципу: пусть будет, может, пригодится, «нет, сейчас нам это не нужно, и за все время работы здесь документам не обращались, но вдруг когда-нибудь они понадобятся»). Затем согласовывается и утверждается оптимальный перечень корпоративной документации.
Этап третий: разработка параметров системы управления корпоративной документацией
На этом этапе мы получаем ответ на вопрос «Что именно должна делать система и какими правами обладают определенные сотрудники?». Эти параметры напрямую вытекают из целей СКД. Например, для установления правил управления документацией необходимо получить ответы на следующие вопросы:
● Кто и когда создал документ?
● Кто и когда редактировал документ?
● Количество версий документа?
● Кто и когда в последний раз получил доступ к документу (эта опция СКД дает возможность отслеживать каждого пользователя, получившего доступ к информации, и запоминает дату последнего редактирования)?
● Кто и когда сдал документ в архив?
● Кто и когда удалил документ из системы?
● Кто отвечает за созданный документ? Если автор, что в таком случае происходит после его ухода? Если отдел, то по какому принципу документы распределяются между сотрудниками отдела?
После этого определяются права каждого сотрудника: кто и какие документы может редактировать, кто имеет право редактировать и удалять, а кто только просматривать.
Кроме указанных функций, система может:
● в любой момент времени проследить всю историю обработки документов разными пользователями, создающими разные версии;
● однозначно установить, что было отправлено, когда, кому и почему, генерировать отчеты по различным параметрам, контролировать выполнение распоряжений.
Система устанавливает взаимосвязь между автором и созданным им документом, отслеживая по ключевым данным, кем и когда он создан. Важным свойством системы является безопасность, поддерживаемая средствами разделения прав доступа (от отсутствия информации о наличии документа до возможности удаления документа из системы), возможность назначения прав доступа как по ролевому, так и по персональному признаку.
Важные моменты
Приступать к созданию системы управления документацией компании целесообразно, имея на руках полные схемы документопотока и задач по управлению документацией. Иначе есть риск получить не тот результат, который ожидается, а то, что легче сделать, купить, поддерживать и т. д.
Еще один важный этап, предшествующий внедрению. Прежде чем запускать программу, желательно отладить документооборот на бумаге, т. е. сформировать документооборот на бумажных носителях, и только после этого применять программное обеспечение, электронный носитель документооборота. В этом случае проще определить, достаточно ли компании купить готовую СКД или задачи являются настолько специфическими, что требуется индивидуальная разработка.
Если вы уже выбрали компанию – разработчика-внедренца СКД, обратите внимание на следующее обстоятельство, которое часто опускается разработчиками. Параллельно с разработкой системы корпоративного документооборота необходимо разработать инструкции пользователям по поводу:
● создания;
● занесения в систему;
● сохранения;
● поиска;
● передачи;
● распространения;
● классификации;
● архивирования;
● уничтожения.
Параллельно с созданием инструкций разрабатывается план-график обучения пользователей. В период внедрения желательно создать «горячую линию», куда любой пользователь может обратиться с вопросами, возникающими в процессе работы по новым правилам: «Почему?» «Как?», «Eсли?».
Когда этапы создания понятной, логичной и легко управляемой системы документации будут пройдены, вы сможете оценить все ее возможности. Вы же хотите, чтобы ваша компания имела хорошую память?
ecm-journal.ru
Официальный документ — это... Что такое официальный документ: категории и характерные черты
Добавлено в закладки: 0
Что такое официальный документ? Описание и определение термина
Официальный документ – считается документом юридического или физического лица, государственных органов,учреждений, организаций, который оформили и подтверждён в согласии с определёнными требованиям закона.
Копия, сделанная с этого документа, будет иметь силу оригинала как официального документа, лишь тогда, когда она будет выдана той организацией или органом, который принимал или хранит официальный документ. Если официальный документ, создан и удостоверенный на территории одного государства, применяется на территории другого, то в такой ситуации это будет считается иностранным официальным документом.
Официальный документ стали создавать для того, чтобы отметить информацию и придавать ей юридический статус. Документ официальный считается как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой функциональности. Конкретная суть документа — составленный в письменной форме носитель информации, подтверждающий наличие фактов определенного значения. В широком смысле и книгу, и скульптуру можно назвать документом. Важный вид официальных документов, это как правило, всевозможные удостоверения, оформление которых подтверждаются личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение осуществлять определённую деятельность. Количество документов, связанных с каким-либо вопросом, явлением, процессом, лицом, учреждением, определяется как документация.
Документ официальный это всегда документ, созданный юридическими или физическими лицами, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Рассмотрим более детально, что значит термин официальный документ.
Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
Характерные черты официального документа
Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство, удостоверения), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.
Службы делопроизводства , как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, статистика, снабжение и другие.
Категории документов
Особенной категорией документов, являются служебные (или управленческие) документы, которые аттестуются государственным стандартом как официальные документы, и они применяются в текущей деятельности организации. Как носители информации документы официальные, всегда используются в качестве важного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, помогая взаимодействовать их структурным частям и отдельным работникам. Документы выступают основанием для принятия управленческих решений, применяются как доказательства их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы и право. В управленческой деятельности официальный документ используются и как предмет труда, и как результат труда. Многие формы управленческой деятельности выражаются через соответствующие виды документы: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде. По этой причине документы необходимо классифицировать в соответствии с их назначением. В настоящий момент бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа».
Мы коротко рассмотрели термин документ официальный, постарались раскрыть его характерные черты и главные особенности.
Оставляйте свои комментарии или дополнения к материалу.
biznes-prost.ru
Виды документов в делопроизводстве: Основные, Реквизиты, Классификация
Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.Виды документов по происхождению:
личного происхождения;официальные.
Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Оглавление
ОсновныеРеквизитыКлассификация
Основные
Все документы, проходящие по общему делопроизводству, можно разделить на: организационно-правовые, распорядительные, справочно-информационные, справочно-аналитические, по личному составу предприятия и бухгалтерского учета и отчетности.
Организационно-правовые документы. Это документы, необходимые для учреждения предприятия и организации его производственно-хозяйственной деятельности.
Часть из них составляет Комплект учредительных документов предприятия. В этот комплект входят;
— заявление в регистрационную палату;
— протокол № 1 собрания учредителей,
— учредительный договор;
— устав предприятия;
— свидетельство о регистрации предприятия в регистрационной палате;
— свидетельства о регистрации в органах статистики, налоговой инспекции, пенсионном и страховых фондах, государственном реестре и т.п. организациях. Эта часть документов выдается или заверяется внешними организациями.
Вторую часть составляет комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих текущую деятельность на предприятии и организацию работы трудового коллектива. Эти документы разрабатывается на предприятии и утверждается его руководством. Сюда входят:
— структура предприятия;
— штатное расписание;
— текущие планы и программы деятельности;
— положения о структурных подразделениях;
— внутренний распорядок на предприятии;
— должностные инструкции сотрудников;
— инструкция о ведении делопроизводства и т.п.
Эти документы, а также документы бухгалтерского учета и отчетности, документы планирования, финансирования и кредитования обычно включают в раздел «Организационные документы» в качестве подразделов.
Организационно-распорядительные документы – это разновидность организационных документов, но дополнительно имеющих указание, что, кому и к какому сроку необходимо сделать.
На предприятиях в основном используются распорядительные документы, заверяемые одним лицом: приказ, распоряжение, указание и поручение.
Коллективным распорядительным документом может быть протокол собрания (совещания, заседания и т.п.), если в него по результатам голосования включены поручения конкретным лицам с указанием сроков исполнения.
Справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Это документы, содержащие факты, данные, характеристики и другие сведения, необходимые предприятию в его производственно-хозяйственной деятельности. В первую очередь – это служебные письма и телеграммы, отправляемые и получаемые через отделения связи; а также их заменители — телетайпы, телексы, телефаксы, письменные и звуковые документы электронной почты, телефонограммы. Сюда же входят: справки, акты, протоколы, докладные, служебные и объяснительные записки, отчеты, прогнозы, аналитические и другие материалы.
Документы по личному составу предприятия. Это документы, характеризующие работников и их трудовые правоотношения с администрацией предприятия и другими сотрудниками. К ним относятся: Личное заявление, Приказ о назначении на должность, Листок по учету кадров, Автобиография, копии свидетельств и аттестатов и др. документы, объединяемые в комплект «Личное дело», а также Трудовая книжка и различные карточки учетно-отчетных картотек.
Реквизиты
В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов» при подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:
Государственный герб РФгерб субъекта РФэмблема организации или товарный знаккод организацииосновной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лицаидентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КППкод формы документанаименование организациидата документарегистрационный номер документассылка на регистрационный номер и дату документаместо составления или издания документаадресатгриф утверждения документарезолюциязаголовок к текстуотметка о контролетекст документаотметка о наличии приложенияподписьгриф согласования документавизы согласования документаоттиск печатиотметка о заверении копий документовотметка об исполнителеидентификатор электронной копии документа
Документы, как правило, оформляются на бланках и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документа — состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. Используются два стандартных формата бланков документов A4 (210 x 297) и A5 (148 x 210). В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный.
Классификация
Все документы, обращающихся в организациях, можно классифицировать по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации и характеру содержания.
По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, учебно-методические, плановые и др.
По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, указания, акты, протоколы, договора, уставы, инструкции, справки, деловые письма, телеграммы, анкеты.
По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографические, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.
По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию.
По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные). Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных – несколько вопросов.
По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования, с грифом «конфиденциально», «лично»).
По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные в отличие от подложных документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».
По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Подлинники – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.
С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника.
Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. Дубликат – второй экземпляр заверенного документа, имеющего одинаковую силу с подлинником.
По происхождению документы классифицируют на служебные (деловые), подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.
По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения.
Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкеты или таблицы.
Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа, излагаемого деловым языком.
Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка т.п.
Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.
delo-up.ru
