Книга учета движения трудовых книжек: актуальные правила заполнения. Журнал регистрации трудовых книжек
Оформляем книгу учета движения трудовых книжек
В соответствии с законодательством, трудовые книжки, их бланки и вкладыши подлежат обязательной регистрации и учету. Он осуществляется путем внесения всех необходимых данных об этих документах в специальную учетную форму. В организациях существуют специально предназначенные для этого регистрационные книги или журналы. Так как законом предусмотрены определенные требования к их содержанию, актуален вопрос о том, как правильно осуществлять оформление книги учета движения трудовых книжек.
 }
В данной книге регистрируются принятые от сотрудников при приеме на работу и выданные им трудовые книжки и вкладыши. Вести ее обязаны как организации, так и индивидуальные предприниматели, использующие труд наемных работников, с которыми заключен трудовой договор.
Форма книги
Не существует единой обязательной формы этих журналов. Однако есть исключение, которое связано с регистрацией трудовых книжек. Бланки этих документов и вкладышей в них следует учитывать в специальной приходно-расходной книге, ведущейся бухгалтерией, а заполненные книжки (и вкладыши) – в ведущейся кадровой службой или ответственным должностным лицом книге учета движения трудовых книжек.
В настоящее время книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой была утверждена постановлением Министерства труда от 10 марта 2003 года, включает в себя 13 граф. Ранее применялась книга, обладающая 14 графами (была утверждена в 1974 году).
Замена регистрационного журнала
Наряду с вопросом о том, как оформить книгу учета движения трудовых книжек, также актуален вопрос и о замене этих документов. В первую очередь это связано с введением новой формы данных регистрационных книг.
Она обладает одним незначительным отличием, заключающемся в объединении 11 и 12 колонки в одну – отражающую сумму денежных средств в рублях, полученную от сотрудника за бланк трудовой книжки либо вкладыша. Также следует обратить внимание на то, что регистрационный журнал нового образца может заполняться не один год, а несколько лет, до полного использования всех страниц.
На основании этого можно сделать вывод, что нет необходимости незамедлительно заменять регистрационную книгу старой формы на новую, можно продолжать пользоваться ею до окончания страниц.
Однако если ранее она велась в произвольной форме, не соответствующей официальной, ее нужно закрыть. Это можно сделать, проставив после последней записи отметку о причине прекращения ведения и указав число зарегистрированных трудовых книжек сотрудников. Далее оформить новый журнал и начать учет по официальной форме. При этом старую не рекомендуется уничтожать, так как она содержит не только данные о трудовых книжках действующих сотрудников, но и сведения о получении этих документов уволившимися работниками.
Заполнение
Книга учета движения трудовых книжек обязательно должна содержать данные о:
- трудовых книжках, полученных от сотрудников при поступлении на работу,
- впервые оформленных документах,
В первую графу вносится порядковый регистрационный номер книжки или вкладыша. Во вторую, третью и четвертую – точная дата приема сотрудника на работу (год, число, месяц), либо заполнения трудовой книжки или вкладыша. В пятую следует вписать его имя, фамилию и отчество.
В шестую колонку вносятся серия и номер трудовой книжки. Однако при этом нужно учитывать, что в подобных документах, выданных после 1974 года, номер состоит из семи цифр, а серия обозначена буквами и римскими цифрами, а в выданных после 2003 года – только буквами.
В седьмой графе нужно указать специальность, должность и профессию работника в соответствии с первичными учетными документами либо трудовую функцию.
Восьмая колонка должна содержать номер структурного подразделения, а при необходимости – и данные о вышестоящем подразделении. Девятая – дату и номер документа, являющегося основанием для приема сотрудника на работу.
В десятой графе должен поставить подпись сотрудник отдела кадров, принявший конкретную трудовую книжку или оформивший ее впервые.
Данные одиннадцатой графы свидетельствуют о сумме денежных средств, полученной от сотрудника за бланк этого документа или вкладыша.
12 и 13 колонки заполняются в случае увольнения работника. В одной ему следует поставить дату увольнения, а в другой – подпись, подтверждающую получение трудовой книжки. В случае отказа от ее получения либо невозможности выдачи нужно отправить работнику уведомление о необходимости явки или дачи согласия на пересылку ее почтой. В этой ситуации в 12 и 13 колонках нужно указать дату и номер уведомления, а также дату отправки согласия работника на пересылку книжки почтой. Также можно вписать номера почтовых квитанций.
Требования к регистрационным журналам
Срок хранения книги учета движения трудовых книжек установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Министерством культуры в 2010 году. Согласно ему, эти документы должны храниться значительное количество времени, а именно – 75 лет.
Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований:
- Наличие плотной обложки, так как часто она используется несколько лет, а после этого передается в архив для дальнейшего хранения.
- Нумерация всех страниц должна быть проведена до начала ее заполнения.
- Книгу следует прошнуровать и опломбировать.
- После этого руководителю организации нужно сделать заверительную надпись с подробным указанием количества прошнурованных и пронумерованных страниц (цифрами и прописью). Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.
В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба. Она представляет собой одноразовый индикаторный прибор, предназначение которого заключается в обнаружении факта несанкционированного доступа. При его использовании, прежде чем начать заполнение книги, нужно вписать номер устройства в специальную строку.
Неправильное оформление регистрационных журналов, а также их отсутствие является нарушением законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде штрафа.
hr-portal.ru
Книга учета движения трудовых книжек: актуальные правила заполнения
Книга учета движения трудовых книжек — обязательный документ, который должен присутствовать в организации. Узнайте правила заполнения журнала, изучив материал статьи.
Из статьи вы узнаете:
Зачем нужен журнал регистрации трудовых книжек
Работодатель принимает трудовые на хранение на весь срок работы сотрудников, поэтому несет ответственность за их целостность. Заведите журнал регистрации трудовых книжек, чтобы фиксировать все сведения, касающиеся документов. При необходимости удастся отследить, поступала ли трудовая на хранение или нет, если работник начнет предъявлять претензии по поводу утери.
Обратите внимание: выдавайте документы только по письменному заявлению сотрудника. Если он их потеряет, испортит, вы не понесете ответственность. В противном случае организация обязана восстанавливать ранее сделанные записи.
Скачать докуметы по теме:
Обязательную регистрацию в журнале предписывают Правила ведения и хранения трудовых книжек, далее — Правила. Нормативный документ утвержден постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 года под № 225. Согласно требованиям, работодатели обязаны вести и приходно-расходные журналы для учета приобретаемых у распространителей бланков трудовых книжек и вкладышей в них.
Образец журнала учета трудовых книжек
Поручайте ведение журнала кадровой службе, специалисты которой осуществляют заполнение и выдачу бланков книжек, а также вкладышей в них. В небольших компаниях, в которых обязанности кадровиков возложены на руководителя, заполнением журнала занимается непосредственно он или бухгалтерия.
Читайте по теме в электронном журнале
Какие операции отражать в журнале учета движения трудовых книжек
Исчерпывающего списка, в котором отражены все операции с трудовыми книжками, нет. Исходя из практики кадровой работы, перечень включает в себя:
- прием документа от сотрудника, поступающего на работу;
- открытие новой книги на имя работника, для которого это место является первым в профессиональной деятельности, внесение записи о его приеме;
- внесение записей о деятельности сотрудника, его перемещениях или переводах, поощрениях и награждениях, а также наказаниях;
- отражение случаев временной выдачи книжек на руки;
- внесение записей об увольнении;
- выдача трудовых увольняющимся сотрудникам, снятие документов с учета.
Книга учета трудовых книжек: образец
В журнале регистрации трудовых книжек, образец которого не установлен на законодательном уровне, выполняйте регистрацию полученных и выданных документов; отражайте факт того, что книжка временно или постоянно выдана на руки владельцу. Контролируйте, чтобы к месту хранения документов не имели доступ посторонние лица.
Книга учета трудовых книжек: образец заполнения
Требования к журналу регистрации трудовых книжек
Выбирайте журнал с твердой обложкой, который напечатан на плотных листах бумаги. Страницы должны быть пронумерованы, качественно прошнурованы, опломбированы в установленном порядке. Проверьте, указано ли на заверительной записи пломбы цифрами и прописью количество листов.
Документ имеет несколько разделов. Вводная часть содержит краткую информацию о регламентах, служащих основанием для заполнения. В некоторых изданиях предусмотрено наличие примера заполнения. Если его нет, вы можете опираться на другой образец журнала учета трудовых книжек.
Справка
В книге должен быть отдельный лист, необходимый для внесения сведений о лицах, назначенных ответственными за ведение. Чтобы избежать ошибок, только они вносят записи в нее.
Как заполнять журнал учета движения трудовых книжек
Книга учета движения трудовых книжек, а именно ее образец может разрабатываться индивидуально. Включайте в него обязательные для заполнения графы, в которых фиксируется основная информация. Дополните документ необходимыми разделами, если стандартных недостаточно.
Вопрос из практики
Как регистрировать кадровые документы и события
Ответ подготовлен совместно с редакцией «Системы Кадры»
Отвечает Юлия Жижерина, юрист практики трудового и миграционного права юридической компании «Пепеляев Групп» (Москва)
Вы ежедневно регистрируете документы в книгах, списках, журналах. Некоторые из них обязательны, а другие — нет. Не все кадровики знают, что большинство журналов можно оформлять в электронном виде. Только обязательные журналы ведут на бумаге по всем требованиям закона. Статья поможет оптимизировать работу, перевести часть записей в электронный вид, избавиться от лишних реестров, а обязательные журналы оформлять безупречно…
Журнал включает следующие графы:
- 1 — порядковый регистрационный номер книги;
- 2, 3 и 4 — дата регистрации арабскими цифрами, которая может соответствовать времени приема сотрудника;
- 5 — фамилия, имя, отчество полностью;
- 6 — сведения о серии, номере книги или вкладыша в нее, который оформляется кадровой службой организации;
- 7 — должность, профессия и специальность сотрудника в соответствии с утвержденным штатным расписанием;
- 8 — наименование структурного подразделения, в котором числится сотрудник;
- 9 — сведения о приказе, на основании которого выполняется регистрация документа;
- 10 — подпись лица, назначенного ответственным за прием и внесение записей;
- 11 — стоимость бланка или вкладыша;
- 12 — дата, когда книга выдана на руки увольняющемуся сотруднику;
- 13 — роспись уволенного работника, заверяющая факт получения документа.
Обратите внимание: если новый работник передает на хранение трудовую с вкладышем, который выдан предыдущим работодателем, вносите в журнал сведения только об основном документе.
Нюансы заполнения журнала учета трудовых книжек
Поскольку заполнение бланков книжки учета трудовых книжек производится вручную, нельзя исключить возможность ошибок, некорректных записей. Внесение исправлений допускается, но делать это нужно аккуратно. Нельзя штриховать записи, скрывать их с помощью корректирующих средств.
Совет от редакции: Пройдите обучение в Высшей Школе Кадровика. После прохождения курса по направлению «Прием, увольнение, отпуск, проверки» вы получите официальное удостоверение о повышении квалификации.
В ТК РФ и в Правилах нет указания на то, как вносить исправления. Поэтому целесообразно использовать вариант, который применяется для корректировок документов. Под записью, которая была сделана наверно, напишите «Запись за №__ считать недействительной». Под следующим порядковым номером внесите корректную информацию. Внесенное исправление заверяется собственноручной подписью ответственного лица.
Нарушение правил внесения записей в журнал или его отсутствие в организации расценивается надзорными органами как административное правонарушение. В соответствии со ст. ст. 5.27 КоАП РФ, руководитель организации может быть оштрафован. Чтобы избежать проблем, контролируйте процесс ведения документа, а также способ его хранения.
Вывод
Несмотря на обязательное ведение журнала, вы можете использовать любой бланк книжки учета трудовых. Если решено распечатывать страницы, прошивайте их, после чего заключайте в твердый переплет. Проверьте нумерацию листов, их количество. Полностью заполненные журналы храните в архиве организации.
www.kdelo.ru
Журнал учета выдачи трудовых книжек на руки работникам
Журнал учета выдачи трудовых книжек на руки работникам предназначен для регистрации факта выдачи работникам трудовой книжки в целях обязательного социального страхования (обеспечения).
Обязанность выдать трудовую книжку работнику для оформления пенсии закреплена в Трудовом кодексе (статья 62).
С 1 января 2015 г. по письменному заявлению сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней выдать ему трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения).
Для получения трудовой книжки работник должен написать заявление. Пример такого заявления предлагает журнал "Справочник кадровика":
Вид основного раздела журнала:
Трудовой кодекс Российской Федерации, Глава 10 Статья 62
Выдача документов, связанных с работой, и их копий(в ред. Федерального закона от 21.07.2014 N 216-ФЗ)
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.
Контрольная пломба
Журнал учета выдачи трудовых книжек на руки работникам опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.
Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба - уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.
Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку (без этого Книга не считается опломбированной).
Полезная информация:
Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике
www.hr-ok.ru
Правильное ведение книги учета движения трудовых книжек сотрудников
В организацию кадрового делопроизводства компании входит составление обязательных документов. Грамотный делопроизводитель должен иметь всю необходимую документацию и уметь делать в ней соответствующие записи правильно. В частности, ему необходимо знать правила ведения книги учета движения трудовых книжек сотрудников.
Книга учета представляет собой журнал, в котором регистрируются по специальной форме следующие данные: создание, отправление или получение трудовых книжек сотрудниками организации. Книга хранится 75 лет в соответствии со статьей 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного 25 августа 2010 г.
Форму книги, состоящую из 13 граф, установило постановление Минтруда Российской Федерации в 2003 г. Способ заполнения книги отличается от заполнения других регистрационных книг, которые ведутся и соответственно заполняются в течение одного календарного года. Данную книгу допустимо вести в течение нескольких лет подряд, пока не будут полностью использованы все ее страницы.
Правила заполнения книги учета движения трудовых книжек
Выполнение регистрационных записей в документе предполагает, что кадровик хорошо знает правила заполнения этой книги.
В данную книгу записывают:
- трудовые книжки, которые были переданы в отдел кадров при оформлении сотрудников в данную организацию}
- книжки, которые впервые заводятся сотрудникам в компании}
- вкладыши к трудовым книжкам, которые выдаются сотрудникам во время работы в компании.
Первая графа книги предназначается для вписывания регистрационных номеров книжек и вкладышей.
Во вторую, третью и четвертую графы записывается точная дата приема сотрудника на работу, дата заполнения трудовой и ее вкладыша.
Эти две даты редко совпадают, поскольку:
- согласно ст. 66 ТК России, трудовая книжка оформляется на сотрудника, проработавшего в данной компании не менее пяти дней}
- согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, на работника, впервые трудоустроившегося, трудовую книжку оформляют в недельный срок после того, как его взяли на работу.
При обнаружении факта несовпадения даты, когда сотрудника взяли на работу, и произведения записи в его трудовую книжку или вкладыша к ней, делопроизводителем в книгу учета вносится дата приема на работу.
В пятой графе указывается фамилия сотрудника, которому принадлежит трудовая книжка, имя и отчество полностью.
При предъявлении сотрудником трудовой книжки образца 1938 года вы увидите, что серия и номер в них отсутствуют. В данной ситуации в шестой графе следует поставить прочерк.
Когда книжка оформляется на сотрудника в первый раз, то ее бланк получается в бухгалтерии и обязательно регистрируется в приходно-расходной книге, где ведется учет таких бланков. При регистрации указываются серия и номер бланка.
В седьмой графе делопроизводитель должен записать должность (профессию и специальность) сотрудника. В восьмой графе отражается наименование структурного отделения компании. Если у организации сложная структура, то нужно также указать и вышестоящий отдел.
В девятой графе отражается дата и номер распоряжения или приказа, на основании которого сотрудника приняли на работу.
В десятой графе ставит свою подпись специалист отдела кадров, который принимал у сотрудника трудовую книжку или оформлял ее впервые.
Когда регистрируется вкладыш в трудовую книжку, то в десятой графе обязательно ставит свою подпись кадровик, который проводил регистрацию.
В содержании одиннадцатой графы отражается сумма в рублях, которую заплатил сотрудник за бланк для трудовой книжки или ее вкладыша. Данную графу следует заполнять только при регистрации трудовой книжки впервые устроившегося на работу сотрудника или при выдаче вкладыша к трудовой книжке, произведенного в данной организации. В остальных случаях в данной графе ставится прочерк. Это означает, что деньги с сотрудника не взимались.
Когда сотрудник из данной компании увольняется, то заполняются оставшиеся незаполненными двенадцатая и тринадцатая графы. В двенадцатой графе сотрудник сам ставит дату, когда ему выдавалась трудовая книжка (или дату последнего рабочего дня), в тринадцатой графе он расписывается в том, что он получил трудовую книжку.
Когда сотрудник отсутствует в день своего увольнения, тогда работодателем отправляется ему уведомление о том, что ему необходимо забрать трудовую книжку. Сотрудник также может согласиться на то, чтобы ее отправили почтой.
Если трудовая книжка отправляется по почте, то тогда в последних двух графах должна найти отражение следующая информация:
- дата и номер уведомления (заказного письма или телеграммы), которое было отправлено сотруднику}
- дата отправки при согласии сотрудника на отправление его трудовой книжки через почту.
Кроме того, возможно указание номеров почтовых квитанций, подшитых в дело в кадровой службе, где также находятся копии отправленного сотруднику уведомления или сопроводительного письма.
Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предполагает, что при увольнении сотруднику необходимо расписаться и за трудовую книжку, и за вкладыш, если он есть.
Требования, предъявляемые к книге учета
Книга должна быть переплетена в твердой обложке. Ее страницы должны быть прошиты нитками.
Все страницы книги следует пронумеровать до того момента, когда вы начнете ее заполнять. Книгу обязательно нужно прошнуровать, а концы шнура следует приклеить с листом бумаги небольшого размера с внутренней стороны обложки.
Книгу должны опломбировать или опечатать сургучной печатью. Следует правильно расположить сургучную печать: требуется, чтобы она захватывала часть листа, выглядывающие из-под листа концы шнура и часть обложки. Когда вместо сургуча используют пломбу, тогда ее ставят на концы шнура, которые выступают из-под бумаги.
В книге должна содержаться заверительная надпись, где указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц в цифрах и прописью. Заверить данную книгу собственной подписью имеет право только руководитель компании.
Можно ли книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вести в электронном виде?
Нередко персонифицированный учет сотрудников различных компаний и организаций проводится как в электронном варианте, так и в бумажном виде. Это касается личных дел сотрудников, книги приказов, книги движения трудовых книжек.
Чиновники не имели возражений против ведения электронной документации уже давно. На практике это стало осуществимым после принятия Федерального закона в 2002 году «Об электронной цифровой подписи», в соответствии с которым для организаций Российской Федерации предусматривается возможность хранения документов в электронном виде, что в первую очередь было связано с ведением регистров налоговой отчетности.
Книга учета и выдачи трудовых книжек в excel заводится в организации на добровольных началах. Но следует отметить, что ею пользоваться гораздо удобнее, чем бумажным вариантом, когда нужно срочно найти важную информацию.
Так как документы компании могут храниться в электронном варианте, значит, можно формировать электронный архив данной организации. После передачи электронных документов в архив все операции, которые будут осуществляться с ними, например, конвертирование, сжатие, перезапись, должны быть отражены документально. В качестве единицы учета электронной документации принимается носитель, на который осуществляется запись файла или файлов, выступающих как программно-информационный объект и сопроводительная документация, которая может быть в двух вариантах: бумажном и электронном. Носителем может стать компакт-диск, винчестер, съемный жесткий диск и т.д. Для удобства можно завести и использовать журнал, в котором будет отражаться поступление и выбытие электронных документов. Кроме того, можно создать и использовать еще один вспомогательный журнал, где будут учитываться миграция и перезапись электронных документов.
Сроки хранения как бумажных, так и электронных документов являются едиными. В этом отношении никаких особенностей законодательством РФ не предусматривается.
hr-portal.ru
Журнал учета трудовых книжек - образец заполнения
Журнал регистрации трудовых книжек
Образец книги учета трудовых книжек
Журнал регистрации трудовых книжек
Согласно пп. 40, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, для контроля за движением данных документов на предприятии оформляется журнал или книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним.
Такой журнал содержит информацию, касающуюся трудовых книжек и вкладышей к ним:
- предъявленных работниками, принимаемыми на работу;
- заведенных для лиц, трудоустраивающихся впервые.
Журнал движения трудовых книжек должен соответствовать нескольким условиям:
- У него должен быть твердый переплет с прошитыми внутри страницами, так как его можно использовать в течение длительного периода, после чего журнал хранится 75 лет.
- Каждый лист документа должен быть пронумерован.
- На сшиве обязательно должна быть надпись с указанием числа прошитых листов, а также подпись руководителя.
- Журнал скрепляется сургучной печатью или пломбой (ч. 4 п. 41 Правил). Пломба должна захватывать края шнура, которым сшивался журнал, а сургучная печать — скреплять кончики шнура, обложку и часть листа с информацией о количестве листов. Недопустимо применение вместо сургучной печати мастичной печати предприятия или отдела кадров. Если принцип скрепления сургучом в разъяснении не нуждается, то понятия пломбы в законе не приводится. Однако в судебной практике есть точка зрения, что пломба призвана не допускать произвольных изменений в журнале (апелляционное определение Московского городского суда от 26.02.2013 по делу № 11-6246). Перечень разрешенных видов пломб дан в ГОСТ 31282-2004, введенном приказом Ростехрегулирования от 16.06.2005 № 158-ст.
- Журнал заполняется гелевой или шариковой ручкой с пастой фиолетового, черного или синего цвета.
Образец книги учета трудовых книжек
Приказом Министерства труда РФ от 10.10.2003 № 69 утверждена типовая форма этого журнала. Так, для учета каждой трудовой книжки предусмотрены 13 столбцов, где последовательно отражаются:
- Порядковый номер поступающего или вновь оформляемого документа.
- Дата заполнения трудовой или ее вкладыша и дата приема сотрудника на работу (столбцы 2, 3, 4). Указанные даты могут не совпадать (по ст. 66 ТК РФ трудовую нужно оформить в течение 5 дней, а при оформлении трудовой впервые — в течение 1 недели с момента приема на работу (п. 8 Правил)). При заполнении этих полей лучше всего фиксировать дату приема на работу.
- Ф.И.О. владельца трудовой.
- Реквизиты трудовой или вкладыша.
- Должность.
- Название структурного подразделения, в которое трудоустраивается лицо.
- Реквизиты распоряжения администрации, в соответствии с которым произведен прием на работу. Это поле заполняется только в отношении трудовых книжек.
- Подписи лица, принявшего трудовую книжку.
- Сумма, полученная за заполненную трудовую или вкладыш.
- Дата выдачи трудовой. Это поле оформляется при увольнении.
- Подпись увольняемого лица, подтверждающая получение трудовой книжки.
Скачать образец журнала учета трудовых книжек можно, пройдя по ссылке: Книга учета движения трудовых книжек - образец заполнения.
Журнал учета трудовых книжек — документ строгой отчетности, содержащий все сведения относительно движения трудовых на предприятии. Его форма, а также правила оформления и ведения четко закреплены на законодательном уровне.
rusjurist.ru
Книга учета трудовых книжек образец
Книга учета трудовых книжек — это регистрационный журнал, который должна вести каждое предприятие, использующее наемный труд. В книге производится регистрации трудовых книжек персонала. Содержимое документа позволяет отследить нахождение трудовой книжки, систематизировать и обобщить информацию обо всех трудовых книжках работников.
Организация для организации своего документооборота может использовать различные регистрационные журналы, книги. Например, приказы можно регистрировать в отдельном журнале, платежные ведомости в другом (форма Т-53а). Некоторые из этих журналов не являются обязательными, а используются организациями для оптимизации документооборота. Например, журнал регистрации приказов по личному составу не обязателен к заполнению, так же как и журнал регистрации приказов по основной деятельности. Книга учета трудовых книжек не относится к необязательным документам. Данная книга должна присутствовать на каждом предприятии.
Отсутствие книги учета может повлечь за собой определенную ответственность. Форма книги разработана Министерством труда России, скачать бланк книги учета трудовых книжек можно по ссылке в конце статьи.
Данный в бланк вносятся на основании предоставленной работником трудовой книжки при приеме на работу. Если в процессе трудовой деятельности трудовая книжка выдается работнику на руки, об этом должна ставиться отметка в книге учета. При увольнении также делается соответствующая отметка.
Как правильно заполнить?
Так как документ обязателен для всех организаций и может быть запрошен проверяющими органами, то вести его нужно в рукописном виде. Не допустим электронный вариант.
Каждый лист должен иметь индивидуальный номер, все листы прошиваются и скрепляются пломбой (сургучной печатью).
На обложке книги нужно указать сведения об организации и лице, которому поручено ведение данного журнала.
Регистрации подлежат не только сами трудовые книжки, но и вкладыши в них.
Табличная часть содержит 13 граф для отражения информации о трудовой книжке. Для каждой трудовой книжки заполняется отдельная строка журнала. Порядковый номер строки проставляется в первой графе.
В следующих трех графах нужно указать день, месяц и год начала трудовой деятельности работника на новом для него месте работы.
В пятой графе пишется ФИО владельца трудовой книжки, а в шестой — переписываются данные о самой трудовой книжке или ее вкладыша (серия и номер).
В 7, 8 графах нужно указать, на какую должность принят работник и в какое подразделение.
Далее заполняются реквизиты о приказе, на основании которого работник принят на работу (форма Т-1).
В десятой графе свою подпись ставит кадровый специалист, который принял от сотрудника трудовую книжку и внес в нее запись о приеме на работу.
В 11-й графе пишется денежная сумма, которую заплатил работник, если для него заведена новая трудовая книжка или новый вкладыш.
При увольнении трудовая книжка в обязательном порядке выдается работнику на руки, о чем делается соответствующая отметка в 12-й и 13-й графах. Работник должен поставить свою подпись в книге учета в знак того, что документ им получен.
Скачать образец книги учета
Книга учета трудовых книжек образец 2017 — скачать.
1000form.ru
Журнал учета трудовых книжек — инструкция и образец
В соответствии с Трудовым Кодексом, журнал учета трудовых книжек хранится на предприятии 50 лет. Нарушение правил его ведения наказывается штрафом. Давайте ознакомимся с тем, что представляет собой этот ответственный документ.
Зачем нужен журнал регистрации трудовых книжек и правила его ведения
Зачем существуют нормы заполнения документации, в том числе, учет трудовых книжек на предприятии? Как сказано выше, журналы, регистрирующие документы сотрудников, в полном виде хранятся 50 лет, в течение которых возможно восстановить, или найти документ по записям о его движении (выдача, оформление). И уже это само по себе налагает строгие правила хранения книг учета.
Вторая причина стандартизированного ведения документации – чтобы при смене ответственного за делопроизводство, вновь назначенный на эту должность смог легко разобраться в делах предшественника, а не строить догадки, что обозначает та или иная закорючка или сокращение.
Порядок ведения журнала учета трудовых – один из первых моментов, на который обратят внимание проверяющие и аудиторы.
При официальном заключении договора, если работник проработал на предприятии более пяти дней и это место работы для него является основным, запись о его деятельности вносится в книжку работника, которая передается на хранение работодателю. Естественно, что передача для хранения личных документов человека, к которым относится трудовая книжка, должно сопровождаться определенной процедурой по обеспечению сохранности и учету движения документов.
Каждый работодатель, будь то организация, или индивидуальный предприниматель, должны вести и сохранять журнал регистрации трудовых книжек. Эта обязанность работодателя закреплена законом — в сороковом пункте инструкции по оформлению, ведению и хранению документов (Постановление правительства РФ от 2003 года, за номером 225), а так же типовой инструкцией по делопроизводству № 536 от 8 ноября 2005 года.
В случае смены ответственного за ведение журнала учета, производится операция передачи документации с составлением акта приема-передачи журнала и фактического контроля наличия всех имеющихся в делопроизводстве предприятия бланков трудовых книжек, вписанных в журнал учета трудовых книжек. После этой процедуры издается приказ, освобождающий от ответственности предыдущего сотрудника и налагающего ее на нового ответственного.
Образец ведения журнала трудовых книжек
Журнал ведения трудовых книжек образецДля ведения учета используется типовой бланк журнала учета, выпускаемый согласно инструкции об оформлении и движении книжек. Вести записи в вольной форме не допускается.
Желательно использовать книги учета в плотном переплете – использоваться и храниться они будут долго. В отличие от других форм регистрационного учета, журнал учета трудовых книжек ведется до полного заполнения страниц, на протяжении нескольких лет, а не в течение отчетного периода, равного году.
Страницы книги имеют нумерацию и сшиваются определенным образом: концы сшивающего шнура оклеиваются бумагой к внутренней части обложки книги. На бумажной полосе, фиксирующей концы нитки, указывается числом и прописью количество пронумерованных и сшитых страниц. Информацию о количестве страниц нужно заверить подписью руководителя. Полную нумерацию страниц следует произвести сразу в момент заведения – именно факт количества страниц и заверяется сшиванием, оклеиванием бумажной полосой и пломбированием.
С обратной стороны обложки на полосе бумаги, которой оклеены концы шнура, устанавливается пломба или сургучовая печать. Печать нужно поставить таким образом, чтобы она одновременно попадала на обложку журнала, бумажную полосу и концы нитки.
Учет трудовых книжек на предприятии — инструкция
Регистрационная книга учета перемещения документов на предприятиях имеет тринадцать граф. Рассмотрим, какая информация, и в какой форме вносится в эти графы.
- графа 1 – в ней ставится порядковый номер записи, трудовые книжки регистрируются отдельно от вкладышей, трудовая и вкладыш к ней регистрируются последовательно;
- графы 2, 3 и 4 предназначаются для записи даты арабскими цифрами;
- фамилия, имя и отчество работника вносится в пятую графу журнала;
- шестая графа отводится для записи серийного номера трудовой книжки;
Здесь есть небольшие нюансы: бланки старого образца, до 1938 года, выдававшиеся вплоть до 70-х годов, не имели серийного номера. Поэтому, при регистрации бланка такого образца в этой графе ставится прочерк. Книжки, пришедшие на смену старым образцам в 1974 году, имели серийный номер, состоящий из римских цифр и двух букв и семизначный номер. Бланки трудовых книжек также имеют серию, обозначенную буквами ТК (трудовая книжка) или ВК (вкладыш) и номер из семи цифр.
Книга учета движения трудовых книжек образец- в графу 7 вносится запись о должности, согласно существующему штатному расписанию, на которую был принят сотрудник;
- в следующей, 8-й графе, указывается наименование отдела организации, или ее подразделения, в которое принят на работу сотрудник;
- 9-я графа содержит информацию об основании принятия работника на указанную должность: номер и дата приказа о зачислении в штат;
- в десятой графе расписывается ответственный сотрудник, принявший документ на регистрацию;
- в следующей, одиннадцатой, графе указывается сумма, полученная от сотрудника за бланк, выдаваемый ему предприятием, в случае, если оформление осуществляется впервые. Если организация полностью берет на себя расходы по приобретению бланков, в этой графе ставится прочерк. Помимо ведения журнала регистрации трудовых книжек, имеется журнал выдачи трудовых книжек. Это отдельная приходно-расходная книга, в которой вносится информация о приобретении чистых бланков книжек и вкладышей.
- последние две колонки – 12-я и 13-я, предназначены для внесения даты выдачи документа сотруднику при увольнении и его подписи, подтверждающей, что документ он получил.
Журнал регистрации трудовых книжек — исправление ошибок
Образец исправление ошибокПри ведении записей в журнале следует проявлять внимательность и аккуратность. Однако люди не машины – случаются ошибки или описки. Специальных рекомендаций относительно исправлений ошибок именно в журнале учета трудовых книжек нет. Здесь действуют общие правила, принятые для таких случаев в делопроизводстве.
Ошибку в записях можно исправить двумя способами, главное, не использовать при исправлении корректор, полностью закрывающий ошибочный текст:
- Зачеркивание неправильно произведенной записи. Ошибочная информация зачеркивается одной линией, напротив нее ставится пометка «исправленному в такой-то графе верить». Произведенные исправления обязательно заверяются подписью лица, произведшего исправление и датой.
- «Запись не действительна». В этом случае зачеркивание неверной информации не производится. В графе, где требуется произвести исправления, пишется фраза: «запись не действительна» и следом пишется нужная информация. Такое исправление дополнительно не заверяется.
Ответственное лицо за журнал учета движения трудовых книжек
Для ведения журнала учета движения трудовых книжек назначается ответственное лицо. Если на предприятии имеется отдел кадров, то, как правило, таким ответственным лицом назначается начальник отдела кадров. В небольших организациях ответственность за ведение журнала движения трудовых книжек специальным приказом возлагается на любого сотрудника, например, секретаря или работника бухгалтерии.
ktovdele.ru
