Какие основные правила заполнения и оформления трудовой книжки? Заполнение трудовой книжки
образец, инструкция и правила по оформлению записей, а также какие данные и в каком порядке вносятся, можно ли сокращать, заполнять задним числом, пропускать строки и как без ошибок сделать первые отметки?
Трудовая книжка должна быть заполнена в соответствии с особыми инструкциями, которые выдаются абсолютно всем сотрудникам отдела кадров и обязательны для ознакомления с ними.
Но, к сожалению, многие кадровики пренебрегают этой обязанностью и из – за этого, в некоторых трудовых книжках можно встретить записи, которые прямо не соответствуют трудовому кодексу.
Конечно, такие нарушения встречаются сплошь и рядом и их нужно пресекать.
По сути, трудовая книжка работника – это его лицо, как человека осуществляющего рабочую функцию. Именно работник несет ответственность за то, как выглядит его трудовая книжка перед новым работодателем.
В тоже время сразу понятно, что если другой работодатель увидит неправильно сделанную запись в трудовой работника, у него сложится не очень приятное мнение о прошлой работе и организации работодателя.
Зачем вам создавать себе такую, не самую приятную славу? Не проще ли научить своего сотрудника отдела кадров вносить правильно информацию о трудовой книжке в специальные пустые бланки?
В первую очередь вы сами, как и ваши сотрудники, должны изучить инструкцию по ведению и заполнению трудовых книжек, а также соответствующий закон по этой теме.
Помимо этого, изучите нормы трудового кодекса (ТК РФ), отвечающие за правильность оформления этого документа, ведь этот акт является главным нормативно правовым актом в нашей стране в сфере труда. Также существуют различные положения и комментарии Минтруда по этой теме.
Как только вы сами будете знать, как правильно оформляются отметки в трудовой книге, так сразу у вас исчезнут проблемы с заполнением этого документа.
Между прочим, эта информация также полезна не только для работодателей и сотрудников отдела кадров, но и для самих работников, которые также должны знать, как правильно должны выглядеть записи в них трудовой и уметь их делать по всем правилам закона.
naim.guru
Заполнение трудовой книжки: следуем правилам
Сегодняшний рынок труда традиционно делят на официальный и теневой. Естественно, в большинстве граждане рассчитывают официально трудоустроиться, хотя это не всегда выгодно, смотря на материальную составляющую. Тем не менее, получение трудкнижки дает некоторые плюсы, связанные со стажем и т.п.
Но в данной статье мы поговорим не о работнике и трудкнижке, а о работодателе и трудкнижке, то есть о ее заполнении. Заполнение трудовых книжек обговорено в Инструкции по заполнении трудкнижек (№ 69). Данный документ был утвержден Постановлением Минтруда России 10 октября 2003 года.
Технические параметры заполнения
В трудовой книжке отмечается трудовой путь человека
Все записи, которые будут вноситься в трудкнижку, если речь идет о датах, должны быть сделаны арабскими цифрами. Если месяц – то запись двузначная, если год – то четырехзначная. В пункте 1.1. выше упомянутой Инструкции читаем, что все записи должны быть сделаны аккуратно. Для этого используют ручки – гелевые или перьевые, ручки-роллеры, шариковые.
Нередко используют световодостойкие чернила, пасты и гели. Это перечень, естественно, указывает все возможные примеры, но тот, кто имел дело с заполнением трудкнижки, знает, что на практике используется обычная шариковая ручка, и записи, нередко, не имеют много общего с той аккуратностью, о которой говорится в Инструкции. Цвет записей:
- черный;
- синий;
- фиолетовый.
Ни в коем случае нельзя вести записи, используя сокращения. То есть такие частые слова в трудкнижке, как «приказ», нельзя заменять сокращением «пр.»; нельзя писать «расп.», когда речь идет о «распоряжении» и т.д. Эта норма очень важная, поэтому ей необходимо следовать без каких-либо исключений. К тому же, образец трудовой книги рассчитан на то, чтобы все записи можно было делать без сокращений и максимально полно.
Как заполнить титульный лист трудовой книжки? Подскажет тематический видеоматериал:
Информация о сотруднике
Это, пожалуй, самая первая статья заполнения трудовой книжки. Ведь работник вписывается на первую страницу, то есть на титульный лист. Записи ведутся на основе пункта 2.1. Наводим данную процедуру в предвиденной образцом последовательности:
- ФИО; указывается обязательно полностью, никакие инициалы нельзя ставить;
- дата рождения; также полностью. Вписывается число, месяц и год. Записи осуществляются на основании информации паспорта. В иных случаях источником сведений может быть любой из существующих документов, который подтверждает личность. К таким относятся, кроме других, водительские права, заграничный паспорт, военный билет.
полне возможно, в ближайшем будущем трудовые книжки не будут заполняться
Здесь мы должны обратить внимание на некоторые нюансы. Следует помнить, что запись ФИО производится исключительно в именительном падеже. Кстати, именно титульный лист является той страничкой трудкнижки, где чаще всего делают ошибки. С чем это связано?
Естественно с невнимательностью и незнанием процедуры. Ведь встречаются случаи, когда ФИО вписывали в одну строчку. Но ведь бланк предусматривает три линейки, и их, невзирая на то, насколько длинными являются фамилия, имя и отчество, необходимо использовать. Среди других частых ошибок, которые связаны с невежеством, отметим записи на первой странице сведений, касающихся присвоению работнику категорий, разрядов.
Для данных записей в трудкнижке имеется специальный раздел, подписанный «Сведения о работе». Ведь, как мы увидим ниже, данные записи могут изменяться (как правило, так и происходит), ведь с годами работники получают другие категории, могут и другую специальность. Вносить новые записи на титульный лист будет просто невозможным.
Возвратимся к дальнейшему обзору записей. После заполнения титульного листа, необходимо указать образование работника. Данная информация вписывается в следующем порядке:
- основное общее;
- среднее общее;
- начальное профессиональное;
- среднее профессиональное;
- высшее профессиональное;
- послевузовское профессиональное.
Данные записи нельзя делать, если у вас нет аттестатов, удостоверений, дипломов и т.п., то есть нужным образом заверенных документов, свидетельствующих о том или ином уровне образования. То есть, записи в трудкнижке всегда должны иметь документальное подтверждение.
Если имеет место незаконченное образование (естественно, на соответствующем уровне), то сделать запись можно только в случае представления заверенных свидетельств. Таковыми будут являться:
- студенческий билет;
- зачетная книжка;
- справка образовательного учреждения.
Отметим, что эти документы необходимо предоставлять в пакете, то есть все вместе. Один из них не является основанием для записи. На трудовой книге должна стоять дата ее заполнения. Работник на первом листе ставит свою подпись. Иная подпись на титульной странице будет принадлежать лицу, которое выдает трудовые книжки и несет за это ответственность. Дальше следует печать организации, вернее – печать кадровой службы.
Если в трудовой книжке нет на титульной странице печати, то она является недействительной.
Изменения записей в трудкнижке
Заполненная трудовая книжка — образец
Специфика заполнения трудовой такова, что ранее или позже придется делать в ней записи, которые будут по отношению к предыдущим изменениями. Практика показывает, что изменения чаще всего касаются таких записей, как:
- ФИО;
- дата рождения.
Чтобы осуществить новые записи, которые делают недействительными старые, необходимо иметь основание. Иными словами – документальное подтверждение по факту изменения сведений. Таким образом, вписывая новые данные в трудкнижку, касающиеся изменений по ФИО и/или дате рождения, необходимо иметь основание, которым выступает:
На данные документы, при изменении записей, необходимо ссылаться. При этом указывают номер и дату их составления. Те изменения, о которых идет речь, имеют отношение к первому листу. Речь не идет о замене трудкнижки на новую. Следовательно, старые записи необходимо зачеркнуть. Причем это делается исключительно одной чертой.
На внутренней стороне обложки необходимо оставить ссылки на документы, которые послужили основой и подтверждением оставленных новых записей. Работодатель эти пометки заверяет подписью и печатью. Штатное расписание организации является той основой, которая определяет порядок в записях о наименовании должности, специальности и профессии.
Существуют, правда, квалификационные справочники, на которые необходимо обращать внимание в том случае, если выполнение работ по конкретным должностям и профессиям, как и специальностям, связано с предоставлением ограничений или льгот.
Период работы связан с присваиванием работникам новых разрядов. Это, также, могут быть классы и категории. Естественно, в трудкнижке должна появиться новая запись. Причем, она должна быть сделана максимально полно, то есть на всех страницах и во всех графах, для этого предвиденных (название, ссылки на подтверждающие документы, дата и т.п.).
Новые нюансы
Трудовая книжка заполняется по правилам
Отметим некоторые изменения в процедуре заполнения трудкнижек. Теперь АО и ООО получили право решать самостоятельно вопрос о необходимости круглой печати. Данное постановление вступило в силу от 7.04.2015. Роструд внес, правда, разъяснения в данный вопрос.
По-прежнему остается обязанность проставлять в трудкнижке печать. То есть, если какая-то из упомянутых организаций отказалась от использования печати, то заверить трудкнижку при записи все равно придется.
Для этого достаточно и кадровой печати, и любой иной, имеющей отношение к организации. Отметим важную деталь. При первом заполнении трудкнижки отсутствие трудового стажа не фиксируется. Если первая запись о приеме на работу делается непосредственно после окончания работником специального учебного заведения, то время обучения также не фиксируется отдельной записью.
Опять обратим внимание на ошибки, которые встречаются весьма часто. В графе 2 зачастую неверно фиксируют дату, когда работника принято на работу. Иногда ставят дату составления приказа. Это неверно, ведь ставить необходимо дату, которая имеет отношения к работнику, а не к указу, и вписана в текст указа. То есть, эти даты нельзя путать.
Графа 3 рассчитана на запись о том, в какое структурное подразделение определяется поступивший на работу сотрудник. Указывается его наименование. Также касательно работника вписывается его должность, специальность, профессия, квалификация. Графа 4 – это информация о приказе. Сюда вписывают номер и дату составленного документа.
Следует иметь в виду, что прием на работу может осуществляться не только путем составления приказа, но и на основе иных документов. Это значит, что заполняя графу 4, если приказа, как таково не существует, необходимо вписывать ссылку на иное решение работодателя (таковым может быть, например, решение общего собрания).
Каждый человек в определенное время начинает свою трудовую деятельность. Естественно, он пытается работать, как говорят, по трудкнижке, то есть официально. Данный документ является очень важным, поскольку он отображает трудовую деятельность человека, является его гордостью, и также имеет немалое практичное значение.
Поэтому рассмотренный в данной статье вопрос о его правильном заполнении очень важен, в виду еще и того, что нередко меняются и самые образцы трудкнижек, и параметры их заполнения. Тем же, кто нанимает работников, следует быть бдительным при внесении записей и следить за изменениями и разъяснениями Роструда.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Поделиться
ВКонтакте
Класс
Telegram
juristpomog.com
правила, первое заполнение, титульный лист
Заполнение трудовой книжки – ответственный процесс. Этот документ содержит сведения о вашем трудовом стаже.
От грамотности его заполнения зависит, будет ли он иметь официальный статус.
Правила заполнения трудовой книжки
Заполнение ведется на русском языке. Если на территории, входящей в состав РФ, установлен собственный государственный язык, заполнять можно на нем.
Информация записывается внимательно, без помарок, шариковой или гелевой ручкой. Слова пишутся целиком, без сокращений.
Каждая запись нумеруется по порядку. За исключением случаев, если:
- Организация сменила название. Тогда в графе «Сведения о работе» пишется новое название в форме заголовка, без порядкового номера.
- Оформляется дубликат. Сведения о предыдущем общем стаже нумеровать не обязательно.
Отметки о найме, уровнях квалификации, переводах на другую должность, увольнениях и т.д. должны точно совпадать с текстом соответствующего приказа или распоряжения руководителя.
Сроки внесения записей регламентируются законом. Они вносятся не позднее 7 дней после изменения статуса сотрудника. При увольнении – обязательно в этот же день.
Для подтверждения действительности на титульный лист ставят печать предприятия, которое выдавало книжку.
Порядок и правила оформления регулируются Инструкцией (Постановление Министерства труда № 69 от 10.10.2003).
Первое заполнение трудовой книжки
На титульный лист заносятся личные данные о человеке и обязательно заверяются печатью организации. В разделе «Сведения» фиксируют вид работы, изменение уровня квалификации, всевозможные награждения, перевод на другую должность, причину увольнения и т.д. (см. Что такое обработка персональных данных).
Прием на работу
Перед трудоустройством на новую должность работник обязан быть уволен со старой. Если официальное трудоустройство производится впервые, в организации заводится персональная трудовая книжка. Оформляется она по истечении пяти дней работы на основной должности. В случае первоначального оформления заполняется и титульный лист.
Сначала вписывается название организации в третьей графе. Далее в первой графе ставится номер отметки. Во второй – дата, когда человек принят. В третьей прописывается название должности и квалификация (согласно штатному перечню предприятия). В четвертой графе вносятся сведения распоряжения о назначении.
Награждения и взыскания
Информация о награждениях и премиях записывается в трудовую книжку. Это могут быть государственные знаки отличия, почетные грамоты, дипломы, премии и прочие поощрения.Сведения о регулярных премиях, что входят в систему зарплат организации, не заносятся.
Порядок оформления записи о награждении следующий. Сначала в 3 графе пишется полное название предприятия. Эта запись имеет вид заголовка и не нумеруется. Затем в графе 1 проставляют номер по порядку, а в графе 2 вписывают дату, когда награжден. Далее в графу 3 заносится полная информация о награде (премии), за какие заслуги и чем именно награжден сотрудник. В графе 4 вписываются реквизиты соответствующего документа, согласно которому происходило награждение.
Записи о взысканиях или каких-либо выговорах – пережиток прошлого. Современное трудовое законодательство таких отметок не предусматривает.
Заполнение титульного листа в трудовой книжке
Первый лист содержит такие сведения:
- Ф.И.О. владельца книжки;
- дата рождения;
- уровень образования;
- специальность и профессия;
- дата заполнения;
- подпись работника;
- подпись ответственного за выдачу лица;
- печать.
Личная информация пишется без сокращений, в строгом соответствии паспортным данным.
При написании дат используют только арабские цифры, в формате «06.09.2016».
Образование записывается по конечному подтверждающему аттестату или диплому (например, среднее профессиональное).
Специальность и профессия указываются только при наличии таковых. Здесь нередки типовые ошибки, связанные с непониманием некоторых терминологических нюансов.
Допустим, на должность принимается студент-бакалавр. ВУЗ присуждает ему только степень бакалавра по некоему виду специальности. Специальности и профессии у студента еще нет. Поэтому это поле не заполняется до момента получения специальности.
Дату указывают ту, когда работник принят на должность (не путать с днем заполнения!).
Заполнение при увольнении, ликвидации, переводе
Записи при увольнении делаются в стандартной последовательности: порядковый номер отметки, дата, причина увольнения, название документа (приказ, распоряжение нанимателя), его реквизиты.
Когда увольнение происходит по собственному желанию, важно грамотно сформулировать причину. Если раньше указывали «уволен по собственному желанию», то сегодняшние правила требуют точного совпадения с трактовкой Трудового кодекса. Примерное заполнение: «Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, п.1 ст.77».
Если увольнение проводится по сокращению, то в книжку вносится соответствующая пометка с точным указанием этой причины. Например, «Уволен по сокращению штата предприятия, ч.1 ст. 81».
При увольнении по инициативе руководителя к записи о причине добавляют статью, согласно которой произошло расторжение договора. Например, «Уволен по инициативе работодателя за невыполнение внутреннего Устава, ч.1 ст.81».
При ликвидации предприятия увольнение отмечается соответствующей записью с ссылкой на статью. Все отметки, вписанные за время работы предприятия, заверяются печатью.
Когда сотрудника переводят на другую должность внутри одного предприятия, то заголовок с названием организации не вписывают. Остальное заполнение стандартно. Информацию о должности начинают со слов «переведен/а на должность…».
Когда сотрудник переводится к другому работодателю, то заголовок с названием новой организации прописывается обязательно, а название старой (откуда переведен) – по желанию нового руководителя.
Ответственные лица
Заполнять, хранить и выдавать трудовые книжки имеют право только лица, которые назначены руководителем специальным приказом.
При проверках органами Гострудинспекции наличие таких приказов обязательно контролируется.
Ответственным назначается только тот сотрудник, который имеет на это право согласно своему трудовому договору. То есть, у руководителя нет возможности наделить такими полномочиями любого работника. Также он не имеет права назначать ответственным сотрудника в принудительной форме без его желания.
Стандартная форма приказа включает следующие пункты:
- Непосредственно назначение уполномоченного лица (например, Петрова. В.В.).
- Назначение ответственного лица на время отсутствия Петрова В.В по причине болезни, отпуска и т.д.
- Указание лица, которое уполномочено контролировать исполнения приказа.
Книжка директора
Заполнять книжку директора организации имеет право лично директор, либо уполномоченное лицо. Информация вносится по стандартной схеме – номер записи, дата, должность, реквизиты документа о назначении (приказ самого директора, протокол общего собрания, протокол заседания совета директоров). В сведениях о должности вписывают слова «назначен» или «избран», а не «принят».
Если директор – единоличный владелец фирмы, то вести трудовую разрешено после соответствующего документа о назначении на должность. Директор оформляет приказ, основанный на решении одного участника, которым возлагает на себя обязанности ген.директора. После этого он имеет право приступать к исполнению обязанностей, в том числе и заполнению трудовой.
Хранение и учет
Для регистрации и учета книжек и вкладышей законодательством предусмотрено использование специальных учетных книг. Они заверяются подписью руководящего лица и имеют порядковый номер. Такие книги учета прошнуровываются и закрепляются пломбами (см. Ведение кадрового делопроизводства).
Хранятся трудовые книжки в сейфах или специальных помещениях. Ответственность за организацию места и хранение возлагается на работодателя. Сотруднику на руки выдается только в день увольнения. В этом случае он оставляет пометку о получении в книге учета и расписывается.
Если по каким-то причинам книжка после увольнения не выдана (допустим, при смерти работника), то руководитель обязуется обеспечить ее сохранность до востребования родственниками. Если востребования не произошло, хранение длится до 75 лет.
Новая трудовая книжка, если старая утеряна
Ответственность за утерю несет наниматель, если сотрудник на момент пропажи не был уволен и книжка ему не выдавалась. Для восстановления пишется заявление по факту утери на имя работодателя. Он обязуется выдать дубликат не позднее 15 дней. Данные о наработанном стаже и награждениях собираются с предыдущих мест работы. Документы для подтверждения:
–приказы о найме и увольнении;
–ведомости о начислении заработной платы и налогов;
–трудовые договоры;
–приказы/решения о награждениях и премиях;
–данные Пенсионного Фонда и т.д.
При массовой потере трудовых собирается специальная комиссия, которая занимается сбором данных о стаже по каждому работнику.
В новом документе на внутренней стороне обложки делают отметку «Дубликат». Титульный лист тоже помечают сверху словом «Дубликат». Первая запись делается без порядкового номера. Она содержит информацию об общем предыдущем стаже, если восстановлена подтверждающая документация. Без восстановления сведений с бывших мест работы такая информация не вносится.
Если книжка повреждена (порвана, обгорела, проч.), для нечитаемых данных порядок восстановления тот же – их подтверждают документами.
Если данные хорошо прочитываются, работодатель переписывает их в Дубликат без изменений.Как вносить изменения фамилии в трудовую книжку?
Порядок несложный. Аккуратной полосой вычеркивается старая фамилия, а рядом вписывается новая. На обложке прописывают информацию соответствующего документа (реквизиты свидетельства о браке). Ниже ставится подпись уполномоченного лица.
Отметка о совместительстве в трудовой книжке
Законом не запрещается одновременно трудиться у нескольких работодателей. Если руководитель с основного места не возражает против подработок своих сотрудников, то по желанию работника дополнительный стаж тоже фиксируется.
Отметка о совместительстве делается по стандартной схеме, с внесением названия организации, а также занимаемой должности.
Сведения вписываются на основном месте работы с предоставлением удостоверяющих документов, т.к. трудовая хранится у основного руководителя и сотруднику не выдается (см. Правила оформления совместителей).
Внесение информации в трудовую книжку об армейской службе
Сведения вносятся по общим правилам с номером, датой занесения, длительности военной службы, реквизитами подтверждающего документа (военного билета).Важно! День отбытия к месту исполнения – начало службы. А окончание – день подписания приказа об увольнении.
Ошибки
При заполнении сведения списывают с удостоверяющих документов, и ни в коем случае на слух. Это поможет избежать распространенных ошибок. Выявленные неточности исправляются на том предприятии, где были допущены. Если предприятие ликвидировано, то его правопреемником. Если такового нет, исправления производит новый работодатель. Ошибочная запись отмечается как недействительная.
Верные данные вносятся таким образом:
–графа 1. Номер;
–графа 2. Дата;
–графа 3. Внести пометку «Запись №… недействительна». Записать верную информацию.
–графа 4. Реквизиты приказа, согласно которому вносились неверные сведения.
Если ошибка была допущена в реквизитах, сведения оставляют без изменений, а реквизиты исправляют на точные.
Читайте так же:
- Система управления персоналом Совокупность методов работы с работниками в организации называется системой управления персоналом. Она неотъемлемая часть качественного плана управления организацией в целом. Персонал […]
- Оптимизация складской логистики Для осуществления бесперебойного производственного процесса, а также на случай резкого скачка спроса на предприятиях создают запасы сырья и готовых изделий. Однако без рационального […]
tvoi.biz
Трудовая книжка: что изменилось? часть вторая
В.И. АНДРЕЕВА,
канд. ист. наук, профессор кафедры трудового права
Российской академии правосудия
Оформление трудовой книжки впервые
Заполнение титульного листа
Внесение изменений в титульный лист
Предъявление трудовой книжки при поступлении на работу в соответствии со ст. 65 ТК РФ является обязательным, за исключением jbx случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем, который обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной (ст. 66 ТК РФ). Исключение из этого правила сделано только для работодателей - физических лиц, которые не имеют права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (ст. 309 ТК РФ).
Таким образом, в ТК РФ при оформлении приема на работу предусмотрены две различные ситуации:
- у работника есть трудовая книжка, которую нужно проверить, зарегистрировать и дополнить записью о приеме на новое место работы;
- у работника отсутствует трудовая книжка и ее необходимо оформить.
Следует отметить, что на практике нередко встречается и другая ситуация, не предусмотренная ТК РФ, когда поступающий на работу имел трудовую книжку, но не может предъявить ее из-за утраты. Такая книжка подлежит восстановлению посредством оформления ее дубликата, и работодатели должны при этом оказать работнику содействие, особенно в случае ликвидации организации, которая являлась предыдущим местом его работы.
При проверке предъявленной трудовой книжки могут быть выявлены такие типичные ошибки, как: неверно указанные в титульном листе анкетные данные работника (фамилия, имя, отчество, дата рождения), отсутствие на титульном листе оттиска печати, зачеркивания и исправления в сведениях о работе и т. п. Необходимо обратить внимание работника на наличие в его трудовой книжке ошибок, которые могут повлиять на решение вопросов о подтверждении трудового стажа. Особого внимания требует титульный лист: для исправления допущенных здесь ошибок работнику, как правило, приходится обращаться в ту организацию, где была сделана ошибочная запись, а при ее ликвидации и отсутствии документов в архиве вопрос о принадлежности трудовой книжки данному владельцу нередко может быть решен только в судебном порядке.
Оформление трудовой книжки впервые
Согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 "О трудовых книжках" (далее - Правила) оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Бланк трудовой книжки должен быть получен работником кадровой службы из бухгалтерии организации в установленном порядке (п. 42 Правил).
До настоящего времени, несмотря на утверждение приказом Минфина России от 22.12.03 № 117н Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, встречаются случаи, когда работник сам приносит в кадровую службу бланк трудовой книжки и просит его оформить. Необходимо подчеркнуть, что в названном документе говорится об обеспечении бланками трудовых книжек работодателей (юридических лиц), а не физических лиц (граждан). Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку должна осуществляться службами доставки защищенной полиграфической продукции, либо работодателем со склада изготовителя или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ.
Из этого следует, что приобретение бланка трудовой книжки самим работником утвержденным Порядком не предусмотрено и является прямым нарушением этого Порядка. Думается, что ответственность за такого рода нарушения должны нести прежде всего лица, занимающиеся продажей бланков трудовых книжек и вкладышей в них незаконными способами. Совершенно очевидно, что работники кадровых служб не должны принимать к оформлению бланки трудовых книжек, приобретенные гражданами незаконным путем.
Исправления, подчистки, зачеркивания в содержательной части трудовой книжки являются непредусмотренными способами исправления допущенных при заполнении трудовой книжки ошибок и требуют документального подтверждения в виде копий приказов по личному составу или архивных справок со ссылками на эти приказы.
В отличие от ранее действовавшей Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях ( 1974 г .). когда при отсутствии у гражданина трудовой книжки требовалось ''предъявить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства соответствующей жилищно-коммунальной организацией...", в настоящее время никаких справок о периоде, предшествовавшем поступлению на работу, не требуется.
В то же время следует учитывать, что отсутствие у гражданина трудовой книжки еще не говорит об отсутствии у него стажа работы, т. к. и работа по трудовому договору у работодателей - физических лиц, и работа по гражданско-правовым договорам (подряда, поручения) включается в страховой стаж (при условии отчисления страховых взносов) при условии ее подтверждения соответствующими договорами, актами о выполнении работ, расчетными книжками, лицевыми счетами, ведомостями на выдачу заработной платы, а также справками об уплате страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, выданными соответствующими отделениями Пенсионного фонда.
Заполнение титульного листа
В титульном листе трудовой книжки в соответствии с п. 9 Правил отражаются основные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество: дата рождения; образование; профессия, специальность.
Фамилия, имя, отчество и дата рождения указываются на основании паспорта - основного документа, удостоверяющего личность гражданина РФ. Паспорт является обязательным документом для всех граждан РФ с 14-летнего возраста. При отсутствии у гражданина по каким-либо причинам паспорта может быть предъявлен иной документ, удостоверяющий личность, например: военный билет, заграничный паспорт, водительские права и др. (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69).
После внесения в титульный лист фамилии, имени и отчества работника (без сокращений и замены имени и отчества инициалами) необходимо проверить сделанные записи для выявления возможных ошибок. При их обнаружении не предусмотрено вносить исправления в титульный лист. Бланк трудовой книжки признается испорченным и подлежит уничтожению по соответствующему акту. Как уже было отмечено, наличие ошибок в титульном листе может иметь серьезные негативные последствия для работника в дальнейшем, поэтому, проставляя свою подпись в титульном листе трудовой книжки, работник должен предварительно внимательно прочитать внесенные в него записи.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть зарегистрированы лишь те, которые перед этим были внесены в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее в бухгалтерии организации, что легко может проверено при сравнении серий и номеров бланков, значащихся в обеих названных книгах.
Дата рождения записывается полностью: число, месяц, год. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся восемью арабскими цифрами (по две цифры для обозначения числа и месяца и четыре цифры - для года), например: дата рождения — 09.04.1962.
Запись об уровне образования вносится только при наличии у работника документов, подтверждающих факт прохождения государственной (итоговой) аттестации:
-
- аттестата об основном общем образовании для выпускников IX класса или о среднем (полном) общем образовании для выпускников XI ( XII ) классов;
-
- диплома о начальном, среднем, высшем и послевузовском профессиональном образовании (в т. ч. диплома бакалавра, специалиста с высшим профессиональным образованием, магистра, а также диплома о неполном высшем профессиональном образовании).
Поступающий на работу может иметь незаконченное образование соответствующего уровня, что должно быть подтверждено справкой образовательного учреждения или другим документом (например, зачетной книжкой или студенческим билетом).
На основании документов об образовании заполняется и следующая строка титульного листа - "Профессия, специальность". При заполнении этой строки нужно учитывать следующее:
диплом бакалавра свидетельствует о присуждении выпускнику вуза "степени бакалавра" по определенному "направлению" его профессиональной подготовки, а не о "присвоении квалификации" по определенной "специальности", как это указано в дипломе специалиста;
гражданину, еще не имеющему никакой профессии или специальности (например, выпускнику школы), нередко вписывают в трудовую книжку наименование занимаемой им должности (рабочего места) или выполняемого вида работ (например, курьер), вместо того, чтобы оставить данную строку незаполненной до времени получения работником профессионального образования с присвоением квалификации по соответствующей специальности;
многие практики не учитывают различие в терминах "специальность" и "квалификация", воспринимая их как одно и то же, отсюда - типичная ошибка, часто встречающаяся в трудовых книжках: вместо наименования специальности в титульный лист вносят присвоенную выпускнику образовательного учреждения квалификацию (например, вместо специальности "экономика и управление на предприятии (по отраслям)" записывают квалификацию "экономист"). Отметим, что описанная ошибка происходит не столько от отсутствия знаний у специалистов кадровых служб, сколько от невозможности буквально выполнить все требования Инструкции по заполнению трудовых книжек, т. к. записи должны производиться "без каких-либо сокращений" (п. 1.1), а наименование специальности требует для записи много места, которого явно недостаточно в самом титульном листе. Думается, что государственным инспекторам труда при проверке правильности ведения трудовых книжек необходимо учитывать эту "нестыковку" между Инструкцией, размерами бланка трудовой книжки и наименованиями, содержащимися в Общероссийском классификаторе специальностей по образованию ОК 009-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 30.09.03 № 276-ст (ОКСО).
Дата заполнения трудовой книжки может не совпадать с датой начала работы в организации (работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней). Следует отметить, что, несмотря на указание п. 1.1 Инструкции о записи дат во всех разделах трудовых книжек цифрами, для "даты заполнения" оставлена строка ("____"____________20___г.), явно требующая
смешанного, буквенно-цифрового обозначения даты.
В титульном листе предусмотрены две подписи: владельца книжки и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Однако последняя подпись должна быть проставлена "разборчиво", что не вполне соответствует самому определению термина "подпись" как "собственноручной росписи" (по ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28). В реальных трудовых книжках можно увидеть, как по-разному понимают практики указание: "подпись - разборчиво" (ставят неразборчивую личную подпись; ставят личную подпись и ее расшифровку; не ставят подпись, а пишут фамилию). В связи с этим можно порекомендовать специалистам кадровых служб, заполняющим трудовые книжки, при подписании титульного листа (п. 2.2 Инструкции) ставить не свою личную подпись, а писать свою фамилию разборчиво.
И Титульный лист заверяется печатью организации, в которой впервые заполнялась трудовая книжка, или печатью кадровой службы этой организации. Трудовая книжка без печати на титульном листе является недействительной.
Пример заполнения титульного листа трудовой книжки
Внесение изменений в титульный лист
При необходимости замены фамилии, имени, отчества и даты рождения одной чертой зачеркивается прежняя информация и записывается ® новая (выше или рядом, на той же строке). Недопустимо при замене личных данных зачеркивать (исправлять) отдельные буквы или цифры, сопровождая это действие пометкой "Исправленному верить", как это иногда делают неопытные работники кадровых служб.
Внесенные в титульный лист изменения обязательно должны быть подтверждены ссылками на соответствующие документы: паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о заключении брака, свидетельство о расторжении брака и другие с указанием их серии, номера и даты. Ссылки на эти документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью кадровой службы.
Пример внесения изменения в титульный лист трудовой книжки и пояснения на внутренней стороне обложки
В ныне действующей Инструкции по заполнению трудовых книжек иначе, чем раньше, решается вопрос об указании на изменение уровня образования. Если ранее здесь также зачеркивалась предыдущая информация, то теперь вносится дополнение без зачеркивания уже внесенных записей (п. 2.4).
По-другому решается теперь и вопрос об отражении в титульном листе трудовой книжки информации о приобретении работником новых профессий или специальностей. В трудовые книжки старого образца эта информация вносилась только в момент первичного заполнения книжки. В настоящее время сведения о новой профессии или специальности должны дополнять ранее внесенные записи.
Пример внесения изменения в титульный лист трудовой книжки
В п. 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек не сказано о необходимости сделать ссылку на соответствующий документ, дополняя ранее внесенные в титульный лист сведения об образовании или профессии и специальности, но совершенно очевидно, что такая ссылка необходима. Как и все другие ссылки, пояснение к дополнительной записи в строке "Профессия, специальность" должно располагаться на внутренней стороне обложки трудовой книжки.
hr-portal.ru
Какие основные правила заполнения и оформления трудовой книжки?
Трудовая книжка (заполнение) —вопросы, связанные с этой частью делопроизводства, интересуют каждого работодателя. В этой статье мы рассмотрим общие вопросы заполнения трудовой книжки, в том числе главные правила ведения трудовых книжек, их правовую основу, а также правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу и увольнении.
Трудовая книжка: как получить
Порядок оформления трудовой книжки, пример правильного заполнения (образец 2017 года)
Общие правила заполнения трудовой книжки по ТК РФ
Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно?
Использование при увольнении и при приеме на работу образцов заполнения трудовой книжки
Трудовая книжка: как получить
Трудовая книжка — важный документ, который удостоверяет трудовой стаж и трудовую деятельность работника. Эти сведения необходимы не только соискателю при поступлении на работу, но и гражданину для получения некоторых социальных гарантий, льгот, пенсии и т. д. Заполнение трудовой книжки, а также порядок ее заведения, хранения и учета регулируются, помимо Трудового кодекса, соответствующими постановлениями правительства и министерства труда.
Подписывайтесь на наш канал в Яндекс.Дзен!
Подписаться на каналВид трудовой книжки и вкладыша в нее, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» № 225 от 16.04.2003 (введены в действие с 01.01.2004). Из этого документа можно узнать, как выглядит действующая форма трудовой книжки, но там не найти образец заполнения трудовой книжки 2017 года, только отдельные правила, касающиеся заполнения.
Кстати, трудовые книжки прежнего образца действительны по сей день и не подлежат обмену на новый образец.
Порядок оформления трудовой книжки, пример правильного заполнения (образец 2017 года)
Будущий сотрудник при трудоустройстве предъявляет свою трудовую книжку для оформления трудовых правоотношений с нанимателем. Если трудящийся устраивается на работу в первый раз, то по соответствующему заявлению организация-наниматель (или индивидуальный предприниматель) оформляет на трудящегося новую книжку. Наниматель делает запись в трудовую книжку на всех, кто проработал у него более 5 дней (не по совместительству, а на основном месте).
Наниматель, согласно порядку заполнения трудовой книжки, должен внести в нее следующие записи:
- о трудящемся;
- самой работе;
- внутренних и внешних переводах;
- об увольнении;
- наградах и заслугах работника.
Важно: данные о взысканиях в трудовую книжку не заносятся, исключение может составить взыскание в виде увольнения работника.
Если у трудящегося есть не только основная работа, но и по совместительству, основной наниматель может, по инициативе самого работника и при наличии справки, которая подтвердит такое совместительство, сделать запись в трудовую книжку и о совместительстве в том числе.
Обязанность по организации работы по хранению, ведению и учету трудовых книжек возложена на нанимателя, а обязанность по непосредственному хранению, учету и ведению трудовой книжки, наниматель возлагает на сотрудника, назначенного приказом или распоряжением. Назначенный сотрудник (им в разных организациях могут быть специалисты по кадрам, кадровые делопроизводители, бухгалтеры, руководители и пр.) имеет право заполнять трудовые книжки и заверять своей подписью и печатью организации записи в них. Приказы о назначении уполномоченных лиц, как правило, проверяются трудовой инспекцией.
Важно: назначить ответственным за оформление трудовой книжки можно только того работника, у которого такие обязанности предусмотрены трудовым договором или должностной инструкцией. Если руководитель организации или индивидуальный предприниматель ведет кадровый учет самостоятельно, то он должен издать приказ о возложении функций по осуществлению кадрового учета на себя. Пример заполнения трудовой книжки при этом без проблем можно найти в Сети.
Общие правила заполнения трудовой книжки по ТК РФ
Как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу или при увольнении? Вот основные правила заполнения трудовых книжек 2017 года:
- Трудовые книжки заполняются перьевыми, гелевыми или роликовыми авторучками, чернилами черного, синего или фиолетового цветов.
- Цифры при заполнении трудовой книжки используются арабские, при этом дата и месяц — из 2 знаков, год — из 4 знаков. Для примера: 20.01.2017.
- При оформлении используется государственный язык России, т. е. русский. Если в субъектах нашей страны введен дополнительный государственный язык, при заполнении трудовой книжки можно использовать его.
- В трудовой книжке нельзя использовать сокращения, в том числе в названии должностей, приказов, распоряжений и пр. Все слова пишутся полностью.
- Любые данные вписываются в трудовую книжку на основе соответствующего распоряжения (приказа) и должны в точности с ним совпадать.
- Записи вносятся не позднее 7 дней со дня события, за исключением записи о приеме на работу (не позднее 5 дней) и увольнения (в день увольнения).
- Каждой записи в трудовой книжке должен соответствовать свой порядковый номер. Из этого правила существуют следующие исключения:
- порядковый номер не ставится при переименовании работодателя;
- при заполнении дубликата трудовой книжки не пишется порядковый номер в случае записи о трудовом стаже;
- не нумеруются заголовки в разделе «Сведения о работе».
Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно?
По трудовому законодательству у работника должна быть одна трудовая книжка, в которую работодатель вносит все необходимые записи. Однако иногда в силу различных жизненных обстоятельств может случиться так, что у работника обнаружится вторая трудовая книжка.
Это может произойти, например, если сотрудник уволился, потерял трудовую книжку, и при трудоустройстве на новую работу ему оформили новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ, письмо Федеральной службы по труду и занятости от 30.04.2008 № 1026-6). Впоследствии же работник нашел потерянную книжку. Так у него оказалось одновременно 2 документа.
В этом случае в законодательстве не прописано каких-либо санкций за наличие у работника 2 трудовых книжек. Работодатель также не имеет права как-либо оштрафовать сотрудника или отказать ему в приеме на работу по этому основанию (ч. 1 ст. 64 ТК РФ).
При этом работодатель должен вносить сведения о работе и иные необходимые записи только в одну из трудовых книжек, поскольку ведение нескольких книжек на одного работника законом не предусматривается.
Использование при увольнении и при приеме на работу образцов заполнения трудовой книжки
Как уже оговаривалось выше, при приеме на работу работодатель, согласно правилам оформления трудовой книжки, не более чем через 5 дней делает в ней запись о его приеме на основании приказа. Если гражданин принимается на работу в первый раз, то он расписывается на титульной странице заведенной работодателем трудовой книжки, чем подтверждает правильность занесенных в нее сведений (но он не отвечает за правильное заполнение трудовой книжки).
Важно: если наниматель — физическое лицо, которое не является предпринимателем, то он не может заводить новые трудовые книжки и делать отметки (записи) в предоставленные ему трудовые книжки. Подтверждением времени рабочей деятельности и стажа в этой ситуации для трудящегося будет трудовой договор, который заключен письменно.
В день окончания трудовых правоотношений (последний день работы) наниматель должен отдать сотруднику трудовую книжку и другие документы, связанные с трудовой деятельностью, а также рассчитать сотрудника.
Когда отдать трудовую книжку по разным причинам нет возможности, наниматель в письменном виде уведомляет трудящегося о том, что необходимо забрать трудовую книжку или направить ему согласие на пересылку трудовой книжки почтой. С момента направления такого сообщения работодатель не ответственен за задержку выдачи трудовой книжки. Кроме сказанного, ответственность снимается, если последний день рабочей деятельности работника не совпадает с датой окончания трудового договора.
Чтобы не допустить ошибки, лицу, ответственному за ведение кадровых дел, имеет смысл ознакомиться с образцами заполнения трудовых книжек, в которых отмечены различные основания для приема на работу и для увольнения. Так будет проще понять, какие формулировки могут использоваться в зависимости от ситуации.
При внесении записи об увольнении следует иметь в виду, что основание увольнения, а также его причина должны в точности соответствовать формулировке закона. Кроме того, под записью об увольнении ставят подписи работодатель и сам работник. Запись заверяется печатью организации.
Настоящая статья раскрывает обобщенные понятия о ведении трудовых книжек, общие правила их заполнения. Информацию о частных случаях, например о внесении записи в связи со сменой фамилии или об исправлении записи, а также о порядке заверки копии трудовой книжки, можно найти в отдельных статьях соответствующего раздела нашего сайта.
nsovetnik.ru
Правила заполнения трудовых книжек - образец и правила ведения
Существуют определенные правила заполнения трудовых книжек, именно об этом мы подробно расскажем в данной статье.
Общие правила заполнения трудовой книжки
Послужной список ведет предприятие, на котором сотрудник проработал более 5 календарных дней, а также для таких категорий сотрудников, как:
- Кадры принятые на временную работу, оформившими на предприятии временный трудовой договор.
- Сезонный персонал, в случае если это их основное место работы.
- Сотрудники, оформленные на постоянной основе.
- Сотрудники вне штата, которые подлежат обязательному социальному страхованию.
Если на работу принимается сотрудник уже имеющий трудовой стаж, то формуляр должен находиться на руках человека и при оформлении на новое место работы он обязан ее предъявить сотрудникам кадрового отдела. Работники отдела кадров тщательно проверяют подлинность предоставленного им документа, правильность указания всех паспортных данных и информации с титульной страницы.
Титульный лист в обязательном порядке должен иметь печать организации, которая заводила книжку на сотрудника и заполнение всей информации в соответствии с документами. Без наличия такой печати формуляр считается недействительным.
Если послужной список был утерян при хранении на предприятии, то работодатель обязан завести для сотрудника новый формуляр и внести в него соответствующую запись.
В случае если вновь поступивший сотрудник не имеет трудовой книжки, то персонал кадрового отдела заводит для него новую, которая храниться в архивах организации до момента его увольнения.
Стоит заметить что последняя запись в послужном списке должна свидетельствовать об увольнении с прежнего места трудоустройства, иначе запись о приеме сотрудника в штат невозможна пока факт увольнения не будет подтвержден посредством внесения соответствующей записи об увольнении.
Разделы
Бланк трудовой книжки состоит из трех разделов:
- Данные о сотруднике.
- Сведения о трудовой деятельности.
- Награждения и информация о них.
В разделе №1 указывается личные данные: ФИО, дата рождения, информация о профессии и уровне образования владельца документа. На титульном листе обязательно должна быть подпись владельца и сотрудника отдела кадров организации на которой был заведен документ.
В разделе №2 указывается весь послужной список сотрудника, полная информация о приеме сотрудника в штат организации и увольнении, также указывается информация о предприятии работодателе. Записи в бланке ведутся без сокращений, даты записываются исключительно арабскими цифрами. Каждая запись обязательно имеет свой порядковый номер. Запись от разных работодателей заканчивается печатью его предприятия.
В разделе №3 отмечают все данные о награждениях которым был удостоен сотрудник. Сюда вносят записи о награждении почетными грамотами и дипломами, государственными наградами и другими видами поощрения, которые предусмотрены законодательными актами РФ.
Пошаговая инструкция заполнения трудовой книжки
Шаг 1. заполнение и проверка титульного листа
Работник кадрового отдела обязан быть предельно внимательным во время заполнения титульного листа . Также особое внимание он обязан уделить проверке информации содержащейся на титульной странице.
Содержание титульной страницы:
- ФИО владельца. Обязано соответствовать удостоверению личности и указываться полностью без каких-либо сокращений.
- Дата рождения.
- Уровень специализации и образования.
- Профессия или специальность.
- Дата заполнения титульной страницы.
- Подпись владельца послужного списка.
- Подпись должностного лица, заполняющего титульную страницу документа.
- Гербовая печать организации, которая заводит трудовую книжку для сотрудника.
Заполнение всех дат обязательно производится арабскими цифрами без сокращений. После тщательной проверки или заполнения титульной страницы сотрудник кадрового отдела может переходить к внесению записей о трудовой деятельности работника.
Шаг 2. Занесение записи
Не позднее пятого дня после принятия работника в штат организации в формуляре производится необходимая запись.
Трудовая книжка состоит из таких пронумерованных граф:
- Номер записи по порядку.
- Дата осуществления записи.
- Запись о принятии работника в штат организации.
- Указание документа, обосновывающего запись, его название и дата.
Записи производит работник, кадрового отдела уделяя максимум внимания правильности записываемой информации, аккуратно гелевой или перьевой ручкой чернилами черного или синего цвета. Все цифры, указываемые при записи должны быть арабскими. Не должно быть никаких сокращений.
Шаг 3. Записи о награждениях
При присвоении каких-либо награждений предусмотренных законами РФ и внутренним предписанием организации соответствующая запись делается в разделе формуляра под названием «награждения».
Все записи делают по общим правилам, за исключением записи в графе № 3. В ней делают уточнение типа награды и документа, который подтверждает ее присвоение.
Вкладыш используется в случае если в основной трудовой книжке больше нет места для записей. В таком случае работодатель заполняет вкладыш, который имеет собственную серию и номер их указывают на обложке или титульной странице на штампе «Вкладыш выдан».
Вкладыш вшивается в конце закончившейся трудовой книжки, на нем заполняется аналогичная титульная страница ведение записей, в том числе и нумерация, продолжается. Правильно зарегистрированный вкладыш является частью трудовой книжки.
Записи о совместительстве
О совместительстве записи вносятся в формуляр сотрудником отдела кадров на постоянном месте работы. На основании информации с места работы по совместительству. Запись о совместительстве необязательна и делается по желанию владельца трудовой книжки.
Порядок внесения записи о совместительстве состоит из таких пронумерованных граф:
- Номер записи по порядку.
- Дата приема в штаб предприятия по совместительству.
- Указание должности, специализации и другое.
- Указание документа, который стал основанием для записи.(Трудовой договор, приказ и так далее).
Исправления записей на титульном листе
Исправления могут производиться последним работодателем. Основанием для исправлений ФИО, даты рождения, а также специальности или профессии сотрудника являются удостоверение личности (паспорт), свидетельство о заключении брака или его расторжении и другое.
Исправления не имеющие отношения к образованию и специальности производятся таким путем: зачеркивается предыдущая запись одной чертой, затем вписываются новые данные. Затем необходимо сослаться на документ, который подтверждает законность внесенных изменений. Записывается ссылка на внутренней стороне обложки бланка трудовой книги. Также ставится печать организации вносящей изменения и дата и подпись должностного лица.
Внесение изменений, касающихся образования или специализации, производятся без зачеркивания предыдущих записей. На внутренней стороне обложки указывают документ, обосновывающий новую запись, дата и подпись должностного лица, печать предприятия.
Частые ошибки при заполнении трудовой книжки:
- Ошибочное написание ФИО, даты рождения и другой личной информации. Довольно часто встречаются опечатки и недостаточно ясное написание идентификационных данных сотрудника.
- Отсутствие подписи владельца трудовой книжки или должностного лица.
- Сотрудник отдела кадров должен проверять правильность заполнения документа максимально внимательно и только после этого ставить свою подпись на нем. Работник обязан присутствовать при заполнении и только после проверки подлинности внесенной информации ставить свою подпись.
- Ошибки при внесении какого-либо рода сведений о работе сотрудника.
- Отсутствие оттиска штампа отдела кадров и даты оформления записи.
Без печати все записи и внесенные изменения считаются недействительными.
Исправления записей
Чаще всего исправления касаются данных о работе и полученных награждениях. Исправления производятся после признания предыдущей записи недействительной. Затем вносится новая верная запись и указывается документ, являющийся основанием для ее внесения. Зачеркивания записей не производится, а указывается номер и дата записи, которая должна считаться недействительной.
Уничтожение испорченных бланков
В случае грубых ошибок в заполнении бланков трудовой книжки их можно утилизировать.
Утилизирование, может проводиться двумя способами:
- Измельчение документа с помощью специального аппарата (шредирование).
- Сжигание испорченного бланка в котельной.
После утилизации документа составляется Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в котором указывается точная дата и время уничтожения бланка, должностные лица присутствующие при этом и способ уничтожения.
Особые случаи
Существуют особые случаи когда в формуляр необходимо внести запись о присвоении сотруднику нового разряда, класса или категории, в случае изменения юридического названия предприятия, изменению названия должности которую занимаем сотрудник. В случае внесения изменений в штатное расписание.
consultwork.ru
Основные правила заполнения трудовых книжек
На всех работников, которые официально оформлены, нужно заводить трудовые книжки. Правила по заполнению трудовых книжек должен знать каждый кадровик. При исполнении обязанностей по совместительству записи производятся только по желанию работника. Главные данные заполняются на основном месте работы.
В обязанности кадровика входит проверка трудовой книжки на подлинность. В случае обнаружения несоответствий необходимо завести новую книжку. Если какой-то раздел закончился, то нужно оформить дополнительный вкладыш. В раздел «Сведения о награждениях» запрещено вносить данные о работе.
Если предыдущая запись о приеме не закрыта, то вносить новую не разрешено. Сначала нужно юридически уволиться с прошлого места работы.
Правила: заполнение трудовых книжек
Перед заполнением данных о приеме необходимо убедиться, что личная информация работника вписана без ошибок. Проверить это можно по паспорту работника или другим удостоверениям личности. В случае ошибок запись в такую книжку производиться не может. Также она недействительна без печати и подписи.
Общая информация
Все даты, которые проставляются в трудовых книжках, должны быть выполнены арабскими цифрами. Год обязательно должен состоять из четырехзначного числа, месяц обозначается тоже числом.
- Записи нужно делать очень аккуратно, ручкой с пером или гелевой, чернилами, шариковой пастой черного, фиолетового или синего цветов. Не допускаются сокращения.
- Зачеркивания и исправления неточных или ошибочных сведений запрещены.
Исправления производятся таким образом: пишется следующие номер и дата. В третьей графе указывается, что запись под таким-то номером недействительна. После этого делается правильная запись с указанием приказа, который дает основания производить исправления.
Если запись по каким-то причинам признана недействительной, то исправления происходят по тому же принципу. Записи будут выглядеть приблизительно так в зависимости от ошибки: «Запись под таким-то номером недействительна, восстановлен на работе» или «Запись под порядковым номером таким-то недействительна, уволен по следующей причине». В четвертой графе указываются документы, по которым выполняется правильное редактирование.
Если работник требует, то ему должен быть предоставлен дубликат, в который не внесена недействительная запись. При этом обязательно в верхнем правом углу главной страницы пишется слово «Дубликат». На титульной странице старой трудовой книжки помечается, что выдан дубликат, и его серия и номер.
Правила заполнения данных о работнике
Сведения о работнике заполняются соответственно Правилам по ведению книжек. Данные указываются на первой странице и имеют следующую форму:
- Фамилия работника, его имя и отчество не сокращаются, обязательно нужно указывать их полностью. Дата рождения тоже не должна быть сокращенной. Все личные данные заполняются на основании паспорта работника.
- Запись об образовании работника заполняется исключительно при наличии документов, его подтверждающих: диплом, удостоверение или аттестат.
- Если есть правильно заверенные документы о незаконченном образовании, то на их основании можно сделать запись.
- Специальность и профессия заполняются только так, как указано в документе. Это относится и к курсам повышения квалификации.
После заполнения работник должен перечитать все данные, исключить наличие ошибок и поставить свою подпись, таким образом заверяя достоверность информации. Также первую страницу должно подписать лицо, уполномоченное вносить данные, которое несет ответственность за ведение книжки работника. Потом ставится печать организации, где была впервые заполнена трудовая.
Все изменения, касающиеся фамилии, инициалов и даты рождения, производятся исключительно на основании паспорта или других документов, где подтверждаются новые данные. Нужно указать номер и дату этих документов.
Вся информация вносится на главный лист трудовой книжки. Прежние данные нужно зачеркнуть одной чертой и записать новые. На обратной стороне проставляются регистрационные данные нового документа и заверяются подписью работника и печатью организации.
Все дополнения и изменения, которые делаются на первой странице, могут осуществляться только при наличии уже имеющихся записей, или происходит заполнение строк без зачеркивания ранее сделанных записей.
Правила ведения записей в трудовой книжке имеют немаловажное значение, так как это документ, который необходим работнику в течение всей жизни.
Правила заполнения данных о работе
В разделе «Сведения о работе», графа номер 3, в качестве заголовка указывается полное название организации, а также его аббревиатура. После этого в следующей строке в первой графе указывается номер записи, а во втором столбике – дата приема на работу.
В третьей графе производится запись о принятии на работу, указываются структурное подразделение с точным наименованием и полное название должности. В четвертую графу вписывается документ, который является основанием для приема на работу. Обязательно нужно указать дату и номер этого документа. Эти данные должны строго соответствовать штатному расписанию организации.
Все изменения, которые вносятся в штатную сетку, должны доноситься к сведению работника и отражаться в его трудовой книжке. По аналогии указываются приказ или распоряжение, которые аргументируют эти изменения. Дополнения, касающиеся повышения разряда или категории, тоже обязательно отображаются в трудовой книжке.
Если человек выполнял обязанности по совместительству, то по его желанию может быть произведена запись по основному месту работы. Для этого он должен представить документ, который подтверждает эту деятельность.
В первой графе раздела «Сведения о работе» указывается порядковый номер, во второй графе – дата приема на работу в роли совместителя. В третьем столбике делается запись о назначении работника совместителем, указываются название структурной единицы, название должности или профессии, квалификация. В четвертой графе отмечаются название, номер и дата документа, на основании которого совместитель выполнял свои обязанности.
Если происходит изменение в названии организации, то это отображается в трудовой книжке в таком виде: «Организация такая-то переименована в такую-то с такого-то числа». В четвертом столбце указываются номер и дата документа, подтверждающего это.
В случае, если лица отбывали наказание в виде исправительных работ, то запись о том, что время этих работ не включается в общий трудовой стаж, делается так: в разделе «Сведения о работе» в первом столбце ставится порядковый номер, во второй графе указывается дата. В третьем столбце делается запись «Время работы с даты такой-то по дату такую-то не засчитывается в непрерывный трудовой стаж». Дата указывается арабскими цифрами полностью. В четвертом столбце вписывается документ, который подтверждает данное действие, а также его номер и дата.
Если необходимо восстановить трудовой стаж, то запись выглядит так: «Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такой-то даты». Дата указывается цифрами, без сокращений. В четвертом столбце по аналогии указываются дата и номер соответственного документа.
Заполнение данных о награждении
Если работник был награжден, то эти данные должны быть внесены в трудовую книжку. В разделе «Сведения о работе», в третьей графе, нужно указать полное название организации. В первом столбце ставится порядковый номер, во втором столбце дата награждения. В третьем – подробно указывается, кем награжден работник, за что и какой наградой. В четвертой графе записывается документ, который подтверждает награждение, его номер и дата.
Заполнение данных об увольнении
- Запись об увольнении в книжке нужно сделать следующим образом. В первом столбце проставить порядковый номер, во втором – дату расторжения трудового договора. В третьей графе делается запись о расторжении трудового договора с указанием причины. В четвертом столбце указывается наименование документа, являющегося основанием, его номер и дата.
Датой расторжения трудового договора является последний рабочий день. В случаях, если законом или дополнительным соглашением предусмотрено иное, то это тоже отображается в трудовой книжке.
- Если трудовой договор разрывается согласно основаниям, которые предусмотрены в Трудовом кодексе Российской Федерации, то в трудовой книжке отмечается соответствующий пункт статьи.
Если инициатором расторжения трудового договора является работодатель, то все причины должны быть описаны в трудовой книжке, и обязательно нужно указать ссылки на закон.
Если увольнение и прекращение трудового договора осуществляется по причинам, не зависящим от сторон, то запись в трудовой книжке обязательно должна иметь соответствующее законодательное подтверждение в виде ссылки на статью закона.
Если для расторжения трудового договора были дополнительные основания, которые предусмотрены законодательством, то эти записи тоже отображают в трудовой книжке.
Если инициатором увольнения был работник, то запись будет иметь приблизительно такой вид: «Уволен по собственному желанию в связи с такой-то причиной». Обязательно нужно указать ссылку на закон.
Нюансы заполнения данных о расторжении трудового договора или приеме на работу в связи с переводом
- При расторжении трудового договора с работником в связи с тем, что его переводят на другую постоянную должность, в разделе «Сведения о работе» в третьем столбце нужно указать, в каком порядке осуществляется перевод, и с его ли согласия.
- При увольнении по той причине, когда работник переходит на выборную работу, к другому работодателю или в другую организацию, в трудовой книжке запись будет выглядеть примерно таким образом: «Уволен в связи с переходом на выборную работу на такую-то должность в такую-то организацию». Также необходимо указать ссылку на закон.
На новом месте работы делается запись о приеме с наименованием выборного органа, его аббревиатуры. В третьем столбце указывается, на какую должность принят работник. В четвертой графе записываются дата и номер принятия соответственного решения выборного органа.
Основные правила заполнения дубликата документа
- Правила заполнения дубликата прописаны в Инструкции, разделы 1-6.
- Если до данного места работы человек уже работал в других организациях, то при заполнении дубликата в разделе «Сведения о работе» в третьем столбце в первую очередь нужно сделать запись об общем стаже. Это должно быть подтверждено соответствующими документами.
Стаж в таком случае прописывается общим числом лет, месяцев и дней без указания конкретных должностей и наименований организаций.
- После этого трудовой стаж расписывается по отдельным периодам в общепринятом порядке: в первой графе указывается порядковый номер, во втором – дата приема. В третьем столбце прописываются наименование структурного подразделения, должности, специальности и квалификации. Если есть документы, подтверждающие перевод работника на другое место работы или другую должность, то это тоже отображается в трудовой книжке.
Во втором столбце указывается дата расторжения трудового договора, а в третьей – причины и основания, если в подтверждающем документе они прописаны.
Основное правило заполнения новой трудовой книжки – вводят только те данные, которым существует документальное подтверждение.
В четвертом столбце записываются название, номер и дата документа, в соответствии с которым выполнены все записи в дубликате документа. Все оригиналы, которые требовались для заполнения, должны быть переданы владельцам. Работодатели должны оказывать посильную помощь и содействие в получении документов, которые подтверждают факт работы человека в их организации.
hr-portal.ru