Как отменить запись в трудовой книжке (образец). Запись в трудовой книжке
Как сделать первые записи в трудовой книжке
Первая запись в любом документе всегда особенная. Ведь именно со дня внесения ее в какой-либо значимый документ, по сути, открывается новая «страничка» в жизни человека. Сотрудник, занимающийся внесением записей в документы, должен знать основные правила документоведения и владеть специальными профессиональными навыками. Это в идеале, а на практике довольно часто кадровики задают вопросы, посвященные ведению бланков трудовых книжек, например, как сделать первую запись в трудовой книжке.
Для человека важно, чтобы у него были комфортные условия для жизни. Примерно такие возможности может обеспечить наличие высокооплачиваемой любимой работы.
Весомые аргументы для правильного заполнения трудовых книжек
Законодательством РФ предусмотрена целая система нормативно-правовых актов, относящихся к отрасли трудового права. Одним из важнейших выступает Трудовой кодекс (ТК РФ). Если рассматривать положения о трудовой книжке, то они присутствуют не только в ТК РФ, но и более подробно расписаны в Правилах ведения, заполнения и хранения трудовых книжек на предприятиях. Там же можно найти и основные сведения о том, как исправить ошибки в записях трудовых книжек. Если возникает определенное противоречие между нормативными актами, то необходимо придерживаться положений того документа, который имеет наибольшую юридическую силу. В нашем случае – Трудовой кодекс.
Любой руководитель, его помощники или сотрудники отдела кадров, особенно если они точно не знают, как заполняются бланки трудовых книжек, перед тем, как сделать первую запись в трудовую книжку, должны в обязательном порядке ознакомиться со всеми правилами ведения трудовых книжек. Несоблюдение этих требований, как правило, приводит к серьезным проблемам в будущем как у владельца трудовой, так и у его начальства.
Общие положения
Соискатель, прошедший собеседование и проработавший на предприятии или в организации более пяти дней, для которого это место работы является основным, становится полноценным работником компании и обязан иметь трудовую книжку. Если место работы стало первым в жизни человека, или трудовая по каким-то причинам была утеряна, тогда на него заводится новый бланк трудовой книжки. Если работник уже имеет трудовую книжку, то в ней сотрудники отдела кадров текущего места работы делают необходимые записи. Такие записи должны быть даже в трудовых книжках работников, выполняющих временную или сезонную работу. Если на предприятии имеются совместители, то их трудовые хранятся и заполняются только по основному месту работы.
Кадровик, заполняющий чистый бланк трудовой книжки, обязан помнить:
- В документах не могут иметь место сокращенные записи.
- В трудовой книжке не должно быть никаких помарок, подчисток, заштриховок и сокращений.
- Имена, фамилии и даты записываются в полноценной, читабельной, разборчивой форме.
- Даты записываются исключительно арабскими цифрами. Дни и месяцы фиксируются в двузначной форме, годы – в четырехзначной.
- Когда делается запись в трудовую книжку в первый раз, необходимо тщательно изучить все предъявленные сотрудником документы. Данные, внесенные в трудовую книжку, должны быть идентичны паспортным.
- Необходимо на титульном листе поставить печать организации. Если при последующем переходе сотрудника на новое предприятие будет отсутствовать печать с первого места работы, то трудовая книжка признается недействительной и подлежит замене.
Изучаем разделы трудовой книжки
Трудовая книжка состоит из трех разделов, которые называются:
- сведения о работнике}
- сведения о работе}
- сведения о награждениях.
Каждый из них заполняется в строго определенном порядке. Первый раздел представляет собой титульный лист и содержит основную информацию о работнике:
- фамилия}
- имя}
- отчество}
- дата рождения}
- информация об образовании.
Сотрудник отдела кадров должен тщательно изучить паспортные данные, данные документов об образовании и внести их в первый раздел трудовой книжки без единой ошибки. Далее сотрудник (хозяин трудовой книжки) должен проверить, все ли верно. Если да, то он ставит свою подпись, тем самым удостоверяя корректность внесения данных. После этого сотрудник отдела кадров или отдела управления персоналом, ответственный за ведение и хранение трудовых книжек, также ставит свою подпись. Затем на титульном листе в нижней части проставляется оттиск гербовой печати предприятия.
Переходим ко второму разделу. В этой части указывается наименование должности сотрудника, срок, на который он принимается, уровень квалификации. Чтобы внести в трудовую книжку определенную информацию, например, о принятии соискателя на работу, переводе работника на другую должность, увольнении, необходим соответствующий приказ начальства, изданный и вступивший в законную силу. Обязательным условием является и то, что вся информация должна быть абсолютно достоверной и соответствовать первичным документам.
В последнем, третьем, разделе вносится информация о награждениях, достижениях сотрудника.
Как делается запись в трудовой книжке
При первом заполнении трудовой книжки на титульном листе делаются такие записи:
- ФИО}
- дата рождения}
- образование, специальность, квалификационный уровень}
- дата приема на работу}
- подпись ответственного отдела кадров и самого сотрудника}
- гербовая печать организации/предприятия.
В начале графы «Сведения о работе» прописывается основная информация о предприятии, на котором трудится сотрудник: название, форма собственности и т.д. Сегодня «ручной» метод не так популярен, как раньше. Дело в том, что для того, чтобы сократить время и средства на заполнение сведений о предприятии, изготавливают специальные печати, на которых отражается вся необходимая информация. Но это непринципиальный вопрос. Далее по графам:
- Первая графа – порядковый номер. Всякая запись в трудовой книжке имеет свой порядковый номер, кроме нескольких предусмотренных законом случаев. Номер ставится в начале строки под штампом организации. Эта запись может существовать только в рукописной форме.
- Графа 2 – дата приема на работу. Абсолютно неважно, в какой день недели вносятся данные в трудовую книжку. Главное, чтобы они были указаны арабскими цифрами и полностью соответствовали датам, указанным в трудовом договоре.
- Третья графа выступает одной из самых информационно емких. Это обусловлено тем, что сделать запись в трудовую книжку в этой графе – значит отразить важный момент трудовой деятельности человека. Например, внести запись о приеме на должность или освобождении от должности в связи с увольнением или повышением.
- В четвертой графе указывается наименование, номер и дата локального акта, на основании которого и были сделаны записи в предыдущей графе.
Отдельные моменты
Из любого правила есть исключения, но ошибок гораздо больше. Часто кадровики или бухгалтеры, отвечающие за заполнение и хранение трудовых книжек работников, упускают множество важных моментов. Такая халатность признается ошибкой. Если некорректные записи обнаружены буквально сразу, тогда можно «на месте» заполнить новую трудовую книжку правильно. Если ошибки были выявлены через некоторый промежуток времени, то здесь придется повозиться. Такие ошибки в будущем могут привести к потере страхового и трудового стажа работника.
Большие трудности также вызывает и оформление студентов вузов. Действительно, невозможно сделать запись данных об образовании, когда человек еще учится. Специалисты рекомендуют не вносить данные об образовании, пока студент не получит полноценного диплома о законченном высшем образовании.
Часто сотрудники отдела кадров ошибаются и в случаях с только что вернувшимися из армии солдатами. Трудовая книжка пуста, и возникает вопрос по поводу того, что ставить на первое место: запись о прохождении военной службы или запись о приеме на работу. Согласно положениям правил ведения и хранения бланков трудовых книжек, срок службы в армии должен указываться непосредственно по месту работы сотрудника. Поэтому целесообразно записать срок прохождения службы в армии, а далее указать запись о приеме на работу.
Последний немаловажный вопрос: как быть с трудовой книжкой сотрудника, который работает на испытательном сроке. Многие руководители ошибаются в том, что не заводят трудовые книжки на людей, которые определены на испытательный срок. Это грубое нарушение. Ведь работодатель обязан открывать трудовую книжку после того, как сотрудник отработает пять дней на своем рабочем месте. Исключение – совместительство. Информацию о том, что сотрудник определен на испытательный срок, указывать в трудовой книжке не нужно.
hr-portal.ru
Сложные случаи заполнения трудовых книжек
Журнал: Справочник кадровикаГод: 2009Автор: Янковая Валентина Федоровна Тема: Документы кадровой службы Рубрика: Кадровое делопроизводство
В Инструкции по заполнению трудовых книжек (далее – Инструкция) рассмотрены стандартные примеры оформления трудовой книжки. Между тем на практике можно встретить разного рода ошибки, вызванные не только тем, что специалист по кадрам плохо знает положения нормативных документов, но и тем, что для тех или иных ситуаций нормативными актами не предусмотрено готового решения. Рассмотрим наиболее типичные ошибки, встречающиеся в трудовых книжках.
Первое, на чем нужно остановиться, это форма трудовой книжки. В соответствии с ч. 1 ст. 66 ТК РФ основным документом о трудовой деятельности является трудовая книжка установленного образца. Граждане, прибывшие в Россию из ближнего зарубежья, нередко при устройстве на работу предъявляют трудовые книжки, заведенные в государствах – бывших республиках СССР. Работники кадровых служб нередко принимают эти трудовые книжки, ставят их на учет и делают в них записи, что совершенно недопустимо. Владельцам таких трудовых книжек следует оформлять новые трудовые книжки и первой вносить запись о работе в РФ.
Поскольку трудовая книжка имеет определенную структуру: обложка, титульный лист, разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждении», поговорим о некоторых сложных случаях оформления книжки в последовательности, отражающей ее структуру.
Инструкцией (п. 2.3) установлено: в случае изменения имени, фамилии, отчества, даты рождения старая запись зачеркивается одной чертой и записываются новые данные. При этом на внутренней стороне обложки трудовой книжки делаются ссылки на соответствующие документы, которые заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации.
В практике бывают ситуации, когда на внутренней стороне обложки, например если работник неоднократно изменял фамилию, уже недостаточно места для внесения ссылки на документ. Где в таком случае можно сделать эту запись?
Поскольку в Инструкции по заполнению трудовых книжек используется понятие «внутренняя сторона обложки» и при этом не оговаривается, что это должна быть внутренняя сторона обложки в начале трудовой книжки, полагаем, что можно использовать оборотную сторону в конце трудовой книжки и там сделать запись о документах, подтверждающих внесенное изменение.
Нередко в трудовых книжках встречаются ошибки, связанные с неправильным внесением дополнений в строки «Образование» и «Профессия, специальность». Нужно иметь в виду, что информация в этих строках не зачеркивается.
Если работник, к примеру, получил второе образование, следует поставить запятую после первой записи и дополнить ее новыми данными, например: «Образование: среднее специальное, высшее профессиональное».
То же самое относится и к внесению записей о новой профессии или специальности. Записи об образовании и о профессии или специальности следует делать только на основании документов об образовании.
Если работник учится в учебном заведении, например в вузе, следует записывать то образование, которое на данный момент может быть подтверждено документом об образовании. Делать запись «незаконченное высшее», если работник является студентом, нельзя.
В ситуации, когда работник, окончив три курса вуза, прекратил обучение, что подтверждается справкой установленного образца, выданной образовательным учреждением, в трудовую книжку вносится запись о неполном высшем профессиональном образовании, как это установлено Общероссийским классификатором информации о населении (ОКИН).
При отсутствии у работника образования или профессии (специальности) в соответствующих позициях трудовой книжки не делается никаких записей. Записывать в качестве профессии или специальности должность, на которую принят работник, не допускается.
Как быть, если отсутствует печать организации, выдавшей трудовую книжку?
Серьезной ошибкой является отсутствие печати организации, выдавшей трудовую книжку, на титульном листе. Трудовая книжка без печати организации признается недействительной. Во всяком случае, если вы в своей практике столкнетесь с такой ситуацией, лучше выдать работнику новую трудовую книжку, не перенося в нее записи из старой, а книжку без печати вернуть работнику, предупредив, чтобы он постарался получить справки из предыдущих организаций или из архива, подтверждающие его работу в этих организациях.
Заполнение раздела «Сведения о работе»
Наибольшее количество ошибок встречается в разделе трудовой книжки «Сведения о работе».
При приеме работника на работу в его трудовую книжку сначала вносится запись о наименовании организации, а затем собственно запись о приеме. Следует обратить внимание, что нумеруются и датируются только записи о приеме, переводе, увольнении, об обучении на курсах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров, о присвоении разряда, классного чина и другие, а также записи об исправлении ошибочно внесенных записей. Запись о наименовании организации, так же как и записи о переименованиях организации, не нумеруются и не датируются.
При проставлении дат (число, месяц, год) в графе 2 записываются только цифры без точек.
Если работник принимается на работу впервые, нужно ли вносить в трудовую книжку запись о службе в армии, об обучении в школе, колледже, вузе?
У специалистов кадровых служб нередко возникает этот вопрос. Ответ на него дают Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением от 16.04.03 № 225 (далее – Правила). В трудовую книжку по месту работы согласно Правилам вносятся с указанием соответствующих документов записи:
- о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах; о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
Следовательно, запись о службе в армии в трудовую книжку вносится, а записи об обучении в техникуме, колледже или вузе – нет. Однако – обратите внимание – следует вносить записи об обучении работника на курсах повышения квалификации, переквалификации или подготовке кадров.
При внесении записи о наименовании организации следует указывать ее полное официальное наименование и сокращенное наименование (если оно есть), которое помещается в скобках. Кроме того, необходимо указать наименование филиала (представительства), если работник принимается на работу в филиал (представительство).
Кстати сказать
При внесении записи об обучении работника на курсах повышения квалификации, переквалификации или подготовке кадров необходимо руководствоваться постановлением Правительства РФ от 26.06.95 № 610. Им утверждено Типовое положение об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов и установлены виды и | форма документов государственного образца для лиц, прошедших повышение квалификации и профессиональную переподготовку. В соответствии с этим постановлением к повышению квалификации относится обучение по программе в объеме от 72 до 100 часов (краткосрочное повышение квалификации) и по программе в объеме свыше 100 часов, а к профессиональной переподготовке относится обучение по программе в объеме свыше 500 часов |
В трудовую книжку в обязательном порядке следует вносить записи о переименованиях организации: при этом в графе 3 указывается старое название организации (полное и сокращенное), дата переименования, новое название организации (полное и сокращенное, если оно предусмотрено уставом), а в графе 4 указывается документ-основание (приказ или распоряжение руководителя данной или вышестоящей организации).
Если запись о переименовании организации не внесена, а после переименования в трудовую книжку уже вносились другие записи, как исправить ситуацию?
Такая ошибка весьма распространена. К сожалению, Инструкция не устанавливает порядка внесения пропущенной записи. На наш взгляд, будет вполне разумным после последней записи (на момент установления пропуска) внести запись о переименовании организации по правилам, названным выше.
При внесении записи о приеме на работу указываются: порядковый номер записи, дата приема, должность и подразделение, в которое принят работник, основание (дата и номер приказа или распоряжения). При этом нужно иметь в виду: подразделение может не указываться, если должность, на которую принят работник, «не привязана» к конкретному структурному подразделению. Это прежде всего касается должностей руководителей организаций, заместителей руководителя, главных специалистов (главный инженер, главный энергетик и др.), а также относится к случаю, когда структурное подразделение не названо в трудовом договоре с работником. Это же правило относится и к записям о переводе.
Нужно ли вносить запись о работе по совместительству?
Такие вопросы нередко возникают у специалистов по кадрам. Во-первых, нужно иметь в виду, что записи о совместительстве вносятся по желанию работника (п. 3.1 Инструкции). Во-вторых, записи о работе по совместительству производятся по основному месту работы на основании документов, которые предоставит работник. При этом кадровика не должно волновать то, что в трудовую книжку, например, внесена запись о приеме на работу по совместительству, но нет записи об увольнении с этой работы, или то, что запись о приеме по совместительству сделана в одной организации, а запись об увольнении с работы по совместительству делается в другой организации. Это вполне возможно, если работник за это время поменял основное место работы.
Как правильно оформить ситуацию, когда работник, работавший в организации по совместительству, переходит в эту организацию на основную работу?
При внесении таких записей возможны ошибки. Нередко этот переход оформляют как перевод, делая в трудовой книжке запись о переводе, что неверно. В подобной ситуации должно быть оформлено увольнение работника с работы по совместительству, а затем его прием на основную работу. При этом в трудовой книжке, если в ней не было записи о его работе по совместительству, будут только записи об увольнении с предыдущего основного места работы и о приеме на новое основное место работы.
Записи об увольнении
При внесении записей об увольнении нужно помнить следующее. В соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ Федеральным законом от 30.06.06 № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации», запись об основании и причине увольнения следует делать со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт ТК РФ.
Например: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Однако если уже после вступления в силу названного Федерального закона в трудовую книжку были внесены записи без указания части статьи, не нужно это рассматривать как серьезную ошибку и исправлять внесенную запись. Такие ошибки рассматриваются как технические и не меняют сути внесенной записи.
Кроме того, при внесении записей об увольнении (прекращении трудового договора) нужно учитывать, что согласно п. 5.6 Инструкции «при расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин».
Например: «Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».«Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Запись об увольнении в соответствии с п. 35 Правил заверяется подписью работника кадровой службы, осуществляющего ведение, учет и хранение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника, за исключением случаев, когда это невозможно сделать. При этом не нужно подпись работника дополнять еще какими-либо записями («С записями ознакомлен» и др.). Правила этого не требуют, должна быть просто подпись работника.
Подписью работника кадровой службы и печатью заверяется также раздел «Сведения о награждениях» (в трудовых книжках старого образца – «Сведения о поощрениях»). Подпись работника в этом разделе также нужна.
При оформлении раздела «Сведения о награждениях» нужно иметь в виду, что в этот раздел вносятся все виды поощрений и награждений, а именно:
- награждение государственными наградами, в т. ч. присвоение государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений; награждение почетными грамотами, присвоение званий и награждение нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимые организациями; другие виды поощрения, предусмотренные законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.
Пунктом 25 этих же Правил установлено, что записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.
hr-portal.ru
Отмена записи в трудовой книжке (образец)
Обновление: 8 февраля 2017 г.
Человеческий фактор не чужд и кадровикам. Иногда случается, что внесенная в трудовую книжку работника информация (чаще о работе, переводе, увольнении), оказывается неверной – внесена ошибочно, или не в тот раздел, или не под нужным номером. Бывает, что решение суда или надзорного органа предписывает внести исправления. Как правильно отменить запись в трудовой книжке? Рассмотрим на примере образца заполнения.
Что говорит закон об отмене записи в трудовой книжке
Решению вопроса о неверных записях в трудовых книжках посвящены:
Прежде всего необходимо уяснить, что просто зачеркнуть или аннулировать запись в трудовой книжке о работе, переводе, награждении или увольнении невозможно. Законный способ ее отмены лишь один – признание недействительной путем внесения об этом соответствующей записи.
Общие правила признания записи недействительной
Каждый случай исправления неверной записи в трудовой книжке индивидуален. Просто убрать запись в трудовой книжке не получится.
Существуют общие правила, которым подчиняются все корректировки в этом документе:
- исправления могут производиться как по тому месту работы, где была внесена неверная или неточная запись, так и новым работодателем на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку;
- исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены;
- свидетельские показания не могут быть основанием для исправления внесенных ранее записей, за некоторыми исключениями;
- зачеркивание (замазывание и т.п.) неточных или неправильных записей в разделах трудовой книжки «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» не допускается, их изменение осуществляется посредством признания их недействительными и дальнейшего внесения правильных записей.
Исправление записей в разделе «О работе»
Инструкция (п. 1.2) предписывает в случае необходимости внесения исправлений в запись о приеме на работу поступать следующим образом.
За неточной (неверной) записью проставляется следующий номер, текущая дата, в третьей графе пишется: "Запись за № … недействительна". Далее производится правильная запись.
Приведем примеры правильной отмены записей в трудовой книжке.
Пример 1 – признание недействительной записи о приеме на работу.
Пример 2 – признание недействительной записи о приеме на работу в связи с аннулированием трудового договора.
Аналогичным образом признаются недействительными записи об увольнении, переводе на другую постоянную работу (в случае признания судом или контрольно-надзорным органом незаконности увольнения и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения). Причем в четвертой графе записывается в качестве основания приказ (распоряжение) работодателя, изданный на основании решения соответствующего органа, но не оно само.
Пример 3 – признание недействительной записи об увольнении.
Пример 4 – признание недействительной записи о переводе.
Пример 5 – признание недействительной записи об увольнении с изменением формулировки причины увольнения.
В последних случаях работник вправе потребовать в письменном заявлении выдать ему дубликат трудовой книжки без недействительной записи.
Исправление записей в разделе «О награждениях»
Изменение записей о поощрениях в соответствующем разделе регламентируется аналогично записям о работе в одноименном разделе: неверная запись признается недействительной и вносится новая, зачеркивания недопустимы.
Хотелось бы отдельно рассмотреть часто встречающийся на практике случай, когда место в разделе «Сведения о работе» закончилось и кадровик, не утруждая себя заполнением вкладыша в трудовую, вносит запись о работе (переводе или увольнении) в раздел «Сведения о награждениях».
Несмотря на тождественность граф в этих разделах и удобство нумерации, не соответствующие разделу записи необходимо признавать недействительными (можно написать обобщенно: «Записи за номерами такими-то недействительны как внесенные ошибочно»).
Правильным будет в таком случае заполнение вкладыша в трудовую книжку и перенесение в него всех записей о работе, внесенных в раздел о награждениях.
Ответственность за несоблюдение правил исправления
Необходимо помнить о том, что несоблюдение правил исправления неверных записей в трудовых книжках расценивается госинспекторами труда как нарушение законодательства о труде с возможным привлечением работодателя или виновного должностного лица к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
glavkniga.ru
Кто должен делать записи в трудовой книжке?
Устраиваясь на работу, человек заключает с работодателем трудовой договор, после чего на предприятии выдается указ о принятии на работу нового сотрудника. Для получения трудовой книжки необходимо проработать как минимум 5 дней. Но кто делает записи в трудовой книжке, знают не все.
Кто вносит записи?
Записи в трудовую книжку может внести исключительно уполномоченный на это сотрудник предприятия или частного предпринимателя. Чаще всего сюда относят:
- директора компании}
- главного бухгалтера}
- сотрудника кадровой службы.
Первый и второй случаи характерны для тех предприятий, которые отличаются своими малыми размерами и не располагают отделом кадров. Независимо от размеров организации, запись должна иметь установленную форму и включать в себя:
- порядковый номер}
- наименование должности}
- дата приема на работу}
- наименование и дата выдачи подтверждающего документа.
После внесения записи она подтверждается подписью кадрового сотрудника. Важно отметить, что перед внесением соответствующей записи ее необходимо предоставить к ознакомлению владельцу книжки, чтобы он убедился в правильности всех данных. Это необходимо еще и потому, что именно владелец несет ответственность за трудовую книжку и все данные, которые в ней хранятся.
Основные ошибки, которых нужно избегать
Отвечая на вопрос о том, кто делает запись в трудовой книжке, нужно отметить наиболее распространенные ошибки. Они могут стать причиной существенных проблем, вплоть до признания записи недействительной, а значит, и списания стажа. Решить такие проблемы конечно, можно, но это может потребовать много сил, времени и денег.
Наиболее распространенная ошибка заключается в том, что кадровый работник, главный бухгалтер либо сам директор компании при внесении записи использует сокращения. Такая запись считается недействительной, поскольку в правилах ведения и оформления трудовых книжек Российской Федерации и в Трудовом кодексе это строго запрещается. Именно поэтому при ознакомлении с записью, работник должен обратить внимание на данный нюанс и поставить работодателя в известность.
Очень часто кадровики неправильно толкуют требования о точности внесения информации в трудовую книжку. Каждая запись в трудовой документ должна вноситься на основании приказа. И хотя инструкция ведения трудовых книжек требует точности отображения данных из приказа, оттуда нужно брать исключительно самую важную информацию. В отличие от приказа, запись в трудовой должна содержать информацию о том, куда, кем и когда человек был принят на работу. Все остальные подробности нужно опускать, поскольку это также может стать причиной признания записи недействительной.
Частично решить проблему работодателю поможет использование специального штампа, оттиск которого может полностью заменять наименование организации и его сокращение, что может служить заменой ручному внесению. Также есть возможность исправить ошибку, признав запись недействительной и добавив в трудовую новую информацию с новым порядковым номером. Делается это в соответствии с требованиями о признании записи недействительной, которые полностью описаны в Трудовом кодексе РФ и Правилах ведения и оформления трудовых книжек.
hr-portal.ru
Примеры записей в трудовой книжке
Трудовая книжка необходима для того, чтобы отразить в ней данные о любой трудовой деятельности человека. Сотрудник, который впервые в жизни работает, получает трудовую книжку от работодателя (ст. 65 ТК РФ). Правила и порядок заполнения этого документами расписаны в «Своде правил о ведении трудовой». Также в этом постановлении имеются сведения относительно изготовления и печати трудовой и соответствующих бланков. Ко всему прочему, все бланки трудовой книжки представитель компании-работодателя обязан передать сотрудникам, поступившим на работу. Это все регламентировано государственным постановлением правительства России, которое было принято «16» апреля 2004 года. номер постановления 255. Ниже в тексте этот документ будет носить название Правила. Читайте инструкцию как заверить копию трудовой книжки.В трудовой книжке отображаются записи о всей трудовой деятельности
Содержание статьи
Как правильно сделать все записи?
Невозможно заполнять трудовую книжку без каких-либо правил. Свободная форма заполнения не допускается. На данный момент существует специальная инструкция, которая утверждена постановлением Министерства труда РФ, основанном «10» октября 2003 года. номер данного постановления 69.
При непосредственном поступлении на работу будущий сотрудник компании обязан передать свою трудовую книжку сотруднику отдела кадров. Именно этот специалист в дальнейшем будет вносить записи в тело этого рабочего документа. Что касается тех специалистов, которые приступили к работе впервые в жизни, то им трудовую предоставляет компания, принявшая их на должность. Все записи в ней будут выполнять в соответствии с выносимыми приказами и постановлениями, сделанными и принятыми на предприятии.
Внимание! Все записи делаются одним цветом. Они должны быть сделаны аккуратно, без опечаток и помарок. В дальнейшем, при несовпадении номеров приказов или актов приема о работе может быть неправильно рассчитан общий рабочий стаж.
Итак, далее будет рассказано о различных записях, которые делают в трудовой:
- запись в трудовой книжке считать недействительной — в том случае, если в трудовой книжке была сделана неверная запись, к примеру, сделана опечатка в наименовании специальности будущего работника, то необходимо будет оказать тот же самый номер приказа о приеме на работу, а вот дату приема изменяют на последующую в этом месяце. В пункте о наименовании специальности указывают новую должность. На рисунке пример записи в трудовой книжке о недействительности
- запись в трудовой книжке об образовании образец – в соответствии с правилами заполнения этой информации на титульном листе документа указывают сведения об образовании (выбирают необходимую строку и указывают форму полученного образования). Следует учесть, что профессия и специальность будущего сотрудника указывают именно ту, на которую он принимается. Читайте зачем нужен вкладыш в трудовую книжку и как его заполнить на этой странице. На снимке пример записи в трудовую об образовании
- срочный трудовой договор, запись о нем в теле трудовой –такой договор заключается в тех случаях, когда у руководства компании отсутствует возможность заключения длительного договора на предоставление услуг. Основываясь на постановлении и правилах в тело документа вносят сведения о срочном договоре. В том случае, если определить дату завершения договора не получается или невозможно, то данные не указываются вовсе. Пример записи в трудовой об увольнении по истечении срока договора
- переименование организации запись в трудовой книжке – эта запись выполняется в том случае, если в названии организации или его юридической форме имеется опечатка или ошибка. Исправление делает специалист отдел кадров в том же виде, что и при ошибке в наименовании специальности. Ознакомиться с руководством как прошивать и заверять документы можно здесь. На фото пример записи в трудовой о переименовании организации
- временный перевод запись в трудовую книжку – вписывают в тело документа в соответствии с вынесенным постановлением или ранее оформленным приказом. Образец записи в трудовой о временном переводе
- принят на работу запись в трудовой книжке – эта запись выполняется в соответствии со стандартами государства. Указывают номер приказа о приеме на работу, его дату и специальность на которую берется специалист. Пример записи о приеме на работу в трудовой книжке
- запись о награждении в трудовой книжке образец — эта запись вносится в специально отведенную графу. В ней указывают все данные о получении награждения, о номере приказа и его дате назначения. На снимке пример записи о награждении сотрудника в трудовой книжке
- работает по настоящее время трудовая книжка образец – эта запись также, как и запись о приеме на работу требует аккуратности и должна быть внесена в соответствующую графу еще на этапе приема на работу. В дальнейшем под ним указывают дополнительные приказы. Нет никакой необходимости вносить дополнительные данные или переделывать запись, если сотрудник продолжает исправно выполнять свои обязательства. Обзор какая предусмотрена помощь государства на развитие малого бизнеса здесь: http://biz-faq.ru/pomoshh-predprinimatelyam/programmy-podderzhki/obzor-kakaya-predusmotrena-pomoshh-gosudarstva-na-razvitie-malogo-biznesa.html. Образец записи о том, что сотрудника работает по настоящее время на фото
- переименование должности в трудовой книжке образец — для того ,чтобы внести изменения в запись о должности сотрудника, принимаемого на постоянную работу или на работу по совместительству, необходимо будет указать номер приказа о назначении и новую дату.Если же была допущена техническая ошибка, то приказ остается тот же, а вот дату ставят конкретным днем. В графе о должности вносят новую запись. Переименование должности в трудовой на снимке
- работа по совместительству запись в трудовой книжке – постановление и правила гласят о том, что при необходимости внести данные о работе по совместительстве их выносят отдельным пунктом
Расписка о получении на руки
В жизни случается разное, порой для каких-либо целей необходимо получить оригинал трудовой книжки на руки. Иногда это собеседование в новой наиболее успешной компании. а порой просто оформление денежного займа в кредитной организации.
В соответствии с правилами обращения с данным видом документа при получении трудовой книжки на руки необходимо будет написать и передать представителю отдела кадров расписку о получении трудовой книжки. Читайте инструкцию как вносить исправления в трудовой книжке .
Образец расписки
В том случае, если данный документ был предоставлен сотруднику компании на руки совместно с другими копиями документации, непрерывно связанной с работой, то стоит упомянуть об этом в теле заявления.Образец расписки о выдаче трудовой книжки на фото
Если сотрудник по какой-либо причине скончался, а родственникам потребовалось получить от его работодателя все необходимые документы, то этот процесс тоже имеет определенные правила. Первоначально представителю сотрудника предоставляется расписка. Расписка выдается только при наличии специальной визы. Она оформляется работнику организации или предприятия в свободной форме в присутствии какого-либо свидетеля (физического лица). Родственнику необходимо будет иметь при себе документ, подтверждающий его личность. Иначе получить трудовую книжку в отделе кадров не получится.
Видео
Смотрите на видео как изменить наименование работодателя в трудовой книжке:
Необходимо понимать, что данный вид документа имеет особую ценность. Трудовая книжка расскажет о местах работы и о времени проведенных на них. Также стоит отметить, что в теле данной книжки имеются еще и данные о выговорах, если таковые имеются, и о положительных моментах рабочего процесса.
Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам открытия и организации бизнеса (предпринимательскому праву), онлайн-кассам, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:
Москва и область: +7 (499) 455-12-46
Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82
Также вы можете задать вопрос онлайн-консультанту:
Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам открытия и организации бизнеса (предпринимательскому праву), онлайн-кассам, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:
Москва и область: +7 (499) 455-12-46
Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82
biz-faq.ru
Трудовая книжка: сведения о работе
В.И. АНДРЕЕВА,
канд. ист. наук, проф. кафедры трудового права
Российской академии правосудия
Сведения о работе по совместительству
Информация о времени службы и об обучении
Ознакомление работника с записями в трудовой книжке
В предыдущей части статьи мы рассмотрели, как следует заполнять раздел "Сведения о работе" трудовой книжки, выделив две ситуации: когда трудовая книжка работника оформляется впервые и когда записи в ней продолжаются.
Работникам кадровых служб следует руководствоваться Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 (далее - Правила), и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69 (далее - Инструкция).
Сведения о работе по совместительству
Если работник помимо основного места работы имеет работу по совместительству, то запись об этом вносится в трудовую книжку по его желанию. Сведения вносит организация, которая является местом его основной работы, на основании документа, выданного организацией, где работник является совместителем. Запись о работе по совместительству вносится как очередная, т. е. под следующим порядковым номером.
В графе 2 ставится дата приема на работу в качестве совместителя. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации. В графе 4 делается ссылка на документ, на основании которого внесена запись с указанием его даты и номера. Таким документом может быть заверенная копия приказа о приеме на работу или справка с места работы со ссылкой на дату и номер приказа о приеме. Наименование организации, в которую работник принят в качестве совместителя, не требуется выносить в отдельную строку.
Пример записи о работе по совместительству
К сожалению, Инструкция не содержит ответов на некоторые вопросы, возникающие в практике работы кадровых служб, когда требуется внести запись о работе по совместительству. Например, в Инструкции ничего не сказано о временных ограничениях для внесения таких записей.
Инструкция не содержит указаний об отказе работнику в такой записи. Согласно п. 3.1 Инструкции в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, а не дата внесения записи о работе
И по совместительству, сделанной по просьбе работника. Следует учесть, что при этом возникнет нарушение хронологии в записях: запись о приеме на основное место работы может оказаться более поздней, чем дата приема на работу по совместительству и дата увольнения с этой работы, если работник не сразу обратился в кадровую службу с соответствующей просьбой.
Например, 20 февраля 2004 г. работник принес документы о своей работе по совместительству в 2003 г. в кадровую службу организации, в которую он поступил на работу 19 января 2004 г. Руководствуясь Инструкцией, кадровик должен сделать записи в трудовой книжке этого работника (пример приведен для трудовой книжки образца 1974 г.).
Пример записи о работе по совместительству (с нарушением хронологии)
Думается, что нарушение хронологии в записях, сделанных в содержательной части трудовой книжки, не вполне удобно для последующего считывания этих записей. Поэтому предлагаем для приведенной выше жизненной ситуации более приемлемый вариант оформления.
Пример записи о работе по совместительству (в хронологическом порядке)
Информация о времени военной службы и об обучении
Первичное оформление содержательной части трудовой книжки может согласно подп. "а" п. 21 Правил начинаться с записи о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом РФ от 28.03.98 № 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе", а также о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах.
Пример записи о времени военной службы
Сведения об указанных периодах службы вносятся в трудовую книжку в связи с включением этих периодов в страховой стаж (ст. 11 Федерального закона РФ от 17.12.01 № 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации").
Как известно, вносимые ранее в трудовую книжку записи о времени обучения на дневных отделениях (в т. ч. подготовительных) высших и средних специальных учебных заведений в настоящее время не вписываются в содержательную часть трудовой книжки, т. к. эти периоды исключены из страхового стажа.
Нужно ли вносить в трудовую книжку записи о начальном профессиональном обучении в профтехучилищах?
Этот вопрос возникает, очевидно, в связи с тем, что время обучения в училищах и школах профессионально-технического образования засчитывается в непрерывный трудовой стаж, с которым связан расчет размера пособия по временной нетрудоспособности, если перерыв между днем окончания училища или школы и днем поступления на работу не превысил 3 месяцев (постановление Совета Министров СССР от 13.04.73 № 252 "Об утверждении Правил исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию"). Чтобы ответить на этот вопрос, сравним тексты Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утв. постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 № 162, и Правил (от 16.04.03).
Инструкция от 20.06.74, п. 2.17 В трудовой книжке по месту работы вносятся отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов следующие записи: б) о времени обучения в профессионально-технических и других училищах, на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
Правила от 16.04.03, п. 21 В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись: б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
Таким образом, в новых Правилах сведения об обучении в профессионально-технических и других училищах не включены как вид информации в содержательную часть трудовой книжки. Однако факт наличия у работника необходимого образования всегда может быть подтвержден соответствующим документом, выданным учебным заведением.
Мы рассмотрели ситуацию, когда трудовая книжка заполняется впервые. Если же требуется продолжить ведение трудовой книжки, предъявленной работником, то внесение сведений о приеме на работу, о службе и о работе по совместительству осуществляется по вышеописанным правилам.
Ознакомление работника с записями в трудовой книжке
С каждой внесенной в трудовую книжку записью, начиная с записей о приеме на работу и о службе, работник должен быть ознакомлен под расписку. Довольно часто можно услышать от практиков, что тот или иной проверяющий сделал при проверке замечание о необходимости фиксировать непосредственно в трудовой книжке факт ознакомления с очередной записью (наклеивать полоску бумаги на внутреннюю сторону задней обложки трудовой книжки и собирать на ней подписи работника). С таким требованием нельзя согласиться, т. к. и в Инструкции от 20.06.74 (п. 2.4), и в ныне действующих Правилах (п. 12) четко сказано, что работник после ознакомления с записью в трудовой книжке должен расписаться в заведенной на него личной карточке Т-2 (разд. Ill "Прием на работу и переводы на другую работу", графа 6 "Личная подпись владельца трудовой книжки"). Указанный способ ознакомления работника с записями в трудовой книжке представляется вполне оправданным и не требует дополнительного подтверждения с использованием самой книжки, особенно в настоящее время, когда в соответствии с п. 35 новых Правил работник должен расписываться в содержательной части трудовой книжки при увольнении.
Форма личной карточки работника Т-2 утверждается Госкомстатом России. За последние годы эта форма неоднократно менялась вместе с другими унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. В настоящее время должна применяться личная карточка, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 (формы Т-2 и Т-2 ГС (МС)).
Источник: Справочник кадровика
hr-portal.ru
образец. Увольнение: запись в трудовой книжке :: BusinessMan.ru
Трудовая книжка — один из ключевых документов, закрепляющих юридические факты, которые касаются правоотношений между работодателем и наемным сотрудником. Поэтому работникам кадровых служб следует подходить с особой ответственностью к заполнению данного документа, а также к внесению корректировок в него. На какие нюансы, касающиеся данных действий, следует обращать внимание?
Записи о работе
Рассмотрим, каким образом следует делать запись в трудовой книжке, если перед инспектором ОК стоит задача внести в соответствующий документ данные о работе. Какова специфика работы с книжкой в данном аспекте? Каковы требования законодательных регламентов, касающихся решения подобных задач?
Один из распространенных дискуссионных моментов, отосящихся к внесению сведений в соответствующий раздел трудовой книжки, касается того, следует ли вписывать в документ фразу, отражающую тот факт, что человек до поступления на работу не имел трудового стажа. Многие кадровики данное действие практикуют. Но законодательство этого не требует. Поэтому, оформляя на работу человека, для которого поступление в компанию — первый опыт, мы не будем фиксировать в соответствующем документе сведения, отражающие данный факт.
Вписывая в рассматриваемый раздел документа необходимые сведения, специалист кадровой службы во всех случаях обязан фиксировать данные о квалификации сотрудника — таковы требования норм, регламентирующих то, как делаются записи в трудовой книжке. Например, это могут быть такие формулировки: «Принят в такой-то цех фрезеровщиком такого-то разряда».
Другой важнейший нюанс, касающийся процедуры внесения сведений в раздел о работе трудкнижки: заверять соответствующую информацию печатью организации и подписью руководителя или иного уполномоченного сотрудника не нужно. Дело в том, что реквизиты, которые удостоверяют сведения в трудкнижке, а именно подпись и печать, должны проставляться в документе, только когда сотрудник увольняется.
Совместительство
Достаточно примечательны факты, касающиеся такой правовой категории, как совместительство. Запись в трудовую книжку, фиксирующая, что работник и наниматель взаимодействуют в рамках соответствующего типа правоотношений, должна вноситься при соблюдении ряда нюансов. Рассмотрим их.
Полезно отметить, что касательно такого явления, как совместительство, записи в трудовую книжку могут вноситься, только если наемный работник сам этого пожелает. Соответствующие сведения фиксируются в документе кадровой службой по основному месту трудовой деятельности человека на основании документов, подтверждающих тот факт, что сотрудник где-то еще работает — обычно это оформленная должным образом справка от другого нанимателя.
Интересный нюанс: если даже человек уволился с места работы по совместительству, то он тем не менее может отразить в трудовой книжке данные о том, что занимался соответствующей деятельностью, в другой фирме. Специалист кадровой службы основной компании-работодателя не наделен правом отказывать сотруднику в фиксации сведений, о которых идет речь.
Каким образом внести данные о совместительстве при условии, что человек уже уволился с дополнительного места работы? Очень просто. В 1-й графе документа указывается дата приема сотрудника на работу на другом предприятии, во 2-й графе фиксируются сведения о принятии его в штат соответствующей организации, в 4-й — информация о документе, который является основанием для внесения записей в трудкнижку. Аналогичным образом фиксируется запись в трудовой книжке, отражающая факт увольнения человека с дополнительного места работы.
Перевод
Когда человек переводится из одной организации в другую, следует ли это отражать в трудкнижке? Да, это необходимо. Как только оформлен перевод, запись в трудовую книжку, удостоверяющая данную процедуру, должна быть внесена. Однако на практике решение данной задачи может сопровождаться определенными сложностями. С чем они связаны?
В числе распространенных дискуссионных моментов — ситуация, при которой должна быть запись в трудовой книжке, отражающая тот факт, что человек переводился на другую работу временно. Но затем оформился там на постоянной основе в силу того, что прежняя вакансия была упразднена, и сотрудник решил продолжить работу на новом месте. Подобный сценарий отражен в 722 статье ТК РФ.
Специфика подобных случаев в том, что сведения о временных переводах с одной работы на другую не могут вноситься в трудкнижку. Только если человек впоследствии оформился на новое место постоянно, соответствующая запись в трудовой книжке может быть произведена. При этом дата внесения записи должна соответствовать моменту юридически закрепленного перевода сотрудника на постоянную вакансию. В законодательных источниках, которые бы регламентировали внесение подобных данных, отсутствуют примеры необходимых формулировок.
Но как же все-таки делаются такого типа записи в трудовых книжках? Образец схемы внесения подобных сведений может быть таким. Во 2-й графе документа указывается дата, отражающая факт внесения в трудовую книжку записи о переводе (как только работодатель издаст соответствующий приказ, подтверждающий то, что человек начинает выполнять свои функции на постоянной основе). В 3-й графе фиксируется запись, отражающая перевод, но дополнительно также указывается дата фактического начала трудовой деятельности человека на новом месте работы. В 4-ю графу вписываются данные о двух приказах: о том, по которому человек перешел в новую компанию, а также о том, по которому он начал работать на постоянной основе.
Исправления в трудкнижке
Какими критериями руководствоваться сотруднику кадровой службы, если перед ним стоит задача исправить запись в трудовой книжке? Практическая значимость подобных действий возникает в случаях, когда специалисту необходимо откорректировать неточные или недостоверные сведения. Чаще всего это касается разделов, содержащих информацию о работе, а также о награждениях сотрудника. В соответствии с действующими регламентами, зачеркивать неверные данные в трудкнижках нельзя. Их следует полностью переписывать — с учетом поправок. Данная процедура характеризуется рядом нюансов.
Прежде всего, запись, содержащая ошибки, должна быть не просто переписана, а и дополнена соответствующим пояснением: зачем специалист кадровой службы данную процедуру осуществляет. Как правило, достаточно ограничиться комментарием, отражающим тот факт, что запись, закрепленная за таким-то номером, признается недействительной. Затем в трудовую книжку вносятся корректные сведения со ссылкой на документы, которые удостоверяют правомерность указания новой информации.
Увольнение
Одна из самых сложных процедур, отражающих правоотношения с участием сотрудника и нанимателя, — увольнение. Запись в трудовой книжке, которая фиксирует освобождение человека от занимаемой должности, может производиться на разных основаниях. Рассмотрим некоторые из них.
Стандартный сценарий — когда сотрудник увольняется в соответствии с п.3 77 статьи ТК РФ, то есть по собственному желанию. Основной дискуссионный момент касательно него — какую формулировку вписывать, фиксируя увольнение. Запись в трудовой книжке, которая произведена специалистом кадровой службы одного предприятия, может быть не похожа на формулировки коллег из других фирм.
Например, некоторые кадровики могут писать, что человек уволен в соответствии с пунктом 3 статьи 77 ТК РФ, другие же фиксируют, что трудовой договор расторгнут в соответствии с данным положением закона. Как правильно?
Эксперты отмечают, что допустимы обе формулировки. Все зависит от того, каким конкретно законодательным актом руководствуется кадровик. Основных документов, регламентирующих то, как должны вноситься записи в трудкнижку при увольнении, два. Первый — это Постановление Минтруда № 69, изданное 10.10.2003 г. В соответствии с ним в трудовую книжку вносится запись о том, что человек уволен. Другой источник права — собственно ТК, а именно статья 84.1. Согласно ее положениям кадровик вправе вписать в трудкнижку формулировку, отражающую не увольнение сотрудника, а расторжение договора по соответствующему основанию.
Возможен вариант, при котором сотрудник инициирует свое увольнение по причинам, предполагающим некоторые льготы и преференции, установленные законодательством. Например, это может быть необходимость оставить работу в силу того, что человеку нужно ухаживать за ребенком.
Другой сценарий — увольнение, предполагающее переход сотрудника из одной компании в другую. Оснований для этого в законодательстве может быть несколько: перевод по личной просьбе работника и по инициативе работодателя, но с согласия специалиста. Таковы положения пункта 5 статьи 77 ТК РФ. Выбор конкретной формулировки предопределяет то, какие записи в трудовой книжке будут производиться.
Важнейший нюанс, на который следует обращать внимание специалистам кадровых служб предприятий при работе с трудкнижками при увольнении, заключается в следующем: нельзя, определяя законодательное основание для прекращения правоотношений с наемным сотрудником, ссылаться на 80 статью ТК РФ. Она не может быть основанием для увольнения — в ней только лишь содержатся положения, которые разъясняют, в каком порядке должен расторгаться контракт, если сотрудник уходит по собственному желанию.
Допустимо ли исправлять ошибки в титульном листе?
Другой распространенный в практике работы российских кадровиков проблемный аспект — исправления в титульном листе трудкнижки. На что обращать внимания специалистам? Допустимо ли вносить исправления в трудовую книжку, если речь идет о корректировке сведений на титульном ее листе?
Интересен тот факт, что в действующих источниках права нет положений, которые бы официально регламентировали то, каким образом кадровик должен исправлять ошибочные данные в соответствующей части бланка. Поэтому многие юристы склонны считать, что корректировке титульный лист документа не подлежит. Необходимо сразу делать правильные записи в трудовой книжке, в данном ее элементе. Если человек, заполняющий документ, ошибся, то таковой считается недействительным.
Но есть и другая точка зрения. В соответствии с ней внести запись в трудовую книжку в порядке корректировки ее титульного листа допустимо, так как законом это не запрещено. Изменения будут фиксироваться согласно тем же нормам, что установлены для работы с разделами документа, в которых содержится ФИО сотрудника. То есть нужно зачеркнуть неверные сведения и вписать правильные. С другой стороны, если учесть, что такого рода сведения вносятся при первичном заполнении бланка, гораздо проще (и правильнее) было бы оформить новый документ.
Где взять печать на титульном листе?
Рассмотрим еще один интересный аспект работы с трудовыми книжками, касающийся оформления титульного листа документа. Согласно законодательству, регламентирующему работу с такого рода документацией, в соответствующем разделе должна присутствовать печать организации, которая впервые оформила книжку для человека. В практике трудовых правоотношений встречаются случаи, когда фирма по каким-либо причинам не проставляет соответствующий реквизит. Считать ли документ недействительным в таких случаях? Нет, он не утрачивает своей законной силы. Однако его необходимо привести в соответствие с критериями, прописанными в законодательстве.
В общем случае предыдущая компания-работодатель должна, как отмечают юристы, содействовать человеку в обеспечении корректности заполнения главного трудового документа и все-таки проставить печать. Но вполне возможно, что фирма уже ликвидирована. И в этом случае сотрудник может предпринять следующие шаги.
Во-первых, он может обратиться в архив с тем, чтобы запросить там документы, которые помогут ему доказать, что он работал в конкретной организации. Во-вторых, человек может обратиться в суд, составив заявление, по которому факт его трудовой деятельности в компании должен быть установлен.
Кадровик новой фирмы, получив документы, которые сотрудник сумел достать посредством указанных способов, может поставить печать на титульном листе. Но этим предприятие удостоверяет тот факт, что сведения, вписанные в трудовую книжку предыдущим работодателем, можно считать корректными.
Кто может корректировать записи?
В общем случае вносить изменения в трудкнижку должен специалист кадровой службы только той компании-работодателя, которая допустила фиксацию в документе сотрудника некорректных сведений. Но возможен сценарий, при котором также и другой наниматель вправе исправлять информацию в трудовой книжке. Для этого в распоряжение кадровика фирмы должен попасть документ, который будет считаться официальным основанием для внесения изменений. Это может быть копия приказа о приеме сотрудника на работу, а также о его увольнении.
Изменение статуса фирмы
Другой распространенный случай: компания-работодатель реорганизуется. Например, это может быть ее поглощение более крупной фирмой. В итоге сотрудники компании, вошедшей в состав другой структуры, начинают работать на другое юридическое лицо. Есть ли в этом случае необходимость обновлять запись в трудовой книжке? Должности могут остаться те же, есть ли юридический смысл в осуществлении соответствующих корректировок?
В 75-й статье ТК РФ сказано, что смена собственника имущества фирмы не может выступать основанием для аннулирования трудовых контрактов. Исключения установлены лишь для топ-менеджеров фирмы. Руководство организации, его заместители, а также главный бухгалтер в ряде случаев обязаны оформлять новые трудовые договоры. Соответственно, информация в их трудкнижках должна быть обновлена.
Заполнение трудкнижек предпринимателями
Как известно, ИП, так же как и юридические лица, обязаны заводить трудовые книжки для наемных сотрудников. Каковы особенности заполнения данного документа предпринимателями? Принципиальных различий между процедурами, характерными для работы с документацией юрлиц и ИП, немного. Законодательство, регламентирующее то, каким образом кадровик может сделать запись в трудовую книжку, должно трактоваться юрлицами и ИП одинаково. Но некоторые нюансы, отражающие специфику работы с документом в организациях, работающих в статусе ИП, все же есть.
Записи, вносимые в соответствующий документ, пока работник осуществляет трудовую деятельность в организации, должны заверяться подписью работодателя или же компетентного специалиста кадровой службы. Если ИП нанял кадровика или секретаря, который отвечает за ведение трудовых книжек, то никаких проблем нет: заполняет бланки и ставит необходимые реквизиты на них нанятый специалист.
Но как быть, если ИП предпочел не нанимать помощников и занимается ведением трудовых книжек самостоятельно? Предприниматель де-юре не является сотрудником своей же фирмы. Что касается ООО, то с этим обычно проблем нет: даже если кадровик в штат не принят, его функции может выполнять руководитель — он имеет полное право на ведение работы с таким документом, как трудовая книжка. Запись директор может внести, откорректировать, дополнить, то есть произвести любые необходимые действия с документом.
ИП, конечно, может себя оформить как руководитель, невзирая на то, что это невыгодно (в силу необходимости уплаты НДФЛ и отчислений в фонды). Но законодатель в отношении аспекта работы с трудкнижками достаточно либерален: ИП в полной мере может иметь статус «работодатель», что прямо предусмотрено ТК РФ. Каким образом в этом случае следует производить записи в трудовых книжках? Образец соответствующей схемы заполнения для ИП может быть таким. Допустим, мы принимаем человека на работу. Во 2-й графе пишем дату оформления соответствующего приказа (ИП также должен его издавать). Далее делаем запись в трудовой книжке, отражающую информацию о том, куда человек пришел работать и на какую должность — сведения вносятся в 3-ю графу. Пишем полностью: «Индивидуальный предприниматель Иванов Петр Сидорович». Ниже фиксируем, что человек «принят на должность такую-то». В 4-й графе указываем, на основании какого приказа человек зачисляется в штат организации. ОГРНИП и иные реквизиты, идентифицирующие предпринимателя, вписывать в данный раздел трудовой книжки не обязательно.
businessman.ru