Книжка трудовая: актуальная информация о документе. Трудовая книжка образец
бланк и образец в word, что это такое и для чего нужна работнику?
Каждое ваше место работы, а также продолжительность пребывания на конкретной должности фиксируются в трудовой книжке. Именно о данном документе пойдет речь в этой статье. Но прежде чем рассказывать об особенностях оформления и содержания документа, необходимо дать определение.
Трудовая книжка представляет собой официальный документ, содержащий информацию о местах работы. В частности, работодателя, период пребывания на должности и причину увольнения.
Важность данного документа заключается в необходимости работодателю получить полную и достоверную информацию о новоиспеченном кандидате на конкретную должность. Залогом успешного собеседования является опыт работы и положительная «трудовая» история.
Внешний вид документа
Данный документ имеет стандартный вид, единый для всех. Внешне ТК может быть двух видов:
- Размером 10х14 см – это свидетельствует о выпуске в 1977 году.
- Размером 8,8х12,5 см, что говорит о новом образце 2003 года, утвержденный постановлением Правительства «О трудовых книжках».
Вследствие этого могут присутствовать цветовые различия: серые, темно-синие и темно-зеленые ТК.
Ниже представлен внешний вид ТК, а также титульная страница:
Российское законодательство о трудовых книжках
Следует отметить отдельное Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (см. ссылку www.consultant.ru), где регламентируется общий порядок действия с данным документом (порядок оформления, правила ведения, а также выдачи после увольнения), а также ст. 2-3 устанавливаются форма ТК и вкладыша в ТК.
Кроме того, Трудовой Кодекс РФ определяет практическое значение книжки о трудоустройстве. О чем свидетельствуют ст. 63, ст. 66, ст. 77. (см. ссылку rulaws.ru)
Законодатель отдельно выделил инструкцию по заполнению документа, которая утверждена Министерством Труда РФ 10.10.03, № 69 (см. ссылку normativ.kontur.ru)
Основные параметры
Проблема, с которой боятся столкнуться работодатели – поддельный документ о трудоустройстве. Так, на оригинальном документе присутствует отличительная черта – водяной знак на каждой странице.
- У ТК старого образца – это змеевидный знак, который видно на просвет.
- У ТК нового образца – сочетание букв «ТК», которые также видны на просвет.
Следующее отличие старого и нового образца в количестве страниц. В старой ТК их 40, а в новой – 46.
ОбразцыКак правило, в ТК имеется и заполняется три раздела:
- Сведения о работнике (ФИО, дата рождения, место проживания – вся информация заполняется на титульном листе и подкрепляется печатью).
- Данные о трудовой деятельности. В частности, прием на должность, а также перевод, увольнение и их причины. Каждая запись должна содержать наименование должности, предприятия и, обязательно, дату. Предоставленные сведения подтверждаются печатью организации и номером приказа.
- Награды и достижения (отдельно фиксирует факт получения награды за какое-либо достижение на занимаемой должности, подкрепляется датой и номером приказа).
Каждая запись имеет свой порядковый номер. В случае если один из разделов полностью заполнен в основной трудовой книжке, то специалистом отдела кадров оформляется и вклеивается вкладыш.
Следует отметить особенность оформления дат: они прописываются исключительно арабскими цифрами. Правила написания:
- Год – ХХХХ.
- Месяц и день – ХХ.
В итоге получим, что у сотрудника, принятого на работу 1 марта 2017 года в трудовой книжке будет написано: 1.03.2017
Язык заполнения – официальный язык страны/республики.
Важно! Имеется отдельное требование к ручке, которой заполняется документ: она обязательно должна быть шариковой фиолетового, синего или черного цвета. Гелиевые ручки не допускаются!
Кроме того, в документе не должно быть никаких сокращений, каждое слово прописывается полностью, для точности понимания.
Сроки оформления трудовой книжки также следует знать:
- По истечении 5 дней выполнения сотрудником своих непосредственных обязанностей, работодатель обязан внести в ТК соответствующие сведения.
- Если работник впервые устроился на работу, работодателю даётся 7 дней на оформление трудовой книжки.
Срок действия самой трудовой книжки не ограничен. Всё время выполнения сотрудником своих должностных обязанностей ТК хранится у работодателя и выдается только после увольнения. Однако часто в государственные органы или банки требуется копия ТК для подтверждения трудовой активности гражданина. В данном случае действуют сроки действия:
- Общий срок действительности копии ТК – 1 месяц.
- Исключение составляет заверенная копия трудовой книжки для банка – сроки в данном случае ограничиваются двумя неделями.
На законодательном уровне также устанавливается минимальный возраст, когда возможно оформление трудовой книжки.
По общему правилу, документ оформляется работодателем по истечении 5 дней выполнением сотрудником своих должностных обязанностей.
Принято считать, что официальное трудоустройство возможно только при достижение 18-летнего возраста. Но трудовым кодексом установлено, что подросток, достигший 14-летнего возраста, может устроиться на работу, а соответственно оформить трудовую книжку, но при следующих условиях:
- письменное согласие одного из родителей.
- работа не будет мешать учебе.
С 15 лет подросток может устроиться самостоятельно, без специального согласия родителей, однако на работу, которая признается легкой.
Уже с 16 лет гражданин вправе самостоятельно заключать трудовой договор и, вместе с ним, оформлять ТК.
Выдача чистого бланка (скачать в doc)
Следуя из п. 3 Постановления Правительства № 225 (см. ссылку выше), организация должна предоставлять сотруднику чистый бланк книги о трудоустройстве установленного образца. Из этого следует, предприятие за свой счет приобретает данный документ и оформляет его новому сотруднику в следующих случаях:
- если гражданин устроился на работу впервые.
- если ранее им была утеряна трудовая книжка.
Так выглядят чистый бланк ТК:
Важно! Бланк нельзя использовать в работе как документ, только в ознакомительных целях.
Внесение данных в документ
Сведения о новом месте работы вносятся специалистом отдела кадров в соответствии с п.8 Постановления Минтруда России № 69 (см ссылку выше). Сотрудник лишь обязан предоставить необходимые и достоверные документы.
Следует отметить, что прием сотрудника на новую должность начинается не с оформления записи в его книжке о трудоустройстве, а с издания приказа о заключении трудового договора. Впоследствии номер данного приказа будет записан в ТК.
Важно! Трудовая книжка не заполняется самим физическим лицом, то есть её обладателем. Это делает исключительно уполномоченное на то лицо организации-работодателя.
Содержание информации о работнике включает в себя:
- ФИО.
- Образование.
- Дата рождения.
- Специальность, присвоенная после окончания обучения.
- Дата заполнения.
- Подпись.
Документы, необходимые для заполнения
Как уже говорилось выше, оформление трудовой книжки производится специалистом в отделе кадров. Для этого необходимо предоставить перечень документов:
- Паспорт сотрудника.
- Документ о высшем или среднем образовании.
На основании данных документов заполняется титульный лист.
Образец заполнения титульного листаПисать заявление на выдачу бланка книжки о трудоустройстве не требуется, ведь она оформляется по закону, а не по личной просьбе сотрудника. Исключением, когда потребуется заявление, является ситуация, когда прежний документ был утерян.
Список, указанный выше является исчерпывающим. Дополнительный перечень документов может быть дополнен в случае потери ТК при необходимости восстановления данных о прошлом месте работы.
Электронная трудовая книжка
Сегодня с развитием технологий и внедрением в нашу жизнь электронных технологий Министерство труда разрабатывает план об электронной ТК. Она представляет собой базу данных о трудовой деятельности населения.
Содержание информации о работнике не меняется и включает в себя те же данные, что и в печатном варианте.
Выделим основные отличительные особенности электронной трудовой книжки:
- для хранения информации создаются специальные базы данных.
- для быстрого поиска информации создается удобный интерфейс.
- санкционированная защита всех данных.
- взаимосвязь с иными государственными органами (Пенсионный фонд, социальные службы).
Также следует на практическом примере разграничить ТК в электронном и бумажном виде:
- Электронный вариант подразумевает хранение информации в конкретной базе данных без необходимости физического носителя, тогда как бумажный вариант предполагает исключительно наличие самой книжки.
- Ведение информации в электронной книжке производится в печатном виде. Тогда как на бумажном носителе — исключительно письменно, от руки.
- Взаимосвязь с другими государственными службами возможна только на электронной ТК.
- Автоматизация процесса также применяется исключительно в электронном варианте.
В чем существенное преимущество электронного документа? Он не подлежит материальному износу, а также возможности быть утерянным или украденным. Также значительно сокращается риск противозаконных действий.
Следует сказать, что сейчас активно разрабатывается план введения в работу электронных трудовых книжек. Однако никаких проектов соответствующих нормативно-правовых актов пока не вносится на рассмотрение.
Таким образом, трудовая книжка является важным и существенным атрибутом, подтверждающим трудовую деятельность граждан. Правильное заполнение всех разделов способствует работодателю получить точную картину о новом сотруднике.
Мнение экперта
Нефедова Анна Олеговна.
Юрист гражданско-правововой специализации. Работает в Кинельском районном суде Самарской области - секретарь судебного заседания.
Минтруд высказался о введении электронных трудовых книжек еще в прошлом году. В этом году планируется постепенный переход на новый формат с сохранением привычного бумажного варианта.
С середины текущего года вступают в силу новые правила, касающиеся заверения копии трудовой книжки (ГОСТ-2016), однако они является добровольными.
Еще одним нововведением станет возможность заключения электронного трудового договора с помощью портала www.gosuslugi.ru, с удаленными специалистами, при обоюдном согласии нанимателя и работника. Подписание подобного договора будет осуществляться посредством усиленной электронной подписи. Для получения бумажного экземпляра документа, потребуется обратиться в МФЦ.
А пока многие рассуждают о плюсах и минусах перехода на электронный документооборот, предлагаю вспомнить о том, какие нововведения произошли в 2017 году: в феврале Минтруд разрешил работодателям направлять электронные расчетные листки своим сотрудникам, а начиная с июля стали применяться электронные больничные.
В настоящее время трудовая книжка выдается сотруднику на руки не только при увольнении. Работник имеет право получить оригинал, а не копию или выписку из трудовой книжки, как это было ранее, для того, чтобы оформить пенсию. При этом необходимо составить заявление в произвольной форме.
oprave.com
Образец оформления трудовой книжки впервые 2018
Зачем нужна трудовая книжка?
Согласно ст. 66 ТК РФ, ей отведены следующие функции:
-
-
позволяет узнать, почему человек уволился с предыдущего места работы;
-
содержит сведения о наличии награждений за добросовестную работу
Вносить записи в нее может только специалист отдела кадров. Титульный лист заполняется в присутствии владельца документа. В подтверждение правильности внесенных данных он ставит свою подпись.
Итак, чтобы завести данный документ, нужно трудоустроиться.
С какого возраста можно устроиться на работу?
Согласно ст. 63 ТК РФ, работник может быть принят на предприятие с 18 лет, но на некоторые должности разрешается прием и несовершеннолетних сотрудников с 14 лет. Для этого требуется письменное разрешение родителей подростка и органов опеки и попечительства.
Текст разрешения может звучать так: “Орган опеки и попечительства дает согласие на заключение трудового договора между (ФИО несовершеннолетнего гражданина, дата рождения, паспортные данные) для выполнения обязанностей (указывается должность, наименование работодателя) в свободное от образовательного процесса время не более 2,5 ч. в день и не более 12 ч. в неделю”. Подробнее - в статье “Заключаем контракт с несовершеннолетним”.
В любом случае, на работника обязательно заводится бланк.
Для его получения необходимо написать заявление на оформление трудовой книжки впервые, образец: “В связи с заключением трудового договора впервые, согласно ч.4 ст.65 ТК РФ прошу оформить мне трудовую книжку”.
Как получить бланк книжки?
Каждая организация должна приобретать за свой счет бланки, которые выдаются работникам при первичном трудоустройстве. Запись о трудоустройстве должна быть внесена в документ не позднее пяти рабочих дней, после того, как человек вышел на работу и приступил к своим обязанностям.
Где закреплены правила оформления трудовой?
О том, как правильно оформить трудовую книжку, можно узнать из законодательных актов РФ, регулирующих данный вопрос. Перечислим их:
- ст. 66 ТК РФ;
- Постановление Правительства РФ от 16.04.03г. № 225 “О трудовых книжках”;
- Постановление Минтруда РФ от 10.10.03 №69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек”.
Какие документы нужны для оформления бланка?
Для первичного оформления в отдел кадров предприятия нужно представить следующие документы:
- паспорт или свидетельство о рождении;
- диплом об образовании либо справку из учебного заведения, если человек является учащимся или студентом.
Эти данные указываются на титульном листе документа.
Как оформить трудовую книжку впервые образец
Как должен оформляться бланк?
Требования к оформлению трудовой книжки следующие: заполнять бланк можно только чернилами синего или черного цвета. Цифры при заполнении используются арабские. Недопустимы сокращения. А любые сведения вносятся только на основании официального распоряжения.
Какая информация указывается на титульном листе?
На титульном листе указывается следующая информация:
- Ф.И.О;
- дата рождения;
- образование;
- специальность;
- дата заполнения.
Внизу титульного листа ставится печать предприятия и подпись сотрудника отдела кадров. В знак ознакомления с записями работник также ставит свою подпись в отведенном для этого месте. На следующей странице, согласно правилам заполнения бланков, делается запись, подтверждающая факт трудоустройства.
В каком порядке вносятся записи о работе в документ?
Правильное оформление трудовой книжки выглядит так: в первой графе прописывается номер записи по порядку, во второй - дата. Далее указываются сведения о принятии на конкретную должность. В четвертую графу записываются основания для внесения записи. Например, приказ о приеме на работу.
Она является бланком строгой отчетности, поэтому после заполнения регистрируется в журнале движения трудовых книжек. В нем указывается номер и серия документа и сведения о работнике. Бланк хранится в отделе кадров до момента увольнения сотрудника.
clubtk.ru
Трудовая книжка нового образца | Современный предприниматель
Трудовая книжка – один из основных документов каждого работающего гражданина нашей страны. В этой небольшой брошюре хранится самая важная информация о трудовой деятельности человека за всю его жизнь.
Трудовая книжка нового образца
Трудовая книжка нового образца введена c начала 2004 года.
Основные отличия новой формы трудовой книжки от старой:
- Уменьшились размеры. Теперь формат трудовой совпадает с форматом паспорта;
- Увеличилось количество страниц. Было 40 – стало 46;
- Цвет обложки. Серый вместо голубого или зеленого для основного документа, для вкладыша обложка осталась голубой;
- Качество материала. Повысилось качество как обложечной бумаги, так и внутренних листов;
- Изменились способы печати и увеличилось число используемых красок;
- Усовершенствовались способы защиты. Технологическая, полиграфическая и физико-химическая, плюс использование специальных красок.
Как трудовая книжка нового образца, так и трудовая старого имеют неявные свойства зашиты, известные только сотрудникам Гознака. Так они отличают оригинальные документы от подделок.
Голограмма на трудовой книжке
В 2008 году Гознак опубликовал разъяснительное письмо о введении и способах применения вспомогательного средства защиты трудовой книжки от подделок. Оно не является обязательным. Это полупрозрачный серебристый кружок с изображением герба нашей страны. Голографический элемент наклеивается работодателем на страницу с наиболее важной, на его взгляд, информацией, которая не подлежит исправлению. Чаще всего это место документа с печатями или подписями. При попытке отклеить голографическую защиту, наклейка вместе с кусочком страницы самоуничтожается.
Трудовая книжка старого образца
То, что трудовая книжка установленного образца является законодательно утвержденным документом не означает, что старые трудовые подлежат обязательной замене. Если у работника имеется трудовая книжка старого образца, оформленная до 2004 года, сотрудники отдела кадров обязаны продолжить вести ее. Если страницы в трудовой закончились, можно вложить вкладыш, но уже только нового формата.
С момента появления трудовой книжки в жизни работающих граждан нашей страны, этот документ претерпел немало изменений. В некоторый период отечественной истории книжка была упразднена и заменена на трудовые списки. Но вскоре вновь реабилитировалась и осталась с нами до настоящего времени.
Как появилась трудовая книжка
Чтобы узнать о том, с какого года трудовая книжка нового образца приняла привычный сегодняшний вид, можно проследить за её историей.
Основные этапы становления трудовой:
- В восьмидесятые годы восемнадцатого века во Франции впервые появились трудовые книжки в целях борьбы с бродяжничеством;
- В России трудовые книжки появились в первый раз сразу после Революции;
- В июне 1974 года узаконена инструкция по заполнению трудовых книжек;
- В 2006, 2012, а теперь и в 2017 государственные органы власти предпринимают попытки упразднить трудовые книжки.
Как трудовая книжка старого образца, так и трудовая нового формата требуют не только точного и правильного заполнения, но и ответственности за хранение от сотрудников кадрового делопроизводства.
spmag.ru
Книжка трудовая: актуальная информация о документе
Книжка трудовая — документ, с которым постоянно работает кадровик. Изучите статью, чтобы понять, какие бланки действительны на территории РФ, как их хранить, на что обращать внимание.
Из этой статьи вы узнаете
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка — официальный персональный документ, который содержит записи о местах работы, трудовом стаже. Ее листы пронумерованы с целью предотвратить вырывание отдельных страниц, на которых содержатся нежелательные записи.
Книжка трудовая включает:
Скачать трудовую книжку (бланк)На территории Российской Федерации действуют образцы бланков, принятые в 1938, 1973, 2003 годах. Подробнее о сериях трудовых книжек читайте в «Системе Кадры». Обновленный вариант документа начали применять с января 2004 года. Он изготавливается объединением «Госзнак» по государственному заказу.
Измененная трудовая книжка обладает средствами защиты. На нее нанесена светящаяся в ультрафиолете надпись «Трудовая книжка» на специальном шве, который скрепляет ее страницы. Листы изготовлены из плотной бумаги — на них содержатся водяные знаки.
Справка: реализацию легальных экземпляров осуществляет официальный распространитель на основании документов на право реализации и договора о продаже.
Книга имеет серую обложку, на которой выбит герб России. Документ меньшего размера по сравнению с ранее действовавшей книжкой трудовой.
Трудовые книжки вместе с вкладышем выдаются работодателем согласно приказу по Министерству финансов от 22 декабря 2003 года под № 117н. Используемые ранее бланки старого образца не подлежат обмену, о чем сказано в приказе. В настоящее время они действуют наравне с новыми документами. Работник компенсирует стоимость бланков нового образца.
Обратите внимание! В компании должно быть достаточное количество бланков и вкладышей к ним. Вы не имеете права требовать новую книжку от человека, который впервые устраивается на работу. Связано это с тем, что купить ее он не может.
В последние годы ведутся споры о необходимости отмены бумажных книжек трудовых. Изначально переход на электронный документооборот был запланирован на 2019 год. Но как отмечают специалисты, этого не произойдет, ведь многие работающие граждане начали деятельность до 2002 года. Информацию об их стаже подтверждают только эти документы. К тому же отмена трудовых может лишить работников доказательств в суде. Узнайте, что думают кадровики об отмене трудовых книжек. Редакция электронного журнала «Кадровое дело» собрала мнения о будущих изменениях.
Когда вставляют вкладыши в трудовые книги?
Вкладыш оформляйте в случае, если графы раздела полностью заполнены, при этом нужно внести новые сведения. На практике чаще встречается ситуация, когда заполненными оказываются листы, включающие сведения о работе. Не вносите данные в другой раздел — такие действия кадровика расцениваются как неправомерные.
Придерживайтесь общих правил при оформлении вкладыша. Они аналогичны порядку, применяемому для заполнения книжки трудовой. Опирайтесь на указания, содержащиеся в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 года под № 225. Вкладыш вшивайте в основной документ.
Как проверить подлинность трудовой книжки?
Книгу нового образца проверить легче, так как она имеет несколько уровней защиты. Учитывайте, что документ старого образца подделывают чаще. Тщательно проверяйте оригинальность прежних записей и документов. Если немолодой работник просит оформить новую трудовую по причине отсутствия старой, это должно вас насторожить.
При проверке придерживайтесь следующих правил:
- сравните даты выпуска документа с его серийным номером;
- анализируйте правильность заполнения записей;
- проверяйте наличие подписи уполномоченного лица, печати.
Смотрите видео о том, на что нужно обратить внимание при работе с трудовыми книжками. Специалист в области трудового права расскажет, какие документы регламентируют работу с трудовыми книжками.
Смотреть видеоСправка: не принимайте трудовые книжки, принесенные сотрудником, если листы имеют серьезные повреждения. Пусть он запросит оформление дубликата в прежней организации.
При заполнении документа, когда принимаете работника, придерживайтесь правил. Эксперты «Системы Кадры» составили для вас подборку 100 готовых образцов идеальных записей. Они помогут избежать ошибок и вопросов со стороны проверяющих органов и претензий сотрудников. С помощью них вы сэкономите не только свое время, но и избежите общения с работниками, уже покинувшими организацию.
Правила ведения и хранения трудовых книжек
Книжки трудовые с вкладышами, в том числе чистые экземпляры, храните в организации сообразно положениям 45 пункта нормативного акта «Правила учета и хранения трудовых книжек». Помещайте их в специальные сейфы, боксы с крышками, которые изготовлены из металла.
Трудовая книжка работника приравнена к документам строгой отчетности. Поручайте их заполнение, хранение, учет начальнику кадровой службы, старшему инспектору. Официальные лица, несущие ответственность, назначаются приказом, который оформляют по всем правилам. Они обязаны контролировать движение книжек, выдачу дубликатов и прочие операции.
В каких случаях выдавать трудовые книги или копии?
Трудовые книги подлежат хранению в организации. Возвращайте их на руки только при увольнении. Факт выдачи фиксируйте в журнале, просите сотрудника расписаться в нем.
Выдавайте оригинал и в том случае, когда сотрудник оформляет пенсию в ПФР. Если книга нужна для получения кредита, оформления совместительства, льгот, субсидий, подойдет ксерокопия. Заверьте ее росписью, поставьте печать, чтобы придать юридическую силу. Опирайтесь на новый ГОСТ.
Нужны ли трудовые книжки работников иностранным гражданам?
При приеме на работу лиц, прибывших из других стран, нередко возникают сложности. Они вызваны подготовкой и оформлением документом. Работники редко предоставляют книжки трудовые, заполненные в соответствии с действующими на территории РФ правилами. Учитывайте, что если принимается иностранный гражданин, с правовой точки зрения он признается как не имеющий книгу.
Законом не урегулирован вопрос о заведении документа иностранным гражданам, но работодатели, опираясь на положения локальных актов, оформляют бланк. Изучите и письмо Роструда №908—6-1. Оно опубликовано 15 июня 2005 года. В акте приведены разъяснения, касающиеся данного вопроса
Заполняйте личные данные на основании паспорта. Просите работника расписаться на титульном листе, подтвердить записанные сведения. Внимательно проверяйте внесенную в книгу информацию, чтобы избежать ошибок.
Вывод
Книжка трудовая — тот документ, за который организация несет полную ответственность. Придерживайтесь всех правил, касающихся ведения, хранения и учета, чтобы избежать штрафов.
www.kdelo.ru
Трудовая книжка (бланк)
"Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника"
(ст. 66 Трудового кодекса РФ)
Внимание! Бланки трудовой книжки являются бланками строгой отчетности, продаются только юридическим лицам и передаются по Акту только представителю юридического лица, обладающего Доверенностью на получение бланков трудовых книжек и вкладышей .
Для приобретения бланков трудовой книжки необходимо предоставить реквизиты организации (независимо от формы оплаты). При получении заказа необходимо иметь Доверенность или печать организации.
Мы продаем только официальные бланки трудовых книжек текущей серии, закупая их у официальных распространителей МПФ Гознака.
С 1974 года трудовая книжка печатается исключительно на Гознаке. Сегодня это документ, изготовленный в соответствии со стандартами защищенной полиграфии.
Защитный комплекс Трудовой книжки включает в себя двухтоновой водяной знак, защитные волокна, бумага имеет две химических защиты – от вытравливания и для идентификации подлинности. Также на листы книжки нанесена гильоширная сетка, присутствует ирисный переход и микротекст. Кроме того на документ нанесена невидимая уф-краска. Номер документа имеет магнитные свойства. Сшита книжка специальной нитью «биколор».
Качество трудовых книжек подтверждено Сертификатом качества защищенной от подделок полиграфической продукции.
В Кадровом клубе "Кадры в порядке" прошли семинары Светланы Дмитрищук по вопросам оформления трудовых книжек.
"Трудовые книжки: сложные вопросы" 1 часть
"Трудовые книжки: сложные вопросы" 2 часть
Видео других семинаров клуба Вы можете посмотреть в разделе ВИДЕО
Нормативные материалы:
Трудовая книжка — официальный персональный документ российского гражданина, достигшего возраста 14 лет, впервые получающий оформление с момента начала его трудовой деятельности, при первом поступлении его на работу — трудоустройстве, и отражающий индивидуальную информацию о нем: личные данные (фамилию, имя, отчество), дату и год рождения, образование, профессию и специальность; документу присваивается регистрационный номер, и, в соответствии с положениями законов о труде, фиксирующаяся в нём должность, все изменения и любая информация о взаимоотношениях с работодателем удостоверяются личной подписью владельца и заверяются подписью ответственного лица отдела кадров организации (работодателя), где трудовая книжка и хранится вплоть до увольнения работника, при переходе на другое место работы трудовая книжка выдаётся ему на руки, а при оформлении трудовых отношений с новой организацией передаётся в её отдел кадров.
Полезная информация:
Нас часто спрашивают: "Почему вы не продаете трудовые книжки физическим лицам, ведь их можно сейчас купить в любом ларьке?"
"Трудовые книжки являются бланками строгой отчетности. Они поставляются МПФ Гознака сертифицированным организациям-распространителям, которые затем продают их розничным магазинам. Каждый магазин получает трудовые книжки по документам, в которых указываются серии и номера передаваемых бланков.
При продаже трудовых книжек организации, магазин дополнительно к стандартным бухгалтерским документам оформляет акт приема-передачи БСО, в котором также указываются серийные номера передаваемых бланков. Каждая организация обязана вести "Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее", в которую вносятся серийные номера полученных бланков.
Таким образом, получая трудовую книжку у работодателя, работник может быть уверен, что он получает официальный документ, а не подделку.
Государство контролирует производство и распространение бланков строгой отчетности и любая организация может быть проверена на соответствие требованиям по учету таких бланков.
Поэтому мы закупаем трудовые книжки только у официальных распространителей, продаем трудовые книжки и вкладыши только юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, аккуратно оформляем все необходимые документы и рекомендуем работодателю со своей стороны также ответственно относиться к учету бланков."
Ответы на вопросы:
- Заявление на новую трудовую книжку: как оформить
- Вкладыш в трудовую книжку: нужно ли регистрировать
- Дубликат трудовой книжки: нужно ли регистрировать
- Ошибки в предыдущих записях
- Вкладыш в трудовую книжку: как оформить
- Восстановление трудовой книжки
- Предоставление трудовой книжки в Пенсионный фонд
- Трудовые книжки уволенных работников
- Копия трудовой книжки: как заверить
- Можно ли отказать в приеме на работу
- Трудовая книжка дистанционного работника
- Исправления на титульном листе
- Исправление даты рождения в трудовой книжке
- Трудовая книжка оформляется впервые
- Кто должен вести Книгу учета движения трудовых книжек
- Работник сам купил бланк трудовой книжки
- Оплата за трудовые книжки
- Факсимильная подпись в трудовой книжке
- Отработан 1 день - вносить ли запись в трудовую книжку?
- Новая трудовая книжка или дубликат утраченной?
- "Уволен" или "Трудовой договор расторгнут"?
- На основании какого документа делать запись?
- Запись об учебе в вузе
- Приказ о назначение ответственного
- Запись с последнего места работы не заверена печатью
- В трудовой книжке вырваны страницы
www.hr-ok.ru
Book: Трудовая книжка
Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора)
Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками, указанными в приказе (распоряжении) о расторжении трудового договора, и со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ или иного федерального закона.
Затем, вместе с работником нужно проверить, правильно ли внесены записи о приеме на работу, о переводах, о присвоении квалификации, о поощрениях (награждениях) и об увольнении. Если же будет обнаружена ошибка, то необходимо внести соответствующие исправления.
После чего согласно п.35 Правил ведения трудовых книжек все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы на данном предприятии, в т. ч. в разделе «Сведения о награждениях (поощрениях)», заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью предприятия или службы персонала, а также подписью самого работника (рис.27). Своей подписью работник выражает свое согласие с внесенными в трудовую книжку записями, подтверждающими его трудовую деятельность на данном предприятии.
Рис.27 Образец оформления трудовой книжки при увольнении работника
В случае отказа увольняющегося работника от проставления своей подписи в трудовой книжке, ему необходимо разъяснить, что согласно п.35 Положения о ведении трудовых книжек он обязан поставить свою подпись в трудовой книжке после ознакомления с имеющимися там записями. Если все же работник откажется ставить свою подпись в трудовой книжку, то составляется соответствующий акт (рис.28).
Рис.28 Образец акта об отказе от подписи в трудовой книжке
При заполнении трудовой книжки на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.
Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении (прекращении трудового договора). Согласно п. 6. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.
Например, при прекращении трудового договора с работником в связи с увольнением по собственному желанию с 10 декабря 2005 года последним днем работы является 10 декабря 2005 года. В данном случае запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке. В графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (10. 12. 2005), в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращении трудового договора), в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении (рис.29).
Рис.29 Образец внесения записи об увольнении в трудовую книжку
В случае расторжения трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин (рис.30).
Рис.30 Образец внесения записи об увольнении по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность в трудовую книжку
Рис.31 Образец внесения записи об увольнении по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет в трудовую книжку
В случае задержки выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника, работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в данном случае считается день выдачи трудовой книжки.
Однако в случае если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника или его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте. При этом пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.
В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников (рис.32).
Рис.32 Образец внесения записи о прекращении трудового договора в связи со смертью работника трудовую книжку
Особенности внесения записей об увольнении (прекращении трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность)
Если работник уволен в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника (рис.33) или с его согласия (рис.34).
Рис.33 Образец внесения записи об увольнении в порядке перевода на другую постоянную работу к другому работодателю по просьбе работника в трудовую книжку
Формулировка: «Увольнение в связи с переводом на другую постоянную работу к другому работодателю по просьбе работника» применяется, когда работник по собственному желанию переходит на работу в другую организацию.
Рис.34 Образец внесения записи об увольнении в порядке перевода на другую постоянную работу к другому работодателю с согласия работника в трудовую книжку
Формулировка: «Увольнение в связи с переводом на другую постоянную работу к другому работодателю с его согласия» применяется, в случае, когда работника переводят в другую организацию.
При приеме на новое место работы в трудовой книжке работника в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное наименование предприятия, а также, при его наличии, сокращенное наименование организации. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.
В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение предприятия с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. При этом необходимо указать, что работник принят (назначен) в порядке перевода и из какой организации (рис.35).
Рис.35 Образец внесения записи о приеме на работу в порядке перевода в трудовую книжку
В случае если работник увольняется в связи с переходом на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке делается запись: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» (рис.36).
Рис.36 Образец внесения записи об увольнении в связи с переходом на выборную должность в трудовую книжку
При оформлении трудовой книжки на новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия (рис.37).
Рис.37 Образец внесения записи об избрании на должность в трудовую книжку
www.e-reading.club
Трудовая книжка: что изменилось?
В.И. АНДРЕЕВА,
канд. ист. наук, профессор кафедры трудового права
Российской академии правосудия
Порядок списания устаревших бланков
Организация работы по ведению трудовых книжек
Учет бланков документов и движения трудовых книжек
Трудовая книжка продолжает оставаться одним из важнейших личных документов гражданина нашей страны, несмотря на то, что с 1 января 2002 г ., с момента вступления в силу Федерального закона от 17.12.01 № 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации", постепенно начинают складываться условия для отмены этого документа.
С 1 января 2004 г . работникам, впервые поступающим на работу в соответствии с заключенным трудовым договором, оформляются трудовые книжки нового образца. При этом трудовые книжки ранее установленных образцов (1938 и 1974 гг.), а также трудовые книжки колхозников остаются действительны и обмену на новые не подлежат.
Образцы новых бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку были утверждены приказом Минфина России № 117н только 22 декабря 2003 г ., после чего началось их изготовление Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков (ГОЗНАК). В связи с этим многие организации не смогли своевременно приобрести новые бланки трудовых книжек и вкладышей в них и продолжали в начале 2004 г . оформлять документы старого образца. Конечно, не по вине работников кадровых служб организации оказались в начале года без новых бланков трудовых книжек, но вместе с тем следует отметить, что работать со старыми бланками, ставшими недействительными с 1 Января 2004 г ., уже нельзя.
Порядок списания устаревших бланков трудовых книжек
Как показывает практика, некоторые работники, поступившие на работу впервые в начале 2004 г ., "успели" уволиться с первого в своей жизни места работы, получив заполненную трудовую книжку старого образца. Для выхода из этой ситуации можно посоветовать таким работникам запастись копиями приказов о приеме на работу и увольнении с работы для внесения (в виде исключения) информации об их стаже по первому месту работы в трудовую книжку образца 2003 г ., оформленную на новом месте работы. При возникновении у работника каких-либо сложностей и недоразумений из-за старого бланка трудовой книжки можно обратиться в организацию, выдавшую такую книжку, за справкой об отсутствии бланков нового образца в соответствующий период.
Организация работы по ведению трудовых книжек
В действующих Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 (далее -Правила), и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69 (далее - Инструкция), сделана попытка разделить вопросы заполнения и ведения книжек, т. е. отдельно рассмотреть организацию работы с этим документом и порядок внесения в него соответствующих записей. В целом такой подход представляется целесообразным, хотя четкого разграничения названных вопросов не получилось, и работники кадровых служб, заполняющие, например, раздел трудовой книжки "Сведения о работе", должны пользоваться как Правилами, так и Инструкцией.
В соответствии с п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
Всегда ли обязательно издание специального приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками?
В сложившейся практике такой приказ обычно издается в небольшой организации, где штатным расписанием не предусмотрена не только кадровая служба, но и должность специалиста по работе с персоналом. Трудовые книжки в такой организации могут вести бухгалтеры, секретари, менеджеры и другие, совмещая эту работу с основной деятельностью по трудовому договору.
В крупных организациях, имеющих в своей структуре кадровые службы, как правило, вместо издания приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками включают соответствующую информацию в должностные инструкции работников этой службы. Такую практику можно признать оправданной, т. к. прием на работу специалиста кадровой службы, должность которого предусматривает ведение трудовых книжек, оформляется приказом. Издание дополнительного приказа о назначении такого работника ответственным за ведение трудовых книжек представляется излишним.
Приводим пример приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками (применяется в небольших организациях).
Работа с трудовыми книжками, как и с другими документами кадровой службы, начинается с момента их приема-передачи в связи со сменой работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства. При этом составляется акт по результатам проверки фактического наличия кадровой документации, в т. ч. трудовых книжек, включая невостребованные книжки уволенных работников.
Принимая трудовые книжки, работник, ответственный за их ведение, должен позаботиться о наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них, даже если в настоящий момент они не требуются для оформления впервые поступающих на работу. Об обязательности такого запаса бланков говорится в п. 44 Правил: "Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее".
Учет бланков документов и движения трудовых книжек
Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка согласно п. 41 Правил должны быть внесены в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Эта книга ведется бухгалтерией (кассиром) по установленной в постановлении Минтруда России от 10.10.03 № 69 (приложение 2) форме, включающей 12 граф вместо ранее предусмотренных 13.
Нередко приходится слышать от работников кадровых служб, что специалисты бухгалтерии, перегруженные своей работой, отказываются от учета и хранения бланков трудовых книжек и вкладышей в них, считая это функцией кадровиков. Следует подчеркнуть, что в п. 41 Правил прямо сказано, что приходно-расходную книгу по учету бланков ведет бухгалтерия организации. В связи с этим главный бухгалтер должен контролировать наличие у кассира данной учетной книги установленной формы, а также своевременность и правильность ее заполнения.
Следует обратить внимание на установленный Правилами (п. 42) порядок выдачи из бухгалтерии бланков трудовых книжек и вкладышей в них лицу, ответственному за их ведение. Бланки выдаются по заявке работника кадровой службы.
По окончании каждого месяца в бухгалтерию должен представляться отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них. с приложением приходного ордера кассы организации.
При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель в соответствии с п. 47 Правил взимает с него плату, размер которой определяется расходами на их приобретение. Плата за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них не взимается при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (п. 34) и в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника (п. 48).
Можно ли оформлять работникам трудовые книжки и вкладыши в них без взимания платы?
Несмотря на то что такой порядок работы с трудовыми книжками не предусмотрен в постановлении Правительства РФ, его вполне можно практиковать, включив в правила внутреннего трудового распорядка организации.
Заполняемые кадровой службой трудовые книжки и вкладыши в них, а также трудовые книжки, предъявляемые работниками при приеме на работу, должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.03 № 69).
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Согласно п. 41 Правил книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью или опломбированы. Необходимость заверения этих книг для исключения фальсификаций в записях не вызывает сомнений, однако применение сургучной печати или пломб вызывает определенные трудности и неудобства при ведении названных книг. Практика работы кадровых служб показывает, что для заверения учетных форм и в кадровых службах, и в бухгалтериях используют оттиск печати организации, что представляется вполне оправданным.
hr-portal.ru