Протокол общего собрания образец: Образец протокола общего собрания 2022 (по самой новой форме) скачать

Содержание

Омск – город будущего!. Официальный портал Администрации города Омска

Город Омск основан в 1716 году. Официально получил статус города в 1782 году. С 1934 года — административный центр Омской области.

Площадь Омска — 566,9 кв. км. Территория города разделена на пять административных округов: Центральный, Советский, Кировский, Ленинский, Октябрьский. Протяженность города Омска вдоль реки Иртыш — около 40 км.

Расстояние от Омска до Москвы — 2 555 км.

Координаты города Омска: 55.00˚ северной широты, 73.24˚ восточной долготы.

Климат Омска — резко континентальный. Зима суровая, продолжительная, с устойчивым снежным покровом. Лето теплое, чаще жаркое. Для весны и осени характерны резкие колебания температуры. Средняя температура самого теплого месяца (июля): +18˚С. Средняя температура самого холодного месяца (января): –19˚С.

Часовой пояс: GMT +6.

Численность населения на 1 января 2022 года составляет 1 126 193 человека.

Плотность населения — 1 949 человек на 1 кв. км.

Омск — один из крупнейших городов Западно-Сибирского региона России. Омская область соседствует на западе и севере с Тюменской областью, на востоке – с Томской и Новосибирской областями, на юге и юго-западе — с Республикой Казахстан.

©Фото Б.В. Метцгера

Герб города Омска

Омск — крупный транспортный узел, в котором пересекаются воздушный, речной, железнодорожный, автомобильный и трубопроводный транспортные пути. Расположение на пересечении Транссибирской железнодорожной магистрали с крупной водной артерией (рекой Иртыш), наличие аэропорта обеспечивают динамичное и разностороннее развитие города.

©Фото Алёны Гробовой

Город на слиянии двух рек

В настоящее время Омск — крупнейший промышленный, научный и культурный центр Западной Сибири, обладающий высоким социальным, научным, производственным потенциалом.

©Фото Б.В. Метцгера

Тарские ворота

Сложившаяся структура экономики города определяет Омск как крупный центр обрабатывающей промышленности, основу которой составляют предприятия топливно-энергетических отраслей, химической и нефтехимической промышленности, машиностроения, пищевой промышленности.

©Фото Б.В. Метцгера

Омский нефтезавод

В Омске широко представлены финансовые институты, действуют филиалы всех крупнейших российских банков, а также брокерские, лизинговые и факторинговые компании.

Омск имеет устойчивый имидж инвестиционно привлекательного города. Организации города Омска осуществляют внешнеторговые отношения более чем с 60 странами мира. Наиболее активными торговыми партнерами являются Испания, Казахстан, Нидерланды, Финляндия, Украина, Беларусь.

Город постепенно обретает черты крупного регионального и международного делового центра с крепкими традициями гостеприимства и развитой инфраструктурой обслуживания туризма. Год от года город принимает все больше гостей, растет число как туристических, так и деловых визитов, что в свою очередь стимулирует развитие гостиничного бизнеса.

©Фото Б.В. Метцгера

Серафимо-Алексеевская часовня

Омск — крупный научный и образовательный центр. Выполнением научных разработок и исследований занимаются более 40 организаций, Омский научный центр СО РАН. Высшую школу представляют более 20 вузов, которые славятся высоким уровнем подготовки специалистов самых различных сфер деятельности. Омская высшая школа традиционно считается одной из лучших в России, потому сюда едут учиться со всех концов России, а также из других стран.

©Фото А.Ю. Кудрявцева

Ученица гимназии № 75

Высок культурный потенциал Омска. У омичей и гостей нашего города всегда есть возможность вести насыщенную культурную жизнь, оставаясь в курсе современных тенденций и течений в музыке, искусстве, литературе, моде. Этому способствуют городские библиотеки, музеи, театры, филармония, досуговые центры.

©Фото В.И. Сафонова

Омский государственный академический театр драмы

Насыщена и спортивная жизнь города. Ежегодно в Омске проходит Сибирский международный марафон, комплексная городская спартакиада. Во всем мире известны такие омские спортсмены, как борец Александр Пушница, пловец Роман Слуднов, боксер Алексей Тищенко, гимнастка Ирина Чащина, стрелок Дмитрий Лыкин.

©Фото из архива управления информационной политики Администрации города Омска

Навстречу победе!

Богатые исторические корни, многообразные архитектурные, ремесленные, культурные традиции, широкие возможности для плодотворной деятельности и разнообразного отдыха, атмосфера доброжелательности и гостеприимства, которую создают сами горожане, позволяют говорить о том, что Омск — город открытых возможностей, в котором комфортно жить и работать.

©Фото из архива пресс-службы Ленинского округа

Омск — город будущего!

Протокол общего собрания участников ООО в 2022 году

Дата обновления:

26 августа 2021
Просмотров:
Автор статьи: tinkoff

Если в обществе с ограниченной ответственностью несколько учредителей, для регистрации в ФНС в 2022 году будет необходим протокол общего собрания. Этот документ составляется в свободной форме. Однако некоторые данные указывать обязательно.

Содержание:

Пример протокола общего собрания участников ООО
Правила проведения собрания
Что нужно указать в протоколе

1. Пример протокола общего собрания участников ООО

Протокол собрания учредителей — Создать протокол

Сформировать протокол автоматически
Укажите свои данные в форме, скачайте уже заполненные документы и инструкцию по подаче
Сформировать протокол
Скачать образец протокола собрания учредителей.
DOCX, 24 KB

Читайте также:
Список документов для регистрации ООО в 2022 году

2.

Правила проведения собрания

Для того, чтобы открыть ООО, необходимо провести общее собрание учредителей. На нем должно быть единогласно принято решение об учреждении организации.

Протокол подписывают председатель собрания и секретарь. Их нужно выбрать из числа участников собрания. Готовый протокол прошивать не нужно. Достаточно скрепить его и пронумеровать листы.

Составляется протокол по числу участников собрания. Два экземпляра делают дополнительно: для ФНС и для внутренней документации фирмы.

Закон требует, чтобы протокол был заверен нотариусом. Для этого он должен присутствовать на собрании. Это требование можно обойти. Пропишите в уставе другой способ для заверения протоколов собраний:

видеофиксация
аудиозапись
подписание протокола всеми участниками собрания

Для хранения протоколов, видео и аудиозаписей у общества должна быть специальная папка. В нее вы будете вшивать эти документы.

Во время проведения собрания по поводу учреждения общества с ограниченной ответственностью нужно рассмотреть следующие вопросы:

фирменное наименование организации
ее местонахождение
размер уставного капитала и доли учредителей
утверждение устава
избрание органа управления
подписание договора об учреждении ООО

В течение 10 дней после проведения собрания председатель должен направить каждому участнику его копию подписанного протокола. Способ направления документов прописывают в уставе.

Читайте также:
Договор об учреждении ООО. Содержание и правила оформления в 2022 году.

3. Что нужно указать в протоколе

Очень важно составить протокол грамотно. Он входит в комплект документов для регистрации ООО. Протокол должен быть в письменном виде, его заверяют подписями председатель и секретарь. Их необходимо выбрать из числа присутствующих.

Сведения, которые необходимо включить в протокол обязательно:

название документа
наименование организации
паспортные данные учредителей, ФИО, прописка, указание, кто будет председателем заседания, а кто — секретарем
повестка дня — перечень вопросов, которые необходимо рассмотреть на собрании
по каждому вопросу пишется описание принятого решения и подсчет голосов «за» и «против», в протоколе о создании ООО не должно быть отрицательных голосов
подписи сторон. Лучше, если распишутся все участники общества, а не только секретарь и председатель собрания

На нашем сайте вы можете бесплатно сформировать верный протокол автоматически

Наш сервис подготовит все регистрационные документы быстро, без ошибок и по всем правилам ФНС. От вас требуется только вписать нужную информацию в поля формы. После чего вы сможете бесплатно скачать готовые документы и распечатать их для налоговой.

Подготовить документы

Образец формы протокола годового общего собрания акционеров

Образец протокола годового общего собрания компании, приведенный ниже, может использоваться как для публичных, так и для частных компаний. В соответствии с требованиями и предприятиями, участвующими в годовом общем собрании, содержание протокола может быть изменено.

Обратитесь к соответствующим положениям Закона о компаниях 2013 г. и правилам, принятым в соответствии с ним, а также к Секретариатским стандартам при завершении протокола.

ПРОТОКОЛ __ГОДОВОГО ОБЩЕГО СОБРАНИЯ УЧАСТНИКОВ ____________ (наименование общества), проведенного по месту регистрации общества по адресу __________________(адрес) _____(день) __-го числа ______(месяца), ________(года) Вовремя).

Присутствует директора:

1. Г-н H-Председатель

2. Г-жа G-Управляющий директор

3. Г-н Y-Исполнительный директор

4. Г-н T-Директор

5. Г -н O -Директор

. Посещаемость:

Г -н U -Секретарь компании

Приглашения:

г -н K -Партнер, M/s. _____________, Присяжные бухгалтеры

Г-н D — Финансовый директор

Члены/представители:

Присутствующие члены лично: ___

Присутствующие доверенные лица: ___

Председательствовал на собрании г-н H. 9000. Председатель тепло и сердечно приветствовал акционеров, присутствовавших на годовом Общем собрании Компании.

Председатель, подтвердив наличие необходимого кворума, объявил собрание открытым.

Уведомление о годовом общем собрании:

Председатель заявил, что с разрешения присутствующих членов Уведомление о собрании с приложенным к нему пояснительным заявлением, которое уже было им разослано, может считаться прочитанным. Члены согласились с этим, и Уведомление о созыве _го годового Общего собрания было принято как прочитанное.

Председатель также проинформировал членов о том, что перед ним лежит Реестр акционеров директоров, который доступен для ознакомления членам.

Речь Председателя:

Председатель обратился к членам и проинформировал их о результатах деятельности Компании за последний финансовый год. Он также довел до сведения члена о достижениях Компании за этот период. Затем он объяснил политику компании, направленную на рост в предстоящий период.

Отчет аудитора:

Председатель затем попросил Секретаря компании прочитать отчет внешнего аудитора и комментарии внешних аудиторов к годовой финансовой отчетности.

Затем Секретарь компании зачитал отчет аудитора и комментарии аудитора. Секретарь компании заявил, что Компания получила «Нулевые» комментарии от внешних аудиторов Компании.

Повестки дня:

Затем собрание заняла для рассмотрения пункты на повестке дня:

Обычный бизнес:

Председатель № 1: Принятие счетов

Председатель. следующую резолюцию.

Это было поддержано г-ном Л., членом.

«РЕШИЛИ, ЧТО проверенный бухгалтерский баланс по состоянию на 31 марта 2016 г. и отчет о прибылях и убытках за год, закончившийся 31 марта 2016 г., а также отчет директоров и аудиторский отчет о них были получены и утверждены. ”

Затем Председатель попросил членов предоставить любые разъяснения по годовым отчетам Компании. После этого несколько членов приняли участие в обсуждении и выдвинули свои вопросы. Председатель надлежащим образом ответил на заданные вопросы.

Председатель поставил вопрос о голосовании поднятием рук и объявил его принятым единогласно.

Пункт № 2: Декларация о дивидендах

Затем Председатель принял к рассмотрению Пункт №. 2 Уведомления об объявлении дивидендов по акциям за 2015–2016 финансовый год. Он заявил, что Совет директоров рекомендовал дивиденды в размере 180%, т.е. рупий. 1,8/- на акцию оплаченного акционерного капитала за 2015-16 финансовый год для правомочных акционеров. Затем он попросил членов предложить и поддержать следующую резолюцию в качестве обычной резолюции:

«Решено, ЧТО дивиденды на акции в размере 180%, т.е. рупий. 1.8/- на одну обыкновенную акцию настоящим утверждается и объявляется из прибыли Компании за год, закончившийся 31 марта 2016 года, а дивиденды выплачиваются правомочным акционерам, чье имя (имена) указаны в Реестре участников. на дату закрытия книги, установленную для целей определения права на выплату дивидендов пропорционально выплаченной сумме».

Г-н К. предложил резолюцию, которую поддержал г-н П.

Затем Председатель поставил Резолюцию на голосование и поднятием рук объявил Резолюцию принятой большинством голосов.

Пункт № 3: Назначение Увольняющегося Директора

Затем Председатель принял к рассмотрению Пункт № 3 Уведомления о назначении г-на Т., Директора Компании, уходящего в отставку в порядке ротации и имеющего право на повторное назначение и просил Членов предложить и поддержать следующую резолюцию в качестве обычной резолюции:

«РЕШИЛИ, ЧТО г-н Т. , Директор Компании, который уходит в отставку в порядке ротации и имеет право на назначение, настоящим повторно назначается Директором Компании».

Г-н С. предложил резолюцию, которую поддержал г-н К.

Пункт № 4: Повторное назначение аудиторов

Затем Председатель принял к рассмотрению Пункт №. 4 Уведомления о повторном назначении F & T Associates, дипломированных бухгалтеров, в качестве внешних аудиторов Компании с момента завершения этого Ежегодного общего собрания до завершения ____-го Ежегодного общего собрания и просил Участников предложить и утвердить следующее Решение. как обычное разрешение:

«РЕШИЛИ, ЧТО уходящие в отставку аудиторы M/s. F & T Associates, дипломированные бухгалтеры, настоящим повторно назначаются внешними аудиторами Компании и занимают эту должность с момента завершения этого собрания до завершения ___-го Ежегодного общего собрания за вознаграждение, установленное Советом директоров».

Г-н В. предложил резолюцию, которую поддержал г-н Д.

Особое дело

Пункт № 5: Назначение г-на О. Директором

Затем Председатель принял к рассмотрению Пункт № 5 уведомления о назначении г-на О. Директором Компания. Председатель заявил, что г-н О. был назначен Дополнительным директором Компании Советом директоров на их заседании, состоявшемся ______, который прекращает занимать должность на этом Годовом общем собрании компании и в отношении которого Компания получила уведомление в письменной форме с предложением его кандидатуры на должность Директора, затем он попросил членов предложить и поддержать следующую резолюцию в качестве обычной резолюции:

«РЕШИЛИ, ЧТО в соответствии с положениями Раздела 160 и другими применимыми положениями (включая любые изменения или повторные действия), если таковые имеются, Закона о компаниях 2013 г. , г-н О., который был назначен Дополнительным директором Компания на заседании Совета директоров, состоявшемся __________(Дата), который прекращает занимать должность на последующем Годовом общем собрании компании и в отношении которого Компания получила письменное уведомление с предложением его кандидатуры на должность Директор настоящим назначается в качестве Директора Компании, срок полномочий которого будет определяться выходом на пенсию директоров в порядке ротации».

ТАКЖЕ РЕШИЛИ, ЧТО г-н У, секретарь компании, и г-н Y, исполнительный директор, настоящим уполномочены по отдельности подписать и отправить электронную форму DIR 12 в ROC, ___ (название города), а также совершать все такие действия, дела и вещи, необходимые для осуществления этой резолюции».

Г-н X предложил резолюцию, которую поддержал г-н Z.

Благодарственное голосование:

После рассмотрения всех вопросов повестки дня председатель поблагодарил членов за удобство участия в годовом общем собрании, а также поблагодарил их за активное участие в годовом общем собрании.

После этого Председатель объявил собрание завершенным.

0003

Дата: __________ Председатель (DIN: _______)

4 Примеры (+ лучшие практики)

Доступно так много информации о том, как эффективно составлять протоколы совещаний, что это может сбить с толку. Из-за этого написание заметок о встречах может показаться немного обременительным. Обидно, потому что все наоборот. Протоколы совещаний — это мощный ресурс для команд и важное средство для обмена и распространения информации в вашей организации.

Fellow создал лучшие примеры протоколов совещаний, чтобы вы могли раз и навсегда понять, что такое протоколы совещаний, какова их цель и как их писать. включать при написании протоколов, чтобы ни одна деталь не была упущена. Протокол собрания не должен быть сложным, поэтому давайте посмотрим, как правильно его составить.

Что такое протокол собрания?
Почему они называются «протоколами заседаний»
Для чего составляется протокол собрания?
Почему важны протоколы совещаний?
Кто отвечает за ведение протокола собрания?
Как составить протокол собрания
Бесплатные шаблоны и примеры протоколов собраний

Что такое протоколы собраний?

Протокол собрания — это письменный отчет о разговоре и решениях, принятых в ходе собрания. Они применимы к любой группе внутри компании, включая советы директоров, руководящие группы и инвесторов.

В Fellow мы рекомендуем делать заметки для любого собрания, требующего официальной записи. Затем этот письменный отчет можно использовать либо для информирования членов команды, которые не смогли присутствовать, о том, что произошло, либо для отслеживания решений и действий, которые можно пересмотреть. Таким образом, протоколы предыдущих собраний можно использовать для принятия будущих организационных решений.

К числу организаций, от которых обычно требуется вести протокол собраний, относятся некоммерческие организации, государственные учреждения, школы, государственные компании и профсоюзы.

Узнайте, как Fellow может помочь вам управлять протоколами собраний

Почему они называются «протоколами собраний»?

Один интересный факт о протоколах собраний заключается в том, что термин «минуты» не имеет ничего общего со временем. На самом деле оно происходит от латинского термина «minutia» (что означает мелочи или детали). Согласно некоторым источникам, термин «протокол собрания» впервые появился в 18 веке, непосредственно от латинского «minuta scriptura», что означает «небольшие заметки».

Другими словами, протокол собрания — это подробности (или краткое изложение) того, что произошло во время собрания.

Для чего составляется протокол собрания?

Протоколы собраний содержат историческую запись обсуждений, решений и долгосрочного планирования компании. Участники имеют возможность использовать протокол встречи в качестве записи для дальнейшего использования, чтобы понять, какой прогресс имел место.

С другой стороны, на протокол могут ссылаться лица, которые не присутствовали на собрании, но должны быть проинформированы о решениях и следующих шагах.

Почему важны протоколы совещаний?

Протокол собрания служит доказательством почему и того, как компания пришла к определенным решениям. Это может быть полезно при ответах на любые вопросы, возникающие в связи с принятыми решениями или состоявшимися обсуждениями.

В статье о том, как лучше вести протокол, Business Training Works подчеркивает важность протоколов совещаний:

Они представляют собой запись решений и действий группы
Они напоминают о том, кому были даны задания
Они служат доказательством соблюдения сроков
Они приносят пользу людям, отсутствующим во время принятия решений

защита вашей организации. Во многих случаях комплексная проверка фиксируется в протоколах компаний. Затем это может быть официально оформлено и задокументировано для подтверждения этических и добросовестных практик организации.

Кто отвечает за ведение протокола собрания?

В некоторых организациях (например, государственных учреждениях и профсоюзах) секретарь отвечает за ведение протоколов собраний.

Если в вашей компании или команде нет специальной роли для этого, мы предлагаем чередовать роль «ведущего записи» между участниками собрания. В качестве альтернативы вы можете использовать инструмент для совместной работы над протоколами собраний, например Fellow, чтобы каждый участник собрания вносил свой вклад в заметки о собрании. В Fellow протоколы собраний связаны с событиями календаря, что позволяет легко находить протоколы предыдущих собраний и прокручивать время назад, чтобы просмотреть более ранние разговоры.

Как составить протокол собрания

Подход к составлению протокола собрания различается в разных командах и организациях. Тем не менее, наши эксперты по совещаниям собрали 7 лучших практик, применимых ко всем типам команд и сценариям.

Некоторые из этих передовых практик включают документирование ключевых решений и ответственных лиц за действия. Продолжайте читать, чтобы оценить, упускаете ли вы какие-либо из этих 7 ключевых практик при написании протокола встречи!

7 моментов, которые следует включить в протокол собрания

1 Дата и время собрания

Перед тем, как вы начнете составлять протокол собрания, запишите дату и время собрания. Казалось бы, ничего сложного, но стоит упомянуть об этом, поскольку очень важно иметь возможность вернуться к предыдущим встречам и понять, когда они произошли, что было сделано, а что еще предстоит сделать.

2 Имена участников

Следующим шагом является документирование имен всех участников и любых других людей, которые не смогли присутствовать. Обычно в начале встречи есть время, посвященное принятию или изменению протокола предыдущей встречи, чтобы вы могли посмотреть, кто присутствовал в прошлый раз, чтобы получить черновую версию списка участников. Еще лучше использовать приглашение календаря, чтобы проверять имена, когда участники присоединяются или входят в комнату.

Если вы используете инструмент управления собраниями, например Fellow, дата и участники собрания будут автоматически записаны в повестку дня.

3 Цель собрания

Очень важно, чтобы «почему» было задокументировано и сделано очевидным. В этой части протокола собрания постарайтесь подробно объяснить, почему это собрание было созвано и чего оно пытается достичь. Это будет особенно полезно для тех, кто не смог присутствовать на собрании, и для всех, кто использует результаты этого собрания для принятия решений.

4 Пункты повестки дня и обсуждаемые темы

Используйте повестку дня собрания в качестве общей схемы для заметок о собрании и используйте каждый пункт повестки дня в качестве раздела для записи заметок, включая любые результаты или важные решения, которые были приняты.

Рекомендуется заранее разослать повестку собрания, чтобы каждый мог внести предложения и внести свой вклад. Это также означает, что никто не войдет в комнату, не зная, что будет обсуждаться.

Использование шаблона протокола собрания может сэкономить вам много времени и энергии. Если вы используете один и тот же шаблон на постоянной основе, это также может способствовать некоторому знакомству. В недавней статье Стивена Рогельберга, опубликованной в Harvard Business Review, он подчеркивает, почему повестка дня собрания так важна:

«Важна не сама повестка дня, а актуальность и важность того, что в ней указано, а также то, как лидер способствует обсуждению пунктов повестки дня».

Повестка дня встречи не стоит вашего времени, если только вы не собираетесь обсуждать самые актуальные и актуальные темы в увлекательной форме. Определенно пища для размышлений.

Великолепные протоколы совещаний начинаются с совместной повестки дня

Встречи назначаются без цели или совершенно не по теме? Совместный подход Fellow превращает встречи в продуктивные рабочие сессии, которые вы захотите посетить.

Попробуйте Fellow бесплатно

5 Ключевые решения и действия

Результатом продуктивных совещаний является назначение действий разным участникам. Записывайте любые решения или действия, как только они происходят, чтобы вы могли точно расшифровать их.

Захватить все было бы невозможно. Вместо этого прислушивайтесь к действиям, которые необходимо предпринять в отношении основных решений, рекомендаций, проблем или решений, которые были выявлены.

Чтобы эти важные выводы не были потеряны, выделите их в протоколе собрания. Это может означать включение флажка, выделение жирным шрифтом, выделение и т. д.

Запись действий на собрании позволит вам, как группе, возлагать друг на друга ответственность за свои обязанности и поддерживать друг друга в выполнении задач, которые приближают вас к достижения ваших более крупных организационных целей.

6 Дата и место следующей встречи

Если вы ведете официальный протокол встречи, важно указать, когда состоится следующая встреча, в отношении этого проекта или темы обсуждения. Это дает участникам собрания общий график времени, в течение которого они должны выполнить возложенные на них обязанности.

Понимание того, когда у вас следующая встреча, поможет вам правильно распоряжаться своим временем и расставлять приоритеты для всех ваших задач. Не менее важно знать место вашей встречи, будь то онлайн или лично.

7 Документы, которые должны быть включены в отчет

Последнее, что нужно включить, это дополнительные документы, которые вы должны отправить вместе с вашим протоколом в отчет о собрании. Подумайте, использовались ли какие-либо документы или упоминались ли они на собрании, которые могут быть полезны для членов вашей команды. Это может включать журнал действий или проблем, KPI, обновления или изменения в проекте. В статье, опубликованной G2, подчеркивается важность отправки протоколов совещаний как можно скорее:

«После окончания собрания пришло время привести в порядок ваши записи и раздать их вашей команде. Лучшее время для этого — сразу после встречи, пока все еще свежо в памяти. Это снижает вероятность ошибок и позволяет вам обращаться к участникам встречи, если у вас есть вопросы».

Даже если вы отправляете этот отчет как можно быстрее, убедитесь, что вы хорошо пишете протокол, уделяя особое внимание качеству, поскольку это служит записью, на которую будут ссылаться в будущем.

Теперь, без лишних слов, вот три шаблона протоколов собраний, которые обеспечат эффективность ваших совещаний:

Бесплатные шаблоны протоколов собраний

1 Пример официального протокола заседания совета директоров

Официальные протоколы собраний используются для документирования важных или официальных решения, которые часто требуют одобрения. В этих заметках о собрании используется формальный язык, и они структурированы таким образом, чтобы впоследствии ими можно было поделиться со всеми участниками собрания.

Официальные протоколы обычно используются некоммерческими организациями, правительством, школами и государственными компаниями. Большинство профсоюзов, школ, городских и окружных властей составляют протоколы своих собраний на основе Правил порядка Роберта.

Если вы пишете заметки для официальной встречи, важно задокументировать как можно больше информации и сохранять единый формат встречи от встречи к встрече.

Разумно использовать шаблон встречи для более официальных разговоров, чтобы придать им нужную структуру. Организация заметок имеет ключевое значение, так как впоследствии вы будете делиться заметками со всеми.

Призыв к порядку

При содействии «Председателя Совета»

[Координатор собрания] созван для организации очередного собрания [Организации] в [время] [дата] в [место].

Перекличка

Секретарь провела перекличку. Присутствовали следующие лица:

Утверждение протокола

Прежде чем приступать к каким-либо официальным делам, правление должно утвердить протокол последнего собрания.

[Секретарь] прочитал протокол последнего собрания. Протокол утвержден.

Нерешенные вопросы

Вопросы, ранее обсужденные советом и готовые к официальному утверждению.

Новое дело

По этим пунктам может быть проведено голосование, в них могут быть внесены поправки, внесены на рассмотрение, они могут быть переданы на рассмотрение комитета или отложены.

Перерыв

После того, как все открытые вопросы и новые дела были обсуждены и задокументированы, координатор собрания объявляет перерыв в заседании правления.

[Координатор встречи] объявил перерыв на встрече в [время окончания встречи].

Представление и утверждение протокола

Ведущий протокол должен представить протокол на утверждение председателю правления или ведущему собрания.

Протокол представлен: [Имя]
Протокол утвержден: [Имя]

Получить этот бесплатный шаблон были затронуты на вашей встрече, такие как цели, препятствия, сроки или идеи.

Если ваша организация не требует от вас использования определенного формата протокола собрания, вы можете использовать и настроить более простой шаблон. В отличие от формального шаблона, никто не должен утверждать протокол для такого типа собрания. Они служат только для документирования ключевых моментов и следующих шагов.

Вот шаблон протокола неофициального собрания, который вы можете использовать для записи решений на собраниях вашей команды:

Звоните в заказ

Собрание [организации] состоялось в [место] [дата].

Участники

Присутствующие члены с правом голоса:
Присутствующие гости:
Неприсутствующие члены:

Утверждение протокола

Предложение утвердить протокол предыдущего собрания [дата] сделано [имя] и поддержано [имя].

Отчеты

[Название доклада] представил [имя докладчика].
[Название доклада] было представлено [имя докладчика].

Основные ходатайства

Предложение: выдвинул [имя] и поддержал это [укажите здесь ходатайство]. Ходатайство [выполнено или отклонено] с [числом] за и [числом] против.

Перенос

[Имя инициатора] внес предложение о переносе заседания, и это было согласовано в [время переноса].
Секретарь:
Дата утверждения:

Получить этот бесплатный шаблон

3 Шаблон протокола заседания совета директоров

Используйте этот шаблон для создания официальной записи обсуждений и решений, принятых советом директоров.

В этом шаблоне указаны сведения о собрании, такие как название собрания, дата и время. Он также включает в себя список участников, ключевые протоколы или решения последнего собрания совета, отчеты должностных лиц, комитетов или различных директоров совета. Наконец, место для записи любых обсуждаемых решений или следующих шагов с указанием конкретных исполнителей и приблизительных сроков завершения

Сведения о встрече

Запишите тип встречи, дату и время.

Название собрания:
Дата:
Время:

Перекличка

Обратите внимание на участников собрания.

Председатель:
Секретарь:
Председательствующие:
Отсутствующие члены совета директоров:
Другие гости или присутствующие сотрудники:

Старые дела

Ключевые решения последнего заседания совета директоров и решения.

Утверждение протокола предыдущего собрания
Нерешенные вопросы с предыдущих заседаний совета директоров

Новые дела

Включите отчеты должностных лиц, комитетов или различных директоров совета.

Пункт 1 повестки дня
Пункт 2 повестки дня
Пункт 3 повестки дня

Шаги действий

Отметьте все обсужденные решения или следующие шаги, с конкретными исполнителями и приблизительными сроками завершения.

Закрытие

Завершение заседания совета директоров путем документирования следующей информации:

Дата и время следующего заседания совета директоров
Время закрытия собрания
Утверждение секретаря:

90hair 2person: утверждение президента/председателя

Получите этот бесплатный шаблон

4 Шаблон собрания совета директоров SaaS Дэвида Сакса

Куратором этого шаблона является Дэвид Сакс (бывший главный операционный директор PayPal и основатель Yammer). Если вы являетесь основателем или руководителем заседаний совета директоров вашей SaaS-компании, мы рекомендуем использовать его:

Обновление генерального директора [30 минут]

Победы, проблемы, знания и ключевые показатели эффективности.

Новости продаж [30 минут]

ARR, сделки, закрытые, возражения и прогнозы

Обновления отдела [20 минут]

Дорожная карта продукта и обновления от других отделов.

Финансы [10-20 минут]

Валовая прибыль, финансовые планы и операционные расходы.

Команда [10-20 минут]

Какие области больше всего нуждаются в новых сотрудниках?

Административные вопросы [5-10 минут]

Хозяйственные и административные вопросы

Действия

Что вышло из этой встречи?

Получите этот бесплатный шаблон

Резюме

Написание протоколов совещаний не должно вызывать стресса. На самом деле, вся их цель состоит в том, чтобы сделать вашу жизнь менее напряженной, имея возможность вернуться назад и сослаться на то, что обсуждалось, и каковы были ключевые результаты. В этой статье эксперты Fellow по совещаниям рассказали, что такое протоколы совещаний и почему они так важны. Мы предоставили шаблоны формальных и неформальных протоколов совещаний, чтобы вы могли протестировать их и посмотреть, подходят ли они вам. Наконец, мы перечислили 7 вещей, которые обязательно нужно включить при составлении протоколов:

Дата и время встречи
Имена участников
Цель встречи
Вопросы и темы повестки дня для обсуждения
Действия
Дата и место следующей встречи для включения в отчеты

Обращайтесь к этому руководству (или к нашему списку того, что НЕЛЬЗЯ включать в протокол собрания), когда вам понадобится руководство по составлению эффективного протокола собрания. Не забудьте попробовать один из наших шаблонов собраний, чтобы поддерживать согласованность и никогда не пропускать ни одной необходимой детали.