ЛЕКЦИЯ № 24. Нотариальное делопроизводство. Производство в нотариальной конторе

ЛЕКЦИЯ № 24. Нотариальное делопроизводство

1. Нотариальное делопроизводство

Нотариальное производство – это совокупность установленных законодательством юридических действий нотариуса и лиц, обратившихся за совершением нотариального действия, направленных на совершение определенного нотариального действия.

Нотариальное делопроизводство в России осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой.

Весь процесс нотариального делопроизводства можно разделить на три взаимосвязанные стадии:

1) делопроизводство, осуществляемое в нотариальных конторах;

2) ведения реестра регистрации нотариальных действий.

Реестр – это специальная книга, в которую записываются составляемые при совершении нотариальных действий документы. Он должен быть надлежащим образом оформлен (листы нумеруются, прошиваются, а на обратной стороне последнего листа уполномоченными работниками юстиции или нотариальной палаты производится запись о количестве прошитых и пронумерованных листов, что направлено на невозможность подмены листов в реестре). Записи в реестр могут вносить сами нотариусы, их помощники, секретарь и другие работники нотариальной конторы;

3) заполнение нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей, формы которых установлены, Приказом Министерства юстиции РФ «Об утверждении Форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах». Но, помимо свидетельств и удостоверительных надписей существуют другие формы нотариальных документов. Так, нотариусом производится протест векселя в неплатеже, неакцепте и недатировании акцепта в соответствии с законодательными актами Российской Федерации о переводном и простом векселе. При совершении морского протеста изготавливается «акт о морском протесте».

За ведением нотариального делопроизводства осуществляется контроль. Причем, исполнение контроля за исполнением правил нотариального делопроизводства нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют органы юстиции республик в составе Российской Федерации, автономной области, автономных округов, краев, областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, а в отношении нотариусов, занимающихся частной практикой, – органы юстиции совместно с нотариальными палатами. Такая организация контроля за нотариальным делопроизводством направлена на обеспечение единообразия его ведения, а также реестра регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах.

Нотариальное делопроизводство ведется на языке, предусмотренном законодательством РФ, республик в составе РФ, автономной области и автономных округов. Статья 68 Конституции РФ устанавливает, что государственным языком РФ на всей ее территории является русский язык. Республики в составе РФ вправе устанавливать свои государственные языки.

Русский язык как государственный язык изучается в учебных заведениях. Но граждане России вправе обращаться в государственные органы, общественные организации, на предприятия и в учреждения РФ с предложениями, заявлениями, жалобами на государственном языке, родном языке или на любом другом языке народов РФ, которым они владеют. Ответы на заявления и жалобы граждан РФ, направленные в государственные органы, общественные организации, на предприятия и в учреждения РФ, должны даваться на языке обращения. В случае невозможности дать ответ на языке обращения используется государственный язык РФ.

Если же лицо, обратившееся за совершением нотариального действия, не владеет языком, на котором ведется нотариальное делопроизводство, то тексты оформленных документов должны быть переведены ему нотариусом или переводчиком.

Нотариус, не являясь юридическим лицом, имеет свою печать с изображением Государственного герба России, что символизирует деятельность нотариуса как официального лица, совершающего от имени государства нотариальные действия. В соответствии с Указом Президента РФ. «Об использовании Государственного герба Российской Федерации на печатях нотариусов» Государственный герб РФ помещается на печатях нотариусов и воспроизводится на оформляемых и (или) выдаваемых ими документах.

Делопроизводство нотариуса обычно включает: ведение документации, связанной с совершением нотариальных действий, организационно-распорядительной документации; работу с жалобами, заявлениями и иными письмами граждан и организаций; составление номенклатур, а также ведение архива нотариальной конторы.

Ответственность за организацию и правильную постановку делопроизводства и состояние архива возлагается на нотариуса.

2 Порядок совершения нотариальных действий

Специфика работы нотариусов в отличие от представителей других юридических профессий заключается в совершении нотариальных действий. Понятие нотариального действия неоднозначно. Выделяют динамическое и статическое понятия нотариального действия. Динамическое содержание процедуры нотариальной деятельности, выражается в последовательном совершении целой системы юридических фактов, статическое понятие нотариального действия трактуется как результат нотариального производства, как юридический факт

Можно выделить следующие признаки нотариального действия:

1) оно совершается только определенным, установленным федеральным законодательством кругом лиц – государственными и частнопрактикующими нотариусами, должностными лицами органов исполнительной власти и консульских учреждений. Компетенция данных лиц также регламентирована законом;

2) нотариальное действие совершаются от имени РФ;

3) каждое нотариальное действие должно быть предусмотрено федеральным законом. В Основах законодательства РФ о нотариате перечислен круг нотариальных действий, но данный перечень не исчерпывающий, так как законодательными актами РФ могут быть предусмотрены и иные нотариальные действия;

4) нотариальные действия осуществляются только в рамках специальной процедуры – нотариального производства;

5) нотариальное действие должно соответствовать требованиям законодательства не только по форме его совершения, но и по существу самого действия, определяемого нормами материального права;

6) обязательная уплата государственной пошлины либо нотариального тарифа в соответствии с законодательно установленными ставками.

В зависимости от субъекта, уполномоченного совершать нотариальные действия, порядок совершения нотариальных действий нотариусами устанавливается Основами законодательства РФ о нотариате и другими законодательными актами РФ и республик в составе РФ, порядок совершения нотариальных действий должностными лицами консульских учреждений устанавливается законодательными актами РФ, а порядок совершения нотариальных действий должностными лицами органов исполнительной власти в населенных пунктах, где нет нотариусов, устанавливается Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий, утверждаемой Министерством юстиции РФ.

Нотариальные действия обычно совершаются в нотариальной конторе. В некоторых случаях они могут быть совершены вне конторы, например, если граждане, для которых они совершаются, по уважительной причине не могут явиться к нотариусу. В этом случае в удостоверительной надписи на документе и в реестре для регистрации нотариальных действий записывается место совершения нотариального действия с указанием точного адреса. Стоит учесть, что при выезде нотариуса для совершения нотариальных действий заинтересованные лица возмещают фактические расходы, возникшие в связи с поездкой.

Нотариально удостоверяемые документы должны быть подписаны в присутствии нотариуса. Иначе, заинтересованное лицо должно лично у нотариуса подтвердить, что документ подписан им, и расписаться в реестре.

Для совершения удостоверительных надписей могут применяться штампы с текстом соответствующей надписи.

Для хранения документов, истребованных и оставленных после совершения нотариальных действий, нотариусы ведут наряды, которые обычно формируются по видам документов. Для хранения нотариальных свидетельств о праве на наследство и документов, на основании которых указанные свидетельства были выданы, устанавливается определенный порядок. После поступления первого заявления о принятии наследства заводится наследственное дело, после чего все последующие заявления о принятии наследства другими наследниками, об отказе от принятия наследства, о принятии мер к охране наследственного имущества подшиваются в данное дело. После выдачи свидетельства о праве на наследство листы наследственного дела нумеруются, подшиваются, и оно сдается в архив.

В случае утраты документов, экземпляры которых хранятся в делах нотариальной конторы, по письменным заявлениям граждан, законных представителей юридических лиц, от имени или по поручению которых совершались нотариальные действия, выдаются дубликаты утраченных документов.

Дубликат завещания может быть выдан завещателю, а после его смерти указанным в завещании наследникам при представлении свидетельства о смерти завещателя, а дубликат исполнительной надписи нотариусом может быть выдан лишь после удостоверения в том, что исполнительная надпись не предъявлялась к исполнению.

Дубликат документа должен содержать весь текст удостоверенного или выданного документа.

За совершение нотариальных действий, а также за составление проектов сделок, заявлений, изготовление копий документов, выписок из них, выдачу дубликатов документов с заинтересованных лиц взимается государственная пошлина или тариф в соответствии с действующим законодательством.

 

 

 

uristinfo.net

Общие правила нотариального производства

Содержание

Введение

1. Нотариат: функции, организация и руководство его деятельностью

2. Нотариальное производство и его принципы

3. Общие правила нотариального производства

Заключение

Список литературы

Введение

«Общие правила нотариального производства» – такова тема данной контрольной работы.

Совершение нотариальных действий — вид деятельности, которая весьма близко примыкает к правоохранительной деятельности в целом и одной из ее функций — оказанию юридической помощи.

Об этом говорят, прежде всего, цели и задачи, поставленные законом перед данным видом деятельности.

Как сказано в ст. 1 Основ законодательства о нотариате[1] , он призван обеспечивать в соответствии с Конституцией РФ[2] и другим законодательством "защиту прав и законных интересов граждан и юридических лиц путем совершения нотариусами предусмотренных законодательными актами нотариальных действий от имени Российской Федерации".

О большом сходстве работы, выполняемой нотариатом, с правоохранительной деятельностью говорит и содержание нотариальных действий, которые весьма многочисленны и разнообразны.

Почти полный их перечень дан в ст. 35 Основ законодательства о нотариате.

1. Нотариат: функции, организация и руководство его деятельностью

Это не только привычные всем свидетельствования верности копий документов и выписок из них, подлинности подписей на документах, но и многое другое: удостоверение сделок, выдача свидетельств о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, наложение и снятие запрещения отчуждения имущества, удостоверение факта нахождения гражданина в определенном месте или факта его нахождения в живых, обеспечение доказательств, совершение исполнительных надписей и т.д. Все нотариальные действия так или иначе имеют отношение к осуществлению правоохранительных функций, оказывают или могут оказать содействие органам, осуществляющим функции такого рода. В значительной своей части они представляют собой и важную форму оказания юридической помощи тем, кто обращается за услугами к нотариусу.

В наши дни нотариат — явление неоднородное. В его состав входят:

- государственные нотариальные конторы;

- должностные лица, наделенные правом выполнять нотариальные действия;

- нотариусы, занимающиеся частной практикой. Государственные нотариальные конторы образуются Министерством юстиции РФ или по его поручению территориальными органами юстиции, принимающими решения по согласованию с местной администрацией либо учреждениями местного самоуправления. Все нотариусы (нотариусы и старшие нотариусы), работающие в таких конторах, являются государственными служащими и получают свою зарплату из бюджетных средств. Им, как и работникам органов юстиции, присваиваются классные чины. На их долю приходится значительная часть работы, связанной с выполнением нотариальных действий. Там, где нет нотариусов, в том числе тех, что занимаются частной практикой, выполнение некоторых нотариальных действий может быть разрешено должностным лицам органов исполнительной власти. Как правило, им дозволено осуществлять несложные нотариальные действия (удостоверение завещаний и доверенностей, свидетельствование верности копий документов и выписок из них, принятие мер к охране наследственного имущества и т.п.). Несколько шире полномочия должностных лиц российских консульских учреждений, находящихся за рубежом[3] .

Круг их прав устанавливается специально издаваемыми законодательными актами, а круг прав должностных лиц органов исполнительной власти в местностях, где нет нотариусов — Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий, утверждаемой Министерством юстиции РФ.

С момента вступления в силу Основ законодательства о нотариате (11 февраля 1993 г.) на территории Российской Федерации допускается и поощряется частная нотариальная практика. Такой практикой, как и выполнением функций нотариуса; работающего в государственной нотариальной конторе (государственного нотариуса), могут заниматься все граждане Российской Федерации, имеющие высшее юридическое образование, прошедшие стажировку сроком не менее одного года в государственной нотариальной конторе или у нотариуса, занимающегося частной практикой, сдавшие квалификационный экзамен, имеющие лицензию на право нотариальной деятельности. При некоторых обстоятельствах срок стажировки может быть сокращен до шести месяцев. Квалификационный экзамен сдается комиссии, образуемой при местном органе юстиции. Решение такой комиссии может быть обжаловано в Апелляционную комиссию при Министерстве юстиции РФ, а решение последней — в суд.

Лицензии выдаются местными органами юстиции после сдачи квалификационного экзамена на основании решения квалификационной комиссии. Свои обязанности частный нотариус начинает исполнять после назначения органом юстиции на соответствующую должность. Нотариус, впервые назначенный на должность, приносит присягу: "Торжественно присягаю, что обязанности нотариуса буду исполнять в соответствии с законом и совестью, хранить профессиональную тайну, в своем поведении руководствоваться принципами гуманности и уважения к человеку".

В Основах законодательства о нотариате определены основные права и обязанности нотариусов (так называемых государственных и частных).

Они могут совершать все нотариальные действия, которые дозволены им действующим законодательством, составлять проекты сделок, заявлений и других документов, изготовлять копии документов и выписки из них, а также давать разъяснения по вопросам совершения, нотариальных действий.

Им дано и право истребовать от физических и юридических лиц сведения и документы, необходимые для совершения нотариальных действий.

К основным обязанностям отнесено оказание лицам, обратившимся к ним, содействия в осуществлении их прав и защите законных интересов, разъяснение им прав и обязанностей, предупреждение о последствиях совершаемых нотариальных действий, чтобы юридическая неосведомленность не могла быть использована во вред таким лицам.

На нотариусов возложена также обязанность хранить тайну сведений, которые стали им известны в связи с осуществлением их профессиональной деятельности, а равно обязанность отказываться от совершения нотариальных действий, не соответствующих законодательству и международным соглашениям Российской Федерации.

Нотариальные действия и иные услуги являются, как правило, платными. В большинстве случаев размер оплаты определяется законодательством, регламентирующим взимание государственной пошлины. Основным таким актом Налоговый кодекс РФ, претерпевший многократные изменения и дополнения. В некоторых случаях возможно взимание нотариусом оплаты за услуги в размере, определенном соглашением между ним и обратившимся к нему лицом Денежные средства, полученные нотариусом, занимающимся частной практикой, после уплаты налогов и других обязательных платежей становятся его собственностью.

Нотариус, занимающийся частной практикой, обязательно должен быть членом нотариальной палаты — профессионального объединения. Такие объединения, не занимающиеся коммерческой деятельностью, образуются в республиках, краях, областях, округах и городах Москве и Санкт-Петербурге. В соответствии с Основами палаты представляют и защищают интересы нотариусов, содействуют развитию частной нотариальной практики, организуют стажировку лиц, желающих стать нотариусами, и повышение квалификации уже работающих частных нотариусов, а также выполняют некоторые другие функции.

Нотариальные палаты — самоуправляющиеся организации. Их высшими органами являются собрания занимающихся частной практикой нотариусов, их помощников и стажеров. Собрания утверждают уставы, палат и избирают правления и президентов, которые действуют в соответствии с предписаниями уставов.

Все палаты образуют объединение, именуемое Федеральной нотариальной палатой. Это тоже самоуправляющаяся организация. Ее высшим органом является собрание представителей местных палат. На этих собраниях утверждается Устав Федеральной палаты, избираются ее правление и президент, выполняющие текущую организационную работу.

В соответствии со ст. 30 Основ на Федеральную нотариальную палату возлагаются:

- координация деятельности нотариальных палат;

- представление интересов нотариальных палат в органах государственной власти и управления, предприятиях, учреждениях и организациях;

- обеспечение защиты социальных и профессиональных прав нотариусов, занимающихся частной практикой;

- участие в проведении экспертиз проектов законов Российской Федерации по вопросам, связанным с нотариальной деятельностью;

- обеспечение повышения квалификации нотариусов, стажеров и помощников нотариусов;

- организация страхования нотариальной деятельности;

- представление интересов нотариальных палат в международных организациях.

Она также может решать и другие задачи, определяемые ее Уставом.

Контроль за деятельностью нотариусов возложен на суды, органы юстиции, нотариальные палаты и налоговые органы.

Суды рассматривают жалобы на отказ в совершении нотариальных действий или неправильное их совершение.

Органы юстиции контролируют исполнение профессиональных обязанностей нотариусами государственных нотариальных контор, а нотариальные палаты — нотариусами, занимающимися частной нотариальной практикой.

Налоговые органы проверяют исполнение всеми нотариусами налогового законодательства.

Руководство органов юстиции нотариатом проявляется не только в контроле за профессиональной деятельностью государственных нотариусов. Оно включает осуществление значительно более широкого круга полномочий. К ним относятся:

mirznanii.com

НОТАРИАЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

НОТАРИАЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, ЗАПОЛНЕНИЕЕ РЕЕСТРОВ.

1. Регистрация нотариальных действий. Делопроизвод­ство в нотариальных конторах осуществляется в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции РФ совме­стно с Федеральной нотариальной палатой. Контроль за нота­риальным делопроизводством нотариусов, работающих в государственных нотариальных конторах, осуществляют органы юстиции, а за делопроизводством нотариусов, занимающихся частной практикой, — органы юстиции совместно с нотариаль­ными палатами.

Нотариальное производство состоит из нескольких частей:

1) регистрация нотариальных действий, предполагающая строгое соблюдение порядка ведения реестров для регистра­ции нотариальных действий;

2) заполнение нотариальных свидетельств и совершение удостоверительных надписей;

3) ведение делопроизводства, включающее в себя оформ­ление журналов, нарядов и книг, предусмотренные Инструкци­ей по делопроизводству в государственных нотариальных кон­торах РСФОР (далее — Инструкция по делопроизводству), утвержденная приказом Министра юстиции РСФСР от 19 авгус­та 1976 г., сохраняющая юридическую силу в настоящее время и применяемая как государственными, так и частнопрактикую­щими нотариусами.

Все нотариальные действия, совершаемые нотариусами, ре­гистрируются в реестре для регистрации нотариальных действий. Каждому нотариальному действию присваивается отдельный порядковый номер, который указывается на каждом экземпля­ре оформляемого нотариусом документа и в удостоверительных надписях. Реестры должны быть прошнурованы, а их листы пронумерованы. Количество листов реестров государственных нотариусов должно быть заверено подписью уполномоченного должностного лица соответствующего нотариальному округу органа юстиции субъекта федерации, которая скрепляется пе­чатью этого органа юстиции. Количество листов реестров част­нопрактикующих нотариусов заверяется подписями упол­номоченного должностного лица нотариальной палаты, членом которой является данный нотариус, и налоговой инспекции, со­ответствующей месту деятельности нотариуса. Подписи этих лиц скрепляются печатями нотариальной палаты и налоговой инс­пекции.

Регистрация нотариусом совершаемых им нотариальных действий является наиболее характерным и существенным при­знаком, отграничивающим нотариальную деятельность, направ­ленную на обеспечение зашиты прав и законных интересов об­ращающихся к нотариусу лиц, от деятельности иных правоохра­нительных органов. Запись нотариального действия в реестре производится нотариусом или иным работником нотариальной конторы в строго хронологическом порядке, после проверки всех необходимых оснований и условий совершения действия и только после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый нотариальной конторой документ подписаны нотариусом (не допускается запись в реестре карандашом).

В нотариальных конторах с разрешения органа юстиции или нотариальной палаты могут вестись несколько реестров. В этом случае каждому реестру присваивается самостоятельный индекс. Номера на документах обозначаются таким образом: № 1-1, № 1-2, № 2-1 и т.д., где первая цифра означает номер индекса, а вторая — порядковый номер записи. Номер индекса каждого реестра сохраняется без изменения в течение года. Если само­стоятельные реестры введены для записи определенных видов нотариальных действий, к индексу каждого реестра прибавля­ется буква, соответствующая наименованию нотариального дей­ствия, например: № 1К, № 2К, № ЗИ, №4Н, что означает, пер­вый и второй — реестры для записи свидетельствования верно­сти копий документов, третий — для записи исполнительных надписей, четвертый — для записи выданных свидетельств о праве на наследство и т.д. Номера на документах, записанных в такие реестры, обозначаются следующим образом: № 1К-1, № 1К-2 и т.д.; № 2К-1. № 2К-2 и т.д.; № ЗИ-1, № ЗИ-2 и т.д.; №4Н-1, №4Н-2 и т.д.

2. Документооборот в нотариальном делопроизводстве.

Типовые формы реестров для регистрации нотариальных дей­ствий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надпи­сей устанавливаются Министерством юстиции Российской Фе­дерации.

Структура и порядок заполнения реестра регистрации но­тариальных действий. Реестр содержит семь граф. В первой из них указывается порядковый номер нотариального действия с нового года. Нумерация производится в течение календарного года, продолжаясь в каждом следующем реестре. Номер, за которым зарегистрировано нотариальное действие, и дата, ука­занная во второй графе реестра, должны совпадать с теми, что указываются в документах.

При оформлении любого нотариального действия устанав­ливается личность обратившегося, поэтому в третьей графе ука­зываются наименование и место жительства лиц, по просьбе которых совершено нотариальное действие, или их представи­телей. В случае если за лиц, обратившихся за совершением нотариального действия, расписались другие, то указываются фамилии, имена, отчества этих граждан, а также переводчиков.

Прежде чем приступить к удостоверению сделок и ряда дру­гих нотариальных действий, нотариус обязан проверить дееспособность граждан, по просьбе которых сделка оформляет­ся. Дееспособность проверяется по документу; удостоверяю­щему личность. Графа четвертая так и называется: «Документ, удостоверяющий личность явившегося за совершением нота­риального действия». В ней указываются все реквизиты доку­мента и год рождения владельца в подтверждение его дееспо­собности.

Далее, в графе 5, описывается содержание нотариального действия. Если экземпляр нотариально оформленного документа остается в делах нотариальной конторы, то содержание его в реестре можно не описывать, а кратко указать, например, «До­говор купли-продажи квартиры», «Завещание».

В шестой графе указывается сумма взысканной государ­ственной пошлины или тарифа, размер которого соответствует госпошлине; причем отдельно указывается сумма за соверше­ние нотариальных действий и за составление проектов доку­ментов. Если документ или лицо, для которого совершается нотариальное действие, освобождены от уплаты госпошлины или тарифа, в графе 6 должно быть указано: «От уплаты госпошли­ны освобожден на основании (указывается основание освобож­дения от уплаты госпошлины)». В таком случае лица, получаю­щие нотариально оформленные документы, указывают в графе семь «Подпись в получении нотариально оформленного доку­мента», что документы получены бесплатно. При получении но­тариально оформленных документов лица, по просьбе которых они совершались, расписываются в получении их на руки.

Реестры должны вестись аккуратно, подчистки и заштриховывание не допускаются. Исправление должно быть оговорено нотариусом. В случае ошибок в нумерации нотариальных дей­ствий в реестре составляется акт об этом и приобщается к дан­ному реестру. Все свободные строки в реестре прочеркивают­ся, оставление пустых мест недопустимо.

Письмо Министерства юстиции СССР от 14 ноября 1986 г. предусматривает порядок заполнения как реестров для регист­рации нотариальных действий, так и нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуе­мых документах. Свидетельства подготавливаются нотариусами на чистых листах бумаги или на типографских бланках. Содер­жание свидетельств излагается в соответствии с формами, ут­вержденными Министерством юстиции СССР.

В свидетельствах о праве на наследство нотариус обяза­тельно указывает состав наследственного имущества, его оценку; в случаях наследования недвижимости — ее адрес. При насле­довании денежных вкладов их сумма не указывается.

Если наследуется имущество, в отношении которого были приняты меры к охране, то в свидетельстве о праве на наслед­ство может быть сделана ссылка на акт описи, составленный нотариальной конторой, с указанием даты описи и суммы опи­санного имущества, Если в состав этого имущества входят пред­меты, право собственности на которые возникает лишь после государственной регистрации, то свидетельства на такие пред­меты должны быть выданы отдельно или эти предметы должны быть указаны в них отдельными пунктами.

Если наследование осуществляется по завещанию несколь­кими наследниками, причем каждый наследует конкретное иму­щество, то в свидетельстве о праве на наследство должно быть указано имущество, завешанное каждому; и его оценка.

Следует отметить, что современная нотариальная практика отказалась от выдачи одного свидетельства о праве на наслед­ство всем наследникам независимо от того, наследуют ли они по завещанию конкретное имущество, или по закону или по за­вещанию в долях. Такое свидетельство является правоустанавливающим документом, и в жизни нередко возникают сложнос­ти из-за того, что единственный документ, устанавливающий право собственности многих, находится у одного из собствен­ников. В настоящее время нотариусы выдают каждому наслед­нику свидетельство о праве на наследство отдельно на каждое имущество, на причитающуюся ему долю или вид имущества.

Особым требованиям должны отвечать свидетельства о пра­ве на наследство на недвижимое имущество — дом, квартиру; дачу; земельный участок и автотранспортные средства. В тек­сте свидетельства необходимо указать размер дома, квартиры, дачи, земельного участка; полезную и жилую площадь, если речь идет о жилище; хозяйственные и бытовые надворные построй­ки; адрес; документ, на основании которого данное имущество принадлежит наследодателю; данные об оценке по справке бюро технической инвентаризации с указанием всех ее реквизитов. Кроме того, обязательно указание на то, что свидетельство под­лежит регистрации в регистрирующем органе по месту нахож­дения наследуемого имущества.

Содержание свидетельств о праве на наследство не может быть неизменным и зависит от обстоятельств конкретного на­следственного дела.

Если на имущество наследодателя выдается и свидетель­ство о праве собственности пережившему супругу, то в свиде­тельстве о праве на наследство делается отметка об этом с указанием доли имущества, на которое выдано свидетельство о собственности, и наоборот.

выдаче свидетельств о праве собственности обоим суп­ругам в свидетельстве указывается доля каждого из них; если же свидетельство выдается одному из супругов, то указывает­ся, что право собственности принадлежит такому-то супругу в 1/2 доле.

При выдаче свидетельств об удостоверении фактов нужно учитывать некоторые особенности, если удостоверение фактов происходило не в помещении нотариальной конторы. В таких случаях необходимо указывать, по какому точному адресу нота­риус удостоверился в этом лично. В обязательном порядке сле­дует указывать наименование и адрес лечебного учреждения в нотариально удостоверяемых документах, если они оформля­лись там.

Важно отразить в свидетельстве тот факт, что несовершен­нолетний гражданин явился в сопровождении отца или матери. В случае если несовершеннолетний пришел в нотариальную контору в сопровождении опекуна или попечителя, то вместо слов «отцом (матерью)» указывается; «опекуном (попечителем)». В свидетельстве должно быть указано, что личность граждан установлена, факт назначения гражданина Н, опекуном (попе­чителем) проверен.

Принимая на хранение документы, нотариус составляет их опись, которая подписывается гражданином, сдавшим документы на хранение, и нотариусом, Данная опись скрепляется со сви­детельством о принятии документов на хранение.

Свидетельство о передаче заявления может быть изложено на обороте экземпляра поданного заявления. В случаях, когда лицо, подавшее заявление, просит указать содержание получен­ного на заявление ответа или то, что к назначенному сроку ответа не последовало, то в свидетельстве следует указать: «На заявле­ние через означенную нотариальную контору от«_»___ 199_ г. получен ответ следующего содержания: «___»; или: «Ответ на заявление через означенную нотариальную контору до «_» _____ 199_ г. получен не был».

Нотариальные документы являются окончательно оформлен­ными после совершения нотариусом удостоверительной над­писи и подписания им документа. Только после этого нотари­альное действие регистрируется в реестре.

Текст удостоверительной надписи может быть напечатан на машинке, аккуратно написан от руки, проставлен мастичным штампом. В удостоверительной надписи четко и разборчиво должна быть указана фамилия и инициалы нотариуса, наименование нотариальной конторы; при этом могут использоваться штампы с фамилией нотариуса. Удостоверительная надпись обычно излагается на лицевой стороне документа, но может быть и на оборотной, Если удостоверительная надпись находится на лицевой стороне, то на обратной стороне против нее делается прочерк. Когда удостоверительная надпись излагается на об­ратной стороне документа, на лицевой его стороне указывается часть наименования населенного пункта, где расположена кон­тора, а на обратной стороне — остальная часть наименования.

В случае, когда удостоверительная надпись не помещается на документе, она может быть изложена на отдельном листе, прикрепленном к документу. В таком случае листы, на которых изложено содержание документа и удостоверительная надпись, прошнуровываются, число листов заверяется подписью и печа­тью нотариуса.

В тексте договоров, доверенностей, завещаний дата их со­вершения указывается полностью словами, в связи с этим в тексте удостоверительной надписи дата может быть указана сокращенно, например, 1 октября 1997 г.

Если стороны представили 6 нотариальную контору надле­жащим образом оформленный и уже подписанный договор, то в удостоверительной надписи нотариус не указывает, что дого­вор подписан в его присутствии, а вносит такую запись: «Сто­роны лично подтвердили, что договор подписан ими». Такое требование касается любых документов, подписанных гражда­нами не в присутствии нотариуса.

В случае совершения нотариального действия не в поме­щении нотариальной конторы, а на дому, в лечебном учрежде­нии и т.д. об этом делается отметка как в реестре, так и в удостоверительной надписи с указанием места и точного адреса совершения нотариального действия.

Если лицо, по просьбе которого совершается нотариальное действие, не может расписаться по болезни или другим причи­нам, за него расписывается другое лицо; это обязательно дол­жно быть отражено в удостоверительной надписи. В настоящее время все чаще граждане обращаются с просьбой одновремен­но оформить и перевод нотариального документа. В таком слу­чае в удостоверительной надписи указывается о совершении двух нотариальных действий.

3. Выдача дубликатов нотариально удостоверенных до­кументов. Нотариусы выдают выписки из реестров для регист­рации нотариальных действий по письменному заявлению фи­зических или юридических лиц, по поручению или в отношении которых совершались нотариальные действия, а также по пись­менному требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания, в связи с находящимися в их производстве уголовны­ми или гражданскими делами, а также по требованию арбит­ражных судов в связи с разрешаемыми ими спорами. В случае же утраты документов, удостоверенных или выданных нотариу­сами указанным лицам или органам, им выдаются дубликаты утраченных документов. Нотариусы также выдают дубликаты за­вещаний, поступивших на хранение от должностных лиц, имею­щих право на удостоверение завещаний в соответствии с зако­нодательством РФ.

Выдача дубликатов документов производится с соблюдени­ем требований российского законодательства о сохранении тай­ны совершения нотариальных действий. На дубликате, который должен содержать весь текст удостоверенного или выданного документа, совершается удостоверительная надпись по уста­новленной форме1.

Дубликат завещания может быть выдан за­вещателю, а после его смерти указанным в завещании наслед­никам по представлении свидетельства о смерти завещателя. В случае смерти наследников, которые были указаны в завеща­нии, дубликат завещания может быть выдан их наследникам по представлении ими свидетельства о смерти завещателя и умер­шего наследника, после которого они наследуют, а в необходи­мых случаях — и документов, подтверждающих родственные от­ношения наследников с наследодателем (если эти документы не были представлены ранее). По представлении указанных документов наследникам умершего гражданина может быть выдан и дубликат документа, подтверждающего принадлежность наследодателю наследственного имущества.

4. Порядок ведения дел в нотариальной конторе и но­тариусом, занимающимся частной практикой. Делопроиз­водство в государственной нотариальной конторе и у частно­практикующего нотариуса подчиняется одним и тем же требо­ваниям, закрепленным в Инструкции по делопроизводству. Соответствующая законодательству организация делопроизвод­ства в нотариальных конторах имеет важное значение для над­лежащего исполнения всеми нотариусами принятых на себя обя­зательств.

Для учета документов и контроля за их исполнением в нота­риальной конторе должны вестись следующие книги и журналы:

а) журнал входящей корреспонденции;

б) журнал исходящей корреспонденции:

в) разносная книга для местной корреспонденции;

г) книга жалоб и предложений;

д) контрольная картотека или папка.

За правильную организацию и ведение делопроизводства в государственной нотариальной конторе несет ответственность ее руководитель, а в конторе частнопрактикующего нотариуса — он сам. Частнопрактикующему нотариусу дано право своим рас­поряжением назначать ответственного, если кроме него есть другие нотариусы или помощник нотариуса, занимающегося частной практикой.

Служебные документы подготавливаются в соответствии с правилами, установленными Министерством юстиции РФ, а так­же требованиями сохраняющими силу соответствующими нор­мативно-правовыми актами РСФСР и СССР. Это касается веде­ния реестров для регистрации нотариальных действий, оформ­ления нотариальных документов, в том числе и для действия за границей.

При составлении документов организационно - распоряди­тельного характера следует руководствоваться названной Ин­струкцией по делопроизводству, а также необходимо соблю­дать требования Основных положений Единой государственной системы делопроизводства.

Так, на любом документе должно быть указано его наиме­нование: приказ, справка, отчет, сведения и т.д.; кроме того, должен быть составлен заголовок, который формулируется со­ставителем и должен быть предельно кратким и точно отражать содержание документа.

Определенные правила должны быть соблюдены и при на­писании адреса: кому адресуется документ, наименование уч­реждения или его структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата в да­тельном; почтовый адрес указывается после названия учрежде­ния. Дата на документе проставляется путем написания числа и года цифрами, а месяца — прописью, например, 20 января 1997 г.; или тремя парами арабских цифр — 20.01.97 г.

1Формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотари­альных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свиде­тельствуемых документах утверждены Министерством юстиции СССР 29 декабря 1973 г.

Если документ составлен на чистом листе бумаги, а не на бланке, то Дата проставляется слева внизу ниже подписи. В состав подписи входит обозначение должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка.

Регистрации подлежат все документы, поступающие в контору и требующие исполнения. Не регистрируются письма в адрес общественных организаций, личная переписка, любые другие документы, не связанные с деятельностью конторы. На всех входящих документах в правом нижнем углу первой стра­ницы проставляется регистрационный штамп. Все документы, подлежащие регистрации, вносятся в Журнал входящей коррес­понденции под порядковым номером; этот номер указывается в регистрационном штампе. В журнале обязательно указывается и номер наряда, в котором будет храниться этот документ пос­ле его исполнения.

Важно знать и строго выполнять следующее требование правил делопроизводства. Заявление о принятии наследства, выдаче свидетельств о праве на наследство, об отказе от на­следства, об оплате расходов за счет наследственного имуще­ства, претензии кредиторов, извещения о наложении запреще­нии отчуждения жилых домов, сообщения судебных и следствен­ных органов о наложении арестов на жилые дома обязательно регистрируются в Журнале входящей корреспонденции, если они поступили по почте, а затем передаются нотариусу для испол­нения. После этого они подлежат обязательной последующей регистрации в соответствующих книгах и журналах согласно.

Документ считается исполненным, когда решены все постав­ленные в нем вопросы и дан если это необходимо, ответ кор­респонденту. После исполнения документ подшивается в соот­ветствующий наряд, на нем делается отметка об исполнении, если нет документа, к примеру, ответа, подтверждающего факт исполнения документа. Отметка об исполнении представляет собой краткую справку об исполнении, а также слова «в наряд» или «в дело», где этот документ будет храниться. Такая отметка делается на первой странице первого листа, а если там нет места — на его обороте,

Все исходящие документы регистрируются в Журнале исхо­дящей корреспонденции. На зарегистрированных в нем докумен­тах ставится номер, соответствующий порядковому номеру по Журналу исходящей корреспонденции и номеру наряда (дела), в котором копия этого документа будет храниться. Корреспонден­ция отправляется по почте или через рассыльного. Рассыльный вручает документ адресату под расписку в Разносной книге.

Контроль за сроками и качеством исполнения документов осуществляет руководитель государственной нотариальной кон­торы и нотариус в конторе частнопрактикующего нотариуса.

Для более четкой организации деятельности нотариальной конторы и удобства делопроизводства в каждой нотариальной конторе составляется номенклатура дел. В каждой конторе со­ставляется своя номенклатура, но ее основой является пример­ная номенклатура. В номенклатуру дел должны быть включены все наряды (дела), которые ведутся в данной нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы. В конце каждого года номенклатура уточняется и вновь вводится с 1 января следую­щего года, В номенклатуре должны быть предусмотрены резер­вные номера на тот случай, если в течение года возникнет необходимость введения нового, не предусмотренного ранее на­ряда. По окончании года в номенклатуре делается итоговая запись о количестве заведенных нарядов (дел) и их экземпляров.

Экземпляр номенклатуры дел с итоговой записью является учетным документом для дел временного хранения, в связи, с чем хранится в архиве нотариальной конторы постоянно.

Все имеющиеся в нотариальной конторе документы после их исполнения формируются в наряды. Документы, поступив­шие в нотариальную контору и связанные с оформлением на­следственных прав, подшиваются в соответствующие наслед­ственные дела. Если наследственное дело в течение года не закончено производством, оно переходит в следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит. При форми­ровании нарядов учитываются документы одного делопроизвод­ственного (календарного) года. Внутри наряда документы распо­лагаются в хронологическом порядке. Годовые планы и отчеты хранятся в нарядах того года, к которому они относятся по со­держанию, независимо от времени их составления. Черновики, проекты, а также документы, не имеющие отношения к наря­дам, в них не подшиваются.

5. Хранение дел в нотариальной конторе и нотариусом, занимающимся частной практикой. Учет и хранение докумен­тов в нотариальной конторе производится в соответствии с Ос­новными правилами постановки документальной части дело­производства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР и указаниями о сроках хранения докумен­тальных материалов судов, нотариальных контор и других уч­реждений юстиции.

Нотариальные документы и документы, на основании кото­рых они совершены, а также реестры и книги учета хранятся в нотариальной конторе в течение десяти лет, а затем сдаются в государственные архивы.

На дела постоянного хранения составляются описи, кото­рые представляют собой перечень заголовков нарядов (дел) с включением необходимых сведений об их составе и содержании. Одновременно с подготовкой документов для хранения в нота­риальной конторе осуществляется отбор документов, подлежа­щих уничтожению. Отбор документов для уничтожения оформ­ляется актом.

При отборе документов для постоянного хранения и уничто­жения комиссия, создаваемая в нотариальной конторе из трех человек, руководствуется действующими правилами, инструк­циями Главного архивного управления, соответствующими ука­заниями Министерства юстиции. Уничтожение документов про­изводится после того, как описи на дела (наряды) постоянного хранения утверждены архивным учреждением.

Все документы до сдачи их в архив должны храниться в зак­рывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли, воз­действия солнечного света, и в условиях, обеспечивающих со­хранность.

Изъятие и выдача каких-либо документов из нарядов не раз­решается. В исключительных случаях по требованию суда, про­куратуры, органов следствия и дознания в связи с находящими­ся в их производстве уголовными или гражданскими делами такое изъятие может быть произведено с обязательным остав­лением заверенной копии изъятого документа, составлением протокола выемки или запроса суда.

В случае расторжения договора отчуждения из архива кон­торы выдается правоустанавливающий документ продавцу (да­рителю), имевшийся у него до заключения расторгаемого дого­вора об отчуждении имущества.

По окончании года в нотариальной конторе производится под­готовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в нарядах (делах), производится их оформление, дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твер­дую обложку документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются прочной ниткой в 3—4 прокола. Листы нарядов (дел) нумеруются карандашом в правом верхнем углу каждого листа документа. Если на листах уже была нумерация, но она не совпадает с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новые ставятся рядом. В конце каждого наряда производится запись о количестве прошитых и прону­мерованных листов с подписью ответственного лица. На обложке наряда должен быть заголовок в соответствии с номенклатурой дел, другие необходимые надписи — о количестве листов, годе образования. Записи должны быть совершены четко, свето­стойкими чернилами или тушью.

studfiles.net

Делопроизводство в нотариальных конторах » Буквы.Ру Научно-популярный портал

Делопроизводство в нотариальных конторах осуществляется в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой. Контроль за нотариальным делопроизводством нотариусов, работающих в государственных нотариальных конторах, осуществляют органы юстиции, а за делопроизводством нотариусов, занимающихся частной практикой — органы юстиции совместно с нотариальной палатой.

 

Нотариальное производство состоит из нескольких частей:

регистрация нотариальных действий, предполагающая строгое соблюдение порядка ведения реестров для регистрации нотариальных действий;

заполнение нотариальных свидетельств и совершение удостоверительных надписей;

ведение делопроизводства, включающее в себя оформление журналов, нарядов, книг, предусмотренных Инструкцией по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР от 19.08.1976 г., сохраняющей юридическую силу в настоящее время и применяемой как государственными нотариусами, так и нотариусами, занимающимися частной практикой.

Все нотариальные действия, совершаемые нотариусами, регистрируются в реестре для регистрации нотариальных действий. Каждому нотариальному действию присваивается отдельный порядковый номер, который указывается на каждом экземпляре оформляемого нотариусом документа и в удостоверительных надписях. Реестры должны быть прошнурованы, а листы пронумерованы. Количество листов реестров у государственных нотариусов должно быть заверено подписью уполномоченного должностного лица соответствующего нотариальному округу органа юстиции субъекта федерации, которая скрепляется печатью этого органа юстиции, а у нотариусов, занимающихся частной практикой, — заверяется и скрепляется печатями уполномоченного должностного лица нотариальной палаты, членом которой является данный нотариус, и налоговой инспекции, соответствующей месту деятельности нотариуса.

Запись нотариального действия в реестре производится нотариусом или иным работником нотариальной конторы в строго хронологическом порядке, после проверки всех необходимых оснований и условий совершения действия и только после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый документ подписаны нотариусом.

 

В нотариальных конторах с разрешения органа юстиции или нотариальной палаты могут вестись несколько реестров. В этом случае каждому реестру присваивается самостоятельный индекс. Номера на документах обозначаются следующим образом: №1-1, №2-1 и т.д., где первая цифра означает номер индекса, а вторая — порядковый номер записи. Номер индекса каждого реестра сохраняется, без изменений в течение года. Если самостоятельные реестры введены для записи определенных видов нотариальных действий, то к индексу каждого реестра добавляется литерное обозначение, которое соответствует наименованию нотариального действия, например: №1К, №2И, № 3Н,что означает — первый реестр для записи свидетельствования верности копий документов, второй — для записи исполнительных надписей, третий — для записи выданных свидетельств о праве на наследство и т.д.

Реестр содержит семь граф. В первой графе указывается порядковый номер нотариального действия с нового кода, (нумерация производится в течение календарного года непрерывно). Номер, за которым зарегистрировано нотариальное действие, и дата, оказанная во второй графе реестра, должны совпадать с теми, что указываются в документах.

При оформлении любого нотариального действия устанавливается личность обратившегося, поэтому в третьей графе указывается наименование и место жительства лиц, обратившихся за совершением нотариального действия, или их представителей.

В четвертой графе указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность, дата рождения лица, обратившегося к нотариусу.

В пятой графе описывается содержание нотариального действия. Если в делах нотариуса остается экземпляр нотариально оформленного документа, то его содержание в реестре не описывается, а указывается совершенное нотариальное действие (завещание, договор дарения и т.п.).

В шестой графе указывается сумма взысканной государственной пошлины (тарифа), причем отдельно указывается сумма за совершение нотариальных действий и за составление проектов документов. Если документ или лицо, для которого совершается нотариальное действие, освобождается от уплаты госпошлины или тарифа, то указывается основание освобождения от уплаты.

В седьмой графе проставляется подпись лица, которому выдается нотариально оформленный документ

Реестры должны вестись аккуратна, подчистки и заштриховование не допускаются. Исправления должны быть оговорены нотариусом. В случае ошибок в нумерации нотариальных действий в реестре, составляется акт и приобщается к данному реестру. Все свободные; строки в реестре прочеркиваются, оставление пустых мест не допускается.

Делопроизводство в государственной нотариальной конторе и у нотариуса, занимающегося частной практикой, подчиняется единым требованиям» закрепленным в Инструкции по делопроизводству.

Для учета документов и контроля за их исполнением в нотариальной конторе должны вести следующие книги и журналы:

журнал входящей корреспонденции;

журнал исходящей корреспонденции;

разносная книга для местной корреспонденции;

книга жалоб, и предложений,

контрольная картотека или папка.

За правильную организацию и ведение делопроизводства нотариус; занимающийся частной практикой, несет ответственность сам, а в государственной нотариальной конторе — ее руководители. Если у нотариуса, занимающегося частной практикой имеется помощник или штат технического персонала, то он может своим распоряжением назначать из их числа ответственного.

Служебные документы готовятся в соответствии с правилами, утвержденными Министерством РФ, а также, требованиями на основе сохранивших силу соответствующих нормативно-правовых актов РСФСР и СССР. Это касается ведения реестров для регистрации нотариальных действий, оформления нотариальных документов, в том числе и для действия за границей.

Регистрации подлежат все документы, поступающие в контору и требующие исполнения. Не регистрируются письма в адрес общественных организаций, личная переписка, любые другие документы, не связанные с деятельностью конторы. На всех входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп. Все документы, подлежащие регистрации, вносятся в журнал входящей корреспонденции под порядковым номером. Этот номер указывается в регистрационном штампе. В журнале обязательно указывается и номер наряда, в котором будет храниться этот документ после его исполнения.

Заявления о принятии наследства, выдаче свидетельств о праве на наследство, об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, претензии кредиторов, извещения о наложении запрещения отчуждения имущества, сообщения судебных и следственных органов о наложении арестов на жилые дома, обязательно регистрируются в журнале входящей корреспонденции, если они поступили по почте, а затем нотариусом принимаются к исполнению. После этого они подлежат последующей регистрации в соответствующих книгах и журналах.

Документ считается исполненным, если решены все поставленные в нем вопросы и дан, если это необходимо, ответ корреспонденту. После исполнения на документе делается отметка и он подшивается в соответствующий наряд. Отметка об исполнении представляет собой краткую справку об исполнении, а также слова «в наряд» или «в дело» для дальнейшего хранения. Такая отметка делается на первой странице документа, а если там нет места — на его обороте.

Все исходящие документы регистрируются в журнале исходящей корреспонденции. На зарегистрированных в нем документах ставится номер, соответствующий порядковому номеру по журналу исходящей корреспонденции и номеру наряда (дела), в котором копия этого документа будет храниться. Корреспонденция отправляется либо по почте, либо через рассыльного, который вручает документ адресату под расписку в разносной книге.

Для более четкой организации деятельности нотариальной конторы и удобства делопроизводства в каждой нотариальной конторе составляется номенклатура дел. В номенклатуру дел должны быть включены все наряды (дела), которые ведутся в данной нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы. В конце каждого года номенклатура уточняется и вновь вводится с первого января следующего года. В номенклатуре должны быть предусмотрены резервные номера на тот случай, если в течение года возникнет необходимость введения нового, не непредусмотренного ранее наряда. По окончании года в номенклатуре делается итоговая запись о количестве заведенных нарядов (дел) и их экземпляров.

Экземпляр номенклатуры дел с итоговой записью является учетным документом для дел временного хранения, в связи с чем, хранится в архиве нотариальной конторы постоянно.

Все имеющиеся в нотариальной конторе документы после их исполнения формируются в наряды. Документы, поступившие в нотариальную контору и связанные с оформлением наследственных прав, подшиваются в соответствующие наследственные дела. Если наследственное дело не закончено производством в течение года, то оно переходит в следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит. При формировании нарядов учитываются документы одного делопроизводственного (календарного) года. Внутри наряда документы располагаются в хронологическом порядке. Годовые планы и отчеты хранятся в нарядах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления.

Нотариальные документы и документы, на основании которых они совершены, а также реестры и книги учета хранятся в нотариальной конторе в течение десяти лет, а затем сдаются в госархивы.

На дела постоянного хранения составляется описи, которые представляют собой перечень заголовков нарядов (дел) с включением необходимых сведений об их составе и содержании. Одновременно с подготовкой документов для хранения в нотариальной конторе осуществляется отбор документов, подлежащих к уничтожению. Отбор документа» для уничтожения оформляется актом.

При отборе документов для постоянного хранения и уничтожения комиссия, создаваемая в нотариальной конторе из трех человек, руководствуется действующими правилами, инструкциями Главного архивного управления, соответствующими указаниями Министерства юстиции. Уничтожение документов производится после того, как описи на наряды (дела) постоянного хранения утверждены архивным учреждением.

Изъятие и выдача каких-либо документов из нарядов запрещена. В исключительных случаях по запросу суда, прокуратуры, органов следствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами. Такое изъятие может быть произведено с обязательным оставлением заверенной копии изъятого документа, составлением протокола выемки или запроса суда.

По окончания года в нотариальной конторе производится подготовка дел дня архивного хранения: уточняется систематизация документов в нарядах (делах), производится их оформление, дела постоянного или долговременного хранения заключаются в твердую оболочку, документы перекладываются в хронологическом порядке, прошиваются прочной ниткой в 3 – 4 прокола. Листы нарядов (дел) нумеруются карандашом в правом верхнем углу каждого листа. Если на листах уже была нумерация, но она не совпадает с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новые ставятся рядом. В конце каждого наряда производится запись о количестве прошитых и пронумерованных листов с подписью ответственного лица. На обложке народа должен быть заголовок в соответствии с номенклатурой дел, другие необходимые надписи о количестве листов, годе образования. Записи должны быть сделаны четко, светостойкими чернилами или тушью.

Для совершения нотариального действия документы должны соответствовать определенным требованиям. На них не должно быть стертых букв, слов, цифр не должно быть неоговоренных дополнений к написанному, зачеркнутых слов и иных исправлений. Если нотариус при проверке документов находит в них вышеперечисленные недостатки, то он отказывает в совершении нотариального действии и предлагает гражданину обратиться в ту организацию, которая выдала данный документ, для того чтобы она на том же документе, где были сделаны оговорки, удостоверила, что данное исправление правильно, и заверила оговорку печатью. Причем зачеркнутое слово должно читаться, а исправление пишется над зачеркнутым.

Документ, исполненный карандашом, вообще нотариусом не берется к рассмотрению независимо от того, как он написан, даже если он удостоверен печатью.

Если представленные документы изложены на двух и боле отдельных листах, они должны быть прошнурованы, листы их пронумерованы, а количество листов заверено подписью должностного лица и печатью предприятия, учреждения, организации, выдавшей документ.

Текст нотариально удостоверяемых сделок должен быть написан ясно и четко, относящиеся к содержанию документа числа и сроки обозначены хотя бы один раз словами, а наименования юридических лиц— без сокращений» с указанием адресов их органов (в необходимых случаях — также номера текущего (расчетного) счета к отделения банка). Фамилии, имена и отчества граждан должны быть написаны полностью с указанием их места жительства. При удостоверении сделок от имени иностранных граждан указывается и их гражданство.

Незаполненные до конца строки и другие свободные места на документах прочеркиваются, за исключением документов, предназначенных для действия за границей, в которых прочерки не допускаются.

Приписки и поправки должны быть оговорены и подтверждены подписью участников сделки и других лиц, подписавших сделку, заявление и т.п., а также в конце удостоверительной надписи подписью нотариуса и оттиском печати.

Исправления, сделанные в тексте документа, который не подписывается сторонами, в конце удостоверительной надписи оговариваются только нотариусом и подтверждаются его подписью и печатью.

Если документ, подлежащий удостоверению изложен неправильно или неграмотно, нотариус предлагает обратившемуся лицу исправить его или составить новый. По просьбе обратившегося лица, документ может быть составлен нотариусом.

В случаях, когда удостоверяемые, выдаваемые или свидетельствуемые документы изложены на нескольких отдельных листах, они должны быть прошнурованы, листы их пронумерованы, количество листов заверяется подписью нотариуса с приложением печати конторы.

Нотариальные действия, как правило, совершаются в день обращения гражданина к нотариусу. Однако нотариус вправе отложить и приостановить совершение нотариального действия при наличии определенных оснований. Основанием для отложения нотариального действия служат:

необходимость истребования дополнительных сведений от физических и юридических лиц;

направление документов на экспертизу.

Срок отложения совершения нотариального действия не может превышать одного месяца со дня вынесения постановления об отложении совершения нотариального действия.

По заявлению заинтересованного лица, оспаривающего в суде право или факт, за удостоверением которого обратилось другое заинтересованное лицо, совершение нотариального действия может быть отложено на срок не более десяти дней. Если в течение этого срока от суда не будет получено сообщение опоступлении заявления, нотариальное действие должно быть совершено.

В случае получения от суда сообщения о поступлении заявления заинтересованного лица, оспаривающего право или факт, об удостоверении которого просит другое заинтересованное лицо, совершение нотариального действия приостанавливается до разрешения дела судом.

Нотариус отказывает в совершении нотариального действия, если:

совершение такого действия противоречит закону;

действие подлежит совершению другим нотариусом;

с просьбой о совершении нотариального действия обратился недееспособный гражданин либо представитель, не имеющий необходимых полномочий;

сделка, совершаемая от имени юридического лица, противоречит целям, указанным в его уставе или положении;

сделка не соответствует требованиям закона;

документы, представленные для совершения нотариального действия, не соответствуют требованиям законодательства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Основы законодательства Российской федерации о нотариате, принятые 11 февраля 1993 года.

2. Инструкция о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР № 01/16-01, утверждена приказом министра юстиции РСФСР от 6 января 1987 г.

3. Инструкция по делопроизводству в государственных нотариальных конторах. Утверждена Министерством юстиции РСФСР 19 авг. 1976 г.

4. Власов Ю.Н. Нотариат в Российской Федерации. М., 1998.

5. Плетнев М.Ю. Нотариат. М., 2003.

6. Репин В.С. Настольная книга нотариуса. М., 1994.

    

    

    

bukvi.ru

ЛЕКЦИЯ № 24. Нотариальное делопроизводство. Адвокатура и нотариат: конспект лекций

ЛЕКЦИЯ № 24. Нотариальное делопроизводство

1. Нотариальное делопроизводство

Нотариальное производство – это совокупность установленных законодательством юридических действий нотариуса и лиц, обратившихся за совершением нотариального действия, направленных на совершение определенного нотариального действия.

Нотариальное делопроизводство в России осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой.

Весь процесс нотариального делопроизводства можно разделить на три взаимосвязанные стадии:

1) делопроизводство, осуществляемое в нотариальных конторах;

2) ведения реестра регистрации нотариальных действий.

Реестр – это специальная книга, в которую записываются составляемые при совершении нотариальных действий документы. Он должен быть надлежащим образом оформлен (листы нумеруются, прошиваются, а на обратной стороне последнего листа уполномоченными работниками юстиции или нотариальной палаты производится запись о количестве прошитых и пронумерованных листов, что направлено на невозможность подмены листов в реестре). Записи в реестр могут вносить сами нотариусы, их помощники, секретарь и другие работники нотариальной конторы;

3) заполнение нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей, формы которых установлены, Приказом Министерства юстиции РФ «Об утверждении Форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах». Но, помимо свидетельств и удостоверительных надписей существуют другие формы нотариальных документов. Так, нотариусом производится протест векселя в неплатеже, неакцепте и недатировании акцепта в соответствии с законодательными актами Российской Федерации о переводном и простом векселе. При совершении морского протеста изготавливается «акт о морском протесте».

За ведением нотариального делопроизводства осуществляется контроль. Причем, исполнение контроля за исполнением правил нотариального делопроизводства нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют органы юстиции республик в составе Российской Федерации, автономной области, автономных округов, краев, областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, а в отношении нотариусов, занимающихся частной практикой, – органы юстиции совместно с нотариальными палатами. Такая организация контроля за нотариальным делопроизводством направлена на обеспечение единообразия его ведения, а также реестра регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах.

Нотариальное делопроизводство ведется на языке, предусмотренном законодательством РФ, республик в составе РФ, автономной области и автономных округов. Статья 68 Конституции РФ устанавливает, что государственным языком РФ на всей ее территории является русский язык. Республики в составе РФ вправе устанавливать свои государственные языки.

Русский язык как государственный язык изучается в учебных заведениях. Но граждане России вправе обращаться в государственные органы, общественные организации, на предприятия и в учреждения РФ с предложениями, заявлениями, жалобами на государственном языке, родном языке или на любом другом языке народов РФ, которым они владеют. Ответы на заявления и жалобы граждан РФ, направленные в государственные органы, общественные организации, на предприятия и в учреждения РФ, должны даваться на языке обращения. В случае невозможности дать ответ на языке обращения используется государственный язык РФ.

Если же лицо, обратившееся за совершением нотариального действия, не владеет языком, на котором ведется нотариальное делопроизводство, то тексты оформленных документов должны быть переведены ему нотариусом или переводчиком.

Нотариус, не являясь юридическим лицом, имеет свою печать с изображением Государственного герба России, что символизирует деятельность нотариуса как официального лица, совершающего от имени государства нотариальные действия. В соответствии с Указом Президента РФ. «Об использовании Государственного герба Российской Федерации на печатях нотариусов» Государственный герб РФ помещается на печатях нотариусов и воспроизводится на оформляемых и (или) выдаваемых ими документах.

Делопроизводство нотариуса обычно включает: ведение документации, связанной с совершением нотариальных действий, организационно-распорядительной документации; работу с жалобами, заявлениями и иными письмами граждан и организаций; составление номенклатур, а также ведение архива нотариальной конторы.

Ответственность за организацию и правильную постановку делопроизводства и состояние архива возлагается на нотариуса.

2 Порядок совершения нотариальных действий

Специфика работы нотариусов в отличие от представителей других юридических профессий заключается в совершении нотариальных действий. Понятие нотариального действия неоднозначно. Выделяют динамическое и статическое понятия нотариального действия. Динамическое содержание процедуры нотариальной деятельности, выражается в последовательном совершении целой системы юридических фактов, статическое понятие нотариального действия трактуется как результат нотариального производства, как юридический факт

Можно выделить следующие признаки нотариального действия:

1) оно совершается только определенным, установленным федеральным законодательством кругом лиц – государственными и частнопрактикующими нотариусами, должностными лицами органов исполнительной власти и консульских учреждений. Компетенция данных лиц также регламентирована законом;

2) нотариальное действие совершаются от имени РФ;

3) каждое нотариальное действие должно быть предусмотрено федеральным законом. В Основах законодательства РФ о нотариате перечислен круг нотариальных действий, но данный перечень не исчерпывающий, так как законодательными актами РФ могут быть предусмотрены и иные нотариальные действия;

4) нотариальные действия осуществляются только в рамках специальной процедуры – нотариального производства;

5) нотариальное действие должно соответствовать требованиям законодательства не только по форме его совершения, но и по существу самого действия, определяемого нормами материального права;

6) обязательная уплата государственной пошлины либо нотариального тарифа в соответствии с законодательно установленными ставками.

В зависимости от субъекта, уполномоченного совершать нотариальные действия, порядок совершения нотариальных действий нотариусами устанавливается Основами законодательства РФ о нотариате и другими законодательными актами РФ и республик в составе РФ, порядок совершения нотариальных действий должностными лицами консульских учреждений устанавливается законодательными актами РФ, а порядок совершения нотариальных действий должностными лицами органов исполнительной власти в населенных пунктах, где нет нотариусов, устанавливается Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий, утверждаемой Министерством юстиции РФ.

Нотариальные действия обычно совершаются в нотариальной конторе. В некоторых случаях они могут быть совершены вне конторы, например, если граждане, для которых они совершаются, по уважительной причине не могут явиться к нотариусу. В этом случае в удостоверительной надписи на документе и в реестре для регистрации нотариальных действий записывается место совершения нотариального действия с указанием точного адреса. Стоит учесть, что при выезде нотариуса для совершения нотариальных действий заинтересованные лица возмещают фактические расходы, возникшие в связи с поездкой.

Нотариально удостоверяемые документы должны быть подписаны в присутствии нотариуса. Иначе, заинтересованное лицо должно лично у нотариуса подтвердить, что документ подписан им, и расписаться в реестре.

Для совершения удостоверительных надписей могут применяться штампы с текстом соответствующей надписи.

Для хранения документов, истребованных и оставленных после совершения нотариальных действий, нотариусы ведут наряды, которые обычно формируются по видам документов. Для хранения нотариальных свидетельств о праве на наследство и документов, на основании которых указанные свидетельства были выданы, устанавливается определенный порядок. После поступления первого заявления о принятии наследства заводится наследственное дело, после чего все последующие заявления о принятии наследства другими наследниками, об отказе от принятия наследства, о принятии мер к охране наследственного имущества подшиваются в данное дело. После выдачи свидетельства о праве на наследство листы наследственного дела нумеруются, подшиваются, и оно сдается в архив.

В случае утраты документов, экземпляры которых хранятся в делах нотариальной конторы, по письменным заявлениям граждан, законных представителей юридических лиц, от имени или по поручению которых совершались нотариальные действия, выдаются дубликаты утраченных документов.

Дубликат завещания может быть выдан завещателю, а после его смерти указанным в завещании наследникам при представлении свидетельства о смерти завещателя, а дубликат исполнительной надписи нотариусом может быть выдан лишь после удостоверения в том, что исполнительная надпись не предъявлялась к исполнению.

Дубликат документа должен содержать весь текст удостоверенного или выданного документа.

За совершение нотариальных действий, а также за составление проектов сделок, заявлений, изготовление копий документов, выписок из них, выдачу дубликатов документов с заинтересованных лиц взимается государственная пошлина или тариф в соответствии с действующим законодательством.

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

law.wikireading.ru

§ 3. Процедура нотариального производства. Настольная книга нотариуса

§ 3. Процедура нотариального производства

1. Понятие нотариального производства

Все юридически значимые действия, осуществляемые в процессе совершения нотариального действия, происходят в рамках правовой процедуры, которую, на наш взгляд, правильно называть нотариальным производством. Нотариальное производство является одной из разновидностей юридической деятельности. В этом смысле нотариальное производство представляет собой определенную совокупность юридических действий нотариуса и лиц, обратившихся за совершением нотариального действия, направленных на совершение определенного нотариального действия.

Из данного определения вытекают следующие признаки нотариального производства:

1) одним из его субъектов является нотариус;

2) предметом и результатом нотариального производства является совершение нотариального действия.

Нотариальная деятельность происходит в рамках определенной законом нотариальной процедурно-процессуальной формы, выступающей в качестве правового регламента, опосредующей совершение нотариальных действий. Таким образом, процедурно-процессуальная форма представляет собой нормативно установленный порядок осуществления нотариальной деятельности, выработанный на основе обобщения огромного опыта правоприменения[106]. Процессуальной судебной форме присущи следующие признаки: нормативность, непререкаемость, системность и универсальность[107].

Представляется, что все указанные признаки характерны и для нотариальной процедурно-процессуальной формы, и их изучение должно быть предметом специального исследования.

2. Виды нотариальных производств

Постановка данного вопроса является новой. В самом деле, едино ли по своим составляющим нотариальное производство либо оно распадается на ряд дифференцированных и отличающихся по содержанию производств? На наш взгляд, данный вопрос также нуждается в дополнительном изучении, однако уже в настоящее время можно говорить о некоторой дифференциации различных нотариальных процедур. Так, нотариальная процедура удостоверения сделки отличается от свидетельствования подлинности подписи на документах по составляющим ее элементам. Имеет определенные отличия по процедуре практически каждое из нотариальных действий, поэтому можно говорить, хотя бы в предварительном порядке, о наличии ряда видов нотариальных производств, различающихся по предмету деятельности и характеру совершаемого нотариального действия.

Поэтому можно выделить следующие виды нотариальных производств:

– по удостоверению сделок;

– по удостоверению юридических фактов;

– по свидетельствованию бесспорных фактических обстоятельств;

– по совершению охранительных действий;

– по подтверждению имущественных прав;

– по способствованию исполнению обязательств;

– по обеспечению доказательств;

– по приданию исполнительной силы документам и обязательствам.

3. Общая характеристика стадий нотариального производства

Нотариальное производство как юридически регламентированная деятельность складывается из определенных стадий, образующих в совокупности единое процессуальное целое. Можно выделить три стадии нотариального производства. Первая стадия – возбуждение нотариального производства, на которой решается вопрос о возможности совершения нотариального действия. Вторая стадия – установление юридического состава, необходимого для совершения нотариального действия. Третья стадия – совершение нотариального действия нотариусом либо отказ в совершении нотариального действия в зависимости от установленного фактического состава.

В гражданском и арбитражном процессах традиционно выделяется в качестве заключительной стадии исполнительное производство, в рамках которого происходит фактическая реализация судебного акта под контролем судебного пристава-исполнителя. В нотариальном производстве реализация нотариального акта происходит за рамками нотариальной процедуры путем совершения заинтересованными лицами соответствующих юридических действий. Такой порядок вполне соответствует сути нотариального производства как имеющего целью предупреждение споров и конфликтов и направленного на добровольное исполнение взятых на себя обязательств.

В отдельных случаях имеются специальные квалифицированные процедуры реализации нотариально удостоверенных актов. Так, нотариально удостоверенные соглашения об уплате алиментов и исполнительные надписи нотариусов имеют силу исполнительных документов и принудительно реализуются в рамках процедур, установленных Федеральным законом «Об исполнительном производстве».

Аналогичное правило предусмотрено в ст. 61 Федерального закона «Об ипотеке (залоге недвижимости)», согласно которой сумма, вырученная от реализации имущества, заложенного по договору ипотеки, после удержания из нее сумм, необходимых для покрытия расходов в связи с обращением взыскания на это имущество и его реализацией, распределяется между заявившими свои требования к взысканию залогодержателями, другими кредиторами залогодателя и самим залогодателем. Распределение производится органом, осуществляющим исполнение судебных решений, а если взыскание на заложенное имущество было обращено во внесудебном порядке – нотариусом, удостоверившим соглашение о таком порядке взыскания, с соблюдением правил ст. 319, п. 1 ст. 334 и п. п. 5 и 6 ст. 350 ГК, а также ст. 46 Закона об ипотеке. В данном случае нотариус фактически занимается правоисполнительной деятельностью, которая осуществляется им на основании поручения сторон по соглашению залогодателя и залогодержателя.

В отличие от гражданского и арбитражного процессов в нотариальном производстве не выделяется специальная стадия по пересмотру совершенных нотариальных действий и внесению исправлений в нотариальные акты. Ранее уже отмечались способы исправления ошибок в совершенных нотариальных действиях, которые имеют специфический характер. Поэтому исправление ошибок в нотариальных актах происходит за рамками нотариального производства.

Следует подчеркнуть, что все указанные стадии – возбуждение нотариального производства, установление юридического состава, необходимого для совершения нотариального действия, и совершение нотариального действия нотариусом (либо отказ в совершении нотариального действия – в зависимости от установленного фактического состава) – выделяются в сугубо аналитическом плане, поскольку в обособленном виде они существуют по нотариальным действиям большой сложности и протяженным по времени, например при ведении наследственных дел. При совершении относительно несложных нотариальных действий, например свидетельствовании подписи на документе, практически все стадии нотариального производства осуществляются одновременно и их обособленное выделение вряд ли возможно.

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

law.wikireading.ru

Виды нотариальной деятельности

Нотариальная контора нотариуса Кузнецова Николая Ивановича совершает все нотариальные действия, предусмотренные «Основами законодательства РФ О нотариате» и другими нормативными актами Российской Федерации:

1. удостоверяют
   • сделки (договора купли-продажи, мены, дарения квартир, жилых домов, предприятий, зданий и т. п., в том числе любого другого движимого имущества),
   • сделки, направленные на отчуждение, залог доли, части доли в уставном капитале Общества с ограниченной ответственностью (ООО)
   • ренты, в том числе пожизненного содержания с иждивением,
   • аренды имущества,
   • займа,
   • залога (ипотеки),
   • брачный договор,
   • поручительства,
   • другие договора.
2. выдают свидетельства о праве на наследство и принимают меры к охране наследственного имущества;
3. выдают свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов;
4. налагают и снимают запрещения отчуждения имущества;
5. свидетельствуют верность копий документов и выписок из них;
6. свидетельствуют подлинность подписи на документах;
7. свидетельствуют верность перевода документов с одного языка на другой;
8. удостоверяют факт нахождения гражданина в живых;
9. удостоверяют факт нахождения гражданина в определенном месте;
10. удостоверяют тождественность гражданина с лицом, изображенным на фотографии;
11. удостоверяют время предъявления документов;
12. передают заявления физических и юридических лиц другим физическим и юридическим лицам;
13. принимают в депозит денежные суммы и ценные бумаги;
14. совершают исполнительные надписи;
15. совершают протесты векселей;
16. предъявляют чеки к платежу и удостоверяют неоплату чеков;
17. принимают на хранение документы;
18. совершают морские протесты;
19. обеспечивают доказательства;
20. регистрируют уведомления о залоге движимого имущества;
21. выдают выписки из реестра уведомлений о залоге движимого имущества;
22. удостоверяют принятия общим собранием участников хозяйственного общества решений и состава участников общества, присутствовавших при его принятии;
23. свидетельствуют тождественность электронного и бумажных документов.

В соответствии с Приказом УПРАВЛЕНИЯ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ по МОСКВЕ № 187-н от 01 июля 2005 г. «О наделении нотариусов г.Москвы полномочиями по ведению наследственных дел в системе централизованного учета» Нотариус г. Москвы Н.И. Кузнецов наделен полномочиями по ведению наследственных дел в системе централизованного учета, выдаче свидетельств о праве на наследство и принятию мер к охране наследственного имущества граждан, умерших после 31 июля 2005 года, по всем адресам города Москвы.

Законодательными актами Российской Федерации могут быть предусмотрены и иные нотариальные действия.

kuznetsovni.ru

---

• 
  Образец приказ о назначении ликвидатора ооо
• 
  Заявка образец бланк
• 
  Онлайн калькулятор земельного налога
• 
  Заявка образец бланк
• 
  Производственная линия по производству
• 
  Производственная линия по производству
• 
  Образец заполнения сведения об организации охраны труда
• 
  Образец заявление о регистрации по месту жительства новорожденного образец
• 
  Как выращивать страусов в домашних условиях
• 
  Как вывести деньги с предприятия законно
• 
  Как выложить свой товар на алиэкспресс