Приказ на сокращение штата работников образец: Полная информация для работы бухгалтера

Содержание

пошаговая инструкция и порядок проведения процедуры, правила, выплаты, уведомления

Если ситуация в бизнесе изменилась и работодателю не нужно столько сотрудников, сколько работает сейчас, он может сократить их количество или определенные должности. Главное — заранее уведомить об этом сотрудников, подготовить необходимые документы и выплатить положенные компенсации.

Статья будет полезна компаниям и ИП с сотрудниками, руководителям и кадровикам.

Что такое сокращение

Сокращение — это один из способов уволить сотрудников по инициативе работодателя. Так увольняют, если сотрудников стало больше, чем работы для них, или если некоторые должности за короткое время стали не нужны.

Как уволить сотрудника, если он против

На заводе работало 5000 человек. Из-за пандемии границы закрыли, а количество заказов упало на 60%. Руководство завода решило сократить 3000 человек, чтобы сохранить бизнес.

В законе указаны два вида сокращений: численности и штата работников. Рассказываем, в чем между ними разница.

Сокращение — п. 2 ст. 81 ТК РФ

Сокращение численности работников. Применяют, когда нужно уменьшить количество сотрудников, занимающих одинаковую должность. Например, раньше в компании было шесть менеджеров на 100 клиентов, а теперь количество клиентов снизилось вдвое и для работы достаточно трех менеджеров.

Таким образом можно сократить сотрудников на нескольких должностях. Например, одновременно уменьшить количество экономистов, юристов и специалистов по закупкам. Однако сами должности останутся в штатном расписании.

Сокращение штата работников. В этом случае увольняют всех сотрудников, занимающих определенную должность, и исключают ее из штатного расписания. С помощью сокращения штата можно уволить целую группу или отдел. Например, в компании было два бухгалтера, а теперь планируют от них отказаться и перейти на услуги бухгалтерской аутсорсинговой компании, потому что так выгоднее.

Далее разберем категории работников, кого нельзя сокращать и кто имеет преимущество при сокращении.

Кого нельзя сократить

Законом предусмотрены категории сотрудников, которых нельзя уволить по сокращению.

ст. 261 ТК РФ

К ним относят:

женщин с детьми до трех лет. При этом не важно, находятся они в отпуске по уходу за ребенком или уже работают;
одиноких родителей с ребенком до 14 лет или ребенком-инвалидом до 18 лет;
единственных кормильцев ребенка-инвалида до 18 лет или семьи с тремя и более детьми, если младшему ребенку менее трех лет. Применимо в том случае, если второй родитель официально не трудоустроен;
сотрудников, которые находятся на больничном или в отпуске. Таких работников можно сократить после выздоровления либо выхода из отпуска;
беременных женщин.

Женщина может не знать о беременности во время сокращения. Но когда узнает, может потребовать от работодателя восстановить ее в должности, даже если к этому времени беременность сохранить не удастся. Если откажут, она может обратиться в суд.

п. 25 постановления Пленума ВС РФ от 28.01.2014 № 1

Сотрудницу сократили. Она узнала о беременности и восстановилась на работе через суд

Ситуация. Сотрудница работала начальницей технического отдела и три года была в отпуске по уходу за ребенком. После выхода из отпуска она узнала, что весь ее отдел сократили. Затем сотрудницу тоже уволили по сокращению штата.

Уже после сокращения женщина узнала, что беременна, и обратилась к работодателю с просьбой восстановить ее на работе. Работодатель отказал, и женщина обратилась в суд.

Аргументы. Представитель работодателя в суде заявил, что последние два года компания работает в убыток и сотрудницу сократили из-за финансовых затруднений. А так как на момент сокращения работодатель о беременности не знал, то и закон не нарушил. Возвращать женщину некуда: ее отдел упразднили.

Решение. Суд разъяснил, что, если на момент сокращения сотрудница была беременна, она имеет право восстановиться в должности даже после увольнения. При этом финансовые трудности компании значения не имеют. Суд обязал восстановить женщину на работе.

Решение по делу № 2-973/2020

Преимущества при сокращении

В законе указано, что больше прав сохранить работу при сокращении имеют сотрудники с более высокой квалификацией и производительностью. Например, если на производстве один станочник делает 10 изделий, а другой — 20, то сокращают первого.

Преимущества — ст. 179 ТК РФ

Также законом предусмотрены категории сотрудников, которые имеют преимущества при равной квалификации и производительности:

семейные, при наличии двух и более иждивенцев;
сотрудники, у которых в семье больше никто не работает;
работники, которые за время работы у этого работодателя получили увечье или профессиональное заболевание;
инвалиды боевых действий при защите Отечества;
работники, которые трудятся и одновременно проходят профессиональное обучение.

Если стоит выбор между сотрудниками, которые работают одинаково, оставляют тех, кто подходит под какую-либо категорию из списка.

Как сократить работника

Общий порядок увольнения — на схеме.

Loading…

Расскажем о процедуре сокращения работников подробнее.

Выпустить приказ о сокращении. Утвержденной формы приказа нет, она остается на усмотрение работодателя. В нем нужно указать должности и количество штатных единиц, которые попадают под сокращение.

Компания должна выпустить приказ как минимум за два месяца до сокращения. Для ИП точно срока нет, обычно уведомляют за две недели. Исключение — сезонные работники и работники, с которыми трудовой договор заключен на срок до двух месяцев. Первых организации уведомляют за семь календарных дней, вторых — за три дня. На ИП эти сроки не распространяются.

Кроме того, в приказе можно утвердить членов комиссии, которые будут заниматься сокращением. Например, бухгалтера, заместителя директора и кадрового специалиста. Эти люди будут заниматься документами и увольнениями от лица работодателя. Они же будут устанавливать преимущественное право остаться на работе для сотрудников, должности которых планируют сократить.

Loading…

Пример приказа при сокращении штата

Уведомить сотрудников. Для уведомления сотрудников действуют те же сроки, что и для приказа: для компаний — минимум за два месяца, ИП — обычно за две недели.

Сразу сократить сотрудника нельзя. Сначала работодатель должен предложить любую другую вакансию, даже если она ниже по статусу. Например, если ранее сотрудник работал менеджером и у него есть водительские права, ему можно предложить вакансию водителя. В случае если у работодателя нет для работника подходящих вакансий или работник сам от них отказывается, его сокращают.

Гарантии при сокращении — ст. 180 ТК РФ

Если у работодателя во время сокращения появляются вакансии, он должен сначала предложить их тем сотрудникам, которых планирует сократить. Тех, кто согласен, переводят на новые должности.

Утвержденной формы уведомления нет, но нужно указать вид сокращения: численности работников или штата. Если увольнение по сокращению штата, на следующий день после сокращения нужно будет исключить эту должность из штатного расписания.

Уведомление составляют письменно в двух экземплярах. На каждом экземпляре стороны ставят свои подписи. Один остается у работодателя, второй отдают сотруднику.

Loading…

Пример уведомления сотрудника о предстоящем сокращении штата

Уведомить центр занятости. Сделать это нужно по утвержденной форме из приказа Минтруда. Там перечислены пункты, которые нужно указать, в том числе ФИО, должности сотрудников, которых планируют сократить, и их зарплаты.

Приказ Минтруда России от 26.01.2022 № 24

Для отправки уведомления действуют те же сроки, что и для приказа и уведомления сотрудников: для компаний — минимум за два месяца, ИП — в среднем за две недели. Исключение — массовое сокращение работников. Например, если в компании за месяц уволят сразу 50 человек. В этом случае уведомить нужно минимум за три месяца. Основные критерии массовости — в постановлении Правительства, ссылка — справа на полях.

Постановление Правительства РФ от 05.02.1993 № 99

Оформить приказ об увольнении. Законом не предусмотрен утвержденный шаблон приказа. По желанию можно использовать форму Т-8 или составить собственную.

Шаблон по форме Т-8

В приказе нужно указать дату увольнения сотрудника, его ФИО, должность и основание увольнения. В качестве основания подойдет такая формулировка: «Сокращение штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Приказ нужно подготовить ко дню увольнения или заранее. Сотрудник в день увольнения должен ознакомиться с документом и поставить подпись.

Сделать запись в трудовой книжке или выдать форму СТД-Р. Если у сотрудника бумажная трудовая книжка, в день увольнения в ней нужно сделать запись об увольнении с указанием причины. Подойдет такая формулировка: «Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Если у работника электронная трудовая книжка, в день увольнения ему выдают заполненную форму СТД-Р с аналогичной записью.

Как работать с электронными трудовыми

Подготовить документы для сотрудника. В день увольнения сотруднику нужно выдать необходимые документы:

трудовую книжку или форму СТД-Р;
расчетный листок;
справку о сумме заработка для расчета больничного по форме 182н;
сведения о стаже по формам СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и раздел 3 РСВ.

Сотрудник может попросить дополнительные документы, например справку о доходах, копии кадровых приказов или справку о среднем заработке для центра занятости.

Рассчитать сотрудника. В день увольнения сотрудника нужно полностью рассчитать.

Что положено сотруднику при сокращении:

заработная плата за отработанные дни;
компенсация за неиспользованный отпуск, если он есть;
выходное пособие в размере среднемесячного заработка.

Важно помнить, что за задержку расчета при увольнении предусмотрены штрафы: для ИП — до 5000 ₽, для компаний — до 50 000 ₽. Поэтому рассчитать сотрудника нужно вовремя.

ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ

Гарантии сотрудникам при сокращении

Законом предусмотрены дополнительные выплаты для сотрудников, которые попали под сокращение. Расскажем, в каком случае они полагаются и в каком размере.

Среднемесячный заработок на период трудоустройства. Если в течение второго месяца сотрудник не найдет работу, он может получить от работодателя еще один среднемесячный заработок. В некоторых случаях по решению центра занятости такая выплата положена бывшему работнику и за третий месяц без работы после сокращения.

Компенсации — ст. 178 ТК РФ

Компенсация за третий месяц положена, если в течение 14 рабочих дней после сокращения сотрудник встал на учет в центр занятости. Чтобы получить выплату, работник должен подать работодателю заявление в течение 15 календарных дней после окончания предыдущего месяца, за который он не нашел работу. Например, если второй безработный месяц — февраль, сотрудник должен успеть до 15 марта. Работодатель должен перечислить деньги работнику в течение 15 календарных дней после заявления.

Досрочное увольнение. Если стороны трудового договора не против, организация может сократить человека не через два месяца, а раньше. Например, сотрудник уже нашел другую работу и не против уволиться, а работодателю не придется начислять компенсацию за неиспользованный отпуск еще за два месяца.

В этом случае работнику положена дополнительная компенсация. Размер компенсации рассчитывается как средний заработок работника за оставшиеся дни до увольнения. Например, если сотрудника увольняют 15 марта 2022 года вместо 30 марта, ему полагается средний заработок за 11 рабочих дней до сокращения.

Гарантии при сокращении — ст. 180 ТК РФ

Если до дня увольнения много времени, а работы для сотрудника нет, работодателю выгоднее объявить ему простой по внутренним причинам. Тогда придется выплатить не зарплату, а 2/3 среднего заработка за время простоя.

Как оплачивать простой по вине работодателя

Как еще можно уволить сотрудника

Если работник не против, его можно уволить по соглашению сторон. Тогда работодателю не придется возиться с документами и уведомлять центр занятости. Но в этом случае о размере выходного пособия придется договариваться отдельно и фиксировать его в соглашении. По умолчанию пособие не платят.

Как уволить по соглашению сторон

Соглашение сторон — это обоюдное желание. Поэтому и сотрудник, и работодатель вправе предлагать свои условия и договариваться, как расстаться. Например, работодатель может согласиться на выплату двух окладов, а сотрудник — уволиться без отработки на следующий день. Главное — заранее прописать все договоренности в соглашении об увольнении.

Пример соглашения о расторжении трудового договора

Читайте новости в Telegram Бизнес-секретов

Анонсы мероприятий, ответы от юристов и полезные статьи о бизнесе

Читать Telegram

Образец приказа на сокращение штата работников

Приказ о сокращении штата

Сокращение штата работников — весьма трудоемкая и сложная процедура, требующая точного соблюдения каждого шага. К сокращению штата работников руководство прибегает в следующих случаях:

Роспуск организации.
Ликвидация должности.
Ликвидация отдела целиком.
Уменьшение количества работников.
Изменение самой структуры фирмы.

Первый и самый важный шаг — оформить приказ о сокращении штата работников.

Приказ о сокращении штата, или решение о сокращении, может иметь две формы:

Приказ об изменении штатного расписания. Используется если при сокращении работников некоторые должности ликвидируются полностью.
О сокращении численности работников. Форма приказа о сокращении, включающая в себя ликвидацию нескольких различных должностей.

Зачастую во время массовых увольнений используются сразу обе формы приказа о сокращении штата.

При сокращении штата работников необходимо создать соответствующую комиссию. В обязанности комиссии по сокращению штата будет входить следующее:

Подготовка списка сотрудников.
Подбор вакансий и предоставление уволенным сотрудникам новых рабочих мест.
Отправка уведомления о сокращении штата в орган занятости и непосредственно сотрудникам.

Содержание статьи:

Приказ о сокращении штата образец
Уведомление в орган занятости
Как правильно уведомить работника о сокращениях штата?
Образец уведомления
Работа с профсоюзом

Приказ о сокращении штата образец

ПРИКАЗ (указать номер приказа)

О сокращении численности работников и изменении штатного расписания

Причина сокращения

ПРИКАЗЫВАЮ:

Список профессий, попавших под сокращение штата.
Список, включающий должности к сокращению и перечень сотрудников, эти должности занимающих (если таковые уже определены).
Когда приказ о сокращении вступает в силу.
Учреждение комиссии, ее состав.
Обязанности комиссии по сокращению штатов
ФИО представителя комиссии

Должность, число, подпись.

Это достаточно универсальный образец приказа, который может быть пополнен перечнем дополнительных документов, обоснований и прочим. Скачать образцы приказов для различных ситуаций можно в нашей статье ниже.

Уведомление в орган занятости

Определенной строгой формы уведомление не имеет. Однако оно должно включать следующее:

Номер приказа или приказов о сокращении.
Дату.
Обоснование.
Перечень работников. В нем следует указать: ФИО, должность, оклад, номер трудового договора, образование.

Как правильно уведомить работника о сокращениях штата?

Уведомление работника о приказе должно происходить не позднее:

Семи дней для сезонных работников.
Трех дней для сотрудников с контрактом длительностью менее двух месяцев.
Двух месяцев для всех основных категорий работников.

Образец уведомления

Стандартной формы не существует. Следует включить

Основание: номер приказа, краткое изложение его сути, обоснование его законности.

Предложение о переводе с указанием: должности, оклада, требуемой квалификации. Так же необходимо указать, что в случае отказа от перевода будет оформлено увольнение по сокращению.

Полная информация и выплате пособия по сокращению.

Каждое заявление должно иметь роспись директора и сотрудника.

Что можно предложить сотруднику при сокращениях штата?

Уведомление в двух экземплярах. Один у работодателя в личном деле работника, второй — у сотрудника.

Если сотрудник, попавший под сокращение штатов, согласен на перевод:

В его трудовой договор вносятся все необходимые дополнения, указывающие на факт его перевода с одной должности на другую.
Издать приказ о переводе. Основой может служить образец оформления приказа №Т-5
Внести соответствующие записи в трудовую книжку
Указать информацию о переводе в личном деле сотрудника.

Соглашение о досрочном увольнении

Что нужно отметить в трудовой книжке сотрудника при сокращении работников?

Сокращение должности значительно отличается от обычной процедуры увольнения. В трудовой книжке необходимо указать причину сокращения штатов, номер приказа, дату.

Работа с профсоюзом

Уведомить представителей профсоюза как и обычных сотрудников — за два месяца. Даже если работников профсоюза не сокращают. Уведомление как и в службу занятости. Профсоюз уведомляется о сокращении в первую очередь.

Направить в профсоюз копию приказа и его обоснование.

Почему важно грамотно подойти к сокращению штата?

Нет штрафов. Большинство проблем с уменьшением штата работников связано именно с уведомлениями. Если оно пришло позднее двух месяцев то работник в праве рассчитывать на денежную компенсацию.

Можно избежать конфликта с профсоюзом и трудовой инспекцией. Уменьшение штата работников, проведенное согласно всем нормам закона, не может быть оспорено профсоюзом или отменено трудовой инспекцией.

Политика увольнений, сокращений и отзывов [шаблон]

Улучшите имидж своей компании с помощью Zippia

Иногда в бизнесе все идет не по плану. Когда вам нужно сократить расходы, чтобы остаться на плаву, увольнения могут быть вариантом, который предлагается рассмотреть. Увольнения — одна из самых сложных вещей, с которыми вы можете столкнуться в качестве менеджера или супервайзера, поэтому важно понимать, как работает этот процесс и какие политики следует применять.

Масштабные увольнения могут резко повлиять на моральный дух и удовлетворенность работой оставшихся сотрудников, поэтому к ним часто прибегают в крайнем случае в трудные времена. Подготовка ваших сотрудников на случай, если подобное событие произойдет с вашей компанией, очень важна как для вас, так и для ваших сотрудников.
Ключевые выводы:

Увольнения могут происходить по разным причинам, включая переезд, выход из бизнеса или сокращение расходов.
Увольнения не должны стать неожиданностью для ваших сотрудников, а это означает, что вы должны быть открытыми, прозрачными и честными со своими командами.
Всегда координируйте свои действия с отделом кадров при создании политики увольнений.

Что такое увольнение?

Иногда увольнение может означать две разные вещи. Во-первых, для сотрудников, не входящих в профсоюзы и работающих по контракту, увольнение означает ликвидацию их должности, сокращение занятости на полной ставке или сокращение времени, которое занимает должность из-за отсутствия работы, нехватки средств или реорганизация.

Для постоянных сотрудников, работающих полный рабочий день, сокращением является ликвидация должности или команды из-за ограниченного объема работы, нехватки средств или реорганизации. Как правило, компании, которые увольняют своих сотрудников, делают это на постоянной основе; однако бывают случаи, когда компании используют временные увольнения, чтобы облегчить свое финансовое бремя, чтобы добраться до места, где они снова будут готовы к этому персоналу.

Почему происходят увольнения?

В зависимости от потребностей компании и ее финансового состояния руководство организации может принять решение об увольнении. Если вы беспокоитесь об увольнении в вашей компании, может быть полезно знать общие причины, по которым происходят увольнения. Вот некоторые из наиболее распространенных причин увольнений.

Переезд. Иногда компании решают, что выгоднее перевести компанию в другое место в стране. Это может быть из-за нехватки места или из-за близости к городу, который ценен для прибыли. Если сотрудники не могут или не хотят переезжать, их могут уволить.
Выход из бизнеса. Если компания закрывается или близка к закрытию, она начнется с увольнений, обычно волнами. Они могут принять решение сохранить персонал, который может поддерживать минимальные операции в рамках бизнеса, но когда компания окончательно расформируется, оставшиеся сотрудники также могут быть уволены.
Снижение затрат. Иногда компаниям приходится сокращать расходы. Это может быть по любой причине, например, из-за пандемии COVID-19, необходимости погасить долги или потерять финансовую поддержку со стороны инвесторов. Компания может увольнять сотрудников, чтобы сэкономить деньги, или направить эти средства в другое место.
Слияние или поглощение. Когда две компании сливаются вместе или одна компания приобретает другую, как правило, происходит дублирование в различных отделах. Иногда сотрудников сохраняют, чтобы они присоединились к команде их коллег, но иногда они могут быть уволены.

Этические подходы к увольнениям

Увольнения могут быть не только разрушительными, но и потенциально неловкими для ваших сотрудников. Как работодатель, которому нужно поддерживать имидж бренда, вы должны быть уверены, что справляетесь с увольнениями, если они произойдут в вашей компании, с достоинством. Это помогает как вашим уволенным сотрудникам, так и сотрудникам, которые остаются в вашей компании.

Во-первых, убедитесь, что вы часто общаетесь. Увольнения не должны стать неожиданностью для ваших сотрудников, если они знают, что дела идут плохо. Обсуждение и признание того, в чем ваш бизнес привлекает людей и может даже помочь руководству в решении проблем. Не лгите своим сотрудникам и не пытайтесь преуменьшить серьезность вашей ситуации.

При подготовке к увольнениям не ходите вокруг да около. Обсудите возникший вопрос и заблаговременно сообщите своим сотрудникам, что увольнение может быть неизбежным. Кроме того, не делегируйте увольнения кому-то, кого сотрудник не знает, например, отделу кадров. Менеджеры всегда должны проводить увольнения в своей команде в беседе один на один.

Отправляя своим сотрудникам сообщение об увольнении, убедитесь, что вы делаете это с уважением и прислушиваетесь к реакции ваших сотрудников. Людям может понадобиться выговориться, захотеть побыть одному или вернуться домой, или им может понадобиться объяснение. Будьте готовы предоставить этим людям то, что им нужно, чтобы чувствовать себя лучше в этой ситуации.

Наконец, убедитесь, что вы можете предоставить своим сотрудникам помощь по трудоустройству. Иногда компании предоставляют шесть месяцев услуг по поиску работы или доступ к различным инструментам, которые могут помочь им найти работу после увольнения. Это помогает этим людям почувствовать, что вы относитесь к ним как к людям, а не как к денежному ограничению.

Как написать политику увольнения

При написании политики увольнения для вашей компании необходимо выполнить несколько шагов. Во-первых, вам нужно будет координировать свои действия с более широкой командой. Уведомляйте отдел кадров и сообщайте о причинах увольнения. Подумайте о причинах, по которым может произойти увольнение, и определите любые действия после увольнения, которые могут быть применимы к вашей компании.

Далее рассмотрим процесс отзыва. Это будет процесс, при котором уволенные сотрудники могут оставаться в списке отзыва на срок до шести месяцев или до тех пор, пока руководство не решит, что увольнение является постоянным. Это может включать в себя такие вещи, как кредит за выслугу лет или возмещение работнику некоторой заработной платы или медицинских пособий, которые он, возможно, потерял во время своего отпуска.

Вы также можете рассмотреть такие вещи, как оплачиваемый отпуск, накопленный сотрудниками, или права на пособие по безработице. Правила по безработице различаются в зависимости от штата, поэтому вам может потребоваться обратиться в местное бюро по безработице за инструкциями о том, как это работает, чтобы вы могли лучше направлять своих сотрудников.

Еще одна вещь, которую следует учитывать, это выходное пособие для уволенных сотрудников. Важно помнить, что, несмотря на то, что это разрушительное время для вашей компании, ваши сотрудники также почувствуют потерю и могут даже изо всех сил пытаться поддерживать себя. Выходное пособие, если это уместно в вашей ситуации, — отличный способ обеспечить плавный переход для ваших сотрудников.

Шаблон письма об увольнении

Чтобы проинформировать своих сотрудников об увольнении, вы можете отправить электронное или печатное письмо. В этом письме работнику будет предоставлена вся необходимая информация об увольнении, что максимально упростит процесс. Ниже представлен образец приказа об увольнении.

Уважаемый сотрудник,
С сожалением сообщаем вам, что мы должны уволить вас с должности менеджера по маркетингу с 6 августа 2022 г. Это увольнение следует считать временным до 6 января 2023 г. или до тех пор, пока руководство не сообщит вам, что увольнение является постоянным, в зависимости от того, что наступит раньше. .
К сожалению, недавняя экономическая нестабильность требует от Компании увольнения 50 сотрудников. Пожалуйста, знайте, что это увольнение не связано с работой вашего сотрудника.
Чтобы помочь вам в переходный период, вы получите две следующие зарплаты и продолжите получать медицинские, стоматологические и офтальмологические льготы до 6 января 2023 г. или до тех пор, пока вы не выберете новое покрытие.
Следующее имущество компании должно быть возвращено до 6 августа 2022 г.:
Ваш рабочий Macbook
Ваш рабочий монитор Dell
Ваши рабочие вопросы Apple iPhone
Благодарим вас за ваш вклад в развитие компании. Если у вас есть дополнительные вопросы, пожалуйста, свяжитесь со Стефани в отделе кадров. Мы желаем вам всего наилучшего в ваших будущих начинаниях.
С уважением,
Менеджер

Часто задаваемые вопросы о правилах увольнения

Должны ли сотрудники уведомлять об увольнении?
В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах работнику не гарантируется уведомление до увольнения. Тем не менее, могут быть различия, основанные на индивидуальных контрактах сотрудников, поэтому обязательно проверьте свои документы.
Как компании решают, кого увольнять?
Компании обычно решают, кого уволить, исходя из срока вашей работы. Организации обычно начинают с тех, кто проработал в компании меньше всего времени. Должностная функция также может играть решающую роль в принятии этих решений.
Как вы справляетесь с увольнением?
Лучший способ справиться с увольнением — признать, что это болезненно, и оплакать потерю. Если вы специалист по кадрам, важно оставаться объективным, тщательно планировать и относиться ко всем своим сотрудникам с уважением.

Увольнения и сокращения — кадровые операции

Увольнения и сокращения

Содержание

Планирование и реализация

Управление сложными увольнениями

Планирование коммуникаций

Контрольный список планирования

Ресурсы в помощь сотрудникам

Увольнения могут быть одной из самых сложных задач, с которыми вы сталкиваетесь как руководитель. Понимание того, как работает этот процесс, подготовит вас к любым увольнениям, которые должно инициировать ваше подразделение. Адекватное планирование и коммуникация окажут значительное влияние на увольняемых сотрудников, оставшийся персонал и на клиентов, которые работают с вашими сотрудниками.

Планирование и реализация

Термин «увольнение» имеет следующие значения:

Для штатных сотрудников, не входящих в профсоюзы и работающих по контракту, увольнение означает ликвидацию должности, сокращение процента FTE или сокращение количества месяцев, в течение которых эта должность отрабатывается в год, из-за отсутствия работы, нехватки средств и/или в связи с реорганизацией.
Для штатных профессиональных сотрудников увольнение – это ликвидация должности из-за отсутствия работы, отсутствия средств и/или в связи с реорганизацией. Сокращение процента рабочего времени или количества отработанных месяцев в году на должности профессионального сотрудника не подлежит увольнению.

( ПРИМЕЧАНИЕ только для сотрудников отдела переговоров SEIU 925 : Увеличение процента FTE сотрудника может дать сотруднику право на увольнение. Прежде чем увеличить процент времени сотрудника в отделе переговоров SEIU 925, обратитесь к консультанту по персоналу вашего подразделения. чтобы просмотреть процесс, которому вы должны следовать.)

Сводка процесса

Ниже приведены основные шаги, описывающие процесс увольнения как для нанимающего подразделения, так и для его консультанта по персоналу.

Обязанности подразделения по найму:

Уведомить отдел кадров о необходимости провести одно или несколько увольнений (см. «Инициирование увольнения» ниже).
Убедитесь, что сотрудники, подлежащие увольнению, а также все остальные сотрудники и клиенты получают надлежащее и своевременное уведомление об увольнениях.
Предпримите любые действия после увольнения, необходимые либо для прекращения встреч, либо для обеспечения точного отражения сокращенных должностей в Workday.

Обязанности консультанта по персоналу:

Оцените причины увольнения, чтобы убедиться, что они соответствуют требованиям программы занятости или условиям трудового договора.
Ассистент отдела планирования и управления сложными увольнениями.
Определить список повторного найма и/или варианты повышения для классифицированных сотрудников, не являющихся членами профсоюзов, и сотрудников, работающих по контракту.
Убедитесь, что уведомление об увольнении надлежащим образом подготовлено и подписано должностным лицом, имеющим на это делегированные полномочия (как правило, деканом, вице-президентом или эквивалентным должностным лицом или назначенным лицом).
Убедитесь, что подписанное уведомление об увольнении доставлено сотруднику должным образом.
Определить для классифицированного персонала, что выбор варианта увольнения сотрудником правильно зарегистрирован и принят к действию.

Сотрудники, прошедшие испытательный срок

Штатные сотрудники, прошедшие испытательный срок, не имеют прав на увольнение и повторный прием на работу, которые имеют постоянные сотрудники. Если сотрудник, прошедший испытательный срок, должен быть уволен по причинам, связанным с финансированием или реструктуризацией отдела, отдел кадров готовит специальное уведомление, информирующее сотрудника о ликвидации его должности, поскольку отдел больше не может ее поддерживать. Работник может иметь право на пособие по безработице и на получение страховых пособий.

Регулярные увольнения

Поскольку научно-исследовательское учреждение, финансируемое в значительной степени за счет грантов и контрактов, имеет множество самоокупаемых программ, увольнения из-за сокращения финансирования или изменений в исследовательских программах регулярно необходимы. Такие увольнения обычно связаны с небольшим количеством сотрудников, которые часто знают о возможности увольнения задолго до того времени, когда действие увольнения становится необходимым. Примеры включают ситуации, когда:

Сокращение гранта, контракта или самофинансирования затрагивает трех или менее сотрудников.
Измененные цели исследовательского проекта или окончание фазы исследования означают, что должность, выполняющая специальные специализированные задачи, больше не нужна.
Вакансия вспомогательного персонала факультета больше не нужна, так как преподаватель покидает университет.

Комплексные увольнения

Сложные увольнения характеризуются одним или несколькими из следующих признаков:

Привлечение значительного числа сотрудников, которые часто занимают разные должности и/или участвуют в разных программах занятости (например, классифицированный персонал и профессиональный персонал)
Требование обстоятельного планирования и оценки потребностей для определения того, какие должности будут упразднены и какие сотрудники будут затронуты в наибольшей степени из-за стажа увольнения в переговорной единице
Передача части работы оставшемуся персоналу, что может потребовать разработки новых должностных инструкций и оценки реорганизованных должностей
Работа с отделом трудовых отношений для информирования соответствующих профсоюзов о том, почему происходят увольнения, как были выявлены затронутые должности, какие альтернативы увольнению, если таковые имеются, рассматривались и т. д. Эти вопросы, возможно, потребуется решить до того, как процесс увольнения может быть завершены (хотя их нельзя использовать просто для отсрочки администрирования процесса увольнения)

Инициирование увольнения

При планировании регулярных увольнений, например, в связи с сокращением финансирования по гранту или контракту, введите запрос в инструмент запроса на увольнение не менее чем за 8 недель, чтобы обеспечить выполнение действия по увольнению в запрошенную дату вступления в силу. Используйте netid\ yourUWNetID с паролем NetID для входа в систему. Ваш консультант по персоналу свяжется с вами, чтобы обсудить процесс увольнения.

Вернуться к началу

Управление сложными увольнениями

Сложные увольнения требуют предварительного обсуждения с отделом кадров и детального планирования. Изучите этапы подготовки, инициирования и управления сложными увольнениями.

Связаться с отделом кадров

Если вам нужно решить сложную ситуацию с увольнением, первым делом обратитесь к консультанту по персоналу. Они позаботятся о том, чтобы:

У вас есть информация и поддержка, необходимые для разработки и реализации эффективного плана сокращения штата.
Работа вспомогательных функций, таких как UW CareLink и/или консультантов по аутплейсменту, организована и скоординирована должным образом.
У вас есть план коммуникации, который обеспечит сотрудников своевременной информацией, адаптированной к их потребностям и учитывающей динамику рабочего места.
Стаж увольнения и профессиональные навыки сотрудников должным образом учитываются, чтобы обеспечить правильное определение должностей, которые необходимо ликвидировать.
Вы можете оценить влияние на организацию, поняв, где может произойти столкновение.
У сотрудников есть необходимая информация о доступных им возможностях и ресурсах.
Процесс увольнения организован правильно.

Разработайте план увольнения или сокращения вашего подразделения

В вашем плане должны быть учтены некоторые или все следующие элементы. Когда вы планируете и сообщаете об увольнениях, с которыми сталкивается ваше подразделение, ведите учет предпринятых вами действий и того, когда вы их предпримете. Приведенные ниже элементы планирования увольнений разделены на три раздела:

Предварительное планирование увольнения
Планирование уведомления об увольнении
Планирование уведомления после увольнения

Предварительное планирование увольнения

Элемент планирования	Цель планирования
Связь	Обеспечьте, чтобы все члены организации в подходящее для их должности время получали информацию о сокращениях и степени, в которой сокращения повлияют на них. Удовлетворите любые особые потребности, такие как наличие информации в альтернативных форматах или языковых переводчиков. Включите ресурсы, предназначенные для помощи сотрудникам в вашем плане коммуникации; см. раздел планирования коммуникации ниже.
Сохраните функции, необходимые для поддержки вашей основной миссии	Определите и определите приоритеты функций, необходимых вам и вашему отделу для выполнения его основной миссии, работы, необходимой для поддержки этих функций, и должностей, которые выполняют эту работу.
Должность(я), рассматриваемые(ые) для ликвидации или сокращения, включая временные должности	Для каждой должности укажите причину (причины), по которой она была выбрана (например, работа этой должности больше не будет выполняться; финансирование ограничивает количество людей, которые могут быть наняты, и работа менее высокопоставленного сотрудника распределяется среди сотрудников на аналогичных должностях с большим стажем и т. д.). Предусмотрите, что должности/сотрудники, изначально определенные для увольнения, могут измениться по мере завершения оценки профессиональных навыков и стажа работы сотрудников при увольнении.
План распределения работы после увольнения	Определите отдельные должности и работу, которая будет на них возложена. При необходимости разработать пересмотренные должностные инструкции.
Возможные изменения классификации должностей или разрядов, которые могут возникнуть в результате перераспределения работы и/или изменения должностных обязанностей	Определите действия, которые необходимо предпринять, чтобы эти изменения были реализованы (необходимость изменения классификации должностей или уровня заработной платы будет определяться после того, как отдел компенсаций рассмотрит новые или пересмотренные описания должностей). Оцените влияние ожидаемых изменений классификации или класса на бюджет.
Возможные изменения организационной структуры	Определите измененные отношения отчетности на основе количества или типа должностей, которые вам придется ликвидировать или сократить, объединения функций и т. д.
Запланированные отпуска или другие отпуска	Делайте записи о запланированных отпусках или других известных отпусках. Эта информация понадобится вашему консультанту по персоналу, чтобы гарантировать, что сотрудники получат надлежащее уведомление об увольнении.
Элементы, требующие особого внимания	Определите/запишите необходимость ограничения доступа к конфиденциальной информации и информационным системам и/или необходимость получения отзывов клиентов о планируемых изменениях в обслуживании.
Особые замечания для сотрудников	Если какие-либо сотрудники, которых планируется уволить, выразили заинтересованность в выходе на пенсию, убедитесь, что они получили достаточное уведомление, чтобы они могли спланировать время выхода на пенсию, чтобы оно совпадало с датой увольнения, если это возможно. Выявите всех профессиональных сотрудников, у которых накопилось более 240 часов отпуска, и убедитесь, что они понимают ограничения на выплату отпуска в рамках Программы для профессиональных сотрудников.

Планирование уведомления об увольнении

Элемент планирования	Цель планирования
Письменные ресурсы для сотрудников	Вместе с отделом кадров убедитесь, что все письменные ресурсы, которые получают сотрудники, собраны, проверены на точность и готовы к доставке.
Вспомогательные ресурсы	Обеспечьте доступность и организуйте наличие любых специальных вспомогательных ресурсов, т.е. UW CareLink. Просмотрите раздел «Ресурсы в помощь сотрудникам» ниже.
Среда уведомления об увольнении	Предусмотрите частные встречи с сотрудниками, чьи должности будут упразднены, сокращены или реорганизованы.
Сотрудники, которые особенно расстроены	Некоторые сотрудники могут особенно расстроиться после уведомления об увольнении. Предвидьте эту возможность и обсудите ее со своим консультантом по персоналу, особенно если предыдущее поведение сотрудника указывает на то, что беспокойство может быть оправдано.

Планирование уведомления после увольнения

Вернуться к началу

Планирование коммуникаций

Столкнувшись с необходимостью упразднения или сокращения должностей, некоторые руководители могут неохотно делиться информацией, опасаясь, что сотрудники уйдут на другую работу до того, как подразделение будет готово, или что они расстроятся и не будут работать продуктивно. Наоборот, почти повсеместно сотрудники реагируют лучше всего, когда получают точную и своевременную информацию об обстоятельствах, с которыми сталкивается подразделение. Консультант отдела кадров вашего подразделения может помочь вам подготовиться к удовлетворению коммуникационных потребностей вашего подразделения.

Если сотрудники, оставшиеся в подразделении после увольнения, считают, что руководство пренебрегло их потребностями, слишком долго скрывая важную информацию, они могут не доверять руководству, могут не поддерживать изменения в работе и могут искать другие возможности трудоустройства именно тогда, когда их вклад наиболее важен. нужный.

Ваше общение с сотрудниками должно быть:

Честно: Точно, полно и прямо. Он передает информацию, которую сотрудники должны услышать, даже если она неприятна. Он не пытается приукрасить или минимизировать сложную ситуацию.
Уполномоченный: Он исходит от человека, которому сотрудники доверяют предоставление точной информации.
Включительно: Все уровни организации включены в план коммуникации. Важно, чтобы отдельные лица или группы не чувствовали себя обделенными при доставке важной информации.
Своевременность: Информация передается, когда она свежая, а не задним числом. Сотрудники должны услышать от своего руководства, прежде чем они узнают о возможных увольнениях от клиентов.
Ответный: Сотрудники должны иметь возможность комментировать, задавать вопросы и вносить свой вклад в лица, принимающие решения. Если будут изменения в обслуживании, предоставьте сотрудникам информацию, которой они могут поделиться с клиентами. Как сотрудников, так и клиентов может обескуражить, когда сотрудники не имеют возможности предоставить полезную информацию в ответ на вопросы клиентов.

Адаптируйте свой план коммуникации

Адаптируйте сообщение к обстоятельствам увольнения и динамике рабочего места. Например, если один или два сотрудника должны быть уволены из-за потери грантового финансирования, в сообщении для сотрудников необходимо будет указать, что:

Затронутые сотрудники, вероятно, узнают о ситуации от главного исследователя.
Сотрудники обычно понимают причину ликвидации должности и сосредоточены на поиске работы и изучении медицинского страхования, а не на изучении причин или оправданий увольнения.
Коммуникация и планирование направлены на то, чтобы помочь сотрудникам понять и воспользоваться ресурсами, которые могут помочь с вопросами о страховом покрытии, поиске работы и т. д.

Когда ожидается значительное сокращение финансирования или реструктуризация отдела, сотрудники будут беспокоиться о своей безопасности и обращаться к руководству за информацией, которая поможет им понять, чего ожидать. Если это ваша ситуация, поделитесь как можно большим объемом информации о процессе оценки и планирования, чтобы сотрудники не чувствовали себя оставленными в неведении. При отсутствии реальной информации слухи могут распространяться и разрушать рабочее место.

Если сотрудники не знают о ситуации, определите, как скоро вы можете сообщить им об этом.

Предусмотрите, что сотрудники, чьи должности ликвидируются или сокращаются, захотят узнать, как были приняты решения о том, какие должности ликвидировать.

Групповая динамика

Групповые собрания могут быть эффективными, если затронутые сотрудники ладят друг с другом и доверяют друг другу. Тем не менее, если группа не очень сплоченная или если в прошлом были конфликты, рассмотрите возможность индивидуальной встречи, чтобы сотрудники могли свободно высказывать любые опасения, которые у них могут возникнуть.

Подготовка к проблемам рабочей нагрузки

Сотрудники захотят узнать, как изменятся ожидания в отношении обслуживания или производительности после значительного сокращения штата. Будьте готовы рассказать сотрудникам, как вы планируете внести коррективы в стандарты обслуживания и/или ожидания. Обязательно поделитесь этой информацией с пострадавшими клиентами.

Если сотрудники не видят, что руководство признает, что «все по-другому» и что, следовательно, ожидания от них другие, они, вероятно, почувствуют, что бремя сокращений ложится на их плечи и что руководство не разработало всеобъемлющий план.

План ответа сотрудника

Мы все по-разному реагируем на информацию, которая негативно влияет на нашу работу. Некоторые сразу же начнут мобилизовывать финансовые ресурсы и разрабатывать план действий по смене работы. Другие могут быть напуганы проблемами, с которыми они столкнутся, и испытают страх, шок, гнев, горе, чувство беспомощности, депрессию или трудности с концентрацией внимания на задачах.

Сотрудники, оставшиеся после сокращения штата, также могут нуждаться в поддержке. Они могут испытывать чувство вины, если близкие друзья потеряли работу. Если руководство не отреагировало должным образом на пересмотренные планы обслуживания, сотрудники могут разозлиться и разочароваться. Они могут не предоставлять услуги эффективно и делиться своим недовольством с клиентами и сотрудниками других подразделений.

Вернуться к началу

Контрольный список планирования

Контрольный список ниже содержит различные элементы, которые следует учитывать, и необходимые действия для планирования и реализации сокращений персонала. Из-за уникального характера каждой отдельной ситуации некоторые элементы могут встречаться одновременно, в другом порядке, чем в приведенном ниже списке, или не встречаться вовсе. Обязательно прочитайте их и узнайте, какие из них применимы.

Подготовка к увольнению

Для менее сложных увольнений: как только вы узнаете, что увольнения потребуются, введите запрос на инициирование увольнения для каждого затронутого сотрудника в инструмент запроса увольнения.
Сообщите своему консультанту по персоналу, как только вам станет известно, что вы столкнетесь со сложной ситуацией увольнения.
Определите все позиции, которые могут быть затронуты. Просмотрите описание работы и определите необходимый опыт, навыки и/или знания, необходимые для каждой должности.
Оцените, как структурированы рабочие задания, и определите, наиболее ли текущая структура соответствует целям и задачам подразделения, включая циклические периоды более интенсивных рабочих требований.
Разработайте новые или пересмотренные описания должностей, отражающие реструктуризацию, требуемую сокращениями. Включите необходимые знания, опыт и обучение.
Воспользуйтесь услугами отдела кадров и отдела вознаграждений, чтобы определить название должности/классификацию для любой новой или пересмотренной должности. Убедитесь, что пересмотренный план конфигурации работы соответствует вашему бюджету.

Планирование коммуникации

Перечислите всех лиц, которым необходимо знать о планируемых сокращениях штата, и разработайте график информирования/уведомления. Включите высшее руководство, деловых партнеров или клиентов, непосредственно затронутых сотрудников и других сотрудников в подразделении.
Убедитесь, что каждая затронутая группа получает своевременную информацию.
Предвидите любые проблемы или проблемы с коммуникацией и обсуждайте их со своим консультантом по персоналу и/или UW CareLink.
Обеспечьте наличие соответствующих лиц, принимающих решения, которые могут объяснить причины сокращения и авторитетно ответить на вопросы или опасения сотрудников.

Безопасность

Определите любые информационные системы или другие проблемы безопасности, связанные с сокращениями, и проконсультируйтесь с соответствующими техническими или другими подразделениями поддержки, чтобы смягчить их.

Реализация

Обсудите любые ожидаемые потребности в поддержке, например помощь от UW CareLink, со своим консультантом по кадрам.
Напомните классифицированным сотрудникам, запланированным к увольнению, чтобы они предоставили вашему консультанту по персоналу актуальное резюме. Это поможет консультанту по персоналу определить, какие варианты трудоустройства могут быть доступны. Сотрудники, которые проходили действительную военную службу или являются незамужними вдовами или вдовцами ветерана, прошедшего действительную военную службу, должны предоставить своему консультанту по кадрам копию своих официальных документов об увольнении из армии, чтобы действующая военная служба могла быть засчитана при увольнении по выслуге лет.

Вернуться к началу

Ресурсы в помощь сотрудникам

Ниже вы найдете дополнительную информацию, которую мы рекомендуем вам обсудить со всеми сотрудниками, которых планируется уволить.

Остатки времени

Сообщите сотрудникам, каков их текущий остаток свободного времени и каков будет их прогнозируемый остаток на дату увольнения. Убедитесь, что сотрудники знают, что произойдет с их отгулами и/или компенсационным накоплением времени (например, профессиональным сотрудникам не платят за более чем 240 часов отпуска, независимо от окончательного неиспользованного времени отпуска).

Преимущества

Сводка льгот для увольняемых сотрудников может помочь сотрудникам ответить на вопросы о страховом покрытии после увольнения, включая медицинское/стоматологическое страхование и страхование жизни, пенсионные планы и другие льготы. Сотрудники также могут направлять вопросы в Единый сервисный центр.

Уволенные сотрудники, которые работают на UW не менее восьми часов в месяц, будут продолжать получать оплачиваемую работодателем часть медицинских и стоматологических пособий в течение двадцати четырех (24) месяцев после даты увольнения. Возможность такой работы основывается на потребности в работниках и не гарантируется. Чтобы обеспечить актуальность льгот, сотрудники, которые работают в качестве временных сотрудников после увольнения, должны уведомить об этом Интегрированный центр обслуживания.

UW CareLink

UW CareLink, программа помощи преподавателям и сотрудникам Вашингтонского университета, может предоставить ресурсы, чтобы помочь сотрудникам справиться с личными и финансовыми проблемами, связанными с потерей работы.