Содержание
Приходный ордер форма М-4 бланк и образец заполнения word
Главная » Товарные
Автор blandoc Опубликовано
Каждое предприятия для работы приобретает материалы различного назначения, по факту поступления на склад их обязательно нужно приходовать, для чего требуется оформить первичный документ — приходный ордер форма М-4, бланк и образец заполнения которого представлен ниже.
Оформлением приходного ордера занимается сотрудник склада, принявший материалы от поставщика. Если фактическое количество поступаемых МЦ соответствует указанным в накладной позициям, то кладовщик заполняет приходный ордер М-4. Если же имеются претензии по количество или качеству, то составляется акт по типовой форме ТОРГ-2 о расхождениях, при этом до оприходования материалов на склад нужно разобраться в ситуации и определиться с дальнейшими действиями — МЦ будут заменены на качественные, довезены в случае недостачи или пересорта, возвращены в случае невозможности замены.
Приходный ордер имеет типовую форму М-4, которая введена в действие Госкомстатом России от 30.10.1997 (Постановление №71а). В данном документе отражаются фактические показатели.
Если материалы, принятые на склад, в дальнейшем будут отпускаться другим подразделениям предприятия, то выбытие будет оформляться либо требованием-накладной М-11, если подразделение находится территориально рядом со складом, или накладной М-15, если подразделение обособленно и удалено. По МЦ с лимитами потребления отпуск осуществляется по лимитно-заборной карте М-8.
В «шапке» приходного ордера пишется наименование предприятия и структурного подразделения, в подотчет которого приходуются поступившие материальные ценности.
Далее в верхней части бланка М-4 заполняется следующая информация:
- дата заполнения приходного ордера — день поступления материалов на склад;
- наименование склада;
- данные по поставщике — наименование и код, если присовоен;
- если поступающий груз застрахован, то приводятся сведения по страховой компании;
- в поле счет вносится номер счета и субсчета, куда приходуются материалы;
- реквизиты сопроводительного и платежного документа (ТОРГ-12, 1-Т, платежное поручение).
Далее заполняются подробные сведения о том, какие именно ценности приходуются на склад:
- наименование с краткой характеристикой;
- номер номенклатурный;
- сведения об единице измерения;
- количество, указанное в сопроводительных документах;
- принятое на склад количество;
- цена за единицу, НДС, сумма без налоги и с налогом;
- номер паспорта, если МЦ содержит драгоценные камни или металлы;
- присвоенный номер по складской картотеке.
Бланк приходного ордера заверяется подписями ответственных лиц передающей и принимающей стороны.
Далее на полученные ценности заполняется карточка учета материалов М-17.
Бланк и пример оформления
Бланк приходного ордера форма М-4 — скачать.
Образец заполнения приходного ордера М-4 — скачать.
образец заполнения бланка, для чего он нужен и как его оформить
Чтобы у руководства фирмы и надзорных органов не возникало вопросов относительно наличия и расходования товаров и материалов, поступивших в собственность компании по соглашениям закупок или купли-продажи, бухгалтерский отдел организации должен оформлять приходные ордеры по форме М-4.
В данной статье рассмотрены особенности применения и заполнения документов подобного типа.
Что это такое?
Согласно 9 статье 129 Федерального закона, принятого 21 ноября 1996 года, все хозяйственные операции, совершаемые фирмой, должны оформляться посредством составления первичных документов. В случае, если организация приобретает материалы, использующиеся для производства товаров, первичным документом может быть только приходный ордер.
К приёмке товаров законодательные органы относятся менее строго: для их постановки на баланс достаточно накладной от поставщика со всеми необходимыми печатями. Однако если фирма, приобретающая товары, занимается не только торговой деятельностью, составление ордера – обязательная операция.
Документ представляет из себя список материалов или товаров, отгруженных поставщиком и принятых покупателем после проведения всех процедур, установленных договором.
Его форма определяется руководством или материально ответственным лицом самостоятельно, однако в случае составления документа по образцу, несоответствующему принятому ранее базовому документу, он может быть признан недействительным.
В случае отсутствия в базе документов предприятия ордеров на материалы работники ФНС вправе не только предъявить руководству и бухгалтерской службе обвинения в несоблюдении отдельных положений законодательства, но и удержать с фирмы входной налог на добавленную стоимость.
Формирование документации в специализированной программе вы можете посмотреть на следующем видео:
Кто и когда заполняет документ?
Согласно действующему законодательству, заполнять форму М4 должно материально ответственное лицо, отвечающее за приёмку материалов для производства, строго в тот же день, когда материалы или товары были приняты заказчиком и отгружены на склад.
Ордер должен существовать строго в единственном экземпляре (копирование документа не допускается). В случае, если поставщик за один день отгрузил несколько партий однотипных товаров или материалов, законодательство разрешает бухгалтерской службе предприятия-заказчика оформлять один документ на всю партию.
Если вас интересует, что такое дропшиппинг в продажах, ознакомьтесь с данным материалом.
Как грамотно составить ходатайство о снятии дисциплинарного взыскания – смотрите тут.
Правила и порядок заполнения
Форма должна включать в себя следующие разделы:
- Название организации и структурного подразделения. В верхней части бланка вписывается наименование фирмы, получившей материалы или товары в собственность, также заполняется графа «структурное подразделение» (сюда вносятся данные о подразделении, которое будет заниматься оприходованием поступивших объектов).
- Сведения о сторонах соглашения. В первую таблицу материально ответственное лицо должно занести информацию о поставщике материалов или услуг (код, наименование) и страховой компании (если она есть), указать номера сопроводительных и платежных документов.
- Информация о банковском счёте. Бухгалтер должен занести в специальную графу сведения о счёте, по дебету или кредиту которого осуществляются проводки, связанные с поступлением на баланс новой собственности.
- Сведения о приобретаемом товаре. Вторая таблица полностью состоит из количественных и описательных характеристик материала, поступающего на склад заказчика:
- в первом столбце следует указать номенклатурный номер материала, его наименование, сорт, марку и размеры;
- во втором – единицу измерения;
- в третьем – количество принятых единиц материала или товара;
- далее указывается цена за одну единицу, установленную договором, общая стоимость без НДС, сумма НДС и конечная цена, которую компания-заказчик обязуется перевести поставщику.
Здесь вы можете бесплатно скачать бланк документа и образец его заполнения
В случае, если по приходному ордеру заказчик принимает на баланс драгоценные камни и материалы, в документ необходимо добавить ещё один пункт, в котором следует указать номер, под которым зарегистрирован технический паспорт на каждое изделие.
При заполнении документа на изделия или материалы необходимо помнить, что подпись может поставить только материально ответственное лицо, непосредственно задействованное в приёмке товара.
Внесение изменений в пункты формы после подписания не допускается, она должна быть отправлена в архив до затребования инспекционной проверкой налоговыми органами.
В случае, если поставщик вместе с товаром или материалами предоставляет документы, содержащие исчерпывающие сведения о передаваемых объектах собственности, допускается замена ордера штампом на предоставленных сопроводительных бумагах, оттиск которого должен быть заполнен теми же реквизитами, что и в форме М-4.
Политика и процедуры получения приобретенных товаров — Колледж Йорка / CUNY
Цель:
В этом документе содержатся инструкции по получению товаров, приобретенных отделом закупок г. Йорк. Доставка запрошенных продуктов/товаров знаменует собой переход в процессе «Покупка-к-оплате» от закупочной деятельности к кредиторской задолженности. Все покупки должны быть «получены», чтобы произвести оплату поставщику. «Принимающий» отдел должен определить, являются ли полученные продукты или услуги приемлемыми и соответствуют ли они условиям заказа на поставку.
Весь процесс получения состоит из следующего:
Получение — действие, связанное с получением продуктов для проверки, размещения их на складе или передачи конечному пользователю (заявителю) для немедленного использования.
Инспекция – акт проверки поставленной продукции для определения ее соответствия закупочным спецификациям.
Приемка – Подтверждение того, что продукты и/или товары соответствуют требованиям заказа на поставку, чтобы можно было заплатить поставщику. Отгрузки считаются «принятыми», если клиент (заказчик товара) подтверждает получение в отделе счетов к оплате и не имеет проблем с качеством или доставкой. Большинство отгрузок считаются принятыми и утвержденными к оплате получателем (заявителем) путем создания квитанции о получении (отчета), если только получатель не свяжется с отделом закупок или счетов к оплате и не запросит отсрочку платежа.
Получение
Подписание поставок
По возможности лицо, получающее товар, должно подписать документы о получении, предоставленные поставщиком или транспортной компанией.
Лицо, получающее посылку, должно осмотреть товар перед тем, как подписать квитанцию, а также поставить подпись на упаковочном листе. Затем отправьте упаковочный лист соответствующему лицу (кредиторская задолженность, заявитель, управление активами) для финансовой выверки.
Отказ в доставке
Когда это возможно, отделы должны отказывать в приеме отправлений, если они не могут подтвердить, что заказ был размещен их отделом, или если упаковка выглядит достаточно поврежденной, чтобы вызывать беспокойство.
Сохранение документации
В процессе получения отдел получения получает физическое владение и юридическое право собственности на груз. Поэтому поставщику важно предоставить в отдел упаковочный лист для всех поставок, доставляемых в отдел.
Если поставщик не предоставляет упаковочный лист, отдел должен связаться с поставщиком и запросить отправку копий в отдел для его файлов.
Департамент должен продолжать получать документы в файле в соответствии с этими инструкциями.
Необходимость сохранения приемных документов особенно важна при приеме любых частичных или поэтапных поставок в течение определенного периода времени.
Проверка
Проверка отправления
Лица, получающие грузы, должны после подтверждения получения заказа провести проверку для проверки следующих минимальных условий: размер, тип, цвет, характеристики и т. д.)
Замены продуктов и избыточные поставки
Поставщикам не разрешается заменять продукты или поставлять больше заказанного количества без предварительного одобрения либо отдела, либо агента по закупкам.
Агент по закупкам должен быть уведомлен Департаментом всякий раз, когда это происходит.
Частичные поставки
Департаменты должны связываться с соответствующим агентом по закупкам всякий раз, когда покупка получена как частичная поставка без подтверждения или уведомления от поставщика. Эта информация обычно указывается в упаковочном листе.
Неудачные проверки
Департаментам рекомендуется уведомлять в письменной форме о любых неудовлетворительных результатах проверки, обнаруженных во время проверки, и предоставлять результаты поставщику и агенту по закупкам для принятия соответствующих мер. При получении товаров от транспортных компаний количество полученных посылок должно точно совпадать с номером в грузовой накладной. В противном случае Департамент должен потребовать от водителя указать количество полученных посылок в счете до его подписания. Осмотрите все упаковки на наличие повреждений внешнего контейнера. Любые визуальные повреждения также должны быть отмечены в транспортной накладной перед подписанием.
В случае скрытого повреждения Департамент должен немедленно сообщить об этом доставляющему перевозчику. Отчет должен включать следующую информацию: номер фрахтовой накладной, номер заказа на поставку, дату доставки, поставщика и степень повреждения или недостачи. В случае повреждения важно, чтобы Департамент сохранил все оригинальные транспортировочные коробки для проверки специалистом по урегулированию претензий.
Приемка
Определение приемки
Отделы должны своевременно связываться с поставщиком при отклонении продукции с избыточной поставкой, браком или любым другим несоответствием. Несвоевременное уведомление поставщика и/или Агента по закупкам будет означать, что поставка будет считаться «принятой».
Хранение забракованных продуктов в безопасном месте
Департаменты несут ответственность за хранение забракованных продуктов в охраняемом помещении до тех пор, пока продукты либо не будут отправлены обратно поставщику, либо поставщик не заберет продукты и не удалит их из университетской собственности.
Маркировка основных средств
После приемки основных средств департаменты должны обеспечить, чтобы бирки активов были прикреплены к капитальному оборудованию в соответствии с политикой университета в отношении основных средств.
Возврат продукции для возврата/возврата
Если поставщик отгрузил товары, как указано в заказе на поставку, он юридически выполнил свою часть контракта и не обязан принимать возвращенные товары для возврата или возврата. Принятие возврата поставщиком не происходит автоматически; и, если он принят, поставщик иногда взимает плату за пополнение запасов в размере 5–25% от первоначальной стоимости товара. Этот сбор должен быть оплачен отделом реквизиции.
Когда товар получен от поставщика, который был поврежден или отклонен из-за непрохождения приемочных испытаний или не соответствует указанному в заказе на поставку, отдел должен вернуть номер разрешения на возврат от этого поставщика. Транспортная этикетка на возвращаемом пакете должна быть отмечена номером разрешения на возврат.
Другая идентифицирующая информация должна быть размещена на внешней стороне возвращаемой упаковки для облегчения ее идентификации при получении поставщиком. Ни один товар не должен быть возвращен без предварительного разрешения поставщика. Служба закупок может помочь в получении кредита или возврате средств за поставки.
Меня проверяют. Что делать, если у меня нет квитанций?
Каждый год налоговая декларация около 6 миллионов налогоплательщиков подвергается сомнению со стороны IRS либо путем аудита, либо посредством уведомления о проверке от IRS.
Если вы столкнулись с доказательствами, указанными в вашей налоговой декларации, вам может быть трудно или невозможно найти доказательства по каждому пункту, который ставит под сомнение IRS. Возможно, будет разумнее нанять профессионала, чтобы разобраться в деталях и работать напрямую с IRS.
Но что произойдет, если у вас не будет всей информации для проверки товаров по возвращении?
Например, если вы вычли медицинские расходы и у вас больше нет квитанций или даже списка поставщиков медицинских услуг, рецептов и других медицинских расходов – что вам делать? Ну, вы могли бы вернуться по своим следам.
Определите свои медицинские расходы за год и получите квитанции от врачей и аптек. Ваши банковские выписки и аннулированные чеки – хорошая отправная точка, если у вас все еще есть доступ к этим документам.
Если вы ведете бизнес, который вычитал расходы, и у вас больше нет квитанций, может быть логично, что у вас будут расходы, которые IRS должна разрешить, даже если у вас нет квитанции. IRS обеспечивает некоторую гибкость и может поверить вам на слово, что у вас были допустимые расходы. (Это известно как правило Коэна, основанное на судебном деле, которое может дать вам гибкость при подтверждении расходов в IRS.) при этом происходит расход, например:
- Командировочные/развлекательные расходы: Эти расходы должны отражаться в квитанциях, сделанных в момент их возникновения.
- Благотворительные пожертвования: Все благотворительные пожертвования должны иметь квитанции, точно отражающие стоимость пожертвования.
- Записи о пробеге: Вы должны указать пробег, дату, место и цель работы.
- Проигрыши в азартных играх: Если вы собираетесь вычесть проигрыши в азартных играх, у вас должны быть квитанции, билеты, выписки и документы, такие как дневник или аналогичные записи о ваших проигрышах и выигрышах.
Технически, если у вас нет этих записей, IRS может запретить ваш вычет. На практике аудиторы IRS могут разрешить некоторую реконструкцию этих расходов, если это представляется разумным. Узнайте больше о проведении аудита IRS.
Реконструкция записей для IRS
Самое главное, немедленно приступайте к восстановлению предметов. На то, чтобы собрать все части или часть воедино, может уйти некоторое время, поэтому начните прямо сейчас, чтобы успеть к сроку ответа IRS.
Возможно, вам придется восстановить свои записи или просто предоставить действительное объяснение вычета вместо оригинальных квитанций для подтверждения расходов. Если IRS не согласится, вы можете обжаловать это решение. Возможно, вам также придется возражать против штрафов во время аудита, предоставив факты о том, как вы приложили все усилия для соблюдения требований.
Отсутствие записей часто приводит к штрафу IRS за небрежность в размере 20%.
Советы по восстановлению записей:
- Просмотрите банковские выписки и выписки по кредитным картам. Как правило, это хороший список того, что вы заплатили. Они также могут быть хорошей заменой, если у вас нет квитанции.
- Продавцы и поставщики могут иметь повторяющиеся записи. Обратитесь к ним, если вам нужна копия.
- Книги записи на прием могут предоставить резервную информацию о поездках, количестве клиентов и частоте обслуживания.
- Записи сотовых телефонов могут помочь установить даты обслуживания или восстановить расходы.
- Возможно, вы сможете восстановить обоснованный аргумент о пробеге с помощью онлайн-инструментов карты. Не просто оценивайте мили в неделю х 52 = мили для вычета. Учитывайте периоды без поездок.
Если вы реконструируете или оцениваете расходы способом, отличным от того, который требует IRS, создайте декларацию и подпишите ее под страхом наказания за лжесвидетельство.