Оттиск печати: на каких документах ставить? Печать для чего нужна
Для чего нужна печать | Правовая помощь
Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов в организации могут создаваться специальные комиссии. По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов. Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение. В акте должно быть приложение с оттисками печатей и штампов.
Зачем нужны печати и штампы?
ВниманиеПечати и штампы представляют собой удостоверительные печатные формы, защищающие документа от подлога. Их оттиск на документах является подтверждением как подлинности содержащихся в них данных, так и официального характера документа и его юридической силы.
Гербовая печать может использоваться только государственными организациями и учреждениями. По форме печать может быть круглой (диаметр от 38 до 50 мм), в редких случаях овальной и треугольной (если нет счета в банке).
Для чего нужны печати и штампы
Для этого ваш бизнес должен иметь право работать без кассового аппарата. Так могут делать немногие: мастера по ремонту обуви, парикмахеры, репетиторы и другие индивидуальные предприниматели и ООО, которые оказывают услуги людям (но не компаниям).
Важно Квитанция об оплате — бланк строгой отчетности, такие документы недействительны без оттиска, так что без печати вам не обойтись.- Собираетесь нанимать сотрудников. При увольнении в трудовых книжках ставят печать. Скорее всего, скоро эту норму отменят, как и сами трудовые книжки.
Печать: зачем она нужна и можно ли обойтись без нее
ИнфоВ печати должны содержаться данные о ее владельце, будь то предприятие, организация, предприниматель, врач, адвокат, нотариус и др. Печать служит для подтверждения подписи должностного лица на каком-либо документе.
Любая фирма должна иметь основную печать, а если у нее есть филиалы или представительства, то для них заказываются дополнительные печати с соответствующим порядковым номером. Дополнительные печати имеются также у всех подразделений крупных учреждений. За личные печати и штампы, которые имеются у нотариусов, врачей, адвокатов, таможенных брокеров, они несут полную ответственность, заверяя ими документы. За подделку печатей и штампов, их сбыт и использование подделанных с их помощью документов предусматривается уголовная ответственность.Куда можно ставить и когда применяется печать для документов
Штамп с реквизитами предприятия, как правило, небольшого размера с рамкой. Он включает краткое наименование организации, место регистрации, ИНН.
Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия (маркировки продукции, тары и др.) с использованием специальной штемпельной краски. Их размеры, форма и содержание не регламентируются. Как хранить печати и штампы Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя отдела, назначенного приказом руководителя организации, и храниться у него в сейфе.
Она может выдаваться под расписку другим работникам в случаях, когда этот руководитель отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации. Простые (вспомогательные) печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.
7. использование оттиска печати при оформлении документов
Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа. Инструкция может иметь следующие разделы: — перечень печатей, используемых в организации; — места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями; — порядок пользования печатями. Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), печатью без воспроизведения герба или иной символики, печатью структурного подразделения. Подготовка инструкции должна увязываться с разработкой табеля унифицированных форм документов организации, в котором имеется графа «печать». В инструкции определяется место хранения печатей и лица, уполномоченные вести организацию хранения, использования печати и осуществляющие контроль за ее правильным применением.
Делопроизводство от а до я. как использовать печати и штампы в организации
Что такое штамп? Это вид печати с каким-либо текстом. Например, реквизитами компании, словами «оплачено» или «копия верна».
Они также бывают нескольких видов: регистрационный (он устанавливает ответственность за документ), информационный (содержит стандартные повторяющиеся фразы), адресный (указывает наименование, адрес, ИНН и прочие реквизиты фирмы) и штамп ограничения доступа (например, гриф «секретно»). Для чего нужны печати и штампы? В соответствии со всем вышеизложенным назначение печати – подтверждение подлинности документа и подписи, проставленной на нем.
Она придает юридическую силу каждому документу, на который ставится. А штамп необходим для замены надписи, которая повторяется в делопроизводстве или бухгалтерии неоднократно. Где нужно располагать оттиск печати? Обычно это делается внизу страницы рядом с подписью ответственного лица.
Для чего нужна печать на документе
Все мы, еще учась в школе, усвоили, что ни один документ не будет считаться действительным, если на нем нет печати. Вот и проставляем ее, бедную, везде, где душа пожелает. А на самом деле: так ли это важно? На каких документах действительно нужен оттиск? (об этом Вы можете узнать из статьи «Нужна ли печать на документах? «) И вообще: зачем нужна печать? Начнем с элементарного: Что такое печать? Это клише, изготовленное из твердой резины, которое служит для нанесения оттисков на документы и прочие важные бумаги с целью подтверждения их подлинности. Они бывают гербовые (требования к ним изложены в ГОСТ Р 51511-2001), приравненные к гербовым (требования к ним менее строгие, но также необходимые к исполнению) и простые. Особых требований и правил использования последних (какие печати должны быть у компании, когда их нужно ставить и т.д.) юридически нигде не прописано.
aval48.ru
❶ Зачем нужна печать 🚩 печать в приказе нужна или нет 🚩 Бизнес 🚩 Другое
Наличие печати на приказах о приеме, увольнении, переводе не является обязательным. Но на практике сложилась другая ситуация, что ее оттиск ставится там, где присутствует подпись руководителя предприятия. Когда работник просит копию трудовой книжки, приказа о приеме/увольнении, то на ней необходимо написать слово «Верно» или «Копия верна», указать название должности кадрового сотрудника, его фамилию, инициалы. Кадровик должен поставить личную подпись и оттиск печати компании или отдела кадров, которую следует размещать так, чтобы не закрывать подпись, так как в дальнейшем могут возникнуть проблемы с ее сличением. Принято считать, что печать должна располагаться на части наименования должности.
Записи на титульном листе трудовой книжки, а также внутри нее следует обязательно заверять печатью предприятия или кадровой службы. Когда работник увольняется с организации, производится его перевод на другую должность или к другому работодателю, ее оттиск должен присутствовать. Печать следует проставлять так, чтобы подпись должностного лица и расшифровка были доступны для чтения.
При изменении персональных данных специалиста в его трудовой книжке следует внести запись, подтверждающую этот факт. Такую запись необходимо заверить оттиском печати. Наименование компании на ней должно соответствовать названию фирмы в уставе или ином учредительном документе. Если произошло переименование, это нужно зафиксировать, заверить новой печатью организации.
Наличие оттиска печати обязательно при заключении договоров, имеющих юридическую, правовую силу. Исключение составляют лишь случаи, которые требуют нотариального заверения.
www.kakprosto.ru
Зачем нужны печати и штампы?
Все жители постсоветского пространства считают с ранних лет, что любой документ может считаться легитимным, если на нем красуется оттиск печати. Поэтому мы её лепим везде где надо и не надо говоря: "лишним не будет". На сколько на самом деле важно присутствие оттиска печати на том или ином документе? (об этом расскажет статья Нужна ли печать на договоре?) Так зачем же нужна печать? Давайте начнем с самого начала:
Что такое печать?
Печать это клише круглой формы, с помощью которого проставляются оттиски на тех или иных документах с целью подтверждения их принадлежности Вашей организации и подлинности. Особых требований и правил (ГОСТов) к печатям для организаций и ИП закон не предъявляет. Есть лишь общие требования касаемые организаций, также данные требования по аналогии (в случае изготовления печати для ИП) можно отнести и к печатям для ИП: 1-е печать должна иметь круглую форму; 2-е печать должна содержать полное наименование организации; 3-е печать должна содержать указание на местонахождения организации (достаточно региона РФ).
Что такое штамп?
Штамп это клише содержащее любую информацию любой формы за исключением круглой. Штампы бывают с реквизитами компании, либо подтверждающие: "копия верна", "оплачено" "допущено" и т.п.
Зачем нужны печати и штампы?
Итак зачем же Вам нужны печати и штампы? Для начала печать это дополнительное подтверждение подлинности исходящего от Вашей компании документа, а также дополнительная защита подписи руководителя. В некоторых случаях (особенно в отношениях с государственными органами) без печати документ может быть признан не имеющим юридической силы и не принят. Штамп же используется в большинстве случаев для экономии времени Ваших сотрудников при необходимости нанесения на внутренние документы компании повторяющейся информации, обычно используется в делопроизводстве или бухгалтерии.
Где обычно ставится оттиск печати?
Отиск печати обычно ставится непосредственно рядом с подписью ответственного лица. Зачастую на документах присутствует специальная отметка «М.П.», которая укажет точное место для проставления оттиска печати.
pechati61.ru
Для чего нужны печати и штампы
Все мы, еще учась в школе, усвоили, что ни один документ не будет считаться действительным, если на нем нет печати. Вот и проставляем ее, бедную, везде, где душа пожелает. А на самом деле: так ли это важно? На каких документах действительно нужен оттиск? (об этом Вы можете узнать из статьи "Нужна ли печать на документах? ") И вообще: зачем нужна печать? Начнем с элементарного:
Что такое печать?
Это клише, изготовленное из твердой резины, которое служит для нанесения оттисков на документы и прочие важные бумаги с целью подтверждения их подлинности. Они бывают гербовые (требования к ним изложены в ГОСТ Р 51511-2001), приравненные к гербовым (требования к ним менее строгие, но также необходимые к исполнению) и простые. Особых требований и правил использования последних (какие печати должны быть у компании, когда их нужно ставить и т.д.) юридически нигде не прописано.
Что такое штамп?
Это вид печати с каким-либо текстом. Например, реквизитами компании, словами «оплачено» или «копия верна». Они также бывают нескольких видов: регистрационный (он устанавливает ответственность за документ), информационный (содержит стандартные повторяющиеся фразы), адресный (указывает наименование, адрес, ИНН и прочие реквизиты фирмы) и штамп ограничения доступа (например, гриф «секретно»).
Для чего нужны печати и штампы?
В соответствии со всем вышеизложенным назначение печати – подтверждение подлинности документа и подписи, проставленной на нем. Она придает юридическую силу каждому документу, на который ставится. А штамп необходим для замены надписи, которая повторяется в делопроизводстве или бухгалтерии неоднократно.
Где нужно располагать оттиск печати?
Обычно это делается внизу страницы рядом с подписью ответственного лица. Главное в этой процедуре: не попасть на саму подпись и ее расшифровку, можно лишь частично закрыть название должности. Кстати, иногда на документах проставляется специальная отметка «М.П.». В этом случае вопросов по поводу места оттиска возникать не должно.
az-pechati.ru
Оттиск печати: на каких документах ставить?
Елена ШИРИМОВА, юрист, ведущий эксперт журнала "Кадровое дело"
Еще со школьной скамьи мы усвоили: документ без печати недействителен. Вот и ставим печать чуть ли не на всех бумагах – каши маслом не испортишь. Но так ли это необходимо? На каких кадровых документах действительно нужно ставить оттиск печати, а какие могут обойтись и без него?
К нам в редакцию часто приходят письма с вопросами, которые так или иначе связаны с правильным использованием оттиска печати. "Нужна ли печать на трудовом договоре?" – спрашивает предприниматель из Самары. "Где найти перечень документов, на которых обязательно ставить оттиск печати?" – интересуется московский менеджер по персоналу. "Я случайно поставила в трудовой книжке работника печать другой организации. Что же теперь делать?" – сетует кадровик из Ставрополя. Сегодня мы разрешим эти и многие другие проблемы.
Знакомьтесь: печать
Вначале немного расскажем о том, что представляет собой печать. Это клише из твердой резины для нанесения оттисков на бумагу в целях подтверждения подлинности документа. Технические требования к гербовым печатям – их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам – изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511-2001*.
* Государственный стандарт РФ "Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" (утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст).
Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены. В законодательстве почти ничего не сказано о правилах использования печатей. Неясно, например, какие печати должны быть в организации, в каких случаях их нужно ставить, кто несет ответственность за их сохранность, сколько у фирмы должно быть печатей и т. п. Все эти вопросы остаются на усмотрение руководства организации. Печати бывают трех видов: гербовые, приравненные к гербовым и простые. Гербовые печати (с изображением герба РФ) используются только в органах государственной власти и государственных учреждениях. Кроме того, гербовую печать получают организации, которые наделены государственными полномочиями. Например, частные нотариальные конторы.
Акционерное общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование и адрес
Коммерческие фирмы используют печати, приравненные к гербовым. На них изображена фирменная эмблема, логотип или просто написано название компании. Как на гербовых, так и на приравненных к ним печатях указывается ИНН юридического лица и номер свидетельства о государственной регистрации. Есть свои печати и у частных предпринимателей. По своему статусу они считаются приравненными к гербовым. Но на такой печати вместо герба и эмблемы располагается фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также указывается его местонахождение, ИНН и регистрационный номер.
Штампы, датеры, факсимиле Штамп – это вид печати прямоугольной формы с каким-либо текстом. Чаще всего штампы используют, чтобы нанести на документ реквизиты организации. Бывают штампы, подтверждающие определенное действие. Например "Оплачено", "Выдан вкладыш". Датер – штемпельный прибор для автоматического проставления дат. Порядок использования штампов и датеров в законодательстве не урегулирован, поэтому организация должна определить его самостоятельно. Факсимиле – это печать или клише, с помощью которого воспроизводится подпись человека. В соответствии со статьей 260 Гражданского кодекса факсимиле можно использовать только в установленном законом порядке. Однако такого порядка пока не существует. На кадровой и бухгалтерской документации факсимиле ставить нельзя – там нужна только собственноручная подпись должностного лица. А вот на письмах, грамотах, поздравлениях – вполне допустимо.
Гербовые и приравненные к ним печати ставят на документы, требующие особого подтверждения подлинности, – договоры, грамоты и свидетельства, трудовые книжки, служебные удостоверения и т. п. Простыми считаются печати структурных подразделений компании, печати для отдельных видов документов, штампы. Они бывают разной формы – круглые, треугольные, прямоугольные, квадратные. Ставятся на те документы, которые не требуют особого подтверждения подлинности (справки, пропуска, копии и т. п.).
Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены
Где расположить оттиск печати?
Оттиск печати должен располагаться внизу документа, рядом с подписью должностного лица. Обратите внимание: печать ставится таким образом, чтобы частично закрыть слово, которое обозначает должность, но не попасть на подпись и расшифровку подписи.
На некоторых документах стоит специальная отметка "М. П." (место печати). Если она есть – одной заботой меньше: ставьте оттиск прямо на нее. Буквы "М. П." присутствуют на титульном листе трудовой книжки, на бухгалтерских бумагах, бланках удостоверений.
Для чего нужна печать?
Печать придает документу юридическую силу – она подтверждает подлинность подписи должностного лица. Но далеко не все кадровые документы нуждаются в этом реквизите. К сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и какую именно печать. На основе сложившейся практики мы составили список кадровых документов, заверяемых оттиском печати в коммерческих организациях. Он представлен в таблице на стр. 33.
Печатью заверяются не только кадровые документы, но и бухгалтерские бумаги (поручения, реестры, сметы), а также учредительные документы организации, коллективный договор, различные соглашения. Документы, не упомянутые в данном перечне, заверения печатью не требуют.
Письма, выполняемые на бланках (кроме гарантийных), заверять печатью не нужно
На каких документах какие печати ставить
|
|
Заверяем документы по правилам
Конечно, ничего страшного не произойдет, если вы по ошибке поставите печать на кадровом приказе или письме. Но если вы не заверите печатью документ, который действительно в этом нуждается (например, договор), последствия могут быть весьма плачевными. Такой договор не будет иметь юридической силы, а суд скорее всего не станет рассматривать его как доказательство. Чтобы избежать подобных неприятностей, советуем вам четко прописать порядок использования печати на локальном уровне. Сначала нужно определить перечень документов компании, на которых вы будете в обязательном порядке ставить печать. Затем необходимо составить инструкцию по использованию печатей, в которой написать, когда ставится печать, приравненная к гербовой, а когда – простая, как используются штампы, если они есть в организации. Отдельно оговорите, где будет храниться печать и кто назначается ответственным за ее хранение (обычно этот вопрос решает руководитель организации).
Эту инструкцию вместе с перечнем целесообразно сделать приложением к общей инструкции по делопроизводству вашей компании, а если таковой нет – самостоятельным документом или дополнением к уставу. В дальнейшем, если понадобится заверить печатью документ, не указанный в локальном акте, руководитель организации издает об этом специальный приказ. Список документов, заверяемых печатью, можно со временем дополнять.
В инструкции по использованию печатей необходимо прописать порядок уничтожения устаревших печатей
Печать в трудовой книжке
Отдельно нужно сказать об оттиске печати в трудовой книжке работника. Порядок заполнения трудовых книжек четко прописан в двух нормативных актах – Правилах ведения и хранения трудовых книжек* и Инструкции по заполнению трудовых книжек**, которые нужно соблюдать неукоснительно. Изучив эти документы, делаем вывод: существует всего три случая, когда в трудовой книжке сотрудника ставится печать организации или кадровой службы (можно использовать любую из них):
- при первичном оформлении книжки – на титульном листе;
- при изменении анкетных данных сотрудника – на внутренней стороне обложки;
- при увольнении – после записи об увольнении в разделе "Сведения о работе".
* Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. No 225. ** Утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. No 69.
Кроме того, есть один случай, когда в трудовой книжке нужно поставить штамп – если работнику выдан вкладыш. Проставляется этот штамп на внутренней стороне обложки книжки или на титульном листе и представляет собой прямоугольный оттиск со словами "Выдан вкладыш".
Лариса САНКИНА, доцент кафедры документоведения Российского государственного гуманитарного университета:
– К сожалению, ни один из нормативных актов, регламентирующих работу с трудовой книжкой, не говорит о том, как аннулировать неверно поставленную печать (например, печать другой организации). А между тем такая ошибка может вызвать вопросы у органов Пенсионного фонда при назначении работнику пенсии. Полагаем, что исправить ее можно в том же порядке, что и неправильную запись в разделе "Сведения о работе" трудовой книжки. После последней записи поставьте следующий порядковый номер и напишите, что печать такой-то организации поставлена ошибочно. Например: "Печать открытого акционерного общества "Глория" поставлена ошибочно". Затем поставьте рядом с этой печатью правильную. Не исключено, что сотруднику с такой отметкой в трудовой книжке все-таки придется подтверждать период работы в вашей организации копиями приказов. Поэтому выдайте сотруднику необходимые копии, когда он будет увольняться.
Подробнее с материалом можно познакомиться в журнале "Кадровое дело" N7, июль 2005
www.eos.ru
Оттиск печати: на каких документах ставить?
Автор: Елена Ширимова, юрист, ведущий эксперт журнала "Кадровое дело"
Кадровое дело
Еще со школьной скамьи мы усвоили: документ без печати недействителен. Вот и ставим печать чуть ли не на всех бумагах - каши маслом не испортишь. Но так ли это необходимо? На каких кадровых документах действительно нужно ставить оттиск печати, а какие могут обойтись и без него?
Кнам в редакцию часто приходят письма с вопросами, которые так или иначе связаны с правильным использованием оттиска печати. "Нужна ли печать на трудовом договоре?" - спрашивает предприниматель из Самары. "Где найти перечень документов, на которых обязательно ставить оттиск печати?" - интересуется московский менеджер по персоналу. "Я случайно поставила в трудовой книжке работника печать другой организации. Что же теперь делать?" - сетует кадровик из Ставрополя. Сегодня мы разрешим эти и многие другие проблемы.
Знакомьтесь: печать
Вначале немного расскажем о том, что представляет собой печать. Это клише из твердой резины для нанесения оттисков на бумагу в целях подтверждения подлинности документа. Технические требования к гербовым печатям - их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам - изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511-2001*.
* Государственный стандарт РФ "Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" (утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст).
Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены. В законодательстве почти ничего не сказано о правилах использования печатей. Неясно, например, какие печати должны быть в организации, в каких случаях их нужно ставить, кто несет ответственность за их сохранность, сколько у фирмы должно быть печатей и т. п. Все эти вопросы остаются на усмотрение руководства организации. Печати бывают трех видов: гербовые, приравненные к гербовым и простые.
Гербовые печати (с изображением герба РФ) используются только в органах государственной власти и государственных учреждениях. Кроме того, гербовую печать получают организации, которые наделены государственными полномочиями. Например, частные нотариальные конторы.
Акционерное общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование и адрес
Коммерческие фирмы используют печати, приравненные к гербовым. На них изображена фирменная эмблема, логотип или просто написано название компании. Как на гербовых, так и на приравненных к ним печатях указывается ИНН юридического лица и номер свидетельства о государственной регистрации.
Есть свои печати и у частных предпринимателей. По своему статусу они считаются приравненными к гербовым. Но на такой печати вместо герба и эмблемы располагается фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также указывается его местонахождение, ИНН и регистрационный номер.
Штампы, датеры, факсимиле Штамп - это вид печати прямоугольной формы с каким-либо текстом. Чаще всего штампы используют, чтобы нанести на документ реквизиты организации. Бывают штампы, подтверждающие определенное действие. Например "Оплачено", "Выдан вкладыш". Датер - штемпельный прибор для автоматического проставления дат. Порядок использования штампов и датеров в законодательстве не урегулирован, поэтому организация должна определить его самостоятельно. Факсимиле - это печать или клише, с помощью которого воспроизводится подпись человека. В соответствии со статьей 260 Гражданского кодекса факсимиле можно использовать только в установленном законом порядке. Однако такого порядка пока не существует. На кадровой и бухгалтерской документации факсимиле ставить нельзя - там нужна только собственноручная подпись должностного лица. А вот на письмах, грамотах, поздравлениях - вполне допустимо.
Гербовые и приравненные к ним печати ставят на документы, требующие особого подтверждения подлинности, - договоры, грамоты и свидетельства, трудовые книжки, служебные удостоверения и т. п. Простыми считаются печати структурных подразделений компании, печати для отдельных видов документов, штампы. Они бывают разной формы - круглые, треугольные, прямоугольные, квадратные. Ставятся на те документы, которые не требуют особого подтверждения подлинности (справки, пропуска, копии и т. п.).
Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены
Где расположить оттиск печати?
Оттиск печати должен располагаться внизу документа, рядом с подписью должностного лица. Обратите внимание: печать ставится таким образом, чтобы частично закрыть слово, которое обозначает должность, но не попасть на подпись и расшифровку подписи.
На некоторых документах стоит специальная отметка "М. П." (место печати). Если она есть - одной заботой меньше: ставьте оттиск прямо на нее. Буквы "М. П." присутствуют на титульном листе трудовой книжки, на бухгалтерских бумагах, бланках удостоверений.
Для чего нужна печать?
Печать придает документу юридическую силу - она подтверждает подлинность подписи должностного лица. Но далеко не все кадровые документы нуждаются в этом реквизите. К сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и какую именно печать. На основе сложившейся практики мы составили список кадровых документов, заверяемых оттиском печати в коммерческих организациях. Он представлен в таблице на стр. 33. Печатью заверяются не только кадровые документы, но и бухгалтерские бумаги (поручения, реестры, сметы), а также учредительные документы организации, коллективный договор, различные соглашения. Документы, не упомянутые в данном перечне, заверения печатью не требуют.
Письма, выполняемые на бланках (кроме гарантийных), заверять печатью не нужно
| На каких документах какие печати ставить |
Заверяем документы по правилам
Конечно, ничего страшного не произойдет, если вы по ошибке поставите печать на кадровом приказе или письме. Но если вы не заверите печатью документ, который действительно в этом нуждается (например, договор), последствия могут быть весьма плачевными. Такой договор не будет иметь юридической силы, а суд скорее всего не станет рассматривать его как доказательство. Чтобы избежать подобных неприятностей, советуем вам четко прописать порядок использования печати на локальном уровне. Сначала нужно определить перечень документов компании, на которых вы будете в обязательном порядке ставить печать. Затем необходимо составить инструкцию по использованию печатей, в которой написать, когда ставится печать, приравненная к гербовой, а когда - простая, как используются штампы, если они есть в организации. Отдельно оговорите, где будет храниться печать и кто назначается ответственным за ее хранение (обычно этот вопрос решает руководитель организации).
Эту инструкцию вместе с перечнем целесообразно сделать приложением к общей инструкции по делопроизводству вашей компании, а если таковой нет - самостоятельным документом или дополнением к уставу. В дальнейшем, если понадобится заверить печатью документ, не указанный в локальном акте, руководитель организации издает об этом специальный приказ. Список документов, заверяемых печатью, можно со временем дополнять.
В инструкции по использованию печатей необходимо прописать порядок уничтожения устаревших печатей
Печать в трудовой книжке
Отдельно нужно сказать об оттиске печати в трудовой книжке работника. Порядок заполнения трудовых книжек четко прописан в двух нормативных актах - Правилах ведения и хранения трудовых книжек* и Инструкции по заполнению трудовых книжек**, которые нужно соблюдать неукоснительно. Изучив эти документы, делаем вывод: существует всего три случая, когда в трудовой книжке сотрудника ставится печать организации или кадровой службы (можно использовать любую из них): - при первичном оформлении книжки - на титульном листе; - при изменении анкетных данных сотрудника - на внутренней стороне обложки; - при увольнении - после записи об увольнении в разделе "Сведения о работе". * Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. No 225. ** Утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. No 69.
Кроме того, есть один случай, когда в трудовой книжке нужно поставить штамп - если работнику выдан вкладыш. Проставляется этот штамп на внутренней стороне обложки книжки или на титульном листе и представляет собой прямоугольный оттиск со словами "Выдан вкладыш".
Лариса САНКИНА ,
доцент кафедры документоведения Российского государственного гуманитарного университета:
- К сожалению, ни один из нормативных актов, регламентирующих работу с трудовой книжкой, не говорит о том, как аннулировать неверно поставленную печать (например, печать другой организации). А между тем такая ошибка может вызвать вопросы у органов Пенсионного фонда при назначении работнику пенсии. Полагаем, что исправить ее можно в том же порядке, что и неправильную запись в разделе "Сведения о работе" трудовой книжки. После последней записи поставьте следующий порядковый номер и напишите, что печать такой-то организации поставлена ошибочно. Например: "Печать открытого акционерного общества "Глория" поставлена ошибочно". Затем поставьте рядом с этой печатью правильную. Не исключено, что сотруднику с такой отметкой в трудовой книжке все-таки придется подтверждать период работы в вашей организации копиями приказов. Поэтому выдайте сотруднику необходимые копии, когда он будет увольняться.
hr-portal.ru
Для чего используются печати и штампы, чем они отличаются друг от друга | Дорожный контроль
Без печати не может обойтись ни одна современная организация, поскольку все ее действия не будут иметь юридической силы. Поэтому разработка и заказ клише являются одним из самых распространенных заказов. Существует несколько видов печати в зависимости от их назначения.
Для того, чтобы доказать подлинность документа, используется основная печать. Без нее любая официальная бумага считается недействительной и не имеет никакой юридической силы. По этой причине все компании должны иметь свою печать, которая будет подтверждением ее юридического статуса. На ней должны быть указаны наименование фирмы, ИНН, отделение налоговой инспекции, где зарегистрирована организация, и некоторые другие сведения. Такая печать нужна и индивидуальным предпринимателям для ведения бизнеса. Налаженное изготовление печатей в СПб позволит в короткие сроки получить необходимый канцелярский товар и начать свою деятельность.
Если фирма имеет отделения, то для них также заказываются печати, которые называются дополнительными. Они имеют порядковый номер и чаще всего они предназначены только для определенных документов, к примеру, для справок или счетов. С их помощью можно осуществлять различные юридические операции, которые будут иметь законную силу.
Нотариальные работники и врачи заказывают себе личные печати, поскольку они несут полную ответственность за все документы и выписанные рецепты. Такая печать используется в дополнении к основной, которая используется в данном учреждении. Они помогают установить, кто оформлял бумагу, что очень важно при расследовании каких-либо инцидентов. Такие типы печатей очень распространены, к примеру, на странице copy.spb.ru можно посмотреть разные образцы штампов и узнать их цены.
Факсимиле используется для воспроизведения подписи какого-либо официального лица. Однако такая печать может быть использована лишь в том случае, если это допустимо по заключенному договору. Факсимильную печать нельзя применять на оригиналах документов, так как там подпись должна быть написана от руки, а также на документах, связанных с материальной стороной.
Штампы необходимы в тех случаях, когда требуется часто указывать реквизиты компании и ее адрес. Чтобы этот процесс не занимал много времени, используются штампы. Они совсем не обязательны для применения, но могут существенно облегчить работу. Штампы нужны только для предоставления какой-либо информации, поэтому они не имеют никакой юридической силы.
Бывают разные типы штампов, например, адресные, которые обеспечивают всю информацию об организации, ее ИНН, реквизиты в банке и многое другое.
Для регистрации всех принимаемых документов используются регистрационные штампы, которые нужны, чтобы установить ответственность организации за выполнения поставленной задачи. В ней есть пустые поля, в которые прописывается дата принятия документа.
Для упрощения работы с документацией используются также датеры, которые проставляют числа и год, а также нумераторы, нумерующие страницы.
roadcontrol.org.ua
