Содержание
Управление приобретением VA: шаги, необходимые для обеспечения того, чтобы федеральные графики поставок в здравоохранении оставались полезными
Краткие факты
Чтобы удовлетворить потребности ветеранов, VA ежегодно тратит миллиарды через программу федеральных графиков поставок — упрощенный способ покупать товары и услуги по оптовым ценам. Администрация общих служб делегирует управление частью этой программы компании VA, крупнейшему федеральному покупателю медицинских товаров и услуг.
Однако VA неэффективно управляет программой, что связано с задержками в заключении контрактов, отсутствием обучения персонала, заключающего контракты, и ограниченным пониманием потребностей пользователей. Кроме того, VA не оценила, как совпадение с другой программой закупок влияет на цели программы.
Мы дали 11 рекомендаций по решению этих и других проблем.
Идентификационные бирки, стетоскоп, флажок
Перейти к основным моментам
Основные моменты
Что обнаружило Управление по делам ветеранов
За последние 5 лет расходы Департамента по делам ветеранов (VA) на медицинские расходы увеличились, но расходы на восемь нефармацевтических федеральных поставок Графики (FSS) были плоскими.
GAO обнаружило, что отчеты о продажах, представленные поставщиками, достаточно надежны для описания этих тенденций. Однако GAO обнаружило, что Национальный центр закупок штата Вирджиния (NAC) — подрядная организация всей Вирджинии, отвечающая за FSS, — не имеет средств контроля для обеспечения полноты данных о продажах поставщиков, которые используются для расчета комиссионных за финансирование программы.
Программа FSS сталкивается с многочисленными проблемами. Например, руководство и обучение NAC FSS не являются исчерпывающими, что создает риск неэффективности и неравномерного применения требований контрактным персоналом. Ограниченное сотрудничество между руководством FSS как в NAC, так и в Управлении общих служб (GSA) также привело к упущенным возможностям для обмена инструментами и практиками. Трехлетний разрыв в руководстве ФСБ еще больше усугубил проблемы; эти должности в настоящее время заполнены.
NAC также не удалось достичь цели своевременности в 180 дней для 75 процентов нефармацевтических контрактов FSS, которые она заключила с 2014 по 2018 финансовые годы (см.
рисунок), хотя NAC выполнила свою цель по модификации контрактов в 80 процентах случаев.
Своевременность присужденных нефармацевтических контрактов FSS на 2014-2018 финансовые годы
Оценивая цели своевременности и определяя препятствия на пути их достижения, руководство NAC может предпринять шаги, чтобы лучше позволить своим контрактным сотрудникам предоставить эффективные и надежные средства для получить необходимые товары и услуги через ФСС.
Кроме того, руководители закупок VA не оценили и не сообщили руководителям программ, является ли дублирование между FSS и программой «Основной поставщик медицинских и хирургических товаров — следующего поколения» (MSPV-NG) необходимым и эффективным использованием ресурсов. Эти две программы включают в себя много одинаковых предметов, и разные сотрудники по контрактам управляют разными контрактами на поставку одних и тех же или аналогичных предметов медицинского назначения для медицинских центров штата Вирджиния.
Без оценки дублирования между этими двумя программами VA рискует неэффективно использовать свою рабочую силу по контракту и, возможно, не сможет в полной мере использовать свою покупательную способность.
Почему GAO провело это исследование
В рамках программы FSS VA управляет девятью графиками, связанными со здравоохранением, — группами контрактов, используемых для заказа медицинских товаров и услуг — в соответствии с полномочиями, делегированными GSA. Управление программой FSS VA, в том числе скорость добавления новых контрактов, влияет на способность медицинских центров VA использовать ее для легкого получения товаров и услуг. Кроме того, недавние изменения в медицинских закупках VA также подняли вопросы о будущей роли программы.
GAO было предложено изучить управление VA и использование его программы FSS. В этом отчете оценивается (1) то, что известно об использовании VA своей программы FSS за 2014–2018 финансовые годы; (2) проблемы управления программой, с которыми сталкивается NAC; (3) степень своевременности заключения NAC контрактов FSS с поставщиками с 2014 по 2018 финансовые годы; и (4) степень, в которой программы FSS и MSPV-NG предоставляют перекрывающиеся или дублирующие предложения.
GAO рассмотрело восемь списков VA, за исключением фармацевтических препаратов, среди прочего, из-за использования основного поставщика. GAO также проанализировало три из этих графиков, представляющих около двух третей контрактов VA FSS; проанализированы политики, руководства и процессы; и взял интервью у старшего персонала по закупкам, заключению контрактов и логистике VA в NAC и двух медицинских центрах.
Перейти к рекомендациям
Рекомендации
GAO дает 11 рекомендаций: девять для VA и два для GSA; в том числе то, что VA предоставляет всестороннее руководство и обучение по FSS, улучшает сотрудничество NAC и GSA, оценивает своевременность целей и барьеров, а также оценивает дублирование программ FSS и MSPV-NG. VA и GSA согласились с рекомендациями GAO.
Полный отчет
Страница основных моментов (1 страница)
Полный отчет (51 страница)
Контакты ГАО
Рабочие характеристики системы секвенирования квартир – район столичного метро
Цель
Нашей целью было оценить эффективность системы секвенирования квартир (FSS) в районе столичного метро.
В октябре 2008 года Почтовая служба США начала общенациональное развертывание 100 машин FSS для сортировки почты плоской формы (плоских), таких как большие конверты, газеты, каталоги и журналы, в заказы на доставку почтовым перевозчиком.
Почтовая служба завершила развертывание FSS в августе 2011 г. с прогнозируемой пропускной способностью на машину 16 500 штук в час и 280 500 штук в день. Почтовая служба также установила среднесуточное целевое время работы в 17 часов на машину. С тех пор, как в 2008 году началось первоначальное развертывание машин FSS, объем обычной почты сократился почти на 10,3 миллиарда штук, или примерно на 46 процентов.
В связи со снижением объемов почтовой корреспонденции руководство в 2010 г. снизило прогнозируемую общенациональную пропускную способность FSS на одну машину до 11 500 штук в час и 195500 штук в день, что дает общее сокращение примерно на 30 процентов на машину FSS.
С февраля по март 2018 г. мы проводили наблюдения ФСС в столичном районе на пяти объектах обработки почты, на которых установлено в общей сложности 10 аппаратов ФСС.
Мы выбрали следующие объекты на основе пропускной способности и производительности FSS:
- Два высокопроизводительных сайта — Гринсборо, Северная Каролина, Центр обработки и распределения (P&DC) и Linthicum, Мэриленд, Центр входящей почты, на каждом из которых установлено по одному аппарату FSS;
- Одна площадка средней производительности — Dulles, VA, P&DC, на которой установлено четыре машины FSS; и
- Два низкопроизводительных сайта — Peachtree, GA, и North Metro, GA, P&DC, на каждом из которых установлено по два компьютера FSS.
В районе столичного метро имеется в общей сложности 18 машин FSS на девяти объектах обработки почты. Это первый отчет из серии аудиторских отчетов ФСБ.
Что обнаружил OIG
Мы обнаружили, что средний дневной объем для всех 18 машин FSS в столичном районе метро был примерно на 46 процентов ниже целевого показателя 195500 почтовых отправлений в день в период с 1 октября 2016 г. по 31 декабря 2017 г.
Ежедневные объемы варьировались от 2955 почтовых отправлений в день в North Metro P&DC до 231 631 почтовых отправлений в день в Dulles P&DC.
Мы также обнаружили, что все 18 машин FSS были примерно на 27 процентов, или 4,5 часа, ниже среднего целевого ежедневного времени работы в 17 часов на машину.
На четырех из пяти объектов, которые мы посетили, руководство сообщило, что достижение целей по объему и времени выполнения зависит от достаточного объема обычной почты, и они не были уверены, что объем достаточен для достижения этих целей. На пятом объекте руководство заявило, что на них не распространяются объемные цели, поскольку их FSS считается машиной для «исследований и разработок» для тестирования и улучшения производительности FSS.
Согласно данным городских служб доставки Capital Metro Area, с 2016 финансового года по 2-й квартал 2018 финансового года производительность столичных агломераций была примерно на 16 процентов хуже в подразделениях, которые получали почту FSS, по сравнению с теми, которые этого не делали.
Общенациональные показатели за тот же период времени были примерно на 14 процентов хуже.
Около 74 млн отправлений, предназначенных для обработки на машинах ФСС в столичном метрополитене, или около 23 процентов квартирной почты, не были обработаны на машинах ФСС за это время. Эта почта называется утечкой почты. Вместо этого около 52 миллионов этих штук, или около 70 процентов, были обработаны на автоматической сортировочной машине (AFSM), которая требует дополнительной ручной сортировки почтальона для доставки. Оставшиеся 30 процентов этого объема обычной почты либо обрабатывались на другом оборудовании для обработки почты, либо сортировались вручную.
Руководство указало, что квартиры не были обработаны на машинах ФСС, так как они не были вовремя отправлены на машины для подготовки и запуска на машинах ФСС или машины ФСС их забраковали. Когда это происходит, почта с квартирами обрабатывается в AFSM во избежание задержек или отправляется в отдел доставки для ручной сортировки.
Почтовая служба может измерить общую утечку с помощью сканирования, но не может определить причину (причины) утечки, поскольку утечка почты из квартиры не контролируется. В результате Почтовая служба продолжит обработку просочившейся почты другим способом, кроме ФСС.
Что еще более важно, неясно, действительно ли обработка квартир на FSS более рентабельна, чем использование AFSM. Почтовая служба не проводит каких-либо текущих исследований или анализов, чтобы установить финансовую выгоду или экономию рабочего времени, достигаемую, когда почтовые отправления с квартирами обрабатываются в FSS вместо AFSM. Обработка квартирной почты на машинах AFSM и ручная последовательность перевозчиками квартир может быть менее дорогой, чем обработка квартир с использованием машин FSS.
Наш анализ показал, что с 1 октября 2015 г. по 31 марта 2018 г. обработка плоской почты в ФСС стоит около 0,06 доллара США за почтовое отправление по сравнению с примерно 0,02 доллара США в AFSM. Этот анализ не включает возможную экономию рабочего времени перевозчика из-за того, что почта с квартирами ФСБ находится в заказе на доставку перевозчиком.
Кроме того, у Почтовой службы нет актуальной информации об экономии рабочего времени перевозчиков, связанной с обработкой FSS. Тем не менее, мы рассмотрели средние рабочие часы подразделений доставки для тех подразделений, которые получили квартиры FSS, и сравнили их с теми, которые не получили квартиры FSS. Мы обнаружили, что с 1 октября 2015 г. по 31 марта 2018 г. подразделения, получившие квартиры FSS, превышали прогнозируемое рабочее время на 14 процентных пунктов больше, чем те, которые не получали квартиры FSS. Хотя это вызывает вопросы об эффективности использования FSS, для подтверждения точной причины (причин) необходимо провести исследование, чтобы определить ценность обработки почты FSS и причины (причины) разницы в рабочем времени в FSS и других организациях. подразделения доставки почты ФСС.
В целом, 18 машин FSS в столичном районе, в среднем, превысили общенациональную цель производительности FSS, составляющую 1650 почтовых отправлений в час на машину, примерно на 1 процент.
Шесть предприятий достигли цели по производительности, два предприятия не достигли цели менее чем на 10 процентов, а одно предприятие не достигло цели на 19 процентов.
Производительность была основана на общем количестве плоских почтовых отправлений, подготовленных и отсортированных FSS, разделенном на общее количество рабочих часов, затраченных на подготовку почты и обслуживание 18 машин FSS. Производительность варьировалась от 1336 до 1846 почтовых отправлений в час.
Во время наших пяти посещений столичного района мы заметили, что кадровый состав ФСБ не соответствует отчетам ФСБ по трудовому кодексу. В частности, 32 из 302 сотрудников ФСБ, или около 11 процентов, начисляли трудовой кодекс ФСБ, но не работали в операции ФСБ. Еще 18 сотрудников работали в ФСБ, но не применяли трудовой кодекс ФСБ. Руководство должно следить за тем, чтобы часы сотрудников были правильно заполнены, чтобы можно было правильно отнести затраты на рабочую силу и точно измерить производительность.
Мы также обнаружили на всех пяти объектах столичного района, которые мы посетили, почтовые отправления из квартир были удалены из зон подготовки FSS, поскольку они не могли быть обработаны в FSS из-за их толщины, размера или нечитаемого адреса или штрих-кода.
Несмотря на то, что мы наблюдали различные проблемы с квартирной почтой во время наших визитов на места, ни одно из пяти посещенных нами учреждений не использовало систему электронной почты об улучшении отчетности (eMIR), как это требовалось, для сообщения о проблемах с квартирной почтой, которые мы наблюдали. Система eMIR используется для сообщения о проблемах с качеством деловой почты и их решения с помощью почтовой программы. Согласно данным системы eMIR столичного метрополитена, с октября 2017 года по март 2018 года восемь из девяти объектов Capital Metro FSS не сообщали о проблемах с квартирной почтой. Одно оставшееся учреждение сообщило об 11 проблемах, из которых пять проблем были решены, четыре нерешены и две еще не решены.