Образец оформления вкладыша в трудовую книжку в 2018 году. Оформление вкладыша в трудовую книжку образец 2018

Как оформить образец вкладыша в трудовую книжку в 2018 году

Человек получает трудовую книжку после первого официального трудоустройства. После этого она остается с ним на всю жизнь и именно с ее помощью в России вычисляется общий рабочий стаж.

Количество страниц для записи в книжке ограничено, поэтому, если человек часто менял место работы или получал награды и поощрения, то может возникнуть необходимость оформления вкладыша.

Что это такое и для чего нужен

Трудовая книжка содержит 3 раздела:

на титульном листе содержится информация, касающаяся сотрудника;
данные обо всех местах работу, в том числе и текущем;
перечень всех наград, полученных во время выполнения должностных обязанностей.

Нередко количество страниц, отведенных под запись, заканчивается. В таких случаях появляется необходимость в оформлении вкладыша – дополнительных листов для увеличения места, отведенного для записей в одном или сразу нескольких разделов документа.

Дополнительные вкладыши также используются для заполнения. Чаще всего в отделе кадров допстраницы вшиваются. Это делается для того, чтобы информация на вкладыше не терялась. Но даже при потере работодатель может восстановить все записи. Это необходимо для учета трудового стажа и различных выплат.

Какой имеет вид

Вкладыш позволяет гражданам осуществлять трудовую деятельность, даже, если место для записей в трудовой книжке уже закончилось.

Первый вкладыш был создан в 1940 году, после чего неоднократно изменялся. Сейчас широкое применение получил вкладыш, разработанный в 2010 году по форме ВТ-1. Однако, также применяется предыдущая версия 2004 года.

Бланк можно скачать по ссылке.

В обязательном порядке титульный лист любого вкладыша должен иметь:

уникальный номер;
ФИО владельца книжки;
дату рождения;
информацию об образовании;
название профессии или должности;
дату получения документа;
подпись владельца;
подпись лица, которое отвечает за ведение книжки.

Кроме этого, вкладыш содержит в себе:

36 страниц, позволяющих вносить дополнительную информацию;
обложку, выполненную из картона;
графы, схожие с представленными в трудовой книжке.

К данному документу нужно относиться серьезно, так как он обладает такой же значимостью, как и сама трудовая книжка. Однако, работодатель не может отказать человеку в трудоустройстве, если вкладыш отсутствует. При неправомерном отказе человеку требуется обратиться в суд.

Вкладыш учитывает различные сроки работы, которая была у лица за отведенный период. Основная информация при рассчитывании стажа уже находится в соответствующих органах и в пенсионном фонде. При условии, что человек имел официальную работу.

Где взять

Приобретать вкладыши для трудовых книжек руководители обязаны самостоятельно. Прием документа от сотрудника строго запрещен на законодательном уровне, поэтому при нарушении работодатель будет привлечен к ответственности.

Трудовая должна находиться в отделе кадров организации, поэтому там же и дополняется вкладышем с соответствующей записью.

Как заполнить

Чтобы правильно заполнить вкладыш, необходимо ознакомиться с постановлением Министерства труда от 10.10.2003 г. №69. Заполнение начинается с постановки штампа «Выдан вкладыш», без которого вкладыш не будет считаться действительным, даже, если он уже вшит в книжку. Он должен содержать в себе сведения о серии и номере.

Если в организации не имеется данного вида штампа, то запись должна быть поставлена от руки. При этом не требуется графического выведения штампа. Надпись осуществляется обычной синей ручкой.

Штамп может быть поставлен, как на титульном листе, главное условие – он не должен перекрывать или искажать заполненные там данные, так и на странице перед титульным листом, примыкающей к обложке.

Далее заполнение вкладыша во многом схоже с заполнением трудовой книжки. Первоначально на титульном листе необходимо указать персональные данные сотрудника, а также дату, когда осуществляется заполнение документа. Все сведения, находящиеся на титульном листе, заполняются сотрудником фирмы.

После чего они должны быть проверены владельцем книжки и подтвердить правильность их написания путем постановки подписи в соответствующем поле. Вся информация на титульном листе книжки и вкладыша должны быть идентичны.

После этого требуется перейти к заполнению оставшихся двух разделов. По своей структуре они идентичны тем, что находятся в трудовой книжке. В них необходимо внести сведение о работе и наградах, которые получил сотрудник.

Они заполняются по тем же правилам, что и книжка:

применение сокращений недопустимо;
номер записи должен продолжать основную последовательность и быть на 1 больше, чем предыдущий;
вся информация в графах 1, 2, 4 должна быть указана в полях, находящихся на одном уровне друг с другом и полями, в которых отражаются все юридические действия руководителя в отношении сотрудника, например, назначение на должность или награждение.

Общее количество вкладышей, которые могут быть вшиты в книжку, не ограничено. Главное условие – правильное заполнение и наличие штампа.

Нумерация

Внешне и внутренне вкладыш очень похож на трудовую книжку. Его оформление осуществляется для дальнейшего продолжения записей, касающихся трудовой деятельности владельца книжки.

Нумерация вкладыша имеет особый порядок. Она должна начинаться не с единицы, а быть продолжением нумерации трудовой книжки. Например, если страница, на которой находится последняя запись в книжке, 43, то нумерация вкладыша должна начинаться с 44.

Благодаря этому сохраняется естественная очередность и смысловое единство записей, которые вносятся в документ.

Такой способ нумерации позволяет избежать ситуаций, когда в книжке последняя запись свидетельствует об увольнении, а ее продолжает вкладыш с записью о приеме на работу.

Как вшить

При размещении вкладыша в книжку, нужно убедиться, что он будет именно вшит. Простое хранение в книжки или размещение с помощью клеящих веществ запрещено. Это связано с тем, что именно вшитый вкладыш будет наиболее надежно прикреплен, нежели при использовании других способов. Вкладыш, который будет просто вложен, признается недействительным.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку, образец или иные указания на законодательном уровне не закреплены. Он может находить, как в конце, середине, так и начале книжке. Вариант расположения вкладыша выбирает ответственное лицо с учетом удобства вшивания и дальнейшего ведения записей.

Для вшивания вкладыша нужно пошагово выполнить следующую последовательность действий:

с помощью шила, чтобы не повредить внешний вид документа, сделать несколько проколов. Чаще всего их делают 4-5, чтобы обеспечить более надежное скрепление. Первый прокол обычно располагают посередине, а далее все остальные, соблюдая симметрию;

приложить вкладыш к трудовой книжке в месте вшивания и сделать подобные проколы. Самое главное сохранить целостность весь документов и бланков. Появление сторонних дырок и разрывов недопустимо. Все проколы должны находить, как можно ближе к переплету;
с помощью толстой иголки и нитей пришить вкладыш к книжке. Лучше всего выбирать толстые и прочные нити, это гарантирует долговечность скрепления. Количество стежков может быть любым, в конце нитки тщательно закрепляются и обрезаются.

В некоторых фирмах имеется специализированная машинка, осуществляющая скрепление документов за несколько секунд.

Возможные ошибки

При заполнении любых документов могут быть допущены ошибки, которые следует избегать по возможности:

отрывание обложки вкладыша. Он должен быть вшит в своем первоначальном виде;
выдача новой трудовой, если в старой закончилось место для записей;
вклеивание пустых листов в книжку;
замена или исправление названий разделов в книжке вместо включения вкладыша;
начало нумерации страниц с единицы;
вклеивание, а не вшивание бланка;
внесение изменений в книжке без учета вкладыш.

Кроме этого, нельзя игнорировать требования постановки на учет вкладыша. Запись о расширении книжки должна быть в соответствующие документы.

Действителен ли без трудовой книжки

На законодательном уровне закреплено, что использование вкладыша без трудовой книжки полностью запрещено. Отдельно он не обладает никакой юридической силой.

Именно поэтому при предъявлении одного вкладыша руководитель не имеет право принимать или увольнять гражданина, а также оставлять записи или совершать иные манипуляции с вкладышем.

Также документ не будет действителен, если он не вшит, а вклеен или приложен к книжке, в нем нет соответствующего штампа и титульного листа, заполненного по всем правилам.

Вкладыш является продолжением трудовой, а не самостоятельным документом. Это стоит помнить.

Как оформить новый если утерян

Если потеря вкладыша была совершена во время хранения и по вине сотрудников фирмы, то руководитель обязан самостоятельно распорядиться о выдаче дубликата. Если он утерян самим владельцем книжки, то человек должен обратиться на прежнее место работы, после чего подать заявление с просьбой об изготовлении дубликата.

Если гражданин уже нашел новую работу, то заявление может быть направлено к новому руководителю. После получения заявления работодатель обязан в течение 15 дней выдать новый вкладыш.

Если в трудовой книжке заканчиваются страницы для внесения записей, то единственным выходом является вшивание вкладыша. Он приобретается и прикрепляется к книжке сотрудниками фирмы. Заполнение вкладыша должно вестись с соблюдением всех правил. Действительным он признается только при наличии соответствующей подписи и предъявлении совместно с трудовой книжкой.

Видео по теме:

juristampro.ru

образец, как сделать правильно, фото

При активной трудовой жизни работник имеет возможность множество раз увольняться и устраиваться на работу. Эти действия в обязательном порядке фиксируются. Однако вполне возможна ситуация, когда записей настолько много, что свободного места не хватает.

Закон предусматривает возможность добавления специального вкладыша. Он является документом строгой отчётности. Если всё оформить правильно, то в трудовой книжке появится дополнительное место, куда можно вносить новые записи о приёме на работу или увольнении.

Вкладыш в трудовую

Согласно закону, у работника не может быть больше одной трудовой книжки, поэтому невозможно ему выдать новый документ в дополнение к старому. Другой важный момент состоит в том, что обязанность ведения закон предоставил работодателю. Решать проблему должен отдел кадров предприятия, а не сам сотрудник.

Сами бланки, как и документы строгой отчётности, приобретаются предприятием и должны учитываться бухгалтерией в качестве документов строгой отчётности.

Существуют два типа учётных журналов, где отражается движение таких документов:

Специальная книга, где отражается приход и расход бланков.
Книга, предназначенная учитывать движение указанных бланков.

Эти учётные журналы нумеруются, их требуется прошить и запломбировать сургучной печатью и закрепить подписью руководителя предприятия.

Содержание статьи

Правильная последовательность действий

Государство регламентирует основные правила, касающиеся установки вкладыша, но не рассматривает относящиеся к этому процессу технические вопросы.

Например, не указывается, в какое именно место требуется его подшивать: в конец документа, середину на разворот или на одну из начальных страниц.

Однако по этому вопросу сформировались практические правила, которые в сочетании с требованиями законодательства позволяют подробно ответить на вопрос о том, как правильно подшить новый бланк.

Обычно для этой цели используют последний разворот документа. Шилом протыкают дырки в книжке и на развороте вкладыша. Потом подшивают при помощи нитки.

Не разрешается пользоваться неприкреплённым, а просто вложенным вкладышем. Кроме этого не разрешается подклеивать или прикреплять степлером.

На первой странице делается отметка о прикреплении с указанием номера и серии. Надпись можно сделать чёрной или синей шариковой ручкой, по правилам на предприятии должна быть специальная печать.

Иногда возможны ошибки. Вот некоторые из них:

Дополнительный бланк подшили неправильно. В этом случае его уничтожают, а на это место подшивают другой экземпляр.
Иногда при неправильном подсоединении отсутствует возможность отсоединения. Один из возможных случаев — вкладыш был не подшит, а подклеен. А это не разрешено делать. Для исправления придётся выписывать дубликат документа и заново присоединять новый бланк.
При заполнении допущены орфографические ошибки. Их можно исправить установленным образом или отсоединить вкладыш и установить новый.

Образец формуляра

Вот, как обычно выглядит бланк:

Перед прикреплением заглавная страница должна быть заполнена личными данными сотрудника и скреплена его подписью, подписью сотрудника отдела кадров и печатью предприятия.

Пошаговая инструкция с фото

Занимается сотрудник отдела кадров, так как ведение трудовых книжек возложено законом на предприятие.

Необходимо подготовить всё, что необходимо: трудовую книжку сотрудника, вкладыш, шило, суровые нитки, иголка для них.
Раскрывают книжку на последнем развороте. Вкладыш раскрывают на середине.
Необходимо наложить вкладыш на книжку и шилом проткнуть четыре или пять дырок вдоль сгиба.
С помощью подготовленной иголки с нитками пришить вкладыш, воспользовавшись подготовленными отверстиями. Кончики ниток после окончания прошивки необходимо завязать.

Шаг 4 Техническая часть процесса завершена. Осталось на первую страницу поставить отметку. Поскольку это бланк строгой отчётности, он имеет серию и номер, которые также нужно указать рядом надписью.

На этом процесс полностью заканчивается. Теперь можно вносить новые записи во вкладыш таким же образом, как раньше заполняли трудовую.

Нумерация записей должна быть сквозная. Первая запись должна иметь следующий номер после последней записи в трудовой.

Нормативная регламентация

Главный определяющий акт — Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» №225 от 16 апреля 2003 года.

Поскольку на территории РФ могут использоваться только книжки установленного образца, вкладыш должен соответствовать данным требованиям. Это зафиксировано в Письме Минтруда России от 15 июня 2006 года за №908-6-1.

Учёт ведётся в соответствии с правилами для бланков строгой отчётности. В частности, факт прикрепления к документу должен быть зафиксирован в специальном журнале. Правила есть в Постановлении Минтруда №69.

Заключение

Правильно оформленная трудовая книжка может быть важна в тех случаях, когда необходимо подтвердить стаж работника, например, при получении пенсии. Правильное оформление поможет избежать возможных осложнений в будущем.

Правильная последовательность действий представлена на видео ниже.

znaybiz.ru

Вкладыш в трудовую книжку - образец оформления

Что такое вкладыш

Как внести запись о том, что выдан вкладыш

Оформление вкладыша: правила заполнения

Как заполнить вкладыш без ошибок

Что такое вкладыш

В соответствии с п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила), при недостаточности места на одной из страниц раздела книжки требуется оформление вкладыша, который впоследствии вшивается в нее. Делает это предприятие, в период работы на котором было обнаружено, что места для следующей отметки недостаточно.

Недопустимо совершать следующие действия, избегая выдачи вкладыша:

оформлять работнику новую трудовую книжку;
продолжать и дальше вести трудовую, внося при этом сведения в не подходящие для этого графы;
дополнять книжку пустыми листами и продолжать ее вести.

Внешний вид вкладыша отличается от трудовой книжки.

Его бланк выглядит следующим образом:

обложка документа картонная, не содержит герб РФ;
общее количество страниц — 46;
документ также оснащен элементами защиты;
титульный лист аналогичен титульному листу трудовой книжки;
графы и разделы полностью совпадают с графами трудовой.

Как внести запись о том, что выдан вкладыш

В соответствии с п. 44 Правил администрация предприятия должна иметь необходимое количество трудовых книжек, а также вкладышей к ним.

Приобретаются они работодателем. При этом он вправе требовать с работника сумму, затраченную на их покупку (п. 47 Правил). Исключением в этом случае будет массовая утрата администрацией документов, неправильное заполнение или порча не по вине работника (пп. 34, 48 Правил).

Для того чтобы начать делать записи во вкладыше, необходимо внести соответствующие отметки об этом в трудовую книжку, а именно:

проставить штамп с информацией о том, что имеется вкладыш;
при отсутствии штампа вписать указанные сведения вручную.

Эта информация указывается на титульном листе трудовой книжки, в правом верхнем углу.

Оформление вкладыша состоит из следующих шагов:

ставится штамп или делается отметка о его выдаче на трудовой;
прописывается его серия и номер;
приложение вшивается в трудовую книжку.

Число вкладышей, которые могут быть оформлены 1 работнику, никак не ограничено. Если на титульном листе уже есть отметка об этом, ниже следует сделать новую запись, указав соответствующую информацию.

Оформление вкладыша: правила заполнения

Порядок заполнения вкладыша и самой книжки аналогичен, а значит, при его оформлении следует руководствоваться Инструкцией по ведению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

По своей сути этот документ является продолжением трудовой. Ответ на вопрос, как оформить вкладыш в трудовую книжку, следующий: данные, указанные на титульном листе книжки, необходимо перенести на вкладыш, заверить подписью лица, ответственного за работу с ними, и печатью предприятия (при наличии).

Но нередко за период работы гражданина его персональные данные значительно меняются. Во избежание внесения ошибочных сведений для оформления вкладыша работнику необходимо предъявить следующие документы:

паспорт;
документ, подтверждающий уровень образования;
в случае перемены фамилии или иных данных — подтверждающие бумаги.

При оформлении следующей записи во вкладыше требуется продолжить нумерацию записей в соответствующем разделе трудовой. То есть первая запись во вкладыше не должна иметь номер 1.

В Правилах не поясняется порядок вшивания вкладыша, поэтому сотрудники кадровых служб обычно вшивают его между последней страницей и обложкой книжки.

На основании абз. 2 п. 38 Правил вкладыш без трудовой книжки недействителен.

Как заполнить вкладыш без ошибок

При необходимости оформить вкладыш следует вначале заполнить его и только после этого переносить сведения о нем в трудовую книжку. Нередко при заполнении делаются ошибки, из-за чего бланк подлежит устранению на основании акта (п. 42 Правил) и в дальнейшем непригоден для использования.

При выявлении неточностей или неправильных записей еще в трудовой или уже во вкладыше не допускается их зачеркивание или исправление (п. 30 Правил). В этом случае внести поправки нужно на предприятии, где была сделана ошибочная запись, или по новому месту работы с приложением подтверждающих документов (п. 27 Правил). При этом уже во вкладыше фиксируется, что данные под таким-то номером признаются недействительными, а следом вносятся верные сведения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если уже после заведения вкладыша у сотрудника меняются персональные данные, такие как фамилия или имя, вносить изменения требуется согласно требованиям п. 26 Правил. Предыдущие сведения зачеркиваются аккуратной чертой как на титульном листе трудовой книжки, так и на вкладыше, далее указываются новые данные. Информация о подтверждающих документах приводится на обратной стороне обложки трудовой книжки, заверяется подписью и печатью (при ее наличии).

При оформлении вкладыша необходимо зафиксировать его в журнале учета движения трудовых книжек (п. 41 Правил) с указанием номера и серии.

В соответствии с п. 42 Правил вкладыш является документом строгой отчетности и хранится на предприятии.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку можно скачать здесь: Образец оформления вкладыша в трудовую книжку.

Вкладыш — это продолжение трудовой книжки. Необходимость в его оформлении возникает при недостаточности места для внесения записей в одном из разделов книжки. Оформляется и ведется этот документ по тем же правилам, что и сама трудовая книжка.

rusjurist.ru

Как оформить выдачу вкладыша в трудовую книжку работнику

исправление фамилии при её изменении необходимо осуществлять как в трудовой книжке, так и в самом вкладыше – если подобный инцидент имеет место быть;
если по какой-то причине работодатель не проставил в данному документе свою печать, то работнику следует обязательно обратиться по этому поводу в отдел кадров и потребовать свершить это действие – отказать работодатель не имеет права.

Также следует помнить о перечне действий, осуществлять которые не следует категорически:

оформлять новую трудовую вместо подшивания специального вкладыша;
приклеивать или же просто вставлять в рассматриваемый документ новые листы;
вносить какие-либо недопустимые изменения в раздел «Сведения о награждении» — данные о работодателе и иное подобное.

Осуществление любого из обозначенных выше действий является очень серьезным нарушением.

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? правила заполнения вкладыша

Важно

И штамп, и запись ставятся на одном и том же месте: в правом верхнем углу на титульном листе трудовой. В целом оформление выглядит следующим образом:

Ставится штамп или делается запись «выдан вкладыш».
Ниже указывается серия и номер вкладыша.
В конце трудовой – между последней страницей и обложкой вшивается вкладыш.

Номер вкладыша является его идентификатором, то есть он непременно должен совпадать с тем, который вписан на титульном листе ТК.

Так что переносить его нужно очень внимательно, тщательно выверяя каждую букву и цифру. Количество вкладышей, которые могут выдаваться работнику – не ограничено. Соответственно, если в обозначенном месте уже существует отметка о выдаче вкладыша, делайте новую отметку чуть ниже.

Вкладыш в трудовую книжку (тк): заполняем правильно

Под записями на титульном листе вкладыша ответственный сотрудник ставит свою подпись и обязательно печать работодателя (у которого заведен вкладыш).
Вкладышей может быть заведено сколько угодно, предельное количество Правилами не установлено.
После внесения данных на титульный лист вкладыша его подшивают к трудовой книжке, на первом листе которой (где внесены записи данных о работнике) проставляют штамп «Выдан вкладыш» с указанием его реквизитов (номер, дата выдачи, серия). Важно: действующими Правилами точно не установлено, куда нужно ставить штамп о выдаче вкладыша, можно ли сделать эту отметку вручную, и куда подшивать сам вкладыш.

Оформление вкладыша в трудовую книжку (образец)

порядок оформления сведений о работе, совместительству, переименовании организации, о награждении
порядок внесения изменений и исправлений
вкладыш в трудовую книжку
дубликат трудовой книжки
ведение трудовой книжки предпринимателем
порядок подсчета трудового стажа по периодам работы
варианты записей внесения изменений и исправлений
варианты оформления записей о приеме, перемещениях, присвоении разрядов

Порядок приобретения, хранения и выдачи трудовых книжек Статья 66 Трудового кодекса РФ, сохраняя исключительно федеральный уровень регулирования основных вопросов, касающихся трудовой книжки работника, предусматривает, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

Штамп «выдан вкладыш» в трудовую книжку

Обязательно надо указать на серию и номер бланка выдаваемого документа. Следует подчеркнуть, что нормами отечественного права не регламентируется место проставления такой отметки.

Внимание

Однако с учетом содержания бланка книжки и обычаев делового оборота видится обоснованным проставление штампа о выдаче вкладыша на внутренней стороне первого листа обложки. Общее количество вкладышей, которые могут выдаваться к одной трудовой книжке, законодательно не регламентировано.

Важно, чтобы все они были оформлены в соответствии с законом и в отношении каждого из них ставился отдельный штамп. По ссылке доступен для скачивания образец того, как оформить вкладыш в трудовую книжку.

При заполнении вкладыша нумерация записей в нем должна продолжать порядковые номера в трудовой книжке.

Как выдать вкладыш к трудовой книжке в 2018 году

В связи с этим главный бухгалтер должен контролировать наличие у кассира данной учетной книги установленной формы, а также своевременность и правильность ее заполнения. Следует обратить внимание на установленный Правилами порядок выдачи из бухгалтерии бланков трудовых книжек и вкладышей в них лицу, ответственному за их ведение.

Инфо

Бланки выдаются по заявке работника кадровой службы. По окончании каждого месяца в бухгалтерию должен представляться отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель в соответствии с п. 47 Правил взимает с него плату, размер которой определяется расходами на их приобретение. Плата за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них не взимается при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (п.

Как оформить выдачу сотруднику трудовой книжки или вкладыша в нее?

Ошибки: как правильно исправить? Обратите внимание на важность соблюдения следующего алгоритма действий при оформлении вкладыша:

Вкладыш заполняется полностью – титульный лист и запись.
Внесённые сведения перепроверяются, сведения на титульном листе должны полностью совпадать с данными титульного листа трудовой, номера записей идти по порядку, а запись должна быть внесена корректно.
На титульном листе трудовой нужно внести сведения о выдаче вкладыша (в верхнем правом углу), то есть сделать отметку о выдаче и поставить серию и номер.
Подшить вкладыш.

Этот алгоритм важен во избежание допущения и исправления ошибок. Если при заполнении вкладыша на его титульном листе или при внесении записи допущена ошибка, то в соответствии с Правилами (№ 225), он списывается актом и уничтожается.

Вкладыш в трудовую

Для записей о месте работы вкладыш имеет 9 разворотов, о награждениях – 8 разворотов. Вкладыш вшивается в трудовую и заполняется согласно регламентированным правилам (постановление Министерства труда РФ № 69 от 10 октября 2003 года).

Приобретение вкладыша Где берётся бланк? Вкладыш в трудовую книжку, впрочем, как и сами книжки, должен приобретать непосредственно работодатель у унитарного предприятия «Гознак». Работодатель не может:

принимать чистый вкладыш от сотрудника;
требовать принести вкладыш самостоятельно.

Любой кадровый работник знает, что вкладыш в трудовую – это отчетный документ.

Поэтому приобретать его следует только у тех компаний, которые заключили договор с предприятием «Гознак». Фирма, занимающаяся распространением вкладышей и трудовых, обязана иметь лицензию, а также сертификат, которые подтверждают полномочия на продажу.

Но, в то же время, действующим законодательством установлено, что необходимо обязательно вносить соответствующие записи в трудовую при заключении трудового договора. Разрешается данный вопрос достаточно просто – следует оформить специальным образом вкладыш в данный документ. К необходимости подобного действия может привести не только частая смена места официального трудоустройства, но также быстрый карьерный рост, перевод на различные должности внутри одного предприятия. Подобное обязательно должно отражаться в трудовой книжке. При возникновении рассматриваемой ситуации необходимо будет лишь приобрести специальный вкладыш. Он имеет унифицированный формат, закрепленный в действующем законодательстве. Основным документом, на который необходимо ориентироваться в рассматриваемом случае, является постановление Министерства труда РФ №69 от 10.10.03 г.

Нумерация во вкладыше не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой книжке. Например, номер последней записи в трудовой в данных о работе – «16». Значит, первая запись во вкладыше будет под номером «17».
Не стоит переживать, если место на странице в трудовой книжке уже закончилось, а начатая запись еще нет. В данном случае запись переносится во вкладыш с того места, на котором оборвалась.
Если во время трудовой деятельности у сотрудника произошла смена фамилии, то исправить фамилию нужно как в самой трудовой книжке, так и во вкладыше к ней.
Если наниматель, который завел вкладыш, не проставил в него свою печать, а сотрудник уже трудится на другой работе, то за проставлением печати во вкладыш трудящемуся необходимо обратиться именно к нанимателю, оформившему вкладыш (т. е. к предыдущему).

advocatus54.ru

Заполнение вкладыша в трудовую книжку образец в 2017 году

Обновление: 19 декабря 2016 г.

Трудовая книжка является основным документом, служащим для подтверждения и определения стажа граждан Российской Федерации. Она используется при расчете и назначении пенсий в России. Указанный формуляр оформляется при первом трудоустройстве физического лица и сопровождает его при всех последующих перемещениях по должностям или местам работы. В результате может возникнуть необходимость оформить вкладыш в трудовую книжку.

Положениями ТК РФ особая роль в отношениях между работодателем и физическим лицом отведена трудовой книжке. Указанный документ заводится по факту первого трудоустройства работника.

При всех последующих оформлениях данный формуляр предоставляется по новому месту работы и хранится там вплоть до увольнения.

Все факты, связанные с исполнением должностных обязанностей, следует отражать в трудовой книжке. К ним относятся сведения о заключении договора с физическим лицом и издании приказа, перемещении работников по отделам и должностям, увольнении граждан и другие.

На основании сведений, содержащихся в трудовой книжке, можно рассчитать периоды исполнения гражданином должностных обязанностей, его стаж. Отраженные в ней записи могут подтвердить или опровергнуть как квалификацию работника, так и его профессиональную карьеру.

С учетом всего сказанного может возникнуть ситуация, когда вышеназванный формуляр будет заполнен и у работодателя появится вопрос, как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку.

Учитывая особое значение трудовой книжки, законодатель разработал Правила их ведения и хранения, которые утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

Каждая трудовая книжка и любая запись, вносимая в нее, должны соответствовать вышеназванному нормативному документу.

В соответствии с пунктом 38 указанных Правил если в трудовой книжке заполнены все страницы, то возникает необходимость оформления вкладыша в неё. Форма такого документа разработана и утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

Следует учесть, что оформить вкладыш в трудовую книжку как самостоятельный документ нельзя. Данное предписание прямо следует из абзаца 2 пункта 38 Правил.

Работодателю следует вносить записи в указанное вложение в том же порядке и по тем же правилам, что и в саму трудовую книжку.

Несоблюдение данного предписания, равно как и его игнорирование, может явиться основанием для привлечения соответствующей организации или предпринимателя к ответственности в виде штрафа, размеры которого установлены статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.

Правила оформления вкладыша в трудовую книжку

Правительство Российской Федерации, утвердив своим Постановлением от 16.04.2003 N 225 Правила ведения трудовых книжек, не разработало детального описания действий по заполнению вкладышей в них.

Отсутствует такой алгоритм и в Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Не разработан указанными ведомствами и официальный образец заполнения вкладыша в трудовую книжку.

Единственное, что прямо установлено Правительством Российской Федерации в Правилах, это необходимость проставления в трудовой книжке штампа «Выдан вкладыш». Обязательно надо указать на серию и номер бланка выдаваемого документа.

Следует подчеркнуть, что нормами отечественного права не регламентируется место проставления такой отметки. Однако с учетом содержания бланка книжки и обычаев делового оборота видится обоснованным проставление штампа о выдаче вкладыша на внутренней стороне первого листа обложки.

Общее количество вкладышей, которые могут выдаваться к одной трудовой книжке, законодательно не регламентировано. Важно, чтобы все они были оформлены в соответствии с законом и в отношении каждого из них ставился отдельный штамп. По ссылке доступен для скачивания образец того, как оформить вкладыш в трудовую книжку.

При заполнении вкладыша нумерация записей в нем должна продолжать порядковые номера в трудовой книжке. Данное предписание следует из пункта 11 Правил, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

На титульном листе вкладыша следует заполнить все графы и проставить подписи владельца книжки и ответственного сотрудника работодателя. Также обязательным является наличие оттиска печати предприятия или индивидуального предпринимателя.

В дальнейшем все записи совершаются и оформляются в том же порядке, что и в трудовой книжке.

Важно помнить, что если при оформлении вкладыша допущены ошибки, то следует обеспечить оформление вкладыша в трудовую книжку по образцу, указанному выше.

Каждый вкладыш в трудовую книжку должен быть вшит в нее. Без исполнения указанного требования такое вложение не может считаться действительным.

Действующее законодательство Российской Федерации не определяет порядок и способы вшивания вкладыша в основной документ.

Однако, учитывая необходимость нумерации всех записей в формуляре в хронологическом порядке, видится обоснованным вшивание вкладыша между последним листом трудовой книжки и ее обложкой.

Вшивание следует осуществить путем использования иглы или швейной машинки. Требования к качеству и цвету ниток, а также к ширине стежков акты нормотворчества Российской Федерации не содержат.

Вклеивание или прикрепление вкладыша иным способом противоречит закону, нарушает правила заполнения вкладыша в трудовую книжку и влечет необходимость оформления нового вложения в основной документ.

Сшивку следует осуществлять по развороту вкладыша. Данный способ позволит обеспечить максимальную прочность его скрепления с трудовой книжкой.

Вместо заключения необходимо отметить, что игнорирование процедуры оформления и сшивания вкладыша повлечет за собой признание его недействительным. В результате этого у работника могут возникнуть определенные сложности в будущем.

Прошли те времена, когда человек начинал трудиться на одном предприятии подмастерьем в возрасте 18 лет и уходил с него на пенсию в должности мастера или начальника производства. Сейчас за трудовую деятельность, в поиске более «теплого» местечка сотрудник может сменить десяток организаций. Трудовая книжка не бесконечна и нужные страницы могут просто закончиться. Как справится с этой проблемой, рассмотрим подробно в данной статье.

Что это за приложение и в чем его важность

Потребность в дополнительной вставке возникает, когда нет чистых страниц формуляра, необходимых для внесения новых записей.

Ранее кадровики особо не утруждали себя приобретением новых бланков, а просто перечеркивали сведения о награждениях и делали необходимые записи. Сейчас такое ведение документации недопустимо.

Также запрещены следующие действия:

вклеивание в книжку чистых страничек с отметкой отдела кадров о подобной модификации документа;
оформление второго формуляра в продолжение первоначального.

При отсутствии чистых страниц для внесения сведений о перемещение с одного места работы на другое необходимо оформлять вкладыш. Данный документ соответствует правилам ведения кадровой документации.

Наличие квалифицированных сотрудников, ответственных за правильное ведение кадровой документации – это «головная боль» руководителя. Отсутствие квалифицированных менеджеров по персоналу приводит к большим проблемам, как для предприятия, так и для его сотрудников. Менеджер должен не только уметь правильно заполнить и выписать формуляры, но и соблюдать сроки оформления бланков и следить за их наличием.

Наличие вкладыша обязательно, так как если в организацию оформляется сотрудник, у которого нет свободного места в трудовой книжке (ТК), запись о приеме на работу необходимо сделать в течение 5 рабочих дней. Если не выполнить данное требование в установленные сроки, возникает нарушение.

Приложение – это важный, хотя не всегда необходимый формуляр. Он имеет те же данные и размер что и трудовая книжка.

Работодатель не имеет права требовать приобретение вставки у сотрудника. Также запрещено принятие отделом кадром чистого документа от служащего. Приобретение бланков разрешено только у определенных лицензированных организаций, поэтому предприятие должно это делать самостоятельно.

Вкладыши относятся к бланкам строгой отчетности.

Правила и пример оформления вкладыша

Все правила оформления вклейки четко регламентируются российским трудовым законодательством. Для опытного кадровика это не составит особого труда. Следует выполнять следующие правила:

бланк заполняется с первого листка. Информация не берется из трудовой книжки. Все данные берутся исключительно из паспорта, диплома и других официальных документов;
исправления на титульном листе приложения недопустимы;
первый лист документа заверяется печатью предприятия, открывающего формуляр и подписью сотрудника, ответственного за его заполнение. Фамилия и инициалы должностного лица должны четко читаться. Печать может быть двух видов – предназначенная для ведения кадровой документации или общая для всего предприятия;
на первом листе ставится дата выписки вкладыша, а не трудовой книжки.
нумерация записей сквозная.

Запись о выписке вставки на трудовой книжке может производиться вручную или при помощи специального штампа. При ручном заполнении все цифры и буквы обязаны четко читаться и не перекрывать другие сведения.

Не существует строго регламента о количестве возможных вклеек в трудовую книжку. Следовательно, их может быть от одной и более. Главное чтобы запись о них присутствовала на основном документе.

Пример оформления вкладыша и соответствующей записи можно увидеть на фотографии приведенной ниже.

Как корректно вшить вставку в трудовую

Правильная вшивка приложение – задача ответственного сотрудника. Сделать это необходимо безупречно, так как неверное оформление приведет к необходимости замены бланка. Выписка документа проходит в несколько основных этапов:

На странице под номером один ТК либо внутренней стороне корочки необходимо сделать запись о передаче вкладыша. Обязательна пометка о номере и серии бланка;
Оформление первого листа производится на основании предъявленных работником оригиналов документов;
Непосредственное подшивание бланка. Делается это в рекомендованные законодательством сроки.

В трудовом законодательстве не прописана сама процедура вшивания. Само слово «вшивание» предусматривает плотное скрепление обоих документов при помощи нитей. То есть обычное склеивание в данном случае не подойдет.

Специалисты рекомендуют произвести соединение бланков следующим образом:

Трудовая книжка раскрывается в месте стыка заключительной страницы и обложки;
Вкладыш разворачивается ровно посередине;
Документы стыкуются друг с другом. При помощи острого шила или толстой иглы подделывается два отверстия;
В отверстия просовываются прочная нить белого цвета. Документы прочно скрепляются друг с другом. При этом концы нити не должны остаться снаружи.

В данном случае не требуется скрепление концов при помощи клея, бумаги, сургуча и удостоверения печатью.

Как сделать правильную запись о вклейке

Для регистрации движения бланков строгой отчетности на предприятиях существуют специальные книги учета. Наличие такого учета обязательно для отдела кадров. Все формуляры находятся в подотчете у ответственного сотрудника, поэтому должны строго регистрироваться. Учетный формуляр имеет определенные графы:

Порядковый номер записи. Регистрация идет сквозная;
Дата выписки кадрового документа;
Ф.И.О. владельца;
Номер и серия бланка строгой отчетности;
Должность владельца документа;
Подразделение, цех или участок, на который оформляется сотрудник;
Подпись должностного лица, ответственного за выписку документа;
Подпись сотрудника, на которого оформляется бланк.

Самые распространенные ошибки и способы их устранения

Оформление или заполнение вкладыша не требует особых знаний и узкой специализации. Тем не менее, вклейку вкладыша делают очень редко, поэтому ну удивительно, что сталкиваясь с этой задачей впервые, сотрудник может совершить множество неправильных действий. Самые распространенные ошибки:

Соединение с трудовой книжкой чистого бланка вклейки. В результате заполнения могут отличаться данные на титульных листах документов. В итоге вкладыш придется отделить и подкреплять новый бланк. Списание испорченного документа довольно хлопотная процедура, так как необходимо будет составить акт об его уничтожении с указанием причины такого действия.
Удаление обложки с вкладыша. Сшивание двух довольно толстых документов с корочками трудное занятие для хрупкого сотрудника кадрового отдела. Для облегчения задачи изымается твердая обложка. Это является нарушением законодательства о кадровом делопроизводстве. В результате работодатель может получить ощутимые штрафы при проверке соответствующими органами. Такая трудовая книжка будет признана недействительной, что приведет к необходимости ее переоформления.

Если ошибка сотрудника вовремя замечена, достаточно произвести замену испорченного бланка. Его стоимость может быть вычтена и заработка виновного сотрудника. Работнику, которому оформляется документ, он предоставляется бесплатно, так как замещение произошло по вине администрации.

При оформлении данного документа не допускаются помарки и исправления. В случае внесения неверной информации или допущения ошибки формуляр нельзя вшивать в трудовую книжку. Форма подлежит списанию при помощи специального бланка.

Возможно, что сотрудник отдела кадров уже успел сделать запись о серии и номере испорченного вкладыша на титульном листе трудовой книжки. Понятно, что из-за невнимательного работника никто не будет менять основной документ, необходимо делать исправления. Поэтому сотруднику отдела кадров необходимо помнить о следующем:

Не вносить записи на титульный лист ТК до момента полного оформления вкладыша и его тщательной проверки;
Если запись сделана, а приложение подлежит списанию, на титульном листе придется делать пометку о внесении ошибочной информации. Ниже записать правильные данные.

Если бланк подшит, его лицевая сторона оформлена правильно, и делается неверная запись о приемке или увольнении с работы, то исправления производятся в соответствии с Инструкцией об оформлении трудовых книжек: ошибочные сведения не перечеркиваются и не штрихуются. Сотрудник на той же странице делает запись о том, что запись под определенным номером является недействительной. Ниже, производится верная запись.

На сотруднике отдела кадров лежит большая ответственность. От правильного заполнения трудовой книжки и ее дополнений зависит нормальное оформление пенсии или без проблемный переход специалиста на другую работу. Люди могут ошибаться, но подобные упущения следует свести к минимуму. Для обучения сотрудников необходимо иметь образцы правильно оформления титульных листов и записей в трудовой книжке и вкладыше.

К основным нюансам внесения информации в бланк приложения можно отнести следующие моменты:

вставка является дополнением ТК, без нее она не имеет юридической силы;
нумерация записей не начинается с единицы, а является продолжением уже ранее существующей информации о смене мест работы;
если запись в полном объеме не поместилась на последней странице основного формуляра, ее логично продолжают на первой странице приложения;
данные об изменении фамилии вносятся в каждый документ одновременно;
на бланке должна присутствовать печать организации, которая произвела ее вклейку. Если печать ставит последующее предприятие, приложение будет считаться недействительным.

Если по каким-то причинам произошла порча или потеря вкладыша, то предприятие обязано выдать его дубликат по требованию сотрудника.

Сотрудники отдела кадров не могут принимать вкладыш без трудовой книжки, а тем более делать в нем какие-либо записи. Согласно российскому законодательству трудовая книжка и ее дополнение должны быть предоставлены одновременно в сшитом виде. Без соблюдения данного регламента сотрудник может получить отказ в оформлении на работу.

Видео содержит дополнительную информацию о том, как правильно вшить вкладыш в трудовую.

Зачеркивание граф для сведений о поощрении

Переименование ее в сведения о работе

Вписывание данных о стаже

Вклеивание чистых листов

Из бланка трудовой книжки для продолжения внесения записей

Оформление новых трудовых книжек

Для дополнительных записей

• выдают при уплате соразмерной компенсации, что не превысит цену бланка – п. 47.

• Его обложка картонная.

• Формат документа – 88*125мм.

• Есть несколько защитных элементов.

• Титульная страничка схожа с титульным листом трудовой книжки.

• Поля вкладыш имеет такие же, как и трудовая.

Сначала выдают бланки

Которые приобретаются руководством фирмы, где на момент окончания полей в трудовой книжке работал гражданин. Кадровый работник обязан знать, как оформить выдачу вкладыша в трудовую книжку

Далее оформляют вкладыши

На первом листе отражают данные о сотруднике:

его ФИО согласно паспортным данным;
дату рождения;
образование согласно записям диплома или аттестата;
профессию – согласно документации об образовании;
дату оформления;
ФИО специалиста, который вносит запись;
печать и подпись уполномоченного лица.

Сведения во вкладыше могут отличаться от тех, что прописаны в трудовой книжке. Это может быть при смене фамилии, получении дополнительного образования и т. п.

Вносятся записи по тем же правилам, что и в трудовой

Нумерация сведений должна быть сквозной – продолжать те, что вписаны в трудовую книжку. То есть, нумерация не начинается с начала, а продолжается.

Второй столбик имеет дату внесения записи.
Следующий – данные о трудоустройстве человека, увольнении. Сокращения слов не допустимы.
В четвертом пишут название, дату и номер документы, на основании которого прописывают сведения

Информацию о том, что вкладыш был выдан, прописывают в трудовой книжке

Пишут номер и серию бланка. В законодательстве нет точного описания, как должна располагаться информация о выдаче вкладышей. Обычно она отражается вверху справа

Лучше ставить тогда, когда документ уже оформлен

Далее перепроверяют записи

Не должно быть ошибок

При наличии записи с помарками или опиской

Нельзя допускать зачеркивания или стирания. Запись оставляется так, как есть

Далее ставится следующий номер

Пишут «запись такую-то считать недействительной»

Без порядкового номера

Пишут правильные сведения

Не правильно вносятся данные об образовании, ФИО

Возникновение такой ситуации имеет место при оформлении документа со слов сотрудника, а не при переписывании данных из документов. Выход один – уничтожение вкладыша и оформление нового

Не правильно отражаются данные о работе

Неверно указывают дату приема на фирму, не прописывают название компании, нет должности, структурных подразделений, сокращаются слова. Такие ошибки исправляются только по тому месту работы, где запись делали. Новый работодатель может вносить исправления только на основании официальной документации, выданной на предприятии, где была допущена неточность. Делают новую запись на новой строчке с оговоркой о недействительности предыдущей записи

При не поставленном штампе «Выдан вкладыш» документ считается недействительным

При отсутствии штампа в компании запись пишется от руки

• представлять требование предоставить бланки от работников.

2. Бланки вкладыша.

3. Иголка с ниткой.

4. Шило и ножницы.

5. Штамп «Вкладыш выдан».

При помощи острого шила проколите 4 или больше отверстия по линиям сгиба

Придерживайтесь одинакового расстояния между проколами

Введите нитку (желательно использование хлопковой № 10)

В отверстия так, чтобы концы выходили с одного отверстия

Внимание, только СЕГОДНЯ! Загрузка...

amvtrade.ru

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку образец 2017

Трудовая книжка служит главным документом, который может подтвердить трудовую деятельность и стаж гражданина. В настоящее время, в Российской Федерации считаются действительными трудовые книжки: 1938 года выпуска, 1973 года и 2003 года выпуска. Все образцы являются действительными и не требуют замены на новые. В начале 2004 года выпускается российская книжка. Изменился цвет документа, с зеленого на серый и герб СССР был изменен на герб России. Также был уменьшен размер формы, а количество страниц достигло сорока четырех. Трудовая книжка обзавелась системой защиты: особый вид бумаги с нанесением водяных знаков, строка «Трудовая книжка» светящаяся при излучении ультрафиолета и уникальная прошивка, скрепляющая документ. Данный вид документа выдается тем гражданам, которые проработают в компании более пяти дней, и настоящая трудовая деятельность будет являться основной. Если человек принимается на работу в первый раз, то трудовую книжку обязан предоставить работодатель. Зачастую на новое место для работы приходят сотрудники со стажем, имеющие на руках данный вид документа. Исходя из этого может возникнуть ситуация что все листы бланка заполнены, и внести запись о принятии на работу не является возможным. Для такого случая существует вкладыш в трудовую книжку. Но как правильно оформляется вкладыш по правилам 2018 года? Давайте разбираться.

Вкладыш в трудовую книжку: если места не хватает

Граждане, ведущие активную трудовую деятельность, в связи с частой сменой рабочего места, внутренними или внешними переводами в организации или стремительным продвижением по карьерной лестнице могут столкнуться с проблемой нехватки страниц в трудовой книжке. Данная проблема не является сигналом к замене документа на новый. Достаточно всего лишь вшить в трудовую книжку специальный вкладыш утвержденной формы.

Как выглядит вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку – это официальный документ, в котором кадровый специалист продолжает вести записи о трудовой деятельности работника. На данный вид документа распространяются такие же правила по его ведению, как и на трудовую книжку. Без книжки, вкладыш является недействительным документом. Нумерация страниц не начинается с начала, а имеет продолжение уже начатой нумерации в трудовой книжке. Вкладыш в трудовую книжку имеет 36 страниц и выполнен в формате 88 на 125 мм. Обложка изготовлена из картона. Титульный лист практически не отличим от титульного трудовой, а графы с точностью повторяют основную трудовую книжку.

Правила приобретения вкладыша в трудовую книжку

Приобретение вкладыша, как и трудовой книжки, осуществляется работодателем. Организации предоставляющей работу непозволительно принимать или требовать от сотрудника бланк чистого вкладыша. Данный вид документа, имеет вид строгой отчетности. Приобретается данный документ только у лицензированных фирм. Цена вкладыша в трудовую книжку у различных представителей своя. После осуществления покупки, бланки хранятся у бухгалтера или лица ответственного за кадровую политику. После регистрации в приходно-кассовой книге вкладыши передаются под расписку работнику, ответственному за внесение записей в трудовые книжки и вкладыши.

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку

Не прекращаются споры о том, кто должен приобретать вкладыш в трудовую книжку. Приобретение вкладыша в трудовую книжку входит в обязанности работодателя, однако организация должна взыскать полню стоимость бланка с работника (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 № 225). Размер суммы возмещения не должен превышать полной стоимости вкладыша, использованного сотрудником. Существуют также случаи, при которых данный бланк оплачивает организация работодателя:

порча документа работодателем. Вкладыш может быть необратимо испорчен посредством физического воздействия человека. В случае непосредственной вины работодателя оплата нового бланка ложится на плечи организации.
утрата документации. Данной причиной могут послужить чрезвычайные ситуации. Такие, как: пожар, наводнение, землетрясение. Также в данную категорию можно отнести данный вид утраты бланков строгой отчетности по причине кражи. В данной ситуации работнику выдают копию трудовой книжки с вкладышем, и все расходы по возмещению ущерба работодатель берет на себя.

Данным вопросом часто задаются работники ответственные за ведение кадровых вопросов. Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку. В первую очередь на книжке (и на вкладыше) должен присутствовать штамп работодателя (если он есть у работодателя). Четких правил по его размещению нет. Но, как правило, штамп располагают вверху правого угла титульного листа. Рядом необходимо указать серийный номер документа. Записи в бланке вкладыша осуществляются в хронологическом порядке. Приведем образец оформления вкладыша в трудовую книжку:

Вкладыш, как правило, оформляется работодателем, за время работы у которого закончились листы в бланке вкладыша. При этом:

на титульном листе располагается дата заведения вкладыша;
в бланк вносятся персональные данные сотрудника, действительные на данный промежуток времени;
под официальными записями на титульном листе ставится печать и подпись работодателя выдавшего данный документ;
количество вкладышей разрешенных для подшивки в трудовую книжку, не ограничено.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Считается недопустимым простое нахождение вкладыша в трудовой книжке. Только став единым целым с трудовой, бланк становится действительным. Чаще всего вкладыш вшивают за последней страницей трудовой книжки. Приступая к данной работе необходимо помнить, что для надежного скрепления документов следует совершить пять проколов. По завершению работы, концы ниток, завязанные на несколько крепких узлов, должны располагаться внутри документа. Главные ошибки при вшивании бланка вкладыша:

вшивать вкладыш следует после заполнения титульного листа документа и внесения серии и номера в трудовую книжку. Если факт нарушения данного порядка произошел и работник кадровой службы совершил ошибку, неверно указав серийный номер в трудовой, предпринимаются следующие действия. Необходимо расшить документы. К трудовой книжке вновь пришить правильно заполненный вкладыш. Испорченный документ необходимо уничтожить, составив акт установленной формы.
некомпетентные работники кадровой службы, часто отрывают обложку вкладыша. Это делать категорически запрещено. Так как форма документа утверждена, и любые видоизменения могут послужить отказом в оформлении будущей пенсии работника.

Оформление вкладыша в трудовую книжку: образец

Вкладыш в трудовую книжку – это документ установленной формы, который идет дополнением к основному бланку. Как оформить вкладыш в трудовую книжку так, чтобы он соответствовал законодательству?

Что такое – вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку выписывается после того, как в основном бланке не осталось места для внесения сведений в любом разделе. Это значит, что вкладыш нужно выписать даже после того, когда полностью заполнено место, куда вписывают награды и поощрения, а в разделе для записей о работе еще остается место.

Когда вкладыш оформлен и вшит в основной документ нужно все последующие записи вести в нем.

в трудовую нужно нанести отметку о том, что в дополнение к ней выдан вкладыш;
сам вкладыш, отдельно от трудовой, не имеет юридической силы, он действителен только, как приложение к основному бланку;
на одного человека может быть заведено любое количество вкладышей, нормативные акты этот вопрос не регулируют;
вкладыш нужно вшить в бланк трудовой книжки, а не просто вложить.

Порядок выдачи и правила оформления вкладыша в трудовую книжку регулируются:

постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» № 225 от 16.04.03 г.
правилами ведения трудовых книжек, которые утверждены вышеуказанным Постановлением.

Поскольку вкладыш также относится к основным документам, подтверждающим стаж гражданина, то он должен оформляться строго в соответствии с требованиями законодательства.

Как правильно оформить вкладыш

Вышеуказанные нормативные акты в части ведения вкладышей регулируют следующие вопросы:

как оформить;
образец вкладыша;
порядок заполнения, оформления и ведения.

Образец титульной страницы вкладыша утвержден в Постановлении «О трудовых книжках». Он практически идентичен аналогичной странице трудовой книжки, за исключением названия.

Внутренняя часть вкладыша выглядит также, как и в трудовой книжке, разница состоит лишь в количестве разворотов:

для записей данных о стаже – 9;
для заполнения сведений о наградах – 8.

Порядок оформления и ведения вкладыша полностью идентичен тому, что разработан для трудовой книжки.

Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку: образец

Вкладыш выписывается только после того, как возникнет необходимость внести новую запись. В первую очередь заполняется титульный лист.

Заполнение вкладыша в трудовую книжку: образец титульного листа

Как уже было указано выше, первый лист вкладыша аналогичен тому, что в трудовой книжке, соответственно и правила внесения данных будут аналогичными:

ФИО работника заносится полностью. Фамилия заносится действующая, без отражения произведенных изменений;
дата рождения;
образование на момент оформления вкладыша;
профессия или специальность;
дата заполнения – проставляется фактическое число оформления вкладыша;
подпись работника;
подписи должностного лица, которое заполняет вкладыш;
печать организации. На бланке отведено под нее место, отмечено соответствующими буквами (МП). Но в связи с тем, что в данный момент наличие гербовой печати не является обязательным, ставится она только при наличии. Это отмечено в разъяснениях к Правилам ведения книжек от 31.10.16 за № 589н. Если печать есть, то ее простановка обязательна.

Если при заполнении первой страницы допускается ошибка, то бланк уничтожают и выписывают новый вкладыш. Образец заполнения можно посмотреть здесь.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку по разделам

Все разделы этого документа полностью аналогичны трудовой, и при внесении в них информации нужно следовать Инструкции по заполнению трудовых книжек:

наименование организации пишется полностью;
указывается дата записи;
вписывается информация о трудоустройстве либо награждении.

Обратите внимание! Заполнение разделов во вкладыше не обязательно будет начинаться с наименование организации. Например, запись о приеме и переводах сделана в самой трудовой книжке, а для внесения записи об увольнении сводных строк не остается. Она вносится уже во вкладыш, безо всяких пояснений, то есть записи просто продолжаются.

Обновление: 19 декабря 2016 г.

Правила оформления вкладыша в трудовую книжку

Отсутствует такой алгоритм и в Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Не разработан указанными ведомствами и официальный образец заполнения вкладыша в трудовую книжку.

В дальнейшем все записи совершаются и оформляются в том же порядке, что и в трудовой книжке.

Внимание, только СЕГОДНЯ! Загрузка...

amvtrade.ru

Как оформить вкладыш в трудовую книжку, образец

В статье приводится образец, как оформить вкладыш в трудовую книжку, разъясняются нюансы внесения записей.

Трудовая книжка и вкладыш

Правовое регулирование

Трудовая книжка и вкладыш Правительство утвердило Правила, как корректно вести трудовые книжки сотрудников (Постановление № 225 от 16.04.2003 г). Вкладыш ведется по аналогии с самой трудовой книжкой.

Важно! Необходимо правильно делать записи вручную и поставить просто штамп. Компания должна иметь соответствующую печать. Место для штампа – правый верхний угол титульного листа.

Ответ на вопрос, действителен ли вкладыш без трудовой книжки, отрицательный. Приложение без трудовой книжки не имеет юридической силы. Кадровик делает отметку о выдаче вкладыша, проставляет серию и номер вкладыша.

Куда именно вшивать вкладыш

Просто так положить приложение в книжку нельзя. Ведь сам по себе документ ничего не значит, поэтому нужно правильно прикреплять основной документ и приложение к нему.

Если сделаете менее пяти проколов, то крепление может отсоединиться. Следует делать именно пять проколов для надежной прошивки документации.

Правила не указывают, где именно вшивать бланк и какие нитки при этом использовать. В основном, закрепляют приложение после последней странички и перед обложкой.

Как проставлять номера в бланке

Трудовая книжка и вкладыш Хаотичности, когда заполняется оформление нового вкладыша в трудовую книжку, правильный образец не допускает. Записи продолжаются в определенном порядке. Номера ставятся, начиная с последней записи, сделанной в книжке. Соблюдается строгая последовательность, когда делается нумерация записей во вкладыше.

Обязательно нужно ставить печать фирмы на титульном листе. Когда её нет, обязательно обратитесь к руководителю, или документ будет недействительным.

Вставка к основному документу – это способ, как оформить вкладыш в трудовую книжку. Поэтому заполняются оба бланка идентично.

Когда запись внесена ошибочно, следующие записи будут идти под тем же номером.

Зачастую случается так, что нумерация во вкладыше проставляется с самого начала. Это ошибка, и ее придется исправлять.

4 действия для исправления ошибок:

Написать, что фиксация недействительна.
Продублировать текст, присвоив те же реквизиты.
Указать номер, идущий следом за последней записью бланка.
Продолжать правильную нумерацию.

Просто так сведения вносить нельзя. В 2018 году правила не изменились. Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку должен быть заполнен на основании распоряжений руководителя компании.

Но инструкция дает послабления. Если кадровик допустил ошибки, то можно скопировать прежние данные.

Алгоритм оформления

Заполнение вкладыша в трудовую книжку Чтобы получить вкладыш к трудовой книжке, нужно заполнить заявление и подать руководителю. В заявлении работник просит удержать цену бланка из заработной платы.

Дополнительный бланк надежно крепится к основному документу. Все же потерю бланка исключить нельзя. Если человек умудрился потерять важное дополнение, то нужно заполнять заявление. Также пишется записка, где разъясняется, что документ был утерян.

После этого издается приказ, и работник получает новый бланк на руки. В 2018 году регистрация трудовых книжек, как и вкладышей к ним, ведется в специальной книге.

Важно! Нельзя записывать книжки работников в обычную тетрадку. Кадровик обязан вести книгу учета трудовых книжек и вкладышей.

Чтобы стало понятно, как вшить бланк, предлагаем посмотреть полезное видео.

На вопрос, как правильно крепить дополнение, имеется только один ответ: прошивать нитками. Использовать клей или степлер, означает нарушать правила.

Нюансы

Зачастую возникают вопросы, как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку (образец). Ошибок в вопросе, как заполнить вкладыш в трудовую книжку, лучше не допускать. Компании, проигнорировавшие предписания закона, платят штрафы.

3 ситуации, вызывающие вопросы кадровиков:

Сотрудница выходит замуж и меняет фамилию.

Событие, безусловно, радостное. Но как кадровику правильно оформить документацию: внести коррективы только в основной документ или придется также изменять вкладыш? Вопрос прояснило Министерство труд. Согласно инструкции, паспорт – это основание для заполнения персональных данных сотрудника. Когда меняются данные паспорта, то и сведения трудовой книжки и приложения к ней потребуется изменить.

Кадровик зачеркивает на титульном листе прежнюю фамилию, там же пишет новую информацию. Указывает название документа, подтверждающего изменения. Новую запись в трудовую книжку должен подтвердить директор своей подписью, затем ставится печать.

Прежний работодатель не заверил печатью заглавный лист дополнительного бланка.

Если нет штампа о выдаче вкладыша, то работнику придется обратиться по прежнему месту работы.

По инструкции, печать проставляется организацией, которая выдает приложение. Печатью заверяется подпись руководителя. Поэтому на новом месте работы ситуацию не исправят. Работнику нужно обращаться туда, где он ранее выполнял обязанности.

Специалист кадровой службы ошибся и внес запись в другой раздел.

Ситуация неприятная, но исправимая. Неправильное заполнение придется исправлять. Неверные записи признаются недействительными. Когда выдан вкладыш, нужно перенести записи в нужный раздел.

При расторжении контракта каждую запись следует заверить. Ставит подпись работник, сотрудник кадровой службы и руководитель.

Если бланк продолжен, а основного документа нет, у человека начнутся проблемы при назначении пенсионных выплат. Специалисты пенсионного фонда откажутся признавать записи. Поэтому не нужно терять времени, если утрачено приложение. Лучше сразу подать заявление для выдачи дубликата.

Ошибки при заполнении

Казалось бы, можно ознакомиться с образцами и корректно сделать запись о выдаче, тем не менее, допускаются ошибки.

5 кадровых ошибок, которые часто находят инспекторы:

Информация о стаже вносится в другие разделы.
Вместо ниток используется клей.
Забывается, куда правильно вшивается вкладыш.
Вместо дополнительного бланка используются обычные листы формата А4.
Штамп о выдаче бланка не проставляется, а делается запись ручкой.

Ошибки дают повод для придирок трудовых инспекторов и приносят неприятности компании. Каждая ошибка означает штраф для организации. Чем серьезнее нарушение, тем больше взыскание. Штраф выписывается на крупные суммы.

Перед тем как вшить вкладыш в трудовую книжку или заполнить форму, посмотрите примеры. Помните о правилах ведения трудовых книжек и инструкции, тогда и ошибок будет меньше.

Резюме

Когда заканчивается трудовая книжка, это означает, что наступило время заполнить приложение к ней.
Просто положить внутрь или приклеить бланк неправильно. Нужно обязательно сделать проколы и прошить нитками.
Само по себе вложение юридической силы не имеет, а идет как неотъемлемая часть основного документа.
Четких правил, как нужно делать прошивку, нет. Поэтому нужно придерживаться ГОСТа по делопроизводству.

kadrovyhdel.ru

г.Москва, м.Шоссе Энтузиастов, ул. Электродная, д.88, стр.14

Политика конфиденциальности