Правила и особенности оформления трудовой книжки. Оформление трудовой книжки при приеме на работу
Возможен ли прием работника без трудовой книжки?
Среди всех документов, необходимых при трудоустройстве работника, обязательно должна быть трудовая книжка. Иногда происходят такие ситуации, что кандидат на выбранную должность либо не имел ее никогда, либо она была утеряна. В каждой из таких ситуаций прием работника без трудовой книжки производят по-разному. Рассмотрим их более подробно.
Прием работника без документа о трудовом стаже при наличии страхового свидетельства с прошлого места работы
Если на нанимаемого кандидата прежде была заведена трудовая книжка, но он выполнял работу на другом предприятии по договору подряда и стал обладателем страхового свидетельства, кадровая служба должна предпринять следующие действия:
- Потребовать у гражданина справку, подтверждающую стаж с прошлого места трудовой деятельности.
- Обратиться к нанимаемому человеку с просьбой о написании заявления об оформлении ему бланка трудовой книжки.
Для этой ситуации обязательным условием считается указание причины отсутствия документа о трудовом стаже у работника. Только тогда не будет нарушено законодательство страны по поводу приема российского гражданина на новое место работы при отсутствии трудовой книжки. Все данные, внесенные в новый документ, обязаны быть заверенными нанимателем при помощи его подписи и печати предприятия.
В момент приема на работу человек утверждал об отсутствии трудовой книжки, но спустя некоторое время заявил о ее наличии
Если работник в этой ситуации потребовал заполнения сведений из старой трудовой книжки, кадровик может поступить двумя способами:
- Кадровый работник вносит в предъявленный документ данные о нынешнем месте службы, а для заведенной ранее трудовой книжки составляется акт, который признает ее испорченность.
- Принесенный документ не принимают, но при увольнении сотрудника ему выдают его новую трудовую книжку, в которой заполняют сведения о работе на этом предприятии.
На сегодняшний день существует огромное количество граждан, имеющих несколько трудовых книжек либо их дубликатов. Но в соответствии с Трудовым кодексом нашего государства работник не имеет права предоставлять при устройстве на работу более одного документа, предназначенного для подтверждения его трудовой деятельности.
Нанимаемый сотрудник утверждает об отсутствии трудовой книжки вследствие ее утери прошлым работодателем
Для разрешения этого конкретного случая работник должен попросить у своего прежнего нанимателя выдать дубликат трудовой книжки. Период, за который можно подать заявление, не должен быть более 3 месяцев. Если же пройдет промежуток свыше данного времени, тогда прошлому работодателю придется выдать своему бывшему сотруднику справку о ведении трудовой деятельности на его предприятии. Именно в этой конкретной ситуации на гражданина может быть заведен новый документ.
Ситуация, когда работник теряет свою трудовую книжку после одного года с момента увольнения с предыдущего места работы, разрешается таким образом: он вправе также потребовать справку с той организации. Кадровая служба должна выдать документ, необходимый для подтверждения его трудовой деятельности, который заверяет прошлый наниматель при помощи подписи и печати компании. По завершении данной процедуры на работника можно заводить новый документ, оформляемый в процессе его принятия в другую организацию.
Отдельные случаи
Существуют особые случаи, в которых возможен прием на работу без трудовой книжки.
На работу принимается школьник или студент
Согласно законодательству РФ, лица, которые уже достигли 16-летнего возраста, вправе вести трудовую деятельность при заключении с их работодателем трудового договора. Если потенциальный работник в данный момент находится в возрасте от 14 до 16 лет, то оформление договора также возможно, но при наличии заявления от его родителя или попечителя.
Многие работодатели почему-то считают правильным оформление подростка на работу без заполнения ему трудового документа, а только при заключении трудовых отношений в виде договора, который чаще всего бывает срочным. Но если следовать существующему законодательству РФ, то наниматель обязан заполнить документ, подтверждающий ведение трудовой деятельности его сотрудника, проработавшего в организации больше 5 дней. При возникновении подобной ситуации обязательным условием является то, что данное предприятие – это основное место работы подростка.
На работу принимается гражданин, ранее работавший только на дому
Для таких сотрудников кадровая служба должна завести новый документ, способный подтвердить ведение трудовой деятельности в этой организации. Сведения с прошлого места работы могут быть получены гражданином на старом месте его работы. Данные вносятся на основании трудового соглашения, подписанного ранее между предыдущим нанимателем и его сотрудником.
На работу принимается иностранец, который в данное время проживает на территории России
В этой ситуации иностранные граждане обладают всеми теми же правами, что и россияне. Именно поэтому гражданам других стран при приеме на работу также должны быть оформлены трудовые книжки в соответствии с требованиями, предъявляемыми и для россиян.
Что делать кадровику при оформлении кандидата, не имеющего документа, способного подтвердить его трудовой стаж
В процессе принятия нового сотрудника кадровая служба должна выполнить следующие действия:
- Получить необходимое заявление, подтверждающее оформление трудовых отношений будущего работника с организацией, от директора организации, который выполняет прием на работу.
- Принять и проверить документы, предъявленные работником, а именно:
- паспорт Российской Федерации либо другой документ, который подтверждает личность гражданина}
- документ о трудовом стаже будущего сотрудника (трудовую книжку, если таковая имеется}
- документы об образовании работника (дипломы, сертификаты о прохождении курсов).
В некоторых ситуациях могут понадобиться также следующие документы:
- личная программа, разработанная для реабилитации инвалидов (если принимаемого работника ранее признали инвалидом)}
- военный билет (если на работу планируется принять либо подлежащих призыву, либо уже прошедших службу в рядах российской армии граждан)}
- остальные документы, которые могут быть необходимы в процессе оформления между сторонами трудовых отношений.
После получения необходимых документов будущего работника обязаны ознакомить с характером выполняемой им работы, размером и сроками оплаты труда, с инструкциями, которые существуют в данной организации, среди которых документ о соблюдении внутреннего распорядка труда в компании, обязанности и права будущего члена коллектива, а также инструктаж по охране трудовой деятельности. После проведения этих действий с работником должно быть составлено трудовое соглашение, с которым он обязан ознакомиться на месте и поставить свои подписи на каждом листе. Кроме того, данная процедура должна сопровождаться написанием приказа о взятии на работу нового сотрудника.
- Если гражданин не имеет трудовой книжки или не имел ее ранее, кадровик требует от гражданина предоставления соответствующих справок с предыдущих мест его работы, которые смогут подтвердить его трудовую деятельность, ведущуюся ранее. Помимо этого, сотрудник должен составить заявление, в котором нужно написать причины отсутствия этого документа.
- Нового работника кадровый сотрудник обязан ознакомить и ввести в курс всех дел, касающихся нормативно-правовых актов, регламентирующих и деятельность предприятия, и выполнение работы, которая предстоит новому человеку в коллективе. Работник же, в свою очередь, обязан внимательно прочитать все необходимые документы и подписать их в знак согласия с предлагаемыми ему условиями работы.
- Подготовить документ, подтверждающий оформление трудовых отношений с обеими сторонами (контракт либо трудовой договор). После этого необходимо ознакомить с ним директора предприятия и получить от него подпись на каждой из страниц документа.
- Передать на подпись контракт или договор новому сотруднику. При этом нужно создать два экземпляра, один из которых предназначен принимаемому сотруднику, а второй остается в компании-работодателе.
- Издается приказ, сопровождающий прием гражданина на работу. Затем кадровый работник передает его своему руководителю для проставления подписи.
- Работника знакомят с документом (приказом), который впоследствии должен быть им подписан.
- Кадровая служба заводит личное дело на нового работника. Данная процедура осуществляется после написания и размещения подписей на всех необходимых документах, подтверждающих прием на работу кандидата на новую должность (приказ об оформлении на службу и трудовой договор либо контракт).
- Сотрудник отдела кадров должен занести данные о новом работнике в табель, который предназначен для ведения учета рабочего времени всего коллектива в данной организации.
- Новый работник должен получить трудовую книжку, обратившись в отдел бухгалтерии предприятия. Все компании осуществляют хранение данных документов в качестве документов строгой отчетности. Выдача трудовых книжек либо их дубликатов происходит только при наличии соответствующего заявления от работника либо уполномоченному в данных вопросах сотруднику под отчет.
- Кадровый работник должен внести все необходимые данные в новый документ о трудовом стаже. За всем процессом осуществления этой процедуры должен наблюдать сам работник, чтобы избежать возможных ошибок. Заполнение бланка должно произойти не позже, чем через неделю после принятия на должность нового кандидата в организацию
hr-portal.ru
Оформление трудовой книжки | Статьи
Из статьи вы узнаете:
- В каких случаях производится оформление новой трудовой книжки;
- Какие установлены общие правила оформления трудовой книжки;
- Как оформляются записи в трудовой книжке;
- Как производится оформление копии, дубликата и вкладыша в трудовую книжку.
Читайте по теме в электронном журнале
Общие правила оформления трудовой книжки
Порядок оформления трудовых книжек, их копий и дубликатов, вкладышей в этот документ, а также внесения исправлений в него подробно изложен в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. №69 (п.1.2). Оформление трудовой книжки также регламентируют Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 (с изм. от 06.02.2004 г.) (п.п. 26-30).
Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда
Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек "под ключ" от Системы Кадры.
Узнать все ответы
Записи в трудовой книжке вы можете делать тремя видами ручек: перьевыми, гелиевыми или шариковым. Цвет чернил – снова на ваш выбор, но в пределах трех: черный, синий или фиолетовый. Записи не должны содержать грамматических ошибок и должны быть сделаны аккуратным разборчивым почерком. Не допускаются сокращения и исправления, сделанные поверх некорректной записи.
При оформлении трудовых книжек используются только арабские цифры, поэтому стоит избавиться от привычки записывать месяцы римскими цифрами, если вы так делаете. Дни и месяцы указывают в двухзначном формате, годы – в четырехзначном, например, 07.05.2016.
В случае, когда требуется внести изменения на титульном листе, где содержатся личные сведения о владельце трудовой книжки (например, в случае смены фамилии, имени или отчества), старая запись перечеркивается одной горизонтальной чертой и над ней вносятся новые сведения. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается заверяющая запись, в которой дается ссылка на документ, послуживший основанием для внесения изменений. Эта запись также должна быть заверена печатью работодателя, внесшего ее. В остальных при оформлении трудовой книжки и внесении записей зачеркивание неверных сведений не допускается. Некорректная запись просто признается недействительной, и вносятся верные сведения.
Об ошибках в трудовых книжках читайте подробнее здесь.
Оформление записей в трудовой книжке
Все записи в трудовую книжку вносятся только на основании соответствующих документов. Вносимые сведения и формулировки должны в точности совпадать с указанными в первоисточнике. Записи в трудовой книжке содержат следующую информацию:
на титульном листе:
- личные данные владельца, заверенные его подписью;
- подпись ответственного лица, оформившего трудовую книжку;
в остальных разделах:
- о работодателе;
- о приеме на работу с указанием должности и подразделения;
- о внутренних и внешних переводах;
- об увольнении с указанием причин;
- о полученных наградах и поощрениях.
Когда производится оформление трудовой книжки при приеме на работу, следует учитывать, что соответствующая запись должна быть сделана в течение 5 рабочих дней. А вот при увольнении не спешите: поскольку у работника, написавшего заявление на увольнение, есть право «передумать», оформление трудовой книжки в таком случае происходит в последний день работы сотрудника. Все остальные записи в разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» должны быть внесены в течение 7 рабочих дней со дня события.
Каждая запись имеет свой порядковый номер, в том числе и та, в которой признается недействительной какая-либо ранее сделанная запись. Порядковый номер не проставляется в случае указания или смены наименования работодателя.
Также во избежание ошибок сисправлением некорректных записей в трудовой книжки прочитайте эту статью
Владелец трудовой книжки должен быть ознакомлен со всеми записями, которые вносятся в этот документ работодателем. Подтверждающая виза ставится в личной карточке работника, в которой должны дублироваться сведения, вносимые в трудовую книжку.
Узнайте о личной карточке: образец
Оформление новой трудовой книжки
Оформление трудовой книжки впервые производится, если данное место работы для нового сотрудника является первым. Когда это так, после заключения трудового договора он должен написать на имя работодателя или начальника отделов кадра предприятия заявление с просьбой оформить трудовую книжку. Оформление трудовых книжек является обязанностью работодателя (ч.4 ст.65 ТК РФ), но только если работник проработал у него свыше 5 дней и данное рабочее место является для работника основным (ч. 3 ст.66 ТК РФ).
Работодатель приобретает заранее и хранит в установленном порядке бланки трудовых книжек и вкладышей в них. После оформления трудовой книжки работник должен возместить расходы на ее приобретение.
За сохранность трудовых книжек своих сотрудников несет ответственность работодатель, но бывает так, что документ потерян или испорчен по вине владельца, получившего его на руки при увольнении. В этом случае следующий работодатель имеет право оформить новую трудовую книжку на основании соответствующего заявления от сотрудника, с которым был заключен трудовой договор. В заявлении должна быть указана причина, по которой требуется оформить новую трудовую книжку. В этом случае сведения о суммарном стаже и т.п. в новый документ не вносятся, он оформляется в том же порядке, как и сотруднику, который впервые поступил на работу.
Оформление дубликата и копии трудовой книжки
В случае утери или порчи трудовой книжки, работник имеет право обратиться за оформлением ее дубликата к бывшему работодателю. Заявление об оформлении дубликата трудовой книжки пишется на имя руководителя предприятия. На основании письменного заявления оформляется дубликат.
В правом верхнем углу титульного листа этого документа делается надпись «Дубликат», если прежняя трудовая книжка только испорчена, а не утеряна, на ее титульном листе нужно написать: «Взамен выдан дубликат», и указать реквизиты дублирующего документа.
В таких случаях при оформлении трудовых книжек сведения о прежней работе и трудовом стаже вносятся на основании соответствующих документов. Общий трудовой стаж записывается в виде суммы отработанных лет, месяцев и дней без указания наименования работодателей и должностей. Порядковый номер записи об общем трудовом стаже не присваивается. Остальные записи действующим работодателем производятся в общем порядке.
Оформление копии трудовой книжки может потребоваться для получения кредита или визы. Скопировать при этом необходимо все страницы документа, на которых имеются записи. Копия каждой страницы должна быть заверена. Для этого делается надпись «Копия верна», указывается фамилия и инициалы, должность заверяющего, дата заверения. Заверяющий должен проставить подпись под этими сведениями.
На копии последнего листа трудовой книжки, после последней записи, под ней, делается новая запись со следующим порядковым номером. Запись содержит текст «Работает по настоящее время», дату, фамилию, инициалы и должность заверяющего, его подпись. Эта последняя запись должна быть заверена печатью организации, оформившей копию трудовой книжки.
Оформление вкладыша в трудовую книжку
Если пустых строк в одном из разделов уже не осталось, потребуется оформить вкладыш в трудовую книжку. Правила его заполнения и ведения те же, что действуют при оформлении трудовых книжек. Но следует учитывать, что вкладыш является приложением к трудовой книжке и без нее считается недействительным. При оформлении вкладыша, в трудовой книжке ставится штамп: «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера.
Нумерация записей во вкладыше – сквозная по каждому разделу, продолжающая нумерацию записей в трудовой книжке. На титульном листе вкладыша должна стоять печать организации, которая его оформила.
www.kdelo.ru
Правила и особенности оформления трудовой книжки
Трудовая книжка представляет собой документ, который подтверждает трудовую деятельность гражданина РФ. Оформление трудовой книжки, а также ее ведение и хранение – прямая обязанность отдела кадров предприятий (организаций, фирм, компаний). На сегодняшний день вопросы о правильном оформлении трудовых книжек актуальны, как и прежде, ведь от этого зависит будущая пенсия работника.
Оформление первой трудовой книжки
Если вы принимаете на работу молодого специалиста, который трудоустраивается первый раз, то наверняка у вас возникнет вопрос, как правильно оформить трудовую книжку впервые.
Оформление начинать нужно с титульного листа. На нем указывают:
- в соответствии с паспортными данными, фамилию, имя, отчество и дату рождения будущего сотрудника}
- специальность и образование (на основании предоставленного документа об образовании)}
- дату заполнения книжки}
- подписи и расшифровки к ним работника отдела кадров и будущего сотрудника.
Завершающим этапом оформления титульного листа является заверение книжки печатью предприятия. После всех вышеуказанных действий переходят к оформлению сведений о приеме на работу.
Все записи делаются одним цветом (черным, синим или фиолетовым), а также одним типом пера (шариковым либо гелевым). Даты пишутся арабскими цифрами, а все записи делаются разборчивым почерком и полностью (без сокращений).
Как оформляется трудовая книжка
Чтобы оформление по трудовой книжке было правильным, нужно внимательно и аккуратно заполнить каждую графу. Первым делом на странице сведений о работе ставится штамп предприятия с полным наименованием и адресом. Если такой штамп отсутствует, то всю информацию об организации записывают вручную.
Далее нужно:
- указать номер записи по порядку}
- проставить дату записи}
- сделать запись о приме на работу (в дальнейшем о переводе, увольнении и т.п.) в полной формулировке}
- после этой записи ставится подпись работника, означающая ознакомление с произведенной записью}
- указать номер, дату и наименование документа, который послужил основанием для записи.
Следующим этапом оформления трудовой книжки станет внесение сведений о наградах и званиях, которые должны быть подтверждены приказом, дипломом или иным документом. Кроме этого, необходимо отметить, за что и кем награждался сотрудник. Денежные премии в трудовую книжку не вписываются.
Если в этом разделе нет места для новых записей, то необходимо вклеить вкладыш. Ни в коем случае нельзя продолжать раздел на других листах, предназначенных под занесение других сведений.
Исправления и изменения в трудовой книжке
При внесении изменений или исправлений не допускается закрашиваний и стираний неправильных записей. Не допускается также надпись «Исправленному верить». Любое изменение записей делается на последнем месте работы.
Если изменение делается на титульном листе, то прежняя фамилия зачеркивается одной чертой. Сверху записываются новые данные. Записи о документах, послуживших основанием для исправления, делаются с внутренней стороны обложки книжки и заверяются подписью работодателя и печатью предприятия. Последующие изменения или дополнения будут производиться ниже этой записи без зачеркивания предыдущей.
Если ошибка была допущена на предыдущем месте работы, то исправление осуществляется после получения официального документа от бывшего работодателя. Необходимо помнить о том, что запись верных данных можно производить только после признания предыдущих записей недействительными.
Подшивка вкладыша
Если при заполнении трудовой книжки у вас закончилось место в одном из разделов, то вам предстоит вшить вкладыш. Когда производится оформление трудовых книжек со вкладышем, он вклеивается непосредственно в тот раздел, в котором нужно сделать запись, или в самом конце книжки. После оформления вкладыша на трудовой книжке делается отметка, информирующая о его выдаче, а также проставляется номер и серия вкладыша. Необходимо учесть и тот факт, что сам вкладыш без книжки считается недействительным.
Оформление дубликата
Если сотрудник сообщает о потере книжки, то вам нужно не просто оформить трудовую книжку заново, а выдать ее дубликат. После подачи заявления отдел кадров должен предоставить дубликат не позднее 15 рабочих дней.
В дубликате указываются:
- сведения о суммарном стаже сотрудника до приема к нынешнему работодателю}
- сведения о работе и награждениях, внесенных в трудовую книжку.
Дубликат может быть выдан и при наличии записи об увольнении сотрудника или его переводе на другое место работы, которая признана в дальнейшем недействительной. В подобном случае в новую книжку нужно перенести все ранее сделанные записи, кроме строки, которая признана недействительной.
На титульном листе книжки ставиться штамп «Дубликат» или делается аналогичная запись вручную.
Оформление сведений о работе по совместительству
Запись о расторжении трудового договора по совместительству делает работодатель с основного места работы. Другие записи, которые касаются работы по совместительству, он производить не имеет права. Однако записи о временных работах редко в трудовой книжке делаются редко. Такие работы обычно оформляются договором.
Оформление перевода на другое постоянное место работы
Во время увольнения сотрудника в связи с переводом на другое постоянное место работы на другое предприятие, в книжке делается запись в третьей графе раздела сведений о работе. В ней нужно указать порядок осуществления перевода: с согласия работника или по его личной просьбе.
На новом месте работы в этом же разделе делается запись о том, что сотрудник принят переводом.
Если сотрудник увольняется в связи с переходом на выборную должность на другое предприятие, то в трудовой книжке необходимо указать причину увольнения (перевода), наименование предприятия, а также ссылку на пункт Трудового кодекса РФ.
Выдача трудовых книжек
Трудовая книжка отдается на руки сотруднику в день увольнения. Если работник по каким-либо причинам не смог забрать трудовую книжку или отказался ее забирать, то ему направляется уведомление о том, что сотрудник должен явиться за книжкой или дать согласие на пересылку ее почтой.
С момента отправления уведомления с предприятия снимается ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. При следующем обращении сотрудника книжка ему выдается в течение 3 дней.
Если выдача трудовой книжки задерживается по вине работодателя, он обязан возместить работнику не полученные за время задержки денежные средства. В подобном случае день выдачи книжки считается днем прекращения трудовой деятельности. Новый день увольнения оформляется приказом и соответствующей записью в трудовой книжке. Недействительной считается ранее произведенная запись об увольнении.
Если сотрудник скончался, то трудовая книжка отдается родственникам под расписку, либо высылается почтой после предоставления ими заявления.
Правильное применение печатей
Как оформить трудовую книжку без использования печатей? Конечно же, никак. Иногда работодатели ставят слишком много оттисков печати, либо напрочь забывают о них. Каждая запись в трудовой книжке удостоверяются печатью предприятия.
Ранее на трудовые книжки ставилась печать отдела кадров. По новым Правилам применение такой печати является не действительным.
Особенности оформления трудовых книжек у ИП
В отличие от предприятий, индивидуальные предприниматели вносят данные обо всех изменениях, связанных с деятельностью сотрудника в момент их совершения. То есть, если на предприятии в трудовую книжку запись о приме на работу делается через пять дней, то ИП делает эту запись в первый день работы нового сотрудника.
При заполнении раздела сведений о награждениях в начале указывается полное название ИП в виде заголовка. Затем проставляется порядковый номер записи и уже потом вносятся данные о награждениях и о подтверждающих их документах.
При увольнении сотрудника в трудовой книжке делается соответствующая запись, основанием которой служит приказ. Дата записи и сама запись должны быть идентичны тексту приказа.
Для правильного оформления трудовой книжки нужно не только верно указать причину увольнения, но и статью Трудового кодекса РФ, предусматривающую подобную запись.
Если ИП принимает на работу молодого специалиста, не имеющего трудовую книжку, то ему нужно завести на такого сотрудника книжку самостоятельно. Сотрудник же обязан возместить стоимость книжки внесением денежных средств в кассу или эта сумма будет удержана из его заработной платы (с письменного разрешения).
Необходимо отметить, что в трудовой книжке наименование индивидуального предпринимателя записывается полностью. Например: «Индивидуальный предприниматель Захаров Семен Петрович».
hr-portal.ru
В течение какого времени заполнять трудовую книжку о приеме на работу
Вопрос о том, в течение какого времени нужно заполнить трудовую книжку о приеме на работу, остается довольно острым и зачастую спорным. Хотя законодательством прописаны, казалось бы, четкие нормы.
Порядок оформления приема на работу
Для начала необходимо определиться с тем, как правильно оформлять прием сотрудника на работу.
Приемом на работу, согласно текущему законодательству, является тот момент, когда руководителем (работодателем) издается приказ о приеме на работу сотрудника. Приказ должен быть составлен на основании заключенного с сотрудником трудового договора, его условия должны соответствовать условиям, прописанным в трудовом договоре. Таким образом, сначала заключается трудовой договор и только после этого издается приказ, а не наоборот, как это часто случается. Очень желательно также заключить с сотрудником договор о полной материальной ответственности.
В трехдневный срок с момента фактического начала работы приказ должен быть объявлен сотруднику и выдан на подпись. Сотрудник вправе потребовать выдать заверенную копию приказа о приеме на работу.
При приеме на работу обязательно необходимо ознакомить сотрудника с правилами внутреннего распорядка и рядом других нормативных документов, которые применяются на предприятии – это осуществляется также под роспись.
Стоит учитывать, что в случае, если принятый сотрудник является бывшим государственным или муниципальным служащим, нынешний работодатель должен сообщить бывшему работодателю о принятии сотрудника на работу.
Ведение трудовых книжек
Все кадровики обязаны точно знать, когда делать запись в трудовой книжке о приеме на работу. Согласно Трудовому кодексу, работодатель ведет трудовую книжку только в том случае, если сотрудник проработал у него свыше пяти дней и данная работа является для него основной. Таким образом, запись в трудовой книжке может быть сделана даже на шестой день работы, но с указанием начала периода фактической работы на предприятии.
В случае, если у работника по каким-либо причинам нет трудовой книжки, работодатель должен ее завести, если сотрудник устраивается на основное место работы. Нормативных документов, которые заставляли бы проверять наличие трудовой книжки или предыдущие места работы (кроме трудоустройства на государственную или муниципальную службу), нет. Таким образом, наличие или отсутствие трудовой книжки узнается со слов сотрудника.
Если работа является неосновной, то сведения о совместительстве могут быть внесены в трудовую книжку по желанию сотрудника по его основному месту работы. Такие сведения вносятся на основании справки, выданной по месту работы по совместительству. Трудовую книжку никто не имеет права куда-либо передавать.
Статус трудовой книжки
Запись приема на работу в трудовой книжке является обязательной, но статус данного документа постепенно становится все меньше.
В СССР трудовая книжка была фактически единственным законным подтверждением стажа работника. Только с ней можно было заявить о своих претензиях на пенсию. Со временем система упрощала жизнь работнику, давая возможность подтвердить стаж иным образом.
Например, с 1997 года ФСС и Пенсионный фонд также стали вести учет стажа работы, так что с этого времени оформление пенсии фактически перестало зависеть от трудовой книжки. Каждый желающий сегодня может получить выписку о своем стаже, согласно с данными ПФ России.
Основания для подсчета стажа
Копии приказов о принятии на работу и увольнении также стали служить в качестве документов, подтверждающих стаж работы. Таким образом, теперь совершенно необязательно иметь трудовую книжку для того, чтобы начать оформлять пенсию – ранее без нее пенсионное дело заводить было нельзя.
Тем не менее, трудовая книжка является обязательной к оформлению на основном месте работы. Если сотрудник, по сути, может хоть на каждое место работы устраиваться без трудовой книжки, то работодатель о ее наличии должен позаботиться. Выходит, что трудовая книжка больше нужна работодателю, чем работнику. Для последнего достаточно, чтобы работодатель правильно проводил удержания и начисления на заработную плату.
Квалификация
Ранее в трудовую книжку необходимо было вносить абсолютно все изменения в статусе работника. Фактически единственным документом, который подтверждал смену квалификации, была именно трудовая книжка. Сегодня это делать не обязательно – о карьерном росте сотрудника информацию можно почерпнуть из его резюме, а не из трудовой. В случае возникновения вопросов можно обратиться к предыдущему работодателю. С одной стороны, это упрощает работу, с другой – появляются возможности для предвзятого отношения к работнику со стороны бывшего работодателя. Для работников же подобные нововведения хороши в том смысле, что некоторые отрицательные моменты трудовой деятельности можно скрыть.
Расчет пенсии
Ранее трудовая книжка сильно влияла на получение пенсии, потому что ею фиксировалась непрерывность стажа. Сегодня эта функция утрачена, так как величина начисленной пенсии находится в зависимости не столько от стажа, сколько от величины отчислений в Пенсионный Фонд. Минимальный стаж для того, чтобы получить пенсию, сегодня составляет 5 лет, к 2025 году возрастет до 15. Молодые россияне (родившиеся после 1967 года) имеют широкие возможности касательно получения пенсии и выбора пенсионного фонда, который будет обеспечивать их старость. Поэтому вопросом, как заполнить трудовую книжку при приеме на работу, озабочены больше кадровики.
Непрерывность стажа
Получение больничного листа сегодня также практически не зависит от стажа, а следовательно, и от заполнения трудовой книжки. С 2007 года непрерывность стажа не влияет на расчет больничного листа.
В целом, такой анахронизм, как непрерывность стажа, практически полностью остался в прошлом. Сегодня работник для получения хорошей пенсии фактически должен заботиться о правильности отчислений, приличном доходе и отсутствии нарушений трудовой дисциплины.
Награды
Не является обязательной сегодня запись о награждениях и поощрениях, хотя подобные разделы в трудовой книжке остались. В советское время они играли значительную роль в карьере работника – сегодня это осталось в прошлом. В основном такие записи делают в бюджетной сфере, особенно в государственной и муниципальной службе. В остальных же сферах деятельности такие записи не делают, а законодательно это в строгом порядке не регулируется.
Так ли нужна трудовая книжка работодателю
В данном вопросе закон можно трактовать двояко – в этом смысле есть определенные недоработки.
- С одной стороны, законодательство четко регулирует наличие трудовой книжки и разграничивает понятия основного места работы и работы по совместительству. Есть разъяснения по поводу заполнения трудовых книжек.
- С другой стороны, работодатель фактически может и не делать запись в трудовую книжку о приеме на работу, если с сотрудником подписан трудовой договор – контракт, в котором изложены все требуемые законодательством разделы и пункты.
Государственные предприятия стараются исправно вести трудовые книжки, так как в ходе проверок руководство может испытать неприятности. Для частных предприятий, особенно крупных, трудовая книжка является пережитком старого.
Что еще нужно знать о трудовой книжке
Если на предприятии трудовая книжка все-таки есть, необходимо знать еще ряд особенностей работы с ней.
Так как заполнение трудовой книжки и прием на работу – это пока требование, от которого массово не отказываются, заполнена она должна быть правильно:
- в трудовой книжке желательно иметь запись о полученном образовании или приложить документ (копию документа) о его получении}
- каждый прием на работу и увольнение должны быть скреплены печатью организации, которая хорошо видна и читаема}
- каждая запись должна содержать документ, на основании которого она сделана, его номер и дату}
- все записи должны быть сделаны читаемым почерком, без двусмысленностей}
- при наличии исправлений они должны быть выполнены должным образом и заверены}
- трудовая книжка всегда подается в оригинале.
Работник не имеет права выносить трудовую книжку, если является сотрудником данного предприятия – она выдается только при увольнении. По требованию, можно снять копию с отдельных страниц или скопировать всю трудовую книжку.
Перспективы использования трудовых книжек
Государство постепенно расширяет возможности сотрудников касательно подтверждения своего стажа, делая трудовые книжки уже не той ценностью, которой они были 25 лет назад. Однако полностью этот документ из оборота не ушел и к работодателям предъявляются законные требования по поводу ведения трудовых книжек.
К тому же, есть определенная категория работодателей, которая любит смотреть именно в трудовую книжку, а не в резюме, считая, что в последнем можно написать что угодно. С одной стороны, это даже верно: резюме подтверждается только подписью автора, а в трудовой книжке стоит печать предприятия, значит, есть высокий уровень ответственности. С другой стороны, тот факт, что сотрудник проработал на какой-либо должности определенное количество времени, еще не говорит о высоком уровне его способностей.
С развитием электронного документооборота значимость трудовых книжек становится все меньше. Правда, для карательных органов появилась лазейка в виде расхождения данных трудовой книжки и учета органов ФСС и Пенсионного фонда: есть повод провести проверку, в результате которой финансово могут пострадать и сотрудник, и работодатель. К тому же, электронный документооборот – это слишком большое для страны новшество, чтобы моментально прижиться. Многие просто отрицают электронный документ как таковой, а государство пока не утвердило нормативную базу, запрещающую их не принимать.
В любом случае, ошибка при осуществлении записи в трудовую книжку перестала быть трагедией, как это было раньше. Ошибка в записи если и повлияет на какие-то обстоятельства, то незначительно – просто придется ее исправить, может быть, с помощью исправления других документов. Однако, последнее также может стать пережитком прошлого очень скоро, потому что законопроекты об отмене трудовых книжек регулярно появляются.
hr-portal.ru
Оформление приема на работу - трудовой книжки, порядок, документов
Оформление трудоустройства включает в себя выполнение ряда процедур, позволяющих работнику начать трудовую деятельность.
Документация о приеме на работу должна быть правильно оформлена, потому что она удостоверяет начало трудовой деятельности и трудовых отношений. Работодателю необходимо соблюдать требования правовых актов при оформлении о приеме на работу.
Порядок
Любой гражданин при трудоустройстве должен подать заявление с просьбой принять его на работу. Независимо от того на какой срок принимается работник нужно оформить соответствующие первичные документы.
По общепринятым правилам трудоустройство нового работника осуществляется в определенной последовательности:
- претендент на получение работы подает заявление, чтобы его приняли на конкретную вакансию;
- принимаемое на работу лицо должно быть ознакомлено сообразно статье 68 ТК со всеми, действующими на предприятии локально-нормативными актами, правилами внутреннего распорядка, с функциональными обязанностями, которые будут на него возложены;
- оформление приема на работу осуществляется путем заключения трудового договора сообразно статье 67 ТК работодателем и претендентом на получение работы;
- по предприятию издается приказ о зачислении в штатное расписание нового работника;
- кадровая служба предприятия заполняет трудовую книжку, заводит личное дело и личную карточку, присваивает табельный номер.
При трудоустройстве претендент должен предъявить:
- свой паспорт;
- свидетельство о государственном пенсионном страховании при его наличии. Если работник устраивается на работу в первый раз, то свидетельство оформляет работодатель;
- трудовую книжку при наличии, для впервые трудоустраивающегося лица ее заполняет работодатель;
- документ о получении образования, если будущая трудовая деятельность требует специальных знаний.
Лица призывного возраста должны предоставить удостоверение призывника, то есть приписное удостоверение.
Сообразно трудового права работодатель может потребовать предъявления соответствующих документов в зависимости от особенной производственной деятельности.
При необходимости работодатель может затребовать дополнительные документы, например, медицинскую справку о состоянии здоровья.
Некоторые работодатели просят предоставить рекомендательные письма с предыдущих мест работы, заполнить анкету.
Оформление трудовой книжки при приеме на работу
Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность человека. В ней недопустимо зачеркивать записи, делать в ней ошибки, поэтому записи нужно заносить аккуратно.
В первую очередь заполняется титульный лист, куда вносятся личные данные работника, сведения о полученном образовании, специальность и квалификация. Работник должен расписаться на титульном листе, проверив занесенные сведения.
Оформление трудовых книжек работников регулируются правовыми актами:
- Трудовой кодекс, статья 66;
- постановление правительства «О трудовых книжках», опубликованное 16 апреля 2003 года под номером 225;
- постановление Министерства труда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», изданное 10 октября 2003 года под номером 69.
Записи в трудовой книжке начинаются с полного и сокращенного наименования предприятия, которая заносится в раздел «Сведения о работе».
Как правило, в нее заносятся сведения в строгой последовательности соответственно графам:
- в первую вписывается порядковый номер;
- во вторую проставляется дата принятия на работу;
- в третью записывается название структурного подразделения, должность или профессия;
- в четвертую название акта, являющего основанием произведенной записи.
Все передвижения, осуществляемые в ходе производственной деятельности, должны быть зафиксированы в ней.
Она подлежит хранению в кадровой службе предприятия, которая регистрирует ее в книге движения трудовых книжек.
Как оформить документы
Вопросы оформления документации приема на работу рассматриваются в главах 10, 11 ТК РФ, где даются разъяснения по поводу заключения трудового договора.
При трудоустройстве любого человека кадровая служба предприятия должна оформить документацию надлежащим образом соответственно правилам кадрового делопроизводства.
Об особенностях оформления документации даются разъяснения в ряде правых актов, действующих в целом по Российской Федерации.
Унифицированные формы первичной учетной документации, куда входят приказ о приеме на работу, личная карточка работника утверждены постановлением Государственного комитета статистики, которое было опубликовано 5 января 2001 года.
В соответствии с предписаниями трудового права при трудоустройстве оформляется трудовой договор.
В его содержание должны быть сообразно статьи 57 ТК включены сведения о правах и обязанностях сторон, производственных условиях, применяемой системе оплаты труда, режиме работы и отдыха, ответственности сторон. По договоренности сторон можно прописать дополнительные условия.
Приказ выпускается на основе трудового договора, который заключают стороны. В нем должны быть отражены:
- личные данные принимаемого на работу лица;
- должность, которую он будет занимать для выполнения трудовых обязанностей;
- название структурного подразделения;
- присвоенный табельный номер;
- условия приема – постоянная работа, временная или совместительство;
- установленный оклад;
- длительность испытательного срока.
Его подписывает руководитель предприятия, он регистрируется в журнале, на нем проставляется регистрационный номер, после чего дается работнику для ознакомления. Работник должен расписаться, подтвердив тем самым об ознакомлении с приказом.
В личную карточку формы Т-2 записываются персональные данные работника, сведения о производственной деятельности. Она должна храниться в кадровой службе.
Личное дело формируется со дня начала трудовой деятельности работника соответственно локальным актам предприятия.
В нем хранится вся информация о работнике, начиная с заявления о приеме на работу, трудового договора, приказа, копию документов, рекомендательные письма, дело дополняется различными документами в ходе производственной деятельности.
Как оформить стажировку
Как правило, на любом предприятии можно встретить молодого специалиста, проходящего стажировку молодого специалиста.
Для него она является производственной практикой, которая входит в обязательную программу обучения. Он должен подтвердить свои знания, повысить квалификацию, обучается практическим основам специальности.
На некоторых предприятиях для вновь принятых работников предусмотрено прохождение стажировку согласно указаниям статьи 212 ТК. В указанный период для них проводится инструктаж.
Соответственно предписаниям трудового права под стажировкой подразумевается производственная деятельность, осуществляемая принятым на работу человеком.
Работодатель должен
- заключить с ним трудовой договор на период прохождения стажировки;
- издать приказ о том, что молодой специалист принят на работу;
- оформить трудовую книжку.
Молодой специалист обязан соблюдать правила охраны труда и безопасности жизнедеятельности, внутреннего трудового распорядка предприятия.
Период времени, отведенный для прохождения стажировки необходимо оформить подобающим образом трудовую книжку сообразно нормам трудового законодательства.
По истечению срока стажировки работодатель должен выдать ему официальную бумагу о факте прохождения стажировки.
Некоторые работодателю отказываются принимать на работу практиканта, хотя данное действие расценивается как противоправное.
При этом к ним применяется мера воздействия в виде административной ответственности сообразно статьи 5.27 КоАП.
И в добавлении к вышесказанному нужно отметить, что сотрудникам кадрового отдела полагается аккуратно оформлять, вести и хранить первичную документацию по учету работников предприятия.
Они должны вовремя вносить любые изменения, произошедшие в ходе трудовой деятельности работника в соответствующие документы, издавать приказ, чтобы их закрепить. Работодатель обязан соблюдать предписания трудового права.
Видео: Прием на работу: основные документы и правила их оформления
vkadry.com
Как правильно оформить трудовую книжку?
Трудовая книжка – важный документ, который подтверждает трудовой стаж и опыт работника. Бережно хранить этот документ и делать в нем грамотные записи – прямая обязанность работодателя. Сегодня запись в трудовую книжку уполномочены производить не только юридические лица, но и индивидуальные предприниматели, поэтому вопрос о правильности ее оформления стал еще более актуальным.
Как оформить трудовую книжку впервые
Если ваш новый сотрудник только начинает свою трудовую деятельность, скорее всего, вам придется оформлять ему трудовую книжку с «нуля». Приобрести новый бланк трудовой можно в магазине канцтоваров.
Начинать оформление следует с заполнения титульного листа. С ним обычно не возникает сложностей – правильно и в соответствии с паспортом заполняем строки под фамилию, имя и отчество, а также дату рождения. Образование и профессия проставляются в соответствии с документом об образовании. Далее ставится дата заполнения, а также подписи будущего владельца трудовой книжки и лица, ее заполнившего. На месте для печати ставят оттиск печати организации, оформившей трудовую, либо оттиск печати отдела кадров (при ее наличии).
Далее работодатель должен внести сведения о приеме на работу нового сотрудника.
Как правильно оформить трудовую книжку: прием на работуЗапись о приеме на должность делается в разделе «Сведения о работе». Для начала в графе 3 следует записать полное наименование организации-работодателя, а если в Уставе есть краткое название – привести его тут же, в скобках. Если в трудовой уже есть запись о предыдущих местах работы, писать заголовок нужно в первой же чистой и свободной строке – не надо «залезать» на чужие подписи и печати.
Сразу же под этим заголовком, на следующей строке следует последовательно заполнить:
• Графа 1 – порядковый номер записи, т.е., следующий номер после предыдущей.• Графа 2 – дата приема на работу. Не дата заполнения трудовой книжки, а именно дата вступления в должность!• Графа 3 – тут делается запись о принятии сотрудника на работу. Стоит помнить, что название должности и специальности должно указываться в полном соответствии с договором. • Графа 4 – для реквизитов приказа о приеме на работу. Обязательно проставьте номер и дату документа.
Примерная запись о приеме на работу будет звучать так: «Принят на должность электрика 1-го разряда». Если в договоре прописано, что человек принимается в конкретный отдел, это должно прозвучать в формулировке записи, например: «Принят в машинный цех на должность старшего механика».
Как правильно оформить трудовую книжку: перевод на другую работу
Запись о переводе на другую работу производится только в том случае, если это перевод на постоянное место работы. Временные переводы в трудовой книжке не отражаются.Работника могут перевести как в рамках одного отдела, так и в другое структурное подразделение. Если новая должность при переводе в другой отдел называется абсолютно так же, как и прежняя, информацию о ней все равно следует отразить в записи.
Например, при переводе сотрудника в его трудовой пишут:«Переведен на должность старшего бухгалтера»«Переведена на должность заместителя директора в финансовый отдел»
Запись об увольнении производится в последний день работы сотрудника. Увольнение по инициативе работника, т.е. по его собственному желанию делается на основании пункта 3 первой части статьи 77 Трудового кодекса.Например, запись могла бы звучать так:
«Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»
Ниже работник ставит свою подпись, подтверждая, что ознакомлен со всеми сделанными в его трудовой книжке записями.
Вот такие премудрости ожидают работодателя при оформлении трудовой книжки работника. Организация или предприниматель несут полную ответственность за хранение этого документа и обязаны после увольнения работника выдать ему трудовую со всеми соответствующими записями. При этом если сотрудник не может получить ее лично – документ высылается ему по почте, и с этого момента ответственность за задержку выдачи трудовой с работодателя снимается.
Василиса Мезенцева
copdoc.ru
Трудовая книжка прием на работу, заполнение трудовой при приеме
Отметим, что если работодателем является физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем, то не может выдавать новые трудовые книжки и делать записи (в том числе о приеме на работу).
Оформление титульного листа
Если трудовая книжка новая и записей не содержит, то начать необходимо с титульного листа трудовой книжки. Для оформления титульного листа потребуется паспорт работника, документ об образовании и сам бланк пустой трудовой книжки На титульном листе указывается следующая информация:
- фамилия, имя и отчество работника
- дата рождения работника
- уровень образования (например, высшее профессиональное)
- профессия и специальность указываются согласно диплому об образовании
- дата составления трудовой книжки
- подпись сотрудника, который завел трудовую
- печать организации
Образец заполнения титульного листа трудовой книжки
Трудовая книжка титульный лист
Запись в трудовой о приеме на работу
Запись в трудовой книжке о приеме на работу может быть выполнен только на основании приказа. Сделать запись необходимо в течение 5 дней. Никаких сокращений в записях не производится. Например, вместо «приказ» нельзя писать «пр.» и так относительно всех полей.
Первое, что делается — это вносится информация о названии организации в полном и сокращенном виде (если сокращенное название есть). Например, общество с ограниченной ответственностью «Отпуск-ТК.РУ» (ООО «Отпуск-ТК.РУ») или индивидуальный предприниматель Иванов Иван Ивановчи. Номер записи при этом не ставится никакой!
После названия организации ставится номер записи (поле 1).
А напротив записи (поле 1) ставится дата, должна указываться только цифрами. Недопустимо указывать октябрь, необходимо указать 10 месяц, например: 03.10.2015.
В третье поле вносится информация о должности или специальности. Если название специальности (работы или должности) подразумевает предоставление определенных льгот, то название должны четко соответствовать требованиям квалификационного справочника. Например, «электросварщик ручной сварки» будет являться верным названием специальности, за которую положены льготы. Помимо должности в третье поле вносится информация о структурном подразделении организации, если конкретное структурное подразделение является существенным условием трудового договора.В четвертое поле вносится запись о дате и номере приказа. Например, приказ от 16.03.2015 №147.
Образец заполнения трудовой книжки о приеме на работу
запись о приеме на работу в трудовой книжке
Как видно из примера, ничего сложного в заполнении трудовой книжки нет. Однако, отметим некоторые особенности при заполнении трудовой о приеме на работу:
- Особое внимание следует уделить названию должности, специальности или профессии с указанием квалификации. Ведь неверное указание должно может вызвать у работника трудности в дальнейшем при получении пенсии.
- В трудовую книжку не вносится информация об испытательном сроке, срочном трудовом договоре и тому подобной информации. Согласно инструкции о заполнении трудовой книжки в трудовую вносится лишь информация о структурном подразделении и должности (специальности), но не о сроках или иной информации из трудового договора.
- Не следует путать назначение и принятие на должность. Назначают на должность только в случаях определенных уставом или иным локальным нормативным актом компании. Например, назначают директора. Принимают на должность в остальных случаях (большинство). Например, принимают бухгалтеров, программистов, инженеров и так далее.
Как видно, запись о приеме на работу в трудовой книжке сделать достаточно легко, для этого необходимо лишь следовать приведенным инструкциям, примерам и образцам.
otpusk-tk.ru
