Грамотно исправляем ошибку в трудовой книжке на титульном листе. Заполнение трудовой книжки титульный лист образец
Образец заполнения трудовой книжки: титульный лист, правила
Трудовую книжку можно назвать основным документом, который представляет сотрудника. В этом документе пишут не только об общем трудовом стаже, полученном тем или иным гражданином. Кадровая служба должна больше всего внимания уделять именно этим документам, а другие вопросы можно отодвинуть на второй план.
Основные правила по заполнению титульного листа
Для внесения записей допустимо использовать только ручку черного либо синего цвета. Можно воспользоваться и компьютерными программами, но они требуют некоторого навыка.
Главное требование – аккуратное заполнение каждой графы. Подчеркивания, исправления недопустимы. Желательно использовать разборчивый почерк, чтобы запись мог изучить любой, кому необходимо ознакомиться с документом.
- Обозначение имени и фамилии. Личные данные работника вносятся сразу, на первую же страницу. ФИО должны быть заполнены аккуратно, с максимальной точностью. Любая ошибка может привести к печальным последствиям. Одно из них – полная замена документа. У каждой позиции в ФИО должна быть своя строка, данные пишутся отдельно друг от друга. Для каждого составляющего элемента нужно использовать одну и ту же пасту. Если букв в одной из части имени слишком много, то можно писать их просто мельче. Слова допускается переносить, с одной строки на другую.
Трудовая книжка
- Информация об образовании. Здесь не допустить ошибки поможет сам диплом о получении образования. Его рекомендуется всегда держать рядом. Когда человек поступает на рабочее место, это возможно на основе факта получения трех возможных степеней образования. Это касается: высшего, среднего, среднеспециального. Соответствующая строчка и заполняется одним из этих слов.
- Как быть с датой рождения? На слова гражданина при заполнении опираться не рекомендуется, брать нужно только паспорт. Частый вопрос в связи с этим — использовать ли пропись или цифры для работы с такой информацией? Дату рождения запрещается вносить буквенным обозначением. Нужно применять только цифры. Любая другая форма будет считаться нарушением действующих норм законодательства. Главное – правильно вписывать буквально каждую составляющую цифру. Но эта графа допускает наличие ошибок. Чтобы исправить их при появлении, достаточно зачеркнуть неверную запись, либо перенести ее на другую сторону разворота, в том же титульном листе.
- О личных подписях работника. После того, как заполнение завершено, документ отдают сотруднику, чтобы он поставил свою личную роспись. Главное требование к ней – четкость, точное совпадение с тем, что представлено в паспорте. Если спустя некоторое время фамилия меняется, то подпись для старой просто перечеркивают. И используют для этого тонкую полосу. Рядом ставят то обозначение, которое впредь считается верным. Печати стоят над подписью, но закрывать ее не должны.
Правила заполнения
- Данные по профессии и специальности. Многие спорят о том, что вообще следует записывать в графу, связанную с профессиональными и специальными навыками сотрудника, его опытом в той или иной сфере. Кто-то говорит о том, что необходимо вносить специальность, официально полученную во время обучения в институте. Другие упоминают о специальности желаемой либо той, которую человек просто занимает в настоящее время. Но правила в этом плане еще проще. В данной графе вписывают должность, занимаемую сотрудником в настоящее время.
Как быть с датой, когда заполняется документ?
Главное, чтобы дата заполнения соответствовала реальному времени, когда документ был оформлен. Если трудовая заполнялась на неделю позже, чем было обещано, то ложную дату ставить запрещается. За это органы контроля накладывают административную ответственность на исполнителей.
Дату заполнения ставят в том же формате, что и дату рождения. То есть одними цифрами. Подходящее место для даты – то же, где стоит печать организации. Допустимо ставить числа с левой или с правой стороны. Но другие записи затрагивать нельзя, как и перекрывать сведения, имеющие некоторое значение.
Важно проследить и затем, чтобы были совпадения между датой заполнения и временем, когда кандидата фактически приняли на работу. Такие мелочи не всегда проверяются теми, кто представляет контролирующие органы. Но лучше соблюдать основные правила, чтобы избежать дополнительных претензий.
Как внести изменения в запись на Титульном Листе
При изменении фамилии
Роль основания передается соответствующим документам. Вроде стандартного паспорта, свидетельство о рождении, заключении либо расторжении брака. Порядок действий, которым вносят изменения, выглядит так:
Титульный лист трудовой книжки
- Прежние данные зачеркивают одной чертой.
- Новые идут практически следом.
- У обложки трудовых книжек есть внутренняя сторона. Туда пишут ссылки к документам, послужившим основанием для изменений.
Информация заверяется подписью руководства и организационной печатью. Они подтверждают, что ей можно верить. Порядок будет тем же, если возникнет необходимость что-то исправить еще раз.
Получено высшее образование в дополнение к среднему профессиональному
В такой ситуации надо просто дополнить те сведения, что уже имеются в документе. Не нужно зачеркивать то, что уже имелось ранее. Основанием становятся только документы о получении образования, но приводить ссылки на них не надо.
В специальной графе не нужно также отмечать отдельно повышение уровня образования в той же специализации. Дополнения хватит и в случае освоения новых профессий одним сотрудником.
Ошибки на титульном листе: правила исправления
Изменение фамилии
Если ошибка допускается при заполнении бланка, то последний тут же считается ошибочным. Его необходимо уничтожить, что сопровождается оформлением соответствующего акта. Трудовую книжку заводят с использованием нового бланка. При этом форма для сопроводительного акта не имеет четких ограничений. Каждая компания может самостоятельно разработать свои собственные правила.
Если ошибка обнаружена спустя некоторое время, исправления предполагают применение того же порядка, что и при изменении личных данных. Основание – документ, из которого данные были переписаны неправильно.
Информация о сериях и номерах
Для обозначения трудовых книжек используют аббревиатуру AT. После нее ставится римская цифра. Чем новее документ – тем больше будет эта цифра. Последние версии выходили в июле-декабре 2003 года, они обозначаются как AT X. Их всего пять групп.
Чтобы проверить подлинность того или иного бланка, достаточно сопоставить данные о возрасте со временем, когда трудовая деятельность только начиналась. Для этого же отправляют запросы сотрудникам Пенсионного Фонда.
Использование печатей для оформления документов
Еще одним проблемным моментом становится применение печатей для удостоверения любых записей, вносимых в трудовые книжки:
Печати на трудовой
- Печать в кадровом отделе использовали до того, как законодательные нормы подверглись серьезным изменениям.
- После распада СССР, когда многие законодательные акты просто потеряли актуальность, ввели понятие печати работодателя. А печать отдела кадров исчезла как понятие. Это произошло с 2008 года. Значит, с этого времени запрещено для заверения записей использовать средства, доступные кадровым и другим подобным службам на предприятии.
В связи с этим и возникают сложности. Каждый раз при необходимости кадровики должны теперь обращаться к тем, у кого есть доступ к печати работодателя. Кроме того, заверка трудовых книжек всегда было связано с определенными лицами, наделенными полномочиями. Неверно в такой ситуации будет использовать печать организации в документах рядовых сотрудников, которые сами отвечают за заполнение документов.
Но на практике от кадровых печатей полностью никто не отказывался. Оттиск ставится на многих других документах, которые оформляются и заверяются именно в этом подразделении. Это касается:
- Оформления копий книжек, выписок.
- Других документов в копиях, которые важны для работы кадровиков.
- Справок, которые выдаются кадровой службой.
Что делать, если записи были пропущены?
Иногда бывает так, что информация пропущена, а работник настаивает на том, чтобы она присутствовала в документах. Особенно часто это происходит, когда кого-то увольняют. Кадровики считают, что в таких ситуациях надо сначала отменить запись об увольнении, затем внести требуемые данные, и только после этого повторить информацию, касающуюся ухода с работы. Такие действия не признаются правильными. Ведь отмена увольнения происходит без серьезных на то оснований.
Пропущенную запись просто вписывают туда, где она должна быть. Если это касается, например, перевода в другую организацию, обязательно указываются ее реквизиты.
Как быть с должностями по совместительству?
Совместители
В инструкциях говорится, что работник сам может указать должности, занимаемые по совместительству, если у него есть желание. Даже если это совместительство началось уже после того, как его приняли на основное место. Важно сохранять хронологический порядок следования записей.
Но работники могут изъявить желание о предъявлении информации к любому моменту времени. Значит, это возможно уже и после того, как такая работа закончилась. В Законодательстве нет никаких сведений об ограничениях в этой сфере.
Правила по внесению записей о бывшем совместительстве такие:
- Дата приема на работу пишется во второй графе.
- Третья графа нужна для указания на конкретное подразделение, куда человека и принимают на работу.
- Наконец, четвертая используется для ссылки к документу, ставшему основанием.
Такой же порядок используется, когда пишется информация об увольнении с совместительства.
Хронологическая последовательность может быть нарушена, но зато основные требования инструкции строго соблюдаются. Тогда складывается так, что прием основного места работы прошел позднее, чем оформление совместительства. Нарушение хронологии не очень правильно с логической точки зрения, но грубым нарушением действующих норм не признается.
При невостребованном документе
С одним из Постановлений Правительства был изменен порядок, используемый для хранения книжек, не отданных после увольнения. Раньше было указано, что их сохраняют в кадровой службе на протяжении двух лет. После чего документы отдаются в архив, где размещаются на протяжении 50 лет. После этого информация просто уничтожается.
Теперь говорится о том, что работодатель хранит книжки до востребования. Это касается как организаций, так и лиц со статусом индивидуального предпринимателя. Изменения заключаются в том, что из новых версий Законодательства убрали требование об уничтожении материалов.
Трудовые книжки – это важные документы, требующие бережного обращения. Главное при их заполнении – соблюдать максимальную точность.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
pravodeneg.net
Оформляем титульный лист трудовой книжки
Указание месяца рождения работника прописью. Заполнение графы «профессия, специальность» в трудовой книжке работника, имеющего общее либо незаконченное профессиональное образование. Зачеркивание ранее внесенную запись об образовании, если работник получил новое.
Можно ли указать месяц рождения работника прописью?Надо ли заполнять графу «профессия, специальность» в трудовой книжке работника, имеющего общее либо незаконченное профессиональное образование?Нужно ли зачеркивать ранее внесенную запись об образовании, если работник получил новое?
Заводим трудовую книжку
Ситуация: в организацию принят работник, который заключает трудовой договор впервые.
Трудовая книжка работника, принятого на работу впервые, оформляется в его присутствии в течение недели со дня выхода на работу (п. 8 Постановления). На титульном листе трудовой книжки в соответствующие графы необходимо вписать его фамилию, имя, отчество, дату рождения, образование, профессию, специальность. Рассмотрим особенности заполнения этих граф.
www.kdelo.ru Статьи в тему: «Можно ли исправлять записи на титульном листе трудовой книжки?» (№ 11, 2008)«Записи в трудовых книжках. Ошибки и последствия» (№ 7, 2006)
Фамилия, имя, отчество вносятся полностью, без сокращения (или замены имени и отчества инициалами), на основании документа, удостоверяющего личность, как правило паспорта (п. 2.1 Инструкции). Данные должны полностью соответствовать представленным документам. Особое внимание необходимо обратить на близкие по звучанию и написанию слова: например, «Наталья» и «Наталия», «Семикова» и «Сёмикова» и т. п. Дата рождения также указывается на основании документа, удостоверяющего личность.
Читайте подробнее о заполнении трудовой книжки в статье >>>
Образец формы трудовой книжки предусматривает, что дата записывается полностью (число, месяц, год), из чего кадровики иногда делают вывод о необходимости написания месяца прописью. Это неверно. Формат записи дат во всех разделах трудовых книжек определен пунктом 1.1 Инструкции: даты записываются арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными). Все записи должны производиться аккуратно, перьевой, гелевой ручкой или ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) синего или фиолетового цвета, без сокращений (см. образец 1).
Подробнее о трудовых книжках читайте здесь:
Далее на основании соответствующих документов (аттестата об основном общем образовании, аттестата о среднем (полном) общем образовании, диплома о высшем образовании и т. п.) вносятся записи об образовании, профессии, специальности. Запись об образовании предполагает указание его уровня: основное общее, среднее общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное, послевузовское профессиональное.
Частые ошибки – При наличии документов об образовании графы «Образование», «Профессия, специальность» оставлены пустыми; – не указана дата заполнения трудовой книжки; – отсутствует подпись работника; – отсутствует подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек; – не проставлена печать работодателя.
В связи с появлением программ бакалавриата и магистратуры возник вопрос о том, нужно ли их как-то отражать в трудовой книжке. По нашему мнению, такой необходимости нет, поскольку эти квалификации (степени) отнесены законом к одному и тому же уровню образования – высшему профессиональному*. Кроме того, можно провести аналогию с послевузовским образованием, по завершении которого и защите квалификационной работы (диссертации) присваивается соответствующая ученая степень: кандидат наук, доктор наук**, однако в Инструкции не содержится требование об указании квалификации (степени) работника (см. образец 1).
При наличии соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки из деканата и т. п.) может быть произведена запись о незаконченном профессиональном образовании. В этом случае, а также тогда, когда работник имеет общее образование, графа «Профессия, специальность» не заполняется (см. образец 2).
Образец заполнения трудовой книжки
После внесения этих данных указывается дата заполнения трудовой книжки. Затем работник заверяет правильность внесенных сведений своей подписью. Титульный лист заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек (разборчиво), и печатью работодателя (это может быть печать организации или кадровой службы) (см. образец 1).
Документы в тему
|
Документ |
Поможет вам |
| Закон РФ от 10 июля 1992 г. № 3266-1 «Об образовании» | Уточнить информацию о том, какие образовательные программы реализуются в Российской Федерации |
| Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее – Постановление) | Уточнить правила ведения, учета и хранения трудовых книжек |
| Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее – Инструкция) | Правильно вносить записи в трудовые книжки |
Вносим изменения в записи на титульном листе
Ситуация 1: работница вышла замуж и изменила фамилию.
Основанием для изменения записей о фамилии, имени, отчества и даты рождения, являются соответствующие документы (паспорт, свидетельства о рождении, о заключении или расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.).
www.kdelo.ru Статьи в тему: «Вносим изменения в трудовую книжку» (№ 4, 2005)«Прописные истины для трудовой книжки» (№ 6, 2004)
Указанные изменения вносятся так: одной чертой зачеркиваются прежние данные и рядом записываются новые. Ссылки на документы, обосновывающие изменения, с указанием их номера и даты делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (или печатью кадровой службы) (см. образец 3).
В случае повторного изменения данных (например, возврат прежней фамилии после развода) изменение записи производится в том же порядке (см. образец 4).
Частые ошибки – Нет ссылки на документы, обосновывающие изменение данных; – отсутствует подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек; – отсутствует печать.
Ситуация 2: работник на момент трудоустройства имел среднее профессиональное образование, но в период работы получил высшее образование.
Получение работником нового уровня образования отражается путем дополнения уже имеющихся записей. Зачеркивать ранее внесенные записи не требуется. Дополнение записей об образовании производится на основании соответствующих документов, однако ссылка на них не делается (см. образец 5).
Ситуация 3: работник получил второе высшее образование по другой специальности.
Получение второго образования того же уровня в графе «Образование» не отмечается. Получение работником новой профессии или специальности также отражается путем дополнения записей. Ссылка на документы об образовании не делается (см. образец 5).
Частые ошибки – Зачеркнуты сведения о прежнем образовании, профессии или специальности; – сделана ссылка на документы о получении нового образования, профессии или специальности на внутренней стороне обложки.
Исправляем ошибки в записях на титульном листе
Ситуация 1: инспектор отдела кадров при заполнении трудовой книжки допустил ошибку в фамилии (например, написал «Лисицин» вместо «Лисицын»).
Если ошибка выявлена непосредственно при заполнении трудовой книжки, бланк трудовой книжки признается испорченным и подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта, а трудовая книжка заводится на новом бланке. Форма акта законодательством не установлена. Мы предлагаем следующий образец (см. на стр. 62).
Ситуация 2: через месяц после оформления трудовой книжки обнаружена ошибка (например, вместо имени «Наталия» написано имя «Наталья»).
Исправление производится в том же порядке, как и при изменении данных о работнике, на основании документа, из которого данные были переписаны неправильно (например, паспорта) (см. образец 6).
Закон против практики
На практике
Многие кадровики путают термины «специальность» и «квалификация» и при заполнении трудовых книжек вместо записи о специальности («юриспруденция») вносят запись о квалификации («юрист»).
В законе
Согласно подпункту 4 пункта 2.1 Инструкции на основании документов об образовании в трудовой книжке работника необходимо указывать его профессию и/или специальность.
Что будет, если…
Внесение в строку «Профессия, специальность» записи о квалификации работника (вместо указанной в документе об образовании специальности) не считается серьезной ошибкой, способной повлиять на оформление работнику пенсии. Однако во избежание нежелательных претензий со стороны проверяющих органов советуем сотрудникам кадровой службы обратить особое внимание на правильное оформление специальности сотрудника.
Ситуация 3: работник уволился и уже на другом месте работы обнаружил, что его фамилию неправильно вписали в трудовую книжку на прежнем месте работы.
Исправление может производиться как по прежнему, так и по новому месту работы. Однако для исправления записи по новому месту работы необходимо получить от прежнего работодателя официальный документ, подтверждающий факт ошибки.
Читайте подробнее о заполнении трудовой книжки в статье >>>
Если по какой-либо причине работник не может обратиться к прежнему работодателю (например, организация ликвидирована) и при этом не имеет документов, подтверждающих ошибку, оснований для исправления записи по новому месту работы нет. В таком случае работнику необходимо обратиться в суд в порядке особого производства для установления факта принадлежности ему этой трудовой книжки.
Запомните главное
Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:
Надежда РАСУЛОВА, начальник отдела кадров ГИТ в г. Москве:
– Исправления на титульном листе трудовой книжки при ее первом заполнении не допускаются. Если ошибка все-таки была сделана, то испорченный бланк уничтожается. В этом случае работодатель должен составить акт и затем заполнить новый бланк уже без ошибок. Следует помнить, что за испорченный бланк деньги с работника не взимаются.
Лариса ДОРОНИНА, кандидат экономических наук, доцент Государственного университета управления (Москва):
– Нет необходимости отражать в трудовой книжке степень бакалавра или магистра. Это связано с тем, что эти степени отнесены законом к одному и тому же уровню образования – высшему профессиональному.
Материал подготовила Мария КОРОБЕНКОВА, главный правовой инспектор Территориальной Санкт-Петербурга и Ленинградской области организации профсоюза работников торговли, общественного питания, потребительской кооперации и предпринимательства РФ «Торговое единство»
* Статья 24, п. 5 ст. 27 Закона РФ от 10 июля 1992 г. № 3266-1 «Об образовании».
** Пункт 3 ст. 27 Закона РФ от 10 июля 1992 г. № 3266-1 «Об образовании», п. 5 Положения о порядке присуждения ученых степеней (утверждено постановлением Правительства РФ от 30 января 2002 г. № 74).
www.kdelo.ru
Титульный лист трудовой книжки - образец заполнения и исправления
По закону все юридические лица и ИП должны вести трудовые на каждого из своих рабочих. Поэтому при поступлении на работу, при условии, что это место будет считаться основным – руководитель обязан на его имя оформить книгу, при условии, что он приступил к исполнению обязанностей более 5 дней назад.
Таким образом, руководство сможет узнать о предыдущем опыте нанимаемого – стаж, время пребывания в той или иной должности, причины понижения статуса в компании или увольнения из нее. Для рабочего трудовая — это гарант подтверждения опыта работы, движения по карьерной лестнице и сведения о наградах и поощрениях.
Для чего нужна трудовая книжка?
- Она необходима для работника. Благодаря ей ему не приходится собирать множество справок, подтверждающих стаж, при приеме на вакансию или для оформления пенсии.
- Для работодателя она полезна, в целях выяснения опыта работы кандидата при отборе на соответствующую должность. При ее наличии отпадает нужда в сборе необходимых нормативных актов.
- Для государственных органов она незаменима при оформлении и принятии решения о размере пенсионных выплат при достижении гражданином необходимого возраста.
Как и любой нормативный акт – трудовую необходимо правильно заполнять и хранить. Правила подробно описаны в законодательстве РФ и изменениям не подлежат.
Все манипуляции, связанные с ней, регулируются:
- ТК РФ.
- Правилом ведения книжек.
- Инструкцией по ее заполнению.
- Кодексом об административных нарушениях.
Следует помнить, что она оформляется, если гражданин впервые приступает к трудовой деятельности. Руководитель обязан это сделать в срок не более недели с момента начала отношений.
Назначение уполномоченного лица
В приказном порядке в организации назначается рабочий на должность в отделе кадров или бухгалтер, для ведения ТК, договоров и т. д. Все нормативные акты, связанные с этим, исполняет назначенное лицо. В тех компаниях где отсутствует такой отдел эту функцию исполняет главный бухгалтер. С момента назначения уполномоченного лица, вся ответственность за оформление и хранение книг лежит на нем в полной мере.
Следует заметить, что назначение уполномоченного лица – обязательно и в случае отсутствия соответствующего приказа карается штрафом в размере не менее 5 и не более 50 МРОТ.
Сведения, содержащиеся в указе:
- ФИО (полные) должностного лица.
- Статус в организации.
- Тест приказа, начинающийся: «возложить ответственность за заполнение…».
- Дата подписания.
- Скрепление акта подписями уполномоченного сотрудника и руководителя.
Правила оформления
- Каждый работник обязан предоставить чистый бланк, в случае если поступает впервые.
- Заносятся личные сведения: ФИО, дата рождения. Данные вносятся с оригиналов, удостоверяющих личность.
- Сведения об образовании. На основании аттестата, диплома.
- Указывается на какую должность оформляется гражданин.
- Любые изменения в рабочем статусе (перевод, повышение квалификации, увольнение, поощрение) и дата события отображаются в трудовой книге.
- Любые изменения и записи должны быть согласованы с рабочим и проводиться в его присутствии. После оформления он расписывается в специальной карте.
- К дополнительным сведениям относятся:
- Период службы – на основании военного билета.
- Сроки потраченные на повышение квалификации – при предоставлении документов, подтверждающих это.
- Восстановление непрерывности стажа, путем предоставления подтверждающих актов с последнего места работы.
- Государственные награды, грамоты почета и прочее – на основании актов, свидетельствующих об этом.
Для каждой записи в трудовую необходимо основание и приказ. Изменения должны быть внесены в течение 7 дней. В тексте изменений указывается только дата и причина манипуляции с книгой.
Основания для внесения изменений
- Зачисление в штат компании.
- Перевод из одного отдела в другой.
- Изменение в квалификации, тарифной сетке или уровне присвоенного разряда.
- Награды и инструменты поощрения.
- Увольнение.
- Присвоение новой профессии.
- Совместительство.
- О том, что время отбытия наказание не входит в непрерывный стаж трудящегося.
- О восстановлении непрерывного стажа.
- Период службы в ОВД и таможни, а также прохождение военной службы.
- Сроки обучения работника на курсах или иных учебных заведениях.
Порядок оформления титульного листа
- В соответствующие графы вносятся полные ФИО. Не допускаются любые сокращения. Информация списывается с официального документа удостоверения личности. К примеру, с паспорта, военного билета, загранпаспорта, водительских прав.
- Цвет чернил, которыми заполняется бланк – синий, черный или фиолетовый. При этом ручки могут быть разного типа перьевые или шариковые.
- Сокращения в трудовой книжке строго запрещены.
- Дата рождения вписывается арабскими цифрами. ЧЧ и ММ указываются в виде двузначных цифр, а год в четырехзначном обозначении. Пример – 23.06.2010. Запрещено написание даты при помощи слов.
- В графу образование вносятся при помощи данных взятых из аттестата и диплома. В этой строке нужно указать уровень образования – высшее профессиональное, среднее специальное или общее и т.д. Допускается обозначение неоконченного обучения.
- Строка о профессии и полученной специальности. Только на основании юридических актов.
- Дата оформления книги. Указывается текущая. Допускается написание месяца как арабскими цифрами, так и словами.
- Далее работнику на которого оформляется книга необходимо в ней расписаться.
- Затем расписывается в ней же лицо ответственное за нее – обычно это отдел кадров или бухгалтер.
- Место для печати заверяется при помощи печати.
При приеме на основное место:
- Заполняется 3 графа раздела под названием «Сведения о работе». Тут обозначается полное название компании и ее сокращенное наименование (если есть).
- В строке «№ записи», следует проставить номер по порядку.
- Дата приема, нанимаемого в организацию указывается только арабскими цифрами.
- На одном и том же уровне с датой приема в строке 3 нужно написать о том в какое подразделение он зачисляется и должность (обозначается согласно штатному расписанию).
- В 4 строке указывают порядковый номер и дату постановления о приеме. Обычно это приказ руководителя.
Для работы по совмещению:
- Заносится на добровольной основе по желанию подчиненного.
- Запись делается в организации признанной основным местом работы сотрудника.
- Информация вписывается аналогично.
Перевод из одного отдела в другой либо на иную должность:
- В графе под пунктом 1. обозначается порядковый №.
- Дата перевода – арабскими цифрами.
- В 3 графе ставится отдел перевода и назначенная должность.
- В 4 обозначается номер, и дата документа о переводе.
При увольнении:
- Следует помнить, что книгу необходимо отдать ее владельцу в последний день работы. В противном случае придется выплачивать штраф в инспекцию по труду и компенсацию уволенному.
- В строке 1 прописывается №.
- Дата увольнения указывается только цифрами арабского типа.
- В 3 строке вписывается причина увольнения, нормативный документ которым руководствуется уполномоченное вести книжки лицо (статья ТК). Так к примеру, уход по собственной инициативе.
- В 4 – указывается акт при руководстве, которым происходит увольнение и его дата и порядковый номер.
- После этого необходимо все записи, сделанные в книге, заверить подписью руководителя или иного уполномоченного лица и поставить печать компании.
- Увольняемый сотрудник должен подписаться под всеми пунктами.
Иногда случается, что заведенной книге бывает мало места, поэтому приходится расширять ее при помощи вкладышей:
- Его оформление происходит аналогично ведению ТК.
- Использование вкладыша отдельно от книги – неправомерно.
- Справа в верхнем углу титула ТК указываются сведения о выдачи вкладыша – его серия и номер.
- Он вшивается в основную книгу между ее последней завершенной страницей и картонной обложкой.
- Нумерация продолжается, а не начинается заново.
С любой записью, сделанной в книге работник должен ознакомиться лично, после чего расписаться в личной карточке.
Следует помнить, что с 2006 года ИП обязаны также, как и юридические лица заводить персоналу трудовую.
Типичные ошибки
Виды ошибок:
- Ошибка в информации о нанимаемом. Неправильные личные данные. Обычно погрешности допускаются ввиду небрежности, невнимательности или при использовании неверных источников.
- Не верно указанные сведения о работе:
- В дате приема на рабочее место.
- Указание наименования компании, отличающееся от прописанного в уставе.
- Ошибка в занесении данных о названии отдела, куда зачисляется человек.
- Если наименование должности не совпадает с указанной в штатном расписании.
- В 4 графе трудовой книжки стоят не верная правильная запись.
- Ошибки, допущенные при совершении оформления приказа о переводе рабочего из одного подразделения в другое.
- При оформлении увольнения:
- Ошибочная дата увольнения.
- Неправильно сформулирована причина увольнения.
- Неверное использование основания.
- Ошибка в написании сведений об акте о принятии решения руководителем фирмы о расторжении трудовых отношений с рабочим.
- Неправильное внесение изменений.
- Ошибки, допущенные при выдаче дубликата ТК или вкладыша к ней:
- Перенесение неверной информации со старой книги.
- Внесение данных на основании неправильных документов.
- При утере некоторых сведений.
- Нет пометки о выдаче дубликата.
- Частичное или полное отсутствие информации на титульном листе вкладыша.
- Начало отсчета заново.
- Отсутствие пометки о выдаче вкладыша
- Неправильный учет и хранение – ошибки в ведении журнала учета движения ТК.
Устранение ошибок
Все допущенные погрешности можно разделить по характеру действий для их устранения:
- С сохранением трудовой.
- С уничтожением книги, при условии, что она была выдана гражданину впервые.
С сохранением трудовой
Для устранения ошибки в разделе «Сведения о работнике»:
- Если изменилось ФИО, то исправляется та часть, которая подверглась преобразованию, путем ее вычеркивания при помощи одной линии выполненной пастой или чернилами по линейке. Выше записывается новая информация. На обложке описывается номер, дата и название акта, подтверждающего этот факт.
- При приобретении дополнительного образования, просто дополняются ранее приведенные сведения.
- Любые изменения должны проводится только при руководстве оригиналами документов, таких как паспорт и прочее, а также аттестат и дипломы. Все копии заверяются и подписываются компетентными лицами.
Для внесения изменений в графу «Сведений о работе»:
- Исправления производятся в свободной строке, которая находится ниже последней записи в книге.
- Вписывается №.
- Далее ставится дата.
- В 3 графе прописывается, что информация сделанная ранее ложная и вписывается корректный текст.
- В 4 пункте ставятся верные номер, дата и название постановление при помощи которого было произведено изменение.
- При изменении наименования компании или должности, вписывается: «Наименование должности работника с чч.мм.гггг изменено на «закройщика» или «ЗАО «Роза» с 20.10.2015 года переименовано в ЗАО «Букет».
- Если сведения были внесены на предыдущем месте занятости, то их изменяют на текущем с предоставлением заверенных копий документов.
Ликвидация ТК и выписка дубликата
Причины:
- При обнаружении неверной или неточной записи, которую признали недействительной.
- Состояние документа характеризуется не возможностью ее использования по назначению.
- Потеря или уничтожение оригинала книги.
Как оформить дубликат?
- Если выявлена ошибка:
- Внести все верные сведения в дубликат, в таком же виде, как и в оригинале.
- На самом первом листе справа в верхнем углу сделать пометку «Дубликат».
- На титуле старой книги оставить заметку: «Взамен выдан дубликат» и указать серию и порядковый №.
- Когда книга пришла в непригодность:
- Записать данные об общем непрерывном стаже на предыдущих местах занятости.
- Расписать все по периодам сохраняя хронологический порядок в соответствии с предоставленными работником сведений из документов, взятых с прежних мест трудоустройства.
- В верхнем углу справа на стр. 1 поставить нужную отметку.
- На старой книге на титульном листке нужно указать данные о выдаче дубликата и прописать серию и №.
- При потере – только при помощи акта, подтверждающего этот факт:
- Вносятся данные об общем или непрерывном опыте. Информация подтверждается документально.
- Вписываются сведения о наградах и поощрениях с последнего места работы.
- На 1 странице ставится соответствующий штамп
- На старой ТК пишется – «Взамен выдан дубликат» серия и №.
Последствия и ответственность
Для лица уполномоченного вести и хранить книгу предусмотрено два вида ответственности:
- Дисциплинарная. Она может заключаться в вынесении замечания, выговора и даже увольнения по соответствующей статье.
- Уголовная – применяется крайне редко и исключительно к физическим лицам уполномоченным вести трудовые:
Следует отметить, что уголовная ответственность в данной сфере применяется очень редко и решение о ее назначении принимается только путем судебного разбирательства.
Для организаций предусмотрена только одна форма ответственности по данному вопросу – материальная.
Такое наказание можно применить в двух случаях:
- Ошибка при увольнении, т.е. внесение неверной формулировки для увольнения подчиненного.
- Задержка при выдаче.
Организация обязана возместить ущерб сотруднику за упущенную возможность заработка. Однако следует учитывать, что задержка выдачи книги может быть допущена как по вине организации, так и по вине самого рабочего.
Вина фирмы:
- Если книга не была выдана рабочему, без законных на то оснований.
- После письменного обращения, уволенного спустя 3 дня с момента обращения.
- Неправомерный отказ в выдаче дубликата.
При внесении неверного обозначения причины увольнения, работнику следует доказать, что по этой причине он упустил возможность получения дохода.
Размер материального наказания:
- На добровольном основании организация признает запись неверной, исправляет ее и выплачивает бывшему сотруднику денежную неустойку.
- При помощи суда. В случае отказа компании выплачивать неустойку бывший подчиненный имеет право подать на него в суд. Размер выплаты будет регулироваться в соответствии со средней заработной платы рабочего.
- Также в случае если дело будет рассматриваться в суде гражданин имеет право на подачу иска о возмещении нанесенного ему морального вреда. Суд может произвести дополнительно и индексацию выплат.
- Компания считающая, что ее обвинили и оштрафовали не правомерно имеет законное право подать на апелляцию в вышестоящую инстанцию.
Заключение
В итоге стоит отметить, что хоть ведение трудовых не является сложным процессом, но и тут иногда случаются ошибки и погрешности.
Следует помнить, что для работника этот документ крайне важен как для ведения деятельности, так и для будущего назначения пенсии, поэтому при ее ведении и хранении нужно соблюдать все правила, вносить записи внимательно, скрупулёзно проверяя правильность написания, подлинность нормативных актов и соблюдая правила оформления.
Конечно ошибки можно исправить, что тоже не так сложно делать, но не стоит забывать об ответственности и последствиях, которые могут наступить при несвоевременном определении погрешностей. Особенно это касается наиболее частой зоны совершения ошибок – титульного листа. Ведь именно он является основным носителем информации о личности человека и очень важен.
homeurist.com
Как заполнить титульный лист трудовой книжки — Мегаобучалка
Урок № 1. Заводим трудовую книжку новому сотруднику
Светлана Никулинаэксперт журнала «Кадровое дело»
В статье читайте:
· В какой срок нужно оформить трудовую книжку лицу, впервые поступившему на работу
· Каким образом заполняется титульный лист трудовой книжки
· Как внести в трудовую книжку запись о приеме на работу
Если компания принимает на основную работу сотрудника, который ранее нигде не работал, нужно завести ему трудовую книжку. Вести трудовые на работников должны работодатели – организации и индивидуальные предприниматели1. При этом важно правильно оформить титульный лист трудовой книжки, а также внести запись о приеме в раздел «Сведения о работе».
В каком порядке оформляется трудовая книжка
Работодатель должен оформить трудовую книжку не позднее недельного срока со дня приема на работу. Сделать это нужно в присутствии работника (п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек). Поскольку трудовые книжки нужно вести на сотрудников, проработавших свыше пяти дней, можно оформить ее новичку по истечении этого периода (п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Работодатель вправе приобретать бланки трудовой книжки только по договору с официальными распространителями (п. 3, 4 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н). Принимать бланк, принесенный самим работником, запрещено.
При этом работодатель может потребовать от сотрудника возместить стоимость бланка трудовой книжки (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Для этого попросите работника написать заявление о ее оформлении, так как иначе работодатель не сможет удержать денежные средства из зарплаты сотрудника (ст. 137 ТК РФ).
| Если сотрудник принимается на дистанционную работу, то по соглашению сторон трудовую книжку можно ему не оформлять. В этом случае основным документом о работе и стаже сотрудника будет его экземпляр трудового договора (ч. шестая ст. 312.2 ТК РФ). |
Записи в трудовую книжку нужно вносить аккуратно, перьевой, шариковой или гелевой ручкой, световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, далее – Инструкция по заполнению трудовых книжек). Если вы допустили ошибку, оформляя первую трудовую книжку сотруднику, уничтожьте испорченный бланк и заполните новый (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Как заполнить титульный лист трудовой книжки
Титульный лист (образец ниже) заполните на основании документов, представленных работником при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ). Вам понадобятся (п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек):
– паспорт сотрудника или другой документ, удостоверяющий личность;– документ об образовании, квалификации (аттестат, диплом).
Фамилия, имя и отчество(1) работника указываются полностью на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. К таким документам в данном случае относятся военный билет, заграничный паспорт, водительские права и др. Не допускаются сокращения или замена имени и отчества инициалами (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
Дата рождения(2) сотрудника записывается полностью (число, месяц, год), арабскими цифрами на основании документа, удостоверяющего личность (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
Запись об образовании(3) вносится согласно документу об образовании или его нотариально заверенной копии. В трудовой книжке указывается уровень образования (таблица ниже). С 1 сентября 2013 года в России установлены новые уровни общего и профессионального образования (ч. 4, 5 ст. 10 Федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ, далее – Закон № 273-ФЗ). Однако в Правила ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцию по заполнению трудовых книжек изменения внесены не были. Заполняя титульный лист трудовой книжки, руководствуйтесь Законом № 273-ФЗ. Например, сотрудник представил диплом бакалавра. В этом случае могут возникнуть сомнения, сделать запись «высшее – бакалавр» или просто «высшее». В связи с отсутствием официальных разъяснений по данному вопросу рекомендуем указывать уровень образования – «высшее».
Уровни образования (ч. 4, 5 ст. 10 Закона № 273-ФЗ)
| Уровень образования | Документ, подтверждающий получение образования | Запись в трудовой книжке |
| Основное общее (9 классов) | Аттестат | Основное общее |
| Среднее общее (11 классов) | Аттестат | Среднее общее |
| Среднее профессиональное | Диплом | Среднее профессиональное |
| Высшее образование – бакалавриат | Диплом | Высшее |
| Высшее образование – специалитет, магистратура | Диплом | Высшее |
| Высшее образование – подготовка кадров высшей квалификации | Диплом | Высшее |
| Не вносите запись в строку «Образование», если сотрудник представил в качестве документа об обучении, например, удостоверение или свидетельство о повышении квалификации. |
Раньше была возможность внести в строку «Образование» запись о неоконченном образовании соответствующего уровня (например, «неоконченное высшее»). Для этого сотрудник представлял заверенный документ из образовательного учреждения: диплом о неполном высшем образовании, студенческий билет, зачетную книжку, академическую справку и т. п. (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
Однако с 1 сентября 2013 года такой уровень образования, как неоконченное высшее, отсутствует. С этого момента в трудовую книжку можно вносить только записи о законченных уровнях образования (п. 4 ст. 1, ст. 10 Закона № 273-ФЗ). Если работник не имеет профессионального образования, внесите в трудовую книжку запись о среднем общем образовании, подтвержденном аттестатом.
Профессия или специальность работника(4) указываются на основании документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек). Так, если у работника диплом бакалавра или магистра, рекомендуем заполнять строку «Профессия, специальность» в точном соответствии с формулировкой диплома. На титульном листе укажите именно направление подготовки, например, «юриспруденция», «инженерное дело» и т. п. Слова «бакалавр» или «магистр» при этом указывать не следует.
Дата заполнения(5)– это день, когда сотруднику заведена трудовая книжка (п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек). Несмотря на то что даты в трудовой книжке, по общему правилу, указываются цифрами, эта дата оформляется словесно-цифровым способом. Бланк трудовой книжки подразумевает именно такой вариант. Число и год пишутся цифрами, а месяц – словом. Однако если вы указали месяц цифрами, это не ошибка, исправлять не нужно.
Дайте сотруднику проверить внесенные сведения. Если все правильно, пусть владелец книжки (работник) подтвердит это своей подписью. Кадровик как лицо, ответственное за ведение трудовой книжки, также должен расписаться. Подпись кадрового работника должна быть указана разборчиво, поэтому рекомендуется написать фамилию полностью. Затем проставьте на титульном листе печать организации или кадровой службы (п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
| Частые ошибки при заполнении титульного листа 1. Неправильно написаны фамилия, имя или отчество работника. Например, «Наталья» вместо «Наталия», «Геннадьевна» вместо «Геннадиевна» и т. п. 2. Образование указано на основании документа об обучении (удостоверения, свидетельства и т. д.). 3. Профессия не соответствует документу об образовании. Например, в титульный лист внесена должность, для работы по которой принимается сотрудник. 4. В строке «Профессия, специальность» указана квалификация, а не специальность, включены лишние слова («бакалавр», «магистр») и т. д. 5. На титульном листе отсутствуют подпись работника или кадровика, печать организации (кадровой службы). |
megaobuchalka.ru
Титульный лист трудовой книжки | Статьи
Титульный лист трудовой книжки содержит основные данные о владельце документа. Узнайте, по какими правилам осуществляется заполнение титульного листа трудовой книжки в 2016 году, как отразить изменения на титульном листе трудовой книжки, как отражается полученное работником образование на титульном листе трудовой книжки, допустимы ли исправления на титульном листе трудовой книжки в 2016 году.
Из этой статьи вы узнаете:
- где найти заполненный образец титульного листа трудовой книжки;
- как правильно заполнять титульный лист трудовой книжки;
- как отразить полученное работником образование на титульном листе трудовой книжки.
Читайте по теме в электронном журнале
Трудовая книжка — один из основных кадровых документов, в котором фиксируются сведения о стаже работы сотрудника и важнейших вехах его профессиональной биографии: занимаемых должностях, поощрениях, увольнениях. По сути, это своеобразный трудовой «паспорт», при заполнении которого необходимо соблюдать строгие требования закона. Оформляя титульный лист трудовой книжки, кадровик вписывает личные данные сотрудника: в этом деле важна аккуратность и скрупулезное следование установленному порядку.
Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда
Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек "под ключ" от Системы Кадры.
Узнать все ответы
Образец титульного листа трудовой книжки
Практикующие кадровики со стажем хорошо знают, как заполнять титульный лист трудовой книжки, поскольку проделали эту операцию не один десяток раз. Но если вам нечасто приходится иметь дело с оформлением трудовых книжек «с нуля» (большинство принимаемых на работу сотрудников имеют опыт официального трудоустройства, поэтому процедура заполнения трудовой ограничивается внесением соответствующей записи в раздел «Сведения о работе»), могут возникать определенные затруднения. Готовый образец титульного листа трудовой книжки, представленный в нашей базе кадровых документов, поможет безошибочно заполнить документ.
Оформление титульного листа трудовой книжки
Оформление титульного листа трудовой книжки в 2016 году происходит в порядке, установленном п. 2.1 — 2.4 «Инструкции по заполнению трудовых книжек» (утв. постановлением Минтруда РФ №69 от 10.10.2003г.). Сначала нужно вписать фамилию, имя и отчество работника — в точности так, как записано в паспорте или ином документе, удостоверяющем личность. В качестве такого документа новый сотрудник может предъявить военный билет, заграничный паспорт, водительские права. Нельзя сокращать или заменять инициалами имя и отчество.
Обязательно указывается дата заполнения трудовой книжки: согласно действующему законодательству, оформить ее нужно в течение семи дней с момента приема сотрудника на работу. Владелец трудовой должен подтвердить достоверность всех внесенных сведений личной подписью, после чего титулку подписывает должностное лицо, отвечающее за выдачу и оформление трудовых книжек. В последнюю очередь ставится печать организации, в котором оформлялась трудовая, или отдельная печать кадровой службы.
Титульный лист вкладыша в трудовую книжку заполняется по аналогии с титулкой основного бланка.
Заверяем печатью запись в трудовой книжке: об особенностях процедуры читайте журнале «Кадровое дело»
Образование на титульном листе трудовой книжки
В 2016 году заполнение титульного листа трудовой книжки предполагает внесение достоверных и подробных сведений о профессии, образовании, квалификации работника, который может предоставить подтверждающие документы о получении:
- основного или среднего общего образования;
- начального, среднего или высшего профессионального образования;
- послевузовского профессионального образования.
На основании вышеперечисленных документов (дипломов, свидетельств, аттестатов, удостоверений) кадровик делает запись о полученном работником образовании, а также указывает точное название его профессии и/или специальности. Иногда в трудовую книжку вносятся данные о незаконченном образовании, но только если сотрудник предъявит документальное подтверждение — студенческий билет, справку из университета или института, зачетную книжку и т. д. Указывая полученное работником образование на титульном листе трудовой книжки, избегайте сокращений или аббревиатур: формулировки должны быть предельно понятными и точными.
Если речь идет о специальности, требующей наличия специальных знаний или определенного квалификационного уровня, порядок действий аналогичен: отметки о получении необходимой профессиональной подготовки проставляются только после ознакомления с подтверждающими документами. Нельзя вносить данные исключительно со слов работника, даже если он вызвал у вас доверие и продемонстрировал отличные знания предметной области во время собеседования.
Школа кадровика: заводим трудовую книжку новому сотруднику
www.kdelo.ru
Заполнение титульного листа трудовой книжки
Заполнение титульного листа трудовой книжки, как и всех остальных, требует от исполнителей особого внимания. Малейшие неточности и ошибки, которые могут быть допущены при заполнении данного документа, как правило, приводят к серьезным последствиям. Например, это может повлиять на оценку квалификации работника, если допущены неточности в записях о присвоении категорий, разрядов и иных сведений такого рода. Правильное заполнение трудовой книжки очень важно с точки зрения определения размера и назначения пенсии. В этой статье мы познакомим читателей с тем, как правильно должна выглядеть первая страница этого важного служебного документа.
Основные моменты
Этот документ является одним из основных, отражающих все аспекты трудовой деятельности граждан. Именно поэтому каждый бланк книжки изготавливается по специальной форме типографским способом, а каждому ее экземпляру, предназначенному принятому на работу сотруднику, присваивается персональный номер и серия, которые зависят от даты изготовления.
Наиболее важная первичная информация о работнике находится на титульной странице.
Если в трудовой книжке обнаруживается ошибочная или некорректная запись, необходимо сделать исправление.
Заполняем титульный лист
Перед тем, как заполнять новую трудовую книжку, следует внимательно ознакомиться с Правилами, утвержденными Постановлением Правительства РФ № 225.
Они предусматривают, что на титульных страницах:
- Полностью указываются Ф.И.О. работника (использование инициалов не допускается). Это же относится и к информации о дате рождения. В качестве ее источника разрешается использовать паспорт или любой другой документ, который удостоверяет личность.
- Выполняется запись об образовании. Ее следует сделать исключительно в соответствии с заверенными документами установленного образца. В таком качестве могут приниматься дипломы, удостоверения, аттестаты, сертификаты и прочие документы. В том случае, если у принимаемого на работу лица имеется неоконченное образование, то запись о нем производится на основании справок, выдаваемых учреждениями образования, студенческих билетов, выписок из зачеток и прочих, соответствующим образом заверенных документов.
- Указывается специальность сотрудника или его профессия (оформление производится аналогичным образом и на основании указанных выше заверенных документов).
- Проставляется дата.
Правила предусматривают, что после того, как первая запись в трудовую книжку будет внесена, работник должен расписаться на ее титульном листе, подтверждая тем самым правильность данных. Затем на 1-й странице ставится подпись специалиста отдела кадров.
Часто встречающиеся ошибки
При заполнении титульных листов самыми распространенными являются следующие нарушения:
- Вместо полного указания фамилии, имени и отчества работника используются инициалы.
- В указании даты рождения работника применяются римские числа.
- Графа «образование» просто подчеркивается, но не заполняется.
- Вместо специальности по образованию указывается должность сотрудника.
- Отсутствует личная подпись сотрудника.
- Отсутствует печать организации (предприятия), без которой данные документы являются недействительными.
- При внесении информации о сотруднике буквы «ё» в текстах и формулировках заменяются на «е».
Инструкция Минтруда России № 69 четко оговаривает порядок, согласно которому, вся вносимая на титульную страницу информация должна быть идентична той, которая указана в паспорте.
Образец правильного заполнения титульного листа трудовой книжки можно посмотреть здесь.
Если закралась ошибка
Если в трудовой книжке обнаруживается ошибочная или некорректная запись, необходимо сделать исправление. Обычно правка выполняется специалистами организации, которой была допущена ошибка. Но исправление можно сделать и на новом месте работы (для этого делается соответствующий запрос).
На первом листе, как правило, делаются изменения, а править ошибки путем исправления формулировок, замазывания записей инструкция не разрешает.
Пример. При заполнении документа имя сотрудницы было указано «Наталья», в то время как в паспорте написано «Наталия». В этом случае вообще никаких исправлений не допускается, бланк трудовой книжки подлежит уничтожению и списанию. Таков порядок. Затем для работника необходимо завести новый документ.
Изменения, связанные с переменой фамилии, образования (специальности), могут выполняться исключительно на основании документов, в которых зафиксированы новые данные (дипломы, аттестаты, свидетельства о браке или об их расторжении и пр.). При этом непосредственно на титульном листе более ранние сведения зачеркиваются одной чертой и потом записываются новые. С внутренней стороны обложки следует сделать необходимые ссылки, в которых будут указаны документы, использовавшиеся в качестве источников для внесения поправок.
Вся информация, содержащаяся на титульном листе, подлежит заверению печатью организации (предприятия), а также личной подписью нанимателя (либо другого уполномоченного сотрудника организации).
Разного рода ошибки при заполнении титульных страниц рассматриваются как нарушения установленных регламентов и могут повлечь за собой судебные разбирательства и привлечение ответственных лиц к административной ответственности.
zhazhda.biz
Грамотно исправляем ошибку в трудовой книжке на титульном листе
Трудовая книжка – документ, в котором фиксируется оплачиваемая трудовая деятельность экономически активного населения. Она имеет особый вид и правила заполнения. Именно с последними многие кадровики и владельцы трудовых «не дружат». Часто они забывают сделать необходимые записи внутри трудовой книги или могут допустить грубейшую ошибку прямо на ее титульной странице. Появляется логичный вопрос: что делать в такой ситуации и как исправить ошибку в трудовой книжке на титульном листе? Ситуация, мягко говоря, непростая, но на сегодняшний день существует несколько вариантов решения этой проблемы.
Документоведение имеет множество правил и ограничений. Оно и верно. Любой документ имеет свою определенную, установленную законодательством, форму учета. Каждая бумага должна быть грамотно оформлена, иначе она просто не имеет никакой юридической силы. К сожалению, довольно часто при оформлении необходимых договоров, бланков и прочих документов допускаются грубые, непростительные ошибки.
Основные требования при заполнении трудовой книжки
Этой информацией должны владеть не только сотрудники отдела кадров, но также работники и работодатели. Ведь многие ошибки происходят из-за невнимательности или неграмотности. Чего только стоят неправильно написанные фамилии людей при переводе на иностранный язык! Неправильно указанная дата рождения, место проживания, искаженная транскрипция инициалов и другие ошибки. Одна лишняя или недостающая буква в трудовой книге приводит к большим проблемам чаще всего у самих работников или соискателей.
16.04.2003 г. Правительством РФ №225 были утверждены «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», в 9-м пункте которого четко указаны следующие неотъемлемые моменты правильного заполнения титульного листа трудовой книжки:
- Ни в коем случае не допускается запись личных данных сотрудника в сокращенном виде. Это значит, что нельзя не только сокращать имена, но и записывать имя/отчество в форме инициалов.
- Дата рождения (число/месяц/год) вносится в бланк трудовой в полном объеме. Для этого работник имеет право предъявить любой, удостоверяющий его личность, документ:
- военный билет}
- водительские права}
- паспорт}
- документ, временно выданный для удостоверения личности (если исходный был утерян и подлежит восстановлению)}
- загранпаспорт.
- На титульном листе сотрудник должен поставить свою подпись. Этим действием он подтверждает, что все записи им были проверены и являются достоверными.
- После этого свою подпись на титульном листе оставляет и лицо, которое несет ответственность за ведение и выдачу данного документа.
- Если все было выполнено верно, и при первой проверке ошибка на титульном листе трудовой книжки не была выявлена, то тогда на бланке ставится печать.
Важно: если сотрудник устраивается на работу впервые, то в таком случае работодатель должен оформлять трудовую книжку в его присутствии. Это должно произойти не позднее, чем по истечении недели со дня приема на работу или утверждения на должность. Понятно, что так бывает очень редко. В основном все происходит заочно. Работник со временем уже получает полностью заполненную трудовую и ставит на титульном листе подпись, предварительно не проверив правильности записанных личных данных. Или же в отделе кадров все данные вносятся только со слов работника.
Исправляем ошибку на титульном листе
Чтобы узнать, как исправить ошибку на титульном листе трудовой книжки, нет смысла обращаться к источникам трудового права. Данная проблема не регулируется отдельными законодательными актами.
В этой ситуации большинство специалистов по кадровым вопросам рекомендуют поступать так же, как при исправлении инициалов и даты рождения. Помочь вам смогут несколько полезных советов. Если вы или ваш работодатель обнаружили ошибку на титульном листе трудовой книжки, то исправить ее можно одним из следующих способов.
Зачеркивание неправильных данных
Такой вариант распространяется непосредственно на дату рождения, имя, отчество и фамилию. Нужно тонкой линией перечеркнуть предыдущие неверные записи так, чтобы они отчетливо просматривались. Далее сверху над ними делаются записи с верными данными. На внутренней стороне титульной страницы трудовой книги необходимо сделать отметки со ссылками на документы, в соответствии с которыми сделана корректировка. Такими документами чаще всего бывают:
- свидетельство о браке}
- паспорт}
- свидетельство о расторжении брака.
Не забудьте указать серию, номер и дату выдачи предъявленного документа.
Далее эти записи должны быть закреплены подписью ответственного лица (кадрового сотрудника или руководителя). Только после этого снова ставится печать. Важно запомнить: исправления на титульном листе трудовой книжки будут считаться недействительными, если они будут иметь частичный характер. Например, исправление некоторых букв или некоторых цифр.
Если при записи фамилии неправильно была записана хотя бы одна буква или в дате рождения ошиблись на день, то перечеркивать и исправлять придется всю запись полностью. Этот способ имеет очень шаткую основу. Такие исправления работодатель имеет право не признавать, так как на титульном листе трудовой книжки, как и на другом документе, не должно быть никаких помарок и исправлений априори. Сотруднику для того, чтобы его трудовую книжку приняли как достоверную и осуществили соответствующие начисления (например, выплата пенсии), необходимо обратиться с заявлением в суд. Такой поворот событий заберет много времени, сил и денег.
Открытие нового документа
Это самое простое и законное исправление на титульном листе трудовой книжки. Если в вашей трудовой книжке обнаружены ошибки, то значит, такой бланк вам не принадлежит и является недействительным. Получается, что у вас не было и нет такого документа. Чтобы в будущем не возникло слишком много вопросов по поводу обнаружения и исправления ошибок в записях на титульной странице трудовой книжки, лучше всего, устраиваясь на новое место работы, обратиться в отдел кадров или к начальству с заявлением о замене старой трудовой книги на новую.
Очень важно: ни при каких обстоятельствах не выбрасывайте и не отдавайте старый вариант бланка трудовой. Он пригодится в будущем.
Естественно, что при выходе на пенсию для расчета страхового и трудового стажа понадобятся все экземпляры – пусть даже с ошибками. Чтобы доказать, что неверные варианты принадлежат именно вам, придется снова обратиться в суд. После проведения необходимых проверок и сопоставлений с данными, указанными в вышеприведенных документах, суд признает, что бланки трудовых книжек с ошибками на титульных листах принадлежат вам. Это скажется на подсчете стажа и, как следствие, на размере пенсий и других социальных выплат.
Можно ли обойтись без исправлений?
По теории, в трудовой книжке не должно быть никаких исправлений, тем более на титульной странице. Любое исправление делает этот документ не имеющим никакой юридической силы. Поэтому нужно помнить, что не только кадровики, но и сами трудящиеся должны следить за правильностью внесения любых данных в столь важный документ.
Работодатель имеет полное право не принимать на работу соискателя, у которого трудовая книжка заполнена неправильно или имеет исправления на титульном листе. Если ошибки были допущены при первичном заполнении бланка, то он должен быть заменен за счет предприятия. Исправления, которые могут признаваться без судебного разбирательства, – это естественные исправления. Например, исправление фамилии на титульной странице трудовой книжки в связи с ее изменением. Сотрудник (сотрудница) после вступления в брак и получения паспорта с новой фамилией имеет право написать заявление о внесении в трудовую книгу необходимых изменений. Просто заявления недостаточно. Нужно предъявить новый паспорт и свидетельство о заключении брака.
Такая ситуация является идеальной. Довольно часто сами сотрудники не меньше кадровых служб халатно относятся к оформлению собственных документов. Но это грубейшее отношение к собственному будущему. Если не убедиться в правильности первичного внесения данных в трудовую книгу, то при переходе на новое предприятие или выходе на пенсию возникнет огромное количество проблем. Доказывать, что этот документ принадлежит вам, можно будет исключительно в судебном порядке. Все это можно предотвратить ответственным отношением к чужим и собственным документам.
hr-portal.ru
