Образец записи в трудовую книжку о приеме на работу: Образец записи в трудовую книжку о переходе на электронный вариант

Содержание

13 правильных ответов на вопросы о заполнении трудовых книжек

1. За время работы в организации сотрудник был дважды поощрен, о чем есть записи в его трудовой книжке. Затем организация была переименована.

Необходимо ли внести сведения о переименовании организации в записи о поощрениях работника?

При изменении фирменного наименования организации, в т.ч. при ее реорганизации и (или) смене собственника имущества, наименования структурного подразделения организации, в котором работает работник, либо при изменении сведений об индивидуальном предпринимателе нанимателем в трудовую книжку работника вносится соответствующая запись (п. 57 Инструкции). В гр. 4 трудовой книжки указываются номер и дата приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого такие изменения произведены.

При увольнении работника (прекращении трудового договора (контракта)) все записи, внесенные в соответствующие разделы трудовой книжки за время его работы у данного нанимателя, заверяются подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанимателя (представительства иностранной организации) (часть первая п. 71 Инструкции).

Поскольку наниматель при увольнении работника будет заверять записи о поощрении работника, внесенные в соответствующий раздел трудовой книжки, то с учетом изменения наименования организации запись о переименовании следует также внести в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях».

Документ:

постановление Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (далее – постановление № 40).

Документ:

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением № 40 (далее – Инструкция).

2. Надо ли вносить в трудовую книжку индивидуального предпринимателя записи о периоде осуществления предпринимательской деятельности?

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника (ст. 50 ТК).

Трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше 5 дней, в т. ч. поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника и основаниях прекращения трудового договора, о награждениях и поощрениях за успехи в работе, иные сведения.

Основанием для внесения в трудовую книжку записей о заключении трудового договора, переводе на другую постоянную работу, об увольнении, а также о награждениях и поощрениях является приказ (распоряжение) нанимателя.

При увольнении работника трудовая книжка выдается ему в день увольнения (в последний день работы).

В трудовую книжку, в частности, не вносятся записи о периодах работы по гражданско-правовым договорам и осуществления предпринимательской деятельности (п. 11 Инструкции).

Невнесение указанных записей в трудовую книжку ему обусловлено следующим.

Предпринимательская деятельность – это самостоятельная деятельность юридических и физических лиц, осуществляемая ими в гражданском обороте от своего имени, на свой риск и под свою имущественную ответственность и направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи вещей, произведенных, переработанных или приобретенных указанными лицами для продажи, а также от выполнения работ или оказания услуг, если эти работы или услуги предназначаются для реализации другим лицам и не используются для собственного потребления (ст. 1 ГК).

Следовательно, индивидуальный предприниматель при осуществлении своей индивидуальной трудовой деятельности не состоит в трудовых отношениях с нанимателем и не является работником.

В связи с этим действие норм ТК на такую категорию лиц не распространяется.

3. Надо ли вносить в трудовую книжку запись о продлении или заключении нового контракта?

В трудовую книжку работника вносятся, в частности, сведения о работе (приеме на работу, заключении трудового договора (контракта), в т.ч. на условиях совместительства (по желанию работника), переводе на другую постоянную работу, присвоении категории (разряда, класса), а также увольнении работника и основаниях прекращения трудового договора (контракта)) (п. 9 Инструкции).

В п. 9 Инструкции приведен исчерпывающий перечень сведений, которые вносятся в трудовую книжку работника.

Так, в трудовую книжку работника вносится запись о заключении трудового договора и (или) контракта. Это означает, что при приеме на работу работника либо в период трудовых отношений вносится запись об условии работы по трудовому договору (контракту). Например, при приеме на работу в трудовую книжку работника нанимателем может быть внесена следующая запись: «Принят на должность инженера конструкторского бюро производственно-технического управления на условиях контракта».

В случае заключения в период трудовых отношений с работником контракта либо трудового договора в трудовую книжку работника нанимателем должна быть внесена соответствующая запись о заключении трудового договора (контракта) со ссылкой на приказ (распоряжение) нанимателя.

С учетом изложенного и на основании Инструкции вносить в трудовую книжку работника запись о продлении (заключении нового) контракта не требуется.

4. Наниматель нарушил сроки выдачи трудовой книжки. Затем он по телефону предложил работнику переслать трудовую книжку почтой на его домашний адрес, на что работник согласился.

Можно ли переслать трудовую книжку почтой по устной просьбе работника?

При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (в последний день работы) (часть шестая ст. 50 ТК).

Порядок выдачи трудовой книжки в период работы и при увольнении работника определен гл. 10 Инструкции.

Так, трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (в последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении (п. 72 Инструкции).

Нормы части шестой ст. 50 ТК и п. 72 Инструкции являются императивными, следовательно, обязанность по выдаче трудовой книжки работнику лежит на нанимателе.

Таким образом, в день увольнения (последний день работы) наниматель обязан принять исчерпывающие меры для выдачи работнику трудовой книжки.

За задержку выдачи трудовой книжки работнику в день увольнения законодательством о труде предусмотрена ответственность нанимателя.

За задержку выдачи трудовой книжки по вине нанимателя он несет ответственность в виде выплаты работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула, при этом дата увольнения изменяется на день выдачи трудовой книжки (ст. 79 ТК, п. 73 Инструкции).

О новом дне увольнения работника (прекращения трудового договора (контракта) издается приказ (распоряжение) нанимателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной и изменяется в порядке, установленном частью первой п. 56 Инструкции.

В случае отсутствия работника на работе в день увольнения либо его отказа от получения трудовой книжки нанимателем в этот же день направляется заказное письмо с уведомлением о необходимости явиться за получением трудовой книжки (п. 74 Инструкции).

В случае отказа работника от получения трудовой книжки наниматель оформляет акт с указанием присутствующих при этом свидетелей.

При наличии письменного заявления работника о направлении трудовой книжки по почте наниматель не позднее следующего дня после получения такого заявления направляет трудовую книжку по указанному в заявлении адресу.

При наличии в организации филиалов, представительств, иных структурных подразделений организации, расположенных в другой местности по отношению к месту нахождения юридического лица, наниматель обязан организовать в день увольнения возможность выдачи уполномоченным должностным лицом нанимателя трудовой книжки в установленном Инструкцией порядке и получения ее работником.

5. Работница вступила в брак и изменила фамилию.

На какой документ следует ссылаться при внесении изменений в трудовую книжку работницы?

Изменение записей в трудовой книжке о фамилии, собственном имени, отчестве, дате рождения, изменение, дополнение записей об образовании, профессии, специальности работника производятся нанимателем по последнему месту работы либо нанимателем при приеме на работу на основании документов, подтверждающих факты, имеющие юридическое значение (документ, удостоверяющий личность, свидетельство о заключении брака, о расторжении брака, документ об образовании, документ об обучении и др.), со ссылкой на их реквизиты (п. 51 Инструкции).

При изменении фамилии, собственного имени, отчества, даты рождения указанные сведения зачеркиваются и над ними записываются измененная фамилия, собственное имя, отчество и дата рождения. Измененные данные вносятся на основании документа, удостоверяющего личность.

К документам, удостоверяющим личность, относятся:

– паспорт гражданина Республики Беларусь;

– свидетельство о рождении – для граждан Республики Беларусь, не достигших 14-летнего возраста и не имеющих паспортов граждан Республики Беларусь;

– вид на жительство в Республике Беларусь;

– удостоверение беженца (подп. 4.1 п. 4 Указа № 413).

Документ:

Положение о регистрации граждан по месту жительства и месту пребывания, утвержденное Указом Президента Республики Беларусь от 07.09.2007 № 413 «О совершенствовании системы учета граждан по месту жительства и месту пребывания» (далее – Указ № 413).

ЭТО ВАЖНО! Внесение изменений в личные данные работника на основании документа, удостоверяющего личность, обусловлено тем, что в некоторых случаях работник, который изменил, например, фамилию в связи со вступлением в брак или расторжением брака, обращается к нанимателю с заявлением об изменении в учетных данных сведений о фамилии и прилагает свидетельство о заключении брака (расторжении брака). При этом документ, удостоверяющий личность, например паспорт, работник менять не спешит. На практике может возникнуть ситуация, когда наниматель изменяет учетные данные о работнике на основании свидетельства о заключении брака, а паспорт работника остается на прежней до изменения фамилии. После увольнения такого работника возникает проблема с расхождением сведений, которые имеются у нанимателя, и сведений персонифицированного учета.

6. К нанимателю в Республике Беларусь трудоустраивается иностранный гражданин.

Можно ли не оформлять трудовую книжку утвержденного в Республике Беларусь образца, а продолжать вести представленную иностранным гражданином трудовую книжку?

Нормы ТК применяются в отношении всех работников и нанимателей, заключивших трудовой договор на территории Республики Беларусь, если иное не установлено актами законодательства или международными договорами Республики Беларусь (ст. 3 ТК).

При заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин – предъявить нанимателю трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей (часть первая ст. 26 ТК).

Справочно:

образец трудовой книжки утвержден постановлением № 40.

Трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше 5 дней, в т.ч. поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной.

При отсутствии у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) в случаях, установленных законодательством, наниматель обязан завести трудовую книжку или оформить ее дубликат.

Из изложенного следует, что на территории Республики Беларусь трудовая книжка образца, установленного в Российской Федерации, на Украине и др., является недействительной и применяться не может.

ЭТО ВАЖНО! В настоящее время на территории Республики Беларусь применяются трудовые книжки образцов 1938, 1973, 1993, 1995 и 2014 гг.

Например, если у гражданина Российской Федерации имеется трудовая книжка образца 1973 г., то оформление трудовой книжки образца, утвержденного постановлением № 40, не требуется.

ЭТО ВАЖНО! Порядок ведения и заполнения трудовых книжек Российской Федерации определен законодательством Российской Федерации, которое на территории Республики Беларусь не применяется.

В связи с этим нанимателю в Республике Беларусь для работника, имеющего трудовую книжку Российской Федерации, следует осуществлять выдачу и оформление трудовой книжки утвержденного постановлением № 40 образца с внесением соответствующей записи о приеме на работу на основании приказа (распоряжения) нанимателя. При этом перенос сведений о работе из трудовой книжки, выданной в Российской Федерации, в трудовую книжку установленного в Республике Беларусь образца законодательством не предусмотрен.

ЭТО ВАЖНО! Имеющаяся у работника трудовая книжка образца, утвержденного, например, в Российской Федерации или Украине, может храниться у нанимателя для учета его стажа предыдущей работы (работы по специальности).

Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке в трудовые книжки работников образца 1973 г. вносятся в раздел «Сведения о работе» в порядке, предусмотренном п. 50 Инструкции.

7. Работник при приеме на работу представил трудовую книжку колхозника.

Можно ли внести в нее записи о приеме на работу?

Трудовые книжки колхозника заводились членам колхоза и должны были содержать сведения о выполнении установленного для данного колхоза минимума трудового участия в общественном хозяйстве за каждый календарный год работы в колхозе.

Трудовые книжки работника оформляются и заполняются с целью отражения трудовой деятельности работника, с которым заключен трудовой договор. Трудовые книжки работника и трудовые книжки колхозника являлись и являются самостоятельными документами и не могут взаимозаменять друг друга.

В настоящее время на территории Республики Беларусь применяется трудовая книжка работника, образец которой утвержден в 2014 г.

Лицу, трудоустроенному на работу на основании трудового договора, заполняется трудовая книжка в соответствии с Инструкцией. При наличии у работника трудовой книжки старого образца (имеется в виду трудовая книжка работника, но не трудовая книжка колхозника) он предъявляет ее при трудоустройстве и наниматель вносит в нее все необходимые сведения о работе. Если ранее трудовая книжка работника ему не выдавалась, то наниматель заполняет трудовую книжку утвержденного образца 2014 г.

С учетом изложенного для продолжения заполнения и ведения трудовой книжки колхозника при заключении трудового договора с работником оснований не имеется.

Следует помнить, что в соответствии с п. 11 Устава колхоза с лицом, принятым в члены колхоза, заключается трудовой договор (контракт) о приеме на работу.

На каждого члена колхоза ведутся членская книжка и трудовая книжка установленного образца. Правление колхоза обязано выдать бывшему члену колхоза его членскую книжку в день прекращения членства в колхозе и в установленном в колхозе порядке произвести расчет.

При прекращении трудового договора трудовая книжка выдается члену колхоза в день увольнения (в последний день работы).

Документ:

Примерный устав колхоза (сельскохозяйственного производственного кооператива), утвержденный Указом Президента Республики Беларусь от 02.02.2001 № 49 (далее – Устав колхоза).

8. Директор требует внести в трудовую книжку запись о применении к работнику меры дисциплинарного взыскания и ссылается на Декрет № 5.

Прав ли директор?

В трудовую книжку не вносятся, в частности, сведения о дисциплинарных взысканиях, за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания (п. 11 Инструкции).

Статьей 198 ТК установлены 3 меры дисциплинарного взыскания:

– замечание;

– выговор;

– увольнение (пп. 4, 5, 7, 8 и 9 ст. 42, п. 1 ст. 47 ТК).

Подпунктом 3. 3 п. 3 Декрета № 5 введена новая мера дисциплинарного взыскания – лишение полностью или частично дополнительных выплат стимулирующего характера на срок до 12 месяцев.

Это означает, что наложение на работника дисциплинарного взыскания в виде замечания, выговора или лишения полностью (частично) дополнительных выплат стимулирующего характера на срок до 12 месяцев не найдет отражения в трудовой книжке работника. При этом в случае увольнения работника по следующим основаниям:

– за систематическое неисполнение работником без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором или правилами внутреннего трудового распорядка, если к работнику ранее применялись меры дисциплинарного взыскания;

– прогул (в т.ч. отсутствие на работе более 3 ч в течение рабочего дня) без уважительных причин;

– появление на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также распитие спиртных напитков, употребление наркотических средств, психотропных веществ, их аналогов, токсических веществ в рабочее время или по месту работы;

– совершение по месту работы хищения имущества нанимателя, установленного вступившим в законную силу приговором суда или постановлением органа, в компетенцию которого входит наложение административного взыскания;

– однократное грубое нарушение требований по охране труда, повлекшее увечье или смерть других работников;

– однократное грубое нарушение трудовых обязанностей руководителем организации (обособленного подразделения) и его заместителями, главным бухгалтером и его заместителями – такое увольнение будет осуществлено в качестве меры дисциплинарного взыскания. В этом случае указанные записи будут внесены в трудовую книжку работника.

Документ:

Декрет Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (далее – Декрет № 5).

9. У работника закончилась трудовая книжка, а вкладышей в организации нет.

Можно ли внести записи о работе в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки работника?

В случаях, когда в трудовой книжке работника заполнены все страницы соответствующих разделов или одного из них, она дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется нанимателем в том же порядке, что и трудовая книжка (пп. 60 и 61 Инструкции).

Вкладыш вшивается в трудовую книжку между последним листом и правой обложкой трудовой книжки и без трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки вверху производится запись либо ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша.

ЭТО ВАЖНО! В случае, когда в трудовой книжке образца 1973 г., которая издавалась на двух языках – русском и той союзной республики, на территории которой она выдавалась, заканчивается первая половина трудовой книжки (на русском языке), оснований для выдачи вкладыша к трудовой книжке не имеется. В этом случае нанимателю следует продолжать внесение записей в раздел «Сведения о работе» во второй половине трудовой книжки, заполнив ее титульный лист в установленном Инструкцией порядке (гл. 3 Инструкции).

Порядок внесения записей в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки регулируется гл. 5 «Заполнение сведений о награждениях и поощрениях» Инструкции.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе:

– о награждении орденами и медалями Республики Беларусь;

– присвоении звания «Герой Беларуси», почетных званий Республики Беларусь;

– награждении почетными грамотами, нагрудными знаками;

– поощрениях, определенных коллективным договором, соглашением или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине (объявление благодарности, награждение ценным подарком и др. ) (п. 45 Инструкции).

Внесение в трудовые книжки записи о выплате премий и (или) вознаграждений, предусмотренных локальными нормативными правовыми актами, Инструкцией не предусмотрено.

Следовательно, оснований для внесения в раздел трудовой книжки «Сведения о награждениях и поощрениях» сведений о работе (приеме, переводе, увольнении, присвоении категории (разряда, класса) не имеется.

10. Собственником имущества принято решение о реорганизации путем слияния двух организаций.

Надо ли вносить в трудовые книжки присоединенной организации новое название организации, если они продолжают работу по той же специальности или должности?

При изменении фирменного наименования организации, в т.ч. при ее реорганизации и (или) смене собственника имущества, наименования структурного подразделения организации, в котором работает работник, либо при изменении сведений об индивидуальном предпринимателе нанимателем в трудовую книжку работника вносится соответствующая запись (п. 57 Инструкции). В гр. 4 трудовой книжки указываются номер и дата приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого указанные изменения произведены.

Поскольку при увольнении работника наниматель будет заверять записи об увольнении, поощрении работника, прохождении им подготовки, повышения квалификации, стажировки и переподготовки, внесенные в соответствующие разделы трудовой книжки, то при изменении наименования организации запись о переименовании следует также внести в разделы «Сведения о награждениях и поощрениях» и «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке» трудовой книжки работника.

11. Можно ли заверять записи на титульном листе и записи об увольнении в трудовой книжке работника печатью филиала или структурного подразделения организации?

Первая страница (титульный лист) заверяется подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанимателя (представительства иностранной организации), индивидуального предпринимателя (п. 25 Инструкции).

Записи об увольнении работника (прекращении трудового договора (контракта)) заверяются подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанимателя (представительства иностранной организации) (п. 44 Инструкции).

12. По решению суда изменена формулировка причины увольнения.

На какую норму следует сделать ссылку?

Внесение изменений, дополнений в сведения о работе, награждениях и поощрениях производится на основании приказа (распоряжения) нанимателя и должно точно соответствовать его формулировке (п. 55 Инструкции).

Отсутствие необходимых документов исключает возможность внесения исправлений и дополнений в сведения о работе.

При исправлении, дополнении записей в разделе «Сведения о работе» в гр. 1 трудовой книжки указывается порядковый номер вносимой записи, в гр. 2 – дата внесения записи, в гр. 3 – «запись номер такой-то недействительна» и далее правильный вариант записи, в гр. 4 – дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого вносится данная запись (п. 56 Инструкции).

При вынесении судом решения об изменении формулировки причины увольнения наниматель обязан отразить соответствующие изменения в трудовой книжке.

Следовательно, наниматель должен издать приказ об изменении приказа об увольнении с указанием формулировки причины увольнения. При этом, если формулировка причины увольнения работника изменяется на основании решения суда, то в трудовой книжке ссылка в гр. 4 производится не на решение суда, а на приказ нанимателя, изданный на основании решения суда.

13. Студент дневной формы получения образования работает в организации на условиях неполного рабочего времени. После окончания обучения он распределяется к прежнему нанимателю на должность по полученной специальности.

Надо ли вносить в трудовую книжку данного работника сведения о том, что он является молодым специалистом?

Вносить запись в трудовую книжку о том, что работник является молодым специалистом, не требуется, так как законодательством это не предусмотрено. Вместе с тем сведения о получении работником образования в ней отражаются. Они вносятся нанимателем на основании документов, подтверждающих соответствующие сведения (например, диплом), со ссылкой на их номер и дату (п. 23 Инструкции).

Лилия Зеленко, юрист

У соискателя нет бумажной трудовой – как оформить на работу

С начала 2021 года не надо оформлять бумажные трудовые книжки сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые. Также часть работников в 2020 году решила отказаться от бумажного документа. Как таких ситуациях оформлять прием на работу? Рассмотрим в статье основные вопросы, которые возникают на практике.

Работник трудоустраивается впервые

Если сотрудник впервые поступает на работу в 2021 году, оформлять ему бумажную трудовую книжку не требуется (п.8 ст.2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).

В такой ситуации процесс оформления приёма на работу будет выглядеть следующим образом:

— С работником заключается трудовой договор.

— На основании трудового договора издаётся приказ о приёме на работу. С приказом работника нужно ознакомить под подпись.

— Не позднее следующего рабочего дня с даты издания приказа, надо представить в Пенсионный фонд РФ форму СЗВ-ТД с кодом ПРИЁМ.

— На работника по общим правилам оформляется личная карточка.

Бумажная трудовая книжка из процесса документального оформления приёма на работу исключена. На лиц, которые впервые трудоустраиваются с 1 января 2021 года, информация о трудовой деятельности ведётся только в электронном виде. Таким образом, у работника нет возможности выбора бумажной или электронной трудовой книжки.

Данные о трудовой деятельности работника формируются на лицевом счетё в Пенсионном фонде. ПФР для отражения информации на лицевом счетё получает от работодателей сведения по форме СЗВ-ТД, то есть сведения о трудовой деятельности работника поступают напрямую в ПФР.

Отметим, что в трудовой договор запись о том, что бумажная трудовая книжка работнику не оформляется, делать не надо. Это не условие, которое согласовывают стороны договора, а требование закона.

Что касается страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС). Еще с 2019 года такие свидетельства ПФР не оформляет. Сейчас при приёме на работу соискатель должен предъявить документ, подтверждающий факт регистрации в системе персонифицированного учёта (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). И если у работника имеется свидетельство СНИЛС, он предъявляет этот документ. Если сотрудник начал трудовую деятельность уже после того, как ПФР перестал оформлять такие свидетельства, потребуется документ по форме АДИ-РЕГ (форма утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 13.06.2019 № 335п).

Если же сотрудник трудоустраивается впервые, и он не состоит на персонифицированном учете в ПФР, работодатель должен будет также зарегистрировать работника в системе индивидуального учёта.

Работник по прежнему месту работы отказался от бумажной трудовой книжки

Подавляющее большинство работников, у которых был выбор, приняли решение о сохранении бумажного формата трудовой книжки. Но все же часть сотрудников перешли на электронное ведение сведений о трудовой деятельности. В этом случае прежний работодатель внес в трудовую книжку так называемую закрывающую запись и выдал её на руки работнику.

Внимание! Если сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки, передумать и вернуться к бумажному формату он уже не может (письмо Минтруда России от 14.

12.2020 N 14-2/ООГ-18054).

Поэтому, если новый работник принёс вам свою трудовую книжку, в которую прежний работодатель внёс закрывающую запись, заполнять эту трудовую книжку вы уже не можете. Работник перешёл на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности и его бумажная трудовая книжка больше не ведётся.

В силу ч. 1 ст. 65 ТК РФ при трудоустройстве соискатель предъявляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые.

Соответственно, если соискатель на прежнем месте работы не отказался от бумажной трудовой книжки, при новом трудоустройстве он предъявляет работодателю именно этот документ. Здесь ничего не изменилось.

Если работник перешёл на электронный формат, для нового работодателя всё равно потребуется подтверждение трудового стажа. Здесь возможны следующие варианты.

Соискатель при трудоустройстве для подтверждения стажа должен предъявить вам форму СТД-Р (её выдаёт прежний работодатель) или форму СТД-ПФР (получить её можно в Пенсионном фонде или через портал Госуслуги). Помимо этого, для ознакомления новому работодателю предъявляется бумажная трудовая книжка с закрывающей записью.

Отметим, что бумажная трудовая книжка в данной ситуации требуется исключительно для ознакомления. Из неё можно получить необходимые сведения о продолжительности профессиональной деятельности соискателя, а также о его страховом стаже.

Никакие записи в бумажную трудовую книжку новый работодатель не делает.

В данной ситуации проблема заключается в том, что форма СТД-Р содержит в себе только информацию о последнем месте работы. И до недавнего времени по аналогичному образцу составлялась и форма СТД-ПФР. При этом трудовую книжку нового работника организация оставить у себя не может, но в то же время продолжительность страхового стажа для расчёта размера пособия по временной нетрудоспособности необходимо подтвердить документально. И организации не остается ничего другого, как снять копию с трудовой книжки сотрудника.

Но Минтруд предпринял действия для решения этой проблемы. Так, приказом Минтруда России от 17.09.2020 N 618н в форму СТД-ПФР внесены дополнения. И с 14 декабря 2020 года в форму СТД-ПФР Пенсионный фонд включает весь трудовой стаж, который отражён на лицевом счете работника в ПФР.

Иными словами, форма СТД-ПФР может содержать сведения о полной продолжительности трудового стажа работника. Но и здесь есть проблема. Заключается она в том, что в Пенсионном фонде могут не содержаться данные о стаже работника до 2020 года.

Надо отметить, что информацию о прежнем стаже сотрудников ПФР получает от работодателей. Для этого он направляет в организации уведомления о необходимости заполнить форму СЗВ-К на работников. Получив такое уведомление, работодатель переносит данные о страже работника из трудовой книжки в форму СЗВ-К и направляет в ПФР. Таким образом, Пенсионный фонд аккумулирует на лицевом счёте гражданина информацию обо свей его трудовой деятельности.

Но эти данные собраны не на всех граждан. Поэтому не исключена ситуация, что на лицевом счёте человека не будет полной информации о его трудовом стаже. И в этом случае в форме СТД-ПФР будет отражена только информация о стаже с последнего места работы.

Таким образом, если соискатель, отказавшийся от бумажной трудовой книжки, при трудоустройстве предъявит вам форму СТД-ПФР, в которой будет отражён его полный трудовой стаж, этого документа будет вполне достаточно. Запрашивать бумажную трудовую книжку уже не потребуется.

Если же новичок предъявит форму СТД-Р с последнего места работы или форму СТД-ПФР, в которой будет отражена не полная информация о трудовой деятельности, для подтверждения стажа потребуется запросить у соискателя для ознакомления бумажную трудовую книжку.

Получить консультацию

Имя

Просьба заполнить имя, чтобы консультант знал как к вам обращаться

Номер телефона

Заполните поле телефон, чтобы консультант вам перезвонил

Я согласен на обработку персональных данных

Нажимая на кнопку, я выражаю свое согласие с обработкой персональных данных ООО «Такском»

электронные трудовые кадровая отчетность

Отправить

Запинить

Твитнуть

Свои замечания и предложения отправляйте на brand@taxcom. ru

запись о сотруднике: заполните и подпишите онлайн

запись о сотруднике: заполните и подпишите онлайн | докхаб

Дом
Запись сотрудника

Получить форму

4.9 из 5

42 голоса

DocHub Отзывы

44 отзыва

DocHub Отзывы

23 оценки

15 005

10 000 000+

303

100 000+ пользователей

Вот как это работает

01. Редактируйте сведения о сотруднике онлайн

Вводите текст, добавляйте изображения, скрывайте конфиденциальные данные, добавляйте комментарии, выделяйте и т. д.

02. Подпишите в несколько кликов

Нарисуйте свою подпись, введите ее, загрузите изображение или используйте мобильное устройство в качестве панели для подписи.

03. Поделитесь своей формой с другими

Отправьте загруженные листы учета сотрудников по электронной почте, по ссылке или по факсу. Вы также можете скачать его, экспортировать или распечатать.

Самый простой способ изменить запись сотрудника в формате PDF онлайн

9.5

Простота настройки

Рейтинги пользователей DocHub на G2

9.0

Простота использования

Рейтинги пользователей DocHub на G2

Корректировка документов с помощью нашего многофункционального и интуитивно понятного редактора PDF очень проста. Следуйте приведенным ниже инструкциям, чтобы легко и быстро заполнить карточку сотрудника онлайн:

Войдите в свою учетную запись . Зарегистрируйтесь, указав свой адрес электронной почты и пароль, или зарегистрируйте бесплатную учетную запись, чтобы протестировать сервис перед обновлением подписки.
Загрузить форму . Перетащите файл со своего устройства или импортируйте его из других служб, таких как Google Диск, OneDrive, Dropbox или по внешней ссылке.
Изменить запись сотрудника . С легкостью добавляйте и выделяйте текст, вставляйте изображения, галочки и символы, удаляйте новые заполняемые области, а также меняйте порядок или удаляйте страницы из документа.
Выполнить запись о сотруднике . Загрузите измененный документ, экспортируйте его в облако, распечатайте из редактора или поделитесь им с другими людьми с помощью общей ссылки или в виде вложения электронной почты.

Воспользуйтесь преимуществами DocHub, самого простого редактора для быстрого управления документами в Интернете!

будьте готовы получить больше

Заполните эту форму за 5 минут или меньше

Получить форму

Есть вопросы?

У нас есть ответы на самые популярные вопросы наших клиентов. Если вы не можете найти ответ на свой вопрос, пожалуйста, свяжитесь с нами.

Свяжитесь с нами

Есть ли такая вещь, как трудовая книжка?

Личное дело сотрудников является официальным документом компании. В некоторых штатах нынешние и бывшие сотрудники имеют право просматривать свои личные дела. Федеральные агентства, такие как Налоговая служба или Служба гражданства и иммиграции США (USCIS), также могут запросить документы в ваших личных делах.

Как долго отдел кадров хранит записи о сотрудниках?

Правила EEOC требуют, чтобы работодатели хранили всю информацию о персонале или занятости в течение одного года. Если работник уволен по собственному желанию, его/ее кадровая документация должна храниться в течение одного года с даты увольнения.

Почему HR ведет учет сотрудников?

Судебные иски по трудовому законодательству, повышенный контроль и проверки со стороны Министерства труда, Комиссии по обеспечению занятости и других государственных органов требуют, чтобы бизнес поддерживал высокие показатели занятости. Ключ в том, чтобы иметь систему для отслеживания записей и поддержания порядка.

Как оформить кадровый учет?

Вот несколько основных шагов, которые помогут вам упорядочить личные дела сотрудников в вашей организации: Определите, какие документы хранить. Выберите способ подачи. Отформатируйте документы. Узнайте, кто может получить доступ к файлам. Создайте политику хранения файлов. Обновите файлы по мере необходимости.

Почему ведение учета важно в HR?

Без надлежащих записей может быть трудно, если вообще возможно, эффективно отслеживать производительность и уровни производительности. Отсутствие такой важной информации может препятствовать как росту бизнеса, так и развитию отдельных сотрудников, поэтому каждый получает пользу от точных и актуальных записей.

запись о доходах сотрудников для печати

пример записи о сотрудниках
трудовая книжка сотрудника
информация о сотрудниках

Связанные формы

будьте готовы получить больше

Заполните эту форму за 5 минут или меньше

Получить форму

Люди также спрашивают

Как оформить трудовую книжку?

Что нужно в личном деле сотрудника?

Работодатели должны хранить всю связанную с работой документацию, такую как записи о приеме на работу, служебные аттестации, дисциплинарные взыскания и должностные инструкции, в общем личном деле сотрудников. Подумайте, будет ли этот документ иметь отношение к руководителю, который может просматривать этот файл при принятии решений о приеме на работу.

Как запустить файл сотрудника?

1. Начните с документации по трудоустройству и статусам отношений Заявление о приеме на работу, резюме и сопроводительное письмо. Подтверждение занятости и подписанные письма с предложениями. Контактная информация для экстренных случаев. Оценки производительности, оценки и многое другое. Информация о компенсации и документы, удерживающие IRS.

ceridian портал для сотрудников «Мои записи»

Управление вашими данными о сотрудниках | Workday@UChicago

Приведенные ниже краткие справочники помогут сотрудникам выполнить задачи, связанные с обновлением личной контактной информации, а также с просмотром платежной ведомости и управлением ею

Подробнее

Отчеты сотрудников — sbv.wiki

28 апреля 2022 г. Этот отчет выводится в файл Excel и отображает до 10 записей журнала смен сотрудников на листе. Подписи сотрудников.

Узнать больше

Требования к ведению документации

Правила EEOC требуют, чтобы работодатели хранили всю кадровую или трудовую документацию в течение одного года. Если работник уволен по собственному желанию, его персонал

Подробнее

Попробуйте другие инструменты PDF

Что такое расчет заработной платы? | Как делать записи в журнале расчета заработной платы

Если вы работодатель, вы не можете просто так веселиться после того, как заплатите своим сотрудникам. Вы также должны учитывать расходы на заработную плату в своих книгах. Здесь вступает в действие расчет заработной платы. Чтобы убедиться, что ваши бухгалтерские книги точны, узнайте, как регистрировать платежные ведомости.

Что такое расчет заработной платы?

Учет заработной платы — это регистрация всех транзакций по заработной плате в ваших книгах. Как владелец бизнеса, вы используете записи журнала расчета заработной платы для записи расходов на заработную плату в своих книгах.

Записи журнала расчета заработной платы относятся к счету расчета заработной платы и являются частью вашей главной бухгалтерской книги. Запишите следующие расходы в свой счет заработной платы:

Оплата труда: заработная плата, оплачиваемый отпуск (PTO), бонусы, комиссионные и другие налогооблагаемые доходы, указанные в форме W-2.
Налоги на заработную плату: Федеральный подоходный налог, Социальное обеспечение, Medicare и применимые государственные или местные подоходные налоги, удерживаемые из заработной платы сотрудников.
Налоги работодателя: Соответствие работодателя налогам социального обеспечения и Medicare, а также федеральным налогам и налогам штата по безработице
Доля работодателя в дополнительных льготах: медицинское страхование, страхование жизни, помощь в получении образования и т. д.
Отчисления работникам на пособия: медицинское страхование, пенсионный план и т. д.
Прочие вычеты: алименты, супружеские алименты, непогашенные налоговые обязательства и т. д.

Расчет заработной платы помогает отслеживать выплаты сотрудникам и другие расходы на заработную плату. Учет заработной платы дает вам точную картину ваших расходов.

Чтобы получить четкое представление о финансах вашей компании и соблюдать требования, обновляйте учет заработной платы.

Дебет и кредит: Резюме

Вам необходимо регистрировать все платежные операции в бухгалтерских книгах. Но прежде чем вы сможете это сделать, изучите основы использования дебета и кредита в бухгалтерском учете. Итак, вернемся к основам.

Дебет и кредит равны, но записи противоположны. Например, если кредит увеличивает счет, вы увеличите противоположный счет с помощью дебета.

Дебет увеличивает счета активов и расходов и уменьшает счета капитала, обязательств и доходов. С другой стороны, кредиты увеличивают счета собственного капитала, обязательств и доходов и уменьшают счета активов и расходов. Посмотрите, как на каждый тип счета влияют дебет и кредит:

Когда дело доходит до расчета заработной платы, вы обычно используете счета расходов, обязательств и активов . Вот несколько примеров различных типов счетов в расчете заработной платы:

Валовая заработная плата: Расход
Проверка: Актив
FICA Налог к уплате: Ответственность

Расходы — это расходы, которые ваш бизнес несет в процессе работы. Когда вы платите сотруднику, вы увеличиваете счет расходов, потому что вы платите им.

Обязательства — это суммы, которые вы должны. Увеличьте счет ответственности, потому что, поскольку сотрудники получают заработную плату, вы должны больше.

Активы — это ценности, которыми владеет ваш бизнес. Когда вы платите сотруднику, уменьшайте свой активный счет, чтобы отразить уменьшение денежных средств.

При расчете заработной платы записывайте дебет и кредит в бухгалтерской книге. Дебетование или кредитование платежной ведомости зависит от типа выполненной транзакции. Дебет и кредит в ваших книгах всегда должны равняться друг другу.

Типы проводок по расчету заработной платы

При учете заработной платы в бухгалтерских книгах существует три типа проводок по расчету заработной платы, о которых следует знать:

Начальная запись
Начисленная заработная плата
Ручные платежи

Вы должны обрабатывать каждый тип бухгалтерской записи по заработной плате по-разному. Как правило, вы работаете с начальными записями записи. Давайте посмотрим, как сравнивается каждая запись платежной ведомости…

Первоначальная запись

Первоначальная запись, также известная как исходная запись, является основной записью для расчета заработной платы. Это первая запись, которую вы записываете, чтобы показать транзакцию.

Для этих записей запишите общую заработную плату ваших сотрудников и все удержания. Кроме того, включите налоги на трудоустройство, которые вы должны правительству.

Начисленная заработная плата

Учет начисленной заработной платы в конце каждого отчетного периода. Эти записи показывают сумму заработной платы, которую вы должны работникам, которые еще не были выплачены. После того, как вы выплатите заработную плату, отмените записи в своей бухгалтерской книге, чтобы учесть платеж.

Ручные платежи

Ручные платежи время от времени возникают при расчете заработной платы. Используйте эти записи, когда вам нужно скорректировать заработную плату сотрудника или при увольнении сотрудника.

Как вести расчет заработной платы: 7 шагов

На первый взгляд расчет заработной платы может показаться пугающим. Но если вы выполните эти семь шагов, вы сможете легко научиться вести учет заработной платы.

1. Настройте счета заработной платы

Если вы еще этого не сделали, настройте счета заработной платы в своем плане счетов (COA). Счета заработной платы включают в себя смесь расходов и обязательств. Вот несколько примеров счетов начисления заработной платы:

Расходы на валовую заработную плату
Налог на работника FICA к уплате
Федеральный подоходный налог к уплате
Государственный подоходный налог к уплате
Задолженность по заработной плате
Задолженность по медицинскому страхованию работников
Задолженность по отпускным

В зависимости от вашего бизнеса и сотрудников у вас могут быть дополнительные счета для расчета заработной платы.

2. Рассчитайте налоги и другие отчисления

Рассчитайте налоги и отчисления, чтобы узнать, сколько вам нужно удерживать из заработной платы работника и отчислять в качестве работодателя.

Налоги различаются в зависимости от работника и местонахождения вашего предприятия. Прежде чем рассчитывать какие-либо налоги, освежите в памяти законы штата и местные законы о заработной плате.

Постой! Рассмотрите возможность использования программного обеспечения для расчета заработной платы, чтобы упростить процесс расчета налогов и отчислений. Программное обеспечение для расчета заработной платы обрабатывает налоговые расчеты за вас, давая вам больше времени, чтобы вернуться к своему бизнесу.

3. Сбор отчетов по заработной плате

Если вы решите использовать программное обеспечение для расчета заработной платы, соберите отчеты, чтобы получить разбивку транзакций по заработной плате. Вы можете собрать следующие отчеты и документы, чтобы упростить запись записей по заработной плате и налогам с заработной платы:

Журнал расчета заработной платы: Включает все платежные ведомости за определенный период времени, имена сотрудников, даты выплат, суммы выплат и т. д.
Отчет о налоге на заработную плату: показывает разбивку налогов, удержанных вами из заработной платы сотрудников, плюс налоги, которые вы должны уплатить как работодатель.

Вам также может понадобиться получить отчеты о вычетах, взносах и других льготах.

4. Запись расходов на заработную плату

После того, как вы получите информацию для записи записей о заработной плате в бухгалтерском учете, приступайте к своим книгам, чтобы взломать их.

Прежде всего, запишите расходы на заработную плату в своих книгах. Это включает в себя все, что вы заплатили в течение отчетного периода (например, заработная плата, оклады и т. д.).

Поскольку они являются уплаченными суммами, увеличьте счет расходов. Напоминаем, что расходы увеличиваются по дебету. Дебетуйте заработную плату, оклады и налоги с заработной платы компании, которые вы заплатили. Это увеличит ваши расходы за этот период.

Когда вы записываете платежную ведомость, вы обычно дебетуете валовую заработную плату и кредитуете все счета пассивов.

5. Запишите кредиторскую задолженность

Затем запишите суммы, которые вы должны, но еще не выплатили. Эти суммы являются обязательствами или кредиторской задолженностью.

Поскольку у вас есть задолженность по заработной плате, вы получаете обязательства. Обязательства увеличиваются с кредитами. Кредитовать налог FICA к уплате, федеральный подоходный налог, подлежащий уплате, государственный доход, подлежащий уплате, и любые другие удержания на зарплатах сотрудников. Это увеличивает ваши обязательства по заработной плате.

6. Перепроверьте свои записи

После того, как вы закончите вводить свои расходы и кредиторскую задолженность, перепроверьте свои записи на точность.

Сравните введенные вами суммы с информацией, имеющейся в ваших отчетах по заработной плате. И убедитесь, что ваши дебеты равны вашим кредитам. Если ваши книги не сбалансированы, повторите шаги, чтобы найти ошибку в бухгалтерском учете и исправить ее.

7. Переходные учетные периоды

В конечном итоге вы выплачиваете суммы, которые вы должны своим сотрудникам и государственным учреждениям. Оплаченные обязательства больше не являются кредиторской задолженностью.

При смене учетных периодов сделайте дополнительные проводки в журнале, чтобы уменьшить счет денежных средств и исключить остаток счета пассивов. Уменьшите счет пассивов, списав платежные записи в своих книгах.

По мере того, как вы выплачиваете задолженность, ваши активы (например, наличные) уменьшаются. Чтобы показать уменьшение активов, кредитуйте соответствующий счет активов, например, ваш кассовый счет.

Пример учета заработной платы

Понимание учета заработной платы может занять некоторое время. Но немного потренировавшись, вы станете звездой ведения бухгалтерского учета заработной платы. Для начала давайте посмотрим на пример записи в журнале расчета заработной платы, не так ли?

Запись в журнале №1

Скажем, у вас есть один сотрудник в платежной ведомости. Ваша первая запись показывает валовую заработную плату вашего сотрудника, удержанные налоги с заработной платы, вычеты и чистую заработную плату. Он включает следующее:

Заработная плата до вычета налогов
Задолженность по налогу на прибыль FICA для сотрудников
Федеральный подоходный налог к уплате
Государственный подоходный налог к уплате
Задолженность по медицинскому страхованию работников
Задолженность по заработной плате (также известная как чистая заработная плата работника)

Заработная плата брутто является расходом, который увеличивается по дебету. Остальные счета являются пассивами. Кредит ваши обязательства. Вот как будет выглядеть ваша первая запись в дневнике:

Date	Account	Debit	Credit
XX/XX/XXXX	Gross Wages	1,000
	Employee FICA Tax Payable		76.50
	Задолженность по федеральному подоходному налогу		70
	Задолженность по подоходному налогу штата		30
	Медицинское страхование сотрудников0368		25
	Задолженность по заработной плате		798,50

Имейте в виду, что ваши дебеты (слева) должны равняться кредитам (слева). Если они не сбалансированы, перепроверьте свои итоги и найдите ошибки в учете.

Запись в журнале № 2

Делайте вторую запись в журнале, когда выдаете зарплату сотруднику. Когда вы платите работнику, вы больше не должны заработную плату, поэтому ваши обязательства уменьшаются. И ваши деньги уменьшаются, потому что вы заплатили сотруднику.

Поскольку это обязательство, уменьшите свою задолженность по заработной плате с помощью дебета. И уменьшите свой денежный счет (актив) с помощью кредита.

Date	Account	Debit	Credit
XX/XX/XXXX	Payroll Payable	798.50
	Cash		798.50

Journal запись № 3

В конце концов, вам придется платить налоги работодателя и перечислять удержанные налоги. Здесь появляется третья бухгалтерская проводка по фонду заработной платы.

Отменить платежные проводки по дебету и уменьшить свой денежный счет по кредиту.

Сумма, которую вы зачисляете на свой денежный счет, представляет собой общую сумму, которую вы должны перечислить в качестве федеральных налогов и налогов штата.

Date	Account	Debit	Credit
XX/XX/XXXX	Employee FICA Tax Payable	76.50
	Employer FICA Tax Payable	76.50
	Federal Income Tax Payable	70
	State Income Tax Payable	30
	Federal Unemployment Payable	25
	State Unemployment Payable	20
	Наличные		298

Расчет заработной платы не должен быть сложным.