ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ. Образец оформление должностных инструкций
Учет должностных инструкций | Статьи
Журнал регистрации должностных инструкций зачастую считается необязательным документом, не требующим особого внимания. Разработка и учет должностных инструкций – вопросы, которым придается слишком мало значения, несмотря на то, что должностная инструкция является частью локальной нормативной базы предприятия.
Из этой статьи вы узнаете:
- как проходит разработка и учет должностных инструкций;
- как оформить журнал ознакомления с должностными инструкциями;
- для чего нужен журнал учета выдачи должностных инструкций.
Образцы документов
Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов
Журнал регистрации должностных инструкций
Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации
Лист ознакомления сотрудников с локальным документом организации
Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам
Разработка и учет должностных инструкций на предприятии
Должностная инструкция относится к документам нормативной базы любой организации. Несмотря на то, что законодательство не обязывает работодателя издавать должностные инструкции, этот документ важен в равной степени как для работодателя, так и для сотрудника. Должностная инструкция определяет задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника. Это документ, предназначенный для регулирования трудовых отношений в компании.
За разработку должностных инструкций отвечает, как правило, юридическая или кадровая служба. Тем не менее, более эффективно поручить это руководителю подразделения, которому знакома специфика работы и организационные тонкости структурного подразделения. Проект инструкции согласуется со специалистами по юридическим вопросам, кадровыми специалистами, представительным органом работников компании, после чего визируется всеми заинтересованными сотрудниками и руководителем. Затем должностную инструкцию остается утвердить, ввести в действие и ознакомить с ней сотрудника.
Оптимально, когда все должностные инструкции подготавливаются в двух экземплярах. Первый передается на руки сотруднику под расписку. Для фиксации этого факта в организации должен быть заведен журнал ознакомления с должностными инструкциями. Возможен вариант, когда отметка ставится в листе ознакомления, который подшивается к инструкции или в общем журнале ознакомления с локальными актами.
Казалось бы, на этом процесс работы с документом заканчивается. Регистрация должностных инструкций, их учет и хранение почему-то отодвигается на второй план. Теме не менее, согласно Приказу Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, «распорядительная и эксплуатационно-техническая документация», которой относится должностная инструкция, должна храниться «по месту разработки и/или утверждения» на протяжении 75 лет. Даже в случае замены новой прежняя должностная инструкция должна храниться в организации три года.
Таким образом, этой частью работы с нормативной документацией не стоит пренебрегать. Если в организации налажено регулирование трудовых отношений с помощью такого удобного инструмента как должностные инструкции, то и хранение этих документов должно быть организовано на соответствующем уровне.
Журнал регистрации должностных инструкций
Действующее законодательство не подразумевает обязательной регистрации должностных инструкций. Несмотря на это, если в организации существует налаженный документооборот, то выпуск новых нормативных актов должен быть где-то зарегистрирован. Для этих целей работодатель вправе разработать Журнал регистрации должностных инструкций. Если в дальнейшем возникнет необходимость найти тот или иной документ, наличие такого журнала в разы упростит задачу. Кроме того, данный журнал поможет в разрешении индивидуальных или коллективных трудовых споров в случае конфликта работодателя и сотрудника.
Журнал учета должностных инструкций разрабатывается работодателем в произвольной форме. Унифицированной формы данного журнала не существует, реквизиты журнала компания вправе разработать и утвердить самостоятельно.
Образец журнала регистрации должностных инструкций
Под регистрацией понимается запись данных о документе по установленной форме. Согласно ГОСТу Р51141-98, она должна фиксировать факт его создания, отправления или получения. Схожие рекомендации содержатся и в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. Запись о регистрации внутреннего документа делается в день его подписи или утверждения.
Образец регистрации должностных инструкций представляет собой запись, содержащую все необходимые реквизиты, со всей полнотой описывающую факт издания новой должностной инструкции. Как правило, корректной записью, отражающей факт выхода новой должностной инструкции на предприятии, считается запись, содержащая следующие реквизиты:
1. Номер и дата должностной инструкции (ДИ)
Регистрационный номер инструкции состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов или индекса и года выпуска инструкции. Например: №18-ДИ/2014
2. Наименование должности (категории) в должностной инструкции
3. Структурное подразделение, в котором будет применяться должностная инструкция
4. Дата утверждения ДИ
5. Дата ознакомления ДИ
6. ФИО работника
7. Места нахождения копий документа
8. Примечания
Данная графа может включать необходимую информацию, не относящуюся к предыдущим пунктам. Например: дата сокращения должности в организации и передачи должностной инструкции в архив; отметка о количестве копий, выданных работнику на основании ст. 62 ТК РФ
Образец журнала учета должностных инструкций
Данный образец журнала должностных инструкций не является унифицированной формой регистрации нормативных документов. Работодатель разрабатывает форму журнала самостоятельно, исходя из специфики организации.
Журнал ознакомления с должностными инструкциями
В соответствии с действующим законодательством, работодатель обязан ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью работника, до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ)
Процедура ознакомления сотрудника с должностной инструкцией “под подпись” осуществляется с помощью «Визы ознакомления». Это реквизит состоит из наименования должности, личной подписи работника, расшифровки подписи и даты. Если факт ознакомления регистрируется непосредственно в должностной инструкции, то виза сотрудника ставится на последнем листе документа, после всех прочих. Если одну и ту же должность занимают несколько сотрудников, то в документе может быть и не одна виза.
Ознакомление с должностной инструкцией может, кроме того, быть отмечено в листе ознакомления с локальными актами или непосредственно на экземпляре трудового договора. Для систематизации документооборота работодатель может использовать журнал ознакомления с должностными инструкциями, который содержит все необходимые реквизиты.
Сотрудник кадровой службы должен передать работнику заверенную копию должностной инструкции после процедуры ознакомления. Это обезопасит от необоснованных требований в случае конфликта, как самого работника, так и его работодателя. Факт передачи экземпляра можно внести отдельной графой в журнал должностных инструкций или же просто дополнить визу ознакомления сотрудника на экземпляре работодателя отметкой о получении заверенной копии.
Образец журнала ознакомления с должностными инструкциями
Журнал учета выдачи должностных инструкций
В некоторых случая для регистрации процессов документооборота в организации дополнительно создается журнал учета выдачи должностных инструкций. Как отмечено выше, любая новая должностная инструкция издается в нескольких экземплярах. Одна заверенная копия выдается сотруднику под расписку. Учет должностных инструкций требует наличия отметки об ознакомления сотрудника с инструкцией. Кроме того, можно фиксировать выдачу сотруднику заверенной копии. Для этого в некоторых компаниях и существует соответствующий журнал.
Чтобы избежать недоразумений и возникновения разногласий между работодателем и сотрудником, в журнале выдачи должностных инструкций ставится отметка о получении на руки инструкции. Для работника важно иметь копию инструкции на случай возникновения претензий работодателя к выполнению им должностных обязанностей. Для работодателя же важна возможность регулировать трудовые отношения, опираясь на нормативные документы.
Согласно законодательству, должностные инструкции являются нормативными документами продолжительного срока действия. Их хранение происходит централизовано в кадровой службе. Несмотря на все очевидные преимущества такого хранения, некоторые компании хранят оригиналы должностных инструкций в структурных подразделениях или в канцелярии.
Согласно рекомендациям, изложенным в Основных правилах работы архивов организаций, должностные инструкции должны быть сформированы в отдельное дело, имеющее постоянный срок хранения. Данное дело может быть сдано в архив после замены действующих должностных инструкций новыми.
Журнал учета выдачи должностных инструкций. Образец
Должностная инструкция не является обязательным нормативным документом, но она крайне важна, так как помогает в регулировании рабочего процесса. Хранение и учет должностных инструкций – чрезвычайно важный элемент документооборота компании.
Подробную информацию о том, как правильно заполнить журнал регистрации должностных инструкций, что принимается за образец регистрации должностных инструкций, как вести журнал ознакомления с должностными инструкциями, вы сможете в правовой документации и статьях журнала:
12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку
Должностная инструкция
Корректировка должностных инструкций
Содержание должностной инструкции
Анализ должностных инструкций
Должностные инструкции сотрудников
www.kdelo.ru
Лист ознакомления с должностной инструкцией: образец, порядок оформления
Ознакомление с должностной инструкцией является довольно важной задачей, относиться к которой, как к простой формальности не стоит, так как наличие подписи на листе ознакомления говорит о том, что соискатель на должность ознакомлен в полной мере со своими обязанностями и правами.
Содержание статьи
В чем необходимость использования
Согласно законодательству, работодатель обязан знакомить всю численность специалистов, как уже трудящихся, так и устраивающихся на работу с локальной нормативной документацией, в число которой входит и должностная инструкция.
Кроме требования законодательства относительно обязательного предоставления специалисту к изучению инструкции, работодатель может иметь и объективные для этого причины, к примеру, изменение отдельных пунктов в связи с установкой нового оборудования.
Изучение должностной инструкции работником дает право руководителю в дальнейшем привлекать его к дисциплинарному взысканию за несоблюдение требуемых норм.
При этом в законодательных актах нет четкой регламентации относительно образа изучения работником подобной документации. Согласно общепринятым нормам существует несколько вариантов данного процесса лист ознакомления, журнал или подпись на самом инструктаже.
Законодательная база
Относительно процесса ознакомления законодательство не содержит прямых требований, но в данном вопросе следует опираться на следующие законодательные акты:
- Ч. 2 ст. 22 ТК РФ указывает на прямую обязанность работодателя знакомить работника под роспись с локальной внутренней документацией, имеющей отношение к трудовому процессу, к таким нормативным актам имеет отношение и должностная инструкция;
- Ч. 3 ст. 68 ТК РФ перед подписанием трудового соглашения с новым работником его необходимо ознакомить с обязанностями, правами и ответственностью, а также рабочим графиком и прочими нюансами работы на предприятии.
Отсутствие конкретных сроков ознакомления сполна компенсировано указанием – до подписания трудового договора.
Правила составления
Для формирования листа не существует унифицированной формы, так что разрабатывать его доступно в соответствии с требованиями организации и учетом особенности ее работы.
Составление ознакомительной бумаги должно быть примерно следующим:
- В шапке листа обозначается: название организации, название документа, основание – номер и дата приказа о назначении на должность.
- Далее для удобства пользования составляется таблица, в которую вносится: порядковый номер сотрудника, его ФИО, должность, подразделение, в котором он трудится, дата ознакомления с должностной инструкцией, подпись.
При необходимости доступно добавить столбец с примечаниями.
Формируется документ:
- на стандартном листе А4 или на фирменном бланке предприятия с логотипом;
- составить доступно на компьютере или от руки;
- его можно отметить штампом, но это не обязательно особенно после 2016 года, когда были внесены изменения, опускающие применение штампа;
- после формирования документ следует завизировать в журнале учета внутренних документов.
Главное требование – наличие подлинных автографов каждого члена коллектива.
Составлять лист ознакомления и получать подписи от подопечных обязан назначенный соответствующим указом работодателя сотрудник, обычно это секретарь, специалист отдела кадров или юрист.
Как происходит знакомство персонала с инструктажем
Если это происходит перед подписанием договора, работодатель или уполномоченное лицо обязан провести инструктаж претендента на должность, ознакомить его с локальными актами и получить подпись об ознакомлении.
Когда появляется необходимость изменения пунктов должностной инструкции в течение сотрудничества, следует издать новую редакцию, и после ее утверждения ознакомить сотрудников в списочном порядке под роспись.
Образец журнала и листа
Бумага ознакомления имеет вид таблицы, составленной в произвольной форме и располагающей количеством граф согласно количеству штатных единиц на производстве.
| Порядковый номер | ФИО работника | Должность | Реквизиты приказа о назначении на должность | Дата ознакомления с инструкцией и подпись |
| 1 | Агеева Евгения Валерьевна | Юрист-консультант | 01.06.2017 года №144-ЛС | 01.06.2017 Агеева |
| 2 | Кудрявцева Екатерина Георгиевна | Главный бухгалтер | 04.12.2014 года №120-ЛС | 04.12.2014 Кудрявцева |
| 3 | Макаров Ефим Петрович | Секретарь-референт | 25.11.2010 года №98-ЛС | 25.11.2010 Макаров |
Листы для большего удобства доступно подшивать или же завести журнал ознакомления, который формируется таким же образом, как и лист, а в его шапке необходимо указать даты начала и окончания его применения.
Требования к заполнению
Существует два способа заполнения подобного документа:
- В первом случае документ является приложением к трудовому договору и подписывается индивидуально принимаемым на должность работником: в данном случае указывается номер приказа о принятии на работу и дата его составления, подписывается сотрудник только за ознакомление с теми локальными актами, которые касаются его трудовой деятельности, обычно это происходит в день подписания договора, указываются даты ознакомления.
- Формирование самостоятельного ознакомительного бланка, подписи в котором ставятся всеми работниками предприятия, и он содержит реквизиты всех существующих в компании должностных инструкций: в данном случае в бумаге необходимо перечнем указать все должности и структурные подразделения, а также ФИО работников, специалисты в порядке очереди ставят в нем свои подписи.
Выписка из должностной инструкции
Под выпиской подразумевается вынесение основной части документа на отдельный лист, в котором указана главная информация относительно трудовых функций работника.
Запросить такую выписку могут соответствующие инстанции при рассмотрении трудовых споров между сторонами сотрудничества.
При ее составлении используют такое же структурирование, как и при формировании основного документа.
Чтобы выписка была грамотно составлена, необходимо учитывать основные правила ведения кадрового делопроизводства:
- Указать в шапке документа регистрационный номер приказа, а также сведения о том, что это выписка, а не сам оригинал.
- Если должностная инструкция обновлялась необходимо указать дату ее нового утверждения.
- Полную информацию относительно запрашиваемой должности – обязанности, ответственность, права, дополнительная информация, к примеру, об оплате труда и начисление поощрений.
- Придание документу юридической силы – дата составления, ФИО должностного лица, которое ее формировало и подпись, штамп предприятия.
Документы для скачивания (бесплатно)
Ответственное лицо в большинстве случаев — это кадровый работник, в обязанности которого входит хранение личной документации и информации персонала.
Зачем необходима подпись работника
Подпись работника является обязательным требованием законодательства.
Будущий специалист должен не просто изучить инструкцию, а и подписать ее или ознакомительный лист.
Такая мера необходима для подтверждения его согласия со всеми пунктами требований руководства, только после указания своего согласия сотрудник сможет приступить к работе.
Период и способ хранения
Лист ознакомления должен сохраняться на протяжении всего периода действия должностной инструкции.
В общих чертах законодательством не установлен такой период.
Хранить его может совместно с инструкцией в отдельной папке отдел кадров или же листы могут подшиваться на пример журнала и храниться в папке для листов ознакомления.
Заключение
Должностная инструкция является важным документом в регулировании правоотношений между нанимателем и сотрудником.
Однако нередко работник из собственных соображений отказывается знакомиться с данной бумагой, этот вариант обычно происходит, если документ обновляется.
В таком случае необходимо составить акт отказа, в котором указать, что новая редакция инструкции не изучена и лист ознакомления не подписан.
Уволить за такой отказ работника нельзя, суд сразу же его восстановит.
Как оформить ознакомление? Ответ — на видео.
znaybiz.ru
Пример оформления должностной инструкции
Стефаненковой Елены
0 1 2 3 4 5 6 7
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации
Личная Расшифровка
Подпись подписи
00.00.0000
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
00.00.0 № 00
Место составления или издания
документа
наименование должности
работника
СТРУКТУРА ТЕКСТА
Общие положения
Функции
Должностные обязанности
Права
Ответственность
Взаимоотношения (связи по должности)
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения личная подпись расшифровка подписи
Визы согласования с заинтересованными
должностными лицами
(при необходимости)
С инструкцией ознакомлены личные подписи расшифровка
Подписей
Даты
В дело № 00-00
Личная подпись Дата
Стефаненковой Елены
0 1 2 3 4 5 6 7
Пример оформления должностной инструкции
Закрытое акционерное общество УТВЕРЖДАЮ
«ТЕРМИКА» Генеральный директор
Подпись А.Г.Цицин
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
01.03.2001
01.03.2001 № 1
Москва
секретаря генерального директора
1. Общие положения
1.1. Секретарь генерального директора (далее секретарь) является сотрудником службы документационного обеспечения управления ЗАО «ТЕРМИКА», осуществляющим документационное и информационно-техническое обслуживание деятельности генерального директора, и непосредственно подчиняется генеральному директору.
1.2. Секретарь относится к категории специалистов организации, принимается и увольняется приказом генерального директора.
1.3. В своей деятельности секретарь руководствуется:
-действующим законодательством Российской Федерации в сфере информации и документации;
-уставом ЗАО «ТЕРМИКА»;
-правилами трудового распорядка;
-приказами (указаниями) генерального директора;
-инструкцией по делопроизводству и другими нормативно-методическими документами по организации делопроизводства;
-положением о службе документационного обеспечения управления;
-настоящей должностной инструкцией.
1.4. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.5. Секретарь должен знать:
-постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
-структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;
-делопроизводство;
-метод оформления и обработки документов;
-архивное дело;
-машинопись;
-правила пользования приемно-переговорными устройствами;
-стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
-основы этики и эстетики;
-правила делового общения;
-основы организации труда и управления;
-правила эксплуатации вычислительной техники;
-основы административного права и законодательства о труде;
-правила внутреннего трудового распорядка;
-правила и нормы охраны труда.
1.6. Секретарь должен уметь:
-составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы;
-пользоваться средствами связи и организационной техникой;
-работать на компьютере в среде WINDOWS, с приложениями Microsoft Word, Excel и системой автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО»
-пользоваться возможностями Интернета;
-принимать и передавать документы по факсимильной связи и электронной почте, выполнять копировальные работы;
-вести деловые переговоры.
1.7. Во время отсутствия секретаря генерального директора его замещает секретарь структурного подразделения или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.
2. Должностные обязанности
Секретарь обязан:
2.1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности генерального директора.
2.2. Вести делопроизводство, используя систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО», а также выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
2.3. Ежедневно в установленные сроки принимать поступающую на рассмотрение генерального директора корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.4. Осуществлять контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений генерального директора, взятых на контроль. Предоставлять генеральному директору отчеты об исполнительской дисциплине.
2.5. Принимать документы и личные заявления на подпись генеральному директору и проверять правильность их оформления.
2.6. По поручению генерального директора составлять письма, запросы и другие документы.
2.7. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
2.8. Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы генерального директора.
3. Права
Секретарь имеет право:
3.1. Запрашивать в подразделении информацию об исполнении документов и поручениях генерального директора, а также документы и сведения, необходимые генеральному директору.
3.2. Возвращать исполнителям документы, оформленные с нарушением действующих норм и правил.
3.3. самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей и телефонными звонками.
3.4. Использовать электронные правовые базы данных и информационные системы, пользоваться архивом организации и другими источниками информации
4. Ответственность
Секретарь несет ответственность за:
4.1. Нарушение действующего законодательства Российской Федерации, а также внутренних нормативных документов при подготовке документов.
4.2. Не сохранность конфиденциальной информации.
4.3. Утрату официальных документов.
4.4. Нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих должностных обязанностей.
4.5. Нарушение инструкции по делопроизводству.
4.6. Нарушение трудового законодательства Российской Федерации, трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка.
4.7. Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.
5. Взаимосвязи
Секретарь в своей деятельности взаимодействует:
5.1. Со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовке документов.
5.2. С юридическим отделом по вопросам согласования проектов распорядительных документов и договоров.
5.3. Со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и представления документов, организации встреч и контактов генерального директора.
Заведующий
службой документационного
обеспечения управления И.А. Кусюкбаева
С инструкцией ознакомлена А.Е. Хованская
02.03.2001
Начальник
юридического
отдела Н.А. Попова
27.02.2001
Начальник
службы кадров В. Д. Ступенченко
27.02.2001
poisk-ru.ru
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ - Сейчас.ру
Приложение 1к Положениюо порядке разработкии утверждения должностнойинструкции должностноголица таможенного органаРоссийской ФедерацииОбразец оформлениядолжностной инструкцииГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТАМОЖЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ______________________________________________________________________(наименование таможенного органа)УтверждаюНачальник ___________________(наименованиетаможенного органа)_________ ___________________(подпись) (инициалы, фамилия)"___"___________ 200__ г.ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ________________________________________________________(полное наименование должности и структурногоподразделения таможенного органа по штатному расписанию)I. Общие положения1.2. И т.д.II. Права ________________________(наименование должности)3.4. И т.д.III. Должностные обязанности ________________________(наименование должности)5.6. И т.д.IV. Ответственность ________________________(наименование должности)Должностная инструкция разработана в соответствии стребованиями приказа ГТК России от "___"______ 200__ г. No. ____.Начальник ________________________ ______________________________(наименование должности) (подпись, инициалы, фамилия,дата)Согласовано:Начальник правового отдела _______________________________________(подпись, инициалы, фамилия, дата)Примечание. Согласование должностной инструкции с начальникомправового отдела проводится после согласования с другими должностнымилицами.
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПИСЬМА НА БЛАНКЕ С ПРОДОЛЬНЫМ РАСПОЛОЖЕНИЕМ РЕКВИЗИТОВ »
Типовые бланки, договоры »
Читайте также
Популярные документы
www.lawmix.ru
