Запись в трудовую о приеме на работу: Запись в трудовой книжке о приеме на работу

Работник при приеме на работу предъявил трудовую книжку колхозника. Можно ли внести запись о приеме на работу в данную книжку?

Вопрос: Работник при приеме на работу предъявил трудовую книжку колхозника. Можно ли внести запись о приеме на работу в данную книжку?

Ответ: Трудовую книжку колхозника работнику менять на трудовую книжку нового образца 2004 г. оснований нет. Работодатель имеет полное право продолжать вести этот документ и вносить записи.

Обоснование: Согласно ст. 65 Трудового кодекса РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, должно предъявить работодателю трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства.

Статья 66 ТК РФ предусматривает, что на территории РФ работодателями ведутся трудовые книжки только установленного образца. При этом форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации.

В данный момент на территории России действует трудовая книжка, форма которой утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек)) (далее — Постановление N 225). Трудовые книжки этого образца введены в действие с 01.01.2004.

Кроме этого, согласно п. 2 Постановления N 225 имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат. На сегодня наряду с указанной формой трудовой книжки действуют также три формы трудовых книжек: образца 1938 г. (утв. Постановлением СНК СССР от 20.12.1938 N 1320 «О введении трудовых книжек»), образца 1974 г. (утв. Постановлением Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 N 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих»), а также трудовая книжка колхозника (утв. Постановлением Совмина СССР от 21.04.1975 N 310 «О трудовых книжках колхозников»).

Таким образом, работник вправе при трудоустройстве предъявить работодателю ту трудовую книжку, которая у него имеется в наличии. Главное, чтобы она (ее форма) соответствовала одному из установленных образцов.

Согласно п. 2 Постановления Совмина СССР N 310 трудовая книжка колхозника является основным документом о трудовой деятельности членов колхозов. Трудовые книжки ведутся на всех членов колхозов с момента принятия их в члены колхоза.

До настоящего времени Постановление Совмина СССР N 310 не отменено.

В рассматриваемой ситуации работник представил трудовую книжку колхозника, которая признается на территории РФ и является действующей.

Ни Правила ведения и хранения трудовых книжек, ни Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69) не содержат оснований для выдачи работнику новой трудовой книжки образца 2004 г. взамен предъявленной при приеме на работу трудовой книжки колхозника.

Следовательно, трудовую книжку колхозника работнику менять на трудовую книжку нового образца 2004 г. оснований нет. Работодатель имеет полное право продолжать вести этот документ и вносить записи.

Между тем, по нашему мнению, условием для продолжения ведения трудовых книжек колхозников и внесения в них соответствующих записей является членство гражданина в колхозе. Трудовая деятельность в организации, не являющейся колхозом, означает, что у работодателя нет оснований для внесения записей в трудовые книжки колхозников. Однако в связи с отсутствием в нормативных актах, определяющих порядок ведения трудовых книжек колхозников и обычных трудовых книжек, механизма обмена трудовых книжек работодатель не может прекратить вести трудовые книжки колхозников и завести обычную трудовую книжку образца 2004 г.

Таким образом, несмотря на отсутствие однозначного ответа на данный вопрос, по нашему мнению, действия работодателя нельзя признать нарушением, если он продолжает вести трудовую книжку колхозника.

В заключение отметим, что в соответствии с ч . 4 и 5 ст. 65 ТК РФ работодатель оформляет работнику новую трудовую книжку при заключении работником трудового договора впервые. В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель также обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку. Из вопроса следует, что работник представил работодателю трудовую книжку установленного образца . Поскольку указанные выше обстоятельства отсутствуют, оснований для выдачи работнику новой трудовой книжки взамен предъявленной при приеме на работу у работодателя нет. Также нет оснований для оформления дубликата трудовой книжки. Согласно п. п. 22 , 31 , 33 , 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек и п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек дубликат трудовой книжки выдается лишь при наличии следующих оснований: утрата трудовой книжки; наличие в трудовой книжке записей об увольнении или переводе на другую работу, признанных недействительными; если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность.

‎ {Вопрос: . ..Можно ли в трудовую книжку колхозника вносить запись о приеме на работу или требуется оформить трудовую книжку нового образца? (Консультация эксперта, 2017) { КонсультантПлюс }}

Когда работодатель должен аннулировать запись о приеме на работу в бумажной трудовой книжке

Когда работодатель должен аннулировать запись о приеме на работу в бумажной трудовой книжке — БУХ.1С, сайт в помощь бухгалтеру

Новости для бухгалтера, бухучет, налогообложение, отчетность, ФСБУ, прослеживаемость и маркировка, 1С:Бухгалтерия

• Новости
• Статьи
• Вопросы и ответы
• Видео
• Форум

03.11.2021

Эксперты Роструда разъяснили, как поступить работодателю, который внес в бумажную трудовую книжку принятого работника запись о приеме на работу после записи предыдущего работодателя о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Ведомство напоминает, что в случае выбора работником предоставления ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде работодатель выдает бумажную трудовую книжку работнику. При выдаче в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ (то есть о переходе на электронную трудовую книжку).

Это значит, что если работник в 2020 году отказался от ведения трудовой книжки в бумажном виде, то сведения о трудовой деятельности работника его работодатели должны оформлять в электронном виде.

Соответственно, в данном случае новый работодатель должен продолжить вести трудовую книжку в электронной форме, а запись о приеме на работу в бумажной трудовой книжке следует признать недействительной.

Для этого в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней записи нужно указать последующий порядковый номер и дату внесения записи, а в графе 3 записать: «Запись за номером ____ недействительна».

Такие разъяснения привел Роструд на своем сайте, отвечая на вопросы работников и работодателей.

Темы:
электронная трудовая книжка, кадровые документы, кадровый учет

Рубрика:
Кадровое оформление
, Электронные трудовые книжки

Подписаться на комментарии

Отправить на почту

Печать

Написать комментарий

Можно ли одним уведомлением предупредить всех работников об изменении трудовых договоров
Обязан ли работодатель информировать ФСС об увольнении сотрудника, получающего детское пособие
Можно ли обязать бухгалтерию оформлять документы по материальной ответственности работников
Минтруд подготовил новые формы выписок из электронной трудовой книжки
Как оформить иностранного работника при первом трудоустройстве

Опросы

Кто читает БУХ. 1С

Кем вы работаете?

бухгалтер

руководитель компании

аудитор

чиновник

юрист

кадровик

специалист-внедренец

разработчик ПО

журналист

другое

Мероприятия

Все мероприятия

Глоссарий — Трудовые книжки

Что такое трудовые книжки?

Трудовые книжки, также известные как личные дела, представляют собой записи, которые ведутся работодателем и отслеживают отношения работника с компанией. Эти записи могут включать основную информацию, собранную в процессе собеседования, в том числе:

• Имя
• Контактная информация
• Трудовой стаж
• Образование
• Сертификаты и полномочия
• Заметки об интервью
• Ссылки

Записи о трудоустройстве также могут содержать информацию, собранную в процессе найма, некоторые из которых работодатели обязаны проверять и хранить в файлах в соответствии с законами штата и федеральными законами о занятости, например:

• Статус гражданства
• Номер социального страхования
• Право на уплату налога на заработную плату
• Статус удержания налога W-4
• Освобожденный или не освобожденный статус
• Идентификация с фотографией
• Дата начала работы
• Должность
• Ставка оплаты
• Подтверждение рабочих допусков и полномочий

Записи, созданные с течением времени, также могут составлять часть личного дела сотрудника или трудовой книжки, включая:

• Табель учета рабочего времени
• Оценка эффективности
• Дисциплинарная документация
• История расчета заработной платы
• Информация о льготах
• Официальное фото

Почему важны базовые трудовые книжки?

Ведение основной трудовой книжки для каждого сотрудника является основной юридической обязанностью ведения бизнеса. Например, зная полное официальное имя человека, статус гражданства и номер социального страхования, работодатель может убедиться, что потенциальный сотрудник имеет право работать в Соединенных Штатах, и удержать соответствующие государственные и федеральные налоги из зарплаты сотрудника. Если IRS проводит аудит компании, руководство может создать файл для каждого сотрудника, который показывает, что эта информация была собрана и проверена компанией до начала работы.

Аналогичным образом, трудовые книжки, включающие табели рабочего времени, помогают подтвердить, что сотруднику платили за всю выполненную работу по соответствующей ставке и получали какие-либо льготы, связанные с этим рабочим временем. Если сотрудник подает иск о неоплачиваемой сверхурочной работе или недостающих льготах, трудовая книжка, содержащая табели учета рабочего времени, может стать частью записи, которую компания может использовать для защиты от претензии.

Каковы преимущества подробных трудовых книжек?

Более подробные трудовые книжки помогают компаниям подготовиться к более широкому спектру непредвиденных обстоятельств. Они также поддерживают более стандартизированный и систематический процесс управления персоналом, что часто является целью компаний с большим и разнообразным штатом сотрудников.

Например, трудовая книжка, включающая подтверждение полномочий, допусков и обучения сотрудника, может помочь компании доказать, что нанятое лицо соответствует требованиям для работы в случае инцидента, который подвергает компанию ответственности. Представьте себе школу, в которой нет доказательств того, что у водителя автобуса есть права для работы или что учитель, нанятый школой, имел судимость.

Крупные компании могут столкнуться с жалобами на дискриминационную практику при приеме на работу, например, при продвижении по службе или увольнении, и трудовая книжка, показывающая историю аттестаций и дисциплинарных взысканий, может быть лучшим способом, которым руководство может доказать свою беспристрастность или то, что оно следовало стандартной политике компании .

Передовой опыт ведения трудовой книжки

Способ, которым компания разрабатывает и ведет трудовую книжку, не стандартизирован для разных отраслей, хотя некоторые передовые методы являются общими для хорошо управляемых предприятий. На базовом уровне компания должна вести записи о занятости, которые содержат достаточно информации, чтобы соответствовать законам штата и федеральным законам о занятости для этой отрасли. Некоторые федеральные законы и законы штата о занятости также повышают требования компании к ведению документации в зависимости от количества работающих в ней людей.

Помимо базового соблюдения закона, передовые методы разработки системы трудовой документации, которая охватывает большинство баз, обычно включают:

• Определение того, что считается записью. Не всякая бумажка может быть отнесена к трудовой книжке. С самого начала следует определить, какие документы должны быть включены в файл для выполнения юридических обязательств и защиты компании от ответственности.
• Создание графика хранения. Невозможно вечно хранить трудовые книжки всех бывших и нынешних сотрудников. Федеральные законы устанавливают правила того, как долго компания должна хранить определенные трудовые книжки после того, как сотрудник покидает компанию. Основываясь на этих юридических требованиях, компания должна установить график хранения документов, который удаляет устаревшую информацию, сохраняя при этом все соответствующие материалы.
• Ограничение доступа. Только уполномоченный персонал должен иметь доступ к записям о занятости. Установление протоколов доступа защищает как компанию, так и сотрудников от неправомерного использования информации.
• Определение формата и хранения. Записи о занятости могут храниться в традиционном бумажном формате в картотеке; в цифровом формате, когда оригиналы документов сканируются в компьютерную систему; или в комбинации того и другого. Определение того, где будут храниться трудовые книжки и как к ним будет осуществляться доступ, является ключевой частью разработки работающей системы. Например, многие компьютеризированные бухгалтерские программы могут содержать информацию о сотрудниках для целей расчета заработной платы, которая удовлетворяет многим требованиям федерального и государственного трудового законодательства.
• Обеспечение безопасности и конфиденциальности. Важным аспектом сбора информации является обеспечение безопасности и конфиденциальности этих данных. Будь то обеспечение того, чтобы комната для записей о занятости оставалась запертой или чтобы компьютерная база данных, хранящая информацию, имела новейшее шифрование, чтобы хакеры не могли получить доступ к системе, компания должна принять меры предосторожности, чтобы гарантировать, что только уполномоченные лица имеют доступ к информации о сотруднике.

Какие записи о занятости должны вестись отдельно?

Некоторые записи требуют особой защиты конфиденциальности, которая гарантируется федеральным законом. Эти трудовые книжки должны храниться отдельно от основного личного дела сотрудника и обеспечивать более высокий уровень безопасности с очень ограниченным доступом, чтобы оградить работодателей от ответственности. Эти записи включают:

• Медицинские записи. В соответствии с Законом об американцах-инвалидах работодатели должны сохранять конфиденциальность медицинской информации сотрудника, храня медицинские документы отдельно от общих записей. Это включает в себя результаты тестов на наркотики/алкоголь, требования о компенсации работникам, регистрацию в медицинском страховании, заболевания или инвалидность, а также результаты пригодности к работе.
• Кредитная информация. В соответствии с Законом о честной кредитной отчетности работодатели должны сохранять конфиденциальность кредитной информации, связанной с потребителями, кредитных отчетов и личных финансовых данных. Таким образом, если работодатель извлекает кредитный отчет, чтобы определить пригодность потенциального найма, или периодически извлекает кредитный отчет, чтобы обеспечить постоянную финансовую ответственность сотрудника, записи должны быть защищены отдельно от основного дела сотрудника и храниться в тайне.
• Жалобы и иски. Документы, относящиеся к любой жалобе на трудоустройство, поданной в соответствии с внутренней политикой компании через государственное учреждение, такое как Комиссия США по равным возможностям при трудоустройстве, или через судебный процесс, должны быть объединены и сохранены до полного разрешения претензии или иска.

Записи сотрудников: объяснение терминов отдела кадров

Что такое записи сотрудников?

Записи о сотрудниках представляют собой совокупность всей информации, относящейся к сотруднику, с даты приема на работу до даты увольнения. Эта информация может включать, помимо прочего, имя сотрудника, номер социального страхования, адрес, дату рождения, должность, заработную плату и льготы. Как правило, учетные записи сотрудников хранятся в виде личного дела.

Почему важны учетные записи сотрудников?

Записи сотрудников важны, потому что они являются официальной документацией истории сотрудника в компании. Они включают в себя такие вещи, как должность сотрудника, дату начала работы, ставку заработной платы и любую другую информацию, связанную с занятостью сотрудника. Записи сотрудников используются для принятия решений о таких вещах, как продвижение по службе, повышение и увольнение. Они также используются для создания записей типа W-2 и 1099 в конце года.

Каковы преимущества записей о сотрудниках?

Личные дела сотрудников имеют много преимуществ как для работодателя, так и для работника. Для работодателя записи о сотрудниках могут предоставить способ отслеживать производительность сотрудников с течением времени, определять области, в которых сотрудники нуждаются в улучшении, и документировать дисциплинарные меры. Записи о сотрудниках также могут помочь работодателям соблюдать государственные постановления. Для сотрудника записи о сотрудниках могут содержать запись истории работы и опыта, а также обучение и образование. Записи о сотрудниках также могут помочь им претендовать на повышение по службе или другие возможности трудоустройства.

Как вы обрабатываете записи о сотрудниках?

Для работы с записями сотрудников организация должна сначала разработать систему отслеживания информации о сотрудниках. Эта информация должна включать, помимо прочего, имя сотрудника, номер социального страхования, дату рождения, адрес и номер телефона. Система также должна отслеживать должность сотрудника, отдел, зарплату и льготы.

После установки системы организация должна разработать политику обработки записей о сотрудниках. В политике должно быть указано, кто отвечает за отслеживание и хранение информации о сотрудниках, как долго следует хранить информацию о сотрудниках и как от нее следует избавляться, когда она больше не нужна.

Организация также должна информировать сотрудников о важности обеспечения актуальности и конфиденциальности их информации. Сотрудникам следует рекомендовать не сообщать свой номер социального страхования или другую личную информацию никому, кроме своего работодателя.

Организация также должна иметь систему уведомления сотрудников об изменениях в их личной информации, таких как изменение адреса или номера телефона. Эта система должна также включать процесс обновления информации о сотрудниках в базе данных организации.

Какие компании должны вести учет сотрудников?

Существует множество типов компаний, которым необходимо вести учет сотрудников.