Личная карточка работника – форма Т-2. Т2 форма
Унифицированная форма Т-2: образец заполнения
Обновление: 26 апреля 2017 г.
Единые формы первичного учета в сфере учета кадров утверждены Государственным комитетом РФ по статистике (Постановление Госкомстата РФ № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" от 05.01.2004). С 1 января 2013 года унифицированная форма Т-2 и прочие формы по учету кадров не являются обязательными.
Порядок применения
После подписания формы Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу" сотрудник отдела кадров оформляет на нового работника личную карточку по унифицированной форме Т-2, которая содержит основные сведения о работнике. В вышеуказанном Постановлении Госкомстата содержатся инструкции по применению и заполнению данных форм.
Скачать бланк унифицированной формы Т-2
Образец заполнения
Для заполнения личной карточки работника сотрудник отдела кадров должен запросить у работника следующие документы:
- Паспорт
- ИНН
- СНИЛС
- Диплом об образовании
- Трудовую книжку
- Военный билет
В верхнем правом углу форма содержит два кода — код по ОКУД, который всегда заполнен значением «0301002», и код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций), который необходимо указать вместе с полным официальным наименованием организации. В шапке документа также указываются дата открытия карточки и табельный номер нового сотрудника.
В основной части карточки указываются ИНН, СНИЛС работника, первая буква его фамилии («Алфавит»), характер и вид работы и пол работника.
Общие сведения
В данном разделе в поле «Договор» необходимо указать дату подписания и номер трудового договора, заключенного с данным сотрудником.
Далее указываются фамилия, имя и отчество сотрудника полностью.
В поле «Дата рождения» необходимо прописать дату в формате «1 февраля 1980 г.", а в поле кода — в формате "01.02.1980".
При указании места рождения следует вносить наименование административной единицы в определенном формате (гор., дер., кр., окр., обл. и т.д.), а код определяется в соответствии с Общероссийским классификатором объектов административно-территориального деления (ОКАТО).
В графе «Гражданство» необходимо указать наименование страны полностью и выбрать код на основании Общероссийского классификатора информации о населении (ОКИН) (РФ – 1, двойное гражданство – 2 (с указанием стран), гражданство другой страны – 3 (с указанием страны), без гражданства – 4).
На основании того же Классификатора кодируется уровень владения работником иностранных языков в графе «Знание иностранного языка», при этом код состоит из кода языка и степени владения (код страны по ОКИН, далее: читаю и перевожу со словарем – 1, читаю и могу объясняться – 2, владею свободно – 3).
В графе «Образование» необходимо указать образование и прокодировать его, используя ОКИН (начальное – 02, основное общее – 03, среднее общее – 07, начальное профессиональное – 10, среднее профессиональное – 11, неполное высшее — 15, высшее – 18, послевузовское образование (ординатура, аспирантура, адъюнктура, докторантура) – 19). Данный раздел заполняется на основании документа, подтверждающего образование (аттестата, диплома). В таблице графы 6 указываются наименование образовательного заведения, документ об образовании, его серия и номер, год окончания заведения, квалификация (бакалавр, магистр или специалист), наименование направления (для бакалавров и магистров) или специальности (для специалистов) и код по Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО).
Далее для послевузовского профессионального образования следует указать код по ОКИН и заполнить таблицу с информацией по наименованию учебного заведения, документу об образовании, году окончания заведения, направлению или специальности и код ОКСО.
В графе «Профессия» указывается основная и прочая профессии с кодами по Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДСТ).
Графа «Стаж работы» заполняется на основании трудовой книжки.
В графе «Состояние в браке» указывается (никогда не состоял (не состояла) в браке – 1, состоит в зарегистрированном браке – 2, состоит в незарегистрированном браке – 3, вдовец (вдова) – 4, разведен (разведена) – 5, разошелся (разошлась) – 6).
В таблице с данными о составе семьи указываются отец, мать, дети, родные братья и сестры (общая мать или отец), супруги, их полные имена и год рождения.
Далее указываются паспортные данные и адрес по прописке и фактический адрес, дата последней прописки и контактный телефон работника.
Сведения о воинском учете
Данный раздел заполняется на основании военного билета или удостоверения гражданина, подлежащего призыву.
Графа «Категория запаса» заполняется, только если работник проходил воинскую службу и не является офицером.
Графа «Воинское звание» заполняется в соответствии с данными в военном билете.
Графа «Состав (профиль)» отражает профиль военной службы, например, «солдат», «матрос» и т.д.
Графа «Полное кодовое обозначение ВУС» заполняется шестизначным кодом или шестизначным кодом и буквой, указанными в военном билете или удостоверении.
Графа "Категория годности к военной службе" заполняется буквой от А до Д.
Графа "Наименование военного комиссариата по месту жительства" заполняется на основании последней записи в вышеуказанных документах.
Графа "Состоит на воинском учете" заполняется простым карандашом.
Графа «Отметка о снятии с воинского учета» заполняется в случае достижения работником предельного возраста для нахождения в запасе или в случае признания негодным к службе.
В последующих разделах унифицированной формы Т-2 заполняются таблицы на основании данных, полученных в ходе осуществления сотрудником трудовой деятельности.
Скачать образец заполнения унифицированной формы Т-2
glavkniga.ru
Личная карточка работника форма Т-2
На каждого работника, оформленного на предприятии, кадровая служба заводит личное дело, в которое подшиваются копии представленных им документов. Однако, основу его составляет личная карточка работника форма Т-2. Ее заводят при приеме сотрудника и закрывают в момент его увольнения. Она включает все необходимые сведения о работе за весь период, предоставлении отпусков и т.д.
Оглавление статьи
Для чего применяется личная карточка
Основным регистром, в котором собирается вся информация о сотруднике, является личная карточка т-2. Ее необходимо заводить на всех работников фирмы, работающих как по основному месту, так и по совместительству.
Но главное ее значение связано с воинским учетом, который в соответствии с законодательством должен вестись на каждого военнообязанного.
Важно! Ее заполнение проверяется специалистами из военкоматов. Причем контролируется не только правильность оформления, но и точность информации.
Поэтому для ее ведения необходимо обязательно обозначить ответственное лицо, которое будет периодически уточнять имеющуюся информацию.
Личная карточка сотрудника также должна заверяться самим работником, по крайней мере, в момент внесения в нее первоначальных данных и при ее закрытии.
Работодатель может использовать разработанный и утвержденный бланк — форма т-2. Но в соответствии с характером вида деятельности, а также нуждами предприятия этот регистр может либо дополнять, либо из него можно убирать ненужные разделы.
Специальные кадровые комплексы содержат унифицированный бланк, который можно формировать автоматически, после заполнения необходимых справочников в программе, либо заполнять самостоятельно, внося информацию из бумажных носителей.
Карточка работника содержит сведения, относимые к персональным данным, которые согласно федеральному закону должны быть недоступны посторонним лицам, и их разглашение возможно только с согласия самого сотрудника. Поэтому личные дела, в которые входит карточка т2, должны обязательно храниться в защищенных помещениях с ограниченным доступом.
Закон распространяется также на базы данных, которые в электронном виде содержат все данные работника и позволяют формировать личную карточку автоматически.
Личная карточка работника форма Т-2 должна обновляться кадровым работником по мере возникновения надобности, например, в случае отпуска сотрудника, получения им дипломов, прохождения курсов переквалификации и т.д.
Важно! После увольнения и внесения в карточку отметки об этом, личное дело закрывается и передается в архивную службу самого предприятия, где должно храниться на протяжении 75 лет.
Личная карточка работника форма Т-2 образец заполнения 2016
Форма т-2 образец заполнения рассмотрим подробнее.
Первоначально сведения вносятся в шапку документа, которая включает в себя название хозяйствующего субъекта, являющегося работодателем, код постановки фирмы на статистический учет.
Далее в таблице по порядку указывается дата составления карточки, табельный номер работника, присваиваемый ему в момент приема, код постановки на налоговый учет, СНИЛС, начальная буква фамилии, характер работы (например, постоянно), вид работы (основанная или по совместительству), а также пол сотрудника путем проставления соответствующей буквы.
Раздел 1. – Общие сведения
Сначала необходимо вписать в нее реквизиты составленного с работником трудового контракта.
Далее вписываются его личные данные, дата и место рождения. При этом в табличной части справа необходимо вносить соответствующие коды, шифрующие данные в строках.
Потом вписывается информация о гражданстве нового работника.
В следующей строке последовательно указываются иностранные языки, которые он знает, и степень их владения.
Ниже указывается образование, а в таблице под строкой нужно расписать название учебного заведения, реквизиты диплома или аттестата о полученном образовании, год завершения учебы, а также присвоенная квалификация и специализация.
После таблицы указывается профессия, по которой работник будет осуществлять свои обязанности. Если их несколько, они записываются в несколько строк с расшифровкой какая из них основная.
Затем заполняются сведения о стаже работника. Обязательно необходимо указать дату, на которую были выведены сведения. Как правило, это дата приема на работу. Сведения берется из трудовой. Здесь же при необходимости производиться расшифровка видов стажа.
Строки 9 и 10 должны включать сведения о семейном положении работника, а также содержать данные о ближайших родственниках.
Далее вносится информация из паспорта — серия, номер, дата выдачи и орган, осуществивший его выпуск.
Строки 12 должны содержать сведения о местожительстве работника. Если прописка не совпадает с фактическим — указываются оба адреса. Здесь же проставляется дата регистрации из паспорта.
Раздел 2 – Сведения о воинском учете
Этот раздел нужно заполнять только у работников мужского пола и медперсонала. Информация сюда вносится на основании военного билета или приписного удостоверения.
Графа 1 — заносится категория запаса. Не заполняется в отношении офицеров.
Графа 2 — воинское звание. Если работник только собирается идти на воинскую службу, делается пометка «Подлежит призыву».
Графа 3 — указывается военный состав. К примеру, «медицинский», «солдаты» и т. д.
Графа 4 — заносится код военной специальности;
Графа 5 — указывается категория годности к службе. Это отражается буквой от «А» до «Г».
Графа 6 — название военкомата, к которому относится работник;
Графа 7 — его положение на воинском учете. В данной графе записи нужно делать карандашом.
Графа 8 — информация о снятии сотрудника с воинского учета.
Внимание! После раздела находится поле, в котором поочередно ставят личные подписи работник кадрового отдела и рабочий, подтверждая правильность указанных сведений.
Раздел 3 – Прием на работу и переводы на другую работу
В этом разделе отражается вся информация о перемещениях сотрудника внутри предприятия:
- Дата события;
- Наименования структурного подразделения и должности.
- Информация о зарплате.
- Реквизиты приказа, согласно которому было произведено перемещение сотрудника.
В графе 6 работник, после ознакомления с внесенными сведениями, ставит свою подпись.
Раздел 4 – Аттестация
Сюда информация вносится в период работы на фирме по итогам прохождения аттестаций:
- Дата события.
- Решение аттестационной комиссии по сотруднику.
- Реквизиты протокола, согласно которому было принято решение.
Графа 5 может оставаться пустой, или же сюда можно вписать данные приказа о проведении аттестации сотрудника.
Раздел 5 – Повышение квалификации
Этот раздел должен содержать информацию о прохождении работником курсов повышения квалификации:
- Период с какого по какое число проводилось обучение.
- Какая была переквалификация.
- Название учебного заведения, на базе которого проводилось обучение.
- Реквизиты документа, который был получен по окончании данных курсов.
- Основание для прохождения повышения квалификации. Обычно, это реквизиты соответствующего приказа.
Раздел 6 – Профессиональная переподготовка
Сюда вносится информация о проведенных переподготовках работника:
- Даты периода обучения.
- Название профессии по переподготовке.
- Реквизиты документа (свидетельства, диплома и т. д.), который был выдан по окончании обучения.
- Основание для прохождения работником переподготовки.
Раздел 7 – Поощрения и награды
В этом разделе документа нужно записывать информацию о наградах сотрудника в период работы на предприятии.
Они могут выражаться в грамотах, премиях, поощрениях, подарках и т. д:
- Наименование поощрения.
- Реквизиты документа (приказа), согласно которому это действие было произведено.
Раздел 8 – Отпуск
В данном разделе записывается информация о предоставлении отдыха сотруднику.
Здесь отражаются абсолютно все отпуска, в том числе без оплаты, учебные, дополнительные и т. д:
- Название времени отдыха.
- Даты рабочего периода, за который он предоставляется (заполняется для оплачиваемого отпуска).
- Продолжительность отдыха.
- Даты начала и окончания периода отдыха.
- Основание для предоставления отпуска. Обычно здесь указываются реквизиты приказа, согласно которому работнику был предоставлен отдых.
Раздел 9 – Социальные льготы
Сюда нужно внести информацию, если работнику были предоставлены какие-либо льготные условия труда.
К примеру, если на работу принят инвалид 3 группы, то ему должен быть установлен сокращенный рабочий день:
- Название предоставляемой льготы.
- Данные о документе, подтверждающем льготу.
- Основание. В последнюю графу можно записать данные о законодательном акте, на основании которого предоставляется льгота.
Раздел 10 – Дополнительные сведения
В этот раздел нужно записать информацию, которая по какой-либо причине не вносится в другие разделы документа, но является не менее важной. К примеру, о том, что у сотрудника есть права на управление автомобилем. В этом случае здесь нужно будет записать номер удостоверения, срок действия, а также указанную категорию транспортного средства.
Раздел 11 – Основания прекращения трудового договора
Данный раздел завершает составление документа. В него заносят данные в момент прекращения действия контракта с сотрудником. Кадровый работник должен указать здесь причину расторжения контракта, дату увольнения, а также реквизиты приказа (дату составления и номер). Оформив данный раздел, кадровик ставит свою подпись и дату в подтверждение правильности занесения сведений.
Внимание! Полностью оформленный документ передается на подпись увольняющемуся работнику, для ознакомления.
Личная карточка работника форма т-2 скачать бланк и образец
Личная карточка работника форма т-2 бланк в формате Word.
Скачать бланк личной карточки по форме Т-2 в формате Excel.
Личная карточка работника форма т-2 образец заполнения 2016 скачать.
smbiznes.ru
Личная карточка работника форма Т-2: образец заполнения и бланк
Личная карточка работника – важная деловая бумага в документообороте любой организации, ее оформление обыкновенно поручается службе кадров. Используется она с целью досконального учета сотрудников и содержит все значимые сведения о нем: данные паспорта, ИНН, СНИЛС, сведения о месте жительства, прописке, трудовой деятельности, образовании, а также краткая информация о семье.
Заключительная версия унифицированной формы Т-2 утверждена законодательством по труду. Всем организациям вменяется в обязанность формировать личные карточки на всех без исключения сотрудников, а на некоторых даже и не одну. Индивидуальные предприниматели освобождены от такой необходимости, но они также имеют возможность оформлять их.
Ведение личных карточек – это не только обязанность, данное мероприятие может принести существенную пользу организации. Работодатель зачастую может, используя личные карточки защитить свои интересы, применяя их для подтверждения правомерности вычетов из зарплаты сотрудников, верной калькуляции среднесписочной численности работников, для начисления налогов и т.д., судебная арбитражная практика описывает массу подобных примеров.
Работодателю дозволено для удобства вести в электронном виде оборот личных карточек по форме Т-2, почти все современные фирмы используют такую возможность: это практично, в случае надобности, позволяет легко найти требуемые материалы. Но он обязан иметь их в распечатанном виде на бумажных носителях. Это аргументировано содержанием в личной карточке полей, предназначенных для подписи работника, а также отвечающего за ее ведение сотрудника кадровой службы. Поскольку личная карточка – документ долгого использования и хранения, при ее распечатке надлежит пускать в ход плотную бумагу формата А 4.
Важно помнить, что единого руководства по работе с личными карточками, кроме вышеуказанного постановления, не существует, посему, статья имеет прежде всего рекомендательный характер.
Общие сведения о форме Т-2 и тонкостях ее заполнения
На вопрос, кто заполняет и ведет формы Т-2, ответят Указания Госкомстата. Согласно им, личные карточки оформляет сотрудник кадровой службы, а когда штатное расписание подобную должность не включает, лицо, уполномоченное вести кадровое делопроизводство либо руководитель предприятия. Самому работнику запрещается вносить в свою личную карточку любые записи, исключение составляет личная подпись при трудоустройстве, кадровых перестановках или увольнении.
Форма Т-2 вмещает 11 блоков, разбитых по тематике и размещенных на 4 страницах. Для более наглядного осмысления структуры и понимания особенностей заполнения, предлагаем ознакомиться с бланком. (ссылка на скачивание бланка)
Законом не регламентированы сроки формирования карточки Т-2 и наилучшим вариантом будет включить этот пункт в набор стандартных операций по оформлению нового сотрудника. Это обусловлено правилом: запись в трудовой книжке работника непременно дублируется аналогичной записью в его личной карточке. Материалы в форму Т-2 вносят, основываясь на типичном перечне документов:
- приказ о приеме на работу
- трудовой договор
- трудовая книжка
- СНИЛС
- документы об образовании, повышении квалификации
- документы воинского учета (для военнообязанных лиц)
Некоторые профессии и виды работ имеют своеобразную специфику, в подобных ситуациях могут пригодиться дополнительные бумаги. Работодатель вправе затребовать их у кандидата, если это не противоречит действующему законодательству.
Ультимативный запрос предоставить свидетельство о присвоении ИНН, характеристику с прежнего места работы или справку о составе семьи может быть признан незаконным. Требовать сторонние документы, вопреки действующему трудовому законодательству РФ запрещается.
Заполняем личную карточку правильно по разделам
На первых двух страницах формы Т-2 расположен ряд полей для различных кодов, которые подлежат заполнению. Что писать? Необходимая информация содержится в ряде классификаторов. Подчеркнем, что специалист кадровой сферы обязан иметь доступ к ним, нельзя требовать никакие коды с человека, оформляющегося на работу. Учет кадров в организации строится преимущественно на использовании специализированных компьютерных программ, например, 1С, в которые встроены все эти классификаторы и, конечно, это существенно упрощает кадровику задачу, ему остается лишь внести данные, предназначенные для кодирования, в соответствующие поля и выбрать из предложенного списка подходящий код.
Наименование организации записывается в шапке формы без сокращений, дату составления личной карточки принято записывать в стандартизированном виде (например, 13.01.2014).
Табельный номер обязательно закрепляется за каждым принимаемым сотрудником, это полезно для организации табельного учета и идентификации.
Принимая работника по внутреннему совместительству, не забываем присвоить ему уникальный табельный номер и обязательно формируем другую личную карточку. Такой сотрудник в итоге обладает двумя уникальными табельными номерами и карточками одновременно.
Информация об индивидуальном номере налогоплательщика вписывается, основываясь на свидетельстве о присвоении ИНН, которое предоставляет принимаемый работник. Если свидетельства нет на руках, соответствующее поле остается пустым.
Законодательство обязует, работника при подписании трудового договора предоставить свидетельство государственного пенсионного страхования, по аналогии с ИНН заносим в форму номер СНИЛС. Если работник оформляется впервые, свидетельства у него на руках не будет и работодателю вменяется в обязанность оформить ему СНИЛС, в этом случае поле оставляем пустым, запись будет внесена после получения свидетельства.
Наличие графы "Алфавит" удобно для хранения и учета личных карточек. Здесь фиксируется первая буква фамилии принимаемого работника
Следующее поле – «Характер работы», здесь указывается, принят работник постоянно или временно. Соответственно графа «Вид работы» предназначена для сведений о том, является ли работа основной или сотрудник совмещает ее.
В последнюю графу вписываем «мужской» или «женский» соответственно.
Раздел 1 Общие сведения
Заполнение этого блока карточки начинаем с указания реквизитов трудового договора, пишем его номер и дату заключения в привычном уже формате, как в примере выше.
ФИО работника должны быть записаны разборчиво и без сокращений, при этом рекомендуется начинать вести запись максимально левее, на случай внесения изменений. Так, если работница в дальнейшем выйдет замуж и возьмет фамилию супруга, этот факт непременно отразится в ее личной карточке.
В пункте «Дата рождения» число и год рождения обозначаем арабскими цифрами, месяц записывается словом без сокращений (23 апреля 1985 г). Дата дублируется в кодовом поле в традиционном формате дд/мм/гггг.
«Место рождения» переписываем из документа, удостоверяющего личность, указывая тип административно-территориальной единицы разрешено пользоваться общепринятыми сокращениями.
Поле «гражданство» кадровик заполняет также, основываясь на данных из паспорта.
Сведения о знании иностранных языков обычно записываются непосредственно со слов работника или же на основании результатов тестирования, если оно предусмотрено для приема на должность. Здесь же уточняется степень владения языком с использованием стандартных формулировок.
В личной карточке отражают знание языков иностранных лишь по отношению к русскому. Например, знание языков татарских, удмуртских и иных народностей не указывается.
Уровень своего образования работник подтверждает предоставлением соответствующих документов, дипломов и аттестатов. Основные параметры переносятся в следующий пункт карточки.
Записи о неполном (незаконченном) образовании нельзя вносить, основываясь на студенческом билете, зачетной книжке или честном слове работника. Такая запись производятся только при предоставлении им справки или диплома образовательного учреждения.
Запись «неполное высшее» вносится, если работник прошел большую часть курса обучения в ВУЗе или прошел полностью, но не защитил диплом или не был сдан государственный экзамен.
Если работник, обучаясь в ВУЗе, не окончил и половины курса обучения, в пункте 6 будет значиться «среднее (полное) общее».
Наименование образовательного учреждения желательно указывать полностью, но, если оно слишком длинное, допустимо использовать сокращения. В этом поле также указывается наименование предоставленного документа об образовании, его серия и номер, год завершения образования, квалификация и специальность. В пункте 6 содержится и информация о послевузовской подготовке.
Записи о профессии принято вносить, исходя из опыта работы, отраженного в трудовой книжке, штатного расписания и слов работника.
Сведения о стаже рассчитываются прежде всего основываясь на записях в трудовой книжке. Когда сотрудник принимается на первую свою работу, в приведенных строках прописываются нули.
Запись о так называемом семейном положении делается на основании штампа в паспорте, свидетельства о браке, разводе, предоставленных работником.
Важно! Поле «состояние в браке» заполняем только с использованием формулировок ОКИН, формулировки «холост», «замужем», "женат", "в разводе" и пр. шедевры народной словесности недопустимы.
Следующий пункт первого раздела – «Состав семьи», перечислять здесь всех известных родственников, нет необходимости, достаточно указать ближайших: мать, отца, жену, мужа, дочь, сына, родных братьев, сестер. Работник сообщает эти данные, основываясь на том, кто из родственников проживает с ним вместе или находится на иждивении.
Паспортные данные переносим внимательно, строго в соответствии с документом работника. Адрес места жительства по паспорту переносится из штампа о регистрации. Фактический адрес необходимо указывать, только когда он не идентичен прописке, эти данные могут понадобиться работодателю в случае, например, прогула или если работник не придет в день увольнения за трудовой книжкой. Не забываем записывать номера телефонов.
Раздел 2 Сведения о воинском учете
При оформлении блока о ВУ используется одна из двух разновидностей документов: лица в запасе предоставляют военный билет, а призывники приносят удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Всю необходимую информацию можно обнаружить в соответствующих пунктах вышеуказанных документов.
Бывает, что категория годности вообще не прописана, не пугаемся, по умолчанию ставим «А». Пункт 7 не забываем заполнять простым карандашом, это понадобится в дальнейшем. А при занесении отметки в 8 пункт помним, что гражданин подлежит снятию с учета как по достижению максимального возраста, так и по состоянию здоровья.
На второй странице внизу формы работник расписывается, проверив предварительно правильность записанных данных, там же предусмотрено поле, где расписывается после проверки внесенного кадровик.
Раздел 3 Прием на работу и переводы на другую работу
Этот блок традиционно повторяет написанное в трудовой книжке, открываться таблица будет записью о приеме, тут вписываем должность, размер оклада, реквизиты приказа. Далее вносим последовательно переводы, если были таковые. Важный момент – знакомим сотрудника с отображенными здесь записями, ведь под каждой из них ему необходимо расписаться.
Раздел 4 «Аттестация»
Многие предприятия проводят для своих работников аттестацию, для этого собирают комиссию, результатом работы которой является некий протокол. Сведения о таком протоколе и пишут в этой части формы Т-2.
Нет нужды расписывать здесь рекомендации аттестационной комиссии вроде перевода на более подходящую должность или необходимости повысить квалификацию. Пишем только непосредственно ее решение.
Разделы 5 - 6 «Повышение квалификации», «Профессиональная переподготовка»
Здесь возможно два варианта:
- сотрудник проходит повышение квалификации до трудоустройства и приносит соответствующие документы;
- сотрудник проходит курсы непосредственно в своей фирме, тогда кадровый работник воспользуется данными отдела подготовки кадров.
Все даты указываются в типичном формате, характерном для предыдущих разделов. Особых вопросов при заполнении этих блоков обычно не возникает. Если работник не повышал квалификацию и переподготовку не проходил, то соответственно, разделы остаются незаполненными.
Раздел 7 «Награды»
Как видно из названия, сюда вписываются все виды поощрений, которых удостоился работник в процессе своего труда в рамках организации. В целом информация этого раздела идентична аналогичному разделу трудовой книжки. Можно пользоваться общепринятыми сокращениями, если это не искажает общей сути.
Раздел 8 «Отпуск»
Этот блок отражает все виды отпуска, какие работник использовал когда-либо: ежегодный, учебный, без содержания, по уходу за ребенком. Следует записывать сведения о длительности отпуска, начальные и конечные его даты, период, за который отпуск предоставляли и, разумеется, реквизиты соответствующего приказа.
На своем карьерном пути, уходит в отпуск сотрудник неоднократно. Закономерно, что свободные поля однажды закончатся. Не теряемся, а просто распечатываем дополнительную страничку, содержащую продолжение таблицы.
Раздел 9 «Социальные льготы»
Здесь работодатель указывает информацию о льготах, которые предоставляет конкретному работнику, а также данные о документах, дающих возможность получить ту или иную привилегию.
Раздел 10 «Дополнительные сведения»
Практика показывает, что этот раздел редко заполняется, но при желании и их наличии сюда вписывают данные об:
- инвалидности
- обучении работника
- загранпаспорте
- если работник имеет детей инвалидов, можно отобразить здесь и этот факт.
Раздел 11 Основание прекращения трудового договора (увольнения)
Заключительный пункт формы Т-2 краток и лаконичен, здесь располагается место записи об увольнении, формулировка притом в точности переписывается из приказа об увольнении, та же запись будет обозначена в трудовой книжке. По аналогии со второй страницей формы в этом пункте расписывается кадровый работник и сам сотрудник
Хранение и учет личных карточек по форме Т-2
Форма Т-2 – бумага длительного «срока годности», карточки предписано хранить 75 лет, а значит стоит заранее позаботиться об их целостности, в частности, использовать для печати плотную бумагу надлежащего качества. Строгих норм учета не существует, карточки в своем обыкновении хранят в запираемых шкафах в отеле кадров либо в кабинете у руководителя организации, будучи расставленными в алфавитном порядке. Подробнее этот вопрос рассмотрен в следующем видео
Личные карточки уже уволенных сотрудников по прошествии определенного времени отправляются в архивы.
Частые вопросы
Как мы убедились, личная карточка Т-2 хоть и объемный, но довольно простой в заполнении документ. Однако вопросы все равно возникают, о них и поговорим в заключение.
Частенько возникают ситуации, когда некоторые поля остаются пустыми по разным причинам. Не стоит в этом случае ставить в них прочерки и тем более удалять. Форма Т-2 регламентирована законодательством, поэтому никакие разделы из нее удалять нельзя. А вот новые реквизиты внести при необходимости можно.
Любое изменение унифицированной формы следует сопроводить соответствующим приказом, подписанным руководством
Работники кадрового дела тоже люди и допускают ошибки. Обнаружив в личной карточке неточность или ошибку, рекомендуется аккуратно одной чертой зачеркнуть, а сверху вписать информацию верную. При этом работник отдела кадров должен заверить исправленное своей подписью и ознакомить под подпись же сотрудника, чтобы в будущем у него не возникло вопросов.
Аналогично поступаем, когда сотрудник меняет фамилию, например. Старые данные аккуратно зачеркиваются, записывается актуальная информация, обязательно упоминаем здесь документ, являющий собой основание для такого исправления.
www.finanbi.ru