Хранение договоров в организации: нормативная база, сроки. Срок хранения договоров гпх с физическим лицом
Срок хранения гражданско-правового договора | Статьи
Ведение и хранение документации является важной частью работы каждой организации. Документы фиксируют абсолютно всю деятельность учреждения – начиная от его образования и заканчивая договорами с техническими мастерами со стороны, проводящими ремонтные работы.
В данной статье будет рассказано о сроках хранения гражданско-правовых договоров. После прочтения вы узнаете:
- сколько нужно хранить ГПД;
- как и где нужно хранить ГПД;
- кто отвечает за хранение ГПД.
Где организация должна хранить кадровые документы
Сколько нужно хранить гражданско-правовой договор
Согласно данным общероссийской классификации документов гражданско-правовой договор (как и другие виды договоров) является организационно-распорядительным актом. Сроки хранения таких документов делятся на три основных вида:
- временные менее 10 лет;
- временные более 10 лет;
- постоянные.
Как хранить документы в кадровой службе
Трудовое законодательство обязывает организации хранить документы, которые образуются во время её деятельности согласно пункту 1 статьи 17 Закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ. Разбор документов на постоянное и временное хранение проводится ежегодно. В процесс разбора входит анализ фактического содержания документа, оценка научной и практической ценности, а также соответствие с данными о видах документов и продолжительности их хранения. Такие данные находятся в соответствующих нормативных актах (в частности, в Перечне типовых документов, утверждённом приказом Министерства Культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558). Минимальный срок хранения гражданско-правового договора – 5 лет. В остальных ситуациях длительность срока определяется соответствующими документами в организации. Сроки хранения не зависят от того, в каком виде представлен документ – в письменном или электронном.
Когда трудовой договор можно изменить в одностороннем порядке?
Читайте по теме в электронном журнале
Где и как нужно хранить гражданско-правовой договор
По данным нормативных актов по архивному делу существует несколько категорий организаций:
- организации, деятельность которых образует документы Национального архивного фонда;
- организации, деятельность которых не образует документы Национального архивного фонда.
Какие кадровые документы должна хранить организация
Решение об определении организации к конкретной категории выносится государственным архивом (на территории комплектования которого находится организация) на основании экспертизы ценности документов. Организации, относящиеся к первой категории, хранят всю свою документацию в государственном архиве. Организации, относящиеся ко второй категории, хранят всю свою документацию в своих ведомственных архивах и/или архивных подразделениях. По истечению сроков хранения, указанных в Перечне типовых документов, после повторной экспертизы ценности документы либо остаются в архиве (в случае, если обнаружилась ценность документа), либо уничтожаются (если документ не актуален) и тогда оформляется акт списания документа. Все требования к хранению документов определяются Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Это касается всех типов документов, включая гражданско-правовой договор.
Опломбируем кадровые документы
Кто отвечает за хранение гражданско-правовых договоров
В зависимости от категории организации, ответственным за хранение гражданско-правовых документов может быть работник архивного фонда Российской Федерации (согласно Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов, установленным приказом Министерства Культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19) – в случае, если документация (в том числе и гражданско-правовые договоры) направлена на хранение в государственный архив. Если вся документация остаётся храниться в ведомственных архивах организации, её хранением занимается назначенный специальным приказом руководителя сотрудник (можно даже по совместительству), однако в большинстве случаев этим занимается работник бухгалтерской службы или архивариус. В архивах хранится экземпляр гражданско-правового договора, принадлежащий работодателю. Экземпляр гражданско-правового договора сотрудника хранится у него лично.
Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами
www.kdelo.ru
Срок хранения договоров ГПХ
Вопрос-ответ по теме
Вопрос
К уже сформированному за № 514821. Дело в том, что к нам обратился гражданин, направленный к нам пенсионным фондом. Гражданин этот никогда не состоял в штате нашего учреждения и примерно раз в год выполнял небольшую работу по договору ГПХ. Договора ГПХ с физическими лицами у нас хранятся вместе с документами, для которых установлен срок хранения 5 лет, за этот период мы и нашли данные об этом гражданине. Но сведения за этот период уже есть у ПФ. Мы никогда не предоставляли в ПФ сведения за период с 2000 г. Отсюда и родились вопросы: может мы неправильно ведем учет по договорам ГПХ и нужно вести лицевые счета по каждому физ.лицу, с которым заключен договор? Или договора ГПХ нужно сшивать в отдельную папку и хранить вместе с лицевыми счетами сотрудников 75 лет? И должны ли мы предоставлять в отдел по назначению пенсий сведения по договорам ГПХ, если они уже были предоставлены во время отчета в ПФ?
Ответ
сообщаем следующее: ГПД должны храниться в организации не менее 5 лет.
В течение 75 лет хранятся Личные карточки.
Личные карточки оформляются только на сотрудников, принятых по трудовым договорам.
Следовательно, ГПД не должны храниться 75 лет.
Вы должны подавать сведения по ГПД в форме РСВ-1 ПФР.
Что касается сведений, предоставляемых в отдел по назначению пенсий.
При достижении сотрудником пенсионного возраста организация должна сдать о нем индивидуальные сведения персонифицированного учета в территориальное отделение ПФ РФ.
Такую отчетность в ПФ РФ нужно подавать, в том числе, и на сотрудников, которые работают в организации по ГПД.
Обоснование
www.budgetnik.ru
|
Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (ст. 420 ГК РФ). Работодатель вправе заключать с гражданами как трудовые (ст. 56 ТК РФ), так и гражданско-правовые договоры. Так, для выполнения разовых работ, не предусмотренных трудовыми функциями штатных сотрудников организации, используются гражданско-правовые договоры. В соответствии со ст. 11 ТК РФ нормы трудового законодательства не относятся к гражданам, с которыми заключен гражданско-правовой договор, в частности на исполнителей по гражданско-правовым договорам не распространяются социальные гарантии, предусмотренные ТК РФ (например, право на выплату пособия по временной нетрудоспособности, предоставление оплачиваемого отпуска). Сторонами трудового договора являются, работник и работодатель, гражданско-правовой договор заключается между заказчиком и исполнителем (подрядчиком), при этом исполнитель самостоятельно определяет способы выполнения задания заказчика, так как правила трудового распорядка на него не распространяются. Статьей 161 ГК РФ установлено, что гражданско-правовой договор между юридическим лицом и гражданином заключается в письменной форме. При этом условия выполнения работ (оказания услуг) определяются сторонами самостоятельно. Согласно п. 21 ст. 255 НК РФ расходы на оплату работникам, не состоящим в штате организации-налогоплательщика, выполнения работ по заключенным договорам гражданско-правового характера (в том числе договорам подряда) включаются в расходы на оплату труда, учитываемые при исчислении налога на прибыль. Исключением является оплата труда по договорам гражданско-правового характера, заключенным с индивидуальными предпринимателями. Таким образом, заключение гражданско-правового договора регулируется Гражданским кодексом РФ, следовательно, такие договоры не относятся к кадровому делопроизводству. И на практике заключением такого договора, как правило, занимается юридический отдел. Также отметим, что бухгалтерия организации, производит оплату вознаграждения работникам, не состоящим в штате организации-налогоплательщика, на основании заключенного договора гражданско-правового характера, а также акта выполненных работ. Следовательно, отдел бухгалтерии также заинтересованы в хранении данного договора. Таким образом, можно сказать, что порядок документооборота каждая организация разрабатывает самостоятельно. При этом, по нашему мнению, т.к. гражданско-правовые договоры не относятся к кадровому делопроизводству, то составлять текст договора ГПХ, отслеживать его оплату, а также хранить оригиналы данных договоров должны ответственные работники юридического отдела (если в организации хранение оригиналов действующих договоров не возложено на бухгалтерию), а копии данных договоров должны храниться в бухгалтерии. Что касается срока хранения. Сроки, в течение которых нужно хранить документы, образующиеся в процессе деятельности, указаны в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Согласно ст. 436 данного Перечня, общий срок хранения любых договоров, если иное не указано в отдельных статьях Перечня, - не менее 5 лет после истечения срока действия договора. При этом в Перечне отдельно поименованы договоры подряда с юридическими лицами (статья 440), тогда как аналогичные договоры с физическими лицами не упоминаются. С учетом изложенного, на наш взгляд, договоры подряда, должны храниться по правилам ст. 436 Перечня, то есть не менее 5 лет после истечения срока действия договора. Подробности в материалах Системы:
Случаи заключения гражданско-правового договора Организация может заключить с гражданином как трудовой, так и гражданско-правовой договор на выполнение работ или оказание услуг. Гражданско-правовые договоры заключаются на выполнение разовых работ, для которых нецелесообразно принимать сотрудника по трудовому договору. Это, например, ремонт офиса, компьютеризация отдела, перевод иностранной документации и т. п. Такие договоры регулируются гражданским законодательством. Их нельзя использовать для оформления штатных сотрудников, которые будут выполнять определенную трудовую функцию (ст. 11 ТК РФ). Виды гражданско-правовых договоров К гражданско-правовым договорам на выполнение работ (оказание услуг), в частности, относятся: Имейте в виду, что можно заключить договор как предусмотренный, так и не предусмотренный гражданским законодательством (п. 2 ст. 421 ГК РФ). Поэтому в указанную группу гражданско-правовых договоров могут быть отнесены и другие соглашения с гражданами, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг). Отличия гражданско-правового договора от трудового При заключении гражданско-правового договора необходимо учесть такие особенности. 1. Трудовые отношения предполагают выполнение сотрудником работ по определенной специальности, квалификации или должности (ст. 15 ТК РФ). Работы выполняются на протяжении всего срока действия трудового договора. В отличие от трудового договора для гражданско-правового соглашения важен не процесс работы, а ее результат, который исполнитель обязан сдать организации. Как правило, если работы (услуги) выполнены и приняты, то обязательства человека перед организацией по ним прекращаются (п. 1 ст. 408 ГК РФ). Наличие такого критерия, отличающего трудовой договор от гражданско-правового, подтверждает и арбитражная практика (см., например, п. 2.2 определения Конституционного суда РФ от 19 мая 2009 г. № 597-О-О, постановления ФАС Северо-Западного округа от 24 ноября 2008 г. № А42-7515/2007, Восточно-Сибирского округа от 27 августа 2008 г. № А19-17965/07-20-Ф02-4147/08, от 24 апреля 2008 г. № А33-8071/07-Ф02-1640/08, от 15 ноября 2007 г. № А33-11278/06-Ф02-8537/07, Уральского округа от 18 августа 2008 г. № Ф09-5783/08-С2, Волго-Вятского округа от 3 марта 2008 г. № А31-1340/2007-15, Московского округа от 26 ноября 2007 г. № КА-А40/11940-07, от 28 сентября 2006 г. № КА-А40/7292-06, Западно-Сибирского округа от 7 мая 2007 г. № Ф04-2632/2007(33808-А70-25). Совет редактора: в гражданско-правовом договоре на выполнение работ (оказание услуг) пропишите объем выполняемых работ. Например, не пишите, что человека берут водителем, укажите лишь его задачу: доставка груза по установленному маршруту. В гражданско-правовом договоре не указывайте, что гражданин приглашен на определенную должность. Любые ссылки на штатное расписание, тарифно-квалификационные характеристики работы, на конкретную профессию и специальность сотрудника могут быть основанием для признания такого договора трудовым (см., например, п. 2.2 определения Конституционного суда РФ от 19 мая 2009 г. № 597-О-О, постановление ФАС Северо-Западного округа от 27 августа 2002 г. № А05-4374/02-275/18). 2. Гражданско-правовой договор не может предусматривать обязанности человека подчиняться Правилам трудового распорядка или каким-либо другим локальным нормативным актам организации: приказам, распоряжениям руководителя организации (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 5 апреля 2005 г. № 21-08/22742, постановления ФАС Московского округа от 19 июня 2009 г. № КА-А40/5330-09, Северо-Западного округа от 17 июня 2009 г. № А26-6637/2008, от 24 ноября 2008 г. № А42-7515/2007, от 1 ноября 2008 г. № А13-4592/2007, Поволжского округа от 7 мая 2009 г. № А55-14163/2008, Восточно-Сибирского округа от 3 сентября 2008 г. № А33-3511/08-Ф02-4255/08, от 27 августа 2008 г. № А19-17965/07-20-Ф02-4147/08, от 15 ноября 2007 г. № А33-11278/06-Ф02-8537/07, Уральского округа от 18 августа 2008 г. № Ф09-5783/08-С2, Волго-Вятского округа от 31 июля 2008 г. № А43-30938/2007-6-1019, от 3 марта 2008 г. № А31-1340/2007-15). 3. Гражданско-правовой договор не может предусматривать выплату вознаграждения за сам труд исполнителя. Оплачивается лишь определенный результат. Труд исполнителя, который не привел к достижению установленного гражданско-правовым договором на выполнение работ или оказание услуг результата, организация может не оплачивать (см., например, постановления ФАС Волго-Вятского округа от 8 июля 2009 г. № А11-1893/2008-К2-21/93, Восточно-Сибирского округа от 3 сентября 2008 г. № А33-3511/08-Ф02-4255/08, от 24 апреля 2008 г. № А33-8071/07-Ф02-1640/08, от 11 июля 2006 г. № А33-19664/05-Ф02-2961/06-С1, Уральского округа от 18 августа 2008 г. № Ф09-5783/08-С2, Северо-Западного округа от 10 октября 2005 г. № А13-4118/2005-11). Совет редактора: в гражданско-правовой договор не включайте условие о повременной оплате работ. Предусмотрите в нем сдельную оплату, то есть оплату за выполненную работу. Иначе гражданско-правовой договор может быть переквалифицирован в трудовой (см., например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 1 апреля 2003 г. № А33-2391/02-С3а-Ф02-792/03-С1). Так, например, в гражданско-правовом договоре не пишите, что деньги выплачиваются за 8 часов работы гражданина. Вместо этого укажите, какие конкретно работы (услуги) он должен выполнить, чтобы получить ту или иную сумму. 4. На граждан, работающих по гражданско-правовым договорам, не распространяются социальные гарантии, предусмотренные Трудовым кодексом РФ (право на оплачиваемый отпуск, выплату больничных и т. п.) (см., например, п. 2.2 определения Конституционного суда РФ от 19 мая 2009 г. № 597-О-О, постановления ФАС Поволжского округа от 29 января 2009 г. № А49-18/08, от 18 марта 2008 г. № А55-11216/07, Уральского округа от 6 октября 2008 г. № Ф09-7106/08-С2, от 18 августа 2008 г. № Ф09-5783/08-С2, Восточно-Сибирского округа от 3 сентября 2008 г. № А33-3511/08-Ф02-4255/08, от 15 ноября 2007 г. № А33-11278/06-Ф02-8537/07, Московского округа от 28 августа 2008 г. № КА-А40/7019-08, Волго-Вятского округа от 3 марта 2008 г. № А31-1340/2007-15). 5. Факт выполнения работ (оказания услуг) по гражданско-правовым договорам должен быть подтвержден документально. Например, актом или другим документом, удостоверяющим приемку (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 июня 2009 г. № А26-6637/2008). Совет редактора: если исполнитель получает вознаграждение регулярно, вместо одного долгосрочного гражданско-правового договора заключайте ежемесячно отдельные договоры или предусмотрите авансовую систему расчетов. В гражданско-правовом договоре не предусматривайте регулярных ежемесячных выплат. Иначе его могут признать трудовым (письмо Минфина России от 11 февраля 2005 г. № 03-05-02-04/25). 6. Определяя содержание гражданско-правового договора, руководствуйтесь главами 37 и 39 Гражданского кодекса РФ, а не статьей 57 Трудового кодекса РФ. Поэтому в текст договора не включайте термины трудового права. Вместо слов «работодатель» и «работник» используйте слова «заказчик» и «исполнитель» или «подрядчик». Слово «зарплата» следует заменить понятием «вознаграждение». Не используйте такие термины, как «рабочее время», «время отдыха», «отпуск» и т. п. Сравнение трудового и гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг), заключенного с гражданином, см. в таблице. Нина Ковязина заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
Порядок работы с документами Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы документооборота, как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации. При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Нина Ковязина заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения II. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения
|
||||||
www.kdelo.ru
Хранение договоров в организации: нормативная база, сроки
Хранение договоров связано с определенными проблемами. В частности, в некоторых случаях очень сложно определить, к какому именно типу отнести данный конкретный документ, сколько его хранить, в каких условиях, как уничтожать и так далее. Все указанные факторы регулируются законодательством, но из-за того, что один и тот же договор в разной ситуации может потребовать различных сроков хранения, часто возникают всевозможные проблемы, неоднозначные толкования и так далее. Разобраться во всем этом просто необходимо, хотя это и может быть сложно. Нужно понимать, что в случае невыполнения требований законодательства в такой сфере, как хранение договоров в архиве, делопроизводство может быть не только не эффективным, но и опасным с точки зрения возможного наказания или штрафа.
Зачем хранить?
Договора обязаны постоянно быть в наличии не только на момент их действия, но и после этого. Возможно, потребуется некая информация, которая в этих документах отражена, некие данные, которые затребует руководство и так далее. Многие спорные ситуации, которые обычно состоят в том, что та или иная сторона недобросовестно подходит к выполнению своих обязательств, могут быть решены при помощи договора как во внесудебном порядке, так и официально, в суде. Также следует учитывать возможность проведения проверок определенных периодов, которые будут осуществляться государственными органами контроля. Они также могут затребовать документацию за конкретный период, и если хранение договоров в организации, срок их уничтожения и другие подобные функции выполняются неправильно, то могут быть наложены очень значительные штрафы. Естественно, первым делом будет виновато руководство, однако после того как ситуация стабилизируется, начальник обязательно вспомнит, по чьей вине у него возникли проблемы на ровном месте. То есть договора и любые другие документы должны храниться строго оговоренный срок. Во многих компаниях вообще предпочитают регулярно расширять архив и вообще ничего не уничтожать во избежание возможных неприятностей, чем ошибиться и потом разгребать последствия.
Законодательство
Хранение договоров в организации закон описывает достаточно четко, если не учитывать тот факт, что не всегда можно правильно оценить тот или иной документ. В целом непосредственно для договоров отдельного закона нет, они указаны в общем перечне типовых архивных документов (или управленческих архивных документов), которые образуются в процессе функционирования, организаций, государственных учреждений, органов местного управления и так далее. Оба варианта списков как с управленческими, так и с обычными документами, утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Тот вид, который касается управленческих документов, имеет номер 558 от 25.08.2010 года, а второй тип - № 1182 от 31.07.2007 года. Изучить эти документы крайне рекомендуется, однако лучше всего в процессе изучения выделить для себя именно те бумаги, которые используются в конкретном учреждении и относятся к определенной зоне ответственности. В перечнях слишком много информации, чтобы запомнить ее всю, но если определить, какая документация к чему относится и сколько хранится, скорее всего, хранение договоров станет намного проще и легче. Во многих случаях все используемые бумаги подпадают под 3-4 пункта, детально изучить которые уже не так сложно.
Разные типы
Используется две основные системы разделения договоров для их сохранения. Так, наименее распространенной системой является привязка к сроку хранения. Выделяют краткосрочное, долгосрочное и постоянное хранение. Первый вариант подразумевает наличие договора на протяжении срока до 10 лет. Второй — свыше 10 лет. Постоянный чаще всего используется только тогда, когда уничтожать документ вообще нельзя. Эта система не очень удобна. Хранение договоров в архиве, сроки по которым определяются подобным образом, чаще приводит к путанице и ошибками, чем реально помогает правильно поставить процесс делопроизводства. Потому более распространенной системой является привязка к типу договора. У большинства предприятий они бывают трех основных разновидностей: профильные, хозяйственные и трудовые. Первые и вторые по большей части схожи, да и хранятся они обычно только пять лет. Следует понимать, что под профильными подразумеваются все договоры и вообще документы, которые напрямую касаются основной сферы деятельности данной организации. Третий, трудовой тип договоров, во многих случаях также хранится только 5 лет, однако в определенной ситуации этот срок может существенно увеличиваться. К примеру, если не существует лицевого счета, то такой трудовой договор придется хранить на протяжении целых 75 лет, что не очень удобно. Фактически, если не особенно вдаваться в проблему, то можно условно ограничить срок хранения в 5 лет и больше не вспоминать о проблеме. Но вот в такой ситуации высока вероятность пропустить некоторые факторы, которые могут увеличить период, на протяжении которого хранение договоров подобного формата должно осуществляться обязательно, и вот тогда точно можно заработать штраф или другие неприятности, избежать которых пытается любой здравомыслящий человек.
Передача в архив
Процедура передачи на хранение договоров в архиве, сроки которых уже истекли, может отличаться в зависимости от предприятия. В некоторых случаях сотрудники просто сшивают документы между собой и кладут в темный уголок, который и считается архивом. А вот у другой компании весь процесс может быть четко описан в нормативной документации, будет присутствовать отдельный человек, отвечающий за архив, или даже специальные номенклатуры, правила формирования подшивки, журнал регистрации и так далее. Оба варианта могут быть удобными, в зависимости от многих факторов. К примеру, первый вариант подойдет маленькой фирме со скромным оборотом. Там будет не так и много документов, которые всегда можно будет без проблем найти все в том же темном уголке. А вот вторая указанная ситуация уже подходит серьезным корпорациям, которые насчитывают великое множество сотрудников и просто обязаны как-то не утонуть в документообороте. Общим правилом, которым отличается хранение договоров в организации любой формы собственности, является время передачи в архив. Как правило, от сотрудников требуется отправлять документы не раньше определенного срока, вне зависимости от того, когда у них фактически закончилось время действия. И обычно подобная архивация происходит в начале года. То есть, даже если договор закончился в феврале, все равно придется ждать следующего года, чтобы положить его на хранение.
Уничтожение
Как уже сказано выше, уничтожать договора просто так нельзя. Сначала нужно убедиться, что действительно прошел нужный срок. Только тогда можно уничтожать этот документ. Но и данные действия зачастую могут быть опасны своими последствиями, из-за чего большинство сотрудников предпочитает совершать их только и исключительно с санкции руководства. Выглядит это так: сотрудник собирает выборку из всей документации, срок которой уже вышел или подходит к концу. Хранение договоров на предприятии желательно должно быть выстроено так, чтобы на эту процедуру выборки не уходило много времени. Потом, на основании полученного перечня, производится отчет руководству, документ подписывается, подшивается, и только тогда, когда все это сделано, начинает процесс прямого уничтожения договоров и других подобных бумаг. Хранение договоров в архиве на постоянной основе - не самое лучше решение, тем более что некоторые компании умудряются даже на этом немного заработать, отдавая их в макулатуру и так далее.
Пример системы учета и хранения
Чтобы лучше понимать все особенности и основные пункты деятельности, можно привести сравнительно простой пример организации делопроизводства по хранению документации. Так, есть некий сотрудник, обычно это кто-то из сотрудников бухгалтерии, который отвечает за хранение договоров с контрагентами или любых других подобных бумаг. У него имеется отдельная папка, где они все постоянно находятся, пока действуют. По мере того как договор закрывается, он перекладывается в другую папку. Удобно будет завести специальный реестр в электронной форме, где все указанные документы будут перечислены по порядку с указанием срока хранения. Но вначале этот срок следует определить. Лучше всего пробежать с папкой по всем отделам, которые в той или иной мере касаются договоров, чтобы лучше понимать их суть. По мере накопления опыта необходимость подобных действий исчезнет. Потом, когда точно понятно, что именно из себя представляет каждый из документов, проставляет конкретный срок его хранения. В некоторых случаях будет удобней указывать дату закрытия договора и, приплюсовывая к ней 5 лет (или больше), точно определять, когда именно бумаги можно будет уничтожать. Фактически даже в самом начале организации данного вопроса особой сложностью процедура не отличается, а при длительной работе она ещё будет все больше и больше упрощаться. Когда хранение договоров в организации, срок уничтожения которых уже утвержден, будет стандартизировано, на весь процесс будет уходить считаные минуты. И вот настал год, когда можно уничтожить те или иные документы. Они изымаются из папки, перепроверяются на предмет возможной ошибки и вместе с перечнем этих бумаг, подаются на рассмотрение руководителя. Он, в свою очередь, должен ещё раз проверить, действительно ли все так, как указано в списке, так как именно начальник останется виноватым в случае проблем. Если все правильно, руководитель подписывает разрешение на уничтожение и вот здесь каждый поступает по мере собственного разумения. Кто-то просто рвет и выбрасывает. Другие пользуются шредером. Третьи сдают на макулатуру, сжигают и так далее.
Когда начинается срок хранения
Это очень важный вопрос, так как именно с ним возникает множество ошибок. Хранение договоров на предприятии РБ или РФ в данном случае абсолютно одинаково и начинается в тот момент, когда начинается новый год, в котором конкретный документ больше не действует. К примеру, есть договор, который закончился в 15 июля 2010. Его нужно сохранять на протяжении 5 лет, однако уничтожать его можно не 15 июля 2015, а в начале 2016 года. То есть, отчет пошел с 01.01.2011, а не с седьмого месяца предыдущего года. Обычно, с целью вообще минимизировать шанс на ошибку, к определенному ранее сроку добавляется 1 год. И только после того, как он пройдет, начинается процедура уничтожения.
Особенности хранения
В целом есть специальные рекомендации по тому, как именно должен выглядеть и работать архив. В идеале хранение договоров о материальной ответственности, расчетов с контрагентами, трудовых договоров и аналогичной подобной документации должно происходить в проветриваемом и сухом помещении. При этом сами бумаги располагаются на стеллажах (открытых или закрытых). Если они относятся к бланкам строгой отчетности или документам с грифом «коммерческая тайна», то должны присутствовать специальные сейфы. В принципе, никто этот момент не проверяет, ведь это именно рекомендации, соблюдать которые выгодно самому предприятию. Суть очень проста: если за саму систему хранения не штрафуют, то вот за отсутствие тех бумаг, которые обязаны быть, частенько наказывают. А если произойдет потоп, или документы будут уничтожены любым другим схожим образом, то виновато в этом будет только конкретное предприятие.
Ответственность и исполнители
Главную и основную ответственность относительно всего, что входит в хранение договоров, несет руководитель организации. Именно он при наличии проблем будет отвечать перед государством и испытывать на себе все возможные проблемы. Далее, следующим после него, обычно идет главный бухгалтер, юрист и тот сотрудник, который отвечает за сохранность документов. Но обычно все указанные лица наказываются уже руководителем в меру совершенных ими ошибок. Фактически в большей части относительно небольших организаций система контроля за договорами возлагается на бухгалтерию. А уже в этом отделе главный бухгалтер назначает или самостоятельно, или по общему голосованию, конкретное ответственное лицо. В ряде случаев этот человек получает небольшую прибавку к заработной плате, которая должна компенсировать дополнительный объем работ, но чаще всего, последний пункт просто игнорируют, упирая на отсутствие средств или других схожие факторы. В более редких случаях ответственным за сохранность документов вообще и договоров в частности, выступает юрист. Но это не очень удобно, ведь этот человек сможет отвечать только за договор, а с остальными бумагами он обычно знаком только поверхностно. Удобней всего, когда есть отдельный человек, который занимается именно этой проблемой. Он будет максимально точен и не совершит мелких неприятных ошибок, как это могут сделать другие сотрудники.
Итог
Хранение договоров в организации осуществляется по принципу полного соблюдения всех норм закона. Это обязательное условие, которое может отвести от предприятия все проблемы. При этом мелкие нюансы, внутренние нормативы, реестры и сопутствующая документация могут отличаться от фирмы к фирме. Главным ответственным лицом считается начальник, однако он может передоверить этот момент другому лицу. Это облегчит работу руководства, но не снимет с него всей глубины ответственности за возможные ошибки. То есть тот сотрудник, которому доверяется работать с архивной документацией, должен быть максимально ответственным и четко понимать свои функции, получая за это реальные деньги, а не устные благодарности, как это обычно бывает при повышении нагрузки без ее компенсации при помощи дополнительных средств к зарплате.
fb.ru
Договор гпх на какой срок можно заключить
Гражданско-правовой договор.
Понятие гражданско-правового договора определяется согласно статье 420 ГК РФ и подразумевает соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
Условия такого договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами (ст.
421 ГК РФ).
1. Договор подряда (Глава 37 Гражданского кодекса РФ):
изготовление, переработка, обработка вещи подрядчиком, другая работа с передачей ее результата Заказчику. Стороны договора: “Подрядчик” и “Заказчик”.Договор регламентирует достижение и передачу результата труда Заказчику.
2. Договор поручения (Глава 49 Гражданского кодекса РФ):
совершение поверенным от имени и за счет доверителя определенных юридических действий. Стороны договора: “Поверенный” и “Доверитель”. Договор регламентирует достижение и передачу результата труда Поверенным Доверителю.
3. Договор возмездного оказания услуг (Глава 39 Гражданского кодекса РФ):
оказание услуг, совершение определенного действия, осуществление совершенно определенной деятельности.Стороны договора: “Исполнитель” и “Заказчик”. Договор регламентирует достижение и передачу результата труда Заказчику.
Эти гражданско-правовые договора нужно отличать от:
4. Трудовой договор (Главы 10-13 Трудового кодекса РФ):
Работник выполняет любую порученную ему работу по определенной специальности, квалификации или должности на постоянной основе без определения границ по времени или по объёму работ. Стороны договора: “Работник” и “Работодатель”.Договор регламентирует процесс труда, процесс выполнения работ и оказания услуг.
Выполнение работы по трудовому договору предполагает включение работника в производственную деятельность общества. Кроме того, трудовой договор предусматривает подчинение работника внутреннему трудовому распорядку, его составным элементом является выполнение в процессе труда распоряжений работодателя, за ненадлежащее выполнение которых работник может нести дисциплинарную ответственность. Согласно трудовому договору работник осуществляет выполнение работ определенного рода, а не разового задания заказчика. При исполнении трудовой функции по трудовому договору работнику предоставляются социальные гарантии и компенсации (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 11 июля 2006 г. № А33-19664/05-Ф02-2961/06-С1 по делу № А33-19664/05).
В процессе исполнения договоров гражданско-правового характера следует вести учет объемов работ (услуг), времени их выполнения (оказания). Промежуточный и (или) окончательный результат работы (услуги) необходимо определять в двустороннем акте, исходя из установленной договором формы учета (перемещенный вес, затраченное время на оказание услуги, реализованное количество товара и т.п.). Расчеты по указанным договорам должны производиться исходя из результатов, отраженных в двустороннем акте. Здесь необходимо помнить, что если в судебном порядке будет установлено, что договором гражданско-правового характера фактически регулируются трудовые отношения между работником и работодателем, то к таким отношениям применяются положения трудового законодательства (ст. 11 ТК РФ) и соответствующая инспекция взыщет недоимки сполна. Контролировать эти вещи может и прокуратура.
Рассмотрим поточнее различия этих договоров.
Предмет договора.
1. Договор регламентирует достижение и передачу результата труда Заказчику
2. Договор регламентирует достижение и передачу результата труда Доверителю.
3. Договор регламентирует достижение и передачу результата труда Заказчику.
4. Договор регламентирует процесс труда, процесс выполнения работ и оказания услуг.
Характер выполняемой работы.
1. Изготовление, переработка, обработка вещи подрядчиком, другая работа с передачей ее результата Заказчику.
2. Совершение поверенным от имени и за счет доверителя определенных юридических действий.
3. Оказание услуг, совершение определенного действия, осуществление определенной деятельности.
4. Работник выполняет любую порученную ему работу по определенной специальности, квалификации или должности.
Соотношение прав и обязанностей сторон.
1. Права и обязанности Заказчика и Подрядчика определяются соглашением (договором).
2. Права и обязанности Поверенного и Доверителя определяются соглашением (договором).
3. Права и обязанности Заказчика и Исполнителя определяются соглашением (договором).
4. Подчинение Работника и Работодателя (в лице администрации организации) правилам внутреннего трудового распорядка.
Расчеты по договорам.
1. Оплата производится по результатам выполненной работы, как правило, после подписания акта сдачи-приемки выполненных работ.
2. Вознаграждение может быть предусмотрено или не предусмотрено в договоре.
3. Срок и порядок оплаты услуг Исполнителя определяются соглашением (договором).
4. Оплата производится не по результатам работы, а за ее процесс в виде регулярных выплат, обусловленных наступлением очередного срока платежа. Работник получает заработную плату и социальные льготы.
Срок договора.
Договор может быть заключен:
1. На определенный срок не более 5 лет (срочный трудовой договор).
2. Договор заключается на определенный срок (срок выполнения работы). В договоре указываются начальный и конечный сроки.
3.
Вопрос в рубрику: На какой срок заключается договор возмездного оказания услуг?
Договор заключается на определенный срок (срок выполнения работы). В договоре указываются начальный и конечный сроки.
4. на неопределенный срок;
Субординация сторон, соблюдение режима (графика) работы, трудовой дисциплины.
1. Подрядчик в штат не включается, выполняет работу за свой счет и самостоятельно.
2. Поверенный в штат не включается, работает по указаниям доверителя.
3. Исполнитель оказывает услуги, как правило, лично. В штат не включается.
4. Работник исполняет распоряжения администрации организации, соблюдает дисциплину труда, находится в штате организации.
Организация труда, содействие исполнению обязательств
1. Заказчик может оказывать Подрядчику содействие в выполнении работы, в том числе на безвозмездной основе.
2. Доверитель может возмещать Поверенному издержки и обеспечивать необходимыми средствами.
3. Заказчик может возмещать фактически понесенные Исполнителем расходы при невозможности исполнения договора на ранее достигнутых условиях.
4. Администрация организации обязана обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым и (или) коллективным договором с Работником.
Риск случайной гибели результатов труда.
1. Риск случайной гибели до передачи результатов труда Заказчику лежит на Подрядчике.
2. Результатов труда может не быть. Порядок возмещения убытков определяется соглашением сторон и закрепляется в договоре.
3. Результатов труда может не быть. Порядок возмещения убытков определяется соглашением сторон и закрепляется в договоре.
4. Риск случайной гибели результатов лежит на Работодателе.
Учет стажа и заработка, предоставление льгот.
1. Время выполнения договора включается в общий трудовой стаж, вознаграждение учитывается в составе заработка, из которого исчисляются пенсия и пособие по безработице. Отпуск не предоставляется, время нетрудоспособности не оплачивается.
2. Время выполнения договора включается в общий трудовой стаж, вознаграждение учитывается в составе заработка, из которого исчисляется пенсия, но не учитывается при назначении пособия по безработице. Отпуск не предоставляется, время нетрудоспособности не оплачивается.
3. Время выполнения договора включается в общий трудовой стаж, вознаграждение учитывается в составе заработка, из которого исчисляется пенсия и пособие по безработице. Отпуск не предоставляется, время нетрудоспособности не оплачивается.
4. Стаж работы и заработок учитываются при назначении пенсии и определении пособия по безработице. Работнику предоставляется ежегодный основной (и дополнительный) оплачиваемый отпуск, оплачивается время нетрудоспособности, возмещаются расходы, связанные с командировками, выплачивается выходное пособие и т.п.
Расторжение договора (в одностороннем порядке).
1. Возможно в одностороннем порядке как со стороны Подрядчика, так и со стороны Заказчика.
2. Возможно в одностороннем порядке как со стороны Поверенного, так и со стороны Доверителя.
3. Возможно в одностороннем порядке как со стороны Исполнителя, так и со стороны Заказчика.
4. В одностороннем порядке только со стороны Работника, а в случаях, предусмотренных статьей 81 ТК РФ, – Работодателя.
Рассмотрение споров.
1. Споры, вытекающие из договора подряда, рассматривает суд общей юрисдикции.
2. Споры, вытекающие из договора поручения, рассматривает суд общей юрисдикции.
3. Споры, вытекающие из договора возмездного оказания услуг, рассматривает суд общей юрисдикции.
4. Споры рассматривает Комиссия по трудовым спорам и суд общей юрисдикции. Трудовой кодекс РФ не содержит положений об обязательном предварительном внесудебном порядке разрешения трудового спора Комиссией по трудовым спорам, поэтому Работник вправе сразу обратиться в суд за его разрешением.
Судебная практика свидетельствует о том, что очень велика опасность признания договора гражданско-правового характера трудовым. Поэтому следует учитывать признаки данных видов договоров, четко соблюдая законодательство Российской Федерации, регулирующее указанную проблему.
Налоговые органы вправе доказывать в судебном порядке действительное содержание договоров, заключенных организацией с лицами, занятыми в текущей деятельности компании. Следовательно, разграничение понятий трудового и гражданско-правового договоров имеет существенное значение и для налоговиков, особенно в части полноты определения организацией налоговой базы по единому социальному налогу (ст. 31, 33 НК РФ).
Также при проведении анализа реальных взаимоотношений сторон, складывающихся в ходе выполнения работ по трудовому или гражданско-правовому договорам, необходимо знать, что в соответствии с разъяснениями ФСС РФ (письмо от 20 мая 1997 г. № 051/160-97) страхователь обязан начислять страховые взносы в ФСС РФ на всю сумму оплаты труда по всем основаниям, за исключением некоторых сумм, к которым относятся вознаграждения, выплачиваемые по гражданско-правовым договорам.
Судебно-арбитражная практика
Налоговый орган полагал, что сумма компенсации стоимости проездных билетов при приеме на работу по договору подряда подлежит включению в доход физического лица, поскольку в соответствии со статьей 169 ТК РФ подлежат возмещению расходы при переезде на работу в другую местность только при приеме на работу по трудовому договору. Суд в этой связи указал, что возмещение расходов по переезду к месту работы признается компенсацией при наличии трудовых отношений. В случае выполнения работ по договору гражданско-правового характера сумма такой компенсации является доходом физического лица и подлежит налогообложению (постановление ФАС Северо-Западного округа от 5 мая 2006 г. по делу № А21-9905/2005).
Таким образом, в целях защиты интересов работодателей нужно отметить, что поскольку необходимость четкого разграничения трудового договора и смежного с ним гражданско-правового договора возникает повсеместно и имеет глобальное значение не только в отношениях работодателя с работниками, но и при начислении обязательных платежей в государственную казну (налоги, страховые взносы и т.п.), решать данную проблему следует на местах путем тщательного анализа реальных взаимоотношений сторон, складывающихся в ходе выполнения работ, которые должны быть отражены в таких договорах.
← Трудовой договор.
Не оформляйте постоянно работающих сотрудников по договорам подряда или другим договорам. Экономия выйдет боком. →
advokatnasimov.ru
Договора подряда срок хранения | myeconomist.ru
Договор подряда срок хранения
Теперь по новой статье 22.1 Закона № 125-ФЗ документы по личному составу (за исключением документов, указанных в ч. 3 ст. 22.1) На организацию возлагается обязанность обеспечить: – безопасные условия хранения документов бухучета, в том числе регистров бухучета, в течение установленного срока ; – их защиту от изменений; – передачу документов бухгалтерского учета при смене руководителя организации.Отношения по договору подряда регулируются в первую очередь главой 37 Гражданского кодекса Республики Беларусь. По договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику в установленный срок, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его (уплатить цену работы).
Договор подряда заключается на изготовление или переработку (обработку) вещи либо на выполнение другой работы с передачей ее результата заказчику.
Имеет ли отношение Договор ГПХ к документообороту кадровой документации?
Работодатель вправе заключать с гражданами как трудовые (ст. 56 ТК РФ), так и гражданско-правовые договоры.Так, для выполнения разовых работ, не предусмотренных трудовыми функциями штатных сотрудников организации, используются гражданско-правовые договоры. В соответствии со ст. 11 ТК РФ нормы трудового законодательства не относятся к гражданам, с которыми заключен гражданско-правовой договор, в частности на исполнителей по гражданско-правовым договорам не распространяются социальные гарантии, предусмотренные ТК РФ (например, право на выплату пособия по временной нетрудоспособности, предоставление оплачиваемого отпуска).
Срок хранения договоров подряда в организации
Юсипова Е.Г.
| заместитель начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии Управляющих Документацией Мы проанализировали содержание двух документов: Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, а также Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
Деятельность любой организации, так или иначе, всегда связана с документацией самого разного рода – это учредительные документы компании, организационно-распорядительные, кадровые, а также документы бухгалтерского и налогового учета. Бухгалтерские и налоговые документы выступают документальным подтверждением доходов и расходов организации, поэтому субъект хозяйственной деятельности обязан организовать их надлежащее хранение.
Кроме того, ответили на ряд важных вопросов: с какого момента отсчитывать срок хранения договора? Договоры – это именно те документы, которые подтверждают ваши взаимоотношения с контрагентами по различным направлениям деятельности организации, будь то поставка канцтоваров или приобретение предприятия.
Поэтому и в случае проверки вашей организации компетентными органами, и в случае возникновения судебных разборок по вопросам исполнения обязательств контрагентами по договорам, и в случае запроса акционеров в соответствии с п.
Хранение следует отличать от обязательства охраны (например, отношения вневедомственной сторожевой охраны), которая не требует передачи и возврата хранителем имущества, как при хранении. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года.
Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС».
В одной только Москве ежедневно заключается до тысячи сделок. Как только партнёры «ударили по рукам», возникает особый документ — договор.
Как лучше организовать хранение договоров, чтобы в будущем к Вам не придралась ни налоговая служба, ни кто-то из контрагентов?
Каков срок хранения договоров и где их следует хранить? Рассмотрим эти вопросы подробнее с точке зрения практики.
Организация обязана хранить документы, касающиеся личного состава.
Об этом сказано в ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ). Сроки хранения таких устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, которые предусмотрены ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 Закона № 125-ФЗ.
Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558(ред.
myeconomist.ru
Срок хранения договоров в организации
Страница обновлена: 01.04.2015
Множество различных организаций в процессе своей деятельности заключают договора и бухгалтерам необходимо знать срок хранения договоров в организации, чтобы избежать проблем.
Под договором следует подразумевать документы, которые являются своего рода подтверждением взаимоотношений организации с контрагентами, связанных с любым видом ее деятельности. Поскольку предприятие могут в любой момент навестить с целью проверки представители различных государственных служб или наведаться акционеры, руководителю данного предприятия стоит заранее позаботиться о нахождении в его распоряжении оригиналов всех договоров, когда-либо заключенных с другими организациями и/или лицами.
Также руководитель в обязательном порядке должен хранить договора и все документы, которые хоть как-то связаны с их подписанием и исполнением ровно столько, сколько установлено соответствующими законами, т.е. не менее пяти лет. Если же руководитель предприятия изъявит желание преждевременно уничтожить договора, причем до установленного законодательством срока, то даже если они на тот период стали неактуальными, данное решение может иметь для него весьма негативные последствия.
Постоянное и временное хранение
Общероссийский классификатор документов определяет договора как организационно-распорядительные документы. Запрещается уменьшать срок хранения документов, но если есть достаточно веские причины для его увеличения, это не только не запрещено, но и целесообразно.
Если говорить о минимальном сроке хранения как электронных, так и бумажных договоров и сопутствующих им документов, то он является одинаковым для обоих видов. Что касается срока действия договоров, то он бывает как ограниченный, так и неопределенный (договор находится в силе, пока одна из сторон не изъявит желание о его прекращении).
Действующим российским законодательством указано, что по окончании срока действия должны храниться не менее пяти лет договора, касающиеся:
- аренды транспорта;
- перевозки грузов;
- энергоснабжения;
- страхования зданий;
- охранной деятельности;
- предоставления аудиторских услуг;
- размещения рекламы;
- внедрения автоматизированных систем;
- аренды помещения.
Теми видами договоров, которые нуждаются в постоянном хранении являются:
- об основании общества;
- договора о дарении;
- купле-продаже земли или дома;
- передаче прав на результат интеллектуальной работы и др.
Что касается срока хранения договоров, которые потеряли свою актуальность, то его нужно начинать отсчитывать не с первого дня после прекращения их действия, а с первого января следующего года.
Руководителю также стоит учесть тот факт, что не стоит выбрасывать или сдавать на макулатуру документы, которые не хранятся бессрочно и срок хранения которых истек. Таким делом занимается специально созданная экспертная комиссия. Она составляет новые документы, которые подтверждают получение бумаг на проведение ликвидации и об успешной процедуре ликвидации.
Полный список сроков хранения документов организаций скачать (Размер: 233,4 KiB | Скачиваний: 1 212)
mirblankov.ru
