Как осуществляется учет путевых листов. Списание бланков путевок

Учет путевых листов. Журнал учета, ведение

Содержание страницы

Учет горюче-смазочных материалов (ГСМ) субъектами предпринимательства реализуется с помощью путевых листов. Форма бланка унифицирована, в ней предусмотрены поля для отражения расхода топлива, указания маршрута движения и фактического значения пробега. Путевые листы можно использовать для контроля расходования бензина, дизельного топлива, смазочных материалов. Обязательство по оформлению специальной документации возникает у организаций, имеющих хотя бы одно транспортное средство.

Как осуществляется учет движения путевых листов на предприятии

Система документооборота на предприятии должна быть организована с учетом специфики заполнения и хранения документов, связанных с использованием ГСМ. Для каждого случая эксплуатации транспортных средств надо выдать путевой лист. Сведения об оформляемых бланках вносятся в журнал по форме №8.

Руководство предприятий должно обеспечить сохранность путевых листов на протяжении 5 лет. Чтобы списать ГСМ, необходимо представить в бухгалтерию квитанции об оплате топлива. При обнаружении неточностей или ошибок в заполненных полях путевого листа в него можно внести изменения. Делается это при условии визирования исправления двумя ответственными специалистами.

ВАЖНО! Если сотрудники для рабочих нужд пользуются личным транспортом, они вправе получить компенсацию за это. Для этого в путевом листе делается пометка о принадлежности конкретного автомобиля работнику.

Форма журнала №8 унифицирована, из нее нельзя удалять строки или блоки. Предприятиям разрешено расширять перечень указываемых в документе показателей. Оптимизировать систему контроля движения путевых листов можно путем внедрения электронного учета бланков. Автоматизация процедуры позволяет сократить временные затраты работников на работу с документами и минимизирует риски появления утечек информации. Обеспечить работоспособность электронного документооборота в сегменте учета транспорта можно при помощи специализированных программ или услуг аутсорсинга.

КСТАТИ, правильностью и полнотой заполнения путевых листов и организацией контроля их движения могут заинтересоваться органы налоговой инспекции, представители трудовой инспекции и сотрудники ГИБДД.

Запрета на ведение журналов по учету путевок в электронном формате в законодательной базе не предусмотрено. Предприятия вправе самостоятельно решать, как им организовать ведение учета:

заполнять бумажный вариант журнала;
вести таблицы в Excel;
ограничиться заполнением формы в программе 1C.

Главное требование – соблюдение формы документа, наличие обязательных реквизитов и возможность оперативно распечатать заполненные страницы бланка.

Основная документация

Мероприятия по мониторингу норм расхода ГСМ и обоснованности списания топлива реализуются с обязательным оформлением путевых листов и журнала их учета формы №8. Бланки утверждены Госкомстатом в Постановлении от 28.11.1997 г. №78. Правила заполнения документов приведены в Приказе Минтранса от 18.09.2008 г. №152. Допускается разработка собственного шаблона путевого листа, в котором должны присутствовать обязательные реквизиты первичной документации. Полный перечень сведений, отражение которых является необходимым, содержится в Законе от 06.12.2011 г. №402-ФЗ.

Путевые листы оформляются по разным шаблонам в зависимости от типа эксплуатируемого транспорта. Они могут применяться для учета топливных ресурсов по:

легковым транспортным средствам;
спецтранспорту;
легковым такси;
грузовым машинам;
автобусам.

Бланк путевого листа со всеми необходимыми данными выдается водителю перед выездом на работу. Период действия документа ограничивается 1 днем. Исключение предусмотрено для случаев направления работников в командировки длительностью более суток. Для ситуаций с командированными лицами главное требование контролирующих органов к оформлению путевого листа – возможность учесть рабочее время и объективно отразить расходы на топливо.

ЗАПОМНИТЕ! В путевые листы обязательно вписываются показания спидометра до выезда в начале смены и после окончания работы. Значения на конец дня и на утро следующих суток должны совпадать.

В зависимости от используемой формы документа бухгалтер может списывать ГСМ по фактическому расходу топлива или по установленным нормативам. Путевые листы дают право водителям эксплуатировать конкретное транспортное средство в рабочие часы. В бланке указывают предполагаемый маршрут движения, остатки топлива и данные спидометра. Дополнительно вносят сведения о специфике рабочей деятельности и времени начала рабочего дня и его окончания.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Путевые листы не заполняются при расходовании ГСМ в инструментах. Для мотоблоков, бензопил и другой спецтехники оформляют акты на списание топлива.

Печать на путевых листах можно не проставлять, для идентификации владельца автотранспортного средства достаточно названия предприятия (арендодателя), его адреса и телефонного номера. Норма подкреплена текстом Приказа Минтранса от 18.01.2017 г. № 17. Поставленная на бланке печать не считается ошибкой. При эксплуатации одного автомобиля несколькими водителями в посменном режиме путевки для каждого водителя выписывают отдельно. Журнал относится к категории первичной документации, поэтому период хранения на предприятии не может быть менее 5 лет.

Каждая выданная сотруднику путевка должна быть зарегистрирована в журнале. Документ оформляется на первой странице титульным листом. На нем указывают название организации, статус и временной интервал, за который производятся записи. Содержание журнала представлено таблицей, которая заполняется по мере выдачи путевок.

Если путевой лист был неправильно заполнен, бланк испортили, данные об этом должны быть отражены в журнале формы №8. Такие путевки прикладываются к журналу, обязательно делается пометка, что листы испорчены. Сведения вводятся с сохранением хронологии оформления документов.

Для журнала учета характерна сквозная нумерация. Книга должна быть прошита и заверена подписью директора предприятия. Подпись подкрепляется печатью организации. Это необходимо для обеспечения сохранности документа и предотвращения попыток уничтожить отдельные листы книги. Руководитель учреждения приказом назначает лицо, которое будет нести ответственность за ведение журнала.

В документе по форме №8 отражается такая информация:

порядковый номер выписанного путевого листа;
дата выдачи документа с соблюдением хронологии;
ФИО водителя, на имя которого выписана путевка;
номерные знаки транспортного средства;
подпись водителя, получившего заполненный бланк путевого листа.

Если произошел возврат путевки, то в журнале делается соответствующая запись. Обязательно указывается дата возврата, подтверждаемая подписью ответственного диспетчерского работника. В форме 8 должны присутствовать подписи таких должностных лиц:

водителя, который подтверждает факт получения путевого листа;
диспетчера или иного уполномоченного сотрудника, который получает в конце смены от водителей путевки;
бухгалтера, который своей подписью должен засвидетельствовать правильность заполнения документа и факт принятия его к учету.

Форма 8 или собственный шаблон журнала могут быть распечатаны и прошиты сотрудниками предприятия или заказаны в типографии. Срок, на который заводится книга учета, устанавливается учетной политикой учреждения. Рекомендуемый интервал – от 1 месяца до года.

Если обнаружена ошибка

При обнаружении в журнале ошибок их разрешается исправлять. Порядок внесения изменений в заполненные графы регламентируется Законом от 06.12.2011 г. №402-ФЗ в ст. 9. Алгоритм действий:

перечеркнуть одной линией неверную информацию;
рядом с исправлением делается запись «Исправлено»;
указывается надпись с правильными данными;
обязательно проставляется дата корректировочных действий;
каждый случай внесения исправлений должен подтверждаться собственноручной подписью ответственного должностного лица.

Самостоятельно разработанная форма

Если предприятие использует самостоятельно разработанные шаблоны документов по учету ГСМ, эти формы должны быть отражены в двух локальных актах организации:

учетной политике;
приказе об утверждении первичного бланка.

В приказ об утверждении образца путевого листа или журнала учета путевок надо внести информацию об организации, номере документа и дате его составления. В текстовом блоке приказа указывают предмет рассмотрения – утверждение нового шаблона документа. Обязательно должна быть прописана дата, с которой бланк будет введен в систему документооборота. В заключительном разделе приказа перечисляются сотрудники, которые должны руководствоваться этим локальным актом, и их подписи.

assistentus.ru

18.04.2016), Приказ Главного управления Алтайского края по здравоохранению и фармацевтической деятельности от 18 марта 2013 года №307

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА РАСПРЕДЕЛЕНИЯ, ВЫДАЧИ И УЧЕТА ПУТЕВОК НА САНАТОРНОЕ (ВОССТАНОВИТЕЛЬНОЕ) ЛЕЧЕНИЕ (с изменениями на: 18.04.2016)

____________________________________________________________________Утратил силу на основании Приказа Главного управления Алтайского края по здравоохранению и фармацевтической деятельности от 04.10.2016 N 573, вступившего в силу в день официального опубликования (опубликован на Официальном интернет-портале правовой информации http://www.pravo.gov.ru - 05.10.2016).____________________________________________________________________

(в редакции Приказа Главного управления Алтайского края по здравоохранению и фармацевтической деятельности от 18.04.2016 N 323)

В целях осуществления контроля за учетом путевок на санаторное (восстановительное) лечение в подведомственных медицинских организациях приказываю:

(в ред. Приказа Главного управления Алтайского края по здравоохранению и фармацевтической деятельности от 18.04.2016 N 323)

1. Утвердить прилагаемые:

Порядок распределения, выдачи и учета путевок на санаторное (восстановительное) лечение в Главном управлении Алтайского края по здравоохранению и фармацевтической деятельности*;________________* Порядок не приводится. - Примечание изготовителя базы данных.

Порядок распределения, выдачи и учета путевок на санаторное (восстановительное) лечение в государственных медицинских организациях, подведомственных Главному управлению Алтайского края по здравоохранению и фармацевтической деятельности.

2. Главным врачам государственных медицинских организаций:

назначить приказом по медицинской организации лицо, ответственное за учет, хранение и выдачу путевок на санаторное (восстановительное) лечение;

взять под личный контроль соблюдение вышеуказанного порядка учета путевок.

3. Контроль за исполнением данного приказа возложить на заместителя начальника Главного управления по планово-финансовой деятельности и развитию медицинского страхования Гордеева К.В.

Начальник Главного управленияИ.В.ДОЛГОВА

ПОРЯДОК РАСПРЕДЕЛЕНИЯ, ВЫДАЧИ И УЧЕТА ПУТЕВОК НА САНАТОРНОЕ (ВОССТАНОВИТЕЛЬНОЕ) ЛЕЧЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ МЕДИЦИНСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ, ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ ГЛАВНОМУ УПРАВЛЕНИЮ АЛТАЙСКОГО КРАЯ ПО ЗДРАВООХРАНЕНИЮ И ФАРМАЦЕВТИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

УтвержденПриказомГлавного управленияАлтайского края по здравоохранениюи фармацевтической деятельностиот 18 марта 2013 года N 307

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок определяет распределение, выдачу и учет путевок на санаторное (восстановительное) лечение в государственных медицинских организациях, подведомственных Главному управлению Алтайского края по здравоохранению и фармацевтической деятельности (далее - "Главное управление").

1.2. Главные врачи государственных медицинских организаций края, оказывающие санаторное (восстановительное) лечение детей и взрослых:

разрабатывают графики заезда на санаторное (восстановительное) лечение на календарный год и до 1 октября текущего года утверждают их в Главном управлении. На основании плана распределения путевок определяется необходимое количество бланков путевок;

приобретают бланки путевок, осуществляя заказ на тиражирование путевок по утвержденному образцу, на основании договора с предприятием по производству полиграфической продукции, в количестве, согласованном с Главным управлением. Данные бланки путевок по накладной направляются в Главное управление до 1 ноября для нумерации и дальнейшей их выдачи в соответствии с Порядком распределения, и выдачи и учета путевок на санаторное (восстановительное лечение) в Главном управлении.

1.3. Главные врачи ЛПУ края, не оказывающих санаторное (восстановительное) лечение, получают бланки путевок от Главного управления безвозмездно (почтой или через доверенное лицо). Извещение о получении путевок направляется в Главное управление.

1.4. Путевки на санаторное (восстановительное) лечение в медицинских организациях ставятся под отчет ответственному лицу, назначенному приказом по медицинской организации, и хранятся в кассе. Количество путевок в медицинской организации должно соответствовать плану распределения, утвержденному Главным управлением, и журналу учета путевок в медицинской организации.

1.5. В случае невозможности прохождения санаторного лечения (болезнь, добровольный отказ работника, иные причины, которые не позволяют проходить санаторное лечение), медицинская организация, получившее путевку, принимает меры по передаче путевки другому человеку или ребенку в пределах утвержденного и согласованного плана на текущий год.

2. Бухгалтерский учет путевок на санаторное и восстановительное лечение в государственных медицинских организациях

2.1. Учет, хранение и выдача путевок осуществляется в соответствии с приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) медицинских организаций и Инструкции по его применению".

2.2. Бухгалтерский учет санаторных путевок осуществлять в количественно-суммовом выражении (одна путевка - 1 рубль).

2.3. Путевки следует учитывать на забалансовом счете 08 "Путевки неоплаченные". Аналитический учет ведется в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей по видам путевок, их количеству и номинальной стоимости (условной оценке) (п. 347 Инструкции N 157н).

Стоимость полученных медицинской организацией путевок отражается на счете 08-1 "Путевки, неоплаченные в кассе". При выдаче из кассы данных путевок их стоимость списывается со счета 08-1 и одновременно отражается на счете 08-2 "Путевки неоплаченные, выданные". На основании представленного отрывного талона производится списание стоимости путевки со счета 08-2.

2.4. Путевки, полученные медицинской организацией, являются бланками строгой отчетности и регистрируются ответственными лицами в книге по учету бланков строгой отчетности (форма 448).

2.5. Книги регистрации должны быть прошнурованы, опечатаны печатью, а количество листов должно быть заверено руководителем медицинской организации.

2.6. Путевки хранятся наравне с денежными документами в несгораемых металлических шкафах в кассе организации.

docs.cntd.ru

Порядке учета БСО

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Подскажите, пожалуйста, наша организация (автономное учреждение) занимается оздоровлением детей и продажей путевок в детский лагерь, необходимо ли в бухгалтерском учете вести учет путевок и отрывных талонов и каким образом, если необходимо?

Ответ

Услуги организаций отдыха и оздоровления детей, в том числе детских оздоровительных лагерей, расположенных на территории РФ могут оформляться путевками или курсовками, являющимися бланками строгой отчетности. В соответствии с пунктом 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 г. № 359, бланки строгой отчетности (БСО) - это документы, предназначенные для оформления наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт и приравниваемые к кассовым чекам. Согласно пунктов 118, 337 Инструкции к Единому плану счетов № 157н БСО должны быть изготовлены типографским способом по форме, утвержденной правовым актом органа власти, учреждения, в случаях, предусмотренных действующим законодательством РФ, содержащей номер, серию, имеющих степень защиты и специальные требования по их хранению, выдаче и уничтожению. Так, форма «Путевка» (форма № 1) - в детское оздоровительное учреждение, утверждена в качестве документа строгой отчетности приказом Минфина России от 10.12.1999 № 90н.

В учете приобретение и изготовление БСО отражается по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ. При поступлении БСО составляется приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207). Поступление БСО отражается на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» в разрезе лиц, ответственных за их хранение и (или) выдачу, мест хранения. За балансом БСО учитывается в условной оценке: 1 рубль за один бланк, либо по стоимости приобретения, в зависимости от порядка, определенного в учетной политике учреждения.

Руководитель учреждения должен приказом назначить ответственного за хранение и выдачу БСО, с которым нужно заключить договор о полной материальной ответственности и создать ему условия для хранения БСО. Так, бланки нужно хранить в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных комнатах, которые ежедневно опечатываются или опломбируются. Копии использованных БСО (корешков), которые подтверждают суммы принятых наличных денежных средств, нужно упаковать в опечатанные мешки и хранить не менее пяти лет. Также необходимо поступить и с испорченными бланками. По окончании указанного срока, но обязательно после истечения месяца со дня последней инвентаризации копии (испорченные бланки) уничтожаются (рвутся, измельчаются, сжигаются и пр.) на основании акта, в присутствии комиссии, назначенной приказом руководителя учреждения. БСО списываются на основании акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816). Списывать нужно все бланки, которые выданы по назначению, а также испорченные бланки.

Обоснование

www.budgetnik.ru

г.Москва, м.Шоссе Энтузиастов, ул. Электродная, д.88, стр.14

Политика конфиденциальности