Штраф за несдачу сзв м в 2018: Штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-М новость от 19.08.2021

СЗВ-М для иностранных сотрудников | ACSOUR

Форма СЗВ-М, или сведения о застрахованных лицах – это кадровый отчет, который обязаны представлять все работодатели, нанявшие сотрудников в свой штат. Однако остается открытым вопрос о том, вносить ли сведения об иностранных работниках в СЗВ-М и в каком порядке ее заполнять в случае возникновения спорных ситуаций. Сегодня мы расскажем вам об особенностях формирования отчета при приеме на работу иностранных сотрудников.

Для каких иностранцев применяется система пенсионного страхования?

Каждое лицо, проживающее или временно пребывающее в государстве, должно иметь определенный правовой статус, что в свою очередь устанавливает особые права и обязанности для каждой категории лиц. В Российской Федерации эти правила регулируются Законом № 115-ФЗ, который предусматривает три вида статуса иностранных лиц:

Постоянно проживающие. Подтверждают свой статус картой резидента.
Временно проживающий. Подтверждающий документ – разрешение на временное проживание.
Временно проживаю. Право пребывания в России подтверждается открытой визой или оформленной записью о прибытии-убытии (если оформление визы не требуется).

С учетом вышеизложенного все вышеперечисленные категории иностранных граждан, с которыми компания заключила следующие договоры, признаются застрахованными лицами, на которых распространяется обязательное пенсионное страхование (ОПС) и информация о которых должна быть включена в форме СЗВ-М.

– трудовой договор

– гражданско-правовой договор (российская аббревиатура – ГПХ) на выполнение работ, оказание услуг, авторский заказ и т.п. :

– срок договора с работником один день

– работник не получал вознаграждения и за него не уплачивались страховые взносы.

Иностранцы, являющиеся высококвалифицированными специалистами (ВКС), временно пребывающие в Российской Федерации, не являются застрахованными лицами. Поэтому вносить сведения о них в форму СЗВ-М не нужно (п. 1 ст. 7 Закона № 167-ФЗ).

Суть СЗВ-М заключается в своевременном информировании органов ПФР о получении доходов от трудовой деятельности физическими лицами. В дальнейшем эта информация будет использована для перерасчета пенсий работников, прекративших трудовую деятельность в связи с выходом на пенсию.

Порядок заполнения сведений об иностранных лицах в СЗВ-М

Порядок внесения сведений об иностранных сотрудниках, работающих в компании, в СЗВ-М такой же, как и при заполнении отчета для сотрудников, являющихся гражданами Российской Федерации: необходимо указать три основные цифры – Ф.И.О., номер полиса личного страхования (сокращенно СНИЛС) и идентификационный номер налогоплательщика (аббревиатура РФ – ИНН).

Казалось бы, сложностей возникнуть не должно. Однако на практике компании сталкиваются с ситуациями, которые ставят под сомнение правильность фиксации данных в документе. А их недостоверность влечет за собой риск административной ответственности и штрафов. Особенно часто вопросы могут возникать в следующих случаях:

Отсутствие отчества. Необходимо заполнить отчет в соответствии с паспортом работника. На него рекомендуется опираться даже в том случае, если данные отличаются от других документов (например, со СНИЛС, где может быть отражено отчество). Данные доводы были подтверждены судами (Постановления Волго-Вятского округа от 17.07.2017 по делу № А28-11249/2016).

Отчет примут, но рекомендуется направить письмо в Пенсионный фонд России (ПФР) о том, что сотрудники не имеют отчества. К письму следует приложить копии документов, которые это подтвердят. В случае несоответствия данных в СНИЛС и паспорта рекомендуется переоформить СНИЛС для соответствия данным в паспорте.

ИНН отсутствует. Отсутствие данной цифры не является основанием для отказа в приемке СЗВ-М. Следовательно, органы ПФР должны принять отчет без ИНН. Это подтверждают органы ФНС в своих Письмах № ПА-4-11/15942 от 17.08.2018, № ГД-2-14/562 от 22.03.2018.
Отсутствие СНИЛС. Если эта цифра не указана в отчете, компаниям может быть отказано в приеме документа. Это, в свою очередь, уже является признаком неполной информации и поводом для начисления штрафа. В этом случае работодатель должен оперативно оформить СНИЛС, зарегистрировав работника в государственной системе личного учета. Для иностранных специалистов это будет возможность:
получение социальных выплат и пособий, в том числе пенсий по старости или по случаю потери кормильца;
получение бесплатной медицинской помощи (при наличии ОМС).

Обратите внимание, что на пенсию могут претендовать только иностранные граждане, постоянно проживающие в РФ.

Для регистрации в системе работнику необходимо заполнить и подписать заявление по форме АДВ-1, после чего работодатель направляет это заявление в территориальный орган ПФР. К заявлению необходимо приложить опись документов по форме АДВ-6-1, утвержденной постановлением Правления ПФР от 27.09.2019 № 485п. Процедура оформления СНИЛС осуществляется бесплатно. Срок подачи документов для регистрации в системе не установлен, но необходимо подать их в ближайшее время, чтобы своевременно отразить информацию о сотрудниках в СЗВ-М.

Документом, подтверждающим факт регистрации, является уведомление по форме АДИ-РЕГ. Его можно получить как в бумажном, так и в электронном виде по выбору работника. Если это бумажный документ, его следует получить в территориальном органе ПФР и передать работнику под роспись. Срок открытия индивидуального лицевого счета и выдачи уведомления – 5 дней с момента поступления заявления и документов в органы ПФР.

Если срок подачи СЗВ-М уже наступил, а работник не зарегистрирован в системе, работодатель должен будет подать форму доп-рапорта на отсутствующего работника после получения уведомления о присвоении СНИЛС.

Срок подачи дополнительной формы – 5 рабочих дней с момента получения уведомления ПФР о допущении ошибки – неполных или отсутствующих сведений о работнике в отчете. Компания также может самостоятельно направить обновленную версию СЗВ-М до того, как ПФР обнаружит недостающие сведения о сотрудниках в отчете. За это не должно быть штрафа. Суды чаще становятся на сторону работодателей (Постановления № 306-ЭС19-23114 и № 301-КГ18-24864 Верховного Суда Российской Федерации от 20.12.2019, от 08.02.2019 и Постановления Арбитражного («Арбитражного») Суда Дальнего Востока № Ф03-3898/2019. Восточного округа от 5 сентября 2019 г.).

На что следует обратить внимание при заполнении СЗВ-М?

Как показывает практика, даже при вводе в отчет простых цифр работодатели сталкиваются с рядом нюансов, невнимательное отношение к которым может привести к спорам с ПФР и дальнейшему разбирательству в суде. Чтобы этого не произошло, необходимо соблюдать следующие правила:

для учета правового статуса работника, что позволяет определить необходимость включения сведений о работнике в отчет;
для проверки наличия СНИЛС работника, так как этот пункт является обязательным при заполнении отчета. Если он отсутствует, зарегистрируйте сотрудника в системе, иначе ПФР может не принять отчет;
для проверки содержания сведений о сотрудниках на актуальность: если они изменились, рекомендуем оперативно вносить изменения в кадровые документы.

Если вы не уверены в правильности обслуживания СЗВ-М, актуальным решением является передача функций персонала на аутсорсинг. Специалисты Acsour готовы помочь с подготовкой и подачей отчетности, помогая вашему бизнесу развиваться в профильном направлении. Подготовка кадрового делопроизводства в Acsour позволит:

освободить время и ресурсы для выполнения других задач;
выполнять любой объем работ без потери качества и вне зависимости от изменений на предприятии;
обеспечить безопасность и конфиденциальность информации. Большинство процессов в аутсорсинге включают в себя конфиденциальную информацию, и личные данные о сотрудниках не исключение. Благодаря серьезной системе управления информационной безопасностью Acsour ваши данные всегда в безопасности.

как HR-специалисту упростить себе жизнь при переходе на электронную трудовую книжку

«Какие шаги должны предпринять работодатели в рамках нового этапа развития трудовых отношений и какие обязательства возникают у компаний», Оксана Олексюк, руководитель Об этом сообщает Центр экспертизы и методологии SBER Solutions.

— Переход на электронные трудовые книжки предполагает появление сразу нескольких законодательных новаций. Это изменения в Трудовой кодекс, Кодекс об административных правонарушениях и Федеральный закон № 27-ФЗ «О персонифицированном учете в системе обязательного пенсионного страхования». Кого коснутся эти изменения?

— Под действие нового законодательства подпадают все юридические лица, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, независимо от форм их собственности, а также все граждане, состоящие в трудовых отношениях (трудовом договоре) с этими юридическими лицами. Следует отметить, что законодательная инициатива не распространяется на отношения по гражданско-правовому договору, которые регулируются Гражданским кодексом и не требуют записи в трудовой книжке. Поэтому данные о лицах, оказывающих услуги в рамках гражданско-правового договора, в отчет СЗВ-ТД не включаются.

— Что именно в этой связи меняется для работодателей с 2020 года? Какие новые обязательства возникают у компаний в связи с переходом на электронные трудовые книжки?

— В первую очередь работодатель обязан вести трудовую книжку нового электронного формата наряду с бумажной книжкой, а также принимать от работника данные о трудовой деятельности по форме СТД-Р (данные о трудовой деятельности предоставляется работнику работодателем).

Это означает, что все работодатели должны включать в локальные нормативные акты, содержащие ссылки на трудовые книжки, сведения о принятии формы СТД-Р при приеме работника на работу.

— Второе изменение касается выдачи работодателем сведений о трудовой деятельности по запросу работника в случае, если последний выбрал электронный формат документа.

В этом случае от работника требуется не копия трудовой книжки, а «выписка» СТД-Р. При этом работодатель, как и прежде, предоставляет работнику эту форму в течение трех рабочих дней.

Изменениями в Федеральный закон № 27-ФЗ установлена обязанность работодателя уведомлять Пенсионный фонд России об изменении статуса работника. Поэтому в случае внесения записи в трудовую книжку мы в обязательном порядке информируем об этом Пенсионный фонд. Если работник выбрал электронный формат ведения данных о своей трудовой деятельности, работодатель не вносит никаких записей в трудовую книжку, а просто информирует об этом ПФР.

В случае выбора работником бумажного формата, помимо представления соответствующих данных в ПФР, работодатель производит запись в трудовой книжке на бумажном носителе.

Также необходимо отметить, что работодатель обязан ежемесячно уведомлять Пенсионный фонд о произошедших кадровых изменениях по каждому работнику по форме СЗВ-ТД. Одновременно при формировании первого отчета представляются данные о трудовой деятельности работника по состоянию на 1 января 2020 года. Такой же порядок применяется в отношении совместителей. Если кадровых изменений в течение месяца не было, отчет не представляется.

Первый отчет за 2020 год необходимо представить в ПФР до 17 февраля 2020 года (15 февраля 2020 года – нерабочий день*), если в январе 2020 года в организации произошли кадровые изменения или сотрудник выбрал форму ведения трудовой книжки. Если в отчетном месяце кадровых изменений не было, то отчет отправлять не нужно.

Пример: Иванов Иванов был принят на должность управляющего в ООО «Ромашка» 15 мая 2015 года, затем в 2018 году переведен на другую должность и в январе 2020 года подал заявление о выборе бумажной работы журнал. В таком случае первый отчет будет содержать данные о трудовой деятельности работника у данного работодателя по состоянию на 1 января 2020 года, а также информацию о том, что данный работник выбрал бумажный формат ведения трудовой книжки.

— Какие действия должен совершить работодатель в рамках перехода на электронные трудовые книжки. Какие первые шаги?

— Работодатель в первую очередь вносит изменения в локальные нормативные акты;

— Во-вторых, до 30 июня 2020 года работодатель в обязательном порядке информирует каждого работника о возможности выбора формы ведения трудовой книжки, необходимо составить соответствующие уведомления. Такое уведомление в письменной форме направляется работникам;

— В-третьих, работодатель предоставляет работнику две формы заявлений: о выборе традиционной трудовой книжки и о выборе электронного формата ведения данных о трудовой деятельности.

Кроме того, вопрос о переходе на электронные трудовые книжки должен быть проработан с кадровой службой, при этом необходимо определить четкий порядок действий в рамках данного процесса. Необходимо назначить лицо, ответственное за подготовку и представление данных о трудовой деятельности в Пенсионный фонд, а также включить это в его должностную инструкцию.

В связи с тем, что не во всех информационных системах имеется функционал по учету обращений работников по выбору ими формы сведений о ведении трудовой деятельности, работодателям рекомендовано вести журнал учета состояния уведомления по факту выбора работниками .

Ведение такого реестра значительно упрощает жизнь кадровика.

В рамках подготовительных работ рекомендуется выявить наличие договора на электронный документооборот с Пенсионным фондом, а также проверить через системы, используемые для сдачи отчетности, наличие технической возможности сдачи отчетности через эти каналы связи. При отсутствии такового необходимо расширить сертификат.

Предприятия с численностью персонала 25 человек и менее могут представлять отчет СЗВ-ТД на бумажном носителе, а организации с большей численностью работников — в электронном виде.

— Нужно ли работодателю вносить исправления в локальные нормативные акты, регулирующие деятельность организации?

— Да. Поэтому необходимо внести изменения в Правила внутреннего трудового распорядка и другие локальные документы, регулирующие взаимодействие с работниками, в том числе ссылки на трудовые книжки.

В дополнение к вышеизложенному необходимо указать в локальных нормативных актах порядок взаимодействия с работниками по электронной почте (такая возможность предусмотрена ТК РФ) в целях выполнения требований о предоставлении сведений о трудовой деятельности по запросу работника. Доводим до вашего сведения, что работодатель должен выполнить запрос в течение трех дней.

Работодатель должен создать специальный почтовый ящик для электронной почты сотрудников, а также назначить ответственного за проверку почты.

— В какие сроки предоставляется информация о трудовой деятельности работника в Пенсионный фонд? Изменятся ли эти сроки при переходе на электронные трудовые книжки?

— С 1 января 2020 года форма СЗВ-ТД представляется не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли кадровые изменения, или заявление работника о выборе формы сведений о ведении трудовой деятельности был представлен. При этом с 1 января 2021 года данные о приеме на работу и увольнении работников представляются в Пенсионный фонд на следующий день после издания соответствующего приказа.

— Какую ответственность установил законодатель для работодателей?

В настоящее время уже приняты проекты законов о внесении изменений в Трудовой кодекс и в Федеральный закон № 27-ФЗ, а проект изменений в Кодекс об административных правонарушениях, предусматривающий ответственность за работодателя, еще не прошел Государственную Думу (законопроект № 748758-7 принят в 1^-м-м чтении).

Это означает, что пока нет ответственности за несоблюдение сроков сдачи данного вида отчетности, а также предоставление недостоверных данных.

На мой взгляд, законодатели намеренно отказались от существенных мер в сфере реформирования. Значительный масштаб изменений в трудовых отношениях предполагает плавность шагов по их осуществлению.

Ответственность все равно будет введена и о ее размере мы узнаем в ближайшее время.

В законопроекте предусмотрена мера в виде предупреждения, однако мы предполагаем, что штраф для работодателей может быть установлен аналогично мерам ответственности, предусмотренным за нарушения по представлению отчетов СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.

В настоящее время ответственность установлена только за задержку выдачи трудовой книжки (от 1000 до 5000 руб. для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 руб. для юридических лиц, плюс возмещение работнику неполученных заработка в связи с задержкой выдачи сведений о трудовой деятельности, ст.165 ТК РФ).

Пример: работник подал заявление о выборе электронного формата ведения данных о трудовой деятельности, а затем подал заявление об увольнении. В день увольнения работодатель выдает работнику СТД-Р в виде электронного документа с шифрованной электронной подписью, либо в виде документа на бумажном носителе, заверенного подписью и печатью. В противном случае на работодателя наступает ответственность, поскольку он тем самым препятствует дальнейшему трудоустройству работника .

— Какие возможности и услуги для снижения административной нагрузки на отдел кадров клиента может предложить SBER Solutions?

— SBER Solutions предлагает регулярную услугу по подготовке и сдаче отчетов СЗВ-ТД. Это означает, что SBER Solutions сформирует отчет, проверит его на заполнение всех обязательных полей и требований, указанных в Постановлении Правительства Пенсионного фонда от 25.12.2019 730П, после чего отправит отчет в ПФР. Процесс заканчивается получением положительного протокола.