Расходный кассовый ордер заполнить онлайн: Расходный кассовый ордер КО-2 скачать, заполнить, распечатать онлайн

Содержание

Кассовые документы БП 3.0 — Самоучитель 1С от компании SCLOUD


Работа с кассой и кассовыми документами — это неотъемлемая часть бухгалтерской деятельности. Она включает установку лимита кассы, учет поступления денежных средств через приходный кассовый ордер (ПКО) и учет расхода через расходный кассовый ордер (РКО). Рассмотрим каждый вид операций по порядку.

Лимит кассы


Каждая крупная организация, которая работает с наличными деньгами, должна устанавливать лимит кассы – это регламентируется Указанием Банка РФ. Исключение составляют малые компании и предприниматели. Установленный лимит кассы нельзя превышать, но можно ежемесячно менять, это должно быть подтверждено документально, подписанным приказом руководства. В противном случае можно получить штраф от налогового инспектора.


Лимит кассы или лимит остатка наличных денег в кассе это — максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня.


Теперь выясним, как в программе 1С Бухгалтерия 8.3 установить лимит кассы. Для этого нужно перейти во вкладку меню «Справочники», раздел «Предприятие», справочник «Организация». Заходим в настройки организации и в верхней панели нажимаем «Еще», выбираем пункт «Лимиты остатка кассы»:



Попадаем в заполнение документа. Нажимаем клавишу «Создать». В открывшемся окошке вводим дату, с которой будет действовать данная настройка, и вводим размер лимита кассы, то есть указываем сумму наличных, которая может находиться в кассе.



Банковские выписки в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0


Жмем «Записать и закрыть». Лимит указан. Это периодическая настройка. Если, допустим, хотим, чтобы через месяц действовал другой лимит, то создаем новый документ с нужной датой, указываем размер лимита и проводим. Все документы можно просмотреть в журнале:



Перейдем теперь во вкладку меню «Банк и касса» и посмотрим, какие журналы в себя включает раздел «Касса»:

  • Кассовые документы – это приходные и расходные кассовые ордера;

  • Оплаты платежными картами – это эквайринг;

  • Авансовые отчеты – позволяют отчитываться подотчетным лицам;

  • Управление фискальным регистратором – позволяет закрыть смену, сделать X-отчет и Z-отчет;

  • Управление эквайринговым терминалом – позволяет произвести настройку данного терминала.

Приходные кассовые ордера


Теперь рассмотрим подробно кассовые документы. Начнем с приходных кассовых ордеров. Они оформляются через кнопку «Поступление». С помощью ПКО можно сделать большое количество операций. Это определяется пунктом «Виды операций»:

  • Оплата от покупателя;

  • Розничная выручка;

  • Возврат от подотчетного лица;

  • Возврат от поставщика;

  • Получение наличных в банке;

  • Получение займа от контрагента;

  • Получение кредита в банке;

  • Возвращение займа контрагентом;

  • Возврат займа работником;

  • Прочий приход.


Теперь посмотрим заполнение приходного ордера по каждому виду подробно.

Вид операции «Оплата от покупателя»


Заполняются поля:

  • «Контрагент» — выбираем название организации, от которой поступила оплата наличными;

  • «Сумма» — указываем размер поступившей оплаты;

  • В табличной части необходимо заполнить;

  • «Договор»;

  • «Способ погашения».


По документу формируется проводка Дт50.01 — Кт62.01 – поступление от покупателя.


После проведения документа внизу появляется настройка «Реквизиты печатной формы». Здесь можно указать информацию, которая будет отображаться при печати ПКО:

  • Принято от — название организации;

  • Основание – наименование документа и номер;

  • Приложение;

  • Комментарий.


Печать осуществляется через клавишу вверху экрана «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Печатаем и отдаем на подпись.



Если подключен фискальный регистратор, то через кнопку «Напечатать чек», которая находится на верхней панели, можно распечатать чек. Обратите внимание, что в ПКО можно добавить неограниченное количество строк. Сделано это для того, чтобы можно было разделить оплату либо по договорам, либо по статьям движения средств. Для примера добавим еще одну строку, разделим сумму поступления и укажем статью ДДС – «Прочие поступления». А счет расчетов 62.01.



Проведем документ и посмотрим сформировавшиеся проводки. Единственное, что изменилось, эта сумма разбилась на две части:

  • Дт50.01 — Кт62.01 – оплата от покупателей;

  • Дт50.01 — Кт62.01 – прочие поступления.

Вид операции «Розничная выручка»


Заполняются поля:

  • Вид операции – розничная выручка;

  • Номер и дата формируются автоматически;

  • Склад – указываем розничный склад;

  • Сумма выручки;

  • Статья ДДС – розничная выручка.


Проверяем, проводим. При необходимости отправляем на печать и отдаем на подпись.

Вид операции «Возврат от подотчетного лица»



Здесь заполняем:

  • Вид операции – возврат от подотчетного лица;

  • Номер и дата – пропускаем;

  • Подотчетное лицо – вводим данные, от кого принимаем возврат денежных средств;

  • Сумма;

  • При необходимости заполняем пункт «Реквизиты печатной формы» — будет отображаться при печати ПКО.


Печатаем и отдаем на подпись.


Проводка по этому виду будет выглядеть так: Дт50.01 — Кт71.01.

Вид операции «Возврат от поставщика»


Заполняются:

  • Вид операции – возврат от подотчетного лица;

  • Контрагент – название организации, от которой принимаем возврат;

  • Сумма платежа;

  • Договор;

  • Все остальное заполняет программа самостоятельно;

  • При необходимости заполняем «Реквизиты печатной формы».

  • Проводим, печатаем, отдаем на подпись. Формируется проводка Дт50.01 — Кт60.01

Вид операции «Получение наличных в банке»


В данном случае нужно проставить только вид операции и сумму, а все остальные параметры программа заполнит автоматически. Остается только проверить и провести документ. Печатаем и отдаем на подпись. Если посмотреть проводку, то отразится движения средств с расчетного счета в кассу: Дт50. 01 — Кт51:


Вид операции «Получение займа от контрагента»


Заполняем:

  • Вид операции;

  • Контрагент – от кого получаем заем;

  • Сумма платежа;

  • Договор – должен быть прочим;

  • Статья ДДС – получение кредитов и займов;

  • Счета расчетов – 67.03.


Проводим, печатаем, отдаем на подпись. Смотрим проводки: Дт50 — Кт67.03 – получение денежного займа/кредита.

Вид операции «Получение кредита в банке»


Заполняется аналогично предыдущему виду, только в поле «Контрагент» нужно указать название банка. Контрагента необходимо ввести заранее. Счет учета здесь проставляется по умолчанию.


Вид операции «Возврат займа контрагентом»


Заполняем:

  • Вид операции;

  • Контрагент;

  • Сумма платежа;

  • Договор – в данном виде должен быть «Прочие»;

  • Счета расчетов – 58. 03 (Предоставленные займы).


Проводим. Если нужно заполняем «Реквизиты печатной формы», отправляем на печать и отдаем на подпись.

Вид операции «Возврат займа работником»


Данный вид заполняется аналогично, только указываем не контрагента, а физическое лицо. Прописываем сумму. Проводим, заполняем если нужно настройки печатной формы. Печатаем, отдаем на подпись. В проводке будет отображаться Дт50.01 — Кт73.01 – поступление от погашения займов.

Вид операции «Прочий приход»


Здесь можно указать любой счет, любую аналитику. С помощью операции «Прочий приход» можно оформить все те операции, которые рассматривали ранее.



Если возникла необходимость оприходовать поступление денежных средств в валюте, то нужно проставить счет 50.21 (Касса организации в валюте). Становится доступным выбор валюты, которая нужна. По кассе, аналогично банковским документам, происходит переоценка валюты и расчет курсовых разниц.

Расходные кассовые ордера


Теперь рассмотрим расходные кассовые ордера (РКО). Оформляются они в журнале «Кассовые документы», через клавишу «Выдача». Заполнение аналогично ПКО, только операция обратная. С помощью РКО можно оформить документы:

  • Оплата поставщику;

  • Возврат покупателю;

  • Выдача подотчетному лицу;

  • Выплата заработной платы по ведомостям;

  • Выплата заработной платы работнику;

  • Выплата сотруднику по договору подряда;

  • Взнос наличных в банк;

  • Возврат займа контрагенту;

  • Возврат кредита банку;

  • Выдача займа контрагенту;

  • Инкассация;

  • Выплата депонированной заработной платы;

  • Выдача займа работнику;

  • Прочий расход.


РКО отличаются от ПКО некоторыми видами операций. Заострим на них внимание.

Вид операции «Выплата заработной платы по ведомостям»


Здесь обязательно указывать ведомость на выплату заработной платы, которая должна быть заблаговременно заполнена и подготовлена в программе. В поле «Сумма» прописывается общая сумма из ведомости.

Вид операции «Выплата заработной платы сотруднику»


Отличается от предыдущей тем, что здесь указывается конкретный получатель (сотрудник). Также обязательно указать платежную ведомость.


Вид операции «Выплата сотруднику по договору подряда»


Заполняется аналогично на конкретного получателя. Статья ДДС будет указана – оплата поставщикам (подрядчикам):



В проводках будет отображаться Дт76.10 — Кт50.01:

Вид операции «Инкассация»


Используется для перемещения денежных средств между офисами, магазинами. Здесь используется счет – 57.01


Вид операции «Выплата депонированной заработной платы»


Депонированная заработная плата – это оплата труда, которую сотрудник по каким-то причинам не смог получить вовремя в течение срока, установленного в организации. Заполняется:

  • Получатель;

  • Сумма;

  • И обязательно указывается ведомость.


Вид операции «Прочие расходы»


Аналогичен прочим приходам. Через эту операцию можно провести все предыдущие. Распечатать РКО можно также прямо из документа через клавишу «Расходный кассовый ордер (КО-2)».



Через клавишу «Создать на основании», прямо из журнала «Кассовые документы», можно создать некоторые документы. На основании ПКО:

  • Выдача наличных;

  • Отражение начисления НДС;

  • Счет-фактура выданный.


На основании РКО:

  • Поступление на расчетный счет;

  • Счет-фактура выданный;

  • Счет-фактура полученный.


Отметим, что ввод кассового документа возможен практически из каждого документа покупки и продажи. Например, если зайти в журнал «Реализация», то через клавишу «Создать на основании» можно оформить поступление наличных:



А если пройти в журнал «Поступление», через эту же клавишу «Создать на основании» можно оформить выдачу наличных:



В журнале «Кассовые документы» можно распечатать кассовую книгу. Нужно задать период в шапке и нажать «Сформировать». В печатной форме выглядит как отчет. Для этого нужно нажать на соответствующую кнопку в верхней панели «Кассовая книга».



Если нажать на клавишу «Показать настройки», то можно видоизменить печатную форму путем проставления галочек:

  • Формировать обложку и завершающий лист;

  • Выводить основания кассовых ордеров;

  • Нумерация листов кассовый книги с.


Будет выглядеть вот так:



Остатки в кассе можно узнать двумя способами: через кассовую книгу и оборотно-сальдовую ведомость по счету.


Кассовая книга. Данный отчет выводит информацию о наличии денежных средств на начало рабочего дня, на конец рабочего дня и оборот.


Оборотно-сальдовая ведомость. Здесь нужно задать период и указать счет кассы – 50.


Что такое денежный перевод?

Мы хотим, чтобы у вас был отличный опыт, пока вы здесь. Пожалуйста, включите JavaScript.

Денежный перевод — это бумажный документ, похожий на чек, используемый в качестве формы платежа. Как правило, он приобретается путем предоплаты суммы, указанной на лицевой стороне денежного перевода, наличными или другой формой гарантированных средств.

Вы также должны указать некоторые сведения, такие как имя лица или организации, получающей средства (получателя платежа). Название финансового учреждения, выдавшего денежный перевод, также должно быть напечатано на денежном переводе † .

Как работают денежные переводы?

Поскольку денежные переводы отправляются конкретному получателю, они могут быть более безопасными, чем наличные, и с меньшей вероятностью будут возвращены, поскольку эмитент денежного перевода обычно требует предоплату. Если вы получаете денежный перевод, вы должны иметь возможность внести денежный перевод так же, как и с наличными или чеком. Вы оплачиваете стоимость денежного перевода и любые связанные с этим сборы, когда получаете его. Затем вы отправляете денежный перевод предполагаемому получателю. Они несут его в свой банк или другое место, где обналичивают денежные переводы, чтобы обменять денежный перевод на наличные. В зависимости от того, где они обналичивают его, может взиматься комиссия за обналичивание денежного перевода.

Денежные переводы обычно принимаются, но вы можете столкнуться с ситуацией, когда магазин не примет определенный тип денежного перевода. Поэтому считается хорошей идеей обналичить денежный перевод в том же учреждении, которое его выдало. Это делает Почтовую службу США, MoneyGram или Western Union популярными местами для покупки денежного перевода. У этих компаний есть офисы в США, поэтому получатель, скорее всего, найдет место поблизости, чтобы обналичить его.

Денежные переводы обычно ограничены определенной суммой в долларах. Почтовая служба США не будет выпускать его на сумму более 1000 долларов США 9.0009 ‡ . Продуктовые магазины и другие места, где продаются денежные переводы, могут иметь другой лимит. Если вам нужен денежный перевод на сумму, превышающую лимит, вы можете рассмотреть кассовый чек. Вы можете прочитать о различиях между кассовым чеком и денежным переводом, чтобы решить, какой вариант лучше для вас.

Как получить и отправить денежный перевод

Как правило, денежные переводы продаются в следующих местах:

  • Почтовая служба США
  • Продуктовые магазины (кассы обслуживания покупателей)
  • Круглосуточные магазины
  • Магазины обналичивания чеков
  • Кредитные магазины до зарплаты
  • Крупные магазины Big Box Store (стойка обслуживания клиентов или стойка Money Services)

После того, как вы доберетесь до места, вы можете легко купить денежный перевод. Во-первых, просто попросите у кассира денежный перевод. Стоимость денежного перевода плюс любые связанные с этим сборы должны быть оплачены во время покупки. Сборы варьируются, но обычно не превышают 2 долларов. Если денежный перевод оценивается в 100 долларов США и взимается комиссия в размере 2 долларов США, общая сумма составит 102 доллара США. Некоторые сравнительные покупки могут привести к поиску более дешевой платы. Кассир может или не может попросить удостоверение личности. Удостоверение личности обычно не требуется для покупки денежного перевода, но может потребоваться для более крупных сумм в долларах § .

В некоторых магазинах выдается квитанция, а к денежному переводу прилагается корешок. Держи и то, и другое. В некоторых местах квитанция является квитанцией. Храните квитанцию ​​и/или квитанцию ​​о денежном переводе в надежном месте. Они понадобятся, если денежный перевод будет утерян или украден.

Если денежный перевод утерян или украден, свяжитесь с компанией, которая поддерживает денежный перевод. Это может быть не то место, где вы приобрели денежный перевод, но обычно вы можете найти название компании, которая поддерживает денежный перевод, написанное на лицевой стороне денежного перевода. Примечание. Могут взиматься сборы, связанные с отслеживанием или возвратом денежного перевода ¥ .

После завершения денежного перевода его можно отправить или передать получателю. Перед отправкой убедитесь, что информация о получателе платежа заполнена. Никогда не отправляйте пустой денежный перевод. У нас есть подробные инструкции о том, как заполнить денежный перевод для руководства.

Дополнительная информация для выполнения денежного перевода

Вот некоторые вещи, о которых следует помнить, когда вы рассматриваете возможность покупки или обналичивания денежного перевода:

Вам не нужен банковский счет, чтобы купить денежный перевод. Сборы за денежный перевод небольшие, но могут складываться. Некоторые люди используют денежные переводы для оплаты ежемесячных счетов, таких как арендная плата, счет за электричество и т. д. Если кто-то покупает пять денежных переводов каждый месяц по 2 доллара каждый, он платит 10 долларов в месяц в качестве комиссии. В сумме это составляет 120 долларов в год только на оплату счетов за домашнее хозяйство. Эти деньги можно сэкономить, открыв банковский счет онлайн и оплачивая счета онлайн. Если вы пользуетесь услугами банка Huntington, вы можете воспользоваться The Hub, нашими инструментами цифрового банкинга, которые помогут вам управлять своими финансами.

The Hub

Цифровые банковские инструменты Huntington

Когда вы открываете расчетный счет Huntington Checking, вы можете воспользоваться преимуществами наших цифровых инструментов, разработанных с учетом вклада таких клиентов, как вы. Hub позволяет легко отслеживать и анализировать ваши расходы, находить области для потенциальной экономии, а также помогает вам создавать и достигать ваших финансовых целей.

Узнать больше

Мошенничество с денежными переводами

††

Есть мошенничество, связанное с денежными переводами. Например, мошенники дадут кому-то денежный перевод на сумму больше, чем необходимо, и попросят взамен разницу. Когда жертва мошенничества пытается обналичить денежный перевод или внести его на свой банковский счет, она обнаруживает, что денежный перевод является поддельным.

Вот несколько советов, которые помогут избежать мошенничества с денежными переводами:

  • Никогда не принимайте денежный перевод на сумму, превышающую необходимую.
  • Просмотрите денежный перевод. Проверьте качество печати и обратите внимание на элементы безопасности, такие как водяные знаки.
  • Убедитесь, что ваше имя указано в строке получателя, а сумма в долларах не подделана и не напечатана дважды.
  • Если вы сомневаетесь в легитимности денежного перевода, позвоните в учреждение, которое его поддерживает, и проверьте денежный перевод.

Связанный контент

† Причард, Джастин, «Основы денежных переводов», The Balance, 15 мая 2020 г.

‡ Почтовая служба США, «Денежные переводы» (по состоянию на 14 сентября 2020 г.).

§ Walmart, «Денежные переводы» (по состоянию на 14 сентября 2020 г. ).

иен Western Union, «Все о денежных переводах» (по состоянию на 14 сентября 2020 г.).

†† П., Джастин и К., Хадиджа, «Могу ли я проверить средства в денежном переводе, чтобы избежать мошенничества?» The Balance, 25 мая 2020 г.

Предоставленная информация предназначена исключительно для общих информационных целей и предоставляется с пониманием того, что ни компания Huntington, ни ее аффилированные лица, ни какая-либо другая сторона не участвуют в оказании налоговых, финансовых, юридических, технических или других профессиональных услуг. советы или услуги или одобрение любых сторонних продуктов или услуг. Любое использование этой информации должно осуществляться только после консультации с квалифицированным и лицензированным специалистом, который может принять во внимание все соответствующие факторы и желаемые результаты в контексте фактов, связанных с вашими конкретными обстоятельствами. Информация в этом документе была разработана с разумной тщательностью и вниманием. Однако некоторая информация может быть неполной, неверной или неприменимой к конкретным обстоятельствам или условиям. НИ КОМПАНИЯ HUNTINGTON, НИ ЕЕ АФФИЛИРОВАННЫЕ ЛИЦА НЕ НЕСУТ ОТВЕТСТВЕННОСТИ ЗА ЛЮБОЙ УЩЕРБ, УБЫТКИ, ЗАТРАТЫ ИЛИ РАСХОДЫ (ПРЯМЫЕ, ПОСЛЕДУЮЩИЕ, ОСОБЫЕ, КОСВЕННЫЕ ИЛИ ИНЫЕ), ВОЗНИКШИЕ В РЕЗУЛЬТАТЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ, ДОВЕРИЯ ИЛИ ДЕЙСТВИЙ НА ИНФОРМАЦИЮ, ИЗЛОЖЕННУЮ В НАСТОЯЩЕМ ДОКУМЕНТЕ, ДАЖЕ ЕСЛИ КОМПАНИЯ ORCHITON И СОХРАНЯЕТ БЫЛО ИЗВЕСТНО ИЛИ ПРЕДУСМОТРЕН О ВОЗМОЖНОСТИ ТАКИХ УЩЕРБОВ, УБЫТКОВ, ЗАТРАТ ИЛИ РАСХОДОВ.

Что это такое, как оно используется и учитывается, примеры

Что такое мелкая наличность?

Мелкий денежный фонд — это небольшая сумма наличных денег компании, которая часто хранится под рукой (например, в запертом ящике или ящике) для оплаты мелких или непредвиденных расходов, таких как канцелярские товары или возмещение расходов сотрудникам.

Мелкий денежный фонд будет подвергаться периодической сверке, при этом операции также будут отражаться в финансовых отчетах. В более крупных корпорациях у каждого отдела может быть собственный фонд мелкой наличности.

Key Takeaways

  • Мелкая наличность — это номинальная сумма денег, легко доступная для оплаты расходов, которые слишком малы, чтобы заслуживать выписки чека или использования кредитной карты.
  • В крупных корпорациях у каждого отдела может быть собственный фонд мелкой наличности.
  • Фонд мелкой наличности можно использовать для оплаты канцелярских принадлежностей, открыток для клиентов, цветов, оплаты обедов для сотрудников или возмещения расходов сотрудников.
  • Основными преимуществами мелкой наличности являются быстрота, удобство, простота понимания и использования.
  • Недостатки мелких денежных средств включают их уязвимость к краже и неправомерному использованию, а также необходимость периодически отслеживать и балансировать их.

Понимание мелкой денежной наличности

Мелкая наличность обеспечивает удобство для мелких транзакций, для которых выдача чека или корпоративной кредитной карты нецелесообразна или неприемлема. Небольшая сумма наличных денег, которую компания считает мелкой, будет варьироваться: многие компании сохраняют от 100 до 500 долларов в качестве мелкого денежного фонда. Примеры транзакций, для которых используется мелкий денежный фонд, включают:

  • Канцтовары
  • Карточки для клиентов
  • Цветы
  • Оплата комплексного обеда для небольшой группы сотрудников
  • Возмещение работнику мелких производственных расходов

Для надзора за фондом назначаются хранители фонда мелкой денежной наличности. В обязанности хранителя обычно входит обеспечение соблюдения правил и положений о мелких денежных средствах, запрос пополнения и выдача средств.

Требования к мелкой денежной наличности

Использование мелкого денежного фонда может обойти определенные меры внутреннего контроля. Однако наличие мелкой наличности не означает, что любой человек может получить к ней доступ для любых целей. Многие компании используют строгий внутренний контроль для управления фондом. Часто несколько человек уполномочены утверждать выплаты и могут делать это только в отношении расходов, связанных с законной деятельностью или операциями компании.

Мелкому кассиру может быть поручено выписать чек для финансирования мелкого денежного ящика и сделать соответствующие бухгалтерские проводки. Управляющий мелкой денежной наличностью отвечает за распределение наличных денег и сбор квитанций за все покупки или любое использование средств. По мере того, как общая сумма мелких наличных уменьшается, поступления должны увеличиваться и составлять общую снятую сумму.

Имея кассира для мелких наличных и хранителя мелких наличных, двойной процесс помогает обеспечить безопасность средств и гарантировать, что только авторизованные лица имеют к ним доступ.

Учет мелкой наличности

Когда используется фонд мелкой наличности, операции с мелкой наличностью по-прежнему отражаются в финансовых отчетах. Бухгалтерские записи не делаются, когда покупки производятся с использованием мелкой наличности, только тогда, когда хранителю нужно больше наличных денег — и в обмен на квитанции он получает новые средства — записи в журнале записываются. Запись в журнале о предоставлении кастодиану дополнительных наличных средств представляет собой дебет в фонд мелкой наличности и приход в наличность.

В случае нехватки или избытка запись в строке журнала записывается на счет перерасхода/нехватки. Если мелкий денежный фонд закончился, кредит вводится для представления прибыли. Если мелкий денежный фонд недостаточен, дебет вводится для отражения убытка. Избыточный или короткий счет используется для принудительного балансирования фонда после сверки.

Налоговая служба (IRS) рекомендует заполнять кассовые ведомости и прикреплять их к квитанциям для записи и документирования мелких денежных расходов.

Выверка мелкой денежной наличности

Фонд мелкой денежной наличности периодически сверяется для проверки правильности баланса фонда. Как правило, когда остаток мелкой наличности падает до заданного уровня, хранитель запрашивает у кассира дополнительные наличные деньги. В это время подсчитывается общая сумма всех поступлений, чтобы убедиться, что она соответствует выплаченным средствам из кассы для мелких сумм. Если нужны новые средства, кассир выписывает новый чек для пополнения ящика для мелкой наличности и берет взамен квитанции от покупок, в результате которых наличные деньги были израсходованы.

Процесс выверки гарантирует, что остаточный баланс фонда равен разнице между первоначальным балансом за вычетом сборов, указанных в квитанциях и счетах-фактурах. Если остаток меньше, чем должен быть, то есть недостача. Если остаток больше, чем должен быть, то есть превышение. Несмотря на то, что могут быть незначительные отклонения, при несбалансированности следует определить и устранить источник несоответствия.

Мелкая наличность и наличность в кассе

«Мелкая наличность» и «наличные в кассе» звучат очень похоже, и они действительно пересекаются. Из этих двух терминов «наличные в кассе» является более общим термином.

Мелкая наличность относится конкретно к деньгам — буквально монетам и купюрам, — которые компания держит под рукой для небольших расходов, обычно потому, что использовать наличные проще, чем использовать чек или кредитную карту.

Денежные средства в кассе — это любых доступных денежных средств, которыми располагает бизнес или ликвидные фонды. Это могут быть настоящие деньги, например, суммы, которые вы еще не положили на счет в банке, или более мелкие купюры и монеты, которые вы храните в кассе для сдачи клиентам. В этом смысле отличие от мелкой наличности относится к тому, где вы храните деньги и как вы их используете, при этом мелкая наличность больше предназначена для внутренних деловых нужд/расходов сотрудников, а наличные в кассе относятся к средствам, полученным от или возмещаются клиентам.

Но наличные деньги имеют более широкое значение как бухгалтерский термин. В финансовом мире это также относится к высоколиквидным активам компании — средствам на текущих или других банковских счетах, фондам денежного рынка, краткосрочным долговым инструментам или другим эквивалентам денежных средств. Хотя это и не наличные в буквальном смысле, это деньги, к которым можно легко и быстро получить доступ, поэтому они «под рукой».

Короче говоря: всякая мелкая наличность — это форма наличных денег в кассе, но не наличность в кассе — это мелкая наличность.

Преимущества и недостатки мелкой наличности

У мелкой наличности есть свои плюсы. Наличные во многих случаях остаются самым быстрым, простым и легким способом оплаты. Это хорошо работает, чтобы покрыть небольшие импровизированные расходы — например, чаевые для ребенка, доставляющего пиццу на обеденное собрание, или проезд на такси до дома для сотрудников, которые работают допоздна. Это избавляет людей от хлопот, связанных с возмещением расходов или ожиданием того, что они будут платить из своего кармана за предметы, связанные с работой.

Мелкие деньги также могут использоваться для частых, но приземленных расходов, таких как молоко для офисного холодильника, марки или чистящие средства.

Хотя это не должно быть обычной практикой, мелкие наличные в крайнем случае могут быть использованы для внесения сдачи для клиентов, если касса заканчивается.

С другой стороны, удобство мелких наличных также может сделать их проблемой и риском. Наличные трудно защитить и невозможно отследить; счета очень легко бесследно исчезают, даже если вы установили тщательную систему квитанций или ваучеров.

Это подводит нас к еще одному недостатку мелких денежных средств: их поддержание, ведение записей и их регулярная сверка требуют дополнительной работы для кого-то. Это может быть незначительной неприятностью в крупных фирмах с офис-менеджером или бухгалтерией; для малого бизнеса это может создать бремя.

Коммерческие операции становятся все более безналичными — даже в небольших розничных магазинах и ресторанах, где покупки традиционно в значительной степени зависели от монет. Некоторые критики говорят, что мелкая наличность стала устаревшей концепцией. Между кредитными картами, дебетовыми картами, платежными сервисами, такими как Venmo или Paypal, электронными кошельками и другими бесконтактными способами покупки вещей существует множество альтернатив, таких как наличные, с дополнительными преимуществами отслеживаемости, безопасности и меньшего риска кражи.

Аспект безопасности часто важен для небольших компаний, которые давно опасаются, что хранение наличных денег может привести к преступлению.

Плюсы

  • Удобно, понятно

  • Немедленный доступ; предварительное планирование/авторизация не требуется

  • Подходит для экстренных/непредвиденных ситуаций

Минусы

  • Угроза безопасности: трудно отследить и подвержен мошенничеству, краже, неправильному использованию

  • Требуется ручной мониторинг, ведение записей

  • Старомодный/устаревший

Часто задаваемые вопросы о мелких наличных

Что такое мелкие наличные и для чего они используются?

Мелкие наличные деньги — это деньги, которые бизнес или компания держит под рукой для совершения небольших платежей, покупок и возмещения расходов. Будь то рутинные или неожиданные, это транзакции, для которых выписка чека или использование кредитной карты непрактичны или неудобны.

Почему это называется мелкой наличностью?

Английское слово «petty» происходит от французского petit , что означает «маленький» или «маленький». Точно так же «мелкий» означает незначительный или незначительный. Таким образом, мелкая наличность относится к небольшой сумме денег, отложенной для пустяков или небольших покупок, в отличие от крупных расходов или счетов.

Одно из первых использований этой фразы происходит из образовательной работы Бенджамина Биллингсли по ведению домашнего хозяйства, Совет женщинам и девушкам Лондона , датируемой 1678 годом.

Что такое пример мелкой наличности?

Мелкие деньги обычно хранятся в выдвижном ящике, сейфе или большом конверте. Типичные мелкие покупки за наличные включают в себя:

  • Кофе, конфеты или закуски
  • Цветы, поздравительные открытки или другие небольшие подарки
  • Стоимость проезда на такси или автомобиле
  • Мелкие канцелярские принадлежности — ручки, ластики, степлеры и т. д.
  • Питание

Является ли мелкая наличность эквивалентом наличных денег?

Мелкая наличность — это наличные деньги: купюры и монеты. Эквиваленты денежных средств — это высоколиквидные ценные бумаги и другие активы, которые можно легко конвертировать в наличные деньги: фонды денежного рынка, коммерческие бумаги или краткосрочные долговые обязательства, такие как казначейские векселя.

Однако в корпоративной финансовой отчетности мелкие денежные средства указаны в разделе «Денежные средства и их эквиваленты» баланса. Так что в этом смысле их можно объединить.

Как сбалансировать мелкие наличные деньги в бухгалтерском учете?

Каждый раз, когда вы пользуетесь мелкой денежной суммой, то есть снимаете деньги, вам следует заполнить квитанцию ​​или ваучер. Это действует как квитанция, в которой регистрируется сумма снятия, дата, цель и другие детали. Эти квитанции все чаще являются электронными и вводятся в электронную таблицу или бухгалтерскую книгу. Но также может быть полезно хранить бумажные квитанции вместе с квитанциями о покупках или платежах (если это возможно).

По прошествии определенного интервала — обычно в одно и то же время каждого месяца или недели — наступает время выверить или сбалансировать счет мелкого фонда. Во-первых, обратите внимание на текущую сумму в фонде. Затем вычтите эту сумму из начального баланса. Эта сумма является общей суммой, снятой со счета за этот период времени.

Затем подсчитайте сумму всех непогашенных квитанций (плюс приложенные квитанции). Эта цифра должна быть такой же, как снятая сумма, которую вы рассчитали на основе начального и конечного баланса счета. И количество наличных денег, которое у вас есть в вашем ящике для хранения или ящике, должно быть таким же, как текущий баланс счета.

Если они не совпадают, вам придется выяснить, почему: была ли математическая ошибка? квитанция отсутствует или неверна?

Балансировка мелкокассового счета обычно происходит при необходимости пополнения фонда. Хранитель мелкой наличности приносит все квитанции или ваучеры бухгалтеру, кассиру или бухгалтеру предприятия. Поступления мелких денежных средств регистрируются в Главной бухгалтерской книге компании как кредиты на счет мелких денежных средств и, возможно, дебетуются на несколько различных счетов расходов. Когда мелкий фонд пополняется, как правило, путем использования чека, выданного компанией, это записывается как дебет на счет мелкой наличности и кредит на кассовый счет.

Практический результат

Мелкие наличные — это небольшая сумма наличных, которая хранится в помещении предприятия или компании для оплаты мелких расходов и нужд, обычно не превышающая несколько сотен долларов. Несмотря на то, что это легко понять и просто использовать, мелкая наличность является предметом злоупотреблений, ее легко потерять из виду и она уязвима для кражи. Некоторые считают, что в современном обществе мелкая наличность устарела: существует множество альтернатив для мелких покупок, более безопасных и столь же удобных.