Расчет среднесписочной численности за месяц пример: Как считать среднесписочную численность работников? Формулы для расчета — Оренбург

Как рассчитать среднюю численность работников? Нужен пример расчета с договорами ГПХ.

Вопрос: Как рассчитать среднюю численность работников? Нужен пример расчета с договорами ГПХ.

Ответ: Средняя численность отличается от среднесписочной тем, что включает внешних совместителей и работников по гражданско-правовым договорам.

Среднюю численность за год, квартал и любой другой период больше месяца рассчитывают на основе средней численности за каждый месяц этого периода. Например, средняя численность в январе — августе — 23 человека, а в сентябре — декабре — 27. Тогда средняя численность за год — 24,33 ((23 чел. x 8 мес. + 27 чел. x 4 мес.) / 12 мес.). Результат округляем до целых — 24 чел.

Чтобы рассчитать среднюю численность за месяц к среднесписочной численности работников, прибавьте среднюю численность внешних совместителей и среднюю численность работников по ГПД (п. 77 Указаний).

Среднюю численность внешних совместителей считайте по формуле (п. 82 Указаний):

Средняя численность внешних совместителей = Количество часов отработанных внешними совместителями за месяц / Количество рабочих часов в месяце

Количество рабочих часов в месяце посмотрите в производственном календаре. В отработанные включайте и рабочие дни, приходящиеся на отпуска и больничные. За каждый такой день посчитайте столько же часов, сколько человек отработал в последний день перед отпуском или больничным. Результат округлите до десятых (п. 82 Указаний).

Пример. Расчет средней численности внешних совместителей

Два внешних совместителя работают по 3 часа в день 5 дней в неделю. В июне 2017 г.:

— один из них отработал все рабочее время — 21 день;

— второй полностью отработал только 3 дня, а остальные был в отпуске.

Количество часов, отработанных внешними совместителями за июнь, — 126 часов (3 ч/дн. x 21 дн. + 3 ч/дн. x 21 дн.).

Средняя численность внешних совместителей — 0,75 человека (126 ч / (168 ч). Результат округляем до десятых — 0,8 человека.

Среднюю численность работников по ГПД, считайте так же, как и среднесписочную численность работников по трудовым договорам. Предпринимателей не учитывайте (пп. б п. 80, п. 83 Указаний).

Пример. Расчет средней численности работников по ГПД

В июне 2017 г. в организации по договору подряда работал 1 человек. Срок действия договора — с 25 мая по 16 июня включительно.

Численность работников по ГПД:

— на 1 — 18 июня (18 дн.) — 1 человек;

— на 19 — 30 июня (12 дн.) — 0 человек.

Средняя численность работников по ГПД — 0,6 чел. ((1 чел. x 18 дн. + 0 чел. x 12 дн.) / 30 дн.). С учетом округления — 1 чел.

Пример. Расчет средней численности работников за месяц

За июнь 2017 г.:

— среднесписочная численность работников — 34 человека;

— средняя численность внешних совместителей — 0,8 человека;

— средняя численность работников по ГПД, — 1 человек.

Средняя численность работников за июнь — 35,8 чел. (34 чел.

{Типовая ситуация: Как рассчитать среднюю численность работников? (Издательство «Главная книга», 2017) {КонсультантПлюс}}

Как определить среднесписочную численность работников за год

Показатель среднесписочной численности нужен для заполнения разных форм отчетности – в Фонд соцстраха, для налоговой инспекции, статистики. Он рассчитывается по специальному алгоритму. Чтобы правильно заполнить соответствующее поле формы, надо применять определенные правила. Объясним, как рассчитать среднесписочную численность работников за год.

Нормативные документы при расчете среднесписочной численности работников за год

Методика расчета была разработана еще Госкомстатом СССР (Инструкция от 17.09.1987 № 17-10-0370), последний раз изменения в нее вносились 20.04.1993 года. На сегодня она не отменена, но 26.04.2007 ФНС выпустила письмо № ЧД-6-25/353@ о том, что при проведении расчета для «Сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий год» надо использовать указания по заполнению формы статотчетности № 1-Т. Последняя редакция обозначенной в письме формы № 1-Т утверждена приказом Росстата от 06.08.2018 г. № 485. При ее заполнении нужно дополнительно учитывать Указания по заполнению формы П-4, приведенные в приказе Росстата от 22.11.2017 № 772 (с учетом изменений, внесенных 29.12.2018), где подробно раскрывается методика расчета. Данная методика используется и для расчета численности, отражаемой в форме 4-ФСС.

Для расчета численности потребуются данные из табеля учета рабочего времени, а также документы кадрового учета – приказы о приеме и увольнении.

С чего начинать расчет

Прежде чем приступать к определению среднесписочной численности работников предприятия за год, нужно из данных исключить тех лиц, информация по которым не включается в расчет. Это:

• сотрудницы, пребывающие в отпуске по беременности и родам, или усыновившие новорожденного ребенка прямо из роддома, а также оформившие отпуск по уходу за ребенком;

• работники, взявшие дополнительный неоплачиваемый отпуск в связи с учебой в образовательном заведении, и сотрудники, взявшие неоплачиваемый отпуск для поступления в ВУЗ или средне-специальное учебное заведение;

• внешние совместители;

• лица, работавшие по договорам ГПХ;

• учредители, не получающие заработную плату;

• сотрудники, направленные на работу за границу;

• работники, отправленные на учебу с отрывом от производства (получающие стипендию от организации), или переведенные временно в другую организацию без сохранения зарплаты.

Кроме того, не надо включать адвокатов и военнослужащих, исполняющих обязанности воинской службы. Также не включают в численность работника, подавшего заявление на увольнение и прекратившего выходить на работу до истечения времени отработки (с даты невыхода на работу).

Как определить среднесписочную численность работников за год

Бухгалтерии для отчетов статистики, 4-ФСС, сведений в ИФНС требуется вести учет среднесписочной численности работников за год. Формула расчета его такова:

ССЧ = сумма СЧ, состоящая из общего числа численности за все месяцы : 12,

где ССЧ — среднесписочная численность за год,

СЧ- среднесписочная численность за месяц;

12- количество месяцев в году.

Если необходимо узнать ССЧ не за год, а за другой период, допустим, квартал – то складываются СЧ за все месяцы квартала (три цифры), и делятся на 3 (число месяцев в квартале).

Для статистической отчетности данные обычно округляются по арифметическим правилам до одного десятичного знака (округление значения менее 0,5 до нуля; от 0,5 и более – до единицы). Для формы среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год, направляемой в ИФНС и для 4-ФСС округлять нужно до целого значения.

Чтобы было понятнее, разберем расчет на примерах.

Среднесписочная численность работников: пример за год

Найдем искомый показатель за год по следующим данным каждого месяца:

Сумма средней численности за год, всего:

60 + 58 + 58 + 59 + 60 + 60 + 60 + 60 + 61 + 61 + 61 + 62 = 720 человек

Среднесписочная численность работников предприятия за год составила:

720 : 12 месяцев = 60 человек.

Дополнительно рассчитаем ССЧ за 1 квартал:

(60 + 58 + 58) : 3 мес. = 59 чел.

Ниже мы рассмотрим, как определяются данные по численности за каждый месяц.

Как узнать среднюю численность персонала за месяц

Для подсчета потребуется табель. По нему подсчитывается списочный состав компании за каждый календарный день месяца. За выходной, праздничный день количество человек совпадает с ближайшим предыдущим рабочим днем. Затем получившиеся числа складывают и делят на количество календарных дней этого месяца.

Несмотря на отпуск, болезнь, командировку или простой, работник все равно учитывается в численности предприятия в эти дни за целую единицу, как и сотрудники, отработавшие полную смену.

Пример

Сотрудник работал в апреле 2019 года с 1 по 5 число. 6, 7 апреля были выходными. С 8 по 12 апреля был оформлен больничный лист. 13, 14 апреля – выходные. С 15 апреля он снова вышел на работу. С 29 апреля сотрудник ушел в ежегодный оплачиваемый отпуск на 28 дней.

Численность по этому сотруднику за любой день апреля – 1, так как все дни периода входят в учетное число, а за выходные численность равна ближайшему рабочему дню (то есть за 6, 7, 13, 14 цифра берется на основании рабочего дня 5 апреля).

Точно так же проверяется каждый работник, затем полученная численность персонала за каждый день месяца суммируется и делится на число дней месяца – в этом примере на 30, так как в апреле 30 дней.

Допустим, что на каждый день апреля с 1 по 20 число численность персонала была одинаковой — 15 человек. С 21 по 30 апреля численность составила по 16 человек. Рассчитаем среднесписочную численность за апрель:

((15 х 20 дн.) + (16 х 10 дн.)) : 30 дн = 460 : 30 дн. = 15 чел.

Если установлено неполное рабочее время

Как посчитать среднесписочную численность работников за год, если имеются люди, принятые на условиях неполного рабочего времени? По такому персоналу учет численности требует отдельного расчета. При определении среднесписочного состава время учитывается пропорционально отработанному, и далее численность устанавливается исходя из продолжительности рабочей недели.

Расчет среднесписочной численности для неполного рабочего времени. Пример

В компании трудоустроено 6 человек на неполное рабочее время. Число рабочих дней месяца 20. В организации восьмичасовой рабочий день. Подсчитаем численность при следующих условиях:

• Двое сотрудников трудились полный месяц по 4 часа в день. Каждый из них учитывается за любой день как 0,5 единицы (4 отработанных часа : 8- часовой рабочий день).

• Двое работали весь месяц по два часа в день. Они будут учитываться по 0,25 единицы (2 ч : 8).

• Еще 2 человека выходили на работу по 1,6 часа в день, но отработали всего 11 и 15 дней соответственно. Каждый учитывается как 0,2 единицы (1,6 отработанных часа : 8).

Общая среднесписочная численность сотрудников с неполным рабочим временем в компании составит:

(0,5 х 20 + 0,5 х 20 + 0,25 х 20 + 0,25 х 20 + 0,2 х 11 + 0,2 х 15) : 20 дн. = 1,76 чел.

То есть, рассчитывается отработанное количество человеко-часов по каждому сотруднику, данные суммируются и затем делятся на рабочие дни.

Исключения для неполной рабочей смены

Законодательством определены отдельные категории работников, которым устанавливается сокращенное рабочее время, например:

Такие сотрудники учитываются в среднесписочной численности за полную единицу каждый, несмотря на сокращенное время их работы.

Средняя численность по совместителям

Не нужно учитывать в средней численности внешних совместителей. Внутренние совместители считаются за целую единицу, т.е. как один человек, независимо от числа занимаемых должностей.

Средняя численность персонала | Справочный центр One Model

Это базовое объяснение расчета средней численности персонала One Model, почему он важен и как он используется.

В таблице 1 ниже приведен пример расчета и его значения для одного месяца для 2 отделов и 6 сотрудников. Ниже приведены пояснения сотрудника по отдельным расчетам на высоком уровне:

• Сотрудник 1 уволился в 13-й день 28-дневного месяца, поэтому численность персонала 1 Сотрудника 1 составляет 12/28 или 0,43.

• Сотрудники 2 и 5 проработали в компании весь месяц, поэтому их численность равна 1. Они работали в разных отделах.

• Сотрудник 3 проработал в компании весь месяц, но через несколько дней сменил отдел. Численность сотрудника 3 равна 1 для организации в целом. Если данные просматриваются на уровне отдела, это 0,11 для отдела 1 и 0,89.для отдела 2. 

• Сотрудник 4 был нанят в середине месяца, поэтому численность персонала 4 составляет 16/28 или 0,57.

• Сотрудник 6 ушел в отпуск по болезни, но вернулся в течение месяца (странная ситуация). Этот сотрудник не учитывается в активной численности персонала, но может учитываться в неактивной численности. Средняя активная численность сотрудника 6 за месяц составляет 3/28 или 0,11.

Если суммировать численность всех сотрудников, то получится 4.11 для организации в целом. И разделить на два отдела, это 1,54 для отдела 1 и 2,57 для отдела 2.

Почему это важно?

Использование ежедневного скользящего среднего — гораздо более точный метод расчета численности персонала, чем традиционно используемый в большинстве организаций, если только они не используют программное обеспечение People Analytics. Из-за сложности расчета средней численности персонала вне системы многие организации выбирают конкретный момент времени для расчета численности персонала (9).0048 т.е. конец года или начало года ). Проблема с этим расчетом заключается в том, что компания может завышать или занижать показатель ставки, применяя этот метод, что вызывает трудности при сравнении.

Завышение или занижение показателя скорости является проблемой, когда организации используют разные временные контексты в показателях. Например, коэффициент прекращения, использование численности персонала EOP в качестве знаменателя смешивает совокупный показатель времени (увольнения) с показателем на момент времени (количество сотрудников EOP). Там, где это возможно, лучше иметь две меры с одинаковым временным контекстом, например, Средняя численность персонала в Доле прерываний, и Прекращения, и Средняя численность персонала охватывают промежуток времени.

В приведенном ниже примере вы можете видеть, что организация А является относительно крупной организацией. Показатели средней численности персонала Организации и EOP за год относительно схожи (менее 100 сотрудников). Разница в расчете коэффициента увольнения с использованием любого из них в качестве знаменателя составляет 0,02%. Таким образом, на общем уровне нет существенных различий, если используется какой-либо показатель.

Различия становятся очевидными только при изучении отдельных отделов (или других областей организации).

• Отдел 1 очень маленький отдел. У них есть разница в 1 человека между средней численностью персонала и численностью персонала EOP. Один человек, скорее всего, был нанят ближе к концу года. Разница в расчетах для этой области составляет 25%. Традиционно небольшие области компании следует рассматривать с осторожностью при использовании показателей средней численности персонала или показателей EOP в качестве знаменателей для показателя коэффициента увольнения.

• Похоже, к концу года в отделах 2 и 3 значительно увеличилась численность сотрудников EOP. Они не кажутся небольшими организациями, но, возможно, в конце года произошло внешнее слияние, которое привело к увеличению численности персонала в их подразделениях, или, возможно, произошла внутренняя консолидация. Неважно, оба отдела видят значительную разницу при использовании средней численности персонала в качестве знаменателя. В этих ситуациях, если организация использовала количество сотрудников EOP в качестве знаменателя, она может занижать уровень увольнений за год.

• Департамент 4, кажется, пережил распродажу или внутреннее перемещение людей. Хотя это не так мало, как Департамент 1, фактическая разница в расчетах на самом деле гораздо более существенна. Если организация использует численность персонала EOP в качестве знаменателя, она может значительно завышать коэффициент увольнений для этого отдела.

Многие организации используют форму средней численности персонала в своих расчетах. Вместо того, чтобы брать начало или начало года, они будут брать численность персонала EOP для каждого сотрудника за каждый месяц и среднее значение за год. Это лучший метод, чем одна точка и время, но все же и там, где это возможно, особенно в области технологий, используйте среднесуточную скользящую численность персонала.

Как это используется?

Средняя численность персонала сама по себе не используется. Это традиционно то, что большинству организаций трудно объяснить конечным пользователям. Традиционно он используется в качестве знаменателя в показателях ставок (т. Е. Коэффициент увольнения, коэффициент повышения, коэффициент перевода, ставка найма) для лучшего сравнения.

Таблица 1

Количество сотрудников и различные способы его расчета

← Архивация и миграция данных отдела кадров за один шаг Управление должностями позволяет лучше анализировать →

Никакой другой показатель не является более важным для управления персоналом, чем численность персонала. Он используется во многих других расчетах, поэтому получение точного подсчета жизненно важно для других, более интересных аналитических показателей. Подсчет персонала прост в своей идее, подсчитывая всех, кто является сотрудником компании. Считать легко, верно? Мы можем договориться о том, как считать, с тех пор как нам исполнилось пять лет. Счет – это универсальная истина. Ну одним словом нет. Что мы считаем и как мы это считаем, очень много споров, и это может радикально изменить результат в зависимости от наших предположений. Мы собираемся изучить эти предположения и обсудить все тонкости, связанные с этой простой метрикой.

The When in Head Count

Обычно кто-то спрашивает: «Какой у вас штат?» Но это отсутствует, какой момент времени вы имеете в виду? Обычно, когда задают этот вопрос, мы имеем в виду прямо сейчас, но когда вы анализируете исторические данные, численность персонала меняется со временем. Количество сотрудников в конце года отличается от того, что было в начале года, или в этом квартале по сравнению с прошлым кварталом. Это в значительной степени метрика момента времени. Подсчет численности не имеет смысла без учета времени.

Обычно люди отслеживают его из месяца в месяц. Но это может меняться от недели к неделе или даже изо дня в день. Сегодня Том наемный работник, а завтра нет. Он меняется в течение этого месяца, так что когда вы имеете в виду? Технически вы могли бы говорить об этом как о повседневном показателе, но это редко бывает необходимо. Но проблема все еще существует, какой день месяца вы выбираете? Что значит сказать, что численность населения в декабре составляет 2534 человека?

Обычно последний день месяца используется в качестве прокси для месячного подсчета. Иногда люди выбирают 1-й день или середину месяца, но последний имеет большой смысл, поскольку именно он закончил месяц в качестве сотрудника. Следующее уравнение имеет смысл, используя последний день месяца:


[Численность в предыдущем месяце] - [увольнения в этом месяце] + [Новые сотрудники в этом месяце] = [Численность в этом месяце]


Период

относительно легко в том смысле, что это последний день месяца. Увольнения и новые наймы могут быть легко подведены в течение одного месяца без необходимости что-либо корректировать.

Однако что это означает для более длительных периодов времени? Например, какова ежеквартальная или годовая численность персонала в этих ситуациях? Становится немного сложнее определить их. Здесь вы можете интерпретировать его по-разному в течение более длительных периодов времени. Как правило, есть два способа обработки более длительных периодов.

• Конец периода
• Средняя численность персонала

Конец периода Численность персонала

Во многом так же, как мы должны были решить, как определить численность персонала за месяц, выбрав последний день месяца для его измерения. Для более длительных периодов мы можем легко выбрать последний месяц периода в качестве подсчета персонала за этот период. Например, если мы говорим о 1-м квартале по месяцам, это может выглядеть следующим образом:

Таким образом, для 1-го квартала будет 2710 человек в марте, поскольку март является последним месяцем 1-го квартала. Для Q2 будет использоваться подсчет за июнь. Если бы мы говорили о годовом периоде, то это был бы счет декабря. Идея использования конца периода заключается в том, что мы хотим представить всех сотрудников, которые все еще работали на конец периода.

Выгоды

Выгода от этого означает, что подсчет персонала — это хорошее круглое число (это может меняться в зависимости от других факторов), но если мы подсчитываем всех людей, это будет хорошее целое число. Он также учитывает только тех людей, которые дожили до конца периода и продолжат работать в следующем периоде. Та же математическая взаимосвязь, о которой говорилось выше, справедлива и для подсчета персонала EOP.


[Численность за предыдущий период] - [Увольнения за предыдущий период] + [Новые сотрудники за предыдущий период] = [Численность за текущий период]


Это очень хорошая взаимосвязь, поскольку она позволяет легко интерпретировать данные и проверять правильность того, на что вы смотрите. В реальной системе добавлено еще несколько метрик, чтобы она работала во всех ситуациях, но это упрощенное правило, не вдавающееся в дебри.

Компромиссы

Недостатком EOP является то, что он игнорирует то, что происходит между началом и концом периода. Любой, кто внес свой вклад в течение периода, но не дожил до конца периода, игнорируется. Это приводит к недооценке вклада. Если у вас высокая оборачиваемость, EOP недооценит это.

Это имеет значение, когда численность персонала используется в других показателях, которые действительно могут иметь значение. Например, на Доход на одного сотрудника могут повлиять люди, которые уволились в течение периода, потому что вы платили им до увольнения, и до увольнения они должны были вносить свой вклад в этот доход. Таким образом, использование количества сотрудников на конец периода в Доход на одного сотрудника будет завышено по оценке Доход на одного сотрудника , если у вас много увольнений в течение периода.

Средняя численность персонала

Другой алгоритм заключается в объединении подсчетов за все месяцы путем получения среднего значения за каждый месяц в течение периода. Таким образом, для Q1 мы усредним численность персонала за январь, февраль и март. В качестве наглядного примера подумайте о следующем:

Преимущества

С математической точки зрения лучше не выбрасывать данные. в течение периода. Более точно в нашем примере средняя численность персонала составляет 2741,7 против 2710 на конец периода. Использование среднего значения также фиксирует людей, которые могли быть временными, тогда как при использовании EOP они полностью игнорируются. Таким образом, если ваша рабочая сила имеет высокую текучесть кадров или использует много временных работников, это поможет вам понять эту взаимосвязь, и это может быть очень важно при создании других показателей, которые зависят от численности персонала. Например, доход на душу населения также понятен, если вы используете EOP или Average.

Компромиссы

Очевидный компромисс заключается в том, что возникает проблема, заключающаяся в том, что мы можем получить дробных людей. Что значит, что было 0,7 человека? Странно видеть дробное число для подсчета персонала, но один из способов подумать об этом состоит в том, что 2741 человек работал полный период, а 1 человек работал 70% периода. Это хороший способ объяснить это, чтобы это было более понятно. Однако это не совсем так, поскольку вы можете уволить 10 человек за период, когда их дробные суммы будут складываться в целые числа, и останется только 1 или несколько человек, которые работают только 70% периода.

Поскольку мы больше не считаем отдельных людей, есть еще один большой недостаток. Наши хорошие математические отношения между периодами больше не выполняются. Это затрудняет периодическую проверку правильности наших цифр. Средняя численность населения не соотносится с реальными людьми в целом, и это сбивает людей с толку. Это приблизительный вклад людей; не фактическое количество людей.

Полный и неполный рабочий день

К сожалению, сложности с подсчетом персонала не исчезают со временем. Не все сотрудники работают одинаковое количество времени каждый день или неделю. Так должен ли человек, работающий 20 часов в неделю, считаться так же, как и тот, кто работает 40 или 60 часов в неделю? Как правило, сотрудник, работающий полный рабочий день 40 часов в неделю, будет учитываться как 1. Следовательно, сотрудник, работающий неполный рабочий день, работающий 20 часов в неделю, будет учитываться как 0,5, поскольку 20 часов / 40 часов = 0,5. Здесь даже использование подсчета персонала EOP может стать дробным из-за работников, занятых неполный рабочий день.

Здесь представлена ​​концепция новой метрики под названием , эквивалентной полной занятости (т. е. ЭПЗ). Значение 1 означает, что они считаются 1 к 1, как и следовало ожидать. Для человека, работающего неполный рабочий день, их ЭПЗ составит 0,5. Таким образом, Head Count просто суммирует все показатели FTE.

Обычно этот показатель не меняется часто и не зависит от фактического количества часов, отработанных сотрудником. Например, тот, кто должен работать 40 часов, но работает 55 часов в одну неделю и 45 часов в следующую. Этот показатель работает вне запланированных часов для этого сотрудника; не настоящие часы. Теоретически это могло бы быть более точным для работников с почасовой оплатой, но для этого необходимо иметь данные табеля рабочего времени для расчета фактически отработанных часов.

Почему это так сложно?

Подсчет численности часто используется вместо обозначения усилий. Чем больше людей задействовано, тем больше усилий, и подсчет населения играет центральную роль в сравнении населения разного размера. Чтобы получить две группы в равных условиях, мы делим показатель производительности (скажем, доход) на вовлеченных людей, чтобы мы могли сравнить результаты производительности. Вот почему это так важно, потому что эти сравнения в аналитике происходят постоянно.

Осознание того, что не все сотрудники считают одинаковое количество, начинает отходить от простой концепции подсчета фактических голов. Мы пытаемся представить людей не как физических лиц, а как их относительный вклад в компанию или производительность. Это то, с чего все начинают дробные люди, но понимают, что подсчет таким образом — это не подсчет людей, а их вклад. То, как мы думаем о количестве сотрудников, когда переходим к вкладу, меняет его значение. Это больше не настоящие люди, и подсчет неполного рабочего дня как 0,5 и среднего количества сотрудников меняет это значение.

Заключение

Численность персонала — один из основных показателей HR-аналитики. Это повсеместно проявляется почти во всех других показателях, таких как процент увольнений, рост численности персонала или доход на одного сотрудника. Получение точного представления зависит от того, что вы анализируете, и от того, как структурирована ваша организация. На сочетание типов сотрудников и используемых вами показателей может влиять просто то, как вы хотите подсчитывать сотрудников.