Протокол собрания как писать образец: Образец составления протокола собрания, заседания, совещания в 2022 году

Вот несколько примеров того, как составлять протоколы для ваших собственных собраний. Внизу каждого образца протокола собрания находится ссылка для бесплатной загрузки шаблона протокола собрания в формате Word Doc, Google Doc или для его использования в Fellow (бесплатное программное обеспечение для управления собраниями).

Узнайте, что *нельзя* включать в протокол собрания

{{start-having-better-meetings=»/blog-inserts»}}

1
Пример протокола собрания: без повестки дня или форматирования

Собрание началось в 11:00, и на нем присутствовали Джон Смит, Джейн Доу и Роберт Браун. Протокол встречи вел Джеймс Тейлор.

После обзора того, как продвигается проект и чего мы надеемся достичь на следующей неделе, мы обсудили, как лучше всего разделить наши задачи на предстоящую неделю. В первый день мы решили поработать над задачей А и Б.

Мы также пришли к соглашению, что завершим обсуждение вопроса C на следующей неделе вместо того, чтобы пытаться решить его сейчас.

{{simple-meeting-minutes=»/blog-inserts-6″}}

Преимущества стиля ведения протокола собрания без повестки дня

Ведение протокола собрания без повестки дня или форматирования не является идеальным, но у него есть преимущества из-за того, что вообще не вел протокол собрания. Так что, если вы делали это до сих пор, это хорошее начало. Вы вели записи, которые могут служить в какой-то степени записью. И они могут освежить чью-то память.

Преимущества включают в себя: 

• По крайней мере, вы ведете протоколы совещаний
• Вы можете сделать это мгновенно, без какой-либо подготовки
• У вас есть какие-то записи, даже если они не идеальны
• Вы можете легко копировать, вставьте и поделитесь информацией
• Это может сработать для очень маленьких команд, у которых не так много встреч (скажем, ежеквартальные собрания крошечного местного парусного клуба.)

минут совещаний на следующий уровень, чтобы дать себе больше власти, улучшить репутацию и помочь своей команде добиться еще большего.

Поднять его на следующий уровень проще, чем не сделать стиль без повестки дня, без форматирования.

Причина в том, что небольшая организация упрощает любую работу, особенно такую ​​задачу, как ведение протокола собрания.

Низко висящие плоды в альтернативных издержках

Прежде чем мы рассмотрим простой способ лучше организовать протокол собрания, давайте подробно рассмотрим недостатки ведения протокола собрания без какой-либо повестки дня или форматирования. Иногда, если метод работает нормально и удовлетворяет заинтересованные стороны, полезно непосредственно взглянуть на недостатки.

Взгляд на возможности, которые вы упускаете, с очень простым подходом к ведению заметок может быть очень мотивирующим. Вы найдете много простых вещей, которые могут улучшить ваше положение и производительность вашей команды.

Недостатки протокола собрания без повестки дня

Они выглядят непрофессионально. Простая текстовая форма протоколов совещаний очень неформальна — и не обязательно в хорошем смысле, потому что основная повестка дня и простое форматирование настолько просты в наши дни, когда доступно так много бесплатных приложений и так много отличных бесплатных шаблонов.

Их трудно прочитать. Форматирование, шрифты, дизайн и шаблоны существуют по очень хорошей деловой причине. Они облегчают чтение и усвоение информации. Когда протокол встречи остается неформатированным, его труднее читать. Все представляет собой одну большую массу текста, даже если он разбит на короткие абзацы и предложения.

Доступ к ним может быть затруднен. Неформатированные протоколы совещаний без повестки дня обычно отсутствуют в других передовых методиках для протоколов совещаний. Например, легкий доступ к облаку. Могут ли нужные люди получить доступ к протоколам совещаний в любое время, безопасно и с любого устройства?

Они могут быть слишком легкодоступными для не тех людей. Опять же, неформатированные протоколы совещаний часто не получают должного внимания при управлении доступом, что приводит к тупому контролю доступа к инструментам. Установлены ли они в простых Документах Google как «Все, у кого есть ссылка, могут получить доступ»? Это случается слишком часто. И это не профессионально и не безопасно.

Заметки расфокусированы. Причинно-следственная связь ясна. Встречи без повестки дня не сфокусированы. Это означает, что человек, пытающийся делать заметки, не знает, на чем сосредоточиться, и разговор все равно идет в разные стороны. Таким образом, заметки будут расфокусированы.

Они будут отражать постоянную нехватку внимания на собраниях. И они являются звеном в цепи — они являются частью причины отсутствия внимания.

Это означает, что они тоже лечит от отсутствия фокуса. Форматированные протоколы собраний, основанные на профессионально оформленном шаблоне повестки дня, могут внести высокий уровень порядка в деловую встречу, особенно в серию встреч. Вы можете привлечь внимание к регулярным встречам, просто регулярно создавая форматированную повестку дня.

Когда вы делаете заметки без повестки дня, вы не знаете, на чем сосредоточиться

Вы или кто-либо другой, ведущий собрание, не можете придерживаться расписания (поскольку его нет)

 Легче отформатировать, чем продолжать использовать неформатированные заметки о встрече

Хорошая новость заключается в том, что очень легко выполнить эти первые два «лучших практических» шага: 

1. Начните с повестки дня
2. Отформатируйте заметки

Но как? Верно?

В следующем разделе объясняется, как именно вы можете начать работу. Это сделает ваши заметки лучше, ваши встречи более продуктивными, а ваша репутация улучшится.

Как сделать следующий шаг 

Чтобы сделать следующий шаг, вам нужна всего одна вещь.

Вам нужен профессионально оформленный шаблон повестки дня. (Вы можете делать заметки прямо в шаблоне повестки дня.) 

Прокрутите вниз, чтобы увидеть несколько примеров профессионально отформатированных бесплатных повесток дня, которые вы можете загрузить и использовать прямо сейчас.

Получите именно тот шаблон повестки дня, который вам нужен прямо сейчас — бесплатно

Пока вы переходите от неформатной повестки дня, вы также можете выбрать шаблон повестки дня, разработанный специально для того типа встречи, которую вы собираетесь делать заметки для.

Это просто.

Просто прокрутите вниз, чтобы найти наиболее часто используемые шаблоны.

Не можете найти то, что соответствует вашим потребностям? Попробуйте нашу коллекцию из более чем 80 профессиональных шаблонов для встреч с повесткой дня.

2
Пример протокола собрания: простой шаблон собрания

ты. Он ставит перед собой цель собрания, переходит к пунктам повестки дня и завершается разделом «Следующие шаги».

‍

Этот шаблон протоколов собраний идеально подходит для настоящих Простых совещаний, поскольку он фокусирует всех на Цели собрания, для чего, в конце концов, и нужны простые собрания. На простом собрании никого не интересуют Правила порядка Робертса, кворум, учет голосов в соответствии с принятой парламентской процедурой.

‍

Участники Simple Meeting собираются быстро обсудить конкретный вопрос, решить конкретную проблему, ответить на конкретный вопрос и достичь определенной бизнес-цели.

‍

Это означает, что этот Простой шаблон собрания отлично подходит для того, для чего он хорош, но его возможности могут быть ограничены, когда речь идет о других видах собраний.

Когда вы увидите, что ваши потребности лучше удовлетворяются за счет более детального дизайна, продолжайте прокручивать, чтобы увидеть другие популярные примеры протоколов совещаний, каждый из которых имеет бесплатный шаблон, или воспользуйтесь функциями поиска или фильтрации в нашем каталоге бесплатных шаблонов повестки дня совещаний.

‍

3
Протокол собрания Пример: шаблон собрания совета директоров

Этот шаблон собрания совета директоров включает все основные компоненты собрания совета директоров, чтобы лицо или лица, делающие записи, могли иметь четкую направленность.

‍

Начинается с Призыва к порядку, включает Присутствие членов с правом голоса и других лиц, Утверждение протокола предыдущего собрания, Отчеты, Предложения, Объявления и Отсрочку.

‍

Подготовка к ведению протокола заседания правления

‍

Заседания совета директоров относятся к собраниям высшего уровня, на которых вы можете нести ответственность за ведение записей. Важно сделать домашнее задание, чтобы подготовиться.

‍

• Поговорите с кем-нибудь, кто делал это раньше в вашей компании, или с председателем совета директоров. Убедитесь, что вы понимаете, чего ожидают от ведущего протокол собрания, и как это делалось раньше.
• Ознакомьтесь с Правилами порядка Роберта, где вы узнаете о наличии кворума, внесении предложений, проведении и записи голосования и многом другом в соответствии с самой уважаемой методологией проведения собраний по парламентской процедуре.
• Убедитесь, что вы знаете особые правила вашей компании в отношении повестки дня и протоколов заседаний совета директоров. особые правила вашего правления.
• Если вы впервые записываете протокол заседания совета директоров, рекомендуется попрактиковаться наедине с примерами заседаний совета директоров, которые вы можете найти на YouTube, или с предыдущими заседаниями совета директоров вашей компании, если они доступны для вас в аудиоформате. или видео в репозитории компании.

4
Протокол собрания Пример: Ежемесячное собрание руководителей

Поскольку еженедельные (или даже ежемесячные) собрания руководящего состава безжалостно повторяются в календаре, создание протоколов для них может быстро ошеломить человека, у которого еще нет хорошей системы.

‍

Хорошая система для еженедельных совещаний руководителей включает в себя встроенные способы:

‍

• Совместная работа над пунктами повестки дня0014
• Передача ответственности за ведение заметок на лету
• Надежные и простые способы совместного использования протоколов совещаний
• Надежные и простые способы хранения и поиска всей серии протоколов совещаний

‍

Участник предлагает конец до конца простая система для управления всеми этими функциями.

‍

Но любая такая система начинается с шаблона повестки дня, профессионально разработанного для Еженедельного собрания руководителей. Ознакомьтесь с бесплатным, мгновенно доступным шаблоном ниже. Он служит шаблоном для ведения протокола собрания.

5
Протокол собрания Пример: планирование спринта

Спринты, которые достигают целей, требуют эффективного планирования спринта, что требует эффективных собраний спринта. При правильном выполнении совещание по планированию спринта не только запускает новый спринт, но также обеспечивает: Повестка дня поможет избежать непредвиденных препятствий и убедиться, что все знают, кто за что отвечает и кто уполномочен принимать решения по любому вопросу, который может возникнуть.

‍

Цель спринта

Приведенный ниже пример профессиональной программы/протокола собрания для собрания по планированию спринта начинается с цели , чтобы все знали, какова цель собрания. Сотрудничайте с другими заинтересованными сторонами для определения цели.

‍

Бэклог спринта

Затем уточняйте свой Бэклог по мере создания повестки дня. Бэклог — это полный список того, что требуется продукту и в каком хронологическом порядке. Представление бэклога является частью отображения прогресса в проекте на данный момент.

‍

Epics to be Delivered

Этот шаблон поможет вам естественным образом перейти от того, где находится проект, к тому, что будет дальше.

‍

Объем работ

После этого собрание перейдет к уточнению Объема работ , чтобы убедиться, что все согласны с тем, что означает «сделано» в этом спринте.

‍

Ключевые риски и опасения 

В разделе «Ключевые риски и опасения» описаны возможные препятствия, которые могут возникнуть, способы их преодоления и кто может помочь с ними справиться.

‍

Примечания и выводы и Действия

В разделе Примечания и выводы и в разделе Действия подтверждается принятое решение и кто несет ответственность за обработку той или иной части.

‍

Последующее

Последующие действия точно определяют, как будут нести ответственность владельцы задач и как заинтересованные стороны могут помочь и быть в курсе событий.

‍

‍

6
Протокол встречи Пример: встречи один на один

Общие встречи один на один, ежемесячный коучинг, встречи с наставниками, еженедельные встречи менеджеров один на один и многое другое.

‍

(Чтобы просмотреть полный список профессиональных шаблонов для совещаний один на один, выберите фильтр «Один на один» в хранилище Hugo, включающем более 80 бесплатных профессиональных шаблонов для совещаний.)

‍

Но один Вещь, которую требуют встречи один на один и которую часто упускают из виду, — это повестка дня. Необходимость в повестке дня встречи один на один может быть упущена из виду, потому что встреча один на один может показаться простой, потому что это только между двумя людьми.

‍

Почему для встреч один на один нужны повестки и протоколы

‍

Но реальность такова, что встреча между двумя людьми или между 2000 человек на собрании всех участников требует руководства.

‍

Для встречи один на один требуется повестка дня. И для этого требуется протокол встречи, чтобы каждый участник мог знать, в чем суть встречи, что было решено и каковы дальнейшие действия.

‍

Самое худшее во встречах — любых встречах, даже встречах один на один — это их плохое управление. Плохое управление совещанием тратит время людей и истощает их энергию. И людям это, естественно, не нравится.

‍

С другой стороны, хорошо организованные собрания умножают достижения человека как члена команды и, таким образом, представляют собой , противоположный пустой трате времени. Люди естественно процветают благодаря таким встречам.

‍

Встречи один на один не являются исключением. Когда вы посещаете встречу один на один, у вас больше возможностей, чем на любой другой встрече, повлиять на результат. Он может быть целенаправленным, направленным, документированным и заряжающим энергией.

‍

Все, что вам нужно, это правильный, профессионально разработанный шаблон.

Эта повестка дня полезна для общих встреч один на один. (Для получения более конкретных типов шаблонов повестки дня встречи «один на один» щелкните фильтр «Один на один» в нашем хранилище более 80 шаблонов встреч с постоянно растущим числом.) Шаблоны протоколов (бесплатная загрузка)

Все эти примеры протоколов собраний взяты из нашей бесплатной библиотеки шаблонов повестки дня, только в них добавлено больше информации.

На самом деле все шаблоны повестки собрания в нашей библиотеке можно использовать для протоколов собрания. В конце концов, протокол собрания — это, по сути, повестка дня собрания, просто заполненная кратким изложением того, что произошло в этой части собрания.

Найдите эти и многие другие шаблоны в нашей большой галерее шаблонов, включая собрания руководителей, заседания совета директоров, собрания по продажам, звонки клиентов, собрания команды и собрания персонала.

Получите бесплатные шаблоны протоколов собраний

‍
{{go-further-with-hugo=»/blog-inserts»}}

✍ Как составить протокол встречи [+5 бесплатных шаблонов]

Протокол встречи — это официальное изложение того, что произошло во время встречи.

Они служат планом, письменным отчетом для тех, кто не может присутствовать, и могут использоваться для дальнейшего использования. Протокол фиксирует, что произошло и какие решения были приняты.

При правильном написании и использовании хорошего шаблона протоколов собраний протоколы являются важнейшим средством коммуникации для вашей организации.

Протоколы совещаний — это четкий и лаконичный способ ведения заметок, помогающий отслеживать важную информацию.

Из этого руководства вы узнаете и получите доступ ко всему, что вам нужно для эффективного составления официальных и неформальных протоколов совещаний. У нас есть ряд шаблонов, лучших практик и ответов на распространенные вопросы.

Посмотрите это руководство в виде видео ниже или прокрутите его, чтобы продолжить чтение:

ПРИМЕЧАНИЕ. В конце этой статьи есть 5 бесплатных шаблонов протоколов собраний , которые вы можете загрузить в виде профессионально выглядящих документов Word, скопировать в формате Google Docs или просто скопировать и вставить из него. Эти шаблоны также доступны в бесплатной библиотеке шаблонов в вашей облачной учетной записи Fellow.

‍

📝 Образец протокола официального заседания

ACME Corp.

ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ

5 сентября 2021 г.

5 сентября 2021 г. по адресу офисы Компании.

Посещаемость
— Участники голосования: Ларри Эмерсон, Марк Брэнсон
— Гости: Эми Холмс, Том Эйвери
— Члены голосования Отсутствуют: Нет

. предыдущий протокол встречи от 5 августа был составлен Ларри Эмерсоном и поддержан Марком Брэнсоном.

Призыв к порядку
‍Ларри Эмерсон объявил собрание открытым в 14:00. и Том Эйвери записал протокол. Кворум директоров имелся, и собрание, созванное должным образом, было готово приступить к работе.

Отчет генерального директора
‍Ларри Эмерсон ознакомился с повесткой дня и поприветствовал всех на собрании. Далее Ларри Эмерсон обсудил текущее состояние компании и ее прогресс. Было задано несколько вопросов, после чего последовала обширная дискуссия.

Отчет о продажах и развитии бизнеса
‍Марк Брэнсон затем представил обновленную информацию об общем ходе продаж и воронке продаж Компании. Он также представил ход переговоров по развитию бизнеса.

Отчет о финансовом обзоре
‍Марк Брэнсон предоставил полную обновленную информацию о финансовом плане и прогнозе Компании. Марк Брэнсон также проанализировал основные финансовые операционные показатели компании.

Ходатайство №1: Утверждение опционных грантов
‍Эми Холмс представила Совету директоров список предлагаемых опционов, которые должны быть предоставлены сотрудникам Компании для утверждения, после чего предложение было должным образом внесено, поддержано и единогласно принято, опционы были одобрены, как представлено в Приложении A.

Объявления
‍Нет

Перерыв
‍Поскольку перед собранием не осталось никаких дел, собрание было прервано в 14:45.

‍

📝 Неформальный / простой образец протокола встречи

Протокол: совещание по проверке проекта

Наша цель

Разработать стратегию измерения, которая позволит команде по работе с клиентами отслеживать прогресс по ключевым показателям эффективности и сопоставлять этот прогресс с заявленными целями отдела.

Сроки/вехи

Стратегия должна быть готова к развертыванию к 4 Q 4021.

Обновление проекта Круглый стол

• Rob

• Speak Speak с и установленные соглашения с COSLOH HAPLEREMS на Creatholders на CONGLOHNTEREMS KINTHOLDERS KINHTOLERS.
• Получены отзывы от команды CS по текущим стратегиям измерения.

• Кристина

• Смоделированы три варианта приборной панели, которые циркулируют внутри компании для обратной связи.
• Проработка аудита текущих источников данных CS.

• Мишель

• Только что вернулась после четырехдневной болезни; догонять.

Препятствия и риски

• Препятствие: Кристине нужны отзывы о информационных панелях, прежде чем она сможет продолжить. Все члены команды должны предоставить обратную связь как можно скорее.
• Риск: Аудит Кристины может выявить разрозненные данные, которые могут задержать нашу способность установить базовый уровень производительности.

Дальнейшие действия

• @Michelle просмотрите и оставьте отзыв о макетах приборной панели Кристины до 5 июня.
• @Rob обобщить и распространить отзывы команды CS о текущих стратегиях измерения до 7 июня.
• @Christina проверьте состояние текущих источников данных CS до 8 июня.

‍

2
Как вести протокол встречи — основы

✅ Ведите протоколы в режиме реального времени или делайте заметки после каждой темы.

Начните с повестки дня собрания в виде схемы. Заполняйте пункты повестки дня более подробно, пока информация еще свежа в вашей памяти — в режиме реального времени.

✅ Будьте лаконичны.

Ваши творческие навыки письма должны отойти на второй план (на данный момент).

Пишите протокол, как если бы вы были журналистом. Ваша работа, как ведущего протокол, заключается в документировании того, что происходит на собрании.

Это письменная запись, но только в общих чертах. Вам не нужен дословный отчет обо всем сказанном.

✅ Заполните документы протоколов собраний так, чтобы их мог понять тот, кто не смог присутствовать.

Как вы можете себе представить, при составлении протоколов нужно балансировать. Вы должны делать протоколы краткими, но также предоставлять достаточный контекст для дальнейшего использования.

Помните, что часто принято просматривать заметки о встрече в начале следующей встречи. Например, собрание правления обычно начинается с утверждения протокола предыдущего собрания.

Объем контекста, который вы включаете в качестве ведущего заметок на собрании, является призывом к суждению.

✅ Просто обратите внимание на факты.

Избегайте личных замечаний при написании протокола собрания. Если вы хотите делать отдельные заметки, пожалуйста, сделайте это. Но протокол встречи должен быть фактической записью того, что обсуждалось.

Некоторую информацию скучно отслеживать: имена встреч, дату и время, действия и принятые решения. Но позже эти заметки о встрече могут содержать важную информацию, чтобы держать всех в курсе того, что произошло во время этой встречи.

✅ Обратите внимание, кто не может присутствовать.

В протоколе собрания важно записывать, кто присутствовал на собрании, а также кто не присутствовал, чтобы не было путаницы в отношении того, кто мог обсуждать вопрос или голосовать по нему.

✅ Используйте шаблон протокола собрания в правильном формате.

Если вы пишете официальные протоколы собраний, придерживайтесь определенного формата. Профсоюзам, школам, городским и окружным властям и другим организациям может потребоваться следовать Правилам порядка Роберта.

Но с протоколом неформальной встречи у вас больше гибкости. Подумайте о том, что нужно вашей организации и что было сделано в прошлом. Затем улучшите этот процесс.