Приказ распоряжение о приеме работника на работу: Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу. Форма Т-1

Содержание

Заполненный образец приказа о приеме на работу 2022

Дидух Юлия
бухгалтер, юрист

1 марта 2022

36975

Распечатать

Размер шрифта:

Унифицированная форма Т-1 — это бланк приказа, который заполняют в случае найма нового сотрудника, одного или нескольких. Кадровик вправе воспользоваться таким шаблоном или составить собственный. Издание приказа необязательно, достаточно оформить трудовой договор.

Содержание

Решение о трудоустройстве новых сотрудников предприниматели и организации обязаны оформить путем подписания трудового договора. Такое требование устанавливает Трудовой кодекс Российской Федерации. Работодатель вправе издать приказ о приеме на работу, обязанность по его составлению отменили.

Оформляя трудоустройство сотрудников, пользуются унифицированным образцом из постановления Госкомстата № 1 от 05. 01.2004: формой Т-1 или Т-1а. Форму Т-1 заполняют при трудоустройстве одного работника, а форму Т-1а — при найме двух или более лиц. Предприятия применяют в кадровом документообороте унифицированные бланки, так как они содержат все необходимые реквизиты и очень просты в составлении.

В 2022 работодатель вправе самостоятельно разработать и утвердить проект приказа о приеме на работу и не использовать унифицированные шаблоны. Существует необходимое условие: в документе должны содержаться обязательные реквизиты, такие, как наименование документа, дата его составления, наименование организации, ФИО лиц, к которым это распоряжение относится, и данные руководителя, который его подписал.

Как правильно заполнить унифицированный приказ Т-1

Распоряжение о приеме работника должно точно соответствовать содержанию трудового договора, заключенного между гражданином и организацией-работодателем.

Необходимо заполнить Т-1 по алгоритму:

Наименование работодателя указывается в соответствии с правоустанавливающими документами.
Код по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) заполняется по данным письма Росстата, полученного при регистрации, или выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП). Можно получить код онлайн, сделав запрос на сайте кодыросстата.рф.
Порядковый номер присваивается документу при его регистрации.
Датой составления является день издания распоряжения.
Дата приема на работу — день, в который сотрудник фактически приступает к выполнению обязанностей.
Дата окончания периода трудоустройства заполняется, если трудовой договор — срочный, указывается либо конкретное число (если оно известно), либо событие, при наступлении которого прекращается трудовая деятельность сотрудника.
Табельный номер назначается работнику при оформлении в штат предприятия.
Фамилия, имя и отчество работника заполняются, как в паспорте.
Структурное подразделение фирмы-работодателя указывается только при уточнении его в трудовом договоре.
Должность (специальность или профессия) должна присутствовать в штатном расписании работодателя.
Информация о характере рабочей деятельности (разъездной, в пути и др.) и условиях трудоустройства (по совместительству, на время отсутствия постоянного работника и др.) заполняются, как в трудовом договоре.
Оклад или тарифная ставка указываются в фиксированном размере.
Условие об испытании при приеме на работу — в случае его наличия.

Вот образец заполнения приказа о приеме на работу:

После подписания руководителем заполненная Т-1 передается сотруднику для подписи. Документ хранят в отделе кадров.

Бланк по форме Т-1а выглядит аналогично, только вместо одного сотрудника в нем будут приведены данные сразу по нескольким лицам. Никаких особых указаний к заполнению эта форма не имеет. Но от ее заполнения лучше все же отказаться и заполнять бланки Т-1 на каждого работника индивидуально. Это связано с защитой персональных данных, к которым относятся сведения о заработной плате, указание которой предусмотрено этой формой для каждого из работников.

После издания документа новых сотрудников знакомят с его содержанием, поэтому они увидят сведения о других лицах, перечисленных в групповом документе.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как составить приказ о приеме на работу работника-инвалида. Используйте эти инструкции бесплатно.

Для чтения получите доступ в КонсультантПлюс (бесплатно на 2 дня)

Кто подписывает приказ о приеме на работу

Документ подписывает руководитель предприятия или уполномоченное лицо, которое временно его замещает или действует по доверенности. Работодатель должен ознакомить с ним работника не позднее трех дней со дня, когда он фактически приступил к обязанностям. При ознакомлении с приказом работник ставит личную подпись, указывает дату. С этой целью в бланке документа предусмотрена соответствующая графа. Заверенная копия документа предоставляется работнику по его запросу.

Распространенные ошибки и затруднения при составлении распоряжения о приеме на работу

Корректно составленный при оформлении сотрудника приказ позволит избежать претензий со стороны контролирующих органов и поможет компании отстоять свою точку зрения в случае возникновения трудовых споров. Наибольшие сложности возникают при указании размера оплаты труда. Для заполнения этой строки необходимо устанавливать фиксированный оклад и надбавку (если она присутствует). Запрещено указывать диапазон значений (так называемую «вилку» оклада) или возможные премии при достижении показателей. Это следует из статьи 129 ТК РФ. Для установления премий и стимулирующих выплат работодатель должен использовать отдельные внутренние нормативные акты.

Названия профессий или должностей часто заполняются неправильно и являются предметом споров. При заполнении в распоряжении о приеме на работу названий профессий или должностей, которые предполагают предоставление льгот и компенсаций для сотрудников или связаны с ограничениями, необходимо использовать как образец наименования таких профессий и должностей из квалификационных справочников и профессиональных стандартов.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Скачать образец приказа о приеме на работу по ТК РФ (форма Т-1)

Скачать образец приказа о принятии на работу (форма Т-1а)

Скачать заполненный образец приказа распоряжения о приеме работника на работу

‘;}

Распечатать

Дидух Юлия
бухгалтер, юрист

В 1998 году закончила КГАУ, экономический факультет по специальности бухгалтер. В 2006 году ТНУ, юридический факультет по специальности гражданское и предпринимательское право. Опыт работы бухгалтером с 1998 по 2007 год. Пишу статьи с 2012 года

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

Подписывайтесь на наш канал в Telegram

Мы расскажем о последних новостях и публикациях

Ошибки в приказах о приеме на работу

Приказ о приеме на работу является важным кадровым документом, поскольку в нем отражаются основные условия трудоустройства. Его значимость подтверждается и тем, что неоформление или некорректное оформление документа довольно часто приводит к возникновению споров с работниками и контролирующими органами. Рассмотрим некоторые из таких ошибок подробнее, дав советы, которые помогут вам избежать проблем.

Ошибка 1. Работодатель не оформляет приказ о приеме на работу

Весьма распространенной ошибкой является то, что приказы о приеме на работу не оформляются в принципе. Иногда это является технической ошибкой, когда кадровый работник организации просто забыл или затянул с оформлением приказа о приеме работника. Но встречаются и ситуации, когда отказ от оформления приказа о приеме – это осознанное решение. Так, можно встретить ошибочное мнение о том, что поскольку унифицированная форма приказа о приеме на работу не является обязательной к применению, то оформлять приказ о приеме на работу не требуется. Однако это не так.

С одной стороны, унифицированная форма № Т-1 – приказ о приеме работника на работу, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, действительно с 01.01.2013 является необязательной к применению. Но требование об издании приказа следует не из указанного постановления, а из положений ТК РФ. Так, в ч. 1 ст. 68 ТК РФ сказано, что прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Таким образом, оформление приказа является обязательным. Но при этом организация может не использовать унифицированную форму, а разработать свою форму приказа, содержащую необходимые реквизиты.

Связанный материал

Унифицированные формы: как поменять или оставить

№ 01 / 2015

См. статью «Унифицированные формы: как поменять или оставить» журнала № 1′ 2015

Если в ходе проверки государственная инспекция труда выявит факт отсутствия приказов о приеме на работу, то это будет являться основанием для привлечения к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ с наложением штрафа.

Ошибка 2. Работодатель не ознакамливает работников с приказами

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под подпись в трехдневный срок со дня фактического начала работы (ч. 2 ст. 68 ТК РФ). Неисполнение этой обязанности также является нарушением, за которое инспектор может выписать штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Связанный материал

Тонкости ознакомления с кадровыми документами

№ 11 / 2014

См. статью «Тонкости ознакомления с кадровыми документами» журнала № 1′ 2014

Правомерность назначения штрафа за такое нарушение подтверждается судами (см., например, решение Фрунзенского районного суда г. Иваново Ивановской области от 27.07.2018 по делу № 12-108/2018).

Ошибка 3. Отсутствие в приказе о приеме на работу необходимых реквизитов

К такой ошибке часто приводит неверный вывод о том, что если ТК РФ говорит об обязательности составления приказа о приеме на работу, но при этом унифицированная форма обязательной не является, значит, приказ может быть в свободной форме и работодатель сам определяет перечень реквизитов, которые в него включать.

Но такой вывод не соответствует законодательству. Дело в том, что приказ о приеме сотрудника на работу является первичным учетным документом. Поэтому если работодатель решил не использовать унифицированную форму, то нужно разработать и утвердить собственную. Необходимо, чтобы эта форма не просто была составлена исходя из пожеланий работодателя, а содержала все необходимые реквизиты, которые в силу закона должны быть в первичном учетном документе. Их перечень…

8 шагов для найма лучших сотрудников

Ваш процесс найма сотрудников должен быть методичным и хорошо продуманным.
Подготовьтесь к процессу, изучив рыночные условия найма и собрав все необходимые документы.
Как только вы начнете процесс, обдумайте точную роль, на которую вы нанимаете, и сколько вы готовы обсудить после того, как сделаете предложение.
Эта статья предназначена для владельцев бизнеса и менеджеров по найму, которые хотят нанять новых сотрудников и хотят получить полное руководство по успешному процессу найма.

Процесс найма сотрудников длительный и подробный. Если вы все сделаете правильно, вы найдете и наймете высококлассных кандидатов, которые останутся рядом и будут представлять ваш бизнес так, как вы хотите. Как владелец малого бизнеса, вы можете не знать, с чего начать найм, если у вас нет опыта работы в сфере управления персоналом, чего нет у многих владельцев малого бизнеса. Продолжайте читать, чтобы получить советы экспертов по найму сотрудников.

Подготовка вашего бизнеса к найму сотрудников

Независимо от того, нанимаете ли вы в первый раз или в тысячный, у вас должен быть определенный процесс найма и адаптации. Со временем он станет более упорядоченным, поскольку вы приобретете опыт найма и соответствующим образом настроите свои стандартные рабочие процедуры. При любом найме предпринимайте следующие шаги, чтобы подготовить свой бизнес к приему нового сотрудника.

1. Проведите исследование.

Рич Деосингх, региональный президент офиса Robert Half в Мидтауне, штат Нью-Йорк, предлагает изучить местный рынок, прежде чем рассматривать открытые вакансии в вашей компании.

«Узнайте, кто нанимает, какова экономическая ситуация в вашем регионе, и просмотрите другие объявления о вакансиях», — сказал Деосингх Business News Daily. «Это даст вам представление о таких вещах, как заработная плата и конкуренция на рынке — кто еще ищет кого-то с такими конкретными навыками?»

Узнав это, вы сможете адаптировать остальную часть процесса найма к тому, что делают другие, или пойти в другом направлении и выделиться, чтобы соискатели были больше заинтересованы в вашей компании, чем в других.

2. Приведите документы в порядок.

В некоторых случаях оформление документов может быть однократным: вы создаете шаблон и добавляете необходимую информацию для каждого нового сотрудника. В остальных случаях можно полностью автоматизировать процесс.

Вот некоторые из форм, которые могут включать в себя документы для новых сотрудников.

W-4: Это поможет вам рассчитать правильную сумму налогов, удерживаемых с каждой зарплаты.
I-9: Это подтверждает право нового сотрудника на работу.
Форма для прямого депозита: Это дает вам банковскую информацию сотрудника для более простой и быстрой оплаты.
Соглашение о неконкуренции: В соглашении о неконкуренции обычно указывается период времени, в течение которого сотруднику запрещается работать, быть консультантом и заниматься другой деятельностью в компании, которая ведет бизнес, аналогичный вашему.
Справочник сотрудника: Справочник сотрудника излагает миссию компании, видение, политику, дресс-код, кодекс поведения и так далее.
Форма подтверждения: В этой форме новый сотрудник подтверждает, что он прочитал и понял все необходимые документы.
Согласие на тестирование на наркотики: Некоторые компании требуют, чтобы новые сотрудники давали согласие на тестирование на наркотики перед приемом на работу и соглашались на выборочное тестирование на наркотики в течение всего срока их работы.

Дженнифер Уолден, операционный директор WikiLawn, сказала, что ее компания добавила контрольный список безопасности домашней сети с полем, в котором сотрудник может сообщить компании, понадобится ли им новое оборудование для обеспечения безопасности сети. «И мы следим за тем, чтобы у новых сотрудников была готова информация для входа в систему, а также контактная информация для всех, с кем они будут часто работать».

Бумаги много, но все необходимо. Хорошей новостью является то, что существуют онлайн-ресурсы, которые упростят оформление документов для вас или вашего менеджера по найму.

«Используйте HRIS (информационная система управления персоналом), такую как Gusto, ADP или Paycom, которая предоставляет сотруднику документацию по управлению персоналом в режиме самообслуживания», — сказала Лаура Хэндрик, специалист по персоналу в Choose Therapy. «В наши дни нет причин, по которым человек должен тасовать бумагу. Онлайн-системы с электронной подписью упрощают для вас бумажную работу, обеспечивая точный сбор данных и экономя время всех (включая новых сотрудников)».

FYI: Лучшее программное обеспечение для управления персоналом на рынке будет иметь функции, которые помогут вам упростить оформление документов и адаптацию сотрудников. Вы можете прочитать наш обзор Gusto и наш обзор Paychex Flex, чтобы узнать о некоторых из лучших вариантов.

Независимо от того, какую систему вы используете, важно подготовить ее до начала процесса найма.

«Все эти предметы должны быть подготовлены заранее и легко доступны в Интернете», — сказал Деосингх. «Общение до первого дня работы является ключевым — если вам нужно, чтобы новый сотрудник предоставил документы или удостоверение личности, это следует отметить заранее».

Мэтью Дайли, управляющий директор Tiger Financial, согласился с Деосингом. «Используя предыдущих сотрудников в качестве шаблона, просмотрите всю информацию, полученную от них, а затем обновите или добавьте более важные документы, которые были реализованы с тех пор», — добавил он.

3. При необходимости отдайте на аутсорсинг.

Не в каждом малом бизнесе есть отдел кадров или даже кто-то из сотрудников, знакомый с процессами управления персоналом, и это нормально. Лучше найти кого-то, кто может хорошо выполнять свою работу, чем постоянно совершать ошибки при найме и в конечном итоге иметь высокую текучесть кадров или сотрудников, которые не подходят.

«Для компаний, у которых есть один отдел кадров, использование внешних ресурсов для найма, расчета заработной платы, администрирования льгот и т. д. может быть очень полезным для выполнения тяжелой работы по соблюдению требований и отчетности для новых сотрудников, а также для текущего сотрудника. основа компании», — сказала Карен Л. Робертс, SHRM-SCP и директор по персоналу Flaster Greenberg PC.

Один из лучших советов по найму — доверить это профессионалам и стать партнером аутсорсинговой службы управления персоналом с самым высоким рейтингом. «Не делегируйте найм неподготовленному руководителю, — сказал Хэндрик. «Проводить интервью и уметь распознавать таланты — это навык».

Пошаговый процесс найма сотрудников

Следуйте этим шагам для эффективного процесса найма.

1. Оцените, какие должности вам необходимо заполнить.

Соня Шварц, основатель Her Norm, сказала, что этот шаг важен для предотвращения дублирования должностей в компании.

«Лучшее, что вы можете сделать, — это подойти к процессу с мышлением удовлетворения потребностей, а не рабочих мест», — добавил Деосингх. «Вы ищете лучшего человека для удовлетворения конкретной потребности, а не просто приглашаете кого-то и заканчиваете».

2. Разработайте свою стратегию найма.

С рекрутингом у вас всегда есть выбор. Дейли предлагает сначала выяснить, собираетесь ли вы использовать рекрутинговую фирму. «Если нет, укажите в формах приема на работу «пожалуйста, никаких агентств», так как это сэкономит массу входящих звонков о продажах».

Вы также можете подключить своих нынешних сотрудников к своим сетям.

Хотя процесс найма может быть длительным, вы все равно хотите убедиться, что нашли подходящего кандидата для конкретной работы, на которую вы нанимаете. Это не всегда означает выбор лучшего кандидата в целом.

«Рекрутеры и менеджеры по найму должны не торопиться, чтобы найти лучшего кандидата на эту роль, а не останавливаться на лучшем кандидате из пула кандидатов», — сказала Лори Рассас, консультант по персоналу, исполнительный коуч и автор Вечная зарплата . «Если вы проведете собеседование с 10 кандидатами, и ни один из них не подходит на их роль, скорее всего, будет давление, чтобы просто выбрать лучшего кандидата. Менеджеры по найму должны сопротивляться этому давлению и вернуться к пулу найма, чтобы найти других кандидатов».

3. Напишите описание работы.

Прежде чем опубликовать вакансию, обсудите с руководителями вашей команды идеального кандидата на эту должность, чтобы получить четкое представление о том, что именно вам нужно. Хорошей практикой также является информирование существующих сотрудников об открытии. Напишите описание работы, которое соответствует тому, что вы ищете, включая такие детали, как требования к работе, обязанности и ожидания. Включите информацию о ваших основных ценностях и корпоративной культуре, чтобы вы могли найти правильное культурное соответствие.

Дэйлли сказал, что вам также следует определить размер заработной платы, чтобы вы могли указать ее в описании вакансии и не нанимать недостаточно или слишком квалифицированных кандидатов.

«В некоторых ситуациях менеджеры по найму недостаточно точно знают, с какими проблемами столкнется кандидат, и это приводит к недоверию, высокой текучести кадров и общему негативному влиянию на культуру на рабочем месте», — сказал Рассас. «Но этого можно избежать, если четко указать, что ожидается от человека, выполняющего эту роль, и убедиться, что выбранные вами кандидаты могут ее выполнить».

4. Разместите объявление о вакансии.

Большинство предприятий используют веб-сайты, посвященные карьере, для рекламы новых вакансий. Начните с размещения вакансии на веб-сайте вашей компании, чтобы охватить целевую аудиторию. Если вы хотите расширить свой охват, обратитесь к бесплатным и платным онлайн-объявлениям о карьере. Вот несколько сайтов с вакансиями, на которые стоит обратить внимание.

CareerBuilder: Компания CareerBuilder, созданная более двух десятилетий назад, предоставляет ресурсы для сотрудников и работодателей, включая возможности локализованного поиска. Сайт рекламирует более 80 миллионов соискателей по всему миру, которые используют его базу данных для поиска вакансий. Цена размещения низкая и зависит от количества должностей, которые вы нанимаете для своей компании.
Monster: На Monster соискатели могут искать работу по местоположению, набору навыков, ключевым словам и названию должности. Компания добавила новые функции, такие как видео, чтобы объявления выделялись. Цены варьируются в зависимости от потребности в найме и размера компании.
ZipRecruiter: На ZipRecruiter вы можете бесплатно создать учетную запись для найма. ZipRecruiter предлагает инновационные инструменты сопоставления, которые помогут вам найти подходящих талантов для объявления о вакансии. Все коммуникации управляются на платформе.
LinkedIn: LinkedIn имеет огромную базу кандидатов, насчитывающую более 690 миллионов пользователей. Публикации о вакансиях бесплатны, но сайт взимает плату за использование более полных инструментов подбора персонала.

Совет: Избегайте нерегулируемых веб-сайтов, таких как Craigslist, так как вместо высококачественных приложений вы можете получать только спам-сообщения и звонки.

5. Отсеять претендентов.

«Когда мы выбираем и нанимаем наших сотрудников… мы обычно рекламируем [объявления о вакансиях] для определенных групп с определенным набором навыков», — сказал Уолден. «Заявки рассылаются, и мы сначала просматриваем резюме, чтобы сразу исключить любого, кто просто совершенно не соответствует требованиям или не соответствует нашим требованиям. Если мы на заборе, мы читаем сопроводительные письма и сужаем круг».

Если вы не можете найти подходящего кандидата на вашу вакансию из текущего списка кандидатов, возможно, вам придется пересмотреть описание своей работы.

«Если вы не видите подходящего кандидата, поверните, чтобы увидеть лучших кандидатов», — сказал Рассас. «Да, работы, вероятно, накапливается, и да, вы хотите получить кандидата на эту роль сразу же, но немного больше усилий в процессе найма, прежде чем продлевать предложение, сэкономит вам много времени в долгосрочной перспективе. ».

6. Проведите собеседование с наиболее квалифицированными кандидатами.

Перед собеседованием с кандидатами предупредите их достаточно, чтобы убедиться, что вы получите от них максимум пользы.

«Сообщите заявителю о собеседовании заранее, чтобы он мог подготовиться», — сказал Шварц. «Это позволит вам лучше узнать кандидата и узнать, идеально ли он подходит для этой роли, потому что вы дали ему время на подготовку».

Уолден сказал, что первый раунд собеседований в WikiLawn проводится после того, как они еще больше сузили круг претендентов. Затем они проводят второй раунд интервью.

«Будь то личное собеседование или виртуальное, [собеседование] остается самой важной частью процесса найма», — сказал Деосингх. «Это когда вы можете задать необходимые вопросы и, в идеале, установить связь с кандидатом».

Знаете ли вы? Некоторые вопросы интервью являются незаконными. Освежите в памяти типы вопросов на собеседовании, которые вы должны и не должны задавать заранее.

7. Свяжитесь с интервьюируемыми.

Этот этап предназначен не только для звонков или электронных писем соискателям. Деосингх сказал, что оценка после интервью также важна.

«Не становитесь жертвой эффекта ореола и не ослепляйтесь любыми потенциальными слабостями», — сказал он. «Сохраняйте перспективу и принимайте во внимание все — не только интервью или резюме, но и все, что вы видели. Получите информацию от других, но ограничьтесь небольшой группой, чтобы избежать утечки мозгов».

Последующие действия могут принимать разные формы. Это может быть как простое благодарственное письмо интервьюируемому, так и официальное предложение о работе.

8. Продлите предложение о работе.

Если вы опросили много людей и нашли качественных кандидатов на эту должность, вы хотите действовать быстро.

— Не медлите с принятием решения, — сказал Деосинг. «Убедитесь, что все заинтересованные стороны (если применимо) доступны для интервью и своевременных отзывов. Спрос на квалифицированных сотрудников по-прежнему высок, и вы можете потерять потенциального найма из-за других возможностей, если промедлите». [Читать статью по теме: Как написать письмо с предложением о работе ]

Также имеет значение конкретное предложение.

«Обязательно сделайте привлекательное предложение о работе», — сказал Шварц. «Большинство высококвалифицированных сотрудников требуют более высокой оплаты и хороших льгот».

FYI: Предложение конкурентоспособного пакета льгот для сотрудников не только поможет вам привлечь лучшие таланты, но и удержит сотрудников.

Независимо от того, насколько хорошим вы считаете предложение, подготовьтесь к некоторым переговорам о заработной плате и льготах для сотрудников.

«Дайте потенциальному сотруднику подумать над вашим предложением, а если он не согласен, попробуйте договориться», — сказал Шварц. «Переговоры всегда должны быть беспроигрышной ситуацией».

9. Проведите проверку биографических данных.

Последним шагом, который вы должны рассмотреть, является проверка биографических данных, чтобы убедиться, что нет существенных красных флажков, прежде чем привести человека на ваше рабочее место.

«Если вы считаете, что потенциальный кандидат подходит на требуемую вам должность, вы можете проверить биографические данные», — сказал Шварц. — Это подтвердит принятое вами решение.

Наем удаленных сотрудников

Наем удаленных сотрудников стал обычным явлением для бизнеса в условиях пандемии COVID-19, и он сопряжен с собственным набором проблем. При направлении удаленных кандидатов в процессе найма вам необходимо внести несколько корректировок.

«Несмотря на то, что основные принципы адаптации остаются прежними, есть различия, — сказал Деосингх. «Они не могут видеть ваше физическое пространство. Большая часть процесса адаптации включает в себя возможность увидеть пространство и привыкнуть к физическому местоположению».

Вот несколько способов адаптировать процесс удаленного найма, чтобы он оставался вовлеченным:

Настройте сотрудника перед его первым рабочим днем. При рассмотрении конкретных технологий убедитесь, что все учетные данные и логины сотрудников настроены и что у них есть все необходимое оборудование до первого дня.
Поприветствуйте их с энтузиазмом. Это может показаться банальным, но это может иметь большое значение. Настройте видео-презентацию с командой нового сотрудника, чтобы они чувствовали себя желанными. Помните, что они входят в вашу организацию совсем не с того момента, с которого другие начинали в прошлом. Заставьте их чувствовать себя желанными, даже если вы не можете находиться в одном и том же физическом месте.
Быть доступным. Легко говорить, что вы доступны, но не замечать этого на практике. У вашего нового сотрудника, несомненно, возникнут вопросы. Если они не могут дойти до вашего офиса или наклониться и спросить своих товарищей по команде, они должны чувствовать себя комфортно, общаясь по удаленным каналам связи. Чрезмерное общение с информацией, доступность и открытость для вопросов имеют решающее значение, если вы набираете новых сотрудников удаленно.

Деосингх также сказал, что важно предоставить подробное и понятное онлайн-руководство, поскольку у нового сотрудника не будет раздаточных материалов или физических документов.

Привлечение вашего нового сотрудника

Вот пять наиболее важных аспектов адаптации, согласно Деосингху:

Проведите ориентацию. Это может быть удаленно, но любой новый сотрудник должен услышать общий обзор компании.
Объясните основные ценности и ожидания вашей компании. Это всегда важно, когда вы отправляетесь в путешествие с новым сотрудником. Чем раньше вы определите ожидания, тем лучше будет для вашей компании и вашего нового сотрудника.
Перейдите к должностным обязанностям. Вы, вероятно, многое обсудили во время собеседования, но теперь, когда у них есть работа, будет полезно более подробно остановиться на ожиданиях сотрудников.
Дайте им стартовый проект. Многие новые сотрудники с нетерпением ждут начала работы. Вместо того, чтобы заставлять их сидеть с ориентациями и обзорами компаний в начале, дайте им что-то, во что они сразу же вонзят зубы.
Назначить наставника. Найдите наставника на той же должности, что и новый сотрудник, чтобы дать им кого-то, кто может ответить на их вопросы и направить их в правильном направлении.

Робертс рассказала, что процесс адаптации в ее компании начинается с приветственного пакета (письмо с предложением, документы о новом приеме на работу, информация о льготах и руководство для сотрудников) и продолжается ориентацией и обучением до первого дня выполнения сотрудником своих новых обязанностей.

«Он должен включать знакомство с ключевыми сотрудниками, ресурсы работодателя, экскурсии по офису и т. д. [все], что поможет новому сотруднику освоиться с новой ролью члена вашей команды», — сказала она.

По словам Шварца, адаптация должна также состоять из любого необходимого кодирования личных данных, объяснения миссии и видения вашей компании, обучения вашим стандартным операционным процедурам и выдачи расходных материалов и униформы, если таковые имеются.

«Онбординг — это первые впечатления и вовлечение новых сотрудников в их приверженность работе с вашей фирмой», — сказал Хэндрик. «Это гораздо больше, чем бумажная работа». Она добавила, что вы должны наметить в формате контрольного списка все задачи и действия, необходимые для того, чтобы помочь новому сотруднику почувствовать себя желанным гостем, быть продуктивным и захотеть остаться.

Хэндрик также отметил, что, хотя действия в первую неделю, как правило, сосредоточены на бумажной работе, реальная ценность адаптации заключается в том, что происходит в первые 30–90 дней, и ее последствиях в будущем.

Ключевой вывод: Процесс найма не прекращается после принятия предложения. Вам нужно правильно проводить адаптацию и обучение новых сотрудников, чтобы помочь им взяться за дело.

Скай Скули участвовала в написании и написании этой статьи. Некоторые интервью с источниками были проведены для предыдущей версии этой статьи.

Наем вашего первого сотрудника: 13 шагов, которые вы должны предпринять

Если вы нанимаете своего первого сотрудника, вы должны подать документы в различные государственные учреждения и заплатить налоги.

Если вы нанимаете своего первого сотрудника, поздравляем! Важно начать с правильной ноги как работодатель, убедившись, что вы соблюдаете все юридические правила, которые теперь применяются к вам. От налоговых форм до государственных регистраций, страховых требований и т. д. Работа работодателя влечет за собой ряд новых обязательств. Ниже вы найдете наш список дел для новых работодателей.

Получите идентификационный номер работодателя.
Зарегистрируйтесь в отделе труда вашего штата.
Получите компенсационное страхование рабочих.
Настройте систему расчета заработной платы для удержания налогов.
Попросите каждого сотрудника заполнить форму IRS W-4, Свидетельство об удержании налогов.
Заполните форму I-9 «Подтверждение права на трудоустройство» для каждого нового сотрудника.
Сообщайте о каждом новом сотруднике в новое агентство по найму в вашем штате.
Опубликовать необходимые уведомления.
Ежегодно заполняйте форму IRS 940.
Принять меры безопасности на рабочем месте.
Создать справочник сотрудника.
Настроить личные дела.
Настройка льгот для сотрудников.

1. Получите идентификационный номер работодателя.

Когда вы нанимаете сотрудников, вы должны получить идентификационный номер работодателя (EIN) для использования в налоговых декларациях и других документах, которые вы подаете в IRS. Чтобы получить EIN, вы должны заполнить форму IRS SS-4. Вы можете загрузить форму с веб-сайта IRS по адресу www.irs.gov.

2. Зарегистрируйтесь в отделе труда вашего штата.

После того, как вы наймете сотрудников, вам придется платить государственные налоги на пособие по безработице. Эти выплаты поступают в фонд компенсации по безработице вашего штата, который оказывает краткосрочную помощь работникам, потерявшим работу. Перейдите на веб-сайт Министерства труда, чтобы ознакомиться со списком государственных налоговых агентств по страхованию от безработицы.

3. Застрахуйте компенсацию работникам.

Вы должны иметь страховое покрытие для работников, чтобы защитить работников, которые могут получить производственную травму. Компенсационное страхование работников требуется в подавляющем большинстве штатов, хотя некоторые делают исключения для очень мелких работодателей. Дополнительную информацию о законах о компенсации работникам см. в разделе 9.0333 Юридический справочник менеджера , Лиза Герин и Эми ДельПо (Ноло).

4. Настройте систему расчета заработной платы для удержания налогов.

Вам нужно будет удерживать часть дохода каждого работника и вносить ее в IRS, а также уплачивать в IRS налоги на социальное обеспечение и Medicare. Для получения дополнительной информации получите Публикацию IRS 15, Циркуляр E, Руководство работодателя по налогам на веб-сайте IRS по адресу www.irs.gov. (Возможно, вам также придется удерживать налоги для вашего штата. Для получения дополнительной информации обратитесь в налоговое агентство вашего штата; вы можете найти ссылки на агентства каждого штата на веб-сайте Федерации налоговых администраторов по адресу www. taxadmin.org/state-tax. -агентства.)

5. Попросите каждого сотрудника заполнить форму IRS W-4, Свидетельство об удержании налогов.

В форме W-4 сотрудники сообщают вам, сколько пособий они запрашивают для целей налогообложения, чтобы вы могли удержать правильную сумму налога из их зарплаты. (Вам не нужно подавать форму в IRS.) Вы можете найти эту форму на сайте www.irs.gov. Вы должны просить сотрудников заполнять новую форму W-4 каждый год, если они хотят изменить размер своих пособий.

6. Заполните форму I-9, Проверка права на трудоустройство для каждого нового сотрудника.

Служба гражданства и иммиграции США (USCIS, ранее известная как INS) требует от работодателей использовать эту форму, чтобы убедиться, что каждый нанятый ими сотрудник имеет право работать в Соединенных Штатах. (Вам не нужно подавать эту форму в USCIS, но вы должны хранить ее в своих файлах в течение трех лет и сделать ее доступной для проверки сотрудниками иммиграционной и таможенной службы, известной как ICE. ) Вы можете получить форму онлайн. на www.uscis.gov. Обратите внимание, что эти заполненные формы должны храниться в отдельной папке I-9.папка для всех сотрудников, а не в личном деле каждого сотрудника.

7. Сообщайте о каждом новом сотруднике в новое агентство по найму вашего штата.

Новая программа отчетности о приеме на работу требует от работодателей сообщать информацию обо всех новых сотрудниках с целью установления местонахождения родителей, которые должны алименты. В каждом штате есть разные агентства по отчетности о новом найме. Чтобы найти название и адрес нового агентства по найму в вашем штате, посетите страницу State New Hire Reporting на веб-сайте Администрации по делам детей и семей (www.acf.hhs.gov).

8. Разместите необходимые объявления.

Некоторые государственные учреждения требуют от работодателей размещать объявления с информацией о правах своих сотрудников. Для получения информации о необходимых федеральных плакатах посетите веб-сайт Министерства труда по адресу www. dol.gov/elaws/posters.htm. «Советник по плакатам» DOL поможет вам определить, какие плакаты вы должны разместить на своем рабочем месте. Кроме того, вы должны соблюдать требования к плакатам вашего государственного департамента труда. Список государственных департаментов труда размещен на веб-сайте федерального департамента труда.

9. Ежегодно заполняйте форму IRS 940.

Вы должны заполнить форму IRS 940, чтобы указать свой федеральный налог на безработицу за любой год, в котором вы выплачивали заработную плату в размере 1500 долларов США или более, в любом квартале или за любой год, в котором сотрудник работал на вас в течение любых 20 или более различных недель текущего периода. год. Форму можно найти на сайте www.irs.gov.

10. Принять меры безопасности на рабочем месте.

Практически каждый работодатель должен соблюдать требования Закона о безопасности и гигиене труда (OSHA), в том числе обеспечивать безопасное рабочее место, обучать сотрудников безопасному выполнению своей работы, уведомлять государственных администраторов о серьезных несчастных случаях на рабочем месте. , а также ведение подробных записей по технике безопасности. Для получения информации об этих правилах посетите веб-сайт Управления по охране труда и здоровья по адресу www.osha.gov.

11. Создайте справочник сотрудника.

Хотя это и не обязательно, было бы неплохо иметь справочник, описывающий политику вашего предприятия в отношении сотрудников и разъясняющий, что прием на работу осуществляется по желанию, если только сотрудник не подписал письменный трудовой договор. Отличным ресурсом является «Создание собственного справочника сотрудников: юридическое и практическое руководство » Лизы Герин и Эми ДельПо (Ноло).

12. Настроить личные дела.

Для каждого сотрудника, которого вы нанимаете, создайте файл, в котором будут храниться документы, связанные с работой, такие как заявления о приеме на работу, предложения о трудоустройстве, форма IRS W-4, оценки эффективности и регистрационные формы для получения вознаграждения работникам.