Правила оформления распоряжений. Порядок оформления
порядок оформления - это... Что такое порядок оформления?
gener. Geschäftsgang
Универсальный русско-немецкий словарь. Академик.ру. 2011.
- порядок отчетности
- порядок оформления приказов
Смотреть что такое "порядок оформления" в других словарях:
Порядок оформления результатов мероприятия по государственному контролю — по результатам мероприятия по контролю должностным лицом (лицами) органа государственного контроля (надзора), осуществляющим проверку, составляется акт установленной формы в двух экземплярах. В акте указываются: дата, время и место составления… … Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия
ОБЩИЙ ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПРЕКРАЩЕНИЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА — Согласно ст. 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя. С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
ПОРЯДОК ЗАКЛЮЧЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО КОНТРАКТА — порядок оформления согласованных условий государственного контракта. Проект государственного контракта разрабатывается государственным заказчиком и направляется поставщику (исполнителю), который не позднее 30 дневного срока подписывает его и… … Большой экономический словарь
ПОРЯДОК ПРОИЗВОДСТВА ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ДЕЙСТВИЙ — определяется гл. 36 ГПК. В соответствии со ст. 483 ГПК исполнение по исполнительным документам осуществляется судебным исполнителем суда, в районе деятельности которого должник проживает или работает, или по месту нахождения его имущества; если… … Юридический словарь современного гражданского права
Порядок на мономах — Эту статью следует викифицировать. Пожалуйста, оформите её согласно правилам оформления статей. Линейный порядок на пространстве одночленов … Википедия
ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ — согласно параграфу 3.5 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536, прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
Порядок перевода жилого помещения в нежилое и нежилого помещения в жилое — (см.: Перевод жилого помещения в нежилое и нежилого помещения в жилое). Принят следующий порядок перевода жилого помещения в нежилое помещение и нежилого помещения в жилое помещение. Собственник соответствующего помещения или уполномоченное им… … Жилищная энциклопедия
ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ — согласно разделу 7 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры России от 08.11.2005 № 536, и параграфу 3.7.25 Основных правил работы архивов организаций,… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
ПОРЯДОК УТИЛИЗАЦИИ ДЕЛ, ПОДЛЕЖАЩИХ УНИЧТОЖЕНИЮ — утвержден параграфом 2.4.7 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) Процедура переработки (утилизации) дел, подлежащих уничтожению, включает: 1) передачу дел из архива организации на… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОРГАНАМИ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ — устанавливается Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009 (в ред. постановлений … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
СТО-ГК Трансстрой 002-2006: Правила построения, изложения, оформления и обозначения при разработке стандартов организации Группы компаний "Трансстрой" — Терминология СТО ГК Трансстрой 002 2006: Правила построения, изложения, оформления и обозначения при разработке стандартов организации Группы компаний "Трансстрой": 5.13 Методы контроля (испытаний, определений, измерений, анализа)… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
universal_ru_de.academic.ru
Правила оформления распоряжений
Поскольку распоряжение является, по сути, правовым актом, правила оформления распоряжений необходимо знать, чтобы обеспечить юридическую силу этому виду управленческой документации. Как правильно оформить распоряжение руководителя рассказывается в статье.
Из статьи вы узнаете:
Распоряжение и необходимость оформления этого документа
В документообороте предприятия важное место занимают распорядительные документы, к которым можно отнести, в том числе, приказ и распоряжение, оформление их производится по строго установленным правилам. Это вид документации, которая фиксирует принимаемые непосредственно руководителем управленческие решения, касающиеся производственных, административных и организационных вопросов деятельности компании.
И приказы, и распоряжения по своей сути являются правовыми актами. С их помощью реализуется прохождение управляющих сигналов сверху вниз — от руководителя предприятия к структурным подразделениям и конкретным работникам, которых эти распоряжения касаются непосредственно. В распорядительных документах содержатся конкретные предписания субъектов управления (руководства), подзаконные решения, обязательные для исполнения объектами управления. К объектам управления — адресатам распоряжений можно отнести:
- филиалы и дочерние организации, находящиеся в прямом подчинении субъекта управления;
- структурные подразделения предприятия;
- конкретные должностные лица и работники.
Издание приказов и распоряжений — юридическое действие, устанавливающее конкретные административные отношения между субъектом и объектом управления, имеющие юридические последствия. Поэтому приказы и распоряжения оформляются по оговоренным правилам и порядку, чтобы обеспечить их юридическую значимость.
Читайте по теме в электронном журнале
То, в каком случае необходимо издание приказа, а в каком — распоряжения, во-многом зависит от того, насколько крупным является предприятие. На небольших предприятиях руководитель осуществляет функции единоличного исполнительного органа, на крупных — право подписи есть не только у него, но и у руководителей подразделений. Поэтому в практической работе используется два подхода,представленных в таблице и учитывающих этот фактор.
На небольших предприятиях |
На средних и крупных предприятиях |
||
Приказы |
Распоряжения |
Приказы |
Распоряжения |
Издаются руководителем по основным задачам деятельности компании |
Издаются руководителем по оперативным вопросам (например, по привлечению к сверхурочной работе и работе в выходные дни) |
Издаются руководителем и относятся к деятельности всего предприятия в целом |
Издаются руководителями структурных подразделений и касаются основных задач, выполняемых данным конкретным подразделением |
Порядок оформления распоряжения
Издание распоряжения может быть быть обусловлено необходимостью:
осуществления управленческих функций, обусловленных стоящими перед предприятием тактическими и стратегическими задачами;
оптимизации производственных процессов и организационной структуры;
Оформление распоряжения осуществляется в следующем порядке:
Справка
Аттестация работников образования в 2017 году будет добровольной и обязательной:
-
Инициирование распоряжения, которое может происходить в плановом порядке, на основании поручения вышестоящего органа, по предложению линейных руководителей или отдельных специалистов. Документом, инициирующим оформление распоряжения может стать служебная записка, аналитическая или информационная справка, заключение к ней, служебное письмо.
-
Сбор и анализ статистических данных и служебной информации, необходимой для подготовки управленческого решения. Это могут быть разного рода документация, в том числе, нормативного и правового характера, публикации в СМИ, архивные документы, статистические выкладки.
-
Составление проекта распоряжения, как правило, поручается специалисту, в наибольшей степени компетентному в данном вопросе.
-
Предварительное согласование проекта, анализ полученных замечание и предложений, при необходимости, внесение корректировок в текст распоряжения.
-
Оформление распоряжения руководителя в соответствии с государственными стандартами и правилами оформления распоряжений, установленными локальным нормативным актом предприятия.
-
Согласование проекта распоряжения, при необходимости, его доработка и учет внесенных замечаний;
-
Подписание распоряжения руководителем предприятия или структурного подразделения, его регистрация в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
-
Ознакомление исполнителей с текстом распоряжения.
Правила оформления распоряжения
Основным регламентом, требования которого необходимо соблюдать при оформлении распоряжений руководителя, является ГОСТ Р 6.30-2003, действие которого продлено до 1 июля 2018 года. Данным ГОСТом установлен состав обязательных реквизитов, которые должны быть указаны на специальном бланке, используемом для оформления этого документа:
герб Российской Федерации или субъекта РФ, логотип предприятия или его зарегистрированный товарный знак;
полное и краткое наименование предприятия;
справочные сведения об организации: ее банковские счета, юридический и электронный адрес, коды ОКПО, КПП, регистрационный номер предприятия по ОГРН и его ИНН;
место составления документа;
наименование вида документа - «Распоряжение».
Кроме того, на специальном бланке должны быть предусмотрены ограничительные отметки, в которых будут расположены такие обязательные реквизиты, как дата и регистрационный номер, присваиваемый документу после его подписания.
Для оформления распоряжения используются бланки, напечатанные на стандартных листах бумаги формата А4. Верхняя и нижняя граница текста равны по 20 мм, правая — 10 мм, левая, используемая для подшивки, 30 мм.
В некоторых случаях, типовые управленческие решения могут оформляться на унифицированной форме № Т-1. Как правило, это приказы (распоряжения) о приеме на основную работу
Оформление текстовой части распоряжения
В соответствии с тем, что послужило основание для издания и оформления распоряжения руководителя, преамбула может начинаться таким словами:
«Во исполнение...»;
«В связи с ...».
За преамбулой следует распорядительная часть, которая начинается со слова «ОБЯЗЫВАЮ:» или «ПРЕДЛАГАЮ:», которое располагается посредине строки и пишется прописными буквами. За этим словом следует перечисление предписываемых действий с указанием сроков исполнения, а также должностей, фамилий и инициалов исполнителей и тех, кто настоящим распоряжением назначается ответственным за своевременное исполнение данных действий. Как правило, распорядительная часть содержит несколько пунктов, каждым из которых оговаривается какое-либо одно конкретное действие, его сроки и лица, отвечающие за контроль и своевременность исполнения.
Читайте также:
Оформление согласования распоряжения
В том случае, когда оформляемое распоряжение должно быть направлено на экспертизу в вышестоящую организацию, его проект проходит внешнее согласование. Но это случается не так уж часто, чаще требуется, чтобы документ прошел процедуру внутреннего согласования, например, с руководителями структурных подразделений: бухгалтерии, кадровой или юридической службы.
В таких случаях свои согласующие визы должностные лица могут проставить внизу на оборотной стороне последнего листа проекта документа.
Оформление распоряжения образец
Образец оформления приказа (распоряжения) с использованием унифицированной формы № Т-1 представлен ниже.
Скачать заполненный образец можно здесь.
Скачать чистый бланк >>>Скачать заполненный образец >>>
Оформление распоряжения руководителя структурного подразделения может быть произведено по упрощенной форме, поскольку издается с целю оперативного решения производственных вопросов. Образец такого документа представлен ниже.
Скачать образец можно здесь.
Скачать чистый бланк >>>Скачать заполненный образец >>>
Читайте также:
www.sekretariat.ru
Правила оформления документов
Деятельность любого субъекта хозяйствования связана с необходимостью составления большого количества документов, оформление которых привязано к унифицированным формам, а также носит управленческую и повседневную функцию (справки и приказы, доверенности и распоряжения). Довольно часто появляются вопросы о размерах полей и шрифта, месте постановки печатей и т.д.
Правила оформления документов регламентируются ГОСТами. Эти нормативно-правовые акты разработаны и утверждены на федеральном уровне. Требования, содержащиеся в них, носят рекомендательный характер. Они находят свое применение в распорядительных и организационных документах, которые включены в унифицированную систему. К ним относят распоряжения и постановления, решения и приказы, акты и протоколы, письма и т.д.
Бланки, на которых изготавливаются документы, должны соответствовать форматам А4 или А5. Бумага при этом должна быть белого цвета. Допускается использование бланков светлых тонов. Правые поля документа не должны превышать десяти миллиметров. Остальные три – отделять текст от края листа расстоянием не менее двух сантиметров.
Правила оформления документов предусматривают возможность размещения на бланках:
- государственного герба России;
- герба субъекта РФ;
- эмблемы организации.
Правила оформления реквизитов документов регламентируют простановку этих знаков выше наименования субъекта хозяйствования. Еще ниже на бланке располагают справочные данные организации. Ими служат:
- номер государственной регистрации в органах налогового контроля ОГРН;
- ИНН/КПП, по оформлению в ИМНС;
- ОКУД, классифицирующийся как код формы составляемого документа;
- код ОКПО.
Общие правила оформления документов гласят, что реквизит, который является наименованием организации, должен соответствовать тому, который записан в уставных актах. Если у субъекта хозяйствования есть сокращенная аббревиатура, то она также должна быть указана. Обязательным справочным элементом является также наименование организации, которая выполняет функцию вышестоящей.
Номер документа, под которым он прошел процедуру регистрации, включает в себя порядковую цифру, которая может быть дополнена индексом, зафиксированным в номенклатуре дел, а также уведомлением об исполнителях, о корреспонденте и др.
Правила оформления документов предусматривают проставления наименования адресата. Им могут выступать как организации, так и подразделения, входящие в их структуру, а также физические и должностные лица. Утверждение документа производится либо при помощи подписи его уполномоченным лицом, либо путем составления отдельного акта. Бланк может быть передан исполнителям с резолюцией. Этот реквизит содержит в себе постановку определенной задачи, а также сроков ее исполнения.
В заголовке должен быть отражен вид документа, а также в него включают его краткое содержание. Основной текст, который составляется на государственном языке в соответствии с законодательными актами, оформляется в виде связного повествования, анкет, таблиц, а также соединений всех этих элементов. В первой части документа отражаются цели, которые преследует его издание, а во второй производятся решения, делаются выводы или просьбы, даются предложения.
В нижней части бланка проставляется реквизит подписи, а также согласования. Документ заверяется печатью. Она служит для того, чтобы подтвердить подлинность подписи, проставленной должностным лицом.
fb.ru
Порядок оформления документов | Статьи
В делопроизводстве существует неизменный порядок оформления документов, который применим для всех видов деловой документации. Можно быть абсолютно уверенным, что точное знание данного регламента позволит избежать многих ошибок, возникающих при оформлении документов. Сегодняшняя статья посвящена порядку оформления документов.
Из данной статьи вы узнаете:
- из каких частей состоит любой документ и в каком порядке их оформлять;
- что предписывает ГОСТ по оформлению документов;
- использование бланков для оформления документов.
Многие секретари довольно часто совершают ошибки в оформлении документов. Зачастую это связано с недостаточным опытом работы либо со сложным оформлением некоторых документов. Чтобы таких проблем не возникало, давайте определим порядок оформления документов, с помощью которого удастся сделать данную процедуру более легкой и систематизированной.
Части документа и порядок их оформления
Любой документ делится на три части: заголовочная, содержательная и оформляющая. Как уже понятно из названия, заголовочная часть представляет собой заголовок документа и содержит информацию о компании, ее адрес, контакты и прочие юридические реквизиты (их набор может варьироваться в зависимости от вида документа).
Содержательная часть является сутью самого документа. К ней относится наименование деловой бумаги, ее номер, а также ее основная суть.
Оформляющая часть документации состоит из даты, подписи, расшифровки подписи (иногда с указанием должности лица, подписавшего документ) и прочих технических отметок, возникающих в процессе оформления и согласования. К примеру, к числу таких отметок можно отнести гриф "Отклонено" или "Утвердить", которые проставляются внизу документа.
Читайте по теме в электронном журнале
Отметим, что самые частые ошибки в оформлении документов возникают в заголовочной или оформляющей частях. Как правило, содержательная часть может быть составлена практически произвольно (за исключением государственных и муниципальных учреждений, имеющих четкий регламент), при условии, что это никак не повлияет на суть документа. В то время, как заголовочная часть состоит из данных, любая ошибка в которых делает документ недействительным. К примеру, неправильное указание адреса компании или ошибка в названии могут привести к тому, что суд признает данный документ недействительным. Поэтому очень важно избежать ошибок при оформлении данной части.
Наиболее популярная ошибка в оформляющей части – это неправильная дата документа. Следует помнить, что на документе ставится дата подписания, а не его составления. Проще говоря, дата согласования или дата вступления документа в силу.
Из вышесказанного становится понятно, что порядок оформления документа должен следовать расположению частей на листе документа. В первую очередь необходимо правильно заполнить заголовочную часть, далее следует сама суть документа и только потом оформляющая.
Следует уточнить, что, как правило, оформляющую часть заполняет абсолютно другой сотрудник организации. Более того, она может быть заполнена сотрудником другой организации, клиентом компании и т.д. Это особенно актуально, когда речь идет о подписании договоров.
ГОСТ об оформлении документов
В России существует большое количество ГОСТов и инструкций, регламентирующих работу с документами на всех ее этапах. Самое почетное и важное место по праву принадлежит ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Именно он содержит основные требования и правила, которыми необходима руководствоваться в делопроизводстве при оформлении документов. Давайте разберемся подробнее в этом вопросе.
Как уже известно, ГОСТ Р 6.30-2003 последний раз выпускался в новой редакции в 2003 году. Предыдущие версии данного стандарта датируются 1990 и 1997 годами. Исходя из временного интервала между новыми редакциями ГОСТа можно сделать вывод, что в скором времени делопроизводителям стоит ждать новую редакцию стандарта, которая внесет свои коррективы в оформление документов в 2017 году.
Изменения коснутся трех разделов действующего ГОСТа: состав реквизитов на бланке, их оформление на документах и требования к бланкам документов.
Так, согласно проекту, в новой версии ГОСТа появится новый реквизит – Герб (другой официальный символ) муниципального образования. Использование данной символики предусмотрено Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»; в ред. от 14.10.2014, однако предыдущие версии ГОСТа не имеют данного реквизита.
Также новая версия ГОСТа будет содержать такой реквизит, как отметка о конфиденциальности, которая широко используется на практике, однако отсутствует в действующем ГОСТе, в виду чего постоянно возникают вопросы по поводу ее положения на листе документа.
Бланки в порядке оформления документов
Использование бланков во многом упрощает порядок оформления документов. При наличии готовых бланков для отдельных видов документов остается лишь заполнить содержательную часть документа и передать его на подпись. Это объясняется тем, что бланк организации уже имеет заполненную заголовочную часть. Также, если речь идет о бланке для отдельного вида документов, то он содержит и наименование документа, рядом с которым останется поставить порядковый номер.
Более того, бланки документов содержат пометки для заполнения основных реквизитов оформляющей части, что также существенно облегчает работу. При существенном объеме документооборота имеет смысл заказать изготовление бланков для наиболее популярных документов. Это не только сократит время и ошибки оформления, но и поможет в становлении репутации вашей организации.
Рекомендуем материалы по теме:
- Инструкция по делопроизводству: делаем объемный документ удобным для чтения
- Инструкция по делопроизводству. Раздел «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов»
- Как правильно оформить лист-заверитель дела?
www.sekretariat.ru
Порядок оформления - это... Что такое Порядок оформления?
General subject: handling procedures, Procedures for formalizing
Универсальный русско-английский словарь. Академик.ру. 2011.
- Порядок отчетности и расследования по авариям с экологическими последствиями
- Порядок подбора и расчёта шихты для приготовления алюминиевых сплавов
Смотреть что такое "Порядок оформления" в других словарях:
Порядок оформления результатов мероприятия по государственному контролю — по результатам мероприятия по контролю должностным лицом (лицами) органа государственного контроля (надзора), осуществляющим проверку, составляется акт установленной формы в двух экземплярах. В акте указываются: дата, время и место составления… … Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия
ОБЩИЙ ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПРЕКРАЩЕНИЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА — Согласно ст. 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя. С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
ПОРЯДОК ЗАКЛЮЧЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО КОНТРАКТА — порядок оформления согласованных условий государственного контракта. Проект государственного контракта разрабатывается государственным заказчиком и направляется поставщику (исполнителю), который не позднее 30 дневного срока подписывает его и… … Большой экономический словарь
ПОРЯДОК ПРОИЗВОДСТВА ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ДЕЙСТВИЙ — определяется гл. 36 ГПК. В соответствии со ст. 483 ГПК исполнение по исполнительным документам осуществляется судебным исполнителем суда, в районе деятельности которого должник проживает или работает, или по месту нахождения его имущества; если… … Юридический словарь современного гражданского права
Порядок на мономах — Эту статью следует викифицировать. Пожалуйста, оформите её согласно правилам оформления статей. Линейный порядок на пространстве одночленов … Википедия
ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ — согласно параграфу 3.5 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536, прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
Порядок перевода жилого помещения в нежилое и нежилого помещения в жилое — (см.: Перевод жилого помещения в нежилое и нежилого помещения в жилое). Принят следующий порядок перевода жилого помещения в нежилое помещение и нежилого помещения в жилое помещение. Собственник соответствующего помещения или уполномоченное им… … Жилищная энциклопедия
ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ — согласно разделу 7 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры России от 08.11.2005 № 536, и параграфу 3.7.25 Основных правил работы архивов организаций,… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
ПОРЯДОК УТИЛИЗАЦИИ ДЕЛ, ПОДЛЕЖАЩИХ УНИЧТОЖЕНИЮ — утвержден параграфом 2.4.7 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) Процедура переработки (утилизации) дел, подлежащих уничтожению, включает: 1) передачу дел из архива организации на… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОРГАНАМИ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ — устанавливается Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009 (в ред. постановлений … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
СТО-ГК Трансстрой 002-2006: Правила построения, изложения, оформления и обозначения при разработке стандартов организации Группы компаний "Трансстрой" — Терминология СТО ГК Трансстрой 002 2006: Правила построения, изложения, оформления и обозначения при разработке стандартов организации Группы компаний "Трансстрой": 5.13 Методы контроля (испытаний, определений, измерений, анализа)… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
universal_ru_en.academic.ru
Оформление и составление акта: образец, правила и особенности
В широком смысле под актом понимают категорию документов, которые обладают нормативным значением (правовой силой) и оформляются по установленным правилам. Этот термин достаточно широко применяется в юридической сфере для обозначения решений, действий, распоряжений. Однако это далеко не единственная область деятельности, в которой необходимо составление акта. Форма документа широко используется в учетно-отчетной, финансовой и прочих сферах.
Специфика понятия
Как выше было сказано, понятие "акт" используется в юридической сфере. В этой области термин выступает не как обозначение вида, а как родовое определение группы документов. К примеру, к актам законодательного значения относят Конституцию, Указы Президента, Постановления Правительства и прочих органов государственной, региональной, муниципальной власти. В сфере гражданских правоотношений также используется эта группа документов. К примеру, актами подтверждаются те или иные события – смерть, рождение, вступление в брак, смена фамилии, имени, усыновление. В соответствии с этим, гражданам по их заявлениям выдаются свидетельства. В международной практике также используются акты. Ими являются соглашения, конвенции, договоры и пр.
Организационно-распорядительная деятельность
В ее рамках достаточно часто осуществляется составление актов, договоров и прочих документов. Ответственными за это могут быть несколько лиц (в составе специальной комиссии) или один субъект, наделенный полномочиями. Как правило, составление акта обусловлено необходимостью зафиксировать то или иное событие либо факт. В ряде случаев оформление документа осуществляется инспектором или ревизором. Например, в ходе расследования производственной аварии производится составление акта обследования. Документ может оформляться по результатам испытания нового изделия или образца, при приемке-передаче, установлении перечня бумаг, подлежащих уничтожению, и так далее.
Нюансы
В связи с тем что составление акта осуществляется при фиксации различных аспектов деятельности должностных лиц и предприятий, документирования действий и событий в разных отраслях, единого универсального бланка не существует. Оформление документа производится с учетом конкретных обстоятельств. Для некоторых ситуаций предусмотрены унифицированные бланки. Они считаются типовыми и не могут быть изменены организацией или должностным лицом.
Порядок составления актов
Несмотря на то что документы используются в разных сферах и могут иметь свою специфику, к ним предъявляется ряд общих требований. Правила составления акта обязывают субъекта, ответственного за оформление, включать в бланк следующие реквизиты:
- Название вышестоящей организации (если она есть).
- Наименование предприятия, на котором оформляется документ.
- Название вида бланка (в данном случае "Акт"). В зависимости от события или факта к наименованию добавляют его краткое описание. К примеру, может осуществляться составление акта выполненных работ, приемки-передачи и так далее.
- Место оформления.
- Текст.
- Указание на наличие приложения (если оно есть).
- Подпись и дата оформления.
- Регистрационный индекс.
В ряде случаев на документе должны быть и другие реквизиты. Например, составление акта осмотра предполагает включение в бланк сведений о проверяющих лицах, их подписи, отметки об ознакомлении. На некоторых документах должен присутствовать гриф утверждения либо согласования, печать предприятия или ответственного лица.
Специфика оформления
Составление акта (при отсутствии унифицированного бланка) осуществляется на листе А4. В качестве заголовка выступает краткое описание фиксируемых событий или фактов. Строгих требований к нему законодательство не предъявляет. При оформлении нужно следить за согласованностью слов. Допускается формулировать заголовок с использованием отглагольного существительного (предложный падеж) и предлога "о". К примеру, могут составляться акты о/об:
- Утрате и уничтожении удостоверений и пропусков.
- Расследовании производственной аварии.
- Нормировании труда.
- Оснащении учебных заведений.
В иных случаях заголовок можно оформить с помощью отглагольного существительного, поставленного в родительный падеж. К примеру, могут составляться акты приема работ, выдачи документации, проверки исполнения коллективного договора, готовности проектно-сметных мероприятий и так далее.
Введение
Как правило, акт включает в себя вводную и констатирующую части. В первой указывают:
- Основания, в соответствии с которыми осуществляется составление акта. Здесь приводятся реквизиты распорядительного либо нормативного документа, приводится устное указание начальника. В качестве основания может выступать и плановое задание.
- Состав комиссии. В этой части необходимо указать наименования должностей, ФИО председателя и членов рабочей группы. В некоторых случаях в состав комиссии могут входить представители сторонних предприятий. В этом случае рядом с указанием должности прописывается наименование организации, от лица которой они действуют.
Отдельными строками в вводной части указываются ФИО субъектов, которые участвовали в составлении акта. Слова "Члены комиссии", "Основание", "Председатель", "Присутствовали" и пр. пишутся с большой буквы от начала левого поля бланка и остаются открытыми.
Констатирующая часть
В ней излагаются задачи и цели документирования, характер и описание выполненных мероприятий, методы, время, потраченное на это. В констатирующей части фиксируются также факты, которые были установлены в процессе осуществления запланированной деятельности. Если необходимо задокументировать несколько событий, то текст разделяют на соответствующее число пунктов. При необходимости по установленным фактам излагаются выводы, а также предложения по выявленным фактам. Если они приводятся в распорядительной форме, в акте должно присутствовать указание сроков исполнения установленных предписаний. Если такой документ оформляется уполномоченным лицом сторонней организации (к примеру, контрольным органом), он предоставляется руководителю проверяемого предприятия для ознакомления под роспись.
Дополнительно
В завершение констатирующей части указывается число экземпляров акта. Их количество определяется практической необходимостью либо нормативными документами. К примеру, составление акта о выдаче дел для временного использования осуществляется в 2-х экз., о необнаружении материалов, пути поиска которых исчерпаны, на предприятиях, обязанных передавать бумаги на государственное хранение, - в 2-х, не передающих – в 1-м экз. Если необходимо оформить приложения, в документе ставится на них ссылка.
Подписание
Автограф ставит составитель и лица, участвовавшие в оформлении акта. Если фиксацию фактов осуществляла комиссия, то в реквизите "подпись" следует указывать не должности ее членов, а распределение их обязанностей в рамках рабочей группы. Первым ставит подпись председатель. После него расписываются члены комиссии в алфавитном порядке. Если у кого-либо есть замечания по оформлению документа, они ставят соответствующую отметку. Непосредственно сами выводы излагаются на отдельном бланке. Если замечания небольшие по своему объему, их можно вписать в акт. В заключение ставится дата. Срок составления акта может быть различным. Законодательство не содержит общих указаний на этот счет. Некоторые документы оформляются непосредственно в момент выявления фактов. Для составления других актов требуется несколько дней. Тем не менее в документе ставится календарное число, в которое оформление было окончено.
Утверждение
Для некоторых типов актов оно является обязательным. Утверждение осуществляется руководством данной либо вышестоящей организации, распорядительный документ которого стал основанием для оформления бумаги. Соответствующий гриф необходим в актах, предписывающих совершение тех или иных действий. Он проставляется на первом листе, в углу справа. Как правило, гриф выглядит так: "Утверждаю". Рядом с этим словом ставится подпись должностного лица.
Заключительные положения
В качестве дополнительного реквизита, придающего документу юридическое действие, выступает печать. Для некоторых актов она является обязательной, для других – рекомендованной. Однако на практике обычно печать присутствует практически на всех бланках, оформляемых предприятием. Ее наличие позволяет избежать различных проблем, в том числе связанных с установлением подлинности документа. Печатью заверяются акты приема выполненных работ, объектов, завершенных строительством, и так далее. В документах, которые должны пройти утверждение у вышестоящего должностного лица, оттиск ставится на грифе. Законодательство обязывает лиц, участвовавших в оформлении, ознакомиться с актом. При этом они ставят свои росписи рядом с соответствующей отметкой, их расшифровку и дату.
Выводы
Составление акта, таким образом, осуществляется в соответствии с установленными общими правилами делопроизводства. В РФ действуют государственные стандарты, в которых устанавливается перечень реквизитов, которые должны присутствовать на всех официальных документах. Дополнительные отметки, строки, надписи, грифы проставляются в зависимости от специфики события, подлежащего фиксации, особенностей отрасли и сферы деятельности организации. Как правило, на предприятии работает служба делопроизводства. Ее сотрудники уполномочены осуществлять оформление документации, прием и отправку бумаг, проверку правильности их оформления. Составление актов, однако, не является исключительной прерогативой внутренней службы. Оформление такого рода документов могут осуществлять и сторонние организации. Например, это может быть налоговая или иная контрольная инспекция. Между тем, вне зависимости от того, кто именно оформляет акты, документы должны соответствовать общим требованиям, установленным нормами. В случае отсутствия какого-либо из обязательных реквизитов, бумага будет считаться недействительной, не имеющей юридической силы.
fb.ru
Порядок оформления дел — Мегаобучалка
Оформление дела – подготовка дела к передаче на архивное хранение [3, п. 99].
Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации [4, раздел 3.6].
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При этом полное оформление дел предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов дела;
- составление листа-заверителя;
- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела) [4, раздел 3.6].
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается:
- не проводить систематизацию документов в деле,
- не нумеровать листы дела,
- не составлять заверительные надписи [4, раздел 3.6].
При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются [4, раздел 3.6].
Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках [4, раздел 3.6].
При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов, последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись [4, раздел 3.6].
В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) – бланк внутренней описи документов дела [4, раздел 3.6].
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно [4, раздел 3.6].
При нумерации листов дела необходимо соблюдать следующие правила:
ü листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно;
ü фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа;
ü сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист;
ü лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно;
ü подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;
ü подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле;
ü в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа, в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле;
ü при наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов [4, раздел 3.6].
Для учета количества листов в конце дела на отдельном листе составляется лист-заверитель - документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела [3, п. 102]. В книгах лист-заверитель составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, а в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки.
Лист-заверитель дела составляется по установленной форме, которая приводится в приложении 9 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.
В листе-заверителе дела указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле [4, раздел 3.6].
Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела [4, раздел 3.6].
Для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа, составляется внутренняя опись – документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания [3, п. 101].
Внутренняя опись дела составляется на отдельном листе по установленной форме, приведенной в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций. При составлении внутренней описи в нее вносятся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи [4, раздел 3.6].
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела [4, раздел 3.6].
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" внутренней описи со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела [4, раздел 3.6].
megaobuchalka.ru