Как заказать печать ООО – Изготовление и регистрация. Печать организации для документов

Когда можно использовать дополнительные печати | Журнал «Главная книга»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 августа 2011 г.

Содержание журнала № 16 за 2011 г.

Н.А. Мацепуро, юрист

Подробнее о том, когда нужна печать на документах, см.: 2010, № 9, с. 73

Многие организации, помимо основной печати, используют в работе еще и дополнительные. Они могут быть идентичны основной, а могут содержать различные надписи, указывающие на вид структурного подразделения компании (например, «Отдел кадров», «Бухгалтерия», «Склад», «Секретариат», «Филиал») или тип документов, на которые ставится печать («Для финансовых документов» «Для счетов», «Для справок», «Для договоров» и др.). Это особенно удобно, когда нужно срочно поставить печать, а доступа к основной печати нет. Однако контрагенты часто подозрительно относятся к таким печатям и иногда даже просят заменить документ. К специальным печатям порой цепляются и налоговикиПостановление ФАС СЗО от 13.10.2009 № А21-8887/2008. Выясним, правомерны ли подобные претензии.

Можно ли иметь дополнительные печати

Сомнения в действительности заверенных дополнительной печатью документов возникают из-за того, что Законы об ООО и АО указывают на обязанность общества иметь «печать», а не «печати»п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»; п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Но ведь и запрета иметь дополнительные печати нет. Суды с этим согласныПостановления ФАС ЦО от 07.09.2010 № А23-2563/09А-13-48; Третьего ААС от 31.03.2009 № А33-11861/2008-03АП-548/2009; Четвертого ААС от 14.12.2009 № А78-4869/2009 и даже признают наличие нескольких печатей обычаем делового оборотаПостановление Четвертого ААС от 30.11.2009 № А10-2163/2009.

Как может выглядеть дополнительная печать

Вспомним, как должна выглядеть основная печать, и, исходя из этого, выделим виды дополнительных печатей.

1п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»; п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»

На каких документах можно ставить дополнительную печать

Если печать на документе не обязательна, то вы можете проставить на нем любую печать, даже штамп.

Если же печать на документе обязательна, то вы можете использовать специальную печать, но лишь при соблюдении нескольких правил.

Мнение читателя

“Отправили водителя получать товар по доверенности с печатью «Для документов». Товар ему не отгрузили — сказали, что такая печать недействительна. Объясняли, что они не правы, ведь печать круглая и на ней указаны наименование и место регистрации организации, не помогло. Пришлось переделывать доверенность и ехать еще раз”.

Юлия, бухгалтер, г. Москва

ПРАВИЛО 1. Специальные печати должны соответствовать требованиям, предъявляемым к основной печатиПостановления ФАС ПО от 29.06.2009 № А06-6474/2008; Четвертого ААС от 30.11.2009 № А10-2163/2009.

ПРАВИЛО 2. Специальные печати применяются в соответствии с их назначениемПостановления Седьмого ААС от 17.12.2010 № 07АП-10623/10; ФАС ВВО от 16.04.2004 № А43-10946/2003-25-340. К примеру, печать «Для счетов» не следует ставить на договорах, а печать филиала — на документах головного подразделения. А вот у печати «Для документов» назначение общее, поэтому ее можно использовать для любых документовПостановление ФАС ЗСО от 11.11.2010 № А70-4089/2010.

ПРАВИЛО 3. На договорной документации, а также документах приема-передачи товаров (работ, услуг) специальная печать применяется, если договор этого не запрещаетПостановление Седьмого ААС от 17.12.2010 № 07АП-10623/10. Например, если в договоре нет оговорки, что стороны могут использовать лишь основную печать, то можно поставить на документах печать «Для документов».

Совет

На документы для госорганов лучше все-таки ставить основную печать. Это избавит компанию от возможных придирок с их стороны и споров. А для удобства можно изготовить несколько одинаковых печатей.

Напомним, что печать обязательна, например, на таких документах:

***

Советуем руководителю

Если печатей в компании несколько, то, чтобы не возникало путаницы, какую печать на какой документ нужно ставить, лучше издать приказ или утвердить положение, регламентирующие эти вопросы.

При использовании дополнительных печатей помните, что налоговикам до них особого дела нет. Важно это в основном контрагентам. К примеру, в ситуациях, когда ваша компания — покупатель. Поскольку они опасаются, что вы, поставив на приемо-сдаточных документах дополнительную печать, впоследствии откажетесь оплачивать товары (работы, услуги). То есть будете оспаривать факт их приемки, ссылаясь на то, что ни печать, ни подписи в этих документах к вам никакого отношения не имеютПостановления ФАС УО от 03.06.2011 № Ф09-2118/11-С5; Восемнадцатого ААС от 01.06.2011 № 18АП-4749/2011; Восьмого ААС от 19.04.2010 № А70-10916/2009; Четвертого ААС от 22.12.2009 № А19-12082/09; Тринадцатого ААС от 25.08.2008 № А56-43993/2007.

Поэтому из этих же соображений и вы внимательно проверяйте полномочия ваших покупателей на подписание отгрузочных документов и соответствие поставленных ими печатей названным нами требованиям.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

2018 г.

Гарантии в договоре: от налоговых убытков и не только, № 4
Оформляем доверенность правильно, № 3
Применяем УПД с середины года, № 2
Грамотное письмо контрагенту облегчит бухгалтеру работу, № 17
Исправляем ошибки в первичных документах, № 14
Заверение копий документов: новые правила, № 12
Нумерация документов с нового года, № 1

2017 г.

Риски внедоговорной поставки: если договор и накладная «не дружат», № 11

2016 г.

Электронный документ — не просто созданный на компьютере, № 5
Оформляем приказ о возложении обязанностей главбуха на директора, № 4
Передаем учет аутсорсеру, № 3
Документооборот, № 24
Восстанавливаем утраченные документы, № 20Бухгалтерские документы: составляем, заполняем, подписываем, № 20

В электронную подпись желательно включить отметку о времени, № 15
ФНС может принимать электронные документы только утвержденных форматов, № 13
Исправляем бухгалтерскую первичку, № 10

glavkniga.ru

Когда применяется печать для документов? - Новости

Собственный бизнес – это неустанная работа. При продвижении компании к новым вершинам вас поджидает большое количество тонкостей и правил ведения предприятия. Особое место в жизни любой фирмы занимают печати. Сколько их должно быть и куда ставится печать на документах? Как открыть штамп для документов, кто должен ими заведовать и где они хранятся? Стоит ли ограничиться основной, или же удобнее вести бизнес имея несколько различных вариантов?

Однозначного ответа на данные вопросы не существует, однако есть наработанная практика, опыт и практичный пример оттиска для документов. Сейчас существует огромный выбор инструментов для офиса: печати различных видов, штампы, нумератор страниц автоматический или ручной, факсимиле и т.д. Нужно только правильно подобрать необходимый вариант.

В нашей статье вы узнаете, когда применяется печать для документов, куда ее можно ставить, и оправдано ли вообще использование печати для документов.

Гербовая печать и печать для документов: в чем разница?

В современных деловых отношениях без штемпелей не обойтись. В любой компании должны быть в наличии так называемые гербовые или приравненные к ним печати. Стоит сразу же обозначить, что гербовая печать представляет собой уникальную категорию, которая предназначена для органов государственной власти и непосредственных государственных учреждений. Помимо этого, подобного вида печати могут использовать организации, имеющие соответствующие полномочия. В противном случае предполагается наличие основного оттиска, который по своей функциональности приравнивается к гербовой, однако им не является.

Гербовая - должна быть выполнена на круглом клише и включать в себя следующие элементы: государственный герб в центре, по окружности наименование организации.
Основная - имеет круглую форму и вмещает в себя: полное название фирмы на русском языке, а также адрес, ИНН, ОГРН и т.п. Допустимо дублирование названия фирмы на иностранном языке, наличие собственной эмблемы, товарного знака и другие индивидуальные отличия.

Использование одной основной печати не всегда удобно. Ведь за каждым экземпляром закреплен сотрудник, который обладает правом ее использования. В вопросе главного штемпеля, который имеет абсолютную силу, подобные функции разрешены только директору, а выдавать посторонним людям на руки такой могущественный инструмент готов далеко не каждый. Для того чтобы разграничить ответственность работников, упорядочить документацию и обезопасить бизнес от мошенников, во многих компаниях наряду с основной печатью используется клише с надписью для документов. Они имеют ряд отличительных черт, однако в базовом содержании основываются на тех же требованиях что и основной инструмент.

Круглая печать для документов представляет собой клише, в котором указаны полное название фирмы и точный адрес. Эти данные дополняются надписями: «Отдел кадров», «Филиал» или «Для документов», «Для счетов» и т.д. Все зависит от того, где и кто будет использовать данный оттиск.

Присутствие же герба государства на печати организации недопустимо, так же как и использование его видоизмененных вариантов. Подобные действия могут быть расценены, как подделка геральдических знаков и их использование, а это является прямым нарушением закона.

Сегодня печать предприятия для документов может иметь различный внешний вид. Удачный пример клише для документов: внешне оттиск основной и для документов идентичны, но с необходимыми дополнениями во вспомогательном клише. Однако при желании дизайн может быть выполнен абсолютно в самостоятельной компоновке, различной формы и наполнения. Хотя такие инструменты уже относятся к категории штампов, нежели печатей. Главное чтобы основная информация была читаема и в полном объеме. Поэтому как правильно сделать печать для документов, решать исключительно вам.

Использование печати для документов

Использование печати для документов крайне удобно и функционально. Введение подобных дополнительных инструментов позволяет грамотно распределить ответственность и наладить заверку любых бумаг. Дополнительным бонусом становится распределение загрузки на клише, что продлевает срок службы основного экземпляра в несколько раз.

На момент принятия решения о введении дополнительных щтемпелей каждый директор уже знает ответ на вопрос, зачем нужна печать для документов именно ему. Главная причина: гарантия того, что основная печать будет иметь ограниченное количество пользователей, вплоть до одного. Такой подход позволяет отслеживать все важные бумаги и исключать возможные махинации со стороны персонала. Куда ставить печать на документах, а где использовать основную – руководитель решает сам, основываясь на допустимом уровне доверия к сотрудникам и безопасности для своего бизнеса. В целом использование такого оттичка приравнивается по силе к основному, однако это актуально только в тех случаях, когда стороны согласны с внедрением печати для документов.

Дополнительный инструмент является универсальным решением. И если вы задались вопросом как правильно оформить печать для документов и учли при этом все требования к основному клише, то вы получаете средство, которое подойдет во многих ситуациях и не вызовет никаких проблем.

Как открывается печать для документов, и как закрыть печать для документов?

В зависимости от той или иной компании при изготовлении придется представить различные документы, подтверждающие наличие фирмы, ее директора и т.д. Полный список таких свидетельств может отличаться в разных мастерских. В вопросах закрытия печати все довольно просто. При изъятии из оборота, компании следует уничтожить ее, при этом данное действие фирма может выполнить: своими силами, обратиться в мастерскую или орган по учету штампов. Самый простой способ – удалить клише самостоятельно, при этом в момент данной процедуры составляется акт об уничтожении, в котором фиксируется информация:

место и время уничтожения;
состав комиссии;
причина уничтожения;
оттиск уничтожаемой печати;
способ уничтожения: опиливания 2-мя линиями, сжигание или разрезание;
заключение комиссии о непригодности к использованию даннго штемпеля и их подпись.

Таким образом, вы фиксируете наличие данной печати в прошлом и ее законность, при этом полностью исключаете возможность проведения махинаций, так как использование старого оттиска после зафиксированного уничтожения будет довольно просто отследить и доказать свою правоту в борьбе с мошенниками. При этом рекомендуется вести учет всех печатей и штампов, применяемых на производстве. Когда применяется печать для документов?

Где и куда можно ставить печать для документов?

Печать для документов на договоре, можно ли использовать ее как полноценную замену основной? Использование дополнительного оттиска ничем не ограничено, если дело не касается работы с государственными учреждениями, подачей отчетов и других бумаг, где прописано применение только основной круглой печати. Однако некоторые затруднения могут возникать и при работе с партнерами. Дополнительный оттиск может быть использован, в случае если наличие штампа необязательно или условия договора не предусматривают обязательное использование основного.

Перечень вариантов, где можно поставить печать:

Различные договора о предоставлении услуг и товаров, как внешние, так и внутренние.
Дополнительные соглашения.
Акты приема-сдачи работ.
Справки и характеристики.
Командировочная документация.
Ходатайства и гарантийные письма.
Трудовые книжки.

Дополнительные внутренние бумаги, инструкции, расписания и т.д.

В целом ситуаций, когда применяется печать для документов, по-настоящему много и большинство из них представляют ежедневные рабочие процессы. Поэтому и дополнительные клише пользуются большим спросом у предпринимателей разной величины. Но в процессе работы могут возникать и недопонимания. Не все партнеры доверят ту или иную сделку бумагам, заверенным дополнительной печатью. И чтобы не происходило подобных ситуаций, такие моменты сотрудничества необходимо обговаривать заранее. Да и назначение печати для документов может быть совершенно разным. Важным является лишь тот факт, что штамп организации для документов не подходит для заверки банковских бланков, счетов, финансовых отчетов в налоговые и статистические органы, фонды и т.д. Когда применяется печать для документов?

Куда ставить печать на документах?

Как и любая другая, печать для документов ставится в отведенное для нее место. Во многих бумагах эта область помечается как «Место печати» или «М.П.». Вторым важным моментом в вопросе как пользоваться печатью для документов становится правило, в котором сказано, что оттиск не должен залезать на текст, подпись и ее расшифровку.

Все символы печати и заключаемого договора должны быть максимально читаемыми. И, конечно же, сам оттиск обязан иметь четкий рисунок. При соблюдении этих правил печать для документов на договоре не вызовет сомнений и вопросов.

Источник Graver.ru.

youtube03.com

Какие бывают виды печатей и штампов для документов в организации?

Прочитав нашу статью, вы будете точно знать, какие бывают виды печатей и штампов для документов, а также их классификацию по применению.

Сегодня можно встретить большое количество компаний, которые могут предложить различные печати, штампы, факсимиле, нумератор автоматический или ручной и т.д. Однако весь ассортимент данной продукции можно разделить на несколько основных групп, а именно:

Гербовые печати. Данные виды круглых печатей предназначаются только для государственных органов власти и организаций. При создании таких инструментов используются символы государства как федерального, так и областного характера. Их особенность в том, что сделать подобный вариант для частного использования недопустимо. Любые копии государственных гербов, в печатях организаций, не имеющих соответствующего постановления, являются незаконными и это наказуемо.
Основные печати организаций – второй по важности тип. Такие виды печатей используются всеми компаниями. По своей значимости они приравнены к гербовым и имеют такую же юридическую силу.
Дополнительные печати. Помимо основных, вы можете встретить варианты с меньшей юридической силой и значимостью. В большинстве случаев подобные типы печатей для документов, имеют узконаправленную область применения. Как, например, использование печати тем или иным отделом организации: филиал, бухгалтерия, отдел кадров и т.д. Или же по виду бумаг: общие для документов, для счетов, справок и др.
Штампы. Отдельный вид оттисков, которые используются для внутренних бумаг. В них включают реквизиты фирм, должности и ФИО работников, трафареты для даты и подписи, подтверждение копий, разрешений, имитация подписи руководителей и т.д.

В большинстве современных компаний используется сразу несколько типов печатей и штампов. Такой подход позволяет грамотно распределить обязанности сотрудников и, что немаловажно, продлить срок службы основного варианта. Главное помнить о четком надзоре за всеми печатями, которые были введены в работу.

Виды печатей организации

Подразделяются как по своему наполнению, так и внешнему виду. Все разнообразие различных клише можно структурировать в несколько простых групп:

Основная печать. В ней указывается подробная информация об организации, ее адрес, ИНН и другая информация. В таких инструментах можно использовать отличительные особенности, эмблемы и другую атрибутику. Они всегда имеют круглую форму.
Различные варианты печатей для документов повторяют форму и содержание основных клише. Однако дополняются информацией о том, для каких именно документов и отделов компании предназначено тот или иной инструмент.
Штампы более демократичны к своему внешнему виду. Здесь можно встретить круглые, овальные, квадратные, прямоугольные и треугольные варианты. При этом информация штампа может включать в себя ФИО хозяина, его контакты, занимаемую должность и другую актуальную информацию.
Нумераторы. Настоящая находка для компаний, в которых существует необходимость строгого учета бумаг и их нумерация.
Факсимильные штампы. Клише подписи директора или иного должностного лица. Такие варианты необходимы в ситуациях подписания важных бумаг при отсутствии руководителей на месте, а все операции выполняются определенным доверенным лицом.
Подарочные печати. Имеют исключительно декоративную функцию потому никаких норм и правил при создании такого изделия нет.
Медицинские виды печатей и штампов. Отличаются от других клише обязательным наличием слова «врач», с ним же указываются ФИО. Помимо этого могут быть данные лечебного учреждения, или дополнения в виде «для рецептов», «для справок» и т.д.

Где и как использовать те или иные печати и штампы каждый решает сам. Однако введение в ежедневную деловую жизнь различных инструментов позволяет упорядочить процесс работы даже большого предприятия.

Виды печатей для документов

Это так называемые вспомогательные печати. Данная категория представляет собой клише, которое в точности повторяет макет основной печати предприятия. Однако имеет ряд дополнений или уточнений. Подобные виды популярны в фирмах, где директор не всегда бывает на рабочем месте или поток документов настолько велик, что справиться с ним самостоятельно, не представляется возможным. Распространена практика введения подобных печатей и для филиалов.

Условно все виды печатей для документов можно разделить на категории:

По месту использования. Сюда входят варианты, при которых на печати указывается, для каких бумаг она предназначена. Это могут быть счета, справки, письма и др;
По обособленным подразделениям. Здесь разделение исходит из того, в каком отделе используется та или иная печать: бухгалтерия, отдел кадров, филиал, секретариат и т.д.;
Универсальные. Обычно на таких экземплярах присутствует надпись «для документов» и ими проштамповываются все необходимые бумаги от трудовых книжек до внешних договоров.

В остальном каждая печать для документов содержит полное название предприятия на русском языке, ИНН, адрес и другую полезную информацию. Использовать такой инструмент можно в большинстве случаев, однако стоит помнить, что печать с надписью «для справок» не должна находиться на договорах и различных ведомостях.

Не всегда остаются довольны и деловые партнеры. Некоторые руководители, дабы оградить себя от дополнительных рисков, сотрудничают только на условиях использования основной печати на ведомостях, договорах и актах. Но это больше личные предпочтения, чем правило. Если выполнить дизайн печати для документов, в общих чертах повторяя основную печать, то проблем практически не возникает. Единственное что стоит отметить, такие печати не подходят для ведения дел с банками, налоговыми и другими отчетными службами.

Виды печатей и штампов

Помимо основных и вспомогательных вариантов печатей, на производстве может использоваться большое количество различных штампов. Они служат как формальная замена рукописного текста, а также придают различной документации официальный характер.

Угловой или адресный штамп. Проставляется в верхнем правом углу. Может содержать в себе информацию о компании, ее адрес и реквизиты. Такой вид оттисков заменяет собой типографские или электронные бланки.
Нумераторы. Еще один вид печатей, который пользуется большой популярностью во многих фирмах. Главное достоинство таких устройств в том, что они позволяют превратить рутинное проставление номеров на страницах в секундное дело. Они могут быть автоматическими или полуавтоматическими.
Штампы с надписями копия, сдано, осмотрено, также востребованы. Подобные инструменты позволяют в значительной мере автоматизировать работу с документацией, при этом все бумаги будут иметь опрятный вид и общую стилистику. Это выгодно подчеркнет статусность абсолютно любой компании.
Факсимиле. Еще один практичный вариант штампов, которые повсеместно используются бизнесменами разных категорий. В своем изначальном виде факсимиле может содержать герб, эмблему, фамилию и другие отличительные знаки определенного человека. В организациях они выполняются в виде клише, которое повторяет подпись директора или любого другого должностного лица. При этом работать такой печатью может жестко ограниченный круг сотрудников. Документ, подписанный таким образом, имеет юридическую силу, но в случае подписания финансовых и расчетных документов, факсимиле не в состоянии заменить живую подпись.

Какие бывают печати?

Печать склонна к износу и повреждениям, особенно при неправильном хранении. Какие печати бывают, в чем их разница и что же предпочесть? По истории своего создания печати могут быть как совершенно новыми, так и повторять своих предшественников.

Новая печать по эскизу выполняется с нуля. Здесь можно корректировать расположение элементов, шрифты и устанавливать необходимое количество различной защиты.
Восстановленные печати по оттиску являются полной копией старых инструментов. Такая услуга требуется при изнашивании старого клише и утере макета. Для качественной работы мастеру необходим максимально четкий оттиск. При этом стоит понимать, что похожие печати делают многие фирмы, но по-настоящему точные копии, единицы. Так как это требует не только навыков, но и знание тонкостей в деле производства печатей.

Какой из этих вариантов предпочесть, и какие печати выбрать, каждый решает сам. В первом случае полная замена печати, во втором более длительные работы и соответствующая цена.

Не стоит полагаться на кустарных мастеров. Маленькие мастерские практически никогда не могут обеспечить высокое качество изготавливаемого клише и его долговечность. Помимо этого фирмы без рекомендаций и истории могут стать настоящей проблемой в вопросах распространения ваших оттисков и печатей в среде мошенников.

Но какой бы путь вы ни предпочли, необходимо помнить об учете всех печатей и штампов, задействованных на производстве. У каждой из них должно быть ответственное лицо с сопутствующим распоряжением. Вовремя уничтожайте, обновляйте свои печати и штампы с составлением необходимых актов и бумаг. Это не только поможет упорядочить ведение дел, но и защититься в любой спорной ситуации.

По материалам Graver.ru.

sorokainfo.com

Печати организации: виды, хранение, учет

Первая запись о порядке использования печати появилась в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), одобренной постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.73 № 435 и рекомендованной для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

Основные и вспомогательные печати

По своему назначению печати и штампы делятся на основные и вспомогательные.

Оттиск основной печати ставится на документах для удостоверения их подлинности.

Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ "Об акционерных обществах" устанавливает состав информации в печати общества: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Организации могут иметь вспомогательные (дополнительные) печати – они воспроизводят наименование организации, ее структурное подразделение, вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись: «Секретариат», «Для счетов», «Для справок» и т.д.

Оттиск вспомогательных печатей проставляется для заверения справок, копий документов, выписок из документов, учетных документов и др.

Штамп

Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, по существу, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот. Штампы также бывают разных видов.

Угловой (адресный) штамп используется в том случае, если в организации или у предпринимателя отсутствуют типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при краткосрочной переписке, выдаче текущих справок и т.п. В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер.

В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке, т.е. реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать.

Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм).

Регистрационный штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. Он содержит наименование предприятия, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Данный штамп не проставляется на приложениях к документу.

Штамп ограничения доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа. Штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Штампы с реквизитами предприятия, как правило, небольшого размера, с рамкой; включают краткое наименование фирмы, место регистрации, ИНН.

Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия. Их размеры, форма и содержание не регламентируются. Использование специальной штемпельной краски позволяет применять такие штампы для решения производственных задач – маркировки тары, тканей, пластмассы и других поверхностей.

Обратите внимание

Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает персонально руководитель организационного отдела, назначенный приказом руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается. Ответственность за использование и хранение печатей и штампов, после выдачи их структурным подразделениям, возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы. Выдача печатей и штампов регистрируется в учетном журнале.

Использование и хранение печатей и штампов

Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя организационного отдела и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим сотрудникам в ситуации, когда руководитель организационного отдела отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.

Вспомогательные печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.

Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основная и вспомогательные печати, адресный штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.

Учет печатей и штампов

Для учета печатей и штампов ведется журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется сургучной печатью и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу.

Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы.

ЖУРНАЛ учета печатей и штампов

№ п/п	Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления	Оттиск печати (штампа)	Наименование подразделения, должность и фамилия получателя	Подпись получателя, дата	Результаты ежегодной проверки наличия печатей и штампов: их оттиски и дата проверки
1	2	3	4	5	6

Утрата печати или штампа

В случае утраты печати необходимо обратиться в милицию с соответствующим заявлением. Если был взломан офис, то работники правоохранительных органов осмотрят помещение, из которого была совершена кража. А если печать была похищена из личных вещей, например вместе с папкой документов из автомобиля руководителя, то следователь возьмет объяснения у лица, заявившего о хищении.

Как в самом заявлении, так и впоследствии в объяснениях необходимо как можно конкретнее зафиксировать, что именно было похищено. Кражу печати лучше указать отдельно.

Нелишним будет предоставить в милицию и образец оттиска печати (можно сделать копию какого-либо документа, заверенного ею). При этом необходимо подтвердить факт предоставления копии. Если она прилагается к заявлению о краже, об этом следует написать в заявлении, а если копия представляется после, то нужно получить подпись следователя на сопроводительном письме.

В дальнейшем заявление позволит получить справку из милиции, которая подтвердит факт кражи и поможет доказать невиновность фирмы в случае использования печати похитителями.

Кроме того, после обнаружения кражи и заявления в милицию необходимо сделать заявление о похищении в банк. Чем быстрее организация сообщит о краже в банк, тем меньше у похитителей шансов воспользоваться украденным. Кроме того, работники банка вполне могут помочь и в задержании преступников, если, конечно, вовремя будут уведомлены о случившемся.

Чтобы оградить себя от претензий будущих жертв мошенников, можно дать объявление о краже в СМИ.

Передача, замена, изготовление и уничтожение печатей и штампов

Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов производится заказ в фирму, изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя.

Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. В акте должны быть указаны:

· время и место уничтожения;

· состав комиссии;

· основание уничтожения печатей и штампов;

· наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;

· способ уничтожения;

· заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;

· подписи членов комиссии.

Акт подшивается в специальный наряд, который хранится вместе с журналом учета. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета.

ЖУРНАЛ учета печатей и штампов, выделенных на уничтожение

№ п/п	Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления	Оттиск печатей (штампов), возвращенных для уничтожения, дата возврата	Отметка об уничтожении, номер акта и дата	Примечание
1	2	3	4	5

Контроль состояния учета и хранения печатей и штампов

Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов могут создаваться специальные комиссии. По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов.

Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение, с приложением оттисков печатей и штампов.

Т.В. Козлова, преподаватель машинописи Клуба профессиональных секретарей

www.profiz.ru

Печать для документов: когда применяется? - Право - Каталог статей

Из нашей статьи вы узнаете, какой бывает печать для документов, когда применяется тот или иной вид печати, а также в чем разница между гербовой и обычной.

История печатей началась много веков назад – оттиск кольца короля или чиновника на сургуче считался главным признаком подлинности письма, закона или иного документа. Сегодня ничего не изменилось – печать для документов все так же является способом подтверждения их подлинности и юридической силы. Частные предприниматели, организации и предприятия, независимо от формы и специфики деятельности, должны их иметь.

Когда нужно изготовление печатей? Печать необходима для заверки важных документов. Таких как договоры, акты, официальные письма, дополнительные соглашения, справки, ходатайства и так далее.

Существует большое количество видов печатей:

Простые. В середине оттиска указано наименование компании, а по окантовке пускается форма организационной деятельности, КПП, ОРГН, адрес компании.
С микротекстом. Такие варианты содержат больше данных о предприятии, так как окантовка двойная, и второй ее ряд тоже содержит мелкий текст (например, реестровый номер).
С орнаментом. Как правило, такие печати заказывают крупные компании. Орнамент между окантовкой и внутренней частью печати не несет информационной нагрузки, но придает оттиску эстетичность и является частью корпоративного стиля.
Печати для ИП. В середине оттиска находятся ФИО, а по краю пускаются реквизиты.
Личные. Их заказывают нотариусы, врачи, адвокаты – все те, кто несет полную ответственность за заверяемые документы. Такие изделия схожи с теми, которые используют ИП.

Печать для документов: куда можно ставить?

Использование штампов четко регламентировано. Это касается и места, куда ставить печать в документах.

Так, на документации (договора, письма, справки, акты и так далее) оттиск ставят внизу документа, под текстом. Она ставится на чистом месте, рядом с подписью ответственного лица (руководителя, бухгалтера и так далее). Оттиск не должен заходить на расшифровку подписи. Если в документе отведено специальное место для печати, она ставится именно туда.

Если печать заверяет скрепленные документы, например, Устав компании, она должна располагаться поверх подписи ответственного лица.

Особый случай – трудовые книжки. В таких документах отпечаток ставится на титульной стороне. Если во время работы у сотрудника изменились анкетные данные, то после внесения изменений в трудовую в книжку печать следует ставить на внутреннюю сторону обложки.

Также, оттиск должен ставиться на страницах с внесенными записями (прием на работу, изменение должности, увольнение).

Печать для документов и гербовая печать: разница

Все организации должны иметь собственные печати, многие используют даже несколько видов. А гербовую может также применять каждый? Нет. Гербовая печать используется только органами государственной власти, а так же, организациями и учреждениями, которые наделены какими-либо государственными или властными полномочиями.

Между гербовой и обычной печатью разница в том, что в первой присутствует государственный герб. А также использование гербовой строго регламентировано параметрами, которые определены ГОСТ.

Использование печати для документов

Итак, печать необходима для заверки приказов, договоров, официальных писем, актов и другой документации, которой необходимо придать юридическую силу. Смысл ее использования – заверить подпись ответственного лица, поэтому оттиск ставится всегда рядом с подписью.

Она обязательна для первичных документов, большей части кадровой документации, для любых договоров и актов и гарантийных писем. В некоторых организациях разрабатываются особые инструкции, в которых приводится полный список используемых изделий и регламент их применения.

Как пользоваться печатью для документов, знают все. Но как открыть печать? Ведь мало заказать ее изготовление. Без соответствующего оформления она не будет иметь юридической силы.

Чтобы открыть печать организации для документов, необходимо получить разрешение на ее изготовление. Это разрешение выдается органами внутренних дел, после рассмотрения соответствующего заявления от предприятия или организации. По правилам, допускается изготовление только одного изделия, но, если по каким-либо причинам ее недостаточно, можно изготовить дополнительные экземпляры, на которых будут проставлены порядковые номера (1,2,3 и так далее).

К заявлению прилагается справка из ЕГРЮЛ, копия свидетельства о госрегистрации и эскизы клише. Физическое лицо к заявлению прилагает копию свидетельства о госрегистрации и копию ИНН.

Чтобы закрыть печать для документов, в органы внутренних дел подается соответствующее заявление с обоснованием, а так же, соответствующие документы (о ликвидации предприятия, его реорганизации и так далее).

Пресс-релиз подготовлен Graver.ru.

www.planetanovosti.com

Как заказать печать ООО – Изготовление и регистрация

Главная » Как заказать печать ООО – Изготовление и регистрация

СохранитьSavedRemoved 0

До апреля 2015 года регистрация организации считалась завершенной, когда имелась печать ООО. Однако был принят закон, который делает изготовление печати правом, а не обязанностью, как и в случае с печатью ИП.

Это значительно упрощает процесс оформления договоров с деловыми партнерами.

Содержание

Изменения относительно печати ООО с учетом нового закона

Ранее для каждой организации требовалась круглая печать, диаметр которой составлял 38-42 мм. Оттиск содержал название ООО и сведения о местонахождении.

С учетом закона №82-ФЗ, принятым 6.04.15, были введены следующие изменения:

Организация уполномочена решать самостоятельно, будет ли использоваться печать. Не требуется ее регистрация в налоговом органе или реестре.
Сведения о ее наличии директор вносит в Устав.
По значению она приравнивается к товарному знаку и прочим средствам индивидуализации.
Снято требование к форме.

Если регистрация фирмы была проведена раньше, чем был принят закон, это не значит, что нужно отказаться от использования печати.

В будущем для таких ООО может потребоваться ставить на документах оттиск. Если директор организации (к примеру, генеральный директор ООО) принимает решение оставить печать, в работе ничего не меняется.

Если же решено отказаться от нее, соответствующие поправки вносятся в Устав предприятия. Сведения о внесенных изменениях директор передает уполномоченным органам.

Важно: несмотря на поправки, в ряде случаев законодательство требует использовать печать: оттиск ставится при внесении пометок в трудовую книжку (если утеряна, можно восстановить), заполнении бланков строгой отчетности, предоставлении документов для ИФНС.

Требования к оформлению печати

Гражданским кодексом РФ не предоставляется конкретный образец для изготовления печати. Касающиеся этого вопроса требования можно найти в п.5 ст. 2 закона №14-ФЗ и п. 7 ст. 2 закона №208-ФЗ.

Основываясь на этих законах, можно составить примерный перечень требований. Организации, специализирующиеся на печатях, готовы изготовить оригинальные и содержащие необходимые сведения изделия.

Требования к оформлению и данные, которые обязательно указать:

полное наименование согласно реестру;
организационно-правовая форма;
регистрационный номер;
местонахождение предприятия.

Печать ООО

По желанию заказчика, оттиск может дополнительно содержать:

ИНН и ОГРН;
КПП;
логотип;
товарный знак.

Помимо названия организации на русском языке, оттиск может иметь наименование на одном из языков России либо иностранном языке.

Наряду с основной печатью, наличие которой директор вносит в Устав, предприятию разрешается изготовить дополнительные с соответствующей пометкой («отдел кадров» и т. п.).

Особые требования касательно формы отсутствуют, они могут быть как круглыми, так и треугольными или квадратными.

Какая документация нужна для заказа печати

Чтобы заказать печать у соответствующей организации, потребуются следующие документы:

заявление и приложенный эскиз печати;
свидетельство о регистрации;
свидетельство о постановке на учет в налоговой (если на оттиске будет виден ИНН).

При заказе дополнительной печати оставляют письмо, которое заверил директор организации, и копию свидетельства о регистрации.

Когда предъявлены документы, на изготовление уходит 2-3 дня. За доплату возможно срочное изготовление за день. На федеральном уровне регистрация не требуется.

Важно: в регионах может быть обязательным внесение печатей не только в Устав фирмы, но и во внутренний реестр. Уточнить, каковы требования и необходима ли регистрация, можно в местных представительствах.

При утере печати предприятия либо ее сильном износе, придется заказать новую. Также это необходимо сделать при изменении данных, касающихся наименования предприятия либо его расположения.

Если приобретена новая печать, директор вносит соответствующие поправки в Устав.

Чем отличаются штампы

Штампы представляют собой печать прямоугольной формы. Их заказывают с целью избежать многократного переписывания данных организации или сведений о согласовании.

Оттиск с информацией о наименовании и месте регистрации фирмы позволит быстрее оформлять документы и экономить время при заполнении типовых договоров.

Чтобы изготовить штампы, потребуется предоставить письмо и передать реквизиты, которые нужно на него перенести. Заявление заверяют основной печатью компании. Ниже приведен пример штампа.

Печать ООО

Защита средств индивидуализации

При желании, можно заказать печать с защитой от подделок. Это могут быть гильоширные сетки, которые формируются из тончайших линий и образуют сложные рисунки.

Заказать можно полутоновые изображения и невидимые метки, которые обнаруживаются только при попадании на документы ультрафиолетового света.

Отмена обязательного использования печати упрощает для представителей фирмы подписание договоров. Ее наличие в обязательном порядке вносится в Устав фирмы.

Однако не стоит спешить отказываться от ее применения. В некоторых случаях законодательство требует подтверждение печатью. Использование штампов, содержащих реквизиты фирмы, позволяет заполнять типовые договоры быстрее и удобнее.

yurface.ru

Можно ли на договорах поставки ставить не гербовую печать, а просто печать для документов?

Здравствуйте,

7. Использование оттиска печати при оформлении документов

Печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.

В ГОСТ Р 6.30-2003 изменилось название реквизита по сравнению с ГОСТ Р 6.30-97, новое название - "оттиск печати", которое более соответствует существу реквизита.

Оттиск печати в соответствии с ГОСТ заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц имеет круглую печать с собственным наименованием. Ряд организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" использует для заверения подлинности подписей должностных лиц печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербовую печать. Требования к гербовой печати установлены ГОСТ Р 51511-2001 (с изменениями N 1 к ГОСТ Р 51511-2001).

Кроме того, в организации могут использоваться печати структурных подразделений и иные круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т.п.). Печати, кроме наименования организации, могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов, а также иные реквизиты, установленные нормативными правовыми актами.

Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа.

Инструкция может иметь следующие разделы:

- перечень печатей, используемых в организации;

- места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;

- порядок пользования печатями.

Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), печатью без воспроизведения герба или иной символики, печатью структурного подразделения. Подготовка инструкции должна увязываться с разработкой табеля унифицированных форм документов организации, в котором имеется графа "печать".

В инструкции определяется место хранения печатей и лица, уполномоченные вести организацию хранения, использования печати и осуществляющие контроль за ее правильным применением.

www.9111.ru

г.Москва, м.Шоссе Энтузиастов, ул. Электродная, д.88, стр.14

Политика конфиденциальности