Составляем заявление на подотчет от директора - образец. Оформление рко в подотчет

Составляем заявление на подотчет от директора - образец

Заявление на подотчет от директора - образец его вы увидите в этой публикации - законодательно не регламентирован. Кроме того, существует ряд разногласий на тему, стоит ли его вообще оформлять. Подробнее эти вопросы разберем в данной статье.

Правила для получения денег под отчет

Особенности выдачи средств под отчет директору

Как оформляется заявление о выдаче денег под отчет директору

Какая ответственность за отсутствие заявления

Где найти образец заявления на подотчет директору

Итоги

Правила для получения денег под отчет

В соответствии с п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У выдача денежных средств подотчетным лицам оформляется путем выписки расходного кассового ордера (далее по тексту — РКО). Основанием для выписки РКО служит заявление самого подотчетного лица, составленное в письменной форме, или распорядительный документ хозсубъекта.

Подробнее о заполнении РКО читайте в нашей статье «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».

В заявлении, которое оформляется в произвольной форме, должны содержаться:

сведения о сумме денег под отчет;
информация о сроке использования выданных под отчет средств для произведения целевых расходов;
дата и подпись директора компании.

До 19.08.2017 деньги под отчет выдавались только при условии, что у подотчетного лица не было задолженности по денежным средствам, выданным под отчет в предыдущий раз. С вышеозначенной даты подотчетные суммы разрешается выдавать, даже если подотчетник не погасил прошлые долги.

Особенности выдачи средств под отчет директору

Согласно указанию № 3210-У, подотчетные лица самостоятельно указывают в своем заявлении сумму и срок, на который выдаются средства под отчет, а директор только утверждает их. При выдаче денег под отчет директором самому себе устраняется целый ряд возможных противоречий, поскольку не возникнет расхождений в сумме и сроках запланированных трат подотчетным лицом с тем, что запланировал сам руководитель компании.

Поэтому более логичным будет составление распорядительного документа, например приказа о выдаче средств в подотчет.

В распорядительном документе должны фиксироваться (письмо Банка России от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642):

дата и регномер;
Ф. И. О. подотчетника;
сумма и период, на который она выдана;
виза руководителя компании или ИП.

Можно ли составить один приказ на подотчет для нескольких сотрудников, узнайте здесь.

Авансовый отчет по выдаваемым самому директору подотчетным средствам также должен быть предоставлен в бухгалтерию, а остатки возвращены в кассу не позднее 3 дней после завершения срока, на который они предоставлялись под отчет, либо же (если директор находится в командировке или он вышел на больничный) в течение 3 дней после даты выхода руководителя на работу.

Как оформляется заявление о выдаче денег под отчет директору

Многие считают, что раз директор сам у себя запрашивает выдачу средств под отчет, то заявление или приказ составлять не нужно. Это мнение ошибочно.

Руководитель вправе составить заявление о выдаче подотчетных сумм. Но оформляться оно будет несколько иначе.

Директор в данном случае обладает особым правовым статусом, т. к. он одновременно представляет собой и наемного сотрудника организации, и ее руководителя (ст. 40 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ и ст. 11, 16, 20, 273 Трудового кодекса).

Основным отличием случая оформления заявления подотчет директору является то, что разрешающая подпись уже не требуется, поскольку ставя подпись под заявлением, директор тем самым и согласовывает выдачу средств самому себе. В связи с этим и текст такого заявления директора будет немного отличаться от того, который бы оформлял иной штатный сотрудник (чтобы документ не выглядел так, что директор сам себе разрешает выдать деньги под отчет).

А тот факт, что директор визирует свое заявление, хоть и будет выглядеть несколько абсурдным, но не является ошибкой с точки зрения соблюдения кассовой дисциплины. Отсутствие разрешающей визы директора на своем заявлении также не выглядит неправомерным.

В крупных компаниях, где предусмотрено несколько должностей директоров, такая ситуация может быть успешнее разрешена, когда заявление директора о подотчете завизирует, к примеру, исполнительный директор.

Какая ответственность за отсутствие заявления

Специально предусмотренной ответственности для юрлиц за нарушение порядка оформления заявления или распорядительного документа на выдачу средств под отчет не существует. Однако работники налоговой службы при проверке соблюдения кассовой дисциплины на предприятии, обнаружив отсутствие бумаг на подотчет, могут вменить нарушение:

Порядка хранения сумм наличности, превышающих установленный лимит. Основанием для наложения ответственности в соответствии со ст. 15.1 КоАП России для налогового инспектора чаще всего служит вывод, что средства из кассы были выданы неправомерно, а значит, должны оставаться в кассе. При превышении лимита излишки наличности должны в тот же день быть сданы в банк. Существует неблагоприятная для налогоплательщиков судебная практика, основанная на таких выводах (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 06.05.2013 № 09АП-11841/2013-АК).
Порядка соблюдения кассовой дисциплины в целом.

Но есть и положительная для налогоплательщиков практика, благодаря которой ясно, что не все судьи усматривают необходимость наложения ответственности за такие нарушения кассовой дисциплины, как отсутствие документов на подотчет (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 13.05.2013 № 09АП-10884/2013).

В то же время, если есть существенные (по мнению налоговиков) нарушения кассовой дисциплины, такие как отсутствие указаний о сроках выдачи средств под отчет, судьи обычно принимают сторону работников налоговой службы (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 06.03.2013 № 09АП-2451/2013).

Для того чтобы избежать наложения штрафа (если проверка уже началась), можно воспользоваться своим правом и предоставить затребованные документы на следующий день (п. 31 регламента, утвержденного приказом Министерства финансов от 17.10.2011 № 133н). За этот день директор может оформить отсутствующие бумаги на выдачу подотчета, а кассир подколоть их к соответствующим РКО.

Исправлять подобного рода ошибки следует лишь за последние 2 месяца, ведь в соответствии с п. 1 ст. 4.5 КоАП срок давности для наложения административной ответственности составляет 2 месяца от даты совершения нарушения.

Больше информации об ответственности за нарушение кассовой дисциплины — в нашей статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

ВАЖНО! Если подотчетные средства перечисляются на платежную карту (зарплатную, корпоративную), заявление от подотчетника или распорядительный документ, по мнению финансового ведомства РФ, также необходимо. Об этом говорится в письме Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.

Где найти образец заявления на подотчет директору

Для того чтобы облегчить работу бухгалтерии и сократить затраты времени персонала на оформление документов на выдачу средств под отчет, полезно заготовить на предприятии их бланки.

С образцом заявления можно ознакомиться на нашем сайте.

образец заявления на подотчет директору

Скачать образец

Итоги

При выдаче средств под отчет из кассы предприятия оформляется РКО, основанием для выписки которого является письменное заявление подотчетного лица или распорядительный документ. При выдаче наличных средств из кассы предприятия под отчет директору полностью соблюдается порядок, установленный указанием № 3210-У, которым какие-либо исключения для соблюдения кассовой дисциплины директором не предусмотрены.

Отсутствие всех необходимых документов для оформления подотчета налоговые инспекторы могут трактовать как нарушение кассовой дисциплины, которое карается наложением штрафа в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ. Однако правомерность такой трактовки они будут обязаны доказать в суде.

nalog-nalog.ru

Куда приложить заявление на выдачу под отчет денег, к РКО или авансовому отчету

С каким документом должно находится заявление на выдачу под отчет денег. Меня интересует именно где должно оно находится: прикрепить к расходному кассовому ордеру или он должен находится в авансовом отчете?

Выдача подотчетных сумм оформляется расходным кассовым ордером. Основанием выдачи подотчетных сумм из кассы является заявление сотрудника. Соответственно, заявление прикладывается к РКО.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

Получение наличных

Чтобы получить наличные под отчет, сотрудник должен написать заявление в произвольной форме. Указать в нем необходимую сумму, а также на какие цели она будет потрачена. Руководитель организации должен сделать на заявлении надпись о том, какую сумму и на какой срок нужно выдать по этому заявлению.*

Такие выводы следуют из пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Отчет по подотчетным суммам

В течение трех дней с окончания срока, на который был выдан аванс, сотрудник обязан отчитаться об истраченных деньгах*. Для этого он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 или по форме, разработанной организацией самостоятельно. Главное, чтобы в документе были предусмотрены все необходимые реквизиты. Какую бы форму вы ни использовали, сначала ее утверждает руководитель приказом к учетной политике.

Такой порядок следует из пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пункта 4 ПБУ 1/2008.

Проверка авансового отчета

При поступлении авансового отчета заполните в нем расписку (отрывную часть отчета) и передайте ее сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке. А проверка заключается в следующем.

Во-первых, проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Эти данные указаны в документе, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм. Например, в расходном кассовом ордере, приказе, заявлении и т. д. Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, деньги использованы по целевому назначению.*

Во-вторых, убедитесь в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления и подсчет сумм.

Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте – оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Станислав Бычков

начальник отдела методологии бюджетного контроля

и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

2. Статья: По каким правилам выдавать деньги в подотчет

Прежде чем выдать наличность, получите от работника заявление, на котором руководитель указал сумму наличных денег, срок, на который она выдается, поставил дату и расписался. Выдачу денег оформите расходным кассовым ордером (форма № КО-2 утверждена постановление Госкомстата России от 18.08.98 № 88). Этот документ, подписанный должностными лицами и получателем наличности, будет служить основанием для внесения записи в кассовую книгу* (форма № КО-4 утверждена постановление Госкомстата России от 18.08.98 № 88).

Правовая электронная энциклопедия «Упрощенка»

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение

www.26-2.ru

Оформление подотчета 2015: заполнение авансового отчета, выдача денег в подотчет

Оформление подотчета 2015: заполнение авансового отчета, выдача денег в подотчет При проверке кассовых операций инспекторы обращают особое внимание на заполнение авансового отчета и выдачу денег в подотчет, поскольку из-за неправильного оформления подотчета, налоговики вправе доначислить НДФЛ, и соответственно, штрафы и пени.

Рассмотрим основные нюансы, с которыми может столкнуться компания при оформлении подотчета. Как оформить подотчет правильно в 2015 году?

Кому можно выдать суммы в подотчет? Подотчетными лицами могут быть сотрудники компании или физлицо, с которым заключен договор гражданско-правового характера (п. 5 Указаний ЦБ РФ № 3210-У от 11 марта 2014 г.).

Для начала перед выдачей подотчетной суммы нужно проверить сотрудника на ранее полученные подотчетные суммы. Если у сотрудника есть долг по ранее не отчитавшейся сумме по подотчету, деньги ему выдавать нельзя (п. 6.3 Указаний № 3210-У).

При отсутствии долга, подотчетное лицо может написать заявление с просьбой выдать ему деньги под отчет. В какой форме пишется заявление на подотчет? Форма заявления произвольная. Но нужно обратить внимание на то, чтоб в заявлении были указаны цели, на которые сотрудник получает деньги, сумма и срок, в течение которого работник за них отчитается.

Какую максимальную сумму можно выдать сотруднику в подотчет? В законе нет четких указаний на это. Будет ли действовать лимит в 100 тысяч? Лимит действует в том случае, если работник рассчитывается с клиентами по договорам компании. Если сотрудник оплачивает суммы за услуги, оказанные ему лично, лимит не действует.

На какой срок можно выдавать суммы в подотчет? Данный срок не ограничивается законом. Но в случае выдачи денег на длительный срок, инспекторы могут подотчетную сумму расценить как заем или зарплату, и, соответственно, начислить все необходимые налоги и взносы.

Если сотрудник забыл указать срок, в течение которого он должен отчитаться по подотчету, инспекторы могут решить, что подотчет выдан на один день, и, следовательно, отчитаться по нему работник обязан в течение трех дней с момента получения денег на руки (п. 6.3 Указаний № 3210-У).

После написанного заявления на подотчет, руководитель или иной уполномоченный работник должен его подписать, после чего деньги выдаются в подотчет путем оформления РКО. Оформление подотчета можно производить и в безналичном порядке путем перечисления денег на зарплатные или подотчетные карты сотрудников. Это официально разрешил Минфин в письме № 03-11-11/42288 от 25.08.2014г., но при этом должны быть соблюдены определенные условия.

Чтобы перечислить суммы подотчета на зарплатные карты, необходимо, чтобы данная возможность была предусмотрена договором с банком. Если в договоре указано, что компания имеет право перечислять на зарплатные карты только зарплату, то перечислять туда подотчетные суммы нельзя. Поэтому нужно быть внимательными при заключении договора с банком и предусмотреть в нем условия перечисления подотчетных сумм на карту. Если договором данное условие не предусмотрено, можно заключить с банком дополнительное соглашение.

На что обращают внимание налоговики при проверке авансового отчета?

В какой срок сотрудник должен отчитаться по подотчетным суммам? Работник обязан предоставить авансовый отчет в течение трех дней с момента срока возврата подотчета, написанного работником в заявлении. Форма авансового отчета может быть разработана компанией самостоятельно. Но в большинстве случаев компании используют унифицированную форму № АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Заполнение авансового отчета требует большого внимания, поскольку каждый расход, описанный в авансовом отчете, должен быть подтвержден документально, т.е. к нему должны прикладываться подтверждающие этот расход документы.

Для начала нужно проверить, чтобы цели расхода в заявлении работника и авансовом отчете совпадали. Затем к каждой операции в авансовом отчете должны быть приложены соответствующие документы. В указаниях Госкомстата по заполнению авансового отчета числятся следующие документы: командировочное удостоверение (отменено с 08 января 2015 года), квитанции, транспортные документы, кассовые и товарные чеки. Сюда же можно отнести накладные и бланки строгой отчетности. Данные документы должны быть правильно оформлены. Что проверяют инспекторы? Это заполнение всех обязательных реквизитов. Поскольку, если в документе, например, не будет указан ИНН поставщика, данные расходы могут быть не приняты к учету.

Как показывает судебная практика, если в первичке есть ошибки, суды встают на сторону компании, но в этом случае вам придется тратить свое время и нервы. Лучше документ с ошибками заменить.

Какие реквизиты проверяют налоговики?

Кассовый чек. Например, в кассовом чеке нет расшифровки покупок или реквизиты пропечатаны нечетко. В этом случае чек можно принять к учету, если к нему прилагаются и другие документы, например, товарный чек. Если в другом документе недостающие реквизиты есть, у инспекторов претензий не должно возникнуть (письмо УФНС России № 20–12/29007 от 12 апреля 2006 г.). Может ли кассовый чек являться первичкой? Подробности здесь.

Если сотрудник купил товар в нерабочее время, инспекторы могут задать вопрос: почему данные расходы имеют место в нерабочее время, поскольку за переработку сотруднику полагаются дополнительные выплаты по зарплате.

Товарный чек. Часто на товарном чеке нет печати или номера. Данный документ налоговики могут не принять к учету. Но вышеперечисленные реквизиты не являются обязательными для заполнения (постановление ФАС Московского округа № КА-А40/5456–06 от 19 июня 2006 г.).

В товарном и кассовом чеках не совпадают суммы или даты. Лучше всего привести документы в соответствие. Хотя, если в них не совпадают даты, вы можете отстоять данные расходы в суде (постановление ФАС Западно-Сибирского округа № Ф04-1827/2007(32937-А75-42 от 2 апреля 2007 г.). Что же касается суммы, то такие документы лучше заменить.

Накладная по форме № ТОРГ-12 или форме № 1-Т. Часто в ТТН не указывают грузополучателя, адреса пунктов погрузки и выгрузки, номера путевых листов, марки и номера автомобилей. Данные реквизиты не являются критичными, если компания на самом деле получила данный товар (постановление № Ф04-2121/2007(33241-А27-14) ФАС Западно-Сибирского округа).

В товарной накладной отсутствуют должность лица, отпустившего товар, печать организации-грузополучателя или номер, дата документа. Отсутствие этих реквизитов считается серьезными ошибками . Суды считают так же (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа № А19-27878/05-52-Ф02-2783/06-С1 от 24 мая 2006 г.).

Бланк строгой отчетности. Если в бланке указан ошибочный ИНН или не несуществующий номер , данные нарушения все равно подтверждают расход (определение ВАС РФ № 306-КГ14-1504 от 10 октября 2014 г.). Суд решил, что даже если поставщик несуществующий, товар все равно может быть получен.

Достаточно ли в качестве подтверждающего документа только кассового чека с расшифровкой? Как объясняют налоговики в письме № ЕД-4-3/11515 от 25 июня 2013 г., расходы подотчетного лица можно подтвердить только кассовым чеком. Но чтобы включить данные расходы в целях налогообложения, необходим еще один документ, поскольку в чеке нет всех обязательных реквизитов первичного документа, а именно: Ф.И.О должностных лиц и их подписи. А кассовый чек лишь подтверждает факт расчета покупателя с продавцом.

После проверки авансового отчета, нужно передать его на подпись руководителю. Если работник потратил денег больше или меньше, чем ему выдано было в подотчет, компания ему обязана возместить перерасход, либо работник возвращает не потраченные деньги. Сроки, в которые это нужно сделать, компания утверждает самостоятельно (п. 6.3 Указаний № 3210-У). Данное правило должно быть закреплено в положении о работе с подотчетниками.

Как работник может вернуть деньги? Это может быть возврат наличными в кассу или перечисление с карты на счет компании.

На практике бухгалтера оформляют часто авансовые отчеты так, что работник сначала вкладывает свои деньги, а потом компания возмещает ему расходы. Это уже вряд ли можно назвать подотчетом, скорее займом. Поэтому работнику следует написать заявление о возмещении служебных расходов.

Проводки по оформлению подотчета смотрите здесь.