Образец заполнения формы т2 личная карточка: Форма Т-2 — личная карточка работника, образец заполнения (скачать бланк 2022)

Личная карточка работника форма Т-2 — образец и бланк

Личная карточка работника (форма Т-2) – документ, который обязан вести каждый работодатель. В статье расскажем, как правильно заполнить личную карточку и можно ли пользоваться самостоятельно разработанной формой.

Рекомендации по теме

Когда оформляется личная карточка работника

Крайний срок оформления личной карточки работника по форме Т-2 законодательно не установлен. Но мы рекомендуем сделать это в момент внесения записи в трудовую книжку, то есть не позднее одной недели с момента приема человека на работу в вашу компанию.

Личную карточку лучше всего вести в бумажном виде. Ведь ее реквизиты предусматривают подтверждение записей личными подписями работников, например, графа 6 третьего раздела «Прием на работу и переводы на другую работу». Однако законодательство не запрещает вести личные карточки и в электронном виде. Но в любом случае их придется распечатывать для того, чтобыознакомитьсотрудника с записями под подпись. Работодатель ведет личную карточку в течение всего времени, пока человек у него работает. 

При увольнении сотрудника работодатель закрывает карточку, но продолжает ее хранить:

• 75 лет, если ее закончили вести до 01.01.2003; 
• 50 лет, если ее закончили вести после 01.01.2003. 

Обратите внимание! Личная карточка работника содержит его персональные данные. Работодатель обязан исключить к ней свободный доступ посторонних лиц.

Унифицированная форма Т-2

Постановление Госкомстата от 05.01.2004 содержит унифицированные формы для ведения кадрового учета. С 01.01.2013 они перестали быть обязательными, поэтому каждый работодатель может самостоятельно разработать форму личной карточки работника. Необязательно использовать форму Т-2, утвержденную постановлением. Но, как показывает практика, проще воспользоваться готовыми формами, чем ломать голову при разработке собственных бланков.

Порядок заполнения карточки

Личная карточка по форме Т-2 заполняется на каждого человека отдельно. Для этого вам потребуются следующие документы:

• приказ о приеме на работу;
• паспорт;
• ИНН;
• СНИЛС;
• документы об образовании, например дипломы, аттестаты;
• трудовая книжка;
• военный билет; 
• иные документы, например, об инвалидности.

В верхнем правом углу формы Т-2 вы увидите два кода. Один из них – код по ОКУД, который всегда имеет значение «0301002», второй – код ОКПО, который необходимо указать вместе с полным наименованием компании. В шапке личной карточки также необходимо отразить дату начала ее ведения, табельный номер нового работника, его ИНН, СНИЛС, первую букву фамилии («Алфавит»), характер и вид работы, пол человека.

После того как шапка документа будет оформлена, нужно перейти к разделам формы Т-2. Их одиннадцать. Рассмотрим некоторые особенности заполнения каждой части личной карточки более подробно.

Построчный алгоритм заполнения личной карточки вы найдете в Путеводителе по кадрам от «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демодоступ бесплатно.

Таким образом, личная карточка по форме Т-2 заполняется при приеме человека на работу и ведется на каждого сотрудника отдельно. Работодатель может использовать самостоятельно разработанный бланк, однако проще заполнить унифицированную форму. Для оформления личной карточки вам потребуются документы нового работника.

Образец заполнения личной карточки

Основным учетным документом для любого работника является его личная карточка. Их оформляют на всех работников, которые работают по трудовым договорам независимо от срока трудового договора.

Внимание!

На совместителей — как на «внешних», так и «внутренних» — личные карточки также заводят.

Сведения о работнике вносятся в личную карточку на основании оригиналов личных документов, предоставленных при заключении трудового договора.

Заполнения раздела І «Общие сведения»

Так, на основании паспорта заполняют пункты 1-3, 12 раздела І «Общие сведения» личной карточки (фамилия, имя, отчество, дата рождения, гражданство, место жительства за государственной регистрацией, паспортные данные). Пункты 4-5 (сведения об образовании) заполняем на основании документов об образовании, а пункты 6-8 — на основании трудовой книжки. Сведения пункта 9 вносим на основании пенсионного удостоверения.

Отдельные сведения могут быть внесены в личную карточку со слов работника (например, сведения о фактическом месте проживания, контактный телефон). Также со слов работника можно указать сведения о семейном положении и членах семьи, но только в том случае, если работник не претендует на льготы, связанные с семейным положением и наличием детей, которых отнесены к определенным («льготных») категорий.

Информация, которая указывается в пунктах 10-12 раздела І «Общие сведения» личной карточки, со временем может меняться. Для удобства внесения исправлений в эти сведения соответствующие записи лучше делать карандашом.

Раздел II «Сведения о воинском учете»

Раздел II «Сведения о воинском учете» заполняют в личных карточках только тех работников, которые являются военнообязанными или призывниками, на основании военно-учетных документов, предоставленных работниками. Это:

• военный билет или временное удостоверение, которое выдают вместо военного билета — для военнообязанных;
• удостоверение о приписке к призывному участку — для призывников.

Внимание!

Для целей воинского учета придется создать еще одну картотеку.

Раздел III «Профессиональное образование на производстве (за счет организации-работодателя)»

Информацию к Разделу III «Профессиональное образование на производстве (за счет организации-работодателя)» вносят на основании документов о профессиональном обучении работников (формальное и неформальное).

Согласно статье 6 Закона Украины «О профессиональном развитии работников» от 12.01.2012 № 4312-VI и пункта 2.1 Положения о профессиональном обучении работников на производстве, утвержденное приказом Минтруда и Минобразования Украины от 26.03.2001 № 127/151 работодатель может осуществлять формальное и неформальное профессиональное обучение работников.

Внимание!

По результатам формального профессионального обучения работников выдается документ об образовании, образец которого утвержден постановлением КМУ «О документах об образовании и ученых званиях» от 12.11.1997 № 1260.

По результатам неформального обучения выдается справка, в которой указываются профессия (специальность), по которой осуществлялось обучение, направление повышения квалификации, сроки обучения.

Результаты неформального обучения по рабочим профессиям подтверждаются в установленном законодательством порядке (Порядок подтверждения результатов неформального профессионального обучения лиц по рабочим профессиям утверждены постановлением КМУ от 15. 05.2013 № 340).

Раздел IV «Назначение и переводы»

Раздел IV «Назначение и перевод» (обратная сторона личной карточки заполняют в соответствии с приказом о приеме на работу. В графе «Дата» указываем дату принятия на работу. В графе «Профессия, должность» указываем название профессии и ее код согласно Национального классификатора Украины ДК 003:2010 «Классификатор профессий». В случае перевода работника на другую должность указываем необходимые сведения со ссылкой на приказ о переводе, а в графе «Дата» указываем дату перевода.

Изменение названия должности работника, например, в связи с приведением наименований должностей в штатном расписании в соответствие с Классификатором профессий, также должна быть отражена в личной карточке.

Не забывайте, что согласно пункта 2.5 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.1993 № 58, владелец или уполномоченный им орган обязан ознакомить работника под подпись в личной карточке с каждой записью, которая заносится в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) о назначении на работу, перевода и увольнения.

С записями о приеме и переводе необходимо ознакомить работника в соответствующей графе раздела «Назначение и перевод». А вот сведения об увольнении в этот раздел вносить не нужно. Для этого в личной карточке предусмотрено отдельную графу «Дата и причина увольнения (основание)».

После внесения записи об увольнении работник кадровой службы указывает в специальной графе свою должность, инициалы, фамилию, поставляет подпись.

В графе «Дополнительные сведения», размещенной на оборотной стороне карточки, целесообразно указать, принадлежит ли работник к определенных особых категорий (инвалиды, чернобыльцы, одинокие матери и др.), указать документы, подтверждающие определенный статус, дают право на льготы (наименование документа, его серия, номер, дата выдачи). Впрочем, если на предприятии внедрен отдельный учет работников особых категорий, то сведения о документах, подтверждающих право на льготы, можно отмечать в личной карточке, а в соответствующих учетных формах.

Последнюю графу личной карточки — «Подпись работника» — заполняют только при увольнении. Подписью в этой графе работник подтверждает факт ознакомления с записью об увольнении.

Впрочем, согласно пункта 7.1 Инструкции № 58, в случае получения трудовой книжки в связи с увольнением работник также должен расписаться в личной карточке. Формами личной карточки, действовавшие ранее, было предусмотрено отдельное ознакомление работника под роспись с записью об увольнении и удостоверения факта получения трудовой книжки с указанием даты получения, что соответствовало требованиям Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников.

В типовой форме № П-2 нет графы для заверения факта получения трудовой книжки. Однако, по мнению экспертов, ознакомления с датой и причиной увольнения не свидетельствует, что трудовую книжку получил в день увольнения, как это предусмотрено статьей 47 Кодекса законов о труде Украины. Так, в личных карточках, где нет графы о получении трудовой книжки, целесообразно указывать соответствующую информацию.

Если работник не согласен с увольнением и отказался от получения трудовой книжки, уместно сделать запись об этом на нижнем берегу обратной стороны личной карточки (ниже графы, предусмотренной для подписи работника) со ссылкой на дату и номер акта об отказе от ознакомления с приказом об увольнении и получения трудовой книжки.

В случае если трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, указание сведений об увольнении и получения трудовой книжки будет иметь определенные особенности.

Личную карточку умершего работника размещают в отделении картотеки, где хранят личные карточки работников, уволенных в текущем календарном году.

Образец заполнения личной карточки работника

СКАЧАТЬ

Стаття підготовлена за матеріалами журналу «Кадровик-01»

Заполнение Раздела 2 «Проверка и аттестация работодателя»

Работодатели должны заполнить и подписать Раздел 2 формы I-9 «Подтверждение права на трудоустройство» в течение 3 рабочих дней с даты приема на работу своего сотрудника (дата приема на работу означает первый рабочий день). на оплату). Например, если ваш сотрудник начал оплачиваемую работу в понедельник, вы должны заполнить Раздел 2 к четвергу той же недели. Если работа длится менее 3 дней, вы должны заполнить раздел 2 не позднее первого дня оплачиваемой работы.

Обязанности сотрудников по разделу 2

Сотрудники должны представить неистекшие оригиналы документов, подтверждающих работодателю их личность и разрешение на работу. Ваши сотрудники сами выбирают, какую документацию предоставить.

Работники должны предъявить:

• Один документ из Списка А; или
• Один документ из Списка Б в сочетании с одним документом из Списка С

Примечание:

• Список А содержит документы, удостоверяющие личность и разрешение на работу
• Документы списка B показывают только личность
• Документы списка C показывают только разрешение на работу

При определенных обстоятельствах ваш сотрудник может предъявить приемлемую квитанцию ​​вместо документа из списка A, B или C. Квитанции только временно удовлетворяют требованиям к представлению документов в соответствии с Разделом 2. Если вы участвуете в программе E-Verify, вы можете принимать только документы из списка B, которые содержат фотографию.

Обязанности работодателя по Разделу 2

Работодатель или уполномоченный представитель работодателя заполняет Раздел 2. Работодатели или их уполномоченные представители должны физически изучить документацию, представленную работником, и подписать форму.

Работодатель или уполномоченный представитель должен:

• Введите фамилию, имя, отчество сотрудника и выберите правильный номер гражданства/иммиграции в области «Информация о сотруднике из Раздела 1» в верхней части Раздела 2.
• Убедитесь, что любой документ, представленный вашим сотрудником, является оригиналом и включен в Списки допустимых документов или является приемлемой квитанцией.
• Физически осмотрите каждый документ, чтобы определить, действительно ли он кажется подлинным и относится ли он к представившему его сотруднику. Если вы обнаружите, что документ не является подлинным и не имеет отношения к вашему сотруднику, позвольте вашему сотруднику представить другую документацию из Списков допустимых документов.
• Введите фамилию, имя и отчество вашего сотрудника (если есть) из Раздела 1.
• Введите название документа, орган, выдавший документ, номер(а) и дату истечения срока действия (если есть) из оригинального документа(ов), представленного вашим сотрудником.
• Введите дату, когда ваш сотрудник начал или начнет работать за плату.
• Укажите имя и фамилию, подпись и должность лица, заполнившего Раздел 2, а также дату заполнения Раздела 2.
• Введите фирменное наименование и адрес работодателя. Если ваша компания имеет несколько офисов, используйте наиболее подходящий адрес, который определяет местонахождение работодателя по отношению к сотруднику и заполнению им или ее формы I-9 (например, адрес, где форма I-9выполнен).
• Верните представленную документацию обратно вашему сотруднику.

Ввод дат в Раздел 2

Раздел 2 содержит два пробела, для которых требуются даты. Эти поля предназначены для:

• Первый день работы вашего сотрудника («дата приема на работу», что означает начало работы сотрудника за заработную плату или другое вознаграждение).
• Дата, когда вы ознакомились с документацией, представленной вашим сотрудником для подтверждения личности и разрешения на работу.

Дата начала работы сотрудника

Дата начала работы вашего сотрудника может быть текущей, прошлой или будущей датой. Вы должны ввести:

• Текущую дату
• Если Раздел 2 заполнен в тот же день, когда ваш сотрудник приступает к работе за заработную плату или другое вознаграждение.
• Дата в прошлом
• Если Раздел 2 заполняется после того, как ваш сотрудник начал работать за заработную плату или другое вознаграждение. Введите фактическую дату начала работы вашего сотрудника для получения заработной платы или другого вознаграждения.
• Будущая дата
• Если Раздел 2 заполняется после того, как сотрудник принял предложение о работе, но до того, как он или она приступит к работе за заработную плату или другое вознаграждение, укажите дату, когда сотрудник ожидает приступить к такой работе. Если сотрудник приступает к работе в другую дату, вычеркните ожидаемую дату начала работы и впишите правильную дату начала работы. Дата и начальная коррекция.

Федеральные подрядчики, заполняющие форму I-9 для существующих сотрудников в результате присуждения федерального контракта с пунктом FAR E-Verify (PDF):

• Укажите дату, когда их сотрудники впервые начали работать для получения заработной платы или другого вознаграждения из Раздела 2 их ранее заполненной Формы I-9.

Дата, когда работодатель проверил документы сотрудника

Эта дата является фактической датой, когда вы заполняете Раздел 2, изучая документацию, представленную вашим сотрудником, и подписывая подтверждение.

Если ваш сотрудник является несовершеннолетним (младше 18 лет), имеет инвалидность (специальное размещение) или представляет документы, с которыми вы не знакомы, о том, как заполнять форму I-9, см. Специальные категории.. Если вам по-прежнему нужна помощь, обратитесь в Контактный центр формы I-9

• Справочник для работодателей M-274, Руководство по заполнению формы I-9, Форма подтверждения права на работу
• Примите участие в бесплатном вебинаре
• Кому нужна форма I-9

Инструкции и информация по подаче W-2 работодателем

(версия для печати)

Имена и номера социального страхования

Каждый год работодатели отправляют копию формы W-2 в Службу социального обеспечения. Социальное обеспечение соответствует имени и номеру социального страхования
(SSN) в каждой форме W-2 в своей базе данных всех выданных SSN. Когда мы находим совпадение, мы записываем информацию о доходах из формы
W-2 в истории доходов сотрудника.

История заработков является основой для определения будущего права работника и размера пособия для социального обеспечения.
программы выхода на пенсию, инвалидности и выживания. Вот почему очень важно, чтобы имя и SSN каждого сотрудника, указанные в его социальной
Карточка безопасности, совпадающая с вашими платежными ведомостями и формами W-2 на конец года.

Публикация 15 Налоговой службы (Циркуляр E, Налоговый справочник работодателя)
содержит инструкции по записи имен и SSN сотрудников. В налоговом руководстве говорится, что после того, как работник нанят, вы должны спросить
чтобы увидеть его или ее карточку социального обеспечения. Сотрудник может предъявить карточку, если она имеется. Вы можете, но не обязаны,
ксерокопировать карту.

Как сделать критическую ссылку

Обновите свои платежные ведомости — Попросите сотрудников подтвердить свое имя и SSN, прежде чем закрыть свои бухгалтерские книги и подготовить
Формы W-2. Если имя изменилось, продолжайте использовать старое имя и попросите сотрудника обратиться в Службу социального обеспечения, чтобы получить обновленное имя.
открытка. Использование нового имени до того, как сотрудник обновит записи Социального обеспечения, может помешать отражению доходов в учетных записях сотрудника.
история заработка. Изменяйте свои платежные ведомости только после того, как сотрудник получит обновленную карту социального обеспечения с новым именем.

Избегайте этих распространенных ошибок — Неправильные имена или имена с ошибками; неверный SSN; использование псевдонимов или сокращенных имен;
названия до или после имени; и изменения имени, о которых не сообщается в Службу социального обеспечения.

Проверка имен/SSN в системе социального обеспечения — использование бесплатной интернет-службы службы социального обеспечения, номера социального обеспечения
Служба проверки (SSNVS), чтобы сопоставить имена сотрудников и SSN во время их найма или до того, как вы подготовите и отправите свою
Формы W-2. Существует два варианта проверки через Интернет. Вы можете:

• Подтвердите до 10 имен и SSN (на экране) и получите немедленные результаты — идеальный вариант для проверки новых сотрудников.
• Загружайте в одночасье файлы до 250 000 имен и SSN и, как правило, получайте результаты при следующем правительственном задании
  день — идеальный вариант для проверки всей базы данных платежной ведомости или если вы нанимаете большое количество работников одновременно.

  Хотя SSNVS доступен для всех работодателей и сторонних отправителей, вы должны зарегистрироваться, чтобы использовать эту службу. Ты
  может использовать эту услугу только для проверки нынешних или бывших сотрудников и только для отчетности о заработной плате
  (Форма W-2) целей.

  Для регистрации

  Перейти к
  Страница приветствия Business Services Online (BSO) и завершите процесс регистрации, где вы создадите свой собственный пароль, получите
  Идентификатор пользователя и выберите свои службы, включая SSNVS.

  Мы вышлем одноразовый код активации вашему работодателю. Получив код активации, вернитесь на
  На странице приветствия BSO выберите Войти и введите свой
  Идентификатор пользователя и пароль. Выберите «Введите код активации» и введите код активации. После этого вы сможете пользоваться услугой.

Для получения дополнительной информации о SSNVS прочитайте: Служба проверки номера социального страхования.

Если вы обнаружите, что SSN сотрудника неверен, вам следует попросить предъявить карточку социального страхования сотрудника, чтобы убедиться, что имя и фамилия
SSN правильно отображается в ваших платежных ведомостях. Если данные на карточке совпадают с вашими платежными ведомостями, попросите сотрудника свериться с
любой отдел социального обеспечения
для определения и устранения проблемы. Документируйте любые действия, предпринимаемые вами для получения правильного имени или SSN, и продолжайте сообщать о
заработок с помощью предоставленного вам SSN. Если вы получили исправленное имя или SSN от сотрудника после подачи формы W-2, отправьте
Форма W-2C для исправления.

Полезные советы

Используйте правильный формат имени
Введите имя в форме W-2, как указано на карточке социального обеспечения сотрудника. Соедините части составного имени с помощью
дефис или пробел. Не соединяйте составные имена в одно слово. Если у сотрудника составное имя, укажите все части имени.
в соответствующем поле имени. Например, имя John R Smith-Jones: введите Smith Jones в поле фамилии.

Особенно важно сообщить точную фамилию. Если сотрудник указывает имя с очевидным соединением или несколькими
фамилии, спросите у работника, какое имя является началом фамилии, а какое (если есть) отчеством.

Бумажные формы W-2, подаваемые в Службу социального обеспечения Не указывайте звания или ученые степени, такие как доктор, RN или эсквайр, в начале или в конце имени работника. Если карта социального обеспечения содержит отчество, всегда заполняйте форму W-2, используя только отчество (без знаков препинания).

Спецификации для подачи форм W-2 и W-2c в электронном виде (EFW2/EFW2C) Вы можете ввести суффикс; например, Jr., Sr., в ячейках 62-65 Кодекса RW, Сведения о заработной плате сотрудников. Поле для отчества или инициала составляет 15 мест. Вы можете ввести либо инициал отчества, либо полное отчество. Допустимо использовать Спецификации для подачи форм W-2 в электронном формате для копий формы W-2 для сотрудников, даже если она может содержать суффиксы, отчества и т. д. Бумажные инструкции относятся только к копии А формы W-2, которая представляется в Службу социального обеспечения.

Используйте правильный SSN
Введите SSN, указанный на карточке социального обеспечения сотрудника. Если вы нанимаете человека, у которого нет карты социального страхования,
вы можете использовать бесплатную службу проверки номера социального страхования (SSNVS), чтобы быстро проверить, соответствуют ли имя человека и SSN социальному
Записи службы безопасности, или вы можете попросить его или ее получить их как можно скорее. Если вы уже подали Форму W-2 до
сотрудник получает карточку, заполняет и отправляет форму W-2C для внесения исправления. Для получения дополнительной информации о номерах социального страхования,
читайте наш
Рандомизация номеров социального страхования. Часто задаваемые вопросы.

Формы W-2, отправленные в Службу социального обеспечения на бумажном носителе Если у вас все еще нет SSN сотрудника, когда должен быть представлен отчет по форме W-2, заполните поле SSN, введя: Подается на в ящике d на бумажной форме W-2.

Спецификации для подачи форм W-2 и W-2c в электронном виде (EFW2/EFW2C) Если у вас все еще нет номера SSN на момент подачи отчета по форме W-2, заполните поле SSN, введя все нули в ячейках с 3 по 11 Кодекса RW, Сведения о заработной плате работников. Бумажные формы W-2, которые вы даете сотрудникам, также могут содержать все нули в блоке.