Ко 5 книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств: Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме КО-5. Бланк и образец 2021-2022 года

Содержание

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме КО-5. Бланк и образец 2021-2022 года

Если компания имеет большое число подразделений (например, отделов, секций, подотделов и т.д.), в каждом из которых есть свой кассир, то в работе используют документ по форме КО-5. В ней старший кассир фиксирует выдачу средств рядовым кассирам хозяйствующего субъекта или возврат от них. Как правильно заполнить книгу учета принятых и выданных сотрудником-кассиром денежных средств, расскажем в статье.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк книги учета по форме КО-5 .xlsСкачать образец книги учета по форме КО-5 .xls

Цели и порядок использования документа

Книгу ведет старший кассир центрального подразделения хозяйствующего субъекта. В документе он отмечает факт передачи денег кассирам остальных отделов. Выдача налички осуществляется в начале смены, тогда же и отмечают данный факт в книге по форме КО-5. Размер выдаваемой суммы должен соответствовать хозяйственным нуждам подразделения. В ситуации, если в конце трудового дня или смены деньги не были полностью потрачены, остаток возвращается в главную кассу. Данное действие тоже фиксируют в документе.

Книга позволяет быстро установить, сколько было выдано и принято наличных денег, сколько их осталось в конце рабочего дня, сколько составляет полученная выручка организации.

К сведению! Документ был создан и утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 года №88.

Заполняем бланк КО-5

Книга учета по форме КО-5 имеет титульный лист и страницы с табличной частью.

Титульный лист заполняется просто: указывают название компании, ее отдела, номер по ОКПО, год, на который заводится книга, ФИО старшего кассира, который несет ответственность за заполнение документа.

Заполняем четные страницы

Здесь указывают сведения о том, сколько денег было выдано кассирам отделов или филиалов в начале дня или смены. В таблицу вносят такие сведения, как:

  1. Текущая дата.
  2. Сколько средств числилось в начале рабочего дня в главной кассе.
  3. Сколько денег было выдано рядовому кассиру. Данная сумма записывается прописью и цифрами.
  4. Подпись сотрудника, которому были выданы денежные средства.
  5. Сколько денег было получено рядовым кассиром за весь день по приходным операциям.

Заполняем нечетные страницы

Фиксируют получение налички старшим кассиром по окончании дня. В таблицу вносят такие данные:

  1. Сколько денег сдано старшему кассиру.
  2. Подпись старшего кассира в подтверждение получения денежных средств.
  3. Сколько наличных зафиксировано в кассе в конце дня. Эта же сумма записывается на следующий день в графу №2 таблицы на четной странице (остаток на начало дня).

Важно! Если кассир получает от старшего кассира деньги на оплату труда работников, то первый обязан дать отчет по расходованию наличных в тот период, который указан в платежной ведомости. В ситуации, когда средства не были выплачены персоналу в течение одной смены или рабочего дня, кассир передает оставшуюся наличку старшему кассиру. Этот факт не фиксируется в книге учета. Заносятся лишь данные по окончании срока выплат, который числится в платежной ведомости: суммы депонированных средств.

Вместе с наличными средствами сотрудники-кассиры всех подразделений обязаны сдать приходные и расходные ордера.

Листы книги должны быть пронумерованы, сам документ необходимо скрепить (прошить). На нем руководитель ставит свою подпись и печать.


Скачать документна сайте Ассистентус

Книга учета денежных средств | Форма КО-5

Главная » Кассовая дисциплина в 2018 году






Бланк учёта выданных и принятых кассиром денежных средств

• Скачать актуальный бланк КО-5 (формат Excel), а также в формате Word.

• Скачать образец заполнения КО-5.

Книга учёта денежных средств (форма КО-5) – это документ, в котором отражается выдача и возврат наличных денежных средств между старшим кассиром и кассирами других подразделений.

Как видно из определения, книга учёта КО-5 используется, если в организации (или у ИП) работает несколько кассиров. Записи в книге делает старший кассир.

Например, по заведённому порядку перед началом рабочего дня старший кассир выдаёт «младшим» кассирам под роспись наличные деньги для расходных операций. В конце рабочего дня неиспользованный остаток денег сдаётся обратно старшему кассиру под его роспись.

ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ КНИГИ УЧЁТА ПО ФОРМЕ КО-5
(нажмите на это поле, чтобы появилась подробная информация)

ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ:

Строка  «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если книгу заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П. П.)

В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет — ставится прочерк.

Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.

В середине листа указывается период, на который рассчитана кассовая книга, и ФИО старшего кассира, ответственного за ведение книги.

ЛИСТЫ В КНИГЕ УЧЁТА:

1 столбец. Дата передачи денег между старшим кассиром и кассиром.

2 столбец. Остаток наличных денег у кассира на начало рабочей смены.

3 столбец. Выданная кассиру сумма денег (указывается цифрами и прописью).

4 столбец. Кассир ставит свою подпись, тем самым подтверждая получение денег от старшего кассира.

5 столбец. Сумма денег, поступившая в кассу за день по приходным кассовым ордерам.

6 столбец. Сумма наличных денег, которые кассир передал старшему кассиру. Имеется в виду не только полученная по приходным операциям сумма, но также и неиспользованная сумма денег из числа выданных перед началом рабочего дня.

7 столбец. Сумма, оплаченная документами, которые кассир передал старшему кассиру.

8 столбец. Общая сумма денег (6 + 7 графа), переданная кассиром старшему кассиру.

9 столбец. Старший кассир ставит свою подпись, тем самым подтверждая получение денег от кассира.

10 столбец. Остаток наличных средств у кассира на конец рабочего дня.

 

Образец заполнения книги учёта денежных средств
Титульный лист

 

Лист №1

 

Лист №2


Поделиться с друзьями







Что такое бухгалтерские книги?

Все коммерческие предприятия и налогоплательщики обязаны вести учет своих повседневных деловых операций, чтобы знать результаты своей деятельности. Упомянутая запись упоминается как «Книга счетов».

Всякий раз, когда коммерческое предприятие или налогоплательщик подает заявку на получение свидетельства о регистрации (COR) в BIR, оно также обязано зарегистрировать бухгалтерскую книгу. Кроме того, бухгалтерские книги также должны регистрироваться ежегодно не позднее 31 января каждого года.

Бухгалтерский учет — это сложная, рутинная и часто избыточная задача, которая требует значительного времени при выполнении вручную или с использованием плохо разработанных инструментов. За небольшую сумму вы можете автоматизировать процесс ведения бухгалтерского учета, налоговой подготовки и подачи документов, что сэкономит вам много времени и предотвратит ошибки. Проверьте это

Регистрация бухгалтерской книги может быть любого из следующих типов

Ручная бухгалтерская книга
Ручная бухгалтерская книга — это традиционный журнал, бухгалтерская книга и столбчатые книги, которые вы можете купить в книжном и канцелярском магазине. . Запись в ручных книгах учета ведется от руки. Это самый популярный тип бухгалтерских книг для малых предприятий, поскольку он менее затратен и прост в регистрации в BIR.
Бухгалтерские книги с вкладными листами
Бухгалтерские книги с вкладными листами представляют собой печатные и переплетенные журналы и бухгалтерские книги. Запись может быть выполнена с помощью Microsoft Excel.
Компьютеризированные бухгалтерские книги
Компьютеризированная бухгалтерская книга представляет собой программу бухгалтерского учета, которая способствует эффективному и быстрому ведению учета.

Бухгалтерские книги – Минимальные требования

Тип бухгалтерских книг, которые будет вести бизнес, зависит от многих факторов, таких как размер бизнеса и финансовые возможности. Однако, независимо от типа бухгалтерской книги, которую будет вести компания, ниже приведены минимальные требования:

Общий журнал
Общий журнал называется книгой исходной записи. Он записывает хозяйственную операцию в порядке даты, используя принцип «дебет и кредит».
Главная книга
Главная книга называется книгой окончательной записи. Он суммировал все записи в журнале учетной записи, чтобы получить конечное сальдо.
Журнал кассовых чеков
Журнал кассовых чеков — это специальный журнал, используемый для записи продаж за наличные и/или сбора дебиторской задолженности.
Журнал выдачи наличных
Журнал выдачи наличных — это специальный журнал, используемый для записи наличных платежей по расходам и/или кредиторской задолженности.
Журнал продаж
Журнал продаж — это специальный журнал, используемый для записи продаж в кредит (получаемый от покупателя)
Журнал покупок
Журнал покупок — это специальный журнал, используемый для записи покупок в кредит (оплачивается поставщику)

Книги счетов для обслуживания бизнеса

для бизнеса или налогоплательщика занимается продажей услуг , необходимо вести как минимум четыре из них:

  1. Главный журнал
  2. Главная бухгалтерская книга
  3. Журнал кассовых поступлений
  4. Журнал выдачи наличных

Бухгалтерские книги для предприятий Продажа товаров или имущества

Для бизнеса или налогоплательщика , занимающегося продажей товаров или имущества , требуется иметь не менее шести, а именно:

  1. Главный журнал
  2. Главная книга
  3. Журнал кассовых приходов
  4. Журнал выдачи наличных
  5. Журнал продаж
  6. Журнал покупок

Примечание: Содержание данной статьи может стать устаревшим. со временем. Это не заменяет необходимости обращения за профессиональным советом.

О Марии Лурдес М. Януария, CPA, RFP, CPP, CFC

Мария Лурдес М. Януария является основателем MPM Consulting Services в январе 2011 года. Планировщик.

Окончила Университет Санто-Томас и получила диплом CPA в возрасте 19 лет. Ранее она работала в Sycip, Gorres, Velayo & Co. (SGV), Shell Shared Services Asia BV и Центральном банке Филиппин.

Обратные ссылки

    Управление аудита, соблюдения нормативных требований и конфиденциальности

    Разделение обязанностей

    Разделение обязанностей является ключевым средством внутреннего контроля, предназначенным для сведения к минимуму возникновения ошибок или мошенничества путем обеспечения того, чтобы ни один сотрудник не имел возможности одновременно совершить преступление и скрыть ошибок или мошенничества при обычном выполнении своих обязанностей. Как правило, основными несовместимыми обязанностями, которые необходимо разделить, являются:

    • Разрешение или одобрение
    • Хранение активов
    • Регистрация транзакций
    • Деятельность по сверке/контролю

    Некоторые примеры несовместимых обязанностей:

  1. Получение денежных средств (чеками или наличными) и утверждение списания дебиторской задолженности
  2. Выверка банковских выписок/счетов и проводок в главной бухгалтерской книге
  3. Депонирование наличных и сверка банковских выписок
  4. Утверждение табелей учета рабочего времени и хранение платежных чеков

    5. Для обеспечения эффективности внутреннего контроля необходимо адекватное разделение обязанностей между теми, кто выполняет бухгалтерские процедуры или контрольную деятельность, и теми, кто которые управляют активами. В идеале отдельные сотрудники будут выполнять каждую из четырех основных обязанностей. В целом поток обработки транзакций и связанных с ним действий должен быть спроектирован таким образом, чтобы работа одного человека была либо независимой, либо служила для проверки работы другого. Такие меры снижают риск необнаруженной ошибки и ограничивают возможности неправомерного присвоения активов или сокрытия умышленных искажений в финансовой отчетности.

    Когда обязанности не могут быть в достаточной степени разделены из-за небольшого размера подразделения, важно внедрить смягчающие меры контроля, такие как подробный надзорный анализ деятельности, чтобы снизить риски.

    Делегирование полномочий

    В сегодняшней загруженной и динамичной среде одному человеку невозможно выполнять все обязанности и задачи, необходимые для достижения целей Университета. Чтобы удовлетворить потребности своих клиентов, менеджеры делегируют полномочия персоналу, чтобы решения и связанные с ними действия могли приниматься своевременно. Делегирование полномочий (DOA) — это формальный процесс, в котором одно лицо делегирует полномочия и ответственность другому лицу для выполнения определенных действий. Обычно менеджер делегирует подчиненному определенные полномочия для конкретной транзакции (например, утверждает возмещение до 500 долларов США). Однако лицо, делегировавшее работу, остается ответственным за результат делегированной работы. Если DOA выполнено правильно, университет может сэкономить время и деньги, повышая квалификацию своей рабочей силы. Менеджеры должны разработать структуру, в которой они документируют типы транзакций и связанные с ними пороги в долларах, в которых они делегируют свои полномочия другому лицу. Эту документацию необходимо поддерживать по мере смены персонала в своем подразделении. Он должен включать как минимум: указанный период времени не более одного года, имя и должность физического лица, тип транзакций и соответствующие лимиты в долларах, а также объем полномочий. Руководители должны убедиться, что лица, получившие делегированные полномочия, прошли надлежащую подготовку и хорошо знакомы с политиками Университета, регулирующими делегированные полномочия. По крайней мере, ежегодно структуру DOA необходимо пересматривать на предмет ее соответствия, чтобы гарантировать достижение целей Университета при ограничении риска до приемлемого уровня.

    Мониторинг карточек для закупок

    Ключевым элементом контроля эффективности программы карточек для закупок в вашем подразделении является строгий надзорный процесс проверки и утверждения. Роли и обязанности при покупке карт требуют, чтобы лица, утверждающие транзакции, подтверждали транзакции держателей карт на законность и соответствие политикам Университета. Этого легче всего добиться посредством ежемесячной надзорной проверки выписки со счета держателя карты и подтверждающей документации, что подтверждается подписью проверяющего.

    Выполняйте ежемесячную надзорную проверку по телефону:

    • Убедитесь, что имеются надлежащие квитанции и они соответствуют всем покупкам, указанным в ежемесячном отчете владельцев карт.
      • Если подтверждающая документация не предоставлена, попросите держателя карты предоставить ее или получите копию у продавца.
    • Подтверждение деловой целесообразности приобретенных товаров.
      • При выявлении сомнительных транзакций обратитесь к держателю карты для объяснения транзакции.
      • Подтвердите объяснение с другими сотрудниками отдела, если это возможно (например, предоставленное объяснение заключалось в том, что предмет был приобретен по просьбе доктора Смита).
      • Если владелец карты не может должным образом поддержать или объяснить сомнительную транзакцию, свяжитесь со старшим коммерческим директором (или его представителем) и администратором карты для закупок.
    • Убедитесь, что соблюдаются политики закупок:
      • Транзакции не разделены, чтобы избежать ограничений на одну транзакцию
      • Приобретенные товары не включают товары с ограничениями или не были приобретены через поставщиков с ограничениями .
      • Карта покупки была подходящим методом покупки для транзакции (см. BEN Financial  Матрица товаров ).
    • Подпишите и поставьте дату в ежемесячном отчете, подтверждающем факт проверки.

    Управление наличностью

    Любое подразделение, занимающееся сбором или хранением наличности, должно обеспечить достаточную сохранность собранных средств. «Наличные деньги» для целей обсуждения средств контроля включают валюту, монеты, чеки, денежные переводы и подарочные сертификаты/карты. Типы наличных денег, которые обычно находятся в кассе, включают денежные квитанции, мелкие денежные счета и сдачу. Более подробно будут обсуждаться следующие принципы правильного обращения с наличностью: разделение обязанностей, безопасность, согласование, анализ со стороны руководства, документация.

    Разделение обязанностей:  Обязанности по обработке наличных можно разделить на четыре этапа: получение, внесение, регистрация и сверка. В идеале все четыре этапа должны выполняться разными людьми. Цель такого разделения обязанностей состоит в том, чтобы свести к минимуму возможность присвоения сотрудником средств не по назначению и избежать обнаружения. В небольшом отделе может оказаться невозможным полностью разделить все обязанности, связанные с денежными средствами. В этих обстоятельствах отдел может полагаться на компенсирующие средства контроля для снижения риска неправомерного присвоения денежных средств (например, усиление контроля).

    Служба безопасности:  Держите все наличные в сейфе, пока они не будут сданы на хранение. Для районов с регулярными денежными поступлениями рекомендуется использовать складной сейф, чтобы ограничить доступ к содержимому сейфа. Независимо от типа используемого сейфа, ограничьте доступ к нему только контролирующим и уполномоченным персоналом. Разместите сейф там, где он будет постоянно виден сотрудникам отдела, но вне поля зрения других людей. Меняйте комбинацию сейфа регулярно (например, ежегодно) и при увольнении работника, знающего комбинацию сейфа. Если используются ящики для денег, убедитесь, что они могут быть заперты, огнестойки, их нельзя легко передвигать или прятать, а доступ ограничен лицом, собирающим наличные деньги. Денежные ящики не могут быть разделены между сотрудниками, так как ответственность за наличные деньги будет уменьшена, и руководство не сможет легко возложить ответственность за нехватку на соответствующего сотрудника. Если собираются крупные суммы денег и/или наличные собираются в районе с интенсивным движением, рассмотрите возможность установки камеры и системы сигнализации.

    Сверка и документация:  Инкассация должна ежедневно сверяться с кассовым аппаратом/кассовой системой для обеспечения полноты квитанций. Ежемесячно сотрудник, который не собирает средства, должен сверять депозитные квитанции со счетами главной книги, чтобы убедиться, что все суммы были депонированы должным образом, и сверять остатки главной книги с банковскими записями, чтобы гарантировать, что депозиты были надлежащим образом зачислены банком. См. ниже дополнительную информацию о документировании сверок.

    Требования к ведению учета существуют на протяжении всего процесса инкассации. Учет полученных денежных средств должен вести работник, ответственный за прием денежных средств. Это может быть кассовая лента, журнал доходов, предварительно пронумерованная квитанционная книга и т. д. Эта запись будет сравниваться с фактическими наличными в кассе во время ежедневной балансировки кассы или кассы. Записи о внесенных депозитах должны быть задокументированы и сохранены для облегчения проведения сверки. Сверки между бухгалтерскими и банковскими остатками должны выполняться ежемесячно, и документация о том, что сверка была проведена, что вопросы сверки были исследованы и решены, должна быть сохранена.

    Проверка со стороны руководства:  Надзорные органы должны инициализировать и датировать все сверки, чтобы продемонстрировать, что они были рассмотрены и утверждены.

    Политики и процедуры

    В соответствии с Политикой Университета 2701 – Политика внутреннего контроля руководство несет ответственность за установление, поддержание и продвижение эффективной деловой практики и эффективного внутреннего контроля. Разработка письменных политик и процедур отдела является эффективным способом поддержания надежной системы внутреннего контроля. Используйте задокументированные политики и процедуры, чтобы четко разграничить контрольные действия, выполняемые в рамках различных бизнес-процессов подразделения. Это поможет в ориентации новых сотрудников, поможет обеспечить непрерывность бизнеса в случае текучести кадров и поможет обеспечить соблюдение применимых законов и правил.

    Документация о деловых целях

    Ожидается, что все расходы будут производиться на обычную, разумную и фактическую деятельность, связанную с бизнесом, в поддержку задач Университета и системы здравоохранения. Кроме того, Penn получает значительное финансирование от федеральных спонсоров и других источников, которые несут существенные фидуциарные обязательства. Если внутренние рецензенты не потребуют подтверждающую документацию, подтверждающую деловую цель, это может привести к тому, что неправомерные расходы останутся незамеченными. Непредоставление подтверждающей документации в деловых целях внешним рецензентам может привести к запрету, штрафам, санкциям, которые имеют финансовые и репутационные последствия для Университета.

    Адекватная деловая цель должна описывать причину, по которой произошла транзакция, а не просто пересчитывать купленный товар. Например, «морозильник» не будет достаточным объяснением деловой цели. Подходящим объяснением может быть: «Морозильник для хранения исследовательских образцов в лаборатории доктора Смита». Объяснения деловых целей должны быть достаточно подробными, чтобы рецензент, независимо от того, является ли он внутренним контролером, федеральным аудитором, агентом IRS и т. д., мог установить, что транзакция была совершена исключительно в интересах и для использования Университетом в соответствии с его не облагаемая налогом миссия.

    Утверждение табелей учета рабочего времени

    В целях обеспечения надлежащего учета рабочего времени, табели учета рабочего времени сотрудников должны быть утверждены их руководителем в качестве подтверждения того, что часы/работа действительно выполнялись в соответствии с отчетом. Если возможно, сверхурочная работа должна быть одобрена заранее. Руководители должны подписывать или ставить инициалы и дату на табелях учета рабочего времени, чтобы задокументировать их рассмотрение и утверждение. Не возвращайте утвержденные табели учета рабочего времени сотрудникам для передачи табельщику для ввода. Это дает людям возможность изменить уже утвержденную табель учета рабочего времени и получить несоответствующую дополнительную оплату.

    Проведение ежегодной оценки эффективности

    Оценка эффективности является ценным инструментом, позволяющим сотрудникам получать отзывы об их работе и достижениях за предыдущий год. Они также помогают сотрудникам понять свои должностные обязанности и ожидания руководителя в отношении эффективности. Ожидается, что оценки будут справедливыми, отражающими фактическую производительность, написанными и проводимыми на ежегодной основе. Непредоставление документально подтвержденных оценок может осложнить последующие дисциплинарные процессы.

    Счета мелкой наличности

    Мелкая наличность легко присвоить, если бизнес-процессы и внутренний контроль не установлены и не соблюдаются. Следующие меры контроля и концепции помогут вам обеспечить надлежащее использование и защиту ваших счетов мелкой наличности:

    • Не позволяйте использовать наличные деньги для операционных целей, включая оплату счетов или различных сумм, для выплаты заработной платы или заработной платы, или делать авансы или ссуды персоналу.
    • Разрешить доступ к средствам только установленному хранителю. Если это лицо недоступно в течение длительного периода, обратитесь в Управление казначея, чтобы передать ответственность кому-то другому.
    • Требуйте квитанции/документы для возмещения всех мелких расходов.
    • Требовать, чтобы ваучеры на мелкие расходы были одобрены руководителем запрашивающего сотрудника или другим соответствующим лицом, знакомым с деятельностью, которая привела к первоначальным расходам.
    • Охраняйте мелкую денежную наличность с помощью запираемых ящиков для денег и храните ящики в запертом ящике шкафа или в сейфе, когда они не используются хранителем.