Кассовый учет предпринимателя: Особенности кассовой дисциплины для ИП на УСН в 2021 году

Особенности ведения учета и учет кассовых операций – МО «Заневское городское поселение»

В зависимости от формы осуществления деятельности и от системы налогообложения различается порядок и объем ведения учета.

Граждане, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, ведут учет доходов и расходов в порядке, установленном налоговым законодательством Российской Федерации, а именно – в Книге учета доходов и расходов ( для лиц, применяющих УСН), и учет показателей своей деятельности, необходимых для исчисления налоговой базы и суммы налога (для тех, кто уплачивает ЕНВД).

Индивидуальным предпринимателям следует обратить внимание на то, что с  1 января 2012 года  кардинально изменился  порядок  учета денежной наличности:  вести кассовую книгу, оформлять приходные и расходные кассовые ордера теперь должны не только компании, но и индивидуальные предприниматели. Даже если предприниматель трудится один,  и сам получает выручку от  покупателей, он должен вести кассовую книгу и  следить за остатком  наличных в кассе, устанавливая  определенный лимит. Поверки кассовой дисциплины проводятся налоговыми органами, за невыполнение правил  ведения кассовых операций предусмотрены штрафные санкции.

С 1 января 2013 г. вступит в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”, согласно которому вести бухгалтерский учет обязаны и организации, и индивидуальные предприниматели (пп. 1 и 4 ч. 1 ст. 2, ст. 32 данного Закона, Письмо Минфина России от 26.03.2012 N 03-11-06/2/46).
Исключение из этого правила сделано для индивидуальных предпринимателей, которые ведут учет доходов, расходов и (или) иных объектов налогообложения в порядке, установленном налоговым законодательством РФ (п. 1 ч. 2 ст. 6 Закона N 402-ФЗ). Таким образом, могут не вести бухгалтерский учет предприниматели, применяющие УСН. Но они обязаны вести налоговый учет в порядке, установленном ст. 346.24 НК РФ.
Закон предусматривает возможность разработки упрощенного порядка ведения бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства и отдельных категорий некоммерческих организаций (п. 3 ст. 20, п. 10 ч. 3 ст. 21 Закона N 402-ФЗ).

В 2012 году индивидуальные предприниматели не представляют бухгалтерскую отчетность, они обязаны представлять налоговые декларации и расчеты в сроки, установленные законодательством о налогах и сборах.

Адвокаты, которые осуществляют адвокатскую деятельность в адвокатском кабинете, приравниваются в отношении порядка ведения учета хозяйственных операций к гражданам, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.

Организации обязаны вести бухгалтерский учет в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ (далее – Закон № 129-ФЗ), за исключением организаций, перешедших на упрощенную систему налогообложения. Они освобождаются от обязанности ведения общего бухгалтерского учета, однако обязаны вести учет доходов и расходов в порядке, установленном главой 26.2 Налогового кодекса, применяя книгу доходов и расходов, а учет основных средств и нематериальных активов должны вести в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете. В то же время, указанные организации не освобождаются от обязанности ведения кассовых операций в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации.

За организациями, применяющими УСН, сохраняется порядок представления статистической отчетности, в том числе учет средней численности работников в соответствии с Инструкцией по заполнению сведений о численности работников и использовании рабочего времени.
Организация, применяющая по разным видам деятельности два специальных налоговых режима, один из которых, согласно Закону № 129-ФЗ, не освобождается от ведения бухгалтерского учета, должна вести бухгалтерский учет, составлять и представлять бухгалтерскую отчетность в целом по всей организации.

Бухгалтерская отчетность организаций, за исключением отчетности бюджетных организаций, а также общественных организаций (объединений) и их структурных подразделений, не осуществляющих предпринимательской деятельности и не имеющих, кроме выбывшего имущества, оборотов по реализации товаров (работ, услуг), состоит из:

• бухгалтерского баланса – форма № 1;
• отчета о прибылях и убытках – форма № 2;
• пояснения к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках: отчет о движении капитала – форма № 3; отчет о движении денежных средств – форма № 4; приложение к бухгалтерскому балансу – форма № 5; пояснительная записка.
• аудиторского заключения, подтверждающего достоверность бухгалтерской отчетности организации, если она, в соответствии с федеральными законами, подлежит обязательному аудиту;
• пояснительной записки.

Для общественных организаций (объединений) и их структурных подразделений, не осуществляющих предпринимательской деятельности и не имеющих кроме выбывшего имущества оборотов по реализации товаров (работ, услуг), устанавливается упрощенный состав годовой бухгалтерской отчетности в том числе:

• бухгалтерский баланс;
• отчет о прибылях и убытках;
• отчет о целевом использовании полученных средств.

Отчет о движении денежных средств разрешается не представлять субъектам малого предпринимательства и некоммерческим организациям. Кроме того, субъекты малого предпринимательства имеют право не представлять приложение к бухгалтерскому балансу, иные приложения и пояснительную записку.

Кассовые операции индивидуальных предпринимателей

Материал подготовлен группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Нормативно-правовая база.

Организацию наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, а также функции по определению порядка ведения кассовых операций законодатель возложил на ЦБ РФ (статья 34 Федерального закона от 10 июля 2002 года №86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)».

Нормативными правовыми документами, регулирующими наличное денежное обращение в Российской Федерации и определяющими порядок ведения кассовых операций, являются:

• Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 5 января 1998 года №14
• П;
• Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 года №40 (Письмо ЦБ РФ от 4 октября 1993 года №18 «Об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации») (далее
• Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации содержит общие положения и устанавливает процедурные правила по следующим разделам:

Государственный комитет РФ по статистике (федеральный орган, участвующий в пределах своих полномочий в регулировании бухгалтерского учета) утверждает унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций.

Осуществление кассовых операций.

Кассовые операции, как разновидность финансовых операций, представляют собой операции с наличными деньгами, которые совершаются хозяйствующими субъектами.

Учет кассовых операций осуществляется согласно Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденному решением Совета Директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 года №40.

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации действует в отношении предприятий, учреждений, организаций, т.е., организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Суммы, принадлежащие юридическим лицам, зачисляются на их расчетные счета. На основании вышесказанного индивидуальные предприниматели не обязаны открывать расчетный счет в учреждении банка, они вправе это сделать по своему усмотрению.

Нередко предприниматели для того, чтобы обеспечить возможность осуществления расчетов не только наличными деньгами, но и в безналичной форме, принимают решение об открытии расчетного счета.

Порядок открытия счетов установлен в Инструкции ЦБ РФ от 14 сентября 2006 года №28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)» (далее — Инструкция 28-И).

Предпринимателю без образования юридического лица расчетный и другие счета открываются на его имя.

Для открытия расчетного счета индивидуальному предпринимателю или физическому лицу, занимающемуся в установленном законодательством Российской Федерации порядке частной практикой, в банк предоставляются (пункт 4.7 Инструкции 28-И):

а) документ, удостоверяющий личность физического лица;

б) карточка;

в) документы, подтверждающие полномочия лиц, указанных в карточке, на распоряжение денежными средствами, находящимися на банковском счете (если такие полномочия передаются третьим лицам), а в случае когда договором предусмотрено удостоверение прав распоряжения денежными средствами, находящимися на счете, третьими лицами с использованием аналога собственноручной подписи, документы, подтверждающие полномочия лиц, наделенных правом использовать аналог собственноручной подписи;

г) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;

д) свидетельство о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя;

е) лицензии (патенты), выданные индивидуальному предпринимателю или лицу, занимающемуся частной практикой, в установленном законодательством Российской Федерации порядке, на право осуществления деятельности, подлежащей лицензированию (регулированию путем выдачи патента).

Нотариус представляет документ, подтверждающий наделение его полномочиями (назначение на должность), выдаваемый органами юстиции субъектов Российской Федерации, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Адвокат представляет документ, удостоверяющий регистрацию адвоката в реестре адвокатов.

Банк в течение 5 дней со дня открытия, закрытия или изменения реквизитов счета индивидуального предпринимателя обязан сообщить об этом в налоговый орган по месту своего нахождения (пункт 1 статьи 86 НК РФ).

В силу пунктом 3 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации при осуществлении расчетов с населением прием наличных денег производится с обязательным применением ККТ. Кроме того, для осуществления расчетов наличными деньгами индивидуальный предприниматель обязан вести кассовую книгу по установленной форме. Кассовые операции оформляются типовыми формами первичной учетной документации, которые утверждаются Госкомстатом РФ по согласованию с ЦБ РФ и Минфином РФ.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 года №88, которые предназначены для юридических лиц всех форм собственности (кроме кредитных организаций, осуществляющих кассовое обслуживание физических и юридических лиц). По мнению авторов, индивидуальные предприниматели могут использовать указанные формы первичной учетной документации при учете кассовых операций.

Документация по учету кассовых операций.

Кассовые операции оформляются приходными и расходными ордерами и другими бухгалтерскими документами.

Приходный кассовый ордер (форма №КО-1) применяется для оформления поступления наличных денег в кассу как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.

Квитанция к приходному кассовому ордеру, оформленная с учетом требований пунктов 13 и 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

В приходном кассовом ордере и квитанции к нему указывается:

• по строке «Основание» — содержание хозяйственной операции;
• по строке «В том числе» — сумма НДС (записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «без налога (НДС)»;
• по строке «Приложение» — перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;
• в графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.

Кассир либо сам предприниматель обязан проверить приходный ордер или заменяющий его документ, руководствуясь предписаниями пункта 20 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Когда деньги в кассу поступают за проданный товар, выполненную работу или оказанную услугу, индивидуальные предприниматели, для которых федеральным законом предписано применение контрольно-кассовой техники (ККТ) при осуществлении наличных расчетов и (или) с использованием платежных карт, обязаны выдать покупателю (клиенту) кассовый чек, отпечатанный на ККТ (абзац 1 и 4 статьи 5 Закона №54-ФЗ).

Расходный кассовый ордер (форма №КО-2) используется для выдачи наличных денег из кассы как в условиях обычных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Расходный кассовый ордер оформляется с учетом требований пунктов 14-16, абзаца 4 пункта 17, пункта 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3).

Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и других документах) имеется разрешительная надпись (виза) предпринимателя, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

В расходном кассовом ордере по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Регистрация приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов (платежных или расчетно-платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и иных) в журнале (форма №КО-3) производится до передачи их в кассу. При этом расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируется после их выдачи (пункт 21 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Кассовая книга (форма №КО-4) применяется для учета поступлений и выдач наличных денег в кассе. Кассовая книга должна быть оформлена с учетом требований пункта 23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня».

Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

О порядке ведения кассовой книги также смотрите пункты 24 и 25 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Наличные денежные средства могут выдаваться из кассы не только на основании расходного кассового ордера, но и на основании платежной или расчетно-платежной ведомости. Эти ведомости оформляют при выдаче зарплаты сотрудникам. Напомним, что индивидуальные предприниматели вправе быть работодателями (смотрите разд. 5. настоящей книги). При этом предприниматель решает самостоятельно, какие формы ведомости использовать.

Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате» утверждены типовые формы:

• расчетно-платежная ведомость — форма №Т-49;
• расчетная ведомость — форма №Т-51;
• платежная ведомость — форма №Т-53.

По истечении установленного срока для выдачи заработной платы и прочих выплат, кассир обязан в конце платежной ведомости указать итоговые выплаченные и депонированные (подлежащие выплате, но не выплаченные, а принятые на хранение до востребования) суммы, произвести сверку с общим итогом, подписать ведомость и в кассовую книгу записать фактически выплаченную сумму. Ведомость должна быть подписана кассиром, главным бухгалтером (если есть в штате) и предпринимателем. На общую сумму, которая выплачена по ведомости, оформляется расходный кассовый ордер. Номер расходного кассового ордера и дата составления указываются в ведомости. На депонированные суммы, сдаваемые в банк, составляют один общий расходный кассовый ордер.

Платежные ведомости регистрируются в специальном журнале (форма №Т-53а). Ведомости на выдачу зарплаты хранятся в течение 75 лет. Журнал заводится на один календарный год и хранится 5 лет.

Предприниматель может выдавать денежные средства работнику на административно-хозяйственные нужды, командировочные, представительские и тому подобные расходы.

Срок, на который предприниматель может выдать наличные денежные средства под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен, но он может и должен устанавливаться приказом. Приказом следует утвердить перечень хозяйственных операций, оплачиваемых за наличный расчет; перечень должностей или список лиц, допущенных к их осуществлению; предельные размеры сумм, выдаваемых в подотчет по каждому виду операций, сроки сдачи авансового отчета.

В течение трех рабочих дней после окончания такого срока работник, получавший деньги под отчет, обязан отчитаться за потраченные деньги (предъявить авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы, и/или вернуть остаток неизрасходованных денег, если таковой имеется).

Если денежные средства выдавались на командировочные цели, то работник должен отчитаться за них, также в срок не позднее 3 рабочих дней после возвращения из командировки (пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Форма авансового отчета (№АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 года №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО-1 «Авансовый отчет». Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии (предпринимателем) на бумажном или машинном носителе информации. На оборотной стороне формы авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

При получении авансового отчета, бухгалтер (предприниматель) возвращает работнику отрывную часть авансового отчета. Это часть авансового отчета является распиской для работника, которая подтверждает, что документ был принят к проверке.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Если по авансовому отчету выявлен остаток денежных средств, то работник обязан вернуть его в кассу. При этом кассир выписывает приходный кассовый ордер.

Если сотрудник обоснованно израсходовал большую сумму, то сумма перерасхода по авансовому отчету ему возмещается. При этом выписывается расходный кассовый ордер.

Проверенный авансовый отчет утверждается предпринимателем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

Данные утвержденного авансового отчета являются основанием для списания подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Сумма подотчетных средств, не возвращенная работником в установленный срок, может удерживаться из его заработной платы (статья 137 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ)). При этом следует иметь в виду ограничения, установленные в абзаце 1 статьи 138 ТК РФ: общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50% заработной платы, причитающейся работнику.

Авансовый отчет должен храниться в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет (пункт 1 статьи 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Новая выдача денежных средств под отчет работнику возможна только после полного погашения прежней задолженности.

Следует добавить, что по требованию налоговых органов документы, которыми отчитывается подотчетное лицо, должны быть «парными»: либо накладная и квитанция к приходному ордеру, либо товарный чек (копия) и чек ККТ. Первый документ содержит название операции и сведения о товаре (услуге), второй — подтверждает факт оплаты. Исключением может являться представление только одного документа — чека ККТ, в случае, если в нем содержится текст — сведения (реквизиты) о товаре (услуге) (например, общепринятая в настоящее время форма кассового чека на отпуск бензина на автозаправочных станциях). В противном случае при отсутствии необходимых документов предприниматель должен сумму денег, выданных в подотчет, включить в налогооблагаемую базу и удержать НДФЛ с подотчетного лица.

Более подробно с вопросами, касающимися порядка регистрации в качестве индивидуального предпринимателя, лицензирования, а так же различные налоговые режимы, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Индивидуальные предприниматели».

Что такое бухгалтерский учет? 21 совет для владельцев бизнеса

Управление финансами бизнеса не должно быть проклятием вашей профессиональной деятельности. Это также не должно отвлекать вас от личных причин, по которым вы создали свою компанию.

Вместо этого основы бухгалтерского учета малого бизнеса сводятся к нескольким передовым методам и только трем основным отчетам: вашему балансу, отчету о прибылях и убытках и отчету о движении денежных средств. Может показаться, что им нужен профессиональный бухгалтер, но на самом деле это далеко не так.

В следующем контрольном списке бухгалтерского учета указаны рекомендуемые сроки для функций бухгалтерского учета, которые покажут состояние вашего бизнеса и позволят упростить подготовку налоговой отчетности. Для полного понимания бухгалтерского учета, продолжайте читать. Если вы ищете конкретный ответ, воспользуйтесь приведенными ниже ссылками, чтобы перейти к разделу по вашему выбору.

• Что такое бухгалтерский учет?
• Основы бухгалтерского учета
• Как вести бухгалтерский учет в малом бизнесе
• Ежедневные задачи по бухгалтерскому учету
• Еженедельные задачи по бухгалтерскому учету
• Ежемесячные задачи по бухгалтерскому учету
• Ежеквартальные задачи по бухгалтерскому учету
• Ежегодные задачи по бухгалтерскому учету
• Контрольный список по бухгалтерскому учету для достижения успеха

Что такое бухгалтерский учет?

Независимо от того, являетесь ли вы гордым владельцем нового стартапа или начинаете свой 10-й год работы, продвигаясь по карьерной лестнице, вы можете задаться вопросом: «Что такое бухгалтерский учет?» Простой определение бухгалтерского учета  идет следующим образом:

Бухгалтерский учет  – это процесс сбора и анализа финансовой информации о коммерческой деятельности, записи транзакций и составления финансовых отчетов.

Бухгалтерский учет важен по целому ряду причин. Отслеживание всех ваших активов, обязательств, запасов и других записей может помочь вам найти инвесторов, защитить ваши активы от кражи и найти способы развития вашей компании и вывести ее на новый уровень. Основные обязанности бухгалтера малого бизнеса включают ведение бухгалтерского учета, подготовку и подачу налоговых деклараций, а также составление финансовых отчетов.

• Благодаря бизнес-бухгалтерии вы можете лучше управлять своими финансами, чтобы принимать обоснованные финансовые решения для своей компании. Многие владельцы малого бизнеса берут на себя бухгалтерский учет на ранних этапах, чтобы сэкономить деньги. Если вы находитесь в одной лодке, важно, чтобы вы хорошо разбирались в основах бухгалтерского учета.

Основы бухгалтерского учета

Есть несколько основ бухгалтерского учета, которые вы должны понимать, чтобы обеспечить бесперебойную работу вашего бизнеса. Хотя вы можете быть экспертом в продажах или маркетинге, вы никогда не должны умалять важность основ бухгалтерского учета. Без четкой финансовой картины развитие вашего бизнеса может быть практически невозможным. Ниже вы найдете важные термины и принципы бухгалтерского учета, которые помогут вам начать работу. Для более глубокого понимания ознакомьтесь с нашими условиями бухгалтерского учета и статьями о принципах бухгалтерского учета.

• Кредиторская задолженность  это деньги, которые вы должны кредиторам и поставщикам, которые указаны как обязательства, поскольку вы обязаны платить по закону.
• Дебиторская задолженность  это деньги, которые клиенты должны за любую покупку товаров или услуг, которые они сделали, которые часто указываются как кредитоспособный актив, потому что они юридически обязаны платить.
• Учет по методу начисления  – это метод учета, при котором предприятия признают доходы и расходы в момент продажи.
• Активы   – это все, что имеет ценность в собственности вашей компании, например банковские счета, дебиторская задолженность, товарно-материальные запасы, мебель, оборудование и недвижимость.
• Бухгалтерский баланс  – это финансовый документ, отражающий финансовое положение вашей компании на конец определенного периода. Он включает в себя активы, обязательства и акционерный капитал вашего бизнеса.
• Учет по кассовому методу  – это метод учета, при котором предприятия признают продажу при получении платежа.
• Двойная бухгалтерия  – метод ведения бухгалтерского учета, при котором бухгалтеры делают две записи для каждой операции. Есть две соответствующие стороны, которые должны быть равными: на одной стороне указаны дебеты, а на другой — кредиты.
• Обязательства — это все, что считается долгом или финансовым обязательством перед компанией, например, кредиторская задолженность, подоходный налог, заработная плата, кредиты и другие счета.
• Отчет о прибылях и убытках , также называемый отчетом о прибылях и убытках, сообщает о доходах, расходах и чистой прибыли за определенный период.

Как вести бухгалтерский учет в малом бизнесе

Бухгалтерский учет является неотъемлемой частью ведения бизнеса, независимо от того, являетесь ли вы небольшим семейным магазином или крупной корпорацией. Имея за плечами основы бухгалтерского учета, вы сможете приступить к отслеживанию финансовой информации вашей компании. Бухгалтерский учет малого бизнеса осуществляется путем записи всех доходов и расходов, которые генерирует ваша компания, и использования этой информации для составления прогнозов, создания счетов, заполнения платежной ведомости и подачи налогов.

Бухгалтерский учет может не мотивировать вас каждый день ходить на работу, но это часть работы. Существуют ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные и ежегодные бухгалтерские задачи, которые необходимо выполнять для обеспечения успеха вашего бизнеса. Не каждый малый бизнес может нанять сертифицированного бухгалтера (CPA) для составления финансовых отчетов, управления денежными потоками, заполнения налоговых деклараций и анализа финансового состояния своей компании.

В QuickBooks наше программное обеспечение для бухгалтерского учета является интуитивно понятным и простым в использовании, чтобы вы могли с легкостью решать эти задачи. От управления вашими налогами до составления финансовых отчетов, наше программное обеспечение для бухгалтерского учета сделает ваш бизнес проще, чем когда-либо. Взгляните на бухгалтерские обязанности, которые вам придется выполнять для вашего бизнеса ниже.

Ежедневные бухгалтерские задачи

Когда дело доходит до ежедневных бухгалтерских потребностей бизнеса, у вас есть довольно легкая пластина. У вас есть множество финансовых отчетов, которые нужно просматривать каждую неделю, месяц, квартал и т. д., но ваши ежедневные обязанности по бухгалтерскому учету состоят из одной основной задачи.

1. Проверьте состояние наличности

Поскольку наличные деньги — это топливо для вашего бизнеса, вы никогда не захотите работать на полную мощность или быть почти пустыми. Начните свой день с проверки того, сколько у вас денег. Также важно знать, сколько вы ожидаете получить и сколько вы собираетесь заплатить в ближайшие недели и месяцы.

Еженедельные бухгалтерские задачи

Еженедельные бухгалтерские задачи немного сложнее. Они включают в себя выставление счетов, управление финансовыми данными и другие развлечения для бизнеса. Именно здесь наличие отличной системы бухгалтерского учета действительно окупается.

2. Запись транзакций

Записывайте каждую транзакцию (выставление счетов клиентам, получение наличных от клиентов, оплата поставщикам и т. д.) ежедневно или еженедельно, в зависимости от объема. Хотя регистрация транзакций вручную или в электронной таблице допустима, вероятно, проще использовать бухгалтерское программное обеспечение для малого бизнеса, такое как QuickBooks. Преимущества и контроль намного перевешивают затраты.

3. Документы и файлы квитанций

Сохраняйте копии всех отправленных счетов, всех кассовых квитанций (наличные, чеки и депозиты по кредитным картам) и всех наличных платежей (наличные, чеки, выписки по кредитным картам и т. д.).

Запустите файл поставщика, отсортированный по алфавиту для удобства доступа. Создайте файл платежной ведомости, отсортированный по дате выплаты, и файл банковской выписки, отсортированный по месяцам. Распространенной привычкой является бросать все бумажные квитанции в коробку и пытаться расшифровать их во время уплаты налогов, но если у вас не очень маленький объем транзакций, лучше организовывать отдельные файлы для различных квитанций по мере их поступления. Многие системы программного обеспечения для бухгалтерского учета позволяют сканировать бумажные квитанции и полностью избегать физических файлов.

4. Просмотр неоплаченных счетов от поставщиков

У каждого предприятия должна быть папка «неоплаченные поставщики». Ведите учет каждого из ваших поставщиков, включая даты выставления счетов, суммы к оплате и сроки оплаты. Если продавцы предлагают скидки за досрочную оплату, вы можете воспользоваться ими.

5. Платите поставщикам и подписывайте чеки

Отслеживайте свою кредиторскую задолженность и выделяйте средства для своевременной оплаты поставщикам, чтобы избежать несвоевременной оплаты и недовольных сотрудников. Если вы можете продлить даты платежей до нетто 60 или нетто 90, тем лучше. Независимо от того, совершаете ли вы платежи в Интернете или отправляете чек по почте, сохраняйте копии отправленных и полученных счетов с помощью программного обеспечения для бухгалтерского учета, чтобы действительно упростить работу во время уплаты налогов.

6. Подготовка и отправка счетов

Обязательно укажите условия оплаты. Большинство счетов подлежат оплате в течение 30 дней, что указывается как «30 нетто» в нижней части счета. Без даты выполнения у вас будет больше проблем с прогнозированием ежемесячного дохода. Подробнее о том, как получать оплату быстрее, читайте в нашем руководстве по своевременной оплате счетов.

7. Просмотрите прогнозируемый денежный поток

Управление денежным потоком имеет решающее значение, особенно в первый год вашего бизнеса. Прогнозирование того, сколько денег вам понадобится в ближайшие недели и месяцы, поможет вам зарезервировать достаточно денег для оплаты счетов, а также ваших сотрудников и поставщиков. Кроме того, вы можете принимать более обоснованные бизнес-решения о том, как потратить свои деньги.

Все, что вам нужно, это простая выписка с указанием вашей текущей денежной позиции, ожидаемых предстоящих денежных поступлений и ожидаемых денежных выплат за этот период. Это известно как отчет о движении денежных средств.

Ежемесячные бухгалтерские задачи

Независимо от того, являетесь ли вы опытным или новым бизнесом, строительным магазином или интернет-магазином, вам необходимо выполнять множество ежемесячных бухгалтерских задач.

8. Балансируйте свою деловую чековую книжку

Точно так же, как вы сверяете свой личный расчетный счет, вы должны знать, что ваши операции с наличностью точны и что вы работаете с правильной денежной позицией. Выверка наличности облегчает обнаружение и исправление любых ошибок или упущений — как вами, так и банком — и своевременное их исправление.

9. Просмотрите просроченную дебиторскую задолженность

Не забудьте включить столбец «Устаревание», чтобы разделить «открытые счета» по количеству дней просроченного счета. Это дает вам быстрый просмотр просроченных платежей клиентов. Начало месяца — хорошее время, чтобы отправить просроченные напоминания покупателям, клиентам и всем, кто должен вам денег.

В конце финансового года вы снова посмотрите на этот счет, чтобы определить, какую дебиторскую задолженность вам нужно будет отправить на взыскание или списать на вычет.

10. Анализ состояния запасов

Если вы управляете запасами, выделите время для повторного заказа товаров, которые продаются быстро, и выявления других товаров, которые продаются медленно и которые, возможно, придется уценить или списать. Если вы регулярно проверяете (и сравниваете с цифрами за предыдущие месяцы), вам будет легче вносить коррективы, чтобы вы не были ни короткими, ни перегруженными.

11. Обрабатывать или проверять начисление заработной платы и утверждать налоговые платежи

Несмотря на то, что у вас есть установленный график выплаты заработной платы вашим сотрудникам (обычно раз в полгода), вам необходимо выполнять требования по уплате налога на заработную плату в соответствии с федеральными законами, законами штата и местными законами в разное время. , поэтому обязательно удерживайте, сообщайте и перечисляйте применимый подоходный налог, налог на социальное обеспечение, Medicare и налог на нетрудоспособность в соответствующие агентства в требуемые даты.

Просмотрите сводку платежной ведомости перед выплатой, чтобы избежать внесения исправлений в течение следующего платежного периода. Поставщик услуг по расчету заработной платы может сделать все это, чтобы сэкономить ваше время и обеспечить точность по разумной цене. Вы также можете воспользоваться нашим бесплатным калькулятором зарплаты , чтобы рассчитать, сколько вам нужно удерживать из каждой зарплаты.

12. Сравните фактический убыток с бюджетом и с предыдущим периодом сколько вы заработали и сколько потратили. Сравните его с вашим ежемесячным или квартальным бюджетом. Сравнение ваших фактических цифр с запланированными показывает, где вы можете потратить слишком много или недостаточно.

Если вы не подготовили бюджет, сравните свои текущие отчеты о прибылях и убытках с начала года с тем же отчетом о прибылях и убытках за предыдущий период, чтобы выявить отклонения и внести коррективы.

13. Сравните баланс на конец месяца с предыдущим периодом. получить представление о том, как вы управляете активами и пассивами. Ключ в том, чтобы искать то, что значительно выше и/или ниже, и понимать, почему. Например, если ваша дебиторская задолженность выросла, это связано с увеличением недавних продаж или с более медленными платежами от клиентов?

Ежеквартальные бухгалтерские задачи

Как чуть не сказал Бенджамин Франклин, «…в этом мире ни в чем нельзя быть уверенным, кроме налогового сезона и важности тщательной бухгалтерии». (Просто поверьте мне на слово и не проверяйте эту цитату.)

Ежеквартальные бухгалтерские задачи в основном связаны с общими элементами ведения малого бизнеса или самозанятости: расчетами налогов, ежеквартальными платежами и постоянное напоминание о том, что вам нужно отличное бухгалтерское решение.

14. Подготовьте пересмотренную годовую оценку прибылей и убытков

Пришло время оценить, сколько денег вы на самом деле зарабатываете, увеличиваются или уменьшаются ваши чистые активы, разница между доходами и расходами, чем вызваны эти изменения и как вы тратить прибыль. При этом вы будете выявлять проблемные места и вносить коррективы для повышения продаж и маржи.

15. Просматривайте квартальные отчеты по заработной плате и производите платежи

Вы просматривали свои полумесячные отчеты по заработной плате. Однако IRS и большинство штатов требуют ежеквартальные отчеты о заработной плате и любые оставшиеся квартальные платежи. Опять же, лучше, если ваш поставщик услуг по расчету заработной платы заполнит эти отчеты и подаст их. Ваша работа заключается в просмотре процессов начисления заработной платы и данных, чтобы убедиться, что они кажутся обоснованными. Чтобы убедиться, что вы придерживаетесь лучших практик, ознакомьтесь с нашими  What Is Payroll  руководство, созданное экспертами по бухгалтерскому учету.

16. Пересматривайте налог с продаж и вносите ежеквартальные платежи

Если ваша компания работает в штате, где требуется налог с продаж, убедитесь, что вы соблюдаете его, чтобы избежать серьезных штрафов. Администрация малого бизнеса США (SBA) может помочь вам определить налоговые обязательства штата. Вы также можете использовать наш бесплатный калькулятор налога с продаж, чтобы рассчитать налог с продаж.

17. Расчет расчетного подоходного налога и осуществление платежей

IRS собирает подоходный налог, как и большинство штатов. Просмотрите свои отчеты о прибылях и убытках с начала года, чтобы узнать, должны ли вы заплатить какие-либо расчетные налоги за этот квартал. Ваш налоговый бухгалтер может помочь в случае необходимости.

Ежегодные бухгалтерские задачи

Раз в год вы празднуете несколько событий: день рождения, важные юбилеи и, возможно, какие-то праздники. Скорее всего, в вашем списке дел, которые нужно отпраздновать, нет «проверки инвентаризации» или «подачи налоговых деклараций», но они все равно важны, особенно когда мы говорим о ежегодных бухгалтерских задачах.

18. Просмотрите просроченную дебиторскую задолженность

Теперь пришло время проверить значительную просроченную дебиторскую задолженность и решить, будут ли, по вашему мнению, клиенты в конечном итоге платить, отправлять ли просроченные счета в коллекторское агентство или списывать их на вычет.

19. Просмотрите свой инвентарь

Просмотрите свой текущий инвентарь, чтобы определить стоимость непроданных товаров. Любое списание запасов приводит к вычету налогов на конец года. Если вы не списываете непродаваемый инвентарь, вы завышаете свой баланс инвентаря и платите дополнительные налоги, которые вы не должны.

20. Заполните формы IRS W-2 и 1099-MISC

31 января у IRS есть крайний срок для представления годового дохода ваших штатных сотрудников (W-2) и большинства независимых подрядчиков (1099). Этот крайний срок включает рассылку копий налоговых форм людям, которые работали на вас.

Примечание: Форма 1099 не требуется для подрядчиков, заработок которых составляет менее 600 долларов США. Подумайте о том, чтобы сэкономить время и избежать ошибок с помощью службы электронной подачи документов.

Чтобы узнать, является ли ваш сотрудник независимым подрядчиком или штатным сотрудником, ознакомьтесь с нашей статьей 1099 и W2 . Если вы нанимаете независимых подрядчиков или фрилансеров, ознакомьтесь с нашим руководством Как подать 1099 .

21. Просмотрите и утвердите финансовые отчеты за полный год и налоговые декларации

Во время уплаты налогов внимательно просмотрите финансовые отчеты за весь год перед тем, как передать их своему бухгалтеру. Прежде чем подписать декларацию, обязательно проверьте ее точность на основе финансовых отчетов за весь год. Если IRS проверит вашу компанию и обнаружит какую-либо недоплату налогов, она обратится к вам, а не к вашему бухгалтеру, за любые дополнительные налоги, штрафы и проценты.

Контрольный список делового бухгалтерского учета для успеха

Если эти потребности в бухгалтерском учете кажутся большими, это нормально: это так. Но при правильном планировании и нескольких глубоких вдохах вы можете это сделать.

Программное обеспечение для бухгалтерского учета, такое как QuickBooks , может помочь вам создавать финансовые отчеты, управлять налогами и выполнять другие бухгалтерские задачи малого бизнеса. Такое программное обеспечение может сделать вашу жизнь как владельца бизнеса намного проще. Если вы все еще чувствуете себя неуверенно, не бойтесь поговорить с профессиональной бухгалтерской службой о том, чтобы заручиться их помощью.

Кристин Эвальд

Кристин Эвальд — владелица малого бизнеса и бывший журналист.

Рекомендуется для вас

Бухгалтерский учет малого бизнеса 101: основы, настройка, программное обеспечение (2023)

С запуском вашего малого бизнеса вам нужно будет справиться с задачами бухгалтерского учета, которые возникают при владении магазином. Хотя бухгалтерский учет может быть не самой интересной частью развития вашего бизнеса, очень важно начать с правильной ноги.

В этом руководстве мы рассмотрим все, что вам нужно знать о бухгалтерском учете малого бизнеса, а также некоторые из лучших бухгалтерских программ, которые следует учитывать, чтобы вы могли перейти к следующему шагу в своем списке дел по финансированию малого бизнеса. .

Что такое бухгалтерский учет малого бизнеса?

Бухгалтерский учет малого бизнеса представляет собой набор финансовых операций по обработке, измерению и обмену финансами предприятия. Эти виды деятельности включают в себя налоги, управление, начисление заработной платы, приобретение и инвентаризацию.

Наведите порядок в своей бухгалтерии 💰

• 12 Основы бухгалтерского учета для малого бизнеса
• Лучшее программное обеспечение для бухгалтерского учета малого бизнеса
• Знайте свои цифры, чтобы развивать свой бизнес
• Часто задаваемые вопросы по бухгалтерскому учету малого бизнеса

Бухгалтерский учет 101

Бухгалтерский учет — это то, чему вы должны научиться или отдать на аутсорсинг, когда ведете бизнес. К счастью, можно научиться управлять своими собственными книгами, и есть несколько заметных преимуществ в том, чтобы заняться этим самостоятельно.

Узнайте, как управлять своими книгами

12 Основы бухгалтерского учета для малого бизнеса

1. Откройте банковский счет для малого бизнеса
2. Отслеживайте расходы малого бизнеса
3. Разработка системы бухгалтерского учета
4. Настройка системы расчета заработной платы для малого бизнеса
5. Расследовать налог на импорт
6. Определите, как вам будут платить
7. Установление налоговых процедур
8. Определите свои налоговые обязательства
9. Рассчитать валовую прибыль
10. Подать заявку на финансирование малого бизнеса
11. Найдите надежных партнеров по бухгалтерскому учету
12. Периодически переоценивайте свои методы

1. Открыть счет в банке для малого бизнеса

Отдельный банковский счет для бизнеса защищает ваши личные активы в случае неудачного банкротства, судебных исков или аудитов. Если вы хотите получить финансирование в будущем от кредиторов или инвесторов, надежные финансовые отчеты о бизнесе могут увеличить вероятность одобрения.

Начните с открытия расчетного счета, а затем любых сберегательных счетов, которые помогут вам организовать денежные потоки и планировать налоги. Например, вы можете открыть сберегательный счет и откладывать процент от каждого платежа в качестве удержания налога для самозанятых. Хорошее эмпирическое правило — откладывать 25% своего дохода, хотя оценки для высокооплачиваемых людей могут быть ближе к одной трети.

Обратите внимание, что LLC (см. наши специальные руководства для компаний с ограниченной ответственностью в Калифорнии, Техасе и Флориде), товарищества и корпорации по закону должны иметь отдельный банковский счет для ведения бизнеса. Индивидуальным предпринимателям по закону не требуется отдельная учетная запись, но это определенно рекомендуется.

Затем, как новый владелец малого бизнеса, вы захотите рассмотреть кредитную карту для бизнеса, чтобы начать зарабатывать кредит. Кредит важен для обеспечения финансирования, а также для потенциального финансирования крупных заказов на покупку в будущем. Корпорации и ООО должны использовать отдельную кредитную карту, чтобы не смешивать личные и деловые активы.

В зависимости от типа деловых операций, которые вы будете совершать, разные бизнес-кредитные карты имеют разные льготы. Например, если вы планируете много тратить на путешествия, бизнес-кредитная карта, которая предлагает мили, может быть идеальной.

Чтобы открыть корпоративный банковский счет, вам потребуется название компании, и, возможно, вам придется быть зарегистрированным в вашем штате или провинции. Узнайте в каждом банке, какие документы необходимы.

2. Отслеживайте расходы малого бизнеса

Основой надежной бухгалтерии бизнеса является эффективное и точное отслеживание расходов. Это важный шаг, который позволяет вам отслеживать рост вашего бизнеса, составлять финансовые отчеты, отслеживать вычитаемые расходы, подготавливать налоговые декларации и узаконивать свои документы.

С самого начала установите систему учета для организации квитанций и других важных записей. Этот процесс может быть простым и старомодным (используйте Filofax), или вы можете использовать такой сервис, как Shoeboxed. Для владельцев магазинов в США IRS не требует, чтобы вы хранили квитанции о расходах менее 75 долларов, но, тем не менее, это хорошая привычка.

Существует пять типов квитанций, на которые следует обратить особое внимание:

1. Питание и развлечения.  Проведение деловой встречи в кафе или ресторане — отличный вариант, только обязательно задокументируйте это. На обратной стороне квитанции укажите, кто присутствовал, а также цель обеда или прогулки.
2. Загородный выезд.  Налоговое управление и CRA с осторожностью относятся к людям, которые заявляют о личной деятельности как о деловых расходах. К счастью, ваши квитанции обеспечивают бумажный след вашей деловой активности во время вашего отсутствия.
3. Расходы, связанные с транспортным средством.  Запишите, где, когда и почему вы использовали транспортное средство в коммерческих целях, а затем примените процент использования к расходам, связанным с транспортным средством.
4. Квитанции за подарки.  Для таких подарков, как билеты на концерт, важно, идет ли даритель на мероприятие вместе с получателем. Если они это сделают, то расходы будут классифицироваться как развлечение, а не подарок. Обратите внимание на эти данные в квитанции.
5. Чеки домашнего офиса.  По аналогии с расходами на транспортные средства вам необходимо рассчитать, какая часть вашего дома используется для бизнеса, а затем применить этот процент к расходам, связанным с домом.

Начать свой бизнес дома – отличный способ снизить накладные расходы. Кроме того, вы будете иметь право на уникальные налоговые льготы. Вы можете вычесть ту часть вашего дома, которая используется для бизнеса, а также домашний интернет, мобильный телефон и транспорт на работу и обратно, а также для деловых поездок.

Любые расходы, которые используются частично для личного использования и частично для бизнеса, должны отражать смешанное использование. Например, если у вас есть один мобильный телефон, вы можете вычесть процент, который вы используете для бизнеса. WiFi также часто попадает в эту категорию. Расходы на пробег бензина подлежат вычету на 100%, просто не забудьте сохранить все записи и вести журнал своих деловых миль (куда вы направляетесь и цель поездки).

3. Разработка системы бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет – это повседневный бухгалтерский процесс регистрации деловых операций, их классификации и сверки банковских выписок.

Бухгалтерский учет — это высокоуровневый процесс, в ходе которого отслеживается прогресс бизнеса и анализируются данные, которые бухгалтер собирает в финансовых отчетах. Как начинающему предпринимателю вам нужно определить, как вы хотите управлять своими книгами:

1. Выберите путь «сделай сам» и используйте программное обеспечение, такое как QuickBooks или Wave. В качестве альтернативы вы можете использовать простую электронную таблицу Excel.
2. Используйте аутсорсинга или бухгалтера, работающего неполный рабочий день, локального или облачного.
3. Если ваш бизнес достаточно большой, наймите штатного бухгалтера и/или бухгалтера.

Благодаря большому количеству платных и бесплатных вариантов программного обеспечения для бухгалтерского учета вы обязательно найдете бухгалтерское решение, которое будет соответствовать потребностям вашего бизнеса.

Владельцам малого бизнеса также необходимо определить, будут ли они использовать кассовый метод или метод начисления. Давайте посмотрим на разницу между ними.

• Кассовый метод. Доходы и расходы признаются в момент их фактического получения или выплаты.
• Метод начисления. Доходы и расходы признаются в момент совершения операции (даже если наличные деньги еще не поступили в банк или не вышли из него). Для этого необходимо отслеживать дебиторскую и кредиторскую задолженность.

Технически канадцы обязаны использовать метод начисления. Для упрощения вы можете использовать кассовый метод в течение года, а затем сделать одну корректирующую запись в конце года для учета непогашенной дебиторской и кредиторской задолженности для целей налогообложения.

Владельцы бизнеса в США могут использовать кассовый учет, если выручка составляет менее 5 миллионов долларов, в противном случае они должны использовать метод начисления.

Бухгалтерия 101

Бухгалтерия — это то, чему вам нужно либо учиться, либо отдавать на аутсорсинг, когда вы ведете бизнес. К счастью, можно научиться управлять своими собственными книгами, и есть несколько заметных преимуществ в том, чтобы заняться этим самостоятельно.

Узнайте, как управлять своими книгами

4. Создайте систему расчета заработной платы для малого бизнеса

Многие интернет-магазины начинаются как шоу для одного человека. Но для владельца малого бизнеса наступает время, когда имеет смысл  нанять помощь со стороны . Для этого вам необходимо установить, является ли это лицо наемным работником или независимым подрядчиком.

Для сотрудников вам необходимо  настроить график расчета заработной платы  и убедиться, что вы удерживаете правильные налоги. Существует множество сервисов, которые могут помочь в этом, и многие варианты программного обеспечения для бухгалтерского учета предлагают расчет заработной платы в качестве функции.

Для независимых подрядчиков обязательно отслеживайте, сколько вы платите каждому человеку. Владельцы малого бизнеса в США могут быть обязаны подать 1099 шиллингов для каждого подрядчика в конце года (для этого вам также необходимо сохранить их имя и адрес в файле).

5. Изучите налог на импорт

В зависимости от вашей бизнес-модели вы можете планировать покупать и импортировать товары из других стран для продажи в вашем магазине. При импорте продуктов вы, вероятно, будете облагаться налогами и пошлинами, что стоит учитывать, если вы занимаетесь прямой поставкой.

Если вы импортируете товары, калькулятор пошлин поможет вам рассчитать сборы в вашем собственном бизнесе и спланировать расходы. Для получения дополнительной информации о налогах на импорт посетите Международную торговую администрацию (для предприятий США) или Канадское агентство пограничных служб.

6. Определите, как вы будете получать оплату

Когда начнутся продажи, вам понадобится способ приема платежей. Если вы являетесь владельцем магазина в Северной Америке на Shopify, вы можете использовать Shopify Платежи, чтобы принимать заказы по дебетовой или кредитной карте. Это избавит вас от необходимости создавать учетную запись продавца или сторонний платежный шлюз.

Shopify Платежи, вам понадобится учетная запись продавца или вы можете использовать сторонний платежный процессор, такой как PayPal, Stripe или Square. Торговый счет — это тип банковского счета, который позволяет вашей компании принимать платежи по кредитным картам от клиентов.

Если вы пользуетесь сторонним платежным процессором, комиссия может меняться. Некоторые процессоры взимают комиссионный сбор плюс ставка, обычно около 2,9% + 30 центов за транзакцию. Другие взимают фиксированную плату за каждую транзакцию, в то время как у некоторых есть модель ежемесячного членства для неограниченного количества финансовых транзакций. Вы можете ознакомиться с этим списком, чтобы найти платежный шлюз, который будет работать в вашем регионе.

Бесплатно: Шаблон бизнес-плана

Бизнес-планирование часто используется для обеспечения финансирования, но многие владельцы бизнеса считают написание плана ценным, даже если они никогда не работали с инвестором. Вот почему мы создали бесплатный шаблон бизнес-плана, который поможет вам начать работу.

Получите шаблон бизнес-плана прямо в свой почтовый ящик.

Почти готово: пожалуйста, введите свой адрес электронной почты ниже, чтобы получить мгновенный доступ.

Мы также будем присылать вам новости о новых образовательных руководствах и историях успеха из новостной рассылки Shopify. Мы ненавидим СПАМ и обещаем обеспечить безопасность вашего адреса электронной почты.

Спасибо за подписку. Вскоре вы начнете получать бесплатные советы и ресурсы. А пока начните создавать свой магазин с бесплатной 3-дневной пробной версией Shopify.

7. Установите процедуры налогообложения продаж

В мире электронной коммерции стало проще, чем когда-либо, продавать клиентам за пределами вашего штата и даже страны. Хотя это отличная возможность для брендов, стремящихся к росту, она вводит запутанные налоговые правила, которые могут вызвать головную боль в будущем.

Когда покупатель заходит в обычный розничный магазин, он платит налог с продаж в том штате или провинции, в котором совершает покупку, независимо от того, живет ли он в этом городе или приезжает из другого мира. . Однако, когда вы продаете через Интернет, клиенты могут находиться в разных городах, штатах, провинциях и даже странах.

Канадские владельцы магазинов должны начать собирать GST/HST только тогда, когда их доход составит 30 000 долларов или более за 12-месячный период. Вы можете отправить GST/HST, который вы собираете, в рассрочку. Если вы хотите, вы можете собирать GST / HST, даже если вы не зарабатываете столько в доходе, и использовать его для зачета предварительного налога.

Продажа международным клиентам может быть проще, чем продажа на внутреннем рынке. Владельцам канадских магазинов не нужно взимать GST/HST с покупателей, находящихся за пределами Канады.

Для малого бизнеса в США налог с продаж становится немного сложнее. Вам нужно будет определить, ведете ли вы свой бизнес в штате происхождения или в штате назначения. В первом случае вы должны взимать налог с продаж в зависимости от штата, в котором вы ведете свой бизнес. Последний требует, чтобы налог с продаж применялся в зависимости от местонахождения покупателя.

Международные покупки не облагаются налогом для компаний, базирующихся в США. Все это может стать немного сложным, поэтому обратитесь к своему бухгалтеру за подробной информацией о правилах вашего конкретного штата в отношении международного налога с продаж.

8. Определите свои налоговые обязательства

Налоговые обязательства различаются в зависимости от структуры вашего бизнеса. Если вы работаете не по найму (индивидуальное предприятие, ООО, товарищество), вы будете претендовать на доход от бизнеса в своей личной налоговой декларации. Корпорации, с другой стороны, являются отдельными налоговыми единицами и облагаются налогом независимо от владельцев. Ваш доход от корпорации облагается налогом как наемный работник.

Если у вас возникнут сомнения относительно потенциальных налоговых обязательств, будет разумно поговорить со специалистом по налогам. Несмотря на стоимость, это может сэкономить вам много времени и денег в будущем.

9. Рассчитайте валовую прибыль

Повышение валовой прибыли вашего магазина — это первый шаг к увеличению общего дохода. Чтобы рассчитать валовую прибыль, вам необходимо знать затраты, понесенные при производстве вашего продукта. Чтобы лучше понять это, давайте быстро определим себестоимость проданных товаров (COGS) и валовую прибыль.

• Себестоимость проданных товаров (COGS). Это прямые затраты, понесенные при производстве продукции, продаваемой компанией. Сюда входят как материалы, так и прямые трудозатраты.
• Валовая прибыль. Это число представляет собой общий доход от продаж, который сохраняется после того, как бизнес понесет все прямые затраты на производство продукта или услуги.

Вот как можно рассчитать валовую прибыль:

Валовая прибыль (%) = (доход — себестоимость) / доход

Вы также можете использовать наш бесплатный калькулятор размера прибыли, чтобы ввести свои числа для быстрого расчета.

Разница между тем, за сколько вы продаете продукт, и тем, сколько бизнес фактически получает домой в конце дня, — это то, что действительно определяет вашу способность держать двери открытыми.

10. Подать заявку на финансирование малого бизнеса

Вы можете столкнуться с неожиданным спадом продаж из-за неконтролируемых внешних обстоятельств или, возможно, вам нужен финансовый импульс в периоды спада в сезонном бизнесе. Брендам с большими целями роста часто необходимо обеспечить финансирование для инвестиций в разработку новых продуктов, инвентарь, розничные магазины, найм и многое другое.

Помните, что для получения кредита для малого бизнеса вам, скорее всего, придется предоставить финансовые отчеты — по крайней мере, балансовый отчет и отчет о прибылях и убытках, а также, возможно, отчет о движении денежных средств. Shopify Capital упрощает для продавцов Shopify получение финансирования. Ссуды и авансы рассчитываются на основе предыдущих продаж магазина, а погашение производится за счет будущих продаж магазина.

Перед тем, как расписаться по долгу, важно рассчитать рентабельность инвестиций в кредит. Сложите все расходы, которые вам нужны для покрытия кредита, ожидаемый новый доход, который вы получите от кредита, и общую стоимость процентов. Вы можете использовать наш кредитный калькулятор, чтобы узнать общую стоимость.

11. Найдите надежных партнеров по бухгалтерскому учету

Как владельцу малого бизнеса вам необходимо иметь представление об общепринятых принципах бухгалтерского учета (GAAP). Это не правило, но оно помогает вам измерить и понять финансы вашей компании.

Если вам нужна небольшая дополнительная помощь или руководство по финансовому планированию, многие бухгалтеры малого бизнеса и финансовые специалисты могут помочь вам лучше контролировать свои деньги. Есть несколько человек, которых вы, возможно, захотите зачислить на военную службу:

• Сертифицированный бухгалтер (CPA). В случае аудита CPA является единственным лицом, которое на законных основаниях может подготовить проверенный финансовый отчет.
• Бухгалтер. Бухгалтер ведет ежедневные записи, регулярно сверяя счета, классифицируя расходы и управляя дебиторской/кредиторской задолженностью.
• Составитель налоговой декларации. Ваш налоговый инспектор заполняет необходимые формы и может подавать их от вашего имени в течение налогового сезона. Некоторые из них также установят расчетные налоговые платежи.
• Специалист по налоговому планированию. Эти специалисты помогают оптимизировать ваши налоги до того, как вы их подадите, помогая вам узнать, как снизить налоговое бремя.

12. Периодически переоценивайте свои методы

Когда вы только начинаете, вы можете использовать простую электронную таблицу для управления своими книгами, но по мере вашего роста вы захотите рассмотреть более продвинутые методы, такие как QuickBooks или Bench. Финансовые отчеты бизнеса, естественно, усложняются по мере вашего роста.

Важно постоянно переоценивать количество времени, которое вы тратите на свои книги, и во сколько это время обходится вашему бизнесу. Вот почему изучение основ бухгалтерского учета так важно, даже если вы не собираетесь всегда вести бухгалтерский учет самостоятельно.

Правильное решение для бухгалтерского учета означает, что вы можете уделять больше времени бизнесу, избавляясь от необходимости вести бухгалтерский учет, и потенциально экономить деньги бизнеса. Беспроигрышный вариант!

Лучшее программное обеспечение для бухгалтерского учета для малого бизнеса

Каждому владельцу бизнеса необходимо хорошее программное обеспечение для бухгалтерского учета, чтобы не тратить время на ручной ввод данных. Бухгалтерское программное обеспечение для малого бизнеса — это то, что вы используете для быстрого и легкого доступа к финансовой информации. Он позволяет вам проверять банковские балансы, понимать доходы и расходы, прогнозировать прибыльность, прогнозировать налоговые обязательства и многое другое.

Как только вы подключаете свои банковские счета и кредитные карты к программному обеспечению, финансовые транзакции отображаются в очереди и группируются по категориям. Всю эту информацию вы можете найти в своем плане счетов. Как только вы утвердите категории, транзакции автоматически рассчитываются в ваших финансовых отчетах.

Некоторые функции, которые следует искать в программном обеспечении вашей учетной записи, включают:

• Интеграция с платформой. Вы хотите, чтобы ваше бухгалтерское программное обеспечение интегрировалось с вашей платформой электронной коммерции, а также поддерживало интеграцию сторонних приложений с инструментами для управления контрактами и т. д.
• Широкая отчетность. Большинство бухгалтерских программ предоставляют базовые отчеты. Вам понадобится тот, который предоставляет расширенные отчеты, такие как запасы и расходы, чтобы вы могли быстро отслеживать финансовое состояние вашего бизнеса.
• Настройка налога с продаж. Знание того, какой налог с продаж вы должны заплатить и сколько собирать, сбивает с толку. Лучшее бухгалтерское программное обеспечение позволяет легко учитывать налог с продаж.
• Отличная поддержка. Просмотрите обзоры и рейтинги поддержки, чтобы узнать, как работает поддержка клиентов компании-разработчика программного обеспечения. Стремитесь к круглосуточной поддержке и центрам самообслуживания.

Существует множество удобных вариантов бухгалтерского программного обеспечения для малого бизнеса, от бесплатных до платных моделей. Вы также можете найти в магазине приложений Shopify программное обеспечение для бухгалтерского учета, которое легко интегрируется с вашим магазином электронной коммерции.

Ознакомьтесь со следующим бухгалтерским программным обеспечением, которое вы можете использовать для управления своими книгами.

Xero

Xero — это облачная система учета, разработанная для малого и растущего бизнеса. Вы можете связаться с доверенным консультантом и получить представление о своем финансовом состоянии. Доступ к нему возможен с любого устройства. Кроме того, благодаря расширенным функциям бухгалтерского учета Xero вы можете просматривать свои денежные потоки, транзакции и другую финансовую информацию из любого места.

Преимущества: 

• Инвентаризация и управление запасами
• Доступная цена
• Подключается к крупным банкам
• Удобные для просмотра и настраиваемые отчеты
• База данных контактов и сегментация
• Расчет заработной платы
• Мобильное приложение
• Выверка банковских счетов

QuickBooks Online

QuickBooks Online — это бухгалтерское программное обеспечение для малого бизнеса, которым управляет Intuit. Вы можете использовать его, чтобы фиксировать и хранить квитанции о расходах, отслеживать свои доходы и расходы и многое другое.

QuickBooks показывает все ваши расходы, такие как расходы на инвентарь и техническое обслуживание, а также каждую продажу вашего бизнеса за определенный период времени. Он также предлагает автоматизацию инвентаризации с использованием постоянного отслеживания запасов, поэтому ваши продажи и стоимость запасов обновляются каждый раз, когда вы совершаете продажу. Вы также можете интегрировать QuickBooks с Shopify, чтобы поддерживать порядок и быть в курсе последних событий.

Преимущества:

• Мобильное приложение
• Облачная
• Отслеживание пробега
• Управление подрядчиками
• Отслеживание запасов
• Разделение деловых и личных расходов

Wave

Wave — это онлайн-решение для бухгалтерского учета, созданное для малого бизнеса. Благодаря функции выверки банковских счетов вы можете связать свои банковские счета, счета PayPal и другие источники данных, чтобы просматривать бизнес-транзакции в режиме реального времени. Вы также можете создавать отчеты, такие как дебиторская задолженность, балансы, налоговые отчеты и кредиторская задолженность.

Преимущества:

• Доступный
• Плата за обработку конкурентных кредитных карт
• Бесплатный учет и сканирование чеков
• Нет ограничений по транзакциям или счетам
• Неограниченное количество пользователей
• Мобильное приложение

FreshBooks

FreshBooks — это облачное программное обеспечение для учета и управления счетами для малого бизнеса. Он предлагает управление расходами, основной учет и все, что вам нужно для ведения базовой бухгалтерии.

Преимущества:

• Простота использования
• Интегрируется с Shopify
• Простое ценообразование 
• Настраиваемые счета
• Подробная поддержка самообслуживания

Несмотря на то, что существует множество инструментов для бухгалтерского и налогового учета, в конечном итоге вы хотите использовать инструмент, который вам удобен и который вы собираетесь использовать в течение длительного времени. Конечно, вы всегда можете сменить инструмент, но это может быть своевременный процесс, которого следует по возможности избегать.

Знайте свои цифры, чтобы развивать свой бизнес

Начало бизнеса может быть непосильным процессом. Выполнив домашнее задание по банковскому делу, управлению транзакциями, сбору средств и другим вопросам бухгалтерского учета, вы с самого начала приведете финансы своего нового магазина в порядок. От открытия бизнес-кредитной карты правильного типа до определения дохода, который вы будете получать от каждого продукта, все эти задачи будут способствовать успеху вашего бизнеса сейчас и по мере его роста.

Часто задаваемые вопросы по бухгалтерскому учету в малом бизнесе

Как вести бухгалтерский учет в малом бизнесе?

Вы можете настроить основные бухгалтерские записи малого бизнеса в электронной таблице, хотя это более утомительно, подвержено ручным ошибкам и отнимает много времени, чем комплексное программное обеспечение для малого бизнеса.